Стр. 3
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5
Неабходнасць пастаноўкi дакумента на кантроль, тэрмiны
выканання, выканаўцы i службовыя асобы, адказныя за кантроль,
устанаўлiваюцца ў рэзалюцыi кiраўнiка або ў тэксце дакумента
(загада, указання, пратакола, пастановы калегii).
На дакументах, якiя ўзяты на кантроль ва Упраўленнi спраў,
ставiцца адзнака аб кантролi (адзнака ставiцца на левым полi
першага лiста дакумента).
Кантроль за выкананнем вусных даручэнняў Мiнiстра, якiя
пастаўлены на кантроль, ажыццяўляецца памочнiкам Мiнiстра.
5.2. Арганiзацыя кантроля выканання.
5.2.1. Кантроль за выкананнем дакументаў устанаўлiваецца ў
мэтах забеспячэння iх своечасовага i якаснага выканання, павышэння
ўзроўню арганiзатарскай работы i выканаўчай дысцыплiны.
5.2.2. Сiстэма кантроля выканання ўключае:
улiк кантралiруемых дакументаў (даручэнняў) i iх своечасовае
давядзенне да выканаўцаў;
кантроль за тэрмiнамi выканання;
праверку i рэгулiраванне хода выканання, зняцце дакумента з
кантролю;
улiк i справаздачу аб вынiках выканання;
ацэнку стану выканальнiцкай дысцыплiны.
5.2.3. Улiк уваходных дакументаў, якiя ўзяты на кантроль i
кантроль выканання строяцца на базе рэгiстрацыйных даных:
рэгiстрацыйных картак або аўтаматызаваным банку рэгiстрацыйных
даных.
На адзiн дакумент, якi ўзяты на кантроль, запаўняецца дзве
рэгiстрацыйныя карткi. Першы экземпляр размяшчаецца ў кантрольную
картатэку ва Упраўленнi спраў, а другi экземпляр разам з дакументам
- у структурнае падраздзяленне. У структурным падраздзяленнi другi
экземпляр карткi размяшчаецца ў кантрольную картатэку, а дакумент -
выканаўцу.
Кантрольныя карткi групуюцца ў кантрольных картатэках згодна з
устаноўленым тэрмiнам выканання дакументаў (даручэнняў), па
выходным дакументам - згодна з чакаемай датай атрыманага адказу.
Кантрольная картатэка сiстэматызуецца па тэрмiнам выканання
дакументаў, па выканаўцам i г.д.
Картатэку належыць штодзённа праглядаць i аб прыблiжэннi
тэрмiну выканання iнфармаваць выканаўцаў (кiраўнiкоў). Папярэджанне
выканаўцаў ажыццяўляецца, як правiла, за 2-3 днi да заканчэння
ўстаноўленага тэрмiну. Пры аўтаматызаваным кантролi выканаўцам
накiроўваюцца машынаграмы-папярэджаннi (дадатак 15).
Сведчаннем выканання дакумента (даручэння) можа быць
падрыхтаваны выканаўцам i падпiсаны кiраўнiком выходны або
ўнутраны дакумент: адказ на запыт, паведамленне заявiцелю аб
прынятым рашэннi, загад, указанне i iнш. Пры адсутнасцi дакумента,
якi сведчыць аб выкананнi, выканаўца складае даведку аб выкананнi;
кароткая даведка выкладаецца ў картцы.
Напрыклад: "У справу № 03-8. Па паведамленню Мiнiстэрства
фiнансаў Рэспублiкi Беларусь (Iванова) пытанне вырашана станоўча".
Асабiсты подпiс (расшыфроўка подпiсу)
19.01.1998
Картка з матэрыяламi, якiя характарызуюць выкананне, падаюцца
адказнаму за кантроль для праверкi выканання i зняцця дакумента
(даручэння) з кантроля. Пры неякасным выкананнi дакумент з кантроля
не знiмаецца i пераходзiць у разрад невыкананых у тэрмiн дакументаў,
таксама можа быць прынята рашэнне аб неабходнасцi пераносу тэрмiна
выканання такога дакумента.
Iнфармацыя аб рэзультатах выканання дакументаў (даручэнняў)
абагульняецца патыднёва i даводзiцца да ведама кiраўнiцтва ў форме
зводкi аб выкананнi дакументаў i даручэнняў.
5.3. Тэрмiны выканання дакументаў.
5.3.1. Тэрмiны выканання вылiчваюцца ў каляндарных днях з даты
падпiсання (зацвярджэння) дакумента, а для паступiўшых - з даты
паступлення. Тэрмiны выканання могуць быць тыпавымi або
iндывiдуальнымi.
Тыпавыя тэрмiны выканання дакументаў устанаўлiваюцца
нарматыўнымi актамi органаў дзяржаўнай улады.
Iндывiдуальныя тэрмiны ўстанаўлiваюцца кiраўнiцтвам. Канечная
дата выканання ўказваецца ў тэксце дакумента або ў рэзалюцыi
кiраўнiка. У выпадку, калi тэрмiн выканання дакумента не ўказаны, ён
павiнен быць выкананы не больш чым у 10-дзённы тэрмiн.
5.3.2. Тыпавыя тэрмiны выканання:
пастановы, рашэннi, распараджэннi, загады, указаннi,
iнструкцыi вышэйстаячых органаў - адпаведна вызначанаму ў iх
тэрмiну;
запыты, прапановы i заявы дэпутатаў Нацыянальнага сходу
Рэспублiкi Беларусь i мясцовых Саветаў, прапановы, заявы i скаргi
грамадзян - у адпаведнасцi з iснуючым заканадаўствам Рэспублiкi
Беларусь;
пiсьмы ўстаноў, арганiзацый, прадпрыемстваў - адпаведна з
вызначаным у iх тэрмiнам або на працягу 10 дзён (пры адсутнасцi
вызначанага тэрмiну);
пiсьмы - запыты i пiсьмы даручэннi вышэйстаячых органаў - да
вызначанага у iх тэрмiну не пазней 15 дзён або на працягу 10 дзён
(пры адсутнасцi вызначанага тэрмiну);
тэлеграмы, якiя патрабуюць тэрмiновага рашэння - ад 2 да 5
дзён, астатнiя - на працягу 10 дзён;
унутраныя распарадчыя дакументы (загады, указаннi, пастановы
калегii, iнструкцыi) - да вызначанага ў iх тэрмiну;
пратаколы нарад - да вызначанага ў iх тэрмiну;
планы-графiкi - да вызначанага ў iх тэрмiну.
5.3.3. Змена тэрмiну выканання праводзiцца толькi па ўказанню
кiраўнiка. Аргументаваная просьба выканаўцы аб пераносе тэрмiну
накiроўваецца пiсьмова або вусна на iмя кiраўнiка, якi вызначыў
тэрмiн, адразу пасля атрымання задання або за некалькi дзён да
заканчэння тэрмiну выканання. Змяненне дакументуецца - ставiцца новы
тэрмiн, дата змянення i подпiс. Змяненнi ўносяцца ў рэгiстрацыйную
картку або банк рэгiстрацыйных даных.
5.3.4. Выкананне дакумента (даручэння) можа быць даручана
некалькiм выканаўцам. Выканаўца, указаны першым, з'яўляецца
адказным выканаўцам i адказвае за своечасовае i якаснае выкананне
задання ў цэлым. Адказнаму выканаўцу прадастаўляецца права
каардынаваць i кантраляваць дзеяннi выканаўцаў: склiкаць нарады,
патрабаваць неабходныя матэрыялы, даваць даручэннi i iнш.
6. Тэлеграмы, тэлефанаграмы i факсiмiльныя дакументы
6.1. Тэлеграмы афармляюцца ў двух экземплярах на тэлеграфным
бланку ўстаноўленай формы або на звычайнай паперы фармата А5, адзiн
экземпляр перадаецца на тэлеграф, другi падшываецца ў справу ва
Упраўленнi спраў.
6.2. Асноўныя рэквiзiты тэлеграмы: месца, дата, час перадачы
тэлеграмы (прастаўляецца тэлеграфам ва ўстаноўленым месцы);
рэгiстрацыйны нумар, адзнака (грыф) аб асобным вiду (серыя)
тэлеграмы, адрасат, ссылка на iндэкс i дату выходнага
(iнiцыятыўнага) дакумента, тэкст, подпiс.
6.3. Пасля тэксту тэлеграмы пад лiнiяй паказваецца тэлеграфны
адрас адпраўшчыка тэлеграмы, нумар тэлетайпа, назва службовай
асобы, якая падпiсала тэлеграму, яе асабiсты подпiс i расшыфроўка
подпiсу.
Тэкст тэлеграмы выкладаецца сцiсла, без злучнiкаў,
прыназоўнiкаў i займеннiкаў (калi iх адсутнасць не скажае сэнс), без
пераносаў i паправак. Знакi прыпынку пiшуцца славамi поўнасцю або
скарочана.
Верхнюю частку тэлеграмы (над лiнiяй) трэба друкаваць вялiкiмi
лiтарамi праз два iнтэрвалы без абзацаў, пад лiнiяй - звычайным
шрыфтам (дадатак 16).
6.4. Перадача мясцовых тэлеграм забараняецца. Тэрмiновая
iнфармацыя ў мясцовыя (мiнскiя) адрасы павiнна перадавацца
тэлефанаграмамi.
Тэлефанаграмы афармляюцца на звычайнай паперы фармата А5 або
на бланках.
Рэквiзiты, тэлефанаграмы: адрасат, назва вiду дакумента, дата i
рэгiстрацыйны iндэкс, гадзiны i хвiлiны яе перадачы (прыёму), тэкст,
подпiс, прозвiшчы тых, хто перадае i прымае тэлефанаграму з
указаннем пасад.
У адрасаце ўказваецца назва арганiзацыi, прозвiшча адрасата i
тэлефон, па якому перадаецца тэкст тэлефанаграмы.
Тэкст тэлефанаграмы павiнен быць сцiслым (дадатак 17).
6.5. Факсiмiльны дакумент можа перадавацца i прымацца як у
выглядзе выдрукоўкi, так i машыначытаемай копii дакумента.
У тым выпадку, калi персанальная ЭВМ адрасата падключана да
лакальнай сеткi, факсiмiльны дакумент рэгiструецца на месцы прыёма i
можа быць пераданы i запiсаны ў электроную паштовую скрыню
адрасата.
7. Машынапiсныя работы
7.1. Правiлы афармлення машыначытаемых дакументаў i машынаграм.
Машыначытаемыя дакументы - гэта дакументы, прыгодныя для
аўтаматычнага счытвання iнфармацыi, якая ў iм змешчана.
Машыначытаемыя дакументы патрэбна размяшчаць у iнфармацыйнай
прасторы лакальнай вылiчальнай сеткi згодна з зацверджаным
парадкам.
Асноўнымi вiдамi носьбiтаў, якiя прымяняюцца пры стварэннi
машыначытаемых дакументаў, з'яўляюцца магнiтныя носьбiты запiсу
(магнiтныя стужкi, магнiтныя дыскi, магнiтныя дыскеты).
Пад машынаграмай разумеецца дакумент на папяровым носьбiце, якi
створаны сродкамi вылiчальнай тэхнiкi ў пiсьмовай форме i
аформлены ва ўстаноўленым парадку.
7.2. Патрабаваннi да рукапiснага i машынапiснага афармлення
дакументаў.
Рукапiс дакумента пiшацца дакладна i выразна на стандартных
лiстках паперы, не дапускаецца пiсаць карандашом, чырвонымi або
зялёнымi чарнiламi, надта дробным почыркам i рабiць шматлiкiя
ўстаўкi, спасылкi, папраўкi.
Рукапiсны дакумент павiнен утрымлiваць усе неабходныя
рэквiзiты, быць аформлены ў адпаведнасцi з устаноўленымi
патрабаваннямi.
Пры перадачы рукапiсу ў друк складальнiк указвае неабходную
колькасць экземпляраў дакумента, дату здачы ў друк i подпiс.
Дакументы патрэбна друкаваць на бланках або на звычайнай паперы
фармата А4 або А5. Фармат А5 выкарыстоўваецца пры афармленнi
дакументаў (пiсем, дакладных запiсак, даведак i iнш.), аб'ём якiх не
перавышае 7-10 радкоў машынапiснага тэксту. Загады, указаннi,
пастановы калегii друкуюцца толькi на бланках фармата А4 незалежна
ад аб'ёму тэкста. Калi дакумент складаецца з некалькiх старонак, на
бланку друкуецца першая старонка дакумента, наступныя - на звычайнай
паперы аднолькавага з бланкам фармата i якасцi.
Правiлы размяшчэння тэксту прыведзены ў дадатку 18.
Чарговасць друкавання, з улiкам тэрмiновасцi дакумента,
устанаўлiваецца Кiраўнiком спраў i загадчыкам машынапiснага бюро.
Праверка, вычытванне надрукаванага матэрыялу выконваецца
выканаўцам.
8. Парадак размнажэння (тыражыравання)
8.1. Размнажацца (тыражыравацца) могуць дакументы службовага
характару.
8.2. Матэрыялы для размнажэння павiнны быць пададзены ў першым
экземпляры. Надрукаваны на машынцы тэкст павiнен быць роўным i
выразным, старонкi пранумараваны.
8.3. Размнажэнне (тыражыраванне) службовых матэрыялаў
праводзiцца:
да 15 старонак машынапiснага тэксту i тыражом да 25 экз. - ва
Упраўленнi спраў;
да 5 старонак i тыражом да 10 экз. - у прыёмных намеснiкаў
Мiнiстра;
звыш 15 старонак тыражом да 150 экз. - у размножвальным участку
Вылiчальна-аналiтычнага цэнтра i тыпаграфiях вучэбных устаноў
Мiнiстэрства адукацыi Рэспублiкi Беларусь.
На дакументы, якiя падлягаюць размнажэнню, афармляюцца
заказы (дадаткi 19, 20).
Вучэбныя планы, праграмы, метадычныя дапаможнiкi тыражыруюцца
Навукова-метадычным цэнтрам вучэбнай кнiгi i сродкаў навучання.
8.4. Пастановы, загады, указаннi, пастановы калегii
Мiнiстэрства адукацыi Рэспублiкi Беларусi, а таксама тэрмiновыя
дакументы размнажаюцца ў першую чаргу.
Дакументы з грыфам "Для службовага карыстання" могуць быць
размножаны толькi са згоды супрацоўнiка рэжымнага падраздзялення.
8.5. Пры афармленнi заказу на размнажэнне (тыражыраванне)
ўказваецца нумар заказу, колькасць экземпляраў. Улiк выкананых работ
вядзецца ў журнале.
8.6. Адказнасць за размнажэнне (тыражыраванне) дакументаў, iх
тыраж i выкарыстанне размножаных экземпляраў нясе кiраўнiк
структурнага падраздзялення, якi падпiсаў заказ.
9. Састаўленне наменклатур спраў
9.1. У мэтах правiльнага фармiравання i ўлiку спраў у
Мiнiстэрстве адукацыi Рэспублiкi Беларусь складаецца наменклатура
спраў (дадатак 21).
Наменклатура спраў уяўляе сабой пералiк назваў усiх спраў, якiя
заводзяцца, з указаннем тэрмiнаў iх захавання i iндэкса. Iндэкс
справы складаецца з абазначэння структурнага падраздзялення i
парадкавага нумара справы.
Напрыклад: 12-05, дзе
12 - гэта iндэкс структурнага падраздзялення;
05 - парадкавы нумар справы па наменклатуры.
Наменклатура спраў прызначана для групоўкi выкананых дакументаў
у справы, сiстэматызацыi i ўлiку спраў, iндэксацыi спраў i
вызначэння тэрмiнаў iх захавання. Наменклатура спраў з'яўляецца
схемай пабудавання даведачнай картатэкi на выкананыя дакументы i
асноваю для састаўлення вопiсаў спраў пастаяннага i часовага (звыш
10 гадоў) захавання.
Зводная наменклатура спраў мiнiстэрства складаецца на аснове
наменклатур спраў структурных падраздзяленняў (дадатак 22).
9.2. Адказнасць за распрацоўку наменклатур спраў структурных
падраздзяленняў ускладаецца на iх кiраўнiкоў, якiя прадстаўляюць
наменклатуры спраў ва Упраўленне спраў не пазней 20 снежня бягучага
года.
9.3. Наменклатурай спраў павiнны быць прадугледжаны ўсе
дакументы i справы як атрымлiваемыя, так i ствараемыя ў
мiнiстэрстве, адлюстроўваючыя дакументаваныя iмi ўчасткi работы, у
тым лiку справы грамадскiх арганiзацый.
9.4. У наменклатуру спраў бягучага года пры неабходнасцi
уносяцца дадатковыя справы, якiм прысвойваюцца рэзервовыя парадкавыя
нумары. Пры гэтым кiраўнiкi падраздзяленняў абавязаны ўзгадняць
пытанне аб завядзеннi новай справы з адказным за вядзенне архiва ў
мiнiстэрстве.
9.5. Зводная наменклатура спраў вiзiруецца загадчыкам архiва
мiнiстэрства, узгадняецца з Цэнтральнай экспертнай камiсiяй
мiнiстэрства, ЭПК Нацыянальнага архiва Рэспублiкi Беларусь i
зацвярджаецца намеснiкам Мiнiстра.
9.6. Пасля зацвярджэння зводнай наменклатуры спраў мiнiстэрства
намеснiкам Мiнiстра структурныя падраздзяленнi атрымлiваюць выпiскi
з адпаведных раздзелаў для выкарыстання ў рабоце.
9.7. Наменклатура спраў удакладняецца ў канцы кожнага года i
ўводзiцца ў дзеянне з 1 студзеня наступнага года.
9.8. Па заканчэннi каляндарнага года загадчык архiва сумесна з
адказным за вядзенне справаводства ў структурных падраздзяленнях у
канцы наменклатуры спраў складаюць вынiковы запiс аб катэгорыях i
колькасцi заведзеных спраў (дадатак 23).
10. Фармiраванне спраў
10.1. Фармiраванне спраў - гэта групоўка выкананых дакументаў у
справу ў адпаведнасцi з наменклатурай спраў.
10.2. У пачатку года на кожную прадугледжаную наменклатурай
справу заводзiцца асобная папка.
10.3. Фармiраваннем спраў у структурных падраздзяленнях
займаюцца асобы, адказныя за вядзенне справаводства.
10.4. Пры групiроўцы дакументаў у справу трэба правяраць
правiльнасць афармлення дакументаў (наяўнасць подпiсаў, даты,
iндэкса, паметак "у справу" i iнш.). Недааформленыя дакументы
вяртаюцца выканаўцам на дапрацоўку.
10.5. Дакументы пастаяннага i часовага тэрмiну захавання трэба
групаваць у асобныя справы.
Напрыклад: трэба асобна фармiраваць арыгiналы i копii
дакументаў, гадавыя, квартальныя i месячныя планы i справаздачы,
загады вышэйстаячай i падначаленай арганiзацыi, паколькi яны маюць
розныя тэрмiны захавання.
10.6. Кожная справа павiнна змяшчаць не больш 250 лiстоў. Калi
дакументаў больш, то заводзiцца другi том справы.
10.7. У справу фармiруюцца дакументы аднаго справаводнага
года.
10.8. Распарадчыя дакументы групуюцца ў справы па вiдах i
храналогii дадаткаў, якiя да iх адносяцца.
10.9. Загады па асноўнай дзейнасцi групуюцца асобна ад загадаў
па асабоваму складу.
10.10. Загады па асабоваму складу групуюцца ў адпаведнасцi з
устаноўленымi тэрмiнамi iх захавання.
10.11. Даручэннi вышэйстаячых арганiзацый i дакументы па iх
выкананнi групуюцца ў справы па накiраваннях дзейнасцi арганiзацыi.
10.12. Зацверджаныя планы, справаздачы, каштарысы, тытульныя
спiсы i iшпыя дакументы групуюцца асобна ад iх праектаў.
10.13. Перапiска групуецца, як правiла, за перыяд каляндарнага
года i сiстэматызуецца ў храналагiчнай паслядоўнасцi, дакумент-адказ
змяшчаецца за дакументам запытам.
10.14. Машыначытаемы дакумент у выглядзе выдрукоўкi грунтуецца
ў справу ў адпаведнасцi з наменклатурай спраў i захоўваецца па
агульных правiлах. На адваротнай старонцы першага лiста выдрукоўкi
машыначытаемага дакумента ўверсе запiсваецца iмя файла, пад якiм
захаваны машыначытаемы дакумент.
11. Экспертыза каштоўнасцi дакументаў
11.1. Экспертыза каштоўнасцi дакументаў - гэта вызначэнне
палiтычнага, народнагаспадарчага, сацыяльна-культурнага,
гiстарычнага i iншага значэння дакументаў у мэтах iх адбору на
дзяржаўнае захаванне i ўстанаўленне тэрмiнаў захавання або
знiшчэння.
11.2. Экспертыза каштоўнасцi дакументаў ажыццяўляецца
пастаяннадзеючай цэнтральнай экспертнай камiсiяй (ЦЭК) мiнiстэрства,
назначанай загадам Мiнiстра ў складзе не менш 3-5 чалавек (дадатак
24).
11.3. ЦЭК мiнiстэрства ажыццяўляе наступныя функцыi:
разглядае праекты наменклатур спраў мiнiстэрства i яго
структурных падраздзяленняў;
праводзiць штогадовы адбор дакументаў на захаванне i
знiшчэнне;
разглядае вопiсы спраў пастаяннага захавання i па асабоваму
складу выносiць рашэнне аб дазволе iх на зацвярджэнне
экспертна-праверачнай камiсiяй (ЭПК) Нацыянальнага архiва Рэспублiкi
Беларусь;
удзельнiчае ў падрыхтоўцы метадычных дапаможнiкаў па
справаводству, праектаў пералiку дакументаў, тыпавых намеклатур
спраў.
11.4. ЦЭК з'яўляецца дарадчым органам. Яе рашэннi зацвярджаюцца
кiраўнiком арганiзацыi. Пасяджэннi камiсii праводзяцца не радзей чым
два разы ў год i афармляюцца пратаколамi.
Экспертыза каштоўнасцi дакументаў праводзiцца на падставе
наменклатур спраў.
11.5. Па вынiках экспертызы каштоўнасцi дакументаў складаюцца
вопiсы дакументаў пастаяннага i доўгачасовага (звыш 10 гадоў)
захавання i акты аб выдзяленнi i знiшчэннi дакументаў, не
падлягаючых захаванню.
12. Афармленне спраў
12.1. Справы мiнiстэрства падлягаюць афармленню пры iх
завядзеннi i па завяршэннi года. Афармленне спраў уключае комплекс
работ па тэхнiчнай апрацоўцы i праводзiцца супрацоўнiкамi
адпаведных структурных падраздзяленняў пры метадычнай дапамозе i пад
кантролем загадчыка архiва мiнiстэрства.
12.2. У залежнасцi ад тэрмiнаў захавання праводзiцца поўнае цi
частковае афармленне спраў.
12.3. Для ўлiку колькасцi лiстоў у справе i фiксацыi
асаблiвасцей iх нумарацыi складаецца завяральны надпiс справы па
ўстаноўленай форме (дадатак 25).
12.4. Вокладка спраў пастаяннага i доўгачасовага захавання
афармляецца па ўстаноўленай форме (дадатак 26).
13. Састаўленне вопiсаў спраў
13.1. На завершаныя справы, якiя прайшлi экспертызу
каштоўнасцi, аформленыя ў адпаведнасцi з гэтымi патрабаваннямi i
падлягаюць здачы ў архiў, штогод складаюцца вопiсы.
13.2. Вопiс спраў - гэта архiўны даведнiк, якi прадстаўляе
сабою сiстэматызаваны пералiк загалоўкаў спраў i прызначаны для
раскрыцця складу i зместу спраў.
13.3. Вопiсы спраў структурных падраздзяленняў складаюцца
асобамi, адказнымi за вядзенне справаводства пад метадычным
кiраўнiцтвам загадчыка архiвам мiнiстэрства. Яны падлягаюць разгляду
на пасяджэннi экспертнай камiсii i зацвярджаюцца кiраўнiцтвам
падраздзялення (дадатак 27).
13.4. Вопiсы складаюцца асобна на:
справы пастаяннага захавання;
справы доўгачасовага захавання;
справы па асабiстаму складу.
13.5. На падставе вопiсаў спраў структурных падраздзяленняў
складаюцца гадавыя раздзелы зводных вопiсаў мiнiстэрства (дадатак
28).
13.6. Зводны вопiс спраў пастаяннага захавання, састаўлены ў
чатырох экземплярах, узгадняецца экспертнай камiсiяй мiнiстэрства i
зацвярджаецца экспертна-праверачнай камiсiяй Нацыянальнага архiва
Рэспублiкi Беларусь. Пасля гэтага зводны вопiс спраў пастаяннага
захавання перадаецца на зацвярджэнне намеснiку Мiнiстра.
14. Арганiзацыя захавання дакументаў
14.1. 3 моманту завядзення i да перадачы ў архiў мiнiстэрства
дакументы захоўваюцца ў структурных падраздзяленнях.
14.2. Кiраўнiкi структурных падраздзяленняў i супрацоўнiкi,
адказныя за вядзенне справаводства, нясуць адказнасць за захаванне
дакументаў i спраў. Справы знаходзяцца ў рабочых пакоях i спецыяльна
адведзеных для гэтай мэты памяшканнях, размяшчаюцца ў шафах, яюя
замыкаюцца. У мэтах павышэння аператыўнасцi пошуку дакументаў
справы размяшчаюцца ў адпаведнасцi з наменклатурай спраў. Выпiска з
наменклатуры спраў змяшчаецца ва ўнутраным баку шафы.
14.3. На вокладках спраў указваюцца iндэксы па наменклатуры.
15. Перадача спраў у цэнтральны архiў i парадак знiшчэння спраў
15.1. У сваёй практычнай дзейнасцi архiў мiнiстэрства кiруецца
заканадаўствам Рэспублiкi Беларусь, распарадчымi актамi
мiнiстэрства, нарматыўна-метадычнымi дакументамi Камiтэта па архiвах
i справаводству Рэспублiкi Беларусь, палажэннем аб ведамасным архiве
мiнiстэрства.
15.2. Перадача спраў у Цэнтральны архiў ажыццяўляецца па
графiку, якi зацвярджаецца кiраўнiцтвам Мiнiстэрства адукацыi
Рэспублiкi Беларусь.
15.3. У архiў мiнiстэрства перадаюцца справы пастаяннага,
доўгачасовага (звыш 10 гадоў) захавання i па асабоваму складу. Iх
перадача выконваецца толькi па вопiсах. Вопiсы спраў складаюцца
асобамi, адказнымi за вядзенне справаводства ў структурных
падраздзяленнях пры метадычнай дапамозе загадчыка архiвам
мiнiстэрства.
Завершаныя справы пастаяннага i доўгачасовага (звыш 10 гадоў)
захавання на працягу 2 гадоў застаюцца ў структурных падраздзяленнях
для даведачнай работы, а потым перадаюцца ў архiў мiнiстэрства.
15.4. Справы часовага (да 10 гадоў) захавання перадачы ў архiў
мiнiстэрства, як правiла, не падлягаюць, яны захоўваюцца ў
структурных падраздзяленнях i па сканчэннi тэрмiну захавання
падлягаюць знiшчэнню ва ўстаноўленым парадку. Яны могуць перадавацца
ў архiў мiнiстэрства толькi ў выключных выпадках па рашэнню
кiраўнiцтва мiнiстэрства.
15.5. Адбор спраў да знiшчэння i састаўлення на iх акта
(дадатак 29) выконваецца пасля падрыхтоўкi вопiсаў спраў
пастаяннага i доўгачасовага (звыш 10 гадоў) захавання ў гэты ж
перыяд.
15.6. Непасрэдны адбор дакументаў да знiшчэння ў структурных
падраздзяленнях ажыццяўляюць адказныя за вядзенне справаводства.
Праверку правiльнасцi праведзенага адбору ажыццяўляе экспертная
камiсiя.
15.7. Акт аб выдзяленнi дакументаў i спраў для знiшчэння
складаецца ў двух экземплярах, разглядаецца на пасяджэннi ЦЭК
мiнiстэрства адначасова з вопiсамi спраў, падпiсваецца членамi
экспертнай камiсii. Пасля ўзгаднення ЦЭК мiнiстэрства акт
прадстаўляецца на разгляд ЭПК Нацыянальнага архiва i зацвярджаецца
намеснiкам Мiнiстра толькi пасля зацвярджэння ЭПК Нацыянальнага
архiва вопiсу спраў пастаяннага захавання. Пасля гэтага мiнiстэрства
мае права знiшчаць справы, уключаныя ў дадзены акт.
15.8. Падлягаючыя знiшчэнню дакументы пасля зацвярджэння акта
здаюцца на перапрацоўку.
15.9. Пры першай перадачы на дзяржаўнае захаванне вопiсу спраў
пастаяннага захавання да яго прыкладаецца гiстарычная даведка аб
арганiзацыi, у якой выказваецца гiсторыя мiнiстэрства.
15.10. Пры наступным зацвярджэннi экспертна-праверачнай
камiсiяй архiўнага ўстанаўлення гадавых раздзелаў вопiсу спраў
складаюцца дапаўненнi да гiстарычнай даведкi аб змяненнях у назве,
функцыях структуры.
15.11. Справы выдаюцца з архiва па запытах работнiкаў апарата
Мiнiстэрства адукацыi Рэспублiкi Беларусь пад распiску.
15.12. Забараняецца рабiць якiя-небудзь паметкi i
падкрэслiваннi на дакументах, атрыманых з архiва.
15.13. Канфiскацыя i выдача дакументаў са спраў пастаяннага
захавання не дазваляецца. У выключных выпадках iх канфiскацыя
выконваецца з дазволу кiраўнiка мiнiстэрства з абавязковым
астаўленнем у справе дакладнай заверанай копii канфiскаванага
дакумента i ўкладаннем акта аб прычынах гэтага канфiскавання.
15.14. Допуск да справаў i дакументаў асоб, не працуючых у
апараце мiнiстэрства, выконваецца толькi па пiсьмоваму дазволу
мiнiстра або яго намеснiкаў.
15.15. Справы i дакументы, здадзеныя на пастаяннае захаванне ў
архiў, захоўваюцца ў iм на працягу 15 гадоў, пасля чаго перадаюцца
ва ўстаноўленым парадку на дзяржаўнае захаванне.
Кiраўнiк спраў П.А.Мiнкевiч
УЗГОДНЕНА
Пратакол ЭПК Нацыянальнага
архiва Рэспублiкi Беларусь
26.02.1998 № 2
Старшыня ЭПК
Л.I.Мурмыла
Дадатак 1 (п.2.2.6)
***** НА ПАПЯРОВЫМ НОСЬБIЦЕ
Дадатак 2 (п.2.2.6)
***** НА ПАПЯРОВЫМ НОСЬБIЦЕ
Дадатак 3 (п.2.2.6)
***** НА ПАПЯРОВЫМ НОСЬБIЦЕ
Дадатак 4 (п.2.2.6)
***** НА ПАПЯРОВЫМ НОСЬБIЦЕ
Дадатак 5 (п.2.3.1)
Склад рэквiзiтаў
1 - Дзяржаўны герб Рэспублiкi Беларусь;
2 - эмблема арганiзацыi;
3 - код арганiзацыi па Агульнадзяржаўным класiфiкатары
Рэспублiкi Беларусь "Прадпрыемствы i арганiзацыi" (АКПА);
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5
|
