Стр. 2
Страницы: | Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4 | Стр.5 | Стр.6 | Стр.7 | Стр.8 | Стр.9 | Стр.10 |
Глава 4
ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ, СОГЛАСОВАНИЯ, ПРИНЯТИЯ, НАПРАВЛЕНИЯ
НА ОБЯЗАТЕЛЬНУЮ ЮРИДИЧЕСКУЮ ЭКСПЕРТИЗУ И ГОСУДАРСТВЕННУЮ
РЕГИСТРАЦИЮ, УЧЕТА НОРМАТИВНЫХ ПРАВОВЫХ АКТОВ
58. Подготовка проектов нормативных правовых актов (далее - проект) осуществляется заинтересованными структурными подразделениями центрального аппарата МЧС и подчиненными МЧС подразделениями.
59. Подготовка проектов, их оформление с соблюдением требований нормотворческой техники, внесение изменений и дополнений в них осуществляется в соответствии с Законом Республики Беларусь от 10 января 2000 года "О нормативных правовых актах Республики Беларусь" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2000 г., N 7, 2/136; 2004 г., N 175, 2/1070), Правилами подготовки проектов нормативных правовых актов, утвержденными Указом Президента Республики Беларусь от 11 августа 2003 г. N 359 "О мерах по совершенствованию нормотворческой деятельности" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2003 г., N 92, 1/4856).
Порядок подготовки, согласования и внесения на рассмотрение в Совет Министров Республики Беларусь проектов законов Республики Беларусь, указов, декретов и распоряжений Президента Республики Беларусь, постановлений Совета Министров Республики Беларусь определен Регламентом Совета Министров Республики Беларусь, утвержденным постановлением Совета Министров РБ от 20 марта 2000 г. N 355 (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2000 г., N 33, 5/2838; 2004 г., N 108, 5/14508).
60. На согласование и обязательную юридическую экспертизу в УПО проект направляется после его согласования со всеми заинтересованными структурными подразделениями центрального аппарата МЧС и подчиненными МЧС подразделениями. К проекту прилагаются обоснование необходимости его принятия, финансово-экономическое обоснование, а также справка о не учтенных в процессе согласования замечаниях и предложениях, которым УПО дает правовую оценку.
61. Нормативные правовые акты МЧС подлежат в установленном порядке обязательной юридической экспертизе в Министерстве юстиции Республики Беларусь и включению в Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь.
62. Для направления нормативного правового акта МЧС на обязательную юридическую экспертизу в Министерство юстиции Республики Беларусь подразделения, ответственные за его разработку, представляют в день подписания проекта в УПО следующий пакет документов:
6 экземпляров нормативного правового акта (один из которых оригинал);
справку-обоснование;
выписку из решения коллегии (для постановлений);
текст нормативного правового акта на электронном (магнитном) носителе;
сопроводительное письмо.
Структурные подразделения центрального аппарата МЧС и подчиненные МЧС подразделения, организующие подготовку нормативного правового акта МЧС, несут ответственность за своевременное и полное представление относящихся к нему документов в УПО.
63. УПО в течение трех дней с момента подписания направляет нормативный правовой акт МЧС в Министерство юстиции Республики Беларусь и осуществляет сопровождение прохождения обязательной юридической экспертизы нормативного правового акта.
64. Первый экземпляр нормативного правового акта МЧС после включения его в Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь направляется на хранение в отдел делопроизводства МЧС. Копия нормативного правового акта с заключением Министерства юстиции Республики Беларусь направляется отделом делопроизводства МЧС в УПО для учета.
65. Подготовленные структурными подразделениями центрального аппарата МЧС и подчиненными МЧС подразделениями проекты законов Республики Беларусь, указов, декретов и распоряжений Президента Республики Беларусь, постановлений Совета Министров Республики Беларусь подлежат обязательному согласованию с УПО до представления их руководству. Копии проектов указанных нормативных правовых актов (включая сопроводительное письмо), внесенных в Совет Министров Республики Беларусь, представляются в УПО для учета.
Глава 5
ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ, ОФОРМЛЕНИЯ И УЧЕТА ОТДЕЛЬНЫХ
ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ
66. Распорядительные документы (постановление, приказ, распоряжение) оформляются на общих гербовых бланках организационно-распорядительных документов. Постановление оформляется согласно приложению 15, приказ - согласно приложению 16, распоряжение - согласно приложению 17. Если распорядительный документ включает в себя несколько страниц текста, то на гербовом бланке печатается только первая страница, остальные оформляются на обычных листах бумаги.
Совместные распорядительные документы МЧС и других республиканских органов государственного управления и организаций, подчиненных Правительству Республики Беларусь, издаются в форме постановлений. Совместный распорядительный документ имеет одну дату принятия и регистрационный номер, состоящий из регистрационных номеров каждого из нормотворческих органов. Наименования нормотворческих органов располагаются в соответствии с их полными официальными наименованиями в верхней части первого листа постановления по центру, вертикально.
Подписи руководителей, принявших совместное постановление, располагаются на одном уровне в одну или несколько строк.
Распорядительные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты: наименование организации (организаций), издающей документ, название вида документа, дату и регистрационный номер, место издания, заголовок, текст, визы, подпись.
Текст распорядительного документа состоит из констатирующей <*> и распорядительной частей. В констатирующей части излагаются факты, послужившие основанием для издания распорядительного документа.
------------------------------
<*> Может отсутствовать.
Если распорядительный документ создается на основании другого распорядительного документа, вносит изменения или дополнения в действующий распорядительный документ или отдельные его положения, приостанавливает действие, отменяет либо признает утратившим силу какой-либо распорядительный документ, он должен содержать ссылку на эти документы.
Ссылка состоит из указания точной (до абзаца) нормы, на которую делается ссылка (при применении ссылки на отдельный структурный элемент распорядительного документа), вида и названия документа, даты принятия, регистрационного номера <*>, источника официального опубликования (обязателен для нормативных правовых актов, не указывается при ссылке в преамбуле).
------------------------------
<*> Кроме законов Республики Беларусь и постановлений Палаты представителей Национального собрания Республики Беларусь.
Например:
Во исполнение Указа Президента Республики Беларусь от 19 мая 1999 г. N 285 "О некоторых мерах по стабилизации цен (тарифов) в Республике Беларусь" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 1999 г., N 40, 1/371)...
1. Внести в Положение об условиях оплаты труда лиц рядового и начальствующего состава органов и подразделений по чрезвычайным ситуациям Республики Беларусь, утвержденное приказом Министерства по чрезвычайным ситуациям Республики Беларусь от 20 декабря 2001 г. N 173, изменения и дополнения в следующей редакции:
"..."
При ссылке на утвержденный документ добавляется вид, дата принятия, регистрационный номер документа, которым утвержден данный документ.
Например:
В соответствии с Положением о Министерстве по чрезвычайным ситуациям Республики Беларусь, утвержденным Указом Президента Республики Беларусь от 19 января 1999 г. N 35 (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 1999 г., N 7, 1/44),...
При неоднократном применении (кроме первого) ссылок на закон Республики Беларусь указывается только его название.
При неоднократном применении ссылок на иной распорядительный документ указываются его вид, дата принятия (издания) и регистрационный номер.
При неоднократном применении ссылок на утвержденный документ указываются его вид и название, а также вид, дата принятия (издания) и регистрационный номер распорядительного документа, которым утвержден данный документ.
Ссылка на распорядительный документ или структурный элемент этого документа в этом же документе делается только с использованием слова "настоящий".
Например:
Настоящая Инструкция устанавливает...
Распорядительная часть постановления начинается словом "ПОСТАНОВЛЯЕТ", приказа - "ПРИКАЗЫВАЮ", распоряжения - "ОБЯЗЫВАЮ", "ПРЕДЛАГАЮ", а заканчивается указанием должностного лица, ответственного за контроль исполнения документа или его конкретных пунктов.
В некоторых случаях в распоряжениях распорядительное слово "ОБЯЗЫВАЮ" или "ПРЕДЛАГАЮ" может отсутствовать.
Отсутствие указания об ответственном за контроль лице означает, что контроль будет осуществлять руководитель, от имени которого издается документ.
Текст в зависимости от вида распорядительного документа подразделяется на пункты, которые могут объединяться в главы и разделы. В значительных по объему документах может содержаться оглавление.
Разделы обозначаются римскими цифрами и должны иметь название, которое пишется прописными буквами и размещается в центре строки.
Разделы должны включать не менее двух глав, кроме разделов, именуемых "Общие положения", "Общие вопросы", "Основные положения", "Заключительные положения".
Главы обозначаются арабскими цифрами и должны иметь название, которое пишется прописными буквами и размещается в центре строки. Главы должны включать не менее двух пунктов, кроме глав, именуемых "Общие положения", "Общие вопросы", "Основные положения", "Заключительные положения".
Пункты обозначаются арабскими цифрами с точкой после них и названия не имеют.
Абзацы, как правило, заканчиваются точкой с запятой, кроме первого абзаца соответствующего структурного элемента, который заканчивается двоеточием, и последнего абзаца, который заканчивается точкой.
Подпункты обозначаются несколькими арабскими цифрами с точками после каждой из них, первая из которых обозначает номер пункта.
Часть текста начинается с прописной буквы и заканчивается точкой, кроме последней части подпункта, которая может заканчиваться точкой с запятой. В случае, если часть состоит из нескольких абзацев, абзацы начинаются со строчной буквы, кроме первого абзаца части, который начинается с прописной буквы. При этом первый абзац части заканчивается двоеточием, все последующие - точкой с запятой, кроме последнего абзаца, который заканчивается точкой.
Если часть является структурным элементом пункта или подпункта, то первая часть пункта, подпункта, как правило, начинается с арабской цифры с точкой, после которой следует прописная буква, или с нескольких арабских цифр с точками после каждой из них, после которых следует строчная буква.
Нумерация разделов, глав, статей, пунктов должна быть сквозной для всего распорядительного документа, подпунктов - сквозной для каждого пункта.
В тексте номера разделов, глав, статей, пунктов, подпунктов обозначаются цифрами, номера частей и абзацев при ссылках на них пишутся словами.
Определения наиболее важных терминов, используемых в документе и являющихся общими для всего документа, указываются в одной статье (пункте), обычно помещаемой в начале текста документа.
В тех случаях, когда пояснения или сокращенные наименования не могут быть помещены в текст пункта, используются подстрочные примечания. Подстрочные примечания, обозначаемые цифрой или звездочкой, выносятся вниз за текст страницы документа и отмечаются знаком, идентичным знаку, стоящему у поясняемой части основного текста. Подстрочные примечания, обозначаемые словом "Примечание." или "Примечания:", выносятся за текст проекта акта либо приложения к нему. Текст подстрочного примечания, кроме обозначаемого словом "Примечание." или "Примечания:", отделяется от основного текста проекта прямой линией. Текст подстрочного примечания начинается с абзаца с прописной буквы, набирается более мелким шрифтом и заканчивается точкой. Нумерация (обозначение) подстрочных примечаний цифрой или звездочкой является сквозной для каждой страницы проекта акта.
В виде приложений оформляются приводимые таблицы, графики, карты, схемы, перечни, иллюстрации и тому подобное, а соответствующие пункты документа должны иметь ссылки на эти приложения.
Если распорядительный документ отменяет или приостанавливает действие ранее изданного документа, эта норма записывается в последнем пункте документа.
При отмене распорядительных документов, издаваемых МЧС, подчиненными ему подразделениями, употребляется словосочетание "Признать утратившим силу...", при отмене действия распорядительных документов других организаций - "Не применять в органах и подразделениях по чрезвычайным ситуациям...".
Например:
3. Признать утратившим силу приказ Министерства по чрезвычайным ситуациям Республики Беларусь от 23 октября 2000 г. N 158 "О введении в действие норм снабжения вещевым имуществом, правил ношения формы одежды и описания предметов форменной одежды личного состава органов и подразделений по чрезвычайным ситуациям Республики Беларусь".
Приказы по основной деятельности оформляются согласно приложениям 18 - 20.
Признанию утратившими силу (отмене) подлежат распорядительные документы в целом, их структурные элементы, если они не содержат норм, сохраняющих свое значение, а также иные структурные элементы при включении их в перечень документов, подлежащих признанию утратившими силу в связи с принятием (изданием) нового распорядительного документа (далее - перечень), исключению - отдельные слова, цифры, предложения, а также структурные элементы документа, не включаемого в перечень.
В перечне распорядительные документы располагаются по их видам и в хронологическом порядке. Перечень, состоящий из десяти и более документов, должен содержать порядковую нумерацию.
В перечень включается основной распорядительный документ (его структурные элементы), а также распорядительные документы, которыми в его текст (текст структурных элементов) были внесены изменения и (или) дополнения (дано толкование или приостановлено действие документа (его структурных элементов), признаны утратившими силу или отменены структурные элементы документа).
Изменять, дополнять, признавать утратившим силу распорядительный документ (его структурные элементы), имеющие ограничительный гриф, могут только распорядительные документы, содержащие аналогичный ограничительный гриф, кроме документов (его структурных элементов), предусматривающих отмену ограничительного грифа.
Не допускаются изменение и (или) дополнение, признание утратившим силу распорядительного документа (его структурных элементов), не имеющего ограничительного грифа, распорядительным документом (его структурными элементами), содержащим ограничительный гриф.
Отменять и вносить изменения в распорядительные документы могут только органы (должностные лица), их издавшие, или вышестоящие органы (должностные лица).
Термины, применяемые в распорядительных документах, должны соответствовать терминологии, принятой в законодательстве Республики Беларусь и в органах и подразделениях по чрезвычайным ситуациям, и употребляться в одном и том же значении во всем тексте проекта.
Действительные наименования управлений, отделов и других структурных подразделений центрального аппарата МЧС, подчиненных ему подразделений, а также должности работников пишутся в строгом соответствии со штатами (штатным расписанием).
Наименования организаций, находящихся в ведении МЧС, пишутся в соответствии с их уставами.
Издаваемые в МЧС постановления и приказы (распоряжения - при необходимости) перед подписанием в обязательном порядке визируются заместителями Министра, начальником УПО, начальником отдела делопроизводства МЧС, начальником сектора режимно-секретной работы <*> и, если в документе затрагиваются вопросы финансирования, - начальником управления финансовой и экономической работы. При необходимости этот перечень может быть расширен другими заинтересованными.
------------------------------
<*> Кроме приказов по личному составу.
Если в процессе визирования документа возникают разногласия, документ может визироваться с замечаниями. В этом случае проставляется отметка о наличии замечаний, которые прикладываются к документу.
Запрещается включать в распорядительный документ исполнителем структурное подразделение или работника подразделения без согласования с ним и (или) его непосредственным руководителем.
Для подчиненных МЧС подразделений перечень лиц, которые визируют распорядительные документы, определяют их руководители.
Все распорядительные документы сдаются в службу делопроизводства в день их подписания для регистрации. Регистрация ведется в зависимости от выбранной формы на регистрационно-контрольных карточках, в журнале регистрации издаваемых распорядительных документов по форме согласно приложению 21 или в автоматизированной базе данных.
Постановления, приказы и распоряжения регистрируются раздельно. Приказы по основной деятельности регистрируются отдельно от приказов по личному составу.
В зависимости от формы регистрации на регистрационно-контрольных карточках, в журнале регистрации издаваемых распорядительных документов или в электронной базе данных должны быть отметки о рассылке копий документов (с указанием экземпляров, а также номера и даты реестра или номера книги рассылки и даты передачи). Книга рассылки оформляется согласно приложению 22.
Регистрация каждого вида распорядительных документов должна ежегодно начинаться с первого номера.
Регистрационным индексом распорядительного документа является его порядковый регистрационный номер в пределах данного вида документа, возрастающий в пределах года. Индексация документов цифровая.
Подразделениям, территориально удаленным от издавшей распорядительный документ организации, направляются копии или выписки из этих документов <*>.
------------------------------
<*> Для приказов по личному составу.
Подразделения и должностные лица, до сведения которых необходимо довести распорядительный документ, перечисляются исполнителем в списке рассылки, размещаемом на обороте последнего листа документа в левом нижнем углу и при размножении не воспроизводимом.
Оборотная сторона распорядительного документа оформляется согласно приложению 23.
При большом количестве адресатов может составляться отдельный список рассылки по форме согласно приложению 10. Служба делопроизводства может вносить изменения в список рассылки с целью оптимального обеспечения структурных подразделений распорядительными документами, создания необходимого резерва и избежания их излишнего изготовления.
Зарегистрированные распорядительные документы при необходимости их тиражирования передаются лицу, которому по должностным обязанностям поручено размножение документов.
С каждого документа-подлинника (кроме приказов по личному составу) делается контрольный экземпляр.
Распорядительные документы рассылаются без сопроводительных писем за присвоенными им номерами. Каждому экземпляру распорядительного документа присваивается номер (начиная со второго номера). Дополнительные экземпляры распорядительных документов могут быть высланы по мотивированному запросу руководителя подчиненного подразделения.
Поступающие в подразделения распорядительные документы
вышестоящих организаций при необходимости их доведения до
нижестоящих подразделений размножаются в необходимом количестве. На
размноженных экземплярах рядом с номером экземпляра поступившего
документа через тире проставляются новые номера экземпляров, начиная
с первого, а в нижнем правом углу первого листа - штамп "Учтено
в _________________________________________________________________"
(наименование службы делопроизводства)
и подпись работника, отвечающего за учет распорядительных
документов. На поступившем экземпляре документа и в журналах
регистрации поступающих распорядительных документов
(регистрационно-контрольных карточках, электронных базах данных)
делаются отметки о рассылке копий. Журнал регистрации поступающих
распорядительных документов оформляется согласно приложению 24.
При отмене или внесении изменений в распорядительные документы службой делопроизводства или работником, которому это поручено, делаются отметки (с указанием вида, даты и номера распорядительных документов, отменяющих их или которыми вносятся изменения) на контрольном экземпляре - для издаваемых распорядительных документов, на копиях - для поступивших распорядительных документов, а также в журналах регистрации, регистрационно-контрольных карточках или электронных базах данных, в которых зарегистрированы эти документы.
При изменении или дополнении отдельного пункта распорядительного документа делается отметка:
"Изменен (дополнен) пункт _____________________________________
(наименование
__________________________________________________________ N _____".
распорядительного документа)
При изложении распорядительного акта в новой редакции делается отметка:
"Изменен ______________________________________________ N ___".
(наименование распорядительного документа)
При изложении пункта распорядительного документа в новой редакции старый текст этого пункта перечеркивается и делается отметка:
"Новая редакция пункта ________________________________________
(наименование
__________________________________________________________ N _____".
распорядительного документа)
При признании пункта (подпункта, части, абзаца) распорядительного документа утратившим силу текст этого пункта (подпункта, части, абзаца) перечеркивается и делается отметка:
"Утратил силу _________________________________________ N ___".
(наименование распорядительного документа)
При признании распорядительного документа утратившим силу его текст и текст всех приложений к нему перечеркивается и делается отметка:
"Утратил силу _________________________________________ N ___".
(наименование распорядительного документа)
На распорядительных документах могут делаться также отметки, когда необходимо показать взаимную связь норм. В этом случае делается отметка со ссылкой на новый распорядительный документ:
"См. _________________________________________________ N ____".
(наименование распорядительного документа)
Все копии поступивших в подразделения <*> из вышестоящих органов распорядительных документов, утративших силу, хранятся отдельно от действующих документов и уничтожаются через год после отмены с составлением акта об уничтожении.
------------------------------
<*> Кроме областных управлений МЧС и Научно-исследовательского института пожарной безопасности и проблем чрезвычайных ситуаций.
Областные управления МЧС и Научно-исследовательский институт пожарной безопасности и проблем чрезвычайных ситуаций формируют поступившие копии распорядительных документов вышестоящих органов в дела. Сроки хранения таких дел определяются по согласованию с государственным архивным учреждением, источником комплектования которого является данное подразделение.
Ознакомление начальников структурных подразделений (или конкретных работников), которых касаются нормы распорядительных документов <*>, производится под подпись на листе ознакомления или оборотной стороне последнего листа документа с указанием фамилии и даты. Листы ознакомления для издаваемых распорядительных документов хранятся вместе с подлинниками этих документов.
------------------------------
<*> Кроме приказов по личному составу.
Порядок прохождения и ознакомления с поступающими распорядительными документами аналогичен порядку работы с входящими документами.
Экземпляры распорядительных документов выдаются работникам для работы под подпись в журнале передачи документов исполнителям.
Контроль за своевременным ознакомлением с распорядительными документами работников и возвратом этих документов возлагается на службы делопроизводства.
Отдельным видом распорядительных документов являются приказы по личному составу.
Приказы по личному составу имеют смешанный индекс (цифровой и буквенный) с добавлением к номеру регистрации букв "л/с" (для приказов со сроком хранения 75 лет) или "к" (со сроком хранения 3 года).
Приказы по личному составу разделяются на приказы, касающиеся:
приема на службу, перевода, перемещения, увольнения, премирования, поощрения, присвоения званий, присвоения классной квалификации, длительных и зарубежных командировок, взысканий со сроком хранения 75 лет;
отпусков, командировок, назначения дежурных, срок хранения которых 3 года.
Приказы по личному составу о премировании, присвоении специальных званий, командировании (заграничные командировки), наложении и снятии дисциплинарных взысканий оформляются согласно приложениям 25 - 29.
Заголовок к тексту приказа по личному составу в зависимости от его содержания может быть: "О поощрении", "О назначении" и так далее.
Если приказ касается одного работника, то в заголовке приказа указываются фамилия и инициалы этого работника.
Например: О назначении Иванова И.И.
Сводные приказы, объединяющие несколько предписываемых действий (назначение, премирование и так далее), должны иметь заголовок: "По личному составу". В такие приказы можно объединять только те нормативные предписания, для которых установлен одинаковый срок хранения. Сводный приказ со сроком хранения 75 лет оформляется согласно приложению 30, со сроком хранения 3 года - согласно приложению 31.
Констатирующая часть в приказах по личному составу может отсутствовать.
Распорядительная часть может начинаться словами "НАЗНАЧИТЬ", "УВОЛИТЬ", "ПООЩРИТЬ", "ПРЕМИРОВАТЬ", "КОМАНДИРОВАТЬ" и так далее.
После распорядительного слова пишется звание и фамилия работника, на которого распространяется действие приказа. Фамилия пишется прописными буквами.
В приказе о назначении на должность указывается, на какую должность и с какой даты принимается работник. Если дата не указывается, датой приема является дата приказа. Могут оговариваться условия приема, т.е. прием на работу с предварительным испытательным сроком.
В приказах о предоставлении отпуска указывают вид отпуска, даты начала и окончания отпуска, количество суток или календарных дней отпуска.
В приказах об увольнении указывают пункт положения о прохождении службы в органах и подразделениях по чрезвычайным ситуациям <*>, на основании которого производится увольнение, а также сведения об использовании отпуска.
------------------------------
<*> Или статью Трудового кодекса Республики Беларусь.
В приказах по личному составу должно указываться основание их издания.
Например, основанием для издания приказа о приеме на работу является заявление работника и заключенный с ним контракт или трудовой договор.
Слово "Основание" пишется от границы левого поля приказа. После него ставится двоеточие. Слово "Основание" остается открытым, а при переносе текста основания на новую строку его печатают с позиции первой буквы (цифры) текста основания.
Например:
НАЗНАЧИТЬ:
СИДОРОВА Ивана Ивановича на должность старшего инспектора
отдела кадров Минского городского управления МЧС с 19.01.2001 с
испытательным сроком 3 месяца.
Основание: контракт от 18.01.2001;
заявление Сидорова И.И.
КОМАНДИРОВАТЬ:
капитана внутренней службы ПЕТРОВА Петра Ивановича, главного
специалиста отдела науки МЧС, в г.Москву (Россия) на 5 дней с 24 по
28 марта 2002 г. для участия в Международной научно-практической
конференции.
Расходы по проезду осуществляются за счет принимающей стороны.
Основание: приглашение МЧС России от 1 марта 2002 г. N
1/999-562/02.
Основание должен содержать каждый пункт приказа.
Если несколько пунктов приказа издаются по одному основанию, его допускается указывать в конце текста после этих пунктов.
Кроме общих реквизитов приказы по личному составу о назначении, перемещении, увольнении, откомандировании, наложении и снятии взысканий, в том числе о полном лишении премии, должны содержать визу ознакомления, состоящую из слов "С приказом ознакомлен", личной подписи работника, расшифровки подписи и даты ознакомления.
Например:
С приказом ознакомлен _______________ ___________________
(подпись) (И.О.Фамилия)
27.05.2002
При необходимости ознакомления нескольких работников виза ознакомления записывается следующим образом:
С приказом ознакомлены _________________ ____________________
(подпись) (И.О.Фамилия)
______________
(дата)
_________________ ____________________
(подпись) (И.О.Фамилия)
______________
(дата)
_________________ ____________________
(подпись) (И.О.Фамилия)
______________
(дата)
Подразделениям, территориально удаленным от издавшей приказ по личному составу организации, направляются выписки из приказов (копии).
Работники служб делопроизводства этих подразделений проводят ознакомление работников подразделений с копиями выписок <*> из приказов по назначению, перемещению, наложению и снятию взыскания, полному лишению премии и передают эти копии в управления (отделы, службы) кадров по месту ведения личных дел работников для приобщения к личным делам.
------------------------------
<*> Количество выписок определяется числом работников, которых необходимо ознакомить.
Приказ на увольнение (откомандирование) работника подчиненного МЧС подразделения дублируется приказом подразделения, в котором хранится личное дело увольняемого (откомандированного) работника.
67. Положение, инструкция, правила и устав оформляются без использования гербовых бланков, утверждаются постановлением или приказом и являются их составной частью.
Реквизитами этих документов являются гриф утверждения, название вида документа, заголовок, текст, подписи (для положений о подразделениях). Располагаются реквизиты согласно приложению 32.
Требования к тексту этих документов соответствуют требованиям, предъявляемым к документам, их утверждающим.
68. Протокол составляется секретарем совещания (заседания) (секретарем постоянно действующего коллегиального органа) на основании рукописных, стенографических или магнитофонных записей хода совещания (заседания), а также документов, подготавливаемых к совещанию (заседанию): повестки дня, текстов или тезисов докладов, проектов решений и других.
Реализация принятых решений коллегиальных органов осуществляется приказами либо путем рассылки размноженных экземпляров протокола.
Реквизитами протокола являются наименование органа, издающего документ, название вида документа, дата и регистрационный номер, место издания, заголовок, текст, подписи. Отдельные протоколы имеют гриф утверждения.
Заголовком к тексту протокола является название коллегиального органа или конкретного совещания (заседания).
Дата протокола должна соответствовать дате проведения совещания (заседания) и проставляется председателем или секретарем совещания (заседания).
Протоколы делятся на краткие и полные. Протокол краткой формы составляется при наличии стенограммы или когда тексты докладов и выступлений прилагаются к протоколу. Кратко протоколируются также оперативные совещания. Протокол краткой формы оформляется согласно приложению 33.
Тексты протоколов делятся на вводную и основную части. Во вводной части краткого протокола указываются фамилии председателя и секретаря коллегиального или совещательного органа, а также всех присутствующих на заседании (совещании). В списке присутствующих сначала перечисляются члены коллегиального органа, затем - приглашенные с указанием должностей и наименования организаций, которые они представляют. Фамилии присутствующих располагаются в алфавитном порядке.
Основная часть протокола краткой формы изложения строится по схеме: СЛУШАЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) - без текста выступлений.
В протоколе полной формы изложения после раздела "присутствовали" следует повестка дня совещания (заседания) (в протоколе краткой формы повестка дня отсутствует). Протокол полной формы оформляется согласно приложению 34. Основная часть протокола полной формы изложения строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) - отдельно по каждому рассматриваемому вопросу согласно повестке дня. Повестка дня включает перечень вопросов, обсуждаемых на совещании (заседании), название докладов (отчетов, сообщений, информации), название должности докладчика, его инициалы и фамилию (в именительном падеже).
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; постановление (решение) печатается полностью.
В случае возникновения принципиальных разногласий в протоколах краткой формы допускается фиксировать отдельные выступления участников.
Постановляющая часть протокола заканчивается указанием должностного лица, контролирующего исполнение решений (постановлений) или отдельных пунктов решений. Документ, утверждаемый коллегиальным органом, прилагается к протоколу.
Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем.
Протоколы нумеруются в хронологическом порядке в пределах календарного года. Протоколы совместных совещаний (заседаний) должны иметь составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в работе совещания (заседания).
Порядок подготовки и принятия (издания) протоколов и решений коллегиальных органов организации определяется в положениях об этих органах или регламентах их работы.
69. Акты оформляются на общих или специальных бланках формата А4. Они составляются временными или постоянными комиссиями, специально уполномоченными лицами или должностным лицом с указанием документов, определяющих их полномочия. Основанием для составления акта может быть распорядительный документ вышестоящего органа, руководителя, плановое задание и другое. Акты могут содержать выводы, рекомендации, предложения составителей (акты ревизий финансово-хозяйственной деятельности организаций, акты проверки, акты приема объектов в эксплуатацию и другие).
Акт содержит следующие реквизиты: наименование организации (подразделения), составившей акт, название вида документа, дату и регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, подписи, при необходимости - гриф утверждения и согласующие визы. Реквизиты располагаются в установленном порядке.
Дата акта должна соответствовать дате актируемого события и проставляться должностным лицом (как правило, председателем комиссии), подписавшим документ.
Заголовком к тексту акта является содержание актируемого события: "О выделении к уничтожению документов и дел", "О списании имущества" и другое.
Акт подписывается всеми лицами (членами комиссии), принимавшими участие в его составлении, без указания должностей. Акты ревизий и обследований подлежат согласованию с должностными лицами, деятельность которых обследуется.
Лица, имеющие замечание по содержанию акта, подписывают (визируют) его с отметкой: "Замечания прилагаются". Текст замечаний излагается на отдельном листе, небольшие по объему замечания фиксируются на самом акте.
Утверждению подлежат акты, предписывающие выполнение определенных действий. Акт утверждается руководителем, чье распоряжение явилось основанием для составления акта.
Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей. Во вводной части указывается основание для составления акта и перечисляются лица, составившие акт и присутствующие при этом. Фамилии указываются в алфавитном порядке с наименованием должностей. Если акт составлен комиссией, указываются фамилии председателя и членов комиссии. В констатирующей части акта дается краткое описание проделанной работы (ее сущность, характер, методы, сроки) и фиксируются установленные факты, излагаются выводы, предложения и заключения. Если в акте отражается ряд фактов, текст акта делится на пункты. Выводы и предложения составителей акта излагаются в распорядительной форме с указанием сроков исполнения предписываемых действий. При наличии к акту приложений отметка о приложениях указывается после текста. Акт оформляется согласно приложению 35.
70. Письма, как правило, оформляются на гербовых бланках для писем. В зависимости от содержания различают следующие разновидности служебных писем: письма-запросы, письма-ответы, письма сопроводительные, рекламационные, гарантийные, напоминания, извещения, приглашения и другие.
Реквизитами письма являются: наименование организации - автора документа, почтовый и телеграфный адрес организации, номер телефона приемной руководителя, номер счета в банке <*>, дата и регистрационный индекс, адресат, ссылка на индекс и дату входящего документа, заголовок к тексту, текст, подпись, фамилия составителя документа и номер его служебного телефона.
------------------------------
<*> Указывается на бланке.
Текст (содержание) письма должен касаться, как правило, одного вопроса. Основное требование к тексту - его краткость.
Подготовленные проекты писем передаются ответственными исполнителями на подпись руководителю. К каждому письму должны быть приложены: копия с визами ответственного исполнителя, начальника структурного подразделения - ответственного исполнителя, соисполнителей (если не оформляются отдельные листы согласования), документы, на основании которых оно подготовлено. Письма оформляются согласно приложению 36.
71. Докладная записка может быть составлена как по инициативе ее автора <*> (инициативные), так и по указанию соответствующего руководителя <**> (отчетные и другие).
------------------------------
<*> Инициативные - о внесении предложений, изложение просьбы, фактов.
<**> О ходе, состоянии, завершении каких-либо работ, поручений, планов и другого.
Реквизиты докладной записки: наименование организации (структурного подразделения), название вида документа, дата и регистрационный индекс, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.
Текст докладной записки состоит из двух частей. В первой (вводной) части излагаются состояние вопроса, факты, послужившие причиной для составления докладной записки, проводится их анализ. Во второй части докладной записки излагаются выводы и предложения.
Внешние докладные записки (адресуемые руководителям организаций других органов государственного управления) подписывают руководитель или его заместители, внутренние (на имя руководителя) - их составители.
Внешние докладные записки оформляются на общих гербовых бланках организационно-распорядительных документов по форме согласно приложению 37 и регистрируются как исходящие документы.
Внутренние (инициативные) докладные записки оформляются на бумаге формата А4 по форме согласно приложению 38 и регистрируются в регистрационно-контрольной карточке, электронной базе данных, журнале регистрации внутренних документов <*> согласно приложению 39, при необходимости их исполнение контролируется согласно резолюции руководителя. Регистрационный индекс докладной записки формируется из индекса структурного подразделения и порядкового номера по журналу регистрации.
------------------------------
<*> При небольшом количестве можно регистрировать вместе с исходящими документами.
72. Справки делятся на служебные <*> (о выполнении планов, о штатной численности и другом), личные, выдаваемые работникам или организациям для представления в другие учреждения (справка о месте работы, о заработной плате и др.).
------------------------------
<*> Аттестованными работниками составляется рапорт.
Служебные справки (рапорты) делятся на внешние, составленные по запросу других органов государственного управления, и внутренние, которые адресуются на имя руководителей органов и подразделений по чрезвычайным ситуациям.
Справки (рапорты) подписываются: внешние - руководителем (его заместителем), внутренние - составителем. Внешние справки (рапорты) оформляются на общих гербовых бланках организационно-распорядительных документов согласно приложению 40 и регистрируются как исходящие документы, внутренние - на бумаге формата А4 согласно приложению 41 и регистрируются так же, как внутренние докладные записки. Реквизиты служебной справки (рапорта) аналогичны реквизитам докладной записки.
Личная справка содержит следующие реквизиты: наименование организации, выдавшей справку, наименование вида документа, адресата, дату и регистрационный индекс, место составления, текст, подпись, печать.
В тексте служебной справки (рапорта) вначале излагаются факты, события, послужившие причиной ее составления, и может даваться ссылка на соответствующий документ, во исполнение которого она составлена. В справках (рапортах), составляемых по итогам проверок, дается общая информация о проверяемом объекте, причины, цели обследования. Далее указываются установленные факты, описываются события по существу, нарушения либо отмечаются положительные стороны работы.
Текст служебной справки (рапорта) может оформляться с использованием таблицы, делиться на разделы, пункты, подпункты, иметь пояснения и ссылки. Дата (период времени), к которой относятся приводимые в справке сведения, включается в заголовок к тексту либо помещается в начале текста, например: "По состоянию на 11.05.2001" или "За период с 01.01.2002 по 01.03.2002".
Текст личной справки начинается с указания (в именительном падеже) фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются сведения. В тексте не следует использовать обороты типа "выдана настоящая" или "действительно работает". Личные справки могут подписываться двумя должностными лицами (справки финансового характера подписываются руководителем и финансовым работником). Личная справка оформляется согласно приложению 42.
Личные справки могут выдаваться работникам на руки или высылаться по почте.
Разновидностью служебных справок являются сводки: сводка об исполнении документов, сводка предложений и другие.
Сводки оформляются в виде таблиц, графиков.
Глава 6
КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В МЧС
73. Контроль исполнения документов в МЧС осуществляется начальниками структурных подразделений центрального аппарата МЧС, отделом делопроизводства МЧС и организационно-аналитическим управлением МЧС. Все поступающие в МЧС документы, требующие ответа, ставятся на контроль в отделе делопроизводства МЧС.
Для осуществления контроля используются регистрационно-контрольные карточки, в которых указывается срок исполнения документа. Они заполняются в двух экземплярах: один экземпляр карточки прикрепляется к документу и передается вместе с документом исполнителю, второй - передается лицу, ответственному за контроль исполнения документов.
74. Срок исполнения исчисляется в календарных днях: для исходящих и внутренних документов - с даты подписания (утверждения) документа, а для входящих документов - с даты его получения МЧС <*>.
------------------------------
<*> Для решений, поручений вышестоящих должностных лиц и органов срок устанавливается с даты подписания (утверждения) документа.
Сроки исполнения могут быть типовыми согласно приложению 43 или индивидуальными. Типовые сроки исполнения устанавливаются в соответствии с нормативными правовыми актами. Индивидуальные сроки исполнения устанавливаются в резолюции руководителя или в тексте документа. Если дата исполнения приходится на нерабочий день, то сроком исполнения считается предыдущий рабочий день.
В случае, если срок исполнения документа не указан, документ должен быть исполнен в течение 15 дней.
75. Особое внимание и первоочередной порядок рассмотрения в МЧС устанавливается для решений, поручений Президента Республики Беларусь, Национального собрания, Совета Министров, Администрации Президента, Государственного секретариата Совета Безопасности, Комитета государственного контроля. Ответы в указанные адреса направляются за подписью Министра или первого заместителя Министра.
Материалы на подпись по решениям и поручениям государственных органов данной категории представляются ответственными исполнителями в сроки, установленные Регламентом Совета Министров Республики Беларусь, утвержденным постановлением Совета Министров РБ от 20 марта 2000 г. N 355.
Заместители Министра и начальник департамента по надзору за безопасным ведением работ в промышленности и атомной энергетике МЧС, а также начальники структурных подразделений МЧС при поступлении таких документов обязаны организовать особый контроль за их выполнением.
76. Изменение срока исполнения документов производится по согласованию с начальником структурного подразделения - исполнителя и запрашивающей стороной за три дня до истечения установленного срока, а для документов со сроком исполнения менее 10 дней - за 2 дня. Уход в отпуск или отъезд в командировку не могут быть уважительными причинами неисполнения документа в срок.
Служба делопроизводства вносит изменения сроков исполнения документов в регистрационно-контрольные карточки, журналы регистрации документов или электронную базу данных.
Документ снимается с контроля при наличии ответа на него или проставлении на этом документе отметки об исполнении, в которой приводятся краткие сведения о том, каким образом он исполнен. Те документы, срок действия которых рассчитан на определенный период (год, сезон и так далее), снимаются с контроля по истечении этого периода.
Данные об исполнении документа представляются ответственным исполнителем лицу, отвечающему за контроль исполнения документов.
77. Служба делопроизводства или лицо, ответственное за контроль исполнения документов, ежемесячно проводят анализ хода исполнения контролируемых документов и письменно докладывают об этом Министру по форме согласно приложению 44.
78. В подчиненных МЧС подразделениях руководитель определяет порядок контроля за исполнением документов.
Глава 7
РЕГИСТРАЦИЯ И ОТПРАВКА ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ
79. Исходящие документы регистрируются в службе делопроизводства на регистрационно-контрольных карточках <*>, в журнале регистрации исходящих документов согласно приложению 45 или с помощью ПЭВМ после их подписания руководителем.
------------------------------
<*> Форма регистрационно-контрольной карточки - единая для исходящих и входящих документов.
80. Исходящему документу присваивается регистрационный индекс. Индекс состоит из индекса подразделения, индекса дела по номенклатуре, в которое будет подшиваться данный документ <*>, и порядкового номера по электронной базе данных, журналу регистрации исходящих документов или регистрационно-контрольной карточке <**> (для документов-ответов вместо порядкового номера можно указывать номер входящего документа).
------------------------------
<*> Проставляется в подразделении, составившем документ.
<**> Проставляется в службе делопроизводства.
Документы, подписанные Министром или его заместителями, вне зависимости от того, кем они подготовлены, регистрируются только в отделе делопроизводства МЧС.
Например:
В журнале регистрации МЧС исходящий индекс 1/02-11/1067, где 1 - индекс МЧС, 02-11 - номер дела по номенклатуре, 1067 - порядковый номер по журналу регистрации исходящих документов МЧС.
В журнале регистрации Брестского областного управления исходящий индекс 41/03-05/109, где 41 - индекс Брестского областного управления МЧС, 03-05 - номер дела по номенклатуре Брестского областного управления, 109 - порядковый номер по журналу регистрации исходящих документов Брестского областного управления.
При регистрации в отделе делопроизводства МЧС документов, подготовленных работниками подчиненных подразделений, не входящих в номенклатуру дел МЧС, подписанных Министром или его заместителями, во второй части регистрационного индекса ставится индекс подразделения-исполнителя.
Например:
1/52/1079, где 1 - индекс МЧС, 52 - индекс НИИ ПБиЧС (исполнитель документа), 1079 - порядковый номер по журналу регистрации исходящих документов МЧС.
81. На исходящем документе, являющемся ответом на запрос, в обязательном порядке делается ссылка на номер и дату документа-запроса.
82. После регистрации документы подлежат отправке. Ответственный исполнитель изготавливает необходимое количество копий документа и передает их с документом-подлинником в службу делопроизводства.
Работник службы делопроизводства проверяет правильность оформления документов: наличие необходимых реквизитов, наличие приложений, необходимого количества экземпляров, соответствие даты отправки дате подписания и регистрации. Неправильно оформленные документы к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям.
83. Инициативные исходящие документы, требующие ответа, ставятся на контроль исполнителями. При задержке поступления ответа в установленные сроки адресату направляется письмо-напоминание или сообщается по телефону.
84. Регистрация документов, их последующая обработка осуществляются, как правило, в день подписания документов. Исходящие телеграммы и телефонограммы подлежат отправке в первую очередь.
85. Копии исходящих документов подшиваются в дела согласно номенклатуре дел.
86. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, в которой отправитель проставляет свою фамилию и дату отправки. Опись рассылки со штемпелем отделения связи подшивается в дело.
87. Отправка машиночитаемых документов (дискет, дисков и других) производится в упаковке, соответствующей техническим требованиям и обеспечивающей сохранность носителей и записанной на них информации.
Отправка машиночитаемых документов производится при наличии сопроводительного письма, копия которого подшивается в дело на общих основаниях.
88. Документы служебного характера отправляются адресатам только специальной почтой (фельдъегерской связью) по реестру или выдаются под роспись в книге рассылки.
При направлении корреспонденции через фельдъегерскую службу реестр выписывается в двух экземплярах. Один экземпляр (с распиской фельдъегеря) остается в службе делопроизводства, а второй вместе с корреспонденцией передается в фельдсвязь.
При направлении корреспонденции через специальную связь реестр выписывается в трех экземплярах, один из которых (с распиской фельдъегеря) остается в службе делопроизводства, а два других - передаются с корреспонденцией в специальную связь.
При передаче исходящей корреспонденции фельдъегерям или курьерам в реестрах указываются дата, время сдачи и приема, заверенные подписью и печатью фельдъегеря или курьера.
При доставке корреспонденции местному адресату непосредственно, минуя фельдсвязь, реестр выписывается в двух экземплярах. Эти реестры подшиваются в дела по месту получения и отправления документов согласно номенклатурам дел и хранятся 3 года с момента оформления последнего реестра.
Правила оформления служебных пакетов определены согласно приложению 46.
Глава 8
УЧЕТ ОБЪЕМА ДОКУМЕНТООБОРОТА
89. Результаты учета документов обобщаются службами делопроизводства за квартал по установленной форме и представляются руководителям для разработки мер по совершенствованию работы с документами, сокращению переписки, выбору технологии процесса обработки документов, регулированию нагрузки на работников службы делопроизводства.
90. Подсчет количества входящих и исходящих документов производится по регистрационным формам.
За единицу подсчета принимается сам документ без учета копий.
Подсчет объема документооборота может производиться полный и выборочный (по управлению, отделу, по структурным подразделениям, по группам документов).
91. Итоговые данные подсчета представляются раз в квартал в службу делопроизводства вышестоящего подразделения по форме согласно приложению 47.
При необходимости готовится пояснительная записка.
Глава 9
ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ, СОГЛАСОВАНИЯ И УТВЕРЖДЕНИЯ
НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ
92. Номенклатура дел предназначена для обеспечения порядка группировки исполненных документов в дела, систематизации, учета и индексации дел, а также определения сроков их хранения.
Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) срока хранения.
93. Номенклатуры дел МЧС и подчиненных ему подразделений являются сводными и ежегодно не позднее декабря текущего года составляются службами делопроизводства этих подразделений на предстоящий календарный год.
94. Номенклатуры дел подписываются начальниками служб делопроизводства, согласовываются для МЧС Центральной экспертной комиссией (далее - ЦЭК), для подчиненных МЧС подразделений - экспертными комиссиями (далее - ЭК), а также 1 раз в 5 лет экспертно-методической (проверочной) комиссией государственного архива <*>, источником комплектования которого является данное подразделение (далее - ЭМК (ЭПК) государственного архивного учреждения), утверждаются руководителем и вводятся в действие с 1 января следующего года.
------------------------------
<*> Для подчиненных МЧС подразделений, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, номенклатуры дел представляются на рассмотрение ЭК вышестоящей организации.
95. Основой для составления сводных номенклатур дел являются номенклатуры дел структурных подразделений.
Ответственность за своевременную подготовку и составление номенклатур дел структурных подразделений возлагается на начальников этих подразделений.
Составление номенклатуры дел структурного подразделения следует начинать с определения состава включаемых в нее документов, при этом необходимо пользоваться положением о подразделении, планами и отчетами о работе подразделения, номенклатурами дел подразделения за прошлые годы, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, справочными картотеками к документам, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения.
96. Ежегодно номенклатура дел уточняется, в нее вносятся необходимые изменения.
В случае изменения структуры МЧС или подчиненных ему подразделений номенклатуры дел составляются и согласовываются заново с государственным архивом, в который поступают документы на хранение, независимо от срока предыдущего согласования.
97. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения получают выписки из нее.
98. Номенклатура дел составляется в четырех экземплярах.
Первый экземпляр номенклатуры хранится в службе делопроизводства, второй - используется службой делопроизводства в качестве рабочего экземпляра, третий - находится в качестве учетного документа в архиве, четвертый - в государственном архиве, источником комплектования которого является данное подразделение.
Сводная номенклатура дел является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры дел службы делопроизводства.
Номенклатуры дел структурных подразделений хранятся 5 лет после передачи дел в архив.
Номенклатуры дел подчиненных МЧС подразделений, в делопроизводстве которых не образуются документы постоянного хранения, хранятся не менее 10 лет.
Глава 10
СХЕМА ПОСТРОЕНИЯ И СОСТАВ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ
99. Схема сводной номенклатуры дел строится в соответствии с утвержденной структурой подразделения. Названиями разделов и подразделов являются названия структурных подразделений в соответствии со штатами.
В качестве первого раздела указывается служба делопроизводства или подразделение, ведущее учет и хранение распорядительных документов, издаваемых в подразделении, вне зависимости от места, занимаемого им в штатах.
После основных структурных подразделений указываются подразделения центрального подчинения, не имеющие самостоятельных служб делопроизводства.
100. В номенклатуру дел включаются дела (документы) с постоянным, временным (свыше 10 лет) и временным (до 10 лет включительно) сроками хранения.
Не включаются в номенклатуру дел печатные издания (брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы, экспресс-информации и другие), алфавиты, указатели и другие вспомогательные документы, не отражающие основную деятельность подразделения.
101. Номенклатура дел оформляется на бумаге формата А4 по установленной форме согласно приложению 48.
102. В графе 1 номенклатуры дел указываются индексы дел. Индекс дела состоит из условного обозначения (индекса) структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах подразделения.
Например:
02-01, 02-02, 02-03.
В номенклатуре дел однородным делам в пределах различных структурных подразделений присваиваются одинаковые порядковые номера и типовые названия.
Например:
Дело "Приказы МЧС" (копии) в номенклатурах дел структурных подразделений будет иметь единый номер: 02-02, 03-02, 04-02 и так далее.
Дела, в которых формируются документы по проблемам, разрешаемым в течение двух и более лет (переходящие дела), включаются в ежегодный экземпляр номенклатуры дел под одним и тем же индексом.
В номенклатуре дел каждого структурного подразделения следует оставлять несколько резервных номеров для дополнительно заведенных дел, которые по тем или иным причинам не могли быть учтены при составлении номенклатуры.
103. В графе 2 номенклатуры дел указываются наименования разделов номенклатуры, соответствующие наименованиям структурных подразделений, и наименования (заголовки) дел, включая переходящие дела, справочные картотеки к документам или журналы учета.
Заголовок дела должен быть кратким, четким и соответствующим смысловому содержанию документов, группируемых в деле. В состав заголовка входит название темы (содержание) дела с указанием рода заводимого дела (документы, переписка, дело) или разновидности документов (приказы, планы, протоколы, отчеты, акты и другое).
При формировании заголовков дел не следует использовать термины "Материалы", "Документальные материалы", "Общая переписка" и так далее.
Термин "Документы" применяется при объединении в дело различных видов документов по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства. В конце заголовка перечисляются основные виды документов.
Например:
Документы инспекторских проверок подчиненных МЧС органов, подразделений и организаций (служебные задания, докладные записки, рапорты).
В заголовках дел с перепиской указываются название корреспондента (если она ведется с одним корреспондентом), вопросы, по которым ведется переписка.
Например:
Переписка с Международным техническим комитетом по предотвращению и тушению пожаров.
При переписке с несколькими разнородными корреспондентами их названия в заголовке, как правило, не перечисляются.
Например:
Переписка с органами государственного управления по вопросам предоставления оперативной информации.
Систематизация заголовков дел в номенклатуре дел зависит от их значимости и взаимосвязи. Первыми размещаются заголовки дел с распорядительными документами вышестоящих органов, затем располагаются группы организационных документов (уставы, положения), далее - распорядительные документы подразделений, планы, отчеты, переписка.
Внутри групп документов заголовки дел также располагаются по степени их важности. Так, в группе плановых документов первыми идут полугодовые планы, затем квартальные и месячные, то же относится и к отчетам: годовой отчет, квартальный и месячный. В группе дел с перепиской вначале располагается переписка с вышестоящими органами, затем - со сторонними организациями.
104. Графа 3 номенклатуры дел "Количество дел (томов)" заполняется в конце делопроизводственного года.
105. В графе 4 указываются сроки хранения дел, определяемые согласно действующему перечню типовых документов, ведомственному перечню МЧС, с указанием сроков хранения и делаются ссылки на соответствующие статьи перечней.
Сроки хранения документов, не отраженных в перечнях, определяются ЦЭК (ЭК) по согласованию ЭМК (ЭПК) государственного архивного учреждения.
106. В графе 5 "Примечание" проставляются отметки о незаведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию и другое.
Названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, указываются в конце номенклатуры дел после подписи начальника службы делопроизводства.
107. По окончании календарного года в конце номенклатуры дел заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел согласно приложению 49, подписываемая начальником службы делопроизводства.
Глава 11
ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ, ХРАНЕНИЕ ДЕЛ
В СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ
108. Формированием дел в структурных подразделениях занимаются лица, ответственные за делопроизводство. Контроль за правильным формированием дел осуществляется ведомственным архивом.
109. Группировка документов в дела производится в строгом соответствии с номенклатурой дел. При этом проверяются правильность оформления документов, наличие подписей, даты, отметки об исполнении и других необходимых реквизитов документов. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку. Каждому делу присваивается индекс в соответствии с номенклатурой дел.
110. В дела подшиваются документы одного делопроизводственного года (за исключением переходящих дел).
Документы подшиваются в дело только в одном экземпляре. В дело подшивается также резолюция на документ.
Не допускается включать в дела документы, подлежащие возврату, черновики, рабочие варианты (проекты) документов, размноженные копии.
Приложения к документам при их значительном объеме группируются в отдельные тома, небольшие по объему приложения - вместе с документами, к которым они относятся.
111. Документы в деле располагаются в порядке разрешения вопросов, хронологии, алфавита, нумерации, а также на основании других принципов. Принципы группировки документов могут комбинироваться и видоизменяться. Документы в делах располагаются по разделам, а внутри - в логической последовательности и хронологическом порядке.
Распорядительные документы (приказы, распоряжения) группируются в дела по видам и хронологии вместе с относящимися к ним приложениями.
Приказы по основной деятельности, приказы по личному составу с разными сроками хранения группируются и формируются в дела раздельно.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Проекты законов Республики Беларусь, указов и декретов Президента Республики Беларусь, постановлений Совета Министров Республики Беларусь, подготовленные структурными подразделениями МЧС, и вся переписка по этим вопросам формируются в отдельные дела. Переписка по каждому проекту располагается в хронологической последовательности.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам и группируются, как правило, вместе с документами, на основании которых готовятся (повестка дня, доклады, проекты решений и другое). При значительном объеме таких документов их формируют в отдельное дело по номерам протоколов (в последовательности решения вопросов).
Переписка группируется в дела за период календарного года в порядке разрешения вопросов в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом.
Планы, отчеты, сметы группируются отдельно от проектов этих документов. Планы и отчеты к ним хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления.
Например:
План на 2004 год, составленный в 2003 году, и отчет за 2004 год, составленный в 2005 году, должны быть отнесены к 2004 году.
Страницы: | Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4 | Стр.5 | Стр.6 | Стр.7 | Стр.8 | Стр.9 | Стр.10 |
| 
