Стр. 1
Страницы: Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4 | Стр.5 | Стр.6 | Стр.7 | Стр.8 | Стр.9 |
Зарегистрировано в НРПА РБ 11 декабря 2007 г. N 8/17645
На основании Положения о Государственном военно-промышленном комитете Республики Беларусь, утвержденного Указом Президента Республики Беларусь от 30 декабря 2003 г. N 597 "О некоторых вопросах Государственного военно-промышленного комитета Республики Беларусь", Государственный военно-промышленный комитет Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Государственном военно-промышленном комитете Республики Беларусь и подведомственных организациях.
2. Настоящее постановление вступает в силу с 1 января 2008 г.
Председатель Н.И.АЗАМАТОВ
СОГЛАСОВАНО
Министр юстиции
Республики Беларусь
В.Г.Голованов
04.12.2007
УТВЕРЖДЕНО
Постановление
Государственного
военно-промышленного
комитета
Республики Беларусь
05.12.2007 N 13
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ГОСУДАРСТВЕННОМ ВОЕННО-ПРОМЫШЛЕННОМ
КОМИТЕТЕ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ И ПОДВЕДОМСТВЕННЫХ
ОРГАНИЗАЦИЯХ
Раздел I
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Инструкция по делопроизводству в Государственном военно-промышленном комитете Республики Беларусь и подведомственных организациях (далее - Инструкция) разработана в соответствии с Примерной инструкцией по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. N 13 (Бюллетень нормативно-правовой информации, 1995 г., N 11), с целью совершенствования на единой основе документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, а также технологии работы с ними.
2. Настоящая Инструкция определяет единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с организационно-распорядительными документами (далее - документы) в структурных подразделениях центрального аппарата Государственного военно-промышленного комитета Республики Беларусь (далее - Госкомвоенпром) и подведомственных организациях (далее - организации) и устанавливает единый порядок приема, учета, прохождения, подготовки, оформления, контроля за исполнением, размножения (тиражирования), отправки и хранения несекретных документов.
Организации ведут делопроизводство на основе локальных нормативных правовых актов, не противоречащих настоящей Инструкции.
3. Секретное делопроизводство в Госкомвоенпроме (организациях) регламентируется настоящей Инструкцией в части, касающейся общего порядка работы с документами и подготовки их к сдаче в архив.
Особенности организации и осуществления секретного делопроизводства регламентируются законодательством о государственных секретах.
4. Документационное обеспечение управления, контроль за соблюдением требований, установленных настоящей Инструкцией, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства возлагаются на службу документационного обеспечения управления (далее - служба ДОУ).
Наименование, структура службы ДОУ (отдел, сектор, канцелярия, бюро и др.) устанавливаются в соответствии с положением о ней и в зависимости от объема документооборота, наличия вычислительной и организационной техники и других выполняемых функций.
5. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях центрального аппарата Госкомвоенпрома возлагается на начальников этих подразделений.
6. Руководитель структурного подразделения определяет работника, ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководителя структурного подразделения о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление работников подразделения с нормативными правовыми и методическими документами по делопроизводству.
7. Задачи, функции, порядок работы служб ДОУ регламентируются положениями о них.
Права, обязанности и ответственность работников, участвующих в делопроизводственном обслуживании, определяются должностными инструкциями.
8. Правила ведения делопроизводства, установленные настоящей Инструкцией, обязательны для исполнения всеми работниками Госкомвоенпрома и организаций (далее - работники).
Работники несут персональную ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов и обязаны бережно обращаться с ними, обеспечивать систематизированный порядок хранения документов на своих рабочих местах.
Работники не имеют права делать какие-либо исправления в тексте поступивших в Госкомвоенпром (организацию) документов.
9. Об утрате документа работник обязан немедленно доложить непосредственному начальнику и сообщить в службу ДОУ.
Руководителем структурного подразделения, в котором утерян документ, назначается служебное расследование, о его результатах информируется руководство Госкомвоенпрома (организации) и служба ДОУ.
При увольнении или перемещении работника на другую должность, уходе в отпуск или при отъезде в длительную командировку (более 10 дней) работник обязан все имеющиеся у него на исполнении документы по указанию начальника структурного подразделения передать через ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении (службу ДОУ) другому работнику.
10. Ознакомление с документами, передача их или их копий работникам других (в том числе подведомственных) организаций допускаются с разрешения заместителей Председателя Госкомвоенпрома, начальников структурных подразделений, руководителей организаций, издавших и (или) утвердивших эти документы.
11. Выдача и заверение копий документов, касающихся прав и законных интересов граждан, осуществляются в соответствии с постановлением Совета Министров РБ от 7 февраля 2001 г. N 173 "О порядке выдачи и свидетельствования юридическими лицами копий документов, касающихся прав и законных интересов граждан" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2001 г., N 19, 5/5234).
12. Передача для опубликования в средствах массовой информации сведений о деятельности Госкомвоенпрома и организаций, использование таких сведений в выступлениях на открытых совещаниях и конференциях, размещение на сайте Госкомвоенпрома производятся по решению Председателя Госкомвоенпрома или его первого заместителя на основании заключения о возможности опубликования, выдаваемого экспертной комиссией, уполномоченной на проведение таких экспертиз.
13. Работникам запрещается:
брать домой служебные документы или их проекты и выполнять на дому какую-либо работу служебного характера;
копировать и размножать документы без разрешения руководителей структурных подразделений;
передавать (принимать) служебные документы с использованием технических средств без соответствующей регистрации этих документов в службе ДОУ (у ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении);
вести переписку между структурными подразделениями;
разглашать или использовать в частных разговорах и беседах служебную информацию, полученную из документов, в том числе на стадии их подготовки.
14. Служба ДОУ центрального аппарата Госкомвоенпрома является ведущей службой ДОУ в системе Госкомвоенпрома и осуществляет контроль за состоянием делопроизводства в структурных подразделениях центрального аппарата Госкомвоенпрома и в подведомственных организациях.
Раздел II
ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
Глава 1
ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
15. Подготовка документов включает составление и оформление проекта документа, его подписание, при необходимости согласование (визирование), утверждение, размножение (тиражирование).
Проект документа представляется ответственным исполнителем на подпись руководителю полностью оформленным, проверенным, согласованным со всеми заинтересованными, вместе с приложениями и материалами, на основании которых он подготовлен.
Ответственность за качество подготовки, правильность оформления документов, а также достоверность приведенных в них данных возлагается на составителей документов, а также лиц, завизировавших документы в пределах своей компетенции.
Проверка соответствия документов действующему законодательству Республики Беларусь возлагается на юридические службы организаций, а в части предотвращения разглашения в них сведений, составляющих государственные секреты Республики Беларусь, - на режимно-секретные органы.
16. Документы оформляются на бланках и должны иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения, установленный государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
Отдельные документы допускается оформлять не на бланках (например, внутренние документы структурных подразделений), но с обязательным заполнением реквизитов соответствующей бланочной продукции.
17. Бланки документов изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов формата А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм). Изготовление и использование последних осуществляются в целях экономии бумаги при подготовке большого количества небольших по объему документов, например сопроводительных писем.
Бланк должен иметь поля: левое - 30 мм, правое - не менее 8 мм. При этом нанесение полей или их ограничительных отметок на бланке (в виде уголков и линий) не обязательно.
18. Устанавливаются два вида бланков организационно-распорядительных документов:
бланк для письма согласно приложению 1;
общий бланк согласно приложению 2.
Бланк для письма используется при оформлении писем независимо от их вида (писем-запросов, писем-ответов, гарантийных, сопроводительных писем и др.).
На общих бланках оформляются распорядительные документы (приказы, постановления, распоряжения и др.), а также в отдельных случаях организационные документы (положения, инструкции и др.) и справочно-информационные документы (акты, протоколы, справки и др.).
На основе общего бланка допускается исполнение специальных бланков для распорядительных документов: постановлений согласно приложению 3, приказов согласно приложению 4, распоряжений согласно приложению 5.
Изготовление специальных бланков целесообразно, если таких документов в организации издается более 200 в год.
19. Бланки оформляются на двух языках (белорусском и русском), допускается изготовление бланков писем для переписки с иностранными организациями на русском и одном из иностранных языков.
20. Обязательным реквизитом бланков организаций государственной формы собственности является Государственный герб Республики Беларусь.
Организации негосударственной формы собственности помещают на бланках эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированные в установленном законодательством Республики Беларусь порядке.
21. Наименование вышестоящей организации (при наличии) и полное наименование организации указывают в точном соответствии с положением (уставом) о ней. Сокращенное наименование помещается на бланке вслед за полным наименованием и применяется только в том случае, если оно официально зафиксировано в положении (уставе) об организации.
22. На бланке для писем согласно приложению 6 ниже реквизита "Наименование организации" помещают почтовый адрес организации-автора (оформляется в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи, действующими на территории Республики Беларусь), коммуникационные данные (телеграфный адрес, номер телефона, телефакса с включением кода автоматической междугородней (международной) телефонной сети, адрес электронной почты и т.д.), а также могут помещаться коммерческие данные (номер счета, наименование банка и т.д.).
23. На общем бланке на месте размещения почтового адреса располагают реквизит "название вида документа" (постановление, приказ, распоряжение и т.д.). Название вида документа должно соответствовать его содержанию и пишется прописными буквами.
24. Дата подписания (утверждения) документа лицом, уполномоченным подписывать или утверждать документ, указывается в реквизите "дата".
Реквизит "дата" на общих бланках располагается слева ниже реквизита "название вида документа", на бланках для писем слева ниже реквизита "коммуникационные и коммерческие данные".
Для документов коллегиальных органов датой является дата принятия тех или иных решений (дата проведения совещания).
На документах, составленных совместно несколькими организациями, датой документа является дата подписания его последней организацией (должностным лицом).
Даты подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляются цифровым способом. Элементы даты записываются арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца - двумя цифрами от 01 до 31, месяц от 01 до 12, год - четырьмя цифрами.
Например: 31.11.2007.
В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, а также в текстах и датах принятия нормативных правовых актов применяется словесно-цифровой способ оформления.
Например: 30 марта 2007 г.
При ссылках в тексте документа на даты принятия законов Республики Беларусь, международных договоров Республики Беларусь, постановлений палат Национального собрания Республики Беларусь пишется полное слово "год".
25. Реквизит "регистрационный индекс" документа проставляется рядом на одной строке с реквизитом "дата".
Регистрационные индексы на документах, составленных совместно несколькими организациями, проставляются через косую черту в порядке указания организаций-авторов на документах (слева направо).
Например: 100/50.
26. Реквизит "место составления или издания" располагается под реквизитами "дата" и "регистрационный индекс".
На письмах этот реквизит отсутствует.
27. На месте реквизита "место составления или издания" под реквизитами "дата" и "регистрационный индекс" на письмах размещается реквизит "ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа", который включает регистрационный индекс и дату документа, на который дается ответ.
28. В состав реквизита "адресат" включаются наименование организации, наименование структурного подразделения, должность, фамилия и инициалы лица, которому адресуется документ, и его адрес. Адрес не проставляется на документах, направляемых в государственные органы, постоянным корреспондентам или в подчиненные организации. Каждая составная часть реквизита "адресат" должна начинаться с новой строки. В конце смысловых строк (составных частей адресата) знаки препинания не ставятся, а в середине строк - сохраняются.
При адресовании документа в организацию без указания должностного лица ее наименование пишут в именительном падеже.
Например:
РУП "КБ "Радар"
ул. Коммунистическая, 11
220029, г.Минск
При направлении документа должностному лицу наименование организации пишется в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном.
Например:
Министерство промышленности
Республики Беларусь
Управляющему делами
Фамилия, инициалы
При направлении документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата. Все элементы реквизита пишутся в дательном падеже.
Например:
Министру
по чрезвычайным ситуациям
Республики Беларусь
Фамилия, инициалы
При адресовании документа нескольким однородным организациям их названия следует указывать обобщенно:
Например:
Начальникам областных
и Минского городского
управлений статистики
При адресовании документа частному лицу вначале указывают фамилию и инициалы получателя, затем его почтовый адрес в соответствии с почтовыми правилами, действующими на территории Республики Беларусь.
Например:
Свиридович Н.П.
ул. Садовая, д. 15, кв. 26
223120, п/о Логоза
Логойского р-на
Минской области
Реквизит "Адресат" не должен содержать более четырех адресов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывают. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки по форме согласно приложению 7 и на каждом документе указывается только один адресат.
Если документ является ответом, первым адресатом следует указывать автора инициативного письма вне зависимости от значимости остальных адресатов.
При направлении документа в вышестоящий орган одновременное его адресование другим адресатам не допускается.
29. Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа. Слова "УТВЕРЖДАЮ" и "УТВЕРЖДЕНО" печатаются прописными буквами без кавычек и выделений жирным шрифтом или подчеркиванием.
Типовой перечень документов, подлежащих утверждению, определен согласно приложению 8.
Если документ утверждается одним должностным лицом, в компетенцию которого входит круг вопросов, излагаемых в документе, то гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ", наименования должности, личной подписи, ее расшифровки и даты. Дата утверждения в грифе утверждения проставляется должностным лицом, утвердившим документ, месяц и год могут быть отпечатаны.
Например:
УТВЕРЖДАЮ
Председатель Государственного
военно-промышленного комитета
Республики Беларусь
Инициалы, фамилия
26.12.2007
Если документ утверждается несколькими должностными лицами, то грифы утверждения располагаются на одном уровне.
Например:
УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ
Председатель Государственного Председатель
военно-промышленного комитета Государственного
Республики Беларусь пограничного комитета
Инициалы, фамилия Республики Беларусь
26.12.2007 Инициалы, фамилия
25.12.2007
Если документ утверждается постановлением, приказом, протоколом, то гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕНО", названия вида документа в именительном падеже, его даты и номера.
Например:
УТВЕРЖДЕНО
Приказ Государственного
военно-промышленного
комитета Республики Беларусь
17.01.2007 N 12
В указанном грифе отражаются также сведения об изложении утвержденного распорядительного документа в новой редакции.
Например:
УТВЕРЖДЕНО
Приказ Государственного
военно-промышленного
комитета Республики Беларусь
11.07.2000 N 104
(в редакции приказа
Государственного
военно-промышленного
комитета Республики Беларусь
11.08.2004 N 168)
30. Реквизит "заголовок к тексту документа" является обязательным для документов формата А4 и располагается от границы левого поля после реквизитов бланка. Он пишется строчными буквами (кроме заглавной буквы "О"). Использовать перенос в заголовке не допускается. В конце заголовка точка не ставится. В заголовке разрешается употреблять сокращения слов, используемые в стандартах и классификаторах.
Заголовок формулируется исполнителем и должен быть кратким и емким, точно передавать смысл текста и грамматически согласовываться с названием документа: приказ (о чем?) "Об утверждении Инструкции...", протокол (чего?) "заседания коллегии", письмо (о чем?) "О предоставлении сведений...", инструкция (кому?) "главному специалисту".
Допускается не указывать заголовок к тексту, если текст содержит менее пяти строк и на документах формата А5.
31. Реквизит "отметка о контроле" содержит букву "К" или слово "Контроль" и выполняется от руки или штемпелем, как правило, цветным (красным) карандашом или чернилами. Отметка располагается на левом поле лицевой стороны первого листа документа на уровне реквизита "заголовок к тексту".
32. Текст документа должен быть кратким, не допускающим различных толкований. Содержание документа должно касаться, как правило, одного вопроса (темы), формулируемого в заголовке.
Тексты документов и их реквизиты печатаются единообразно, без выделения жирным шрифтом, подчеркиванием или курсивом. При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы (первая страница не нумеруется). Тексты сложных по содержанию распорядительных документов разбиваются на разделы, главы, пункты и подпункты.
В тексте названия видов нормативных правовых актов указываются следующим образом:
декретов и указов Президента Республики Беларусь, законов Республики Беларусь, актов Верховного Совета Республики Беларусь (его Президиума), постановлений палат Национального собрания Республики Беларусь, утверждаемых актов, международных договоров Республики Беларусь и приложений к ним, заключений Конституционного Суда - с прописной буквы;
распоряжений Президента Республики Беларусь, актов Правительства Республики Беларусь, министерств, иных республиканских органов государственного управления, Национального банка, Национальной академии наук Беларуси, решений местных Советов депутатов, исполнительных и распорядительных органов, постановлений Пленума Верховного Суда, Пленума Высшего Хозяйственного Суда, приложений к актам законодательства - со строчной буквы.
Перечисляемые в тексте фамилии, географические названия или административно-территориальные единицы располагаются в алфавитном порядке.
В тексте применяются только общепринятые сокращения, все термины употребляются в одном значении; следует избегать употребления антонимов, иностранных, устаревших или просторечных слов и выражений, нечетких словосочетаний, обобщенных рассуждений, восклицаний и призывов.
33. Реквизит "отметка о наличии приложения" помещается после текста документа.
Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметку о наличии приложений оформляют по форме:
Приложение: на 5 л. в 1 экз.
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров.
Например:
Приложение: 1. Докладная записка на 6 л. в 1 экз.
2. Акт проверки на 10 л. в 1 экз.
Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложения, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
Приложение: письмо начальника Минского областного управления
статистики от 14.11.2005 N 5/2949 и приложение к
нему, всего на 3 л. в 1 экз.
При направлении приложения не во все указанные в документе адреса отметку о наличии приложения оформляют по форме:
Приложение: на 4 л. в 1 экз., в первый адрес.
При направлении приложения в нескольких экземплярах в отметке о наличии приложения указывается общее количество листов:
Приложение: акт проверки на 10 л. в 2 экз.
Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.
В случаях, если письмо является основным документом (например, методического или нормативного характера), а приложение является его составной частью, в правом верхнем углу первой страницы приложения размещается гриф приложения по форме:
Приложение
к письму Государственного
военно-промышленного комитета
Республики Беларусь
10.12.2006 N 02-06/115
Если приложение является основным документом, который пересылается с сопроводительным письмом, то на нем гриф приложения не ставится.
В распорядительном документе отметка о наличии приложения не проставляется. Указание о наличии приложения делается в тексте документа.
Например: ... согласно приложению 1...
На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу первой страницы размещается гриф приложения с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера.
Например:
Приложение 1
к постановлению
Государственного
военно-промышленного комитета
Республики Беларусь
25.01.2007 N 2
В грифе приложения отражаются также сведения об изложении приложения в новой редакции.
На документах, утверждаемых распорядительными документами, гриф приложения не ставится, а проставляется гриф утверждения.
Если приложение одно, оно не нумеруется.
34. Реквизит "подпись" располагается после текста и отметки о наличии приложения. Он состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия).
При оформлении документа не на бланке в наименование должности включают наименование организации.
Расшифровку подписи печатают на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.
Документы, составленные от имени Госкомвоенпрома, подписывают Председатель Государственного военно-промышленного комитета Республики Беларусь или его заместители, от имени организаций - руководители этих организаций.
Внутренние документы (доклады, докладные записки, справки, рапорты) могут подписываться начальником структурного подразделения или исполнителем при условии, что разрешаемые вопросы не выходят за пределы его полномочий.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
Если документ подписывается несколькими лицами равных должностей, их подписи располагаются на одном уровне:
Председатель Министр труда
Государственного и социальной защиты
военно-промышленного Республики Беларусь
комитета Республики Беларусь Инициалы, фамилия
Инициалы, фамилия
При подготовке совместных документов в реквизит "подпись" в наименование должности включают полное наименование организации.
При подписании документов, подготовленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших его, а распределение обязанностей в составе комиссии. При этом фамилии членов комиссии пишут в алфавитном порядке.
Например:
Председатель комиссии _________________ __________________________
(личная подпись) (инициалы, фамилия)
Члены комиссии: _______________________ __________________________
(личная подпись) (инициалы, фамилия)
_______________________ __________________________
35. В реквизитах "подпись", "гриф утверждения" и "гриф согласования" указываются фактическая должность лица, подписавшего, утвердившего или согласовавшего документ, его инициалы и фамилия.
Не допускается ставить предлог "за" или косую черту перед наименованием должности.
36. На документах, связанных с расходованием денежных средств и материальных ценностей, на других документах, определенных нормативными правовыми актами Республики Беларусь, подпись должностного лица заверяется печатью с изображением Государственного герба Республики Беларусь.
Оттиск печати на документах должен захватывать часть наименования должности и личной подписи лица, подписавшего (утвердившего) документ.
37. Реквизит "отметка о заверении копии" размещается ниже реквизита "подпись" и состоит из надписи "Верно", наименования должности лица, заверившего копию, его личной подписи, инициалов, фамилии и даты заверения.
Например:
Верно.
Начальник ______________ ________________ __________________________
(наименование (подпись) (инициалы, фамилия)
подразделения)
________________
(дата)
Этот реквизит используется при свидетельствовании верности копий или выписок из документа, не содержащих воспроизведения личной подписи лица, подписавшего подлинник.
Копия должна воспроизводить все реквизиты документа, ее следует оформлять на бланке или обычной бумаге с воспроизведением всех реквизитов бланка подлинника. На копиях исходящих документов, остающихся в деле, реквизиты бланка, должность лица, заверившего копию, и дату заверения допускается не указывать.
Выписка отличается от копий документов тем, что в ней воспроизводится не весь текст, а его часть. Констатирующая часть в выписке обычно воспроизводится полностью.
Если выписка оформляется на общем бланке организационно-распорядительных документов (для протоколов, приказов, распоряжений и других распорядительных документов), то слово "выписка" включается в название вида документа.
Например: ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА
Дата, регистрационный индекс, место составления, указанные в копии (выписке), должны соответствовать подлиннику независимо от того, где, когда и кем готовилась копия (выписка).
Автоматические (факсимильные) копии определяются как факсимильные подлинники в том случае, когда при размножении документа его воспроизводят целиком, включая изображение подписи. Такие копии не нуждаются в дополнительном удостоверении, если это не оговорено отдельно.
38. Реквизит "Гриф согласования" располагают ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу документа.
При оформлении согласования документа на титульном листе гриф согласования располагается на лицевой стороне ниже реквизита "заголовок к тексту документа".
Гриф согласования состоит из слова "СОГЛАСОВАНО", наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты. Слово "СОГЛАСОВАНО" печатается прописными буквами без кавычек и не выделяется жирным шрифтом, курсивом или подчеркиванием.
Например:
СОГЛАСОВАНО
Министр иностранных дел
Республики Беларусь
Инициалы, фамилия
20.10.2006
Если согласование документа производится коллегиальным органом или на основании письма, гриф согласования оформляется по следующей форме:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания коллегии
Государственного
военно-промышленного комитета
Республики Беларусь
20.03.2005 N 3
или
СОГЛАСОВАНО
Письмо
Государственного таможенного
комитета Республики Беларусь
08.02.2007 N 02-12/63
Если грифов согласования несколько, они могут быть оформлены на документе или листе согласования двумя вертикальными рядами. При наличии отдельного листа согласования на документе делается пометка:
Лист согласования прилагается.
__________________
(подпись)
__________________
(дата)
Лист согласования оформляется следующим образом:
ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
________________________________
(наименование документа)
грифы согласования грифы согласования
Грифы согласования на листе согласования оформляются в соответствии с указанными выше правилами.
39. Внутреннее согласование документа проводится путем визирования.
Реквизит "виза" проставляется на экземплярах документа, остающихся в делопроизводстве организации, ниже реквизита "подпись" слева на лицевой стороне последнего листа документа и приложений к нему.
Проекты постановлений, приказов, распоряжений Госкомвоенпрома визируются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра документа и при размножении визы на копиях не воспроизводятся.
При невозможности размещения визы на документе необходимо составлять отдельный лист согласования.
В реквизит "виза" входят наименование должности визирующего, его личная подпись, ее расшифровка и дата.
Например:
Начальник управления кадров и
защиты государственных секретов
_________ ___________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
_______________
(дата)
Сроки внутреннего согласования проектов больших по объему и сложных по содержанию документов не должны превышать двух - трех дней (для каждой согласующей инстанции). Остальные документы визируются в день их поступления на согласование.
Отказываться от визирования, а также делать какие-либо исправления в документе не допускается. Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка "Замечания прилагаются".
40. Реквизит "отметка об исполнителе" размещается на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу и пишется без знаков препинания.
Перед фамилией печатается индекс подразделения, в котором готовился документ. Ниже проставляется дата создания документа, имя файла.
Например:
02 Иванов 280 90 74
11.10.2005 Мои документы/письмо.doc
На распорядительных документах отметка об исполнителе проставляется на оборотной стороне последнего листа документа.
Например: 02 Иванов 280 90 74
41. Реквизит "отметка об исполнении документа и направлении его в дело" проставляется на нижнем поле первого листа документа слева и содержит слова "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ, дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении, дату, личную подпись исполнителя или руководителя подразделения-исполнителя.
Например:
В дело 07-01
Направлен ответ
N 07-01/260 от 10.01.2006
________ ______________
(дата) (подпись)
Если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, приводятся краткие сведения об исполнении.
Например:
В дело 01-14
Документ завизирован Председателем
Государственного военно-промышленного
комитета без замечаний 21.11.2006
и передан в Минпром
________ ______________
(дата) (подпись)
Глава 2
ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ, ИЗГОТОВЛЯЕМЫХ
С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ КОМПЬЮТЕРНЫХ ТЕХНОЛОГИЙ
42. Печатание и оформление документов с использованием компьютерных технологий осуществляются по установленным в компьютерах шаблонам со следующими параметрами настройки в редакторе Microsoft Word:
формат: А4 (210 x 297 мм) - для протоколов, докладных записок, справок, телеграмм и других документов, для писем - формат А4 и формат А5 (148 x 210 мм);
поля страницы: верхнее и нижнее - не менее 20 мм, левое - 30 мм, правое - 10 мм. В таблицах допускается уменьшение левого поля до 20 мм, правого - до 8 мм (когда текст не вмещается);
шрифт: Times New Roman (Times New Roman Cyr), обычный, размер 15 пунктов (далее - пт). В таблицах допускается уменьшение до 13 пт (когда текст не вмещается);
межстрочный интервал: для формата А4 - одинарный; в адресах, заголовках и подписях, а также для формата А5 - точно 14 пт, в таблицах допускается уменьшение до 11 пт (когда текст не вмещается);
первая строка в абзаце с отступом 12,5 мм;
выравнивание по ширине и, как правило, без переносов слов (в таблицах выравнивание по необходимости, с переносом слов);
номера страниц в центре верхнего колонтитула с расстоянием 10 - 15 мм от верхнего края, размер шрифта 14 пт (первая страница не нумеруется).
43. При печатании и оформлении тезисов выступлений применяются следующие параметры настройки:
формат А4 (210 x 297 мм);
поля страницы: верхнее и нижнее - не менее 20 мм, левое - 30 мм, правое - 10 мм;
шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), обычный, размер 16 пт (в заголовках - полужирный курсив подчеркнутый и полужирный курсив, размер 14 пт);
межстрочный интервал полуторный (в заголовках - точно 12 пт);
первая строка в абзаце с отступом 12,5 мм;
выравнивание по ширине, без разрыва абзацев на следующую страницу и без переносов слов;
номера страниц в центре верхнего колонтитула с расстоянием 10 - 15 мм от верхнего края, размер шрифта 14 пт (первая страница не нумеруется).
44. Реквизиты документа (за исключением текста), состоящие из нескольких строк, печатают с интервалом точно 14 пт. Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения", "Гриф согласования", "Отметка о наличии приложения" отделяют друг от друга одним интервалом. Реквизиты документа отделяют друг от друга полуторным интервалом.
При наличии в документах нескольких подписей, располагаемых одна под другой, наименования должностей и расшифровку подписей разделяют полуторным или двойным межстрочным интервалом.
Максимальная длина строки многострочных реквизитов, в том числе заголовка к тексту, - 28 знаков (70 мм).
Например:
СОГЛАСОВАНО Одинарный
Председатель
Государственного Точно 14 пт
военно-промышленного комитета
Республики Беларусь Одинарный
Подпись Инициалы, фамилия Одинарный
Дата Полуторный
СОГЛАСОВАНО Одинарный
Министр финансов Точно 14 пт
Республики Беларусь Одинарный
Подпись Инициалы, фамилия Одинарный
Дата
45. От границы левого поля (без отступа первой строки) печатают следующие реквизиты: "Заголовок к тексту", "Текст" (без абзацев), "Отметка о наличии приложения", "Фамилия исполнителя и номер его телефона", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", наименование должности в реквизитах "Подпись" и "Гриф согласования", заверительной надписи "Верно", а также слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "ПРИКАЗЫВАЮ", "ПРЕДЛАГАЮ", "ОБЯЗЫВАЮ".
46. Если заголовок к тексту превышает 5 строк, его допускается продлевать на 120 мм от левого поля документа.
47. Начало абзацев в тексте печатают с отступом первой строки 12,5 мм.
48. Реквизит "Адресат" оформляется с отступом от левого поля 80 мм.
49. Реквизиты "Гриф утверждения" и "Гриф ограничения доступа к документу" оформляются с отступом от левого поля 100 мм.
50. Отметка о приложении к правовому акту оформляется в правом верхнем углу колонтитула с отступом от левого поля 140 мм.
51. Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" оформляется с отступом от левого поля 120 мм на уровне последней строки наименования должности.
52. При наличии нескольких грифов согласования и утверждения их располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная от левого поля без отступа и с отступом от левого поля на 100 мм.
53. Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова "Примечание" и "Основание" оформляют от левого поля без отступа первой строки, а относящийся к ним текст - через межстрочный интервал точно 14 пт.
54. В случае оформления резолюций на отдельных листах соблюдаются следующие правила печатания их текста:
54.1. для рефератки малого размера - формат А6 (105 x 148 мм):
поля страницы: верхнее - не менее 10 мм, нижнее - не менее 10 мм, левое - не менее 12 мм, правое - не менее 8 мм;
шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), размер 14 пт, полужирный, полужирный курсив;
межстрочный интервал одинарный. Допускается уменьшение межстрочного интервала (когда текст не вмещается);
первая строка в абзаце с отступом 10 мм;
выравнивание по ширине, с переносом слов;
54.2. для рефератки среднего размера - формат А5 (148 x 210 мм):
поля страницы: верхнее - не менее 15 мм, нижнее - не менее 10 мм, левое - 20 мм, правое - не менее 8 мм;
шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), размер 14 пт, полужирный, полужирный курсив;
межстрочный интервал одинарный. Допускается уменьшение межстрочного интервала (когда текст не вмещается);
первая строка в абзаце с отступом 12,5 мм;
выравнивание по ширине, с переносом слов;
54.3. для рефератки большого размера - формат А4 (210 x 297 мм):
поля страницы: верхнее - не менее 20 мм, нижнее - не менее 20 мм, левое - 30 мм, правое - 10 мм;
шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), размер 14 - 15 пт, полужирный, полужирный курсив;
межстрочный интервал одинарный. Допускается уменьшение межстрочного интервала (когда текст не вмещается);
первая строка в абзаце с отступом 12,5 мм;
выравнивание по ширине, с переносом слов.
55. При оформлении таблиц на листах формата А3 (594 x 210 мм) используются следующие параметры настройки:
Страницы: Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4 | Стр.5 | Стр.6 | Стр.7 | Стр.8 | Стр.9 |
| 
