Стр. 2
Страницы: | Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4 | Стр.5 | Стр.6 |
120. Температура в архивохранилищах поддерживается постоянная от +14 до +20 град. С, а относительная влажность воздуха - от 45 до 65%. В необходимых случаях архивохранилища оборудуются установками для кондиционирования воздуха.
121. Для контроля за температурой и влажностью во всех архивохранилищах устанавливаются термометры и гигрометры (психрометры).
Установка измерительных приборов производится на внутренних стенах или на стеллажах на высоте 1,5 м от пола в отдалении от отопительной системы и отверстий приточной вентиляции. На приборы не должны падать прямые солнечные лучи.
Показания приборов ежедневно записываются в журнал наблюдений за температурой и относительной влажностью воздуха.
122. В архивохранилищах должно проводиться регулярное наблюдение за физическим состоянием документов.
О каждом случае повреждения документов грызунами или насекомыми - вредителями бумаг немедленно докладывается начальнику Центрального архива.
Документы, коробки (пачки), имеющие следы плесени, должны быть немедленно изолированы от остальных документов. При обнаружении в коробке (пачке) хотя бы одного дела, пораженного плесневыми грибками, дезинфекции подвергаются все дела, хранящиеся в коробке (пачке), и сама коробка (пачка). Кроме документов с явно выраженными следами плесени дезинфекции подвергаются материалы, расположенные по стеллажу на расстоянии 0,5 м во все стороны от пораженных дел.
Архивные дела, прошедшие дезинфекцию и дезинсекцию, укладываются отдельно от других дел на карантин сроком до трех месяцев, после чего они вновь подвергаются осмотру.
123. Охрана и пропускной режим в Центральном архиве определяются приказом начальника Центрального архива.
124. Принятые архивные документы с постоянным и длительным сроками хранения укладываются и хранятся в Центральном архиве в специальных коробках.
125. При укладке в коробки архивные дела подбираются по толщине с таким расчетом, чтобы достигалось предельное заполнение коробок и архивные дела при этом вкладывались в коробки и извлекались из них без усилий. При хранении в пачках архивные дела укладываются высотой 18 - 20 см и обвязываются шпагатом.
126. На коробках (пачках) проставляются порядковые номера, в соответствии с которыми они укладываются на стеллажи. Там, где это удобно и целесообразно, самостоятельная нумерация коробок (пачек) может производиться по следующим группам документов:
архивные дела с постоянным сроком хранения;
архивные дела по учету личного состава;
архивные дела с временными сроками хранения (по срокам их уничтожения).
127. На лицевой стороне каждой коробки (пачки) указывается ее номер и количество архивных дел в ней.
На пачках с архивными делами временного срока хранения указывается год уничтожения документов.
128. Совершенно секретные, секретные и несекретные дела в Центральном архиве хранятся вместе.
129. Описи на принятые дела в Центральном архиве группируются в хронологической последовательности по годам, подшиваются в папки по каждому фонду и хранятся в специально выделенных комнатах, закрывающихся на замки, и опечатываемых на бирки шкафах.
Раздел XI
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ В ЦЕНТРАЛЬНОМ АРХИВЕ
Глава 8
ОБЩИЕ ВОПРОСЫ
130. Документы, хранящиеся в Центральном архиве, используются в военных, научных и социально-культурных целях, а также для обеспечения прав и законных интересов граждан.
131. Центральный архив в необходимых случаях информирует заинтересованные воинские части и организации, государственные органы о документах по актуальным проблемам, выполняет их запросы в установленном порядке, а гражданам выдает справки социально-правового характера, предоставляет документы или их копии для изучения.
132. Командиры (руководители) воинских частей (организаций), а также руководители организаций других министерств и государственных органов, использующие документы Центрального архива, несут ответственность за правильность использования документов и содержащейся в них информации.
133. Характер и объем использования документов устанавливаются должностными лицами, которым предоставлено право допуска к документам, и определяются в зависимости от цели и темы работы.
Глава 9
ДОПУСК К АРХИВНЫМ ДОКУМЕНТАМ
134. Допуск исследователей <*> к архивной военной документации, хранящейся в Центральном архиве, разрешают:
--------------------------------
<*> Исследователями в настоящей Инструкции именуются лица, допущенные к работе с архивными документами.
134.1. к документам Министра обороны и его заместителей - начальник Генерального штаба Вооруженных Сил, к документам начальников структурных подразделений Министерства обороны, воинских частей и организаций - начальник организационного отдела Генерального штаба;
134.2. к документам, хранящимся в архивах областных военных комиссариатов, - начальник Главного организационно-мобилизационного управления Генерального штаба.
135. Допуск исследователей к работе с архивными документами производится на основании письменных заявок заинтересованных в их работе воинских частей и организаций, государственных органов. К работе с архивными документами допуск лиц офицерского состава, находящихся в запасе и отставке, производится, как правило, на основании заявок военных комиссариатов, на учете которых состоят указанные лица.
Заявки на допуск к работе с документами должны представляться в Генеральный штаб в двух экземплярах только на лиц, имеющих допуск к секретным документам и работам. Заявки составляются на бланках установленного образца и заверяются печатью с изображением Государственного герба Республики Беларусь (формы 21 и 21а).
Допуск работников военной прокуратуры к архивным документам осуществляется по служебному удостоверению и при наличии у них соответствующего запроса военного прокурора.
136. К заявкам на допуск к архивным документам лиц, ведущих научно-исследовательскую работу (диссертации, дипломные работы, монографии и тому подобное), прилагаются утвержденные и заверенные печатью с изображением Государственного герба Республики Беларусь краткие планы-проспекты этих работ.
137. Заявка на допуск исследователя к документам, находящимся на хранении в Центральном архиве, должна поступать на рассмотрение за месяц до намеченного срока работы исследователя в Центральном архиве.
138. Допуски на право пользования документами Центрального архива оформляются на бланках с угловым штампом и заверяются печатью с изображением Государственного герба Республики Беларусь (форма 22).
139. Исследователь, прибывающий в Центральный архив для работы с документами, обязан иметь, кроме допуска на работу с архивными документами, служебное удостоверение (документ, удостоверяющий личность) и справку о допуске по соответствующей форме и предписание на выполнение задания.
(в ред. приказа Минобороны от 10.12.2008 N 37)
Исследователь может прибыть в Центральный архив только после уведомления о том, что он допущен к работе с архивными документами.
Глава 10
ПОРЯДОК РАБОТЫ ИССЛЕДОВАТЕЛЕЙ В ЧИТАЛЬНОМ ЗАЛЕ С АРХИВНЫМИ
ДОКУМЕНТАМИ.
ВЕДЕНИЕ ЗАПИСЕЙ В РАБОЧИХ ТЕТРАДЯХ
140. Работа исследователей с документами производится только в читальном зале или специально отведенных для этих целей комнатах Центрального архива.
Для работы с документами, не снятыми с секретного хранения, оборудуются отдельные комнаты.
Распорядок работы исследователей в Центральном архиве утверждается начальником Центрального архива.
Представители воинских частей и организаций, выполняющие служебное задание, представляют официальное письмо (заявку) с резолюцией начальника организационного отдела Генерального штаба. В письме (заявке) указываются фамилия, имя, отчество исследователя, должность, воинское звание, цель исследования. Письмо подписывается командиром воинской части или руководителем организации.
141. Разрешение на право работы в читальном зале дается начальником Центрального архива на срок не более одного года с момента оформления. По истечении этого срока или при изменении темы исследователь представляет новое письмо (заявку) в соответствии с требованиями пункта 140 настоящей Инструкции.
142. Центральный архив обязан предоставить исследователю документы, которые указаны в допусках. Из личных дел офицеров исследователям для ознакомления могут предоставляться только послужные списки, наградные материалы и фотографии. Выдача документов, не указанных в допусках, и ознакомление исследователей с документами и описями фондов, не относящихся к теме и цели их работы, запрещается. Исследователям не выдаются документы, содержащие тайну личной жизни, использование которых может нанести вред личным интересам граждан.
143. Архивные дела, в которых имеются сведения или описания событий за военный и послевоенный периоды (исторические формуляры, книги учета личного состава и тому подобное), исследователям, имеющим допуск к документам только военного периода, не выдаются. Указанные дела могут быть выданы заведующему читальным залом, который знакомит исследователя с содержанием только указанных в допуске сведений или документов.
144. Одновременно у исследователя может находиться в пользовании не более 10 архивных дел (позитивов микрофильмов) и не свыше одного месяца.
145. При получении заказанных материалов исследователь обязан расписаться в книге учета архивных дел, выданных во временное пользование внутри архива (форма 25). Подпись исследователя удостоверяет, что он несет ответственность за сохранность документов на время пользования ими. Представителям воинских частей и организаций-фондообразователей, занимающихся поиском конкретных документов (постановлений, приказов), дела, по возможности, выдаются в день обращения и в количестве, необходимом для окончания работы. Архивные дела по учету личного состава (приказы по личному составу, книги учета личного состава и другое) выдаются исследователям и могут находиться у них с 10 до 15 часов текущего дня.
146. Исследователь обязан ежедневно возвращать выданные ему материалы работнику читального зала. При окончательной сдаче дел для возвращения их в хранилище работник читального зала принимает от исследователя дела под расписку и проверяет листы дела. При обнаружении в сдаваемых делах недостачи листов или их повреждений составляется акт.
147. При посещении читального зала исследователь обязан расписаться в книге посетителей, не приносить в читальный зал печатные материалы, портфели, сумки, свертки, а также фотоаппараты, видеокамеры. При изучении архивных документов исследователь имеет право делать из них выписки по теме исследования, использовать с разрешения работника читального зала технические приборы и устройства, облегчающие его работу (например, микрокалькулятор, персональный компьютер), если они не могут повредить документы или помешать работе других исследователей.
148. В каждом выдаваемом архивном деле (позитиве микрофильма) должны быть лист использования документов (форма 23) и карточка выдачи (форма 24).
149. Полученные архивные дела, а также справочные пособия, рабочие тетради и металлические печати, выдаваемые исследователям, учитываются ими в описи дел (форма 26).
150. В целях сбережения документов от хищений и порчи, обеспечения правильного обращения с ними в процессе использования и исключения разглашения государственных секретов всем работающим с документами запрещается:
150.1. исправлять и подчеркивать текст, делать какие-либо отметки на документах и описях, загибать листы, закладывать между листами ручки, карандаши и тому подобное, делать проколы листов, смачивать документы при перелистывании;
150.2. снимать копии документов, чертежей, карт и рисунков через копировальную бумагу, а также использовать для копирования прозрачный материал (кальку);
150.3. производить записи в неучтенных рабочих тетрадях, блокнотах и на отдельных листах бумаги;
150.4. работать с документами, находящимися под воздействием прямых солнечных лучей;
150.5. вносить в читальный зал и комнаты читального зала продукты питания, а также личные газеты, журналы, книги;
150.6. выносить за пределы читального зала и комнат читального зала архивные документы, справочную литературу и рабочие тетради;
150.7. оставлять дела на столах при выходе из читального зала;
150.8. передавать документы или сообщать сведения из них другим лицам.
151. Для хранения секретных архивных документов и секретных рабочих тетрадей за каждым исследователем на время работы его в читальном зале закрепляется сейф (металлический шкаф). Обращение с секретными документами производится в соответствии с требованиями нормативных правовых актов Министерства обороны по работе с этими документами.
Для хранения несекретных архивных документов и несекретных рабочих тетрадей исследователям выделяются специальные шкафы.
152. Выписки из архивных документов и справочной литературы исследователями производятся только в оформленных и учтенных в Центральном архиве тетрадях <*>. Одновременно у исследователей может находиться не более трех рабочих тетрадей <**>. О характере использования документов архивного дела (позитива микрофильма) исследователи производят соответствующие записи в листе использования документов. Правильность заполнения этого листа проверяют лица, принимающие дела от исследователей.
--------------------------------
<*> Разрешается производить исполнение схем и других графических документов на отдельных листах бумаги, которые должны быть учтены в секретном делопроизводстве в установленном порядке.
<**> Рабочими тетрадями, топографическими картами и канцелярскими принадлежностями Центральный архив исследователей не обеспечивает.
153. Записи в рабочие тетради должны производиться исследователями с соблюдением следующих требований:
153.1. записи делаются чернилами, текст должен быть написан разборчивым почерком и на одной стороне листа;
153.2. после каждой записи должна быть сделана ссылка на источники-номера фонда, описи, дела и листа или выходные данные и страницы официальных изданий. При записи в рабочие тетради сведений из микрофильмов ссылки делаются на поисковые данные оригиналов документов и на те архивы, в которых хранятся эти оригиналы;
153.3. запрещается выписывать в рабочие тетради сведения и данные, не относящиеся к теме исследования. Запрещается также выписывать в несекретные рабочие тетради сведения из архивных документов и справочной литературы, имеющих грифы секретности, вычерчивать с топографических карт планы и схемы в масштабе с обозначением на них координатной сетки;
153.4. не разрешается выписывать в рабочие тетради полное содержание документов (копировать документы), если на то нет разрешения в допуске, а также делать в рабочих тетрадях личные выводы и обобщения.
154. Записи в рабочих тетрадях, сделанные исследователями, перед высылкой тщательно проверяются сотрудниками Центрального архива.
После проверки рабочие тетради, схемы и другие материалы с выписками из архивных документов высылаются в адрес воинской части (организации), указанной в допуске.
Рабочие тетради с выписками, сделанными с нарушением требований настоящей Инструкции, в адрес исследователей не высылаются, а уничтожаются в установленном порядке в Центральном архиве.
Рабочие тетради с грифами секретности высылаются в адрес только тех воинских частей и организаций, государственных органов, где ведется секретное делопроизводство.
Невостребованные рабочие тетради хранятся в читальном зале Центрального архива один год, после чего уничтожаются в установленном порядке.
155. Воинские части (организации), государственные органы, издательства и отдельные лица, опубликовавшие работы, основанные на документах Центрального архива, обязаны предоставить один экземпляр этих работ в Центральный архив.
Глава 11
КОПИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ ПО ЗАКАЗАМ ИССЛЕДОВАТЕЛЕЙ
156. Копирование архивных документов осуществляется по разрешению руководства Центрального архива на основании письменного заказа исследователя по теме его исследования. Максимальный объем одного заказа определяется Центральным архивом, исходя из технических возможностей копировальной техники.
157. Копии несекретных документов, изготовленные по заказу исследователя, могут быть выданы ему на руки или высланы в адрес воинской части (организации), направлявшей его для работы в Центральный архив.
158. При необходимости исследователь может самостоятельно копировать в помещении читального зала изобразительные материалы или приглашать для этой цели специалиста-чертежника или художника. Категорически запрещается при этом переводить изображение при помощи копировальной бумаги или проколов копируемого материала.
При собственноручном копировании исследователем изобразительных материалов в помещении читального зала он обязан предварительно поставить в известность об этом заведующего читальным залом.
Приглашение для этой цели специалиста осуществляется на основании письменного заявления исследователя по разрешению начальника Центрального архива, выдаваемого с учетом конкретных условий (наличие места, загруженность читального зала и тому подобное).
Глава 12
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В ЦЕЛЯХ
СПРАВОЧНОЙ РАБОТЫ
159. Архивные справки, копии и выписки из документов Центральный архив выдает по запросам воинских частей и организаций, государственных органов, а также по заявлениям отдельных граждан.
Архивные справки, копии и выписки из документов по заявлениям отдельных граждан могут быть выданы только по вопросам социально-правового характера, касающимся их личных прав и законных интересов (о прохождении службы, воинском звании, награждении, присвоении квалификации, установлении судьбы родственников, об окладе денежного содержания, сумме заработной платы, снятии судимости).
Архивные копии изготавливаются Центральным архивом путем дословного воспроизведения всего текста документа, а архивные выписки - путем воспроизведения части текста документа.
При изготовлении архивной копии или архивной выписки следует точно воспроизводить текст документа, не допуская исправлений, орфографических и синтаксических ошибок, а также замены отдельных букв и слов. При наличии в документе указанных ошибок делается оговорка, что архивная копия или архивная выписка воспроизведена с полным соблюдением текста оригинала.
О снятии архивных копий (выписок) с документов производится соответствующая запись в листах использования документов.
Архивные копии и архивные выписки из документов высылаются с сопроводительным письмом.
Копии архивных справок (без штампа и печати Центрального архива) остаются в Центральном архиве и заверяются исполнителями.
Архивные справки, архивные копии и архивные выписки из документов, касающиеся личных прав и интересов граждан, Центральным архивом не выдаются.
Копии наградных листов и истории болезней в адрес отдельных граждан Центральным архивом не высылаются.
160. Заявления граждан о судьбе их родственников, осужденных военными судами, и о высылке копий приговоров и определений по уголовным и гражданским делам рассматриваются и исполняются в Центральном архиве в соответствии с требованиями Руководства по делопроизводству в военных судах.
161. Поступившие в Центральный архив письма и заявления граждан регистрируются в журнале регистрации предложений, заявлений и жалоб, а запросы воинских частей и организаций, государственных органов - в журнале регистрации входящих документов, рассматриваются должностными лицами Центрального архива и направляются на исполнение.
Для контроля за ходом исполнения писем и заявлений граждан и нахождения копий ранее выданных архивных справок (при повторных обращениях) в Центральном архиве ведется картотека.
162. Запросы и заявления, оформленные с нарушением правил составления и адресования их, Центральным архивом не исполняются и возвращаются в адрес заявителя.
163. Архивные справки Центральным архивом составляются на основании записей в хранимых документах или официальных изданиях и должны содержать исчерпывающий ответ по существу запроса или заявления. При необходимости в ответах могут даваться соответствующие разъяснения и рекомендации.
Разрешается приводить в архивной справке выдержки из документов, заключая их в кавычки. Исполнитель не должен излагать собственных выводов по содержанию документов, на основании которых составляется архивная справка.
В необходимых случаях в архивных справках, направляемых в адрес государственных органов, разрешается по отдельным документам давать пояснения, которые могут способствовать более полному и правильному освещению вопроса.
Случайное или формальное несовпадение части данных, обнаруженных в документах Центрального архива, со сведениями, изложенными в запросе или заявлении, не должно служить препятствием для включения обнаруженных данных в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не оставляет никаких сомнений в тождественности лиц или фактов, о которых говорится в документе и которые являются предметом запроса. В этих случаях сведения включаются в архивную справку такими, какими они значатся в документах архива, а расхождения, несовпадения и неточные названия оговариваются в тексте архивной справки.
164. При отсутствии на хранении подлинных документов архивные справки, архивные копии и архивные выписки могут быть выданы на основании надлежаще заверенных копий подлинных документов с соответствующей ссылкой в выдаваемом документе.
Воинским частям и организациям, государственным органам архивные справки, архивные копии и архивные выписки могут быть выданы и по официально неоформленным и незаверенным документам (неподписанный список, проект приказа, черновик протокола, незаверенная автобиография и тому подобное), о чем указывается в выдаваемом документе.
165. В архивных справках, архивных копиях и архивных выписках делаются ссылки на источники, с которых или на основании которых они составлены или изготовлены (номера фондов, описей, дел, листов или названия, выходные данные и страницы официальных изданий).
166. Исполненная архивная справка, архивная копия или архивная выписка сверяются с документами, на основании которых они составлены, и заверяются:
в Центральном архиве - начальником Центрального архива;
в архивах областных военных комиссариатов - областными военными комиссарами.
167. Архивные справки, архивные копии и архивные выписки при высылке их отдельным гражданам, а также в адрес органов социального обеспечения заверяются печатью с изображением Государственного герба Республики Беларусь Центрального архива.
Архивные справки, архивные копии и архивные выписки по вопросам социально-правового характера, не содержащие государственных секретов, а также личные документы (свидетельства о рождении, браке, об образовании, дипломы, трудовые книжки и другое) могут выдаваться Центральным архивом на руки заявителям с разрешения должностных лиц, указанных в пункте 166 настоящей Инструкции.
Архивные справки, архивные копии и архивные выписки из документов в адрес "до востребования" Центральным архивом не высылаются.
168. Если никаких данных по предмету запроса или заявления в документах Центрального архива не обнаружено, а также отсутствуют в Центральном архиве документы, необходимые для наведения справки, составляется сообщение об отсутствии в Центральном архиве запрашиваемых сведений (документов).
При пересылке запросов или заявлений граждан в другие архивы (организации) заявителю высылается копия сопроводительного письма или отдельное уведомление.
169. Архивные справки социально-правового характера по заявлениям граждан иностранных государств Центральным архивом направляются в Консульское управление Министерства иностранных дел Республики Беларусь, исполняемые Центральным архивом справки по запросам Министерства иностранных дел Республики Беларусь и управления международного военного сотрудничества Министерства обороны высылаются в их адреса.
170. Предметно-тематические запросы, связанные с поиском и изучением большого количества архивных документов, Центральным архивом не исполняются. Для исследования документов и получения необходимых сведений заинтересованные воинские части и организации, государственные органы направляют в Центральный архив своих представителей. Допуск этих лиц к архивным документам осуществляется в порядке, определенном пунктами 134 - 139 настоящей Инструкции.
Глава 13
ВЫСЫЛКА АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ ЗА ПРЕДЕЛЫ АРХИВА
171. По запросам воинских частей и организаций, государственных органов в их адрес могут быть высланы во временное или постоянное пользование личные и пенсионные дела офицеров, прапорщиков, мичманов, военнослужащих, проходящих военную службу по контракту, а также уголовные и гражданские дела по разрешению:
из Центрального архива - начальника Центрального архива;
из архивов областных военных комиссариатов - областными военными комиссарами.
Оперативные, боевые, по учету личного состава документы, истории болезней и другое в исключительных случаях могут быть высланы из Центрального архива во временное пользование на срок не более трех месяцев по разрешению начальника Генерального штаба Вооруженных Сил.
172. Запрещается выдавать из Центрального архива находящиеся среди документов архивных фондов документы, удостоверяющие личность, военные билеты, партизанские книжки, депутатские билеты, профсоюзные билеты, орденские книжки, а также делать с этих документов архивные копии и архивные выписки.
(в ред. приказа Минобороны от 10.12.2008 N 37)
Сведения о наличии указанных документов в Центральном архиве и их содержании сообщаются заинтересованным воинским частям и организациям, государственным органам.
Также запрещается изъятие документов из дел для практических и научных целей и высылка их за пределы Центрального архива. В исключительных случаях (для приобщения документов к уголовному делу и другое) изъятие документов производится с разрешения начальника, в подчинении которого находится Центральный архив. В дело на место изъятого документа помещается его копия с указанием на обороте основания и даты изъятия подлинного документа.
С документов по учету материальных средств, с финансовых документов, изъятых для приобщения к уголовному делу, копии не снимаются. Вместо изъятых документов в дело вшиваются справки-заместители.
Раздел XII
СОЗДАНИЕ СТРАХОВОГО ФОНДА ДОКУМЕНТОВ
173. Микрофильмирование и сканирование документов производятся в целях:
173.1. создания страхового фонда уникальных и особо ценных документов;
173.2. обеспечения сохранности подлинных документов (оригиналов);
173.3. расширения возможностей использования архивных документов.
174. Создание страхового фонда путем микрофильмирования и сканирования осуществляется на основании перспективных и годовых планов работы Центрального архива и организуется как самостоятельный вид работы архива. К страховому фонду создается необходимый научно-справочный аппарат.
175. Страховой копией при микрофильмировании для документов на бумажной основе является негативный микрофильм 1-го поколения (негатив микрофильма), изготовленный на соответствующего типа черно-белой фотографической пленке (типа "Микрат 300", 35 мм) методом непосредственного фотографирования документов. Микрофильм страхового фонда создается в составе архивного фонда.
Одновременно с созданием страхового фонда изготавливается обязательный комплект фонда использования, который для документов на бумажной основе состоит из позитивного микрофильма 2-го поколения (позитив микрофильма), изготовленного с негативного микрофильма 1-го поколения, и негативный микрофильм 3-го поколения (контратип), изготовленный с позитивного микрофильма.
Страховая копия при сканировании создается путем ввода и обработки изображений, то есть преобразования информации через сканирующее устройство с переводом в текстовый (электронный) вид на экран компьютера. Текстовый материал с помощью программы распознавания переводится в документ, читаемый текстовым редактором. В дальнейшем копия сохраняется на жестком диске компьютера, дискете. Изображение сканируется с коррекцией по яркости с использованием индивидуальных для каждого сканера коэффициентов коррекции.
176. Изготовление, учет и хранение страхового фонда, полученного в результате микрофильмирования и сканирования документов, производятся в порядке, установленном для секретных документов, независимо от грифа секретности оригиналов.
Комплект фонда использования хранится, как правило, при читальном зале Центрального архива.
Страховой фонд является неприкосновенным и хранится территориально обособленно от оригиналов документов, с которых изготовлены страховые копии, в специальных хранилищах страхового фонда.
177. Оригиналы документов, с которых изготовлены позитивные микрофильмы, являются неприкосновенными.
178. Организация микрофильмирования и сканирования (выявление, отбор и подготовка оригиналов, изготовление, учет, хранение и использование), технология операций микрофильмирования и сканирования документов определяются инструкциями, разрабатываемыми в соответствии с требованиями документов по этим вопросам Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь и утверждаемыми начальником Центрального архива.
(в ред. приказа Минобороны от 10.12.2008 N 37)
Раздел XIII
ПРОВЕРКА НАЛИЧИЯ И СОСТОЯНИЯ ДОКУМЕНТОВ И ОПИСЕЙ
179. В целях контроля за сохранностью архивных фондов и установления их физического состояния в Центральном архиве периодически проводится проверка наличия и состояния документов и описей.
Проверке могут быть подвергнуты документы и описи всего Центрального архива, группы фондов, отдельного фонда или его части.
180. Проверка наличия особой важности, совершенно секретных и секретных документов и дел в Центральном архиве проводится:
180.1. каждый раз, когда это вызывается каким-либо нарушением нормальных условий хранения документов и при этом есть основание предполагать их порчу или утрату;
180.2. при передаче документов из Центрального архива;
180.3. при приеме дел хранителями фондов на ответственное хранение;
180.4. при смене начальника Центрального архива и хранителя фондов;
180.5. не реже одного раза в пять лет.
181. Проверка наличия и состояния документов и описей проводится комиссиями.
182. Перед проверкой наличия и состояния документов и описей комиссия должна ознакомиться с делом фонда и с основными учетно-справочными материалами, относящимися к проверяемому фонду. Проверка наличия описей производится по книгам учета описей. Наличие документов проверяется путем сверки наименования (заголовка) архивного дела и архивных шифров, имеющихся на обложке каждого дела, с записями в описи. При этом делать условные отметки в описях и на архивных делах не разрешается. Проверкой устанавливаются:
182.1. наличие описей;
182.2. фактическое количество дел;
182.3. количество архивных дел, числящихся по описям;
182.4. номера и наименования архивных дел, не обнаруженных при проверке;
182.5. количество архивных дел, не включенных в описи;
182.6. количество архивных дел, не относящихся к данному фонду;
182.7. количество архивных дел, не оговоренных в итоговой записи;
182.8. номера и наименования архивных дел с неустранимыми повреждениями, пораженных плесневым грибком или насекомыми, а также архивные дела, требующие реставрации и переплета;
182.9. условия хранения документов.
Результаты проверки вносятся в лист проверки наличия и состояния документов и описей фонда (форма 4).
183. При приеме архивных дел хранителями фондов на ответственное хранение результаты проверки наличия документов записываются только в книгу учета описей и архивных дел, принятых на ответственное хранение (форма 27).
При последующих проверках наличие архивных дел и описей устанавливается на основании записей, сделанных в этой книге, а также на основании актов на архивные дела и описи, принятые и переданные после предыдущей проверки.
Порядок проведения последующих проверок наличия и состояния документов и описей, а также проверок при смене хранителя фондов определяет начальник Центрального архива.
184. Архивные дела, находящиеся на день проверки во временном пользовании внутри Центрального архива, проверяются на общих основаниях с делами, находящимися в архивохранилище.
Архивные дела, находящиеся в период проверки во временном пользовании за пределами Центрального архива, считаются имеющимися в наличии.
185. Если в период проверки будет выявлена недостача архивных дел и описей, то принимаются меры к их розыску.
В случае, когда недостающие архивные дела и описи обнаружить не удалось, они вносятся в книгу учета недостающих архивных дел и описей (форма 28). Для принятия окончательного решения назначается административное расследование. О результатах расследования докладывается по команде.
186. По окончании проверки наличия и состояния документов на основании записей в книге учета описей и архивных дел, принятых на ответственное хранение, или листов проверки наличия и состояния документов и описей фонда составляется акт (форма 29), который с приложенными к нему документами (списками, заключениями, справками и другое) представляется на рассмотрение и утверждение начальником Центрального архива.
Акты проверки наличия и состояния документов и описей служат основанием для передачи документов на ответственное хранение вновь назначенным хранителям фондов.
187. Архивные дела, не включенные в описи, а также не относящиеся к проверяемому фонду, учитываются и присоединяются к соответствующему фонду в установленном порядке.
Раздел XIV
КОНТРОЛЬ ЗА РАБОТОЙ ЦЕНТРАЛЬНОГО АРХИВА, ЕГО ОТЧЕТНОСТЬ,
МЕТОДИЧЕСКАЯ РАБОТА И ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ
В ГОСУДАРСТВЕННЫЕ АРХИВЫ
188. Генеральный штаб обязан систематически проверять состояние и работу Центрального архива, а штабы и управления всех степеней - порядок учета, хранения и уничтожения архивных дел в подчиненных воинских частях и организациях.
189. Проверка Центрального архива может быть полной, охватывающей весь комплекс задач, решаемых архивом, или по отдельным видам его работы. Результаты проверки отражаются в акте, составляемом в произвольной форме. Акт докладывается начальнику, по распоряжению которого проводилась проверка.
190. Представители Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь допускаются к проверке состояния и обеспечения сохранности документов в Центральном архиве по согласованию с Генеральным штабом и при наличии специальных удостоверений.
(в ред. приказа Минобороны от 10.12.2008 N 37)
191. Начальник Центрального архива ежегодно представляет в Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь паспорт архива (форма 30), предварительно согласованный с начальником организационного отдела Генерального штаба.
(в ред. приказа Минобороны от 10.12.2008 N 37)
Доклад составляется в произвольной форме, но с обязательным освещением следующих вопросов:
191.1. состояние Центрального архива (оборудование, пригодность помещений для хранения документов, наличие комнат для хранения документов, наличие комнат для приема дел от сдатчиков, площадь и объем архивохранилищ и наличие свободных площадей для очередного приема архивных дел от войск);
191.2. движение дел за год (наличие архивных дел на 1 января отчетного года, сколько и за какие годы принято архивных дел от войск, передано в другие архивы, уничтожено с истекшими сроками хранения, наличие дел на 1 января наступившего года, из них: постоянного и временного сроков хранения, количество архивных дел, подлежащих передаче в Национальный архивный фонд Республики Беларусь;
191.3. состояние справочной работы (количество поступивших и исполненных обращений граждан, сроки исполнения и характер даваемых ответов, наименования и виды разработанного научно-справочного аппарата);
191.4. какая проведена работа по проверке хранения и уничтожения документов в войсках;
191.5. устранение недостатков, отмеченных в актах проверки Центрального архива;
191.6. штат и укомплектованность Центрального архива личным составом;
191.7. предложения по улучшению работы Центрального архива.
192. Методическая работа в архивах Вооруженных Сил заключается в разработке и совершенствовании методов проведения архивных работ и внедрения их в практику и ведется на базе результатов научных исследований и обобщения опыта работы.
193. Основными формами методической работы являются:
составление инструкций, рекомендаций и других методических пособий;
обсуждение и решение методических вопросов на методической и экспертно-проверочной (экспертной) комиссиях;
изучение и обобщение передового опыта;
методическая помощь сотрудникам Центрального архива;
методическая помощь лицам, ответственным за ведение делопроизводства в воинских частях и организациях, по вопросам формирования и оформления дел, подготовки и сдачи документов в архивы.
194. Начальник Центрального архива ежегодно к 1 февраля представляет в организационный отдел Генерального штаба сводные доклады о работе и состоянии Центрального архива.
195. Документы с постоянным сроком хранения могут передаваться на государственное хранение в соответствии с законодательством Республики Беларусь. Передача документов в республиканские государственные архивы производится по актам (форма 31).
Акт составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр акта передается архиву-приемщику, а второй акт остается у архива-сдатчика.
Сроки и порядок передачи документов согласовываются с Департаментом по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь.
(в ред. приказа Минобороны от 10.12.2008 N 37)
Приложение
к Инструкции
по архивному делу
в Вооруженных Силах
Республики Беларусь
ОБРАЗЦЫ
ФОРМ ДОКУМЕНТОВ И ШТАМПОВ, ПРИМЕНЯЕМЫХ В ВООРУЖЕННЫХ СИЛАХ
РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
Форма 1
Образец заполнения обложки (титульного листа) секретного дела
Хранить постоянно
Ст. 4
Инв. N 15 ______________________________
(гриф секретности)
МИНИСТЕРСТВО ОБОРОНЫ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
2-й гвардейский механизированный полк с 14 мая 1993 г.
2-й гвардейский мотострелковый полк (войсковая часть 00000)
___________________________________________________________
(наименование воинской части, организации)
ДЕЛО N 5
ПРИКАЗЫ КОМАНДИРА ПОЛКА ПО СТРОЕВОЙ ЧАСТИ
N 1-250
_______________________________________________________
(наименование дела)
----------+-------------+-------------+------------+---------------¬
¦ Архив ¦ Номер фонда ¦ Номер описи ¦ Номер дела ¦ Номер коробки ¦
+---------+-------------+-------------+------------+---------------+
¦ ЦАМО ¦ 1725 ¦ 18932с ¦ 2 ¦ - ¦
+---------+-------------+-------------+------------+---------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦---------+-------------+-------------+------------+----------------
Начато 1 января 2002 г.
Окончено 31 декабря 2002 г.
На 100 листах
____________________________________________________________________
(должность, воинское звание, подпись, инициалы, фамилия лица,
ответственного за делопроизводство)
Форма 2
Образец заполнения обложки (титульного листа)
несекретного дела
Хранить 25 лет, до 2027 года
Ст. 1721
МИНИСТЕРСТВО ОБОРОНЫ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
Военный госпиталь N 12
___________________________________________________________________
(наименование воинской части, организации)
____________________________________________________________________
ДЕЛО N 7
Том 1 (девять томов)
ИСТОРИИ БОЛЕЗНЕЙ НА БУКВЫ А, Б
____________________________________________________________________
(наименование дела)
-----------+-------------+-------------+-------------+-------------¬
¦ Архив ¦ Номер фонда ¦ Номер описи ¦ Номер дела ¦Номер коробки¦
+----------+-------------+-------------+-------------+-------------+
¦ ЦАМО ¦ 1721 ¦ 17865 ¦ 1 ¦ 2773 ¦
+----------+-------------+-------------+-------------+-------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦----------+-------------+-------------+-------------+--------------
Начато 1 января 2002 г.
Окончено 30 декабря 2002 г.
На 224 листах
____________________________________________________________________
(должность, воинское звание, подпись, инициалы, фамилия лица,
ответственного за делопроизводство)
Форма 3
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
истории болезней, подшитых в дело N ______ за 20___ год
-----+------------------------------+--------------+---------------¬
¦ N ¦ Фамилия, имя, отчество ¦Номера листов ¦ Примечание ¦
¦п/п ¦ ¦в деле ¦ ¦
+----+------------------------------+--------------+---------------+
¦1. ¦Андреев Федор Иванович ¦ 1 - 12 ¦ ¦
+----+------------------------------+--------------+---------------+
¦2. ¦Аникеев Борис Гаврилович ¦ 13 - 16 ¦ ¦
+----+------------------------------+--------------+---------------+
¦3. ¦Афанасьев Иван Семенович ¦ 17 - 18 ¦ ¦
¦----+------------------------------+--------------+----------------
Всего в опись внесено 42 (сорок две) истории на 387 листах.
____________________________________________________________________
(должность, воинское звание, подпись, инициалы, фамилия лица,
ответственного за делопроизводство)
Форма 4
ЛИСТ ПРОВЕРКИ
наличия и состояния документов и описей фонда
____________________________________________________________
(наименование и номер фонда)
------+------+------+--------+-------+-------+---------+---------+---------+---------+---------+---------+---------+-----------¬
¦Номер¦Отмет-¦Коли- ¦Номера ¦Номера ¦Номера ¦Литерные ¦Пропущен-¦Количест-¦Номера ¦Номера ¦Номера ¦Номера ¦Делопроиз- ¦
¦описи¦ка о ¦чество¦необна- ¦дел, не¦дел, не¦номера ¦ные ¦во дел ¦дел, ¦дел, ¦дел, ¦дел с ¦водственные¦
¦ ¦нали- ¦дел, ¦руженных¦относя-¦относя-¦дел, не ¦номера, ¦данной ¦выдан- ¦требующих¦требую- ¦неисправ-¦номера или ¦
¦ ¦чии ¦числя-¦дел ¦щихся к¦щихся к¦оговорен-¦не огово-¦описи, ¦ных во ¦дезинфек-¦щих ¦ными ¦индексы ¦
¦ ¦описи ¦щихся ¦ ¦данному¦данной ¦ные в ¦ренные в ¦оказав- ¦временное¦ции и ¦рестав- ¦поврежде-¦дел, не ¦
¦ ¦ ¦по ¦ ¦фонду ¦описи ¦итоговой ¦итоговой ¦шихся в ¦пользова-¦дезинсек-¦рации и ¦ниями ¦внесенных ¦
¦ ¦ ¦описи ¦ ¦ ¦ ¦записи ¦записи ¦наличии ¦зование ¦ции ¦переплета¦ ¦в опись ¦
+-----+------+------+--------+-------+-------+---------+---------+---------+---------+---------+---------+---------+-----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦ 11 ¦ 12 ¦ 13 ¦ 14 ¦
+-----+------+------+--------+-------+-------+---------+---------+---------+---------+---------+---------+---------+-----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦-----+------+------+--------+-------+-------+---------+---------+---------+---------+---------+---------+---------+------------
Председатель комиссии ______________________________________________
(воинское звание, подпись, фамилия, инициалы)
Члены комиссии: ____________________________________________________
(воинские звания, подписи, фамилии, инициалы)
____________________________________________________________________
Форма 5
АЛФАВИТНАЯ КАРТОЧКА N _______
на личное (пенсионное) дело
___________________________________________________________________
(ненужное зачеркнуть)
--T-----------------------------+----------------------------------¬
¦1¦ Фамилия, имя, отчество ¦ Иванов Иван Иванович ¦
+-+-----------------------------+----------------------------------+
¦2¦ Воинское звание ¦ Полковник ¦
+-+-----------------------------+----------------------------------+
¦3¦ Год рождения ¦ 1950 ¦
+-+-----------------------------+----------------------------------+
¦4¦ Место рождения ¦ г.Касимов Рязанской области ¦
+-+-----------------------------+----------------------------------+
¦5¦За какие годы отражена служба¦ 1980 - 1990 г.г. ¦
¦ ¦ в Вооруженных Силах ¦ ¦
+-+-----------------------------+----------------------------------+
¦6¦Количество листов ___________¦Фотокарточек _____________________¦
¦ ¦_____________________________¦__________________________________¦
+-+-----------------------------+----------------------------------+
¦7¦Личный N ____________________¦Коробка __________________________¦
L-+-----------------------------+-----------------------------------
Оборотная сторона карточки
(Форма 5)
ДВИЖЕНИЕ ЛИЧНОГО (ПЕНСИОННОГО) ДЕЛА
------------------------------+------------------------------------¬
¦ Дело выслано ¦ Дело возвращено ¦
+----+-----------+------------+-----+----------+-------------------+
¦Дата¦ Исходящий ¦Кому выслано¦Дата ¦ Входящий ¦Расписка принявшего¦
¦ ¦ номер ¦ ¦ ¦ номер ¦ дело ¦
+----+-----------+------------+-----+----------+-------------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦----+-----------+------------+-----+----------+--------------------
Пояснения к форме
1. Бланки карточек изготовляются из плотной картотечной бумаги
(размер карточки по горизонтали - 14 см, по вертикали - 10 см).
2. Карточки заполняются в одном экземпляре чернилами (тушью)
четким и разборчивым почерком или печатаются на машинке.
3. Номер карточке присваивается в Центральном архиве и является
номером личного (пенсионного) дела.
4. Оборотная сторона карточки о движении дела заполняется в
Центральном архиве.
5. До сдачи в Центральный архив карточки хранятся в делах под
верхней обложкой.
Форма 6
АЛФАВИТНАЯ КАРТОЧКА
на лицо, проходящее по уголовному (гражданскому) делу,
надзорному, судебному и кассационному производству
--T--------------------------------+-------------------------------¬
¦1¦Фамилия, имя, отчество ¦Иванов Иван Иванович ¦
+-+--------------------------------+-------------------------------+
Страницы: | Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4 | Стр.5 | Стр.6 |
| 
