Стр. 1
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5 |
Стр.6
ПРИКАЗ МИНИСТЕРСТВА СТАТИСТИКИ И АНАЛИЗА РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
7 мая 2001 г. № 62
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ОРГАНАХ
ГОСУДАРСТВЕННОЙ СТАТИСТИКИ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
На основании Положения о Министерстве статистики и анализа
Республики Беларусь, утвержденного постановлением Совета Министров
Республики Беларусь от 19 апреля 2000 г. № 547 "Вопросы Министерства
статистики и анализа Республики Беларусь" (Национальный реестр
правовых актов Республики Беларусь, 2000 г., № 41, 5/3022), и в
целях совершенствования делопроизводства в органах государственной
статистики приказываю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в
органах государственной статистики Республики Беларусь.
2. Признать утратившим силу приказ Центрального статистического
управления Республики Беларусь от 30 января 1979 г. № 13 "Об
утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате ЦСУ БССР,
ГУВРе, статистических управлениях областей и города Минска".
Министр В.И.ЗИНОВСКИЙ
СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДЕНО
Заместитель Председателя Приказ Министерства
Государственного комитета статистики и анализа
по архивам и делопроизводству Республики Беларусь
Республики Беларусь 07.05.2001 № 62
В.И.Адамушко
07.05.2001
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в органах государственной
статистики Республики Беларусь
Глава 1. Общие положения
1. Инструкция по делопроизводству в органах государственной
статистики Республики Беларусь (далее - Инструкция) определяет
порядок ведения делопроизводства в структурных подразделениях
Министерства статистики и анализа Республики Беларусь (далее -
Минстат) и подведомственных организациях.
2. Правила ведения секретного делопроизводства, а также учет и
хранение документов с грифом "Для служебного пользования", писем,
заявлений и жалоб граждан устанавливаются законодательством
Республики Беларусь.
3. Соблюдение содержащихся в настоящей Инструкции требований
является обязательным для всех работников органов государственной
статистики.
Методическое руководство организацией делопроизводства и
контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции осуществляет
управление делами Минстата.
Ответственность за правильную организацию делопроизводства,
своевременное исполнение документов, а также контроль за их
сохранностью возлагаются на руководителей управлений и отделов
Минстата и подведомственных организаций.
4. Делопроизводственное обслуживание деятельности подразделений
органов статистики обеспечивают работники управлений и отделов, на
которых возложены эти функции в соответствии с приказами Министра
статистики и анализа Республики Беларусь (далее - Министр),
начальников подведомственных организаций.
Работники статистических органов несут ответственность за
сохранность находящихся у них документов и обязаны бережно
обращаться с ними.
Запрещается делать какие-либо пометки, надписи, исправления в
тексте поступивших документов.
Передача документов или их копий работникам сторонних
организаций допускается с разрешения руководителя организации или
начальников структурных подразделений.
При уходе в отпуск или отъезде в длительную командировку
работник обязан передать лицу, которое будет замещать его, все
имеющиеся документы по нерешенным вопросам.
Принятые на работу должны быть ознакомлены с настоящей
Инструкцией.
Глава 2. Порядок подготовки и оформления документов
5. Подготовка и оформление документов предполагают обязательное
соблюдение ряда требований и правил, способствующих обеспечению
полноценности документов, оперативности их прохождения и
исполнения.
Каждый вид документа (приказ, постановление коллегии, протокол,
докладная записка, справка, письмо, акт) должен иметь определенный
комплекс реквизитов (составных частей) и стабильный порядок их
расположения.
Составитель документа обязан неукоснительно соблюдать
требования, установленные для оформления соответствующего вида
документа.
6. Проверка соответствия документов действующему
законодательству возлагается на юридическую службу.
7. Организационно-распорядительные документы составляются на
бланках, за исключением совместных документов со сторонними
организациями, докладных записок и справок.
На каждом документе, за исключением письма, должно указываться
его наименование (название документа).
8. Распорядительные документы вышестоящих органов доводятся до
подведомственных организаций, структурных подразделений приказами
Минстата, в которых излагается содержание документа вышестоящего
органа и намечаются конкретные мероприятия по их выполнению. В
тексте должна быть ссылка на наименование документа, поступившего из
вышестоящего органа, его номер, дату и название.
9. Минстат и подведомственные ему организации в целях
выполнения поставленных задач ведут переписку с вышестоящими,
сторонними организациями, гражданами. В зависимости от способа
передачи информации (по почте, телеграфу, телетайпу, телефаксу)
различают служебные письма, телеграммы, телефонограммы,
телетайпограммы, факсограммы.
Переписка между структурными подразделениями запрещается.
10. Все служебные документы датируются и индексируются. Датой
документа является дата его подписания: для документа принимаемого
коллегиальным органом - дата его принятия; для утверждаемого
документа - дата утверждения. Дата документа проставляется
должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.
Для документов, составленных совместно несколькими
организациями, датой документа является дата подписания его
последней организацией.
Дата подписания (принятия) документа и индекс (номер)
проставляются на специально отведенном на бланке месте. Дата и
индекс в справке или докладной записке проставляются ниже
наименования документа над его заголовком. Регистрационный номер
телеграммы проставляется в конце текста.
Все служебные отметки на документе, связанные с его
прохождением и исполнением (резолюции, визы, отметки о согласовании,
исполнении и направлении в дело), датируются и подписываются.
Подписи расшифровываются.
Даты в документах оформляются словесно-цифровым способом: 10
июля 2000 г.
11. Обязательной составной частью документа является название,
кратко и точно отражающее содержание документа, и должно отвечать на
вопрос "о чем?".
Например: "Об установлении...", "Об утверждении...", "О
предоставлении...", "Об увеличении...", "О ходе...".
В конце заголовка точка не ставится.
12. Текст документа должен быть кратким, не допускающим
различных толкований. Содержание документа, как правило, должно
касаться одного вопроса (темы).
В тексте документа следует избегать употребления иностранных,
устаревших слов и просторечий.
Перечисляемые в тексте фамилии, географические наименования или
административно-территориальные единицы, как правило, располагаются
в алфавитном порядке.
Текст документов (приказов, постановлений, писем, докладных
записок и других), как правило, должен состоять из двух основных
частей: в первой указывается основание составления документа, во
второй излагаются выводы, предложения, решения, распоряжения или
просьбы.
Текст документа может содержать только заключительную часть:
постановление - постановляющую часть без констатирующей, письмо -
просьбу без пояснений.
По форме изложения справки могут быть описательными и цифровыми
(оформленными в виде таблицы).
Текст пунктов распорядительного документа начинается с глагола
в неопределенной форме с последующим указанием исполнителя и
предлагаемых действий ("Обязать управление статистики
промышленности...", "Поручить управлению социальной статистики...")
или с указания исполнителя и конкретного действия, выраженного
глаголом в неопределенной форме ("Управлению, отделу
предусмотреть...").
Если в пункте не предусматривается определенный исполнитель, то
он начинается с глагола в неопределенной форме ("Установить...",
"Утвердить...", "Считать...", "Образовать...", "Предоставить...").
Структура проекта должна обеспечивать последовательное
изложение сути распорядительного документа, начиная с наиболее
существенных пунктов и переходя к второстепенным. Группировать
пункты следует по их содержанию с тем, чтобы обеспечить комплексный
подход к решению поставленной задачи.
В документах, устанавливающих права и обязанности (положение,
устав, инструкция, правила), содержащих описание, подтверждение
фактов, событий, оценку деятельности учреждения (акт, заключение,
справка, отчет), используется форма изложения от третьего лица
единственного или множественного числа ("Министерство
осуществляет...", "Начальник отдела имеет право...", "Комиссия
установила...", "Министерство предлагает...", "Институт
разработал...").
В переписке используется форма изложения текста от первого лица
множественного числа ("Просим включить в план...", "Направляем на
заключение...", "Сообщаем, что...").
В документах, составляемых работниками организации и
адресованных руководству (докладные и объяснительные записки,
заявления), используется форма изложения от первого лица
единственного числа ("Прошу направить...", "Прошу разрешить...",
"Считаю необходимым...").
В документе должны быть определены реальные сроки исполнения.
Для их обозначения необходимо использовать конкретные даты: до 1 мая
2000 г., к 1 сентября 2000 г. Не следует указывать временной период:
в IV квартале 2000 года, во втором полугодии 2000 года, в сентябре
2000 года.
В тексте телеграммы опускаются союзы, предлоги, местоимения,
если при этом не искажается содержание. Исправления и переносы слов
не допускаются.
13. Приложения к документам могут быть двух видов:
утверждаемые и вводимые в действие соответствующими
распорядительными документами (приказами, распоряжениями);
поясняющие или дополняющие содержание основного документа.
Приложения должны иметь все необходимые для документа элементы
(наименование, название, дату, отметки о согласовании,
утверждении).
Документы, утверждаемые и вводимые в действие соответствующими
распорядительными документами (положения, уставы, инструкции,
правила), являются частью распорядительного документа.
Например: "Утвердить прилагаемое Положение о Минском городском
управлении статистики...".
На прилагаемом документе в этих случаях делается гриф,
свидетельствующий о его утверждении.
Например:
УТВЕРЖДЕНО
Приказ Министерства
статистики и анализа
Республики Беларусь
10.06.2000 № 20
В распорядительных документах (приказах, постановлениях,
указаниях) выделение отметки о приложении после текста не
допускается. В этих случаях ссылка на приложение в тексте делается
при помощи слова "согласно".
Слово "согласно" употребляется с существительным в дательном
падеже. Нужно писать: "согласно приложению", "согласно
приложениям".
Приложения нумеруются арабскими цифрами без знака №.
Например: "согласно приложению 2".
При нумерации нескольких приложений следует писать: "согласно
приложениям 1-4".
На первом листе приложения в правом верхнем углу помещается
гриф, указывающий, к какому документу относится приложение.
Например:
Приложение
к приказу Министерства
статистики и анализа
Республики Беларусь
10.06.2000 № 20
При наличии приложений к документам информационного характера
(письмам, докладным запискам, справкам, актам) ниже текста основного
документа (до реквизита "Подпись") делается отметка "Приложение".
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их
наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в
каждом приложении и числа экземпляров.
Например:
Приложение: 1. Справка о результатах проверки на 5 л. в 2 экз.
2. Акты на 10 л. в 2 экз.
Если к документу прилагается другой документ, имеющий
приложение, то отметку о наличии приложения необходимо оформлять
следующим образом:
Приложение: письмо Минэкономики от 20 марта 2000 г. № 4-256 и
приложение к нему, всего на 7 л. в 1 экз.
Если приложение направляется не во все указанные в документе
адреса, то отметка о приложении оформляется следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес.
14. Отметка об исполнителе (составителе) исходящего документа
содержит фамилию и номер служебного телефона исполнителя
(составителя). Отметка позволяет получателю документа (адресату)
выяснить по телефону интересующие его вопросы или дать ответ, если
решение вопроса не требует документального закрепления*.
______________________________
*Номер телефона указывается без черточек.
Например: Иванова 222 40 50.
15. Подписи - обязательный реквизит документа. Документы
подписываются должностными лицами в соответствии с их полномочиями,
установленными действующим законодательством.
Исходящие документы подписываются Министром, заместителями
Министра, руководителями структурных подразделений и их
заместителями, в областных управлениях статистики - начальником,
заместителем начальника.
В состав подписи входит: наименование должности лица,
подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы,
фамилия). Расшифровка подписи в распорядительных документах
(приказах, постановлениях, распоряжениях) может содержать только
инициалы и фамилию лица, подписавшего документ.
При подписании документов, составленных комиссией, указываются
не должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей
в составе комиссии.
Например:
Председатель комиссии _____________ _____________________
(подпись) (И.О.Фамилия)
Члены комиссии: __________________ _____________________
(подпись) (И.О.Фамилия)
__________________ _____________________
Документы подписываются, как правило, одним должностным лицом
или несколькими лицами, если они несут ответственность за содержание
этого документа (акты, финансовые документы, документы, исходящие от
нескольких организаций). Подписи располагаются одна под другой в
последовательности, соответствующей занимаемой должности, или на
одном уровне, если документ подписывается лицами одного ранга.
Не допускается подписание документов с проставлением предлога
"за" или черты перед наименованием должности.
16. Согласование проекта нормативного правового акта выражается
в виде согласия либо несогласия государственного органа с
соответствующим проектом с изложением мотивов и обоснованием
имеющихся замечаний и предложений и приложением предлагаемой
редакции проекта нормативного правового акта или его отдельных
положений.
Согласование может осуществляться как в организации (со
структурными подразделениями, должностными лицами) - внутреннее
согласование, так и вне ее (с другими организациями) - внешнее
согласование.
Формой внутреннего согласования проекта документа является его
визирование заместителями, а также другими работниками в
соответствии с их компетенцией. При этом должны быть указаны
должность визирующего, подпись, расшифровка его подписи (инициалы и
фамилия) и дата.
Визирование распорядительных документов (приказов,
постановлений, распоряжений) этими должностными лицами производится
на первом экземпляре проектов документов (на обороте последнего
листа).
Письма и другие исходящие документы визируются на экземплярах,
остающихся в организациях. Визы в данном случае проставляются на
последнем листе документа ниже реквизита "Подпись".
Отказываться от визирования, а также делать какие-либо
исправления в документе не допускается. Замечания и дополнения к
проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при
визировании ставится отметка: "Замечания прилагаются".
Например:
Начальник управления
статистики финансов _____________________ _____________________
(личная подпись) (И.О.Фамилия)
10.03.2000
Замечания прилагаются.
Перечень согласующих инстанций определяет составитель документа
исходя из его содержания.
Сроки согласования больших по объему и сложных по содержанию
документов не должны, как правило, превышать двух-трех дней (для
каждой согласующей инстанции). Остальные документы следует
рассматривать в день их поступления на согласование. Для ускорения
процесса согласования документ может быть размножен и разослан в
копиях.
Гриф согласования проставляется ниже текста и реквизита
"Подпись", включает в себя следующие элементы: слово "СОГЛАСОВАНО",
наименование должности, подпись, инициалы и фамилию лица, с которым
документ согласован, дату согласования.
Например:
СОГЛАСОВАНО
Заместитель Министра торговли
Республики Беларусь
________________ _________________
(личная подпись) (И.О.Фамилия)
10.07.2000
Если согласование производится с коллегиальным органом или
профсоюзным комитетом, то гриф согласования оформляется следующим
образом:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
профсоюзного комитета
20.07.2000 № 4
Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе
согласований, если содержание документа затрагивает интересы
нескольких организаций. В этом случае на документе делается отметка:
"Лист согласования прилагается".
При наличии одного грифа согласования его следует располагать
от края левого поля документа; два грифа согласования - на одном
уровне.
17. Документ утверждается руководителем, в компетенцию которого
входит решение вопросов, изложенных в этих документах.
Утверждаются уставы организаций, положения о структурных
подразделениях, инструкции и другие документы согласно приложению 1.
Если документ утверждается распорядительным документом, то гриф
утверждения состоит из следующих элементов: слова "УТВЕРЖДЕНО",
наименования распорядительного документа в именительном падеже, его
даты, номера.
Например:
УТВЕРЖДЕНО
Приказ Министерства
статистики и анализа
Республики Беларусь
15.07.2000 № 10
Документ может быть утвержден несколькими должностными лицами
(совместные документы организаций), в этом случае документ
оформляется не на бланке и наименования органов принятия
располагаются на одном уровне в пределах площади, отводимой для
реквизита "Наименование организации - автора документа".
Наименование организации включается в наименования должностных лиц,
утверждающих документ.
Дата (число) утверждения в грифе "УТВЕРЖДЕНО" проставляется
должностным лицом, утвердившим документ, месяц и год допускается
печатать на машинке.
18. На документах, требующих удостоверения их юридической силы,
ставится гербовая печать.
Проставление печати необходимо во всех случаях удостоверения
прав, свобод и обязанностей физических и юридических лиц, при
санкционировании расходования денежных средств и материальных
ценностей.
Оттиск печати на документах должен захватывать часть
наименования должности и личной подписи лица, подписавшего
(утвердившего) документ.
Место хранения печати и лицо, ответственное за ее хранение,
определяются руководителем организации.
19. Документы адресуют в организации, их структурные
подразделения или конкретному должностному лицу.
При адресовании документа в организацию или ее структурное
подразделение без указания должностного лица их наименования пишут в
именительном падеже.
Например:
Министерство экономики
Республики Беларусь
При направлении документа должностному лицу название
организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия
адресата - в дательном падеже.
Например:
Министерство торговли
Республики Беларусь
Начальнику управления
общественного питания
Иванову П.С.
При адресовании документа руководителю организации наименование
организации входит в состав наименования должности адресата.
Например:
Заместителю Министра промышленности
Республики Беларусь
Сидорову М.И.
При адресовании документа в несколько однородных организаций их
названия следует указывать обобщенно.
Например:
Областные управления статистики
При адресовании документа частному лицу первым указывается
почтовый адрес, а затем фамилия и инициалы получателя.
Например:
пр.Ф.Скорины, д.32, кв.40
220086, г.Минск
Сидорович Е.В.
Адрес не проставляется на документах, направляемых в
правительственные учреждения, постоянным корреспондентам или
организациям своей системы. В этих случаях целесообразно применять
конверты с заранее напечатанными адресами. Документ не должен
содержать более четырех адресов, каждый экземпляр такого документа
должен быть подписан. При направлении документа более чем в четыре
адреса составляется список на рассылку и на каждом экземпляре
указывается только один адресат или обобщенное наименование
адресатов.
При направлении документа нескольким адресатам (не более
четырех адресатов) на документе, как правило, указываются все
адресаты (без слова "Копия" перед вторым, третьим, четвертым
адресатами); все экземпляры печатаются на бланках. Если документ
является ответом, первым адресатом следует указывать автора
инициативного письма вне зависимости от значимости остальных
адресатов.
При направлении документа в вышестоящий орган одновременно его
адресование другим адресатам не допускается, кроме случаев, когда
это определено соответствующим поручением вышестоящего органа (в
тексте документа дается ссылка на дату и номер поручения).
Каждая составная часть адресата (наименование организации,
структурного подразделения, должность, фамилия и инициалы
получателя, почтовый адрес) должна начинаться с новой строки. В
конце смысловых строк (составных частей) адресата знаки препинания
не ставятся, в середине строк - сохраняются. При написании адресата
допускаются сокращения: п.я. (почтовый ящик), в.ч. (воинская часть),
обл., (область), г. (город), с. (село), р-н, ул., пер., пр., корп.,
кв. В обозначениях номеров домов, корпусов, квартир знак "№" не
ставится, при литерном написании номера буква пишется слитно с
цифрой (25а).
20. Регистрационный номер (индекс) присваивается документу при
его регистрации.
Номерами распорядительных документов (постановлений,
распоряжений, приказов) и протоколов являются их порядковые номера
(№ 1, 2, 3 ...), которые присваиваются самостоятельно в пределах
каждого вида документа в течение одного года. Таким же способом
регистрируются предложения, заявления, жалобы граждан, их индексы
дополняются первой буквой фамилии автора документа (К-120).
На документах, составленных совместно несколькими
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5 |
Стр.6
|
