Стр. 1
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5
Постановление МИНИСТЕРСТВА ЮСТИЦИИ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
14 марта 2007 г. № 14
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ РАБОТЫ С НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКОЙ
ДОКУМЕНТАЦИЕЙ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВАХ РЕСПУБЛИКИ
БЕЛАРУСЬ
На основании Положения о Национальном архивном фонде Республики
Беларусь, утвержденного Указом Президента Республики Беларусь от 20
сентября 1996 г. № 373, Министерство юстиции Республики Беларусь
ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1. Утвердить Правила работы с научно-технической документацией
в государственных архивах Республики Беларусь.
2. Настоящее постановление вступает в силу со дня его
официального опубликования.
Министр В.Г.Голованов
УТВЕРЖДЕНО
Постановление
Министерства юстиции
Республики Беларусь
14.03.2007 № 14
ПРАВИЛА
работы с научно-технической документацией в государственных архивах
Республики Беларусь
РАЗДЕЛ I
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
ГЛАВА 1
ОБЛАСТЬ РАСПРОСТРАНЕНИЯ И ПРИМЕНЕНИЯ
1. Настоящие Правила устанавливают порядок обеспечения
сохранности, учета, комплектования, экспертизы ценности и
использования научно-технической документации (далее - НТД) в
государственных архивах (далее - архивы).
2. НТД - проектная, конструкторская, технологическая, научная,
патентная, картографическая и иная документация, по своему значению
и объему является важнейшей частью Национального архивного фонда
Республики Беларусь.
3. НТД, образующаяся в процессе деятельности проектно-
конструкторских, научно-исследовательских, технологических и иных
организаций, имеющая научно-историческое и практическое значение,
независимо от времени ее создания, происхождения, техники и способа
воспроизведения, места хранения и формы собственности подлежит
передаче на государственное хранение.
4. НТД, имеющая научно-историческое, историко-техническое и
практическое значение в соответствии с Законом Республики Беларусь
от 6 октября 1994 года «О Национальном архивном фонде и архивах в
Республике Беларусь» (Ведамасці Вярхоўнага Савета Рэспублікі
Беларусь, 1994 г., № 29, арт. 507; Национальный реестр правовых
актов Республики Беларусь, 1999 г., № 4, 2/11), входит в состав
Национального архивного фонда Республики Беларусь (далее - НАФ)
независимо от вида носителя и места хранения.
РАЗДЕЛ II
ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С НТД. ФОНДИРОВАНИЕ НТД
ГЛАВА 2
ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С НТД
5. Организация работы с НТД архивом осуществляется в
соответствии с нормативными правовыми актами и методическими
документами с учетом ее принадлежности к государственной или
негосударственной части НАФ, разным историческим периодам, отраслям
экономики в целях ее упорядочения и рационального архивного
хранения.
6. НТД, отнесенная к государственной части НАФ, подлежит
передаче на государственное хранение (далее - хранение) в
установленные законодательством сроки.
7. НТД негосударственной части НАФ, передаваемая ее
собственниками в государственную собственность, подлежит приему на
постоянное хранение на основании договора между архивом и
собственниками НТД.
8. НТД негосударственной части НАФ, остающаяся в собственности
ее владельцев, может поступать от собственников в архив на временное
хранение в целях обеспечения ее сохранности.
Порядок организации временного хранения НТД в архиве и условия
доступа к ней определяются соответствующим договором.
9. Графическая и текстовая НТД в архиве входит в состав
исторически или логически связанных комплексов - архивных фондов и
коллекций.
10. На особо ценную НТД в установленном порядке создаются
страховой фонд и фонд пользования.
11. НТД государственной части НАФ, не отнесенная
законодательством к документам ограниченного доступа, является
открытой документацией. Организация хранения и пользование секретной
НТД осуществляется в установленном законодательными актами порядке.
ГЛАВА 3
ФОНДИРОВАНИЕ НТД
12. Фондирование НТД - это определение или уточнение фондовой
принадлежности НТД и хронологических границ документов с целью
формирования архивных фондов, объединенных архивных фондов, архивных
коллекций, в состав которых входит НТД.
13. Работа по фондированию НТД, находящейся на хранении в
организациях - источниках комплектования архива, осуществляется в
службах научно-технической документации (далее - СНТД) в процессе ее
отбора для передачи на хранение.
14. В архиве фондирование проводится при описании
необработанной НТД, создании объединенных архивных фондов и архивных
коллекций, уточнении фондовой принадлежности документов.
15. Архивный фонд организаций - источников комплектования
архива имеет поливидовой характер. В его состав могут входить
управленческие, научно-исследовательские, конструкторские,
технологические, производственно-технические, патентные,
программные, телеметрические, изыскательские, картографические,
учетно-технические, градостроительные, архитектурные,
землеустроительные, лесоустроительные, проектные документы на
строительство, рентгенограммы и иные документы.
16. Определение фондовой принадлежности НТД заключается в
отнесении ее к фонду соответствующего юридического или физического
лица.
Фондовая принадлежность определяется для каждого вида НТД на
основе изучения истории фондообразователя, фонда и состава
документов.
17. В состав НТД фонда может входить НТД, созданная в
организации, и НТД, полученная от других организаций (по договорам,
от соразработчиков, инвесторов, физических лиц).
18. Фондовая принадлежность НТД, созданной в организации,
определяется для каждого вида документов по следующим признакам:
для научно-исследовательской, технологической, программной,
текстовой градостроительной, землеустроительной, лесоустроительной,
инвестиционной, проектной, учетно-технической документации - по
названию организации-разработчика, указанному на титульном листе;
для технической графической документации - по угловому штампу
на чертежах, штампу применения, составу проекта или спецификации.
19. Фондовая принадлежность НТД, полученной от сторонних
организаций и физических лиц, определяется по адресату,
регистрационному штампу, резолюции и отметке о направлении НТД в
структурные подразделения, по содержанию НТД.
20. НТД, созданная организацией-соразработчиком проекта (темы),
поступает на хранение в составе фонда организации-генпроектировщика
(головной организации).
21. Акты испытаний изделий, разработанных организацией-
фондообразователем, проведенные сторонней организацией, относятся к
фонду организации-фондообразователя.
22. Проект, разработку которого начинала одна организация-
разработчик, а завершала проектирование или проводила реконструкцию
другая, включается в состав фонда той организации, в которой было
закончено проектирование (реконструирование).
23. В случае ликвидации организации с передачей ее функций
вновь созданной организации законченные темы, проекты, разработки
включаются в фонд ликвидированной организации.
Незаконченные проекты, темы, разработки передаются организации-
правопреемнику и включаются в ее фонд.
24. Хронологические границы фондов и крайние даты документов
устанавливаются после определения фондовой принадлежности
документов.
25. Объединенные архивные фонды могут включать в себя НТД
разных организаций в том случае, если они формировались из фондов,
однородных по целевому назначению, подчиненности организаций и
организаций, объединенных объектом и периодом деятельности, с учетом
единства их местонахождения.
26. Объединенные архивные фонды физических лиц формируются с
учетом родственных, профессиональных, творческих отношений.
27. Архивная коллекция - совокупность документов,
образовавшихся в деятельности одного или нескольких
фондообразователей при разработке одного или нескольких проектов,
проблем (тем) и объединенных по одному или нескольким признакам.
28. В названии коллекции отражается принцип подбора документов
(тематический, географический, хронологический, номинальный) и в
случае необходимости - ее составитель (юридическое, физическое
лицо).
ГЛАВА 4
ОРГАНИЗАЦИЯ НТД В ПРЕДЕЛАХ АРХИВНОГО ФОНДА
29. Учетно-классификационной единицей в пределах архивного
фонда, в состав которого входит НТД, является единица хранения НТД.
30. Единица хранения НТД - совокупность научных, научно-
технических или технических документов, относящихся к определенному
вопросу (или отдельный текстовой или графический документ, имеющий
самостоятельное значение), объединенных в том или помещенных в
папку, тубус, отдельную обложку и внесенных в опись под отдельным
порядковым номером.
31. В пределах архивного фонда единицы хранения распределяются
согласно схеме систематизации на основе структурного,
хронологического, функционального, отраслевого, тематического,
предметно-вопросного, номинального, корреспондентского,
географического, авторского признаков.
Систематизация единиц хранения НТД является основанием для
внутренней организации НТД архивного фонда и закрепляется описью
единиц хранения НТД (далее - опись НТД).
РАЗДЕЛ III
ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ НТД
ГЛАВА 5
СИСТЕМА МЕР ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ СОХРАННОСТИ НТД
32. Обеспечение сохранности НТД в архиве - это комплекс
мероприятий, направленных на создание оптимальных условий и
организацию хранения НТД на различных видах носителей, исключающих
ее утрату и обеспечивающих поддержание документов в надлежащем
физическом состоянии.
33. Режимы хранения НТД представляют собой совокупность условий
ее хранения и подразделяются на: температурно-влажностный
(обеспечивает предохранение НТД от повреждающего действия
температуры и влаги); световой (обеспечивает предохранение НТД от
излишнего воздействия света); санитарно-гигиенический (обеспечивает
предохранение НТД от биоповреждений и загрязнения); охранный
(обеспечивает предохранение НТД от хищений, утрат,
несанкционированного выноса).
34. Организация хранения НТД - система мероприятий, включающая
рациональное размещение НТД, контроль за ее движением и физическим
состоянием, копирование НТД с целью создания страхового фонда и
фонда пользования, восстановление (реставрацию) первоначальных или
близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов,
подвергшихся повреждению либо разрушению.
ГЛАВА 6
СОЗДАНИЕ ОПТИМАЛЬНЫХ УСЛОВИЙ ХРАНЕНИЯ НТД
35. Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются
строительством, реконструкцией и ремонтом здания архива;
оборудованием рабочих мест помещений и хранилищ средствами
пожаротушения, охраны и сигнализации; применением технических
средств для создания оптимальных температурно-влажностного,
светового, санитарно-гигиенического и охранного режимов в здании и
помещениях архива; применением специальных средств хранения и
перемещения документов.
36. Графическая НТД на бумажной основе хранится в сфальцованном
виде в папках (листы фальцуются до формата А4). В папку включается
не более 50 листов формата А 4. Допускается хранение калек, ватманов
и синек в папках, коробках или тубусах. Крупноформатные графические
документы можно хранить в тубусах либо в развернутом виде
вертикально или горизонтально в металлических стеллажах с выдвижными
ящиками.
37. Условия хранения НТД на тканевой основе аналогичны условиям
хранения документов на бумажной основе. Крупноформатные чертежи на
тканевой основе хранятся в свернутом виде в тубусах.
ГЛАВА 7
РАЗМЕЩЕНИЕ НТД В АРХИВОХРАНИЛИЩАХ
38. НТД, поступающая в архив, размещается в архивохранилищах
(далее - хранилища). Порядок размещения фондов в архиве определяется
планом (схемой) их размещения. План (схема) предусматривает
распределение фондов по хранилищам с указанием номеров фондов по
каждому стеллажу хранилища.
39. Месторасположение и площадь для размещения документов
обособленного хранения (секретные, пораженные биологическими
вредителями, принятые на временное хранение, не учтенные в качестве
документов НАФ) определяются исходя из реальных возможностей, объема
и перспектив комплектования архива.
40. Все помещения архива, а также стеллажи, шкафы и полки
нумеруются. Для закрепления места хранения и поиска документов в
хранилище составляются пофондовые и постеллажные топографические
указатели. Топографические указатели составляются в карточной или
иной форме в необходимом количестве экземпляров.
41. Карточки пофондового топографического указателя
составляются отдельно на каждый фонд и располагаются в порядке
номеров фондов. Карточки постеллажного топографического указателя
заводятся на каждый стеллаж и располагаются в порядке номеров
стеллажей в пределах отдельного помещения. Все изменения в
размещении документов отражаются во всех экземплярах топографических
указателей, а также в плане размещения фондов.
ГЛАВА 8
ПОРЯДОК ВЫДАЧИ НТД ИЗ ХРАНИЛИЩ
42. Выдача НТД из хранилищ, контроль за сохранностью выданных
единиц хранения, возвращение документов в хранилища производятся в
установленном порядке.
НТД выдается из хранилища: пользователям в читальный зал
архива, организациям-фондообразователям во временное пользование,
работникам архива в рабочие помещения для проведения архивных работ
с документами, в Центральную лабораторию микрофильмирования и
реставрации документов Национального архивного фонда Республики
Беларусь и Республиканскую техническую лабораторию
микрофильмирования страхового фонда документации (далее -
лаборатории) для специальной обработки с целью улучшения физического
состояния документов и создания страхового фонда и фонда
пользования.
43. Единицы хранения, выдаваемые из хранилищ, должны быть
зашифрованы и пронумерованы, иметь лист-заверитель дела и лист
использования документов.
44. Для работы в читальном зале НТД выдается на основании
заказа на выдачу дел с разрешения заведующего отделом обеспечения
сохранности документов, особо ценные документы - с разрешения
директора архива и на срок, не превышающий один месяц.
45. Выдача НТД во временное пользование осуществляется на
основании официальных запросов организаций (на срок до трех
месяцев), договоров о проведении выставок и условиях экспонирования
документов (на срок до шести месяцев), договоров о проведении
копирования документов с разрешения директора архива. Выдача
документов оформляется актом о выдаче дел во временное пользование.
46. Выдача НТД из хранилищ для проведения специальной физико-
химической и технической обработки, создания страхового фонда и
фонда пользования осуществляется на основании заказов на выполнение
работ по улучшению физического состояния дел и изготовления
микрофотокопий страхового фонда и фонда пользования с разрешения
директора архива.
47. При первой выдаче из хранилищ отдельных листов чертежей на
лицевой стороне листа ставится штамп (4 см х 2 см), где указываются
наименование архива, номер фонда, описи, единицы хранения и листа.
48. На место каждой выдаваемой из хранилищ единицы хранения
помещается карта-заместитель. После возвращения единицы хранения
карта-заместитель изымается и используется при следующей выдаче.
49. Перед выдачей единиц хранения из хранилищ и при приеме
обратно проверяются их нумерация и физическое состояние. Особенности
нумерации и физического состояния оговариваются в заверительной
надписи.
50. Выдача НТД из хранилищ регистрируется в книгах выдачи:
единиц хранения работникам архива;
единиц хранения в читальный зал;
единиц хранения в лабораторию для проведения специальной физико-
химической и технической обработки;
единиц хранения во временное пользование.
ГЛАВА 9
КОНТРОЛЬ НАЛИЧИЯ И ФИЗИЧЕСКОГО СОСТОЯНИЯ НТД В АРХИВЕ
51. Проверка наличия и состояния НТД проводится в плановом
порядке в целях установления фактического наличия единиц хранения и
соответствия их количеству, числящемуся по описи, и выявления единиц
хранения, требующих специальной физико-химической и технической
обработки.
52. Плановые проверки наличия и состояния единиц хранения
проводятся:
по фондам, содержащим особо ценные документы, - один раз в пять
лет;
по фондам первой категории - один раз в десять лет;
по фондам второй категории - один раз в пятнадцать лет;
по фондам третьей категории - один раз в двадцать лет.
Внеочередные единовременные проверки наличия и состояния НТД
проводятся в случае нарушения установленного правилами режима
хранения документов, влекущих за собой порчу или утрату единиц
хранения, при обнаружении отсутствия единиц хранения, в случае
чрезвычайных ситуаций, при передаче НТД из одного архива в другой, а
также при массовых перемещениях фондов. Проверке наличия и состояния
НТД подвергаются все фонды или группы фондов, а также отдельные
фонды и коллекции.
53. В ходе проверки наличия и состояния НТД осуществляются:
установление соответствия фактического наличия единиц хранения их
количеству, числящемуся по описям; выявление и устранение
недостатков в учете документов, выявление отсутствующих документов и
организация их розыска; выявление и учет документов, требующих
специальной физико-химической и технической обработки; выявление
непрофильных документов, литерных и пропущенных номеров единиц
хранения, проверка соответствия наличия документов указанным во
внутренней описи документов единицы хранения по форме согласно
приложению 1.
54. Проверка наличия графической документации осуществляется
полистно по внутренним описям документов единиц хранения, при этом
сверяются наименования реквизитов внутренней описи с наименованием
каждого листа чертежа (по штампу чертежа), входящего в единицу
хранения. Одновременно проверяется соответствие внутренней описи
документов заверительной надписи единицы хранения. Единицы хранения,
подлежащие хранению в несброшюрованном виде, проверяются полистно.
55. Недостатки, обнаруженные в ходе проверки наличия и
состояния НТД, фиксируются в листе проверки наличия и состояния дел
фонда. При проверке небольших по объему фондов допускается
составление одного листа на все описи. Листы проверки нумеруются в
валовом порядке в пределах фонда по каждой проверке и подписываются
исполнителями.
56. На основании листа проверки составляется акт проверки
наличия и состояния дел фонда. Листы проверки прилагаются к акту.
Акт проверки наличия и состояния НТД подписывается исполнителями и
утверждается директором архива. Акты и листы проверки включаются в
дело фонда. В необходимых случаях одновременно с актом проверки
наличия и состояния НТД составляются акты о технических ошибках в
учетных документах; об обнаружении документов, не относящихся к
данному фонду, архиву, неучтенных; о неисправимых повреждениях дел
(документов).
57. На необнаруженные при проверке наличия единицы хранения
составляются карточки учета необнаруженных единиц хранения
(документов), образующие картотеку необнаруженных единиц хранения.
Проверка наличия и состояния единиц хранения считается
завершенной после внесения изменений во все учетные документы.
58. Организация розыска не обнаруженных при проверке наличия
единиц хранения проводится в установленном порядке.
59. При обнаружении единиц хранения в ходе работы по их розыску
делается отметка в картотеке учета необнаруженных единиц хранения.
60. На документы, не обнаруженные в результате розыска,
составляются акт о необнаружении дел (документов), пути розыска
которых исчерпаны, служащий основанием для снятия их с учета, и
подробная справка о проведении розыска. Решение о снятии единиц
хранения с учета оформляется приказом директора архива. НТД,
образовавшаяся до 1945 года включительно, а также единицы хранения
фондов первой категории снимаются с учета только с разрешения
Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции
Республики Беларусь (далее - Департамент). Во все учетные документы
и картотеку учета необнаруженных единиц хранения вносятся
соответствующие изменения.
ГЛАВА 10
ВЫЯВЛЕНИЕ ОСОБО ЦЕННОЙ НТД
61. Выявление особо ценной НТД производится в плановом порядке
наиболее квалифицированными работниками архива на основании
нормативных правовых актов и отраслевых научно-методических
разработок. Результаты этой работы обсуждаются на заседаниях
экспертно-методической комиссии (далее - ЭМК) архива.
62. Описи особо ценной НТД утверждаются ЭМК архива.
ГЛАВА 11
СОЗДАНИЕ СТРАХОВОГО ФОНДА, ФОНДА ПОЛЬЗОВАНИЯ И ОБЕСПЕЧЕНИЕ ФИЗИКО-
ХИМИЧЕСКОЙ СОХРАННОСТИ НТД
63. Страховой фонд НТД представляет собой совокупность
страховых копий особо ценной НТД и создается в целях сохранения
ценной документальной информации на случай утраты или повреждения
оригиналов НТД. Страховой фонд является неприкосновенным и хранится
территориально обособленно от НТД, с которой изготовлены страховые
копии, в специальных хранилищах страхового фонда. Объектом
страхового копирования является особо ценная НТД независимо от
времени ее создания, материала и техники изготовления, а также описи
единиц хранения, в которых она учтена.
64. Страховыми копиями НТД на бумажной основе являются негативы
микроформ (микрофильмов, микрофиш) первого поколения.
65. Страховое копирование НТД осуществляется в соответствии с
действующими техническими нормативными правовыми актами.
66. Одновременно со страховым фондом создается фонд
пользования. Фонд пользования НТД представляет собой совокупность
копий научных и технических документов на различных материальных
носителях для использования их вместо подлинников и в целях
сохранения оригиналов НТД.
67. Комплекс работ по специальной физико-химической и
технической обработке НТД проводит лаборатория или архив.
РАЗДЕЛ IV
УЧЕТ НТД В АРХИВЕ
ГЛАВА 12
УЧЕТ НТД КАК СОСТАВНАЯ ЧАСТЬ РАБОТЫ ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ СОХРАННОСТИ
ДОКУМЕНТОВ
68. Под учетом НТД понимается определение ее количества и
состава в установленных единицах учета, отражение этого количества и
состава в учетных документах.
Учет НТД в архиве осуществляется в целях упорядочения и
обеспечения сохранности НТД, контроля за ее наличием и состоянием,
организации поиска документальной информации.
Вся НТД, переданная на хранение, независимо от вида, носителя,
техники и способа закрепления информации, подлежит обязательному
государственному учету.
69. Основными единицами учета НТД являются архивный фонд
(объединенный архивный фонд), архивная коллекция, единица хранения.
70. Основными принципами учета НТД являются централизация,
преемственность, унификация, динамичность, единое методическое
руководство.
Учет НТД ведется централизованно и возлагается на
специализированное подразделение или на специально выделенного
работника. Помимо централизованного, ведется учет документов по
каждому хранилищу.
71. С целью правильной организации учета в архиве составляется
схема учета, в которой последовательно (в графической форме)
отражаются все этапы работы по учету при приеме (или выбытии)
документов.
ГЛАВА 13
ОСНОВНЫЕ И ВСПОМОГАТЕЛЬНЫЕ УЧЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
72. Учет НТД в архиве осуществляется посредством основных и
вспомогательных учетных документов.
73. Основными учетными документами архива являются:
73.1. книга учета поступлений документов - для фиксации каждого
поступления документов в архив за год. На 1 января каждого года в
книге подводится общий итог количества единиц хранения и количества
единиц хранения по видам НТД, поступивших в архив в течение года;
73.2. список фондов - для пофондового и количественного учета
принятых на хранение фондов и присвоения им номеров по мере
поступления.
Фонд вносится в список фондов только при первом поступлении его
в архив. Каждому поступающему в архив фонду присваивается очередной
порядковый номер по списку фондов в валовой последовательности.
В список фондов вносятся последнее название фондообразователя и
крайние даты его существования под этим названием. Все предыдущие
названия приводятся только в листе фонда.
К списку фондов составляется итоговая запись на 1 января
каждого года;
73.3. лист фонда - для фиксации изменений в названии фонда,
учета количества и состава описей и их нумерации; количества,
состава и содержания НТД, динамики изменений их объема по каждой
описи и фонду в целом.
Лист фонда составляется на каждый фонд. В нем учитываются все
документы фонда, включая неописанные. Лист фонда заводится при
первом поступлении фонда в архив.
В листе фонда указываются крайние даты каждого названия фонда
(начальная и конечная даты фактического существования организации-
фондообразователя под одним названием); название фонда
(перечисляются все названия организации-фондообразователя с момента
его возникновения в хронологическом порядке с указанием изменения
подчиненности и местонахождения); номер фонда; дата записи (учета
документов); номер описи, состоящий из номера описи и буквенного
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5
|
