Стр. 2
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5 |
Стр.6
На документах, составленных совместно несколькими
организациями, указывается единая дата (самая поздняя дата
подписания документа) и проставляются порядковые регистрационные
номера, присвоенные документу каждой организацией-составителем.
Номера пишутся через косую черту.
Например: 124/75/81.
Ссылка на номер и дату входящего документа включает номер и
дату, указанные на документе, на который дается ответ.
21. Организация может засвидетельствовать копии (выписки)
только тех документов, которые издаются в самой организации. Снятие
копий с документов сторонних организаций допускается с разрешения
этих организаций. Как исключение разрешается изготавливать копии
(выписки) документов, выданных другими организациями, при решении
вопросов приема граждан на работу, удостоверения их трудовых,
жилищных и других прав, при формировании личных дел работников
(копии дипломов, свидетельств об образовании, трудовых книжек).
Копия (выписка), снятая с документа, должна воспроизводить все
реквизиты этого документа, ее следует оформлять на бланке или
обычной бумаге с воспроизведением полного текста бланка подлинника.
На первом листе копии (выписки) в правом верхнем углу указывается
слово "Копия" или "Выписка" (без кавычек).
При оформлении копий (выписок) документов, касающихся прав
граждан, на документе, с которого снята копия, проставляется
отметка, кому и когда она выдана, и на самой копии - отметка о
местонахождении подлинника (название организации, выдавшей копию).
Копии документов (выписки) должны иметь заверительную отметку,
проставляемую под реквизитом "Подпись"; отметка оформляется по
образцу:
ВЕРНО
Инспектор отдела кадров ________________ ______________________
(личная подпись) (И.О.Фамилия)
01.03.2000
При пересылке копии документа в другие организации или передаче
ее на руки заверительную подпись удостоверяют гербовой печатью.
На копиях исходящих документов, оставляемых в деле организации,
текст бланков не воспроизводится, проставляются дата подписания,
регистрационный индекс и заверительная отметка (на месте личной
подписи лица, подписавшего первый экземпляр). В этом случае
заверительная отметка включает слово "Верно" и личную подпись лица,
заверившего копию.
Размноженные экземпляры документа, не воспроизводящие
факсимильную подпись подлинника, удостоверяются печатью управления
делами, общего отдела, канцелярии. На экземплярах указываются номер
заказа на размножение, тираж и дата размножения.
На размноженных экземплярах документа, воспроизводящих
факсимильную подпись подлинника, печать не ставится.
22. Регистрационный штамп документа проставляется на нижнем
поле первого листа поступившего документа справа. Штамп содержит
наименование организации, зарегистрировавшей документ, дату
поступления и регистрационный индекс (номер) документа согласно
приложению 2.
Если корреспонденция не вскрывается, штамп следует ставить на
конвертах (пакетах).
23. Резолюция - письменное указание руководителя о порядке
исполнения документа.
В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия и
инициалы исполнителя (исполнителей), задание, сроки его исполнения
(при необходимости), подпись и дата.
В резолюции не следует повторять содержание документа.
При нескольких резолюциях на документе их содержание не должно
дублироваться: каждая последующая резолюция необходима только для
конкретизации предыдущей.
Если в резолюции определяется несколько исполнителей,
должностное лицо, указанное первым, как правило, является
ответственным за своевременное и качественное исполнение заданий в
целом.
Срок исполнения устанавливается руководителем исходя из
содержания документа, либо используются действующие типовые сроки
исполнения определенных документов согласно приложению 3.
На документах, не требующих дополнительных указаний по
исполнению и не имеющих типовых сроков исполнения, в резолюции
указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
Срок исполнения документа и дата резолюции оформляются цифровым
способом: 20.01.2000.
Если документ ставится на контроль, в резолюции может быть
указано должностное лицо, осуществляющее контроль исполнения
(ответственный за контроль).
Если на контроль ставится не весь документ, а его отдельные
пункты, следует указывать номера контролируемых пунктов. Документ,
поставленный на контроль, должен иметь отметку о контроле.
Резолюция размещается в правом верхнем углу первого листа
документа, на письмах - под реквизитом "Адресат".
При необходимости оформления сложной по содержанию резолюции, а
также нескольких резолюций и невозможности их размещения в
отведенном для резолюции месте допускается написание резолюции на
любой свободной площади лицевой стороны первого листа документа, не
затрагивая текста (но не на полях документа). При отсутствии на
документе места допускается прилагать к документу отдельный лист
резолюций с отметкой на документе о наличии такого листа.
24. Отметка о контроле содержит букву "К" или "Взято на
контроль" и выполняется от руки или штемпелем, как правило, цветным
(красным) карандашом или краской. Отметка располагается на левом
поле лицевой стороны первого листа документа на уровне реквизита
"Заголовок к тексту".
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
проставляется исполнителем на нижнем поле последнего листа документа
слева. Отметка включает номер дела, в которое подшивается документ
(определяется исполнителем), личную подпись исполнителя или
руководителя подразделения-исполнителя и дату направления документа
в дело. При наличии документа, свидетельствующего об исполнении, в
состав отметки включаются данные о документе (вид, дата, номер); при
отсутствии документа фиксируется краткая справка об исполнении.
25. Отдельно от приказов по основной деятельности издаются
приказы по командировкам и по личному составу: о приеме на работу,
перемещениях по службе, увольнении с работы, предоставлении
отпусков, наложении взысканий, поощрениях.
26. Приказ (постановление) должен содержать следующие
обязательные реквизиты: наименование организации, издающей документ;
название вида документа; дату и регистрационный номер; место
издания; название; текст; подпись; визы.
Текст приказа (постановления) может иметь преамбулу -
вступительную часть, содержащую информацию о причинах, условиях и
целях его принятия, предмете и методе его правового регулирования.
Включение нормативных предписаний в преамбулу не допускается.
Текст приказа (постановления) состоит из преамбулы и
распорядительной части.
В преамбуле излагаются факты, послужившие основанием для
издания распорядительного документа. Если документ издается на
основании (во исполнение) нормативного правового акта вышестоящего
органа, констатирующая часть должна содержать ссылку на этот
документ.
Ссылка на нормативный правовой акт должна содержать официальное
наименование государственного органа (должностного лица), его
принявшего (издавшего), название акта, номер внутренней регистрации,
дату принятия (издания), источник официального опубликования (в том
числе изменений, касающихся данного вопроса), а также точное (до
абзаца) указание нормы, на которую делается ссылка.
Распорядительная часть приказа начинается словом "ПРИКАЗЫВАЮ"
(прописными буквами без кавычек).
Распорядительная часть приказа (постановления) заканчивается,
как правило, указанием должностного лица, ответственного за контроль
исполнения документа или конкретных пунктов документа.
Отсутствие указания об ответственном за контроль лице может
означать, что контроль за исполнением документа будет осуществлять
руководитель, от имени которого он издается.
27. Если приказ (постановление) отменяет, изменяет или
дополняет ранее изданный распорядительный документ или какие-то его
положения, последний пункт приказа (постановления) должен содержать
ссылку на отменяемый документ (пункт документа). При этом
применяется устойчивый оборот: "Признать утратившим силу приказ
(постановление) ... от ... № ...". Не следует включать в текст
приказа пункт "Приказ довести до сведения...". Подразделения,
должностные лица, до сведения которых доводится документ,
перечисляются в списке рассылки, прилагаемом к проекту документа.
Это положение не действует при необходимости ознакомления с
содержанием документа всех работников учреждения. В этом случае
пункт "Приказ довести до сведения всех работников" обязателен.
Документы, издаваемые в развитие нормативных правовых актов
вышестоящих органов, не должны дублировать их содержание.
28. При оформлении приказов по личному составу в тексте приказа
отсутствует констатирующая часть. Пункты распорядительной части
приказа располагаются в определенной последовательности: прием на
работу, перевод, увольнение.
В конце каждого пункта приказа дается, как правило, основание
для его составления.
В заголовке к тексту приказа указывается: "По личному
составу".
29. Проекты приказов (постановлений, распоряжений) оформляются
на бланках формата А4. Проекты приказов (постановлений,
распоряжений) подлежат согласованию с исполнителями и
заинтересованными должностными лицами. В обязательном порядке
приказы (постановления), издаваемые в организации, визируются
юридической службой.
При несоответствии распорядительного документа действующему
законодательству юрисконсульт проект не визирует, а дает к нему
заключение о законном порядке разрешения рассматриваемых вопросов.
При наличии замечаний (дополнений) к проекту составитель его
корректирует.
Согласованный проект приказа (постановления) с замечаниями
визирующих лиц и заключением составителя на замечания представляется
на подпись руководителю, от имени которого он издается.
30. Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения
вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях и заседаниях
коллегии.
Решения совещания (заседания) проводятся в жизнь, как правило,
приказами (постановлениями) руководителей либо путем рассылки
размноженных экземпляров протокола совещания или выписок из
протокола.
Протокол составляется секретарем совещания (секретарем
коллегии) на основании рукописных записей хода совещания
(заседания), а также документов, подготавливаемых к совещанию
(заседанию): повестки дня, текстов или тезисов докладов.
Реквизитами протокола являются: наименование органа, издающего
документ, название вида документа, дата и регистрационный номер,
место издания, название, текст, подписи. Отдельные протоколы имеют
гриф утверждения. Утверждению подлежат решения совещаний по
вопросам, выходящим за пределы компетенции участников совещания.
Название протокола должно отражать предмет правового
регулирования и его основное содержание.
Дата протокола должна соответствовать дате проведения совещания
(заседания) и проставляется председателем или секретарем совещания.
Протоколы с точки зрения полноты освещения хода совещания
(заседания) делятся на краткие и полные. Протокол краткой формы
составляется при наличии стенограммы или когда тексты докладов и
выступлений прилагаются к протоколу. Кратко протоколируются также
оперативные совещания.
Текст протокола делится на вводную и основную части.
В вводной части краткого протокола указываются фамилии
председателя и секретаря коллегиального или совещательного органа, а
также всех присутствующих на заседании (совещании). В списке
присутствующих сначала перечисляются члены коллегиального органа,
затем приглашенные с указанием должностей и организаций, которые они
представляют. Фамилии присутствующих располагаются в алфавитном
порядке.
В протоколе полной формы изложения после раздела
"Присутствовали" следует повестка дня совещания (заседания); в
протоколе краткой формы повестка дня отсутствует.
Повестка дня включает перечень вопросов, обсуждаемых на
совещании (заседании), название докладов (отчетов, сообщений,
информации), название должности докладчика, его инициалы, фамилию (в
именительном падеже).
Основная часть протокола краткой формы изложения строится по
схеме: слушали - решили (постановили) - без текста выступлений.
Основная часть протокола полной формы изложения строится по
схеме: слушали - выступили - решили (постановили) - отдельно по
каждому рассматриваемому вопросу согласно повестке дня.
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте
протокола или прилагается к нему: постановление (решение) печатается
полностью.
В случае возникновения принципиальных разногласий в протоколах
краткой формы допускается фиксировать отдельные выступления
участников.
Постановляющая часть протокола заканчивается указанием
должностного лица, ответственного за контроль исполнения решений
(постановлений) или отдельных пунктов решений.
Документ, утверждаемый коллегиальным органом, прилагается к
протоколу.
Протокол подписывается председательствующим на заседании и
секретарем.
Протокол нумеруется порядковыми номерами в пределах
календарного года. Протоколы совместных совещаний (заседаний) должны
иметь составные номера, включающие порядковые номера протоколов
организаций, принимавших участие в работе совещания.
31. Акт - документ, составляемый группой лиц, подтверждающий
установленные ими факты (акты инвентаризации, несчастных случаев,
приема-передачи материальных ценностей). Акты могут содержать
выводы, рекомендации, предложения составителей (акты ревизий
финансово-хозяйственной деятельности организаций, акты проверки,
акты приема объектов в эксплуатацию). Такие акты составляются
временными или постоянными комиссиями, специально уполномоченными
лицами или одним должностным лицом с указанием документов,
определяющих их полномочия. Основанием для составления акта может
быть распорядительный документ вышестоящего органа, руководителя
организации или структурного подразделения, плановое задание.
Дата акта должна соответствовать дате подписания и
проставляться должностным лицом (как правило, председателем
комиссии).
Название акта отражает его основное содержание: "О выделении к
уничтожению документов и дел", "О списании имущества".
Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его
составлении, без указания должностей. Акты ревизий и обследований
подлежат согласованию с должностными лицами, деятельность которых
обследуется.
Лица, имеющие замечания по содержанию акта, подписывают
(визируют) его с отметкой: "Замечания прилагаются"; текст замечаний
излагается на одном листе, небольшие по объему замечания допускается
фиксировать на самом акте.
Утверждению подлежат акты, предписывающие выполнение
определенных действий. Акт утверждается руководителем, чей
распорядительный документ (распоряжение) явился основанием для
составления акта.
Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей.
В вводной части указывается основание для составления акта и
перечисляются лица, составившие акт и присутствующие при этом.
Фамилии указываются в алфавитном порядке с наименованием должностей.
Если акт составлен комиссией, указываются фамилии председателя и
членов комиссии.
В констатирующей части акта дается краткое описание проделанной
работы (ее сущность, характер, методы, сроки) и фиксируются
установленные факты, излагаются выводы, предложения и заключения.
Если в акте отражается ряд фактов, текст акта делится на пункты.
Выводы и предложения составителей акта могут быть изложены в
распорядительной форме с указанием сроков исполнения предписываемых
действий. При наличии к акту приложений отметка о приложениях
указывается после текста.
32. Докладная записка - документ информационного характера,
адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и
содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и
предложениями составителя.
Докладная записка может быть составлена как по инициативе ее
автора (внесение предложения, изложение просьбы, фактов, явлений),
так и по указанию руководителя (отчетные докладные записки о ходе,
состоянии, завершении каких-либо работ, поручений, планов).
Внешние докладные записки (адресуемые руководителям
вышестоящего органа) оформляются на бланках, внутренние (на имя
руководителя организации) - на обычной бумаге формата А4 или А5.
Внешние докладные записки подписывают руководитель организации
или его заместители, внутренние - их составители.
Инициативные докладные записки, требующие исполнения (решения),
регистрируются; при необходимости их исполнение контролируется
согласно резолюции соответствующего руководителя.
33. Справка близка по содержанию к отчетной докладной записке;
это документ информационного характера, содержащий констатацию
каких-либо фактов.
Различают справки служебные (о выполнении планов, о штатной
численности) и справки, выдаваемые частным лицам для предоставления
в другие учреждения (справки о месте работы, о заработной плате).
Внешние справки оформляются на бланках, внутренние - на обычной
бумаге формата А4 или А5.
34. Документы составляются в структурных подразделениях,
деятельности которых они касаются.
Исходящие документы подписываются руководителями организации и
ее структурных подразделений, а также отдельными должностными лицами
в соответствии с их компетенцией.
Документы, адресуемые вышестоящим органам, подписывают только
руководитель организации или его заместители (в соответствии с
должностными обязанностями).
Документ может быть подписан двумя или более должностными
лицами.
Письма следует оформлять на бланках формата А4 или А5 в
зависимости от объема текста.
Телеграмма оформляется в двух экземплярах, один экземпляр
передается на телетайп, второй - подшивается в дело.
Глава 3. Организация работы с документами
35. Вся поступающая в органы государственной статистики
корреспонденция принимается и обрабатывается централизованно
управлением делами (общим отделом, канцелярией).
Обработка входящей корреспонденции осуществляется, как правило,
в день поступления. Поступившие телеграммы подлежат обработке в
первую очередь.
До вскрытия почтовой корреспонденции проверяются правильность
ее доставки (по адресу на конверте) и целостность упаковки.
Неправильно доставленная корреспонденция направляется по назначению
в новом почтовом конверте, при невозможности установления адресата -
возвращается отправителю с пометкой на конверте: "Ошибочно
доставлено". В случае повреждения корреспонденции и невозможности ее
использования составляется акт, один экземпляр которого с
поврежденной корреспонденцией направляется отправителю, второй -
остается в канцелярии.
Конверты вскрываются, за исключением присланных в адрес
общественных организаций или с пометкой: "Лично".
Конверты, как правило, уничтожаются, кроме следующих случаев:
если дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты
отправки или получения документа;
если на документе отсутствует реквизит "Дата документа";
если дата документа существенно отличается от даты его
получения;
если в полученном документе нет обратного адреса отправителя.
В указанных случаях конверт присоединяется к документу и после
использования документа подшивается вместе с ним в дело.
36. Поступившие документы сортируются на подлежащие и
не подлежащие регистрации.
К нерегистрируемым документам относятся:
письма, присланные в копии для сведения;
телеграммы и письма о разрешении командировок и отпусков;
сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня;
заявки, разнарядки; сводки и информация, присланные для
сведения;
учебные планы, программы и их копии;
бухгалтерские документы;
месячные, квартальные, полугодовые, годовые отчеты;
формы статистической отчетности.
Подлежащие регистрации документы регистрируются в
автоматизированной системе обработки информации. В тех органах
государственной статистики, где такая система отсутствует,
заполняется единая регистрационно-контрольная карточка согласно
приложению 4 или журнал регистрации входящей корреспонденции
согласно приложению 5.
Нерегистрируемые документы направляются по назначению в
структурные подразделения, предварительно на них проставляется
регистрационный штамп с датой поступления.
Предложения, заявления и жалобы граждан регистрируются также на
специальных регистрационно-контрольных карточках отдельно от другой
корреспонденции согласно приложению 6.
Журнальная форма регистрации документов допустима только в
организациях с незначительным объемом документооборота (до 600
документов в год). Из регистрационно-контрольных карточек
формируются справочные и контрольные картотеки, с помощью которых
осуществляются справочная работа по документам и контроль за сроками
их исполнения.
Автоматизированная регистрация документов (на машинных
носителях) производится в местах регистрации документов на
автоматизированных рабочих местах. Запись производится
непосредственно с документа с использованием установленного набора
обязательных реквизитов.
При автоматизированной регистрации формируется банк
регистрационных данных и организуется его использование при учете
документов, поиске, контроле исполнения, анализе исполнительской
деятельности и др.
После регистрации документы передаются руководству на
рассмотрение или непосредственным исполнителям в день их
поступления.
Телеграммы и другие срочные документы передаются руководителю
по мере их поступления. Результаты рассмотрения документов
отражаются в форме резолюции.
37. При необходимости срочного исполнения или ознакомления с
документом нескольких подразделений документ возвращается в
канцелярию для снятия необходимого количества (по числу
исполнителей) копий, которые одновременно направляются на исполнение
(подлинник документа передается ответственному исполнителю с
пометкой, кому разосланы копии).
Если размножение документа не разрешается обычными правилами,
его передают исполнителям поочередно. Движение документа в процессе
его ознакомления в обязательном порядке фиксируется в компьютере, в
регистрационной карточке или журнале.
38. Документы, поступающие в структурные подразделения,
принимаются и обрабатываются лицом, ответственным за
делопроизводство, назначенным приказом руководителя.
Документы, зарегистрированные в канцелярии, вторичной
регистрации в подразделениях не подлежат.
Документы передаются на рассмотрение руководителю или его
заместителю согласно установленному распределению обязанностей.
Документы, не требующие решения руководства, передаются
непосредственно исполнителям согласно их компетенции.
На исполненном документе исполнитель проставляет отметку об
исполнении документа и направлении его в дело с указанием индекса
дела.
Документы, подлежащие хранению в канцелярии, направляются по
назначению; такие документы должны иметь отметку или штамп: "Вернуть
в канцелярию".
Регистрации подлежат документы, направляемые вышестоящим
органам, инициативные исходящие документы, требующие исполнения.
39. После подписания документа руководителем организации или
руководителями структурных подразделений в соответствии с их
полномочиями он регистрируется в журнале согласно приложению 5,
отправляется через канцелярию или экспедицию.
При централизованной форме отправления исходящей
корреспонденции индекс исходящего документа состоит из индекса
управления делами или общего отдела, индекса структурного
подразделения (исполнителя), индекса дела, где будет храниться копия
отправляемого документа, и через дробь - порядкового номера
регистрации, например 01-04-20/568.
Если исходящая корреспонденция отправляется через структурные
подразделения, то индекс исходящего документа состоит из индекса
структурного подразделения (исполнителя), индекса дела, где будет
храниться копия отправляемого документа, и порядкового номера
регистрации, например 14-20/45. На исходящем документе-ответе
делается ссылка на дату и номер входящего документа-запроса.
Регистрация документов, их последующая обработка и отправка
осуществляются, как правило, в день подписания документов; исходящие
телеграммы, документы, направляемые по факсимильной связи, подлежат
отправке в первую очередь.
Отправка исходящей корреспонденции осуществляется канцелярией
или экспедицией, где проверяется правильность оформления документов:
наличие необходимых реквизитов, приложений, соответствие даты
отправки дате подписания и регистрации.
Отправка машиночитаемых документов производится при наличии
сопроводительного письма. Копия сопроводительного письма подшивается
в дело на общих основаниях.
40. Внутренние документы регистрируются после их подписания.
Документы, подписываемые руководителем организации, подлежат
обязательной регистрации в канцелярии.
Приказы регистрируются отдельно от постановлений, приказы по
основной деятельности регистрируются отдельно от приказов по личному
составу.
Индексация документов - цифровая. Приказы по личному составу
имеют смешанный индекс - цифровой и буквенный (с добавлением к
номеру регистрации буквы "К" (кадровый) и "В" (временный).
Регистрационный индекс докладной записки, справки и других
аналогичных документов оформляется так же, как индекс исходящего
документа. Зарегистрированные распорядительные документы, протоколы
при необходимости их тиражирования передаются в управление делами
или канцелярию.
41. Размноженные экземпляры, копии, выписки документов
заверяются и рассылаются исполнителям согласно списку рассылки.
Подлинники документов подшиваются в дела согласно номенклатуре дел.
42. Поисковые системы (традиционные, карточные и
автоматизированные) строятся на основе регистрационных карточек или
банков регистрационных данных (в автоматизированных поисковых
системах). Поиск дел может осуществляться также по номенклатуре
заводимых дел.
При традиционной карточной регистрации печатается необходимое
количество экземпляров карточек, которые могут составлять следующие
картотеки: контрольные, по письмам граждан.
При автоматизированной регистрации поиск осуществляется по
каждому из обязательных реквизитов или их совокупности.
43. Документооборот - количество документов, полученных
(входящих) и созданных (внутренних, исходящих) за определенный
отрезок времени (год, месяц).
Результаты учета документов обобщаются и представляются
руководству для информации.
Глава 4. Контроль исполнения документов
44. Контролю подлежат все зарегистрированные документы:
входящие, исходящие и внутренние документы, которые по своему
характеру требуют решения (ответа). На контроль могут быть
поставлены также устные поручения руководства.
45. Контроль исполнения организационно-распорядительных
документов осуществляется по поручению руководителя организации
работниками управления делами (общего отдела, канцелярии).
46. Необходимость постановки документа на контроль, сроки
исполнения, исполнители и должностные лица, ответственные за
контроль, устанавливаются в резолюции руководителя или в тексте
документа (приказа, постановления, протокола). Исполнитель,
указанный первым, является ответственным исполнителем и отвечает за
своевременное и качественное исполнение задания в целом.
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5 |
Стр.6
|
