Стр. 5
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5 |
Стр.6
коллектива (если произведение исполняется несколькими музыкантами);
инициалы, фамилия и звание художественного руководителя, дирижера.
Пример:
Г.Вагнер. Концерт для кларнета с оркестром.
Музыка Н.Литвина, сл. А.Прокофьева. «Мое отечество»,
В.Скоробогатов.
Обработка Н.Сироты, сл. народные. «Скамароўкі». Государственный
академический народный хор Республики Беларусь. Дирижер
М.Дриневский.
Музыка А.Богатырева. «Белорусский напев». Л.Умнова - скрипка,
Л.Малышева - фортепиано.
Заголовок фотодокумента включает аннотацию изображения или
название фотоальбома, фамилию автора, место и дату съемки.
Аннотация фотодокумента включает краткие сведения о предмете,
событии, факте, лице(ах), изображенном(ых) на документе.
Перечисление изображенных на фотодокументе лиц проводится в
последовательности их размещения слева направо, сверху вниз. При
необходимости выделения одного лица из всей группы или при наличии
сведений только о нескольких лицах их расположение на документе
указывается: «второй слева…» или «в центре группы…».
Пример:
Шестиклассница Минской белорусской гимназии, победительница
международного конкурса детских сочинений на тему «Гармония - это
мой мир», проводившегося миротворческим Фондом имени Гойи в Японии,
Анастасия Плахова (на переднем плане слева) со своей мамой,
преподавателем английского языка Татьяной Васильевной.
Белорусский художник Е.Е.Красовский за работой над картиной
«Адам Мицкевич».
Аннотацию к портрету следует начинать с инициалов и фамилии
лица, а затем указать должность, звание.
Пример:
В.Р.Симирский, депутат Палаты представителей Национального
собрания Республики Беларусь, полковник, бывший воин-
интернационалист, воевавший в Афганистане (портрет).
В целях унификации описания однородных фотодокументов
применяется составление типовых аннотаций.
Пример:
Награждение актрисы Государственного академического русского
драматического театра Республики Беларусь им. М.Горького, народной
артистки СССР А.И.Климовой.
Студентка Пинского гидромелиоративного техникума Г.Г.Шурпик
намечает трассу осушительного канала в пойме р. Узлянки во время
прохождения производственной практики.
Отборочный матч чемпионата Европы по гандболу между сборными
командами Республики Беларусь и Югославии, проходивший в г. Минске.
Общий вид г. Витебска.
Сцена из спектакля «Пакрыўджаныя» по пьесе Л.Родзиевича в
Белорусском государственном академическом театре им. Я.Коласа; в
ролях: Ульяна - артистка Т.Лихачева, Филипп - артист Г.Шатько.
Вид на здание костела св. Варвары в г. Витебске после
реконструкции.
Справочные данные включают: поисковые данные (номер единицы
учета и номер единицы хранения по книге учета и описания
аудиовизуальных документов), дату создания документа; для
аудиовизуальных документов (кроме фотодокументов) - дату записи
(перезаписи), количество единиц хранения в единице учета, в
зависимости от вида - метраж, хронометраж, время звучания (в минутах
и секундах), язык документа; для фотодокументов - количество
негативов, составляющих единицу хранения; для фотоальбомов -
количество фотоотпечатков.
В качестве справочных данных указывается также вид носителя
информации: для фонодокументов граммофонной записи - вид
граммофонного оригинала, название металла, из которого изготовлен
или которым покрыт оригинал (медь, никель); для фонодокументов
магнитной записи - тип магнитной ленты; для видеодокументов - тип
видеопленки; для фото- и кинодокументов - формат пленки,
цветопередача, вид основы; для документов в цифровом формате -
формат записи диска.
Элементы описания помещаются в соответствующие разделы
интегрированной информационной системы архива. Полученная таким
образом совокупность данных используется, в том числе, в качестве
автоматизированного научно-справочного аппарата, для формирования
ряда учетных документов, при создании путеводителей и других видов
архивных справочников.
ГЛАВА 26
АРХИВНЫЕ КАТАЛОГИ
101. Архивный каталог (далее - каталог) - межфондовый архивный
справочник, в котором информация о содержании документов архива
сгруппирована по темам (предметам, отраслям), расположенным в
соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации
документной информации.
102. Каталогизация аудиовизуальных документов - это
совокупность работ по созданию и ведению каталогов.
В архиве создаются следующие основные виды каталогов:
систематический; предметный (фильмовый, журнальный, авторский,
исполнительский, именной). Система каталогов может быть определена
как совокупность различных по целевому назначению и структуре
каталогов, взаимосвязанных и дополняющих друг друга.
103. Систематические каталоги на аудиовизуальные документы -
информационно-поисковые справочники, раскрывающие состав и
содержание документов. Они содержат сведения обо всем комплексе
документов архива. Схема классификации закрепляет систему
расположения карточек в каталоге аудиовизуальных документов. Для
закрепления схемы классификации в целом и каждого понятия в ней
применяется система условных обозначений - индексов.
Именной каталог на аудиовизуальные документы - разновидность
предметного, содержащий сведения о лицах, информация о которых
имеется в документах. Документная информация в карточке каталожной
(описательной статьи) именной по форме согласно приложению 77
классифицируется по алфавиту фамилий лиц.
Описание аудиовизуальных документов на каталожной карточке
проводится на основании сведений, содержащихся во внутренних описях
аудиовизуальных документов. Отметки о проведении каталогизации
делаются в заверительных листах книг учета и описания.
Карточка каталожная (описательная статья) кинодокумента по
форме согласно приложению 78 составляется на каждый фильм,
спецвыпуск, киножурнал, отдельный кино-, телесюжет.
Карточка (описательная статья) фильмового, журнального
каталога по форме согласно приложению 79 составляется на каждый
хранящийся в архиве фильм, спецвыпуск, киножурнал.
Карточка каталожная (описательная статья) фотодокумента по
форме согласно приложению 80 составляется на каждую единицу
хранения, отдельный фотоотпечаток, входящий в состав фотоальбома, и
снабжается контрольным отпечатком.
Карточка каталожная (описательная статья) фонодокумента по
форме согласно приложениям 81, 82 составляется на хроникально-
документальные записи, художественные записи, на группу единиц
хранения, единицу хранения, отдельное выступление и художественное
произведение, входящие в состав единицы хранения.
104. Под ведением каталога следует понимать комплекс работ,
обеспечивающий функционирование каталога как информационно-поисковой
системы, включающей научно-методическое обеспечение работы,
индексирование, составление отсылочного аппарата к каталогу,
систематизацию, расстановку карточек в каталоге, ведение учетных
форм по каталогизации документов и использованию каталогов.
105. Индексирование проводится путем анализа содержания
каталожной карточки и отнесения ее к определенному структурному
подразделению по схеме классификации.
Дублирование осуществляется путем составления нескольких
экземпляров карточек, тождественных оригиналу, для включения в
различные разделы каталога. Дублирование проводится в тех случаях,
когда документ отражает две или несколько тем, предусмотренных
схемой классификации.
106. Составление отсылочного аппарата к каталогу
аудиовизуальных документов проводится для взаимосвязи каталогов.
107. При систематизации карточки с одинаковыми индексами
группируются и расставляются в соответствии со схемой классификации.
Группировка карточек внутри разделов проводится по хронологическому,
географическому и другим признакам.
Карточки в именном, авторском и исполнительском каталогах
систематизируются в алфавитном порядке фамилий, имен, отчеств
(инициалов). Карточки, содержащие сведения об одном лице,
систематизируются по хронологическому, алфавитному и другим
признакам или в логической последовательности.
Карточки в фильмовом и журнальном каталогах систематизируются
в хронологическом и алфавитном порядке названий фильмов,
спецвыпусков и киножурналов.
Усовершенствование каталога включает в себя совершенствование
схемы классификации, проверку содержания и оформления каталога,
проверку описаний (редактирование).
ГЛАВА 27
ПУТЕВОДИТЕЛИ ПО АУДИОВИЗУАЛЬНЫМ ДОКУМЕНТАМ
108. Путеводитель по аудиовизуальным документам архива
представляет собой архивный справочник, содержащий характеристики
или краткие сведения об аудиовизуальных документах в
систематизированном порядке и предназначенный для общего
ознакомления с составом и содержанием документов архива.
К путеводителю составляется справочный аппарат: титульный
лист, предисловие, указатели, приложения, оглавление, список
сокращений, библиография. В предисловии к путеводителю даются
сведения об истории создания архива, объеме, составе документов,
научно-справочном аппарате к ним, дается характеристика
комплектования и возможностей использования документов архива,
указываются задачи путеводителя, излагается его структура.
К путеводителю составляется предметный, именной,
географический и другие указатели. Указатели могут быть глухими
(содержащими понятие и их поисковые данные) и аннотированными
(содержащими кроме обозначения понятия и поисковых данных
пояснения). В качестве приложений к путеводителю могут быть даны
списки фильмов, спецвыпусков, киножурналов, фотоальбомов, хранящихся
в архиве, опубликованы фотодокументы и отдельные кадры
кинодокументов.
ГЛАВА 28
ТЕМАТИЧЕСКИЕ ОБЗОРЫ АУДИОВИЗУАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
109. Тематический обзор аудиовизуальных документов - архивный
справочник, содержащий систематизированные сведения о составе и
содержании аудиовизуальных документов по определенной теме.
Тематический обзор может быть архивным (внутриархивным) и
межархивным.
Объектом описания для тематического обзора по документам
архива являются документы, единицы учета, единицы хранения архива.
Тематический обзор отдельного вида аудиовизуальных документов
включает систематизированные сведения о составе и содержании части
документов.
Межархивный тематический обзор аудиовизуальных документов
включает систематизированные сведения о составе и содержании части
документов нескольких архивов по определенной теме.
110. Тематический обзор аудиовизуальных документов состоит из
совокупности аннотаций отдельных групп единиц учета, единиц хранения
и справочного аппарата.
В аннотациях излагается содержание группы единиц учета, единиц
хранения с элементами источниковедческого анализа, указываются
хронологические рамки, подлинность, поисковые данные.
В состав справочного аппарата тематического обзора
аудиовизуальных документов входят: титульный лист, оглавление,
предисловие, список сокращений, указатели, библиография по теме.
В основу построения тематического обзора могут быть положены
отраслевой (функциональный), тематический, хронологический и другие
признаки. При построении межархивного тематического обзора
информация в отдельных случаях может быть систематизирована по
местам хранения документов.
РАЗДЕЛ VIII
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ АУДИОВИЗУАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
ГЛАВА 29
ФОРМЫ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ АУДИОВИЗУАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
111. Основными формами использования аудиовизуальных
документов в архиве являются:
информационное обеспечение пользователей (государственных
органов, иных организаций и граждан) в соответствии с их запросами,
а также в инициативном порядке;
предоставление документов пользователям для исследований в
читальном зале;
организация выставок документов;
использование документов в средствах массовой информации;
проведение информационных мероприятий (экскурсий, встреч с
общественностью, презентаций, дней открытых дверей, лекций,
докладов, уроков для студентов и школьников, читательских
конференций, кинолекториев, просмотров кинодокументов, прослушивания
фонодокументов, выездных ретроспектив) с использованием архивных
документов;
выдача документов во временное пользование;
публикация документов в различных формах.
ГЛАВА 30
ВИДЫ ИНФОРМАЦИОННЫХ ДОКУМЕНТОВ И ЗАПРОСОВ
112. Информационными документами архива являются:
информационное письмо - письмо, составленное архивом по своей
инициативе или по запросу пользователя, содержащее краткое сообщение
об аудиовизуальных документах архива по определенной теме, проблеме;
копия аудиовизуального документа - документ, воспроизводящий
электрографическим, фотографическим или иным способом изображение
архивного документа с указанием его поисковых данных;
тематический перечень аудиовизуальных документов по форме
согласно приложению 83 - список названий кинодокументов, аннотаций
фотодокументов и заголовков фоновидеодокументов по определенной теме
с указанием их дат и поисковых данных, составленный по инициативе
архива или по запросу пользователя. Тематический перечень может быть
полным (если в его состав войдут все аудиовизуальные документы по
данной теме) или выборочным (если он включает документы, наиболее
интересные по содержанию, лучшие в композиционном отношении,
относящиеся к какому-либо одному периоду);
тематическая подборка копий аудиовизуальных документов -
систематизированный комплект копий документов или их частей
(сюжетов) по определенной теме (вопросу) с указанием поисковых
данных, составленный архивом по запросу пользователя или в
инициативном порядке. Тематическая подборка должна иметь титульный
лист, перечень документов и при необходимости историческую справку
по теме запроса.
113. Запросы, поступающие в архив, носят, как правило,
тематический характер.
Тематический запрос - запрос о предоставлении информации по
определенной проблеме, теме, событию или факту. Тематический запрос
может одновременно являться запросом на изготовление копий архивных
документов. В таких случаях архив согласовывает с заявителем (если
не указано в запросе) количество, объем, технические требования
желаемых копий архивных документов и проводит их копирование в
установленном порядке.
ГЛАВА 31
РАБОТА ЧИТАЛЬНОГО ЗАЛА АРХИВА
114. Для информационного обслуживания пользователей в архиве
действуют читальный зал, просмотровый зал, комната прослушивания
фонодокументов, располагающие техническим оборудованием, необходимым
для работы с аудиовизуальными документами.
115. Порядок работы пользователей с документами в читальном
зале архива, их права, обязанности и ответственность определяются
Правилами работы пользователей в читальных залах государственных
архивов Республики Беларусь, утвержденными приказом Государственного
комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 25
ноября 1999 г. № 52.
Архив обязан ознакомить пользователей с Правилами работы
пользователей в читальных залах государственных архивов Республики
Беларусь или документом, разработанным архивом на их основе.
116. На каждого пользователя в читальном зале заводится личное
дело, которое учитывается в журнале учета работы пользователей с
аудиовизуальными документами по форме согласно приложениям 84, 85.
Личные дела хранятся в читальном зале и через год после завершения
работы пользователей передаются на архивное хранение.
Для регистрации посещений пользователями читального зала
архива ведется журнал регистрации посещений пользователями
читального зала по форме согласно приложениям 86, 87.
117. Выявление документов в читальном зале проводится
пользователем с помощью научно-справочного аппарата архива:
каталогов (традиционных и электронных) и всех имеющихся к ним
указателей, монтажных листов, внутренних описей фотоальбомов,
тематических обзоров, перечней, путеводителей.
Отбор кинодокументов проводится пользователем путем просмотра
позитивных копий на звукомонтажном столе, в необходимых случаях - на
экране просмотрового кинозала архива.
Отбор фотодокументов проводится путем просмотра пользователем
контрольных фотоотпечатков на тематических карточках или в
электронном варианте каталогов.
Отбор фонодокументов проводится путем прослушивания
пользователем копий фонодокументов на проигрывателе или магнитофоне
в зависимости от вида носителей.
Отбор видеодокументов проводится пользователем путем просмотра
видеопленки на видеомагнитофоне.
Негативы кинофотодокументов и оригиналы фоновидеодокументов в
читальный зал не выдаются.
ГЛАВА 32
ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ АРХИВА ПО ПОДГОТОВКЕ ВЫСТАВОК АУДИОВИЗУАЛЬНЫХ
ДОКУМЕНТОВ
118. Работа по организации выставок аудиовизуальных документов
включает тематический план (концепцию), тематико-экспозиционный план
и смету расходов.
Тематический план (концепция) определяет структуру выставки,
состав и содержание ее разделов. Тематический план при необходимости
согласовывается с заинтересованными организациями, рассматривается
на заседаниях ЭМК архива и утверждается руководством архива.
На основании тематического плана проводится выявление и отбор
кинофотодокументов для экспонирования. Кинодокументы просматриваются
на звукомонтажном столе. При этом учитывается историческая
значимость и научная ценность документов, их изобразительные и
фотографические качества, композиционная выразительность. При отборе
кинофотодокументов следует отдавать предпочтение ранее не
использованным документам. С отобранных фотодокументов и отдельных
кадров кинодокументов изготавливаются контрольные отпечатки,
необходимые для составления тематико-экспозиционного плана.
Тематико-экспозиционный план включает контрольные отпечатки с
аннотированным перечнем с указанием их размеров и порядка размещения
на стендах в соответствии с разделами выставки. Он рассматривается и
утверждается на заседании ЭМК архива.
Контрольные отпечатки и аннотации размещаются в соответствии с
тематическим планом на стенде или макете для зрительного
представления будущей экспозиции. После этого контрольные отпечатки
нумеруются.
Перечень фотодокументов, которые решено включить в состав
выставки, должен быть составлен из аннотаций с указанием даты, места
и автора съемки.
Размеры экспонируемых фотокопий устанавливаются в зависимости
от характера выставки, ее объема, размера стендов, а также
композиции и технического качества отобранных документов.
При подготовке выставки, как правило, разрабатываются
дизайнерские и эскизные проекты. Дизайнерский проект представляет
собой план (графическое изображение) экспозиции, размещения стендов.
В эскизном проекте определяются конкретные формы художественного
оформления выставки.
Дизайнерский и экспозиционный проекты разрабатываются только
на основании тематико-экспозиционного плана фотовыставки.
Наряду с фотодокументами на выставке могут быть представлены
печатные издания, художественные произведения и музейные предметы.
Все отобранные для экспонирования документы и материалы
аннотируются. К иноязычным документам при необходимости дается
перевод или излагается их содержание.
В целях привлечения посетителей выставка может сопровождаться
рекламой. Для рекламы архив использует средства массовой информации,
распространяет рекламно-издательскую продукцию в установленном
законодательством порядке.
ГЛАВА 33
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ АУДИОВИЗУАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА В СРЕДСТВАХ МАССОВОЙ
ИНФОРМАЦИИ
119. Использование аудиовизуальных документов архива в
средствах массовой информации представляет собой подготовку
информационных материалов для периодической печати, радио- и
телевизионных передач, кинофильмов.
Для периодической печати архив готовит тематические, научные,
научно-популярные статьи, статьи о составе и содержании документов,
тематические газетные полосы, фотоподборки документов по
определенной тематике, сообщения об архивных находках.
Публикуемые фотодокументы, а также отдельные кинокадры в
фотографическом изображении снабжаются аннотациями с указанием даты,
места события, автора съемки, названия архива.
Радио- и телепередачи готовятся архивом совместно с радио- и
телестудиями. Работа по подготовке радио- и телепередач включает в
себя следующие основные этапы: выбор темы передачи, изучение
литературы по теме, выявление, изучение аудиовизуальных документов,
их отбор и копирование, подготовку сценарного плана и дикторского
текста передачи.
Объемы, сроки подготовки, тематика информационных материалов
для средств массовой информации согласовываются с редакциями газет,
журналов, радио- и телепрограмм.
120. Архив может в установленном порядке предоставлять кино-,
теле-, видеостудиям, информационным и рекламным агентствам,
редакциям газет и журналов, издательствам документы для подготовки
различного рода сценариев, создания художественных, художественно-
публицистических, документальных, научно-популярных и учебных
фильмов и программ, издания печатной продукции.
ГЛАВА 34
ПРОВЕДЕНИЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ МЕРОПРИЯТИЙ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ
АУДИОВИЗУАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
121. Информационные мероприятия с использованием архивных
документов, представляющих общественный интерес, проводятся архивом
на основании предварительной договоренности с заинтересованными
организациями. Подобные мероприятия сопровождаются выступлениями
работников архива, показом кинофильмов и видеофильмов, кинопрограмм,
тематических подборок фотодокументов, диапозитивов (слайдов),
фотоальбомов, прослушиванием фонодокументов, экскурсиями по архиву,
выставками документов.
122. Встречи с общественностью могут быть тематическими
(предполагающими выступления работников архива и других участников
на определенную тему с характеристикой документов) и
информационными. Участники таких встреч информируются о составе
документов и о новых поступлениях в архив.
123. Экскурсии в архив могут быть обзорными (о составе и
содержании документов, основных направлениях деятельности архива) и
тематическими (о документах по определенным темам). Экскурсия
проводится на основании плана проведения, в котором указывается тема
экскурсии (если экскурсия тематическая), ее содержание, порядок
проведения, ответственные за подготовку. При этом определяется
целесообразность составления просмотровой киновидеопрограммы,
программы прослушивания фонодокументов и ознакомления с
фотодокументами.
124. Презентации, дни открытых дверей проводятся для
популяризации работы архива, состава и содержания его документов. В
программу мероприятия включаются обзорные экскурсии, методические
консультации по актуальным вопросам работы архива.
125. Лекции, доклады, кинолектории, выездные ретроспективы с
использованием аудиовизуальных документов готовятся как по
инициативе архива, так и по запросам организаций.
В зависимости от темы лекции, доклада, кинолектория
аудиовизуальные документы могут служить иллюстрацией к текстовой
части проводимого мероприятия.
Кинопрограммы (кинопросмотры) готовятся архивом в целях
ретроспективного показа киновидеодокументов. Кинопрограмма
предназначается для одноразового показа или неоднократной
демонстрации киновидеодокументов архива. Тематика кинопрограммы,
состав и содержание киновидеодокументов, которые предполагается в
нее включить, определяются темой лекционного выступления, встречи с
общественностью и других мероприятий архива.
В программу могут быть включены отдельные части фильмов,
сюжеты киножурналов и отдельные киносюжеты. Запрещается изменять
порядок монтажа фильма, спецвыпуска или киножурнала, проводить
вырезки отдельных планов.
Программы прослушивания фонодокументов готовятся для
использования в архиве и в других учреждениях по тематическому
плану, в соответствии с которым проводится выявление фонодокументов,
их отбор, систематизация и расположение в пределах программы. При
подготовке программы используются копии фрагментов фонодокументов.
Прослушивание проводится работником архива, ответственным за
программу, и сопровождается вступительным словом и комментариями.
126. Читательские конференции организуются для пользователей в
целях информации о составе и содержании аудиовизуальных документов и
научно-справочного аппарата к ним, о новых поступлениях,
информационной деятельности архива, а также в целях улучшения
качества обслуживания пользователей в читальном зале. Во время этих
конференций изучаются потребности пользователей, их отзывы о работе
архива.
127. Уроки для студентов и школьников носят тематический
характер, проводятся в форме лекций, семинаров, факультативных
занятий с просмотром киновидеодокументов, прослушиванием
фонодокументов и ознакомлением с фотодокументами и организуются
архивом с учреждениями образования по согласованным планам на
договорной основе.
ГЛАВА 35
УЧЕТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ АУДИОВИЗУАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
128. Учету подлежат все формы использования аудиовизуальных
документов. Учет возлагается на отдел информации, публикации и
научного использования документов или другое структурное
подразделение, выполняющее его функции.
Архив ведет учет поступающих и исполненных тематических
запросов на карточке регистрации и учета исполнения запроса по форме
согласно приложению 88.
Архив ведет журнал регистрации пользователей и их личных дел
по форме согласно приложениям 89, 90; карточки учета пользователей и
тематики исследований по форме согласно приложению 91.
Заказы на копирование аудиовизуальных документов учитываются в
журнале учета заказов на копирование аудиовизуальных документов по
форме согласно приложениям 92, 93.
Учет подготовленных архивом выставок, встреч с
общественностью, экскурсий, презентаций, лекций, кинолекториев,
статей, тематических подборок, уроков для студентов и школьников,
печатных изданий, радио- и телепередач, кинопрограмм, инициативных
информаций ведется на карточке учета форм использования
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5 |
Стр.6
|
