Стр. 1
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5
ЗАГАД МIНIСТЭРСТВА АДУКАЦЫI РЭСПУБЛIКI БЕЛАРУСЬ
30 сакавiка 1998 г. № 175
АБ ЗАЦВЯРДЖЭННI IНСТРУКЦЫI ПА СПРАВАВОДСТВУ Ў АПАРАЦЕ
МIНIСТЭРСТВА АДУКАЦЫI РЭСПУБЛIКI БЕЛАРУСЬ
3 мэтай забеспячэння рацыянальнага вядзення справаводства,
якаснага i своечасовага выканання арганiзацыйна-распарадчых
дакументаў загадваю:
1. Зацвердзiць i ўвесцi ў дзеянне з 30 сакавiка 1998 г.
Iнструкцыю па справаводству ў апараце Мiнiстэрства адукацыi
Рэспублiкi Беларусь (дадаецца).
2. Упраўленню спраў (Мiнкевiч П.А.) арганiзаваць вывучэнне
Iнструкцыi з супрацоўнiкамi цэнтральнага апарата Мiнiстэрства.
3. Кiраўнiкам структурных падраздзяленняў Мiнiстэрства
забяспечыць строгае выкананне Iнструкцыi ўсiмi работнiкамi
падраздзяленняў.
4. Лiчыць страцiўшым сiлу загад Мiнiстэрства адукацыi
Рэспублiкi Беларусь ад 4 мая 1993 г. № 139.
5. Кантроль за выкананнем гэтага загаду ўскласцi на намеснiка
Мiнiстра Б.В.Iванова.
Мiнiстр В.I.СТРАЖАЎ
ЗАЦВЕРДЖАНА
Загад Мiнiстэрства адукацыi
Рэспублiкi Беларусь
30.04.1998 № 175
IНСТРУКЦЫЯ
па справаводству ў апараце Мiнiстэрства адукацыi
Рэспублiкi Беларусь
1. Агульныя палажэннi
1.1. Iнструкцыя па справаводству ў апараце Мiнiстэрства
адукацыi Рэспублiкi Беларусь (у далейшым Iнструкцыя) вызначае
асноўныя прынцыпы справаводства, устанаўлiвае агульныя патрабаваннi
да арганiзацыi работы з дакументамi ў апараце Мiнiстэрства адукацыi
Рэспублiкi Беларусь.
Iнструкцыя распрацавана ў адпаведнасцi з "Прыкладнай
iнструкцыяй па справаводству ў мiнiстэрствах, дзяржкамiтэтах i iншых
цэнтральных органах кiравання, установах, арганiзацыях i на
прадпрыемствах Рэспублiкi Беларусь", Дзяржаўным стандартам
Рэспублiкi Беларусь "Сiстэма арганiзацыйна-распарадчай дакументацыi"
(СТБ 6.38-95) i з'яўляецца абавязковай для выканання ўсiмi
работнiкамi апарата Мiнiстэрства адукацыi Рэспублiкi Беларусь.
Iнструкцыя ўстанаўлiвае парадак прыёму, улiку, падрыхтоўкi,
афармлення, размнажэння (тыражыравання), кантролю выканання,
захавання, апрацоўкi i выкарыстання дакументаў як традыцыйнымi
метадамi, так i з выкарыстаннем сродкаў вылiчальнай тэхнiкi i
сеткавых камунiкацый (лакальных i глабальных), утрымлiвае
ўлiка-рэгiстрацыйныя формы (рэгiстрацыйныя карткi, наменклатуру i
вопiс спраў i iнш.).
Палажэннi Iнструкцыi распаўсюджваюцца на
арганiзацыйна-распарадчую дакументацыю.
На арганiзацыйна-распарадчыя дакументы з грыфамi асобай
важнасцi, зусiм сакрэтна, сакрэтна, пiсьмы, заявы i скаргi
грамадзян, а таксама на дакументы, якiя не аднесены да сiстэмы
арганiзацыйна-распарадчай дакументацыi (планавая,
справаздачна-статыстычная, разлiкова-грашовая i iншыя, сiстэмы
дакументацыi), дзеянне Iнструкцыi распаўсюджваецца ў частцы, якая
закранае агульны парадак работы з дакументамi i падрыхтоўкi iх да
здачы ў архiў. Асаблiвасцi афармлення i апрацоўкi ўказаных
дакументаў рэгламентуюцца спецыяльнымi iнструкцыямi. Справаводства
па зваротах грамадзян вядзецца асобна ад агульнага справаводства.
Упраўленнi адукацыi аблвыканкамаў, гарадскiя i раённыя
аддзелы адукацыi, установы рэспублiканскага падпарадкавання i
навучальныя ўстановы вядуць справаводства на аснове
самастойна распрацаваных iнструкцый, iншых нарматыўна-метадычных
дакументаў, якiя не супярэчаць "Прыкладнай iнструкцыi па
справаводству ў мiнiстэрствах, дзяржкамiтэтах i iншых цэнтральных
органах кiравання, установах, арганiзацыях i на прадпрыемствах
Рэспублiкi Беларусь" i дадзенай Iнструкцыi, якiя ўзгадняюцца з
архiўнай установай Дзяржаўнай архiўнай службы Рэспублiкi Беларусь.
1.2. Пры аўтаматызаванай сiстэме апрацоўкi iнфармацыi (АСАI)
рэгiстрацыя, улiк, кантроль за праходжаннем i выкананнем дакументаў
вядуцца з аўтаматызаваных рабочых месцаў, арганiзаваных на базе
персанальных ЭВМ.
1.3. У аўтаматызаваным рэжыме выконваюцца наступныя вiды
работ:
1.3.1. з уваходнай карэспандэнцыяй:
рэгiстрацыя ўваходнай карэспандэнцыi за выключэннем
прадугледжанай пунктам 4.2.7;
фармiраванне i вядзенне машыначытаемай картатэкi ўлiку
ўваходных дакументаў у цэлым па апарату Мiнiстэрства адукацыi
Рэспублiкi Беларусь i ў кожным структурным падраздзяленнi;
кантроль за праходжаннем уваходных дакументаў у апараце
Мiнiстэрства адукацыi i яго структурных падраздзяленнях;
аператыўны пошук i выдача iнфармацыi па запытах;
выдача ўведамленняў аб наблiжэннi тэрмiнаў выканання ўваходнай
карэспандэнцыi.
1.3.2. 3 унутранай i выходнай дакументацыяй, ў тым лiку, калi
персанальная ЭВМ не падключана да лакальнай сеткi:
пераўтварэнне рукапiсу дакумента ў машыначытаемы дакумент;
захоўванне машыначытаемага дакумента на магнiтных носьбiтах
персанальных ЭВМ у якасцi iмянаванай вобласцi памяцi - файла;
рэдагаванне машыначытаемых дакументаў i наступнае захоўванне
машыначытаемага дакумента на магнiтных носьбiтах персанальных ЭВМ;
вывад на друк выдрукоўкi гатовага дакумента.
1.3.3. 3 унутранай i выходнай дакументацыяй, у тым лiку, калi
персанальная ЭВМ падключана да лакальнай сеткi:
пераўтварэнне рукапiсу дакумента ў машыначытаемы дакумент,
захоўванне i збiранне машыначытаемых дакументаў згодна з
зацверджаным парадкам;
рэдагаванне машыначытаемых дакументаў i наступнае захоўванне
машыначытаемага дакумента ў iнфармацыйнай прасторы лакальнай сеткi;
фармiраванне i падтрымка сiстэмы пошуку-выбару машыначытаемых
дакументаў;
аператыўны пошук i выдача машыначытаемых дакументаў па
запытах;
дасылка машыначытаемых выходных дакументаў па адрасах
глабальнай сеткi.
1.4. Адказнасць за арганiзацыю справаводства, выкананне
ўстаноўленных правiлаў i парадку работы з дакументамi ў структурных
падраздзяленнях апарата Мiнiстэрства адукацыi ўскладаецца на
кiраўнiкоў гэтых падраздзяленняў. Кiраўнiк структурнага
падраздзялення вызначае адказнага за вядзенне справаводства, якi
забяспечвае ўлiк i праходжанне дакументаў ва ўстаноўленыя тэрмiны,
iнфармуе кiраўнiцтва аб стане iх выканання, ажыццяўляе азнаямленне
работнiкаў з нарматыўнымi i метадычнымi дакументамi па
справаводству. Права, абавязкi работнiкаў, якiя ўдзельнiчаюць у
справаводчым абслугоўваннi мiнiстэрства, вызначаюцца службовымi
iнструкцыямi.
1.5. Дакументацыйнае забеспячэнне ўпраўлення, кантроль за
выкананнем у структурных падраздзяленнях мiнiстэрства адзiнай
сiстэмы справаводства, метадычнае кiраўнiцтва работай з дакументамi
i навучанне работнiкаў асновам справаводства ўскладаецца на
Упраўленне спраў.
1.6. Работнiк структурнага падраздзялення, на якога ўскладаецца
адказнасць за вядзенне справаводства, праходзiць iнструктаж ва
Упраўленнi спраў Мiнiстэрства адукацыi.
1.7. Работнiкi апарата мiнiстэрства павiнны быць азнаёмлены з
устаноўленым парадкам работы з дакументамi i Iнструкцыяй па
справаводству.
Работнiкi структурных падраздзяленняў апарата мiнiстэрства
нясуць персанальную адказнасць за выкананне патрабаванняў Iнструкцыi
па справаводству i за захаванасць дакументаў, якiя ў iх знаходзяцца.
Аб страце дакумента неабходна далажыць кiраўнiку структурнага
падраздзялення i ва Упраўленне спраў, а па прапановам, заявам i
скаргам грамадзян - ва Упраўленне па рабоце з кадрамi i прававым
забеспячэннi.
Перадача дакументаў або iх копiй работнiкам пабочных
арганiзацый дапускаецца з дазволу кiраўнiка мiнiстэрства або
структурнага падраздзялення.
Пры звальненнi або перамяшчэннi работнiка, у якога ёсць
дакументы, яны па ўказанню кiраўнiка структурнага падраздзялення
перадаюцца другому работнiку па акту перадачы.
2. Правiла падрыхтоўкi i афармлення дакументаў
2.1. Дакументаванне кiраўнiцкай дзейнасцi:
Дакументаванне кiраўнiцкай дзейнасцi заключаецца ў фiксацыi на
бумазе або iншых носьбiтах кiраўнiцкiх дзеянняў па ўстаноўленым
правiлам, гэта значыць у стварэннi кiраўнiцкiх дакументаў.
Дзейнасць арганiзацыi забяспечваецца сiстэмай узаемазвязаных
кiраўнiцкiх дакументаў, састаўляючых яго дакументаваную базу. Састаў
дакументаванай базы вызначаецца кампетэнцыяй арганiзацыi, кругам
кiраўнiцкiх функцый, парадкам вырашэння пытанняў (аднаасобны або
калегiяльны), аб'емам i характарам узаемасувязяў памiж арганiзацыямi
аднаго або розных узроўняў кiравання.
Згодна дзеючаму заканадаўству мiнiстэрства мае права выдаваць
толькi тыя распарадчыя дакументы, якiя прадугледжаны ў Палажэннi аб
Мiнiстэрстве адукацыi Рэспублiкi Беларусь i дзеючым
заканадаўствам.
Калегiяльны орган мiнiстэрства выдае рашэннi калегii, якiя
ўводзяцца ў дзеянне, як правiла, загадамi Мiнiстра.
Падрыхтоўка дакумента ўключае састаўленне i афармленне праекта
дакумента, яго падпiсанне, пры неаобходнасцi - узгадненне
(вiзiраванне) праекта, зацвярджэнне, размнажэнне (капiраванне).
Складальнiк дакумента адказвае за правiльнасць яго зместу,
афармлення, своечасовасць падрыхтоўкi.
На Упраўленне спраў ускладаецца праверка правiльнасцi
афармлення дакументаў.
Права выдання дакументаў, iх падпiсання, зацвярджэння,
узгаднення (вiзiравання) замацоўваецца ў Палажэннi аб Мiнiстэрстве
адукацыi Рэспублiкi Беларусь, у палажэннях аб структурных
падраздзяленнях i службовых iнструкцыях.
Пры падрыхтоўцы i афармленнi дакументаў неабходна
прытрымлiвацца правiлаў, якiя забяспечваюць юрыдычную сiлу
дакумента, аператыўнае i якаснае iх выкананне i пошук, магчымасць
апрацоўкi дакументаў з дапамогай сродкаў вылiчальнай тэхнiкi (ВТ).
Для надання дакументу юрыдычнай сiлы неабходна наяўнасць
абавязковых для дадзенага вiду дакумента рэквiзiтаў: назва
арганiзацыi-аўтара, код арганiзацыi-аўтара дакумента, назва вiду
дакумента, загаловак да тэксту, тэкст, дата, iндэкс, вiзы, подпiс.
Праверка адпаведнасцi дакумента дзеючаму заканадаўству
ўскладваецца на юрыдычную службу мiнiстэрства.
2.2. Бланкi дакументаў:
2.2.1. Дакументы павiнны афармляцца на бланках i мець
устаноўлены комплекс абавязковых рэквiзiтаў i стабiльны парадак iх
размяшчэння, якi ўстанаўлiваецца Дзяржаўным стандартам Рэспублiкi
Беларусь СТБ 6.38-95 "Сiстэма арганiзацыйна-распарадчай
дакументацыi".
2.2.2. Асобныя дакументы дапускаецца афармляць не на бланках
(напрыклад, унутраныя дакументы структурных падраздзяленняў), але з
абавязковым запаўненнем рэквiзiтаў з адпаведнай бланачнай
прадукцыi.
2.2.3. У апараце Мiнiстэрства адукацыi Рэспублiкi Беларусь
выкарыстоўваюцца наступныя бланкi: загадаў i ўказанняў, пастаноў
калегii i службовых пiсьмаў.
Пры распрацоўцы бланкаў выкарыстоўваюцца фарматы А4 (210 х 297
мм) i А5 (210 х 148 мм).
Бланкi дакументаў павiнны мець палi, мм: левае - 30, правае -
не меньш як 8; верхняе i нiжняе - не менш як 20.
Нанясенне палёў на бланку не абавязкова. Абмежавальныя меткi
для палёў i асобных рэквiзiтаў наносяцца на бланк у выглядзе
вугалкоў i лiнiй. Дапускаецца наносiць на бланк меткi для фальцоўкi
i меткi для прабiвання адтулiн дзiркаколамi.
2.2.4. Бланкi дакументаў распрацоўваюць на падставе вуглавога
або падоўжанага размяшчэння рэквiзiтаў.
2.2.5. Бланкi дакументаў неабходна друкаваць на белай паперы цi
паперы светлых тонаў фарбамi насычанага колеру.
Выкарыстанне бланкаў адвольнай формы не дазваляецца. Заказы на
выраб бланкаў робiць Упраўленне спраў пасля ўзгаднення з Упраўленнем
бухгалтарскага ўлiку, справаздачы i кантролю.
2.2.6. Узоры бланкаў i парадак размяшчэння рэквiзiтаў у
дадатках 1, 2, 3, 4.
2.2.7. Дакументы, якiя ствараюцца ад iмя двух i болей
арганiзацый, афармляюцца без бланка.
2.3. Афармленне рэквiзiтаў дакументаў.
2.3.1. Дакумент павiнен мець устаноўлены комплекс абавязковых
рэквiзiтаў i стабiльны парадак iх размяшчэння (дадаткi 5, 6).
Пры афармленнi арганiзацыйна-распарадчых дакументаў
выкарыстоўваецца наступны склад рэквiзiтаў:
Вiдарыс Дзяржаўнага герба Рэспублiкi Беларусь на бланку з
вуглавым размяшчэннем рэквiзiтаў змяшчаюць на верхнiм полi бланка
над сярэдзiнай радкоў назвы арганiзацыi, а на бланках з падоўжаным
размяшчэннем рэквiзiтаў - у цэнтры верхняга поля;
2.3.2. Назва арганiзацыi (поўная, а таксама скарочаная),
вышэйстаячай арганiзацыi, структурнага падраздзялення павiнны
адпавядаць назвам, устаноўленым адпаведнымi прававымi актамi.
Скарочаная назва прымяняецца толькi ў тым выпадку, калi яна афiцыйна
зафiксавана ў Палажэннi (Статуце) аб арганiзацыi.
2.3.3. Назва дакумента павiнна адпавядаць кампетэнцыi
арганiзацыi, зместу дакументаванага кiраўнiцкага дзеяння, а таксама
Табелю ўнiфiкаваных форм дакументаў. На пiсьмах назва дакумента не
паказваецца.
Перапiска памiж структурнымi падраздзяленнямi мiнiстэрства
забараняецца.
У залежнасцi ад зместу распазнаюць наступныя разнавiднасцi
службовых пiсьмаў: пiсьмы-запатрабаваннi, пiсьмы-адказы, пiсьмы
суправаджальныя, гарантыйныя i iнш.
У мiнiстэрстве выдаюцца i iншыя ўпраўленчаскiя дакументы: планы
работы, справаздачы, спраўкi, акты i iнш.
2.3.4. Датай дакумента з'яўляецца дата яго падпiсання; для
дакумента, якi прымае калегiяльны орган - дата яго прыняцця; для
зацверджанага дакумента - дата зацвярджэння. Дата дакумента ставiцца
службовай асобай, якая падпiсвае або зацвярджае дакумент.
Даты падпiсання, зацвярджэння, узгаднення дакумента, а таксама
даты, што змяшчаюцца ў тэксце, афармляюць лiчбавым спосабам.
Элементы даты прыводзяць арабскiмi лiчбамi ў адным радку ў наступнай
паслядоўнасцi: дзень месяца, месяц, год. Дзень месяца - дзвюма
лiчбамi ад 01 да 31, месяц - ад 01 да 12, год - чатырма лiчбамi.
Напрыклад: дату 18 студзеня 1998 года трэба афармляць
18.01.1998.
Пры афармленнi распарадчых i фiнансавых дакументаў мiнiстэрства
дапускаецца слоўна-лiчбавы спосаб афармлення дат: 18 студзеня 1998
года.
Iндэкс ствараемых i атрымлiваемых дакументаў складаецца з
парадкавага нумара, якi можа быць дапоўнены iндэксам па наменклатуры
спраў, iндэксам класiфiкатара, якi прымяняецца (карэспандэнтаў,
пытанняў дзейнасцi i iнш.).
2.3.5. Рэквiзiт "Месца складання або выдання дакумента"
размяшчаюць на агульным бланку пад рэквiзiтам "Дата" i "Iндэкс
дакумента". На бланках пiсьмаў на гэтым месцы размяшчаюць рэквiзiт
"Спасылка на iндэкс i дату ўваходнага дакумента", якi ўключае
iндэкс i дату дакумента, на якi даецца адказ.
2.3.6. Дакументы адрасуюць арганiзацыям, iх структурным
падраздзяленням, канкрэтным службовым i прыватным асобам.
Напрыклад: Мiнiстэрства аховы здароўя
Рэспублiкi Беларусь
Эканамiчны аддзел
або
Беларускi дзяржаўны тэхналагiчны
унiверсiтэт
Начальнiку аддзела кадраў
Iванову Т.С.
Пры адрасаваннi дакумента кiраўнiку арганiзацыi назва
арганiзацыi ўваходзiць у склад назвы пасады адрасата.
Напрыклад: Мiнiстру эканомiкi
Рэспублiкi Беларусь
Сiдараву I.С.
Калi дакумент накiроўваюць у некалькi аднародных арганiзацый,
iх назвы даюць абагульнена.
Напрыклад: Упраўленням адукацыi
аблвыканкамаў
або
Начальнiкам упраўленняў
адукацыi аблвыканкамаў
Рэквiзiт "Адрасат" не павiнен змяшчаць больш чатырох адрасаў.
Слова "Копiя" перад другiм, трэцiм, чацвёртым адрасатам не пiшуць.
Пры накiраваннi дакумента больш чым на чатыры адрасы складаюць
спiс рассылкi i на кожным дакуменце ўказваюць толькi адзiн адрасат.
2.3.7. Рэквiзiт "Паштовы адрас адпраўнiка" афармляюць у
адпаведнасцi з "Паштовымi правiламi", якiя дзейнiчаюць на тэрыторыi
Рэспублiкi Беларусь.
Напрыклад: Свiрыдовiч А.А.
вул.П.Глебкi, д.48, кв.3
220121, г.Мiнск
2.3.8. Загаловак да тэксту дакумента. У дакуменце фармата А4
перад тэкстам злева пiшацца загаловак, г.зн. кароткi (адна фраза, не
больш пяцi радкоў машынапiснага тэксту) пераказ яго зместу.
Загаловак павiнен граматычна дапасоўвацца да назвы дакумента.
Напрыклад: загад (аб чым?) "Аб правядзеннi Рэспублiканскага
конкурсу студэнцкiх навуковых работ",
пратакол (чаго?) "пасяджэння Вучонага савета".
У канцы загалоўка кропка не ставiцца. Загаловак павiнен
фармулявацца выканаўцам дакумента.
2.3.9. Тэкст дакумента павiнен быць як мага больш кароткiм,
дакладным, дэтальна адрэдагаваным i змяшчаць вычарпальную iнфармацыю
па закранутаму пытанню, якая выключае паўторныя запыты.
Тэкст прынята пачынаць з указання прычыны (падставы) для
складання дакумента (уводная частка), потым выкладаецца просьба,
прапанова, вывад, рашэнне, распараджэнне. Часам уводная частка можа
адсутнiчаць.
2.3.10. Рэквiзiт "Адзнака аб наяўнасцi дадатку" размяшчаецца
пасля тэксту дакумента перад рэквiзiтам "Подпiс".
Калi дакумент мае дадаткi, названыя ў тэксце, адзнака аб
наяўнасцi дадаткаў афармляецца па наступнай форме:
Дадатак: на 7 л. у 1 экз.
Калi дакумент мае дадаткi, не названыя ў тэксце, iх назвы
неабходна пералiчыць з указаннем колькасцi лiстоў у кожным дадатку i
колькасцi экземпляраў.
Напрыклад:
Дадатак: 1. Спiс вышэйшых навучальных устаноў на 5 л. у 1 экз.
2. Даведка аб падрыхтоўцы вучэбных устаноў да зiмовага
сезону на 3 л. у 1 экз.
Калi да дакумента прыкладаецца другi дакумент, якi мае дадатак,
адзнака аб наяўнасцi дадатку афармляецца па наступнай форме:
Дадатак: пiсьмо Нацыянальнага архiва ад 09.01.1998 № 4/303 i дадатак
да яго, усяго на 3 л. у 1 экз.
Калi дадаткi збрашураваны, колькасць лiстоў не называюць.
У распарадчых дакументах (загадах, указаннях) вылучэнне адзнакi
аб дадатку пасля тэкста не дапускаецца, указанне аб наяўнасцi
дадатка даецца ў тэксце дакумента: "Згодна з дадаткам", "дадатак",
"Дадатак 1", "...прадставiць пералiк дакументаў па дадаваемай форме"
i iнш.
На дадатку да распарадчага дакумента ў правым верхнiм вугле
неабходна рабiць адзнаку з указаннем назвы распарадчага дакумента,
яго даты i нумара.
Напрыклад: Дадатак
да загада Мiнiстра адукацыi
Рэспублiкi Беларусь
18.01.1998 № 102
На дакументах, зацверджаных распарадчымi актамi, адзнака аб
дадатку не ставiцца; у правым верхнiм вугле першай старонкi
зацвярджаемага дакумента ставiцца грыф зацвярджэння.
Дакументы - дадаткi афармляюцца з указаннем усiх неабходных
рэквiзiтаў дакумента (назвы вiда дакумента, загалоўка да тэксту,
подпiсу i iнш.).
2.3.11. Адзнака аб выканаўцы выходнага дакумента змяшчае
прозвiшча i нумар службовага тэлефона выканаўцы i ставiцца на
пярэднiм баку апошняга лiста ў левым нiжнiм вугле дакумента без
знакаў прыпынку. Пад адзнакай аб выканаўцы дакумента i нумарам яго
тэлефона дапускаецца ўказаць iндэкс машынiсткi (першыя лiтары iмя i
прозвiшча), колькасць надрукаваных экземпляраў i дату друкавання.
Напрыклад:
Сiдараў 222 62 14
СА
2.3.12. Подпiс дакумента.
Праект дакумента прадстаўляецца на подпiс адпаведнай службовай
асобе поўнасцю аформленым, правераным, узгодненым (пры
неабходнасцi), разам з дадаткамi i матэрыяламi, на падставе якiх ён
састаўлены.
Дакументы на бланках мiнiстэрства падпiсваюцца Мiнiстрам i яго
намеснiкамi. Асобныя дакументы (запыты, суправаджальныя пiсьмы,
тыпавыя тэксты адказа i iнш.) могуць падпiсвацца начальнiкамi
ўпраўленняў, аддзелаў у адпаведнасцi з iх паўнамоцтвамi, якiя
замацаваны ў палажэннях аб структурных падраздзяленнях i службовых
iнструкцыях.
У склад подпiсу ўваходзяць: назва пасады асобы, якая падпiсала
дакумент, асабiсты подпiс i яго расшыфроўка (iнiцыялы i прозвiшча).
Напрыклад:
Намеснiк Мiнiстра Асабiсты подпiс Б.В.Iваноў
Пры афармленнi дакумента не на бланку у назву пасады ўключаецца
назва арганiзацыi.
Напрыклад:
Мiнiстр адукацыi
Рэспублiкi Беларусь подпiс В.I.Стражаў
Пры падпiсаннi дакумента некалькiмi службовымi асобамi, iх
подпiсы размяшчаюць адзiн пад адным ў паслядоўнасцi адпаведна
займаемай пасадзе.
Напрыклад:
Мiнiстр адукацыi
Рэспублiкi Беларусь подпiс В.I.Стражаў
Галоўны бухгалтар подпiс А.А.Сiдарава
Пры падпiсаннi дакумента некалькiмi асобамi роўных пасад, iх
подпiсы размяшчаюць на адным узроўнi.
Напрыклад:
Намеснiк Мiнiстра Намеснiк Мiнiстра
адукацыi Рэспублiкi аховы здароўя
Беларусь Рэспублiкi Беларусь
______ Б.В.Iваноў ______ I.А.Сiдараў
подпiс подпiс
Калi службовая асоба, чый подпiс патрэбны на дакуменце,
адсутнiчае, то дакумент падпiсвае той, хто яе замяшчае: выконваючы
абавязкi або яго намеснiк. Пры гэтым абавязкова ўказваецца фактычная
пасада асобы, якая падпiсала дакумент, яе iмя i прозвiшча. Не
дапускаецца ставiць прыназоўнiк "За" або касую рысу перад назвай
пасады.
2.3.13. Узгадненне дакумента.
Узгадненне можа праводзiцца як унутры апарата мiнiстэрства
(структурнымi падраздзяленнямi i службовымi асобамi), так i знешне
(з падпарадкаванымi i непадпарадкаванымi арганiзацыямi).
Унутранае ўзгадненне афармляецца шляхам вiзiравання праекта
дакумента службовай асобай. Вiза дакумента ўключае назву пасады
вiзуючага, яго асабiсты подпiс, яе расшыфроўку i дату вiзiравання.
Адмаўляцца ад вiзiравання, а таксама рабiць якiя-небудзь
папраўкi ў дакуменце не дапускаецца. Заўвагi i дапаўненнi да праекта
дакумента выкладаюцца на асобным лiсце, аб чым пры вiзiраваннi
ставiцца адзнака "Заўвагi дадаюцца".
Напрыклад:
Начальнiк Галоўнага ўпраўлення
вышэйшай адукацыi
_______ А.А.Сiдараў
подпiс
13.02.1998
Заўвагi дадаюцца
Вiзы ставяцца на экземплярах дакументаў, якiя застаюцца ў
мiнiстэрстве, нiжэй подпiсу злева на пярэднiм баку апошняга лiста
дакумента.
Праекты загадаў, указанняў, пастаноў калегii вiзiруюцца на
першым экземпляры абаротнай старонкi апошняга лiста дакумента i пры
(капiраваннi) размнажэннi дакумента на копiях вiзы не ўзнаўляюцца. У
абавязковым парадку загады, указаннi, якiя выдаюцца ў апараце
мiнiстэрства, ўзгадняюцца з юрыдычнай службай, кiраўнiком спраў
(дадаткi 7, 8).
Пiсьмы i iншыя выходныя дакументы вiзiруюцца на копiях, якiя
застаюцца ў справе.
Пры неабходнасцi афармлення некалькiх вiз i адсутнасцi на
дакуменце свабоднага месца дапускаецца дадаваць да яго асобны "Лiст
узгаднення". На дакуменце робiцца адзнака "Лiст узгаднення
дадаецца".
Пералiк узгадняючых iнстанцый вызначае складальнiк дакумента,
зыходны з яго зместу.
Знешнее ўзгадненне афармляецца адпаведным грыфам.
Грыф узгаднення размяшчаюць нiжэй рэквiзiту "Подпiс" у левым
нiжнiм вугле дакумента. Грыф узгаднення складаецца са слова
"УЗГОДНЕНА", назвы пасады асобы, з якой узгадняецца дакумент,
уключаючы назву арганiзацыi, асабiстага подпiсу, яго расшыфроўкi i
даты.
Напрыклад:
УЗГОДНЕНА
Начальнiк Галоўнага ўпраўлення
Мiнiстэрства аховы здароўя
Рэспублiкi Беларусь
_________ А.С.Пятроў
подпiс
15.02.1998
Калi ўзгадненне дакумента праводзiцца калегiяльным органам або
пiсьмом, грыф узгаднення афармляюць па наступнай форме:
УЗГОДНЕНА
Пратакол пасяджэння
экспертнага Савета
18.02.1998 № 4
або
УЗГОДНЕНА
Пiсьмо Камiтэта па архiвах i
справаводству Рэспублiкi Беларусь
12.03.1998 № 01-10/115
Грыфы ўзгаднення з арганiзацыямi, падпадаючымi пад дзеянне
спецыяльных палажэнняў, трэба размяшчаць у прадугледжаным гэтымi
палажэннямi месцы.
Пры наяўнасцi аднаго грыфа ўзгаднення яго трэба размяшчаць ад
краю левага поля дакумента; два грыфа ўзгаднення - на адным узроўнi;
некалькi грыфаў узгаднення размяшчаюцца на дакуменце або лiсце
ўзгаднення двума вертыкальнымi радамi.
Знешнее ўзгадненне ў залежнасцi ад зместа дакумента
ажыццяўляецца ў наступнай чарговасцi:
з падначаленымi, аднароднымi i пабочнымi арганiзацыямi, калi
яны выступаюць абавязковым бокам праваадносiн, узнiкаючых праз
выданне дакумента або калi выданне дакумента закранае iх iнтарэсы;
з грамадскiмi арганiзацыямi - у выпадку неабходнасцi або ў
выпадках, якiя прадугледжаны актам заканадаўства;
з органамi, якiя ажыццяўляюць дзяржаўны мiжведамасны кантроль
(нагляд) у вызначанай вобласцi (эканамiчны, пажарны i iнш.);
з вышэйстаячымi органамi - у выпадках, калi заканадаўствам
прадугледжваецца магчымасць выканання кiраўнiцкiх дзеянняў толькi з
дазволу гэтых органаў.
2.3.14. Зацвярджэнне дакумента.
Зацвярджэнне - адзiн з спосабаў засведчання дакумента пасля яго
падпiсання. Дакумент, якi падлягае зацвярджэнню, набывае юрыдычную
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5
|
