Право
Загрузить Adobe Flash Player
Навигация
Новые документы

Реклама

Законодательство России

Долой пост президента Беларуси

Ресурсы в тему
ПОИСК ДОКУМЕНТОВ

Постановление Министерства иностранных дел Республики Беларусь от 26.03.2007 N 45 "Об утверждении Инструкции о порядке организации и проведения передачи дел при ротации работников в дипломатических представительствах и консульских учреждениях Республики Беларусь за границей"

Текст документа с изменениями и дополнениями по состоянию на 10 июля 2009 года

Архив

< Главная страница

Стр. 1


Страницы: Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4 | Стр.5 |





Зарегистрировано в НРПА РБ 23 апреля 2007 г. N 8/16326







На основании Положения о Министерстве иностранных дел Республики Беларусь, утвержденного постановлением Совета Министров РБ от 31 июля 2006 г. N 978 "Вопросы Министерства иностранных дел Республики Беларусь", в целях упорядочения процедуры приема и передачи дел при ротации работников в дипломатических представительствах и консульских учреждениях Республики Беларусь за границей Министерство иностранных дел Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке организации и проведения передачи дел при ротации работников в дипломатических представительствах и консульских учреждениях Республики Беларусь за границей.

2. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на руководителей дипломатических представительств и консульских учреждений Республики Беларусь.

3. Настоящее постановление вступает в силу со дня его официального опубликования.



Министр С.Н.МАРТЫНОВ













                                                 УТВЕРЖДЕНО
                                                 Постановление
                                                 Министерства
                                                 иностранных дел
                                                 Республики Беларусь
                                                 26.03.2007 N 45


ИНСТРУКЦИЯ

О ПОРЯДКЕ ОРГАНИЗАЦИИ И ПРОВЕДЕНИЯ ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ ПРИ РОТАЦИИ

РАБОТНИКОВ В ДИПЛОМАТИЧЕСКИХ ПРЕДСТАВИТЕЛЬСТВАХ И

КОНСУЛЬСКИХ УЧРЕЖДЕНИЯХ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ ЗА ГРАНИЦЕЙ



1. Инструкция о порядке организации и проведения передачи дел при ротации работников в дипломатических представительствах и консульских учреждениях Республики Беларусь за границей (далее - Инструкция) определяет порядок приема и передачи дел работником дипломатического представительства или консульского учреждения Республики Беларусь за границей (далее - загранучреждение) работнику, назначаемому на данную должность при ротации, либо при невозможности сделать это другому работнику этого загранучреждения.

2. Настоящая Инструкция не распространяется на порядок приема и передачи документов, содержащих секретную информацию, который определяется специальными инструкциями.

3. Устанавливаются следующие сроки приема и передачи дел:

для поверенных в делах, советников-посланников, заместителей представителей Республики Беларусь при международных организациях, генеральных консулов и советников - не более 10 календарных дней;

для консулов, вице-консулов, первых, вторых и третьих секретарей, атташе, а также ведущих специалистов, старших референтов и заведующих канцелярией - не более 7 календарных дней;

для главных бухгалтеров, заместителей главных бухгалтеров, бухгалтеров, бухгалтеров - заведующих канцелярией, заведующих хозяйством, заведующих хозяйством - комендантов, заведующих хозяйством - водителей - не более 10 календарных дней;

для других сотрудников административно-технического персонала, не указанных в абзаце четвертом настоящего пункта, направленных из Республики Беларусь, - не более 5 календарных дней.

Продление установленных в части первой настоящего пункта сроков приема и передачи дел допускается с согласия Министра иностранных дел или его заместителя.

4. Передача дел осуществляется на основании плана-графика приема-передачи дел, который готовится работником загранучреждения, подлежащим ротации, до прибытия назначаемого на эту должность работника и утверждается руководителем загранучреждения.

5. Приему-передаче подлежат:

5.1. документы на бумажных носителях;

5.2. электронный архив документов;

5.3. пароли доступа к компьютерным базам данных;

5.4. информация о деловых контактах, что предполагает:

проведение совместно с вновь назначенным работником встреч с представителями государственных и негосударственных структур страны пребывания, международных организаций и дипломатического корпуса других иностранных государств, аккредитованных в стране пребывания;

передачу вновь прибывшему сотруднику списка основных контактных лиц (с краткой устной характеристикой его полезных для загранучреждения возможностей, информацией о знании им языков и другими пояснениями), телефонов, адресов белорусской стороны и стороны страны пребывания по направлениям и аспектам сотрудничества;

направление наиболее важным контактным лицам писем с информацией о предстоящем убытии с выражением признательности за совместную работу и рекомендации вновь прибывшего лица;

5.5. информация о существующих правилах проживания в стране пребывания (медицинское обслуживание, заказ и покупка проездных билетов, бронирование гостиницы, обслуживание автомобилей и другие социально-бытовые вопросы).

6. По результатам приема-передачи дел составляется акт о приеме-передаче дел, который в зависимости от функциональных обязанностей работника, завершающего работу в загранучреждении, оформляется согласно приложениям 1 - 11.

7. При приеме-передаче документов и дел при ротации сотрудников, в функциональные обязанности которых входят вопросы делопроизводства и ведения архива, проверяется:

наличие сформированных в дела документов и документов текущего делопроизводства (в том числе путем полистного просмотра документов с грифом ДСП);

соответствие количества единиц хранения количеству, указанному в учетных документах;

наличие печатей и штампов, ответственность за хранение и использование которых возложена на работника, в функциональные обязанности которых входят вопросы делопроизводства и ведения архива;

сохранность документов на момент приема-передачи;

наличие и сохранность библиотечного фонда.

Если документы за период работы сотрудника, подлежащего ротации, не подготовлены к сдаче в архив, это отражается в акте.

Передача дел при ротации сотрудников, в функциональные обязанности которых входят вопросы делопроизводства и ведения архива, осуществляется с оформлением соответствующего акта по форме согласно приложению 7.

8. Передача дел при ротации бухгалтера регламентируется пунктом 21 Инструкции по бухгалтерскому учету в дипломатических представительствах и консульских учреждениях Республики Беларусь за границей, утвержденной приказом Министерства иностранных дел Республики Беларусь от 20 декабря 2004 г. N 125 (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2005 г., N 10, 8/11964) (далее - Инструкция по бухгалтерскому учету), с оформлением соответствующего акта по форме согласно приложению 8.

При передаче дел при ротации бухгалтера производится также сверка дел и документов с сотрудником, ответственным за делопроизводство и ведение архива, с отражением ее результатов в акте, оформленном по форме согласно приложению 9.

9. При ротации материально ответственного лица (заведующего хозяйством) передача дел регламентируется пунктом 45 Инструкции по бухгалтерскому учету с оформлением инвентаризационных описей с записью о приеме-передаче дел по форме согласно приложению 10, а также составляется акт приема-передачи дел при смене сотрудника, ответственного за материально-хозяйственные вопросы, по форме согласно приложению 11.

10. Передача документов, находящихся на исполнении у работника загранучреждения, подлежащего ротации, осуществляется путем проставления передаточной подписи на самом документе передающего и принимающего дела работников с указанием даты передачи.

11. В случае обнаружения при приеме-передаче недостачи (повреждения) документов, дел, печатей, штампов об этом информируется руководитель загранучреждения и принимаются соответствующие меры к их поиску (восстановлению). Виновные в утрате (повреждении) документов, дел, печатей и штампов привлекаются к ответственности в установленном порядке.

12. Акт приема-передачи дел составляется в одном экземпляре (за исключением акта приема-передачи при смене работника, ответственного за делопроизводство и ведение архива).

Акт приема-передачи при смене работника, ответственного за делопроизводство и ведение архива, составляется в двух экземплярах, один из которых остается в загранучреждении, а второй передается в управление документации и контроля главного организационно-контрольного управления Министерства иностранных дел Республики Беларусь.

13. Акт приема-передачи дел утверждается руководителем загранучреждения и хранится в загранучреждении в соответствии с установленными сроками.











Приложение 1

к Инструкции о порядке

организации и проведения

передачи дел при ротации

работников в дипломатических

представительствах и

консульских учреждениях

Республики Беларусь за границей



________________________________     УТВЕРЖДАЮ
 (наименование загранучреждения)    ________________________________
                                        (наименование должности
                                    ________________________________
                                     руководителя загранучреждения)
                                    _________ ______________________
                                    (подпись)  (расшифровка подписи)
                                    00.00.0000


                                АКТ
                       00.00.0000 N ________
            приема-передачи дел при смене сотрудника,
             ответственного за политические вопросы


                                               г.___________________
                                                 (место составления)


Основание: приказ __________________________________________________
                             (наименование загранучреждения,
                                 дата, номер и название)
     Мы, нижеподписавшиеся _________________________________________
                             (фамилия, имя, отчество и должность
____________________________________________________________________
           сотрудника, передающего документы и материалы)
и __________________________________________________________________
           (фамилия, имя, отчество сотрудника, вновь
____________________________________________________________________
                     назначенного на должность)
составили  настоящий  акт о том, что первый передал, а второй принял
следующее:
1. Деловые контакты путем:
проведения встреч с ________________________________________________
                          (фамилия, имя, отчество и должность)
передачи   списка   основных   контактных  лиц,  телефонов,  адресов
белорусской  стороны  и  стороны страны пребывания по направлениям и
аспектам сотрудничества: ___________________________________________
                            (фамилия, имя, отчество и должность)
направления  наиболее  важным контактным лицам писем с информацией о
предстоящем убытии с выражением признательности за совместную работу
и рекомендации вновь прибывшего лица _______________________________
                                         (фамилия, имя, отчество
____________________________________________________________________
                         и должность)
2.    Электронный     архив     документов    (деловая    переписка,
справочно-аналитические материалы и т.п.).
3.  Информационные  материалы  (досье) в  соответствии  с  примерным
перечнем:


--T----------------------------------------------------------------¬
¦1¦Информация о подготовке и проведении межгосударственных визитов ¦
¦ ¦на высшем и высоком уровнях, визитов официальных делегаций      ¦
+-+----------------------------------------------------------------+
¦2¦Материалы об аспектах двусторонних отношений Республики         ¦
¦ ¦Беларусь со страной пребывания                                  ¦
+-+----------------------------------------------------------------+
¦3¦Материалы об аспектах двусторонних отношений страны пребывания  ¦
¦ ¦с другими иностранными государствами (в том числе в             ¦
¦ ¦региональном аспекте)                                           ¦
+-+----------------------------------------------------------------+
¦4¦Материалы о взаимодействии с общественно-политическими          ¦
¦ ¦организациями, партиями страны пребывания                       ¦
+-+----------------------------------------------------------------+
¦5¦Информация по вопросам сотрудничества страны пребывания с       ¦
¦ ¦международными организациями, фондами                           ¦
+-+----------------------------------------------------------------+
¦6¦Аналитико-прогнозные документы о факторах и тенденциях внутри-  ¦
¦ ¦и внешнеполитического развития страны пребывания, региона       ¦
¦ ¦ответственности                                                 ¦
+-+----------------------------------------------------------------+
¦7¦Сведения по протокольным вопросам                               ¦
+-+----------------------------------------------------------------+
¦8¦Материалы по вопросам двустороннего гуманитарного               ¦
¦ ¦сотрудничества, культуры, образования, науки, туризма           ¦
+-+----------------------------------------------------------------+
¦9¦Материалы об особенностях работы с соотечественниками за рубежом¦
L-+-----------------------------------------------------------------


4.  Перечень  информационных  интернет-ресурсов  страны  пребывания,
с  которыми  сотрудник,  подлежащий  ротации,  работал на постоянной
основе: ____________________________________________________________
5. Дела, находящиеся в пользовании, за _______ годы <1>:


----------+-----------------------+------------------+-------------¬
¦  N п/п  ¦ Название и номер дела ¦ Количество томов ¦ Примечание  ¦
+---------+-----------------------+------------------+-------------+
¦    1    ¦           2           ¦        3         ¦     4       ¦
+---------+-----------------------+------------------+-------------+
¦         ¦                       ¦                  ¦             ¦
¦---------+-----------------------+------------------+--------------


Итого принято _________________________________________________ дел.
                            (цифрами и прописью)
6. Документы с грифом ДСП текущего делопроизводства:


----+---------+-------+-----------------+-------+-----------+------¬
¦N  ¦Номер и  ¦Дата   ¦Наименование     ¦Коли-  ¦Ограни-    ¦Приме-¦
¦п/п¦дата     ¦поступ-¦документа        ¦чество ¦чительный  ¦чание ¦
¦   ¦документа¦ления  ¦(указывать, если ¦экземп-¦гриф и     ¦      ¦
¦   ¦         ¦       ¦документ не имеет¦ляров  ¦номер      ¦      ¦
¦   ¦         ¦       ¦номера и даты)   ¦       ¦экземпляра ¦      ¦
+---+---------+-------+-----------------+-------+-----------+------+
¦ 1 ¦    2    ¦   3   ¦        4        ¦   5   ¦     6     ¦  7   ¦
+---+---------+-------+-----------------+-------+-----------+------+
¦   ¦         ¦       ¦                 ¦       ¦           ¦      ¦
¦---+---------+-------+-----------------+-------+-----------+-------


Итого принято _________________________________________________ дел.
                            (цифрами и прописью)
7.  Наличие  документов  текущего   делопроизводства  (в  том  числе
контрольные поручения):


----+-----------+-----------+--------------------------+-----------¬
¦ N ¦   Номер   ¦   Дата    ¦    Количество листов     ¦Примечание ¦
¦п/п¦ документа ¦ документа ¦  документа + количество  ¦           ¦
¦   ¦           ¦           ¦    листов приложений     ¦           ¦
+---+-----------+-----------+--------------------------+-----------+
¦ 1 ¦     2     ¦     3     ¦            4             ¦    5      ¦
+---+-----------+-----------+--------------------------+-----------+
¦   ¦           ¦           ¦                          ¦           ¦
¦---+-----------+-----------+--------------------------+------------


8.  В ходе  приема-передачи  выявлено  отсутствие  (дел, документов,
документов с грифом ДСП) <2>:


----+---------------+---------------+------------------+-----------¬
¦ N ¦     Номер     ¦     Дата      ¦Количество листов ¦Примечание ¦
¦п/п¦  документа /  ¦  документа /  ¦документа / дела +¦           ¦
¦   ¦     дела      ¦     дела      ¦количество листов ¦           ¦
¦   ¦               ¦               ¦    приложений    ¦           ¦
+---+---------------+---------------+------------------+-----------+
¦ 1 ¦       2       ¦       3       ¦        4         ¦    5      ¦
+---+---------------+---------------+------------------+-----------+
¦   ¦               ¦               ¦                  ¦           ¦
¦---+---------------+---------------+------------------+------------


Состояние документов, дел __________________________________________
                          (удовлетворительное, неудовлетворительное)


Примечание. ________________________________________________________
____________________________________________________________________


Передал ________________                    ________________________
           (подпись)                          (расшифровка подписи)
Принял _________________                    ________________________
           (подпись)                          (расшифровка подписи)


Присутствовал при передаче
и сверке дел, документов
__________________________________          ________________________
 (подпись лица, ответственного за             (расшифровка подписи)
делопроизводство и ведение архива)


В дело.
_________________
   (подпись)
_________________
    (дата)
     --------------------------------
     <1>  По  пунктам 5 - 8 акта информация сверяется с сотрудником,
ответственным за делопроизводство и ведение архива.
     <2>  Пункт  8  заполняется  в  случае  выявления недостачи дел,
документов, документов с грифом ДСП.










Приложение 2

к Инструкции о порядке

организации и проведения

передачи дел при ротации

работников в дипломатических

представительствах и

консульских учреждениях

Республики Беларусь за границей



________________________________     УТВЕРЖДАЮ
 (наименование загранучреждения)    ________________________________
                                        (наименование должности
                                    ________________________________
                                     руководителя загранучреждения)
                                    _________ ______________________
                                    (подпись)  (расшифровка подписи)
                                    00.00.0000


                                АКТ
                       00.00.0000 N ________
      приема-передачи дел при смене сотрудника, ответственного
                  за торгово-экономические вопросы


                                              г.____________________
                                                 (место составления)


Основание: приказ __________________________________________________
                           (наименование загранучреждения,
                                дата, номер и название)
     Мы, нижеподписавшиеся _________________________________________
                             (фамилия, имя, отчество и должность
____________________________________________________________________
          сотрудника, передающего документы и материалы)
и __________________________________________________________________
           (фамилия, имя, отчество сотрудника, вновь
____________________________________________________________________
                  назначенного на должность)
составили  настоящий  акт о том, что первый передал, а второй принял
следующее:
1. Деловые контакты путем:
проведения встреч с ________________________________________________
                          (фамилия, имя, отчество и должность)
передачи   списка   основных   контактных  лиц,  телефонов,  адресов
белорусской  стороны  и  стороны страны пребывания по направлениям и
аспектам сотрудничества: ___________________________________________
                            (фамилия, имя, отчество и должность)
направления  наиболее  важным контактным лицам писем с информацией о
предстоящем убытии с выражением признательности за совместную работу
и рекомендации вновь прибывшего лица _______________________________
                                       (фамилия, имя, отчество
____________________________________________________________________
                          и должность)
2.     Электронный     архив    документов    (деловая    переписка,
справочно-аналитические материалы и т.п.).
3.  Информационные  материалы  (досье)  в соответствии  с  примерным
перечнем:


--T----------------------------------------------------------------¬
¦1¦Материалы о подготовке и проведении визитов официальных         ¦
¦ ¦делегаций, деловых кругов                                       ¦
+-+----------------------------------------------------------------+
¦2¦Материалы об аспектах торгово-экономического сотрудничества     ¦
¦ ¦Республики Беларусь со страной пребывания                       ¦
+-+----------------------------------------------------------------+
¦3¦Материалы об аспектах торгово-экономического сотрудничества     ¦
¦ ¦страны пребывания с другими иностранными государствами (в том   ¦
¦ ¦числе в региональном аспекте)                                   ¦
+-+----------------------------------------------------------------+
¦4¦Материалы о деятельности совместной межправительственной        ¦
¦ ¦комиссии по вопросам торгово-экономического сотрудничества      ¦
+-+----------------------------------------------------------------+
¦5¦Материалы о сотрудничестве с компаниями, банками, фондами       ¦
+-+----------------------------------------------------------------+
¦6¦Материалы об организации, проведении и участии в международных  ¦
¦ ¦выставках, ярмарках, других мероприятиях страны пребывания      ¦
L-+-----------------------------------------------------------------


4.  Перечень  информационных интернет-ресурсов  страны   пребывания,
с  которыми  сотрудник,  подлежащий  ротации,  работал на постоянной
основе: ____________________________________________________________
____________________________________________________________________
5. Дела, находящиеся в пользовании, за _______ годы <1>:


----------+-----------------------+------------------+-------------¬
¦  N п/п  ¦ Название и номер дела ¦ Количество томов ¦ Примечание  ¦
+---------+-----------------------+------------------+-------------+
¦    1    ¦           2           ¦        3         ¦     4       ¦
+---------+-----------------------+------------------+-------------+
¦         ¦                       ¦                  ¦             ¦
¦---------+-----------------------+------------------+--------------


Итого принято _________________________________________________ дел.
                          (цифрами и прописью)
6. Документы с грифом ДСП текущего делопроизводства:


----+---------+-------+-----------------+-------+-----------+------¬
¦N  ¦Номер и  ¦Дата   ¦Наименование     ¦Коли-  ¦Ограни-    ¦Приме-¦
¦п/п¦дата     ¦поступ-¦документа        ¦чество ¦чительный  ¦чание ¦
¦   ¦документа¦ления  ¦(указывать, если ¦экземп-¦гриф и     ¦      ¦
¦   ¦         ¦       ¦документ не имеет¦ляров  ¦номер      ¦      ¦
¦   ¦         ¦       ¦номера и даты)   ¦       ¦экземпляра ¦      ¦
+---+---------+-------+-----------------+-------+-----------+------+
¦ 1 ¦    2    ¦   3   ¦        4        ¦   5   ¦     6     ¦  7   ¦
+---+---------+-------+-----------------+-------+-----------+------+
¦   ¦         ¦       ¦                 ¦       ¦           ¦      ¦
¦---+---------+-------+-----------------+-------+-----------+-------


Итого принято _________________________________________________ дел.
                            (цифрами и прописью)
7.   Наличие  документов  текущего  делопроизводства  (в  том  числе
контрольные поручения):


----+-----------+-----------+--------------------------+-----------¬
¦ N ¦   Номер   ¦   Дата    ¦    Количество листов     ¦Примечание ¦
¦п/п¦ документа ¦ документа ¦  документа + количество  ¦           ¦
¦   ¦           ¦           ¦    листов приложений     ¦           ¦
+---+-----------+-----------+--------------------------+-----------+
¦ 1 ¦     2     ¦     3     ¦            4             ¦    5      ¦
+---+-----------+-----------+--------------------------+-----------+
¦   ¦           ¦           ¦                          ¦           ¦
¦---+-----------+-----------+--------------------------+------------


8. В ходе  приема-передачи  выявлено  отсутствие  (дел,  документов,
документов с грифом ДСП) <2>:


----+---------------+---------------+------------------+-----------¬
¦ N ¦     Номер     ¦     Дата      ¦Количество листов ¦Примечание ¦
¦п/п¦  документа /  ¦  документа /  ¦документа / дела +¦           ¦
¦   ¦     дела      ¦     дела      ¦количество листов ¦           ¦
¦   ¦               ¦               ¦    приложений    ¦           ¦
+---+---------------+---------------+------------------+-----------+
¦ 1 ¦       2       ¦       3       ¦        4         ¦    5      ¦
+---+---------------+---------------+------------------+-----------+
¦   ¦               ¦               ¦                  ¦           ¦
¦---+---------------+---------------+------------------+------------


Состояние документов, дел __________________________________________
                          (удовлетворительное, неудовлетворительное)


Примечание. ________________________________________________________
____________________________________________________________________


Передал ________________                    ________________________
           (подпись)                          (расшифровка подписи)
Принял _________________                    ________________________
           (подпись)                          (расшифровка подписи)


Присутствовал при передаче
и сверке дел, документов
__________________________________          ________________________
 (подпись лица, ответственного за             (расшифровка подписи)
делопроизводство и ведение архива)


В дело.
_________________
   (подпись)
_________________
    (дата)
     --------------------------------
     <1>  По  пунктам 5 - 8 акта информация сверяется с сотрудником,
ответственным за делопроизводство и ведение архива.
     <2>  Пункт  8  заполняется  в  случае  выявления недостачи дел,
документов, документов с грифом ДСП.










Приложение 3

к Инструкции о порядке

организации и проведения

передачи дел при ротации

работников в дипломатических

представительствах и

консульских учреждениях

Республики Беларусь за границей



________________________________     УТВЕРЖДАЮ
 (наименование загранучреждения)    ________________________________
                                        (наименование должности
                                    ________________________________
                                     руководителя загранучреждения)
                                    _________ ______________________
                                    (подпись)  (расшифровка подписи)
                                    00.00.0000


                                АКТ
                       00.00.0000 N ________
    приема-передачи дел при смене сотрудника, ответственного
     за вопросы развития сотрудничества Республики Беларусь
                   с международными организациями


                                               г.___________________
                                                 (место составления)


Страницы: Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4 | Стр.5 |




< Главная страница

Новости законодательства

Новости Спецпроекта "Тюрьма"

Новости сайта
Новости Беларуси

Полезные ресурсы

Счетчики
Rambler's Top100
TopList