Стр. 1
Страницы: Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4 | Стр.5 | Стр.6 |
Зарегистрировано в НРПА РБ 22 марта 2002 г. N 8/7891
В соответствии с Положением о Министерстве обороны Республики Беларусь, утвержденным Указом Президента Республики Беларусь от 19 ноября 2001 г. N 685 "О Министерстве обороны Республики Беларусь и Генеральном штабе Вооруженных Сил Республики Беларусь", ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по архивному делу в Вооруженных Силах Республики Беларусь.
2. Признать утратившим силу приказ Министра обороны Республики Беларусь от 22 августа 1994 г. N 333 "О введении в действие Положения о Центральном архиве Министерства обороны Республики Беларусь".
3. Не применять в Вооруженных Силах Республики Беларусь приказ Министра обороны СССР от 22 августа 1981 г. N 225 "О введении Наставления по архивному делу в СА и ВМФ".
4. Приказ разослать до отдельной воинской части.
Министр
генерал-полковник Л.С.МАЛЬЦЕВ
СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДЕНО
Протокол центральной Приказ Министерства обороны
экспертно-методической комиссии Республики Беларусь
государственного учреждения 15.02.2002 N 3
"Национальный центр по архивам
и делопроизводству
Республики Беларусь"
29.01.2002 N 1
ИНСТРУКЦИЯ
ПО АРХИВНОМУ ДЕЛУ В ВООРУЖЕННЫХ СИЛАХ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
Раздел I
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Инструкция по архивному делу в Вооруженных Силах Республики Беларусь (далее - Инструкция) определяет основные правила организации и ведения архивного дела в Вооруженных Силах Республики Беларусь (далее - Вооруженные Силы) и обязанности работников делопроизводственных архивных служб по подготовке документов для сдачи в Центральный архив Министерства обороны Республики Беларусь (далее - Центральный архив).
2. Архивное дело в Вооруженных Силах организуется в соответствии с Законом Республики Беларусь "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь" от 6 октября 1994 г. (Ведамасцi Вярхоўнага Савета Рэспублiкi Беларусь, 1994 г., N 29, ст. 507), нормативными правовыми актами Министерства обороны Республики Беларусь (далее - Министерство обороны) и иными актами законодательства, а также нормативно-методическими документами по архивам и делопроизводству в Республике Беларусь.
3. Общее руководство архивным делом в Вооруженных Силах осуществляет Генеральный штаб Вооруженных Сил (далее - Генеральный штаб) через организационный отдел Генерального штаба.
4. Начальники структурных подразделений Министерства обороны, начальники главных штабов видов Вооруженных Сил, начальники штабов соединений, воинских частей, руководители организаций Вооруженных Сил, военные комиссары отвечают за состояние и сохранность законченных делопроизводством дел, качественную подготовку и своевременную сдачу в Центральный архив всех документов (дел), подлежащих хранению, ежегодное представление в Центральный архив номенклатуры заводимых дел секретного и несекретного делопроизводств.
5. Документы, независимо от способа их воспроизведения и вида носителя информации (управленческие, аудиовизуальные, электронные и другие), образовавшиеся в процессе деятельности структурных подразделений, военных комиссариатов, воинских частей, организаций Вооруженных Сил (далее - воинские части (организации) или воинские части и организации), имеющие военное, научное, социально-культурное и историческое значение, входят в состав Национального архивного фонда Республики Беларусь.
6. Порядок сдачи, приема, учета, хранения и использования в архивах дел, имеющих гриф "особой важности", шифртелеграмм, электронных документов, звукозаписей и видеозаписей определяется правовыми актами Министерства обороны.
7. Лица, виновные в хищении, утрате, сокрытии, небрежном отношении к хранению, порче или незаконном уничтожении архивных документов, а также в разглашении содержащихся в них сведений, составляющих государственные секреты, привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Республики Беларусь.
Раздел II
ЦЕНТРАЛЬНЫЙ АРХИВ И ЕГО ЗАДАЧИ
8. Прием, учет и хранение законченных делопроизводством дел и обеспечение использования архивных документов в Вооруженных Силах осуществляет Центральный архив. В воинских частях и организациях, где нет архивов, выполнение работ с архивными документами возлагается на соответствующих работников делопроизводств.
9. Центральный архив подчиняется начальнику организационного отдела Генерального штаба.
10. Центральный архив является юридическим лицом, имеет печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь и со своим наименованием.
11. Центральный архив свою работу проводит по планам, утвержденным начальником организационного отдела Генерального штаба.
12. На Центральный архив возлагается:
12.1. прием, учет и хранение архивных документов;
12.2. научно-техническая обработка принятых на хранение документов;
12.3. создание системы научно-справочного аппарата, обеспечивающего быстрый поиск документов;
12.4. выдача архивных справок, копий и выписок из документов;
12.5. обеспечение работы исследователей;
12.6. высылка (выдача) архивных дел (документов) во временное или постоянное пользование;
12.7. проведение экспертизы ценности документов, находящихся на хранении в Центральном архиве, и уничтожение в установленном порядке документов с истекшими сроками хранения;
12.8. контроль за экспертизой ценности документов, за подготовкой их отбора и сдачей в Центральный архив воинскими частями и организациями;
12.9. консультация лиц, ответственных за ведение делопроизводства в воинских частях и организациях по вопросам формирования и оформления дел, проведения экспертизы ценности документов;
12.10. подготовка и передача документов на постоянное хранение в Национальный архив Республики Беларусь;
12.11. изготовление копий документов машинописным, фотографическим и другими способами.
13. На Центральный архив, кроме указанного в пункте 12 настоящей Инструкции, также возлагается:
13.1. участие в разработке руководящих документов по архивному делу и делопроизводству в Вооруженных Силах;
13.2. обобщение опыта работы и подготовка предложений по улучшению деятельности Центрального архива, представление их в Генеральный штаб;
13.3. организация использования документов в военно-научных и исторических целях, оперативной и боевой подготовке штабов и войск, информирование заинтересованных воинских частей и организаций о составе документов Центрального архива;
13.4. микрофильмирование особо ценных и уникальных документов с целью создания страхового фонда и сохранности подлинников;
13.5. подготовка по заданиям Министерства обороны и Генерального штаба обобщенных справочных материалов на основе архивных документов.
14. Центральный архив в материальном и финансовом отношении обеспечивается административно-хозяйственным отделом и финансовым управлением Генерального штаба.
15. Изготовление бланков, документов, книг и журналов, предусмотренных настоящей Инструкцией, и снабжение ими Центрального архива, воинских частей и организаций возлагаются на вещевую службу тыла Вооруженных Сил.
Раздел III
СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ ЦЕНТРАЛЬНОГО АРХИВА.
СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В ВОИНСКИХ ЧАСТЯХ И ОРГАНИЗАЦИЯХ
16. В Центральном архиве хранятся законченные делопроизводством документы воинских частей и организаций Вооруженных Сил за послевоенный период <*>.
--------------------------------
<*> Часть документов воинских частей и организаций, дислоцирующихся на территории Республики Беларусь, находится на хранении в Центральном архиве Министерства обороны Российской Федерации (142100, г.Подольск Московской области).
17. Кроме документов, указанных в пункте 16 настоящей Инструкции, в Центральном архиве хранятся документы:
торгово-производственного управления при Министерстве обороны, а также организаций, входящих в его состав;
военных судов и военных прокуратур.
18. Документы хранятся в воинских частях и организациях в течение сроков, установленных соответствующими перечнями и пунктом 19 настоящей Инструкции.
Срок хранения документов (дел, книг, журналов, картотек и тому подобное) исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания их ведения.
Срок хранения уголовных дел, а также надзорных, судебных, кассационных производств по уголовным делам и жалобам исчисляется:
с момента окончания срока наказания, определенного вступившим в законную силу приговором или с момента истечения испытательного срока для условно осужденных;
с момента вступления в законную силу оправдательного приговора;
с момента вынесения постановления (определения) о прекращении дела или производства по жалобам.
Срок хранения гражданских дел исчисляется с момента вступления в законную силу решения или определения суда.
19. В воинских частях и организациях дела со сроком хранения до 10 лет включительно хранятся в этих воинских частях и организациях до истечения сроков хранения, после чего уничтожаются в установленном порядке. Дела со сроком хранения более 10 лет хранятся в воинских частях и организациях 3 года после завершения их в делопроизводстве <*>, после чего передаются на дальнейшее хранение в Центральный архив.
--------------------------------
<*> В структурных подразделениях Министерства обороны разрешается хранить дела до 10 лет.
20. Место хранения архивных документов воинских частей и организаций, не указанных в настоящей Инструкции, определяет Генеральный штаб.
Раздел IV
ПОДГОТОВКА И СДАЧА ДЕЛ В ЦЕНТРАЛЬНЫЙ АРХИВ
Глава 1
ПОДГОТОВКА ДЕЛ, КНИГ, ЖУРНАЛОВ, КАРТОТЕК ДЛЯ СДАЧИ
В ЦЕНТРАЛЬНЫЙ АРХИВ
21. Подготовка документов, подлежащих сдаче в Центральный архив, включает проверку правильности оформления фондовой и структурной принадлежности (определение фондовой и структурной принадлежности документов означает правильное отнесение их к фонду той или иной воинской части, организации), формирование и оформление дел, проведение экспертизы ценности документов и определение сроков их хранения.
Кроме того, проверяется физическое состояние каждого дела (прочность подшивки листов, не поражены ли документы бумажными вредителями и болезнями, не применялся ли силикатный клей, мучной и крахмальный клейстеры, не выступают ли документы за края обложек и другое), а также наличие подписей и печатей в приказах, протоколах, актах и других документах, полнота заполнения всех граф в книгах учета личного состава.
22. Дела, книги, журналы, картотеки, чертежи и тому подобное, подлежащие передаче на хранение в Центральный архив, должны быть оформлены в соответствии с требованиями нормативных правовых актов Министерства обороны по ведению секретного и несекретного делопроизводств в Вооруженных Силах.
23. При этом необходимо руководствоваться следующим:
23.1. обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размеры 229 x 324 мм (в дальнейшем дела и обложки, имеющие такие размеры, именуются "стандартное дело, стандартные обложки"). Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.
Дело с документами не должно превышать 250 листов (30 - 40 мм толщины). При большом объеме документов дело делят на самостоятельные тома. Документы каждого тома являются продолжением предыдущего;
23.2. надписи на обложках дел, книг и журналов оформляются разборчиво, без сокращений.
На обложках дел, книг, журналов и тому подобное (образцы заполнения обложек приведены в формах 1 и 2 согласно приложению) указываются:
срок хранения дела и номер статьи перечня. При введении в действие новых перечней документов со сроками хранения старые записи зачеркиваются, а сверху или рядом пишутся новые данные;
инвентарный номер (указывается только на делах, имеющих грифы секретности и учтенных в инвентарных книгах);
гриф секретности (на обложках несекретных дел эта графа не заполняется);
наименование воинской части (организации). На делах с грифами секретности пишется полное (без сокращений) действительное наименование воинской части (организации). Если воинская часть (организация) имеет и условное наименование, то под действительным наименованием в скобках пишется условное наименование. Например, "4-й гвардейский танковый полк (войсковая часть 00000)". В случаях, когда в течение года, за который готовятся дела, воинская часть (организация) была переименована (реорганизована) и это не вызвало возникновения нового фондообразователя, то под старым ее наименованием должно быть написано и новое наименование. Например, "25-й гвардейский механизированный полк. С 14 мая 1994 г. - 5-й гвардейский мотострелковый полк (в/ч 00000)". На несекретных делах воинских частей и организаций, имеющих действительное и условное наименования, указывается только условное наименование (войсковая часть 00000);
присвоенный делу номер. Если дело состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома должно быть указано количество томов этого дела, а на последующих томах - номер очередного тома;
наименование (заголовок) дела, книги, журнала. Наименование (заголовок) должно быть кратким и в то же время полностью раскрывать содержание подшитых в дело документов. В наименовании (заголовке) указываются виды имеющихся в деле документов, их автор и по какому они вопросу. Например, "Приказы командира полка по строевой части N 1-310", "Книга алфавитного учета рядового и сержантского состава срочной службы призыва осень 1993 года", "Штатно-должностная книга учета офицерского состава управления Западного оперативного командования". Если делу нельзя дать одно общее краткое наименование, то заголовок составляется путем обобщения сходных документов или перечисления наиболее важных;
число, месяц (пишется прописью), год начала и окончания дела.
Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку (постановления, приказы, директивы, распоряжения, акты и тому подобное), датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а дата окончания - дата подписания, утверждения самого позднего документа.
Для дел с постановлениями коллегии Министерства обороны, военных советов датой начала дела является дата самого раннего постановления, а датой окончания - дата самого позднего постановления.
Для книг учета личного состава датой начала дела является самая ранняя дата записи о зачислении в списки воинской части, а датой окончания - самая поздняя дата записи об исключении из списков воинской части.
Для дел с раздаточными ведомостями на выплату денежного довольствия военнослужащим и заработной платы лицам гражданского персонала датой начала дела является первое число, а датой окончания - последнее число месяцев, за которые в деле подшиты ведомости, то есть если в дело подшиты ведомости за январь, февраль, март, то датой начала будет 1 января, а окончания - 31 марта.
Для личных карточек лиц гражданского персонала (форма Т-2) датой начала дела является самая ранняя дата записи о приеме на работу, датой окончания - самая поздняя дата записи об увольнении с работы. Дела с личными карточками на лиц гражданского персонала (форма Т-2) формируются в дело по году увольнения (до 250 карточек в дело).
Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания - дата самого позднего входящего или исходящего документа, независимо от места нахождения их в деле;
количество занумерованных в деле листов. На обложках дел, имеющих грифы секретности, указывается количество листов в деле, количество листов внутренней описи и количество приложений к делу - указывается в заверительном листе. Правильность оформления обложки удостоверяется подписью лица, ответственного за ведение делопроизводства, и скрепляется мастичной печатью "Для пакетов".
Металлические скрепления (скрепки, булавки и тому подобное) из дел удаляются.
Карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата с целью их сохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в стандартных папках или конвертах в качестве приложений к делам. На каждую папку составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.
Если в дело были подшиты документы с различными сроками хранения, то дело расшивается и формируются новые дела, исходя из сроков хранения документов. При этом документы с истекшими сроками хранения уничтожаются по актам в установленном порядке. Вновь сформированные дела оформляются в соответствии с требованиями правовых актов Министерства обороны по ведению секретного и несекретного делопроизводств в Вооруженных Силах и пунктами 21 - 23 настоящей Инструкции;
23.3. все листы в деле, книге, журнале, кроме чистых, должны быть пронумерованы. Чистые листы из дела изымаются и уничтожаются по акту в установленном порядке. На титульном листе и в заверительных надписях во внутренней описи и в конце дела указывается фактическое количество листов, оставшихся в деле. Из книг учета личного состава чистые листы не изымаются. Номера в листах проставляются в правом верхнем углу нумератором или графитным карандашом, не задевая текста. Листы каждого тома дела нумеруются отдельно, начиная с N 1. Лист, сложенный вдвое и подшитый по изгибу, нумеруется как два самостоятельных листа. Лист, сложенный в несколько раз и пришитый за один край, нумеруется в правом верхнем углу как один лист. Лист с наклеенными на него документами (вырезками, выписками, фотографиями и тому подобное) нумеруется как один лист. В нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. В обоих случаях заверительная надпись подписывается лицом, ответственным за ведение делопроизводства, и скрепляется печатью "Для пакетов". Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка (например: "На листе 8 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа", или "Лист 5-карта - склейка из 10 листов"). Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (переводы, вставки текста, справки и тому подобное), то каждый документ должен быть пронумерован отдельным очередным порядковым номером. Фотографии и другие иллюстративные материалы нумеруются на оборотной стороне в верхнем углу.
Незначительные недочеты в нумерации листов устраняются следующим образом: на не пронумерованных листах проставляется номер предыдущего пронумерованного листа с прибавлением букв "а", "б" и так далее; при повторении одного номера на нескольких рядом расположенных листах первый из них оставляется за тем же номером, а к последующим добавляются буквы "а", "б" и так далее.
Если при нумерации листов было допущено большое количество ошибок, то листы дела нумеруются заново, при этом старые номера зачеркиваются. В этих случаях во внутренние описи, имеющиеся в делах, вносятся исправления или описи составляются заново;
23.4. листы внутренней описи нумеруются отдельно арабскими цифрами и подшиваются в начале дела;
23.5. если из дела изъяты какие-либо документы для подшивки в другое дело или отправки в другую воинскую часть (организацию), то на место изъятого документа в дело подшивается справка-заместитель, в которой указываются номер изъятого документа, количество и номера листов, куда направлен или в какое дело подшит документ.
Справка подписывается начальником секретного отдела (отделения) и заверяется печатью "Для пакетов". Во внутренней описи в графе "Примечание" и в заверительной надписи в конце дела делается отметка о местонахождении изъятого документа. Например, "Документ вх. N 072 на 3 листах (листы 63 - 65) подшит в дело за 1990 год N 022, лл. 1-3" или "Документ вх. N 073 на 1 листе (лист 12) выслан в войсковую часть 00000 16 августа 1990 г. при исх. N 018".
Записи удостоверяются подписью лица, ответственного за ведение делопроизводства, и проставлением печати "Для пакетов".
Справка-заместитель на изъятые документы считается за такое количество листов, какое она замещает, поэтому перенумерация листов в деле не производится;
23.6. дела, книги, журналы и т.п., имеющие грифы секретности, прошнуровываются прочными нитками (шнуром) на расстоянии 1 - 2 см от корешка с таким расчетом, чтобы не был поврежден текст документов и их можно было свободно перелистывать при пользовании делом. Выходные концы ниток (шнура) пломбируются или опечатываются печатью "Для пакетов" на листе бумаги, приклеенном к листу с заверительной надписью.
Дела, имеющие листы по размерам менее стандартных, прошнуровываются двумя раздельными нитками (шнуром) так, чтобы все листы дела были захвачены шнуром и опечатаны. В случае подшивки документов одним цельным шнуром дело опечатывается или пломбируется за выходные концы подшивочного шнура.
Для предохранения документов от механической порчи на первом и последнем листах дела, книги, журнала перед прошнуровкой наклеиваются полоски тонкого картона, через которые пропускается шнур;
23.7. в конце каждого дела на специально вшитом чистом листе, а в книгах и журналах на оборотной стороне последнего чистого листа делается заверительная надпись, в которой указывается цифрами и прописью количество пронумерованных и прошнурованных листов. Лист с заверительной надписью входит в общее количество листов дела, книги, журнала. В несекретных делах в заверительной надписи указывается количество пронумерованных листов, например, "В деле пронумеровано 130 (сто тридцать) листов". В этой же надписи указываются все неустранимые дефекты (поврежденные и разрушенные листы; листы, залитые чернилами), листы, изъятые из дел по справкам-заместителям, и тому подобное, а также количество и наименования имеющихся к делу приложений. Заверительная надпись подписывается лицом, ответственным за ведение делопроизводства, и скрепляется печатью "Для пакетов".
Примеры заверительных надписей:
"В деле пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью 152 (сто пятьдесят два) листа", "В деле пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью 314 (триста четырнадцать) листов. Приложение к делу - схема постов на 1 листе. Кроме того, внутренняя опись на 5 листах"; "В деле пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью 210 (двести десять) листов, нумерация листов 96 и 97 повторяется. Нижний угол 97-го листа частично оторван, верхний угол 153-го листа залит чернилами. Документ вх. N 072 на 3 листах (листы 63 - 65) подшит в дело за 1990 год N 22, л.л. 1 - 3.";
23.8. в делах, сдаваемых на хранение в Центральный архив, не должно быть подлинных документов военнослужащих и лиц гражданского персонала (свидетельств о рождении и браке, документов об образовании и так далее). При необходимости вместо подлинных личных документов в дела подшиваются их копии.
24. Документы большого формата (карты, схемы, планы, фотоснимки, чертежи и тому подобное), изготовленные на бумажной основе, укладываются в сложенном виде неподшитыми в прочные папки. Все листы в папке должны быть пронумерованы. На документы, уложенные в папку, составляется внутренняя опись, в которую вносятся документы в порядке их расположения.
В описи указываются номер по порядку, инвентарный номер документа, наименование документа и порядковые номера его листов в папке. В конце описи делается заверительная надпись, которая подписывается лицом, ответственным за ведение таких документов, и скрепляется печатью "Для пакетов". Опись хранится под верхней обложкой папки.
Документы большого формата, изготовленные на твердой основе (картон, фанера и тому подобное), которые невозможно хранить в сложенном виде, сдаются в Центральный архив в специально изготовленных закрывающихся ящиках (коробках) высотой 18 - 20 см. Ширина и длина ящиков (коробок) должны соответствовать размерам документов.
25. Личные карточки (форма Т-2) на уволенных лиц гражданского персонала систематизируются по алфавиту фамилий, имен, отчеств, подшиваются (переплетаются) в твердые обложки по размерам этих карточек и нумеруются. На каждое дело составляется внутренняя опись (форма 3). Лица, изменившие в период работы фамилию, в опись вносятся по старой и новой фамилии. На обложки таких дел наклеиваются титульные листы (формы 1 или 2). В заголовке дела указывается, за какие годы и на какие буквы алфавита подшиты в него карточки. Например, "Личные карточки лиц гражданского персонала за 1987 - 1990 г.г. на буквы А-К".
При наличии в воинской части (организации) свыше 500 таких карточек они сдаются в Центральный архив в прочных деревянных (фанерных) закрывающихся ящиках длиною не более 30 см. Высота и ширина ящиков должны соответствовать размерам карточек с таким расчетом, чтобы ими удобно было пользоваться. Карточки в ящике должны быть разложены по алфавиту фамилий, имен и отчеств и пронумерованы. В конце ящика должна быть карточка с заверительной надписью. На лицевую сторону каждого ящика наклеивается титульный лист (приложение), соответствующий размеру лицевой стороны ящика. В том же порядке готовятся к сдаче алфавитно-послужные и другие картотеки на личный состав.
26. Карточки на выплату денежного довольствия офицерам, прапорщикам, мичманам, военнослужащим, проходящим военную службу по контракту, а также заработной платы лицам гражданского персонала при подготовке их к сдаче в Центральный архив формируются за один делопроизводственный год, а внутри дела - по алфавиту фамилий, имен и отчеств и подшиваются (переплетаются) в обложки по размерам этих карточек, причем карточки на военнослужащих оформляются в одни дела, а на лиц гражданского персонала - в другие дела. Карточки нумеруются в установленном порядке. В начале каждого такого дела должна быть внутренняя опись (форма 3). В конце дела на специально вшитом чистом листе делается заверительная надпись. На обложку дела наклеивается титульный лист (формы 1 или 2). В заголовке дела указывается, на какую категорию личного состава, за какие годы и на какие буквы алфавита подшиты в дело карточки. Например, "Карточки на выплату заработной платы лицам гражданского персонала за 1976 - 1977 гг. на буквы А-К".
27. При подготовке к сдаче в Центральный архив служебных изданий (уставов, наставлений, научных трудов, учебных пособий, журналов и тому подобное) обязательно проверяется наличие и физическое состояние листов, а также приложений к этим изданиям (карты, схемы, фотографии и другое).
28. Истории болезней в период подготовки их для сдачи в Центральный архив систематизируются по годам, а внутри года - по алфавиту фамилий, имен и отчеств и подшиваются в дела.
Истории болезней, начатые в одном году, а законченные в другом, подшиваются в дела того года, в котором они закончены. На каждое дело составляется внутренняя опись (форма 3), в которую фамилии больных заносятся в порядке подшитых историй болезней. Внутренняя опись подписывается лицом, ответственным за формирование дел, скрепляется печатью "Для пакетов" и подшивается в начале дела. В конце дела на специально вшитом чистом листе делается заверительная надпись.
На обложке дела (титульном листе) указывается, на какие буквы алфавита подшиты истории болезней. Например, "Истории болезней на буквы А-Б".
Глава 2
ПОДГОТОВКА ЛИЧНЫХ ДЕЛ ОФИЦЕРОВ, ПРАПОРЩИКОВ, МИЧМАНОВ,
ВОЕННОСЛУЖАЩИХ, ПРОХОДЯЩИХ ВОЕННУЮ СЛУЖБУ ПО КОНТРАКТУ,
И ПЕНСИОННЫХ ДЕЛ ПЕНСИОНЕРОВ МИНИСТЕРСТВА ОБОРОНЫ
29. Личные дела офицеров, прапорщиков, мичманов, военнослужащих, проходящих военную службу по контракту, и пенсионные дела пенсионеров Министерства обороны, в которых содержатся личные дела военнослужащих, должны быть оформлены в соответствии с правилами их ведения. Все документы дела (послужной список, аттестации, характеристики, выписки из приказов и тому подобное) должны быть подшиты в обложки установленных образцов и пронумерованы общей (сквозной) нумерацией, в том числе и внутренние описи. Имеющиеся в личных и пенсионных делах фотокарточки не нумеруются и в общее количество листов не включаются. Эти фотокарточки должны быть уложены в специальные "карманы", а при отсутствии их - в конверты, которые приклеиваются на внутренней стороне верхней обложки дела.
Жетон с личным номером пришивается нитками на внутреннюю сторону верхней обложки дела.
В личном деле осужденного должна быть копия приговора, а умершего - выписка из приказа. В конце дела на вшитом чистом листе делается заверительная надпись, в которой указываются цифрами и прописью количество подшитых и пронумерованных листов, количество фотокарточек и наличие жетона с личным номером. Заверительная надпись подписывается лицом, ответственным за ведение дел, и скрепляется печатью "Для пакетов". Пример заверительной надписи: "В деле подшито и пронумеровано 45 (сорок пять) листов. В деле две фотокарточки и жетон с личным номером А-001874".
На каждое личное и пенсионное дело, сдаваемое в архив, составляется алфавитная карточка (форма 5) в двух экземплярах и опись (форма 8) в 4 экземплярах.
Глава 3
ПОДГОТОВКА УГОЛОВНЫХ И ГРАЖДАНСКИХ ДЕЛ, НАДЗОРНЫХ,
СУДЕБНЫХ И КАССАЦИОННЫХ ПРОИЗВОДСТВ
30. Уголовные и гражданские дела оформляются в соответствии с требованиями Руководства по ведению делопроизводства в военных судах, утвержденного начальником управления военных трибуналов СССР от 25 января 1974 г.
На обложках этих дел указывается: срок хранения и номер статьи действующего перечня, наименование военного суда, рассматривавшего дело, а в графе "Наименование дела" - фамилии, имена и отчества всех лиц, проходивших по делу в качестве обвиняемых, истцов и ответчиков, с указанием статей Уголовного кодекса Республики Беларусь и мер наказания, даты начала и окончания дела и количества листов в деле.
Все документы, подшитые в уголовные и гражданские дела, вносятся во внутренние описи, которые составляются по каждому тому в отдельности.
Во внутренней описи и в конце дела на вшитом чистом листе делаются заверительные надписи, которые подписываются лицом, ответственным за ведение дел, и скрепляются печатью "Для пакетов".
В делах должно быть указано, какие, когда и куда направлены личные вещи, награды и документы осужденного.
Дела, имеющие грифы секретности, прошнуровываются и опечатываются (пломбируются) в установленном порядке.
Приостановленные (прекращенные) уголовные дела, надзорные, судебные и кассационные производства оформляются таким же порядком, что и уголовные (гражданские) дела.
31. Магнитофонные записи судебных заседаний должны быть уложены в коробки (кассеты).
На крышку коробки (кассеты) наклеивается титульный лист, на котором от руки или на пишущей машинке должно быть указано наименование военного суда, к какому уголовному делу и за какой год относятся записи, наименование записи. Например, "Минский межгарнизонный военный суд. К уголовному делу N 145 - 1977 год Магнитофонные записи показаний свидетелей. Длина ленты 25 метров".
32. Из подлежащих уничтожению уголовных и гражданских дел изымаются и оставляются на постоянное хранение подлинные приговоры, решения и последующие определения и постановления, которые скрепляются (сшиваются нитками в верхнем левом углу), подбираются в алфавитном порядке фамилий, имен, отчеств лиц, проходивших по делам в качестве обвиняемых, истцов и ответчиков, и укладываются в папки с клапанами.
Уложенные в папку документы нумеруются, на них составляется форма 3, которая подписывается лицом, ответственным за оформление дел, и скрепляется печатью "Для пакетов". Внутренняя опись хранится под верхней обложкой папки.
В одной папке помещаются документы только одного военного суда.
Датой начала таких дел будет дата самого раннего приговора (определения), датой окончания - дата самого позднего приговора (определения), независимо от места нахождения их в папке.
33. На всех лиц (обвиняемых, истцов и ответчиков), проходящих по уголовным и гражданским делам, в том числе и по делам, сформированным в порядке, указанном в настоящей Инструкции, приостановленным уголовным делам, надзорным, судебным и кассационным производствам, составляется алфавитная карточка (форма 6).
Глава 4
ПОДГОТОВКА ВЫПИСОК ИЗ ИСТОРИЧЕСКИХ ФОРМУЛЯРОВ (ЖУРНАЛОВ)
ИЛИ ИСТОРИЧЕСКИХ СПРАВОК ВОИНСКИХ ЧАСТЕЙ (ОРГАНИЗАЦИЙ)
34. Одновременно с подготовкой дел для сдачи в Центральный архив готовится выписка из исторического формуляра воинской части (организации), а воинской частью (организацией), в котором он не ведется, - из исторической справки.
В воинских частях и организациях ведется историческая справка по форме разделов I и VII исторического формуляра.
В выписках отражаются следующие сведения:
на основании какого приказа сформирована воинская часть (организация), какие воинские части (организации) или кадры явились основой формирования, по каким штатам формировались, когда и на какие новые штаты была переведена;
реорганизация, в том числе слияние с другой воинской частью (организацией);
ликвидация (расформирование) воинской части (организации);
подчиненность воинской части (организации), в состав какого соединения (объединения) входила;
места дислокации и в какие периоды;
при какой воинской части (организации) и в какой период личный состав получал денежное довольствие (при отсутствии своей финансовой службы);
воинские звания, фамилии, имена и отчества командиров (руководителей), начальников штаба;
наименование архивов, в которые сдавались документы, за какие годы сданы документы;
случаи гибели (порчи) документов в воинской части (организации).
Выписка подписывается командиром воинской части (руководителем организации) и заверяется печатью с изображением Государственного герба Республики Беларусь. На титульном листе указывается, за какой период отражена история воинской части (организации). Например, "Выписка из исторического формуляра 1-го гвардейского мотострелкового полка за период с мая 1941 г. по декабрь 1975 г.".
35. Выписка из исторического формуляра (журнала), исторической справки оформляется в 2 экземплярах: 1-й - как самостоятельное дело, и передается на хранение в Центральный архив вместе с другими документами воинской части (организации) при первой сдаче документов, 2-й - представляется в Центральный архив в виде отдельных листов для приобщения к фонду воинской части (организации). При последующих передачах документов в Центральный архив представляются только выписки об изменениях, происшедших в воинской части (организации) с момента последней сдачи документов.
Глава 5
СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСЕЙ НА СДАВАЕМЫЕ В ЦЕНТРАЛЬНЫЙ АРХИВ ДЕЛА
36. На все сдаваемые в Центральный архив дела, книги, журналы, проектно-технические документы, картотеки и тому подобное воинской частью (организацией) составляются описи (формы 7 - 9).
Бланки описей изготавливаются типографским способом на белой бумаге первого сорта формата А-4 (270 x 297 мм). С левой стороны описи оставляется чистое поле не менее 3 см для подшивки. Текст печатается без помарок и исправлений только на одной стороне листа.
37. В описях указывается полное действительное (без сокращений) наименование той воинской части (организации), которая фактически вела дела и закончила их делопроизводством. Если воинская часть имеет и условное наименование, то под действительным наименованием пишется ее условное наименование.
В случаях, когда воинская часть (организация) в течение периода, за который вносятся дела в опись, была переименована (преобразована) и это не вызвало возникновения нового фондообразователя, то под прежним наименованием пишется ее новое наименование. Например, "Опись дел 2-го гвардейского механизированного полка, с 14 мая 1963 г. 2-го гвардейского мотострелкового полка (войсковая часть 00000)".
В описях дел военных представительств на предприятиях Республики Беларусь указывается подчиненность представительства. Например, "Опись дел военного представительства N 3912 Министерства обороны Республики Беларусь" (Минского гарнизонного финансового отделения Министерства обороны Республики Беларусь).
Перед внесением заголовков дел в описи проверяется качество формирования и оформления дел.
При просмотре дел проверяются соответствие заголовка дела содержанию документов в деле; правильность оформления и группировки документов, включенных в дело; качество подшивки или переплета дела; правильность нумерации листов дела; наличие в деле внутренней описи дела; оформление обложки дела; наличие заверительной надписи дела. В случае обнаружения нарушений установленных правил формирования и оформления дел они должны быть устранены.
В описях дел воинских частей и организаций, не имеющих своей финансовой службы, указывается наименование воинской части (организации), в которой личный состав получал денежное довольствие.
38. Дела в описи вносятся по годам и могут располагаться по значимости, видам документов, предметно-тематическому признаку.
Многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов. В этом случае в описи пишется наименование только первого тома, а наименования всех остальных томов, если они помещены на одной странице, обозначаются словами "То же". Если же наименование многотомного дела переходит на следующий лист, то необходимо заголовок дела повторить полностью.
В описи между наименованиями (заголовками) дел оставляется свободное место (интервал) не менее 1 см.
39. Издания, перечисленные в пункте 27 настоящей Инструкции, имеющие грифы секретности, вносятся в одну опись, а несекретные - в другую опись. В описи издания располагаются по годам выпуска. Опись составляется по следующей форме: номер по порядку, инвентарный номер, номер экземпляра, фамилия и инициалы автора (авторов), наименование издания, год издания, количество страниц, отметка о месте хранения (выбытии).
40. На дела военно-медицинских учреждений (военные госпитали, отдельные медицинские батальоны и тому подобное) с лечебными документами (протоколы медицинских комиссий, медицинские отчеты, книги учета больных) составляется отдельная опись.
41. В зависимости от сроков хранения и грифов секретности дел в самостоятельные описи вносятся:
с постоянным сроком хранения - совершенно секретные и секретные - в одну опись, несекретные - в другую опись;
с временными сроками хранения - по степени секретности и срокам хранения за каждый год отдельно. Например, в штабе воинской части за 1990 год имеется 37 несекретных дел с временными сроками хранения, из них: 5 дел со сроком хранения 75 лет вносятся в одну опись, 7 дел со сроком хранения 50 лет вносятся в другую опись, 8 дел со сроком хранения 25 лет вносятся в третью опись, 6 дел со сроком хранения 10 лет вносятся в четвертую опись. В том же порядке в описи вносятся совершенно секретные (секретные) дела.
На дела с грифом "особой важности" и с шифртелеграммами составляются самостоятельные описи.
42. Отдельные описи (форма 7), с учетом указанного в пункте 41 настоящей Инструкции, составляются на следующие категории дел:
42.1. дела, книги, журналы, картотеки и тому подобное делопроизводства воинской части (организации);
42.2. документы по учету личного состава (приказы по личному составу, приказы по строевой части, книги учета личного состава);
42.3. раздаточные ведомости и карточки лицевых счетов на выплату заработной платы лицам гражданского персонала, а также на выдачу денежного довольствия военнослужащим.
43. Отдельные описи (форма 8) составляются на следующие категории дел:
43.1. на личные дела офицеров Вооруженных Сил;
43.2. на личные дела прапорщиков, мичманов, военнослужащих, проходящих военную службу по контракту;
43.3. на пенсионные дела пенсионеров Министерства обороны, в которых содержатся личные дела военнослужащих.
В каждую опись дела вносятся в алфавитном порядке фамилий, имен и отчеств лиц, проходящих по делам. Фамилия, имя и отчество в описи пишутся в именительном падеже.
44. Отдельные описи (форма 9) составляются на следующие категории дел:
44.1. на уголовные дела военного суда;
44.2. на гражданские дела военного суда;
44.3. на прекращенные (приостановленные) уголовные дела военной прокуратуры;
44.4. на надзорные, судебные и кассационные производства по уголовным делам;
44.5. на надзорные производства по уголовным делам военных прокуратур.
Дела с постоянными сроками хранения вносятся в самостоятельные описи и располагаются по годам их рассмотрения в военном суде (прокуратуре). На дела с временными сроками хранения составляются описи по срокам их хранения в порядке, указанном в пункте 37 настоящей Инструкции.
Дела в описи располагаются в алфавитном порядке фамилий, имен и отчеств лиц, проходящих по этим делам, причем если по одному делу проходит несколько лиц, то такие дела вносятся в опись по фамилии первого лица, проходящего по делу, а фамилии, имена и отчества других лиц помещаются вслед за фамилией первого лица.
Уголовные дела, состоящие из двух и более томов, в опись вносятся по порядку номеров томов. Приложения к уголовным делам (магнитофонные записи и тому подобное) вносятся в опись вслед за делом, приложением к которому они являются.
45. Описи подписываются лицом, ответственным за ведение делопроизводства, и утверждаются начальником штаба воинской части (руководителем организации), подпись которых заверяется печатью с изображением Государственного герба Республики Беларусь по действительному наименованию воинской части (организации).
46. Воинские части и организации описи на дела (формы 7 - 9) со сроками хранения 50 лет и более составляют в 4 экземплярах; на дела с временными сроками хранения до 25 лет включительно - в 2 экземплярах.
47. Описи на дела с грифами секретности, а также на дела воинских частей и организаций, имеющих действительное и условное наименования, составляются секретным порядком.
Дела и описи, подготовленные с нарушением требований, изложенных в настоящей Инструкции, в Центральный архив не принимаются.
Раздел V
СДАЧА ДОКУМЕНТОВ В ЦЕНТРАЛЬНЫЙ АРХИВ
48. Сдача документов воинскими частями и организациями в Центральный архив производится в сроки, устанавливаемые приказами и директивами начальника Генерального штаба.
Заявки (предложения) на сдачу документов в очередном году воинские части (организации) представляют в Центральный архив к 1 июня текущего года с указанием, за какие годы будут сдаваться документы, количество дел и степень их секретности (совершенно секретных, секретных, несекретных), кому подчинена воинская часть (организация).
49. Подлежащие сдаче в Центральный архив документы упаковываются в мешки, которые опечатываются сургучом на бирки металлической печатью "Для пакетов" или пломбируются.
Дела и описи на сдаваемые документы доставляются в Центральный архив одновременно. В сопроводительных письмах должно быть указано количество дел и описей (по степени секретности), направляемых для сдачи в Центральный архив.
50. Документы в Центральный архив доставляются транспортом сдатчика в сопровождении вооруженной охраны. Дата доставки согласовывается с Центральным архивом.
Если документы доставляются по железной дороге, то для перевозки их от станции назначения до Центрального архива транспорт выделяет Центральный архив, принимающий документы. Перевозка документов от железнодорожной станции до Центрального архива производится в крытых автомашинах в сопровождении лиц, прибывших для сдачи документов.
За сохранность документов в пути следования и до окончания сдачи их в Центральный архив ответственность несет сдатчик.
51. При большом удалении воинской части (организации) от Центрального архива с разрешения начальника Центрального архива документы и описи на них могут быть отправлены к установленному сроку в адрес Центрального архива посылками через органы специальной и фельдъегерской связи Министерства связи Республики Беларусь или учреждения фельдъегерско-почтовой связи Министерства обороны. На бирках к таким посылкам делается предупредительная надпись: "Без представителя воинской части (организации) не вскрывать". Прибывающие в Центральный архив представители воинской части (организации) должны иметь при себе доверенность на право сдачи в Центральный архив пересланных документов.
52. Для сдачи документов в Центральный архив воинская часть (организация) выделяет лиц, ответственных за делопроизводство и допущенных к работе с такими документами, а также знающих состав сдаваемых документов.
Все лица, прибывающие в Центральный архив для сдачи документов, регистрируются в специальной книге и инструктируются ответственными работниками Центрального архива.
53. Обеспечение сдатчика помещением для хранения документов и охрана их на период сдачи возлагается на Центральный архив.
54. После завершения сдачи документов и получения от Центрального архива описей на сданные дела может быть составлен акт приема-передачи в двух экземплярах, 1-й экземпляр передается в воинскую часть (организацию), 2-й экземпляр остается в Центральном архиве.
55. Описи на сданные в Центральный архив документы подшиваются в отдельное дело, которое постоянно хранится в воинской части (организации).
56. При расформировании (ликвидации) воинской части (организации) все дела с неистекшими сроками хранения передаются на хранение в Центральный архив вместе с ликвидационным актом.
Вместе с делами в Центральный архив сдается полностью оформленный исторический формуляр (историческая справка) воинской части (организации).
Передача дел и документов расформированных (ликвидированных) воинских частей (организаций) другим воинским частям (организациям) запрещается.
57. Воинские части (организации) при передислокации, а также при убытии в состав действующей армии все документы, за исключением необходимых для текущей работы, сдают в Центральный архив. Документы со сроками хранения до 5 лет включительно по разрешению начальника штаба воинской части (руководителя организации) уничтожаются в установленном порядке.
На дела и документы, подлежащие сдаче в Центральный архив, должны заблаговременно составляться проекты описей.
58. Воинские части и организации не должны накапливать у себя ненужные для практической работы документы.
Раздел VI
ПРИЕМ ДОКУМЕНТОВ В ЦЕНТРАЛЬНЫЙ АРХИВ
59. При приеме дел и описей в Центральном архиве производится проверка правильности их оформления в соответствии с требованиями правовых актов Министерства обороны по ведению делопроизводства в Вооруженных Силах и настоящей Инструкции.
Дела с истекшими сроками хранения Центральным архивом не принимаются.
Прием дел в Центральный архив производится в специально отведенных комнатах, которые на период временного прекращения приема дел и по окончании рабочего дня запираются сдатчиком на замок и опечатываются на бирку его металлической печатью. Сдача под охрану и вскрытие этой комнаты производятся сдатчиком в установленном порядке.
60. Дела от воинских частей и организаций Центральным архивом принимаются:
с грифами "совершенно секретно" и "секретно" - с полистным просчетом и сверкой данных в описи и заверительных надписях во внутренней описи и в конце дела;
несекретные - путем сверки данных в описи с данными на обложке дела и в заверительной надписи, с просчетом листов.
Кроме того, во всех делах проверяются фондовая принадлежность, соответствие наименования (заголовка) дела содержанию подшитых в него документов, правильность определения сроков хранения по существующим перечням, наличие заверительных надписей, печатей, заполнение граф и физическое состояние документов. Вскрытые недостатки устраняются представителями воинских частей (организаций).
61. Выявленные при приеме дел в Центральном архиве дефекты (повторяется нумерация листов, лист залит чернилами и другое) отмечаются в штампе (форма 10), который проставляется на листе с заверительной надписью.
62. На выявленные в ходе сдачи и приема недостающие дела, а также документы и отдельные листы составляются акты в двух экземплярах, которые подписываются приемщиком и сдатчиком и утверждаются начальником Центрального архива.
Акты составляются в произвольной форме и подшиваются: на недостающие дела - в дела фондов, на недостающие документы и листы - в дела, в которых обнаружена недостача документов (листов). Вторые экземпляры актов высылаются в адрес соответствующих начальников (руководителей) для принятия мер.
Недостающие дела из описи вычеркиваются. Вычеркивания, а также исправления количества листов в деле оговариваются в конце описи лицом, ответственным за сдачу документов, и заверяются печатью с изображением Государственного герба Республики Беларусь или печатью "Для пакетов". В этих случаях в описи делается ссылка на акт.
63. Если из дела изъят документ и на его место вшита надлежаще оформленная справка-заместитель, то количество листов в деле и описи не исправляется.
64. На дела, пораженные плесневым грибком, насекомыми или имеющие другие физические дефекты, составляется акт в двух экземплярах за подписью приемщика и сдатчика с указанием количества и степени поражения дел. Один экземпляр акта остается в Центральном архиве и подшивается в дело фонда, а другой - высылается в адрес соответствующего начальника штаба воинской части (руководителя организации) для принятия мер.
Пораженные дела подвергаются дезинфекции и дезинсекции, а затем укладываются отдельно от других дел с целью карантинизации на срок до трех месяцев, после чего вновь подвергаются осмотру.
65. На обложке каждого принятого дела ставится и заполняется соответствующий штамп. В описи против наименования дел указывается номер коробки (пачки), в которую они уложены.
66. По окончании приема дел лицо, принимающее дела, расписывается в проставляемых на описях специальных штампах (форма 11), указывая цифрами и прописью количество принятых дел и описей. На описях, из которых вычеркнуты недостающие дела, кроме приемщика в штампах расписывается и сдатчик.
Один экземпляр описей на принятые дела, заверенный печатью с изображением Государственного герба Республики Беларусь архива-приемщика, высылается в адрес сдатчика (воинской части, организации).
67. Прием и передача документов внутри Центрального архива производятся на основании инструкции, утверждаемой начальником Центрального архива.
Раздел VII
ФОНДИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ В ЦЕНТРАЛЬНОМ АРХИВЕ
68. Основной классификационной и учетной единицей документов в Центральном архиве является архивный фонд.
Архивным фондом называется комплекс документов, образовавшихся в результате деятельности одного фондообразователя (то есть Министерства обороны, видов Вооруженных Сил, управлений оперативных командований, соединений, воинских частей, военного суда и другое). Каждому архивному фонду присваивается официальное название и номер.
69. Воинские части и организации, в результате деятельности которых были созданы документы, по отношению к ним являются фондообразователями.
Основными признаками, присущими фондообразователю, являются:
наличие приказа (директивы) на формирование (реорганизацию) данной воинской части (организации) с указанием номера штата;
наличие у воинской части (организации) наименования (действительного или условного);
организационная и хозяйственная самостоятельность, наличие собственного делопроизводства, печати и углового штампа, а также права издания письменных приказов.
70. Возникновение нового фондообразователя вызывает:
70.1. формирование новых воинских частей и организаций с признаками, указанными в пунктах 68 и 69 настоящей Инструкции;
70.2. формирование воинских частей и организаций на базе других существующих воинских частей и организаций;
70.3. формирование новых воинских частей и организаций под тем же номером или названием, под которым раньше уже существовали воинские части и организации;
70.4. реорганизация управления соединения, воинской части (организации) одного рода войск в управление соединения, воинскую часть (организацию) другого рода войск, как с переменой, так и без перемены действительного (условного) наименования;
70.5. преобразование (развертывание, свертывание) воинской части (организации).
71. Возникновение нового фондообразователя не вызывает:
71.1. переименование (реорганизация, переформирование) воинской части (организации) в одном и том же роде войск, без смены общевойскового номера или со сменой его;
71.2. введение новой структуры, не вызвавшей изменения первоначальных функций воинской части (организации);
71.3. награждение объединений, соединений, воинских частей и организаций орденами, присвоение им почетных наименований;
71.4. расширение или сужение масштаба деятельности и объема прав в результате реорганизации (переименования, переформирования), не вызвавшего изменения положения воинской части, организации в данной ведомственной системе с изменением или без изменения выполняемых ими функций.
72. Слияние двух или более воинских частей или организаций влечет за собой прекращение деятельности одного или нескольких фондообразователей.
73. В целях лучшего использования и упрощения учета документов в Центральном архиве могут создаваться объединенные архивные фонды, документы которых образовались в результате деятельности двух или более воинских частей (организаций), имеющих между собой исторически обусловленные связи (однородность функций, подчиненность или общность делопроизводства и тому подобное).
Объединенному архивному фонду присваивается типовое название, общее для всех фондообразователей, документы которых вошли в его состав.
74. Самостоятельной классификационной и учетной единицей является также архивная коллекция (комплекс отдельных документов и дел, образовавшихся в результате деятельности различных воинских частей и организаций, объединенных по тематическому, хронологическому, географическому или другому признаку).
Архивные коллекции создаются, например, из:
74.1. личных и пенсионных дел офицеров, прапорщиков, мичманов, военнослужащих, проходящих военную службу по контракту;
74.2. личных карточек и невостребованных трудовых книжек на лиц гражданского персонала Вооруженных Сил.
Раздел VIII
ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ, ПОРЯДОК УНИЧТОЖЕНИЯ И
ИЗМЕНЕНИЯ ГРИФА СЕКРЕТНОСТИ И РАССЕКРЕЧИВАНИЯ
АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
75. Под "экспертизой ценности документов" понимается всестороннее изучение документов в целях определения (оценки) военного, научного, исторического, социально-культурного и правового значения, установления (уточнения) сроков их хранения, отбора для дальнейшего хранения или уничтожения.
Экспертиза ценности документов проводится на основе принципов историзма, комплексности и всесторонности путем комплексно применяемых критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов. К критериям происхождения относятся: значение воинской части (организации) в составе Вооруженных Сил; значимость события (явления, предмета), отраженного в документах; время и место образования документов. К критериям содержания относятся: значение имеющейся в документе информации, ее повторение в других документах, целевое назначение, вид и разновидность документа. К критериям внешних особенностей документов относятся: подлинность; наличие резолюций, виз, пометок на документе; внешний вид документа, форма передачи содержания, удостоверения и оформления документов (в том числе художественные, палеографические, языковые и другие особенности, физическое состояние документа).
76. Для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов в Вооруженных Силах создаются постоянно действующие экспертные комиссии:
76.1. центральная экспертная комиссия Министерства обороны;
76.2. экспертно-проверочная комиссия Центрального архива;
76.3. экспертные комиссии в организациях - фондообразователях Центрального архива.
77. Центральная экспертная комиссия Министерства обороны создается из представителей управлений, отделов и служб Генерального штаба, штабов тыла и вооружения, строительного управления, управления военного бюджета и финансирования, главного управления кадров, управления морально-психологического обеспечения Министерства обороны. Председателем центральной экспертной комиссии Министерства обороны назначается один из заместителей Министра обороны Республики Беларусь.
В состав Центральной экспертной комиссии Министерства обороны включается начальник Центрального архива.
Центральная экспертная комиссия Министерства обороны рассматривает и выносит общие рекомендации по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов.
78. Экспертно-проверочная комиссия Центрального архива создается приказом начальника Центрального архива для решения методических и практических вопросов экспертизы ценности документов, комплектования Центрального архива документами.
Экспертно-проверочная комиссия Центрального архива создается в основном из сотрудников Центрального архива. Работа экспертно-проверочной комиссии осуществляется в соответствии с Положением об экспертно-проверочной комиссии, утвержденным начальником Центрального архива.
79. Вопросы, относящиеся к компетенции экспертно-проверочных комиссий, рассматриваются на их заседаниях. Заседания экспертно-проверочных комиссий протоколируются и подписываются председателем и членами комиссии. Протоколы экспертно-проверочных комиссий Центрального архива утверждает начальник Центрального архива, а председателем экспертно-проверочных комиссий Центрального архива является заместитель начальника Центрального архива. В воинских частях (организациях) - начальник штаба (руководитель организации).
80. Для определения ценности документов, их отбора и подготовки для передачи в Центральный архив на хранение, в воинских частях и организациях создаются специальные экспертные комиссии (далее - СЭК). Эти комиссии в своей работе руководствуются правилами, устанавливаемыми Центральным архивом, положениями об их работе, утвержденными командирами воинских частей, руководителями организаций, а также соответствующими перечнями документов, определяющими сроки их хранения. В состав СЭК включается не менее трех должностных лиц, которые могут правильно определить политическое, научное, социально-культурное, историческое значение документов. Члены комиссии должны иметь непосредственное отношение к этим документам и допуска контрольных органов по соответствующей форме. Кроме них в состав комиссии включается представитель режимно-секретного органа воинской части (организации). Председателем СЭК назначается один из заместителей командира воинской части (руководителя организации).
При возникновении затруднений в экспертизе отдельных документов и дел к этой работе могут привлекаться специалисты из других органов военного управления и Центрального архива, имеющие допуск контрольных органов по соответствующей форме.
СЭК осуществляют ежегодный отбор документов и дел для постоянного и временного хранения, рассматривают описи документов, подлежащих постоянному и временному хранению, и выносят соответствующие решения, которые утверждаются командирами воинских частей (руководителями организаций).
Документы и дела для рассмотрения на заседаниях комиссий готовятся:
в текущем делопроизводстве - работниками режимно-секретных органов;
в Центральном архиве - работниками архива.
При рассмотрении документов и дел, отбираемых для передачи на хранение, СЭК обязаны обращать внимание на соответствие грифа секретности документов содержащимся в них сведениям и при необходимости вносить предложения о его изменении. Изменение грифа секретности осуществляется в порядке, установленном Инструкцией по обеспечению режима секретности в Вооруженных Силах Республики Беларусь.
81. В своей работе экспертные комиссии руководствуются Законом "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь" и действующими перечнями с указанием сроков хранения документов, инструкциями и другими правовыми актами по архивному делу и делопроизводству.
82. Экспертиза ценности документов производится путем полистной проверки и тщательного ознакомления с содержанием и характером подшитых в каждое дело документов. Устанавливать ценность документов и сроки их хранения по наименованиям (заголовкам) дел запрещается.
83. При решении вопроса о целесообразности дальнейшего хранения отдельных категорий документов необходимо учитывать следующее:
постановления, приказы, директивы и другие документы, отражающие сформирование, реорганизацию, деятельность и расформирование данной воинской части (организации), остаются в ее делах на постоянное хранение независимо от установленных для них сроков хранения;
копии или выписки из документов, подлинники которых подлежат хранению, могут быть отобраны для уничтожения только при наличии самих подлинников;
количество экземпляров одного документа, оставляемых на постоянное хранение, устанавливается экспертной комиссией, исходя из степени научной и практической ценности этого документа, интенсивности его использования, а также физического состояния подлинника и копий;
сводные документы планово-отчетного характера с истекшими сроками хранения, содержание которых не вошло в другие сводные документы за более длительный период, уничтожению не подлежат. Например, при отсутствии годовых отчетов, подлежащих постоянному хранению, оставляются на хранение квартальные отчеты, а при отсутствии и квартальных - месячные отчеты;
документы подсобного характера по учету личного состава могут быть уничтожены только при наличии в фонде воинской части (организации) основных документов, предусмотренных соответствующими правовыми актами Министерства обороны.
84. Документы с истекшими сроками хранения не подлежат уничтожению, если:
резолюции и пометки на них имеют историческую, научную или практическую ценность;
документы использованы в научных целях или в исторических трудах (исследованиях), о чем имеется отметка в листе использования.
85. Если в архивное дело подшиты документы с различными сроками хранения, то для такого дела срок хранения устанавливается по документам, имеющим наибольший срок хранения. Полностью дело может быть отобрано для уничтожения только при том условии, если всем подшитым в него документам сроки хранения истекли.
Если в дело подшиты документы, имеющие постоянный, длительные и истекшие сроки хранения, то такое дело расшивается с целью отбора на хранение документов с постоянным и длительными сроками хранения и изъятия для уничтожения документов с истекшими сроками хранения.
86. Приговоры, решения, определения и постановления, изымаемые из подлежащих уничтожению уголовных и гражданских дел, оформляются в дело порядком, указанным в пунктах 30 - 33 настоящей Инструкции.
87. В воинских частях и организациях на архивные дела, отобранные в ходе проведения экспертизы к уничтожению, составляется акт (форма 12).
При включении в акты дел, из которых изъяты документы по справкам-заместителям, в актах указываются номера и наименования изъятых документов и места их нахождения.
88. В архиве акты составляются по каждому фонду отдельно, а документы однородных групп фондов от соединения и ниже могут вноситься в один акт. При включении в акт документов нескольких воинских частей и организаций в начале указывается их групповое наименование (механизированные полки, отдельные полки связи, отдельные артиллерийские дивизионы и тому подобное), а номера и наименования воинских частей и организаций помещаются в возрастающем порядке перед перечислением в акте их документов.
Когда уничтожению подлежат не все дела, включенные в описи, акт (форма 13) составляется с перечислением наименований уничтожаемых дел.
Если уничтожению подлежат все дела, включенные в описи, акт (форма 14) составляется без перечисления наименований уничтожаемых дел. В этих случаях к акту прикладываются описи, дела по которым подлежат уничтожению. В описях в соответствующих графах должны быть проставлены сроки хранения и номера статей действующего Перечня "О введении в действие перечней документов со сроками хранения", утвержденного приказом Министра обороны СССР от 15 ноября 1975 г. N 0215.
89. На архивные дела, подлежащие уничтожению в связи с наличием неустранимых повреждений, составляется акт (форма 15) по каждому фонду в отдельности.
90. Наименования (заголовки) дел в акте должны соответствовать их наименованиям (заголовкам) в описи.
Если наименование (заголовок) дела по описи не соответствует характеру подшитых в него документов, в акте, помимо наименования дела по описи, ниже в скобках пишется новое наименование, соответствующее содержанию подшитых в дело документов.
Однородные по содержанию материалы в акт вносятся под общим для этих документов заголовком. Помещаемые ниже повторяющиеся одинаковые наименования (заголовки) дел обозначаются словами "То же".
В графу акта "Основание к уничтожению", кроме номеров соответствующих статей по перечням, могут вноситься уточнения экспертной комиссии, поясняющие дополнительные мотивы отбора дел на уничтожение (копийность, наличие данных в других документах и тому подобное).
91. Акты на архивные дела, отобранные к уничтожению, утверждаются:
на дела воинской части (организации) - начальником штаба (руководителем организации);
на дела, хранящиеся в Центральном архиве, - начальником Центрального архива.
92. Уничтожение архивных дел, включенных в акт, производится путем механической переработки на бумагоперерабатывающих предприятиях при условии соблюдения режима секретности и присутствия членов комиссии до полной переработки документов. Дела с документами, имеющими гриф "Особой важности", или с шифртелеграммами уничтожаются только путем сожжения на территории воинской части (организации), архива.
Уничтожать архивные дела другими способами, а также использовать документы из этих дел для черновиков или хозяйственных нужд запрещается.
Архивные дела уничтожаются вместе с приложениями к ним и внутренними описями документов.
93. Доставка документов к месту переработки производится в крытых автомашинах в сопровождении вооруженной охраны.
Оставлять документы без охраны, а также перерабатывать их в присутствии посторонних лиц запрещается.
Закончив переработку документов, все члены комиссии подписывают акт об их уничтожении.
94. После уничтожения архивных дел на основании актов в инвентарных книгах (номенклатурах дел, книг, журналов), а в Центральном архиве в описях, алфавитных карточках (формы 5, 6) и книгах учета описей и дел, принятых на ответственное хранение (форма 27), производится отметка об уничтожении дел. Общее количество уничтоженных дел списывается по книге поступивших и выбывших дел (форма 16).
95. В Центральном архиве учет актов на уничтоженные документы ведется по книге учета актов (форма 17).
96. Акты на уничтоженные архивные дела подшиваются:
в Центральном архиве - в отдельные дела или дела фондов;
в воинских частях и организациях - в специальное дело с актами на уничтоженные архивные дела.
97. Отбор в Центральном архиве документов, содержащих сведения, степень секретности которых изменилась, а также изменение грифа секретности таких документов производятся комиссиями в составе работников Центрального архива и представителей воинских частей (организаций), документы которых хранятся в Центральном архиве или с их правопреемниками. Если правопреемники отсутствуют, то изменение грифа секретности осуществляется по согласованию с Генеральным штабом.
Изменение грифа секретности и рассекречивание документов и дел, хранящихся в секретном архиве, производится в порядке, установленном Инструкцией по обеспечению режима секретности в Вооруженных Силах Республики Беларусь. О произведенном изменении грифа секретности (с указанием нового грифа секретности) или рассекречивании документов и дел, находящихся на хранении в Центральном архиве (без зачеркивания и изъятия частей текста), делается отметка на титульном листе документа и обложки дела с указанием номера и даты акта об изменении грифа секретности или рассекречивания. Рассекреченные дела передаются на общее хранение по акту и описи с отметкой об этом в соответствующих формах учетной документации Центрального архива.
Раздел IX
УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ И ОПИСЕЙ В ЦЕНТРАЛЬНОМ АРХИВЕ
98. Учет документов в Центральном архиве ведется по фондам, а в пределах фонда - по делам. Архивные фонды учитываются по списку фондов (форма 18). Количественный учет архивных дел ведется по книге учета поступивших и выбывших дел (форма 16).
99. На каждый архивный фонд заводится дело фонда, в которое подшиваются описи и акты на выбывшие дела, и другие документы, характеризующие этот фонд. Делу фонда присваивается номер данного фонда. Дела фондов учитываются секретным порядком. При передаче документов всего фонда передается и дело фонда.
100. Исходные данные при составлении (дополнении) списков фондов устанавливаются по историческим формулярам и справкам, перечням воинских частей и организаций со сроками вхождения их в состав Вооруженных Сил, описям и документам фондов.
101. Наименование фондообразователя в списке фондов указывается полностью без сокращений в виде официально принятого названия воинской части (организации), которое определяется в соответствии с требованиями, изложенными в настоящей Инструкции. Если фондообразователь в период своего существования имел несколько наименований, то в списке указываются все его наименования в хронологической последовательности.
Наименования фондообразователей размещаются в списке фондов в алфавитном порядке или в порядке возрастания присвоенных воинским частям (организациям) общевойсковых номеров.
Для удобства пользования списком фондов при необходимости составляется указатель, по которому можно определить номер фонда, присвоенный документам того или иного фондообразователя.
102. Вновь поступающие в Центральный архив фонды заносятся в списки фондов и указатели к ним.
При передаче из Центрального архива документов всего фонда в списке фондов делается запись, в которой указывается, куда, когда и на основании каких документов передан фонд.
Номер выбывшего архивного фонда другому фонду не присваивается.
103. Описи на принятые дела в Центральном архиве учитываются (регистрируются) в книге учета описей (форма 19).
Порядковый номер, за которым учтена опись по книге учета описей (листу фонда), является ее номером. В описях на совершенно секретные и секретные дела к номеру описи добавляются соответственно буквы "сс", "с".
Номер выбывшей описи другой описи не присваивается.
В Центральном архиве описи после регистрации передаются в архивохранилища по акту (форма 20).
Учет личных (пенсионных) дел офицеров, высылаемых за пределы Центрального архива, ведется в книге учета по следующей форме: номер по порядку, дата высылки, инвентарный номер личного (пенсионного) дела, исходящий номер документа, при котором выслано дело, на кого выслано дело (фамилия, имя и отчество), кому и в какой адрес выслано дело, дата возвращения дела и входящий номер документа, расписка ответственного лица в приеме дела (форма 32).
104. Учет архивных дел, выдаваемых внутри Центрального архива, ведется по книге учета дел, выданных во временное пользование (форма 25). В Центральном архиве такие книги ведутся хранителями фондов в каждом архивохранилище.
105. В Центральном архиве систему научно-справочного аппарата составляют: описи дел, списки фондов, исторические справки и картотеки, компьютерные банки данных.
Раздел X
ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ И ОПИСЕЙ В ЦЕНТРАЛЬНОМ АРХИВЕ
Глава 6
ОБОРУДОВАНИЕ И СОДЕРЖАНИЕ АРХИВОХРАНИЛИЩ.
МЕРЫ ПОЖАРНОЙ БЕЗОПАСНОСТИ
106. Документы и описи в Центральном архиве хранятся в специально оборудованных помещениях - архивохранилищах.
Помещения архивохранилищ должны быть сухими, безопасными в противопожарном отношении, с капитальными перегородками от других помещений и санитарно-технических коммуникаций. Использовать под архивохранилища подвальные, полуподвальные и другие помещения, не отвечающие требованиям хранения документов, запрещается.
107. Входные двери в архивохранилища должны быть обиты железом и иметь прочные запоры. Для вызова посетителями должностных лиц (дежурного по архивохранилищу) в архивохранилищах устанавливаются электрические звонки. Помещения архивохранилищ оборудуются электротехнической охранной сигнализацией.
108. Окна первых этажей, а также окна, расположенные около пожарных лестниц, балконов и других мест, оборудуются металлическими решетками или прочными внутренними ставнями. Окна архивохранилищ остекляются, как правило, специальным светорассеивающим стеклом. Несветорассеивающие стекла окрашиваются белой краской.
Для эвакуации личного состава, документов и имущества через окна часть решеток на них навешивается на петли. Решетки всегда должны быть заперты на замки и опечатаны на бирку металлической печатью. Доступ для открывания замков должен быть как с наружной, так и с внутренней стороны. Окна, оборудованные открывающимися решетками, нумеруются. К ключам от замков таких окон прикрепляются бирки с указанием номеров окон.
109. Архивохранилища оборудуются металлическими или деревянными стеллажами. Деревянные стеллажи должны быть изготовлены из сухого дерева с гладкой поверхностью и пропитаны огнезащитным составом.
Стеллажи устанавливаются на расстоянии 70 - 80 см друг от друга. Расстояние от пола до нижней полки стеллажа - не менее 15 см, в цокольных этажах - не менее 30 см, расстояние - до стен 75 см, расстояние между полками - не менее 40 см, между стеной и торцом стеллажа - 45 см.
110. Помещения архивохранилищ, рабочие комнаты, стеллажи и полки должны быть пронумерованы.
111. Пожарная охрана Центрального архива осуществляется в соответствии с правилами пожарной безопасности, изложенными в Уставе внутренней службы Вооруженных Сил Республики Беларусь, утвержденном Указом Президента Республики Беларусь от 26 июня 2001 г., и требованиями правовых актов Министерства обороны.
Ответственность за организацию пожарной охраны, постоянную готовность противопожарных средств и обучение личного состава правилам пожарной безопасности несет начальник Центрального архива.
112. Архивохранилища оборудуются пожарными кранами и обеспечиваются пожарными рукавами. Независимо от этого в каждом архивохранилище должны быть углекислотные огнетушители из расчета не менее одного огнетушителя на каждые 50 кв.м площади, а если помещение меньше, то в каждой комнате.
113. В архивохранилищах в качестве искусственного освещения допускается только электрическое. Электрические провода прокладываются в специальных трубках. Каждый светильник должен быть защищен плафоном. Устанавливаются только герметические выключатели и штепсельные розетки с учетом нагрузки в цепях.
Распределительные электрощитки, предохранительные пробки и рубильники устанавливаются только вне помещений архивохранилища.
114. В архивохранилищах не должно быть металлических печей и железных дымоходов. В качестве отопления допускается центральное водяное отопление низкого давления.
115. Воздуховоды, вентиляционные камеры и шахты приточно-вытяжной вентиляции в помещениях архивохранилищ должны выполняться из несгораемых материалов.
116. Проемы и двери во внутренних стенах и перегородках архивохранилищ, а также проемы и двери, ведущие непосредственно на лестничную клетку из этих помещений, оборудуются в противопожарном отношении.
117. В Центральном архиве и архивохранилищах на видном месте вывешиваются инструкция о мерах пожарной безопасности, пожарный расчет личного состава и план эвакуации документов и имущества на случай пожара. В пожарный расчет включается весь личный состав архива (архивохранилища), с которым периодически, но не реже одного раза в квартал, проводятся занятия по мерам пожарной безопасности и практическим действиям личного состава во время пожара. В расчете указываются обязанности и действия личного состава по предупреждению пожара и во время пожара, в плане эвакуации указываются пути эвакуации и место сосредоточения документов и имущества, фамилии лиц, выделяемых для их охраны. План и расчет утверждаются начальником Центрального архива.
118. В архивохранилищах категорически запрещается:
курить;
хранить легковоспламеняющиеся и взрывоопасные предметы (спички, зажигалки, лаки, краски, растворители и так далее);
применять временную электропроводку, самостоятельно (без электромонтера) производить какие-либо изменения или исправления в электропроводке и электрооборудовании;
использовать настольные лампы со сгораемыми абажурами, а также электронагревательные приборы.
Глава 7
ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В ЦЕНТРАЛЬНОМ АРХИВЕ
119. В архивохранилищах и рабочих комнатах Центрального архива всегда должны поддерживаться порядок и чистота, исключающие возможность появления плесени, грызунов и насекомых - вредителей бумаги.
Уборка архивохранилищ производится ежедневно в присутствии лиц, ответственных за хранение документов.
Пыль с коробок (пачек) и стеллажей периодически удаляется пылесосом или ветошью, смоченной 2-процентным раствором формалина.
Страницы: Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4 | Стр.5 | Стр.6 |
| 
