Стр. 2
Страницы: | Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4 | Стр.5 |
50. Реквизит "Отметка об исполнителе" располагают на лицевой стороне последнего листа в левом нижнем углу документа.
Фамилию исполнителя и номер его служебного телефона печатают без знаков препинания и обязательно указывают на исходящих документах.
Отметка об исполнителе должна быть дополнена информацией: имя файла (полное имя файла), дата и другие поисковые данные, которые размещаются ниже реквизита "отметка об исполнителе".
51. Реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело" располагается на нижнем поле первого листа документа слева и состоит из слов "В дело", номера дела, в котором будет храниться документ, даты и номера документа, свидетельствующего об исполнении, личной подписи исполнителя или руководителя подразделения-исполнителя, даты.
Если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, приводят краткие сведения об исполнении.
52. Реквизит "Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов)" располагается на нижнем поле первого листа документа справа и состоит из полного наименования (сокращенного наименования) организации-получателя, даты поступления и регистрационного индекса документа (порядкового номера регистрируемого входящего документа, возрастающего в пределах календарного года).
53. Реквизит "Отметка о переносе данных на машинный носитель" располагается на нижнем поле первого листа документа, включает запись "Информация перенесена на машинный носитель", подпись лица, ответственного за перенос данных, дату переноса.
Глава 3
ОФОРМЛЕНИЕ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ
54. Акт - документ, составленный комиссией (специально уполномоченными лицами или одним должностным лицом), подтверждающим установленные факты, события, действия.
Акт, как правило, содержит выводы, рекомендации и предложения составителей (акт проверки, обследования, ревизии и т.п.).
Акт может составляться как группой лиц (например, акт приема-передачи дел), так и одним специально уполномоченным лицом с указанием документов, определяющих его полномочия.
Основанием для составления акта могут являться распорядительные документы вышестоящего органа, руководителя организации или структурного подразделения, плановое задание и др.
При составлении акта ревизии или обследования его содержание согласовывается с должностным лицом, деятельность которого отражается в акте.
Акт оформляется на общем бланке или стандартном листе бумаги.
Датой акта является дата актируемого события.
Для актов с постоянно повторяющейся информацией следует применять бланки с трафаретным текстом.
Количество экземпляров акта определяется наличием заинтересованных в нем сторон или нормативными документами, регламентирующими составление таких актов.
Сведения о количестве экземпляров акта и их направлении помещают в конце текста документа перед отметкой о наличии приложений к акту.
Акт должен быть подписан всеми лицами, принимавшими участие в проверке или в установлении фактов, событий. Если один из членов комиссии не согласен с содержанием акта, он оформляет особое мнение на отдельном листе и затем подписывает акт. Особое мнение члена комиссии прилагается к акту.
Некоторые акты (акты проверки и ревизий приема законченных строительных объектов, оборудования, передачи дел, ликвидации организаций и др.) требуют утверждения и должны быть включены в список документов, подлежащих утверждению. Датой таких актов является дата утверждения.
55. Доклад - документ, содержащий изложение определенных вопросов, выводов, предложений.
Доклад готовится для того, чтобы сообщить совещанию (собранию) или коллегиальному органу о проделанной работе или о состоянии и путях решения какого-либо вопроса и представить выводы и предложения. Доклад может быть отчетным, если связан с выполнением каких-либо задач, заданий, поручений, или инициативным, когда совещанию (собранию), коллегиальному органу предлагается решить какие-либо назревшие сложные вопросы и важные, требующие глубокого изучения фактического материала, научной или технической аргументации, экономического анализа и всестороннего рассмотрения и обсуждения (выработка коллегиального решения).
Текст должен состоять из следующих частей: введения, анализа состояния вопроса, выводов и конкретных предложений.
56. Докладная записка - документ информационного характера, адресованный руководству Мингорисполкома или вышестоящему органу (организации), содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Внешняя докладная записка составляется на общем бланке. Внутренняя докладная записка составляется на стандартном листе бумаги с использованием компьютерных технологий с воспроизводством реквизитов бланка: наименования структурного подразделения, вида документа, даты и номера (индекса).
Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий его содержание. На докладной записке, связанной с выполнением поручения, ниже заголовка в скобках указываются дата и номер поручения.
Внутренняя докладная записка подписывается составителем, внешняя - председателем Мингорисполкома, управляющим делами и их заместителями.
Датой докладной записки является дата ее подписания.
57. Заключение - документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу.
Оформляется на общем бланке или на стандартном листе бумаги.
Заключение должно иметь заголовок с указанием названия документа или вопроса.
Текст заключения, как правило, состоит из двух частей.
В первой части кратко излагается существо вопроса, даются анализ основных положений или предложений и общая оценка документа или вопроса.
Во второй части приводятся конкретные замечания по существу рассматриваемого вопроса или документа.
Заключение подписывается его составителем.
Заключение должно иметь индекс (номер) и дату подписания.
58. Инструкция - правовой документ, издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности Мингорисполкома, его подразделений и служб, должностных лиц.
В заголовке к тексту раскрывается объект пли круг вопросов, на которые распространяются требования инструкции. Например: "Инструкция о хранении документов".
Текст инструкции может состоять из разделов. Внутри разделов текст делится на главы, пункты и подпункты.
В тексте инструкции указываются цели и причины ее создания, область распространения, основания для разработки и другие сведения общего характера. В тексте инструкции должны применяться слова "обязан", "следует", "необходимо", "не допускается", "запрещается" и т.п.
Текст инструкции может быть типовым, если в ней изложены правила для группы однородных структур и должностных лиц в определенной сфере деятельности.
Инструкция, как правило, подписывается руководителем структурного подразделения, разработавшего ее, и подлежит утверждению.
Датой инструкции является дата ее утверждения.
59. Должностная инструкция - документ, разрабатываемый для определения организационно-правового положения работника и обеспечения условий для его эффективной работы.
Должностная инструкция разрабатывается по каждой должности, предусмотренной штатным расписанием.
Текст должностной инструкции визируется составителем и должностными лицами, от координации действий которых зависит ее выполнение, а также юристом.
Должностная инструкция утверждается руководителем или заместителем руководителя, курирующего данное структурное подразделение.
Датой должностной инструкции является дата ее утверждения.
60. Перечень - систематизированный список документов или иных предметов, объектов, работ, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований.
Оформляется на общем бланке или на стандартном листе бумаги.
Форма текста перечня может быть как в табличной, так и не в табличной форме (в этом случае он имеет разделы).
Перечни подписываются составившими их должностными лицами.
Отдельные разновидности перечней вступают в силу с момента утверждения.
Датой перечня является дата утверждения.
Порядок составления и форма конкретных разновидностей перечней регламентируются соответствующими методическими указаниями (рекомендациями), инструкциями, указаниями руководителей.
61. Положение - документ, устанавливающий статус, задачи, функции и порядок деятельности органа управления, структурного подразделения, комиссии, рабочей группы и др.
Положения могут быть типовыми, разработанными для группы однородных организационных структур, и индивидуальными.
Положение оформляется на общем бланке или на стандартном листе бумаги.
В заголовке к тексту положения указываются орган управления, структурное подразделение, комиссия, на которую оно распространяется.
Текст положения визируется составителем и другими лицами, от которых зависит действие положения. Положение о структурном подразделении, как правило, подписывается его руководителем и согласовывается с управлением организационно-кадровой работы Мингорисполкома.
Датой положения является дата его утверждения.
62. Правила внутреннего трудового распорядка - документ, устанавливающий перечень требований, норм, условий, обязательных для выполнения работниками Мингорисполкома.
Правила оформляются на общем бланке или на стандартном листе бумаги.
Проект правил визируется должностными лицами, от действий которых зависит выполнение установленных требований и условий.
Правила согласовываются протоколом общего собрания трудового коллектива и утверждаются руководителем организации.
Правила вступают в силу с момента их утверждения.
63. Сводка - документ, представляющий собой обобщенные сведения по одному вопросу, полученные из разных источников (сводка предложений, замечаний, требований и т.п.).
В сводке допускается приводить сведения об источниках информации, перечислять и давать характеристику фактическому материалу по одному или нескольким показателям.
Сводка должна иметь заголовок к тексту, кратко раскрывающий ее содержание, указывающий дату или период времени, к которым относятся изложенные в ней сведения.
Текст сводки, также как и другие документы, допускается оформлять в виде таблицы.
Сводка подписывается составителем, при ее направлении в другой адрес - руководителем отправляемой организации.
Сводка должна иметь индекс, дату (дату подписания).
64. Список - документ, содержащий перечисление лиц или предметов в определенном порядке, составленный в целях информации или регистрации.
Список является сопутствующим пояснительным документом (к протоколам, распорядительным документам, отчетам, справкам и т.д.).
Отдельные разновидности списков требуют утверждения (список приглашенных, список рассылки и т.д.).
Список оформляется на общем бланке или на стандартном листе бумаги.
В заголовке к тексту указывается разновидность списка.
Текст списка, как правило, излагается в табличной форме.
Список подписывается должностным лицом, составившим его, при необходимости - руководителем.
Датой списка является дата его подписания или дата утверждения.
65. Справка - документ, составляемый с целью описания фактов основной деятельности организации или подтверждения сведений биографического или служебного характера.
Внутренняя справка оформляется на стандартном листе бумаги, подписывается составителем. Внешние справки оформляются на общем бланке, подписываются, как правило, руководителем, кроме случаев, когда они содержат сведения финансового характера (подписываются руководителем, главным бухгалтером и заверяются гербовой печатью).
Датой справки является дата ее подписания.
Глава 4
ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ РЕШЕНИЙ МИНГОРИСПОЛКОМА
И РАСПОРЯЖЕНИЙ ПРЕДСЕДАТЕЛЯ МИНГОРИСПОЛКОМА
66. Решение - это правовой акт, принимаемый коллегиальным органом.
67. Распоряжение - правовой документ, издаваемый единолично председателем исполнительного комитета для решения вопросов оперативной деятельности, не требующих коллегиального принятия решения, в пределах своей компетенции.
68. Решения органов местного управления и самоуправления - это правовые акты, принимаемые местными Советами депутатов, исполнительными и распорядительными органами в пределах своей компетенции с целью решения вопросов местного значения, имеющие обязательную силу на соответствующей территории.
69. Порядок подготовки проектов решений Мингорисполкома (далее - решение) и распоряжений председателя Мингорисполкома (далее - распоряжение) определен Регламентом Мингорисполкома, утвержденным решением Мингорисполкома от 19 ноября 2002 г. N 1661 (далее - Регламент). Порядок подготовки проектов нормативных правовых актов определен Правилами подготовки проектов нормативных правовых актов, утвержденными Указом Президента Республики Беларусь от 11 августа 2003 г. N 359 "О мерах по совершенствованию нормотворческой деятельности" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2003 г., N 92, 1/4856).
70. Проекты решений (распоряжений) готовятся во исполнение и на основании законодательных актов и решений вышестоящих органов на плановой основе (в соответствии с ранее принятыми программами, планами и т.д.) или по поручению руководства Мингорисполкома.
Подготовленные проекты решений (распоряжений) должны соответствовать действующему законодательству, а содержащиеся в них положения должны быть увязаны с ранее изданными по данному вопросу документами; как правило, содержать конкретных исполнителей, реальные сроки исполнения, кто из членов Мингорисполкома, руководителей структурных подразделений Мингорисполкома осуществляет контроль за исполнением решения и сроки информирования Мингорисполкома об исполнении.
71. Повторно проекты по одним и тем же вопросам подготавливаются только в исключительных случаях после рассмотрения причин срыва выполнения ранее принятых решений (распоряжений). В них должны быть предусмотрены эффективные меры по выполнению установленных заданий.
При этом необходимо:
тщательно изучить и проанализировать все материалы, относящиеся к разрабатываемому проекту решения (распоряжения), и положение дел на местах;
ознакомиться с ранее принятыми решениями (распоряжениями) Мингорисполкома и вышестоящих органов по данному вопросу;
привлечь в случае необходимости к подготовке проекта решения (распоряжения) соответствующих специалистов.
72. Проекты решений (распоряжений) должны быть тщательно отредактированы и напечатаны без каких-либо исправлений и помарок.
73. К проекту решения (распоряжения) прилагаются:
справка-обоснование, содержащая мотивированное предложение о необходимости, целесообразности и основаниях принятия решения (распоряжения) с кратким изложением содержания вопроса, юридическим обоснованием, указанием ранее принятых документов по данному вопросу;
заключения (возражения) по обсуждаемому вопросу - при визировании, в случае несогласия лица, визирующего проект;
другие данные (в т.ч. финансовое, экономическое обоснование, в отдельных случаях - справка управления статистики), которые могут потребоваться для рассмотрения вопроса;
списки должностных лиц, приглашенных на заседание Мингорисполкома, выступающих, согласованные заместителем председателя Мингорисполкома, курирующим данный вопрос, или управляющим делами Мингорисполкома;
указатель рассылки, подписанный руководителем структурного подразделения;
машинный носитель с текстом проекта решения (распоряжения), который должен соответствовать проекту документа на бумажном носителе, и приложениями к нему (если таковые имеются). На машинном носителе должны содержаться только проекты вносимых решений (распоряжений) и приложений к ним. Наличие файлов других документов на представляемом машинном носителе не допускается.
74. Структура проекта должна обеспечивать последовательное развитие темы распорядительного документа. Текст распорядительной части целесообразно начинать с наиболее существенных пунктов, а после переходить к второстепенным. Группировать пункты следует по их содержанию, чтобы обеспечить комплексное и законченное освещение каждого вопроса. Предложения строятся в соответствии с общепринятыми стилистическими, грамматическими и орфографическими нормами языка. Терминология проекта должна быть единообразной. Для обозначения одних и тех же понятий должны использоваться одинаковые термины.
75. Текст решения, как правило, состоит из двух частей: преамбулы и распорядительной части.
Преамбула должна содержать информацию о причинах, условиях и целях принятия решения. Преамбула не может рассматриваться в качестве части или абзаца решения. Если основанием к изданию распорядительного документа служит другой документ, то в преамбуле указывается название вида этого документа, дата, номер и заголовок. Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в обосновании.
Распорядительная часть решения должна начинаться с наименования организации, принимающей его, с последующим словом "РЕШИЛ", которое печатается прописными буквами, не прерывая текста. Например:
Минский городской исполнительный комитет РЕШИЛ:
Текст распорядительной части решения должен иметь неопределенную форму, затем указываются исполнители и предписываются действия с определением конкретных сроков исполнения.
В конце текста распорядительного документа, как правило, определяется должностное лицо или организация, осуществляющие контроль за исполнением данного документа.
76. При формулировании текста решения следует:
использовать преимущественно констатирующие, повествовательные, утвердительные предложения в настоящем времени, не допускается использование вопросительных и побудительных предложений;
избегать длинных и сложных предложений, перегрузки простых предложений однородными членами;
использовать нормативные предписания обезличенного (нейтрального характера), не относящиеся к конкретной ситуации, к конкретным организациям и гражданам.
77. Текст распоряжения состоит из распорядительной части. Констатирующая часть может иметь место как вводная часть фразы, начинающейся формулировками типа: "В целях", "Во исполнение", "В соответствии...", "На основании..." и т.п.
78. Проект решения (распоряжения) должен быть завизирован всеми заинтересованными. Под визой в данном случае понимается подпись соответствующего руководителя с расшифровкой фамилии, указанием должности и даты визирования.
Первым проект решения (распоряжения) визирует лицо, его подготовившее (исполнитель). При этом обязательно указание индекса структурного подразделения, должности и номера рабочего телефона исполнителя. Обязательно наличие визы юридической службы структурного подразделения.
Проекты решений (распоряжений) Мингорисполкома, в которых четко не определены задачи, поручения, нормативные предписания, исполнители, сроки исполнения, ответственные за исполнение, кто из членов Мингорисполкома, руководителей структурных подразделений осуществляет контроль за исполнением решения (распоряжения), и сроки информирования Мингорисполкома об исполнении решения (распоряжения) подлежат возврату ответственному исполнителю для доработки.
79. Согласованный проект решения (распоряжения) и прилагаемые материалы представляются в отдел по подготовке заседаний исполкома управления по контролю и делопроизводству Мингорисполкома (далее - отдел по подготовке заседаний исполкома).
80. При подготовке проекта решения (распоряжения) работник (специалист) структурного подразделения, готовивший документ, обязан составить указатель рассылки (в отпечатанном виде или написанный разборчиво). При этом следует исходить из необходимости своевременного доведения решения (распоряжения) Мингорисполкома до организаций, обеспечивающих выполнение данного решения (распоряжения) или подлежащих ознакомлению с его содержанием по характеру их деятельности. В указателе рассылки также указывается, кому следует выслать выписки из решения (распоряжения) и приложений к ним.
Решения (распоряжения), принимаемые в дополнение или во изменение ранее принятых решений, направляются всем организациям, которым они рассылались.
За правильность составления указателя рассылки решения, распоряжения работник, составивший его, несет персональную ответственность.
81. Ответственность за качество подготовки проектов несут заместители председателя Мингорисполкома по направлениям деятельности, руководители структурных подразделений аппарата Мингорисполкома, организаций коммунальной собственности г.Минска, которые готовили эти документы.
82. Учет поступивших решений и распоряжений ведет отдел по подготовке заседаний исполкома. Регистрационным индексом решения (распоряжения) является его порядковый регистрационный номер в рамках массива данного вида документа, возрастающий в пределах календарного года. К порядковому номеру распоряжения добавляется буква "р" (например, N 35р).
Учет распоряжений по личному составу (прием, перевод, увольнение, поощрение, зарубежные командировки), распоряжений о предоставлении отпусков, взысканиях, учебе, надбавках, присвоении классов и распоряжений по кадровым вопросам в отношении работников, осуществляющих техническое обслуживание и обеспечивающих функционирование аппарата Мингорисполкома, ведет отдел кадров и наград управления организационно-кадровой работы Мингорисполкома. Регистрационным индексом таких распоряжения также является их порядковый регистрационный номер в рамках массива данного вида документа, возрастающий в пределах календарного года. К порядковому номеру этих распоряжений в зависимости от их вида добавляются буквы "л", "к", "т".
83. Полученные к заседанию Мингорисполкома материалы, проекты решений и другие документы тиражируются в копировально-множительном бюро и вместе с повесткой рассылаются членам Мингорисполкома отделом по подготовке заседаний исполкома.
84. Отдел по подготовке заседаний исполкома передает в копировально-множительное бюро на тиражирование поступившие на выпуск решения и распоряжения согласно указателю рассылки.
На каждом экземпляре решения, распоряжения или выписки ставится печать управления по контролю и делопроизводству Мингорисполкома.
85. Подготовленные к рассылке экземпляры копий решений и распоряжений Мингорисполкома передаются в отдел документооборота и контроля для направления адресатам.
В случае необходимости по разрешению управляющего делами Мингорисполкома либо его заместителя текст решения или распоряжения может быть передан соответствующим организациям по каналам электронной связи.
86. Решения, носящие нормативный характер, подлежат направлению в Министерство юстиции Республики Беларусь в установленном порядке для прохождения обязательной юридической экспертизы.
В случае получения заключения Министерства юстиции Республики Беларусь о том, что соответствующее решение Мингорисполкома не подлежит включению в Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, руководитель структурного подразделения Мингорисполкома, администрации района г.Минска, подведомственной организации, подготовивших проект указанного решения, готовит объяснительную записку на имя управляющего делами Мингорисполкома, в которой излагает основания необходимости, целесообразности, обоснованности принятия данного решения, а при необходимости готовит проект решения об отмене такого решения.
87. Подлинники решений и распоряжений Мингорисполкома, а также все документы, относящиеся к ним, хранятся в отделе по подготовке заседаний исполкома в течение 1 года, после чего сдаются в архив Мингорисполкома.
88. Каждому протоколу заседания Мингорисполкома присваивается порядковый номер согласно нумерации, которая ведется в пределах календарного года.
89. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
В вводной части протокола заседания исполкома указываются:
дата проведения заседания, порядковый номер протокола и место проведения заседания;
фамилия и инициалы председательствующего;
фамилия и инициалы участвующих в заседании заместителей председателя, управляющего делами и других членов исполкома;
фамилии и инициалы принимающих участие в заседании руководителей структурных подразделений, не входящих в состав исполнительного комитета, а также приглашенных представителей других государственных и общественных организаций.
Основная часть текста протокола заседания Мингорисполкома состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня.
Текст каждого раздела в протоколе записывается по схеме: "СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ", каждая часть которого печатается прописными буквами.
Номер раздела ставится перед словом "СЛУШАЛИ", после него ставится двоеточие, затем указываются наименование вопроса, фамилия, инициалы, должность докладчика.
В записи "ВЫСТУПИЛИ" указываются фамилии и инициалы лиц, выступивших по обсуждаемому вопросу.
После записи "РЕШИЛИ" в протоколе делается отметка о приложении решения или, в отдельных случаях, записывается текст принятого решения.
90. Протоколы подписываются председателем и управляющим делами Мингорисполкома.
Подлинники и справочные экземпляры протоколов и повесток заседаний Мингорисполкома хранятся в архиве Мингорисполкома.
Раздел III
ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА, РЕГИСТРАЦИЯ И КОНТРОЛЬ
ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
Глава 5
ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА
91. Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или передачи в архив образует документооборот Мингорисполкома.
Порядок движения документов в Мингорисполкоме регулируется законодательством Республики Беларусь в области делопроизводства, методическими рекомендациями, настоящей Инструкцией и нормативными правовыми актами по вопросам делопроизводства.
92. Под объемом документооборота в Мингорисполкоме понимается количество документов, полученных и созданных Мингорисполкомом за определенный промежуток времени (год, полугодие, квартал, месяц).
В отделе документооборота и контроля и структурных подразделениях аппарата Мингорисполкома проводится как полный, так и выборочный учет объема оборота документов Мингорисполкома - по отдельным подразделениям или группам документов.
Обобщенные данные о документообороте структурных подразделений передаются в отдел документооборота и контроля. Результаты учета объема документооборота обобщаются отделом документооборота и контроля и представляются руководству по его требованию.
93. За единицу учета документооборота принимается подлинник документа без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.
94. Учет объема документооборота проводится по регистрационным формам документов в местах их регистрации.
95. Документы в Мингорисполком поступают по каналам связи (по почте, телефаксу, электронной почте), доставляются курьерами (фельдсвязью), работниками Мингорисполкома и посетителями.
Вся поступающая в Мингорисполком несекретная корреспонденция, за исключением предложений, заявлений и жалоб граждан, принимается отделом документооборота и контроля, а в нерабочее время - ответственными дежурными по Мингорисполкому, которые обязаны по окончании дежурства сдать ее в вышеуказанный отдел. Документы, требующие срочного рассмотрения, должны быть доложены дежурному заместителю председателя Мингорисполкома либо управляющему делами Мингорисполкома.
Адресованные Мингорисполкому документы, которые поступили в какое-либо его структурное подразделение, должны быть переданы в тот же день для регистрации в отдел документооборота и контроля.
Документы, поступившие в Мингорисполком, регистрируются в день их получения, а поступившие после 18.00 часов или в выходной день - на следующий рабочий день.
Документы, поступающие в Мингорисполком, проходят прием (первичную обработку), сортировку, первоначальную регистрацию, предварительное рассмотрение, если это необходимо, рассмотрение руководством, завершение регистрации после рассмотрения и затем доставляются исполнителям.
96. Прием документов включает проверку правильности доставки (по адресу на конверте), целостность конвертов, пакетов. При вскрытии конвертов проверяется наличие документов и приложений к ним, сверяются номера документов с номерами, указанными на конвертах или пакетах.
При недостаче или повреждении полученного документа начальником отдела документооборота и контроля составляется акт в двух экземплярах, один из которых остается в отделе документооборота и контроля, второй (с поврежденной корреспонденцией) - отсылается отправителю.
Ошибочно адресованные в Мингорисполком документы пересылаются по принадлежности в новом конверте с вложением в него конверта, в котором они поступили, или возвращаются отправителю.
Пакеты с отметкой "лично" и адресованные общественным организациям передаются адресатам без вскрытия упаковки.
Конверты, как правило, уничтожаются, кроме следующих случаев:
если дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты отправки или получения документа;
если на документе отсутствует реквизит "Дата документа";
если в полученном документе нет обратного адреса отправителя.
В указанных случаях конверт присоединяется к документу и после использования документа подшивается вместе с ним в дело.
При поступлении машиночитаемых документов обрабатывается сопроводительная документация, а машинные носители передаются по назначению без вскрытия упаковки.
97. Сортировка документов заключается в распределении их на две группы: на подлежащие и не подлежащие регистрации.
Для упорядочения работы по регистрации документов решением Мингорисполкома утверждается перечень документов, не подлежащих регистрации, и порядок работы с ними.
На полученном документе в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа проставляется регистрационный штамп.
На подлежащих регистрации документах проставляется регистрационный штамп, в котором указывается регистрационный индекс поступившего в Мингорисполком документа и дата поступления документа. Регистрационный индекс состоит из порядкового номера документа, возрастающего в пределах календарного года.
Все предложения, заявления и жалобы граждан передаются на регистрацию в отдел писем и приема граждан Мингорисполкома.
98. После обработки документы поступают на первоначальную регистрацию в отдел документооборота и контроля или в соответствующие структурные подразделения Мингорисполкома и организации коммунальной собственности г.Минска.
На данном этапе регистрации на документ заводится машино-ориентированная регистрационная (регистрационно-контрольная) карточка, куда вносятся общие сведения о документе, известные до его рассмотрения и определения порядка исполнения.
Самостоятельной регистрации подлежат инициативные исходящие документы.
99. Предварительному рассмотрению подлежат все документы. Предварительное рассмотрение проводится с целью распределения поступивших документов на необходимые для рассмотрения председателем, заместителями председателя и управляющим делами Мингорисполкома, направляемые непосредственно в структурные подразделения Мингорисполкома, организации коммунальной собственности г.Минска и ответственным исполнителям.
Документы, поступившие в Мингорисполком, предварительно рассматриваются отделом документооборота и контроля.
Предварительное рассмотрение документов осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного распределения обязанностей между председателем, заместителями председателя и управляющим делами Мингорисполкома. В ходе предварительного рассмотрения проверяется повторность обращения корреспондентов. Если в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, последние подбираются и приобщаются к поступившему.
100. Отделом документооборота и контроля поступившая корреспонденция направляется помощникам председателя и заместителей председателя для подготовки ее на доклад руководству Мингорисполкома и непосредственно исполнителям.
Телеграммы и иные срочные документы вышестоящих государственных органов подлежат обработке в первую очередь и передаются на рассмотрение по мере их поступления.
На рассмотрение председателя, заместителей председателя и управляющего делами Мингорисполкома передаются документы вышестоящих государственных органов, исполнительных и распорядительных органов и иных организаций, содержащие информацию по основным вопросам деятельности Мингорисполкома.
На рассмотрение председателя Мингорисполкома представляются документы, поступившие в Мингорисполком и адресованные председателю, из:
Администрации Президента Республики Беларусь;
Совета Министров Республики Беларусь;
Совета Республики и Палаты представителей Национального собрания Республики Беларусь;
Государственного секретариата Совета Безопасности Республики Беларусь;
Комитета государственного контроля Республики Беларусь;
Национального банка Республики Беларусь;
Конституционного Суда Республики Беларусь;
Верховного Суда Республики Беларусь;
Высшего Хозяйственного Суда Республики Беларусь;
Прокуратуры Республики Беларусь;
министерств, иных республиканских организаций государственного управления и иных государственных органов, подчиненных Совету Министров Республики Беларусь, из других государств и международных организаций, подписанные их высшими и первыми лицами;
иных организаций по вопросам формирования и исполнения бюджета, соблюдения законности и охраны общественного порядка, реализации государственной кадровой политики, работы администраций города Минска, мобилизационных планов и гражданской обороны.
Остальная поступившая корреспонденция готовится на рассмотрение заместителей председателя и управляющего делами Мингорисполкома. Если в процессе подготовки документа на доклад будет установлено, что с содержанием документа должно быть ознакомлено руководство Мингорисполкома, то такой документ передается на рассмотрение председателю Мингорисполкома.
Документ, направленный на рассмотрение кому-либо из заместителей председателя Мингорисполкома или управляющему делами, а также в структурные подразделения Мингорисполкома и организации коммунальной собственности г.Минска, по согласованию с начальником управления по контролю и делопроизводству может быть возвращен без рассмотрения в день его поступления (но не позднее следующего дня). Такой документ передается на рассмотрение другого заместителя председателя Мингорисполкома в соответствии с распределением обязанностей.
Возврат документов в подобных случаях производится в отдел документооборота и контроля.
Передача документов, подлежащих регистрации, на доклад, ознакомление и исполнение, а также отправление адресатам без регистрации запрещается.
Рассмотрение документов руководством Мингорисполкома отражается в резолюциях.
101. Документы рассматриваются в день их поступления, а срочные - немедленно.
Помощники председателя Мингорисполкома и его заместителей обязаны своевременно докладывать председателю и заместителям председателя Мингорисполкома документы, поступившие из вышестоящих государственных органов со сроком исполнения менее 10 дней и принимать меры по немедленному доведению их до исполнителей.
После рассмотрения председателем Мингорисполкома, его заместителями и управляющим делами Мингорисполкома документы передаются в отдел документооборота и контроля для завершения регистрации. Завершение регистрации документов после их рассмотрения заключается во внесении в регистрационно-контрольную карточку сведений о порядке исполнения документов (резолюций): фамилий ответственного исполнителя и других исполнителей, краткого описания поручений и действий по исполнению, сроков исполнения.
102. Направление документов на исполнение производится в день их окончательной регистрации, требующих срочного исполнения - немедленно.
Документы, которые исполняются несколькими исполнителями, передаются им поочередно или одновременно в копиях.
Подлинник документа, не подлежащего постановке на контроль, передается ответственному исполнителю.
К таким документам при направлении их ответственным исполнителям прилагается карточка контроля за ходом выполнения поручения руководства Мингорисполкома.
В данную карточку специалистом, ответственным за ведение делопроизводства и осуществляющим оперативный контроль, в обязательном порядке заносится информация о том, что сделано по выполнению данного поручения и от кого эта информация получена. Затем данная информация рассматривается руководителем структурного подразделения Мингорисполкома или организации коммунальной собственности г.Минска, и после отметки о фактическом выполнении поручения карточка направляется в отдел документооборота и контроля и подшивается в дело.
Документы, состоящие на контроле, передаются всем исполнителям в копиях. Первые экземпляры таких документов остаются в отделе документооборота и контроля.
Если документ адресован нескольким исполнителям и сроки исполнения не позволяют ознакомить исполнителей с документом поочередно, то каждому исполнителю представляется копия документа с резолюцией.
Документы, передаваемые в структурные подразделения Мингорисполкома и организации коммунальной собственности г.Минска, принимаются под роспись в соответствующем журнале.
103. В аппарате Мингорисполкома печатаются, копируются и тиражируются документы только служебного характера.
Копирование и тиражирование решений (распоряжений) Мингорисполкома, кроме указанных в указателе рассылки, допускается с разрешения управляющего делами Мингорисполкома или его заместителя только для внутренних нужд аппарата Мингорисполкома. Копирование проектов решений (распоряжений) Мингорисполкома с визами не допускается.
104. Документы, как правило, печатаются в бюро машинописной и копировально-множительной техники, при этом запрещается выводить на печать более 1 экземпляра документа, созданного с использованием текстового редактора.
Передаваемые в бюро машинописной и копировально-множительной техники рукописи должны быть написаны четко и разборчиво на стандартных листах бумаги формата А4. Материалы, написанные неразборчиво либо красными, зелеными чернилами или карандашом, с многочисленными вставками, ссылками, исправлениями, для печатания не принимаются.
Рукописный документ должен содержать все необходимые реквизиты, оформленные в соответствии с установленными требованиями.
При передаче рукописи в бюро машинописной и копировально-множительной техники исполнитель указывает фамилию и номер телефона, требуемый срок исполнения, дату сдачи в печать и ставит подпись. Могут быть указаны дополнительные требования к машинописному оформлению документа.
Руководители структурных подразделений аппарата Мингорисполкома или их заместители при необходимости срочного печатания, копирования материалов в нерабочее время должны не позднее чем за час до конца рабочего дня сообщить об этом управляющему делами Мингорисполкома или его заместителю.
105. Работник бюро машинописной и копировально-множительной техники при печатании материала обязан соблюдать правила орфографии и пунктуации и располагать реквизиты документа согласно установленным правилам.
106. Документы изготавливаются с помощью средств вычислительной и организационной техники и оформляются в соответствии с требованиями СТБ 6.38-2004 и настоящей Инструкции.
107 Все материалы, поступающие в бюро машинописной и копировально-множительной техники для тиражирования, фиксируются в журнале учета.
108. В целях рационального использования памяти средств вычислительной техники в бюро машинописной и копировально-множительной техники специалисты структурных подразделений аппарата Мингорисполкома обязаны периодически сообщать в бюро машинописной и копировально-множительной техники сведения о подлежащих удалению из памяти компьютера документах по минованию надобности в них.
109. Исполнение исходящих документов в Мингорисполкоме включает составление проекта документа, печатание машинописного подлинника (набор и изготовление подлинника на бумажном носителе), согласование, подписание (утверждение), регистрацию и отправку.
Документ, правильно оформленный и согласованный в установленном порядке, передается помощнику председателя Мингорисполкома или его заместителей, в компетенцию которого входит рассмотрение изложенного в письме вопроса в соответствии с распределением обязанностей, на подпись, вместе с документами, на основании которых он готовился.
Помощники председателя Мингорисполкома и его заместителей несут персональную ответственность за качество представляемых на подпись руководству исходящих документов и своевременность их представления после рассмотрения в отдел документооборота и контроля.
Документ, оформленный с нарушением требований СТБ 6.38-2004, возвращается помощником председателя и заместителей председателя Мингорисполкома ответственному исполнителю для доработки.
110. Правильно оформленные и подписанные документы, предназначенные для отправки, передаются в отдел документооборота и контроля для их регистрации и отправки.
Перед регистрацией исходящего документа специалист отдела документооборота и контроля проверяет:
правильность оформления документа с использованием компьютерных технологий и размещения на нем всех необходимых реквизитов;
правильность адресования документа и наличие адреса;
наличие соответствующих подписей;
наличие виз на копиях документов, остающихся в деле;
наличие заверенных приложений к документу и соответствие количества их экземпляров количеству указанных в документе адресатов.
Документы, не соответствующие вышеизложенным требованиям, регистрации и отправке не подлежат и возвращаются ответственному исполнителю для доработки.
111. Документы, готовые к отправке, передаются в отдел документооборота и контроля в открытом виде с указанием почтового адреса или списком рассылки, если отправляются более чем в четыре адреса. Обработка и отправка документов производится, как правило, в день их подписания и не позже, чем за два часа до окончания рабочего дня. Если подлежащий к отправке документ не подготовлен к указанному времени, исполнитель обязан предупредить об этом отдел документооборота и контроля.
Документы, имеющие срочный характер, обрабатываются немедленно.
112. Документы, отправляемые одному адресату, должны быть вложены в один конверт, на котором указываются почтовый адрес и наименование корреспондента.
113. Законвертированная корреспонденция в зависимости от срочности доставки адресату отправляется фельдсвязью или почтой.
Телеграммы передаются в отдел документооборота и контроля с приложением необходимого количества заверенных копий (по числу городов, других населенных пунктов, администраций районов г.Минска, указанных в адресе).
На заказную корреспонденцию составляется реестр рассылки, в котором работник отдела документооборота и контроля проставляет свою фамилию и дату отправки.
Реестры подшиваются в дела и хранятся в течение года.
114. Срочные документы регистрируются в установленном порядке и передаются адресату по факсимильной связи. Подлинник документа возвращается в отдел документооборота и контроля для отправки по почте или для приобщения к делу.
115. Отправка дополнительных экземпляров документа или замена разосланного ранее документа осуществляется только по указанию лица, подписавшего документ, или начальника отдела документооборота и контроля.
116. Отправка документов на машинных носителях производится в упаковке, соответствующей техническим требованиям и сохранности носителей информации. Отправка этих документов производится при наличии сопроводительного письма.
117. Внутренние документы готовятся, оформляются и исполняются в пределах Мингорисполкома.
Прохождение внутренних документов в Мингорисполкоме на этапах их подготовки и оформления организуется в соответствии с общим порядком обращения исходящих документов, а на этапе исполнения - входящих.
Документы, подготовленные непосредственно в структурном подразделении аппарата Мингорисполкома (инициативные письма, докладные записки, заключения, справки и т.п.) и адресованные руководству Мингорисполкома, регистрируются в данном структурном подразделении.
Этим документам присваивается регистрационный индекс, состоящий из индекса структурного подразделения, номера дела по номенклатуре дел и порядкового номера документа, возрастающего в пределах календарного года. Например:
01/2-04/1, где 01/2 - индекс структурного подразделения, 04 - номер дела по номенклатуре, 1 - порядковый номер документа
На документах, составленных совместно несколькими структурными подразделениями Мингорисполкома, проставляется регистрационный индекс, присвоенный документу основным структурным подразделением-исполнителем.
118. Протоколы совещаний у председателя Мингорисполкома, его заместителей оформляются структурным подразделением Мингорисполкома или организацией коммунальной собственности г.Минска, подготовившим совещание. Учитываются и контролируются данные протоколы в этих же структурных подразделениях Мингорисполкома и организациях коммунальной собственности г.Минска. Для отправки такой протокол передается в отдел документооборота и контроля с указателем рассылки и необходимым количеством копий протокола.
119. Докладные записки на имя руководства Мингорисполкома, справки, сводки и другие внутренние документы оперативного характера рассматриваются должностными лицами, которым они направлены, после чего передаются в установленном порядке для исполнения в соответствующие структурные подразделения Мингорисполкома и организации коммунальной собственности г.Минска или подшиваются в дело в соответствии с номенклатурой дел.
120. Прием и передача входящих, исходящих и внутренних документов на всех этапах прохождения осуществляется с обязательной отметкой в машиноориентированной картотеке.
Глава 6
АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ
ПО ДОКУМЕНТАМ МИНГОРИСПОЛКОМА
121. Работа с полученной и созданной документацией сопровождается в Мингорисполкоме решением задач по ее учету, регистрации, контролю исполнения, в процессе выполнения которых проводится поиск и систематизация документов и содержащейся в них информации. Реализация указанных задач по обработке документации осуществляется с помощью автоматизированной системы управления документами (далее - АСУД).
АСУД создается с помощью автоматизированных средств обработки информации.
АСУД включает правила регистрации документов, информационно-поисковые массивы, комплекс классификаторов.
122. Автоматизированные картотеки обеспечивают пользователей информацией о всех зарегистрированных и контролируемых документах.
Картотеки размещаются на автоматизированных рабочих местах, объединенных в локальную сеть.
Поиск информации о документах может производиться в местах их регистрации, контроля исполнения и с автоматизированных рабочих мест непосредственно пользователей.
123. Работа по регистрации и контролю исполнения документов в автоматизированном режиме включает следующие основные операции:
ввод в карточку общих сведений о документе;
ввод задания (резолюции) по исполнению документа;
распечатку карточки;
ввод в карточку сведений о ходе исполнения документа;
корректировку хода и сроков исполнения документа (задания);
предупредительный контроль;
заполнение карточки по результатам исполнения документа;
поиск карточек по запросам;
обработку картотеки для получения статистических и аналитических отчетов о зарегистрированных и контролируемых документах.
124. Ввод информации в автоматизированные картотеки осуществляется непосредственно с документов в соответствии с принятыми формами карточек. Получение результатов обработки информации на экране дисплея и в печатном виде осуществляется в соответствии с принятыми формами представления сообщений и обобщающих сводок.
125. Отдел документооборота и контроля осуществляет справочную работу по всем поступающим документам. Структурные подразделения Мингорисполкома и организации коммунальной собственности г.Минска ведут справочную работу по документам, поступившим в их адрес и отправленным за подписью их руководителей, а также по документам, находившимся на исполнении.
126. Выходная информация при работе с картотеками представляется в форме, адекватной запросу пользователя. Пользователю могут выдаваться карточки, содержащиеся в картотеках, сообщения - ответы на запросы, обобщенные ведомости - отчеты, содержащие информацию, сгруппированную по определенным признакам.
127. Выходная информация рассчитана на передачу:
работникам отдела документооборота и контроля (сводки о зарегистрированных и поставленных на контроль документах, ходе и результатах их исполнения);
исполнителям (ответы на запросы, напоминания о приближении срока исполнения документа, сообщения об истечении срока исполнения и т.д.);
руководству Мингорисполкома и структурных подразделений (сводки об объеме документооборота, тематике документов, справки о выполнении заданий, о состоянии исполнительской дисциплины и т.п.).
128. Выходные сообщения выдаются с заданной периодичностью (ежедневно, ежеквартально, ежемесячно и т.п.) по запросам пользователей.
При ведении автоматизированных картотек выходные ведомости могут выдаваться на экран дисплея и на печать (в форме машинограмм).
Выходная информация может доводиться до пользователей путем передачи информации по локальной вычислительной сети, передачи на дискетах, рассылки машинограмм или по телефону.
129. Обобщающие сведения группируются в выходных ведомостях по различным признакам и их сочетаниям:
по исполнителям;
по корреспондентам;
по видам документов;
по стадиям исполнения документов (выполненные, невыполненные, просроченные);
по вопросам и т.д.
130. Выходные формы в зависимости от назначения могут иметь различные названия (например, напоминания о приближении сроков исполнения документов, уведомления об истечении сроков исполнения документов, справки о состоянии исполнительской дисциплины в структурных подразделениях и т.д.).
Глава 7
РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
131. Регистрация документов - фиксация факта создания или поступления в Мингорисполком документа путем проставления на нем регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений в регистрационно-контрольных карточках.
Регистрация документов служит для:
включения сведений о документах в АСУД;
формирования статистической отчетности.
132. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, договорные, переписка и др.), как создаваемые в Мингорисполкоме, так и поступающие из других организаций и от физических лиц независимо от носителей и способов записи информации (машинописные, машиночитаемые и т.д.).
133. Отдельной регистрации и учету подлежат следующие группы документов:
распорядительные документы по основной деятельности;
распорядительные документы по личному составу;
входящие документы;
исходящие документы;
внутренние документы;
обращения граждан.
134. Регистрация документов в Мингорисполкоме осуществляется с использованием различных регистрационных форм и средств организационной и вычислительной техники на основе единых регистрационных данных: наименования документа, автора (корреспондента), даты, индекса документа, заголовка, исполнителя, срока исполнения, отметки об исполнении, места хранения. В случае необходимости этот перечень может дополняться (куратор, ход исполнения, индекс и рубрикатор по классификатору и др.). Регистрационные данные переносятся из документа в регистрационные формы без изменений (возможно использование общепринятых сокращений).
135. Документы регистрируются и индексируются в местах их создания или поступления (в отделе документооборота и контроля, в структурных подразделениях аппарата Мингорисполкома и организациях коммунальной собственности г.Минска, работающих с соответствующими видами документации).
136. Индекс (регистрационный номер) служит главным учетным и поисковым признаком документа. Он указывает на принадлежность документа к конкретной классификационной группе и на порядковый номер в этой группе. Индексация документов в пределах классификационных групп ведется раздельно в течение одного календарного года и в соответствии с положениями глав 2 и 4 раздела II и главы 5 раздела III настоящей Инструкции.
Основой для индексации документов служит номенклатура дел Мингорисполкома.
Индекс должен иметь стабильное расположение составных частей.
137. Документы, зарегистрированные в Мингорисполкоме и переданные в структурные подразделения аппарата Мингорисполкома и организации коммунальной собственности г.Минска, вторичной регистрации не подлежат.
Глава 8
КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
138. Контроль исполнения документов осуществляется с целью обеспечения своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.
Контролю подлежат все зарегистрированные документы: входящие, исходящие и внутренние документы, которые по своему характеру требуют решения (ответа) и имеют предписание о контроле председателя Мингорисполкома или его заместителей. На контроль могут быть поставлены также устные поручения председателя Мингорисполкома и его заместителей.
Предметом контроля являются содержащиеся в документах задания, поручения, решения, просьбы, предложения. Контролируемые задания и поручения отражаются также в резолюции документа.
139. Общее руководство организацией контроля фактического исполнения документов осуществляют председатель Мингорисполкома, его заместители, управляющий делами Мингорисполкома в соответствии с распределением обязанностей.
140. Ежедневный оперативный контроль за соблюдением сроков исполнения поступивших в Мингорисполком и изданных Мингорисполкомом документов, поручений по ним, а также поручений руководства Мингорисполкома осуществляют помощники председателя Мингорисполкома и его заместителей.
В этих целях помощники председателя Мингорисполкома и его заместителей:
ежедневно готовят (просматривают, систематизируют) и докладывают руководству переданную из управления по контролю и делопроизводству корреспонденцию;
своевременно докладывают документы, поступившие из вышестоящих государственных органов, со сроками исполнения менее 10 дней и принимают меры по их немедленному доведению до исполнителей;
осуществляют контроль за соблюдением сроков подготовки ответов или информации по документам, поступившим из вышестоящих государственных органов, структурными подразделениями аппарата Мингорисполкома и организациями коммунальной собственности г.Минска, курируемыми председателем Мингорисполкома или его заместителями, докладывают об их исполнении и контролируют своевременность их отправки;
ежемесячно докладывают руководству Мингорисполкома сведения об исполнительской дисциплине курируемых структурных подразделений аппарата Мингорисполкома и организаций коммунальной собственности г.Минска, готовят материалы для привлечения исполнителей к дисциплинарной ответственности за несвоевременное и некачественное исполнение.
141. Организацию оперативного контроля, систематическую проверку исполнения поступивших в Мингорисполком документов (за исключением обращений граждан) осуществляет управление по контролю и делопроизводству.
142. Отдел документооборота и контроля:
организует и осуществляет постоянный контроль за ходом выполнения указов, декретов, распоряжений Президента Республики Беларусь, распоряжений Администрации Президента Республики Беларусь, постановлений Совета Министров Республики Беларусь, протоколов заседаний Президиума Совета Министров Республики Беларусь, распоряжений Премьер-министра Республики Беларусь, решений Мингорисполкома, распоряжений председателя Мингорисполкома (далее - правовые акты), протоколов и поручений Президента Республики Беларусь, Премьер-министра Республики Беларусь и заместителей Премьер-министра Республики Беларусь, министерств и других государственных органов, поручений председателя Мингорисполкома и его заместителей (далее - служебные документы);
предусматривает в соответствующих планах работы проверку деятельности структурных подразделений Мингорисполкома, администраций районов и организаций коммунальной собственности г.Минска по выполнению ими вышеперечисленных документов;
систематически проводит анализ состояния исполнительской дисциплины;
по мере необходимости вносит предложения о рассмотрении на заседаниях Мингорисполкома состояния исполнительской дисциплины в Мингорисполкоме, его структурных подразделениях, администрациях районов и организациях коммунальной собственности г.Минска.
143. Руководители структурных подразделений Мингорисполкома организуют исполнение документов, взятых на контроль отделом документооборота и контроля и направленных им на исполнение; документов, поступивших непосредственно в адрес структурных подразделений; внутренних документов, подготовленных этими же структурными подразделениями.
Контроль за исполнением таких документов возлагается на руководителя структурного подразделения.
144. Система контроля исполнения правовых актов и служебных документов включает:
учет и постановку на контроль;
своевременное доведение до сведения исполнителей;
контроль за сроками исполнения;
проверку хода выполнения;
отчетность о результатах исполнения;
снятие с контроля, учет, обобщение и анализ результатов исполнения;
оценку состояния исполнительской дисциплины.
145. Учет и рассылку исполнителям иных правовых актов и служебных документов осуществляет отдел документооборота и контроля.
146. Необходимость постановки документа на контроль, сроки исполнения, исполнители и должностные лица, ответственные за контроль, устанавливаются в резолюции руководителя или в тексте документа (решения, распоряжения, протокола).
Основным источником сведений, необходимых для ведения контроля, является резолюция на документе.
При отсутствии резолюции необходимые сведения выделяются из текста самого документа (исполнители, содержание задания, срок).
147. Сроки промежуточного контроля (контрольные даты для напоминания или доклада о ходе исполнения) определяются на основе резолюции руководителя (например, "докладывать еженедельно") или по усмотрению отдела документооборота и контроля с учетом общей продолжительности установленного срока исполнения.
148. Сроки исполнения фиксируются в тексте документа или в резолюции к нему.
Сроки исполнения внутренних и исходящих документов исчисляются в календарных днях с даты их подписания (принятия, утверждения), а для поступивших - с даты поступления.
Срок исполнения документов может быть связан с определенными событиями, действиями, например: "Подготовить к заседанию Мингорисполкома".
Если дата исполнения приходится на нерабочий день, то сроком исполнения считается предыдущий рабочий день.
149. Сроки исполнения документов могут быть индивидуальными или типовыми.
Индивидуальные сроки устанавливаются руководством Мингорисполкома исходя из срока, определенного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.
Если на контроль ставятся отдельные пункты документов, а общий срок контроля не указан, то сроком исполнения всего документа считается дата исполнения последнего по срокам пункта или дата представления последней информации по исполнению документа.
При отсутствии срока исполнения в документе или в резолюции исполнение осуществляется в соответствии с типовыми сроками.
В случае, когда срок исполнения нигде не указан, документ должен быть исполнен в течение 15 дней.
Типовые сроки исполнения документов устанавливаются правовыми актами государственных органов.
150. Решения и поручения Президента Республики Беларусь исполняются в порядке и сроки, предусмотренные распоряжением Президента Республики Беларусь от 13 апреля 2001 г. N 112рп "О совершенствовании порядка прохождения документов, вносимых на рассмотрение Президента Республики Беларусь, и об усилении контроля за выполнением решений и поручений Президента Республики Беларусь" и распоряжением Президента Республики Беларусь от 19 августа 2004 г. N 224рп "О совершенствовании контроля за выполнением протоколов поручений Президента Республики Беларусь".
Решения и поручения Совета Министров Республики Беларусь исполняются в соответствии с Инструкцией по организации контроля за выполнением решений и поручений аппарата Совета Министров Республики Беларусь, утвержденной постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 13 марта 2000 г. N 324 (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2000 г., N 28, 5/2768).
Если в тексте вышеуказанных документов или в резолюциях к ним срок исполнения не указан, то он не должен превышать одного месяца.
151. Изменение или продление сроков исполнения документов допускается с письменного разрешения председателя Мингорисполкома или его заместителя, установившего указанный срок. Приостановить исполнение документа или отменить его исполнение имеет право только должностное лицо, подписавшее документ. Сроки исполнения правовых актов и служебных документов вышестоящих государственных органов могут изменяться только этими органами.
Продление срока оформляется не менее чем за 5 - 7 календарных дней до даты окончания исполнения.
При необходимости изменения срока выполнения задания исполнитель представляет на имя председателя Мингорисполкома или его заместителя, установившего этот срок, мотивированную просьбу о продлении исполнения задания с указанием нового срока. Если новый срок превышает один месяц, отдел документооборота и контроля имеет право запросить у исполнителя промежуточную информацию о ходе выполнения поручения.
152. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, поручений, запросов, зафиксированных в нем, сообщения результатов заинтересованным организациям или другого документированного подтверждения исполнения. В регистрационно-контрольной карточке документа делается отметка об исполнении.
Снятие с контроля правовых актов оформляется карточкой снятия с контроля, которая подписывается заместителем председателя Мингорисполкома, ответственным за контроль, после чего утверждается председателем Мингорисполкома.
153. Сведения о состоянии исполнительской дисциплины в структурных подразделениях аппарата Мингорисполкома и организациях коммунальной собственности г.Минска представляются управлением по контролю и делопроизводству на рассмотрение управляющему делами Мингорисполкома еженедельно.
Глава 9
РАБОТА ИСПОЛНИТЕЛЯ С ДОКУМЕНТАМИ
154. Исполнитель получает документы после их регистрации в соответствии с резолюциями руководства Мингорисполкома, руководства структурного подразделения аппарата и организаций коммунальной собственности г.Минска с учетом распределения функциональных обязанностей, квалификации.
155. Исполнитель знакомится с документами в день их поступления. Если документы имеют длительный срок исполнения (не менее 6 месяцев) и установлены даты промежуточного контроля, исполнитель сообщает в отдел документооборота и контроля о результатах каждого этапа выполненной работы.
156. При решении оперативных вопросов на безбумажной основе (по телефону, на личном приеме и т.д.) на исполненном документе и в регистрационно-контрольной карточке исполнитель делает отметку об исполнении. Например:
В дело 03-10
Вопрос решен по телефону
с начальником отдела Н.С. Ивановым
на совещании будет присутствовать
ведущий специалист А.А. Андреев.
Подпись исполнителя
Дата
157. При подготовке проекта документа исполнитель учитывает ранее изданные по данному вопросу документы и требования законодательства.
Подготовленный проект документа печатается и оформляется в соответствии с установленными требованиями, согласовывается с заинтересованными в установленном порядке.
Исполнитель несет ответственность за полноту, достоверность и своевременность сообщаемой информации.
Содержание проектов служебных документов не подлежит разглашению, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие непосредственное отношение к их исполнению.
После согласования проекта исходящего документа он передается на подпись председателю Мингорисполкома или его заместителю или управляющему делами, а затем на регистрацию и отправку.
Если документ является ответом, то документ-запрос подшивается в дело вместе с документом-ответом. В соответствии с номенклатурой дел исполнитель определяет дело, в которое должен быть подшит документ. Исполнитель проставляет отметку об исполнении и направлении его в дело.
Глава 10
УЧЕТ, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ, ОФОРМЛЕНИЕ И ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
С ГРИФОМ ОГРАНИЧЕНИЯ ДОСТУПА
158. Пользование информацией ограничивается законодательством в целях защиты сведений, распространение которых может нанести ущерб экономике государства, его обороноспособности, интеллектуальной собственности, а также чести и достоинству, личной и семейной жизни граждан. Основополагающими актами в этой сфере являются Конституция Республики Беларусь (ст. 34), Законы Республики Беларусь от 06.09.1995 г. "Об информатизации" (ст. 19) (Ведамасцi Вярхоўнага Савета Рэспублiкi Беларусь, 1995 г., N 33, ст. 428), от 13.01.1995 г. "О печати и других средствах массовой информации" (ст. 5) (Ведамасцi Вярхоўнага Савета Рэспублiкi Беларусь, 1995 г., N 12, ст. 121), от 29.11.1994 г. "О государственных секретах" (Ведамасцi Вярхоўнага Савета Рэспублiкi Беларусь, 1995 г., N 3, ст. 5).
Порядок обращения со служебной информацией ограниченного распространения определен Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 15 февраля 1999 г. N 237.
159. Под распространением понимается сообщение, публикация сведений в печати и иных средствах массовой информации, а также доведение материалов, содержащих указанные сведения, любыми другими способами (музеи, выставки, семинары, симпозиумы, ярмарки, тендеры и др.) до юридических и физических лиц, которым не предоставлено право ознакомления с ними, а также вывоз материалов, содержащих сведения ограниченного распространения, за границу или передача их иностранным гражданам.
160. Регистрация документов (изданий) с грифом ограниченного распространения ("Для служебного пользования" (ДСП), "Не для печати" (НДП), "Не подлежит оглашению" (НПО) и др.) осуществляется специалистом отдела документооборота и контроля.
161. Регистрации подлежат все документы, имеющие гриф ограничения распространения. В этом случае к регистрационному индексу документа (издания) добавляются буквы "ДСП", "НДП", "НПО".
В учетной карточке указываются количество поступивших (или отправляемых) экземпляров документа (издания) и номера этих экземпляров.
Картотека таких документов (изданий) ведется отдельно от прочей документации.
162. При направлении документов (изданий) в структурные и подведомственные подразделения перед фамилией лица, которому направляется документ, в учетной карточке указывается номер экземпляра передаваемого ему документа (издания).
Передача таких документов производится под расписку.
163. В правом верхнем углу первой страницы исходящих и внутренних документов, на обложке и титульном листе документа (издания) (в необходимых случаях и на их проектах), содержащих информацию ограниченного распространения, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам проставляются ограничительный гриф и номер экземпляра.
В левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа каждого экземпляра документа (издания) машинистка должна указать количество отпечатанных экземпляров, свои инициалы и дату печатания документа.
164. Учет решений и распоряжений, имеющих гриф ограничения доступа, ведется отделом по подготовке заседаний исполкома в картотеке регистрации решений и распоряжений без грифа.
Под регистрационным номером такого документа в карточке пишутся буквы ДСП, НДП, НПО.
Номера экземпляров рассылаемого адресатам решения или распоряжения записываются в указателе рассылки.
165. Рассылаемые отделом по подготовке заседаний исполкома материалы с грифом ограничения доступа к заседаниям Мингорисполкома подлежат возврату в указанный отдел. В отделе по подготовке заседаний исполкома ведется поэкземплярный учет рассылки и возврата этих материалов. По минованию надобности они уничтожаются работниками этого же отдела в установленном порядке.
166. При необходимости рассылки копий поступившего в Мингорисполком документа с грифом ограниченного распространения на копиях указывается номер поступившего экземпляра документа, дополненный (в скобках) порядковым номером экземпляра-копии (например: Экз. N 24(1), Экз. N 24(2) и т.д.). Если такие документы (издания) направляются по нескольким адресам, составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов, изданий.
167. Размножение документов с грифом ограничения доступа в машинописном и копировально-множительном бюро производится с разрешения управляющего делами Мингорисполкома или его заместителя.
В машинописном и копировально-множительном бюро ведется журнал поэкземплярного учета размножения документов с грифом ограниченного распространения.
Размноженные документы сдаются заказчику под расписку в журнале.
168. Исполненные документы с ограничительным грифом "Для служебного пользования" группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства.
169. Корреспонденция с грифом ограниченного распространения сдается в отдел документооборота и контроля под расписку в указателе рассылки.
170. Все документы и дела с грифом ограниченного распространения сдаются в сектор по архивам управления по контролю и делопроизводству Мингорисполкома (далее - сектор по архивам) и формируются в дела постоянного хранения.
Лица, не работающие в Мингорисполкоме, допускаются к ознакомлению с такими документами по разрешению управляющего делами Мингорисполкома или его заместителя.
Подлежащие уничтожению документы и дела должны в обязательном порядке уничтожаться по акту, измельчаться до степени, исключающей возможность прочтения текста, или сжигаться.
171. Запрещается пользоваться данными, содержащимися в документах (изданиях) с грифом ограниченного распространения в открытых выступлениях (в печати, по радио и т.д.).
172. О фактах утраты документов (изданий) с грифом ограниченного распространения немедленно ставится в известность управляющий делами Мингорисполкома или его заместитель и начальник управления по контролю и делопроизводству Мингорисполкома.
173. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушения порядка обращения с документами (изданиями), содержащими такую информацию, работник организации может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.
Ответственность за организацию и осуществление надлежащего учета, за хранение, размножение, использование и уничтожение документов (изданий) с грифом ограниченного распространения несут руководители структурных подразделений аппарата Мингорисполкома и организаций коммунальной собственности г.Минска. Контроль за состоянием этой работы осуществляется управлением по контролю и делопроизводству Мингорисполкома.
Страницы: | Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4 | Стр.5 |
| 
