Стр. 5
Страницы: | Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4 | Стр.5 | Стр.6 |
+-------+--------------------+--------+-----+------+-----------+-----------+-----------+------------+------+
¦146147 ¦Военный госпиталь - ¦Несек- ¦1968 ¦ 3 ¦ 9 ¦ - ¦ 25 ¦ 5/1 ¦ ¦
¦ ¦1286 ¦ретно ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-------+--------------------+--------+-----+------+-----------+-----------+-----------+------------+------+
¦146148с¦Вещевой склад - 3015¦Секретно¦1969 ¦ 3 ¦ 3 ¦ 4 ¦ - ¦ 5/2 ¦ ¦
+-------+--------------------+--------+-----+------+-----------+-----------+-----------+------------+------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦-------+--------------------+--------+-----+------+-----------+-----------+-----------+------------+-------
Указания по ведению книги
1. В книге учета регистрируются описи совершенно секретных,
секретных и несекретных дел по мере их поступления в архив.
2. В графах 5 и 6 указывается количество экземпляров и листов
описи, остающихся в архиве.
3. В архивах в графе 9 указывается место хранения описей.
Форма 20
По книге учета форма 19
Проведено за N ______
_______________________
(фамилия и подпись)
"___" _________ 20__ г.
АКТ
передачи архивных дел и описей в _____________ архивохранилище
_______________________ отдела
____________________________________________________________________
(наименование архива, воинской части, организации, сдающих дела)
"____" _____________ 20__ г.
----+-----T-----+-------+------+----------+-----------------+------¬
¦N ¦Номер¦Номер¦Гриф ¦Коли- ¦Количество¦Количество дел ¦Приме-¦
¦п/п¦фонда¦описи¦секрет-¦чество¦листов +----------+------+чание ¦
¦ ¦ ¦ ¦ности ¦эк- ¦описи ¦совершенно¦несек-¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦описи ¦земп- ¦во всех ¦секретных,¦ретных¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ляров ¦экземп- ¦секретных ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦описи ¦лярах ¦ ¦ ¦ ¦
+---+-----+-----+-------+------+----------+----------+------+------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦
+---+-----+-----+-------+------+----------+----------+------+------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+-----+-----+-------+------+----------+----------+------+------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+-----+-----+-------+------+----------+----------+------+------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦---+-----+-----+-------+------+----------+----------+------+-------
Итого дел
Всего ____________________ дел и описи на них в ______ экземплярах
(цифрами и прописью)
Начальник отделения учета
и комплектования ___________________________________________________
(подпись и инициалы, фамилия)
Приняли: начальник ______________ архивохранилища ___________ отдела
____________________________________________________________________
(подпись, инициалы, фамилия)
хранитель фондов _________________________________________________
(подпись, фамилия)
Указания по составлению акта
1. В Центральном архиве акт является первичным учетным
документом на принятые дела и описи на них.
2. Акты на сдаваемые дела и описи на них составляются в отделе
учета и комплектования в двух экземплярах, учитываются в книге
регистрации накладных и передаются в архивохранилища под расписку в
этой книге.
3. По окончании приема документов начальник архивохранилища и
хранитель фондов расписываются в актах о приеме дел и описей. Второй
экземпляр акта оставляется в архивохранилище, а первый экземпляр
акта и последние экземпляры описей на принятые дела сдаются в отдел
учета и комплектования.
4. На основании актов принятые дела учитываются в книге учета
поступивших и выбывших дел, о чем делается отметка в левом верхнем
углу накладной.
5. Акты на принятые дела и описи на них подшиваются в дело с
документами на поступившие и выбывшие дела.
Форма 21
угловой штамп
_______________________
(дата, номер)
Начальнику Генерального штаба
Вооруженных Сил - первому заместителю
Министра обороны Республики Беларусь
(воинское звание, фамилия, инициалы)
Прошу Вашего распоряжения о допуске в Центральный архив
Министерства обороны (должность, воинское звание, фамилия, имя,
отчество) для (указать цель работы).
Начальник штаба тыла Вооруженных Сил ______________________________
(воинское звание, подпись,
инициалы, фамилия)
Форма 21а
Угловой штамп
___________________
(дата, номер)
Начальнику организационного отдела
Генерального штаба Вооруженных Сил
Республики Беларусь
(воинское звание, фамилия, инициалы)
Прошу Вашего распоряжения о допуске в Центральный архив
Министерства обороны Республики Беларусь (должность, воинское
звание, фамилия, имя, отчество) к (указать вид и объем документов).
(воинское звание, инициалы, фамилия) готовит справку о (указать
цель работы).
Начальник училища
_____________________________________________
(воинское звание, подпись, инициалы, фамилия)
Форма 22
ГЕНЕРАЛЬНЫЙ ШТАБ
ВООРУЖЕННЫХ СИЛ
РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
___________________
ДОПУСК
(разрешение)
к работе с документами, хранящимися в Центральном архиве
Министерства обороны
Допустить _____________________________________________________
(должность, воинское звание, фамилия, имя, отчество)
____________________________________________________________________
к документам _______________________________________________________
(наименование объединений, соединений,
____________________________________________________________________
воинских частей и организаций и за какой период)
____________________________________________________________________
Цель и тема работы _________________________________________________
____________________________________________________________________
По заданию какой организации работает ______________________________
____________________________________________________________________
Характер использования документов __________________________________
Срок работы в Центральном архиве с ______ 20__ г. до _____ 20__ г.
Основание:
М.П.
Начальник отдела
_____________________________________________
(воинское звание, подпись, инициалы, фамилия)
Форма 23
ЛИСТ
использования документов
Фонд N _____________ Опись N _______________ Дело N ________________
Наименование дела __________________________________________________
за 20__ г.
------------+--------+------------+-----------------+--------------¬
¦Дата записи¦Номера ¦Для какой ¦Характер ¦Фамилия и ¦
¦ ¦исполь- ¦цели ¦использования ¦подпись лица, ¦
¦ ¦зованных¦использованы¦документов ¦сделавшего ¦
¦ ¦листов ¦документы ¦(снята копия, ¦запись ¦
¦ ¦ ¦ ¦сделана выписка) ¦ ¦
+-----------+--------+------------+-----------------+--------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+-----------+--------+------------+-----------------+--------------+
¦18.05.1998 ¦ 2 - 5 ¦Для ¦Выписка в рабочую¦Иванов ¦
¦г. ¦ ¦написания ¦тетрадь ¦ ¦
¦ ¦ ¦докторской ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦диссертации ¦ ¦ ¦
+-----------+--------+------------+-----------------+--------------+
¦20.09.1998 ¦ 17 - 29¦Подбор ¦Ксерокопия ¦Петров ¦
¦г. ¦ ¦материалов ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦для музея ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦боевой славы¦ ¦ ¦
+-----------+--------+------------+-----------------+--------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦-----------+--------+------------+-----------------+---------------
Форма 24
КАРТОЧКА ВЫДАЧИ
Фонд N _________________ Опись N _________________ Дело N __________
Наименование дела __________________________________________________
____________________________________________________________________
Количество листов __________________________________________________
------------+--------------+---------------+-----------+-----------¬
¦Дата выдачи¦ Кому выдано ¦ Расписка ¦ Дата ¦ Расписка ¦
¦(высылки) ¦(куда выслано)¦ получившего ¦возвращения¦получившего¦
¦ ¦ ¦ дело или ¦ ¦ дело ¦
¦ ¦ ¦исходящий номер¦ ¦ ¦
+-----------+--------------+---------------+-----------+-----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+-----------+--------------+---------------+-----------+-----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-----------+--------------+---------------+-----------+-----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-----------+--------------+---------------+-----------+-----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-----------+--------------+---------------+-----------+-----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦-----------+--------------+---------------+-----------+------------
Форма 25
КНИГА
УЧЕТА АРХИВНЫХ ДЕЛ (ПОЗИТИВОВ МИКРОФИЛЬМОВ),
ВЫДАННЫХ ВО ВРЕМЕННОЕ ПОЛЬЗОВАНИЕ ВНУТРИ АРХИВА
Начата "____" _______________ 20__ г.
Окончена "____" _____________ 20__ г.
На "_____" листах
----+-----------+-----T-----+-----T-------+------+-------+---------¬
¦N ¦Дата выдачи¦Номер¦Номер¦Номер¦Коли- ¦Номер ¦Кому ¦Дата ¦
¦п/п¦ ¦фонда¦описи¦дела ¦чество ¦пленки¦выдано ¦возвра- ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦по ¦листов ¦ ¦ ¦щения и ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦описи¦(коли- ¦ ¦ ¦расписка ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦чество ¦ ¦ ¦в приеме ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦кадров)¦ ¦ ¦ ¦
+---+-----------+-----+-----+-----+-------+------+-------+---------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦
+---+-----------+-----+-----+-----+-------+------+-------+---------+
¦ 1 ¦18.05.1999 ¦ 208 ¦ 169 ¦ 17 ¦ 200 ¦ - ¦Иванову¦ ¦
+---+-----------+-----+-----+-----+-------+------+-------+---------+
¦ 2 ¦ - ¦ 208 ¦ - ¦ - ¦ 200 ¦ 18 ¦Петрову¦ ¦
+---+-----------+-----+-----+-----+-------+------+-------+---------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦---+-----------+-----+-----+-----+-------+------+-------+----------
Указания по ведению книги
1. При выдаче архивного дела заполняются все графы, кроме графы
7.
2. При выдаче позитива микрофильма графы 4, 5 не заполняются.
Форма 26
ОПИСЬ
АРХИВНЫХ ДЕЛ (ПОЗИТИВОВ МИКРОФИЛЬМОВ),
НАХОДЯЩИХСЯ У ИССЛЕДОВАТЕЛЯ
_______________________________________________________
(воинское звание, фамилия, имя, отчество исследователя)
----+-----------+-------------+-----T-----+-------+------+---------¬
¦N ¦Дата записи¦ Номер фонда ¦Номер¦Номер¦Коли- ¦Номер ¦Дата ¦
¦п/п¦ ¦ ¦описи¦дела ¦чество ¦пленки¦возвра- ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦по ¦листов ¦ ¦щения и ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦описи¦(коли- ¦ ¦расписка ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦чество ¦ ¦в приеме ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦кадров)¦ ¦ ¦
+---+-----------+-------------+-----+-----+-------+------+---------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦
+---+-----------+-------------+-----+-----+-------+------+---------+
¦ 1 ¦18.05.1999 ¦ 208 ¦ 169 ¦ 17 ¦ 200 ¦ - ¦ ¦
+---+-----------+-------------+-----+-----+-------+------+---------+
¦ 2 ¦18.05.1999 ¦ 208 ¦ - ¦ - ¦ 200 ¦ 18 ¦ ¦
+---+-----------+-------------+-----+-----+-------+------+---------+
¦ 3 ¦18.05.1999 ¦ Рабочая ¦ ¦ ¦ 100 ¦ - ¦ ¦
¦ ¦ ¦ тетрадь ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ инв. N 18 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+-----------+-------------+-----+-----+-------+------+---------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦---+-----------+-------------+-----+-----+-------+------+----------
Указания по ведению описи
1. При учете архивных дел заполняются все графы, кроме графы 7.
2. При учете позитивов микрофильмов графы 4, 5 не заполняются.
3. В этой же описи исследователи учитывают свои рабочие
тетради, официальные издания и печати.
Форма 27
КНИГА
УЧЕТА ОПИСЕЙ И АРХИВНЫХ ДЕЛ,
ПРИНЯТЫХ НА ОТВЕТСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ
Начата "____" __________ 20__ г.
Окончена "____" ________ 20__ г.
На "_____" листах
-------------+-----T----------+----------+------------------+------¬
¦Наименование¦Номер¦Количество¦Номера ¦Из них ¦Приме-¦
¦и номер ¦описи¦дел, ¦дел, +-----------+------+чание ¦
¦фонда ¦ ¦числящихся¦оказав- ¦совершенно ¦несек-¦ ¦
¦ ¦ ¦по описи ¦шихся ¦секретных и¦ретных¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦в наличии ¦секретных ¦ ¦ ¦
+------------+-----+----------+----------+-----------+------+------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
+------------+-----+----------+----------+-----------+------+------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦------------+-----+----------+----------+-----------+------+-------
Форма 28
КНИГА
УЧЕТА НЕДОСТАЮЩИХ АРХИВНЫХ ДЕЛ И ОПИСЕЙ
Начата "____" ____________ 20__ г.
Окончена "____" __________ 20__ г.
На "_____" листах
----+-----------------------------+-----T-----+--------+-----------¬
¦ N ¦ Наименование и номер фонда ¦Номер¦Номер¦За какой¦Для отметок¦
¦п/п¦ ¦описи¦дела ¦год ¦ ¦
+---+-----------------------------+-----+-----+--------+-----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
+---+-----------------------------+-----+-----+--------+-----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦---+-----------------------------+-----+-----+--------+------------
Форма 29
УТВЕРЖДАЮ
Начальник ___________________________
(должность, воинское звание,
_____________________________________
подпись, фамилия, инициалы)
"____" __________________ 20__ г.
АКТ
проверки наличия и состояния документов и описей
Проверка наличия и состояния документов и описей ______________
(номер фонда,
____________________________________________________________________
название фонда или части фонда)
проводилась с "____" ____________ по "____" ____________ 20__ г.
Проверкой установлено:
1.1. Числится по учету описей __________________________________ шт.
1.2. Оказалось в наличии описей ________________________________ шт.
1.3. Недостает описей __________________________________________ шт.
2.1. Всего числится по описям _________________________________ дел.
2.2. Не оказалось в наличии ___________________________________ дел.
2.3. Не относится к данному фонду _____________________________ дел.
2.4. Не относится к данным описям _____________________________ дел.
2.5. Имеют литерные номера, не оговоренные в итоговой записи _______
_______________________________________________________________ дел.
2.6. Пропущено номеров, не оговоренных в итоговой записи ___________
_______________________________________________________________ дел.
2.7. Оказалось в наличии по данному фонду и описям ____________ дел.
Из них:
- выданных во временное пользование за пределы архива _________
_______________________________________________________________ дел;
- требующих дезинфекции и дезинсекции ____________________ дел;
- требующих переплета и реставрации ______________________ дел;
- с неисправимыми повреждениями __________________________ дел.
3. Имеется не внесенных в описи _______________________________ дел.
4. Всего дел, относящихся к данному фонду __________________________
5. Характеристика состояния материалов и отрицательные явления в
условиях их хранения _______________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Проверку производили:
____________________________________________________________________
(должности, воинские звания, подписи, инициалы, фамилии)
Форма 30
ПАСПОРТ АРХИВА
____________________________________________________________________
(полное название архива)
____________________________________________________________________
(подчиненность)
____________________________________________________________________
(адрес архива)
Дата образования архива ____________________________________________
1. Помещение
-----------------+-------------+-----------------------------------¬
¦ Площадь ¦Протяженность¦Краткая характеристика помещения ¦
¦архивохранилища,¦стеллажей, м ¦(сухое, сырое, светлое, темное, ¦
¦ кв.м ¦ ¦наличие вентиляции; вид отопления -¦
¦ ¦ ¦центральное, газовое, печное; ¦
¦ ¦ ¦освещение - электрическое или иное)¦
+----------------+-------------+-----------------------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
¦----------------+-------------+------------------------------------
2. Кадры
-----------+-----------+-------------------------------------------¬
¦Количество¦Наличие ¦Сведения о начальнике архива или лице, ¦
¦штатных ¦работника, ¦ответственном за архив ¦
¦работников¦ответствен-+------------+-----------+------------------+
¦архива ¦ного за ¦Фамилия, ¦Образование¦Стаж работы ¦
¦ ¦архив ¦имя, ¦ +-----------+------+
¦ ¦ ¦отчество ¦ ¦в данной ¦в ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦организации¦архиве¦
+----------+-----------+------------+-----------+-----------+------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦----------+-----------+------------+-----------+-----------+-------
3. Наличие и состояние документов
-----------------+-------------------------------------------------¬
¦ В архиве ¦ Фондов ¦
¦ +-------------------------------------------------+
¦ ¦ Дел ¦
¦ +-------------------------------------------------+
¦ ¦ Крайние даты документов ¦
¦ +-------------+-----------+-----------------------+
¦ ¦ Из них ¦Постоянного¦Дел ¦
Страницы: | Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4 | Стр.5 | Стр.6 |
| 
