Стр. 2
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5
документов); номер описи, состоящий из номера описи и буквенного
обозначения НТД; название описи или аннотации документов (для
краткой характеристики включенных в опись документов); количество
единиц хранения.
Учет поступления неописанных документов осуществляется в
разделе «Учет неописанных документов» в делах, документах или
листах. После составления описи на неописанные документы и
утверждения ее на ЭМК архива документы на основании акта описания
документов снимаются с учета как неописанные и ставятся на учет как
описанные, что отражается в соответствующих графах листа фонда.
Лист фонда пересоставляется в случае неисправимых повреждений.
При пересоставлении старый лист фонда помещается в дело фонда.
Листы фонда располагаются в порядке номеров фондов в папках с
клапанами и в зависимости от количества листов могут составить один
или несколько томов. К каждому тому составляется лист-заверитель, в
котором указываются начальные и конечные номера фондов, общее
количество фондов, листы которых хранятся в папке. При необходимости
заводятся листы-продолжения, которые подкладываются в папку за
основными листами;
73.4. опись НТД по форме согласно приложениям 2, 3 - для
поединичного и суммарного учета единиц хранения НТД по каждому
фонду, закрепления порядка их систематизации, краткого раскрытия их
состава и содержания.
Опись составляется отдельно на каждый вид НТД (научно-
исследовательскую, проектную, конструкторскую, технологическую,
патентную, учетно-техническую и иные виды НТД), входящий в состав
фонда.
Сведения об общем количестве единиц хранения в описи
закрепляются в итоговой записи к описи, которая пересоставляется при
каждом изменении в объеме описи;
73.5. реестр описей - для регистрации описей, учета их
количества.
Каждой описи присваивается номер по реестру описей, который
проставляется в верхнем левом углу обложки описи;
73.6. список фондов, содержащих особо ценные единицы хранения,
по форме согласно приложениям 4, 5 - для учета фондов, в которых
имеются такие документы, с указанием номеров описей и единиц
хранения. За фондами, содержащими особо ценные документы,
сохраняются номера по общему списку фондов архива.
К списку фондов, содержащих особо ценные единицы хранения,
составляется итоговая запись по состоянию на 1 января каждого года;
73.7. опись особо ценных единиц хранения по форме согласно
приложениям 6, 7 - для их поединичного и суммарного учета.
При составлении описей на особо ценные единицы хранения в них
сохраняются их архивные шифры. Если большинство единиц хранения по
описи являются особо ценными, отдельная опись не составляется, а
копируется имеющаяся опись. К ней составляется новый титульный
лист. В описях проставляется отметка о наличии страховой копии с
указанием номера единицы хранения страхового фонда;
73.8. реестр описей особо ценных единиц хранения по форме
согласно приложениям 8, 9 - для учета количества описей.
Ежегодно к реестру составляется итоговая запись, в которой
указывается общее количество особо ценных описей и единиц хранения;
73.9. книги учета поступлений микрофотокопий страхового фонда и
фонда пользования на рулонной пленке и на микрофишах - для учета
каждого поступления микрофотокопий страхового фонда и фонда
пользования;
73.10. описи микрофотокопий страхового фонда на рулонной пленке
и на микрофишах - для их поединичного и суммарного учета;
73.11. паспорт архивохранилища - для суммарного учета фондов,
единиц хранения и их состояния в хранилище на 1 января каждого года.
74. Централизованный государственный учет НТД осуществляется в
следующих учетных документах:
74.1. паспорт архива - для отражения состояния архива на 1
января каждого года;
74.2. карточка фонда - для централизованного учета состава,
содержания, объема и динамики развития фонда. Карточка фонда
является основой для формирования Государственного фондового
каталога;
74.3. сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1
января каждого года - отражают изменения в составе и объеме фондов.
Представляются один раз в год Департаменту для внесения изменений в
Государственный фондовый каталог.
75. На каждый фонд (коллекцию) ведется дело фонда. Делу фонда
присваивается номер фонда, на который оно заведено.
В дело фонда включаются: историко-архивная справка и дополнения
к ней, акты, фиксирующие изменения в составе и объеме фонда, акты о
рассекречивании документов, листы и акты проверок наличия и
физического состояния документов, рабочие инструкции по
усовершенствованию и переработке описей фонда и другие материалы,
относящиеся к данному фонду.
Все документы, включенные в дело фонда, должны быть подшиты и
пронумерованы. На них составляются внутренняя опись и лист-
заверитель дела.
76. Вспомогательными учетными документами архива являются:
книги и карточки движения фондов, описей, документов; карточки учета
состояния фонда; книга учета фондов и единиц хранения, выделенных к
уничтожению; книга учета единиц хранения по личному составу и
другие.
Состав и формы вспомогательных учетных документов определяются
архивом самостоятельно.
77. Внесение изменений в учетные документы производится в
установленном порядке.
РАЗДЕЛ V
НАУЧНО-СПРАВОЧНЫЙ АППАРАТ И ОПИСАНИЕ НТД
ГЛАВА 14
НАУЧНО-СПРАВОЧНЫЙ АППАРАТ К НТД
78. Научно-справочный аппарат (далее - НСА) к НТД - это единая
система справочников и автоматизированных информационно-поисковых
систем, взаимодополняемых, взаимосвязанных и взаимодействующих друг
с другом и служащих средством информации о наличии и содержании НТД.
79. Элементами НСА являются описи НТД, списки фондов, историко-
архивные справки, путеводители, каталоги, указатели, обзоры
документов.
80. Создание НСА осуществляется на основе преемственности
учетно-справочного и поискового аппарата организаций и архива,
основывающейся на единстве требований и принципов его построения.
81. Для совершенствования системы НСА проводятся анализ и учет
его состояния в журнале анализа и учета состояния НСА по форме
согласно приложениям 10, 11.
Сведения об изменениях в НСА фондов вносятся в журнал
(картотеку) анализа и учета ежегодно.
82. Опись НТД - архивный справочник, который создается в
результате описания и научно-технической обработки (далее - НТО)
документов.
Объектом описания в описи НТД является единица хранения НТД.
Описи НТД составляются отдельно на каждый вид НТД.
83. К описи НТД как к одному из самых сложных видов НСА
составляется справочный аппарат, состоящий из титульного листа,
предисловия, оглавления, списка сокращений, указателей.
84. По мере необходимости проводится усовершенствование описей
НТД, находящихся в архиве, включающее их редактирование,
пересоставление заголовков и составление необходимого справочного
аппарата.
Описи НТД подлежат переработке, если они не отвечают
требованиям поиска и учета НТД.
85. При первой передаче документов на хранение в архив в
организации-фондообразователе составляется историко-архивная
справка. При последующих поступлениях документов в нее вносятся
необходимые дополнения и изменения.
Историко-архивная справка состоит из двух разделов: истории
организации (первый раздел) и описания особенностей и значимости
НТД, подлежащей передаче на хранение (второй раздел);
85.1. первый раздел справки в хронологическом порядке содержит
следующие сведения:
основания к созданию, преобразованию и ликвидации организации
со ссылкой на акты законодательства;
крайние даты деятельности организации;
изменения названий, функций, структуры и подведомственности с
указанием основных причин, вызвавших их;
наименования организаций-соразработчиков (если таковые
имеются);
перечень наиболее важных научно-исследовательских, проектных
разработок и их авторов;
основные направления деятельности организации;
85.2. во втором разделе указываются:
состав и содержание НТД, ее новизна и значение для истории
науки и техники, степень сохранности документов;
особенности экспертизы ценности и категории выделенных к
уничтожению документов;
наличие в фонде различных групп документов, их количество и
крайние даты;
факты передачи подлинников документов в другие организации;
наличие особо ценных документов;
факты утраты отдельных категорий документов и их причины;
состояние НСА к фонду.
86. Путеводитель - архивный справочник, содержащий сведения о
документах и фондах архива в систематизированном виде и
предназначенный для ознакомления с их составом и содержанием.
Путеводитель состоит из описательных статей (характеристик
фондов и документов), составляющих его основную часть, и справочного
аппарата.
Информация о составе и содержании НТД в путеводителе по фондам
архива представляется в виде аннотаций отдельно по каждому виду НТД.
87. Каталог НТД - межфондовый архивный справочник, в котором
информация о содержании документов представлена по предметам
(отраслям, проблемам, темам, объектам, проектам), расположенным
согласно принятой для данного каталога схеме классификации
документной информации.
88. Совокупность различных каталогов НТД составляет систему
каталогов архива.
Состав системы каталогов в свою очередь определяется составом и
содержанием НТД, характером ее использования, материально-
техническими возможностями.
Каталоги НТД в зависимости от схемы построения подразделяются
на систематические, тематические, предметные и их разновидности.
Каталоги могут создаваться по видам НТД (каталоги научно-
исследовательской, проектной, конструкторской, технологической,
учетно-технической документации, каталоги карт).
89. В систематическом каталоге документная информация
группируется по отраслям деятельности, с которыми связано содержание
документов, внутри - по темам, комплексам или группам.
К систематическому каталогу могут быть составлены предметный,
именной, географический указатели.
90. В тематическом каталоге документная информация
систематизируется по подтемам, рубрикам и подрубрикам, далее - в
логической последовательности. Самостоятельный тематический каталог
создается в архиве в том случае, когда группировка информации в нем
ведется по признаку, отсутствующему в систематическом каталоге.
91. В предметных каталогах (объектных, именных, географических)
и их разновидностях информация группируется по алфавиту предметных
понятий: названий проблем; объектов; проектов; изделий;
географических пунктов; по фамилиям авторов-разработчиков.
92. В объектном каталоге информация распределяется по объектам,
проектам, изделиям; систематизация проводится по видам НТД, далее -
по этапам и стадиям разработки, по производственным номерам
документов. В таких каталогах также применяются принципы
систематизации по шифрам, производственным индексам разработок и
хронологический принцип.
Основа описания карточки объектного каталога - аннотация.
93. В именном каталоге документная информация систематизируется
по алфавиту фамилий авторов-разработчиков. Затем систематизация
проводится в хронологической или логической последовательности.
94. В географическом каталоге документная информация
группируется по алфавиту географических пунктов, затем по номерам
или названиям объектов.
95. При необходимости на различные виды документов могут
составляться справочные картотеки (фотографий, микрофильмов, типовых
проектов, серийных изделий, карт).
96. Каталогизация НТД - комплекс работ по созданию и ведению
каталогов.
Каталогизация НТД в архиве проводится как самостоятельный вид
работы (тематическая разработка, целевая каталогизация) или в
процессе других видов работ, связанных с выявлением и описанием
документов (попутная каталогизация).
97. В состав описательной статьи (карточки) каталога НТД входят
наименование архива, шифр архива, наименования архивного комплекса,
проекта, изделия, проблемы, научно-исследовательской разработки,
части проекта, изделия, темы, индекс по классификации, стадия (этап)
разработки, дата окончания разработки, наименование организации-
разработчика, фамилия составителя и дата составления каталожной
карточки по форме согласно приложению 12.
98. Ведение каталога НТД - это комплекс работ, обеспечивающий
его функционирование и включающий научно-методическое обеспечение
работы, индексирование информации, систематизацию описаний по
индексам и рубрикам; составление отсылочного аппарата к каталогу;
усовершенствование каталога; ведение учета работы по каталогизации и
использованию каталогов, оформление каталога.
99. Учет работ по каталогизации НТД ведется в журнале учета
работ по каталогизации документов архива.
При завершении каталогизации по отдельной описи в заверительной
надписи описи делается отметка: «Разработана тематически.». При
завершении тематической разработки всего фонда исполнитель сдает
тематические карточки ответственному за каталогизацию НТД по акту
приема-передачи тематических карточек по форме согласно приложению
13. Акт составляется в одном экземпляре и по завершении работы
помещается в дело фонда.
100. Указатель - архивный справочник, представляющий собой
алфавитный, систематический или составленный по какому-либо другому
признаку перечень предметных понятий, упоминаемых в НТД, с указанием
поисковых данных этих документов.
Описательная статья любого вида указателя состоит из
предметного понятия и поисковых данных.
101. Обзор документов - архивный справочник, содержащий
систематизированные сведения о составе и содержании отдельных
комплексов документов с элементами источниковедческого анализа.
Видами обзора НТД являются обзор фонда, тематический обзор
(отраслевой обзор по видам НТД).
Обзор состоит из совокупности аннотаций групп единиц хранения,
документов и справочного аппарата.
ГЛАВА 15
ОПИСАНИЕ НТД
102. Описание НТД - это создание вторичной документной
информации путем переработки первичной информации, содержащейся в
НТД, и извлечения необходимых сведений из учетных и других
документов архива с целью создания информации о НТД для их
дальнейшего поиска и использования.
103. Описание НТД осуществляется на трех основных уровнях в
соответствии с организацией документов: фонд, единица хранения,
документ.
104. Элементами описания на уровне фонда являются: название
фонда, справочные данные, информация по истории образования и
хранения фонда, аннотация документов фонда, библиография, информация
об условиях доступа и использования.
105. Описание НТД на уровне единицы хранения включает следующие
элементы: название фонда, вида НТД; заголовок; стадию (этап)
разработки; комплектность; справочные данные; вид носителя
информации; подлинность, информацию об условиях доступа и
использования.
106. Заголовок единицы хранения НТД включает: производственный
индекс (шифр) проблемы (темы), номер проекта (объекта); наименование
документа (документов).
Заголовок единицы хранения может сопровождаться аннотацией
отдельных документов или группы документов.
Аннотация составляется на особо ценную НТД.
Аннотация к заголовку единицы хранения НТД раскрывает
содержание документа.
107. Описание НТД на уровне документа включает: заголовок
документа с производственным индексом (шифром) и наименованием
проблемы (темы), проекта (объекта); обозначение; этап разработки,
фамилию автора-разработчика; наименование организации-разработчика;
содержание (аннотацию); указание на подлинность; справочные и
поисковые данные: номер фонда, описи, единицы хранения, листов; дату
создания документа; вид носителя информации.
РАЗДЕЛ VI
КОМПЛЕКТОВАНИЕ АРХИВА НТД И ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ НТД
ГЛАВА 16
КОМПЛЕКТОВАНИЕ АРХИВА НТД И ОПРЕДЕЛЕНИЕ ИСТОЧНИКОВ КОМПЛЕКТОВАНИЯ
108. Комплектование архива НТД - это систематическое пополнение
архива научно-исследовательскими, проектными, конструкторскими и
иными документами НАФ.
Комплектование архива НТД включает следующие основные виды
работ: определение источников комплектования архива, определение
состава НТД, подлежащей постоянному хранению в архиве; организацию
приема-передачи НТД на хранение.
109. Источниками комплектования архива (фондообразователями)
являются научно-исследовательские, проектные, конструкторские,
технологические и иные организации, в деятельности которых
образуется НТД, а также физические лица.
Организации негосударственной формы собственности, а также
физические лица могут стать источниками комплектования архива на
основании договора.
110. Отнесение организаций к источникам комплектования архива
осуществляется на основании критериев значимости их деятельности для
развития науки, техники и народного хозяйства республики, масштаба
деятельности; оригинальности и новизны произведенной научно-
технической продукции; уровня научно-технического влияния
организации и степени общественного признания ее деятельности,
экономической эффективности научных исследований и разработок,
наличия НТД, имеющей научное, экономическое, историческое и
практическое значение.
111. Комплектование архива осуществляется в соответствии со
списками юридических и физических лиц - источников комплектования
архива.
Архив ведет списки: список № 1 организаций - источников
комплектования архива (далее - список № 1), список № 2 организаций -
возможных источников комплектования архива (далее - список № 2) по
форме согласно приложению 14 и список физических лиц (граждан) -
источников комплектования архива документами личного происхождения
по форме согласно приложению 15.
Включению организаций в списки № 1 и № 2 предшествует их
анкетирование и обследование работниками архива. Итоги обследования
и анкетирования обобщаются в заключении об отнесении организации к
числу источников комплектования архива или к числу возможных
источников комплектования. Анкета для постановки организации на учет
в архиве по форме согласно приложению 16 и заключение представляются
на рассмотрение ЭМК архива, которая выносит решение о включении
организации в соответствующий список.
Составление проектов списков № 1 и № 2 осуществляется на
основании решений ЭМК.
112. Проекты списков № 1 и № 2 пересоставляются один раз в пять
лет, рассматриваются на заседании ЭМК архива и в установленном
порядке представляются на согласование с Центральной экспертно-
методической комиссией (далее - ЦЭМК) Департамента. Согласованные
списки № 1 и № 2 утверждаются директором архива.
113. При составлении списка физических лиц - источников
комплектования архива изучаются сведения о профессиональной и
общественной деятельности потенциальных фондообразователей, состав и
содержание их документов. Результаты изучения рассматриваются на
заседании ЭМК архива. Список физических лиц, архивы которых включены
в состав НАФ, утверждается ЭМК архива один раз в год.
114. Работа по уточнению списков № 1 и № 2 проводится
систематически и предполагает регулярный контроль за реорганизацией
и ликвидацией организаций.
Изменения и дополнения к спискам № 1 и № 2 ежегодно обобщаются,
рассматриваются на заседаниях ЭМК архива и представляются в
Департамент.
115. Документы организаций, включенных в списки № 1 и № 2,
могут поступать в архив полностью или выборочно. При полном приеме в
архив поступают НТД и документы, образующиеся в делопроизводстве
организаций, включенных в списки № 1 и № 2. При выборочном приеме
(повидовая форма) в архив поступает только НТД.
116. Основанием для исключения организаций из списков № 1 и № 2
является ликвидация организации, реорганизация, приводящая к утрате
организацией юридической самостоятельности, изменение профиля
деятельности, вследствие которого прекращается создание НТД
постоянного хранения.
117. Исключение организаций из списков № 1 и № 2 осуществляется
после передачи в архив НТД постоянного хранения в установленном
порядке. Решение об исключении юридических и физических лиц из
списков принимается ЭМК архива.
ГЛАВА 17
ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ НТД
118. Экспертиза ценности НТД - определение научно-исторической,
социально-культурной ценности и практической значимости документов с
целью определения состава, сроков хранения и отбора НТД на
постоянное хранение.
Экспертиза ценности НТД проводится в СНТД организаций и в
архиве.
119. Экспертиза ценности НТД в СНТД осуществляется постоянно
действующими экспертными комиссиями организаций (далее - ЭК) в два
этапа.
Первый этап - выбор проблем (тем), проектов изделий
промышленного производства и технологии их изготовления, объектов
планировки и капитального строительства, НТД по которым подлежит
передаче на хранение.
Конечным результатом первого этапа экспертизы ценности НТД
является составление перечня разработок НТД, подлежащей передаче на
государственное хранение (далее - перечень), по форме согласно
приложению 17.
Перечень составляется за определенный хронологический период
(как правило, за пять лет начиная с начала деятельности организации)
в двух экземплярах. Перечень подписывается председателем и членами
ЭК, утверждается руководителем организации и представляется вместе с
протоколом заседания ЭК на утверждение ЭМК архива. После утверждения
ЭМК архива один экземпляр перечня остается в архиве, а второй
возвращается в организацию.
Второй этап - экспертиза ценности НТД, включенной в перечни при
подготовке ее к передаче на постоянное хранение в архив. Результаты
работы второго этапа экспертизы ценности НТД оформляются описями НТД
и актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих
хранению. Описи НТД и акт представляются на рассмотрение,
согласование и утверждение ЭМК архива в установленном порядке.
120. Экспертиза ценности НТД в архиве проводится при
поступлении НТД в необработанном состоянии, при переработке описей
НТД, при целевой экспертизе (оптимизация состава фондов, содержащих
значительное количество дублетных и малоценных документов).
121. Экспертиза ценности НТД проводится на основе принципов
историзма, системности и целостности в соответствии с общими и
специфическими критериями.
122. Принцип историзма предполагает отбор НТД, отражающей
объективные закономерности развития науки и техники в различные
периоды истории общества.
123. Использование принципов системности и целостности
учитывает значение и место каждого научного исследования,
технической разработки в системе всех научных исследований и
разработок по определенной проблематике, а также место и роль
каждого документа в составе имеющегося документального комплекса по
исследованиям и разработкам.
124. Из общих критериев для обоих этапов экспертизы ценности
НТД применяются критерии происхождения (функционально-целевое
назначение организации, авторство, время и место создания
документа), содержания (значимость информации, содержащейся в
документе, вид и разновидность документа, дублетность и
поглощенность), внешних особенностей документа (подлинность,
особенности передачи текста, полнота состава, физическое состояние и
другие).
125. Специфическими критериями для первого этапа экспертизы
ценности НТД являются: значимость проблем (тем), проектов, изделий
промышленного производства, программного обеспечения и технологий;
степень новизны, уникальность и оригинальность решения проблемы в
конкретной отрасли науки, техники, строительства, производства;
экономическая эффективность внедрения результатов исследований,
технической идеи; фундаментальность научных исследований и
прикладных разработок; степень отражения уровня (отечественного и
зарубежного) развития науки и техники в исследовании, проекте
объекта строительства или изделии промышленного производства, а
также в технологии его изготовления. Дополнительно следует учитывать
для оценки работ в области архитектуры и строительства сочетание
индивидуальных или типовых решений, общепринятых и национальных
подходов, степень реконструкции объектов, специфику геологических и
гидрологических условий; для изделий промышленного производства -
степень унификации, модификации, массовость, серийность,
уникальность производимых изделий, их техническую эстетичность и
уровень надежности; для технологических проектов и процессов -
степень механизации и автоматизации при изготовлении изделий
промышленного производства.
На первом этапе экспертизы ценности применяются также
комплексные критерии: присуждение разработкам и исследованиям
международных, государственных или именных премий и наград; премий
международных, государственных, общественных и частных фондов;
выдвижение на соискание премий; демонстрация их на международных,
межгосударственных выставках и ярмарках; выполнение разработок и
исследований по международным программам, межгосударственным и
совместным корпоративным проектам; их патентно-коммерческая
ценность.
126. Специфическими критериями для второго этапа экспертизы
ценности НТД являются: стадийность разработок (этапность научных
исследований); степень информативности видов и разновидностей
документов на определенных этапах исследований и стадиях разработок.
127. Экспертиза ценности НТД на втором этапе проводится на
основании ведомственных перечней документов с указанием сроков
хранения и перечня НТД, подлежащей передаче на хранение.
ГЛАВА 18
НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКАЯ ОБРАБОТКА НТД
128. НТО НТД осуществляется силами и за счет средств
организаций, включенных в списки № 1 и № 2. Допускается проведение
НТО НТД архивом по договору, заключенному между архивом и
организацией.
129. В отдельных случаях (ликвидация организаций, не имеющих
правопреемников; поступление НТД в порядке реституции; передача
права собственности на НТД государству) архив осуществляет НТО НТД
собственными силами и за счет собственных средств.
130. НТО НТД проводится в соответствии с Правилами работы с
научно-технической документацией в учреждениях, организациях и на
предприятиях Республики Беларусь, утвержденными постановлением
Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров
Республики Беларусь от 6 ноября 2003 г. № 38 (Национальный реестр
правовых актов Республики Беларусь, 2004 г., № 3, 8/10325).
ГЛАВА 19
ОРГАНИЗАЦИЯ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ НТД В АРХИВ
131. Архив осуществляет прием НТД от юридических и физических
лиц, включенных в списки № 1 и № 2, на основании планов-графиков
передачи НТД на хранение, согласованных ЭМК архива и утвержденных
руководителем организации.
При реорганизации организации государственной формы
собственности НТД передается правопреемнику.
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5
|
