Стр. 2
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5 |
Стр.6 |
Стр.7 |
Стр.8 |
Стр.9 |
Стр.10 |
Стр.11 |
Стр.12 |
Стр.13 |
Стр.14 |
Стр.15 |
Стр.16 |
Стр.17
код организаций по Общегосударственному классификатору
предприятий и организаций Республики Беларусь (далее - ОКПО);
код формы документа по Общегосударственному классификатору
унифицированных документов Республики Беларусь (далее - ОКУД);
наименование организации;
наименование структурного подразделения;
индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер
телетайпа (абонентского телеграфа), номер телефона, номер счета в
банке;
название вида документа;
дата;
индекс;
ссылка на индекс и дату входящего документа;
место составления или издания;
гриф ограничения доступа к документу;
адресат;
гриф утверждения;
резолюция;
заголовок к тексту;
отметка о контроле;
текст;
отметка о наличии приложения;
подпись;
гриф согласования;
визы;
печать;
отметка о заверении копии;
инициалы, фамилия исполнителя и номер его телефона;
отметка об исполнении документа и направлении его в наряд;
отметка о переносе данных на машинные носители;
отметка о поступлении;
предупредительный знак.
19.1. Изготовление и использование бланков документов с
изображением Государственного герба Республики Беларусь
осуществляются в соответствии с Указом Президента Республики
Беларусь от 28 июня 2000 г. № 357 "Об упорядочении изготовления и
использования бланков документов с изображением Государственного
герба Республики Беларусь" (Национальный реестр правовых актов
Республики Беларусь, 2000 г., № 66, 1/1414).
19.2. Изображение Государственного герба Республики Беларусь на
бланке с продольным расположением постоянных реквизитов помещается в
центре верхнего поля. Диаметр изображения - не более 17 мм.
Расположение реквизитов на бланке осуществляется по форме 1а
согласно приложению 1.
19.3. Гербовые бланки в соответствии с Положением о порядке
изготовления и использования бланков документов с изображением
Государственного герба Республики Беларусь, утвержденным
постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31 июля 2000
г. № 1172 (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь,
2000 г., № 75, 5/3742), подлежат обязательному учету. Учет гербовых
бланков ведется раздельно по видам гербовых бланков в
учетно-регистрационном журнале по форме 1б согласно приложению 1.
Гербовые бланки хранятся в шкафах (сейфах), которые надежно
закрываются и опечатываются.
19.4. Контроль за использованием и хранением гербовых бланков
возлагается распоряжением председателя суда на одного из работников
канцелярии.
Проверка наличия, использования и хранения гербовых бланков
производится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой
приказом (распоряжением) председателя суда. О проводимой проверке
делается отметка в учетно-регистрационном журнале после последней
записи. В случае обнаружения нарушений при использовании и хранении
гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование,
результаты которого оформляются актом и доводятся до сведения
председателя суда.
19.5. Допускается тиражирование средствами оперативной
полиграфии документов на гербовом бланке, предназначенных для
рассылки, при условии заверения каждой копии документа печатью
канцелярии суда. Указатель рассылки с количеством отправляемых
материалов хранится в деле вместе с подлинником документа или его
копией.
19.6. В качестве эмблемы организации должен использоваться
товарный знак (эмблема), зарегистрированный в установленном законом
порядке.
Изображение товарного знака организации государственной формы
собственности следует располагать на левом поле бланка документа на
уровне реквизита "Наименование организации".
19.7. Код организации проставляют на верхнем поле первого листа
бланка документа справа по ОКПО и Общегосударственному
классификатору "Система обозначений органов управления и
общественных объединений" (далее - СООУ).
19.8. Код документа указывают по ОКУД.
19.9. В зависимости от способа передачи информации (по почте,
телеграфу, телефону, телетайпу, телефаксу) различают служебные
письма, телеграммы, телефонограммы, телетайпограммы, факсограммы.
19.10. Даты подписания, утверждения, согласования документа, а
также даты, содержащиеся в тексте, оформляются словесно-цифровым
способом. Элементы даты приводят в одной строке в следующей
последовательности: день месяца, месяц, год.
Например: 12 июня 2000 года.
Датой документа является дата его подписания, для документа,
принимаемого коллегиальным органом, - дата принятия, а для
утверждаемого документа - дата утверждения.
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим
либо утверждающим документ.
Для документов, составленных совместно несколькими
организациями, датой документа является дата подписания его
последней организацией.
19.11. Индекс присваивается документу при его регистрации.
Индекс входящего, исходящего и внутреннего документа состоит из
индекса структурного подразделения, номера наряда по номенклатуре и
порядкового регистрационного номера документа. Например: 02-3-43.
Индексами распорядительных документов (приказов, постановлений
и других документов) и протоколов являются их порядковые номера,
которые присваиваются самостоятельно в пределах каждого вида
документа в течение одного года.
На документах, составленных совместно несколькими
организациями, указывается единая дата (самая поздняя дата
подписания документа) и проставляются порядковые регистрационные
номера, присвоенные документу каждой организацией-составителем.
Номера пишутся через косую черту.
Ссылка на индекс и дату входящего документа бывает только в
письмах и включает индекс и дату, указанные в документе, на который
дается ответ. Ее располагают под реквизитами "дата" и "индекс
документа".
19.12. Реквизит "место составления или издания" обязательно
указывается на общем бланке. Его располагают под реквизитами "дата"
и "индекс документа" в соответствии с
административно-территориальным делением. На бланках для писем этот
реквизит не проставляется.
19.13. Гриф ограничения доступа к документу размещается в
заголовочной части документа выше реквизита "адресат".
19.14. Документы адресуют организациям, структурным
подразделениям, конкретным должностным и частным лицам.
В реквизит получателя документа "адресат" входят наименование
организации и почтовый адрес.
При адресовании документа в организацию или ее структурное
подразделение без указания должностного лица их наименования пишут в
именительном падеже. Например:
Министерство юстиции
Республики Беларусь
ул.Коллекторная, 10
220048, г.Минск
Министерство юстиции
Республики Беларусь
Управление судебных органов
ул.Коллекторная, 10
220048, г.Минск
При направлении документа должностному лицу название
организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия
адресата - в дательном. Например:
Министерство юстиции
Республики Беларусь
Начальнику отдела кадров
Деденку А.И.
ул.Коллекторная, 10
220048, г.Минск
При адресовании документа руководителю организации наименование
организации входит в состав наименования должности адресата.
Например:
Генеральному директору
объединения "Агропром"
Иванову В.Ф.
пр-т Машерова, 23
220080, г.Минск
При адресовании документа разовым корреспондентам указывается
полный почтовый адрес в соответствии с почтовыми правилами.
Например:
Федерация профсоюзов
Белорусская
пр-т Машерова, 21
220126, г.Минск
При адресовании документа в несколько однородных организаций их
названия указывают обобщенно. Например:
Председателям районных судов
Реквизит "адресат" не должен содержать более четырех адресов.
При направлении документа более чем в четыре адреса составляют
расчет рассылки и на каждом документе указывают только одного
адресата.
Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресом не
указывают.
Если документ является ответом, первым адресатом следует
указывать автора инициативного письма вне зависимости от значимости
остальных адресатов.
При направлении документа в вышестоящий орган одновременное его
адресование другим адресатам не допускается, кроме случаев, когда
это определено соответствующим поручением вышестоящего органа.
Адресование документа частному лицу осуществляется в
соответствии с почтовыми правилами, вначале указывают фамилию и
инициалы получателя, затем - почтовый адрес. Например:
Матвееву И.С.
Партизанский пр-т,
д.46, кв.15
220086, г.Минск
Каждая составная часть адресата (наименование организации,
структурного подразделения, должность, фамилия и инициалы
получателя, почтовый адрес) должна начинаться с новой строки. При
написании адресата допускаются сокращения: п.я. - почтовый ящик,
в.ч. - воинская часть, обл. - область, г. - город, с. - село, р-н -
район, ул. - улица, корп. - корпус, кв. - квартира. В обозначениях
номеров домов, корпусов, квартир знак "№" не ставится, при литерном
написании номера буква пишется слитно с цифрой (25а).
19.15. Утверждение - один из способов удостоверения документа
после его подписания. Документ, подлежащий утверждению, имеет
юридическую силу только с момента его утверждения.
Устанавливаются два способа утверждения документов: утверждение
должностным лицом, в компетенцию которого входит круг вопросов,
излагаемых в документе, или утверждение распорядительным актом:
приказом, постановлением, протоколом, решением. Оба способа имеют
одинаковую юридическую силу. Распорядительный акт издается, когда
введение утверждаемого документа требует дополнительных предписаний
и разъяснений или название утверждаемого документа не предусмотрено
действующим законодательством Республики Беларусь.
Утверждение документа оформляется грифом утверждения. Гриф
утверждения располагается в правом верхнем углу документа, состоит
из слова "УТВЕРЖДАЮ", наименования должности, личной подписи, ее
расшифровки и даты. Например:
УТВЕРЖДАЮ
Председатель суда г.Полоцка
_____________ С.А.Дягилев
(подпись)
25 мая 2000 г.
При утверждении документа руководителем вышестоящей или
сторонней организации в наименование должности включают наименование
организации. Например:
УТВЕРЖДАЮ
Начальник управления
юстиции Минского
горисполкома
____________ П.Подлесский
(подпись)
25 мая 2000 г.
При утверждении документа приказом или протоколом гриф
утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕНО", названия документа в
именительном падеже, его даты и номера. Например:
УТВЕРЖДЕНО
Приказ Министра юстиции
Республики Беларусь
20 мая 2001 г. № 4
Слова "УТВЕРЖДАЮ" и "УТВЕРЖДЕНО" печатают прописными буквами
без кавычек.
19.16. Резолюция - письменное указание руководителя о порядке
исполнения или использования документа.
Резолюция размещается в правом верхнем углу первого листа
документа между реквизитами "адресат" и "текст", включает фамилию
исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция
должна быть подписана и датирована. Например:
Петрову В.Н.
Прошу подготовить
заключение к 16 июня 2000 г.
15 мая 2001 г.
_____________
(подпись)
При необходимости оформления сложной по содержанию резолюции, а
также нескольких резолюций и невозможности их размещения в
отведенном для резолюции месте допускается написание резолюций на
свободной площади лицевой стороны первого листа документа, не
затрагивая его текста и полей.
При отсутствии на документе места допускается прилагать к
документу отдельный лист резолюции с отметкой на документе о наличии
такого листа.
При нескольких резолюциях на документе их содержание не должно
дублироваться, поскольку каждая последующая резолюция необходима
только для конкретизации предыдущей.
Если исполнителей документа несколько, они все указываются в
резолюции. При этом один из исполнителей назначается ответственным и
указывается в списке первым без пометки "ответственный".
Срок исполнения устанавливается руководителем исходя из
содержания документа или используются действующие типовые сроки
исполнения определенных категорий документов. Срок исполнения
документа и дата резолюции оформляются цифровым способом. Если
документ ставится на контроль, в резолюции может быть указано
должностное лицо, осуществляющее контроль. Если на контроль ставится
не весь документ, а его отдельные пункты, следует указывать номера
контролируемых пунктов. Документ, поставленный на контроль, должен
иметь отметку о контроле.
19.17. Краткое содержание документа указывается в заголовке.
Заголовок должен быть максимально кратким и емким, точно передавать
содержание документа. Формулировать заголовок рекомендуется с
помощью отглагольного существительного, отвечающего на вопрос "О
чем?". Например: приказ "Об изменении ...". Точка в конце заголовка
не ставится.
Заголовок формулируется исполнителем документа.
Документы формата А4 должны иметь заголовок к тексту.
Допускается на документах формата А5 не указывать заголовок к
тексту.
19.18. Отметка о контроле проставляется по форме "К" или
"Контроль" от руки или штемпелем и помещается на левом поле первого
листа документа на уровне реквизита "Заголовок к тексту".
19.19. Текст организационно-распорядительных документов
оформляют в виде связного текста, анкеты, таблицы, а также в виде
соединения этих форм.
Текст документа должен быть кратким, не допускающим различных
толкований. Содержание документа, как правило, должно касаться
одного вопроса (темы).
Текст принято начинать с указания причины (основания) для
составления документа - вводной части, затем излагаются просьба,
предложение, выводы, решения, распоряжения.
Текст документов в соответствии с содержанием допускается
разделять на разделы, главы, пункты и подпункты.
Для нумерации используются только арабские цифры, разделенные
точками.
19.20. Реквизит "отметка о наличии приложения" располагается
после текста документа перед реквизитом "подпись".
Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка о
наличии приложения оформляется по форме:
Приложение: на 7 л. в 1 экз.
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их
перечисляют с указанием наименования, количества листов в каждом
приложении и количества экземпляров. Например:
Приложение: 1. Акт приема-сдачи работ на 3 л. в 2 экз.
Если приложение направляется не во все указанные в документе
адреса, отметку о наличии приложения оформляют по форме:
Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес.
Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают.
В распорядительных документах (приказах, указаниях, решениях)
выделение отметки о приложении после текста не допускается. Указание
о наличии приложения дается в тексте документа.
На самом приложении к распорядительному документу в правом
верхнем углу следует делать отметку с указанием названия
распорядительного документа, его даты и номера. Если приложений
несколько, они нумеруются арабскими цифрами. Например:
Приложение 1
к приказу директора института
3 октября 2001 г. № 47
19.21. В состав реквизита "подпись" входят: наименование
должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее
расшифровка - инициалы и фамилия. Например:
Заместитель Министра личная подпись инициалы, фамилия
При оформлении документа не на бланке в наименование должности
включается наименование организации. Например:
Начальник управления юстиции
Могилевского облисполкома личная подпись инициалы, фамилия
При подписании документа несколькими должностными лицами их
подписи располагают одну над другой в последовательности,
соответствующей занимаемой должности. Например:
Министр подпись инициалы, фамилия
Главный бухгалтер подпись инициалы, фамилия
Если документ подписывается несколькими равными по должности
лицами, их подписи располагают на одном уровне. Например:
Директор фирмы "Нива" Директор завода "Электрон"
_____________ И.П.Петров ______________ П.И.Иванов
(подпись) (подпись)
В документах, подготовленных комиссией, указывают не должности
лиц, составивших их, а распределение обязанностей в составе
комиссии. Например:
Председатель комиссии подпись инициалы, фамилия
Члены комиссии подпись инициалы, фамилия
Если должностное лицо, подпись которого была предусмотрена на
проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо,
исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом
обязательно указываются фактическая должность лица, подписавшего
документ: "Заместитель", "Исполняющий обязанности", и его фамилия.
Не допускается ставить предлог "за" или косую черту перед
наименованием должности.
19.22. Согласование документа может проводиться как внутри
организации, так и вне ее.
Гриф согласования располагают ниже реквизита "Подпись" в левом
нижнем углу документа или на отдельном листе согласования.
Внешнее согласование оформляется соответствующим грифом.
Гриф согласования состоит из слова "СОГЛАСОВАНО", наименования
должности лица, с которым согласовывается документ, личной подписи,
ее расшифровки и даты.
Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе
согласований, если содержание документа затрагивает интересы
нескольких организаций. На документе делается отметка: "Лист
согласования прилагается".
Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта
документа должностным лицом.
19.23. Реквизит "Виза" проставляют на документе, остающемся в
организации, ниже реквизита "Подпись" на лицевой стороне последнего
листа документа.
На распорядительном документе реквизит "Виза" проставляют на
первом экземпляре последнего листа документа на оборотной стороне.
В реквизит "Виза" входят должность визирующего, его личная
подпись, ее расшифровка и дата.
Не допускается при визировании делать какие-либо исправления в
документе. Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на
отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка: "Замечания
прилагаются".
19.24. Копия (выписка), снятая с документа, должна
воспроизводить все реквизиты документа. Ее следует оформлять на
бланке или обычной бумаге с воспроизведением полного текста бланка
подлинника.
При оформлении копий (выписок) документов, касающихся прав
граждан, на документе, с которого снята копия, проставляется
отметка, кому и когда она выдана, и на самой копии - отметка о
местонахождении подлинника.
На первом листе копии (выписки) в правом верхнем углу
указывается слово "Копия" или "Выписка" без кавычек. Ниже реквизита
"подпись" проставляется заверительная отметка, которая состоит из
слова "Верно", наименования должности лица, заверившего копию, его
личной подписи, инициалов, фамилии и даты заверения. Например:
Верно
Инспектор отдела кадров подпись инициалы, фамилия
16 апреля 2000 г.
При пересылке копии документа в другие организации или передаче
ее на руки заверительную подпись удостоверяют гербовой печатью.
19.25. Отметка об исполнителе документа состоит из фамилии
исполнителя и номера его служебного телефона. Отметка располагается
от границы левого поля в левом нижнем углу лицевой стороны
последнего листа документа.
Под отметкой об исполнителе допускается указывать индекс
машинистки (первые буквы ее имени и фамилии), количество
отпечатанных экземпляров и дату печатания. Например:
Зеленко 223 91 82
ГИ 7 10.05.2000
Примечание. Номера телефонов указываются без черточек.
19.26. Отметка об исполнении документа и направлении его в
наряд помещается на нижнем поле первого листа документа слева и
содержит следующие данные: краткие сведения об исполнении, при
наличии документа об исполнении - ссылку на его дату и номер, слова
"В наряд", номер наряда, в котором будет храниться документ. Отметка
должна быть подписана и датирована исполнителем документа.
Например:
В наряд 02-4
Протокол согласования от 03 июня 2000 г. № 74
________________
(личная подпись)
15 сентября 2001 г.
или
В наряд 05-40
17 июня 2000 г. передано по телефону о прибытии
_________________
(личная подпись)
20 июня 2001 г.
19.27. Отметка о переносе данных на машинный носитель
проставляется на нижнем поле последнего листа документа, подлежащего
машинной обработке. Этот реквизит состоит из записи "Информация
перенесена на машинный носитель", подписи лица, ответственного за
перенос, и даты переноса.
19.28. Отметка - регистрационный штамп о поступлении
проставляется на всех входящих документах, фиксируя факт и время
поступления документа. Отметка о поступлении включает сокращенное
наименование учреждения - получателя документа, дату поступления
документа и его индекс и располагается в нижней части первого листа
документа справа.
19.29. Предупредительный знак является знаком внимания для
машинистки, свидетельствующим, что до границы нижнего поля бланка
осталось пять машинописных строк.
20. К организационно-распорядительным документам относятся
приказы, распоряжения, решения.
20.1. Приказ издается по вопросам утверждения положений,
инструкций, правил и других документов, требующих утверждения, по
вопросам внутренней жизни суда, по кадровым вопросам приема,
перемещения, увольнения работников.
Приказ оформляется на общем бланке и содержит следующие
обязательные реквизиты: наименование организации, код организации,
название вида документа, дату и регистрационный номер, место
издания, заголовок, текст, подпись.
Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной
частей. В констатирующей части излагаются факты, события, оценка,
послужившие основанием для издания распорядительного документа. Если
приказ издается на основании распорядительного документа
вышестоящего органа, констатирующая часть должна содержать ссылку на
этот документ с указанием его наименования, даты, номера и
заголовка.
Если распорядительная часть приказа не нуждается в обосновании,
констатирующая часть отсутствует.
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5 |
Стр.6 |
Стр.7 |
Стр.8 |
Стр.9 |
Стр.10 |
Стр.11 |
Стр.12 |
Стр.13 |
Стр.14 |
Стр.15 |
Стр.16 |
Стр.17
|
