Стр. 4
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5 |
Стр.6
Вариантные фотофонодокументы - два (или более) документа,
различающиеся деталями, не изменяющими смысла и содержания
документа.
При отборе дублетных, поглощенных и вариантных документов
необходимо обращать внимание на следующие общие моменты:
значение информации, повторяющейся в аудиовизуальных
документах;
степень полноты повторяемости информации в аудиовизуальных
документах;
периодичность создания аудиовизуальных документов;
физико-химическое и техническое состояние аудиовизуальных
документов.
Из дублетных аудиовизуальных документов отбираются на
государственное хранение документы, имеющие более высокое качество
изображения, записи, носителя, располагающие необходимым комплектом
(для кинофонодокументов).
Поглощенные кинофоновидеодокументы не рассматриваются
обособленно, так как киновидеокадры и фрагменты фонодокументов несут
благодаря монтажу различную смысловую нагрузку и не имеют
самостоятельного значения. Их следует анализировать прежде всего в
монтажной взаимосвязи со всем остальным материалом конкретного
документа.
Из вариантных фотофонодокументов на государственное хранение
принимаются документы, отличающиеся наиболее полным содержанием,
лучшими композиционными решениями и техническим состоянием.
76. Документы организаций - источников комплектования могут
поступать на хранение в архив в полном объеме или выборочно.
Полный прием документов - это поступление в архив всех ценных
документов от каждой конкретной организации - источника
комплектования архива;
выборочный прием подразделяется на групповой выборочный прием
и повидовой выборочный прием.
Групповой выборочный прием - это поступление в архив всех
ценных документов от отдельных организаций определенного вида
(группы).
Повидовой выборочный прием - это поступление в архив части
ценных документов из числа неповторяющихся в составе документов
других организаций от конкретной организации - источника
комплектования архива.
77. Определение формы приема документов от организаций -
источников комплектования осуществляется архивом, фиксируется в
списках № 1 и № 2.
Отбор аудиовизуальных документов на государственное хранение в
организациях осуществляется работниками кинофотофоновидеоархивов
организаций или лицами, ответственными за аудиовизуальные документы,
при методической помощи работников архива.
ГЛАВА 20
ОФОРМЛЕНИЕ РЕЗУЛЬТАТОВ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ АУДИОВИЗУАЛЬНЫХ
ДОКУМЕНТОВ И ПОРЯДОК УНИЧТОЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
78. Аудиовизуальные документы, отобранные на государственное
хранение, включаются в описи кинодокументов постоянного хранения,
описи фотодокументов постоянного хранения, описи фонодокументов
постоянного хранения, описи видеодокументов постоянного хранения.
Описи составляются в трех экземплярах, согласовываются
экспертной комиссией (далее - ЭК) и утверждаются руководителем
организации. После утверждения ЭМК архива два экземпляра описей
остаются в архиве, а один возвращается в организацию.
В соответствии с утвержденной описью организация обязана не
позднее установленных действующим законодательством сроков передать
в архив внесенные в нее документы.
При приеме аудиовизуальных документов в архив на этапе
проведения первичного контроля и экспертизы ценности осуществляется
проверка их технического состояния и наличия необходимой текстовой
сопроводительной документации, сверка с научно-справочным аппаратом
архива и в случае необходимости определение стоимости. При
обнаружении устранимых дефектов документы возвращаются передающей
организации для устранения дефектов.
79. Прием аудиовизуальных документов в архив оформляется актом
приема-передачи аудиовизуальных документов на государственное
хранение, который составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр
акта приема-передачи аудиовизуальных документов на государственное
хранение находится в архиве, второй - в организации, сдавшей
документы. Акт подписывается работниками архива и организации,
передающей аудиовизуальные документы, утверждается их руководителями
и заверяется печатями.
80. Документы, не подлежащие дальнейшему хранению, отбираются
к уничтожению. Отбор документов к уничтожению оформляется актом о
выделении документов к уничтожению, который рассматривается ЭК
организации, утверждается руководителем организации, после чего
направляется в архив для согласования.
81. Результаты проведения экспертизы ценности аудиовизуальных
документов рассматриваются на заседании ЭМК архива.
РАЗДЕЛ VI
ОРГАНИЗАЦИОННО-МЕТОДИЧЕСКОЕ РУКОВОДСТВО И КОНТРОЛЬ АРХИВА ЗА
ОРГАНИЗАЦИЕЙ ВЕДОМСТВЕННОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
ГЛАВА 21
ОРГАНИЗАЦИОННО-МЕТОДИЧЕСКОЕ РУКОВОДСТВО РАБОТОЙ ВЕДОМСТВЕННЫХ
АРХИВОВ
82. Архив оказывает методическую и практическую помощь
организациям в подготовке и внедрении нормативных правовых актов и
методических документов по работе кинофотофоновидеотек организаций.
Архив проводит консультации, совещания и семинары по внедрению
технических нормативных правовых актов, нормативных правовых актов и
методических документов, по обмену опытом и другим вопросам
деятельности кинофотофоновидеотек организаций.
83. Архив осуществляет контроль за организацией работы с
документами в кинофотофоновидеотеках организаций - источников
комплектования в ходе проведения комплексных, тематических и
контрольных проверок.
Комплексная проверка предполагает анализ основных направлений
деятельности (обеспечение сохранности, учет, создание научно-
справочного аппарата, организация использования документов и
подготовка к передаче на государственное хранение) организации по
работе с аудиовизуальными документами и проводится не реже одного
раза в пять лет.
Перед проверкой на основании изучения наблюдательных дел или
баз данных, хранящихся в архиве, а также нормативных правовых актов,
которыми руководствуются в своей работе организации, определяются
сроки проведения проверки и ее задачи, которые доводятся до сведения
руководства организации.
При проверке необходимо обращать внимание на порядок приема
документов кинофотофоновидеотекой организации или лицом,
ответственным за работу с аудиовизуальными документами, на условия
хранения документов и их соответствие нормативам, техническое
состояние аудиовизуальных документов, наличие средств хранения и
обеспечения длительной сохранности аудиовизуальных документов
(стеллажей, сейфов, шкафов), оборудование хранилищ (установки
искусственного климата, средства пожарно-охранной сигнализации и
пожаротушения), на порядок учета и описания аудиовизуальных
документов, состояние и перспективы развития научно-справочного
аппарата. В ходе проверки выясняется порядок организации
использования документов (наличие читального зала, комнат
прослушивания, аппаратуры); соблюдение порядка выдачи
аудиовизуальных документов пользователям; анализируется состояние
работы по отбору аудиовизуальных документов на государственное
хранение; определяется полнота комплектов аудиовизуальных
документов; проверяется правильность оформления описей и актов о
выделении к уничтожению аудиовизуальных документов, не подлежащих
хранению; выявляются случаи утраты документов, факты их незаконного
уничтожения.
Результаты проверки доводятся до сведения руководства архива,
осуществляющего контроль за деятельностью кинофотофоновидеотек
организаций и руководства организации.
Итоговым документом проверки является справка, акт или
предписание, которые составляются в двух экземплярах и подписываются
их составителем. Результаты проверки доводятся до сведения
руководителя организации. Первый экземпляр остается в архиве, второй
направляется руководству организации.
Тематическая проверка проводится по отдельным направлениям
деятельности архива организации по мере надобности, но не чаще
одного раза в год.
Контрольная проверка проводится в целях контроля выполнения
замечаний и предложений, высказанных в ходе комплексной или
тематической проверки, по мере необходимости.
Проверки организаций, в деятельности которых образуются
аудиовизуальные документы, входящие в состав НАФ, осуществляются в
соответствии с законодательными актами Государственной инспекции
архивов и делопроизводства Республики Беларусь (далее -
Госархивнадзор).
84. Сведения о ликвидации организации и исключении ее из
списков № 1 или № 2 вносятся в картотеку ликвидированных
организаций, которую ведет архив, осуществляющий прием документов на
постоянное хранение.
85. Архив может оказывать организациям платные услуги по
отбору и подготовке документов к передаче на постоянное хранение,
разработке нормативных правовых актов и методических документов по
вопросам архивного дела, консультированию работников
кинофотофоновидеотек.
ГЛАВА 22
КОНТРОЛЬ ЗА ОБЕСПЕЧЕНИЕМ СОХРАННОСТИ АУДИОВИЗУАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ И
ОТБОРОМ ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ ПЕРЕДАЧЕ НА ПОСТОЯННОЕ ХРАНЕНИЕ
86. В целях осуществления контроля за обеспечением сохранности
аудиовизуальных документов и отбором аудиовизуальных документов,
подлежащих передаче на постоянное хранение, архив:
участвует в подготовке нормативных правовых актов и
методических документов по организации работы кинофотофоновидеотек
организаций, обеспечению сохранности документов, их отбору на
постоянное хранение, предложений по совершенствованию работы
кинофотофоновидеотек организаций;
рассматривает и согласовывает положения о
кинофотофоновидеотеках организаций и их ЭК;
оказывает методическую и практическую помощь в подготовке и
передаче аудиовизуальных документов на постоянное хранение;
разрабатывает и организует внедрение методических пособий по
вопросам работы кинофотофоновидеотек организаций;
контролирует совместимость и преемственность создаваемого
кинофотофоновидеотеками организаций научно-справочного аппарата к
документам НАФ, в том числе совместимость программного обеспечения
баз данных.
87. В работе с ЭК организаций архив:
оказывает помощь в разработке положений об ЭК;
участвует в работе ЭК организаций - источников комплектования
и возможных источников комплектования;
заслушивает отчеты председателей ЭК организаций - источников
комплектования об отборе документов на постоянное хранение,
проведении экспертизы ценности аудиовизуальных документов,
обеспечении их сохранности и по другим вопросам.
88. Архив ведет учет документов, хранящихся в
кинофотофоновидеотеках организаций - источников комплектования, по
паспорту кинофотофоновидеотеки организации по форме согласно
приложению 74 по состоянию на 1 декабря отчетного года,
представляемому в архив к 10 декабря отчетного года.
Паспортизация кинофотофоновидеотек организаций проводится один
раз в четыре года и предусматривает рассылку бланков паспортов
кинофотофоновидеотек организаций в двух экземплярах, оказание
практической помощи в составлении паспортов, проверку правильности
заполнения, обобщение и анализ результатов паспортизации.
89. Архив совместно с органами Государственной архивной службы
Республики Беларусь в областях и г. Минске, другими организациями
или самостоятельно проводит совещания (семинары) по повышению
квалификации работников кинофотофоновидеотек организаций,
председателей и членов ЭК.
90. Архив взаимодействует с негосударственными организациями
на основании договора. В этом случае организация включается в список
№ 1 организаций - источников комплектования архива.
Договор с негосударственной организацией может заключаться на
комплексное выполнение работ и услуг по научно-технической
обработке, учету и описанию аудиовизуальных документов в
соответствии с законодательными актами Республики Беларусь.
ГЛАВА 23
УЧЕТ РАБОТЫ С ОРГАНИЗАЦИЯМИ
91. В архиве ведется картотека учета работы с организациями.
На каждую организацию списков № 1 организаций - источников
комплектования и № 2 организаций - возможных источников
комплектования заполняется карточка учета работы государственного
архива с организацией по форме согласно приложению 75 и ведется
наблюдательное дело. По мере необходимости в карточку вносятся
изменения и дополнения. Карточки и наблюдательные дела имеют единую
индексацию согласно спискам № 1 и № 2. Новые организации - источники
комплектования и организации - возможные источники комплектования
включаются в карточку организации по форме согласно приложению 76
под литерным номером. Перенумерация карточек и наблюдательных дел
осуществляется один раз в пять лет после пересоставления списков № 1
и № 2.
При ликвидации организации или исключении ее из списка
организаций - источников комплектования либо организаций - возможных
источников комплектования карточка из картотеки действующих
организаций перемещается в картотеку ликвидированных организаций.
При этом на карточке указываются причина, дата и номер протокола
заседания ЭМК архива, на котором было принято решение об исключении
организации из списка № 1 или списка № 2, распорядительный документ,
который послужил основанием для исключения организации из списков, а
также местонахождение документов организации.
В наблюдательное дело организации - источника комплектования и
организации - возможного источника комплектования архива включаются
документы, образующиеся в результате взаимодействия данной
организации и архива: положение о кинофотофоновидеотеке организации,
положение об ЭК организации, контрольные экземпляры описей
документов, отобранных на государственное хранение, акты о выделении
документов к уничтожению, материалы о проведении проверок, копии
приказов и устава (положения) организации.
92. Периодически проводится экспертиза ценности документов в
наблюдательном деле и выделение к уничтожению документов, утративших
практическое значение.
РАЗДЕЛ VII
НАУЧНО-СПРАВОЧНЫЙ АППАРАТ К АУДИОВИЗУАЛЬНЫМ ДОКУМЕНТАМ
ГЛАВА 24
СИСТЕМА НАУЧНО-СПРАВОЧНОГО АППАРАТА
93. Система научно-справочного аппарата (СНСА) к
аудиовизуальным документам - это комплекс взаимосвязанных и
взаимодополняемых архивных справочников, баз данных о составе и
содержании документов, создаваемых на единой научно-методической
основе для поиска документов и документной информации в целях их
эффективного использования.
Основными элементами СНСА являются описи аудиовизуальных
документов постоянного хранения, книги учета и описания
аудиовизуальных документов, монтажные листы, внутренние описи,
путеводители, каталоги, базы данных, выполняющие функции этих
справочников. Дополнительными элементами СНСА являются указатели,
обзоры документов.
Описи аудиовизуальных документов постоянного хранения, книги
учета и описания создаются в процессе описания каждой единицы
хранения (единицы учета) аудиовизуальных документов.
Для повышения информационно-поискового уровня книг учета и
описания аудиовизуальных документов проводится их
усовершенствование. В задачи усовершенствования входят проверка
правильности описания, систематизации единиц учета и единиц
хранения, устранение обнаруженных ошибок и неточностей, уточнение
справочных данных, внесение дополнений в описательную статью книги
учета и описания аудиовизуальных документов, литературная правка
текста.
94. При создании и развитии СНСА применяется
дифференцированный подход, который заключается в выборе
целесообразного состава архивных справочников и баз данных,
определенной методики составления и усовершенствования описаний,
состава и наполнения справочного аппарата к справочникам,
установлении очередности работ с видами документов в зависимости от
их информационной значимости, состава и состояния имеющегося научно-
справочного аппарата к ним, практических потребностей.
Для определения путей совершенствования СНСА ведется анализ и
учет состояния всех имеющихся элементов СНСА как в традиционном виде
(книга, картотека), так и в автоматизированном.
95. Режиссерские и операторские монтажные листы, монтажные
листы киновидеодокументов, внутренние описи кино- и телесюжетов
создаются в процессе описания планов или монтажных кадров
киновидеодокументов. Внутренние описи фотоальбомов создаются в
процессе описания фотоотпечатков, входящих в состав фотоальбомов.
96. Описание кинодокументов в монтажных листах и внутренних
описях кино- и телесюжетов проводится по позитиву. В случае
расхождения в метраже между элементами комплекта кинодокумента
описание также проводится по позитиву. В исключительных случаях
допускается проведение описания и расшифровка кинодокумента по
негативу.
Описанию кинодокументов предшествует их стартовка. Стартовка -
это нумерация каждого плана негатива изображения или заменяющей его
копии внутри отдельной единицы хранения, закрепляющая порядок
расположения планов в фильмах, спецвыпусках, киножурналах, отдельных
кино- и телесюжетах и кинодокументах, не вошедших в фильм,
спецвыпуск, киножурнал.
Стартовка кинодокументов проставляется арабскими цифрами по
порядку расположения планов. Цифры ставятся в межкадровом
пространстве после третьего кадра от начала плана.
План (или монтажный кадр) - составная часть кинодокумента,
представляющая собой непрерывно снятое изображение отдельного
момента события или явления. В зависимости от величины видимого
изображения планы могут быть общими, средними или крупными. Каждый
план негатива при монтаже кинодокумента соединяется с другим планом
при помощи склейки. В отдельных случаях планы разделяются между
собой световой просечкой.
При поступлении кинодокументов в архив проверяется
правильность стартовки всех элементов комплекта. При обнаружении
ошибок или неточностей старые номера зачеркиваются и кинодокумент
стартуется вновь. Обнаруженным непростартованным планам
присваивается номер предыдущего плана с прибавлением литерного
обозначения «а», «б»…
Монтажные листы представляют собой покадровое описание
законченного кинопроизведения (фильма, спецвыпуска, киножурнала),
внутренние описи кино- и телесюжетов - покадровое описание
кинодокументов, не использованных в фильме, спецвыпуске,
киножурнале, а также отдельных телесюжетов.
Редактирование ранее составленных монтажных листов и
внутренних описей кино- и телесюжетов проводят в тех случаях, когда
они не отвечают требованиям обеспечения сохранности кинодокументов и
задачам их эффективного поиска.
Поступившие на государственное хранение в архив студийные
монтажные листы и аннотации могут быть включены в состав научно-
справочного аппарата только после их редактирования.
Монтажный лист кинодокумента составляется в соответствии с
первоначальным монтажом всех элементов комплекта кинодокумента.
Монтажный лист кинодокумента состоит из следующих элементов:
заглавных надписей, разрешительного удостоверения, описательных
статей и итоговой записи.
В итоговой записи монтажного листа кинодокумента указываются
метраж кинодокумента по каждому элементу комплекта в отдельности,
дата составления или редактирования, занимаемая должность, фамилия и
инициалы составителя монтажного листа.
97. Внутренняя опись фотоальбома помещается в начале
фотоальбома. Листы внутренней описи фотоальбома нумеруются отдельно,
их количество обозначается в итоговой записи к фотоальбому.
98. Составление монтажных листов видеодокументов
осуществляется по аналогии с составлением монтажных листов
кинодокументов. Описание видеодокументов проводится при просмотре
рабочей копии документа на воспроизводящей технике, соответствующей
типу записи, позволяющей определить продолжительность записи в
секундах.
Если в состав единицы хранения видеодокумента входит несколько
единиц учета, описание каждой из них проводится последовательно.
ГЛАВА 25
ПОНЯТИЕ, УРОВНИ И ЭЛЕМЕНТЫ ОПИСАНИЯ АУДИОВИЗУАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
99. Под описанием аудиовизуальных документов понимается:
процесс создания вторичной документной информации путем
аналитико-синтетической переработки первичной информации,
содержащейся в аудиовизуальных документах, и извлечения необходимых
сведений из учетных и других документов архива с целью создания
информации о документах для дальнейшего поиска и многоаспектного
использования;
собственно вторичная документная информация о составе и
содержании документов, справочные данные, а также сведения об их
техническом и физико-химическом состоянии, условиях доступа.
Описание аудиовизуальных документов проводится на уровне:
вида документов;
единицы учета;
единицы хранения.
При необходимости могут вводиться дополнительные объекты
описания: группа вида документов, книга учета описания, комплект,
группа документов, часть документа.
Элементы описания составляют следующие группы: информация по
идентификации, информация по истории образования и хранения,
информация о составе и содержании, информация об условиях доступа и
использования, дополнительная информация.
Информация по идентификации включает следующие элементы:
наименование (вид документа, источник комплектования, заголовок
единицы учета, единицы хранения); справочные данные, состоящие из
поисковых данных (архивный номер), объема единицы описания, даты
создания документа; вид носителя информации.
Информация по истории образования и хранения содержит сведения
об источнике комплектования и дате приема документов в архив.
Информация о составе и содержании включает сведения о составе
и содержании документов на уровне единицы учета, единицы хранения.
Информация об условиях доступа и использования состоит из
следующих элементов: условия доступа (конфиденциальность,
секретность, порядок пользования, авторские права); условия
репродуцирования и использования; язык документов; физические
характеристики, влияющие на возможность использования; наличие фонда
пользования; научно-справочный аппарат к единице описания, порядок
доступа и пользования им; подлинность (копийность), степень
сохранности, способ воспроизведения, внешние и другие особенности.
В дополнительную информацию входят следующие элементы:
местонахождение оригиналов; наличие и местонахождение копий
документов, тематически или по происхождению связанных с данной
единицей описания.
Описание аудиовизуальных документов на уровне единицы учета,
единицы хранения включает: название вида документа, источник
комплектования, заголовок, справочные данные, вид носителя
информации, информацию об условиях доступа и использования.
Заголовок может дополняться аннотацией отдельных документов или
группы документов.
100. Заголовок киновидеодокумента включает авторское название
фильма, спецвыпуска, киножурнала или название события, отраженного в
кино- или телесюжете, и дату производства или дату съемки.
Пример:
«Беларусь была его судьбой», кинофильм.1998 г.
«Фрегат Мельпомены», видеофильм.1995 г.
При аннотировании киновидеодокументов дается краткое
содержание отдельных документов, отражающих наиболее значимые
события или их эпизоды.
Пример:
О жизненном пути Первого секретаря ЦК КПБ, Героя Советского
Союза, Героя Социалистического Труда П.М.Машерова.
О юбилее Национального академического театра им. Я.Купалы.
Заголовок фонодокумента включает название отраженного в
фонодокументе события, место и дату события, название, жанр
фонодокумента.
Пример:
«Вечно в памяти народной», воспоминания большевиков.
Радиопередача.
«Генеральная репетиция (из цикла «Великий образ»)».
Радиокомпозиция, посвященная деятельности В.И.Ленина в 1905 г.
При отсутствии названия фонодокумента указывается основное
содержание теле- или радиопередачи, выступления, беседы.
Пример:
Рассказ председателя правления Союза композиторов БССР,
народного артиста БССР Г.Р.Ширмы о белорусской симфонической музыке
60-х гг. ХХ века.
Заголовок фонодокумента, содержащего запись произведения
литературы и искусства, включает название художественного
произведения и его жанр, первую строку текста, которая заключается в
кавычки, если фонодокументом является не имеющее авторского названия
и не опубликованное ранее в печати произведение; инициалы и фамилии
авторов или исполнителей обработки, переложения текста, перевода
произведения, язык документа.
Пример:
«Травушка, муравушка, зеленый лужок…», русская народная песня.
В целях унификации описания однородных фонодокументов
применяются типовые заголовки.
Пример:
Воспоминания сотрудника проектного института «Белпромпроект»,
бывшего летчика-штурмовика, Героя Советского Союза П.Г.Колесникова о
праздновании Дня Победы.
«Л.Берещенко. «Один из многих». Радиоочерк о партизане
П.Е.Песоцком.
«Б.Бурьян. «Любімы пісьменнік». Радиокомпозиция к 70-летию
народного писателя Белоруссии М.Лынькова».
«Золушка». Музыкальная радиоинсценировка по одноименному балету
С.Прокофьева и сказке Ш.Перро.
Аннотация фонодокумента представляет собой краткое изложение
сведений о выступающих или исполнителях, а также о содержании
выступлений, если оно не отражено в заголовке.
Пример:
Воспоминания Героя Советского Союза, генерал-лейтенанта
М.Ф.Панова, бывшего командира Первого гвардейского Донского
танкового корпуса, об освобождении Белоруссии от немецко-фашистских
захватчиков.
Интервью белорусского корреспондента И.Мильто с дирижером и
художественным руководителем Большого симфонического оркестра
Всесоюзного радио и телевидения Г.Рождественским о поездках за
границу и проблемах эстетического воспитания.
В аннотации фонодокумента указываются: тип голоса исполнителя
вокального произведения; название музыкального инструмента (если
произведение исполняется одним солистом); название музыкального
коллектива (если произведение исполняется несколькими музыкантами);
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5 |
Стр.6
|
