Стр. 3
Страницы: | Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4 | Стр.5 |
Раздел IV
ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ, ХРАНЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ
В АРХИВЕ МИНГОРИСПОЛКОМА, ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ИХ
НА ГОСУДАРСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ
Глава 11
СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ
174. Для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве Мингорисполкома составляется номенклатура дел.
175. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, образующихся в процессе деятельности Мингорисполкома, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
В номенклатуру дел Мингорисполкома включаются дела структурных подразделений аппарата Мингорисполкома.
176. Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в процессе деятельности Мингорисполкома.
177. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации, учета, индексации дел, определения сроков их хранения и поиска документов.
Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и используется в архиве для учета дел временного (до 10 лет) хранения.
178. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться:
регламентом Мингорисполкома;
положениями о структурных подразделениях аппарата Мингорисполкома;
штатным расписанием;
перечнями документов с указанием сроков хранения;
номенклатурами дел Мингорисполкома за предыдущие годы;
описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.
179. Сводная номенклатура дел Мингорисполкома составляется управлением по контролю и делопроизводству Мингорисполкома на основании номенклатур дел структурных подразделений согласно приложению 6.
180. Номенклатура дел структурного подразделения Мингорисполкома составляется специалистом, ответственным за делопроизводство структурного подразделения, визируется специалистом архива Мингорисполкома и подписывается руководителем структурного подразделения Мингорисполкома согласно приложению 7.
181. Названиями разделов номенклатуры дел Мингорисполкома являются названия структурных подразделений, соответствующие утвержденной структуре Мингорисполкома.
В номенклатуре должны быть предусмотрены заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы и вопросы деятельности Мингорисполкома.
182. В номенклатуру дел включаются дела с документами, имеющими ограничительный гриф "Для служебного пользования".
183. Не включаются в номенклатуру печатные издания.
184. Дела, содержащие документы по вопросам, не решенным в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру дел Мингорисполкома следующего года под тем же индексом.
185. Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("документальные материалы", "общая переписка", "разные материалы" и т.д.).
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
186. Заголовок дела включает:
название рода дела (документы, переписка) или разновидности документов (распоряжения, протоколы, планы, отчеты, акты и т.д.);
указание автора документа (Мингорисполком, его структурное подразделение или должностное лицо);
название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
краткое содержание документов дела;
название населенного пункта или территории, с которой связано содержание документов дела;
даты (период), к которым относятся документы дела;
указание на копийность документов дела.
Состав элементов заголовка дела определяется характером документов дела.
187. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве названия рода дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле. Например:
Документы, послужившие основанием для издания приказов, распоряжений по личному составу (заявления, справки, докладные записки и др.)
Документы об участии коллективов в спортивных соревнованиях (анкеты, списки, фотоснимки)
Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих приложения к какому-либо документу. Например:
Документы к протоколам заседаний горисполкома (доклады, информационные сообщения, справки и т.д.)
В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одной разновидности, эта разновидность документов указывается во множественном числе. Например:
Протоколы заседаний горисполкома
188. Наименование местного исполнительно-распорядительного органа или его структурного подразделения в качестве автора документов в заголовках указывается кратко или приводится общее видовое название авторов. Например:
Заявки комитетов, управлений, отделов
189. В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовке дела конкретный(ые) корреспондент(ы) указывается в том случае, если переписка ведется только с одним, двумя или тремя корреспондентами. Например:
Переписка с Министерством транспорта и коммуникаций Республики Беларусь по вопросам работы городского общественного транспорта
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами (более трех), последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название. Например:
Переписка с избирательными комиссиями о проведении избирательной кампании
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами (более трех), последние не указываются. Например:
Переписка об организации семинаров, совещаний по вопросам совершенствования документационного обеспечения
Переписка об организации совещаний по вопросам работы городского общественного транспорта
190. В заголовках дел, содержащих плановую и отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год), на который составлены планы (отчеты). Например:
План работы на 2005 год
Отчеты о работе комиссии по делам несовершеннолетних за 2004 год
191. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом:
В графе 1 номенклатуры дел (индексы дел) проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс состоит из установленного в Мингорисполкоме цифрового обозначения структурного подразделения аппарата и порядкового номера дела по номенклатуре. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например:
01-05, где 01 - индекс структурного подразделения, 05 - порядковый номер дела по номенклатуре в пределах данного структурного подразделения.
Группы цифр индекса отделяются одна от другой дефисом.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов).
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью значимости документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.
Заголовки систематизируются в следующем порядке: законы Республики Беларусь, декреты, указы Президента Республики Беларусь, постановления Палат Национального собрания Республики Беларусь, постановления Совета Министров Республики Беларусь, уставы (положения), распоряжения Главы Администрации Президента Республики Беларусь, протоколы, приказы, штатные расписания, планы, отчеты, справки, сведения, акты, переписка. Порядок систематизации прочих категорий дел определяется составителем номенклатуры в соответствии с их значимостью.
Заголовки дел, заведенных по географическому и корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по корреспондентам или географическим названиям в алфавитном порядке.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указываются сроки хранения дел и номера статей по Перечню типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденным постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 06.08 2001 г. N 38 (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2001 г., N 86, 8/6616) и Перечню типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения, утвержденным начальником Главного архивного управления при Совете Министров СССР от 15.08.1998 г.
В графе 5 "Примечание" в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении и утрате дел, о переходящих делах и т.д.
192. Номенклатура дел Мингорисполкома визируется специалистом, ответственным за ведение архива Мингорисполкома, подписывается начальником управления по контролю и делопроизводству Мингорисполкома и после согласования постоянно действующей экспертной комиссией (далее - ЭК) Мингорисполкома направляется на согласование экспертно-проверочной комиссии (далее - ЭПК) органа управления по архивам и делопроизводству Минского областного исполнительного комитета, после чего утверждается председателем Мингорисполкома.
Утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры дел управления по контролю и делопроизводству Мингорисполкома.
193. По окончании календарного года специалистом, ответственным за ведение архива Мингорисполкома, в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения согласно приложению 6.
194. Номенклатура дел Мингорисполкома на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале предшествующего года.
В конце каждого года номенклатура дел уточняется, согласовывается ЭК Мингорисполкома, утверждается председателем Мингорисполкома и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
Номенклатура дел согласовывается ЭПК органа управления по архивам и делопроизводству Минского областного исполнительного комитета не реже одного раза в 5 лет.
В случае значительного изменения структуры Мингорисполкома номенклатура дел подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению независимо от срока ее согласования ЭПК органа управления по архивам и делопроизводству Миноблисполкома.
195. Номенклатура дел Мингорисполкома составляется в четырех экземплярах. Первый экземпляр хранится в управлении по контролю и делопроизводству Мингорисполкома, второй - направляется в структурные подразделения аппарата Мингорисполкома, третий - хранится в качестве учетного документа в архиве Мингорисполкома, четвертый - в учреждении "Государственный архив Минской области".
Глава 12
ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ
196. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
Дела в Мингорисполкоме формируются в структурных подразделениях его аппарата. Формированием дел занимаются специалисты, ответственные за делопроизводство.
Контроль за правильным формированием дел в Мингорисполкоме осуществляется управлением по контролю и делопроизводству Мингорисполкома.
197. В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:
помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы;
помещать вместе документы, относящиеся к решению одного вопроса;
группировать в дело документы за один календарный год, за исключением переходящих дел, личных дел, документов временных комиссий (группируются за период деятельности);
группировать в отдельные дела документы постоянного и временного сроков хранения:
помещать в дела машино-, факсо-, телефонограммы на общих основаниях.
198. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, черновые и дублетные экземпляры, проекты документов, размноженные копии. Объем дела не должен превышать 250 листов. Дело объемом свыше 250 листов делят на тома.
199. Внутри дела документы располагаются в последовательности решения определенных вопросов. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (поступающие - по датам поступления, отправляемые - по датам отправления) по авторам или корреспондентам в алфавитном порядке.
Приложения к документам независимо от даты их утверждения или подписания присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.
Документы заседаний Мингорисполкома группируются в два дела:
протоколы заседаний и решения к ним;
документы к протоколам (доклады, справки, заключения, проекты решений и т.д.).
Протоколы заседаний Мингорисполкома в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам систематизируются по номерам протоколов в последовательности решения вопросов.
200. Распоряжения группируются в отдельные дела по видам и хронологии вместе с относящимися к ним приложениями.
Уставы, положения, инструкции, утвержденные решениями Мингорисполкома, группируются вместе с указанными документами.
Распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от других видов распоряжений.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов.
Планы (прогнозы) и отчеты, независимо от времени их составления, группируются в дела того года, к которому они относятся по содержанию. Например, план на 2003 год, составленный в 2002 году, и отчет за 2003 год, составленный в 2004 году, должны быть отнесены к 2003 году.
Документы в личных делах располагают в следующей последовательности:
внутренняя опись документов, имеющихся в деле;
дополнение к личному листку по учету кадров;
личный листок по учету кадров;
автобиография;
копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке;
заявление о приеме на работу;
копии или выписки из распоряжений о приеме, увольнении, переводе, назначении на должность.
При формировании личных дел отдельных категорий работников в них дополнительно включаются следующие документы:
декларация о доходах;
контракт (государственных служащих);
договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц) и др.
Лицевые счета работников по заработной плате группируют по фамилиям в алфавитном порядке и образуют самостоятельные дела в пределах года.
Переписка формируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: за документом-запросом помещается документ-ответ. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
Обращения граждан по вопросам работы Мингорисполкома и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от обращений граждан по личным вопросам. Каждое обращение и документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу документов.
Повторные обращения или дополнительные документы к ним подшиваются к данной группе документов.
201. Правильность формирования дел проверяется при передаче дел в архив Мингорисполкома и на государственное хранение.
Глава 13
ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ
202. Экспертиза ценности документов - это определение научно-исторической, социально-культурной ценности и практической значимости документов в целях установления сроков их хранения и отбора на государственное хранение.
203. Экспертиза ценности документов проводится в делопроизводстве:
при составлении номенклатур дел;
при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам;
при подготовке дел к последующему хранению;
в архиве в процессе подготовки дел к передаче на государственное хранение.
204. Экспертиза ценности документов проводится ЭК Мингорисполкома совместно со специалистами структурных подразделений аппарата под непосредственным методическим руководством сектора по архивам.
ЭК работает в соответствии с Положением о постоянно действующей экспертной комиссии Мингорисполкома, утверждаемым председателем Мингорисполкома и согласовываемым с учреждением "Государственный архив Минской области".
205. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения в Мингорисполкоме осуществляется ежегодно.
При проведении экспертизы ценности документов производится:
отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Мингорисполкома;
отбор документов с временными сроками хранения и не подлежащих дальнейшему хранению;
выделение к уничтожению дел, сроки хранения которых истекли.
Отбор документов на постоянное хранение проводится на основании номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел. При полистном просмотре дел постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы временного хранения.
Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются также полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой "ЭПК", содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные.
Одновременно с отбором документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Мингорисполкома проводится отбор дел и документов временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения. При этом учитываются такие отметки в номенклатуре дел, как "до минования надобности", "при условии завершения ревизии" и т.п.
206. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению согласно приложению 8.
Отбор документов к уничтожению за соответствующий период и составление акта о выделении их к уничтожению производятся после составления годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения и по личному составу за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК Мингорисполкома.
Согласованные комиссией акты о выделении дел к уничтожению утверждаются председателем Мингорисполкома только после утверждения ЭПК органа управления по архивам и делопроизводству Минского областного исполнительного комитета описей дел постоянного хранения и согласования описей дел по личному составу. После этого дела, включенные в акты, уничтожаются.
207. Отобранные к уничтожению и включенные в акт документы передаются в соответствии с Основными правилами работы архивов центральных и местных органов власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденными решением Коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь 30.04.1997 г. N 5, организациям, занимающимся заготовкой вторичного сырья. Сдача документов оформляется приемо-сдаточными накладными. Дата сдачи и номер накладной указываются в акте, который подшивается в соответствующее дело.
Глава 14
ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ
208. Дела Мингорисполкома подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится специалистами, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях аппарата, под методическим руководством сектора по архивам и контролем управления по контролю и делопроизводству Мингорисполкома.
209. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:
подшивку или переплет дела;
нумерацию листов в деле;
составление заверительной надписи дела согласно приложению 9;
составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела согласно приложению 10;
внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (заголовка дела, даты дела и др.).
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению. Дела допускается хранить в скоросшивателях, при этом не проводится пересистематизация документов в деле, листы не нумеруются, заверительные надписи и внутренние описи не составляются.
210. Документы, составляющие дело, подшиваются в четыре прокола в твердую обложку из картона (при объеме дела до 50 листов) или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические предметы (булавки, скрепки) из них удаляются.
Невостребованные личные документы (аттестаты, свидетельства и др.) вкладываются в конверт, который затем подшивается в дело.
211. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами валовой (порядковой) нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графитным карандашом. Использование чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.
Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно. Листы приложения к делу, составляющего отдельный том, нумеруются отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, а сложенный и подшитый за середину - нумеруется как два листа.
Документы большого формата подшиваются за один край и нумеруются как один лист в правом углу развернутого листа.
Лист с наклеенными документами (вырезки, выписки, фотографии и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вырезки, вставки текста, переводы и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, при этом вначале нумеруется конверт, а затем - очередным номером - каждое вложение в конверте.
Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) нумеруются в общем порядке.
При наличии большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая зачеркивается, но сохраняется в деле.
212. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется заверительная надпись дела.
Заверительная надпись составляется на отдельном листе-заверителе, который помещается в конце дела, в картотеках - на отдельном чистом листе формата карточки. Заверительная надпись составляется по установленной форме. Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот последнего листа документа. Лист-заверитель наклеивается за верхнюю часть на внутренней стороне обложки дела, если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя.
В заверительной надписи указывается количество листов дела и отдельно, через знак "+" (плюс), количество листов внутренней описи (при ее наличии).
При необходимости в заверительной надписи оговариваются особенности физического состояния и формирования дел.
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.
Если количество листов в деле изменяется, заверительная надпись составляется заново.
213. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется согласно приложению 11. На обложке дела указывается:
наименование местного исполнительно-распорядительного органа;
наименование структурного подразделения;
индекс дела (по номенклатуре дел);
заголовок дела;
дата дела (тома, части) или крайние даты документов, входящих в дело;
количество листов в деле;
срок хранения дела;
архивный шифр дела.
214. При оформлении обложки дел полное наименование местного исполнительно-распорядительного органа и наименование структурного подразделения указываются в именительном падеже.
На обложку заголовок дела переносится из номенклатуры дел. В необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения и уточнения (например, проставляются номера протоколов и распоряжений).
В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.
215. На обложке дела указываются даты (крайние даты) дела - дата заведения и дата окончания в делопроизводстве.
Крайними датами личного дела являются даты подписания распоряжений и приказов о приеме и увольнении лица, на которое заведено дело.
Даты дел постоянного, временного хранения и по личному составу пишутся на обложке арабскими цифрами.
Даты планов, отчетов, штатных расписаний, дел, содержащих один документ, отражаются в заголовках дел.
Датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты первого и последнего протоколов, составляющих дело, или даты их утверждения (если они утверждаются).
При оформлении дела, состоящего из нескольких томов, на обложке указываются число, месяц, год начала и окончания каждого тома в делопроизводстве.
Если в дело включены документы-приложения за более ранний период, чем год образования дела, то на обложке под датой делается запись "имеются документы за...".
216. Обязательным реквизитом обложки дела является указание количества листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела.
217. Срок хранения дела переносится на обложку дела из номенклатуры дел после уточнения его по соответствующему перечню документов.
218. При внесении дела в опись на обложке проставляется архивный шифр дела, включающий номер фонда, номер описи и номер дела.
219. Надписи на обложках делаются четко, светостойкими чернилами или шариковой ручкой. Допускается предварительное заполнение формы обложки на компьютере с последующей наклейкой ее на обложку дела.
Глава 15
СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСЕЙ ДЕЛ
220. На завершенные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, ежегодно составляются описи.
Опись дел - это информационно-поисковый архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел.
Опись дел является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел.
Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу.
Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
221. В Мингорисполкоме, в каждом структурном подразделении аппарата, описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством сектора по архивам. Описи, подготовленные структурными подразделениями аппарата Мингорисполкома, служат основой для составления сводной описи дел Мингорисполкома, которую готовит специалист, ответственный за ведение архива Мингорисполкома.
Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме в двух экземплярах согласно приложению 12.
Сводная опись дел постоянного хранения составляется в четырех экземплярах и служит основанием при передаче дел на государственное хранение согласно приложению 13.
Сводная опись дел по личному составу составляется в трех экземплярах согласно приложению 14.
Сводная опись дел временного (свыше 10 лет) хранения составляется в двух экземплярах согласно приложению 15.
222. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносится в опись под самостоятельным номером);
порядок нумерации дел в описи валовый (порядковый), пока число дел не достигнет любой четырехзначной цифры (1000, 3000 и т.д. до 9999);
порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с сектором по архивам Мингорисполкома;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
223. В конце описи после последней описательной статьи делается итоговая запись. В ней цифрами и прописью указываются количество дел, а также первый и последний номер включенных в опись дел, оговариваются особенности нумерации (литерные и пропущенные номера дел).
Глава 16
ОРГАНИЗАЦИЯ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В МИНГОРИСПОЛКОМЕ
224. Документы исполнительных и распорядительных органов относятся к государственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь.
225. Временное хранение документов государственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь осуществляется в архиве Мингорисполкома в течение сроков, установленных Законом Республики Беларусь от 06.10.1994 г. "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь" (Ведамасцi Вярхоўнага Савета Рэспублiкi Беларусь, 1999 г., N 5-6, ст. 95), Положением о Национальном архивном фонде Республики Беларусь, утвержденным Указом Президента Республики Беларусь от 20.09.1996 г. N 373 (Собрание указов Президента и постановлений Кабинета Министров Республики Беларусь, 1996 г., N 27, ст. 699), а затем документы передаются на постоянное хранение в государственный архив.
226. Порядок хранения документов устанавливается в соответствии с законодательством Республики Беларусь.
227. Формирование, оформление, хранение и использование дел определяются настоящей Инструкцией.
228. Сроки хранения документов устанавливаются в соответствии с Перечнем типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденным постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 06.08.2001 г. N 38 (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2001 г., N 86, 8/6616), Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения, утвержденным начальником Главного архивного управления при Совете Министров СССР от 15.08.1998 г., а также иными нормативными правовыми актами Республики Беларусь.
229. Документы постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу хранятся в архиве Мингорисполкома.
Дела временного (до 10 лет) хранения передаче в архив Мингорисполкома, как правило, не подлежат. Их учет проводится по номенклатуре дел. По истечении сроков хранения они уничтожаются в установленном порядке.
230. В своей деятельности сектор по архивам управления по контролю и делопроизводству Мингорисполкома руководствуется законодательством Республики Беларусь и настоящей Инструкцией.
Глава 17
ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ В СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ
И ПЕРЕДАЧА ИХ В АРХИВ МИНГОРИСПОЛКОМА
231. С момента заведения и до передачи в архив Мингорисполкома дела хранятся по месту их формирования.
Руководители структурных подразделений аппарата Мингорисполкома и специалисты, отвечающие за делопроизводство в них, несут ответственность за сохранность документов и дел.
Дела находятся в рабочих кабинетах и располагаются в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность и предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
232. Передача дел в архив Мингорисполкома осуществляется по графику, составляемому специалистом, ответственным за ведение архива Мингорисполкома, согласовываемому с руководителями структурных подразделений аппарата, утверждаемому управляющим делами Мингорисполкома.
Дела передаются в архив через год после завершения их в делопроизводстве.
233. Прием дел производится специалистом, ответственным за ведение архива Мингорисполкома в присутствии специалиста структурного подразделения аппарата. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи специалиста, ответственного за ведение архива Мингорисполкома, и специалиста, передавшего дела.
234. В архив Мингорисполкома дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу передаются только по описям.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения находятся в структурных подразделениях аппарата Мингорисполкома до истечения сроков их хранения. В архив они могут быть переданы только в исключительных случаях по решению управляющего делами Мингорисполкома. Передача их может осуществляться по номенклатурам дел.
Глава 18
ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ В АРХИВЕ МИНГОРИСПОЛКОМА
И ПОРЯДОК ВЫДАЧИ ИХ ВО ВРЕМЕННОЕ ПОЛЬЗОВАНИЕ
235. В архиве Мингорисполкома осуществляется временное хранение документов государственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь в течение следующих сроков:
Минского городского Совета депутатов, Мингорисполкома - 10 лет;
по личному составу - 75 лет;
электронных - не более 3 лет.
236. Архивные документы Мингорисполкома хранятся в помещении, доступ в которое ограничен.
237. Дела архива Мингорисполкома выдаются во временное пользование структурным подразделениям, подведомственным и сторонним организациям, а также судебным, следственным, налоговым и контролирующим органам.
238. Выдача дел сторонним организациям производится на основании письма соответствующей организации и разрешающей резолюции управляющего делами Мингорисполкома и оформляется актом. Акт составляется в 2 экземплярах на бланке Мингорисполкома согласно приложению 16.
На выданное дело заводится карта-заместитель дела согласно приложению 17.
239. Дела во временное пользование выдаются на срок, не превышающий 30 дней.
240. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения управляющего делами Мингорисполкома с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о выдаче подлинника с указанием причины.
Глава 19
ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ
241. По истечении сроков ведомственного хранения дела в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом передаются на постоянное хранение в государственный архив.
242. Дела передаются по описям, утвержденным в установленном порядке. При этом передаются два экземпляра описи дел постоянного хранения и два экземпляра историко-архивной справки к фонду.
243. Прием документов на государственное хранение оформляется актом приема-передачи, составляемым государственным архивом в 2 экземплярах.
244. В случаях утраты документов постоянного хранения Мингорисполком принимает меры к их розыску.
При необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны, составляется соответствующий акт. Причины отсутствия дел оговариваются в историко-архивной справке к фонду.
245. Все работы, связанные с подготовкой и передачей документов на постоянное хранение, в том числе изготовление страховых копий, обработка и транспортировка документов, выполняются за счет средств Мингорисполкома.
246. При ликвидации Мингорисполкома образовавшиеся в его деятельности архивные документы в упорядоченном состоянии передаются правопреемникам. При отсутствии правопреемника документы постоянного хранения передаются в соответствующий государственный архив, а по личному составу - в Государственное учреждение "Минский городской архив".
В состав комиссий, создаваемых для передачи дел и имущества, включаются представители Государственной архивной службы Республики Беларусь.
Приложение 1
к Инструкции
по документационному
обеспечению управления
в Минском городском
исполнительном комитете
ФОРМА БЛАНКА РЕШЕНИЯ
Дзяржаўны герб
Рэспублiкi Беларусь
МIНСКI ГАРАДСКI МИНСКИЙ ГОРОДСКОЙ
ВЫКАНАЎЧЫ КАМIТЭТ ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЙ КОМИТЕТ
(Мiнскi гарвыканкам) (Минский горисполком)
РАШЭННЕ РЕШЕНИЕ
_______ N _______
г.Мiнск г.Минск
Приложение 2
к Инструкции
по документационному
обеспечению управления
в Минском городском
исполнительном комитете
ФОРМА БЛАНКА ВЫПИСКИ ИЗ РЕШЕНИЯ
Дзяржаўны герб
Рэспублiкi Беларусь
МIНСКI ГАРАДСКI МИНСКИЙ ГОРОДСКОЙ
ВЫКАНАЎЧЫ КАМIТЭТ ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЙ КОМИТЕТ
(Мiнскi гарвыканкам) (Минский горисполком)
ВЫПIСКА З РАШЭННЯ ВЫПИСКА ИЗ РЕШЕНИЯ
_______ N _______
г.Мiнск г.Минск
Приложение 3
к Инструкции
по документационному
обеспечению управления
в Минском городском
исполнительном комитете
ФОРМА БЛАНКА РАСПОРЯЖЕНИЯ ГОРИСПОЛКОМА
Дзяржаўны герб
Рэспублiкi Беларусь
МIНСКI ГАРАДСКI МИНСКИЙ ГОРОДСКОЙ
ВЫКАНАЎЧЫ КАМIТЭТ ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЙ КОМИТЕТ
(Мiнскi гарвыканкам) (Минский горисполком)
РАСПАРАДЖЭННЕ РАСПОРЯЖЕНИЕ
_______ N _______
г.Мiнск г.Минск
Приложение 4
к Инструкции
по документационному
обеспечению управления
в Минском городском
исполнительном комитете
ФОРМА БЛАНКА ПРОТОКОЛА
Дзяржаўны герб
Рэспублiкi Беларусь
МIНСКI ГАРАДСКI МИНСКИЙ ГОРОДСКОЙ
ВЫКАНАЎЧЫ КАМIТЭТ ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЙ КОМИТЕТ
(Мiнскi гарвыканкам) (Минский горисполком)
ПРАТАКОЛ ПРОТОКОЛ
_______ N _______
г.Мiнск г.Минск
Приложение 5
к Инструкции
по документационному
обеспечению управления
в Минском городском
исполнительном комитете
ФОРМА БЛАНКА ДЛЯ ПИСЬМА
Государственный герб
Республики Беларусь
МIНСКI ГАРАДСКI МИНСКИЙ ГОРОДСКОЙ
ВЫКАНАЎЧЫ КАМIТЭТ ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЙ КОМИТЕТ
пр. Ф.Скарыны, 8; пр. Ф.Скорины, 8;
220050 г.Мiнск 220050 г.Минск
тэл. (017) 200-64-88, тел. (017) 200-64-88,
факс (017) 227-68-66 факс (017) 227-68-66
Р/р N 3730201040010 Р/с N 3730201040010
у фiлiяле МГД в филиале МГД
Белiнвестбанка г.Мiнска, Белинвестбанка г.Минска,
код 764 код 764
____________ N _________
На N ______ ад _________
Приложение 6
к Инструкции
по документационному
обеспечению управления
в Минском городском
исполнительном комитете
ФОРМА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ ГОРИСПОЛКОМА
Минский городской УТВЕРЖДАЮ
исполнительный комитет Председатель горисполкома
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
________ N ______ Подпись Расшифровка
г.Минск подписи
на ________ год Дата
--------+-----------------+----------+-------------------+----------¬
¦ Индекс¦Название раздела,¦Кол-во дел¦Срок хранения дела ¦Примечание¦
¦ дела ¦ заголовок дела ¦ (томов, ¦ (тома, части) и N ¦ ¦
¦ ¦ (тома, части) ¦ частей) ¦ статей по перечню ¦ ¦
+-------+-----------------+----------+-------------------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+-------+-----------------+----------+-------------------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Страницы: | Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4 | Стр.5 |
| 
