Стр. 1
Страницы: Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4 | Стр.5 |
Зарегистрировано в НРПА РБ 23 апреля 2007 г. N 8/16326
На основании Положения о Министерстве иностранных дел Республики Беларусь, утвержденного постановлением Совета Министров РБ от 31 июля 2006 г. N 978 "Вопросы Министерства иностранных дел Республики Беларусь", в целях упорядочения процедуры приема и передачи дел при ротации работников в дипломатических представительствах и консульских учреждениях Республики Беларусь за границей Министерство иностранных дел Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке организации и проведения передачи дел при ротации работников в дипломатических представительствах и консульских учреждениях Республики Беларусь за границей.
2. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на руководителей дипломатических представительств и консульских учреждений Республики Беларусь.
3. Настоящее постановление вступает в силу со дня его официального опубликования.
Министр С.Н.МАРТЫНОВ
УТВЕРЖДЕНО
Постановление
Министерства
иностранных дел
Республики Беларусь
26.03.2007 N 45
ИНСТРУКЦИЯ
О ПОРЯДКЕ ОРГАНИЗАЦИИ И ПРОВЕДЕНИЯ ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ ПРИ РОТАЦИИ
РАБОТНИКОВ В ДИПЛОМАТИЧЕСКИХ ПРЕДСТАВИТЕЛЬСТВАХ И
КОНСУЛЬСКИХ УЧРЕЖДЕНИЯХ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ ЗА ГРАНИЦЕЙ
1. Инструкция о порядке организации и проведения передачи дел при ротации работников в дипломатических представительствах и консульских учреждениях Республики Беларусь за границей (далее - Инструкция) определяет порядок приема и передачи дел работником дипломатического представительства или консульского учреждения Республики Беларусь за границей (далее - загранучреждение) работнику, назначаемому на данную должность при ротации, либо при невозможности сделать это другому работнику этого загранучреждения.
2. Настоящая Инструкция не распространяется на порядок приема и передачи документов, содержащих секретную информацию, который определяется специальными инструкциями.
3. Устанавливаются следующие сроки приема и передачи дел:
для поверенных в делах, советников-посланников, заместителей представителей Республики Беларусь при международных организациях, генеральных консулов и советников - не более 10 календарных дней;
для консулов, вице-консулов, первых, вторых и третьих секретарей, атташе, а также ведущих специалистов, старших референтов и заведующих канцелярией - не более 7 календарных дней;
для главных бухгалтеров, заместителей главных бухгалтеров, бухгалтеров, бухгалтеров - заведующих канцелярией, заведующих хозяйством, заведующих хозяйством - комендантов, заведующих хозяйством - водителей - не более 10 календарных дней;
для других сотрудников административно-технического персонала, не указанных в абзаце четвертом настоящего пункта, направленных из Республики Беларусь, - не более 5 календарных дней.
Продление установленных в части первой настоящего пункта сроков приема и передачи дел допускается с согласия Министра иностранных дел или его заместителя.
4. Передача дел осуществляется на основании плана-графика приема-передачи дел, который готовится работником загранучреждения, подлежащим ротации, до прибытия назначаемого на эту должность работника и утверждается руководителем загранучреждения.
5. Приему-передаче подлежат:
5.1. документы на бумажных носителях;
5.2. электронный архив документов;
5.3. пароли доступа к компьютерным базам данных;
5.4. информация о деловых контактах, что предполагает:
проведение совместно с вновь назначенным работником встреч с представителями государственных и негосударственных структур страны пребывания, международных организаций и дипломатического корпуса других иностранных государств, аккредитованных в стране пребывания;
передачу вновь прибывшему сотруднику списка основных контактных лиц (с краткой устной характеристикой его полезных для загранучреждения возможностей, информацией о знании им языков и другими пояснениями), телефонов, адресов белорусской стороны и стороны страны пребывания по направлениям и аспектам сотрудничества;
направление наиболее важным контактным лицам писем с информацией о предстоящем убытии с выражением признательности за совместную работу и рекомендации вновь прибывшего лица;
5.5. информация о существующих правилах проживания в стране пребывания (медицинское обслуживание, заказ и покупка проездных билетов, бронирование гостиницы, обслуживание автомобилей и другие социально-бытовые вопросы).
6. По результатам приема-передачи дел составляется акт о приеме-передаче дел, который в зависимости от функциональных обязанностей работника, завершающего работу в загранучреждении, оформляется согласно приложениям 1 - 11.
7. При приеме-передаче документов и дел при ротации сотрудников, в функциональные обязанности которых входят вопросы делопроизводства и ведения архива, проверяется:
наличие сформированных в дела документов и документов текущего делопроизводства (в том числе путем полистного просмотра документов с грифом ДСП);
соответствие количества единиц хранения количеству, указанному в учетных документах;
наличие печатей и штампов, ответственность за хранение и использование которых возложена на работника, в функциональные обязанности которых входят вопросы делопроизводства и ведения архива;
сохранность документов на момент приема-передачи;
наличие и сохранность библиотечного фонда.
Если документы за период работы сотрудника, подлежащего ротации, не подготовлены к сдаче в архив, это отражается в акте.
Передача дел при ротации сотрудников, в функциональные обязанности которых входят вопросы делопроизводства и ведения архива, осуществляется с оформлением соответствующего акта по форме согласно приложению 7.
8. Передача дел при ротации бухгалтера регламентируется пунктом 21 Инструкции по бухгалтерскому учету в дипломатических представительствах и консульских учреждениях Республики Беларусь за границей, утвержденной приказом Министерства иностранных дел Республики Беларусь от 20 декабря 2004 г. N 125 (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2005 г., N 10, 8/11964) (далее - Инструкция по бухгалтерскому учету), с оформлением соответствующего акта по форме согласно приложению 8.
При передаче дел при ротации бухгалтера производится также сверка дел и документов с сотрудником, ответственным за делопроизводство и ведение архива, с отражением ее результатов в акте, оформленном по форме согласно приложению 9.
9. При ротации материально ответственного лица (заведующего хозяйством) передача дел регламентируется пунктом 45 Инструкции по бухгалтерскому учету с оформлением инвентаризационных описей с записью о приеме-передаче дел по форме согласно приложению 10, а также составляется акт приема-передачи дел при смене сотрудника, ответственного за материально-хозяйственные вопросы, по форме согласно приложению 11.
10. Передача документов, находящихся на исполнении у работника загранучреждения, подлежащего ротации, осуществляется путем проставления передаточной подписи на самом документе передающего и принимающего дела работников с указанием даты передачи.
11. В случае обнаружения при приеме-передаче недостачи (повреждения) документов, дел, печатей, штампов об этом информируется руководитель загранучреждения и принимаются соответствующие меры к их поиску (восстановлению). Виновные в утрате (повреждении) документов, дел, печатей и штампов привлекаются к ответственности в установленном порядке.
12. Акт приема-передачи дел составляется в одном экземпляре (за исключением акта приема-передачи при смене работника, ответственного за делопроизводство и ведение архива).
Акт приема-передачи при смене работника, ответственного за делопроизводство и ведение архива, составляется в двух экземплярах, один из которых остается в загранучреждении, а второй передается в управление документации и контроля главного организационно-контрольного управления Министерства иностранных дел Республики Беларусь.
13. Акт приема-передачи дел утверждается руководителем загранучреждения и хранится в загранучреждении в соответствии с установленными сроками.
Приложение 1
к Инструкции о порядке
организации и проведения
передачи дел при ротации
работников в дипломатических
представительствах и
консульских учреждениях
Республики Беларусь за границей
________________________________ УТВЕРЖДАЮ
(наименование загранучреждения) ________________________________
(наименование должности
________________________________
руководителя загранучреждения)
_________ ______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
00.00.0000
АКТ
00.00.0000 N ________
приема-передачи дел при смене сотрудника,
ответственного за политические вопросы
г.___________________
(место составления)
Основание: приказ __________________________________________________
(наименование загранучреждения,
дата, номер и название)
Мы, нижеподписавшиеся _________________________________________
(фамилия, имя, отчество и должность
____________________________________________________________________
сотрудника, передающего документы и материалы)
и __________________________________________________________________
(фамилия, имя, отчество сотрудника, вновь
____________________________________________________________________
назначенного на должность)
составили настоящий акт о том, что первый передал, а второй принял
следующее:
1. Деловые контакты путем:
проведения встреч с ________________________________________________
(фамилия, имя, отчество и должность)
передачи списка основных контактных лиц, телефонов, адресов
белорусской стороны и стороны страны пребывания по направлениям и
аспектам сотрудничества: ___________________________________________
(фамилия, имя, отчество и должность)
направления наиболее важным контактным лицам писем с информацией о
предстоящем убытии с выражением признательности за совместную работу
и рекомендации вновь прибывшего лица _______________________________
(фамилия, имя, отчество
____________________________________________________________________
и должность)
2. Электронный архив документов (деловая переписка,
справочно-аналитические материалы и т.п.).
3. Информационные материалы (досье) в соответствии с примерным
перечнем:
--T----------------------------------------------------------------¬
¦1¦Информация о подготовке и проведении межгосударственных визитов ¦
¦ ¦на высшем и высоком уровнях, визитов официальных делегаций ¦
+-+----------------------------------------------------------------+
¦2¦Материалы об аспектах двусторонних отношений Республики ¦
¦ ¦Беларусь со страной пребывания ¦
+-+----------------------------------------------------------------+
¦3¦Материалы об аспектах двусторонних отношений страны пребывания ¦
¦ ¦с другими иностранными государствами (в том числе в ¦
¦ ¦региональном аспекте) ¦
+-+----------------------------------------------------------------+
¦4¦Материалы о взаимодействии с общественно-политическими ¦
¦ ¦организациями, партиями страны пребывания ¦
+-+----------------------------------------------------------------+
¦5¦Информация по вопросам сотрудничества страны пребывания с ¦
¦ ¦международными организациями, фондами ¦
+-+----------------------------------------------------------------+
¦6¦Аналитико-прогнозные документы о факторах и тенденциях внутри- ¦
¦ ¦и внешнеполитического развития страны пребывания, региона ¦
¦ ¦ответственности ¦
+-+----------------------------------------------------------------+
¦7¦Сведения по протокольным вопросам ¦
+-+----------------------------------------------------------------+
¦8¦Материалы по вопросам двустороннего гуманитарного ¦
¦ ¦сотрудничества, культуры, образования, науки, туризма ¦
+-+----------------------------------------------------------------+
¦9¦Материалы об особенностях работы с соотечественниками за рубежом¦
L-+-----------------------------------------------------------------
4. Перечень информационных интернет-ресурсов страны пребывания,
с которыми сотрудник, подлежащий ротации, работал на постоянной
основе: ____________________________________________________________
5. Дела, находящиеся в пользовании, за _______ годы <1>:
----------+-----------------------+------------------+-------------¬
¦ N п/п ¦ Название и номер дела ¦ Количество томов ¦ Примечание ¦
+---------+-----------------------+------------------+-------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
+---------+-----------------------+------------------+-------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦---------+-----------------------+------------------+--------------
Итого принято _________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
6. Документы с грифом ДСП текущего делопроизводства:
----+---------+-------+-----------------+-------+-----------+------¬
¦N ¦Номер и ¦Дата ¦Наименование ¦Коли- ¦Ограни- ¦Приме-¦
¦п/п¦дата ¦поступ-¦документа ¦чество ¦чительный ¦чание ¦
¦ ¦документа¦ления ¦(указывать, если ¦экземп-¦гриф и ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦документ не имеет¦ляров ¦номер ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦номера и даты) ¦ ¦экземпляра ¦ ¦
+---+---------+-------+-----------------+-------+-----------+------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
+---+---------+-------+-----------------+-------+-----------+------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦---+---------+-------+-----------------+-------+-----------+-------
Итого принято _________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
7. Наличие документов текущего делопроизводства (в том числе
контрольные поручения):
----+-----------+-----------+--------------------------+-----------¬
¦ N ¦ Номер ¦ Дата ¦ Количество листов ¦Примечание ¦
¦п/п¦ документа ¦ документа ¦ документа + количество ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ листов приложений ¦ ¦
+---+-----------+-----------+--------------------------+-----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+---+-----------+-----------+--------------------------+-----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦---+-----------+-----------+--------------------------+------------
8. В ходе приема-передачи выявлено отсутствие (дел, документов,
документов с грифом ДСП) <2>:
----+---------------+---------------+------------------+-----------¬
¦ N ¦ Номер ¦ Дата ¦Количество листов ¦Примечание ¦
¦п/п¦ документа / ¦ документа / ¦документа / дела +¦ ¦
¦ ¦ дела ¦ дела ¦количество листов ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ приложений ¦ ¦
+---+---------------+---------------+------------------+-----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+---+---------------+---------------+------------------+-----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦---+---------------+---------------+------------------+------------
Состояние документов, дел __________________________________________
(удовлетворительное, неудовлетворительное)
Примечание. ________________________________________________________
____________________________________________________________________
Передал ________________ ________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Принял _________________ ________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Присутствовал при передаче
и сверке дел, документов
__________________________________ ________________________
(подпись лица, ответственного за (расшифровка подписи)
делопроизводство и ведение архива)
В дело.
_________________
(подпись)
_________________
(дата)
--------------------------------
<1> По пунктам 5 - 8 акта информация сверяется с сотрудником,
ответственным за делопроизводство и ведение архива.
<2> Пункт 8 заполняется в случае выявления недостачи дел,
документов, документов с грифом ДСП.
Приложение 2
к Инструкции о порядке
организации и проведения
передачи дел при ротации
работников в дипломатических
представительствах и
консульских учреждениях
Республики Беларусь за границей
________________________________ УТВЕРЖДАЮ
(наименование загранучреждения) ________________________________
(наименование должности
________________________________
руководителя загранучреждения)
_________ ______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
00.00.0000
АКТ
00.00.0000 N ________
приема-передачи дел при смене сотрудника, ответственного
за торгово-экономические вопросы
г.____________________
(место составления)
Основание: приказ __________________________________________________
(наименование загранучреждения,
дата, номер и название)
Мы, нижеподписавшиеся _________________________________________
(фамилия, имя, отчество и должность
____________________________________________________________________
сотрудника, передающего документы и материалы)
и __________________________________________________________________
(фамилия, имя, отчество сотрудника, вновь
____________________________________________________________________
назначенного на должность)
составили настоящий акт о том, что первый передал, а второй принял
следующее:
1. Деловые контакты путем:
проведения встреч с ________________________________________________
(фамилия, имя, отчество и должность)
передачи списка основных контактных лиц, телефонов, адресов
белорусской стороны и стороны страны пребывания по направлениям и
аспектам сотрудничества: ___________________________________________
(фамилия, имя, отчество и должность)
направления наиболее важным контактным лицам писем с информацией о
предстоящем убытии с выражением признательности за совместную работу
и рекомендации вновь прибывшего лица _______________________________
(фамилия, имя, отчество
____________________________________________________________________
и должность)
2. Электронный архив документов (деловая переписка,
справочно-аналитические материалы и т.п.).
3. Информационные материалы (досье) в соответствии с примерным
перечнем:
--T----------------------------------------------------------------¬
¦1¦Материалы о подготовке и проведении визитов официальных ¦
¦ ¦делегаций, деловых кругов ¦
+-+----------------------------------------------------------------+
¦2¦Материалы об аспектах торгово-экономического сотрудничества ¦
¦ ¦Республики Беларусь со страной пребывания ¦
+-+----------------------------------------------------------------+
¦3¦Материалы об аспектах торгово-экономического сотрудничества ¦
¦ ¦страны пребывания с другими иностранными государствами (в том ¦
¦ ¦числе в региональном аспекте) ¦
+-+----------------------------------------------------------------+
¦4¦Материалы о деятельности совместной межправительственной ¦
¦ ¦комиссии по вопросам торгово-экономического сотрудничества ¦
+-+----------------------------------------------------------------+
¦5¦Материалы о сотрудничестве с компаниями, банками, фондами ¦
+-+----------------------------------------------------------------+
¦6¦Материалы об организации, проведении и участии в международных ¦
¦ ¦выставках, ярмарках, других мероприятиях страны пребывания ¦
L-+-----------------------------------------------------------------
4. Перечень информационных интернет-ресурсов страны пребывания,
с которыми сотрудник, подлежащий ротации, работал на постоянной
основе: ____________________________________________________________
____________________________________________________________________
5. Дела, находящиеся в пользовании, за _______ годы <1>:
----------+-----------------------+------------------+-------------¬
¦ N п/п ¦ Название и номер дела ¦ Количество томов ¦ Примечание ¦
+---------+-----------------------+------------------+-------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
+---------+-----------------------+------------------+-------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦---------+-----------------------+------------------+--------------
Итого принято _________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
6. Документы с грифом ДСП текущего делопроизводства:
----+---------+-------+-----------------+-------+-----------+------¬
¦N ¦Номер и ¦Дата ¦Наименование ¦Коли- ¦Ограни- ¦Приме-¦
¦п/п¦дата ¦поступ-¦документа ¦чество ¦чительный ¦чание ¦
¦ ¦документа¦ления ¦(указывать, если ¦экземп-¦гриф и ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦документ не имеет¦ляров ¦номер ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦номера и даты) ¦ ¦экземпляра ¦ ¦
+---+---------+-------+-----------------+-------+-----------+------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
+---+---------+-------+-----------------+-------+-----------+------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦---+---------+-------+-----------------+-------+-----------+-------
Итого принято _________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
7. Наличие документов текущего делопроизводства (в том числе
контрольные поручения):
----+-----------+-----------+--------------------------+-----------¬
¦ N ¦ Номер ¦ Дата ¦ Количество листов ¦Примечание ¦
¦п/п¦ документа ¦ документа ¦ документа + количество ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ листов приложений ¦ ¦
+---+-----------+-----------+--------------------------+-----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+---+-----------+-----------+--------------------------+-----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦---+-----------+-----------+--------------------------+------------
8. В ходе приема-передачи выявлено отсутствие (дел, документов,
документов с грифом ДСП) <2>:
----+---------------+---------------+------------------+-----------¬
¦ N ¦ Номер ¦ Дата ¦Количество листов ¦Примечание ¦
¦п/п¦ документа / ¦ документа / ¦документа / дела +¦ ¦
¦ ¦ дела ¦ дела ¦количество листов ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ приложений ¦ ¦
+---+---------------+---------------+------------------+-----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+---+---------------+---------------+------------------+-----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦---+---------------+---------------+------------------+------------
Состояние документов, дел __________________________________________
(удовлетворительное, неудовлетворительное)
Примечание. ________________________________________________________
____________________________________________________________________
Передал ________________ ________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Принял _________________ ________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Присутствовал при передаче
и сверке дел, документов
__________________________________ ________________________
(подпись лица, ответственного за (расшифровка подписи)
делопроизводство и ведение архива)
В дело.
_________________
(подпись)
_________________
(дата)
--------------------------------
<1> По пунктам 5 - 8 акта информация сверяется с сотрудником,
ответственным за делопроизводство и ведение архива.
<2> Пункт 8 заполняется в случае выявления недостачи дел,
документов, документов с грифом ДСП.
Приложение 3
к Инструкции о порядке
организации и проведения
передачи дел при ротации
работников в дипломатических
представительствах и
консульских учреждениях
Республики Беларусь за границей
________________________________ УТВЕРЖДАЮ
(наименование загранучреждения) ________________________________
(наименование должности
________________________________
руководителя загранучреждения)
_________ ______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
00.00.0000
АКТ
00.00.0000 N ________
приема-передачи дел при смене сотрудника, ответственного
за вопросы развития сотрудничества Республики Беларусь
с международными организациями
г.___________________
(место составления)
Страницы: Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4 | Стр.5 |
| 
