Стр. 1
Страницы: Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4 | Стр.5 |
Зарегистрировано в НРПА РБ 21 марта 2008 г. N 8/18440
На основании Положения о Министерстве статистики и анализа Республики Беларусь, утвержденного постановлением Совета Министров РБ от 29 апреля 2005 г. N 441 "Об утверждении Положения о Министерстве статистики и анализа Республики Беларусь и признании утратившими силу некоторых постановлений Совета Министров Республики Беларусь", Министерство статистики и анализа Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в центральном аппарате Национального статистического комитета Республики Беларусь, территориальных органах государственной статистики и государственных организациях, подчиненных Национальному статистическому комитету Республики Беларусь.
(в ред. постановления Белстата от 13.11.2008 N 406)
2. Признать утратившим силу приказ Министерства статистики и анализа Республики Беларусь от 7 мая 2001 г. N 62 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах государственной статистики Республики Беларусь" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2001 г., N 52, 8/6066).
3. Настоящее постановление вступает в силу с 1 мая 2008 г.
Министр В.И.ЗИНОВСКИЙ
СОГЛАСОВАНО
Министр юстиции
Республики Беларусь
В.Г.Голованов
18.03.2008
УТВЕРЖДЕНО
Постановление
Министерства
статистики и анализа
Республики Беларусь
18.03.2008 N 28
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ НАЦИОНАЛЬНОГО
СТАТИСТИЧЕСКОГО КОМИТЕТА РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ,
ТЕРРИТОРИАЛЬНЫХ ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ СТАТИСТИКИ И
ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ, ПОДЧИНЕННЫХ НАЦИОНАЛЬНОМУ
СТАТИСТИЧЕСКОМУ КОМИТЕТУ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
Глава 1
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Инструкция по делопроизводству в центральном аппарате Национального статистического комитета Республики Беларусь, территориальных органах государственной статистики и государственных организациях, подчиненных Национальному статистическому комитету Республики Беларусь (далее - Инструкция), определяет порядок ведения делопроизводства в структурных подразделениях Национального статистического комитета Республики Беларусь (далее - Белстат), территориальных органах государственной статистики и государственных организациях, подчиненных Белстату (далее - подчиненные организации).
(в ред. постановления Белстата от 13.11.2008 N 406)
Подчиненные организации ведут делопроизводство на основе локальных нормативных правовых актов, не противоречащих настоящей Инструкции.
2. Порядок ведения секретного делопроизводства, а также учет и хранение документов с грифом "Для служебного пользования", предложений, заявлений, жалоб граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, а также юридических лиц осуществляется в соответствии с законодательством Республики Беларусь.
3. Подготовка проектов нормативных правовых актов осуществляется в соответствии с требованиями Правил подготовки проектов нормативных правовых актов, утвержденных Указом Президента Республики Беларусь от 11 августа 2003 г. N 359 "О мерах по совершенствованию нормотворческой деятельности" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2003 г., N 92, 1/4856).
4. Соблюдение содержащихся в настоящей Инструкции требований является обязательным для всех работников Белстата и подчиненных организаций.
(в ред. постановления Белстата от 13.11.2008 N 406)
Документационное обеспечение управления, контроль за соблюдением требований, установленных настоящей Инструкцией, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства возлагаются на службу документационного обеспечения управления (далее - служба ДОУ).
Наименование, структура службы ДОУ (отдел, сектор, канцелярия и др.) устанавливаются в соответствии с положением о ней и в зависимости от объема документооборота, наличия вычислительной и организационной техники и других выполняемых функций.
Ведение делопроизводства обеспечивают работники, на которых возложены эти функции в соответствии с приказами Председателя Национального статистического комитета Республики Беларусь (далее - Председатель), руководителей подчиненных организаций (далее - руководители).
(в ред. постановления Белстата от 13.11.2008 N 406)
Руководитель структурного подразделения, подчиненной организации определяет работника, ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководителя структурного подразделения, подчиненной организации о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление работников подразделения с нормативными правовыми актами и методическими документами по делопроизводству.
Права, обязанности и ответственность работников, участвующих в делопроизводственном обслуживании, определяются должностными инструкциями.
Ответственность за правильную организацию делопроизводства, своевременное исполнение документов, а также контроль за их сохранностью возлагается на руководителей структурных подразделений Белстата и подчиненных организаций.
(в ред. постановления Белстата от 13.11.2008 N 406)
5. Работники Белстата, подчиненной организации несут ответственность за сохранность находящихся у них документов и обязаны бережно обращаться с ними.
(в ред. постановления Белстата от 13.11.2008 N 406)
Запрещается делать какие-либо пометки, надписи, исправления в тексте поступивших документов.
Передача документов или их копий работникам сторонних организаций допускается с разрешения начальников структурных подразделений или руководителей организаций, издавших и (или) утвердивших эти документы.
При уходе в отпуск или отъезде в длительную командировку работник обязан передать лицу, которое будет замещать его, все имеющиеся у него на исполнении документы.
Принятые на работу должны быть ознакомлены с настоящей Инструкцией.
Глава 2
ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
6. Подготовка и оформление документов предполагают обязательное соблюдение требований и правил, способствующих обеспечению полноценности документов, оперативности их прохождения и исполнения.
Документы должны оформляться на бланках и иметь определенный комплекс реквизитов (составных частей) и стабильный порядок их расположения, установленный Государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденным постановлением Госстандарта Республики Беларусь от 21 декабря 2004 г. N 69.
Отдельные документы допускается оформлять не на бланках (внутренние документы структурных подразделений, справочная информация и др.), но с обязательным заполнением реквизитов соответствующей бланочной продукции.
Бланки документов изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов формата А4 (210 x 297 мм) или А5 (148 x 210 мм). Изготовление и использование последних осуществляется в целях экономии бумаги при подготовке большого количества небольших по объему документов, например, сопроводительных писем.
Бланк должен иметь поля: левое - 30 мм, правое - не менее 8 мм. При этом нанесение полей или их ограничительных отметок на бланке (в виде уголков и линий) не обязательно.
В делопроизводстве используются два вида бланков: бланк для писем согласно приложению 1, общий бланк для организационно-распорядительных документов согласно приложению 2.
Бланк для письма используется при оформлении писем независимо от их вида (писем-запросов, писем-ответов, гарантийных, сопроводительных писем и др.).
На общих бланках оформляются распорядительные документы (приказы, постановления, распоряжения и др.), а также в отдельных случаях организационные документы (положения, инструкции и др.), и справочно-информационные документы (акты, протоколы, справки и др.).
На основе общего бланка допускается исполнение специальных бланков для распорядительных документов: специального бланка для постановлений согласно приложению 3, общего бланка для приказов согласно приложению 4, общего бланка для распоряжений согласно приложению 5.
Издание специальных бланков целесообразно, если таких документов в организации издается более 200 в год.
Бланки оформляются на двух языках (белорусском и русском), допускается изготовление бланков писем для переписки с иностранными организациями на русском и одном из иностранных языков.
Наименование вышестоящей организации (при наличии) и полное наименование организации указывают в точном соответствии с положением (уставом) о ней. Сокращенное наименование помещается на бланке после полного наименования и применяется только в том случае, если оно официально зафиксировано в уставе организации.
На бланке для писем согласно приложению 6 ниже реквизита "Наименование организации" помещают почтовый адрес организации-автора (оформляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Совета Министров РБ от 7 сентября 2004 г. N 1111 (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2004 г., N 145, 5/14830), коммуникационные данные (телеграфный адрес, номер телефона, телефакса с включением кода автоматической междугородней (международной) телефонной сети, адрес электронной почты и т.д.), а также могут помещаться коммерческие данные (номер счета, наименование банка и т.д.).
На общем бланке на месте размещения почтового адреса располагают реквизит "Название вида документа" (постановление, приказ, распоряжение и т.д.). Название вида документа должно соответствовать его содержанию и пишется прописными буквами.
Составитель документа обязан неукоснительно соблюдать требования, установленные для оформления соответствующего вида документа.
7. Проверка соответствия нормативных правовых актов законодательству возлагается на юридическую службу.
8. Распорядительные документы вышестоящих органов доводятся до подчиненных организаций, структурных подразделений приказами Белстата, в которых излагается содержание документа вышестоящего органа и определяются конкретные мероприятия по их выполнению. В тексте должна быть ссылка на наименование документа, поступившего из вышестоящего органа, его номер, дату и название.
(в ред. постановления Белстата от 13.11.2008 N 406)
9. Белстат и подчиненные ему организации в целях выполнения поставленных задач ведут переписку с вышестоящими, сторонними организациями, гражданами. В зависимости от способа передачи информации (по почте, телеграфу, телефаксу, с помощью средств электросвязи) различают служебные письма, телеграммы, телефонограммы, факсограммы.
(в ред. постановления Белстата от 13.11.2008 N 406)
10. Все служебные документы датируются и индексируются.
Реквизит "Дата" на общих бланках располагается слева ниже реквизита "Название вида документа", на бланках для писем - слева ниже реквизита "Коммуникационные и коммерческие данные".
Датой документа является дата его подписания: для документа, принимаемого коллегиальным органом, - дата его принятия, для утверждаемого документа - дата его утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.
Для документов, составленных совместно несколькими организациями, датой документа является дата подписания его последней организацией.
Дата подписания (принятия) документа и индекс (номер) проставляются на специально отведенном на бланке месте. Дата и индекс в справке или докладной записке проставляются ниже наименования документа, над его заголовком. Регистрационный номер телеграммы проставляется в конце текста.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением (резолюции, визы, отметки о согласовании, исполнении и направлении в дело), датируются и подписываются. Подписи расшифровываются.
Даты подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляются цифровым способом. Элементы даты записываются арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца - двумя цифрами от 01 до 31, месяц от 01 до 12, год - четырьмя цифрами.
Например: 08.07.2008
В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, а также в текстах и датах принятия нормативных правовых актов применяется словесно-цифровой способ оформления.
Например: 8 июля 2008 г.
При ссылках в тексте документа на даты принятия законов Республики Беларусь, международных договоров Республики Беларусь, постановлений палат Национального собрания Республики Беларусь пишется полное слово "год".
11. Реквизит "Регистрационный номер (индекс)" присваивается документу при его регистрации.
Регистрационный номер (индекс) создаваемых и получаемых документов состоит из порядкового номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и т.д.).
Номерами распорядительных документов (постановлений, распоряжений, приказов) и протоколов являются их порядковые номера (N 1, 2, 3...), которые присваиваются самостоятельно в пределах каждого вида документа в течение одного года. Таким же способом регистрируются предложения, заявления, жалобы граждан, их индексы дополняются первой буквой фамилии автора документа (К-120).
На документах, составленных совместно несколькими организациями, проставляются порядковые номера, присвоенные документу каждой организацией-составителем. Номера пишутся через косую черту.
Например: 124/75/81
Ссылка на номер и дату входящего документа включает номер и дату, указанные на документе, на который дается ответ.
12. В состав реквизита "Адресат" включается наименование организации, наименование структурного подразделения, должность, фамилия и инициалы лица, которому адресуется документ, и его адрес.
Документы адресуют в организации, их структурные подразделения или конкретному должностному лицу.
При адресовании документа в организацию или ее структурное подразделение без указания должностного лица их наименования пишут в именительном падеже.
Например:
Министерство экономики
Республики Беларусь
При направлении документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном.
Например:
Министерство торговли
Республики Беларусь
Начальнику управления
общественного питания
Иванову П.С.
При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата. Все элементы реквизита пишутся в дательном падеже.
Например:
Заместителю Министра
промышленности
Республики Беларусь
Сидорову М.И.
При адресовании документа в несколько однородных организаций их названия следует указывать обобщенно.
Например:
Областные управления статистики
При адресовании документа частному лицу вначале указывают фамилию и инициалы получателя, затем его почтовый адрес в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи, действующими на территории Республики Беларусь.
Например:
Сидорович Е.В.
пр. Партизанский, д. 1, кв. 44
220033, г.Минск
Адрес не проставляется на документах, направляемых в государственные органы, постоянным корреспондентам или организациям своей системы. В этих случаях целесообразно применять конверты с заранее напечатанными адресами. Реквизит "Адресат" не должен содержать более четырех адресов: каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку и на каждом экземпляре указывается только один адресат или обобщенное наименование адресатов.
При направлении документа нескольким адресатам (не более четырех адресатов) на документе, как правило, указываются все адресаты (без слова "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами); все экземпляры печатаются на бланках. Если документ является ответом, первым адресатом следует указывать автора инициативного письма вне зависимости от значимости остальных адресатов.
При направлении документа в вышестоящий орган одновременное его адресование другим адресатам не допускается, кроме случаев, когда это определено соответствующим поручением вышестоящего органа (в тексте документа дается ссылка на дату и номер поручения).
Каждая составная часть реквизита "Адресат" (наименование организации, структурного подразделения, фамилия и инициалы получателя, почтовый адрес) должна начинаться с новой строки. В конце смысловых строк (составных частей адресата) знаки препинания не ставятся, в середине строк - сохраняются. При написании адресата допускаются сокращения: п.я. (почтовый ящик), в.ч. (воинская часть), обл. (область), г. (город), с. (село), р-н, ул., пер., пр., д., корп., кв. В обозначениях номеров домов, корпусов, квартир знак "N" не ставится, при литерном написании номера буква пишется слитно с цифрой (25а).
13. Реквизит "Резолюция" размещается в правом верхнем углу первого листа документа, на письмах - под реквизитом "Адресат".
При необходимости оформления сложной по содержанию резолюции, а также нескольких резолюций и невозможности их размещения в отведенном для резолюции месте допускается написание резолюции на любой свободной площади лицевой стороны первого листа документа, не затрагивая текста (но не на полях документа). При отсутствии на документе места допускается прилагать к документу отдельный лист резолюций с отметкой на документе о наличии такого листа.
Резолюция - письменное указание руководителя о порядке исполнения документа. В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей), задание, сроки его исполнения (при необходимости), подпись и дата.
В резолюции не следует повторять содержание документа.
При нескольких резолюциях на документе их содержание не должно дублироваться: каждая последующая резолюция необходима только для конкретизации предыдущей.
Если в резолюции определяется несколько исполнителей, должностное лицо, указанное первым, как правило, является ответственным за своевременное и качественное исполнение заданий в целом.
Срок исполнения устанавливается руководителем исходя из содержания документа. В резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
Срок исполнения документа и дата резолюции оформляются цифровым способом.
Например: 20.01.2008
Если документ ставится на контроль, в резолюции может быть указано должностное лицо, осуществляющее контроль исполнения (ответственный за контроль).
Если на контроль ставится не весь документ, а его отдельные пункты, следует указывать номера контролируемых пунктов. Документ, поставленный на контроль, должен иметь отметку о контроле.
Реквизит "Отметка о контроле" содержит букву "К" или слова "Взято на контроль" и выполняется от руки или штемпелем, или цветным (красным) карандашом. Отметка располагается на левом поле лицевой стороны первого листа документа на уровне реквизита "Заголовок к тексту".
14. Реквизит "Заголовок к тексту документа" является обязательным для документов формата А4 и располагается от границы левого поля после реквизитов бланка. Он пишется строчными буквами (после заглавной буквы "О"). Использовать перенос в заголовке не допускается.
Заголовок формулируется исполнителем и должен быть кратким и емким, точно передавать смысл текста и грамматически согласовываться с названием документа: приказ (о чем?) "О создании комиссии", протокол (чего?) "заседания коллегии", должностная инструкция (кому?) "главному экономисту".
Допускается не указывать заголовок к тексту на документах формата А5.
Если в тексте отражено несколько вопросов, заголовок должен формулироваться обобщенно.
Например:
Об утверждении отчета и проведении
выборов ревизионной комиссии
В заголовке к тексту разрешается употреблять сокращения слов и словосочетаний, используемых в стандартах и классификаторах Республики Беларусь, сокращенные наименования организаций и общественные сокращения.
Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается строчными буквами (кроме заглавной) без кавычек и не подчеркивается.
15. Текст документа должен быть кратким, не допускающим различных толкований. Содержание документа, как правило, должно касаться одного вопроса (темы).
Перечисляемые в тексте фамилии, географические наименования или административно-территориальные единицы, как правило, располагаются в алфавитном порядке.
Текст документов (приказов, постановлений, писем, докладных записок и др.), как правило, должен состоять из двух составных частей: в первой указывается основание составления документа, во второй излагаются выводы, предложения, решения, распоряжения или просьбы.
Текст пунктов распорядительного документа начинается с глагола в неопределенной форме с последующим указанием исполнителя и предлагаемых действий ("Обязать управление статистики промышленности...", "Поручить управлению социальной статистики...") или с указания исполнителя и конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме ("Управлению (отделу) предусмотреть...").
Если в пункте не предусматривается определенный исполнитель, то начинается он с глагола в неопределенной форме ("Установить...", "Утвердить...", "Считать...", "Образовать...", "Предоставить...").
Структура проекта должна обеспечивать последовательное изложение сути распорядительного документа, начиная с наиболее существенных пунктов и переходя к второстепенным. Группировать пункты следует по их содержанию, с тем чтобы обеспечить комплексный подход к решению поставленной задачи.
В тексте телеграммы опускаются союзы, предлоги, местоимения, если при этом не искажается содержание. Исправления и переносы слов не допускаются.
В документах, устанавливающих права и обязанности (положение, устав, инструкция, правила), содержащих описание, подтверждение фактов, событий, оценку деятельности учреждения (акт, заключение, справка, отчет), используется форма изложения от третьего лица единственного или множественного числа ("Министерство осуществляет...", "Начальник отдела имеет право...", "Комиссия установила...", "Министерство предлагает...", "Институт разработал...").
В переписке используется форма изложения текста от первого лица множественного числа ("Просим включить в план...", "Направляем на заключение...", "Сообщаем, что...").
При составлении документов работниками организации и адресованных руководству (докладные и объяснительные записки, заявления) используется форма изложения от первого лица единственного числа ("Прошу направить...", "Прошу разрешить...", "Считаю необходимым...").
В документе должны быть определены сроки исполнения. Для их обозначения необходимо использовать конкретные даты - до 1 мая 2008 г., к 1 сентября 2008 г. Не следует указывать временной период - в IV квартале 2008 года, во втором полугодии 2008 года, в сентябре 2008 года.
16. Реквизит "Отметка о наличии приложения" помещается после текста документа.
Приложения должны иметь все необходимые для документа элементы (наименование, название, дату, отметки о согласовании, утверждении).
Слово "Приложение" печатается с прописной буквы от нулевого положения от границы левого поля, после него ставится двоеточие.
В распорядительных документах (приказах, постановлениях, указаниях) выделение отметки о приложении после текста не допускается. В этих случаях ссылка на приложение в тексте делается при помощи слова "согласно".
Слово "согласно" употребляется с существительным в дательном падеже: "согласно приложению", "согласно приложениям".
Приложения нумеруются арабскими цифрами без знака "N".
Например: "согласно приложению 2".
При нумерации нескольких приложений следует писать: "согласно приложениям 1 - 4".
На первом листе приложения в правом верхнем углу помещается гриф, указывающий, к какому документу относится приложение.
Например:
Приложение
к приказу Национального
статистического комитета
Республики Беларусь
10.06.2008 N 20
(в ред. постановления Белстата от 13.11.2008 N 406)
При наличии приложений к документам информационного характера (письмам, докладным запискам, справкам, актам) ниже текста основного документа (до реквизита "Подпись") делается отметка: "Приложение".
Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметку о наличии приложений оформляют по форме:
Приложение: на 5 л. в 1 экз.
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и числа экземпляров.
Например:
Приложение: 1. Справка о результатах проверки на 5 л. в 2 экз.
2. Акты на 10 л. в 2 экз.
Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, то отметку о наличии приложения необходимо оформлять следующим образом:
Приложение: письмо Минэкономики от 2 марта 2008 г. N 4-256 и приложение к нему, всего на 7 л. в 1 экз.
Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о приложении оформляется следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес.
Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.
В грифе приложения отражаются также сведения об изложении приложения в новой редакции.
На документах, утвержденных распорядительными документами, гриф приложения не ставится, а проставляется гриф утверждения.
Если приложение одно, оно не нумеруется.
17. Реквизит "Подпись" располагается после текста документа и отметки о наличии приложения. В его состав входят: наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия).
Подпись - обязательный реквизит документа.
Расшифровка подписи печатается на уровне последней строки наименования должности. Инициалы печатаются перед фамилией, пробел между инициалами и фамилией не делается.
В реквизитах "Подпись", "Гриф утверждения", "Гриф согласования" указывается фактическая должность лица, подписавшего, утвердившего или согласовавшего документ, его инициалы и фамилия.
Не допускается ставить предлог "за" или косую черту перед наименованием должности.
Документы подписываются Председателем, заместителями Председателя, руководителями структурных подразделений и их заместителями, в территориальных органах государственной статистики - начальником, заместителем начальника, в подчиненных организациях - руководителем или его заместителями в соответствии с их полномочиями.
(в ред. постановления Белстата от 13.11.2008 N 406)
При подписании документов, составленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии.
Например:
Председатель комиссии подпись, инициалы и фамилия
Члены комиссии подписи, инициалы и фамилии
Документы подписываются, как правило, одним должностным лицом или несколькими лицами, если они несут ответственность за содержание этого документа (акты, финансовые документы, документы, исходящие от нескольких организаций). Подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Если документ подготовлен двумя или более организациями, его подписывают лица равных должностей, их подписи располагаются на одном уровне.
Например:
Министр статистики и Министр финансов
анализа Республики Беларусь Республики Беларусь
Подпись Инициалы и фамилия Подпись Инициалы и фамилия
При подписании документа несколькими должностными лицами одной организации их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
Например:
Директор подпись, инициалы и фамилия
Главный бухгалтер подпись, инициалы и фамилия
Если документ оформлен на бланке, в название должности не включается название организации, указывается только ее видовое наименование.
Например:
Заместитель Министра подпись, инициалы и фамилия
Если документ оформлен не на бланке, название должности включает полное наименование организации:
Директор Научно-исследовательского
института статистики подпись, инициалы и фамилия
18. Формой внутреннего согласования проекта документа является его визирование заместителями руководителя, а также другими работниками в соответствии с их компетенцией. При этом должны быть указаны должность визирующего, подпись, расшифровка подписи (инициалы и фамилия) и дата.
Визирование распорядительных документов (приказов, постановлений, распоряжений) этими должностными лицами производится на первом экземпляре проектов документов (на обороте последнего листа).
Реквизит "Виза" проставляется на экземплярах документа, остающихся в делопроизводстве организации, ниже реквизита "Подпись" слева на лицевой стороне последнего листа документа.
В реквизит "Виза" входят наименование должности визирующего, его личная подпись, ее расшифровка и дата.
Например:
Начальник управления статистики труда
Подпись Инициалы и фамилия
Дата
При невозможности размещения визы на документе необходимо составлять отдельный лист согласования.
Письма и другие исходящие документы визируются на экземплярах, остающихся в организациях. Визы в данном случае проставляются на последнем листе документа ниже реквизита "Подпись".
Отказываться от визирования, а также делать какие-либо исправления в документе не допускается. Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка: "Замечания прилагаются".
Например:
Начальник управления
статистики финансов
Подпись Инициалы и фамилия
Дата
Замечания прилагаются
Перечень согласующих инстанций определяет составитель документа исходя из его содержания.
Сроки согласования больших по объему и сложных по содержанию документов не должны превышать двух - трех дней (для каждой согласующей инстанции). Остальные документы следует рассматривать в день их поступления на согласование. Для процесса согласования документ может быть размножен и разослан в копиях.
Гриф согласования проставляется ниже текста и реквизита "Подпись" в левом нижнем углу документа, включает в себя следующие элементы: слово "СОГЛАСОВАНО", наименование должности, подпись, инициалы и фамилию лица, с которым документ согласован, дату согласования. Слово "СОГЛАСОВАНО" печатается прописными буквами без кавычек и не выделяется жирным шрифтом, курсивом или подчеркиванием.
Например:
СОГЛАСОВАНО
Заместитель Министра торговли
Республики Беларусь
Подпись Инициалы и фамилия
Дата
Если согласование производится с коллегиальным органом или профсоюзным комитетом, то гриф согласования оформляется следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
профсоюзного комитета
20.07.2008 N 4
Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласований, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. В этом случае на документе делается отметка: "Лист согласования прилагается".
Лист согласования оформляется следующим образом:
ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
_____________________________
(наименование документа)
грифы согласования грифы согласования
Грифы согласования на листе согласования оформляются в соответствии с указанными выше правилами.
При наличии одного грифа согласования его следует располагать от края левого поля документа, два грифа согласования - на одном уровне.
19. Документ утверждается руководителем, в компетенцию которого входит решение вопросов, изложенных в этих документах.
Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа. Слова "УТВЕРЖДАЮ" и "УТВЕРЖДЕНО" печатаются прописными буквами без кавычек и выделений жирным шрифтом или подчеркиванием.
Утверждению подлежат документы в соответствии с примерным перечнем документов, подлежащих утверждению, согласно приложению 7.
Если документ утверждается распорядительным документом, то гриф утверждения состоит из следующих элементов: слова "УТВЕРЖДЕНО", наименования распорядительного документа в именительном падеже, его даты, номера.
Например:
УТВЕРЖДЕНО
Приказ Министра
статистики и анализа
Республики Беларусь
15.07.2008 N 10
Документ может быть утвержден несколькими должностными лицами (совместные документы организаций), в этом случае документ оформляется не на бланке и наименования организаций, утверждающих документ, располагаются на одном уровне в пределах площади, отводимой для реквизита "Наименование организации - автора документа". Наименование организации включается в наименования должностных лиц, утверждающих документ.
Дата (число) утверждения в грифе "УТВЕРЖДЕНО" проставляется должностным лицом, утвердившим документ.
20. Отметка об исполнителе (составителе) документа располагается на лицевой стороне последнего листа в левом нижнем углу документа, печатается от нулевого положения от границы левого поля без знаков препинания.
Отметка об исполнителе обязательно указывается на исходящих документах.
В отметке об исполнителе указывается должностное лицо, подготовившее подписанный в дальнейшем руководителем и отправленный документ. Отметка необходима для рациональной организации работы с документом в ходе его исполнения и оперативной связи получателя с составителем документа.
В состав отметки об исполнителе включаются:
в первой строке - индекс структурного подразделения, в котором готовился документ, фамилия исполнителя и номер его служебного телефона;
во второй строке - дата создания документа, имя файла.
Например:
01 Иванова 222 40 50
15.10.2008 Письмо СМ
21. Реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело" проставляется на нижнем поле первого листа документа слева и содержит слова "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ, дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении, дату, личную подпись исполнителя или руководителя подразделения-исполнителя.
Например:
В дело 01-07
Направлен ответ
N 01-06-12/154 от 25.01.2008
Дата Подпись
Если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, приводятся краткие сведения об исполнении.
Например:
В дело 01-14
Документ завизирован Министром
без замечаний 05.02.2008
и передан в Минпром
Дата Подпись
22. На документах, связанных с расходованием денежных средств и материальных ценностей, на других документах, определенных нормативными правовыми актами Республики Беларусь, подпись должностного лица заверяется печатью с изображением Государственного герба Республики Беларусь.
Оттиск печати на документах должен захватывать часть наименования должности и личной подписи лица, подписавшего (утвердившего) документ.
Место хранения печати и лицо, ответственное за ее хранение, определяются руководителем организации.
23. Организация может засвидетельствовать копии (выписки) только тех документов, которые издаются в самой организации. Снятие копий с документов сторонних организаций допускается с разрешения этих организаций. Разрешается изготавливать копии документов, выданных другими организациями, при решении вопросов приема граждан на работу, удостоверения их трудовых, жилищных и других прав, при формировании личных дел работников (копии дипломов, свидетельств об образовании, трудовых книжек).
Копия, снятая с документа, должна воспроизводить все реквизиты этого документа. На первом листе копии в правом верхнем углу указывается слово "Копия" (без кавычек).
Выписка отличается от копий документов тем, что в ней воспроизводится не весь текст, а его часть. Констатирующая часть в выписке обычно воспроизводится полностью.
Если выписка оформляется на общем бланке организационно-распорядительных документов (для протоколов, приказов, распоряжений и других распорядительных документов), то слово "ВЫПИСКА" включается в название вида документа.
Например: ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА
При оформлении копий документов, касающихся прав граждан, на документе, с которого снята копия, проставляется отметка, кому и когда она выдана, и на самой копии - отметка о местонахождении подлинника (название организации, выдавшей копию).
Реквизит "Отметка о заверении копии" размещается ниже реквизита "Подпись" и состоит из надписи "Верно", наименования должности лица, заверившего копию, его личной подписи, инициалов, фамилии и даты заверения.
Например:
Верно
Инспектор
отдела кадров Подпись Инициалы и фамилия
01.03.2008
При пересылке копии документа в другие организации или передаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют печатью.
На копиях исходящих документов, оставляемых в деле организации, реквизиты бланков не воспроизводятся, проставляется дата подписания, регистрационный индекс и заверительная отметка (на месте личной подписи лица, подписавшего первый экземпляр). В этом случае заверительная отметка включает слово "верно", личную подпись и инициалы лица, заверившего копию.
Размноженные экземпляры документа, не воспроизводящие факсимильную подпись подлинника, удостоверяются печатью службы ДОУ. На экземплярах указывается номер заказа на размножение, тираж и дата размножения.
На размноженных экземплярах документа, воспроизводящих факсимильную подпись подлинника, печать не ставится.
24. Регистрационный штамп документа согласно приложению 8 проставляется на нижнем поле первого листа поступившего документа справа. Штамп содержит наименование организации, зарегистрировавшей документ, дату поступления и регистрационный индекс (номер) документа.
Если корреспонденция не вскрывается, штамп следует ставить на конвертах (пакетах).
Глава 3
ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ
25. Вся поступающая в органы государственной статистики корреспонденция принимается, учитывается и обрабатывается централизованно службой ДОУ.
В случае поступления документов непосредственно в структурные подразделения они должны быть переданы в тот же день для регистрации в службу ДОУ.
Прием документов, поступающих по электронной почте государственных органов, факсимильной связи осуществляется работниками соответствующих структурных подразделений, которые передают поступившую корреспонденцию в службу ДОУ для регистрации.
Учет и обработка входящей корреспонденции осуществляется в день поступления. Поступившие телеграммы подлежат обработке в первую очередь.
До вскрытия почтовой корреспонденции проверяется правильность ее доставки (по адресу на конверте) и целостность упаковки. Неправильно доставленная корреспонденция направляется по назначению в новом почтовом конверте, при невозможности установления адресата - возвращается отправителю с пометкой на конверте "Ошибочно доставлено". В случае повреждения корреспонденции и невозможности ее использования составляется акт, один экземпляр которого с поврежденной корреспонденцией направляется отправителю, второй остается в службе ДОУ.
Конверты вскрываются, за исключением присланных с пометкой "Лично".
Документы на машиночитаемых носителях передаются без вскрытия упаковки, обрабатывается только сопроводительное письмо.
После вскрытия конверта (бандероли) работник службы ДОУ проверяет наличие в нем документов (включая приложения), сверяет их индексы с индексами на конверте, а также входящий номер. При обнаружении недостачи или повреждения документов составляется акт в двух экземплярах, один из которых остается в службе ДОУ, второй направляется отправителю корреспонденции.
Конверты уничтожаются, кроме следующих случаев:
если дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты отправки или получения документа;
если на документе отсутствует реквизит "Дата документа";
если дата документа существенно отличается от даты его получения;
если в полученном документе нет обратного адреса отправителя.
В указанных случаях конверт присоединяется к документу и после использования документа подшивается вместе с ним в дело.
Адресные ярлыки конвертов (пакетов), присланных наложенным платежом, следует сохранять для представления с отчетом финансовым службам в качестве оправдательного документа.
В случае отсутствия в конвертах (пакетах) приложений, о которых указано в документе, или отдельных листов текста отправителю направляется письменный запрос или сообщается об этом по телефону, а на документе делается пометка: "Приложения затребованы" с указанием даты запроса.
26. На всех документах в правом нижнем углу первого листа ставится регистрационный штамп.
В регистрационный штамп переносится регистрационный индекс документа в автоматизированной системе электронного документооборота, присваиваемый автоматически.
Поступившие документы учитываются и сортируются на подлежащие и не подлежащие регистрации.
К нерегистрируемым документам относятся:
письма, присланные в копии для сведения;
телеграммы и письма о разрешении командировок и отпусков;
сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня;
заявки на предоставление сводной информации, разнарядки, сводки и информация, присланная для сведения;
учебные планы, программы и их копии;
поздравительные письма, печатные издания;
документы по решению административно-хозяйственных вопросов;
документы по бухгалтерскому учету и отчетности;
формы государственных статистических наблюдений, запросы по порядку их представления и заполнения, методологии классифицирования объектов статистических наблюдений.
Подлежащие регистрации документы регистрируются в автоматизированной системе электронного документооборота. В тех органах государственной статистики, где такая система отсутствует, заполняется единая регистрационно-контрольная карточка согласно приложению 9 или журнал регистрации входящих документов согласно приложению 10.
Нерегистрируемые документы направляются по назначению в структурные подразделения, предварительно на них проставляется регистрационный штамп с датой поступления.
Журнальная форма регистрации документов допустима только в организациях с незначительным объемом документооборота (до 1000 документов в год).
Автоматизированная регистрация документов (на машинных носителях) производится в местах регистрации документов на автоматизированных рабочих местах. Запись и сканирование производятся непосредственно с документа с использованием установленного набора обязательных реквизитов.
При автоматизированной системе регистрации формируется банк регистрационных данных и организуется его использование при учете документов, поиске, контроле исполнения, анализе исполнительской дисциплины и др.
После регистрации документы передаются на рассмотрение руководителю или его заместителю согласно установленному распределению обязанностей. Документы, не требующие решения руководства, передаются непосредственно исполнителям согласно их компетенции.
Телеграммы и другие срочные документы передаются руководителю по мере их поступления. Результаты рассмотрения документов отражаются в форме резолюции, которая должна содержать ясное и исчерпывающее указание о порядке и характере исполнения документов и исполнителях.
Резолюция переносится в зависимости от формы регистрации документов соответственно в регистрационно-контрольную карточку, журнал регистрации входящих документов или электронную базу данных в системе электронного документооборота.
После регистрации документ направляется в соответствующее структурное подразделение, а при наличии нескольких исполнителей - основному исполнителю. Если ответственный за исполнение документа в резолюции не указан, то им является должностное лицо, указанное в резолюции первым.
27. Документы, поступающие в структурные подразделения, принимаются и обрабатываются лицом, ответственным за делопроизводство, назначенным приказом руководителя.
Документы, зарегистрированные в службе ДОУ, вторичной регистрации в подразделениях не подлежат.
Руководители структурных подразделений рассматривают и передают документы для исполнения соответствующим специалистам в день их поступления (но не позднее следующего рабочего дня). Резолюция и фамилия специалиста вносятся в базу данных автоматизированной системы или в регистрационно-контрольную карточку работником, ответственным за ведение делопроизводства.
Документы, подлежащие исполнению двумя или более структурными подразделениями, передаются в оригинале основному исполнителю (указан в резолюции первым), а до сведения остальных доводятся путем направления этих документов в электронном виде по автоматизированной системе или снятия с них копий работником службы ДОУ либо ознакомления с ним под роспись непосредственных исполнителей. На подлиннике делается отметка о передаче копий исполнителям.
Основному исполнителю предоставляется право координировать дальнейший порядок и сроки исполнения документа указанным в резолюции путем служебных записей в их адрес на документе или реестре ознакомления (при наличии).
Соисполнители в равной степени несут ответственность за своевременное и качественное исполнение документа. Они представляют информацию основному исполнителю для обобщения не позднее трех дней до истечения сроков исполнения, если не оговорено другое.
Движение документа в процессе его ознакомления в обязательном порядке фиксируется в автоматизированной системе, в регистрационно-контрольной карточке или журнале регистрации входящих документов.
От момента поступления к исполнителю до исполнения документ находится в рабочей папке исполнителя и в дело не помещается.
На исполненном документе исполнитель проставляет отметку об исполнении документа и направлении его в дело. В системе электронного документооборота в регистрационно-контрольной карточке документа делается пометка о направлении в дело.
Документы, подлежащие хранению в службе ДОУ, направляются по назначению; такие документы должны иметь отметку или штамп "Вернуть в канцелярию".
Ознакомление начальников структурных подразделений (или конкретных работников), которых касаются нормы распорядительных документов, производится под роспись в реестре ознакомления или на оборотной стороне последнего листа документа с указанием фамилии и даты.
В системе электронного документооборота ознакомление оформляется следующим образом: в регистрационной карточке документа делается пометка о нахождении документа в службе ДОУ с пометкой "Ознакомление". После ознакомления всех должностных лиц, указанных в резолюции, документ направляется ответственному исполнителю или списывается в дело.
Реестры ознакомления для издаваемых распорядительных документов хранятся вместе с подлинниками этих документов.
Порядок прохождения и ознакомления с поступающими распорядительными документами аналогичен порядку работы с входящими документами.
28. После подписания документа руководителем организации или руководителями структурных подразделений в соответствии с их полномочиями он регистрируется в системе электронного документооборота или журнале регистрации исходящих и внутренних документов согласно приложению 11 и отправляется через службу ДОУ или экспедицию.
Регистрации подлежат документы, направляемые вышестоящим органам, инициативные исходящие документы, требующие исполнения.
При централизованной форме отправления исходящей корреспонденции индекс исходящего документа состоит из индекса службы ДОУ, индекса структурного подразделения (исполнителя), индекса дела, где будет храниться копия отправляемого документа и через дробь - порядкового номера регистрации, например, 01-04-20/568.
Если исходящая корреспонденция регистрируется в структурных подразделениях, то индекс исходящего документа состоит из индекса структурного подразделения (исполнителя), индекса дела, где будет храниться копия отправляемого документа, и порядкового номера регистрации, например, 14-20/45. На исходящем документе-ответе делается ссылка на дату и номер входящего документа-запроса.
Регистрация документов, их последующая обработка и отправка осуществляются, как правило, в день подписания документов; исходящие телеграммы, документы, направляемые по факсимильной связи, подлежат отправке в первую очередь.
Отправка исходящей корреспонденции осуществляется службой ДОУ или экспедицией, где проверяется правильность оформления документов: наличие необходимых реквизитов, приложений, соответствие даты отправки дате подписания и регистрации.
Распорядительные документы рассылаются без сопроводительных писем.
Дополнительные экземпляры распорядительных документов могут быть высланы по мотивированному запросу руководителя организации.
Отправка машиночитаемых документов (дискет, дисков и других) производится в упаковке, соответствующей техническим требованиям и обеспечивающей сохранность носителей и записанной на них информации.
Отправка машиночитаемых документов производится при наличии сопроводительного письма, копия которого подшивается в дело на общих основаниях.
29. Внутренние документы регистрируются после их подписания. Документы, подписываемые руководителем организации, подлежат обязательной регистрации в службе ДОУ.
Приказы регистрируются отдельно от постановлений, приказы по основной деятельности регистрируются отдельно от приказов по личному составу.
Индексация документов - цифровая. Приказы по личному составу имеют смешанный индекс - цифровой и буквенный с добавлением к номеру регистрации буквы "К" (кадровый) или "Л" (по личному составу);
к номерам приказов о командировании работников в пределах Республики Беларусь добавляются буквы "КР";
к номерам приказов о командировании за рубеж добавляются буквы "КЗ".
Регистрационный индекс докладной записки, справки и других аналогичных документов оформляется так же, как индекс исходящего документа. Зарегистрированные распорядительные документы, протоколы при необходимости их тиражирования передаются в службу ДОУ.
30. Размноженные экземпляры, копии, выписки из документов заверяются и рассылаются исполнителям согласно списку рассылки. Подлинники документов подшиваются в дела согласно номенклатуре дел.
31. Поисковые системы (карточные традиционные или автоматизированные) строятся на основе регистрационных карточек или банков регистрационных данных (в автоматизированных поисковых системах). Поиск документов может осуществляться также по номенклатуре заводимых дел.
При традиционной карточной регистрации печатается необходимое количество экземпляров карточек, которые могут составлять следующие картотеки: контрольные, по обращениям граждан и другие справочные картотеки.
При автоматизированной системе регистрации поиск осуществляется по каждому из обязательных реквизитов или их совокупности.
32. Объем документооборота - количество документов, полученных (входящих) и созданных (внутренних, исходящих) за определенный отрезок времени (месяц, квартал, год).
Результаты учета документов обобщаются и представляются руководству для информации.
Глава 4
КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
33. Контролю подлежат все зарегистрированные документы: входящие, исходящие и внутренние документы, которые по своему характеру требуют решения (ответа). На контроль могут быть поставлены также устные поручения руководства.
34. Контроль исполнения документов осуществляется по поручению руководителя организации работниками службы ДОУ.
35. Необходимость постановки документа на контроль, сроки исполнения, исполнители и должностные лица, ответственные за контроль, устанавливаются в резолюции руководителя или в тексте документа (приказа, постановления, протокола). Исполнитель, указанный первым, является ответственным исполнителем и отвечает за своевременное и качественное исполнение задания в целом. Ответственному исполнителю предоставляется право координировать и контролировать действия исполнителей: созывать совещания, требовать необходимые материалы, давать поручения.
36. Сроки исполнения документа исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) или получения документа.
Если в тексте документа или в резолюции руководителя срок исполнения не указан, то он не должен превышать 15 календарных дней со дня поступления документа в организацию.
Страницы: Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4 | Стр.5 |
| 
