Стр. 3
Страницы: | Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4 | Стр.5 | Стр.6 | Стр.7 | Стр.8 | Стр.9 |
в организациях - в порядке, определенном приказом (распоряжением) руководителя организации.
177. Ответственность за своевременное исполнение правовых актов и служебных документов, поступивших в структурное подразделение (организацию), несет руководитель структурного подразделения (организации).
178. Контролю подлежат все зарегистрированные служебные документы: входящие, исходящие и внутренние, которые по своему характеру требуют решения (ответа).
На контроль могут быть поставлены также устные поручения Председателя Государственного военно-промышленного комитета Республики Беларусь и его заместителей (руководителя организации). Контроль по устным поручениям осуществляют помощник Председателя Государственного военно-промышленного комитета Республики Беларусь, секретари заместителей Председателя (руководителя организации).
Сведения о постановке документа на контроль исполнения заносятся в соответствующие учетные формы (регистрационно-контрольные карточки, журналы, электронные базы).
179. Документ (пункт документа) считается исполненным и снимается с контроля после исполнения поручения, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения.
180. На документе проставляется отметка об исполнении (пункт 41 настоящей Инструкции), подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата.
181. Служебный документ, требующий представления информации в вышестоящие государственные органы, снимается с контроля после направления информации в государственный орган.
182. Служба ДОУ сведения об исполнительской дисциплине структурных подразделений и организаций ежеквартально (до 15-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом) представляет руководителю.
Глава 11
СРОКИ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
183. Если в тексте документа или в резолюции руководителя срок исполнения не указан, то он не должен превышать 15 календарных дней со дня поступления документа в организацию.
Срок рассмотрения проектов правовых актов не должен превышать сроки, указанные в сопроводительных письмах.
184. На документах, срок исполнения которых 10 и менее дней или срочность исполнения оговорена в резолюции руководителя (его заместителей), ставится штамп "СРОЧНО" красного цвета.
185. Документы вышестоящих государственных органов со сроками исполнения менее 10 дней рассматриваются руководителем и (или) его заместителями не более одного дня и сразу же доводятся до каждого исполнителя.
186. Если на контроль ставятся отдельные пункты документов, а общий срок контроля не указан, то сроком исполнения всего документа считается дата исполнения последнего по срокам пункта или дата представления последней итоговой информации по исполнению документа в целом.
Если дата исполнения приходится на нерабочий день, то сроком исполнения считается предыдущий рабочий день.
187. Если Госкомвоенпром является ответственным за выполнение поручения Президента Республики Беларусь, то доклад о ходе выполнения поручения направляется в Администрацию Президента Республики Беларусь в сроки, установленные Президентом Республики Беларусь, при этом:
не позднее одного рабочего дня, предшествующего дате выполнения поручения, если иное не установлено Президентом Республики Беларусь;
до 25-го числа месяца, следующего за отчетным периодом, - по поручению со сроком выполнения по итогам квартала, полугодия или года, если иное не установлено Президентом Республики Беларусь;
ежегодно до 25 февраля (по итогам статистической отчетности за предыдущий год) - по поручению со сроком выполнения более одного года либо подлежащему длительному контролю.
Указанный доклад должен содержать вывод о выполнении поручения Президента Республики Беларусь, предложение о снятии с контроля либо об изменении срока или порядка его дальнейшего выполнения.
По поручению Президента Республики Беларусь, контроль за выполнением которого возложен на другой государственный орган, доклад до внесения в Администрацию Президента Республики Беларусь подлежит согласованию с этим государственным органом. Доклад направляется в указанный орган до истечения срока выполнения поручения Президента Республики Беларусь не позднее:
двух дней, если срок выполнения поручения составляет более семи дней;
трех дней, если срок выполнения поручения составляет от семи дней до одного месяца;
пяти дней, если срок выполнения поручения составляет более одного месяца.
Если Госкомвоенпром является соисполнителем поручения Президента Республики Беларусь, то информация о ходе его выполнения и соответствующие предложения вносятся в Совет Министров Республики Беларусь в установленном порядке:
за 8 дней до окончания установленного Главой государства срока выполнения поручения, если он составляет 14 дней;
за 17 дней до окончания установленного Главой государства срока выполнения поручения, если он составляет 1 месяц;
за 25 дней до окончания установленного Главой государства срока выполнения поручения, если он составляет 2 месяца;
за 40 дней до окончания установленного Главой государства срока выполнения поручения, если он составляет 3 и более месяца.
188. Служба ДОУ направляет исполнителям напоминания за 10 и менее дней до истечения срока исполнения.
Если срок исполнения поставленного на контроль документа (пункта) превышает месяц, то первые напоминания направляются исполнителю за 30 дней до истечения срока исполнения.
При отсутствии информации об исполнении пункта или документа в целом к плановому сроку исполнителю направляется уведомление о неисполнении документа в срок.
Информация о приближении или нарушении сроков исполнения правовых актов и служебных документов обобщается и еженедельно передается помощнику Председателя Госкомвоенпрома для принятия мер.
189. Изменение срока исполнения документов Госкомвоенпрома в целом производится только по указанию Председателя Госкомвоенпрома.
Аргументированная просьба исполнителя о переносе срока исполнения, согласованная с лицом, которому в документе поручен контроль за исполнением, направляется письменно в форме докладной записки на имя Председателя Госкомвоенпрома не менее чем за 5 дней до истечения срока исполнения документа.
Изменение срока исполнения отдельных пунктов документа Госкомвоенпрома, если это не приводит к срыву исполнения документа в целом, производится по указанию заместителя Председателя Госкомвоенпрома, ответственного за контроль исполнения документа, на основании аргументированной докладной записки исполнителя.
190. Доклады в вышестоящие государственные органы, переданные на подпись руководителю, должны рассматриваться не более одного дня. За своевременность доклада по таким документам отвечает помощник (секретарь) руководителя.
Раздел V
ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
Глава 12
ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ, СОГЛАСОВАНИЯ И УТВЕРЖДЕНИЯ
НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ
191. Номенклатура дел предназначена для обеспечения порядка группировки исполненных документов в дела, систематизации, учета и индексации дел, а также определения сроков их хранения.
Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) срока хранения.
192. Номенклатуры дел Госкомвоенпрома и организаций на предстоящий календарный год составляются службами ДОУ ежегодно не позднее декабря текущего года.
193. Номенклатуры дел подписываются начальниками служб ДОУ, согласовываются для Госкомвоенпрома Центральной экспертной комиссией (далее - ЦЭК), для организаций - экспертными комиссиями (далее - ЭК), а также 1 раз в 5 лет экспертно-методической (проверочной) комиссией государственного архивного учреждения, источником комплектования которого является организация (далее - ЭМК (ЭПК) государственного архивного учреждения), утверждаются руководителем и вводятся в действие с 1 января следующего года.
Для организаций, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, номенклатуры дел представляются на рассмотрение ЭК вышестоящей организации.
194. Основой для составления номенклатур дел организации являются номенклатуры дел структурных подразделений.
Ответственность за своевременную подготовку и составление номенклатур дел структурных подразделений возлагается на начальников этих подразделений.
Составление номенклатуры дел структурного подразделения следует начинать с определения состава включаемых в нее документов, при этом необходимо пользоваться положением о структурном подразделении, планами и отчетами о работе подразделения, номенклатурами дел подразделения за прошлые годы, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, справочными картотеками к документам, ведомственным и типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения.
195. Ежегодно номенклатура дел уточняется, в нее вносятся необходимые изменения.
В случае изменения структуры Госкомвоенпрома или организаций номенклатуры дел составляются и согласовываются заново с государственным архивом, в который поступают документы на хранение, независимо от срока предыдущего согласования.
196. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения получают выписки из нее.
197. Номенклатура дел составляется в четырех экземплярах.
Первый экземпляр номенклатуры хранится в службе ДОУ, второй - используется службой ДОУ в качестве рабочего экземпляра, третий - находится в качестве учетного документа в ведомственном архиве, четвертый - в государственном архиве, источником комплектования которого является данная организация.
Номенклатура дел организации является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры дел службы ДОУ.
Номенклатуры дел структурных подразделений хранятся 5 лет после передачи дел в архив.
Номенклатуры дел организаций, в делопроизводстве которых не образуются документы постоянного хранения, хранятся не менее 10 лет.
Глава 13
СХЕМА ПОСТРОЕНИЯ И СОСТАВ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ
198. Схема номенклатуры дел организации строится в соответствии с утвержденной структурой организации. Названиями разделов и подразделов являются названия структурных подразделений в соответствии со штатами.
В качестве первого раздела указывается служба ДОУ или подразделение, ведущее учет и хранение распорядительных документов, издаваемых в организации, вне зависимости от места, занимаемого им в штатах.
После основных структурных подразделений указываются подразделения, не имеющие самостоятельных служб делопроизводства.
199. В номенклатуру дел включаются дела (документы) с постоянным, временным (свыше 10 лет) и временным (до 10 лет включительно) сроками хранения.
Не включаются в номенклатуру дел печатные издания (брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы, экспресс-информации и другие), алфавиты, указатели и другие вспомогательные документы, не отражающие основную деятельность организации.
200. Номенклатура дел оформляется на бумаге формата А4 по установленной форме согласно приложению 42.
201. В графе 1 номенклатуры дел указываются индексы дел. Индекс дела состоит из условного обозначения (индекса) структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах подразделения.
Например:
02-01, 02-02, 02-03.
Дела, в которых формируются документы по проблемам, разрешаемым в течение двух и более лет (переходящие дела), включаются в ежегодный экземпляр номенклатуры дел под одним и тем же индексом.
В номенклатуре дел каждого структурного подразделения следует оставлять несколько резервных номеров для дополнительно заведенных дел, которые по тем или иным причинам не могли быть учтены при составлении номенклатуры.
202. В графе 2 номенклатуры дел указываются наименования разделов номенклатуры, соответствующие наименованиям структурных подразделений, и наименования (заголовки) дел, включая переходящие дела, справочные картотеки к документам или журналы учета.
Заголовок дела должен соответствовать содержанию и составу документов дела, быть кратким, доступным для восприятия, четким и конкретным.
Заголовок включает:
название рода дела (документы, переписка, дело) или разновидности документов (приказы, протоколы, планы, отчеты, докладные записки, акты, справки и т.д.);
указание автора документа (краткое название организации, ее структурного подразделения или должностного лица);
Например: Приказы председателя... Отчет комитета...
указание адресата или корреспондента документа;
Например: Переписка с Советом Министров Республики Беларусь...
краткое содержание документов дела (название темы дела);
Например: Отчеты Госкомвоенпрома о работе с обращениями граждан...
географическое название населенного пункта или территории, с которой связано содержание документов дела;
Например: Переписка с предприятиями Российской Федерации...
указание хронологических рамок документов дела, датировку действий или событий, отраженных в документах, но выходящих за пределы делопроизводственного года (в заголовках, содержащих плановую или отчетную документацию, указываются месяц, квартал, год, на (за) который составлены данные документы);
Например: Комплексная программа развития предприятия на 2007 - 2010 гг.
указание на копийность документов дела.
При формировании заголовков дел не следует использовать термины "Материалы", "Документальные материалы", "Общая переписка" и так далее.
Термин "Документы" применяется при объединении в дело различных видов документов по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства. В конце заголовка перечисляются основные виды документов.
Например:
Документы инспекторских проверок подведомственных Госкомвоенпрому организаций (служебные задания, докладные записки).
При переписке с несколькими разнородными корреспондентами их названия в заголовке, как правило, не перечисляются, а указываются обобщенно.
Например:
Переписка с республиканскими органами государственного управления по вопросам предоставления оперативной информации.
Систематизация заголовков дел в номенклатуре дел зависит от их значимости и взаимосвязи. Первыми размещаются заголовки дел с распорядительными документами вышестоящих органов, затем располагаются группы организационных документов (уставы, положения), далее - распорядительные документы организации, планы, отчеты, переписка.
Внутри групп документов заголовки дел также располагаются по степени их важности. Так, в группе плановых документов первыми идут полугодовые планы, затем квартальные и месячные, то же относится и к отчетам: годовой отчет, квартальный и месячный. В группе дел с перепиской вначале располагается переписка с вышестоящими органами, затем - со сторонними организациями.
203. Графа 3 номенклатуры дел "Количество дел (томов)" заполняется в конце делопроизводственного года.
204. В графе 4 указываются сроки хранения дел, определяемые согласно действующим перечням типовых документов, ведомственному перечню Госкомвоенпрома с указанием сроков хранения, и делаются ссылки на соответствующие статьи перечней.
Сроки хранения документов, не отраженных в перечнях, определяются ЦЭК (ЭК) по согласованию с ЭМК (ЭПК) государственного архивного учреждения.
205. В графе 5 "Примечание" проставляются отметки о незаведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию и другое.
Названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, указываются в конце номенклатуры дел после подписи начальника службы ДОУ.
206. По окончании календарного года в конце номенклатуры дел заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел согласно приложению 43, подписываемая начальником службы ДОУ.
Глава 14
ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ, ХРАНЕНИЕ ДЕЛ В СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ
207. Формированием дел в структурных подразделениях занимаются лица, ответственные за делопроизводство. Контроль за правильным формированием дел осуществляется архивом.
208. Группировка документов в дела производится в строгом соответствии с номенклатурой дел. При этом проверяются правильность оформления документов, наличие подписей, даты, отметки об исполнении и других необходимых реквизитов документов. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку. Каждому делу присваивается индекс в соответствии с номенклатурой дел.
209. В дела подшиваются документы одного делопроизводственного года (за исключением переходящих дел).
Документы подшиваются в дело только в одном экземпляре. В дело подшивается также резолюция на документ.
Не допускается включать в дела документы, подлежащие возврату, черновики, рабочие варианты (проекты) документов, размноженные копии.
Приложения к документам при их значительном объеме группируются в отдельные тома, небольшие по объему приложения - вместе с документами, к которым они относятся.
210. Документы в делах располагаются в логической последовательности в порядке разрешения вопросов и хронологическом порядке.
Распорядительные документы (постановления, приказы, распоряжения) группируются в дела по видам и хронологии вместе с относящимися к ним приложениями.
Приказы по основной деятельности, приказы по личному составу с разными сроками хранения группируются и формируются в дела раздельно.
Проекты законов Республики Беларусь, указов и декретов Президента Республики Беларусь, постановлений Совета Министров Республики Беларусь, подготовленные структурными подразделениями Госкомвоенпрома, и вся переписка по этим вопросам формируются в отдельные дела. Переписка по каждому проекту располагается в хронологической последовательности.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам и группируются, как правило, вместе с документами, на основании которых готовятся (повестка дня, доклады, проекты решений и другое). При значительном объеме таких документов их формируют в отдельное дело по номерам протоколов (в последовательности решения вопросов).
Переписка группируется в дела за период календарного года в порядке разрешения вопросов в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом.
Планы, отчеты, сметы группируются отдельно от проектов этих документов. Планы и отчеты к ним хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления.
Например, план на 2006 год, составленный в 2005 году, и отчет за 2005 год, составленный в 2006 году, должны быть отнесены к 2005 году.
Планы, рассчитанные на несколько лет, относятся к начальному году их действия, а отчеты о выполнении этих планов - к последнему году действия плана.
211. Дело с документами не должно превышать 250 листов (30 - 40 мм толщины). При большом объеме документов дело делят на самостоятельные тома; документы каждого нового тома являются продолжением следующего.
212. Законченные делопроизводством дела хранения хранятся в структурных подразделениях в течение года до передачи их в ведомственный архив.
213. Начальники структурных подразделений и работники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность находящихся у них документов и дел.
214. В структурных подразделениях дела хранятся в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
215. Выдача документов и дел другим подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения руководства. На выданное дело заводится карта - заместитель дела по форме согласно приложению 44, а на место изъятого из дела документа помещается листок-заместитель по форме согласно приложению 45. Сторонним организациям дела выдаются по письменному запросу с оформлением акта о выдаче дела во временное пользование в соответствии с приложением 46.
Глава 15
ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ
216. Ежегодно работниками структурных подразделений проводится экспертиза ценности документов с целью их отбора для передачи в архив, а также выделения к уничтожению дел с истекшими сроками хранения. Особое внимание уделяется делам с отметкой "ЭПК".
В перечне документов со сроками хранения отметка "ЭПК" означает, что среди документов временного хранения данного вида могут находиться документы, которые нужно хранить постоянно. Дела с отметкой "ЭПК" подлежат полистному просмотру после истечения срока хранения.
Работник архива оказывает методическую помощь и осуществляет контроль за этой работой.
217. Экспертиза ценности документов проводится на основе номенклатуры дел и перечней документов с указанием сроков хранения путем полистного просмотра дел.
По результатам экспертизы ценности документов структурными подразделениями составляются отдельно описи документов и дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, по которым дела передаются в архив, а также акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению (далее - акты на уничтожение).
Глава 16
ОФОРМЛЕНИЕ И ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ
218. Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с начальниками структурных подразделений и утвержденному первым заместителем Председателя Госкомвоенпрома.
219. Из структурных подразделений дела передаются в архив по описям, составляемым лицами, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях, при методической помощи работника архива.
Описи являются одновременно учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел. Они составляются ежегодно в двух экземплярах по форме согласно приложению 47 отдельно на завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения, прошедшие экспертизу ценности.
При передаче дел в архив на обоих экземплярах описей указываются дата и количество принятых дел.
Описи подписываются лицом, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении.
Один экземпляр описи возвращается в структурное подразделение, второй - остается в архиве.
220. На основании описей дел структурных подразделений архив составляет годовые разделы сводных описей всей организации.
Сводная опись дел постоянного срока хранения является документом постоянного срока хранения, составляется в четырех экземплярах по форме согласно приложению 48, согласовывается с ЦЭК (ЭК) и утверждается ЭМК (ЭПК) государственного архивного учреждения. После этого сводная опись дел постоянного хранения утверждается в Госкомвоенпроме Председателем, в организациях - руководителями этих организаций.
221. Сводная опись дел по личному составу составляется работником архива в трех экземплярах по форме согласно приложению 49, согласовывается с ЦЭК (ЭК) и ЭМК (ЭПК) государственного архивного учреждения, после чего утверждается в Госкомвоенпроме Председателем, в организациях - руководителями этих организаций.
222. Сводная опись дел временного (свыше 10 лет) срока хранения составляется в двух экземплярах по форме согласно приложению 50, согласовывается экспертной комиссией и утверждается руководителем.
223. При составлении всех видов описей дел соблюдаются следующие требования:
заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносится в опись под самостоятельным номером);
нумерация дел в сводной описи ведется сквозная за несколько лет, пока их число не достигнет любого четырехзначного числа (1000, 2000; 9999) или до передачи документов, включенных в опись, в государственный архив; порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с ведомственным архивом;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
при внесении в опись дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью).
224. Дела в архив передаются полностью оформленными. Оформление дел включает комплекс работ по их научно-технической обработке и проводится работниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем архива.
Полное оформление дела предусматривает подшивку или переплет дела, нумерацию листов в деле; составление заверительной надписи дела, составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение наименования организации, индекса и заголовка дела, даты дела).
При этом при подшивке (переплете) дел удаляются все металлические предметы (скрепки).
Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения, которые не передаются в ведомственный архив, могут быть частично оформлены. При этом документы хранятся на скоросшивателях, листы не нумеруются, не составляются внутренние описи и заверительные надписи.
225. Документы подшиваются (переплетаются) в дела с твердой обложкой. Обложка дел оформляется согласно приложению 51.
Обязательными реквизитами обложки дела являются наименование организации, структурного подразделения, индекс дела по номенклатуре дел и номер тома, заголовок дела, срок хранения, дата (год) или крайние даты начала и окончания дела, количество листов в деле, номер фонда, описи и дела по описи.
В начале года реквизиты обложки дел оформляются в соответствии с номенклатурой дел. По окончании делопроизводственного года надписи на обложках подлежат уточнению.
Если в период формирования дела название организации или структурного подразделения изменялось, на обложке дела указывается его последнее наименование, а старое - заключается в скобки.
В заголовки дел с распорядительными документами, протоколами вносятся их номера, а также указывается их подлинность или копийность.
На обложке дела с перепиской проставляются крайние даты документов. Если в деле имеются документы-приложения за более ранний период, чем год образования дела, на обложке под датой делается пометка: "Имеются документы за _____ годы".
Надписи на обложках делаются четко, светостойкими чернилами или тушью.
226. На дела с распорядительными документами, протоколами, уставами, актами приема-сдачи (передачи) имущества при смене руководителя или реорганизации организации и другими особо ценными документами постоянного хранения составляется внутренняя опись документов, находящихся в деле, по форме согласно приложению 52. Внутренняя опись помещается в начале дела и подписывается составителем описи.
227. Листы в деле нумеруются черным графитным карандашом в правом верхнем углу листа, при этом каждый том дела нумеруется самостоятельно.
Листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов дела.
228. В конце дела (тома) на отдельном листе оформляется заверительная надпись (лист - заверитель дела) согласно приложению 53, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов (отдельно - листов в деле и внутренней описи), отражаются исправления в нумерации, оговариваются особенности физического состояния документов и проставляется подпись лица, ответственного за делопроизводство, с указанием должности, а также дата.
229. Количество листов в деле (без учета количества листов внутренней описи) выносится из заверительной надписи на обложку дела.
230. Законченная опись дел имеет титульный лист согласно приложению 54. К законченной описи постоянного хранения составляются оглавление, указатели и список сокращения слов.
В оглавлении к законченной описи с указанием соответствующих листов перечисляются:
историко-архивная справка к фонду;
названия разделов и подразделов описи в соответствии со схемой ее построения;
список сокращенных слов.
Законченная опись вместе с титульным листом, историко-архивной справкой к фонду, справочным аппаратом к описи заключается в твердую обложку и переплетается.
Глава 17
ПОРЯДОК УНИЧТОЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ
231. После проведения экспертизы ценности документов на дела с истекшими сроками хранения составляется акт о выделении их к уничтожению по форме согласно приложению 55. На документы с отметкой "ЭПК" составляется отдельный акт на уничтожение. Отбор дел к уничтожению производится только после подготовки описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения за этот же период.
232. Непосредственный отбор документов к уничтожению в структурных подразделениях осуществляют ответственные за делопроизводство лица. Ответственность за организацию уничтожения документов несут служба делопроизводства и архив.
233. Акт на уничтожение подписывается лицом, проводившим экспертизу ценности документов, и рассматривается на заседании ЦЭК (ЭК) одновременно с описями дел. После согласования ЦЭК (ЭК) акты на уничтожение представляются на рассмотрение ЭМК (ЭПК) государственного архивного учреждения и утверждаются руководителями организаций только после утверждения ЭМК (ЭПК) сводной описи дел постоянного срока хранения. После этого разрешается уничтожать дела, включенные в данный акт.
Для организаций, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, акты на уничтожение представляются на рассмотрение ЭК вышестоящей организации.
234. Дела, подлежащие уничтожению, после утверждения акта на уничтожение сдаются на переработку. Сдача документов на переработку оформляется подтверждающим документом, который прикладывается к акту на уничтожение документов.
Глава 18
ПОРЯДОК ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ ПРИ СМЕНЕ РУКОВОДИТЕЛЯ
ОРГАНИЗАЦИИ, НАЧАЛЬНИКА СЛУЖБЫ ДОУ ИЛИ ЗАВЕДУЮЩЕГО АРХИВОМ
(ЛИЦА, ОТВЕТСТВЕННОГО ЗА АРХИВ), ПРОВЕРКИ
НАЛИЧИЯ ДОКУМЕНТОВ
235. При смене руководителя организации документы, находящиеся в делопроизводстве и в архиве, и научно-справочный аппарат к ним передаются по акту.
В акте раздельно указывается количество документов (дел), находящихся в делопроизводстве; количество дел хранящихся в архиве, с выделением сведений о количестве дел, относящихся к составу Национального архивного фонда Республики Беларусь (дел постоянного хранения).
236. При смене начальника службы ДОУ прием-передача документов, печатей и штампов, помещений службы ДОУ, оборудования и инвентаря осуществляется по акту приема-передачи.
Приказом руководителя организации назначается комиссия в составе не менее трех человек с обязательным включением работника архива.
При приеме-передаче проверяются:
наличие документов в службе ДОУ;
правильность организации учета входящих, внутренних и исходящих документов и их движения;
своевременность и полнота внесения изменений в распорядительные документы;
наличие печатей и штампов, учтенных в службе ДОУ;
условия хранения документов;
состояние сохранности документов на момент приема-передачи;
противопожарное и охранное оборудование;
наличие и состояние оборудования и инвентаря.
237. При смене заведующего архивом (лица, ответственного за архив) прием-передача документов, учетно-справочного аппарата к ним, помещений архива, инвентаря и оборудования проводится по акту приема-передачи.
Приказом руководителя организации назначается комиссия в составе не менее трех человек с обязательным включением представителя службы ДОУ.
При приеме-передаче документов и дел проверяются:
наличие документов и страховых копий в архиве;
соответствие количества единиц хранения архива сведениям, содержащимся в учетных документах;
научно-справочный аппарат;
печати и штампы архива;
условия хранения документов;
состояние сохранности документов на момент приема-передачи;
противопожарное и охранное оборудование.
238. В случае обнаружения при приеме-передаче недостачи документов об этом немедленно информируется руководитель организации и принимаются меры к их розыску. Виновные в утрате документов или несоблюдении условий их хранения привлекаются к ответственности.
Акт приема-передачи документов подписывается лицом, сдающим и принимающим документы, членами комиссии и утверждается руководителем организации.
239. Правильность организации учета документов, печатей и штампов в службе ДОУ, их наличие, состояние и условия хранения, кроме того, регулярно проверяются в ходе проверок, проводимых комиссией, назначенной приказом руководителя организации.
Приложение 1
к Инструкции по
делопроизводству
в Государственном
военно-промышленном
комитете Республики Беларусь
и подведомственных
организациях
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ БЛАНКА ДЛЯ ПИСЕМ
Государственный герб
Республики Беларусь
(эмблема)
Найменне вышэйстаячай арганiзацыi Название вышестоящей организации
Найменне арганiзацыi Наименование организации
Паштовы адрас Почтовый адрес
Камунiкацыйныя даныя Коммуникационные данные
Камерцыйныя даныя Коммерческие данные
_____________ N ____________
На N ____________ от __________
Приложение 2
к Инструкции по
делопроизводству
в Государственном
военно-промышленном
комитете Республики Беларусь
и подведомственных
организациях
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ОБЩЕГО БЛАНКА ДЛЯ
ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Государственный герб
Республики Беларусь
Найменне вышэйстаячай арганiзацыi Название вышестоящей организации
Найменне арганiзацыi Наименование организации
Назва вiду дакумента Название вида документа
_________________ N ___________
Месца складання обо выдання Место составления или издания
Приложение 3
к Инструкции по
делопроизводству
в Государственном
военно-промышленном
комитете Республики Беларусь
и подведомственных
организациях
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ СПЕЦИАЛЬНОГО БЛАНКА ДЛЯ ПОСТАНОВЛЕНИЙ
Государственный герб
Республики Беларусь
ДЗЯРЖАЎНЫ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ
ВАЕННА-ПРАМЫСЛОВЫ КАМIТЭТ ВОЕННО-ПРОМЫШЛЕННЫЙ КОМИТЕТ
РЭСПУБЛIКI БЕЛАРУСЬ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
(ДЗЯРЖКАМВАЕНПРАМ) (ГОСКОМВОЕНПРОМ)
ПАСТАНОВА ПОСТАНОВЛЕНИЕ
________________ N _________
г.Мiнск г.Минск
Приложение 4
к Инструкции по
делопроизводству
в Государственном
военно-промышленном
комитете Республики Беларусь
и подведомственных
организациях
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ СПЕЦИАЛЬНОГО БЛАНКА ДЛЯ ПРИКАЗОВ
Государственный герб
Республики Беларусь
ДЗЯРЖАЎНЫ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ
ВАЕННА-ПРАМЫСЛОВЫ КАМIТЭТ ВОЕННО-ПРОМЫШЛЕННЫЙ КОМИТЕТ
РЭСПУБЛIКI БЕЛАРУСЬ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
(ДЗЯРЖКАМВАЕНПРАМ) (ГОСКОМВОЕНПРОМ)
ЗАГАД ПРИКАЗ
________________ N _________
г.Мiнск г.Минск
Приложение 5
к Инструкции по
делопроизводству
в Государственном
военно-промышленном
комитете Республики Беларусь
и подведомственных
организациях
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ СПЕЦИАЛЬНОГО БЛАНКА ДЛЯ РАСПОРЯЖЕНИЙ
Государственный герб
Республики Беларусь
ДЗЯРЖАЎНЫ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ
ВАЕННА-ПРАМЫСЛОВЫ КАМIТЭТ ВОЕННО-ПРОМЫШЛЕННЫЙ КОМИТЕТ
РЭСПУБЛIКI БЕЛАРУСЬ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
(ДЗЯРЖКАМВАЕНПРАМ) (ГОСКОМВОЕНПРОМ)
РАСПАРАДЖЭННЕ РАСПОРЯЖЕНИЕ
________________ N _________
г.Мiнск г.Минск
Приложение 6
к Инструкции по
делопроизводству
в Государственном
военно-промышленном
комитете Республики Беларусь
и подведомственных
организациях
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ БЛАНКА ДЛЯ ПИСЕМ
Государственный герб
Республики Беларусь
ДЗЯРЖАЎНЫ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ
ВАЕННА-ПРАМЫСЛОВЫ КАМIТЭТ ВОЕННО-ПРОМЫШЛЕННЫЙ КОМИТЕТ
РЭСПУБЛIКI БЕЛАРУСЬ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
(ДЗЯРЖКАМВАЕНПРАМ) (ГОСКОМВОЕНПРОМ)
220114, г. Мiнcк, 220114, г.Минск,
пр. Незалежнасцi, 115 пр. Независимости, 115
тэл. (8-10-375-17) 280 91 00 тел. (8-10-375-17) 280 91 00
факс (8-10-375-17) 280 90 81 факс (8-10-375-17) 280 90 81
E-mail: gvpk@vpk.gov.by E-mail: gvpk@vpk.gov.by
___________________ N _________
на N ______________ ад _________
Приложение 7
к Инструкции по
делопроизводству
в Государственном
военно-промышленном
комитете Республики Беларусь
и подведомственных
организациях
СПИСОК
рассылки
_______________________________________________________
(наименование вида, индекс и дата документа)
----+---------------------------------------+----------------------¬
¦ N ¦ Организация-адресат ¦Количество экземпляров¦
¦п/п¦ ¦ ¦
+---+---------------------------------------+----------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
¦---+---------------------------------------+-----------------------
Всего __________________ экз.
_________________________________________
(подпись, инициалы, фамилия исполнителя)
Приложение 8
к Инструкции по
делопроизводству
в Государственном
военно-промышленном
Страницы: | Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4 | Стр.5 | Стр.6 | Стр.7 | Стр.8 | Стр.9 |
| 
