Стр. 4
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5 |
Стр.6
предусматривающий расположение документов в логической
последовательности решения вопроса: первым помещается инициативный
документ (документ-запрос), за ним - документ-ответ. В делах
постоянного хранения документ формируется в прямом хронологическом
порядке (с января по декабрь).
83. Распорядительные документы (приказы, постановления,
распоряжения) группируются в дела по видам и хронологии вместе с
относящимися к ним приложениями.
Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными
документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с
указанными документами.
84. Приказы по основной деятельности и приказы по личному
составу группируются и формируются в дела раздельно. Приказы по
личному составу, в свою очередь, делятся на две группы:
приказы о приеме, переводе, увольнении, заграничных
командировках;
приказы о предоставлении отпусков, о поощрениях, премировании,
назначении дежурных, взысканиях, командировках.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по
номерам.
Документы в личных делах располагаются в следующей
последовательности: внутренняя опись документов, имеющихся в деле;
заявление о приеме на работу; направление или представление, анкета,
листок по учету кадров; автобиография; документы об образовании;
выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении;
дополнение к личному листку по учету кадров, справки и другие
документы, имеющие отношение к делу (кроме справок о
местожительстве, медицинских справок о состоянии здоровья, других
документов второстепенного значения, которые группируются отдельно
от личных дел и хранятся временно). Копии приказов о наложении
взысканий, поощрениях, изменениях фамилий в личное дело не
подшиваются в связи с внесением этих записей в дополнение к личному
листку по учету кадров.
85. Каждое заявление (жалоба) и документы по его рассмотрению
составляют в деле самостоятельную группу. В случае поступления
повторного заявления оно подшивается в данную группу документов.
Документы располагаются в хронологическом порядке.
Переписка группируется в дела за период календарного года в
порядке разрешения вопросов в хронологической последовательности:
документ-ответ помещается за документом-запросом.
Глава 13. Экспертиза ценности документов
86. В Минстате для проведения экспертизы ценности документов,
осуществления контроля и оказания помощи в проведении экспертизы
ценности документов в структурных подразделениях создается постоянно
действующая центральная экспертная комиссия (далее - ЦЭК). Для
проведения экспертизы ценности документов в подведомственных
организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии.
ЦЭК (ЭК) назначается приказом руководителя в составе не менее
3-5 человек под председательством одного из руководящих работников
организации. ЦЭК (ЭК) работает на основе положения, утверждаемого
Министром по согласованию с Государственным комитетом по архивам и
делопроизводству Республики Беларусь.
ЦЭК (ЭК) осуществляет следующие функции:
рассматривает проекты номенклатур дел;
проводит ежегодный отбор документов на хранение и уничтожение;
рассматривает описи дел постоянного хранения и по личному
составу и выносит решение о представлении их на согласование ЭПК или
ЭМК государственного архивного учреждения;
рассматривает акты о выделении к уничтожению документов, не
подлежащих дальнейшему хранению;
рассматривает предложения об изменении сроков хранения
отдельных категорий документов, установленных действующими
перечнями, и выносит решения о представлении этих предложений на
рассмотрение ЭПК государственного архивного учреждения;
участвует в подготовке методических пособий по
делопроизводству, проектов перечней документов, примерных
номенклатур дел;
осуществляет методическое руководство и контроль за
деятельностью подведомственных организаций.
ЦЭК (ЭК) является совещательным органом. Ее решения
утверждаются руководителем организации. Заседания комиссии
проводятся не реже двух раз в год и оформляются протоколами.
87. Непосредственный отбор документов на постоянное и временное
хранение и выделение к уничтожению производится сотрудниками
структурных подразделений организаций. Методическую помощь и
контроль осуществляет работник архива организации.
88. Экспертиза ценности документов проводится на основе
номенклатур дел и перечней (типового, ведомственных) документов с
указанием сроков хранения путем полистного просмотра дел.
По результатам экспертизы ценности документов составляются
описи документов постоянного и временного хранения и акты о
выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
Глава 14. Оформление дел
89. Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении
календарного (делопроизводительного) года. Оформление дел включает
комплекс работ по технической обработке и проводится сотрудниками
соответствующих структурных подразделений при методической помощи и
под контролем ведомственного архива.
90. В зависимости от сроков хранения проводится полное или
частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше
10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела
предусматривает: подшивку или переплет дел; нумерацию листов в деле;
составление заверительной надписи дела, составление (в необходимых
случаях) внутренней описи документов дела, внесение необходимых
уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение наименования
организации, индекса и заголовка дела, даты дела).
91. Документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
следует подшивать (переплетать) в дела с твердой обложкой. Листы в
деле нумеруются черным графическим карандашом или нумератором.
Каждый том дела нумеруется самостоятельно. В конце дела (тома) на
отдельном листе делается заверительная надпись согласно приложению
10, в которой цифрами и прописью указывается количество
пронумерованных листов, отражаются исправления в нумерации,
оговариваются особенности физического состояния документов и
проставляются подпись лица, ответственного за делопроизводство, с
указанием должности, а также дата.
92. На дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения,
учет которых вызывается спецификой документации (особо ценные дела,
сформированные по разновидностям документов, заголовки которых не
раскрывают конкретное содержание документов), составляется
внутренняя опись документов, находящихся в деле, согласно приложению
11. Внутренняя опись помещается в начале дела и подписывается
составителем описи. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от
листов документов, их количество указывается в заверительной надписи
после общего количества листов дела (со знаком плюс).
Например: в настоящем деле 150 листов + 10 листов внутренней
описи.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат
частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях,
не проводить пересистематизацию в деле, листы дела не нумеровать,
заверительные надписи и внутренние описи документов не составлять.
93. Обложки дел постоянного и временного (свыше 10 лет)
хранения оформляются по установленной форме согласно приложению 12.
Обязательными реквизитами обложки являются: наименование
вышестоящей организации, организации структурного подразделения,
индекс дела по номенклатуре дел и номер тома, заголовок дела, срок
хранения, дата (год) или крайние даты начала и окончания дела для
определенных категорий документов (постановлений, приказов,
протоколов, переписки), количество листов, номер фонда, описи и дела
по описи.
В начале года реквизиты обложки оформляются в соответствии с
номенклатурой дел. По окончании делопроизводственного года надписи
на обложках подлежат уточнению:
если в период формирования дела название организации или
структурного подразделения изменялось, на обложке указывается его
последнее наименование;
в заголовки дел с распорядительными документами, протоколами
вносятся их номера, а также указывается их подлинность;
на обложке дела с перепиской проставляются крайние даты
документов;
если в деле имеются документы-приложения за более ранний
период, чем год образования дела, то на обложке под датой делается
пометка: "Имеются документы за ... годы";
из заверительной надписи на обложку дела выносится количество
листов в деле;
при внесении дела в опись на обложке дела проставляются номера
фонда, описи и дела по описи.
Надписи на обложках постоянного и временного (свыше 10 лет)
хранения делаются четко, светостойкими чернилами или тушью.
Глава 15. Составление описей дел
94. Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой
систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для
раскрытия состава и содержания дел.
На завершенные дела постоянного, временного хранения и по
личному составу, прошедшие экспертизу ценности, ежегодно
составляются описи.
Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения
согласно приложению 13; на дела по личному составу - согласно
приложению 14; дела временного (свыше 10 лет) хранения - согласно
приложению 15; дела временного хранения (до 10 лет включительно) -
согласно приложению 16.
В структурных подразделениях описи дел составляются ежегодно
под непосредственным руководством ведомственного архива. По этим
описям дела сдаются в ведомственный архив.
Описи дел структурных подразделений составляются в двух
экземплярах. При передаче дел в ведомственный архив на обоих
экземплярах описи указываются дата и количество принятых дел. Описи
подписываются заведующим (сотрудником) ведомственным архивом и
сотрудником структурного подразделения, передающим дела. Один
экземпляр описи возвращается в структурное подразделение, второй -
остается в архиве.
На основе описей дел постоянного хранения структурных
подразделений в архиве составляются годовые разделы сводных описей
всей организации согласно приложению 17.
95. Сводная опись дела постоянного хранения, составленная в
четырех экземплярах, согласовывается экспертной комиссией
организации и утверждается экспертно-проверочной комиссией
государственного архивного учреждения. После этого сводная опись дел
постоянного хранения передается на утверждение руководителю
организации. Законченная опись дел постоянного хранения должна иметь
титульный лист согласно приложению 18, оглавление, список
сокращенных слов, предисловие, указатель.
Сводная опись дел временного (свыше 10 лет) хранения
составляется в двух экземплярах, согласовывается экспертной
комиссией организации и ЦЭК (ЭК) вышестоящей организации (для
организаций, не передающих документы на государственное хранение) и
утверждается руководителем организации.
Сводная опись дел по личному составу организации, не передающей
документы на государственное хранение, составляется в двух
экземплярах, согласовывается экспертной комиссией организации и ЦЭК
(ЭК) вышестоящей организации и утверждается руководителем
организации.
96. При составлении описи дел соблюдаются следующие
требования:
заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой
систематизации на основе номенклатуры дел;
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым
номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый
том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);
порядок нумерации дел в описи - валовой за несколько лет;
порядок присвоения номеров описям структурных подразделений
устанавливается по согласованию с ведомственным архивом;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми
сведениями, которые вынесены на обложку дела;
при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками
пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные
дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах
вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок
воспроизводится полностью);
для дел, содержащих документы за несколько лет, в конце описи
каждого следующего года, за который имеются документы в данном деле,
делаются ссылки на номера дел, содержащих материалы за данный год
(после интервала за последней описательной статьей каждого
последующего года);
графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел,
особенностях их физического состояния, о передаче дел другим
структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии
копий.
Глава 16. Оперативное хранение документов
97. С момента заведения и до передачи в ведомственный архив
документы хранятся в структурных подразделениях.
Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие
за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов
и дел.
98. В целях повышения оперативности поиска документов дела
располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел
или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.
Машинограммы формируются в дела и хранятся на общих
основаниях.
99. Выдача документов и дел другим подразделениям или сторонним
организациям производится с разрешения руководителя. На место
изъятого из дела документа следует помещать листок-заместитель
согласно приложению 19, по которому контролируется возврат
документа. На выданное дело заводится карта - заместитель дела
согласно приложению 20. Сторонним организациям дела выдаются по
актам.
Изъятие и выдача документов из дел постоянного хранения
допускаются в исключительных случаях с разрешения соответствующего
руководителя с обязательным включением в дело заверенной копии
изъятого документа и акта о причинах выдачи подлинника.
Глава 17. Передача дел в ведомственный архив и на
государственное хранение
100. Документы организаций до передачи на государственное
хранение находятся на хранении в архивах этих организаций для
использования в служебных и других целях, а также обеспечения прав и
законных интересов граждан.
101. Для хранения этих документов и работы с ними создаются
ведомственные архивы.
В своей практической деятельности ведомственный архив
руководствуется законодательством Республики Беларусь,
нормативно-методическими документами Государственного комитета по
архивам и делопроизводству Республики Беларусь, положением о
ведомственном архиве организации.
В ведомственный архив передаются дела постоянного, временного
хранения и по личному составу. Их передача производится только по
описям. Описи дел составляются лицами, ответственными за
делопроизводство в структурных подразделениях, при методической
помощи сотрудника ведомственного архива.
Завершенные в делопроизводстве дела постоянного и временного
хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях
для справочной работы, а затем передаются в ведомственный архив.
102. Отбор дел к уничтожению и составлению на них акта согласно
приложению 21 производится после проведения экспертизы ценности
документов на дела с истекшими сроками хранения и подготовки описей
дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения за этот же
период.
Непосредственный отбор документов к уничтожению в структурных
подразделениях осуществляют ответственные за делопроизводство лица.
Проверку правильности произведенного отбора осуществляет экспертная
комиссия. Ответственность за организацию уничтожения документов
несут управление делами (общий отдел, канцелярия) и архив.
Акт на уничтожение дел после рассмотрения его на заседании ЦЭК
(ЭК) подписывается лицом, проводившим экспертизу ценности
документов, и председателем ЦЭК, а затем утверждается руководителем
организации. После согласования ЦЭК (ЭК) организации и ЭМК
Национального архива Республики Беларусь (или ЭПК областных архивов)
описей дел постоянного хранения организация имеет право уничтожать
дела, включенные в данный акт.
На документы с отметкой ЭПК составляется отдельный акт, который
представляется вместе с описями дел на согласование ЭМК
Национального архива Республики Беларусь и после этого утверждается
руководителем организации.
Подлежащие уничтожению документы после утверждения акта сдаются
на переработку.
103. Сдача документов на переработку оформляется
приемо-сдаточной накладной. Дата сдачи и номер накладной указываются
в акте, который подшивается в соответствующее дело только после
внесения изменений в учетные документы архива.
104. Передача дел в ведомственный архив осуществляется по
графику, составленному ведомственным архивом, согласованному с
руководителями структурных подразделений и утвержденному
руководителем службы документационного обеспечения управления.
При передаче документов на государственное хранение передаются
два экземпляра описи, помимо контрольного экземпляра, передаваемого
в государственный архив после утверждения описи
экспертно-проверочной (или экспертно-методической) комиссией.
105. Прием документов на государственное хранение оформляется
актом приема-передачи, составляемым в двух экземплярах.
Передача дел осуществляется по описям, особо ценные дела
передаются с проверкой количества листов в них. На всех экземплярах
описи делаются отметки о приеме документов в государственный архив.
Четвертый экземпляр описи вместе с экземпляром акта приема-передачи
остается в организации.
При первой передаче на государственное хранение описи дел
постоянного хранения к ней прилагается историческая справка об
организации, в которой излагаются история
организации-фондообразователя (первая часть) и история фонда (вторая
часть).
При последующем утверждении экспертно-проверочной комиссией
архивного учреждения годовых разделов описи дел составляется
дополнение к исторической справке о произошедших изменениях в
названии, функциях, структуре, подчиненности организации и составе
переданных на государственное хранение документов.
Приложение 1
к Инструкции по делопроизводству
в органах государственной статистики
Республики Беларусь
Примерный перечень документов, подлежащих утверждению
1. Акты (проверок и ревизий; списания; передачи дел; ликвидации
учреждений)
2. Задания (на проектирование объектов, капитальное строительство;
на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских
работ; технические)
3. Заявки на оборудование, изобретения
4. Инструкции (правила) (должностные; по делопроизводству; технике
безопасности; внутреннего трудового распорядка)
5. Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии;
технологического проектирования; численности работников)
6. Отчеты (о производственной деятельности, командировках,
научно-исследовательских работах)
7. Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем;
типовых документальных материалов, образующихся в деятельности
организации, с указанием сроков хранения материалов)
8. Планы работы коллегий
9. Положения (уставы) (о структурном подразделении; подведомственных
организациях; премировании)
10. Программы (проведения работ и мероприятий; командировок)
11. Сметы (расходов на содержание аппарата управления; на
капитальное строительство)
12. Стандарты
13. Структура и штатная численность
14. Штатные расписания и изменения к ним
Приложение 2
к Инструкции по делопроизводству
в органах государственной статистики
Республики Беларусь
Форма регистрационного штампа
-----------------------------¬
¦ (наименование организации) ¦
+----------------------------+
¦ (дата) ¦16 мм
+----------------------------+
¦ (индекс) ¦
L-----------------------------
41,6 мм
Приложение 3
к Инструкции по делопроизводству
в органах государственной статистики
Республики Беларусь
Перечень типовых сроков исполнения документов
1. Постановления, распоряжения, приказы, инструкции вышестоящих
органов - согласно указанному в них сроку
2. Письма учреждений, организаций, предприятий - согласно указанному
в них сроку или в течение 10 дней (при отсутствии указанного срока)
3. Письма-запросы и письма-поручения вышестоящих организаций - к
указанному в них сроку не позднее 15 дней или в течение 10 дней (при
отсутствии указанного срока)
4. Телеграммы, письма, требующие срочного решения, - от 2 до 5 дней;
остальные - в течение 10 дней
5. Внутренние распорядительные документы (приказы, постановления,
инструкции) - к указанному в них сроку
6. Протоколы совещаний - к указанному в них сроку
7. Планы-графики - к указанному в них сроку
Приложение 4
к Инструкции по делопроизводству
в органах государственной статистики
Республики Беларусь
Регистрационно-контрольная карточка
Лицевая сторона
--------------------------------------------------------------------
1 3 5 7 9 11 13 15 17 19 21 23 25 27 29 31
---------------------T---------------------T------------------------
Срок исполнения ¦ Название документа ¦ Автор (корреспондент)
---------------------+---------------------+------------------------
Дата и индекс поступления ¦ Дата и индекс
¦ документа
-------------------------------------------+------------------------
Краткое содержание
--------------------------------------------------------------------
Резолюция или кому направлен документ
--------------------------------------------------------------------
Отметка об исполнении документа
--------------------------------------------------------------------
Оборотная сторона
--------------------------------------------------------------------
Контрольные отметки
---------------------T---------------------T------------------------
Фонд № ¦ Опись № ¦ Дело №
---------------------+---------------------+------------------------
Приложение 5
к Инструкции по делопроизводству
в органах государственной статистики
Республики Беларусь
* &
Журнал регистрации входящих документов
---------------------T---------------------T----------------------T-------------------------------T------------------------------
Дата поступления и ¦ Корреспондент, дата ¦ ¦ Резолюция или кому направлен ¦ Отметка об исполнении
индекс документа ¦ и индекс ¦ Краткое содержание ¦ документ ¦
¦ поступившего ¦ +-------------------------------+------------------------------
¦ документа ¦ ¦ 4 ¦ 5
---------------------+---------------------+----------------------+-------------------------------+------------------------------
1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ ¦
---------------------+---------------------+----------------------+-------------------------------+------------------------------
Журнал регистрации исходящих и внутренних документов
----------------T-----------------T--------------T------------------
Дата и индекс ¦ ¦ Краткое ¦ Отметка об
документа ¦ Корреспондент ¦ содержание ¦ исполнении
¦ ¦ документа ¦ документа
----------------+-----------------+--------------+------------------
1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4
----------------+-----------------+--------------+------------------
Приложение 6
к Инструкции по делопроизводству
в органах государственной статистики
Республики Беларусь
Лицевая сторона
Регистрационно-контрольная карточка
---------¬
¦ № ¦
L---------
Корреспондент ______________________________________________________
Фамилия, имя, отчество, адрес ______________________________________
Предыдущие обращения от _______________ № __________________________
Вид документа _______________________ на ___________________________
Автор, дата, индекс сопроводительного письма _______________________
Дата, индекс поступления ___________________________________________
Краткое содержание _________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Ответственный исполнитель __________________________________________
Резолюция __________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Автор резолюции ____________________________________________________
Срок исполнения ____________________________________________________
Оборотная сторона
Ход исполнения
---------------T----------------T----------------T------------------
Дата передачи ¦ ¦ Отметка о ¦ Контрольная
на исполнение ¦ Исполнитель ¦ промежуточном ¦ отметка
¦ ¦ ответе ¦
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5 |
Стр.6
|
