Стр. 2
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5
падпiсання. Дакумент, якi падлягае зацвярджэнню, набывае юрыдычную
сiлу толькi з моманту яго зацвярджэння.
Зацвярджаюцца ўставы арганiзацый, палажэннi аб структурных
падраздзяленнях, калегiяльных органах, справаздачы i балансы,
структуры i штатныя расклады, iнструкцыi i iнш. дакументы.
Устанаўлiваюцца два спосабы зацвярджэння дакументаў:
зацвярджэнне службовай асобай, у кампетэнцыю якой уваходзiць круг
пытанняў, выкладаемых у дакуменце, або зацвярджэнне распарадчым
актам (загадам, указаннем). Распарадчы акт выдаецца, як правiла, у
выпадку, калi ўвядзенне зацвярджаемага дакумента патрабуе
дапаўняльных прадпiсанняў i растлумачэння або назва зацверджаемага
дакумента не прадугледжана дзеючым заканадаўствам.
Зацвярджэнне дакумента афармляецца грыфам зацвярджэння, якi
размяшчаецца ў правым верхнiм вугле дакумента. У залежнасцi ад
спосабу зацвярджэння грыф можа мець наступныя формы:
ЗАЦВЯРДЖАЮ
Мiнiстр адукацыi
Рэспублiкi Беларусь
_______ В.I.Стражаў
подпiс
15.03.1998
або
ЗАЦВЕРДЖАНА
Загад Мiнiстра адукацыi
Рэспублiкi Беларусь
17.03.1998 № 158
Словы "ЗАЦВЯРДЖАЮ" i "ЗАЦВЕРДЖАНА" друкуюць вялiкiмi лiтарамi
без двукосся.
Дакумент можа зацвярджацца некалькiмi службовымi асобамi
(сумесныя дакументы арганiзацый). У гэтым выпадку дакумент
афармляецца не на бланку i грыфы зацвярджэння размяшчаюцца на адным
узроўнi ў мяжы плошчы, адведзенай для рэквiзiта "назва арганiзацыi -
аўтара дакумента". Назва арганiзацыi ўключаецца ў назву службовых
асоб, якiя зацвярджаюць дакумент.
Дата зацвярджэння ў грыфе "ЗАЦВЯРДЖАЮ" ставiцца службовай
асобай, зацвердзiўшай дакумент; месяц i год дапускаецца друкаваць на
машынцы.
2.3.15. Пячатка на дакуменце.
На дакументах, якiя патрабуюць засведчання iх юрыдычнай сiлы,
ставiцца гербавая пячатка.
Адбiтак пячаткi на дакументах павiнен захоплiваць частку назвы
пасады i асабiстага подпiсу асобы, якая падпiсала дакумент.
2.3.16. Афармленне копiй дакумента.
Арганiзацыя можа засведчыць копii (выпiскi) толькi тых
дакументаў, якiя ствараюцца ў самой арганiзацыi. Зняць копiю з
дакументаў пабочных арганiзацый дапускаецца з вырашэння гэтых
арганiзацый. Як выключэнне дазваляецца вырабляць копii (выпiскi)
дакументаў, выдадзеных iншымi арганiзацыямi, пры рашэннi пытанняў
прыёму грамадзян на работу, пасведчанне iх працоўных, жыллёвых i
iншых правоў, пры фармiраваннi асабiстых спраў работнiкаў (копii
дыпломаў, пасведчанне аб адукацыi, працоўных кнiжак i iнш.).
Копiя (выпiска), знятая з дакумента, павiнна ўзнаўляць усе
рэквiзiты гэтага дакумента. Яе неабходна афармляць на бланку або
звычайнай паперы з узнаўленнем поўнага тэксту бланка арыгiнала. На
першым лiсце копii (выпiскi) у правым верхнiм вугле указваецца слова
"Копiя", або "Выпiска" без двукосся.
Пры засведчаннi копii дакумента нiжэй рэквiзiту "Подпiс"
ставяць завяральную адзнаку, у якую ўваходзяць надпiс "Дакладна",
назва пасады асобы, якая заверыла копiю, яе асабiсты подпiс,
iнiцыялы, прозвiшча i дата засведчання.
Напрыклад:
Дакладна
Галоўны iнспектар Упраўлення
па рабоце з кадрамi i прававым
забеспячэннi подпiс Н.В.Iванова
16.03.1998
Пры перасылцы копiй дакумента ў iншыя арганiзацыi або перадачы
яго на рукi завяральны подпiс сведчаць пячаткай.
На копiях выходных дакументаў, пакiнутых у справе
мiнiстэрства, тэкст бланкаў не ўзнаўляецца, ставiцца дата
падпiсання, рэгiстрацыйны iндэкс i завяральная адзнака.
Размножаныя экземпляры дакумента, якiя не ўзнаўляюць
факсiмiльны подпiс арыгiнала, сведчацца пячаткай Упраўлення спраў;
на экземплярах указваецца нумар заказу на размнажэнне, тыраж i дата
размнажэння. На размножаных экземплярах дакумента, узнаўляючых
факсiмiльны подпiс арыгiнала, пячатка не ставiцца.
2.3.17. Рэзалюцыя.
Рэзалюцыя - пiсьмовае ўказанне кiраўнiка аб парадку выканання
або выкарыстання дакумента.
Рэзалюцыя размяшчаецца ў правым верхнiм вугле першага лiста
дакумента, на пiсьмах пад рэквiзiтам "Адрасат", уключае прозвiшча
выканаўцы, змест даручэння i тэрмiн выканання. Рэзалюцыя павiнна
быць падпiсана i датавана.
Напрыклад: Iванову I.А.
Прашу падрыхтаваць заключэнне да 17.02.1998
Сiдараў Б.А. 08.02.1998
Пры некалькiх рэзалюцыях на дакуменце iх змест не дублiруецца.
Калi ў рэзалюцыi вызначаецца некалькi выканаўцаў, службовая
асоба, якая названа першай, як правiла, з'яўляецца адказнай за
своечасовае i якаснае выкананне задання ў цэлым.
Пры неабходнасцi афармлення складанай па зместу рэзалюцыi, а
таксама некалькiх рэзалюцый i немагчымасцi iх размяшчэння ў
адведзеным для рэзалюцыi месцы дапускаецца напiсанне рэзалюцый на
свабоднай плошчы пярэдняга боку першага лiста дакумента, не
закранаючы яго тэксту i палёў. Пры адсутнасцi на дакуменце месца
дапускаецца дадаваць да дакумента асобны лiст рэзалюцый з адзнакай
на дакуменце аб наяўнасцi такога лiста.
3. Афармленне сумесных дакументаў
3.1. Сумесныя распарадчыя дакументы арганiзацый, якiя выдаюць
аднолькавыя па форме дакументы (загады, пастановы i iнш.), выдаюцца
ў адпаведнай форме (загады, пастановы i iнш.). Дадатак 9.
3.2. Сумесныя распарадчыя дакументы арганiзацый, якiя выдаюць
розныя па форме дакументы, выдаюцца ў форме "сумеснага рашэння",
якое мае прававую сiлу распарадчага дакумента для кожнай
арганiзацыi, якая прыняла гэты дакумент.
3.3. На дакументах, складзеных сумесна некалькiмi
арганiзацыямi, рэгiстрацыйныя iндэксы аўтараў ставяць праз касую
рысу ў парадку ўказання аўтараў на дакуменце (злева направа).
3.4. Для дакументаў, якiя састаўлены сумесна некалькiмi
арганiзацыямi, датай дакумента з'яўляецца дата падпiсання яго
апошняй арганiзацыяй.
4. Арганiзацыя работы з дакументамi
4.1. Арганiзацыя дакументаабарота.
4.1.1. Рух дакументаў у арганiзацыi з моманту iх атрымання або
стварэння да завяршэння выканання, адпраўкi або здачы ў справу
стварае дакументаабарот арганiзацыi.
4.1.2. Арганiзацыя дакументаабарота павiнна адказваць наступным
патрабаванням:
праходжанне дакументаў у арганiзацыi павiнна быць аператыўным,
мэтанакiравана рэгулявацца i аптымальна ажыццяўляцца;
належыць выключыць лiшнiя iнстанцыi праходжання i дзеяннi з
дакументамi, не абумоўленыя дзелавой неабходнасцю;
у парадку праходжання i ў працэсе апрацоўкi асноўных катэгорый
дакументаў патрэбна дабiвацца максiмальнай аднолькавасцi;
парадак праходжання дакументаў у мiнiстэрстве павiнен
ажыццяўляцца строга ў адпаведнасцi са схемай праходжання дакументаў,
якая распрацоўваецца Упраўленнем спраў i зацвярджаецца Мiнiстрам.
Арганiзацыя дакументаабарота ва ўмовах прымянення сродкаў ВТ i
сеткавых камунiкацый павiнна забяспечваць сумяшчальнасць традыцыйнай
i аўтаматызаванай апрацоўкi дакументаў як аўтаномна працуючымi
персанальнымi ЭВМ, так i персанальнымi ЭВМ, падключанымi да
лакальнай вылiчальнай сеткi.
4.2. Прыём, рэгiстрацыя i выкананне ўваходных дакументаў.
4.2.1. Паступаючая ў мiнiстэрства карэспандэнцыя прымаецца i
апрацоўваецца цэнтралiзавана ва Упраўленнi спраў.
Апрацоўка ўваходнай карэспандэнцыi ажыццяўляецца, як правiла, у
дзень паступлення; паступiўшыя тэлеграмы належыць апрацоўваць у
першую чаргу.
4.2.2. Пры прыёме карэспандэнцыi адказны за вядзенне
справаводства правярае цэласнасць упакоўкi i правiльнасць дастаўкi
(паводле адрасу на канверце). Няправiльна дастаўленая карэспандэнцыя
накiроўваецца па прызначэннi, пры немагчымасцi ўстанаўлення адрасату
- вяртаецца адпраўшчыку з адзнакай на канверце "Памылкова
дастаўленая".
4.2.3. Канверты (пакеты) ўскрываюцца, за выключэннем дасланых
на адрас грамадскiх арганiзацый i з адзнакай "асабiста".
4.2.4. Канверты, як правiла, знiшчаюцца, акрамя наступных
выпадкаў:
калi дата паштовага штэмпеля патрэбна як сведчанне даты
адпраўкi або атрымання дакумента;
калi на дакуменце адсутнiчае рэквiзiт "дата дакумента";
калi дата дакумента iстотна адрознiваецца ад даты яго
атрымання;
калi на атрыманым дакуменце няма зваротнага адрасу адпраўшчыка.
Ва ўказаных выпадках канверт далучаецца да дакумента i пасля
выкарыстання дакумента падшываецца разам з iм у справу.
4.2.5. У выпадку адсутнасцi ў канвертах дадаткаў, лiстоў i iнш.
адпраўшчыку высылаецца запыт або паведамленне па тэлефону, а на
дакуменце ставiцца адзнака "Дадаткi запатрабаваны" з указаннем даты
запыту.
4.2.6. Рэгiстрацыя дакументаў - фiксацыя факта стварэння або
паступлення ў мiнiстэрства дакумента шляхам прастаўлення на iм
рэгiстрацыйнага iндэкса з наступным запiсам неабходных звестак аб
дакуменце ў рэгiстрацыйных формах.
4.2.7. На ўсiх без выключэння дакументах ставiцца рэгiстрацыйны
штэмпель з датай паступлення ў правым нiжнiм вуглу першага лiста
дакумента.
На стадыi першапачатковай апрацоўкi ўваходных дакументаў
неабходна выдзелiць дакументы, якiя не падлягаюць рэгiстрацыi,
згодна пералiку нерэгiстрыруемых дакументаў (дадатак 10).
Нерэгiстрыруемые дакументы накiроўваюцца па прызначэнню ў
структурныя падраздзяленнi для рэгiстрацыi ў спецыяльным журнале
(дадатак 11), папярэдне на iх ва Упраўленнi спраў прастаўляецца
рэгiстрацыйны штэмпель без запаўнення.
4.2.8. Для зручнасцi рэгiстрацыi i пошуку дакументаў
структурным падраздзяленням мiнiстэрства i групам карэспандэнтаў
прысвоены iндэксы (дадаткi 12, 13).
Рэгiстрацыя паступаючых у мiнiстэрства дакументаў ажыццяўляецца
цэнтралiзавана, ва Упраўленнi спраў.
4.2.9. Рэгiстрацыйны нумар ставiцца ў правым нiжнiм вугле
першай старонкi паступiўшага дакумента (СТБ 6.38-95) i складаецца з
iндэксаў карэспандэнта i структурнага падраздзялення мiнiстэрства,
парадкавага нумара паступлення па картатэцы дадзенай групы
карэспандэнтаў. Тут жа ўказваецца дата паступлення дакумента.
Напрыклад: 21-10/310 ад 12.01.1998, дзе:
21 - iндэкс карэспандэнта (Савет Мiнiстраў Рэспублiкi Беларусь);
10 - iндэкс структурнага падраздзялення (Упраўленне дашкольнага
выхавання);
310 - парадкавы нумар дакумента;
12.01.1998 - дата паступлення дакумента.
4.2.10. Для рэгiстрацыi ўсiх уваходных дакументаў запаўняецца
адзiная рэгiстрацыйна-кантрольная картка, прыгодная для апрацоўкi
сродкамi ВТ. Картка выкарыстоўваецца для ўлiку, кантролю выканання i
пошуку дакументаў (дадатак 14).
Картка запаўняецца пры дапамозе сродкаў ВТ, машынапiсным або
рукапiсным спосабам, у залежнасцi ад наяўнасцi тэхнiчных сродкаў.
Запаўняецца картка ў двух экземплярах.
З рэгiстрацыйна-кантрольных картак фармiруюцца даведачная i
кантрольная картатэкi, з дапамогай якiх ажыццяўляецца даведачная
работа па дакументах i кантроль за тэрмiнамi iх выканання.
Пры аўтаматызаванай рэгiстрацыi дакументаў (на машынных
носьбiтах) запiс выконваецца непасрэдна з дакумента з выкарыстаннем
устаноўленага набора абавязковых рэквiзiтаў. Запiс на машынных
носьбiтах дублiруецца машынаграмай карткi, якая выкарыстоўваецца ў
якасцi дапаможнай даведачнай картатэкi па месцы рэгiстрацыi ў мэтах
страхоўкi iнфармацыi i для прадухiлення паўторнай рэгiстрацыi пры
перадачы дакумента ў iншыя структурныя падраздзяленнi.
Пры аўтаматызаванай рэгiстрацыi фармiруецца банк рэгiстрацыйных
даных i арганiзуецца яго выкарыстанне пры ўлiку дакументаў, пошуку,
кантролю выканання, адбору дакументаў да захавання i знiшчэння,
аналiзу выканаўчай дзейнасцi i iнш.
Аўтаматызаваныя банкi даных забяспечваюць iнфармацыяй аб усiх
дакументах i месцы iх знаходжання работнiкаў мiнiстэрства пры
дапамозе вываду iнфармацыi на дысплей i вырабу машынаграм. Пры
частковай аўтаматызацыi пошукавых аперацый павiнна захоўвацца
сумяшчальнасць традыцыйнай i аўтаматызаванай сiстэм рэгiстрацыi i
пошуку.
4.2.11. Пасля рэгiстрацыi дакументы з Упраўлення спраў павiнны
перадавацца кiраўнiцтву на разгляд або непасрэдным выканаўцам у
дзень iх паступлення з двума экземплярамi рэгiстрацыйна-кантрольнай
карткi.
Кiраўнiк разглядае дакументы ў дзень iх паступлення. Тэлеграмы
i iншыя тэрмiновыя дакументы патрэбна перадаваць кiраўнiку па меры
iх паступлення.
Вынiкi разгляду дакументаў адлюстроўваюцца ў форме рэзалюцыi.
Рэзалюцыi павiнны ўтрымлiваць яснае i вычарпальнае ўказанне аб
парадку i характару выканання дакументаў i выканаўцы.
На дакуменце павiнна быць не больш адной рэзалюцыi. Наступныя
рэзалюцыi кiраўнiкоў неабходны, калi ў iх дэталiзуецца парадак
выканання дакумента.
Рэзалюцыя пераносiцца ў рэгiстрацыйна-кантрольную картку.
Дакумент з адным экземплярам карткi накiроўваецца (праз Упраўленне
спраў) выканаўцу, а першы экземпляр карткi накiроўваецца ва
Упраўленне спраў.
Пры неабходнасцi тэрмiновага выканання або азнаямлення з
дакументам некалькiх падраздзяленняў (службовых асоб) дакумент
вяртаецца ва Упраўленне спраў для зняцця неабходнай колькасцi (па
лiку выканаўцаў) копiй, якiя адначасова накiроўваюцца на выкананне
(арыгiнал дакумента перадаецца адказнаму выканаўцу з паметкай, каму
разасланы копii).
Калi размнажэнне дакумента не дазваляецца спецыяльнымi
правiламi, яго перадаюць выканаўцам па чарзе. Рух дакумента ў
працэсе яго выканання (азнаямлення) у абавязковым парадку фiксуецца
ў даведачным экземпляры рэгiстрацыйна-кантрольнай карткi Упраўлення
спраў.
Дакументы, якiя зарэгiстраваны ва Упраўленнi спраў, паўторнай
рэгiстрацыi ў падраздзяленнях не падлягаюць.
Дакументы перадаюцца на разгляд кiраўнiку падраздзялення або
яго намеснiку згодна ўстаноўленаму размеркаванню абавязкаў.
Дакументы, якiя не патрабуюць рашэння кiраўнiцтва, перадаюцца
непасрэдна выканаўцам згодна iх кампетэнцыi.
На выкананым дакуменце выканаўца ставiць адзнаку аб выкананнi
дакумента i накiраванне яго ў справу з указаннем iндэкса справы.
Адказны за вядзенне справаводства пераносiць адзнаку аб
выкананнi ў рэгiстрацыйна-кантрольную картку. Картка памяшчаецца ў
даведачную картатэку, дакумент падшываецца ў справу.
Дакументы, якiя падлягаюць захаванню ва Упраўленнi спраў па
прызначэннi, павiнны мець адзнаку або штэмпель "Вярнуць ва
Упраўленне спраў".
4.3. Рэгiстрацыя i адпраўка выходнай карэспандэнцыi:
4.3.1. Рэгiстрацыi падлягаюць дакументы, якiя накiроўваюцца ў
вышэйстаячыя органы, iнiцыятыўныя выходныя дакументы, якiя
патрабуюць выканання (адказу).
Выходныя дакументы рэгiструюцца ў структурных падраздзяленнях
(у журналах) пасля iх падпiсання Мiнiстрам або кiраўнiкамi
структурных падраздзяленняў у адпаведнасцi з iх паўнамоцтвамi. Пасля
гэтага дакументы перадаюцца на адпраўку ва Упраўленне спраў.
Звесткi аб дакументах-адказах рэгiструюцца на картках, на якiх
былi зарэгiстраваны адпаведныя дакументы-запыты. На выходным
дакуменце-адказу робiцца спасылка на выходны нумар
дакумента-запыта.
Iнiцыятыўнаму выходнаму дакументу прысвойваецца рэгiстрацыйны
iндэкс.
Iндэксам iнiцыятыўнага выходнага дакумента з'яўляецца iндэкс
справы, у якiм захоўваецца копiя адпраўленага дакумента (ставiцца ў
падраздзяленнi, якое саставiла дакумент), а праз дроб указваецца
парадкавы нумар рэгiстрацыi, якi ўзрастае ў межах года (ставiцца ў
момант рэгiстрацыi дакумента), напрыклад: 04-13/121.
Рэгiстрацыя дакументаў, iх далейшая апрацоўка i адпраўка
ажыццяўляецца, як правiла, у дзень падпiсання дакументаў; выходныя
тэлеграмы i тэлефонаграмы падлягаюць адпраўцы ў першую чаргу.
Выкананыя дакументы перадаюцца ва Упраўленне спраў у
незаканвертаваным вiдзе поўнасцю аформленыя, з адзнакай складальнiка
аб вiдзе паштовага адпраўлення (заказное, бандэроль) - пры
неабходнасцi.
Ва Упраўленнi спраў правяраецца правiльнасць афармлення
дакументаў: наяўнасць неабходных рэквiзiтаў, дадаткаў, адпаведнасць
даты адпраўкi даце падпiсання i рэгiстрацыi i iнш. Няправiльна
аформленыя дакументы вяртаюцца выканаўцам.
4.3.3. Для дакументаў, якiя адрасуюць пастаянным
карэспандэнтам, належыць карыстацца канвертамi з
адрасамi, загатаванымi друкарскiм спосабам.
На заказную карэспандэнцыю складаецца вопiс рассылкi, у якой
адпраўшчык ставiць сваё прозвiшча i дату адпраўкi. Вопiс са
штэмпелямi аддзялення сувязi падшываецца ў справу Упраўлення спраў.
Копii выходных дакументаў падшываюцца ў справы згодна з
наменклатурай спраў.
4.4. Рэгiстрацыя i праходжанне ўнутраных дакументаў:
4.4.1. Унутраныя дакументы рэгiструюцца пасля iх падпiсання.
Дакументы, якiя падпiсаны кiраўнiцтвам мiнiстэрства, падлягаюць
абавязковай рэгiстрацыi ва Упраўленнi спраў або ў структурных
падраздзяленнях у журналах.
4.4.2. Рэгiстрацыйным iндэксам распарадчага дакумента (загада,
указання) з'яўляецца яго парадкавы рэгiстрацыйны нумар у межах
дадзенага вiду дакумента, якi ўзрастае ў межах года. Загады па
асноўнай дзейнасцi рэгiструюцца асобна ад загадаў па асабiстаму
складу.
4.4.3. Устанаўлiваецца наступны парадак рэгiстрацыi
распарадчых дакументаў апарата мiнiстэрства:
пастановы калегii - дата i парадкавы нумар памочнiк
без iндэкса, Мiнiстра
напрыклад: 10.01.1998 № 7
загады:
па пытаннях асноўнай - дата i парадкавы нумар Упраўленне
дзейнасцi без iндэкса, спраў
напрыклад:
10.01.1998 № 15
па асабоваму складу - дата, парадкавы нумар з Упраўленне
цэнтральнага апарата лiтараваным абазначэннем, па рабоце з
напрыклад: кадрамi i
21.01.1998 № 16-к прававым
забеспячэннi
па водпусках - дата, парадкавы нумар з Упраўленне
лiтараваным абазначэннем, па рабоце з
напрыклад: кадрамi i
03.01.1998 № 13-ук прававым
забеспячэннi
па пытаннях - дата, парадкавы нумар з Упраўленне
узнагароджання работнiкаў лiтараваным абазначэннем, па рабоце з
адукацыi Рэспублiкi напрыклад: кадрамi i
Беларусь 17.01.119 № 11-н прававым
забеспячэннi
указаннi
па аператыўных пытаннях - дата i парадкавы нумар Упраўленне
асноўнай дзейнасцi без iндэкса, спраў
мiнiстэрства напрыклад:
11.01.1998 № 10
Рэгiстрацыйны iндэкс дакладной запiскi, даведкi, iншых
аналагiчных дакументаў фармулюецца таксама, як i iндэкс выходнага
дакумента.
4.5. Падрыхтоўка i афармленне матэрыялаў калегii.
4.5.1. Пасяджэннi калегii праводзяцца ў адпаведнасцi з планамi
работы.
Прапановы да плана работы калегii прадстаўляюцца структурнымi
падраздзяленнямi ў двух экземплярах у аддзел аналiтычнай работы,
пасля папярэдняга абмеркавання ў падраздзяленнях i ў адпаведных
намеснiкаў Мiнiстра i не пазней чым за 10 дзён да разгляду плана
калегii.
Праект плана работы калегii складаецца на аснове прапаноў
структурных падраздзяленняў, рашэнняў калегii, ўказанняў кiраўнiцтва
мiнiстэрства.
Праект плана зацвярджаецца на пасяджэннi калегii не пазней чым
за 10 дзён да пачатку плануемага перыяду.
Павестка чарговага пасяджэння калегii зацвярджаецца на
папярэднiм пасяджэннi. У праект павесткi ўключаюцца пытаннi,
поўнасцю падрыхтаваныя да разгляду на пасяджэннi калегii.
4.5.2. Матэрыялы да чарговага пасяджэння калегii прадстаўляюцца
памочнiку Мiнiстра не пазней чым за 7 дзён да пасяджэння i
складаюцца з:
даведкi (i, у выпадку неабходнасцi, дадаткаў), якая змяшчае
кароткi выклад сутнасцi пытання i абгрунтаванне прапаноў, уключаных
у праекты рашэння калегii або загада (аб'ёмам 7-8 старонак
машынапiснага тэксту);
праекта пастановы калегii або загада з указаннем выканаўцаў,
тэрмiнаў выканання i асоб, на якiх ускладаецца кантроль за iх
выкананнем, (аб'ёмам не больш 4 старонак машынапiснага тэксту);
спiсу асоб, якiя запрашаюцца на пасяджэнне калегii, з указаннем
прозвiшча, iмя, iмя па бацьку (поўнасцю), пасады i месца работы.
У пасяджэннi калегii ўдзельнiчаюць асобы, якiя маюць
непасрэдныя адносiны да разглядаемых пытанняў.
Запрашэнне iх ажыццяўляецца адпаведнымi структурнымi
падраздзяленнямi па спiсу, зацверджанаму кiраўнiцтвам мiнiстэрства.
4.5.3. Матэрыялы да пасяджэння калегii рыхтуюцца структурнымi
падраздзяленнямi.
4.5.4. У тых выпадках, калi матэрыялы не могуць быць
прадстаўлены ва ўказаныя тэрмiны або неабходнасць у абмеркаваннi
пытання адпала, кiраўнiк падраздзялення з ведама намеснiка
Мiнiстра, якi курыруе структурнае падраздзяленне, дакладвае аб гэтым
старшынi калегii, а ў яго адсутнасць - першаму намеснiку Мiнiстра i
прынятае рашэнне даводзiць да ведама памочнiка Мiнiстра.
4.5.5. Матэрыялы, прадстаўленыя з парушэннем устаноўленых
тэрмiнаў, уключаюцца ў чарговую павестку пасяджэння калегii толькi
з дазволу старшынi або першага намеснiка Мiнiстра.
4.5.6. Матэрыялы да пасяджэнняў калегii размнажаюцца не пазней
чым за 7 дзён да правядзення калегii Упраўленнем спраў.
4.5.7. Пастановы калегii ў канчатковай рэдакцыi рыхтуюцца
адпаведнымi падраздзяленнямi не больш чым у пяцiдзенны тэрмiн (калi
калегiяй не ўстаноўлены iншыя тэрмiны), пасля чаго перадаюцца на
подпiс старшынi калегii праз памочнiка Мiнiстра.
Пастановы калегii праводзяцца ў жыццё, як правiла, загадамi
Мiнiстра.
4.5.8. Памочнiк Мiнiстра ажыццяўляе сiстэматычны кантроль за
дапрацоўкай i прадстаўленнем ва ўстаноўленыя тэрмiны на подпiс
кiраўнiцтву пастаноў калегii, загадаў i пiсем па выкананнi пастаноў
калегii.
Аператыўны кантроль за выкананнем пастаноў калегii (загадаў па
выкананнi пастаноў калегii) ажыццяўляюць супрацоўнiкi, указаныя ў
п.5.3.3 Iнструкцыi.
Падпiсаныя пастановы калегii структурнае падраздзяленне, якое
рыхтавала пытанне, рассылае падведамным навучальным установам i
арганiзацыям праз Упраўленне спраў.
4.6. Улiк аб'ёму дакументаабарота.
4.6.1. Пад аб'ёмам дакументаабарота падразумеваецца колькасць
дакументаў, атрыманых (уваходных) i створаных (унутраных, выходных)
мiнiстэрствам за выбраны адрэзак часу (год, месяц).
Вынiкi ўлiку аб'ёму дакументаў абагульняюцца Упраўленнем спраў
i прадстаўляюцца кiраўнiцтву мiнiстэрства для выпрацоўкi мер па
ўдасканаленню работы з дакументамi.
Звесткi аб аб'ёме дакументаабарота неабходны для ўстанаўлення
структуры i штатнай колькасцi справаводнай службы, выбару тэхналогii
работы з дакументамi i тэхнiчных сродкаў для механiзацыi
справаводных працэсаў, вызначэння ступенi загрузкi падраздзялення i
асобных работнiкаў.
4.6.2. Падлiк колькасцi дакументаў праводзiцца па
рэгiстрацыйным формам у месцы iх рэгiстрацыi.
За адзiнку падлiку прымаецца сам дакумент без улiку копiй, якiя
ствараюцца пры капiраваннi i размнажэннi. Кожны дакумент улiчваецца
адзiн раз.
Колькасць уваходных дакументаў устанаўлiваецца штодзённа ва
Упраўленнi спраў, а выходных дакументаў - у структурных
падраздзяленнях адказнымi за вядзенне справаводства.
Унутраныя дакументы падлiчваюцца па месцы iх рэгiстрацыi.
Размножаныя экземпляры (копii) падлiчваюцца асобна па журналах.
Дакументы, якiя паступаюць i ствараюцца ў апараце мiнiстэрства
падлiчваюцца асобна.
4.6.3. Падлiк аб'ёму дакументаабарота можа праводзiцца поўны
або выбарачны (па ўсiм мiнiстэрстве, па структурным падраздзяленням,
па групах дакументаў).
4.7. Захаванне i прымяненне пячатак i бланкаў.
4.7.1. Пячаткi i бланкi захоўваюцца i прымяняюцца ў
адпаведнасцi з наступнымi правiламi:
--------------------T-----------------------T----------------------
Назва ¦ Захоўваецца ¦ Прымяняецца
--------------------+-----------------------+----------------------
Пячатка з вiдарысам ва Упраўленнi па рабоце на дакументах, на якiх
Дзяржаўнага герба з кадрамi i прававым адбiтак пячаткi з
Рэспублiкi Беларусь забеспячэннi вiдарысам Дзяржаўнага
герба прадугледжаны
заканадаўствам
Рэспублiкi Беларусь
бланкi, якiя ва Упраўленнi спраў i у адпаведнасцi з
выкарыстоўваюцца выдаюцца пад распiску, пунктам 2.2
ў мiнiстэрстве адказным за вядзенне
справаводства ў
структурных
падраздзяленнях
4.7.2. Пячатка з вiдарысам Дзяржаўнага герба Рэспублiкi
Беларусь захоўваецца ў сейфе або спецыяльнай металiчнай шафе
(скрынцы); бланкi - у шафах i сталах, якiя закрываюцца на замок.
5. Кантроль выканання дакументаў
5.1. Задачы кантроля выканання.
Мэтай кантролю з'яўляецца забеспячэнне своечасовага i якаснага
выканання даручэнняў, зафiксаваных у дакументах.
Кантролю падлягаюць усе зарэгiстраваныя дакументы: уваходныя,
выходныя i ўнутраныя дакументы, якiя па свайму характару патрабуюць
вырашэння (адказу). На кантроль могуць быць пастаўлены таксама
вусныя даручэннi кiраўнiцтва.
Кантроль ажыццяўляюць кiраўнiкi, Упраўленне спраў i адказныя
выканаўцы. Кантроль за тэрмiнамi выканання, улiк i справаздача аб
вынiках выканання ўваходных дакументаў ажыццяўляецца Упраўленнем
спраў. Кантроль выканання арганiзацыйна-распарадчых дакументаў у
апараце мiнiстэрства ажыццяўляецца па даручэннi кiраўнiцтва
мiнiстэрства спецыяльнай службай, якая ўваходзiць у састаў
Упраўлення спраў або спецыяльна назначанай асобай. Кантроль за
выкананнем выданых мiнiстэрствам дакументаў, накiраваных
арганiзацыям i вучэбным установам, якiя знаходзяцца ў
падпарадкаваннi мiнiстэрства, ажыццяўляюць структурныя
падраздзяленнi мiнiстэрства, якiя падрыхтавалi гэты дакумент.
Кантроль выканання дакументаў другiх сiстэм дакументацыi (планавай,
па матэрыяльна-тэхнiчнаму забеспячэнню i iнш.) вядзецца па даручэнню
кiраўнiкоў у адпаведных структурных падраздзяленнях.
Неабходнасць пастаноўкi дакумента на кантроль, тэрмiны
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5
|
