Стр. 3
Страницы: | Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4 | Стр.5 | Стр.6 | Стр.7 | Стр.8 | Стр.9 |
9.3.4. Лист фонда пересоставляется только в том случае, если он неисправимо поврежден. При этом старый лист помещается в дело фонда, а на новом листе в правом верхнем углу делается пометка "Лист пересоставлен" с указанием даты пересоставления.
9.3.5. Если лист фонда заполнен, то записи ведутся на продолжающем его листе (листе-продолжении) с указанием в правом верхнем углу номера фонда и номера листа фонда.
Пример. Продолжение. Ф.326. Л.2.
На предыдущем листе делается ссылка "см. продолжение л.2 (3, 4 и т.д.)".
9.3.6. Листы фонда не подшиваются и хранятся в папке с клапанами с заверительной надписью, в которой указываются номер соответствующего фонда (номера фондов) и общее количество листов, включая листы-продолжения.
9.4. Описи и номенклатуры дел как учетный документ
9.4.1. Первичным учетным документом дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу является опись дел (см. раздел 8). Учет - основная функция описи. Поединичный учет осуществляется путем закрепления за каждым делом номера, а суммарный учет - составлением итоговой записи к описи, сведения которой являются основанием для ведения прочих учетных документов.
9.4.2. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) учитываются по номенклатуре дел (см. раздел 3).
9.5. Дело фонда
9.5.1. Дело фонда ведется на каждый фонд архива. Оно содержит документы, в которых зафиксированы изменения в составе фонда, его история и т.д.: историко-архивные справки (исторические справки, предисловия к описям), методические пособия по обработке документов фонда, акты проверок наличия и состояния дел, передачи фонда на государственное хранение, выделения документов к уничтожению и т.д.
9.5.2. Акты, описи, номенклатуры дел, старые листы фонда включаются в дело только с отметкой о внесении изменений во все учетные документы архива. Документы в деле располагаются в хронологической последовательности.
Страницы дела фонда нумеруются. Составляются внутренняя опись и заверительная надпись. В них вносятся изменения по мере пополнения дела новыми документами.
9.6. Книга выдачи дел во временное пользование
9.6.1. В книге выдачи дел во временное пользование (приложение 27) фиксируется передача дел пользователям документной информации в структурных подразделениях организации и в других организациях. Оформление выдачи дел из организации за ее пределы осуществляется с разрешения руководства и оформляется актом (см. пп.6.7.2 - 6.7.7).
10. НАУЧНО-СПРАВОЧНЫЙ АППАРАТ (НСА) К ДОКУМЕНТАМ АРХИВА
В целях обеспечения сохранности и оперативного поиска документов, наиболее полного и эффективного использования содержащейся в них информации в архиве создается научно-справочный аппарат к документам (НСА).
Основной частью НСА являются архивные справочники по составу и содержанию документов: описи дел, номенклатуры дел, каталоги, картотеки, историко-архивные справки. Кроме них в архивах могут составляться указатели, тематические и фондовые обзоры, тематические перечни документов, информационные письма, справки о составе и содержании документов (необходимость их создания определяется потребностями организации в информации о составе и содержании документов архива).
10.1. Описи дел как часть НСА архива
10.1.1. Описи дел являются базовым документом для создания прочих видов НСА. Все виды НСА связаны между собой поисковыми данными документов, закрепленными описью дел. В состав поисковых данных входят номера фонда, описи, дела, листов дела.
10.2. Каталоги (картотеки)
10.2.1. Каталог (картотека) в архиве представляет собой архивный справочник (перечень), в котором сведения о наиболее значительных или часто используемых документах, их поисковых данных, документной информации отражены на учетных карточках, объединенных общим содержанием и расположенных в систематизированном порядке в соответствии с номенклатурой дел или специально разработанной схемой.
Каталоги могут полностью создаваться в архиве или их основой могут служить учетно-регистрационные и справочные картотеки, создаваемые в делопроизводстве организации и поступившие в архив.
10.2.2. В каталогах карточки группируются по разделам (классам), подразделам (подклассам), темам (подтемам), рубрикам (подрубрикам) и т.д. Группы карточек отделяются друг от друга разделителями. На карточках фиксируются сведения о документах, объединенных в группы, соотносимые с названием отрасли (системы, объединения), проблемы, темы, вопроса, предмета, фамилии, даты и др.
10.2.3. В архиве могут создаваться систематические, предметно-тематические, алфавитные, нумерационные и прочие каталоги.
10.2.3.1. В систематическом каталоге документная информация классифицирована по отраслям знаний и различным сферам деятельности общества на основании функционального (направления деятельности) или структурного признака. Данный каталог формируется по действующей схеме единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов (СЕК).
10.2.3.2. В предметно-тематическом каталоге документная информация классифицируется внутри темы по предметно-вопросному, хронологическому, географическому и др. признакам.
Пример.
Информация по теме "Возведение объектов капитального
строительства" может быть классифицирована следующим образом:
рубрики:
Планирование
Работы нулевого цикла
Монтаж вспомогательных сооружений и т.д.
рубрики:
Организационно-распорядительная документация
Технико-экономические обоснования
Проектная документация и т.д.
рубрики:
1994 г.
1995 г.
1996 г. и т.д.
рубрика: Минский район
подрубрики:
Александрово
Боровляны
Заславль и т.д.
10.2.3.3. Каталог (картотека) по личному составу создается для поиска сведений о трудовом стаже, зарплате и других данных социально-правового характера. Карточки в каталоге по личному составу классифицируются по алфавиту.
10.2.3.4. В нумерационных каталогах отражаются документы, характер, содержание и учет которых предполагают наличие внутренней нумерации (стандарты, патенты, авторские свидетельства и др.).
10.2.4. Тематические карточки каталога содержат:
индекс по УДК (Универсальной десятичной классификации);
рубрику;
подрубрику;
содержание документа;
название фонда;
номер фонда, описи, дела, листов;
указание на язык и способ воспроизведения документа;
подпись, расшифровку подписи составителя карточки и дату ее составления (приложение 28).
10.2.5. Карточки личного состава содержат: фамилию, имя, отчество работника, ссылку на номер фонда, описи, дела и листов, в которых имеются сведения о нем. Карточки систематизируются по фамилиям в порядке алфавита, в пределах одинаковых фамилий - по алфавиту имен и отчеств. При перемене работником фамилии составляется вторая карточка.
10.2.6. Допускается создание каталогов в виде компьютерных банков данных.
10.3. Указатели
10.3.1. Указатели в архиве составляются, как правило, к описям фондов для облегчения поиска информации о содержании документов.
Указатель представляет собой перечень предметных понятий (фамилий, имен лиц, названий предметов, событий, явлений, географических названий), встречающихся в описи, с необходимыми пояснениями (аннотациями) и поисковыми данными.
10.3.2. Указатели составляются, если фонд имеет сложную структуру, описи содержат большое количество дел, а документы многостороннюю информацию.
10.3.3. Указатели могут быть следующих видов:
предметные;
Пример.
Бухгалтерский учет и отчетность
Кредитование - поисковые данные на документы (номер фонда, описи, дела, листов)
Оперативный учет...
Операции с ценными бумагами...
Статистический учет...
Финансирование...
и т.д.
географические;
Пример 1.
Борисов, г. ...
Боровая, дер. ...
Логойск, г. ...
Орша, г. ...
Острошицкий городок, п.г.т. (поселок городского типа) или н.п. (населенный пункт)...
Пример 2.
Борисов, г. Минской обл. ...
Боровая, дер., Минского р-на Минской обл. ... и т.д.
именные;
Пример 1.
Иванов А.М. - ...
Иванченко Г.И. - ... и т.д.
Пример 2.
Иванов Александр Михайлович - ...
Иванченко Геннадий Иванович - ...
Пример 3.
Иванов Александр Михайлович, первый заместитель Министра стройматериалов Республики Беларусь - ...
Иванченко Геннадий Иванович, начальник планово-экономического управления Министерства стройматериалов Республики Беларусь - ...
и т.д.
10.4. Обзоры документов
10.4.1. Обзор архивных документов - это справочник, включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов документов, связанных между собой фондовой принадлежностью (обзор фонда) либо тематикой (тематический обзор).
10.4.2. Обзор составляется только к документам, имеющим актуальное значение, хранящимся, как правило, в крупных, но малоизученных фондах.
10.4.3. Обзор состоит из характеристики организации-фондообразователя (в обзоре фонда), характеристики документов и поисковых данных. Характеристика документов представляет собой комплекс аннотаций (сведений о составе и содержании документов). Аннотации размещены в обзоре в соответствии с определенной классификационной схемой (структурной, отраслевой, хронологической и др.). Аннотации могут составляться как на группу однородных по содержанию документов, так и на отдельные документы. При характеристике документов информация излагается кратко и точно в форме свободного повествования. Поисковые данные на аннотированные документы включают номера фондов, описей, дел и листов.
10.4.4. В состав справочного аппарата обзора входят титульный лист, оглавление, список сокращений, указатели и, для тематических обзоров, список фондов, информация о которых включена в обзор.
10.5. Историко-архивная справка к фонду
10.5.1. Историко-архивная справка - документ, содержащий обобщенные и схематические сведения по истории фондообразователя и его фонда, характеристику описей, информацию о составе, полноте, особенностях группировки документов, особенностях формирования, описания и состояния дел.
10.5.2. Историко-архивная справка к фонду составляется одновременно с описями дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу в ходе научно-технической обработки дел фонда и вместе с указанными описями представляется на рассмотрение ЦЭК (ЭК) организации.
10.5.3. В заголовке историко-архивной справки указывается полное название фондообразователя в родительном падеже, хронологические рамки исторической справки, номер фонда.
Пример.
ИСТОРИКО-АРХИВНАЯ СПРАВКА
к фонду Министерства финансов Республики Беларусь за 1996 г.
Фонд N 326
Если историко-архивная справка к фонду составляется в очередной раз, в заголовке после ее названия в скобках помещается слово "продолжение".
Историко-архивная справка состоит из двух частей.
10.5.3.1. В первой части в хронологической последовательности помещаются следующие сведения:
основание к созданию организации (издание правительственного или ведомственного распорядительного акта);
дата создания организации (дата принятия документа о ее создании, если в указанном документе не оговаривается более поздняя дата создания организации);
подчиненность, компетенция, задачи и функции организации (заимствуются из устава или положения об организации), их изменения;
структура организации и ее подведомственной сети на момент создания, на год (годы), в течение которого в организации произошли существенные структурные изменения; на момент составления историко-архивной справки; на момент ликвидации организации;
изменения в структуре организации и ее подведомственной сети (реорганизация, создание и переименование структурных подразделений и т.д.);
причина, основание и дата ликвидации (реорганизации) организации; указание нового места хранения дел постоянного хранения и по личному составу.
Если организация имеет сложную структуру, дается общая характеристика ее функций с последующей детализацией по структурным частям. Сведения о структуре организации (подведомственной сети) могут оформляться как приложения к историко-архивной справке в виде списка структурных подразделений или подведомственных организаций на определенный год (годы).
Основные документы по истории фондообразователя - законодательные материалы, постановления и распоряжения высших органов государственной власти и управления, положение (устав) об организации, положение о ее структурных подразделениях, приказы по основной деятельности, штатные расписания, учетные, финансовые и прочие документы, справочная литература. В историко-архивной справке обязательны ссылки на документальные источники и литературу как в основном тексте, так и в отсылочных данных, которые помещаются в нижней части соответствующего листа под основным текстом.
Вопросы по истории организации и ее фонда, изложенные в предшествовавших историко-архивных справках, в последующих справках излагаются только при наличии соответствующих изменений (подчиненности, задач, функций организации и т.д.).
10.5.3.2. Во второй части историко-архивной справки указывается:
время поступления фонда и место его прежнего хранения;
когда и кем проведена обработка документов, составлена опись дел постоянного хранения и какие еще описи составлены (указать их хронологические рамки, количество дел, наличие НСА);
принципы построения описи дел постоянного хранения (хронологически-структурный, функциональный и т.п.);
перечень структурных подразделений, документы которых включены и не включены в опись дел постоянного хранения, с указанием причин включения или невключения их документов в опись;
состав документов, включенных в опись дел постоянного хранения (перечисление по значимости разновидностей документов с кратким анализом особенностей их содержания, полноты состава, аннотация дел с собирательными заголовками и приложениями, характеристика типичных групп дел как по разновидностям документов, так и по их содержанию);
причины отсутствия тех или иных документов и дел;
порядок систематизации дел в описи дел постоянного хранения (признаки систематизации), особенности формирования и систематизации нетипичных дел (сведения о наличии документов, выходящих за хронологические границы фонда, делах, сформированных за два года или несколько лет и т.д.);
особенности формирования, систематизации и хранения дел временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, полнота состава указанных дел и включенных в них документов;
сведения о выделении документов временного хранения с отметкой ЭПК к уничтожению;
особенности физического состояния документов и дел (удовлетворительное, неудовлетворительное).
10.5.4. Историко-архивная справка к фонду подписывается составителем с указанием его должности и даты составления.
10.5.5. При составлении историко-архивной справки к законченной описи в единый документ сводятся сведения, содержащиеся в историко-архивных справках, составленных к годовым разделам описи.
10.5.6. Историко-архивная справка печатается в четырех экземплярах и хранится вместе с описями дел постоянного хранения в организациях, передающих документы на государственное хранение. Три экземпляра вместе с описями передаются в государственный архив, а один хранится в архиве.
Если историко-архивные справки составлялись ежегодно, то сведения, включенные в них, обобщаются в едином документе - историко-архивной справке к фонду за период времени, крайние даты которого соответствуют крайним датам законченной описи дел постоянного хранения. Указанная историко-архивная справка подшивается (переплетается) вместе с законченной описью дел постоянного хранения.
11. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА
Порядок использования документов определяется министерствами и другими органами центрального управления, руководящими структурами негосударственных организаций на основании правил, утвержденных Госкомархивом. Использование документов архива проводится только с разрешения руководителя организации.
Основными формами использования документов архива являются исполнение запросов организаций и граждан; предоставление документов для изучения в читальном зале (кабинете) исследователям (пользователям); выдача дел во временное пользование. При использовании документов обязательны ссылки на место их хранения.
Архив обеспечивает использование документов с учетом конституционного права граждан на тайну личной жизни. Не допускается использование информации о личной жизни граждан без их согласия. К информации, потенциально содержащей тайну личной жизни гражданина, относятся сведения о здоровье, семейных и интимных отношениях; об обстоятельствах рождения, усыновления, развода; о личных привычках и наклонностях; личная переписка и корреспонденция, дневниковые, телефонные, телеграфные, видео, аудио и другие виды сохранения информации; об имущественном положении, источниках доходов; о деятельности, содержащей коммерческую тайну; об интеллектуальной собственности; участии граждан в действиях судебно-следственных органов в качестве обвиняемых, подсудимых, свидетелей и т.п.; сведения, разглашение которых создает угрозу личной безопасности граждан, членов их семей и имущества; сведения из учетно-фильтрационных материалов органов внутренних дел и спецслужб <*>.
-------------------------------
<*> Документы о тайне личной жизни в полном объеме выдаются должностным лицам, исполняющим служебные обязанности, на основании Законов Республики Беларусь "О Национальном архивном фонде и архивах Республики Беларусь", "Об оперативно-розыскной деятельности", "О прокуратуре", "О милиции", "Об адвокатуре" и Временного положения о Комитете государственной безопасности Республики Беларусь, а также отделам социальной защиты. При изъятии документов для служебных целей составляется соответствующий акт, в котором указывается срок возврата документов.
11.1. Исполнение запросов организаций и граждан
11.1.1. Исполняя запросы организаций и граждан, архив составляет и выдает архивные справки, архивные копии, архивные выписки, а также дела во временное пользование.
11.1.2. Архивная справка (приложение 29) - официально заверенный документ, имеющий юридическую силу и содержащий сообщение или подтверждение об имеющихся в архиве сведениях по предмету запроса.
11.1.3. Архивные справки выдаются (высылаются):
организациям по их запросам, если запрос соответствует профилю деятельности данных юридических лиц;
гражданам Республики Беларусь и других стран на основании персональных заявлений по вопросам, связанным с обеспечением их прав и законных интересов.
11.1.4. Архивные справки составляются на основании документов (подлинников и заверенных копий), хранящихся в архиве и относящихся к вопросу заявления. Использование незаверенных копий документов оговаривается в тексте справки ("незаверенная копия").
11.1.5. Архивные справки составляются по установленной форме на общем бланке организации, в состав которой входит архив, или бланке письма с обозначением наименования вида документа - "Архивная справка".
В справке приводятся названия документов, их даты и излагаются сведения, имеющиеся в этих документах и интересующие автора запроса. Содержание справки излагается в соответствии с хронологической последовательностью событий.
Допускается цитирование с обязательным заключением цитат в кавычки и ссылками на источник. Название организации в тексте справки при первом упоминании приводится полностью, при повторных упоминаниях допускается применение официально принятых сокращенных названий.
После текста справки помещаются архивные шифры документов, послуживших основанием для составления архивной справки (номера фондов, описей, дел и листов дел).
11.1.6. Архивная справка подписывается руководителем организации, в состав которой входит архив, и заведующим архивом (или лицом, ответственным за архив). Справка заверяется гербовой печатью организации.
11.1.7. Для подтверждения сведений, приведенных в архивной справке, к ней могут прилагаться копии документов и выписки из них.
11.1.8. При отсутствии в архиве документов, необходимых для подтверждения запрашиваемых сведений, автору запроса сообщается об этом в письме (без надписи "Архивная справка"). При этом даются рекомендации, куда следует обратиться за справкой.
11.1.9. Частным лицам по их заявлениям выдаются архивные справки: о трудовом стаже и заработной плате, о службе в Вооруженных Силах, об участии в партизанском движении, наградах, нахождении на излечении, об образовании, о гражданском состоянии, трудовых имущественных правах и по другим вопросам социально-правового характера. Указанные справки могут содержать информацию как о самих заявителях, так и о лицах, находящихся на их иждивении или под их опекой, а также об умершем(ей) супруге или близком родственнике. В заявлении должно быть точно указано, в какую организацию и для какой цели требуется архивная справка.
Если запрос или заявление содержит не все данные, необходимые для наведения справки, заявителю направляется письмо с просьбой сообщить дополнительные сведения. Запросы, не отвечающие профилю архива, направляются в другие архивы или организации по принадлежности с одновременным уведомлением об этом заявителя.
Если при наведении справок обнаружатся сведения, из-за которых справку нельзя выдать на руки заявителю, то она высылается в адрес заинтересованной организации, заявителю сообщается причина, по которой справка не выдана ему лично, а также адрес, по которому она выслана.
11.1.10. Допускается изъятие из дел и выдача владельцам по их письменным заявлениям с разрешения руководителя организации подлинных личных документов о гражданском состоянии, образовании, трудовых книжек и других личных документов, не полученных в свое время владельцами. На место изъятого личного документа вкладывается лист с отметкой об изъятии или ксерокопия подлинника.
11.1.11. Для наведения архивных справок о трудовом стаже используются: постановления, распоряжения, приказы по личному составу; протоколы общих собраний, заседаний, конференций; лицевые счета и ведомости на получение зарплаты; регистрационные и алфавитные картотеки по учету кадров, алфавитные, именные, послужные и трудовые списки, оформленные и заверенные табели; документы организации, подписанные заявителем, с указанием занимаемой им должности; документы других организаций, адресованные заявителю как должностному лицу.
Имеющиеся в личных делах листки по учету кадров, анкеты, автобиографии не могут служить основанием для выдачи архивных справок. При необходимости имеющиеся в них сведения письменно сообщаются заявителю.
11.1.12. В справке о подтверждении трудового стажа указываются данные только за период, официально зафиксированный в документах, приводится точное название должности, в которой работал заявитель.
11.1.13. При подтверждении архивной справкой биографических данных используются формулировки и названия, зафиксированные в документах архива. Расхождения, несовпадения и неточные названия оговариваются в тексте справки словами "так в документе". Оговариваются также отсутствие имени и отчества, невозможность расшифровки инициалов или наличие одного из них.
11.1.14. Справки о размере заработной платы составляются на основании лицевых счетов рабочих и служащих. При отсутствии счетов допустимы ссылки на ведомости и машинограммы на выдачу зарплаты, расчетные книжки. В справке о заработке колхозника приводятся сведения о денежной и натуральной оплате его труда.
11.1.15. Для составления архивных справок об образовании основными документами являются приказы о зачислении, отчислении и окончании учебного заведения, протоколы заседаний педагогических советов, государственных экзаменационных комиссий или выписки из них, книги регистрации выданных аттестатов, дипломов. При отсутствии в документах сведений об окончании заявителем учебного заведения указывается, в каком классе или на каком курсе он учился.
11.1.16. Для составления архивных справок об имущественных правах основными документами являются нотариально удостоверенные договоры, договоры на право застройки при индивидуальном строительстве, решения народных судов по имущественным претензиям, нотариальные реестры, дела о выдаче свидетельств на право наследования и др.
11.1.17. В случаях, когда сведения, включаемые в архивную справку, не вмещаются на одном листе справки, включая его оборотную сторону, справка продолжается на втором и последующих листах. При этом каждый лист справки заверяется гербовой печатью организации.
11.1.18. Архивные справки и подлинные личные документы выдаются заявителям или их доверенным лицам на руки по предъявлении паспорта или удостоверения личности. Доверенные лица, кроме того, при получении ими подлинного документа предъявляют в архив доверенность, заверенную нотариусом или организацией.
Если заявитель или его доверенное лицо не могут явиться для получения архивной справки или подлинного личного документа, то справка или документ направляется в адрес заявителя по почте.
11.1.19. Кроме архивных справок архив выдает архивные копии и выписки из документов, содержащие сведения социально-правового характера.
Архивная копия - дословное воспроизведение машинописным или иным способом всего текста документа, относящегося к определенному вопросу, факту или лицу, и официально заверенное архивом. Архивная выписка - дословное воспроизведение части документа.
Порядок выдачи архивных копий и архивных выписок аналогичен порядку выдачи архивных справок.
11.1.20. Архивные копии (выписки) составляются на общем бланке организации с обозначением наименования вида документа: "Архивная копия", "Архивная выписка". Название документа, его номер и дата воспроизводятся полностью.
В архивной выписке не должны нарушаться связность содержания и точный смысл каждого извлечения из текста документов. В начале и в конце каждого извлечения из документа, а также в местах пропуска отдельных слов ставится многоточие.
Отдельные слова и выражения подлинного документа, вызывающие сомнения в их достоверности, должны оговариваться словами "так в документе".
После текста архивной копии (выписки) указывается архивный шифр документа.
11.1.21. Архивные копии (выписки) заверяются подписью руководителя организации, заведующего архивом и гербовой печатью (печатью) организации.
На архивных копиях поисковые данные проставляются на обороте каждого листа, заверительная надпись и печать - на обороте последнего листа документа.
11.1.22. Учет выданных архивных справок, копий и выписок документов ведется в специальном регистрационном журнале (приложение 30) <*>.
-------------------------------
<*> Допускается регистрация в журнале исходящих документов.
11.1.23. Социально-правовые запросы граждан исполняются бесплатно. Исполнение тематических запросов организаций и граждан, генеалогических запросов, запросов об установлении (подтверждении) родственных связей, наследовании имущества, по истории населенных пунктов, организаций, копирование документов может осуществляться на платной основе по договорным ценам. При расчете цены учитываются материальные затраты, расходы на оплату труда, трудоемкость и срочность работы, отчисления на социальные нужды, амортизация основных средств и другие затраты.
11.2. Выдача документов во временное пользование
Документы архива выдаются во временное пользование структурным подразделениям организации и другим организациям.
Порядок выдачи документов во временное пользование изложен в пп.6.7.3 - 6.7.8 настоящих правил.
11.3. Культурно-просветительная работа архива
11.3.1. В связи со знаменательными событиями и юбилейными датами, а также в целях информирования потенциальных пользователей о документах архива организуются выставки документов, ведется составление тематических подборок, осуществляется подготовка документальных публикаций, материалов для средств массовой информации.
11.3.2. Выставки документов могут организовываться архивом как самостоятельно, так и совместно с другими организациями. Архив может предоставлять также документы на выставки, подготавливаемые другими организациями. Документы на выставках, как правило, экспонируются в виде копий.
11.3.3. В архивах могут подготавливаться тематические подборки копий документов (комплекты, альбомы, плакаты, диапозитивы), которые предназначаются для оформления стендов, выставок и для использования в качестве наглядных пособий.
11.3.4. Архив готовит материалы для печати, радио- и телепередач самостоятельно или совместно с органами массовой информации, с которыми предварительно согласовывается тематика статей (передач), их объем и сроки подготовки.
11.3.5. По предварительной договоренности архива с заинтересованными организациями возможна организация и проведение встреч, экскурсий, лекций.
11.4. Работа архива с исследователями
11.4.1. В целях создания условий для работы исследователей с документами в архивах действуют читальные залы (кабинеты). При отсутствии читального зала и невозможности его создания в помещении архива (вне хранилищ) организуется одно или несколько рабочих мест для исследователей. Выдавать документы для работы исследователям вне помещения архива запрещается. Обслуживание исследователей в архиве осуществляется бесплатно <*>.
11.4.2. Для оказания помощи в подборе документов и в работе над ними исследователям предоставляется научно-справочный аппарат архива и организуются консультации. Для работы с микрокопиями и документами, текст которых воспроизводится при помощи технических средств, архив предоставляет исследователю соответствующую аппаратуру.
11.4.3. Допуск исследователей из других организаций к работе с документами архива осуществляется на основании письма организации, направляющей исследователя, или заявления гражданина, в которых указываются фамилия, имя, отчество исследователя, его должность и звание, тема, хронологические рамки и цели исследования. Письмо оформляется на бланке организации, направляющей исследователя, и подписывается ее руководителем. Если лицам, занимающимся исследовательской деятельностью в соответствии с планами научно-исследовательских работ учреждений Академии наук Беларуси, ведомственных учебных заведений и учреждений культуры Республики Беларусь, организация отказывает в доступе к документам архива, исследователь вправе потребовать мотивированное объяснение отказа в письменной форме <*>.
11.4.4. Исследователям дела выдаются только при наличии на письме (заявлении) разрешающей резолюции руководителя организации, в которую входит архив. Письма подшиваются в отдельные дела, постоянно хранящиеся в архиве. Разрешение выдается на срок, определенный объемом работы. При продлении срока исследования, изменении хронологических границ, перемене темы работы исследователь представляет новое письмо.
11.4.5. Исследователь, допущенный к работе над документами архива, должен ознакомиться с правилами работы исследователей в читальном зале архива, предъявить паспорт.
11.4.6. Исследователю выдаются дела, относящиеся только к теме исследования. За каждое полученное дело исследователь расписывается в книге выдачи дел из хранилища (приложение 13) и несет ответственность за их сохранность. Одновременно за исследователем может числиться не более 20 дел.
11.4.7. Ежедневно по окончании работы исследователи сдают дела заведующему архивом или сотруднику читального зала. Перед возвращением дел в хранилища, проверяется соответствие нумерации листов заверительной надписи и состояние документов. Если в возвращенных делах будет обнаружена недостача или повреждение документов, об этом составляется акт. Если повреждение произошло по вине исследователя, он лишается права занятий в читальном зале архива на срок, определяемый руководителем организации.
В случае умышленного повреждения или хищения документов, или внесения изменений в их текст, виновные привлекаются к ответственности в установленном законом порядке.
11.4.8. Исследователи, работающие в архиве, могут делать выписки из документов и заказывать копии документов только по теме исследования. Копирование по запросам организаций и граждан производится за счет заказчика.
11.4.9. Копии документов пересылаются в адрес той организации, по запросу которой они изготовлены, или выдаются исследователю под расписку в журнале регистрации выданных архивных справок, копий и выписок (приложение 30).
Копии документов могут быть использованы только по теме и для целей, указанных в запросе, и не подлежат передаче другим лицам и организациям.
11.4.10. Учет количества исследователей и числа посещений ими читального зала архива ведется по делам, в которых находятся письма организаций и заявления граждан с просьбой о допуске исследователей к работе с документами архива, и по журналу регистрации посещений исследователями читального зала (приложение 31).
12. РАБОТА С ДОКУМЕНТАМИ ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ
Документы, образовавшиеся в процессе жизни и деятельности лица, семьи, рода, собранные либо приобретенные путем наследования, купли или дарения, включающие видеозаписи, научные, литературные, художественные, музыкальные и другие рукописи, переписку, рисунки, дневники, мемуары, документы по личному составу и иные категории документов, если они не переданы в собственность государства, составляют документальные фонды (коллекции) граждан. Название фонда состоит из фамилии, имени, отчества фондообразователя или фамилии семьи. Хронологические границы фонда - даты рождения и смерти фондообразователя.
В соответствии с Законом Республики Беларусь "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь" документы, находящиеся в собственности физического лица и зарегистрированные в установленном порядке государственной архивной службой, являются частным архивом.
Частные архивы являются составной частью Национального архивного фонда Республики Беларусь.
12.1. Порядок приема-передачи частных архивов
12.1.1. Архив может принимать на хранение документы личного происхождения (частные архивы) по заявлению их владельца и (или) согласно договору между владельцем и архивом. В договоре оговариваются обязательства сторон, и к нему прилагается сдаточная опись документов личного происхождения (приложение 32).
12.1.2. Договор составляется в 2 экземплярах, и сдаточная опись - в 3 экземплярах. Один экземпляр договора и описи передается владельцу документов, остальные экземпляры остаются в архиве <*>. Владелец может ограничить доступ к документам частного архива на срок, не превышающий 75 лет с момента передачи.
-------------------------------
<*> Один экземпляр акта и один экземпляр сдаточной описи передается в государственный архив <*>.
12.1.3. При передаче документов личного происхождения (частных архивов) в архив владелец документов по возможности составляет краткую историческую справку, которая содержит:
основные биографические сведения о лице (или семье);
сведения об истории частного архива (полноте переданных документов, местонахождении не поступивших документов и т.д.).
Документы личного происхождения подлежат систематизации по следующим основным разделам:
документы к биографии;
документы творческой деятельности (рукописи, рисунки, чертежи и т.д.);
документы служебной и общественной деятельности;
документы, собранные фондообразователем;
личная переписка;
документы о лице (статьи, воспоминания, отзывы и др.);
изобразительные документы (фотографии, художественные портреты и др.).
12.1.4. Документы в делах не подшиваются и хранятся вместе с заверительными подписями в папках с клапанами.
12.1.5. Документы частных архивов, хранящиеся в архиве, используются с соблюдением норм авторского права и условий, на которых они переданы владельцами. До истечения срока ограничения доступа, если таковой оговорен в договоре, документы личного происхождения выдаются исследователям только с разрешения лица, передавшего их в архив.
12.2. <*> Порядок передачи документов частных архивов
на государственное хранение
12.2.1. Передача документов частных архивов на государственное хранение осуществляется по сдаточной описи в сроки, согласованные с государственным архивом, и оформляется актом приема-передачи документов на государственное хранение (приложение 33).
12.2.2. Акт составляется в трех экземплярах. Один экземпляр акта приема-передачи вместе с экземпляром сдаточной описи и делом фонда передается в государственный архив вместе с документами. Второй экземпляр акта приема-передачи остается в архиве. На основании его вносятся изменения в соответствующие учетные документы.
13. РАБОТА С ЭЛЕКТРОННЫМИ (МАШИНОЧИТАЕМЫМИ) ДОКУМЕНТАМИ
(ЭД)
13.1. Работа с электронными (машиночитаемыми) документами (ЭД), относящимися к научно-технической, производственной и коммерческой деятельности организаций, а также организаций, имеющих специализированные архивы машиночитаемой документации и(или) передающими ЭД на постоянное хранение в государственный архив электронной документации, регулируется "Примерной инструкцией по работе с машиночитаемыми документами в организациях, на предприятиях и ведомственных архивах Республики Беларусь", "Правилами учета и передачи электронных (машиночитаемых) документов на государственное хранение" и инструкциями организаций.
13.2. Архивы организаций, в деятельности которых формируются ЭД, относящиеся к управленческой деятельности, совместно со службами ДОУ обеспечивают учет и экспертизу ценности ЭД на основе действующих перечней документов со сроками хранения.
13.3. В номенклатуре дел организации указываются виды документов, ведущихся на машинных носителях. Их названия систематизируются и индексируются вместе с заголовками дел, но количество ЭД в конце года не фиксируется в графе "Примечание" и в итоговой записи номенклатуры дел. В графе "Примечание" делается пометка "ЭД".
13.4. Структурные подразделения, в деятельности которых образовалась электронная документация, под контролем службы ДОУ при участии архива заполняют ведомость учета ЭД по состоянию на 1 декабря текущего года. (Приложение 34). При этом работники службы ДОУ и архива проверяют соответствие видов документов на машинных носителях, включенных в номенклатуру дел, видам ЭД, образовавшихся в течение года, и вносят соответствующие коррективы в проект номенклатуры дел на будущий год.
13.4.1. В графе 1 ведомости учета ЭД указывается порядковый номер ЭД.
В графе 2 указывается наименование ЭД или группы ЭД, т.е. конкретное или обобщенное название документа или группы документов.
В графе 3 указывается информационная технология, создающая ЭД, т.е. система методов и способов сбора, накопления, хранения, поиска, обработки и выдачи информации (автоматизированные системы, банки и базы данных, системы управления базами данных, информационные системы, локальные файлы с наборами данных, созданные текстовыми редакторами и текстовыми процессорами, программы, программные средства).
В графе 4 указываются имена файлов пользователей, входящих в состав ЭД.
В графе 5 указываются программные средства (ПС) и технические средства (ТС) для воспроизводства ЭД.
В графе 6 указывается срок хранения ЭД и номер статьи по перечню.
Ведомость учета электронных документов структурного подразделения подписывается его руководителем, визируется руководителем службы ДОУ и заведующим архивом (лицом, ответственным за архив); согласовывается ЭК структурного подразделения (при его наличии).
ЭД по оперативному учету (со сроком хранения до 3 мес.) фиксируются в номенклатуре дел, но не вносятся в ведомость учета ЭД и могут уничтожаться без оформления акта о выделении ЭД к уничтожению.
13.4.2. На основании ведомостей структурных подразделений составляется сводная ведомость учета ЭД (приложение 35), которая подписывается руководителем службы ДОУ, визируется заведующим архивом (лицом, ответственным за архив), согласовывается ЦЭК (ЭК) организации и утверждается руководителем организации. Учреждения государственной архивной службы при плановых проверках проверяют наличие и правильность составления ведомостей учета ЭД организации <*>.
13.4.3. Документы постоянного хранения, созданные с помощью информационных технологий, переводятся на бумажный носитель, формируются в дела, включаются в соответствующие описи и передаются в архив в порядке, установленном для организационно-распорядительных документов.
13.4.4. При наличии соответствующих условий хранения и использования допускается постоянное хранение ЭД в машиночитаемом виде в структурных подразделениях под контролем архива.
13.4.5. Допускается создание страховых копий организационно-распорядительных документов на машинных носителях.
13.4.6. ЭД временного хранения по истечении срока хранения выделяются к уничтожению по акту (приложение 36). На выделенные к уничтожению документы с отметкой ЭПК составляется отдельный акт.
14. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ АРХИВА
14.1. Работа архива осуществляется в соответствии с положением об архиве, в котором определяется правовой статус, задачи, функции, права, источники комплектования архива и состав документов, поступающих на хранение.
Положение о центральном отраслевом архиве, центральном архиве министерства (системы, объединения) согласовывается с Комитетом по архивам и делопроизводству Республики Беларусь <*>.
Положение об объединенном ведомственном и ведомственном архиве согласовывается с соответствующим учреждением государственной архивной службы Республики Беларусь.
Положение об архиве, являющемся учреждением, согласовывается с соответствующим учреждением государственной архивной службы и утверждается руководителем организации.
Положение об архиве, являющемся структурным подразделением или частью структурного подразделения организации, утверждается руководителем организации, в составе которой он функционирует.
14.2. Согласно штатному расписанию на имеющиеся в архиве должности разрабатываются должностные инструкции, которые согласовываются с юридической службой и утверждаются руководителем организации, руководителем структурного подразделения, частью которого является архив, заведующим архивом (если архив является структурным подразделением) или его директором (если архив является учреждением). Лицо, ответственное за архив, назначается приказом директора организации. Обязанности лица, ответственного за архив, оговариваются в соответствующей должностной инструкции.
14.3. В архиве составляются:
годовой план работы;
годовой план-график приема дел от источников комплектования архива;
годовой отчет архива.
Годовое планирование проводится на основе определения главных задач работы архива на планируемый год с учетом бюджета рабочего времени. Годовой план составляется с указанием конкретных видов работы, ее единиц измерения, объема, бюджета рабочего времени, срока исполнения и исполнителя (приложение 37). При разработке плана работы и определения бюджета времени используются действующие нормы времени и выработки на основные виды работ, проводимые в архивах. Планы подписываются заведующим архивом и утверждаются руководителем организации, которой он непосредственно подчинен, или руководителем структурного подразделения, в составе которого функционирует архив <*>.
-------------------------------
<*> В организациях, в которых отсутствует штатная должность заведующего архивом, составление годового плана не является обязательной нормой.
План-график приема дел от источников комплектования архива и план представления годовых разделов сводных описей на рассмотрение ЭМК (ЭПК) составляется в произвольной форме. План-график имеет поквартальную разбивку и до утверждения его руководителем организации согласовывается соответствующим государственным архивом <*>.
По итогам работы архивом составляется текстовой отчет о выполнении годового плана. Один экземпляр отчета по взаимной договоренности госархива и организации может направляться в соответствующий госархив.
14.4. Архивы совместно со службой ДОУ осуществляют контроль за состоянием архивов и организацией документов в делопроизводстве в подведомственных организациях. Работа архива с подведомственными организациями фиксируется в соответствующих карточках (приложение 38).
Проверки в подведомственных организациях проводятся не реже 1 раза в пять лет, а в структурных подразделениях самой организации не реже одного раза в год.
По итогам каждой проверки составляется справка или докладная записка на имя руководителя организации, в которой освещается состояние и работа архива, намечаются меры по ликвидации обнаруженных недостатков и дальнейшему улучшению работы. По итогам проверки может издаваться приказ. С выводами проверки должны быть ознакомлены непосредственные исполнители и руководители соответствующих структурных подразделений. Допускается проведение внеплановых проверок.
14.5. Подбор, расстановка и использование работников архива осуществляется в соответствии с главными задачами архива и утвержденным штатным расписанием.
Повышение квалификации работников архива на соответствующих курсах, совещаниях, семинарах проводится по согласованию с руководством организации (архива).
Для принятых в архив работников обязателен инструктаж по пожарной безопасности и технике безопасности.
15. <*> ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ НА ГОСУДАРСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ
15.1. Предельные сроки хранения документов в архиве
15.1.1. Документы Национального архивного фонда Республики Беларусь, временно находящиеся на хранении в ведомственных архивах, передаются на постоянное государственное хранение по истечении следующих предельных сроков их хранения в организациях-фондообразователях:
для документов высших органов государственной власти и управления Республики Беларусь, Верховного, Хозяйственного судов и Прокуратуры Республики Беларусь, центральных органов общественных объединений, банков, других учреждений, организаций и предприятий республиканского подчинения - 15 лет;
для документов органов иностранных дел, государственной безопасности, внутренних дел, вооруженных сил - 30 лет;
для документов местных органов государственной власти и управления, организаций, учреждений и предприятий областного подчинения - 10 лет, городского и районного подчинения - 5 лет;
для научно-технической документации - по миновании надобности, но не более 25 лет;
для записей актов гражданского состояния и нотариальных действий, документов по личному составу - 75 лет;
для кинофильмов, киножурналов, фотоснимков, фоно- и видеозаписей, машиночитаемых документов - 3 года.
Художественные кино-, теле- и видеофильмы (подлинники) передаются на хранение после окончания производства (в период тиражирования).
15.1.2. Республиканские органы по архивам и делопроизводству могут продлевать организациям сроки хранения документов в порядке и на условиях, определяемых Администрацией Президента Республики Беларусь. При согласии государственных архивов документы ведомственных архивов могут быть приняты на постоянное хранение до истечения установленного срока временного хранения.
15.1.3. Сроки ведомственного хранения архивных документов Фонда данных о состоянии природной среды Государственного комитета по гидрометеорологии Республики Беларусь, Государственного картографо-геодезического фонда Республики Беларусь, Государственного комитета по земельным ресурсам, геодезии и картографии Республики Беларусь, Белорусского геологического фонда Республики Беларусь, Производственного объединения по геологоразведочным работам "Беларусьгеология", Министерства природных ресурсов и охраны окружающей среды, Национального фонда стандартов Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации Республики Беларусь, Академии наук Беларуси определяется в лицензиях, выдаваемых Госкомархивом.
15.1.4. Негосударственные организации передают свои документы на государственное хранение в сроки и на условиях, оговоренных в соответствующем договоре.
15.2. Порядок передачи документов на государственное
хранение
15.2.1. Список организаций, документы которых должны передаваться на государственное хранение, определяется государственной архивной службой.
15.2.2. Прием документов Национального архивного фонда Республики Беларусь на государственное хранение осуществляется, как правило, в соответствии со сроками их ведомственного хранения. Дела передаются в государственный архив по описям, утвержденным в установленном порядке. При этом передаются два экземпляра описи дел постоянного хранения и два экземпляра историко-архивной справки к фонду помимо контрольных экземпляров, переданных в государственный архив после утверждения описи ЭМК (ЭПК) госархива. Организация оплачивает стоимость работ, связанных с передачей документов (картонных коробок, в которых должны храниться дела, если указанные дела передаются на государственное хранение незакартонированными, транспортирование и т.д.).
15.2.3. Прием документов на государственное хранение оформляется актом приема-передачи (приложение 33), составляемым в двух экземплярах.
15.2.4. Если при приеме дел выявлена утрата документов постоянного хранения, организация, передающая документы, должна принять меры к их розыску. Причины отсутствия указанных документов оговариваются в справке об отсутствии документов и в историко-архивной справке к фонду.
15.2.5. Документы действующих на территории Республики Беларусь международных организаций, организаций, созданных с участием государственных структур Республики Беларусь, передаются на государственное хранение, если иное не предусмотрено международным соглашением.
15.2.6. Организации, в деятельности которых не создаются документы Национального архивного фонда Республики Беларусь, хранят свои документы в соответствии со сроками хранения, определенными перечнями документов с указанием сроков хранения.
15.2.7. При ликвидации государственных организаций их документы, включая ликвидационный баланс, передаются правопреемнику. В случае отсутствия правопреемника документы передаются на хранение в государственный архив, источником комплектования которого являлась организация.
15.2.8. При ликвидации или банкротстве негосударственных организаций, не имеющих правопреемника, органы, зарегистрировавшие их уставы, обязаны принять по описям на хранение документы этих юридических лиц. При согласии органов государственной архивной службы документы постоянного хранения ликвидированных негосударственных организаций могут приниматься на государственное хранение на договорной основе.
15.2.9. При реорганизации государственных или негосударственных организаций с передачей ее функций другой организации последняя принимает по акту незавершенные делопроизводством дела и архив реорганизуемой организации. Если при этом из ее состава выделяется структурное подразделение со статусом организации, последней передаются незавершенные делопроизводством дела, относящиеся к профилю ее деятельности, личные дела и лицевые счета сотрудников, перешедших на работу в эту организацию.
15.2.10. Если состояние и качество научно-технической обработки документов ликвидированной или реорганизованной организации не соответствуют требованиям государственной архивной службы, то ликвидационная комиссия обязана организовать упорядочение документов в соответствии с действующими требованиями и передать документы по принадлежности <*>.
-------------------------------
<*> При проведении научно-технической обработки документов ликвидированных негосударственных организаций, не имеющих правопреемников, описи дел постоянного хранения согласуются с ЭК ликвидируемой организации, утверждаются ее руководителем и ЭК регистрирующего органа, а описи дел по личному составу согласуются с ЭК ликвидируемой организации, ЭК регистрирующего органа и утверждаются директором ликвидируемой организации.
16. ПОРЯДОК ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ
ПРИ СМЕНЕ РУКОВОДИТЕЛЯ ОРГАНИЗАЦИИ
ИЛИ ЗАВЕДУЮЩЕГО АРХИВОМ
(ЛИЦА, ОТВЕТСТВЕННОГО ЗА АРХИВ)
16.1. Порядок приема-передачи документов
при смене руководителя организации
16.1.1. При смене руководителя организации документы, находящиеся в делопроизводстве и в архиве, и научно-справочный аппарат к ним передаются по акту приема-передачи.
16.1.2. В акте приема-передачи раздельно указывается количество документов (дел), находящихся в делопроизводстве; количество дел, хранящихся в архиве, с выделением сведений о количестве дел, относящихся к составу Национального архивного фонда Республики Беларусь (дел постоянного хранения); мебель и оборудование архива.
16.2. Порядок приема-передачи документов при смене
заведующего архивом (лица, ответственного за архив)
16.2.1. При смене заведующего архивом (лица, ответственного за архив) прием-передача документов, учетно-справочного аппарата к ним, помещений архива, инвентаря и оборудования проводится по акту (приложение 39).
16.2.2. Приказом руководителя организации назначается комиссия в составе не менее 3 человек, с обязательным включением представителя службы ДОУ.
16.2.3. При приеме-передаче документов и дел проверяется:
наличие документов и страховых копий в архиве;
соответствие количества единиц хранения архива сведениям, содержащимся в учетных документах;
научно-справочный аппарат;
печати и штампы архива;
условия хранения документов;
состояние сохранности документов на момент приема-передачи;
противопожарное и охранное оборудование.
16.2.4. В случае обнаружения при приеме-передаче недостачи документов об этом немедленно информируется руководитель организации и принимаются меры к их розыску. Виновные в утрате документов или несоблюдении условий их хранения привлекаются к ответственности.
16.2.5. Акт приема-передачи документов подписывается лицом, сдающим и принимающим документы архива, членами комиссии и утверждается руководителем организации.
Приложение 1
к п.2.3.1
Наименование УТВЕРЖДАЮ
организации Наименование должности
руководителя организации
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Список
организаций - источников комплектования _______________________
(название архива)
на _________________________________
(годы)
----+-----------------------+--------------------------+-----------¬
¦ N ¦ Наименование ¦ Дата образования ¦Примечание ¦
¦п/п¦ организации ¦ организации ¦ ¦
+---+-----------------------+--------------------------+-----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
¦---+-----------------------+--------------------------+------------
Заведующий архивом Подпись Расшифровка
(лицо, ответственное за архив) подписи
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО <*>
Протокол ЦЭК (ЭК) Протокол ЭМК (ЭПК)
Наименование организации архивного учреждения
____________ N _________ ____________ N _______
Председатель ЦЭК (ЭК) Председатель ЭМК (ЭПК)
Подпись Подпись
Формат А4 (210х297 мм)
Форма списка организаций - источников комплектования архива
Приложение 2
к разделу 3
Наименование организации УТВЕРЖДАЮ
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Наименование должности
__________ N ____________ руководителя организации
__________________________ Подпись Расшифровка
(место составления) подписи
на ___________ год Дата
-------+-----------------+----------+------------------+----------¬
¦Индекс¦Название раздела,¦Кол-во дел¦Срок хранения дела¦Примечание¦
¦ дела ¦ заголовок дела ¦ (томов, ¦(тома, части) и N ¦ ¦
¦ ¦ (тома, части) ¦ частей) ¦статей по перечню ¦ ¦
+------+-----------------+----------+------------------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
¦------+-----------------+----------+------------------+-----------
Наименование должности Подпись Расшифровка
руководителя службы ДОУ подписи
организации
Дата
Виза зав.архивом
(лица, ответственного за архив)
Страницы: | Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4 | Стр.5 | Стр.6 | Стр.7 | Стр.8 | Стр.9 |
| 
