Стр. 2
Страницы: | Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4 | Стр.5 | Стр.6 | Стр.7 | Стр.8 | Стр.9 |
поля страницы: верхнее и нижнее - 20 мм, левое - 30 мм, правое - 10 мм. Допускается уменьшение левого поля до 20 мм, правого - до 8 мм (когда текст не вмещается);
шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), обычный, размер 15 пт. Допускается уменьшение до 13 пт (когда текст не вмещается);
межстрочный интервал одинарный. Допускается уменьшение до 11 пт (когда текст не вмещается);
номер страницы в центре верхнего колонтитула с расстоянием 10 - 15 мм от верхнего края, размер шрифта 14 пт.
56. В нижнем левом углу лицевой стороны последней страницы документа (за исключением рефераток) печатаются индекс структурного подразделения, в котором готовился документ, фамилия исполнителя, номер его служебного телефона (на первой строке) и инициалы (для машинисток), дата создания документа, имя файла (на второй строке). При этом используются:
шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), обычный, размер 9 пт;
межстрочный интервал - точно 9 пт.
Например:
З.Иванова 280 88 31 Точно 9 пт
тн 15.05.2006 отчет Ф-2
Глава 3
ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ
ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ
57. Распорядительные документы (постановление, приказ, распоряжение) оформляются на общих бланках. Если распорядительный документ включает в себя несколько страниц текста, то на бланке печатается только первая страница, остальные оформляются на обычных листах бумаги.
58. Совместные распорядительные документы Госкомвоенпрома и других республиканских органов государственного управления издаются, как правило, в форме постановлений.
Наименования органов, издавших распорядительный документ, пишутся в соответствии с их полными официальными наименованиями и располагаются в верхней части первого листа по центру, вертикально.
Подписи руководителей, принявших совместный распорядительный документ, располагаются на одном уровне в одну или несколько строк.
59. Распорядительные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты: наименование организации (организаций), издающей документ, название вида документа, дату и регистрационный номер, место издания, заголовок, текст, визы, подпись.
60. Заголовок распорядительного документа должен быть кратким, точным, раскрывать его содержание.
61. Текст распорядительного документа состоит из констатирующей (может отсутствовать) и распорядительной частей. В констатирующей части излагаются факты, послужившие основанием для издания распорядительного документа.
62. Если распорядительный документ создается на основании другого распорядительного документа, вносит изменения или дополнения в действующий распорядительный документ или отдельные его положения, приостанавливает действие, отменяет либо признает утратившим силу какой-либо распорядительный документ, он должен содержать ссылку на эти документы.
Ссылка состоит из указания точной (до абзаца) нормы, на которую делается ссылка (при применении ссылки на отдельный структурный элемент распорядительного документа), вида и названия документа, даты принятия, регистрационного номера (кроме законов Республики Беларусь и постановлений Палаты представителей Национального собрания Республики Беларусь), источника официального опубликования (обязателен для нормативных правовых актов, не указывается при ссылке в преамбуле).
Например:
Во исполнение Указа Президента Республики Беларусь от 19 мая 1999 г. N 285 "О некоторых мерах по стабилизации цен (тарифов) в Республике Беларусь"...
1. Внести в Положение об условиях оплаты труда работников центрального аппарата Государственного военно-промышленного комитета Республики Беларусь, утвержденное приказом Председателя Государственного военно-промышленного комитета Республики Беларусь от 20 декабря 2004 г. N 173, следующие изменения и дополнения:
"..........".
При ссылке на утвержденный документ добавляется вид, дата принятия, регистрационный номер документа, которым утвержден данный документ.
Например:
В соответствии с Положением о Государственном военно-промышленном комитете Республики Беларусь, утвержденным Указом Президента Республики Беларусь от 30 декабря 2003 г. N 597 "О некоторых вопросах Государственного военно-промышленного комитета Республики Беларусь"...
При неоднократном применении (кроме первого) ссылок на закон Республики Беларусь указывается только его название.
При неоднократном применении ссылок на иной распорядительный документ указываются его вид, дата принятия (издания) и регистрационный номер.
При неоднократном применении ссылок на утвержденный документ указываются его вид и название.
Ссылка на распорядительный документ или структурный элемент этого документа в этом же документе делается только с использованием слова "настоящий".
Например:
"...в соответствии с пунктом 2 настоящего приказа..."
63. Распорядительная часть постановления начинается словом "ПОСТАНОВЛЯЕТ", приказа - "ПРИКАЗЫВАЮ", распоряжения - "ОБЯЗЫВАЮ", "ПРЕДЛАГАЮ", а заканчивается указанием должностного лица, ответственного за контроль исполнения документа или его конкретных пунктов, и до кого его довести.
В некоторых случаях в распоряжениях распорядительное слово "ОБЯЗЫВАЮ" или "ПРЕДЛАГАЮ" может отсутствовать.
64. Текст распорядительного документа подразделяется на пункты.
Текст документа, утверждаемого распорядительным документом, подразделяется на пункты, которые могут объединяться в главы и разделы. В значительных по объему документах может содержаться оглавление.
Разделы обозначаются римскими цифрами и должны иметь название, которое пишется прописными буквами и размещается в центре строки.
Разделы должны включать не менее двух глав, кроме разделов, именуемых "Общие положения", "Общие вопросы", "Основные положения", "Заключительные положения".
Главы обозначаются арабскими цифрами и должны иметь название, которое пишется прописными буквами и размещается в центре строки. Главы должны включать не менее двух пунктов, кроме глав, именуемых "Общие положения", "Общие вопросы", "Основные положения", "Заключительные положения".
Пункты обозначаются арабскими цифрами с точкой после них и названия не имеют.
Абзацы, как правило, заканчиваются точкой с запятой, кроме первого абзаца соответствующего структурного элемента, который заканчивается двоеточием, и последнего абзаца, который заканчивается точкой.
Подпункты обозначаются несколькими арабскими цифрами с точками после каждой из них, первая из которых обозначает номер пункта.
Часть текста начинается с прописной буквы и заканчивается точкой, кроме последней части подпункта, которая может заканчиваться точкой с запятой. В случае, если часть состоит из нескольких абзацев, абзацы начинаются со строчной буквы, кроме первого абзаца части, который начинается с прописной буквы. При этом первый абзац части заканчивается двоеточием, все последующие - точкой с запятой, кроме последнего абзаца, который заканчивается точкой.
Если часть является структурным элементом пункта или подпункта, то первая часть пункта, подпункта, как правило, начинается с арабской цифры с точкой, после которой следует прописная буква, или с нескольких арабских цифр с точками после каждой из них, после которых следует строчная буква.
Нумерация разделов, глав, пунктов должна быть сквозной для всего распорядительного документа, подпунктов - сквозной для каждого пункта.
В тексте номера разделов, глав, пунктов, подпунктов обозначаются цифрами, номера частей и абзацев при ссылках на них пишутся словами.
Определения наиболее важных терминов, используемых в документе и являющихся общими для всего документа, указываются в одном пункте, обычно помещаемом в начале текста документа.
В тех случаях, когда пояснения или сокращенные наименования не могут быть помещены в текст пункта, используются подстрочные примечания. Подстрочные примечания, обозначаемые цифрой или звездочкой, выносятся вниз страницы (за текст документа) и отмечаются знаком, идентичным знаку, стоящему у поясняемой части основного текста. Подстрочные примечания, обозначаемые словом "Примечание." или "Примечания:", выносятся за текст проекта акта либо приложения к нему. Текст подстрочного примечания, кроме обозначаемого словом "Примечание." или "Примечания:", отделяется от основного текста проекта прямой линией. Текст подстрочного примечания начинается с абзаца с прописной буквы, набирается более мелким шрифтом и заканчивается точкой. Нумерация (обозначение) подстрочных примечаний цифрой или звездочкой является сквозной для каждой страницы проекта акта.
65. В виде приложений оформляются приводимые таблицы, графики, карты, схемы, перечни, иллюстрации и тому подобное, а соответствующие пункты документа должны иметь ссылки на эти приложения.
66. Если распорядительный документ отменяет или приостанавливает действие ранее изданного документа, эта норма записывается в последнем пункте документа.
При отмене распорядительных документов, издаваемых Госкомвоенпромом, употребляется словосочетание "Признать утратившим силу...", при отмене действия распорядительных документов других организаций - "Не применять в Госкомвоенпроме и подведомственных организациях...".
Например:
3. Признать утратившим силу приказ Государственного военно-промышленного комитета Республики Беларусь от 23 октября 2004 г. N 158 "О создании экспертной комиссии Государственного военно-промышленного комитета Республики Беларусь".
Признанию утратившими силу (отмене) подлежат распорядительные документы в целом, их структурные элементы, если они не содержат норм, сохраняющих свое значение, а также иные структурные элементы при включении их в перечень документов, подлежащих признанию утратившими силу в связи с принятием (изданием) нового распорядительного документа (далее - перечень), исключению - отдельные слова, цифры, предложения, а также структурные элементы документа, не включаемого в перечень.
В перечне распорядительные документы располагаются по их видам и в хронологическом порядке. Перечень, состоящий из десяти и более документов, должен содержать порядковую нумерацию.
В перечень включается основной распорядительный документ (его структурные элементы), а также распорядительные документы, которыми в его текст (текст структурных элементов) были внесены изменения и (или) дополнения (дано толкование или приостановлено действие документа (его структурных элементов), признаны утратившими силу или отменены структурные элементы документа).
67. Изменять, дополнять, признавать утратившим силу распорядительный документ (его структурные элементы), имеющие ограничительный гриф, могут только распорядительные документы, содержащие аналогичный ограничительный гриф, кроме документов (его структурных элементов), предусматривающих отмену ограничительного грифа.
Не допускается изменение и (или) дополнение, признание утратившим силу распорядительного документа (его структурных элементов), не имеющего ограничительного грифа, распорядительным документом (его структурными элементами), содержащим ограничительный гриф.
Отменять и вносить изменения в распорядительные документы могут только органы (должностные лица), их издавшие, или вышестоящие органы (должностные лица).
68. Термины, применяемые в распорядительных документах, должны соответствовать терминологии, принятой в законодательстве Республики Беларусь, и употребляться в одном и том же значении во всем тексте проекта.
69. Наименования структурных подразделений центрального аппарата Госкомвоенпрома, а также должности работников пишутся в строгом соответствии со штатами (штатным расписанием).
70. Наименования подведомственных организаций пишутся в соответствии с их уставами.
71. Принимаемые в Госкомвоенпроме распорядительные документы перед подписанием визируются заместителями Председателя, работниками юридической службы, начальниками кадрового и режимно-секретного органов, службой ДОУ.
Если в документе затрагиваются вопросы финансирования, документ визируется, кроме того, начальником управления экономики и финансов и начальником управления бухгалтерского учета, ревизий и контроля - главным бухгалтером, при необходимости и другими заинтересованными.
Если в процессе визирования документа возникают разногласия, документ может визироваться с замечаниями. В этом случае проставляется отметка о наличии замечаний, которые прикладываются к документу.
72. Запрещается включать в распорядительный документ исполнителем структурное подразделение или работника подразделения без согласования с его непосредственным начальником.
73. Перечень лиц, визирующих распорядительные документы в организации, определяется руководителем этой организации.
74. Отдельным видом распорядительных документов являются приказы по личному составу.
Приказами по личному составу оформляются прием на работу, перемещения, переводы, увольнение с работы, предоставление отпусков, командирование, наложение взысканий, объявление поощрений, присвоение классов государственным служащим.
75. Заголовок к тексту приказа по личному составу в зависимости от его содержания может быть: "О поощрении", "О приеме на работу", "О командировании", "Об увольнении", "О предоставлении отпуска" и так далее.
Если приказ касается одного работника, то в заголовке приказа указываются фамилия и инициалы этого работника.
Например: О предоставлении трудового отпуска Иванову И.И.
76. Констатирующая часть в приказах по личному составу, как правило, отсутствует, однако в некоторых случаях допускаются исключения.
77. Распорядительная часть приказа начинается словами, точно обозначающими предписывающие действия, при этом используются глаголы неопределенной формы: "НАЗНАЧИТЬ", "ПРИНЯТЬ", "УВОЛИТЬ", "ПЕРЕВЕСТИ", "ПРЕМИРОВАТЬ", "КОМАНДИРОВАТЬ" и так далее. Эти слова печатаются прописными буквами без пробелов между буквами и кавычек от левого поля документа, в конце слова ставится двоеточие.
78. После распорядительного слова с новой строки с абзаца прописными буквами пишется фамилия работника, на которого распространяется действие приказа. Имя, отчество работника и остальной текст печатаются строчными буквами.
79. В приказе о назначении на должность (приеме на работу), оформляемом по форме в соответствии с приложениями 9, 10, после имени и отчества указываются точное наименование трудовой функции в соответствии с квалификационным справочником, дата начала работы (должна совпадать с датой начала работы, отраженной в трудовом договоре (контракте), условие об оплате труда (возможна ссылка к трудовому договору (контракту) или штатному расписанию нанимателя), другие условия (например, срок испытания, указание о совместительстве).
В приказах о предоставлении отпуска, оформляемых по форме в соответствии с приложением 11, указываются вид отпуска, количество предоставляемых календарных дней, дата начала и окончания отпуска, период, за который предоставляется отпуск.
В приказах об увольнении, оформляемых по форме в соответствии с приложением 12, указывается статья Трудового кодекса Республики Беларусь, на основании которой производится увольнение, а также сведения об использовании отпуска.
В приказе по личному составу указывается основание его издания.
Например, основанием для издания приказа о приеме на работу является заявление работника и заключенный с ним контракт или трудовой договор, приказа об увольнении - заявление работника.
Основанием приказов по личному составу могут являться и другие документы - докладные записки, графики отпусков, распорядительные документы вышестоящей организации (например, о сокращении численности штата), документы аттестационной комиссии.
При переводе работника на другую работу или его поощрении основанием могут являться представления, оформляемые по форме в соответствии с приложениями 13, 14, 15, 16.
Каждый пункт приказа может иметь одно или более оснований. Все они нумеруются арабскими цифрами.
Слово "Основание" пишется от границы левого поля приказа. После него ставится двоеточие. Слово "Основание" остается открытым, а при переносе текста основания на новую строку его печатают с позиции первой буквы (цифры) текста основания.
Например:
НАЗНАЧИТЬ:
СИДОРОВА Ивана Ивановича на должность главного специалиста
отдела кадров и защиты государственных секретов с 19.12.2006 с
испытательным сроком 3 месяца.
Основания: 1. Заявление Сидорова И.И. от 16.01.2007.
2. Контракт от 18.01.2007.
или
КОМАНДИРОВАТЬ:
ПЕТРОВА Петра Ивановича, главного специалиста сектора финансов,
расчетов, фондов и кредитов управления экономики и финансов, в
г.Москву (Российская Федерация) с 24.12.2006 по 28.12.2006 для
участия в Международной научно-практической конференции.
Расходы по проезду осуществляются за счет принимающей стороны.
Основание: приглашение Федерального агентства по военно-техническому
сотрудничеству Российской Федерации от 1 ноября 2006 г.
N 1/999-562/02.
Одним приказом допускается оформление приема на работу (перевода, увольнения, предоставления отпуска, командирования и т.д.) одного, двух и более работников. Текст распорядительной части приказа в таком случае делится на пункты, как показано в приложении 17.
Если несколько пунктов приказа издаются по одному основанию, его допускается указывать в конце текста после этих пунктов в соответствии с приложением 18.
Допускается издавать приказы по личному составу, содержащие несколько предписываемых действий. Такой приказ является сводным. Заголовок такого приказа указывается обобщенно: "По личному составу". Текст распорядительной части в таком случае делится на пункты и подпункты, как показано в приложении 19.
В сводный приказ нельзя включать пункты, содержащие предписывающие действия, по которым установлены различные сроки хранения приказов. Например, о приеме на работу и предоставлении отпуска.
80. Кроме общих реквизитов приказы по личному составу о приеме на работу, перемещении, увольнении, откомандировании, наложении и снятии взысканий, в том числе о лишении премии, должны содержать на обороте последнего листа приказа визу ознакомления, состоящую из слов "С приказом ознакомлен", личной подписи работника, расшифровки подписи и даты ознакомления.
Например:
С приказом ознакомлен __________________ ____________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
27.11.2005
При необходимости ознакомления нескольких работников виза ознакомления записывается следующим образом:
С приказом ознакомлены: _________________ ____________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
____________________
(дата)
__________________ ____________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
____________________
(дата)
81. Положение, инструкция, правила и устав утверждаются постановлением или приказом.
Реквизитами этих документов являются гриф утверждения, название вида документа, заголовок, текст, подписи (для положений о подразделениях).
Требования к оформлению текста этих документов соответствуют требованиям, предъявляемым к оформлению документов, их утверждающих.
82. Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
Протокол составляется секретарем собрания (совещания, конференции, постоянно действующего коллегиального органа и т.п.) на основании рукописных, стенографических или магнитофонных записей хода собрания, а также документов, подготавливаемых к собранию: повестки дня, текстов или тезисов докладов, проектов решений и других. Секретарь наряду с председательствующим на собрании несет ответственность за достоверность содержащейся в протоколе информации.
Реализация принятых решений коллегиальных органов осуществляется постановлениями (приказами).
При оформлении собраний могут составляться протоколы полной, краткой и сокращенной формы.
83. В протоколе полной формы, оформляемом в соответствии с приложениями 20, 21, должны быть зафиксированы выступления докладчиков, тексты выступлений в прениях, принятые решения.
Краткие и сокращенные протоколы применяются в том случае, если к протоколу прилагаются стенограммы (полные тексты докладов, выступлений). В протоколах краткой и сокращенной форм, оформляемых по форме согласно приложениям 22, 23, указываются перечень рассматриваемых вопросов с указанием должности, инициалов и фамилии докладчиков и выступавших (без текстов выступлений), а также принятые решения. Стенограммы должны подписываться председателем и секретарем собрания.
Кратко могут протоколироваться и оперативные совещания.
При выборе формы протокола учитываются значение для деятельности организации протоколируемого заседания, юридические последствия принимаемых решений и другие факторы, позволяющие оценить правильность принятого решения.
84. Реквизитами протокола являются наименование органа, от имени которого составляется документ, название вида документа (ПРОТОКОЛ), дата и регистрационный индекс, место составления, заголовок, текст, подписи.
Для некоторых видов протоколов дополнительным реквизитом является гриф утверждения (оформляется в том случае, если это предусмотрено положением о конкретном органе (например, положением о центральной экспертной комиссии Госкомвоенпрома и др.), оформляемый по форме согласно приложению 24.
Дата протокола должна соответствовать дате проведения собрания и проставляется председателем или секретарем собрания.
Регистрационным номером протокола является порядковый номер, присвоенный ему в пределах делопроизводственного года (N 1, N 2, и т.д.).
Заголовок к тексту протокола включает название коллегиального органа или конкретного собрания (совещания, конференции). Он согласуется с названием вида документа и отвечает на вопрос "чего?", например "заседания коллегии", "общего собрания работников", "совещания у первого заместителя Председателя Госкомвоенпрома" и т.д.
Заголовок к протоколу располагается в левой стороне листа и пишется строчными буквами, точка в конце заголовка не ставится.
Тексты протоколов делятся на вводную и основную части.
Во вводной части краткого протокола указываются фамилии председателя и секретаря коллегиального или совещательного органа, а также всех присутствующих на собрании (совещании, конференции, заседании коллегиального органа). В списке присутствующих сначала перечисляются члены коллегиального органа, затем - приглашенные с указанием должностей и наименования организаций, которые они представляют. Фамилии присутствующих располагаются в алфавитном порядке.
Основная часть протокола краткой формы изложения строится по схеме: слушали - решили (постановили) - без текста выступлений.
В протоколе полной формы изложения после раздела "присутствовали" следует повестка дня собрания (совещания, конференции, заседания коллегиального органа) (в протоколе краткой формы повестка дня отсутствует).
Основная часть протокола полной формы изложения строится по схеме: слушали - выступили - решили (постановили) - отдельно по каждому рассматриваемому вопросу согласно повестке дня.
Повестка дня включает перечень вопросов, обсуждаемых на собрании (совещании, конференции, заседании коллегиального органа), название докладов (отчетов, сообщений, информации), указание должности докладчика, его инициалы и фамилию (в именительном падеже).
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; постановление (решение) печатается полностью.
В случае возникновения принципиальных разногласий в протоколах краткой формы допускается фиксировать отдельные выступления участников.
Постановляющая часть протокола заканчивается указанием должностного лица, контролирующего исполнение решений (постановлений) или отдельных пунктов решений. Документ, утверждаемый коллегиальным органом, прилагается к протоколу.
Протокол подписывается председательствующим на собрании (совещании, конференции, заседании коллегиального органа) и секретарем.
Порядок подготовки и принятия (издания) протоколов и решений коллегиальных органов организации определяется в положениях об этих органах или регламентах их работы.
85. Акты оформляются на общих или специальных бланках формата А4. Они составляются временными или постоянными комиссиями, специально уполномоченными лицами или должностным лицом с указанием документов, определяющих их полномочия. Основанием для составления акта может быть распорядительный документ вышестоящего органа, руководителя, плановое задание и другое. Акты могут содержать выводы, рекомендации, предложения составителей (акты ревизий финансово-хозяйственной деятельности организаций, акты проверки, акты приема объектов в эксплуатацию и другие).
Акт оформляется по форме согласно приложению 25 и содержит следующие реквизиты: наименование организации (подразделения), составившей акт, название вида документа, дату и регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, текст, подписи, при необходимости - гриф утверждения и визы. Реквизиты располагаются в установленном порядке.
Дата акта должна соответствовать дате актируемого события и проставляться должностным лицом (как правило, председателем комиссии), подписавшим документ.
Заголовком к тексту акта является содержание актируемого события: "О выделении к уничтожению документов и дел", "О списании имущества" или другое.
Акт подписывается всеми лицами (членами комиссии), принимавшими участие в его составлении, без указания должностей. Акты ревизий и обследований подлежат согласованию с должностными лицами, деятельность которых обследуется.
Лица, имеющие замечание по содержанию акта, подписывают (визируют) его с отметкой: "Замечания прилагаются". Текст замечаний излагается на отдельном листе, небольшие по объему замечания фиксируются на самом акте.
Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей. Во вводной части указывается основание для составления акта и перечисляются лица, составившие акт и присутствующие при этом. Фамилии указываются в алфавитном порядке с наименованием должностей. Если акт составлен комиссией, указываются фамилии председателя и членов комиссии. В констатирующей части акта дается краткое описание проделанной работы (ее сущность, характер, методы, сроки) и фиксируются установленные факты, излагаются выводы, предложения и заключения. Если в акте отражается ряд фактов, текст акта делится на пункты. Выводы и предложения составителей акта излагаются в распорядительной форме с указанием сроков исполнения предписываемых действий. При наличии к акту приложений отметка о приложениях указывается после текста.
Акты регистрируются отдельно по видам, например акты проверки финансово-хозяйственной деятельности, списания материальных ценностей, приема результатов выполнения научно-исследовательских работ и др. Регистрационным индексом акта является его порядковый номер в пределах данного вида актов, возрастающий в пределах года.
86. Письма, как правило, оформляются согласно приложению 26 на бланках для писем. В зависимости от содержания различают следующие разновидности служебных писем: письма-запросы, письма-ответы, письма сопроводительные, рекламационные, гарантийные, напоминания, извещения, приглашения и другие.
Реквизитами письма являются: наименование организации - автора документа, почтовый и телеграфный адрес организации, номер телефона приемной руководителя, дата и регистрационный индекс, адресат, ссылка на индекс и дату входящего документа, заголовок к тексту, текст, подпись, фамилия составителя документа и номер его служебного телефона.
Текст (содержание) письма должен касаться, как правило, одного вопроса. Основное требование к тексту - его краткость.
Подготовленные проекты писем передаются ответственными исполнителями на подпись руководителю. К каждому письму должны быть приложены: копия с визами исполнителя и соисполнителей (если не оформляются отдельные листы согласования), документы, на основании которых оно подготовлено.
87. Докладная записка может быть составлена как по инициативе ее автора (инициативные - о внесении предложений, изложение просьбы, фактов), так и по указанию соответствующего руководителя (отчетные - о ходе, состоянии, завершении каких-либо работ, поручений, планов и другие).
Реквизиты докладной записки: наименование организации (структурного подразделения), название вида документа, дата и регистрационный индекс, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись оформляются согласно приложению 27.
Текст докладной записки состоит из двух частей. В первой (вводной) части излагаются состояние вопроса, факты, послужившие причиной для составления докладной записки, приводится их анализ. Во второй части докладной записки излагаются выводы и предложения.
Внешние докладные записки (адресуемые руководителям вышестоящих государственных органов) подписывает руководитель, внутренние (на имя руководителя) - их составители.
Докладные записки регистрируются в регистрационно-контрольной карточке, электронной базе данных, журнале регистрации исходящих документов, при необходимости их исполнение контролируется согласно резолюции руководителя. Регистрационный индекс докладной записки формируется из индекса структурного подразделения и порядкового номера.
88. Справки делятся на служебные (например, о выполнении планов, о штатной численности) и личные, выдаваемые работникам или организациям для представления в другие учреждения (например, о месте работы, о заработной плате).
Служебные справки делятся на внешние, составленные по запросу государственных органов (организаций), и внутренние, которые адресуются на имя руководства Госкомвоенпрома (организации).
Справки подписываются: внешние - Председателем Государственного военно-промышленного комитета Республики Беларусь (его заместителями, руководителем организации), внутренние - составителем. Внешние справки оформляются на общих бланках и регистрируются как исходящие документы, внутренние - на бумаге формата А4 и регистрируются так же, как внутренние докладные записки. Реквизиты служебной справки аналогичны реквизитам докладной записки.
Личная справка оформляется согласно приложению 28 и содержит следующие реквизиты: наименование организации, выдавшей справку, наименование вида документа, адресата, дату и регистрационный индекс, место составления, текст, подпись, печать.
В тексте служебной справки вначале излагаются факты, события, послужившие причиной ее составления, и может даваться ссылка на соответствующий документ, во исполнение которого она составлена. В справках, составляемых по итогам проверок, даются общая информация о проверяемом объекте, причины, цели обследования. Далее указываются установленные факты, описываются события по существу, нарушения либо отмечаются положительные стороны работы.
Текст служебной справки может оформляться с использованием таблицы, делиться на разделы, пункты, подпункты, иметь пояснения и ссылки. Дата (период времени), к которой относятся приводимые в справке сведения, включается в заголовок к тексту либо помещается в начале текста, например: "По состоянию на 11.05.2007" или "За период с 01.01.2004 по 01.03.2007".
Текст личной справки начинается с указания (в именительном падеже) фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются сведения. В тексте не следует использовать обороты типа "выдана настоящая" или "действительно работает". Личные справки могут подписываться двумя должностными лицами (справки финансового характера подписываются руководителем и финансовым работником). Личные справки могут выдаваться работникам на руки или высылаться по почте.
Разновидностью служебных справок являются сводки: сводка об исполнении документов, сводка предложений и другие.
Сводки оформляются в виде таблиц, графиков.
Раздел III
ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА
Глава 4
ПОРЯДОК ПРОХОЖДЕНИЯ И РЕГИСТРАЦИИ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ
89. Вся поступающая корреспонденция принимается службами ДОУ.
90. Поступающая корреспонденция принимается и обрабатывается, как правило, в день поступления, а поступившая в нерабочее время - на следующий рабочий день.
91. До вскрытия почтовой корреспонденции проверяются правильность ее доставки (по адресу на конверте (пакете) и целостность упаковки.
Неправильно доставленная корреспонденция направляется по назначению, при невозможности установления адресата - возвращается отправителю или почтовому отделению с пометкой на конверте (пакете): "Ошибочно доставлено".
В случае повреждения корреспонденции и невозможности ее использования составляется акт по форме согласно приложению 29, один экземпляр которого с поврежденной корреспонденцией направляется отправителю, второй - остается в службе ДОУ.
92. Поступившие конверты (пакеты) вскрываются, за исключением присланных с пометкой "Лично". Такие конверты (пакеты) после регистрации по данным на конверте (пакете) без вскрытия передаются адресату.
Документы на магнитных носителях передаются без вскрытия упаковки, обрабатывается только сопроводительное письмо.
93. Конверты (пакеты), как правило, уничтожаются, за исключением следующих случаев:
если дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты отправки или получения документа;
если дата документа существенно отличается от даты его получения;
если в полученном документе нет обратного адреса отправителя или отсутствует реквизит "дата документа".
В указанных случаях конверт (пакет) приобщается к документу и после исполнения документа подшивается вместе с ним в дело.
Адресные ярлыки конвертов (пакетов), присланных наложенным платежом, следует сохранять для представления с отчетом финансовым службам в качестве оправдательного документа.
94. В случае отсутствия в конвертах (пакетах) приложений, о которых указано в документе, или отдельных листов текста отправителю направляется письменный запрос или сообщается об этом по телефону, а на документе делается отметка: "Приложения затребованы" с указанием даты запроса.
95. На всех документах в правом нижнем углу первого листа ставится регистрационный штамп.
Штамп изготавливается по форме согласно приложению 30 и содержит наименование организации, зарегистрировавшей документ, дату поступления и регистрационный номер документа.
Если корреспонденция не вскрывается, штамп проставляется на конвертах (пакетах).
На документах, подлежащих хранению в службе ДОУ, проставляется отметка или штамп:
"Подлежит возврату в ________________________________________".
(наименование службы ДОУ)
96. Нерегистрируемые документы направляются по назначению в структурные подразделения.
Перечень документов, не подлежащих регистрации в службе ДОУ центрального аппарата Госкомвоенпрома, определен согласно приложению 31.
На основании данного перечня организации составляют свои перечни документов, не подлежащих регистрации в службах ДОУ.
97. Регистрация документов осуществляется службами ДОУ.
Регистрационным индексом входящего документа является его порядковый номер по форме регистрации, возрастающий в пределах года. Он может быть дополнен индексом корреспондента. Регистрационный индекс переносится в регистрационный штамп.
98. В регистрационном штампе на документах, включенных в перечень документов, не подлежащих регистрации, проставляется только дата их поступления.
99. Форма регистрации документов может быть карточной или журнальной, а также автоматизированной с использованием электронной базы данных. Выбор формы регистрации зависит от наличия технических средств и объема документооборота.
100. При карточной форме регистрации заполняется регистрационно-контрольная карточка по форме согласно приложению 32, которая используется для учета, контроля исполнения и поиска документов. Карточка заполняется в соответствии с правилами, приведенными в приложении 33, при помощи персональных компьютеров (далее - ПК), машинописным или рукописным способом. Из регистрационно-контрольных карточек формируются справочные и контрольные картотеки. Картотеки могут формироваться по алфавитному, географическому, корреспондентскому, номинальному, предметно-вопросному или тематическому, структурному или хронологическому принципам. Карточки в разделе исполненных документов в справочных картотеках группируются по номенклатуре дел.
101. Журнальная форма применяется при незначительном объеме документооборота (до 1000 документов в год).
Форма журнала регистрации входящих документов определена согласно приложению 34.
102. При автоматизированной регистрации документов запись в электронную базу данных производится по форме регистрационно-контрольной карточки непосредственно с документа с использованием установленного набора обязательных реквизитов.
Машинограмма регистрационно-контрольной карточки крепится к входящему документу.
Электронная база данных используется при учете, поиске документов, контроле исполнения и для других целей и обеспечивает работников информацией о документах и месте их нахождения при помощи вывода на дисплей или изготовления карточек. Поиск информации производится централизованно на автоматизированных рабочих местах.
103. После регистрации документы в день их поступления передаются на рассмотрение Председателю Государственного военно-промышленного комитета Республики Беларусь (далее - Председатель), его заместителям, руководителям организаций (далее - руководители).
Срочные документы передаются по мере получения.
104. Руководители рассматривают документы в день их поступления.
Результаты рассмотрения документов отражаются в форме резолюции, которая должна содержать ясное и исчерпывающее указание о порядке и характере исполнения документов и исполнителях.
На документе должно быть не более одной резолюции. Последующие резолюции руководителей необходимы, когда в них детализируется порядок исполнения документов.
Резолюция размещается в правом верхнем углу первого листа документа (на письмах - под реквизитом "Адресат") или на отдельном листе прилагается к документу и является его составной частью.
В состав резолюции должны входить следующие элементы: инициалы и фамилия исполнителя (исполнителей), задание, сроки его исполнения (при необходимости), подпись, дата.
При оформлении резолюции на отдельном листе дополнительно указываются полное наименование подразделения, расшифровка подписи и регистрационный индекс документа, к которому относится данная резолюция.
Резолюция переносится в зависимости от формы регистрации документов соответственно в регистрационно-контрольную карточку, журнал регистрации входящих документов или электронную базу данных.
Далее документ направляется в соответствующее структурное подразделение, а при наличии нескольких исполнителей - ответственному исполнителю. Если ответственный за исполнение документа в резолюции не указан, то им является должностное лицо, указанное в резолюции первым.
105. Ко всем зарегистрированным документам при карточной форме регистрации прикладывается экземпляр регистрационно-контрольной карточки. Второй экземпляр с росписью о получении документа помещается в раздел "Неисполненные документы" справочной картотеки, находящейся в службе делопроизводства, или, если документ требует контроля исполнения, в контрольную картотеку.
106. При необходимости срочного исполнения или ознакомления с документом нескольких структурных подразделений или должностных лиц в службе ДОУ делается и направляется на исполнение необходимое количество копий (по числу исполнителей).
Подлинник документа передается ответственному исполнителю с пометкой о том, кому разосланы копии.
107. Если размножение документа не разрешено особыми правилами или в силу большого количества листов затруднено, его передают исполнителям поочередно. Ответственный исполнитель должен быть ознакомлен первым.
108. Ответственному исполнителю предоставляется право координировать дальнейший порядок и сроки исполнения документа указанными в резолюции соисполнителями путем служебных записей в их адрес на документе или отдельном листе ознакомления (при его наличии).
109. Соисполнители в равной степени несут ответственность за своевременное и качественное исполнение документа. Они представляют информацию ответственному исполнителю для обобщения не позднее трех дней до истечения сроков исполнения, если не оговорено другое.
110. Движение документа в процессе его исполнения (ознакомления) фиксируется в зависимости от формы регистрации документа соответственно в регистрационно-контрольной карточке, находящейся в службе ДОУ, журнале регистрации входящих документов или электронной базе данных.
111. От момента поступления к исполнителю до исполнения документ находится в рабочей папке исполнителя и в дело не помещается.
На исполненном документе исполнитель проставляет отметку об исполнении документа и направлении его в дело. Содержание этой отметки переносится в зависимости от формы регистрации документов соответственно в регистрационно-контрольную карточку, находящуюся в службе ДОУ (которая затем помещается в раздел "Исполненные документы" справочной картотеки), электронную базу данных или журнал учета входящих документов.
Глава 5
РЕГИСТРАЦИЯ И ОТПРАВКА ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ
112. Исходящие документы регистрируются в службе ДОУ в журнале регистрации исходящих документов согласно приложению 35 или в регистрационно-контрольных карточках (форма регистрационно-контрольной карточки - единая для исходящих и входящих документов), или с помощью ПЭВМ после их подписания руководителем.
113. Исходящему документу присваивается регистрационный индекс. Индекс состоит из индекса дела по номенклатуре, в которое будет подшиваться данный документ, и порядкового номера по журналу регистрации исходящих документов, регистрационно-контрольной карточке или электронной базе данных.
Например:
В журнале регистрации исходящий индекс 02-11/1067, где 02-11 - индекс дела по номенклатуре, 1067 - порядковый номер по журналу регистрации исходящих документов.
114. На исходящем документе, являющемся ответом на запрос, в обязательном порядке делается ссылка на номер и дату документа-запроса.
115. После регистрации документы подлежат отправке.
Ответственный исполнитель изготавливает необходимое количество копий документа и передает их с документом-подлинником и списком рассылки, оформленным в соответствии с приложением 7, в службу ДОУ.
Работник службы ДОУ проверяет правильность оформления документов: наличие необходимых реквизитов, наличие приложений, необходимого количества экземпляров. Неправильно оформленные документы к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям.
116. Инициативные исходящие документы, требующие ответа, ставятся на контроль исполнителями. При задержке поступления ответа в установленные сроки исполнитель направляет адресату письмо-напоминание или сообщает по телефону.
117. Регистрация документов, их последующая обработка осуществляются, как правило, в день подписания документов. Исходящие телеграммы и телефонограммы подлежат отправке в первую очередь.
118. Экземпляры исходящих документов, остающиеся в организации, подшиваются в дела согласно номенклатуре дел.
119. На корреспонденцию составляются списки почтовых отправлений (раздельно на простую и заказную) по форме согласно приложениям 36 и 37, в которых отправитель проставляет свою фамилию и дату отправки. Списки почтовых отправлений вместе с актами сдачи-приемки в почтовое отделение письменной корреспонденции со штемпелем отделения связи подшиваются в дело.
120. Отправка машиночитаемых документов (дискет, дисков и других) производится в упаковке, соответствующей техническим требованиям и обеспечивающей сохранность носителей и записанной на них информации.
Отправка машиночитаемых документов производится при наличии сопроводительного письма, копия которого подшивается в дело на общих основаниях.
При доставке корреспонденции местному адресату непосредственно лицо, осуществляющее доставку, получает ее в службе ДОУ под роспись в журнале доставки документов согласно приложению 38.
Глава 6
РЕГИСТРАЦИЯ И РАССЫЛКА РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
121. Все распорядительные документы сдаются в службу ДОУ в день их подписания для регистрации. Регистрация ведется в зависимости от выбранной формы на регистрационно-контрольных карточках, в журнале регистрации издаваемых распорядительных документов по форме согласно приложению 39 или в автоматизированной базе данных.
Постановления, приказы и распоряжения регистрируются раздельно. Приказы по основной деятельности регистрируются отдельно от приказов по личному составу.
В зависимости от формы регистрации на регистрационно-контрольных карточках, в журнале регистрации издаваемых распорядительных документов или в электронной базе данных должны быть отметки о рассылке копий документов с указанием экземпляров, а также номера и даты реестра.
Регистрация каждого вида распорядительных документов должна ежегодно начинаться с первого номера.
Регистрационным индексом распорядительного документа является его порядковый регистрационный номер в пределах данного вида документа, возрастающий в пределах года. Индексация документов цифровая.
Совместный распорядительный документ имеет одну дату принятия и регистрационный номер, состоящий из регистрационных номеров, присвоенных в каждом из республиканских органов государственного управления.
122. Приказы по личному составу имеют смешанный индекс (цифровой и буквенный). Содержание буквенного индекса зависит от содержания приказа.
Как правило:
к номерам приказов о приеме на работу, переводе, перемещении, увольнении, поощрении, премировании, присвоении классов государственным служащим, командировании работников в длительные и зарубежные командировки добавляется буква "к";
к номерам приказов о предоставлении отпусков и наложении взысканий добавляется буква "л";
к номерам приказов о командировании работников в пределах Республики Беларусь добавляются буквы "км".
123. Протоколы регистрируются отдельно по видам, например протоколы заседаний коллегии Госкомвоенпрома, заседаний центральной экспертной комиссии Госкомвоенпрома, оперативных совещаний, проводимых Председателем Государственного военно-промышленного комитета и его заместителями, общих собраний работников организации и др.
124. Протоколы совместных совещаний (заседаний) должны иметь номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в работе совещания (заседания).
125. Зарегистрированные распорядительные документы при необходимости их тиражирования передаются лицу, которому по должностным обязанностям поручено размножение документов.
126. Распорядительные документы рассылаются без сопроводительных писем.
Дополнительные экземпляры распорядительных документов могут быть высланы по мотивированному запросу руководителя организации.
127. Поступающие в Госкомвоенпром (организацию) распорядительные документы вышестоящих организаций при необходимости их доведения до нижестоящих подразделений (организаций) размножаются службой ДОУ в необходимом количестве. На поступившем экземпляре документа делаются отметки о рассылке копий.
128. При отмене или внесении изменений в распорядительные документы службой ДОУ или работником, которому это поручено, делаются отметки (с указанием вида, даты и номера распорядительных документов, отменяющих их или которыми вносятся изменения) на контрольном экземпляре - для издаваемых распорядительных документов, на копиях - для поступивших распорядительных документов, а также в журналах регистрации, регистрационно-контрольных карточках или электронных базах данных, в которых зарегистрированы эти документы.
129. При изменении или дополнении отдельного пункта распорядительного документа делается отметка:
"Изменен (дополнен) пункт _____________________________________
(наименование
__________________________________________________________ N _____".
распорядительного документа)
130. При изложении распорядительного документа в новой редакции делается отметка:
"Изменен ____________________________________________ N _____".
(наименование распорядительного документа)
131. При изложении пункта распорядительного документа в новой редакции старый текст этого пункта перечеркивается и делается отметка:
"Новая редакция пункта ________________________________________
(наименование
__________________________________________________________ N _____".
распорядительного документа)
132. При признании пункта (подпункта, части, абзаца) распорядительного документа утратившим силу текст этого пункта (подпункта, части, абзаца) перечеркивается и делается отметка:
"Утратил силу _____________________________________ N _______".
(наименование распорядительного документа)
133. При признании распорядительного документа утратившим силу его текст и текст всех приложений к нему перечеркиваются и делается отметка:
"Утратил силу ______________________________________ N ______".
(наименование распорядительного документа)
134. На распорядительных документах могут делаться также отметки, когда необходимо показать взаимную связь норм. В этом случае делается отметка со ссылкой на новый распорядительный документ:
"См. ____________________________________________ N ____".
(наименование распорядительного документа)
135. Все копии поступивших в Госкомвоенпром (организацию) из вышестоящих органов распорядительных документов, утративших силу, уничтожаются через год после отмены с составлением акта об уничтожении.
136. Ознакомление начальников структурных подразделений (или конкретных работников), которых касаются нормы распорядительных документов, производится под роспись на листе ознакомления или оборотной стороне последнего листа документа с указанием фамилии и даты.
Листы ознакомления для издаваемых распорядительных документов хранятся вместе с подлинниками этих документов.
137. Порядок прохождения и ознакомления с поступающими распорядительными документами аналогичен порядку работы с входящими документами.
Экземпляры распорядительных документов выдаются работникам для работы под роспись в журнале передачи документов исполнителям.
138. Контроль за своевременным ознакомлением с распорядительными документами работников и возвратом этих документов возлагается на службы ДОУ.
Глава 7
ОСОБЕННОСТИ ВЕДЕНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ПО ОБРАЩЕНИЯМ
ГРАЖДАН И ЮРИДИЧЕСКИХ ЛИЦ
139. Делопроизводство по обращениям граждан и юридических лиц (далее - обращения) ведется в соответствии с Законом Республики Беларусь от 6 июня 1996 года "Об обращениях граждан" в редакции Закона Беларуси от 1 ноября 2004 года (Ведамасцi Вярхоўнага Савета Рэспублiкi Беларусь, 1996 г., N 21, ст. 376; Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2004 г., N 189, 2/1089), постановлением Совета Министров РБ от 26 мая 2005 г. N 544 "Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях и о мерах по совершенствованию работы с обращениями граждан" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2005 г., N 87, 5/16014), другими нормативными правовыми и иными правовыми актами.
140. Делопроизводство по обращениям в Госкомвоенпроме и организациях ведется отдельно от других видов делопроизводства. Ведение указанного делопроизводства возлагается на ответственных лиц, назначенных приказом Государственного военно-промышленного комитета Республики Беларусь, руководителя организации.
Назначенное Председателем Государственного военно-промышленного комитета Республики Беларусь должностное лицо, руководители организаций несут персональную ответственность за состояние делопроизводства по обращениям и обязаны систематически проверять порядок ведения указанного делопроизводства и принимать меры по совершенствованию этой работы.
141. Все поступающие в Госкомвоенпром, организации обращения должны быть зарегистрированы в день их поступления в журнале регистрации обращений, оформленном согласно приложению 40.
142. После регистрации обращения передаются на рассмотрение в день их поступления.
143. Срок рассмотрения обращения исчисляется с момента получения его Госкомвоенпромом, организацией, дающей ответ заявителю.
144. Обращение считается исполненным в срок, если ответ на него зарегистрирован не позднее дня, когда истекает срок рассмотрения обращения, установленный законодательством Республики Беларусь.
145. Конверты от поступивших обращений сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля служит подтверждением времени отправления и получения письма, а также в других необходимых случаях.
146. Повторными следует считать обращения, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу.
Обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в Госкомвоенпром или в одну и ту же организацию, повторными не считаются и учитываются как первичные.
На повторных обращениях в правом верхнем углу первого листа делается отметка: "Повторно".
Повторные обращения, в которых не приводятся новые факты или вновь открывшиеся обстоятельства, проверке не подлежат, если по ним имеются исчерпывающие материалы проверок и гражданину дан ответ в установленном порядке. При этом заявителю сообщается, что повторное обращение безосновательно и переписка с ним прекращается.
Решение о прекращении производства по обращению принимают должностное лицо Госкомвоенпрома, руководители организаций на основании обоснованного заключения.
147. Обращения, направленные в Госкомвоенпром, организации различными адресатами, требующими сообщить результаты рассмотрения обращения, берутся на особый контроль. В этом случае на обращениях в правом верхнем углу первого листа проставляется штамп "Контроль" или знак контроля "К".
Обращения, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается только после вынесения решения и принятия исчерпывающих мер по разрешению обращения. Решение о снятии с контроля обращений принимают должностные лица Госкомвоенпрома, руководители организаций и другие должностные лица, ответственные за своевременное и правильное рассмотрение обращений.
148. Обращения считаются разрешенными, если все поставленные в них вопросы рассмотрены, по ним приняты необходимые меры и даны ответы в соответствии с законодательством Республики Беларусь.
149. Ответы на обращения дают должностные лица Госкомвоенпрома, руководители и другие уполномоченные ими должностные лица организаций в письменной форме.
В ответах, направленных в порядке контроля в вышестоящие органы, необходимо указывать, что заявителю дан ответ, а также фамилию исполнителя и номер его телефона.
150. Обращения должны быть возвращены после их рассмотрения должностному лицу, ведущему делопроизводство по обращениям, со всеми относящимися к ним материалами. Формирование и хранение дел у исполнителей запрещаются.
151. На каждом обращении после окончательного решения и его исполнения должны быть надпись: "В дело", дата и личная подпись должностного лица, принявшего это решение.
152. Обращения и документы, связанные с их рассмотрением и разрешением, в том числе по личному приему граждан, формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел в Госкомвоенпроме, организациях.
Документы в этих делах располагаются в хронологическом порядке их поступления и исполнения или в алфавитном порядке. Каждое обращение и все документы по его рассмотрению и разрешению составляют в деле самостоятельную группу. Документы в группе подшиваются в последовательности решения вопроса, причем в переписке документ-ответ должен быть подшит за документом-запросом.
При формировании дел проверяются правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность). Неразрешенные обращения, а также неправильно оформленные документы подшивать в дела запрещается.
153. Председатель Государственного военно-промышленного комитета Республики Беларусь, руководители организаций ежемесячно проверяют по журналу регистрации обращений своевременность и правильность разрешения обращений, о чем делают в ней соответствующую запись.
Глава 8
ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ, СОДЕРЖАЩИМИ
ИНФОРМАЦИЮ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ
154. Служебная информация ограниченного распространения - сведения, распространение которых в соответствии с действующим законодательством Республики Беларусь организации считают нежелательным в интересах обеспечения своей деятельности.
155. На документах (изданиях), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется ограничительный гриф "Для служебного пользования".
Указанный гриф и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.
Ограничительный гриф "Для служебного пользования" на документах, разработанных для внутреннего пользования, как правило, не проставляется.
156. Прием и регистрация документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляются службой ДОУ.
157. Документы с ограничительным грифом "Для служебного пользования" регистрируются по журналам регистрации входящих и исходящих документов, а издания - по журналу регистрации изданий, как правило, отдельно от несекретной документации. При незначительном объеме таких документов разрешается вести их регистрацию совместно с другими несекретными документами. При этом к регистрационному номеру документа добавляется отметка "ДСП".
158. Документы с ограничительным грифом "Для служебного пользования" печатаются (размножаются) в машинописном бюро или составителями (исполнителями) этих документов.
Регистрация размноженных документов осуществляется поэкземплярно.
Информация о размножении с указанием количества отпечатанных экземпляров, фамилии исполнителя, фамилии лица, отпечатавшего документ, даты печатания заносится на оборотную сторону экземпляра документа, помещаемого в дело по номенклатуре.
Например:
Отп. - 2 экз.
1 экз. - НИИ СА
2 экз. - в дело 04-12
Исп. Петров
Отп. Хрунова
8.10.2006
В случае, если документ направляется более чем в четыре адреса, то номера рассылаемых экземпляров не указываются, а прилагается подписанный исполнителем (составителем) и утвержденный руководителем структурного подразделения, подготовившего документ (издание), список рассылки.
Например:
Отп. - 15 экз.
Согласно списку рассылки
Исп. Петров
Отп. Хрунова
8.10.2006
Отпечатанные и подписанные документы передаются работнику, осуществляющему их регистрацию, вместе с черновиками и вариантами. Черновики и варианты уничтожаются этим работником с отражением факта уничтожения в соответствующем журнале.
159. Документы с ограничительным грифом "Для служебного пользования":
передаются только тем исполнителям, которые имеют к ним непосредственное отношение, и только под расписку;
пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями;
размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения соответствующего руководителя;
хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах).
160. Исполненные документы с ограничительным грифом "Для служебного пользования" группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется ограничительный гриф "Для служебного пользования".
161. Уничтожение дел, документов с ограничительным грифом "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих ценности, производится по акту. В журналах регистрации об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.
162. Передача документов и дел с ограничительным грифом "Для служебного пользования" от одного исполнителя другому осуществляется с разрешения их непосредственного начальника через ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении (службу ДОУ).
163. При смене работника службы ДОУ, ответственного за регистрацию документов с ограничительным грифом "Для служебного пользования", составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается начальником службы ДОУ.
164. Проверка наличия документов, дел и изданий с ограничительным грифом "Для служебного пользования" проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми приказом руководителя организации. В состав таких комиссий обязательно включаются лица, ответственные за учет и хранение этих документов, дел и изданий.
В библиотеках и архивах, где сосредоточено большое количество изданий, дел и других материалов с ограничительным грифом "Для служебного пользования", проверка их наличия может проводиться не реже одного раза в пять лет.
Результаты проверки оформляются актом.
165. О фактах утраты документов, дел и изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации лицо, ответственное за сохранность информации, докладывает руководителю организации, который назначает комиссию для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются в письменном виде руководителю, назначившему комиссию.
166. На утраченные документы, дела и издания с ограничительным грифом "Для служебного пользования" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки о списании в журналах регистрации.
167. Снятие ограничительного грифа "Для служебного пользования" производится на основании приказов руководителей организаций, подписавших (утвердивших) эти документы. На самих документах ограничительный гриф "Для служебного пользования" затушевывается.
О снятии ограничительного грифа "Для служебного пользования" на документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие пометки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись.
Имеющиеся на документах, делах или изданиях ограничительные грифы "Для служебного пользования" затушевываются одной чертой, чернилами или пастой с указанием даты и номера приказа (решения) о снятии ограничительного грифа, должности, подписи и фамилии лица, внесшего исправления.
Например:
"Ограничительный гриф "Для служебного пользования" снят приказом
директора ... от "__" ______ 20__ г. N ____
Заведующая канцелярией __________________ П.Р.Стринкевич".
(подпись)
168. Снятие копий с документов с ограничительным грифом "Для служебного пользования", поступивших из сторонних или вышестоящих организаций, и изготовление выписок из них допускаются только с письменного разрешения руководителей этих организаций.
169. При необходимости рассылки копий поступившего организационно-распорядительного документа с ограничительным грифом "Для служебного пользования" на копиях указывается номер поступившего экземпляра документа, дополненный в скобках порядковым номером экземпляра-копии (например, экз. N 15 (1), экз. N 15 (2) и т.д.). На оборотной стороне последнего листа подлинника документа, помещаемого в дело, делается отметка: "Дополнительно изготовлено ___ копий. Разосланы в ___ адресов согласно списку рассылки" или "Дополнительно изготовлена одна копия. Направлена в УП "НИИ СА".
Копии документов других видов рассылаются с сопроводительными письмами.
Глава 9
УЧЕТ ОБЪЕМА ДОКУМЕНТООБОРОТА
170. Результаты учета документов обобщаются службами ДОУ за квартал по форме согласно приложению 41 и представляются руководителям для разработки мер по совершенствованию работы с документами, сокращению переписки, выбору технологии процесса обработки документов, регулированию нагрузки на работников службы ДОУ.
171. Подсчет количества входящих, исходящих и внутренних документов производится по регистрационным формам.
За единицу учета принимается документ без учета копий.
Подсчет объема документооборота может производиться полный и выборочный (по структурным подразделениям, по группам документов).
172. Итоговые данные по объему документооборота структурные подразделения, осуществляющие регистрацию документов, представляют один раз в квартал в службу ДОУ организации. Обобщенные данные представляются в службу ДОУ вышестоящей организации. При необходимости готовится пояснительная записка.
Раздел IV
КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
Глава 10
ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ
173. Система контроля исполнения включает:
учет контролируемых правовых актов вышестоящих органов, служебных документов и их своевременное доведение до исполнителей;
контроль за сроками исполнения документов и поручений;
проверку и регулирование хода исполнения;
отчетность о результатах исполнения;
снятие документов с контроля;
оценку состояния исполнительской дисциплины.
174. Контроль за своевременностью, полнотой и качеством исполнения указов, декретов, директив, распоряжений Президента Республики Беларусь, распоряжений Администрации Президента Республики Беларусь, постановлений Совета Министров Республики Беларусь, протоколов заседаний Президиума Совета Министров Республики Беларусь, распоряжений Премьер-министра Республики Беларусь, постановлений, приказов и распоряжений Государственного военно-промышленного комитета Республики Беларусь (далее - правовые акты), протоколов поручений Президента Республики Беларусь, Премьер-министра Республики Беларусь и заместителей Премьер-министра Республики Беларусь, поручений Председателя Государственного военно-промышленного комитета Республики Беларусь и его заместителей (далее - служебные документы) осуществляют заместители Председателя, начальники структурных подразделений Госкомвоенпрома, руководители организаций.
175. Учет поступающих в Госкомвоенпром, оперативный контроль, систематические проверки исполнения правовых актов и служебных документов осуществляет служба ДОУ.
176. Учет поступающих в структурные подразделения (организации) правовых актов и служебных документов, контроль за соблюдением сроков их исполнения осуществляются:
в структурных подразделениях Госкомвоенпрома - лицами, ответственными за ведение делопроизводства в структурном подразделении;
Страницы: | Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4 | Стр.5 | Стр.6 | Стр.7 | Стр.8 | Стр.9 |
| 
