Стр. 2
Страницы: | Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4 | Стр.5 |
Срок рассмотрения проектов нормативных правовых актов не должен превышать сроки, указанные в сопроводительных письмах.
Документы вышестоящих государственных органов со сроками исполнения менее 10 дней рассматриваются руководителем и (или) его заместителями не более одного дня и сразу же доводятся до каждого исполнителя.
Если в документе на контроль ставятся отдельные пункты документа, в котором не указан общий срок его исполнения, то сроком исполнения всего документа считается дата исполнения последнего по срокам пункта или дата представления последней итоговой информации по исполнению документа в целом.
Если дата исполнения приходится на нерабочий день, то сроком исполнения считается предыдущий рабочий день.
Служба ДОУ направляет исполнителям напоминания за 2 - 3 дня до истечения срока исполнения.
Исполнителям направляется уведомление о неисполнении документа в срок, если в службу ДОУ не представлена информация об исполнении документа или его отдельного пункта.
Информация о приближении или нарушении сроков исполнения правовых актов и служебных документов обобщается и еженедельно передается помощнику Председателя для принятия мер.
(в ред. постановления Белстата от 13.11.2008 N 406)
Изменение срока исполнения документов Белстата в целом производится только по указанию Председателя.
(в ред. постановления Белстата от 13.11.2008 N 406)
Аргументированная просьба исполнителя о переносе срока исполнения, согласованная с лицом, которому в документе поручен контроль за исполнением, направляется письменно в форме докладной записки на имя Председателя не менее чем за 5 дней до истечения срока исполнения документа.
(в ред. постановления Белстата от 13.11.2008 N 406)
Изменение срока исполнения отдельных пунктов документа Белстата, если это не приводит к срыву исполнения документа в целом, производится по указанию заместителя Председателя, ответственного за контроль исполнения документа, на основании аргументированной докладной записки исполнителя.
(в ред. постановления Белстата от 13.11.2008 N 406)
Доклады в вышестоящие государственные органы, переданные на подпись руководителю, должны рассматриваться не более одного дня. За своевременность доклада по таким документам отвечает помощник (секретарь) руководителя.
Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя по письменной просьбе исполнителя, представленной не позднее 5 дней до истечения срока исполнения. Изменение документируется - проставляется новый срок, дата изменения и подпись.
Изменения вносятся в регистрационные формы - регистрационно-контрольную карточку, журнал учета входящих документов или банк регистрационных данных в автоматизированной системе.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам.
37. Учет контролируемых документов и контроль исполнения строятся на базе регистрационных данных: регистрационно-контрольных карточек или автоматизированных банков регистрационных данных в автоматизированной системе.
Учет поступающих в структурные подразделения (подчиненные организации) документов, контроль за соблюдением сроков их исполнения осуществляются:
в структурных подразделениях Белстата - лицами, ответственными за ведение делопроизводства;
(в ред. постановления Белстата от 13.11.2008 N 406)
в подчиненных организациях - в порядке, определенном приказом (распоряжением) руководителя организации.
Ответственность за своевременное исполнение нормативных правовых актов и служебных документов, поступивших в структурное подразделение (подчиненную организацию), несет руководитель структурного подразделения (подчиненной организации).
На один контролируемый документ может быть заполнено несколько контрольных карточек в соответствии с числом исполнителей, заданий или пунктов с различными сроками исполнения.
Устное поручение руководителя, поставленное на контроль, также фиксируется на регистрационно-контрольной карточке, заполняемой в необходимом количестве экземпляров.
На контролируемых документах в обязательном порядке должна стоять отметка о контроле.
Первый экземпляр регистрационно-контрольной карточки остается в службе ДОУ, а второй передается исполнителю вместе с документом.
Регистрационно-контрольные карточки группируются в контрольных картотеках согласно установленным срокам исполнения документов (поручений), по исходящим документам - согласно ожидаемым датам получения ответов.
Картотеку следует ежедневно просматривать и о приближении (истечении) сроков исполнения информировать исполнителей. При автоматизированном контроле исполнителям направляются машинограммы-предупреждения и сообщения в автоматизированной системе.
Регистрационно-контрольная карточка с материалами, свидетельствующими об исполнении, представляется ответственному за контроль для проверки исполнения и снятия документа (поручения) с контроля. При некачественном исполнении документ с контроля не снимается и переходит в разряд неисполненных в срок документов. Может быть принято решение о необходимости переноса срока исполнения такого документа.
Информация о результатах исполнения документов (поручений) обобщается по состоянию на первое число каждого месяца и доводится до сведения руководства в форме сводки об исполнении документов и поручений согласно приложению 12.
Глава 5
ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ, ИЗГОТОВЛЯЕМЫХ
С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ КОМПЬЮТЕРНЫХ ТЕХНОЛОГИЙ
38. Печатание и оформление документов с использованием компьютерных технологий осуществляется по установленным в компьютерах шаблонам со следующими параметрами настройки в редакторе Microsoft Word:
формат А4 (210 x 297 мм) - для протоколов, докладных записок, справок, телеграмм и других документов, для писем - формат А4 и формат А5 (148 x 210 мм);
поля страницы: верхнее и нижнее - не менее 20 мм, левое - 30 мм, правое - 10 мм. В таблицах допускается уменьшение левого поля до 20 мм, правого - до 8 мм (когда текст не вмещается);
шрифт: Times New Roman (Times New Roman Cyr), обычный, размер 15 пунктов (далее - пт). В таблицах допускается уменьшение до 13 пт (когда текст не вмещается);
межстрочный интервал: для формата А4 - одинарный; в адресах, заголовках и подписях, а также для формата А5 - точно 14 пт, в таблицах допускается уменьшение до 11 пт (когда текст не вмещается);
первая строка в абзаце с отступом 12,5 мм;
выравнивание по ширине и, как правило, без переносов слов (в таблицах выравнивание по необходимости с переносом слов);
номера страниц в центре верхнего колонтитула с расстоянием 10 - 15 мм от верхнего края, размер шрифта 14 пт (первая страница не нумеруется).
39. При печатании и оформлении тезисов выступлений применяются следующие параметры настройки:
формат А4 (210 x 297 мм);
поля страницы: верхнее и нижнее - не менее 20 мм, левое - 30 мм, правое - 10 мм;
шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), обычный, размер 16 пт (в заголовках - полужирный курсив подчеркнутый и полужирный курсив, размер 14 пт);
межстрочный интервал полуторный (в заголовках - точно 12 пт);
первая строка в абзаце с отступом 12,5 мм;
выравнивание по ширине без разрыва абзацев на следующую страницу и без переносов слов;
номера страниц в центре верхнего колонтитула с расстоянием 10 - 15 мм от верхнего края, размер шрифта 14 пт (первая страница не нумеруется).
40. Реквизиты документа (за исключением текста), состоящие из нескольких строк, печатают с интервалом точно 14 пт. Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения", "Гриф согласования", "Отметка о наличии приложения" отделяют друг от друга одним интервалом. Реквизиты документа отделяют друг от друга полуторным интервалом.
При наличии в документах нескольких подписей, располагаемых одна над другой, наименования должностей и расшифровку подписей разделяют полуторным или двойным межстрочным интервалом.
Максимальная длина строки многострочных реквизитов, в том числе заголовка к тексту, - 28 знаков (70 мм).
Например:
СОГЛАСОВАНО Одинарный
Министр статистики и анализа Точно 14 пт
Республики Беларусь
Подпись Инициалы, фамилия Одинарный
Дата Полуторный
41. От границы левого поля (без отступа первой строки) печатают следующие реквизиты: "Заголовок к тексту", "Текст" (без абзацев), "Отметка о наличии приложения", "Фамилия исполнителя и номер его телефона", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", наименование должности в реквизитах "Подпись" и "Гриф согласования", заверительной надписи "Верно", а также слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "ПРЕДЛАГАЮ", "ОБЯЗЫВАЮ".
42. Если заголовок к тексту превышает 5 строк, его допускается продлевать на 120 мм от левого поля документа.
43. Начало абзацев в тексте печатают с отступом первой строки 12,5 мм.
44. Реквизит "Адресат" оформляется с отступом от левого поля 80 мм.
45. Реквизиты "Гриф утверждения" и "Гриф ограничения доступа к документу" оформляются с отступом от левого поля 100 мм.
46. Отметка о приложении к правовому акту оформляется в правом верхнем углу колонтитула с отступом от левого поля 140 мм.
47. Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" оформляется с отступом от левого поля 120 мм на уровне последней строки наименования должности.
48. При наличии нескольких грифов согласования и утверждения их располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная от левого поля без отступа и с отступом от левого поля на 100 мм.
49. Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова "Примечание" и "Основание" оформляют от левого поля без отступа первой строки, а относящийся к ним текст - через межстрочный интервал точно 14 пт.
50. В случае оформления резолюций на отдельных листах соблюдаются следующие правила печатания их текста:
50.1. для рефератки малого размера - формат А6 (105 x 148 мм):
поля страницы: верхнее - не менее 10 мм, нижнее - не менее 10 мм, левое - не менее 12 мм, правое - не менее 8 мм;
шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), размер 14 пт, полужирный, полужирный курсив;
межстрочный интервал одинарный. Допускается уменьшение межстрочного интервала (когда текст не вмещается);
первая строка в абзаце с отступом 10 мм;
выравнивание по ширине с переносом слов;
50.2. для рефератки среднего размера - формат А5 (148 x 210 мм):
поля страницы: верхнее - не менее 15 мм, нижнее - не менее 10 мм, левое - 20 мм, правое - не менее 8 мм;
шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), размер 14 пт, полужирный, полужирный курсив;
межстрочный интервал одинарный. Допускается уменьшение межстрочного интервала (когда текст не вмещается);
первая строка в абзаце с отступом 12,5 мм;
выравнивание по ширине с переносом слов;
50.3. для рефератки большого размера - формат А4 (210 x 297 мм):
поля страницы: верхнее - не менее 20 мм, нижнее - не менее 20 мм, левое - 30 мм, правое - не менее 10 мм;
шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), размер 14 - 15 пт, полужирный, полужирный курсив;
межстрочный интервал одинарный. Допускается уменьшение межстрочного интервала (когда текст не вмещается);
первая строка в абзаце с отступом 12,5 мм;
выравнивание по ширине с переносом слов.
51. При оформлении таблиц на листах формата А3 (297 x 420 мм) используются следующие параметры настройки:
поля страницы: верхнее и нижнее - 20 мм, левое - 30 мм, правое - 10 мм. Допускается уменьшение левого поля до 20 мм, правого - до 8 мм (когда текст не вмещается);
межстрочный интервал одинарный. Допускается уменьшение до 11 пт (когда текст не вмещается);
номер страницы в центре верхнего колонтитула с расстоянием 10 - 15 мм от верхнего края, размер шрифта 14 пт.
52. В нижнем углу лицевой стороны последней страницы документа (за исключением рефераток) печатаются индекс структурного подразделения, в котором готовился документ, фамилия исполнителя, номер его служебного телефона (на первой строке), дата создания документа, имя файла (на второй строке). При этом используются:
шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), обычный, размер 9 пт;
межстрочный интервал точно 9 пт.
Например:
01 Иванова 280 88 31
15.02.2008 Письмо СМ
Глава 6
ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ
ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ
53. Посредством издания приказов решаются вопросы, касающиеся деятельности аппарата Белстата и подчиненных ему организаций, определяются меры по реализации задач, входящих в компетенцию органов государственной статистики. Приказами назначаются на должности и освобождаются от занимаемых должностей работники системы Белстата, руководители подчиненных организаций в соответствии с кадровым реестром Белстата.
(в ред. постановления Белстата от 13.11.2008 N 406)
54. Приказ (постановление) должен содержать следующие обязательные реквизиты: наименование организации, издающей документ; название вида документа; дату и регистрационный номер; место издания; название; текст; подпись; визы.
В констатирующей части излагаются факты, послужившие основанием для издания распорядительного документа. Если документ издается на основании (во исполнение) нормативного правового акта, констатирующая часть должна содержать ссылку на этот документ.
Распорядительная часть приказа начинается словом "ПРИКАЗЫВАЮ" (прописными буквами без кавычек).
Распорядительная часть приказа (постановления) заканчивается, как правило, указанием должностного лица, ответственного за контроль исполнения документа или конкретных пунктов документа.
Отсутствие указания об ответственном за контроль лице может означать, что контроль за исполнением документа будет осуществлять руководитель, от имени которого он издается.
55. Если приказ (постановление) признает утратившим силу, изменяет или дополняет ранее изданный распорядительный документ или какие-то его структурные элементы, последний пункт приказа (постановления) должен содержать ссылку на документы (структурные элементы документов), которые признаются утратившими силу. При этом применяется устойчивый оборот "Признать утратившим силу приказ (постановление) ____________ от ________ N ______". Не следует включать в текст приказа пункт "Приказ довести до сведения...". Структурные подразделения, должностные лица, до сведения которых доводится документ, перечисляются в списке рассылки, прилагаемом к документу.
Это положение не действует при необходимости ознакомления с содержанием документа всех работников учреждения. В этом случае пункт "Приказ довести до сведения всех работников" обязателен.
Документы, издаваемые в развитие нормативных правовых актов, не должны дублировать их содержание.
56. Отдельно от приказов по основной деятельности издаются приказы по командировкам и по личному составу: о приеме на работу, переводе, перемещении, увольнении с работы, предоставлении отпусков, наложении взысканий, поощрениях, командировках.
57. При оформлении приказов по личному составу в тексте приказа может отсутствовать констатирующая часть. Пункты распорядительной части приказа располагаются в определенной последовательности: прием, перевод, увольнение и т.д.
58. Проекты приказов (постановлений) оформляются на бланках формата А4. Проекты приказов (постановлений) подлежат согласованию с заинтересованными должностными лицами. В обязательном порядке приказы (постановления), издаваемые в организации, визируются юридической службой.
При несоответствии распорядительного документа законодательству юрисконсульт при его визировании дает заключение о законном порядке разрешения рассматриваемых вопросов.
При наличии замечаний (дополнений) к проекту исполнитель его дорабатывает.
Согласованный проект приказа (постановления) с замечаниями визирующих лиц (при их наличии) и заключением исполнителя на замечания представляется на подпись руководителю, от имени которого он издается.
59. Подготовка проекта приказа может возлагаться на одно или несколько структурных подразделений.
60. В приказах, издаваемых во исполнение указов, декретов, распоряжений Президента Республики Беларусь и постановлений Совета Министров Республики Беларусь, дается полное наименование этих документов с указанием даты их принятия и номера. В распорядительной части приказа четко формулируются поручения структурным подразделениям, должностным лицам Белстата, его подчиненным организациям с указанием сроков исполнения поручений. В распорядительной части приказов указывается должностное лицо, на которое возложен контроль за их выполнением.
(в ред. постановления Белстата от 13.11.2008 N 406)
Подготовка приказов, которые издаются во исполнение решений органов государственного управления, должна занимать не более трех дней, если не установлен иной срок. Тиражирование и передача приказов структурным подразделениям и должностным лицам, которым поручено их исполнение, а также ознакомление остальных подразделений производится службой ДОУ в течение трех дней с момента издания приказа. Подчиненным организациям приказы направляются службой ДОУ по почте в день их подписания.
61. Протокол - это документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегии.
Протокол составляется секретарем совещания (секретарем коллегии) на основании документов, подготавливаемых к совещанию (заседанию): повестки дня, текстов докладов и проектов решений коллегии.
Реквизитами протокола являются: наименование органа, издающего документ, название вида документа, дата и регистрационный номер, место издания, название, текст, подписи. Отдельные протоколы имеют гриф утверждения. Утверждению подлежат решения совещаний по вопросам, выходящим за пределы компетенции участников совещания.
Дата протокола должна соответствовать дате проведения совещания (заседания) и проставляется председателем или секретарем совещания.
Протоколы с точки зрения полноты освещения хода совещания делятся на краткие и полные. Протокол краткой формы составляется в случае, когда тексты докладов и выступлений прилагаются к протоколу. Кратко протоколируются также оперативные совещания.
Текст протокола делится на вводную и основную части.
В вводной части краткого протокола указывается фамилия председателя и секретаря коллегиального и совещательного органа, а также всех присутствующих на заседании (совещании). В списке присутствующих сначала перечисляются члены коллегиального органа, затем - приглашенные с указанием должностей и организаций, которые они представляют. Фамилии присутствующих располагаются в алфавитном порядке.
В протоколе полной формы изложения после раздела "Присутствовали" следует повестка дня совещания (заседания); в протоколе краткой формы повестка дня отсутствует.
Повестка дня включает перечень вопросов, обсуждаемых на совещании (заседании), название докладов (отчетов, сообщений, информации), название должности докладчика, его инициалы, фамилию (в именительном падеже).
Основная часть протокола краткой формы изложения строится по схеме: "СЛУШАЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)" - без текста выступлений.
Основная часть протокола полной формы изложения строится по схеме: "СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)" - отдельно по каждому рассматриваемому вопросу согласно повестке дня.
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему: постановление (решение) печатается полностью.
В случае возникновения принципиальных разногласий в протоколах краткой формы допускается фиксировать отдельные выступления участников.
Постановляющая часть протокола заканчивается указанием должностного лица, ответственного за контроль исполнения решений (постановлений) или отдельных пунктов решений.
Документ, утверждаемый коллегиальным органом, прилагается к протоколу.
Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем.
Протокол нумеруется порядковыми номерами в пределах календарного года. Протоколы совместных совещаний (заседаний) должны иметь составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в работе совещания.
62. Акт - документ, составляемый лицом или группой лиц, подтверждающий установленные ими факты (акты инвентаризации, несчастных случаев, приема-передачи материальных ценностей). Акты могут содержать выводы, рекомендации, предложения составителей (акты ревизий финансово-хозяйственной деятельности организаций, акты проверки, акты приема объектов в эксплуатацию). Такие акты составляются временными или постоянными комиссиями, специально уполномоченными лицами или одним должностным лицом с указанием документов, определяющих их полномочия. Основанием для составления акта может быть распорядительный документ вышестоящего органа, руководителя организации или структурного подразделения, плановое задание.
Дата акта должна соответствовать дате подписания и проставляться должностным лицом (как правило, председателем комиссии).
Название акта отражает его основное содержание: "О выделении к уничтожению документов и дел", "О списании имущества".
Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении, без указания должностей. Акты ревизий и обследований подлежат согласованию с должностными лицами, деятельность которых обследуется.
Лица, имеющие замечание по содержанию акта, подписывают (визируют) его с отметкой: "Замечания прилагаются"; текст замечаний излагается на одном листе, небольшие по объему замечания допускается фиксировать на самом акте.
Утверждению подлежат акты, предписывающие выполнение определенных действий. Акт утверждается руководителем, чей распорядительный документ (распоряжение) явился основанием для составления акта.
Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей.
В вводной части указывается основание для составления акта и перечисляются лица, составившие акт и присутствующие при этом. Фамилии указываются в алфавитном порядке с наименованием должностей. Если акт составлен комиссией, указываются фамилии председателя и членов комиссии.
В констатирующей части акта дается краткое описание проделанной работы (ее сущность, характер, методы, сроки) и фиксируются установленные факты, излагаются выводы, предложения и заключения. Если в акте отражается ряд фактов, текст акта делится на пункты.
Выводы и предложения составителей акта могут быть изложены в распорядительной форме с указанием сроков исполнения предписываемых действий. При наличии к акту приложений отметка о приложениях указывается после текста.
63. Докладная записка - документ информационного характера, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Докладная записка может быть составлена как по инициативе ее автора (внесение предложения, изложение просьбы, фактов, явлений), так и по указанию руководителя (отчетные докладные записки о ходе, состоянии, завершении каких-либо работ, поручений, планов).
Внешние докладные записки (адресуемые руководителям вышестоящего органа) оформляются на бланках, внутренние (на имя руководителя организации) - на обычной бумаге формата А4 или А5.
Внешние докладные записки подписывают руководитель организации или его заместители, внутренние - их составители.
Инициативные докладные записки, требующие исполнения (решения), регистрируются; при необходимости их исполнение контролируется согласно резолюции соответствующего руководителя.
64. Справка - это документ информационного характера, содержащий констатацию каких-либо фактов.
Различают справки служебные (о выполнении планов, о штатной численности) и справки, выдаваемые гражданам для предоставления в другие организации (справки о месте работы, о заработной плате).
По форме изложения справки могут быть описательными и цифровыми (оформленными в виде таблицы).
Внешние справки оформляются на бланках или по установленной форме, внутренние - на обычной бумаге формата А4 или А5.
65. Документы составляются в структурных подразделениях, деятельности которых они касаются.
Исходящие документы подписываются руководителями организации и ее структурных подразделений, а также отдельными должностными лицами, в соответствии с их компетенцией и предоставленными полномочиями.
Документы, адресуемые вышестоящим органам, подписывают только руководитель организации или его заместители (в соответствии с должностными обязанностями).
Письма следует оформлять на бланках формата А4 или А5 в зависимости от объема текста.
Телеграмма оформляется в двух экземплярах, один экземпляр передается для отправки соответствующим видом связи, второй подшивается в дело.
66. Внесение вопросов на рассмотрение Совета Министров Республики Беларусь осуществляется в соответствии с Регламентом Совета Министров Республики Беларусь, утвержденным постановлением Совета Министров РБ от 20 марта 2000 г. N 355 (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2000 г., N 33, 5/2838).
67. Проекты постановлений, распоряжений вносятся на рассмотрение Совета Министров Республики Беларусь всесторонне подготовленными. Персональная ответственность за качество внесенного проекта возлагается на Председателя, а во время его отсутствия - на первого заместителя Председателя.
(в ред. постановления Белстата от 13.11.2008 N 406)
Глава 7
ПОРЯДОК РАБОТЫ ПО РАССМОТРЕНИЮ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН
68. Делопроизводство по обращениям граждан (далее - обращения) ведется в соответствии с Законом Республики Беларусь от 6 июня 1996 года "Об обращениях граждан" (Ведамасцi Вярхоўнага Савета Рэспублiкi Беларусь, 1996 г., N 21, ст. 376; Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2004 г., N 189, 2/1089), Указом Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. N 498 "О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2007 г., N 250, 1/8997), постановлением Совета Министров РБ от 26 мая 2005 г. N 544 "Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях и о мерах по совершенствованию работы с обращениями граждан" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2005 г., N 87, 5/16014), постановлением Совета Министров РБ от 17 января 2008 г. N 60 "О некоторых вопросах ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2008 г., N 27, 5/26649).
69. Делопроизводство по обращениям ведется централизованно и отдельно от других видов делопроизводства и возлагается:
в центральном аппарате Белстата - на службу ДОУ;
(в ред. постановления Белстата от 13.11.2008 N 406)
в подчиненных организациях - на соответствующие службы или должностных лиц, назначенных ответственными за ведение делопроизводства.
70. Все поступившие обращения, в том числе и принятые на личном приеме, регистрируются в день их поступления: в центральном аппарате Белстата - службой ДОУ, в подчиненных организациях - соответствующими службами.
(в ред. постановления Белстата от 13.11.2008 N 406)
Обращения регистрируются в системе электронного документооборота (при ее наличии) и на специальных регистрационно-контрольных карточках обращений граждан согласно приложению 13.
71. После регистрации обращения в день их поступления передаются на рассмотрение руководству и после вынесения резолюции - исполнителю.
72. Руководитель исходя из объема разрешаемых вопросов может установить сокращенный срок исполнения обращения.
73. Конверты от поступивших обращений сохраняются в случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля служит подтверждением времени отправления и получения обращения.
74. Повторными считаются обращения, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу.
Решение о прекращении производства по повторным обращениям принимается в центральном аппарате Белстата Председателем или заместителями Председателя, в подчиненных организациях - руководителями или их заместителями.
(в ред. постановления Белстата от 13.11.2008 N 406)
75. Обращениям одного и того же лица, направленным нескольким адресатам и пересланным для разрешения в Белстат, подчиненные организации, а также повторным обращениям граждан присваивается регистрационный индекс первого обращения, поступившего в текущем году, с добавлением дополнительного порядкового номера, проставляемого через дробь. На регистрационно-контрольной карточке обращения граждан делается отметка: "Повторно".
(в ред. постановления Белстата от 13.11.2008 N 406)
Например:
К-8/1,
где К - начальная буква фамилии автора письма, 8 - порядковый номер, 1 - номер копии.
76. Обращения, направленные в Белстат органами государственной власти и управления, требующими сообщить результаты рассмотрения и предписания, берутся на особый контроль.
(в ред. постановления Белстата от 13.11.2008 N 406)
Если поступившее обращение взято на контроль по решению руководства и направлено для исполнения в подчиненные организации, то в деле остается копия обращения. На всех экземплярах регистрационно-контрольных карточек обращений граждан и в правом верхнем углу обращения проставляется штамп "Взято на контроль" или знак контроля "К".
77. Обращения, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается и обращение считается разрешенным только после полного разрешения вопроса, если все поставленные в нем вопросы рассмотрены, по ним приняты необходимые меры и дан ответ в соответствии с законодательством Республики Беларусь.
78. Ответы заявителю дают руководители или другие уполномоченные на то должностные лица с указанием принятых по обращению мер или доводов отклонения обращения.
79. Решение о снятии обращений с контроля принимают руководители Белстата и подчиненных организаций.
(в ред. постановления Белстата от 13.11.2008 N 406)
Обращения после их рассмотрения вместе с перепиской и ответом за подписью руководителя возвращаются в управление делами либо в соответствующую службу подчиненной организации с резолюцией "В дело", датой и подписью руководителя, должностного лица, принявшего это решение.
80. Ответы на обращения направляются на бланках установленного образца. Индекс ответа состоит из индекса службы ДОУ, номера по номенклатуре дела, порядкового номера ответа и регистрационного номера обращения.
Например:
N 01-16/1/К-8,
где 01 - индекс службы ДОУ, 16 - номер по номенклатуре дел, 1 - порядковый номер письма, К-8 - регистрационный индекс поступившего обращения от одного и того же гражданина.
81. Переписка по обращениям учитывается и хранится в управлении делами, соответствующей службе подчиненной организации отдельно от других документов. Обращения, ответы на них и другие документы, связанные с их рассмотрением, формируются в дела.
Документы в делах располагаются в хронологическом порядке и подшиваются в последовательности решения вопроса, то есть документ-ответ должен быть подшит, за документом-запросом. Каждое обращение и все документы, относящиеся к его рассмотрению и разрешению, составляют в деле самостоятельную группу. В случае получения повторного обращения или появления дополнительных документов они подшиваются к данной группе документов.
При формировании дел проверяется правильность оформления документов в деле. Запрещается формирование и хранение дел у исполнителей после окончания производства по ним.
82. Сформированные дела передаются в архив Белстата, подчиненной организации через год после завершения делопроизводства по ним.
(в ред. постановления Белстата от 13.11.2008 N 406)
Срок хранения в архиве обращений и документов по их рассмотрению (акты, справки, переписка) - 5 лет с даты последнего рассмотрения. Постоянно действующими экспертными комиссиями центрального аппарата Белстата, подчиненных организаций может быть принято решение об увеличении срока хранения или о постоянном хранении соответствующих обращений.
(в ред. постановления Белстата от 13.11.2008 N 406)
Глава 8
СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ
83. Номенклатура дел - это систематизированный перечень наименований дел, образующихся в процессе деятельности организации с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, индексации дел и определения сроков их хранения. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения.
84. Сводная номенклатура дел составляется службой ДОУ на основании номенклатур дел структурных подразделений, подписывается начальником службы ДОУ, согласовывается в Белстате с Центральной экспертной комиссией (далее - ЦЭК), в подчиненных организациях - с экспертными комиссиями (далее - ЭК), а также 1 раз в 5 лет с экспертно-методической комиссией государственного архива, экспертно-проверочной комиссией органа государственной архивной службы (далее - ЭМК, ЭПК), утверждается руководителем и вводится в действие с 1 января следующего года.
(в ред. постановления Белстата от 13.11.2008 N 406)
Номенклатура дел составляется в четырех экземплярах. Первый экземпляр хранится в службе ДОУ, второй - используется службой ДОУ в качестве рабочего экземпляра, третий - находится в качестве учетного документа в ведомственном архиве, четвертый - в государственном архиве.
Ежегодно номенклатура дел уточняется, в нее вносятся необходимые изменения, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего года.
85. Составление номенклатуры дел структурного подразделения следует начинать с определения состава включаемых в нее документов. При этом необходимо пользоваться положением о подразделении, планами и отчетами о работе подразделения, номенклатурой дел подразделения за прошлые годы, описями дел постоянного и временного хранения, ведомственным перечнем и перечнем типовых документов с указанием сроков хранения документов.
В номенклатуру дел включаются дела (документы) с постоянным и временным сроком хранения.
В номенклатуру дел не должны включаться печатные издания (брошюры, справочники, информационные листки, реферативные журналы, экспресс-информации), алфавиты, указатели и другие вспомогательные документы, не отражающие основную деятельность структурного подразделения.
В номенклатуре дел структурного подразделения в конце каждого раздела помещаются резервные индексы для дополнительно заведенных дел, которые по тем или иным причинам не могли быть учтены при составлении номенклатуры.
В сводную номенклатуру дел кроме документов постоянных структурных подразделений следует включать также документы, образующиеся в деятельности временно действующих органов и общественных организаций (профсоюзного комитета).
86. Графы номенклатуры дел заполняются в соответствии с установленной формой номенклатуры дел согласно приложению 14.
В графе 1 номенклатуры дел указываются индексы дел. Индекс дела состоит из условного обозначения (индекса) структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах подразделения (например: 02-1).
В графе 2 номенклатуры дел указываются наименования разделов номенклатуры, соответствующие наименованиям структурных подразделений, и наименования (заголовки) дел.
87. Заголовок дела должен быть кратким, четким и соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в деле. В состав заголовка входит название темы (содержание) дела с указанием рода заводимого дела (документы, переписка, дело) или разновидности документов (приказы, планы, протоколы, отчеты, акты).
Термин "документы" применяется при объединении в деле различных видов документов по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства. В конце заголовка (в скобках) перечисляются основные виды документов.
Термин "документы" используют также при объединении в одном деле документов - приложений к какому-либо другому документу, например: "Документы к протоколам заседания коллегии Минстата за 2006 год".
Термин "дело" применяется при объединении в деле различных видов документов по одному вопросу, связанных последовательностью делопроизводства, например: "Выездные дела специалистов, командированных за границу".
При формировании заголовков дел не следует использовать термины "материалы", "документальные материалы", "общая переписка".
88. В заголовках дел с перепиской необходимо указывать название корреспондента (если она ведется с одним корреспондентом) и о чем переписка.
При переписке с несколькими разнородными корреспондентами их названия в заголовке, как правило, не перечисляются.
Последовательность расположения заголовков дел в номенклатуре зависит от их значимости и взаимосвязи. Первыми размещаются заголовки дел с распорядительными документами вышестоящих органов, затем располагаются группы организационных документов (уставы, положения), распорядительные документы руководителя организации, протоколы, планы, отчеты, переписка и другие группы документов. Внутри групп документов заголовки дел располагаются по степени их важности. В группе плановых документов первыми идут годовые планы, затем квартальные и месячные; то же относится и к отчетам: годовой отчет, квартальный и месячный. В группе дел с перепиской вначале располагается переписка с вышестоящими органами, затем со сторонними организациями.
89. Разделы сводной номенклатуры дел (наименования структурных подразделений) располагаются в графе в соответствии с утвержденной структурой организации. В качестве первого раздела указывается служба ДОУ. После основных структурных подразделений в порядке значимости следуют общественные организации.
Графа 3 номенклатуры дел "Количество дел (томов, частей)" заполняется в конце делопроизводственного года.
В графе 4 указываются сроки хранения дел, определяемые согласно действующим ведомственному перечню и перечню типовых документов, и даются ссылки на соответствующие статьи перечня.
Сроки хранения документов, не отраженных в перечнях, определяются экспертной комиссией организации.
В графе 5 "Примечание" проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для предложения. Названия перечней документов, используемых при определении сроков хранения дел, указываются в конце номенклатуры дел перед реквизитом "Наименование должности руководителя службы ДОУ".
90. По окончании календарного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел согласно приложению 15.
При наличии средств вычислительной техники утвержденная номенклатура дел организации хранится в памяти ЭВМ для упрощения ее ведения, корректировки, а в необходимых случаях - переработки.
Глава 9
ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ
91. Формированием дел в структурных подразделениях занимаются лица, ответственные за делопроизводство.
Формирование дел - это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
Контроль за правильным формированием дел в организации осуществляется работником службы ДОУ и работниками архива.
Группировка документов в дела производится согласно отметкам исполнителей на исполненных документах "В дело N ____" и в строгом соответствии с номенклатурой дел. При этом проверяются правильность оформления документов, наличие подписей, даты, отметки об исполнении и других необходимых реквизитов документов.
Недооформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку.
Документы постоянного или временного сроков хранения группируются в отдельные дела. Например, следует раздельно формировать оригиналы и копии документов, годовые, квартальные и месячные планы и отчеты, распорядительные документы вышестоящей и подчиненной организации, поскольку они имеют различные сроки хранения.
Допускается временная группировка в одном деле документов с различными сроками хранения, связанных решением одного вопроса. По окончании делопроизводственного года такие документы следует расформировывать в самостоятельные дела в зависимости от сроков хранения.
92. Машинограммы помещаются в дела на общих основаниях.
Не допускается включать в дела документы, подлежащие возврату, черновики, рабочие варианты (проекты) документов, размноженные копии.
Приложения к документам при их значительном объеме группируются в отдельные тома, небольшие приложения - вместе с документами, к которым они относятся.
93. В дела формируются документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих и личных дел.
Дело с документами не должно превышать 250 листов (30 - 40 мм толщиной). При большом объеме документов дело делят на самостоятельные тома. Документы каждого тома являются продолжением следующего.
Документы в деле могут располагаться в порядке разрешения вопросов, хронологии, алфавита, нумерации. Принципы группировки документов могут комбинироваться и варьироваться.
Преимущественное значение имеет вопросно-логический принцип, предусматривающий расположение документов в логической последовательности решения вопроса: первым помещается инициативный документ (документ-запрос), за ним - документ-ответ. В делах постоянного хранения документ формируется в прямом хронологическом порядке (с января по декабрь).
94. Распорядительные документы (приказы, постановления, распоряжения) группируются в дела по видам и хронологии вместе с относящимися к ним приложениями.
Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются неотъемлемой частью документа и группируются вместе с указанными документами.
95. Приказы по основной деятельности и приказы по личному составу группируются и формируются в дела раздельно. Приказы по личному составу, в свою очередь, делятся на две группы:
приказы о приеме, переводе, увольнении, заграничных командировках;
приказы о предоставлении отпусков, о поощрениях, премировании, назначении дежурных, взысканиях, командировках.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.
96. Каждое заявление (жалоба) и документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу. В случае поступления повторного заявления оно подшивается в данную группу документов. Документы располагаются в хронологическом порядке.
Переписка группируется в дела за период календарного года в порядке разрешения вопросов в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом.
Глава 10
ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ
97. В Белстате для проведения экспертизы ценности документов, осуществления контроля и оказания помощи в проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия (далее - ЦЭК). Для проведения экспертизы ценности документов в подчиненных организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (далее - ЭК).
(в ред. постановления Белстата от 13.11.2008 N 406)
Состав ЦЭК (ЭК) определяется приказом руководителя в составе не менее 3 - 5 человек под председательством одного из заместителей руководителя организации. ЦЭК (ЭК) работает на основе положения, утверждаемого руководителем и согласованного с соответствующим государственным архивом.
ЦЭК (ЭК) осуществляет следующие функции:
рассматривает проекты номенклатур дел;
проводит ежегодный отбор документов на хранение и уничтожение;
рассматривает описи дел постоянного хранения и по личному составу и выносит решение о представлении их на утверждение (согласование) ЭМК государственного архива, ЭПК органа государственной архивной службы;
рассматривает акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих дальнейшему хранению;
рассматривает предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных действующими перечнями, и выносит решения о представлении этих предложений на рассмотрение ЭМК государственного архивного учреждения;
участвует в подготовке методических пособий по делопроизводству, проектов перечней документов, примерных номенклатур дел;
осуществляет методическое руководство и контроль за деятельностью подчиненных организаций.
ЦЭК (ЭК) является совещательным органом. Ее решения утверждаются руководителем организации. Заседания комиссии проводятся не реже двух раз в год и оформляются протоколами.
98. Непосредственный отбор документов на постоянное и временное хранение и выделение к уничтожению документов производятся сотрудниками структурных подразделений организаций. Методическую помощь и контроль осуществляет работник архива организации.
99. Экспертиза ценности документов проводится на основе номенклатур дел и ведомственного перечня типовых документов с указанием сроков хранения путем полистного просмотра дел.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи документов постоянного и временного хранения и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
Глава 11
ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ
100. Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении календарного (делопроизводственного) года. Оформление дел включает комплекс работ по технической обработке и проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем ведомственного архива.
101. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: подшивку или переплет дел; нумерацию листов в деле; составление заверительной надписи дела, составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение наименования организации, индекса и заголовка дела, даты дела).
102. Документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения следует подшивать (переплетать) в дела с твердой обложкой. Листы в деле нумеруются черным графитным карандашом или нумератором. Каждый том дела нумеруется самостоятельно. В конце дела (тома) на отдельном листе делается заверительная надпись в форме листа-заверителя дела согласно приложению 16, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов, отражаются исправления в нумерации, оговариваются особенности физического состояния документов и проставляется подпись лица, ответственного за делопроизводство, с указанием должности, а также дата.
103. На дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой документации (особо ценные дела, сформированные по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов), составляется внутренняя опись документов дела согласно приложению 17. Внутренняя опись помещается в начале дела и подписывается составителем описи. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов документов, их количество указывается в заверительной надписи после общего количества листов дела (со знаком плюс).
Например: в настоящем деле 150 листов + 10 листов внутренней описи.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи и внутренние описи документов не составлять.
104. Обложки дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения оформляются по форме согласно приложению 18.
Обязательными реквизитами обложки являются: наименование вышестоящей организации, организации и структурного подразделения, индекс дела по номенклатуре дел и номер тома, заголовок дела, срок хранения, дата (год) или крайние даты начала и окончания дела для определенных категорий документов (постановлений, приказов, протоколов, переписки), количество листов, номер фонда, описи и дела по описи.
В начале года реквизиты обложки оформляются в соответствии с номенклатурой дел. По окончании делопроизводственного года надписи на обложках подлежат уточнению:
если в период формирования дела название организации или структурного подразделения изменялось, на обложке указывается его последнее наименование;
в заголовки дел с распорядительными документами, протоколами вносятся их номера, а также указывается их подлинность;
на обложке дела с перепиской проставляются крайние даты документов.
Если в деле имеются документы-приложения за более ранний период, чем год образования дела, то на обложке под датой делается пометка: "Имеются документы за ___ годы".
Из заверительной надписи на обложку дела выносится количество листов в деле.
При внесении дела в опись на обложке дела проставляется номер фонда, описи и дела по описи.
Надписи на обложках постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения делаются четко, светостойкими чернилами или тушью.
Глава 12
СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСЕЙ ДЕЛ
105. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, ежегодно составляются описи.
Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел.
Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения согласно приложению 19; на дела по личному составу согласно приложению 20; дела временного (свыше 10 лет) хранения согласно приложению 21.
В структурных подразделениях описи дел составляются ежегодно под непосредственным руководством ведомственного архива. По этим описям дела сдаются в ведомственный архив.
Описи дел структурных подразделений составляются в двух экземплярах. При передаче дел в ведомственный архив на обоих экземплярах описи указываются дата и количество принятых дел. Описи подписываются заведующим (сотрудником) ведомственного архива и сотрудником структурного подразделения, передающим дела. Один экземпляр описи возвращается в структурные подразделения, второй остается в архиве.
На основе описей дел постоянного хранения структурных подразделений в архиве составляются годовые разделы сводных описей дел постоянного хранения всей организации согласно приложению 22.
106. Сводная опись дел постоянного хранения, составленная в четырех экземплярах, согласовывается ЦЭК (ЭК) организации и утверждается ЭМК государственного архива, ЭПК органа государственной архивной службы. После этого сводная опись дел постоянного хранения передается на утверждение руководителю организации. Законченная опись дел постоянного хранения должна иметь титульный лист по форме согласно приложению 23, оглавление, список сокращенных слов, предисловие, указатель.
Сводная опись дел временного (свыше 10 лет) хранения составляется в двух экземплярах, согласовывается ЭК организации и ЦЭК вышестоящей организации (для организаций, не передающих документы на государственное хранение) и утверждается руководителем организации.
Сводная опись дел по личному составу организации, не передающей документы на государственное хранение, составляется в двух экземплярах, согласовывается ЭК организации и ЦЭК вышестоящей организации и утверждается руководителем организации.
107. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
заголовки дел вносятся в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносится в опись под самостоятельным номером);
порядок нумерации дел в сводной описи - валовый за несколько лет;
порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с ведомственным архивом;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
для дел, содержащих документы за несколько лет, в конце описи каждого следующего года, за который имеются документы в данном деле, делаются ссылки на номера дел, содержащих материалы за данный год (после интервала за последней описательной статьей каждого последующего года);
графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий.
Глава 13
ОПЕРАТИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
108. С момента заведения и до передачи в ведомственный архив документы хранятся в структурных подразделениях.
Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел.
109. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.
Машинограммы формируются в дела и хранятся на общих основаниях.
110. Выдача документов и дел другим подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения руководителя. На место изъятого из дела документа следует помещать листок-заместитель документа согласно приложению 24, по которому контролируется возврат документа. На выданное дело заводится карта-заместитель дела согласно приложению 25. Сторонним организациям дела выдаются по актам.
Изъятие и выдача документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях с разрешения соответствующего руководителя с обязательным включением в дело заверенной копии изъятого документа и акта о причинах выдачи подлинника.
Глава 14
ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В ВЕДОМСТВЕННЫЙ АРХИВ
И НА ГОСУДАРСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ
111. Документы организаций до передачи на государственное хранение находятся на хранении в архивах этих организаций для использования в служебных и других целях, а также обеспечения прав и законных интересов граждан.
112. Для хранения этих документов и работы с ними создаются ведомственные архивы.
В своей практической деятельности ведомственный архив руководствуется законодательством Республики Беларусь, методическими документами Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь, положением о ведомственном архиве организации.
В ведомственный архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям. Описи дел составляются лицами, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях при методической помощи сотрудника ведомственного архива.
Завершенные в делопроизводстве дела постоянного и временного хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях для справочной работы, а затем передаются в ведомственный архив.
113. Отбор дел к уничтожению и составлению на них акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, согласно приложению 26 производится после проведения экспертизы ценности документов на дела с истекшими сроками хранения и подготовки описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения за этот же период.
Непосредственный отбор документов к уничтожению в структурных подразделениях осуществляют ответственные за делопроизводство лица. Проверку правильности произведенного отбора осуществляет экспертная комиссия. Ответственность за организацию уничтожения документов несут служба ДОУ и архив.
Акт на уничтожение дел после рассмотрения его на заседании ЦЭК (ЭК) организации подписывается лицом, проводившим экспертизу ценности документов и председателем ЦЭК (ЭК), а затем утверждается руководителем организации. После согласования ЦЭК (ЭК) организации и утверждения (согласования) ЭМК государственного архива, ЭПК органа государственной архивной службы описей дел постоянного хранения и по личному составу организация имеет право уничтожать дела, включенные в данный акт.
На документы с отметкой ЭПК составляется отдельный акт, который представляется вместе с описями дел на согласование ЭМК государственного архива, ЭПК государственной архивной службы и после этого утверждается руководителем организации.
Подлежащие уничтожению документы после утверждения акта сдаются на переработку.
114. Сдача документов на переработку оформляется приемо-сдаточной накладной. Дата сдачи и номер накладной указываются в акте, который подшивается в соответствующее дело только после внесения изменений в учетные документы архива.
115. Передача дел в ведомственный архив осуществляется по графику, составленному ведомственным архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем службы ДОУ.
При передаче документов на государственное хранение передается два экземпляра описи, помимо контрольного экземпляра.
116. Прием документов на государственное хранение оформляется актом приема-передачи, составляемым в двух экземплярах.
Передача дел осуществляется по описям, особо ценные дела передаются с проверкой количества листов в них. На всех экземплярах описи делаются отметки о приеме документов в государственный архив. Четвертый экземпляр описи вместе с экземпляром акта приема-передачи остается в организации.
При первой передаче на государственное хранение описи дел постоянного хранения к ней прилагается историческая справка об организации, в которой излагается история организации-фондообразователя (первая часть) и история фонда (вторая часть).
При последующем утверждении годовых разделов описей дел составляется дополнение к историко-архивной справке о прошедших изменениях в названии, функциях, структуре, подчиненности организации и составе переданных на государственное хранение документов.
Приложение 1
к Инструкции по делопроизводству
в центральном аппарате
Национального статистического
комитета Республики Беларусь,
территориальных органах
государственной статистики
и государственных организациях,
подчиненных Национальному
статистическому комитету
Республики Беларусь
Форма
Бланк для писем
Государственный герб
Республики Беларусь
Найменне вышэйстаячай арганiзацыi Название вышестоящей организации
Найменне арганiзацыi Наименование организации
Паштовы адрас Почтовый адрес
Камунiкацыйныя даныя Коммуникационные данные
Камерцыйныя даныя Коммерческие данные
___________ N __________
На N _______ от ________
Приложение 2
к Инструкции по делопроизводству
в центральном аппарате
Национального статистического
комитета Республики Беларусь,
территориальных органах
государственной статистики
и государственных организациях,
подчиненных Национальному
статистическому комитету
Республики Беларусь
Форма
Общий бланк для организационно-распорядительных документов
Государственный герб
Республики Беларусь
Найменне вышэйстаячай арганiзацыi Название вышестоящей организации
Найменне арганiзацыi Наименование организации
Назва вiду дакумента Название вида документа
________________ N ___________
Месца складання або выдання Место составления или издания
Приложение 3
к Инструкции по делопроизводству
в центральном аппарате
Национального статистического
комитета Республики Беларусь,
территориальных органах
государственной статистики
Страницы: | Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4 | Стр.5 |
| 
