Стр. 1
Страницы: Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4 | Стр.5 |
Минский городской исполнительный комитет РЕШИЛ:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по документационному обеспечению управления в Минском городском исполнительном комитете.
2. Контроль за исполнением настоящего решения возложить на управляющего делами Минского городского исполнительного комитета Савановича М.Ф.
Председатель М.Я.ПАВЛОВ
Управляющий делами М.Ф.САВАНОВИЧ
УТВЕРЖДЕНО
Решение Минского
городского
исполнительного
комитета
21.04.2005 N 677
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДОКУМЕНТАЦИОННОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ УПРАВЛЕНИЯ В МИНСКОМ
ГОРОДСКОМ ИСПОЛНИТЕЛЬНОМ КОМИТЕТЕ
Раздел I
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Инструкция по документационному обеспечению управления в Минском городском исполнительном комитете (далее - Инструкция) подготовлена с целью совершенствования на единой основе документационного обеспечения деятельности Минского городского исполнительного комитета (далее - Мингорисполком), унификации состава и форм документов, а также технологии работы с ними.
2. Настоящая Инструкция устанавливает общие правила организации делопроизводства в аппарате Мингорисполкома на основе законодательства, нормативных правовых актов по вопросам делопроизводства и архивного дела, решений Мингорисполкома, распоряжений председателя Мингорисполкома и иных актов законодательства.
3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
4. Правила работы с документами, содержащими государственную, служебную, коммерческую либо иную охраняемую законом тайну, определяются специальной инструкцией.
5. Настоящая Инструкция не затрагивает вопросов порядка рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан. Делопроизводство по обращениям граждан ведется в соответствии с Законом Республики Беларусь от 6 июня 1996 года "Об обращениях граждан" в редакции Закона Республики Беларусь от 1 ноября 2004 года (Ведамасцi Вярхоўнага Савета Рэспублiкi Беларусь, 1996 г., N 21, ст. 376; Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2004 г., N 189, 2/1089) и иными нормативными правовыми актами Республики Беларусь.
6. Общее руководство документационным обеспечением управления (далее - ДОУ) и контроль за выполнением требований настоящей Инструкции возлагается на управляющего делами Мингорисполкома, а в структурных подразделениях аппарата Мингорисполкома - на руководителей этих подразделений.
7. Контроль за организацией ДОУ в Мингорисполкоме в соответствии с настоящей Инструкцией возлагается на управление по контролю и делопроизводству Мингорисполкома.
8. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях Мингорисполкома, организациях коммунальной собственности г.Минска возлагается на их руководителей.
Руководители структурных подразделений Мингорисполкома, организаций коммунальной собственности г.Минска определяют лицо, ответственное за ДОУ, которое обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии исполнения, осуществляет ознакомление работников с нормативными правовыми актами и методическими документами в области документационного обеспечения.
9. Работники аппарата Мингорисполкома несут персональную ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов. Об их утрате немедленно докладывается непосредственному руководителю и сообщается в отдел документооборота и контроля управления по контролю и делопроизводству Мингорисполкома (далее - отдел документооборота и контроля).
10. Работникам аппарата Мингорисполкома запрещается:
делать какие-либо пометки, надписи, исправления в тексте поступивших документов;
брать домой служебные документы или их проекты и выполнять дома какую-либо работу служебного характера;
копировать и размножать служебные документы без разрешения руководителей структурных подразделений или управляющего делами Мингорисполкома и его заместителей, а материалы Минского городского Совета депутатов - без разрешения председателя Совета или его заместителей;
разглашать или использовать в личных интересах служебную или государственную тайну, содержащуюся в служебных документах, в том числе полученную на стадии их подготовки, а также на заседаниях и совещаниях.
11. При уходе в отпуск или отъезде в командировку работник обязан передать лицу, которое будет замещать его, все имеющиеся документы по нерешенным вопросам.
12. При увольнении, переводе или перемещении работника имеющиеся у него документы по указанию руководителя структурного подразделения аппарата Мингорисполкома передаются другому работнику.
13. Лица, вновь принятые на работу в аппарат Мингорисполкома, допускаются к работе с документами после ознакомления с настоящей Инструкцией.
Раздел II
ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
Глава 1
ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
14. Документирование деятельности в Мингорисполкоме охватывает все процессы, относящиеся к записи и оформлению необходимой информации на различных носителях для осуществления задач и полномочий, возложенных на Мингорисполком.
15. Мингорисполком в пределах своих полномочий принимает решения. Возможно принятие совместных решений в порядке, установленном законодательством. Председатель Мингорисполкома в пределах своей компетенции издает распоряжения по конкретным вопросам, не требующим коллегиального рассмотрения.
16. Ход обсуждения вопросов и решений, принимаемых на заседаниях Мингорисполкома и совещаниях, фиксируется в соответствующих протоколах.
17. Взаимоотношения с деловыми партнерами регулируются с помощью договоров и другой документации, используемой в договорной работе.
18. Для осуществления оперативных связей с другими организациями и отдельными гражданами направляются письма, факсограммы, телеграммы, телефонограммы, используется электронная почта.
19. В деятельности Мингорисполкома создаются различные справочно-информационные документы (акты, справки, докладные записки, обзоры и т.д.).
20. Мингорисполком обеспечивается документами, информационными справочными материалами, официально распространяемыми Палатой представителей Национального собрания Республики Беларусь, Советом Республики Национального собрания Республики Беларусь, Конституционным Судом Республики Беларусь, Верховным Судом Республики Беларусь, Высшим Хозяйственным Судом Республики Беларусь, иными государственными органами и общественными объединениями.
21. В Мингорисполкоме образуется комплекс документов по личному составу (контракты, распоряжения по личному составу и кадровым вопросам, заявления, трудовые книжки и т.д.).
22. Автоматизированная подготовка документов представляет собой процесс документирования с применением средств вычислительной и организационной техники.
Электронный документ - документ, зафиксированный на машинном носителе и содержащий идентифицированную информацию, подлинность которой удостоверена электронной цифровой подписью или удостоверяющим документом.
В результате автоматизированной обработки документной информации пользователь получает документ в виде видеограммы или машинограммы.
Видеограмма - информация, представленная на экране монитора.
Машинограмма - документ, полученный с печатающих устройств вычислительной и организационной техники и оформленный на бланках или стандартных листах бумаги.
Автоматизированная подготовка документов и хранение ее результатов предполагают создание информационной базы, включающей альбом унифицированных форм документов (шаблонов), комплект справочной информации, необходимой для заполнения переменной части унифицированных форм документов.
Задача подготовки текста документа решается в диалоговом режиме. Пользователь вводит переменную информацию в имеющиеся в базе данных унифицированные формы документов, редактирует и распечатывает проект документа.
Автоматизированные альбомы унифицированных форм документов (шаблонов) содержат информацию (шаблоны) для подготовки и оформления в автоматизированном режиме наиболее часто создаваемых документов.
При оформлении организационно-распорядительных документов используется состав реквизитов, предусмотренный СТБ 6.38-2004 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (далее - СТБ 6.38-2004).
23. В целях упорядочения работы с документами в Мингорисполкоме разрабатывается табель форм документов.
Табель форм документов (далее - табель) - перечень форм документов Мингорисполкома, необходимых и достаточных для реализации его функций и задач, содержащий характеристику каждого документа с точки зрения его юридического статуса, этапов подготовки и прохождения.
Для разработки табеля документов, применяемых в Мингорисполкоме, создается рабочая группа, включающая специалистов по основным направлениям деятельности Мингорисполкома.
24. Разработка и заполнение табеля проводятся в два этапа. На первом этапе выявляются условия, определяющие процессы документирования и полный перечень применяемых документов, что достигается путем изучения юридических оснований документирования (законодательных актов Республики Беларусь, правовых актов Мингорисполкома, нормативных правовых актов государственных органов, методических документов, регламентирующих вопросы работы с документами).
По результатам первого этапа работы в каждом структурном подразделении Мингорисполкома составляется список создаваемых документов.
25. Второй этап заключается в анализе технологии подготовки и прохождения выявленного комплекса документации.
Табель оформляется в форме таблицы. Таблица состоит из следующих граф:
наименование раздела (название документа);
ответственный за составление проекта документа;
срок подготовки;
периодичность подготовки (ежегодно, ежеквартально, по мере необходимости и т.д.);
согласование проекта документа (внутреннее и внешнее);
удостоверение (подпись, утверждение, печать);
наименование организации или структурного подразделения Мингорисполкома, куда представляется документ;
срок представления;
срок исполнения;
структурное подразделение Мингорисполкома и должность лица, ответственного за регистрацию;
структурное подразделение Мингорисполкома и должность ответственного за контроль;
местонахождение первого экземпляра (второго экземпляра);
примечания.
26. После заполнения табель согласовывается с руководителями структурных подразделений аппарата Мингорисполкома, подписывается начальником управления по контролю и делопроизводству Мингорисполкома и утверждается распоряжением председателя Мингорисполкома. Копия табеля документов, применяемых в структурных подразделениях аппарата Мингорисполкома, хранится у руководителей этих подразделений.
Должностным лицам и структурным подразделениям аппарата Мингорисполкома запрещается создавать документы, не указанные в табеле.
Внесение в табель изменений в Мингорисполкоме осуществляется управлением по контролю и делопроизводству Мингорисполкома в установленном порядке.
27. Альбом унифицированных форм документов создается на основе табеля.
В альбом включаются формы документов, прошедшие унификацию, т.е. формы, в которых отражена постоянная информация и определено место для переменной информации, унифицирован текст путем приведения его к трафарету, анкете или таблице, установлено стабильное расположение реквизитов.
Для удобства использования формы документов группируются в альбоме по разделам, соответствующим определенным направлениям деятельности Мингорисполкома, или его функциональным задачам.
Глава 2
ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
28. Составление и оформление документов предполагают обязательное соблюдение ряда требований и правил, обеспечивающих их юридическую силу, оперативное и качественное исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью средств вычислительной и организационной техники.
29. Подготовка документа включает составление и оформление проекта документа, при необходимости - согласование (визирование) проекта, его подписание, утверждение, размножение (тиражирование).
Составитель документа отвечает за своевременность его подготовки, правильность содержания и оформления, неукоснительно соблюдая требования, установленные для оформления соответствующего вида документа.
30. Документы должны составляться кратко, ясно и не иметь помарок, их содержание должно быть полным, объективным и исключающим поводы к повторной переписке.
31. Каждый документ должен иметь обязательный для данного вида документа комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения.
32. Большинство документов Мингорисполкома составляется на бланках, за исключением совместных документов, докладных записок, справок и иных документов, подготовленных работниками аппарата Мингорисполкома, протоколов общественных объединений, которые оформляются на стандартных листах бумаги в соответствии с СТБ 6.38-2004. Если документ оформляется не на бланке, порядок расположения реквизитов на листе бумаги должен соответствовать требованиям стандарта.
33. Требования к гербовым бланкам определяются в соответствии с СТБ 6.38-2004. Бланки Мингорисполкома с использованием государственного герба изготавливаются в соответствии с Указом Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. N 357 "Об упорядочении изготовления и использования бланков с изображением государственного герба Республики Беларусь" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2000 г., N 66, 1/1414) и оформляются по формам согласно приложениям 1 - 5.
Бланки изготавливаются и учитываются управлением делами Мингорисполкома. В структурные подразделения Мингорисполкома они выдаются по разрешению управляющего делами Мингорисполкома или его заместителя.
34. Право подписи документов, составленных на бланках Мингорисполкома, имеют председатель Мингорисполкома, его заместители и управляющий делами Мингорисполкома.
35. Оформление документов предполагает соблюдение комплекса требований, предъявляемых к составлению заголовка документа, датированию документа, индексированию, адресованию, согласованию, удостоверению (подписанию, утверждению, проставлению печати), оформлению приложений к документу, проставлению отметок о прохождении, исполнении и месте хранения документа.
36. Датой документа является дата его подписания. Датой решения Мингорисполкома является дата его принятия; датой протокола - дата проведения заседания Мингорисполкома или совещания.
Для документов, составленных совместно несколькими организациями, датой документа является дата подписания его последней организацией.
Дата подписания (принятия) документа и индекс проставляются на бланке на специально отведенном месте. Если документ составлен не на бланке, его дата и индекс (номер) проставляются так же, как на бланке.
Дата и индекс на справке или докладной записке, подготовленной работниками Мингорисполкома, проставляются ниже наименования документа, над его заголовком.
Регистрационный номер телеграммы проставляется в конце текста.
Даты подписания, утверждения, согласования, а также даты в реквизитах "Текст", "Ссылка на индекс и дату входящего документа", "Резолюция", "Визы", "Отметка о поступлении", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", "Отметка о заверении копии", "Отметка о переносе данных на машинный носитель" оформляют цифровым способом. Элементы даты приводят арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца - двумя парами цифр от 01 до 31, месяц - от 01 до 12, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами. Например <*>:
12 января 2003 года оформляется 12.01.2003
2 января 2003 года следует писать 02.01.2003
--------------------------------
<*> Приводимые в настоящей Инструкции примеры не могут рассматриваться как подстрочные примечания к пунктам, части или абзацы пунктов.
Словесно-цифровой способ оформления дат (например, 10 октября 2004 г.) применяется в нормативных правовых актах Республики Беларусь, правовых актах Мингорисполкома и документах финансового характера.
37. Индексация документов - это проставление при регистрации их порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений, указывающих место их создания или поступления.
В аппарате Мингорисполкома реквизит "Регистрационный индекс" исходящего документа состоит из кода отдела документооборота и контроля 01/2, номера дела по номенклатуре дел и порядкового номера документа, возрастающего в пределах календарного года (в рамках массива исходящих документов). Например:
01/2-04/1, где 01/2 - индекс структурного подразделения, 04 - номер дела по номенклатуре, 1 - порядковый номер документа.
Индексы исходящих и внутренних документов проставляются на установленном для них месте на бланке, а в документах, составленных без применения бланка, - рядом с датой документа.
Индексами распорядительных документов (решений, распоряжений) и протоколов являются их порядковые номера, которые присваиваются самостоятельно в пределах каждого вида в течение календарного года.
На документах, составленных совместно с другими организациями, указывается единая дата (самая поздняя дата подписания документа) и проставляются порядковые регистрационные индексы, присвоенные документу каждой организацией-составителем, через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо). Например:
Решение
24 июля 2004 г. N 14/21
38. Реквизит "Ссылка на индекс и дату входящего документа" включает регистрационный индекс и дату, указанные на документе, на который дается ответ.
39. Гриф ограничения доступа располагается в правом верхнем углу документа.
40. Документы адресуют в организации, их структурные подразделения, отдельным должностным лицам и гражданам. В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Например:
Министерство юстиции
Республики Беларусь
ул. Коллекторная, 10
220084, г.Минск-84
При адресовании документа в структурное подразделение без указания должностного лица наименование адресата пишут в именительном падеже. Например:
Минский городской
исполнительный комитет
Управление делами
При направлении документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата и указывается в дательном падеже. Например:
Главе администрации
Фрунзенского района
г.Минска
Краснову А.И.
При направлении документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном. Например:
Министерство образования
Республики Беларусь
Начальнику отдела кадров
Ефремову И.И.
Если адресат - лицо, имеющее воинское или ученое звание, ученую степень или другие звания, то они могут указываться в сокращенном виде перед фамилией.
При использовании формы обращения "господин" в начале и в середине фразы, а также в реквизите "Адресат" это слово может быть сокращено ("г-н").
Адресование документа частному лицу осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 07.09.2004 г. N 1111 (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2004 г., N 145, 5/14830), вначале указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес:
Сомову Л.Д.
ул. П.Глебки, д. 15, кв. 3
220121, г.Минск-121
При рассылке документа нескольким однородным организациям их названия следует указывать обобщенно. Наименование адресатов указывается в именительном падеже. Например:
Администрации районов г.Минска
Если документ направляют руководителям нескольких однородных организаций, адресат оформляют в дательном падеже. Например:
Главам администраций районов г.Минска
Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам. Например:
ул. Кальварийская, 39
220073, г.Минск-73
Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения, постоянным корреспондентам или организациям своей системы (он указывается на конверте).
Документ не должен содержать больше четырех адресов. Каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку и на каждом экземпляре указывается только один адресат или обобщенное наименование адресатов.
При направлении документа нескольким адресатам (не более четырех адресатов) на документе, как правило, указываются все адресаты. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. Все экземпляры печатаются на бланках.
Если документ является ответом, первым адресатом следует указывать автора инициативного письма вне зависимости от значимости остальных адресатов; такому адресату направляется первый экземпляр документа.
При направлении документа в вышестоящий орган одновременное его адресование другим адресатам не допускается, кроме случаев, когда это определено соответствующим поручением вышестоящего органа (в тексте документа дается ссылка на дату и номер поручения).
Каждая составная часть адресата (наименование организации, его структурного подразделения, должность, фамилия и инициалы получателя, почтовый адрес) должны начинаться с новой строки. В конце смысловых строк (составных частей) адресата знаки препинания не ставятся, в середине строк - сохраняются. При написании адресата допускаются сокращения: п.я. (почтовый ящик), в.ч. (воинская часть), обл. (область), г. (город), с. (село), р-н (район), ул. (улица), пер. (переулок), пр. (проспект), корп. (корпус), кв. (квартира). В обозначениях номеров домов, корпусов, квартир знак "N" не ставится, при литерном написании номера буква пишется слитно с цифрой (25а).
41. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения, если иное не предусмотрено законодательством.
Утверждение документов - особый способ введения документа в действие после его подписания, санкционирующий распространение его на определенный круг организаций, должностных лиц и граждан.
Устанавливаются два способа утверждения документов: утверждение должностным лицом, в компетенцию которого входит круг вопросов, излагаемых в документе, или утверждение распорядительным актом (решением, распоряжением).
Оба способа утверждения имеют одинаковую юридическую силу и оформляются реквизитом "Гриф утверждения", который располагается в правом верхнем углу документа, состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ", полного наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи и ее расшифровки (инициалы и фамилия), даты утверждения. Например:
УТВЕРЖДАЮ
Председатель Минского
городского исполнительного
комитета
Подпись Расшифровка подписи
01.04.2004
Если документ утверждается решением, распоряжением, гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕНО", названия вида документа в именительном падеже, его даты и номера. Например:
УТВЕРЖДЕНО
Решение Минского
городского исполнительного
комитета
02.04.2004 N 122
Документ может быть утвержден несколькими должностными лицами (совместные документы организаций), в этом случае документ оформляется не на бланке, а на чистом листе бумаги и грифы утверждения располагаются на одном уровне в пределах площади, отводимой для реквизита "Наименование организации" (автора документа). Наименование организации включается в наименования должностных лиц, утверждающих документ.
Дата (число) утверждения в реквизите "Гриф утверждения" проставляется должностным лицом, утвердившим документ; месяц и год допускается оформлять машинописным способом прописными буквами без кавычек.
Слова "УТВЕРЖДАЮ" и "УТВЕРЖДЕНО" печатают прописными буквами без кавычек.
42. Указания руководителя о порядке исполнения или использования документа фиксируются в реквизите "Резолюция", включающем фамилию ответственного и иных исполнителей, содержание поручения, срок исполнения. Резолюция подписывается (личная подпись) и датируется. Например:
Волоху А.А.
Прошу подготовить проект
плана работы комиссии к 05.03.2004.
Подпись автора резолюции
Дата
В зависимости от содержания резолюции некоторые из составных элементов (задание, срок исполнения) могут отсутствовать. На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, резолюции оформляются по упрощенной схеме: указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
Общие указания выражаются следующим образом: "К руководству", "К исполнению", "К сведению".
Резолюции с конкретными указаниями выражаются глаголом в повелительном наклонении или в неопределенной форме и адресуются подчиненным лицам. Например:
Пуховому И.А.
Срочно примите меры по обеспечению...
Подпись автора резолюции
Дата
Содержание резолюции должно быть сжатым, но достаточно ясным, четким, конкретным, содержать исчерпывающее указание о порядке и характере исполнения документов и исполнителе. Недопустим, например, такой текст резолюции: "Решите, как условились", "Прошу переговорить", "Прошу зайти ко мне", "Для ответа после разговора со мной" и т.п.
Резолюция может содержать указания нескольким лицам, а после нее может стоять ремарка, содержащая личное мнение о состоянии дел. Например:
Орловой Т.Н. (созыв)
Иванову И.И.
Петренко С.И.
Прошу подготовить заключение до 01.01.2004.
Подпись автора резолюции
Дата
Считаю, что проект требует доработки в части,
касающейся организации работы с документами
в комитете экономики.
Если в резолюции определяется несколько исполнителей, обязательно наличие указания на исполнителя, являющегося ответственным и представляющего итоговую информацию о выполнении поручения в целом. В случае отсутствия такого указания должностное лицо, указанное первым, является ответственным за выполнение задания.
Срок исполнения устанавливается руководителем исходя из содержания документа либо используются действующие типовые сроки исполнения определенных категорий документов.
В резолюции также определяется необходимость постановки на контроль всего документа либо его отдельных пунктов. Если документ ставится на контроль, в резолюции может быть указано должностное лицо, осуществляющее контроль исполнения. Если на контроль ставится не весь документ, а его отдельные пункты, следует указать номера контролируемых пунктов. Например:
Линнику А.А.
К исполнению.
Михович С.А.
Для контроля пп. 4, 5.
Подпись автора резолюции
Дата
На документе должно быть не более одной резолюции. Последующие резолюции руководителей необходимы, когда в них детализируется порядок исполнения документа. Если на документе несколько резолюций, их содержание не должно дублироваться, каждая последующая резолюция необходима только для конкретизации предыдущей. Например:
Иванову А.И.
Прошу подготовить бюджетную
заявку по науке до 15.07.2003.
Подпись автора резолюции
Дата
(первая резолюция)
Петрову М.Л.
Подготовить проект сводного плана НИР
на 2004 год до 01.07.2004.
Ющенко Н.Н.
Подготовить финансовые расчеты
к бюджетной заявке до 14.07.2004.
Подпись Иванова А.И.
Дата
(вторая резолюция)
Реквизит "Резолюция" размещается в правом верхнем углу первого листа документа ниже реквизитов "Адресат" и "Гриф утверждения". Если резолюций несколько, то их допускается располагать на любой свободной площади лицевой стороны листа документа, не задевая текста и полей. Чтобы выделить резолюцию, ее следует располагать под углом к линии строки.
Допускается прилагать к документу отдельный лист резолюций, оформленный с использованием средств вычислительной и организационной техники, текст должен быть тщательно отредактирован, напечатан на бланке установленной формы без каких-либо исправлений и помарок. При этом помимо подписи указываются инициалы и фамилия автора резолюции, отметка о связи с основным документом (номер и дата документа, к которому относится данный лист резолюции).
Содержание резолюции с документа в обязательном порядке переносится в контрольно-регистрационную карточку документа специалистом отдела документооборота и контроля.
43. Реквизит "Заголовок к тексту" располагают от левого поля страницы после реквизитов бланка.
Заголовок - краткое изложение содержания документа - как правило, состоит из одной фразы и должен быть максимально кратким и емким, точно передавать смысл текста и грамматически согласовываться с названием документа. Например: протокол (чего?) "заседания Ученого совета", решение (о чем?) "О внесении изменений в Устав предприятия", распоряжение (о чем?) "О награждении", должностная инструкция (кому?) "секретарю-референту".
Заголовок образуется, как правило, с помощью отглагольного существительного в предложном падеже, начинается предлогом "о" и должен отвечать на вопрос "о чем?". Например:
О ходе выполнения комплексной программы.
Заголовок составляется исполнителем к любому документу формата А4, кроме телефонограмм, телеграмм, писем-извещений. На документах, текст которых печатается на бумаге формата А5, заголовок к тексту может отсутствовать. В заголовке разрешается употреблять сокращения слов и словосочетаний, используемые в стандартах и классификаторах Республики Беларусь.
В документах большого объема могут составляться подзаголовки. Заголовки и подзаголовки помещаются в левой части листа перед текстом без кавычек и не подчеркиваются.
В конце заголовка точка не ставится.
44. Реквизит "Отметка о контроле" располагают в левом поле документа на уровне заголовка к тексту и обозначают буквой "К" или словом "Контроль". Данный реквизит проставляется специалистом отдела документооборота и контроля.
45. Приложения к документам могут быть трех видов:
утверждаемые, согласовываемые или вводимые в действие соответствующими распорядительными документами (решениями, распоряжениями);
поясняющие или дополняющие содержание основного документа;
являющиеся самостоятельными документами, направляемыми с сопроводительными письмами или другими документами.
Приложения должны иметь все необходимые для документа элементы (наименование, заголовок, дату, отметки о согласовании, утверждении и т.д.). Приложения должны быть завизированы руководителем структурного подразделения.
Реквизит "Отметка о наличии приложения" располагают после текста документа перед реквизитом "Подпись". О том, что к документу имеются приложения, может указываться и в тексте документа.
Сведения о наличии приложений к письмам оформляются в следующем порядке: если письмо имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислить после текста перед подписью с указанием количества листов в каждом приложении и количества их экземпляров. Например:
Приложение: 1. Справка о подготовке школ к новому учебному году
на 8 л. в 2 экз.
2. Список школ на 3 л. в 2 экз.
Если письмо имеет приложение, полное наименование которого приводится в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется после текста перед подписью по форме. Например:
Приложение: на 5 л. в 3 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.
Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, то отметку о наличии приложения необходимо оформлять следующим образом. Например:
Приложение: письмо Минэкономики от 22.04.2000 N 4/3032 и приложение
к нему, всего на 7 л. в 1 экз.
Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о приложении оформляется следующим образом. Например:
Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес.
Не следует оформлять как приложения докладные записки, справки, акты, письма и другие документы, направляемые на основании содержащихся в распорядительных документах указаний. Например:
"Поручить администрациям г.Минска рассмотреть справку финансового управления Мингорисполкома и принять соответствующие меры."
На этих документах никаких отметок, свидетельствующих об их связи с распорядительным документом, не делается.
46. Реквизит "Подпись" - обязательный реквизит документа. Документы подписываются должностными лицами в соответствии с их полномочиями, установленными законодательством или иными правовыми актами.
Решения Мингорисполкома подписываются председателем (в его отсутствие - первым заместителем председателя Мингорисполкома) и управляющим делами Мингорисполкома.
Исходящие документы на бланках Мингорисполкома подписываются председателем Мингорисполкома, его заместителями, управляющим делами Мингорисполкома в соответствии с установленным распределением обязанностей между председателем, заместителями председателя и управляющим делами Мингорисполкома (далее - распределение обязанностей). Доклады, докладные записки, справки и другие документы информационного, справочного или аналитического характера подписывают заместители председателя Мингорисполкома, управляющий делами Мингорисполкома, руководители структурных подразделений Мингорисполкома, их заместители, если разрешаемые в них вопросы не выходят за пределы их прав и компетенции, установленных должностной инструкцией.
Служебные письма представляются на подпись в двух экземплярах (подлинник и копия).
В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписывающего документ, включая наименование организации (полное, если документ оформлен не на бланке, и видовое - на документе, оформленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). Правила оформления подписи в организационно-распорядительных документах определены СТБ 6.38-2004 и Методическими указаниями по практическому применению стандарта, утвержденными постановлением Госстандарта Республики Беларусь от 25.12.2004 г. N 69. Например:
Полное:
Председатель Минского
городского исполнительного
комитета Подпись Расшифровка подписи
Видовое:
Председатель Подпись Расшифровка подписи
Документы могут подписываться двумя и более должностными лицами.
Подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например:
Председатель Подпись Расшифровка подписи
Управляющий делами Подпись Расшифровка подписи
Если документ подписывается должностными лицами одного ранга, то их подписи располагаются на одном уровне. Например:
Министр лесного хозяйства Министр экономики
Республики Беларусь Республики Беларусь
Расшифровка подписи Расшифровка подписи
В документах, подготовленных комиссией, указывают не должности лиц, составивших их, а распределение обязанностей в составе комиссии:
Председатель комиссии Подпись Расшифровка подписи
Члены комиссии Подпись Расшифровка подписи
Подпись Расшифровка подписи
Если должностное лицо, предполагаемая подпись которого внесена в проект документа, отсутствует, то документ подписывается лицом, исполняющим его обязанности, или заместителем. При этом обязательно указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести чернилами или машинописным способом, например: "и.о.", "зам.") за исключением случаев подготовки нормативных правовых актов. Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.
Документы, принимаемые несколькими органами государственного управления (должностными лицами), подписываются в количестве, обеспечивающем хранение указанных документов с подлинными подписями во всех этих органах управления.
47. Документы, утверждаемые, согласуемые или вводимые в действие соответствующими распорядительными документами (положения, уставы, инструкции и т.п.), являются не частью распорядительного документа, а самостоятельными документами, обретающими юридическую силу только с момента санкционирования их Мингорисполкомом. Нормативное предписание об утверждении акта формулируется одним из следующих способов: "Утвердить прилагаемое Положение о...", "Утвердить Положение о... (прилагается)".
В реквизите "Гриф приложения" к утверждаемому акту в дательном падеже указывается вид и название утверждаемого акта. Отметка, указывающая на связь приложения с основным документом (гриф приложения), располагается в правом верхнем углу первого листа документа, являющегося приложением к решению, и составляется по форме:
Приложение
к решению Минского городского
исполнительного комитета
18.04.2004 N 1080
При наличии нескольких приложений к решению в грифе "Приложение" арабскими цифрами указывается порядковый номер приложения без знака "N". Например:
Приложение 1
к решению Минского городского
исполнительного комитета
18.04.2004 N 1080
Приложения, поясняющие или дополняющие содержание распорядительного документа, являются по существу частью распорядительного документа, вынесенной для удобства пользования на отдельные листы в виде таблиц, перечней, карт, схем и т.п. В этих случаях ссылка на приложение делается при помощи слова "согласно".
Слово "согласно" употребляется с существительными в дательном падеже. Нужно писать: "Согласно приложению".
При нумерации нескольких приложений следует писать: "Согласно приложениям 1 - 4".
Не допускается оформление приложением утверждаемого акта.
48. Согласование проекта документа производится с организациями и должностными лицами, которые в соответствии с их компетенцией имеют непосредственное отношение к вопросам, содержащимся в проекте документа.
Согласование может осуществляться как внутри аппарата Мингорисполкома, его комитетов, управлений и отделов (должностными лицами структурных подразделений), так и вне его (с другими организациями).
Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом. Виза официального документа - это реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.
Реквизит "Визы" располагают ниже реквизита "Подпись" и проставляют на остающихся в организации экземплярах документов. Виза состоит из наименования должности визирующего, его личной подписи, ее расшифровки и даты.
Если документ визируется несколькими должностными лицами, визы располагаются одна под другой в порядке визирования.
Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка: "Замечания прилагаются", например:
Начальник финансового управления
Подпись Расшифровка подписи
03.06.2004
Замечания прилагаются
Отказываться от визирования проекта документа не допускается.
На распорядительных документах визы проставляются слева на последнем листе первого экземпляра документа ниже реквизита "Подпись" или на оборотной стороне последнего листа документа.
Исходящие документы визируются на экземплярах, остающихся в Мингорисполкоме. При невозможности размещения виз на документе составляется отдельный лист согласования.
49. Внешнее согласование оформляется реквизитом "Гриф согласования".
Гриф согласования - это реквизит официального документа, выражающий согласие с его содержанием организации, его органа, должностного лица, не являющегося автором документа.
Реквизит "Гриф согласования" располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу документа и печатается от границы левого поля.
Реквизит "Гриф согласования" включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО" (прописными буквами), наименование должности (включая полное наименование организации), личную подпись, ее расшифровку и дату согласования. Например:
СОГЛАСОВАНО
Заместитель председателя
Мингорисполкома
Подпись Расшифровка подписи
11.04.2004
Если согласование осуществляется справочно-информационным документом (письмом, протоколом, телеграммой и др.), то гриф согласования оформляется следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
Экспертного Совета
26.03.2004 N 3
Если содержание документа затрагивает интересы большого количества организаций, грифы согласования проставляются на отдельном листе согласования, при этом делается отметка на документе, располагаемая на месте, предусмотренном для размещения реквизита "Гриф согласования". Например:
Лист согласования прилагается
Подпись исполнителя
28.04.2004
Лист согласования оформляется следующим образом:
ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
_____________________
(название документа)
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
... ...
Грифы согласования на листе согласования оформляются согласно СТБ 6.38-2004. При наличии нескольких грифов согласования их располагают начиная от 0-го (от границы левого поля) и 5-го (после 40 печатных знаков) положений табулятора.
Внешнее согласование в зависимости от содержания документа осуществляется в следующей очередности:
с подведомственными, однородными и сторонними организациями, когда они выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания документа, или когда издание документа затрагивает их интересы;
с организациями, занимающимися научными исследованиями в той области, к которой имеет отношение содержание документа;
с общественными организациями - в случае необходимости или в случаях, предусмотренных актами законодательства;
с органами, осуществляющими государственный межведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т п.);
с другими органами в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих органов.
Страницы: Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4 | Стр.5 |
| 
