Стр. 2
Страницы: | Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4 | Стр.5 | Стр.6 | Стр.7 | Стр.8 | Стр.9 |
5.2.4. В структурных подразделениях описи дел составляются по установленной форме (приложение 8) под методическим руководством архива. Указанные описи представляются в архив через год после завершения дел в делопроизводстве. Например, годовой раздел описи, включающий дела, законченные делопроизводством в 1997 году, должен быть представлен в архив не позднее 31 декабря 1999 г. Ответственность за своевременное и качественное составление описей дел структурных подразделений несут руководители этих подразделений.
5.2.5. Описи дел структурных подразделений имеют порядковые номера.
5.2.6. Перед внесением заголовков дел в описи проверяется соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел организации. Производится просмотр дел, при котором проверяется:
соответствие заголовка дела содержанию документов в деле;
правильность оформления и группировки документов, включенных в дело;
качество подшивки или переплета;
нумерация листов дела;
наличие внутренней описи дела в случаях, оговоренных настоящими правилами, и правильность ее оформления;
наличие заверительной надписи и правильность ее оформления.
Все обнаруженные нарушения установленных правил формирования и оформления дел устраняются в структурных подразделениях.
При отсутствии дел, числящихся по номенклатуре дел, структурным подразделением принимаются меры по их розыску. Обнаруженные дела включаются в опись. Если поиски оказались безрезультатными, то на искомые дела составляется справка о причинах их отсутствия. Справка подписывается руководителем структурного подразделения и передается вместе с описью дел структурного подразделения в архив.
5.2.7. При составлении описи дел структурного подразделения необходимо соблюдать следующие требования:
каждое дело (том, часть) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;
заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
графы описи (порядковый номер, индекс, заголовок, дата дела, количество листов в деле, срок хранения дела) заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
если дело состоит из нескольких томов, каждый том вносится в опись под самостоятельным номером;
при внесении в годовой раздел описи подряд нескольких дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
Пример. Переписка с фирмой "Спектр" о поставке оборудования.
То же с фирмой "Технология".
графа описи "Примечание" используется для отметок об особенностях физического состояния дел, о передаче дел другим структурным подразделениям организации, наличии копий и т.п.
5.2.8. В конце описи на отдельном листе составляется итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество дел, включенных в опись, первый и последний номера дел по описи, оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).
5.2.9. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается руководителем службы ДОУ организации, ЭК структурного подразделения (при ее наличии) и утверждается руководителем структурного подразделения организации.
5.2.10. Опись дел структурного подразделения организации составляется в двух, а при наличии ЭК - в трех экземплярах. Один экземпляр остается в структурном подразделении, второй передается в архив вместе с делами, третий подшивается к протоколу ЭК.
5.2.11. По согласованию с архивом на обложках дел, внесенных в опись структурного подразделения, мягким черным графитным карандашом производится временная шифровка дел в соответствии с описью дел структурного подразделения.
5.2.12. Описи структурных подразделений служат основой для составления годового раздела сводной описи дел организации, подготовка которого возлагается на архив.
5.2.13. После передачи дел в архив описи дел структурных подразделений хранятся в архиве постоянно или до передачи дел в госархив в деле фонда. Экземпляры, не включенные в дело фонда, хранятся в структурных подразделениях.
5.3. Передача дел в архив
5.3.1. В архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям.
5.3.2. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив не подлежат. Они хранятся централизованно службой ДОУ или в структурных подразделениях, а по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. Указанные дела могут передаваться в архив только в исключительных случаях по решению руководителя организации. Передача их осуществляется по номенклатуре дел.
5.3.3. Дела в архив передаются по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений (организаций - источников комплектования) и утвержденному руководителем организации.
5.3.4. Сотрудником архива предварительно проверяется правильность формирования и оформления дел, соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки устраняются работниками структурных подразделений. В случае отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел организации, составляется справка (см. п.5.2.6).
5.3.5. Дела передаются по описи заведующему архивом или лицу, ответственному за архив, в присутствии сотрудника структурного подразделения. В обоих экземплярах описи против каждого заголовка дела делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи сотрудника архива и лица, передавшего дела.
5.3.6. Сверенные с описью дела подбираются и увязываются в архивные связки толщиной до 20 см. Дела укладываются по возрастанию номеров корешками на обе стороны. Дела доставляются в архив сотрудниками структурных подразделений.
6. ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА
Организации, являющиеся собственниками (создателями) архивных документов, обязаны обеспечить их сохранность, содержать в должном порядке здания и помещения архивов, организовать их охрану, поддерживать необходимый технологический режим для хранения архивных документов, создавать страховые копии документов и фонды пользования.
Юридические и физические лица, являющиеся источниками формирования Национального архивного фонда Республики Беларусь, не имеют права уничтожать архивные документы без разрешения органов государственной архивной службы Республики Беларусь.
Для обеспечения сохранности документов в архиве необходимо:
создание оптимальных условий для хранения документов;
размещение дел в хранилище и их топографирование;
учет дел и документов, проверка их наличия и состояния;
соблюдение порядка выдачи дел из архива;
обеспечение физико-химической сохранности документов.
6.1. Требования к помещению архива
6.1.1. Архиву предоставляется специально построенное здание или часть здания, приспособленная для хранения документов организации.
6.1.2. Архив состоит из комплекса помещений, в который входят:
хранилища для документов;
рабочие кабинеты для сотрудников;
читальный зал (кабинет) для работы исследователей, сотрудников организации и прочих пользователей.
Документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения желательно размещать в разных хранилищах.
Хранилища должны быть изолированы. Посторонние лица допускаются в них только с разрешения заведующего архивом и в присутствии сотрудника архива.
6.1.3. Хранилища архива должны быть безопасны в пожарном отношении, гарантированы от затопления и иметь запасный выход. В помещениях архива не должно быть газовых, водопроводных, канализационных и других магистральных трубопроводов. Проводка труб немагистрального характера допустима при их изоляции в специальных приспособлениях. Запрещено размещать хранилища рядом с пищеблоком. Нежелательно размещение архива в чердачных помещениях и в подвалах.
6.1.4. Наружные двери хранилищ должны быть обиты металлическим листом и иметь надежные замки. В нерабочее время они опечатываются или пломбируются. Печать, пломбир и ключ хранятся у дежурного по организации или в месте, установленном правилами внутреннего трудового распорядка.
Помещения архива оборудуются охранной сигнализацией, окна защищаются распашными решетками.
6.1.5. Помещения архива до размещения документов принимаются комиссией, которая проверяет соответствие его требованиям и составляет акт, который утверждается руководителем организации. В дальнейшем осмотр проводится один раз в 5 лет или, при необходимости, по требованию заведующего архивом.
6.2. Электро- и противопожарное оборудование архива
6.2.1. В помещениях хранилищ архива прокладывается скрытая электропроводка. Применяется полугерметическая осветительная арматура. Светильники, электрощиты и распределительные устройства должны быть закрытого исполнения. Хранилища оборудуются отключающими рубильниками. Распределительные электрощиты, предохранительные устройства и рубильники устанавливаются только вне хранилищ. Все электрооборудование обеспечивается заземлением.
6.2.2. По пожарной безопасности помещения архива относятся к категории "В", размещаются в зданиях не ниже 2 степени огнестойкости.
6.2.3. Основным противопожарным оборудованием архивов являются углекислотные огнетушители новейших конструкций, не оказывающие побочного действия. Они устанавливаются из расчета один на 50 кв.м площади, но не менее двух на каждое помещение.
Помещение архива оборудуется противопожарным водоснабжением. Пожарные краны устанавливаются на лестничных площадках. Протяженность прорезиненного рукава достигает крайней точки хранилища.
6.2.4. Архивохранилища и помещения для работы с документами должны быть оборудованы пожарной сигнализацией.
6.2.5. В архиве должны быть: инструкция о мерах пожарной безопасности, список пожарного расчета, план эвакуации документов и имущества. Занятия по мерам пожарной безопасности и практическим действиям во время пожара проводятся один раз в год или при смене сотрудников архива.
В хранилищах запрещается:
курение;
применение электронагревательных приборов;
хранение легковоспламеняющихся веществ, взрывоопасных предметов, продуктов питания.
6.3. Температурно-влажностный и световой режим в архиве
6.3.1. Температурно-влажностный режим хранения документов на бумажной основе должен соответствовать следующим данным:
---------------------------------+---------------------------------¬
¦ Помещения с регулируемым ¦ Помещения с нерегулируемым ¦
¦ климатом ¦ климатом ¦
+---------------+----------------+----------------+----------------+
¦температура, ¦ влажность, % ¦ температура, ¦ влажность, % ¦
¦ град. С ¦ ¦ град. С ¦ ¦
+---------------+----------------+----------------+----------------+
¦ +17 - +19 ¦ 50-55 ¦ +14 - +20 ¦ 45-60 ¦
¦---------------+----------------+----------------+-----------------
Режим хранения кино-, фото-, фонодокументов, а также машиночитаемых документов регулируется специальными правилами.
6.3.2. Температурно-влажностный режим хранения документов контролируется путем измерения климатических параметров воздуха не реже двух раз в неделю в одно и то же время <*>. Показания измерительных приборов (термометр, психрометр) фиксируются в регистрационном журнале (приложение 9).
-------------------------------
<*> При нарушениях режима хранения - ежедневно.
6.3.3. Приборы устанавливаются в главных проходах на стеллажах на одном щитке на расстоянии 1,4+-0,1 метра от пола вдали от отопительных и вентиляционных систем.
6.3.4. Не допускается освещение документов прямым солнечным светом. Рекомендуется хранилища располагать в здании окнами на северную сторону.
Защита дел от действия света обеспечивается:
хранением документов в коробках, папках, переплетах, а также в шкафах и на стеллажах закрытого типа;
применением на окнах светозащитного оборудования.
6.3.5. В качестве источников искусственного света применяются лампы накаливания и люминесцентные лампы в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью.
6.4. Санитарно-гигиенический режим в архиве
6.4.1. Условия содержания и хранения документов должны исключать возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли более 0,15 мг/кв.м.
6.4.2. Для защиты документов от пыли необходимо:
обеспечить максимально возможную герметичность хранилищ;
не реже одного раза в год проводить обеспыливание коробок с документами, стеллажей и помещений электропылесосом;
проводить систематическую влажную уборку хранилищ;
периодически проветривать хранилища (целесообразность проветривания решается с учетом влажности наружного и внутреннего воздуха).
6.4.3. При обнаружении в хранилищах насекомых и грызунов немедленно принимаются меры к их уничтожению. Уничтожение проводит служба санитарно-эпидемиологического надзора. Пораженные документы изолируются и подвергаются дезинсекции. При поражении значительного количества документов необходима дезинсекция всего хранилища.
6.4.4. При обнаружении в хранилищах документов и коробок, пораженных плесенью, они изолируются и подвергаются дезинфекции. Стеллажи, коробки, шкафы протираются водным раствором формалина (3-5%) и просушиваются. При плесневении стен, потолков, полов производится поверхностная обработка пораженных мест раствором формалина (3-5%).
6.5. Оборудование архива
6.5.1. Хранилища должны быть оборудованы стационарными стеллажами с соблюдением установленного порядка их размещения:
ширина главных проходов между рядами стеллажей - 120 см;
ширина проходов между стеллажами - 75 см;
расстояние между стеной и стеллажом, параллельным стене - 75 см;
расстояние между полками по высоте - 40 см;
расстояние между стеной и торцом стеллажа - 45 см;
расстояние от пола до нижней полки стеллажа - не менее 15 см, в цокольных этажах - не менее 30 см.
Конструкция и размеры стеллажей и шкафов для документов особого формата определяются размерами этих документов.
При оборудовании хранилищ деревянными стеллажами необходима обработка их огнезащитным составом.
6.5.2. Стеллажи устанавливаются перпендикулярно к стенам, имеющим оконные проемы и элементы отопительной системы. Расстояние до окна или источника тепла не менее 60 см. В помещении без окон стеллажи устанавливаются с учетом особенностей помещения.
6.5.3. Для работы у стеллажей используются лестницы-стремянки, перемещаются документы на библиотечных тележках (ТБ-1 и др.).
6.5.4. При возникновении чрезвычайных происшествий (пожар, затопление, злоумышленное проникновение) принимаются меры по спасению документов. Специальной комиссией составляется акт о происшествии. Случаи утраты, порчи, гибели документов, а также возникновение ситуаций, которые могут к ним привести, рассматриваются как чрезвычайные происшествия, и о них немедленно ставится в известность руководство организации.
6.6. Размещение дел в хранилище. Топографирование
6.6.1. Размещение дел в хранилищах должно проводиться с учетом создания оптимальных условий хранения, ежегодного движения дел, оперативного использования документов.
6.6.2. Все поступающие в архив документы размещаются так, чтобы документы каждого структурного подразделения хранились в одном месте и были расположены в порядке ежегодных поступлений.
6.6.3. Документы постоянного хранения размещаются отдельно от документов временного хранения и по личному составу.
6.6.4. Дела постоянного хранения размещаются в коробках или папках, дела временного хранения формируются в связки. Зазор между верхней крышкой коробки и стеллажом, обеспечивающий циркуляцию воздуха, - 5 см, между коробками в ряду - около 2 см. Толщина связки - не более 20 см.
К коробкам приклеиваются, а к связкам прикрепляются ярлыки. На них указываются порядковый номер, номер фонда и описи, год, крайние номера дел, включенных в данную коробку (связку).
6.6.5. Не допускается хранение документов на полу, на подоконниках, в неразобранных кипах, транспортировочной таре.
6.6.6. Все помещения архива, стеллажи, шкафы, полки нумеруются. Стеллажи и шкафы нумеруются самостоятельно слева направо от входа, а полки на стеллажах - по шкафам сверху вниз, слева направо.
6.6.7. В целях закрепления места хранения и наиболее быстрого нахождения документов в архиве составляются топографические постеллажные указатели (приложение 10).
Карточки указателя составляются на каждый стеллаж и располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах каждого отдельного помещения. Изменения, происходящие в размещении документов, должны своевременно отражаться в топографическом указателе.
При большом количестве фондов желательно создание пофондового топографического указателя (приложение 11).
6.7. Порядок выдачи дел из хранилищ.
Транспортировка и упаковка дел
6.7.1. Дела выдаются из хранилищ для использования (сотрудникам, исследователям, организациям) и для проведения архивных работ с документами (дезинфекции, составления научно-справочного аппарата и т.д.).
6.7.2. Пользователи документной информации (исследователи) работают в читальном зале. Допускается передача дел во временное пользование вне архива структурным подразделениям организации, организациям данного ведомства, а также судебным, следственным, налоговым и контрольным органам.
6.7.3. Выдача дел исследователям и работникам других организаций производится на основании письма соответствующей организации и разрешающей резолюции руководителя.
6.7.4. Дела во временное пользование выдаются на срок, не превышающий 30 дней.
6.7.5. Выдача дел во временное пользование другой организации оформляется актом о выдаче дел во временное пользование (приложение 12) и фиксируется в книге выдачи дел из хранилища (приложение 13) и книге выдачи дел во временное пользование (приложение 27) <*>. Выдача дел в читальный зал исследователям регистрируется в соответствующем порядке в книге выдачи дел из хранилища.
-------------------------------
<*> Если в архиве одно хранилище, то выдача дел во временное пользование может фиксироваться только в книге выдачи дел из хранилища.
6.7.6. Акт выдачи дел во временное пользование составляется в 2 экземплярах на общем бланке организации. Один экземпляр остается в архиве и хранится в деле фонда, другой вместе с делами передается получателю. Акты подписывают оба руководителя и их подписи скрепляются гербовыми печатями организаций. После возвращения дел в акте делается соответствующая отметка.
6.7.7. Состояние дел, возвращаемых в архив, должно быть проверено. При обнаружении недостачи отдельных документов или повреждения листов составляется акт в 2 экземплярах. Один экземпляр предъявляется руководителю организации, использовавшей документы, или направляется в соответствующие органы для привлечения виновных к ответственности.
6.7.8. При выдаче дел для использования взамен подкладывается карта-заместитель дела (приложение 14). В ней указывается шифр дела, дата выдачи, фамилия пользователя (название организации, которой выдано дело во временное пользование), дата возврата дела. При возвращении дела в хранилище карта-заместитель изымается и хранится до минования надобности.
6.7.9. При любом перемещении документов соблюдают меры предосторожности.
6.7.10. За пределы здания документы вывозят только в упакованном виде и в закрытом транспорте. При многодневных перевозках на большие расстояния документы упаковывают в водозащитный материал и помещают в ящики.
6.8. Проверка наличия и состояния дел
6.8.1. Проверки наличия и состояния дел проводятся с целью установления фактического наличия дел, числящихся по описям, и выявления дел, требующих консервационно-профилактической обработки и реставрации.
6.8.2. Проверка дел постоянного хранения проводится раз в 5 лет и перед передачей их на хранение в государственный архив. Проверка дел по личному составу и дел временного хранения проводится раз в 10 лет.
Единовременные проверки наличия дел проводятся:
после перемещения дел в другое хранилище;
после чрезвычайных происшествий;
при смене заведующего архивом;
при ликвидации организации.
6.8.3. Проверка проводится комиссией в составе 3-5 человек, назначенной руководителями организации. В ходе проверки изучаются документы предыдущих проверок, проверяется правильность нумерации дел в описях, соответствие ее итоговым записям и учетным документам. Проводится сверка описательных статей описей с содержанием реквизитов на обложках дел (шифра, названия фондообразователя и его структурных подразделений, делопроизводственных индексов, заголовков, дат, количества листов).
6.8.4. Физическое состояние дел оценивается визуально с учетом степени их сохранности и наличия характерных признаков разрушения основы и текста. В ходе проверки физического состояния подлежат выявлению:
документы, пораженные плесенью, насекомыми;
документы с повреждением основы;
документы с повреждением текста;
влажные документы.
В ходе проверки запрещается делать какие-либо пометы в описях дел.
6.8.5. Дела, выданные в структурные подразделения, читальный зал и во временное пользование, проверяются по книге выдачи дел из хранилища и актам выдачи дел и считаются имеющимися в наличии.
6.8.6. Состояние дел фиксируется в листе проверки (приложение 15), затем в акте проверки наличия и состояния дел (приложение 16). В этих документах помещается информация об общем количестве дел, числящихся по описям, количестве дел, оказавшихся в наличии, о делах необнаруженных, выданных во временное пользование, неисправных, поврежденных, требующих дезинфекции, дезинсекции, реставрации, переплета или подшивки, восстановления затухающих текстов.
6.8.7. Лист проверки составляется непосредственно в ходе проверки наличия дел в фонде. После окончания работы листы проверки нумеруются. В дело фонда они включаются только при обнаружении недостатков.
6.8.8. При проверке наличия и состояния дел необходимо:
сохранять порядок расположения дел на стеллажах, в коробках, папках;
подкладывать на соответствующие места обнаруженные неправильно подложенные дела;
изымать не внесенные в опись дела;
изымать и изолировать поврежденные биологическими вредителями дела.
Внесение в ходе проверки неучтенных дел в опись запрещается. Они передаются заведующему архивом вместе с листом и актом проверки наличия. После этого дело(а) описывается, а в учетных документах фиксируются соответствующие изменения.
6.8.9. В ходе проверки дела, имеющие внутреннюю опись, сверяются подокументно с данными внутренней описи.
6.8.10. После окончания проверки наличия и состояния дел в конце описи делается запись "Проверено" и указывается дата проверки. Запись заверяется лицом, ответственным за ведение учетных документов в архиве.
6.8.11. При обнаружении не отмеченных в итоговой записи описи литерных, свободных, повторных и пропущенных номеров итоговая запись пересоставляется.
6.8.12. Акт проверки наличия и состояния дел (приложение 16) составляется и подписывается работником, проводившим проверку наличия, утверждается руководителем организации, согласовывается ЦЭК (ЭК) организации. В соответствии с актами проводится работа по устранению выявленных недостатков. Акты нумеруются по очередности проверок наличия и хранятся в деле фонда.
6.8.13. Если в ходе проверки обнаружены дела с неисправимыми повреждениями, об этом составляется акт о неисправимых повреждениях дел (приложение 17), на основании которого указанные дела выделяются к уничтожению.
6.9. Организация и оформление результатов розыска дел
6.9.1. Если проверкой обнаружена недостача дел, то организуется их розыск. Для этого необходимо:
изучить документы, на основании которых выдавались дела из хранилища;
изучить описи, по которым из структурного подразделения дела передавались в архив;
организовать розыск в структурном подразделении, в деятельности которого образовались необнаруженные дела;
изучить в деле фонда акты о выделении дел к уничтожению;
просмотреть правильность подкладки дел, номер которых похож на номер утраченного дела.
Розыск рекомендуется проводить в течение года после проверки наличия дел. Итоги розыска фиксируются в графе "Примечание" листа проверки наличия и состояния дел.
6.9.2. Найденные в итоге розыска дела возвращаются на место хранения. Если искомые дела не обнаружены, составляется акт о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны (приложение 18).
Дела, причина утраты которых подтверждена документами (актами о выделении дел к уничтожению, о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны, о неисправимых повреждениях дел, передачи дел в другие архивы и организации), исключаются из описей и учетных документов.
6.9.3. Проверка наличия считается завершенной после внесения изменений в учетные документы.
7. КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА
7.1. Классификация документов в пределах архива
7.1.1. Весь комплекс документов (независимо от их ценности и местонахождения), возникший в процессе деятельности организации, составляет документальный фонд. Из материалов документального фонда формируется архивный фонд - совокупность документов организации, имеющих политическое, народно-хозяйственное, научное, социально-культурное или историческое значение и подлежащих постоянному хранению. Организация, документы которой составляют архивный фонд, называется фондообразователем. Архивный фонд хранится в архиве фондообразователя и (или) в госархиве. Наряду с архивным фондом (фондами) в архиве может храниться архивная коллекция (коллекции) - совокупность отдельных документов, образовавшихся в процессе деятельности различных фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, авторскому и др.).
7.1.2. Классификация документов архива предполагает их группировку по фондам на основании определенных признаков, имеющих существенное значение для учета, хранения и использования документной информации.
7.1.3. При осуществлении делопроизводства, проведении экспертизы ценности документов (при формировании дел и отборе их для передачи в архив, госархив), определяется фондовая принадлежность документов, т.е. осуществляется отнесение их к архивному фонду организации-фондообразователя с учетом хронологических границ ее деятельности. Данный вид работы называется фондированием.
7.1.4. При фондировании по содержанию документов, подписям, делопроизводственным пометам, оттискам регистрационных штампов и др. признакам определяется принадлежность документов данной организации фондообразователю.
7.1.5. Фонд представляет собой основную классификационную и учетную единицу документов архива и дроблению не подлежит.
7.1.6. Хронологическими границами фонда являются официальные даты создания и ликвидации организации-фондообразователя. Хронологические границы фонда не зависят от изменений административно-территориального деления, если образование, деятельность и ликвидация фондообразователя не связаны с этими изменениями.
7.1.7. Каждый фонд имеет свой номер и название, соответствующее официальному названию фондообразователя. Если архив организации-фондообразователя передает дела на госхранение, номер фонда в архиве устанавливается соответствующим госархивом.
7.1.8. Все входящие документы относятся к фонду адресата.
7.1.9. Исходящие документы и документы внутреннего обращения относятся к фонду создавшей их организации.
7.1.10. Не является основанием для создания новых фондов временное прекращение организацией своей деятельности, изменение ее названия, ведомственного или территориального подчинения, структуры, объема, компетенции, а также реорганизация, не повлекшая коренного изменения функций.
7.1.11. При ликвидации организации документы ее правопреемников или исполнителей ее прежних функций составляют отдельные фонды. Законченные делопроизводством дела ликвидированной организации включаются в ее фонд, а незаконченные дела и дела по личному составу - в фонд правопреемника.
7.1.12. В архиве могут создаваться объединенные архивные фонды, которые включают документы двух или более организаций, имеющих между собой исторические и (или) логические связи. Объединенные фонды формируются из документов:
однородных и одноименных организаций;
Пример. Автотранспортные парки, сельские советы.
руководящей и подчиненных организаций;
Пример. Банк и его отделения.
организаций, связанных между собой объектом деятельности;
Пример. Белорусская железная дорога (управление, дистанции и др.).
органов государственной власти и управления;
Пример. Облисполком и его отделы.
7.1.13. Архивная коллекция создается в том случае, если составляющие ее материалы нельзя без ущерба для использования объединить с документами того или иного фонда (фондов). Возможно создание коллекций документов по личному составу, организаций-предшественников, подведомственной сети и др.
7.1.14.<*> Создание, пополнение, расформирование фондов и коллекций осуществляется по согласованию с государственным архивом.
7.2. Классификация документов в пределах фонда
7.2.1. Структурной и классификационной основой архивного фонда является дело (единица хранения) - физически обособленный отдельный документ или совокупность документов, объединенных по каким-либо общим признакам. Дела в пределах фонда систематизируются, т.е. группируются в определенной последовательности.
7.2.2. Систематизация документов архивного фонда осуществляется на основании согласованной с государственным архивом схемы, в основе которой лежат следующие признаки:
структурный (систематизация в соответствии со структурой фондообразователя, зафиксированной в штатном расписании);
хронологический (систематизация на основании учета датировки документов);
предметно-вопросный (систематизация на основании содержания документов);
номинальный (систематизация по делопроизводственной форме - видам единиц хранения, разновидностям и значимости документов);
функциональный (на основании классификации функций, выполняемых фондообразователем);
географический (систематизация по административно-территориальным единицам);
корреспондентский (систематизация по названиям адресатов, в результате переписки с которыми образовались документы);
авторский (систематизация по названиям учреждений или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).
7.2.3. Дела систематизируются по нескольким признакам, использование которых наиболее рационально для сохранения в фонде логических и исторических связей между документами.
7.2.3.1. Структурно-хронологический тип схемы обычно применяется для систематизации дел организаций, имевших устойчивую структуру и уже прекративших свою деятельность. При этом дела группируются по структурным подразделениям, а в пределах данных подразделений - по годам.
Пример. Канцелярия
1990 г.
1991 г. и т.д.
Отдел кадров
1990 г.
1991 г. и т.д.
7.2.3.2. Хронологически-структурный тип схемы используется для систематизации дел фондообразователей, структура которых часто изменялась. В этом случае дела фонда группируются по годам, а в пределах каждого года - по структурным подразделениям.
Пример. 1990 г.
Канцелярия (управление делами) <*>
Плановый отдел
Производственный отдел
Отдел труда и зарплаты
Статистический отдел
Финансовый отдел
Бухгалтерия
Отдел кадров <**>
Административно-хозяйственный отдел
-------------------------------
<*> Здесь рационально ввести термин "Руководство".
<**> При наличии только инспектора по кадрам - "Кадры".
7.2.3.3. Функционально-хронологическая и хронологически-функциональная схемы систематизации применяются обычно при классификации документов бесструктурных учреждений.
Пример функционально-хронологической схемы.
Руководство
1990 г.
1991 г.
1992 г.
Учебно-воспитательная работа
1990 г.
1991 г.
1992 г. и т.д.
Пример хронологически-функциональной схемы.
1990 г.
Руководство
Планирование
Финансирование
Капитальное строительство
и т.д.
7.2.3.4. При небольшом объеме фонда возможно использование номинально-хронологической или хронологически-номинальной схемы.
Пример номинально-хронологической схемы.
Приказы
1990 г.
1991 г.
Планы
1990 г.
1991 г. и т.д.
Пример хронологически-номинальной схемы.
1990 г.
Приказы
Планы
Отчеты и т.д.
7.2.4. Документы по личному составу систематизируются отдельно и включаются в отдельные описи.
7.2.5. Систематизация документов в коллекции определяется тематикой и составом документов.
7.2.6. При систематизации дел необходимо учитывать следующее:
при определении структуры фондообразователя используются директивные документы (приказы, постановления и др.), а при отсутствии таковых - штатные расписания, отчеты о финансово-хозяйственной деятельности и др.;
принадлежность документов и дел к структурным подразделениям устанавливается на основании информации, содержащейся на обложке дела, по адресату, регистрационному штампу, отпускам исходящих документов, резолюциям, делопроизводственным пометам, содержанию;
планы, отчеты, сметы относятся к тому году, на который и за который они составлены; планы, рассчитанные на несколько лет, относятся к начальному периоду их действия, а отчеты - к последнему году отчетного периода;
дела относятся к тому году, в котором они начаты делопроизводством или поступили в данное учреждение для продолжения делопроизводства;
дела, начатые делопроизводством в одном структурном подразделении, а затем продолженные в другом, относятся к тому подразделению, в котором они были закончены.
Особенности формирования дел и систематизации в них документов см. в разделе 3 настоящих правил.
8. СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ СВОДНЫХ И ЗАКОНЧЕННЫХ ОПИСЕЙ
ДЕЛ
8.1. Составление и оформление годового раздела
сводной описи дел постоянного хранения
8.1.1. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения составляется на основе описей дел постоянного хранения структурных подразделений. В годовой раздел включаются заголовки дел постоянного хранения, отложившихся в течение года в структурных подразделениях, а также заголовки дел, сформированных из документов, которые были выделены из дел с отметкой "ЭПК".
8.1.2. Заголовки дел в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются только после сверки их со сводной номенклатурой дел за тот же год и проверки правильности формирования, оформления и описания дел в структурных подразделениях.
8.1.3. В случае обнаружения утраты дел, не включенных в справки структурных подразделений об утрате дел или при отсутствии указанных справок (см. пп.5.2.6, 5.3.4), архивом совместно со службой ДОУ и подразделением, к которому эти дела относятся, организуется розыск. Если розыск не даст результатов, лица, виновные в утрате документов, привлекаются к ответственности в установленном законом порядке. Архив составляет акт о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны (приложение 18), и указанные дела исключаются из учетных документов.
В организациях, передающих документы на государственное хранение, акт о необнаружении дел составляется в 2 экземплярах, из которых один хранится в архиве, другой предоставляется в ЭМК (ЭПК) соответствующего архивного учреждения вместе с экземплярами годового раздела сводной описи дел.
8.1.4. Порядок внесения заголовков дел в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения аналогичен порядку, предусмотренному настоящими правилами для описей дел структурных подразделений (см. пп.5.2.5 - 5.2.7). Заголовки дел, содержащих документы за несколько лет, включаются в годовой раздел сводной описи дел по дате заведения дела.
8.1.5. Заголовки дел включаются в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения в соответствии со схемой систематизации фонда (см. подраздел 7.2).
8.1.6. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения составляется по установленной форме (приложение 19). Элементы описательной статьи сводной описи дел постоянного хранения аналогичны элементам описательной статьи описи дел постоянного хранения структурного подразделения. Графы описи заполняются в точном соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела.
8.1.7. Заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, нумеруются в валовом порядке до тех пор, пока их число не достигнет любого четырехзначного числа (1000, 3000 и т.д. до 9999) или до передачи документов, включенных в опись, в государственный архив.
8.1.8. В конце каждого годового раздела сводной описи дел постоянного хранения за последней описательной статьей составляется итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается фактическое количество дел, включенных в раздел, первый и последний номера дел, отражаются особенности нумерации (наличие литерных и пропущенных номеров). Итоговая запись подписывается составителем раздела с указанием должности составителя и даты составления описи.
Заголовки дополнительно обнаруженных дел вносятся в годовой раздел описи под литерными номерами в соответствии с принятой систематизацией.
Внесение изменений в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения после его утверждения ЭМК (ЭПК) архивного учреждения допускается только по согласованию с данным архивным учреждением <*>.
8.1.9. Одновременно с работой над сводной описью составляется историко-архивная справка к фонду (см. подраздел 10.5). При необходимости к сводной описи дел постоянного хранения составляются указатели (см. подраздел 10.3), оглавление, список сокращенных слов.
Оглавление описи составляется, если в годовом разделе сводной описи дел имеются подразделы, выделены другие, более мелкие группы дел, имеется справочный аппарат к разделу.
Список сокращенных слов составляется в тех случаях, если в годовом разделе употребляются сокращения, характерные для деятельности организации или ведомственной системы, к которой она относится. Сокращения располагаются в алфавитном порядке. Через тире указывается их расшифровка.
8.1.10. Листы годового раздела сводной описи дел и справочного аппарата к нему нумеруются в валовом порядке, в конце помещается лист-заверитель описи (приложение 20). В нем указывается общее количество листов раздела и справочного аппарата, а также литерных и пропущенных номеров. Лист-заверитель описи составляется и подписывается составителем раздела.
8.1.11. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения составляется в 4 экземплярах.
Годовые разделы не подшиваются, не переплетаются (если они не являются законченной описью), хранятся в папках с тремя клапанами и завязками.
8.1.12. <*> После согласования ЦЭК (ЭК) организации на рассмотрение ЭМК (ЭПК) архивного учреждения архивом организации, передающей документы на госхранение, представляются 4 экземпляра годового раздела сводной описи. После утверждения годового раздела описи руководителем организации, он утверждается ЭМК (ЭПК) архивного учреждения. Затем первый экземпляр годового раздела сводной описи в качестве контрольного передается в государственный архив, остальные - остаются в организации.
8.1.13. Дела, внесенные в годовые разделы сводных описей, после утверждения годового раздела сводной описи руководителем организации шифруются чернилами или шариковой ручкой и хранятся в архиве до передачи на государственное хранение в соответствии с проставленным шифром (по номерам фондов, описей, дел).
8.1.14. Если по какой-либо причине научно-техническая обработка документов проводится единовременно за несколько лет, то по правилам, изложенным в подразделе 8.1, составляется сводная опись дел постоянного хранения за соответствующий период времени с единым листом-заверителем описи.
8.2. Составление и оформление законченной описи
дел постоянного хранения
8.2.1. Несколько годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения или один годовой раздел считаются законченной описью, если число заголовков дел в них достигло любой четырехзначной цифры (см. п.8.1.7) или организация-фондообразователь ликвидирована.
8.2.2. Законченной описи присваивается порядковый номер по листу фонда. Если документы фонда уже поступали на государственное хранение, то данный номер согласовывается с госархивом. При выбытии всех дел законченной описи ее номер другим описям не присваивается.
8.2.3. Систематизация заголовков дел в законченной описи при необходимости может уточняться.
8.2.4. Законченная опись печатается в четырех экземплярах.
8.2.5. Законченная опись имеет самостоятельную нумерацию заголовков дел. Итоговая запись и заверительная надпись к законченной описи составляются также, как к годовому разделу сводной описи дел (см. пп.8.1.8, 8.1.10). В заверительной надписи фиксируется поступление, выбытие, объединение и расформирование дел со ссылкой на соответствующие документы.
Пример. Дела NN 326, 518, 611 исключены из описи. Основание: акт о неисправимом повреждении дел от 08.10.1996, N 6. Подпись работника архива, вносящего запись.
В описи на уровне строки утраченного дела в графе "Примечание" делается пометка "утрачено" (при передаче дел в другой архив - "выбыло"). Затем составляется новая итоговая запись.
Если опись состоит из нескольких томов (частей), итоговая запись составляется к каждому из них, а в последнем томе (части) помещается итоговая запись ко всей описи.
Заверительные надписи, составленные к годовым разделам сводных описей дел, при составлении законченной описи изымаются.
8.2.6. Законченная опись дел имеет титульный лист (приложение 21) <*>. На нем указывается:
название госархива, источником комплектования которого является организация <*>;
название фонда;
номер фонда;
номер описи;
категория документов, содержащихся в делах (постоянного, временного хранения, по личному составу и т.д.);
крайние даты дел, включенных в опись.
-------------------------------
<*> Титульный лист может составляться и на опись дел постоянного хранения, включающую дела за несколько лет.
8.2.7. Название фонда организации на титульном листе включает:
полные и сокращенные названия фондообразователя со всеми переименованиями и изменениями подчиненности, относящимися к периоду, за который документы включены в опись;
указание хронологических рамок, в которых организация носила то или иное название;
Пример.
Центральный государственный архив Октябрьской революции и социалистического строительства БССР (ЦГАОР БССР)
июль 1944 г. - 19 сентября 1991 г.
Центральный государственный архив Октябрьской революции и социалистического строительства Республики Беларусь (ЦГАОР Республики Беларусь)
19 сентября 1991 г. - 1 августа 1993 г.
Белорусский государственный архив (БГА)
1 августа 1993 г. - 12 июня 1995 г.
Национальный архив Республики Беларусь (НАРБ)
12 июня 1995 г.
8.2.8. К законченной описи постоянного хранения составляются оглавление, указатели (см. подраздел 10.3) и список сокращенных слов (при наличии таковых в описи).
8.2.9. В оглавлении к законченной описи с указанием соответствующих листов перечисляются:
историко-архивная справка к фонду (общая);
названия разделов и подразделов описи в соответствии со схемой ее построения;
список сокращенных слов (при наличии).
Оглавление помещается в начале законченной описи. Оглавления к годовым разделам описи из нее изымаются.
8.2.10. Законченная опись вместе с титульным листом, историко-архивной справкой к фонду (см. подраздел 10.5), справочным аппаратом к описи заключается в твердую обложку и переплетается.
8.3. Составление и оформление годового раздела сводной
описи дел временного (свыше 10 лет) хранения
8.3.1. В годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения включаются заголовки дел, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений и имеющих срок хранения от 10 до 25 лет.
8.3.2. Сводная опись дел временного (свыше 10 лет) хранения составляется и оформляется так же, как и опись дел постоянного хранения, но в отличие от последней не подлежит утверждению ЭМК (ЭПК) архивного учреждения.
8.3.3. Справочный аппарат к указанным описям (оглавление, список сокращенных слов и др.), как правило, не составляется. В описи дел временного (свыше 10 лет) хранения к порядковому номеру описи, определенному по листу фонда, прибавляется индекс "в".
8.3.4. Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения печатается в двух экземплярах, согласовывается ЦЭК (ЭК) организации и утверждается ее руководителем (приложение 22).
8.4. Оформление описи дел по личному составу
8.4.1. Документы по личному составу постоянного хранения (личные дела уволенных работников, имеющих ученое звание или ученую степень, руководителей организаций и др.) включаются в соответствующий годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения <*>.
-------------------------------
<*> По согласованию с ЦЭК (ЭК) допускается прием на постоянное хранение личных дел работников, внесших крупный вклад в развитие отрасли (системы) или организации, руководителей ключевых структурных подразделений организации.
8.4.2. В годовой раздел описи дел по личному составу включаются заголовки дел со сроками хранения 75 лет, отложившихся в течение года в деятельности отдела кадров организации или структуры, ответственной за работу с кадрами.
8.4.3. Годовой раздел описи дел по личному составу составляется по установленной форме (приложение 23).
8.4.4. Заголовки дел в годовом разделе описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку в следующей последовательности:
приказы по личному составу (о приеме, перемещении, увольнении сотрудников);
карточки по учету личного состава (личные карточки);
лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);
личные дела уволенных (при отсутствии отдельной описи личных дел);
невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи);
акты о несчастных случаях и документы к ним.
Пример.
1997
1. Приказы NN 1-56 директора Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела по личному составу
2. Личные карточки А-К
3. Личные карточки Л-Я
4. Лицевые счета сотрудников института
Личные дела уволенных
5. Александров Анатолий Кириллович и т.д.
Невостребованные трудовые книжки
89. Петров Василий Васильевич
8.4.5. На личные дела, образующиеся в организации в больших объемах, могут составляться самостоятельные годовые разделы описи (личные дела, трудовые книжки и т.п.). Личные дела (личные карточки) вносятся в годовой раздел описи по году увольнения лица, на которое заведено личное дело, и систематизируются по алфавиту. Фамилия, имя и отчество уволенного указывается в именительном падеже. Личные дела уволенных выделяются в отдельный подраздел годового раздела описи.
8.4.6. При необходимости к годовому разделу описи дел и к законченной описи дел по личному составу составляются оглавления.
8.4.7. Годовой раздел описи дел по личному составу организации, передающей документы на государственное хранение, печатается в трех экземплярах, подписывается составителем, начальником отдела кадров (инспектором по кадрам), представляется на рассмотрение ЦЭК (ЭК) организации, с последующим согласованием с ЭМК (ЭПК) соответствующего архивного учреждения и утверждается руководителем организации.
8.4.8. Годовые разделы описей дел по личному составу организаций, не передающих документы на государственное хранение, печатаются в двух экземплярах, согласуются ЦЭК (ЭК) и утверждаются руководителем организации.
8.4.9. Порядок составления и оформления законченной описи дел по личному составу аналогичен порядку, указанному в пп.8.2.1 - 8.2.7. Форма титульного листа к законченной описи дел по личному составу идентична форме титульного листа к законченной описи дел постоянного хранения (приложение 21). К номеру данной описи дел приставляется индекс "лс".
8.4.10. В организациях, не передающих документы в госархив и не имеющих документов постоянного хранения, к описи дел по личному составу составляется предисловие. В нем указываются дата составления и номер описи, количество дел в описи, особенности формирования, оформления и систематизации дел, полнота состава и причины отсутствия документов и дел, место (места) хранения дел. Предисловие подписывается составителем описи с указанием его должности и даты составления.
9. УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ
В архиве учету подлежат фонды, объединенные фонды, коллекции, описанные и неописанные дела, страховые копии документов, описи, номенклатуры дел и другие единицы хранения.
Учетные документы должны быть сосредоточены у заведующего архивом или лица, отвечающего за учет документов в архиве, и хранятся в сейфе или металлическом шкафу.
В архиве в обязательном порядке используются (ведутся) следующие основные учетные документы:
книга поступления и выбытия документов;
список фондов;
листы фондов;
описи дел;
номенклатура дел;
книга выдачи дел во временное пользование;
формы статистических отчетов (сведений) о составе, объеме фондов и т.д., предоставляемые в учреждения государственной архивной службы в порядке, установленном Госкомархивом.
Все основные учетные документы хранятся постоянно.
Допускается использование вспомогательных учетных документов (реестров описей, книг учета документов, передаваемых в другие архивы и др.), необходимость которых определяется архивом.
9.1. Книга поступления и выбытия документов
9.1.1. В книге поступления и выбытия документов (приложение 24) ведется учет описанных и неописанных дел постоянного, временного хранения и дел по личному составу, принятых архивом от структурных подразделений организации, выделенных к уничтожению, переданных в государственный архив и полученных от других архивов. Каждое поступление и выбытие обозначается самостоятельным номером. Количество поступивших и выбывших дел (документов) ежегодно подсчитывается и оформляется в итоговой записи.
9.2. Список фондов
9.2.1. Список фондов (приложение 25) ведется в архиве, хранящем документы двух и более фондов. Каждому поступающему на хранение фонду присваивается порядковый номер. Если фонд подлежит передаче на государственное хранение, то через косую черту указывается номер данного фонда в госархиве (в случае, если документы фонда ранее передавались в госархив). В списке фондов фиксируется название фондообразователя на момент поступления фонда в хранилище. Номер выбывшего фонда не присваивается поступившему на хранение фонду. При поступлении на хранение фонда ликвидированной организации, фонду присваивается ее последнее название. Объединенный фонд вносится под обобщенным названием. В конце каждой записи в графе 3-4 списка фондов ставится разборчивая подпись лица, сделавшего данную запись. Если количество поступающих и убывающих фондов значительно, в примечании указывается количество фондов, находящихся на хранении по состоянию на 1 января каждого года.
9.3. Лист фонда
9.3.1. Лист фонда (приложение 26) заводится при первом поступлении фонда в архив.
9.3.2. В листе фонда указывается наименование организации, в которой хранится фонд; дата его первого поступления в архив; все названия и подведомственные организации-фондообразователя с момента ее возникновения (в листе объединенного фонда - его обобщенное название и названия всех организаций-фондообразователей, документы которых включены в фонд); крайние даты названий фондообразователя.
9.3.3. В листе фонда ведется учет поступления, наличия, выбытия описанных и неописанных документов (дел). В нем фиксируются все изменения в составе и объеме фонда на основании описей и номенклатур дел, а также актов приема-передачи дел, актов о выделении дел к уничтожению, актов о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны, актов о неисправимом повреждении дел, актов проверки наличия и состояния дел. Изменения, связанные с техническими ошибками, вносятся в опись и лист фонда только после утверждения акта проверки наличия и состояния дел фонда или справки о технических ошибках в учете.
Страницы: | Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4 | Стр.5 | Стр.6 | Стр.7 | Стр.8 | Стр.9 |
| 
