Стр. 3
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5
собственности НТД передается правопреемнику.
При приватизации государственной организации документы
передаются на хранение в архив или хранятся в приватизированной
организации до истечения установленных сроков хранения.
При ликвидации организации государственной формы собственности
НТД, относящаяся к НАФ, передается в архив.
132. НТД принимается на хранение в виде подлинников или
заменяющих их копий, если физическое состояние подлинников
неудовлетворительное.
133. Сроки ведомственного хранения НТД НАФ в организациях,
включенных в списки № 1 и № 2, могут быть продлены на основании
договора о сроках, условиях ведомственного хранения и использования
документов между архивом и организацией.
Организации негосударственной формы собственности передают на
хранение НТД в сроки и на условиях, установленных в договоре о
передаче архивных документов на хранение в архив.
134. НТД передается в архив по описям НТД, согласованным ЭК
организации, утвержденным руководителем организации и ЭМК архива, с
соответствующим НСА и страховыми копиями на особо ценные документы.
135. Прием НТД проводится поединично или полистно по описям НТД
с проверкой физического состояния, качества НТО, количества листов,
со сверкой заголовков внутренней описи и чертежей, заголовков
единицы хранения в описи и на обложке.
На всех экземплярах описи НТД делается отметка о приеме
документов в архив. Все экземпляры описи НТД подписывают работник
организации, сдавшей документы, и работник архива, принявший
документы.
Три экземпляра описи НТД передаются в архив, четвертый - в
организацию.
136. Прием НТД на хранение оформляется актом приема-передачи
документов на хранение в двух экземплярах, который утверждается
директором архива и руководителем организации. Один экземпляр акта
остается в архиве, второй передается в организацию.
137. При приеме НТД ликвидированных организаций, не имеющих
правопреемников, акты приема-передачи составляются в двух
экземплярах и утверждаются директором архива.
138. Прием НТД от организаций негосударственной формы
собственности на временное хранение с сохранением права
собственности за организацией осуществляется по описям НТД.
139. При необнаружении НТД, включенной в опись НТД,
составляется акт о необнаружении документов, пути розыска которых
исчерпаны.
При обнаружении неисправимо поврежденной НТД составляется акт о
неисправимых повреждениях документов.
Устранение дефектов за счет собственных средств проводит
организация, передающая документы.
РАЗДЕЛ VII
ОРГАНИЗАЦИОННО-МЕТОДИЧЕСКОЕ РУКОВОДСТВО И КОНТРОЛЬ ЗА РАБОТОЙ СНТД
ГЛАВА 20
МЕТОДИЧЕСКАЯ ПОМОЩЬ И КОНТРОЛЬ ЗА РАБОТОЙ СНТД
140. Организационно-методическое руководство и контроль за
работой СНТД - это комплекс мероприятий архива, направленных на
формирование и обеспечение сохранности НТД, находящейся на
ведомственном хранении.
141. Архив осуществляет организационно-методическое
руководство, контроль за работой СНТД, принимает участие в работе ЭК
организаций, оказывает методическую и практическую помощь в
разработке перечней и положений о СНТД (архивах) и ЭК организаций.
Архив осуществляет методическую помощь по отбору и подготовке НТД к
передаче на хранение, в составлении планов-графиков передачи НТД на
хранение, организует и осуществляет мероприятия по обмену опытом и
повышению квалификации работников ведомственных архивов, проводит
совещания, семинары и консультации.
142. В соответствии с постановлением Совета Министров
Республики Беларусь от 22 декабря 1998 г. № 1947 «О Государственном
надзоре за соблюдением законодательства по архивному делу и ведению
делопроизводства в Республике Беларусь» (Собрание декретов, указов
Президента и постановлений Правительства Республики Беларусь,
1998 г., № 36, ст. 928) государственный надзор за соблюдением
законодательства по архивному делу и делопроизводству осуществляет
Государственная инспекция архивов и делопроизводства Республики
Беларусь (далее - Госархивнадзор).
143. Архив осуществляет контроль за работой СНТД путем
проведения комплексных, тематических и контрольных проверок в
организациях, включенных в списки № 1 и № 2.
144. В процессе комплексной проверки осуществляется контроль за
соблюдением требований технических нормативных правовых актов,
нормативных правовых актов и методических документов по вопросам
работы с НТД; условий хранения и физического состояния НТД,
состояния учета и НСА, проведением экспертизы ценности и обработки
документов, наличием перечней, подготовкой НТД к передаче на
хранение.
При обследовании условий хранения НТД в организации проверяется
обеспечение сохранности документов: наличие хранилищ, рабочих
комнат, оборудования, состояние температурно-влажностного режима,
наличие средств для обеспыливания документов, охранно-пожарной
сигнализации и средств пожаротушения; выявляются случаи гибели
документов в результате стихийных бедствий, факты уничтожения их без
согласования с архивом.
При обследовании состояния учета и НСА проверяются формы учета,
виды каталогов, наличие описей, актов, паспорта служб НТД и
документационного обеспечения управления (далее - ДОУ) организаций,
порядок приема-передачи дел при смене руководителя организации и
заведующего архивом (ответственного за архив).
Комплексная проверка проводится не реже одного раза в пять лет.
145. Тематическая проверка проводится по отдельным направлениям
деятельности СНТД (архива) организации по мере необходимости, но не
чаще одного раза в год.
146. Контрольная проверка осуществляется в целях контроля
выполнения замечаний и предложений, высказанных в ходе комплексной
или тематической проверок.
Контрольная проверка проводится по мере необходимости после
проведения комплексной или тематической проверки.
147. По итогам проверок составляется справка.
При проведении проверок инспекторами Госархивнадзора результаты
оформляются актом. При обнаружении недостатков инспекторами
составляется предписание с указанием мер по их устранению и сроков
исполнения.
В случае неустранения организацией выявленных нарушений в
установленные предписанием сроки инспектор составляет протокол об
административном правонарушении, который передается в
соответствующие органы для принятия решения о привлечении
должностного лица к административной ответственности в порядке,
установленном законодательством Республики Беларусь. Результаты
проверок доводятся до сведения руководителя организации.
148. Одной из форм контроля является паспортизация СНТД
организаций. Паспортизация проводится ежегодно.
ГЛАВА 21
ПОРЯДОК ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ АРХИВА С ОРГАНИЗАЦИЯМИ НЕГОСУДАРСТВЕННОЙ
ФОРМЫ СОБСТВЕННОСТИ
149. Архив оказывает организационно-методическую помощь
организациям негосударственной формы собственности на основании
договоров.
150. При приватизации организация представляет в архив сведения
о хранящихся у нее документах, на основании которых архив принимает
решение о целесообразности передачи документов организации-
правопреемнику. Принятое решение оформляется заключением на
документы приватизируемой организации по форме согласно приложению
18.
151. На основании заключения документы приватизированной
организации в упорядоченном состоянии могут передаваться на
временное хранение организации-правопреемнику, а при отсутствии
правопреемника или несоответствии условий хранения документов - в
архив. Передача документов осуществляется по акту приема-передачи
документов при приватизации организации по форме согласно приложению
19.
ГЛАВА 22
УЧЕТ РАБОТЫ АРХИВА С ОРГАНИЗАЦИЯМИ
152. В целях организации контроля и оказания научно-
методической помощи организациям в архиве ведутся картотека учета
работы с организациями, включенными в списки № 1 и № 2; журнал
регистрации консультаций по форме согласно приложениям 20, 21;
наблюдательные дела организаций (отдельно для СНТД и ДОУ).
153. Картотека учета работы с организациями составляется на
основании списков № 1 и № 2 и ведется на специальных карточках учета
работы архива с организациями. Карточка заполняется на основании
анкеты для постановки организации на учет в архиве, паспорта служб
НТД и ДОУ организаций, справок проверок, протоколов ЭМК архива.
154. В наблюдательное дело СНТД включаются: анкета для
постановки организации на учет в архиве, нормативные правовые акты о
создании, реорганизации и ликвидации организации, копии свидетельств
о государственной регистрации организации, копии приказов
руководителя организации о создании ЭК, историко-архивные справки,
перечни, положения об СНТД (архиве) и ЭК организации, справки и акты
проверок, предписания, паспорта служб НТД и ДОУ организаций, планы-
графики передачи НТД на хранение, акты о выделении к уничтожению
документов, не подлежащих хранению, копии протоколов ЭК организаций,
выписки из протоколов ЭМК архива и другие документы.
В наблюдательное дело организации негосударственной формы
собственности дополнительно включаются договоры, заключения на
документы приватизируемой организации, акты приема-передачи
документов при приватизации организации, другие документы.
Наблюдательное дело имеет внутреннюю опись, которая дополняется
по мере поступления документов.
Наблюдательные дела и карточки учета работы архива с
организациями имеют единый номер, который присваивается по мере
постановки организации на учет по спискам № 1 и № 2.
Сведения об исключении организаций из списков № 1 и № 2
вносятся в карточки учета работы архива с организациями.
Наблюдательные дела и карточки организаций, исключенных из
списков № 1 и № 2 (ликвидированных, реорганизованных, переданных
другим архивам), хранятся отдельно.
155. Работа с организациями, включенными в списки № 1 и № 2,
находящимися в областях, проводится совместно с органами
Государственной архивной службы Республики Беларусь в областях и
г. Минске.
РАЗДЕЛ VIII
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ НТД
ГЛАВА 23
ОСНОВНЫЕ ФОРМЫ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ НТД
156. Использование НТД - применение пользователями НТД и (или)
информации, в них содержащейся, в целях удовлетворения
информационных потребностей граждан, общества, государства, а также
в целях развития науки, техники, культуры.
157. НТД, хранящаяся в архиве, используется при выполнении
научно-исследовательских, проектно-конструкторских, испытательных
работ, при исследовании проблем науки и техники, при реставрации
памятников архитектуры, реконструкции, ремонте, эксплуатации
объектов, при разработке новых стандартов, при повторном
проектировании, для наведения справок, изготовления копий, выписок и
в других случаях.
158. Основными формами использования НТД в архиве являются:
информационное обеспечение пользователей в инициативном
порядке, а также в соответствии с их запросами;
предоставление документов пользователям для работы в читальном
зале;
организация и проведение выставок НТД;
использование НТД в средствах массовой информации;
проведение информационных мероприятий с использованием НТД
(экскурсий, встреч с общественностью, презентаций, дней открытых
дверей, лекций, докладов, уроков для студентов и школьников);
публикация НТД в различных формах.
ГЛАВА 24
ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ
159. Информационное обеспечение пользователей НТД
предусматривает выявление архивом запрашиваемых ими сведений,
подготовку и предоставление соответствующих информационных
документов. Информационное обеспечение организаций осуществляется в
плановом или оперативном порядке.
160. Информационное обеспечение пользователей предусматривает
исполнение тематических запросов, в которых излагается обоснованная
просьба о предоставлении архивной информации по определенной теме. В
запросе указываются: полное наименование организации, место
нахождения (почтовый адрес), тема, хронологические границы
запрашиваемых сведений.
Запросы пользователей рассматриваются директором архива,
направляются на исполнение в соответствующий отдел или
непосредственно исполнителю и исполняются по НТД, хранящейся в
архиве.
В зависимости от характера тематического запроса и его цели
архив предоставляет информационные документы: архивные справки,
архивные выписки, архивные копии, информационные письма,
тематические перечни и подборки документов, обзоры фондов,
тематические обзоры (отраслевые обзоры по видам НТД).
161. Инициативное информирование осуществляется путем
направления потенциальным пользователям информационных писем, других
информационных документов о наличии в архиве НТД, а также об
информационных услугах, оказываемых архивом.
162. Форма и тематика инициативных документов архива должны
быть ориентированы на обеспечение приоритетных направлений
государственного управления, развития экономической и социально-
культурной сфер, соответствовать профилю деятельности организации -
потенциального заказчика НТД.
ГЛАВА 25
РАБОТА С НТД В ЧИТАЛЬНОМ ЗАЛЕ
163. Порядок работы пользователей с НТД и НСА в читальном зале
архива, их права, обязанности и ответственность определяются
Правилами работы пользователей в читальных залах государственных
архивов Республики Беларусь, утвержденными приказом Государственного
комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 25
ноября 1999 г. № 52. Архив предоставляет пользователям имеющийся
НСА: описи, каталоги, перечни, обзоры, путеводители и другие
справочники, документы по заявленной тематике, копии фонда
пользования, обеспечивает консультирование по составу и содержанию
документов и НСА по теме исследования.
164. Заказы на выдачу описей и НТД для работы в читальном зале
оформляются работниками читального зала и фиксируются в журнале
регистрации заказов пользователей на выдачу описей, единиц хранения
по форме согласно приложениям 22, 23. Каждая единица хранения
выдается пользователю под расписку в соответствующей графе заказа.
Справочно-информационные издания, экземпляры описей, хранящиеся в
читальных залах, выдаются пользователям в день обращения.
165. Описи и НТД выдаются пользователям в читальный зал на срок
до одного месяца.
Продление сроков пользования в читальных залах описями и НТД
согласуется с работниками читального зала, продление сроков
пользования особо ценными документами согласуется с директором
архива, при необходимости оформляется новый заказ.
166. Доступ и использование документов, подпадающих под
действие актов законодательства Республики Беларусь об авторском
праве и смежных правах, на которые срок действия авторского и
смежных прав не истек, осуществляются в соответствии с действующим
законодательством.
Выдача пользователям документов, перешедших в установленном
законодательством Республики Беларусь порядке в государственную
собственность, не ограничивается.
ГЛАВА 26
ОРГАНИЗАЦИЯ И ПРОВЕДЕНИЕ ВЫСТАВОК
167. Выставка НТД представляет собой художественно оформленную
подборку подлинников или копий документов, отражающих развитие науки
и техники, достижений в области культуры, жизни и деятельности лиц,
внесших значительный вклад в научно-техническое и культурное
развитие в Республике Беларусь и за рубежом.
Выставки организуются архивом самостоятельно или совместно с
другими организациями.
168. Выставки могут быть стационарными, передвижными, постоянно
действующими (с использованием копий документов) или временными.
Выставки НТД проводятся архивом как на бесплатной, так и на
возмездной основе. В целях рекламы выставок архив использует
средства массовой информации.
169. Разрешение на выдачу НТД для экспонирования за пределами
архива оформляется приказом директора архива.
170. При организации выставок разрабатываются тематические и
тематико-экспозиционные планы, которые содержат названия разделов
выставки, аннотированные перечни отобранной для экспонирования НТД,
иллюстративные и информационные материалы.
НТД и другие экспонаты перечисляются с указанием размеров и
порядка размещения на стендах или в витринах.
171. Экспонирование подлинной НТД, находящейся в плохом
физическом состоянии, не допускается. Ответственность за сохранность
документов несут организации - устроители выставок. Архив,
предоставивший НТД для выставок, обеспечивает контроль за
соблюдением ими требований обеспечения сохранности документов при
транспортировке, монтаже (демонтаже) и экспонировании.
172. Все основные документы по организации и проведению
выставок формируются в специальные дела, которые вносятся в
номенклатуру дел архива.
ГЛАВА 27
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ НТД В СРЕДСТВАХ МАССОВОЙ ИНФОРМАЦИИ
173. Использование НТД архива в средствах массовой информации
представляет собой подготовку информационных материалов для
периодической печати, радио- и телевизионных передач.
174. Статьи, подборки документов, корреспонденции, информации,
которые архив готовит для периодической печати, могут носить
характер обзора НТД по определенной теме, посвящаться истории
отраслей промышленности, крупнейших научных и научно-технических
центров, открытий и изобретений, отдельным объектам капитального
строительства, вопросам использования НТД в новых инженерных
решениях, содержать информацию о деятельности ученых и специалистов.
175. Использование НТД в радио- и телевизионных передачах архив
организует в форме тематических бесед, информации, интервью,
репортажей, посвященных выдающимся деятелям науки и техники, истории
различных организаций, научных центров.
При подготовке радио- и телепередач НТД используется
самостоятельно и в сочетании с другими видами документов.
176. НТД может быть использована по инициативе архива или в
связи с обращением теле- и радиостудий, компаний при создании
документальных, научно-популярных, учебных программ и фильмов.
177. Объемы, сроки подготовки, тематика информационных
материалов для средств массовой информации согласовываются со
средствами массовой информации и включаются в план работы архива.
ГЛАВА 28
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ НТД ПРИ ПРОВЕДЕНИИ ИНФОРМАЦИОННЫХ МЕРОПРИЯТИЙ
178. НТД используется при проведении информационных
мероприятий, представляющих общественный интерес, а также
посвященных выдающимся деятелям науки и техники, строительству
уникальных объектов капитального строительства, памятникам
архитектуры.
179. Мероприятия проводятся в плановом порядке на основании
предварительной договоренности с заинтересованными организациями в
виде конференций, встреч с общественностью, экскурсий в архиве,
презентаций, дней открытых дверей, круглых столов, лекций, докладов,
уроков для студентов и школьников.
180. Информационные мероприятия с использованием НТД
сопровождаются выступлениями работников архива.
181. При организации мероприятий составляется программа их
проведения, в которой определяются тематика докладов, выступлений,
состав НТД, предназначенной для демонстрации, и продолжительность их
проведения.
182. Публикация НТД в различных формах осуществляется в
установленном законодательством порядке.
ГЛАВА 29
ПОРЯДОК КОПИРОВАНИЯ И ВЫДАЧИ КОПИЙ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ,
ИЗГОТОВЛЕННЫХ ПО ЗАКАЗАМ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ
183. Заказы на копирование НТД принимаются архивом от
юридических и физических лиц.
184. По заказам пользователей в зависимости от технических
возможностей архива и физического состояния документов
изготавливаются копии. Копирование производится на возмездной
основе. Копирование архивных документов осуществляется по разрешению
директора архива на основании заказа пользователя и регистрируется в
журнале учета заказов на копирование документов по форме согласно
приложениям 24, 25.
Копии НТД выдаются пользователю или его доверенному лицу под
расписку либо могут быть высланы по почте.
185. При отсутствии в архиве технических возможностей
допускается копирование документов техническими средствами
пользователей: сканерами, фотоаппаратами, видеокамерами. Копирование
техническими средствами пользователей производится только с
разрешения директора архива в помещении читального зала и под
контролем его работника на договорной основе.
186. НТД, имеющая неудовлетворительное физическое состояние,
копированию не подлежит. Вопрос о копировании НТД, а также НТД из
единиц хранения, требующих расшивки или реставрации, решается
директором архива в каждом конкретном случае на договорной основе.
187. Копирование документов негосударственной части НАФ
осуществляется в соответствии с условиями, установленными
фондообразователями или их правопреемниками (наследниками),
передавшими документы на хранение в архив. При отсутствии
ограничений на копирование, установленных при передаче документов,
оно осуществляется на общих основаниях.
ГЛАВА 30
УЧЕТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ НТД
188. Архив ведет учет подготовленных им информационных
документов, исполненных тематических запросов, пользователей и
тематики исследований, изготовленных копий по заказам пользователей,
изданных ими или с их участием публикаций, других форм использования
документов.
189. Архив ведет учет заказов на копирование документов по
журналу учета заказов на копирование документов; учет пользователей
и их личных дел ведется по журналу регистрации пользователей и их
личных дел; пользователей, тематики их исследований, поступающих и
исполненных тематических запросов - на карточках.
190. Учет и регистрация запросов социально-правового характера
осуществляется в порядке, установленном законодательством Республики
Беларусь.
191. Учет подготовленных архивом выставок, экскурсий, лекций,
статей, тематических подборок, печатных изданий, радио- и
телепередач, инициативных информаций ведется на карточках учета форм
использования документов.
Приложение 1
к Правилам работы с
научно-технической
документацией в
государственных архивах
Республики Беларусь
Форма внутренней описи документов единицы хранения № ______
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов единицы хранения №
-------T-------------T------------T--------T-----------T----------------¬
¦№ п/п ¦Индекс доку- ¦ Заголовок ¦ Дата ¦Номер листа¦ Примечание ¦
¦ ¦ мента ¦ документа ¦ ¦ ¦ ¦
+------+-------------+------------+--------+-----------+----------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
+------+-------------+------------+--------+-----------+----------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Итого ___________________________________________________ документов.
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи__________________________________
(цифрами и прописью)
______________________________________ ________ __________________
(наименование должности составителя (подпись) (расшифровка
внутренней описи) подписи)
________________
(дата)
Формат А 4 (210 х 297)
Приложение 2
к Правилам работы с
научно-технической
документацией в
государственных архивах
Республики Беларусь
Форма титульного листа описи единиц хранения НТД
Наименование государственного архива
____________________________________________________________
(название фонда)
Фонд № ______
ОПИСЬ № _____
___________________________________________________________
(вид научно-технической документации)
___________________________________________________________
(крайние даты)
Формат А 4 (210 х 297)
Приложение 3
к Правилам работы с
научно-технической
документацией в
государственных архивах
Республики Беларусь
Форма описи единиц хранения НТД
Наименование вышестоящей организации УТВЕРЖДАЮ
Наименование организации ____________________________
____________________________
(наименование должности
____________________________
руководителя организации)
___________ _______________
(подпись) (расшифровка
подписи)
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5
|
