|
|
|
|
Навигация
Новые документы
Реклама
Ресурсы в тему
|
Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 09.04.2007 № 27 "Об утверждении Правил работы государственных архивов Республики Беларусь с кино-, фото-, фоно- и видеодокументами"< Главная страница Стр. 2Страницы: | Стр. 1 | Стр. 2 | Стр. 3 | Стр. 4 | Стр. 5 | При приеме аудиовизуальных документов в архив на этапе проведения первичного контроля и экспертизы ценности осуществляется проверка их технического состояния и наличия необходимой текстовой сопроводительной документации, сверка с научно-справочным аппаратом архива и в случае необходимости определение стоимости. При обнаружении устранимых дефектов документы возвращаются передающей организации для устранения дефектов. 79. Прием аудиовизуальных документов в архив оформляется актом приема-передачи аудиовизуальных документов на постоянное хранение, который составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр акта приема-передачи аудиовизуальных документов на постоянное хранение находится в архиве, второй - в организации, сдавшей документы. Акт подписывается работниками архива и организации, передающей аудиовизуальные документы, утверждается их руководителями и заверяется печатями. 80. Документы, не подлежащие дальнейшему хранению, отбираются к уничтожению. Отбор документов к уничтожению оформляется актом о выделении к уничтожению аудиовизуальных документов, не подлежащих хранению, который рассматривается ЭК организации, согласовывается ЭМК архива и утверждается руководителем организации. 81. Результаты проведения экспертизы ценности аудиовизуальных документов рассматриваются на заседании ЭМК архива. РАЗДЕЛ VI ОРГАНИЗАЦИОННО-МЕТОДИЧЕСКОЕ РУКОВОДСТВО И ОБЕСПЕЧЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВАХ ОРГАНИЗАЦИЙГЛАВА 21 ОРГАНИЗАЦИОННО-МЕТОДИЧЕСКОЕ РУКОВОДСТВО РАБОТОЙ АРХИВОВ ОРГАНИЗАЦИЙ82. Архив оказывает методическую и практическую помощь организациям в подготовке и внедрении нормативных правовых актов и методических документов по работе кинофотофоновидеотек организаций. Архив проводит консультации, совещания и семинары по внедрению технических нормативных правовых актов, нормативных правовых актов и методических документов, по обмену опытом и другим вопросам деятельности кинофотофоновидеотек организаций. 83. Государственный контроль за организацией работы с аудиовизуальными документами в организациях осуществляется в соответствии с законодательством о контрольной (надзорной) деятельности. 84. Сведения о ликвидации организации и исключении ее из списков N 1 или N 2 вносятся в картотеку ликвидированных организаций, которую ведет архив, осуществляющий прием документов на постоянное хранение. 85. Архив может оказывать организациям платные услуги по отбору и подготовке документов к передаче на постоянное хранение, разработке нормативных правовых актов и методических документов по вопросам архивного дела, консультированию работников кинофотофоновидеотек. ГЛАВА 22 ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ АУДИОВИЗУАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ И ОТБОРА ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ ПЕРЕДАЧЕ НА ПОСТОЯННОЕ ХРАНЕНИЕ86. В целях обеспечения сохранности аудиовизуальных документов и отбора аудиовизуальных документов, подлежащих передаче на постоянное хранение, архив: участвует в подготовке нормативных правовых актов и методических документов по организации работы кинофотофоновидеотек организаций, обеспечению сохранности документов, их отбору на постоянное хранение, предложений по совершенствованию работы кинофотофоновидеотек организаций; рассматривает положения о кинофотофоновидеотеках организаций и их ЭК; оказывает методическую и практическую помощь в подготовке и передаче аудиовизуальных документов на постоянное хранение; разрабатывает и организует внедрение методических пособий по вопросам работы кинофотофоновидеотек организаций; устанавливает совместимость и преемственность создаваемого кинофотофоновидеотеками организаций научно-справочного аппарата к документам НАФ, в том числе совместимость программного обеспечения баз данных. 87. В работе с ЭК организаций архив: оказывает помощь в разработке положений об ЭК; участвует в работе ЭК организаций - источников комплектования и возможных источников комплектования; заслушивает отчеты председателей ЭК организаций - источников комплектования об отборе документов на постоянное хранение, проведении экспертизы ценности аудиовизуальных документов, обеспечении их сохранности и по другим вопросам. 88. Архив ведет учет документов, хранящихся в кинофотофоновидеотеках организаций - источников комплектования, по паспорту кинофотофоновидеотеки организации по форме согласно приложению 74 по состоянию на 1 декабря отчетного года, представляемому в архив к 10 декабря отчетного года. Паспортизация кинофотофоновидеотек организаций проводится один раз в два года и предусматривает рассылку бланков паспортов кинофотофоновидеотек организаций в двух экземплярах, оказание практической помощи в составлении паспортов, проверку правильности заполнения, обобщение и анализ результатов паспортизации. 89. Исключен. 90. Архив взаимодействует с негосударственными организациями на основании договора. В этом случае организация включается в список N 1 организаций - источников комплектования архива. Договор с негосударственной организацией может заключаться на комплексное выполнение работ и услуг по научно-технической обработке, учету и описанию аудиовизуальных документов в соответствии с законодательными актами Республики Беларусь. ГЛАВА 23 УЧЕТ РАБОТЫ С ОРГАНИЗАЦИЯМИ91. В архиве ведется картотека учета работы с организациями. На каждую организацию списков N 1 организаций - источников комплектования и N 2 организаций - возможных источников комплектования заполняется карточка учета работы государственного архива с организацией по форме согласно приложению 75 и ведется наблюдательное дело. По мере необходимости в карточку вносятся изменения и дополнения. Карточки и наблюдательные дела имеют единую индексацию согласно спискам N 1 и 2. Новые организации - источники комплектования и организации - возможные источники комплектования включаются в карточку организации по форме согласно приложению 76 под литерным номером. Перенумерация карточек и наблюдательных дел осуществляется один раз в пять лет после пересоставления списков N 1 и 2. При ликвидации организации или исключении ее из списка организаций - источников комплектования либо организаций - возможных источников комплектования карточка из картотеки действующих организаций перемещается в картотеку ликвидированных организаций. При этом на карточке указываются причина, дата и номер протокола заседания ЭМК архива, на котором было принято решение об исключении организации из списка N 1 или списка N 2, распорядительный документ, который послужил основанием для исключения организации из списков, а также местонахождение документов организации. В наблюдательное дело организации - источника комплектования и организации - возможного источника комплектования архива включаются документы, образующиеся в результате взаимодействия данной организации и архива: положение о кинофотофоновидеотеке организации, положение об ЭК организации, контрольные экземпляры описей документов, отобранных на постоянное хранение, акты о выделении к уничтожению аудиовизуальных документов, не подлежащих хранению, документы о проведении проверок, копии приказов и устава (положения) организации. 92. Периодически проводится экспертиза ценности документов в наблюдательном деле и выделение к уничтожению документов, утративших практическое значение. РАЗДЕЛ VII НАУЧНО-СПРАВОЧНЫЙ АППАРАТ К АУДИОВИЗУАЛЬНЫМ ДОКУМЕНТАМГЛАВА 24 СИСТЕМА НАУЧНО-СПРАВОЧНОГО АППАРАТА93. Система научно-справочного аппарата (СНСА) к аудиовизуальным документам - это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников, баз данных о составе и содержании документов, создаваемых на единой научно-методической основе для поиска документов и документной информации в целях их эффективного использования. Основными элементами СНСА являются описи аудиовизуальных документов постоянного хранения, книги учета и описания аудиовизуальных документов, монтажные листы, сценарные планы, внутренние описи, путеводители, каталоги, базы данных, выполняющие функции этих справочников. Дополнительными элементами СНСА являются указатели, обзоры документов. Описи аудиовизуальных документов постоянного хранения, книги учета и описания создаются в процессе описания каждой единицы хранения (единицы учета) аудиовизуальных документов. Для повышения информационно-поискового уровня книг учета и описания аудиовизуальных документов проводится их усовершенствование. В задачи усовершенствования входят проверка правильности описания, систематизации единиц учета и единиц хранения, устранение обнаруженных ошибок и неточностей, уточнение справочных данных, внесение дополнений в описательную статью книги учета и описания аудиовизуальных документов, литературная правка текста. 94. При создании и развитии СНСА применяется дифференцированный подход, который заключается в выборе целесообразного состава архивных справочников и баз данных, определенной методики составления и усовершенствования описаний, состава и наполнения справочного аппарата к справочникам, установлении очередности работ с видами документов в зависимости от их информационной значимости, состава и состояния имеющегося научно-справочного аппарата к ним, практических потребностей. Для определения путей совершенствования СНСА ведется анализ и учет состояния всех имеющихся элементов СНСА как в традиционном виде (книга, картотека), так и в автоматизированном. 95. Режиссерские и операторские монтажные листы, сценарные планы, монтажные листы, сценарные планы киновидеодокументов, внутренние описи кино- и телесюжетов создаются в процессе описания планов или монтажных кадров киновидеодокументов. Внутренние описи фотоальбомов создаются в процессе описания фотоотпечатков, входящих в состав фотоальбомов. 96. Описание кинодокументов в монтажных листах и внутренних описях кино- и телесюжетов проводится по позитиву. В случае расхождения в метраже между элементами комплекта кинодокумента описание также проводится по позитиву. В исключительных случаях допускается проведение описания и расшифровка кинодокумента по негативу. Описанию кинодокументов предшествует их стартовка. Стартовка - это нумерация каждого плана негатива изображения или заменяющей его копии внутри отдельной единицы хранения, закрепляющая порядок расположения планов в фильмах, спецвыпусках, киножурналах, отдельных кино- и телесюжетах и кинодокументах, не вошедших в фильм, спецвыпуск, киножурнал. Стартовка кинодокументов проставляется арабскими цифрами по порядку расположения планов. Цифры ставятся в межкадровом пространстве после третьего кадра от начала плана. План (или монтажный кадр) - составная часть кинодокумента, представляющая собой непрерывно снятое изображение отдельного момента события или явления. В зависимости от величины видимого изображения планы могут быть общими, средними или крупными. Каждый план негатива при монтаже кинодокумента соединяется с другим планом при помощи склейки. В отдельных случаях планы разделяются между собой световой просечкой. При поступлении кинодокументов в архив проверяется правильность стартовки всех элементов комплекта. При обнаружении ошибок или неточностей старые номера зачеркиваются и кинодокумент стартуется вновь. Обнаруженным непростартованным планам присваивается номер предыдущего плана с прибавлением литерного обозначения "а", "б"... Монтажные листы представляют собой покадровое описание законченного кинопроизведения (фильма, спецвыпуска, киножурнала), внутренние описи кино- и телесюжетов - покадровое описание кинодокументов, не использованных в фильме, спецвыпуске, киножурнале, а также отдельных телесюжетов. Редактирование ранее составленных монтажных листов и внутренних описей кино- и телесюжетов проводят в тех случаях, когда они не отвечают требованиям обеспечения сохранности кинодокументов и задачам их эффективного поиска. Поступившие на государственное хранение в архив студийные монтажные листы и аннотации могут быть включены в состав научно-справочного аппарата только после их редактирования. Монтажный лист кинодокумента составляется в соответствии с первоначальным монтажом всех элементов комплекта кинодокумента. Монтажный лист кинодокумента состоит из следующих элементов: заглавных надписей, разрешительного удостоверения, описательных статей и итоговой записи. В итоговой записи монтажного листа кинодокумента указываются метраж кинодокумента по каждому элементу комплекта в отдельности, дата составления или редактирования, занимаемая должность, фамилия и инициалы составителя монтажного листа. 97. Внутренняя опись фотоальбома помещается в начале фотоальбома. Листы внутренней описи фотоальбома нумеруются отдельно, их количество обозначается в итоговой записи к фотоальбому. 98. Составление монтажных листов видеодокументов осуществляется по аналогии с составлением монтажных листов кинодокументов. Описание видеодокументов проводится при просмотре рабочей копии документа на воспроизводящей технике, соответствующей типу записи, позволяющей определить продолжительность записи в секундах. Если в состав единицы хранения видеодокумента входит несколько единиц учета, описание каждой из них проводится последовательно. ГЛАВА 25 ПОНЯТИЕ, УРОВНИ И ЭЛЕМЕНТЫ ОПИСАНИЯ АУДИОВИЗУАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ99. Под описанием аудиовизуальных документов понимается: процесс создания вторичной документной информации путем аналитико-синтетической переработки первичной информации, содержащейся в аудиовизуальных документах, и извлечения необходимых сведений из учетных и других документов архива с целью создания информации о документах для дальнейшего поиска и многоаспектного использования; собственно вторичная документная информация о составе и содержании документов, справочные данные, а также сведения об их техническом и физико-химическом состоянии, условиях доступа. Описание аудиовизуальных документов проводится на уровне: вида документов; единицы учета; единицы хранения. При необходимости могут вводиться дополнительные объекты описания: группа вида документов, книга учета описания, комплект, группа документов, часть документа. Элементы описания составляют следующие группы: информация по идентификации, информация по истории образования и хранения, информация о составе и содержании, информация об условиях доступа и использования, дополнительная информация. Информация по идентификации включает следующие элементы: наименование (вид документа, источник комплектования, заголовок единицы учета, единицы хранения); справочные данные, состоящие из поисковых данных (архивный номер), объема единицы описания, даты создания документа; вид носителя информации. Информация по истории образования и хранения содержит сведения об источнике комплектования и дате приема документов в архив. Информация о составе и содержании включает сведения о составе и содержании документов на уровне единицы учета, единицы хранения. Информация об условиях доступа и использования состоит из следующих элементов: условия доступа (конфиденциальность, секретность, порядок пользования, авторские права); условия репродуцирования и использования; язык документов; физические характеристики, влияющие на возможность использования; наличие фонда пользования; научно-справочный аппарат к единице описания, порядок доступа и пользования им; подлинность (копийность), степень сохранности, способ воспроизведения, внешние и другие особенности. В дополнительную информацию входят следующие элементы: местонахождение оригиналов; наличие и местонахождение копий документов, тематически или по происхождению связанных с данной единицей описания. Описание аудиовизуальных документов на уровне единицы учета, единицы хранения включает: название вида документа, источник комплектования, заголовок, справочные данные, вид носителя информации, информацию об условиях доступа и использования. Заголовок может дополняться аннотацией отдельных документов или группы документов. 100. Заголовок киновидеодокумента включает авторское название фильма, спецвыпуска, киножурнала или название события, отраженного в кино- или телесюжете, и дату производства или дату съемки. Пример: "Беларусь была его судьбой", кинофильм. 1998 г. "Фрегат Мельпомены", видеофильм. 1995 г. При аннотировании киновидеодокументов дается краткое содержание отдельных документов, отражающих наиболее значимые события или их эпизоды. Пример: О жизненном пути Первого секретаря ЦК КПБ, Героя Советского Союза, Героя Социалистического Труда П.М.Машерова. О юбилее Национального академического театра им. Я.Купалы. Заголовок фонодокумента включает название отраженного в фонодокументе события, место и дату события, название, жанр фонодокумента. Пример: "Вечно в памяти народной", воспоминания большевиков. Радиопередача. "Генеральная репетиция (из цикла "Великий образ")". Радиокомпозиция, посвященная деятельности В.И.Ленина в 1905 г. При отсутствии названия фонодокумента указывается основное содержание теле- или радиопередачи, выступления, беседы. Пример: Рассказ председателя правления Союза композиторов БССР, народного артиста БССР Г.Р.Ширмы о белорусской симфонической музыке 60-х гг. ХХ века. Заголовок фонодокумента, содержащего запись произведения литературы и искусства, включает название художественного произведения и его жанр, первую строку текста, которая заключается в кавычки, если фонодокументом является не имеющее авторского названия и не опубликованное ранее в печати произведение; инициалы и фамилии авторов или исполнителей обработки, переложения текста, перевода произведения, язык документа. Пример: "Травушка, муравушка, зеленый лужок...", русская народная песня. В целях унификации описания однородных фонодокументов применяются типовые заголовки. Пример: Воспоминания сотрудника проектного института "Белпромпроект", бывшего летчика-штурмовика, Героя Советского Союза П.Г.Колесникова о праздновании Дня Победы. "Л.Берещенко. "Один из многих". Радиоочерк о партизане П.Е.Песоцком. "Б.Бурьян. "Любiмы пiсьменнiк". Радиокомпозиция к 70-летию народного писателя Белоруссии М.Лынькова". "Золушка". Музыкальная радиоинсценировка по одноименному балету С.Прокофьева и сказке Ш.Перро. Аннотация фонодокумента представляет собой краткое изложение сведений о выступающих или исполнителях, а также о содержании выступлений, если оно не отражено в заголовке. Пример: Воспоминания Героя Советского Союза, генерал-лейтенанта М.Ф.Панова, бывшего командира Первого гвардейского Донского танкового корпуса, об освобождении Белоруссии от немецко-фашистских захватчиков. Интервью белорусского корреспондента И.Мильто с дирижером и художественным руководителем Большого симфонического оркестра Всесоюзного радио и телевидения Г.Рождественским о поездках за границу и проблемах эстетического воспитания. В аннотации фонодокумента указываются: тип голоса исполнителя вокального произведения; название музыкального инструмента (если произведение исполняется одним солистом); название музыкального коллектива (если произведение исполняется несколькими музыкантами); инициалы, фамилия и звание художественного руководителя, дирижера. Пример: Г.Вагнер. Концерт для кларнета с оркестром. Музыка Н.Литвина, сл. А.Прокофьева. "Мое отечество", В.Скоробогатов. Обработка Н.Сироты, сл. народные. "Скамароўкi". Государственный академический народный хор Республики Беларусь. Дирижер М.Дриневский. Музыка А.Богатырева. "Белорусский напев". Л.Умнова - скрипка, Л.Малышева - фортепиано. Заголовок фотодокумента включает аннотацию изображения или название фотоальбома, фамилию автора, место и дату съемки. Аннотация фотодокумента включает краткие сведения о предмете, событии, факте, лице(ах), изображенном(ых) на документе. Перечисление изображенных на фотодокументе лиц проводится в последовательности их размещения слева направо, сверху вниз. При необходимости выделения одного лица из всей группы или при наличии сведений только о нескольких лицах их расположение на документе указывается: "второй слева..." или "в центре группы...". Пример: Шестиклассница Минской белорусской гимназии, победительница международного конкурса детских сочинений на тему "Гармония - это мой мир", проводившегося миротворческим Фондом имени Гойи в Японии, Анастасия Плахова (на переднем плане слева) со своей мамой, преподавателем английского языка Татьяной Васильевной. Белорусский художник Е.Е.Красовский за работой над картиной "Адам Мицкевич". Аннотацию к портрету следует начинать с инициалов и фамилии лица, а затем указать должность, звание. Пример: В.Р.Симирский, депутат Палаты представителей Национального собрания Республики Беларусь, полковник, бывший воин-интернационалист, воевавший в Афганистане (портрет). В целях унификации описания однородных фотодокументов применяется составление типовых аннотаций. Пример: Награждение актрисы Государственного академического русского драматического театра Республики Беларусь им. М.Горького, народной артистки СССР А.И.Климовой. Студентка Пинского гидромелиоративного техникума Г.Г.Шурпик намечает трассу осушительного канала в пойме р. Узлянки во время прохождения производственной практики. Отборочный матч чемпионата Европы по гандболу между сборными командами Республики Беларусь и Югославии, проходивший в г.Минске. Общий вид г.Витебска. Сцена из спектакля "Пакрыўджаныя" по пьесе Л.Родзиевича в Белорусском государственном академическом театре им. Я.Коласа; в ролях: Ульяна - артистка Т.Лихачева, Филипп - артист Г.Шатько. Вид на здание костела св. Варвары в г.Витебске после реконструкции. Справочные данные включают: поисковые данные (номер единицы учета и номер единицы хранения по книге учета и описания аудиовизуальных документов), дату создания документа; для аудиовизуальных документов (кроме фотодокументов) - дату записи (перезаписи), количество единиц хранения в единице учета, в зависимости от вида - метраж, хронометраж, время звучания (в минутах и секундах), язык документа; для фотодокументов - количество негативов, составляющих единицу хранения; для фотоальбомов - количество фотоотпечатков. В качестве справочных данных указывается также вид носителя информации: для фонодокументов граммофонной записи - вид граммофонного оригинала, название металла, из которого изготовлен или которым покрыт оригинал (медь, никель); для фонодокументов магнитной записи - тип магнитной ленты; для видеодокументов - тип видеопленки; для фото- и кинодокументов - формат пленки, цветопередача, вид основы; для документов на электронном носителе - формат записи диска. Элементы описания помещаются в соответствующие разделы интегрированной информационной системы архива. Полученная таким образом совокупность данных используется, в том числе, в качестве автоматизированного научно-справочного аппарата, для формирования ряда учетных документов, при создании путеводителей и других видов архивных справочников. ГЛАВА 26 АРХИВНЫЕ КАТАЛОГИ101. Архивный каталог (далее - каталог) - межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по темам (предметам, отраслям), расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации. 102. Каталогизация аудиовизуальных документов - это совокупность работ по созданию и ведению каталогов. В архиве создаются следующие основные виды каталогов: систематический; предметный (фильмовый, журнальный, авторский, исполнительский, именной). Система каталогов может быть определена как совокупность различных по целевому назначению и структуре каталогов, взаимосвязанных и дополняющих друг друга. 103. Систематические каталоги на аудиовизуальные документы - информационно-поисковые справочники, раскрывающие состав и содержание документов. Они содержат сведения обо всем комплексе документов архива. Схема классификации закрепляет систему расположения карточек в каталоге аудиовизуальных документов. Для закрепления схемы классификации в целом и каждого понятия в ней применяется система условных обозначений - индексов. Именной каталог на аудиовизуальные документы - разновидность предметного, содержащий сведения о лицах, информация о которых имеется в документах. Документная информация в карточке каталожной (описательной статьи) именной по форме согласно приложению 77 классифицируется по алфавиту фамилий лиц. Описание аудиовизуальных документов на каталожной карточке проводится на основании сведений, содержащихся во внутренних описях аудиовизуальных документов. Отметки о проведении каталогизации делаются в заверительных листах книг учета и описания. Карточка каталожная (описательная статья) кинодокумента по форме согласно приложению 78 составляется на каждый фильм, спецвыпуск, киножурнал, отдельный кино-, телесюжет. Карточка (описательная статья) фильмового, журнального каталога по форме согласно приложению 79 составляется на каждый хранящийся в архиве фильм, спецвыпуск, киножурнал. Карточка каталожная (описательная статья) фотодокумента по форме согласно приложению 80 составляется на каждую единицу хранения, отдельный фотоотпечаток, входящий в состав фотоальбома, и снабжается контрольным отпечатком. Карточка каталожная (описательная статья) фонодокумента по форме согласно приложениям 81, 82 составляется на хроникально-документальные записи, художественные записи, на группу единиц хранения, единицу хранения, отдельное выступление и художественное произведение, входящие в состав единицы хранения. 104. Под ведением каталога следует понимать комплекс работ, обеспечивающий функционирование каталога как информационно-поисковой системы, включающей научно-методическое обеспечение работы, индексирование, составление отсылочного аппарата к каталогу, систематизацию, расстановку карточек в каталоге, ведение учетных форм по каталогизации документов и использованию каталогов. 105. Индексирование проводится путем анализа содержания каталожной карточки и отнесения ее к определенному структурному подразделению по схеме классификации. Дублирование осуществляется путем составления нескольких экземпляров карточек, тождественных оригиналу, для включения в различные разделы каталога. Дублирование проводится в тех случаях, когда документ отражает две или несколько тем, предусмотренных схемой классификации. 106. Составление отсылочного аппарата к каталогу аудиовизуальных документов проводится для взаимосвязи каталогов. 107. При систематизации карточки с одинаковыми индексами группируются и расставляются в соответствии со схемой классификации. Группировка карточек внутри разделов проводится по хронологическому, географическому и другим признакам. Карточки в именном, авторском и исполнительском каталогах систематизируются в алфавитном порядке фамилий, имен, отчеств (инициалов). Карточки, содержащие сведения об одном лице, систематизируются по хронологическому, алфавитному и другим признакам или в логической последовательности. Карточки в фильмовом и журнальном каталогах систематизируются в хронологическом и алфавитном порядке названий фильмов, спецвыпусков и киножурналов. Усовершенствование каталога включает в себя совершенствование схемы классификации, проверку содержания и оформления каталога, проверку описаний (редактирование). ГЛАВА 27 ПУТЕВОДИТЕЛИ ПО АУДИОВИЗУАЛЬНЫМ ДОКУМЕНТАМ108. Путеводитель по аудиовизуальным документам архива представляет собой архивный справочник, содержащий характеристики или краткие сведения об аудиовизуальных документах в систематизированном порядке и предназначенный для общего ознакомления с составом и содержанием документов архива. К путеводителю составляется справочный аппарат: титульный лист, предисловие, указатели, приложения, оглавление, список сокращений, библиография. В предисловии к путеводителю даются сведения об истории создания архива, объеме, составе документов, научно-справочном аппарате к ним, дается характеристика комплектования и возможностей использования документов архива, указываются задачи путеводителя, излагается его структура. К путеводителю составляется предметный, именной, географический и другие указатели. Указатели могут быть глухими (содержащими понятие и их поисковые данные) и аннотированными (содержащими кроме обозначения понятия и поисковых данных пояснения). В качестве приложений к путеводителю могут быть даны списки фильмов, спецвыпусков, киножурналов, фотоальбомов, хранящихся в архиве, опубликованы фотодокументы и отдельные кадры кинодокументов. ГЛАВА 28 ТЕМАТИЧЕСКИЕ ОБЗОРЫ АУДИОВИЗУАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ109. Тематический обзор аудиовизуальных документов - архивный справочник, содержащий систематизированные сведения о составе и содержании аудиовизуальных документов по определенной теме. Тематический обзор может быть архивным (внутриархивным) и межархивным. Объектом описания для тематического обзора по документам архива являются документы, единицы учета, единицы хранения архива. Тематический обзор отдельного вида аудиовизуальных документов включает систематизированные сведения о составе и содержании части документов. Межархивный тематический обзор аудиовизуальных документов включает систематизированные сведения о составе и содержании части документов нескольких архивов по определенной теме. 110. Тематический обзор аудиовизуальных документов состоит из совокупности аннотаций отдельных групп единиц учета, единиц хранения и справочного аппарата. В аннотациях излагается содержание группы единиц учета, единиц хранения с элементами источниковедческого анализа, указываются хронологические рамки, подлинность, поисковые данные. В состав справочного аппарата тематического обзора аудиовизуальных документов входят: титульный лист, оглавление, предисловие, список сокращений, указатели, библиография по теме. В основу построения тематического обзора могут быть положены отраслевой (функциональный), тематический, хронологический и другие признаки. При построении межархивного тематического обзора информация в отдельных случаях может быть систематизирована по местам хранения документов. РАЗДЕЛ VIII ИСПОЛЬЗОВАНИЕ АУДИОВИЗУАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВГЛАВА 29 ФОРМЫ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ АУДИОВИЗУАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ111. Основными формами использования аудиовизуальных документов в архиве являются: информационное обеспечение пользователей (государственных органов, иных организаций и граждан) в соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке; предоставление документов пользователям для исследований в читальном зале; организация выставок документов; использование документов в средствах массовой информации; проведение информационных мероприятий (экскурсий, встреч с общественностью, презентаций, дней открытых дверей, лекций, докладов, уроков для студентов и школьников, читательских конференций, кинолекториев, просмотров кинодокументов, прослушивания фонодокументов, выездных ретроспектив) с использованием архивных документов; выдача документов во временное пользование; публикация документов в различных формах. ГЛАВА 30 ВИДЫ ИНФОРМАЦИОННЫХ ДОКУМЕНТОВ И ЗАПРОСОВ112. Информационными документами архива являются: информационное письмо - письмо, составленное архивом по своей инициативе или по запросу пользователя, содержащее краткое сообщение об аудиовизуальных документах архива по определенной теме, проблеме; копия аудиовизуального документа - документ, воспроизводящий электрографическим, фотографическим или иным способом изображение архивного документа с указанием его поисковых данных; тематический перечень аудиовизуальных документов по форме согласно приложению 83 - список названий кинодокументов, аннотаций фотодокументов и заголовков фоновидеодокументов по определенной теме с указанием их дат и поисковых данных, составленный по инициативе архива или по запросу пользователя. Тематический перечень может быть полным (если в его состав войдут все аудиовизуальные документы по данной теме) или выборочным (если он включает документы, наиболее интересные по содержанию, лучшие в композиционном отношении, относящиеся к какому-либо одному периоду); тематическая подборка копий аудиовизуальных документов - систематизированный комплект копий документов или их частей (сюжетов) по определенной теме (вопросу) с указанием поисковых данных, составленный архивом по запросу пользователя или в инициативном порядке. Тематическая подборка должна иметь титульный лист, перечень документов и при необходимости историческую справку по теме запроса. 113. Запросы, поступающие в архив, носят, как правило, тематический характер. Тематический запрос - запрос о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию или факту. Тематический запрос может одновременно являться запросом на изготовление копий архивных документов. В таких случаях архив согласовывает с заявителем (если не указано в запросе) количество, объем, технические требования желаемых копий архивных документов и проводит их копирование в установленном порядке. ГЛАВА 31 РАБОТА ЧИТАЛЬНОГО ЗАЛА АРХИВА114. Для информационного обслуживания пользователей в архиве действуют читальный зал, просмотровый зал, комната прослушивания фонодокументов, располагающие техническим оборудованием, необходимым для работы с аудиовизуальными документами. 115. Порядок пользования архивными документами в читальных залах государственных архивов Республики Беларусь определяется нормативными правовыми актами Министерства юстиции Республики Беларусь. Архив обязан ознакомить пользователей с Правилами работы пользователей в читальных залах государственных архивов Республики Беларусь или документом, разработанным архивом на их основе. Доступ к документам Национального архивного фонда Республики Беларусь, на которые распространяется действие законодательства об авторском праве и смежных правах, и их использование осуществляется в соответствии с требованиями законодательства об авторском праве и смежных правах. 116. На каждого пользователя в читальном зале заводится личное дело, которое учитывается в журнале учета работы пользователей с аудиовизуальными документами по форме согласно приложениям 84, 85. Личные дела хранятся в читальном зале и через год после завершения работы пользователей передаются на архивное хранение. Для регистрации посещений пользователями читального зала архива ведется журнал регистрации посещений пользователями читального зала по форме согласно приложениям 86, 87. 117. Выявление документов в читальном зале проводится пользователем с помощью научно-справочного аппарата архива: каталогов (традиционных и электронных) и всех имеющихся к ним указателей, монтажных листов, внутренних описей фотоальбомов, тематических обзоров, перечней, путеводителей. Отбор кинодокументов проводится пользователем путем просмотра позитивных копий на звукомонтажном столе, в необходимых случаях - на экране просмотрового кинозала архива. Отбор фотодокументов проводится путем просмотра пользователем контрольных фотоотпечатков на тематических карточках или в электронном варианте каталогов. Отбор фонодокументов проводится путем прослушивания пользователем копий фонодокументов на проигрывателе или магнитофоне в зависимости от вида носителей. Отбор видеодокументов проводится пользователем путем просмотра видеопленки на видеомагнитофоне. Негативы кинофотодокументов и оригиналы фоновидеодокументов в читальный зал не выдаются. ГЛАВА 32 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ АРХИВА ПО ПОДГОТОВКЕ ВЫСТАВОК АУДИОВИЗУАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ118. Работа по организации выставок аудиовизуальных документов включает тематический план (концепцию), тематико-экспозиционный план и смету расходов. Тематический план (концепция) определяет структуру выставки, состав и содержание ее разделов. Тематический план при необходимости согласовывается с заинтересованными организациями, рассматривается на заседаниях ЭМК архива и утверждается руководством архива. На основании тематического плана проводится выявление и отбор кинофотодокументов для экспонирования. Кинодокументы просматриваются на звукомонтажном столе. При этом учитывается историческая значимость и научная ценность документов, их изобразительные и фотографические качества, композиционная выразительность. При отборе кинофотодокументов следует отдавать предпочтение ранее не использованным документам. С отобранных фотодокументов и отдельных кадров кинодокументов изготавливаются контрольные отпечатки, необходимые для составления тематико-экспозиционного плана. Тематико-экспозиционный план включает контрольные отпечатки с аннотированным перечнем с указанием их размеров и порядка размещения на стендах в соответствии с разделами выставки. Он рассматривается и утверждается на заседании ЭМК архива. Контрольные отпечатки и аннотации размещаются в соответствии с тематическим планом на стенде или макете для зрительного представления будущей экспозиции. После этого контрольные отпечатки нумеруются. Перечень фотодокументов, которые решено включить в состав выставки, должен быть составлен из аннотаций с указанием даты, места и автора съемки. Размеры экспонируемых фотокопий устанавливаются в зависимости от характера выставки, ее объема, размера стендов, а также композиции и технического качества отобранных документов. При подготовке выставки, как правило, разрабатываются дизайнерские и эскизные проекты. Дизайнерский проект представляет собой план (графическое изображение) экспозиции, размещения стендов. В эскизном проекте определяются конкретные формы художественного оформления выставки. Дизайнерский и экспозиционный проекты разрабатываются только на основании тематико-экспозиционного плана фотовыставки. Наряду с фотодокументами на выставке могут быть представлены печатные издания, художественные произведения и музейные предметы. Все отобранные для экспонирования документы и материалы аннотируются. К иноязычным документам при необходимости дается перевод или излагается их содержание. В целях привлечения посетителей выставка может сопровождаться рекламой. Для рекламы архив использует средства массовой информации, распространяет рекламно-издательскую продукцию в установленном законодательством порядке. ГЛАВА 33 ИСПОЛЬЗОВАНИЕ АУДИОВИЗУАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА В СРЕДСТВАХ МАССОВОЙ ИНФОРМАЦИИ119. Использование аудиовизуальных документов архива в средствах массовой информации представляет собой подготовку информационных материалов для периодической печати, радио- и телевизионных передач, кинофильмов. Для периодической печати архив готовит тематические, научные, научно-популярные статьи, статьи о составе и содержании документов, тематические газетные полосы, фотоподборки документов по определенной тематике, сообщения об архивных находках. Публикуемые фотодокументы, а также отдельные кинокадры в фотографическом изображении снабжаются аннотациями с указанием даты, места события, автора съемки, названия архива. Радио- и телепередачи готовятся архивом совместно с радио- и телестудиями. Работа по подготовке радио- и телепередач включает в себя следующие основные этапы: выбор темы передачи, изучение литературы по теме, выявление, изучение аудиовизуальных документов, их отбор и копирование, подготовку сценарного плана и дикторского текста передачи. Объемы, сроки подготовки, тематика информационных материалов для средств массовой информации согласовываются с редакциями газет, журналов, радио- и телепрограмм. 120. Архив может в установленном порядке предоставлять кино-, теле-, видеостудиям, информационным и рекламным агентствам, редакциям газет и журналов, издательствам документы для подготовки различного рода сценариев, создания художественных, художественно-публицистических, документальных, научно-популярных и учебных фильмов и программ, издания печатной продукции. ГЛАВА 34 ПРОВЕДЕНИЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ МЕРОПРИЯТИЙ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ АУДИОВИЗУАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ121. Информационные мероприятия с использованием архивных документов, представляющих общественный интерес, проводятся архивом на основании предварительной договоренности с заинтересованными организациями. Подобные мероприятия сопровождаются выступлениями работников архива, показом кинофильмов и видеофильмов, кинопрограмм, тематических подборок фотодокументов, диапозитивов (слайдов), фотоальбомов, прослушиванием фонодокументов, экскурсиями по архиву, выставками документов. 122. Встречи с общественностью могут быть тематическими (предполагающими выступления работников архива и других участников на определенную тему с характеристикой документов) и информационными. Участники таких встреч информируются о составе документов и о новых поступлениях в архив. 123. Экскурсии в архив могут быть обзорными (о составе и содержании документов, основных направлениях деятельности архива) и тематическими (о документах по определенным темам). Экскурсия проводится на основании плана проведения, в котором указывается тема экскурсии (если экскурсия тематическая), ее содержание, порядок проведения, ответственные за подготовку. При этом определяется целесообразность составления просмотровой киновидеопрограммы, программы прослушивания фонодокументов и ознакомления с фотодокументами. 124. Презентации, дни открытых дверей проводятся для популяризации работы архива, состава и содержания его документов. В программу мероприятия включаются обзорные экскурсии, методические консультации по актуальным вопросам работы архива. 125. Лекции, доклады, кинолектории, выездные ретроспективы с использованием аудиовизуальных документов готовятся как по инициативе архива, так и по запросам организаций. В зависимости от темы лекции, доклада, кинолектория аудиовизуальные документы могут служить иллюстрацией к текстовой части проводимого мероприятия. Кинопрограммы (кинопросмотры) готовятся архивом в целях ретроспективного показа киновидеодокументов. Кинопрограмма предназначается для одноразового показа или неоднократной демонстрации киновидеодокументов архива. Тематика кинопрограммы, состав и содержание киновидеодокументов, которые предполагается в нее включить, определяются темой лекционного выступления, встречи с общественностью и других мероприятий архива. В программу могут быть включены отдельные части фильмов, сюжеты киножурналов и отдельные киносюжеты. Запрещается изменять порядок монтажа фильма, спецвыпуска или киножурнала, проводить вырезки отдельных планов. Программы прослушивания фонодокументов готовятся для использования в архиве и в других учреждениях по тематическому плану, в соответствии с которым проводится выявление фонодокументов, их отбор, систематизация и расположение в пределах программы. При подготовке программы используются копии фрагментов фонодокументов. Прослушивание проводится работником архива, ответственным за программу, и сопровождается вступительным словом и комментариями. 126. Читательские конференции организуются для пользователей в целях информации о составе и содержании аудиовизуальных документов и научно-справочного аппарата к ним, о новых поступлениях, информационной деятельности архива, а также в целях улучшения качества обслуживания пользователей в читальном зале. Во время этих конференций изучаются потребности пользователей, их отзывы о работе архива. 127. Уроки для студентов и школьников носят тематический характер, проводятся в форме лекций, семинаров, факультативных занятий с просмотром киновидеодокументов, прослушиванием фонодокументов и ознакомлением с фотодокументами и организуются архивом с учреждениями образования по согласованным планам на договорной основе. ГЛАВА 35 УЧЕТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ АУДИОВИЗУАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ128. Учету подлежат все формы использования аудиовизуальных документов. Учет возлагается на отдел информации, публикации и научного использования документов или другое структурное подразделение, выполняющее его функции. Архив ведет учет поступающих и исполненных тематических запросов на карточке регистрации и учета исполнения запроса по форме согласно приложению 88. Архив ведет журнал регистрации пользователей и их личных дел по форме согласно приложениям 89, 90; карточки учета пользователей и тематики исследований по форме согласно приложению 91. Заказы на копирование аудиовизуальных документов учитываются в журнале учета заказов на копирование аудиовизуальных документов по форме согласно приложениям 92, 93. Учет подготовленных архивом выставок, встреч с общественностью, экскурсий, презентаций, лекций, кинолекториев, статей, тематических подборок, уроков для студентов и школьников, печатных изданий, радио- и телепередач, кинопрограмм, инициативных информаций ведется на карточке учета форм использования аудиовизуальных документов по форме согласно приложению 94. Архив ведет учет количественных показателей использования документов (количество просмотренных тематических карточек, монтажных листов, просмотров кинодокументов, прослушивания фонодокументов, изготовленных копий документов). Приложение 1 Форма карточки подокументного топографического указателя
аудиовизуальных документов
Лицевая сторона
Наименование государственного архива
КАРТОЧКА
подокументного топографического указателя
________________________________
(вид аудиовизуальных документов)
---------+--------+----------------+---------------------------
¦ Вид ¦Архивный¦ Количество ¦ Местонахождение ¦
¦носителя¦ номер ¦единиц хранения +---------+--------+-----T------+
¦ ¦ ¦в единице учета ¦ номер ¦ номер ¦номер¦номер ¦
¦ ¦ ¦ ¦хранилища¦стеллажа¦шкафа¦полки ¦
+--------+--------+----------------+---------+--------+-----+------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
+--------+--------+----------------+---------+--------+-----+------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦--------+--------+----------------+---------+--------+-----+-------
Формат А5 (148 х 210)
Оборотная сторона
----------+--------+---------+--------+---------+--------+-----
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
+---------+--------+---------+--------+---------+--------+---------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦---------+--------+---------+--------+---------+--------+----------
Формат А5 (148 х 210)
Приложение 2 Форма карточки постеллажного топографического указателя
аудиовизуальных документов
Лицевая сторона
Наименование государственного архива
КАРТОЧКА
постеллажного топографического указателя
________________________________
(вид аудиовизуальных документов)
-------------------------------------------+--------+----------
¦ Местонахождение ¦ Вид ¦ Архивные ¦
+------------+-----------+--------+--------+носителя¦ номера ¦
¦ номер ¦ номер ¦ номер ¦ номер ¦ ¦с N __ по N __¦
¦ хранилища ¦ стеллажа ¦ шкафа ¦ полки ¦ ¦ ¦
+------------+-----------+--------+--------+--------+--------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
+------------+-----------+--------+--------+--------+--------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦------------+-----------+--------+--------+--------+---------------
Формат А5 (148 х 210)
Оборотная сторона
-----------+----------+----------+----------+----------+-------
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
+----------+----------+----------+----------+----------+-----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦----------+----------+----------+----------+----------+------------
Формат А5 (148 х 210)
Приложение 3 Форма заказа (требования) на выдачу аудиовизуальных документов
Наименование государственного архива
ЗАКАЗ (ТРЕБОВАНИЕ) РАЗРЕШАЮ выдачу документов
___________ N _______ _________________________________
на выдачу ____________________ (наименование должности)
(вид __________ ______________________
______________________________ (подпись) (расшифровка подписи)
аудиовизуальных документов) _______________
(дата)
____________________________________________________________________
(фамилия, инициалы пользователя)
____________________________________________________________________
(цель выдачи, тема исследования)
--------------+-------------+-----------------+----------------
¦ Архивные ¦ Расписка ¦ Дата и расписка ¦ Дата и расписка о ¦
¦ номера ¦пользователя ¦ заведующего ¦ возвращении ¦
¦ документов ¦ ¦ читальным залом ¦ документов в ¦
¦ ¦ ¦ ¦ хранилище ¦
+-------------+-------------+-----------------+--------------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
+-------------+-------------+-----------------+--------------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦-------------+-------------+-----------------+---------------------
Формат А4 (210 х 297)
Приложение 4 Форма заказа на выполнение работ по улучшению физического
состояния аудиовизуальных документов
Наименование государственного архива
ЗАКАЗ N _______ РАЗРЕШАЮ выдачу документов
на выполнение работ по улучшению _______________________________
физического состояния (наименование должности)
_______________________________ _________ _____________________
(вид аудиовизуальных документов) (подпись) (расшифровка подписи)
_______________
(дата)
------------+------------------+------------------------+------
¦ Архивный ¦Количество единиц ¦ Перечень работ, ¦Примечание¦
¦ номер ¦ хранения ¦ подлежащих выполнению ¦ ¦
+-----------+------------------+------------------------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
+-----------+------------------+------------------------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦-----------+------------------+------------------------+-----------
Всего передано на обработку ______________________________ единиц
(цифрами и прописью)
хранения.
Документы в производственную лабораторию архива передал.
_________________________________ __________ _____________________
(наименование должности работника (подпись) (расшифровка подписи)
отдела обеспечения сохранности
кинодокументов и фондов)
Документы в производственную лабораторию архива принял.
_________________________________ __________ _____________________
(наименование должности (подпись) (расшифровка подписи)
работника производственной
лаборатории архива)
_________________
(дата)
Документы в хранилище передал.
_________________________________ __________ _____________________
(наименование должности (подпись) (расшифровка подписи)
работника производственной
лаборатории архива)
Документы в хранилище принял.
_________________________________ __________ _____________________
(наименование должности работника (подпись) (расшифровка подписи)
отдела обеспечения сохранности
кинодокументов и фондов)
__________________________
(дата)
Формат А4 (210 х 297)
Приложение 5 Форма заказа на изготовление копий страхового фонда
и фонда пользования аудиовизуальных документов
Наименование государственного архива
ЗАКАЗ РАЗРЕШАЮ выдачу документов
___________ N _______ _______________________________
на изготовление копий страхового (наименование должности)
фонда и фонда пользования _________ _____________________
_______________________________ (подпись) (расшифровка подписи)
(вид аудиовизуальных документов) _______________
(дата)
----------+---------------+------+------+---------+-------+------
¦Архивный ¦ Количество ¦Метраж¦Размер¦ Время ¦ Время ¦Примечание¦
¦ номер ¦единиц хранения¦ ¦ ¦звучания ¦показа ¦ ¦
+---------+---------------+------+------+---------+-------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
+---------+---------------+------+------+---------+-------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦---------+---------------+------+------+---------+-------+-----------
Согласно перечню на _____________________________ единиц хранения.
(цифрами и прописью)
Документы в производственную лабораторию архива передал.
_________________________________ __________ _____________________
(наименование должности работника (подпись) (расшифровка подписи)
отдела обеспечения сохранности
кинодокументов и фондов)
Документы в производственную лабораторию архива принял.
_________________________________ __________ _____________________
(наименование должности (подпись) (расшифровка подписи)
работника производственной
лаборатории архива)
__________________________
(дата)
Документы в хранилище передал.
_________________________________ __________ _____________________
(наименование должности (подпись) (расшифровка подписи)
работника производственной
лаборатории архива)
Документы в хранилище принял.
_________________________________ __________ _____________________
(наименование должности работника (подпись) (расшифровка подписи)
отдела обеспечения сохранности
кинодокументов и фондов)
__________________________
(дата)
Формат А4 (210 х 297)
Приложение 6 Титульный лист книги выдачи аудиовизуальных документов
Наименование государственного архива
КНИГА ВЫДАЧИ
_________________________________
(вид аудиовизуальных документов)
Том N _______________
Начат _______________
Окончен _____________
Формат А4 (210 х 297)
Приложение 7 Форма книги выдачи аудиовизуальных документов
----+------+--------+----------+------+---------+-----------+-----------+------
¦ N ¦ Дата ¦Архивный¦Количество¦ Кому ¦Расписка ¦ Дата ¦Расписка о ¦Примечание¦
¦п/п¦выдачи¦ номер ¦ единиц ¦выдано¦ в ¦возвращения¦возвращении¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ хранения ¦ ¦получении¦ ¦ ¦ ¦
+---+------+--------+----------+------+---------+-----------+-----------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦
+---+------+--------+----------+------+---------+-----------+-----------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦---+------+--------+----------+------+---------+-----------+-----------+-----------
Формат А4 (210 х 297)
Приложение 8 Форма акта о выдаче во временное пользование
аудиовизуальных документов
Наименование государственного архива
Почтовый адрес, телефон
АКТ
_________________ N _______
Место составления
о выдаче во временное пользование
_________________________________
(вид аудиовизуальных документов)
__________________________________
(наименование организации)
__________________________________
(почтовый адрес, телефон)
Основание __________________________________________________________
Для какой цели выдаются документы __________________________________
____________________________________________________________________
----+------------+----------------+----------------------+------
¦ N ¦ Архивный ¦ Название ¦ Количество единиц ¦Примечание¦
¦п/п¦ номер ¦ документа ¦ хранения ¦ ¦
+---+------------+----------------+----------------------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+---+------------+----------------+----------------------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦---+------------+----------------+----------------------+-----------
Всего выдается ____________________________________ документов,
(цифрами и прописью)
на срок _________________________________
Документы выданы в упорядоченном состоянии.
Получатель обязуется не представлять документы, полученные во
временное пользование, для использования другим организациям и
посторонним лицам, не производить изъятия каких-либо частей из
выданных документов.
Получатель обязуется вернуть документы в государственный архив
в указанный в акте срок.
Получатель предупрежден об ответственности в случае утраты или
повреждения выданных документов.
Документы выдал.
_________________________________ __________ _____________________
(наименование должности работника (подпись) (расшифровка подписи)
государственного архива)
Директор государственного архива __________ ______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Печать государственного архива
__________________________
(дата)
Документы принял.
Руководитель организации-
получателя __________ _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Печать организации-получателя
__________________________
(дата)
Документы сдал.
Руководитель организации-
получателя __________ _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Документы принял.
_________________________________ __________ _____________________
(наименование должности работника (подпись) (расшифровка подписи)
государственного архива)
__________________________
(дата)
Формат А4 (210 х 297)
Приложение 9 Форма акта об обнаружении повреждений аудиовизуальных документов
Наименование государственного архива
УТВЕРЖДАЮ
Директор государственного архива
_________ ______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
_______________
(дата)
АКТ
__________ N _________
Место составления
об обнаружении повреждений _______________________________
(вид аудиовизуальных документов)
----+---------+----------+---------+------------+---------------
¦ N ¦Архивный ¦ Название ¦ Дата ¦ Сущность ¦ Заключение о ¦
¦п/п¦ номер ¦документа ¦документа¦повреждения ¦ пригодности к ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ дальнейшему ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ хранению ¦
+---+---------+----------+---------+------------+-------------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
+---+---------+----------+---------+------------+-------------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦---+---------+----------+---------+------------+--------------------
Итого _____________________________________________ единиц хранения.
(цифрами и подписью)
Заведующий отделом
обеспечения сохранности
кинодокументов и фондов _____________ _______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Главный хранитель фондов _____________ _______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Формат А4 (210 х 297)
Приложение 10 Форма листа проверки наличия и состояния
аудиовизуальных документов
Лицевая сторона
Наименование государственного архива
ЛИСТ ПРОВЕРКИ N ______
наличия и состояния ________________________________
(вид аудиовизуальных документов)
Проверку проводили: ________________________________________________
(даты проверки, должности, фамилии, инициалы)
1. Наличие документов
-----------------+---------------+---------------+---------------------+-------T--
¦Архивные номера ¦Литерные ¦Пропущенные ¦Архивные номера ¦Коли- ¦Приме-¦
¦единиц хранения ¦номера, не ¦номера, не ¦единиц хранения ¦чество ¦чание ¦
¦ ¦отраженные в ¦отраженные в ¦ ¦единиц ¦ ¦
¦ ¦итоговой ¦итоговой ¦ ¦хране- ¦ ¦
¦ ¦записи ¦записи ¦ ¦ния, ¦ ¦
+--------+-------+------+--------+------+--------+------+------+-------+оказав-¦ ¦
¦числя- ¦необна-¦неуч- ¦не пере-¦неуч- ¦не пере-¦непра-¦содер-¦выдан- ¦шихся в¦ ¦
¦щихся по¦ружен- ¦тенные¦числены,¦тенные¦числены,¦вильно¦жание ¦ных во ¦наличии¦ ¦
¦книге ¦ных ¦ ¦но ¦ ¦но ¦подло-¦кото- ¦времен-¦ ¦ ¦
¦учета и ¦ ¦ ¦учтены в¦ ¦учтены в¦женных¦рых не¦ное ¦ ¦ ¦
¦описания¦ ¦ ¦объеме ¦ ¦объеме ¦ ¦совпа-¦пользо-¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦дает с¦вание ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦описа-¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦нием ¦ ¦ ¦ ¦
+--------+-------+------+--------+------+--------+------+------+-------+-------+------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦ 11 ¦
+--------+-------+------+--------+------+--------+------+------+-------+-------+------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦--------+-------+------+--------+------+--------+------+------+-------+-------+-------
Формат А4 (210 х 297)
Оборотная сторона
2. Состояние документов
-----------------------------+--------------------------+------
¦ Архивные номера единиц ¦ Архивные номера единиц ¦Примечание¦
¦ хранения, требующих ¦ хранения, неисправимо ¦ ¦
+----------------+-----------+ поврежденных ¦ ¦
¦ технической ¦реставрации¦ ¦ ¦
¦ обработки ¦ ¦ ¦ ¦
+----------------+-----------+--------------------------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
+----------------+-----------+--------------------------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦----------------+-----------+--------------------------+-----------
Итого __________________________________ единиц хранения.
(цифрами и прописью)
_________________________________ __________ _____________________
(наименование должности работника (подпись) (расшифровка подписи)
государственного архива)
________________
(дата)
Формат А4 (210 х 297)
Приложение 11 Форма акта проверки наличия и состояния
аудиовизуальных документов
Наименование государственного архива
УТВЕРЖДАЮ
Директор государственного архива
_________ _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
_______________
(дата)
АКТ
__________ N _______
Место составления
проверки наличия и состояния
________________________________________
(вид аудиовизуальных документов)
Проверка проводилась с _______________ по ________________
Проверкой установлено:
1. Числится по книге учета и описания ____________ единиц хранения.
(количество)
2. Не оказалось в наличии ____________ единиц хранения.
(количество)
3. Имеют литерные номера:
3.1. не учтенные в итоговых записях ____________ единиц хранения.
(количество)
3.2. не перечисленные, но учтенные в итоговых записях ______________
(количество)
единиц хранения.
4. Пропущено номеров:
4.1. не учтенных в итоговых записях ____________ единиц хранения.
(количество)
4.2. не перечисленных, но учтенных
в итоговых записях ___________________________ единиц хранения.
(количество)
5. Неправильно подложенных ___________________ единиц хранения.
(количество)
6. Имеется в наличии (включенных в книгу учета и описания)
________________________ единиц хранения.
(количество)
Из них:
6.1. выданных во временное пользование _______________________
(количество)
единиц хранения;
6.2. требующих технической обработки ______________ единиц хранения;
(количество)
6.3. требующих реставрации __________________ единиц хранения;
(количество)
6.4. неисправимо поврежденных ________________ единиц хранения;
(количество)
6.5. содержание которых не соответствует описанию __________________
(количество)
единиц хранения;
6.6. _______________________________________________________________
6.7. _______________________________________________________________
7. Имеется не внесенных в книгу учета и описания ___________________
(количество)
единиц хранения.
8. Всего (включенных и не включенных в книгу учета и описания)
имеющихся в наличии _________________ единиц хранения.
(количество)
9. Характеристика состояния и условий хранения. Отрицательные
явления в состоянии и условиях хранения ____________________________
Проверку проводили:
_________________________________ __________ _____________________
(наименование должности работника (подпись) (расшифровка подписи)
государственного архива)
_________________________________ __________ _____________________
________________
(дата)
СОГЛАСОВАНО
Заведующий отделом
обеспечения сохранности
кинодокументов и фондов _____________ _______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
_________________________
(дата)
Формат А4 (210 х 297)
Приложение 12 Форма акта о технических ошибках в учетных документах
Наименование государственного архива
УТВЕРЖДАЮ
Директор государственного архива
_________ _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
_______________
(дата)
АКТ
__________ N _______
Место составления
о технических ошибках в учетных документах
_______________________________________
(вид аудиовизуальных документов)
В ходе выполнения _______________________________________ обнаружены
(вид работы)
технические ошибки в записях:
-----------------------+----------------------+----------------
¦ Название документа ¦ Существующая запись ¦ Следует записать ¦
+----------------------+----------------------+--------------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦
+----------------------+----------------------+--------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
¦----------------------+----------------------+---------------------
В результате количество документов увеличилось (уменьшилось) на
___________________________________________________ единиц хранения.
(цифрами и прописью)
Примечание _________________________________________________________
_________________________________ __________ _____________________
(наименование должности работника (подпись) (расшифровка подписи)
государственного архива)
Изменения в учетные документы внесены.
_________________________________ __________ _____________________
(наименование должности работника (подпись) (расшифровка подписи)
государственного архива)
_________________________
(дата)
Формат А4 (210 х 290)
Приложение 13 Форма акта об обнаружении неучтенных аудиовизуальных документов
Наименование государственного архива
УТВЕРЖДАЮ
Директор государственного архива
_________ ______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
_______________
(дата)
АКТ
__________ N _______
Место составления
об обнаружении неучтенных
___________________________________
(вид аудиовизуальных документов)
В ходе _____________________________________________________________
(вид работы)
было обнаружено ____________________________________________________
(в хранилище, рабочем помещении)
----+------------+---------------+----------+------------+------
¦ N ¦ Название ¦Архивный номер ¦ Дата ¦ Новый ¦Примечание¦
¦п/п¦ документа ¦ (если есть) ¦документа ¦ архивный ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ номер ¦ ¦
+---+------------+---------------+----------+------------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
+---+------------+---------------+----------+------------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦---+------------+---------------+----------+------------+-----------
Итого обнаружено __________________________________ единиц хранения.
(цифрами и прописью)
_________________________________ __________ _____________________
(наименование должности работника (подпись) (расшифровка подписи)
государственного архива)
Изменения в учетные документы внесены.
_________________________________ __________ _____________________
(наименование должности работника (подпись) (расшифровка подписи)
государственного архива)
_________________________
(дата)
Формат А4 (210 х 297)
Приложение 14 Форма акта о неисправимых повреждениях
аудиовизуальных документов
Наименование государственного архива
УТВЕРЖДАЮ
Директор государственного архива
_________ ______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
_______________
(дата)
АКТ
__________ N _________
Место составления
о неисправимых повреждениях
________________________________
(вид аудиовизуальных документов)
В ходе _____________________________________________________________
(вид работы)
обнаружены _________________________________________________________
(в хранилище)
документы, признанные неисправимо поврежденными:
----+----------+--------------------+----------+---------------
¦ N ¦ Архивный ¦ Название ¦ Дата ¦Сущность и причины ¦
¦п/п¦ номер ¦ поврежденного ¦документа ¦ повреждения ¦
¦ ¦ ¦ документа ¦ ¦ ¦
+---+----------+--------------------+----------+-------------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+---+----------+--------------------+----------+-------------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦---+----------+--------------------+----------+--------------------
Итого _____________________________________________ единиц хранения.
(цифрами и прописью)
Заведующий отделом
обеспечения сохранности
кинодокументов и фондов _____________ _______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Главный хранитель фондов _____________ _______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Перечисленные документы подлежат списанию ввиду ____________________
Эксперты:
__________________________ _____________ _____________________
(наименование должности) (подпись) (расшифровка подписи)
__________________________ _____________ _____________________
__________________________ _____________ _____________________
Изменения в учетные документы внесены.
_________________________________ __________ _____________________
(наименование должности работника (подпись) (расшифровка подписи)
государственного архива)
_________________________
(дата)
Формат А4 (210 х 297)
Приложение 15 Форма карточки учета необнаруженных аудиовизуальных документов
Лицевая сторона
Наименование государственного архива
КАРТОЧКА
учета необнаруженных
_______________________________________
(вид аудиовизуальных документов)
Хранилище __________________________________________________________
(наименование, номер хранилища)
-----------+-------------+-----------+--------------+----------
¦ Архивный ¦ Название ¦ Дата ¦Отметка о ходе¦ Результаты ¦
¦ номер ¦ документа ¦ документа ¦ розыска ¦ розыска ¦
+----------+-------------+-----------+--------------+--------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+----------+-------------+-----------+--------------+--------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦----------+-------------+-----------+--------------+---------------
Формат А5 (148 х 210)
Оборотная сторона
-----------+-------------+-----------+--------------+----------
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+----------+-------------+-----------+--------------+--------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦----------+-------------+-----------+--------------+---------------
Формат А5 (148 х 210)
Приложение 16 Форма акта о необнаружении аудиовизуальных документов,
пути розыска которых исчерпаны
Наименование государственного архива
Страницы: | Стр. 1 | Стр. 2 | Стр. 3 | Стр. 4 | Стр. 5 | |
Новости законодательства
Новости Спецпроекта "Тюрьма"
Новости сайта
Новости Беларуси
Полезные ресурсы
Счетчики
|
