Стр. 2
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5 |
Стр.6
акт, о наличии копий и т.п. До передачи на государственное хранение
описи и МЧД хранятся в ведомственном архиве или в государственной
организации не более 3 лет со дня составления.
Образец заполнения описи приведен в приложениях 5, 7.
4.2. Составление сопроводительных документов.
МЧД постоянного хранения передаются в ведомственный архив с
комплектом сопроводительной документации, который включает:
удостоверяющий лист (УД), ведомость машинного носителя с записью
(ведомость МНЗ) и информационно-поисковые характеристики (ИПХ).
Сопроводительные документы составляются специалистами организации.
4.2.1. Этикетка машинных носителей.
Каждый машинный носитель с записанными документами должен иметь
этикетку по ГОСТ 27781 "Системы обработки информации. Магнитные
носители данных с записью. Правила выполнения этикетки" (приложение
8).
Этикетка состоит из 2 частей.
В первой части этикетки указывают обязательную информацию, во
второй - дополнительную. Информацию обязательной части рекомендуется
размещать в две строки. Если на первичной этикетке машинного
носителя недостаточно места для размещения рядом двух частей, то
вторую часть размещают на имеющемся свободном месте. Число граф и
строк второй части определяется количеством информации, которую
необходимо указать, и наличием места на первичной упаковке для ее
размещения. Во второй части этикетки могут быть указаны сведения,
необходимые для организации учета, хранения и обращения МЧД.
Образец заполнения этикетки приведен в приложении 9.
4.2.2. Удостоверяющий лист.
Удостоверяющий лист (приложение 10) используется для подписания
одного документа, нескольких документов, комплекта документов,
включенных в спецификацию, ведомость технологических документов или
ведомость технического (эскизного) проекта.
Если УД выполнен на один МЧД, то ему присваивают обозначение
этого МЧД с добавлением через дефис кода УД (например:
АБВГ.ХХХХХХ.ХХХЭЗ-УД).
Если УД выпускают на комплект документов, включенных в
спецификацию или ведомость технического (эскизного) проекта, то ему
присваивают обозначение спецификации или ведомости технического
(эскизного) проекта с добавлением через дефис кода УД.
Если УД выпускают на комплект технологических документов, то
ему присваивают обозначение этого комплекта с добавлением через
дефис кода УД.
При выполнении УД на несколько МЧД ему присваивают обозначение
одного из этих МЧД с добавлением через дефис кода УД.
Для МЧД, разбитого на части, допускается УД выполнять на МЧД в
целом или на каждую часть МЧД.
Обозначение УД должно быть указано в ИПХ в группе реквизитов
"Внешние ссылки".
УД входит в комплект подлинников документов.
УД выполняют на листах формата А4, А5. Основную надпись и поля
выполняют в соответствии с той системой документации, в рамках
которой выпускают УД.
В УД указывают обозначения МЧД, которые он удостоверяет,
фамилии лиц, разработавших, изготовивших, согласовавших и
утвердивших соответствующий документ. В УД проставляют подписи лиц,
фамилии которых в нем указаны, и дату подписания. Подпись лица,
разработавшего МЧД, является обязательной.
Если один МЧД разработан и (или) согласован несколькими лицами,
то их фамилии, подписи и даты подписания проставляют в
соответствующих графах "Разработал" и "Согласовано", а обозначение
документа указывают в графе "Обозначение" один раз.
Если несколько МЧД разработаны, изготовлены, согласованы и
утверждены одними и теми же лицами, то фамилии и подписи этих лиц и
даты подписания проставляют один раз на группу документов. Группы
МЧД должны быть отделены разделительной чертой.
УД учитывают и хранят по правилам, установленным для ЛУ (лист
утверждения).
В графах УД указывают:
в графе "Обозначение" - обозначение документов (документа), на
которые распространяется документ УД;
в графе "Разработал" - фамилии и подписи лиц (лица),
разработавших документ (группу документов), указанный в графе
"Обозначение", и несущих ответственность за правильность
технического решения в этих документах (исходных данных), и дату
подписания;
в графе "Изготовил" - фамилию и подпись лица, изготовившего
документ (группу документов) на носителе данных, и дату подписания;
в графе "Согласовано" - предприятие или подразделение,
согласующее документ (группу документов), указанный в графе
"Обозначение", фамилию и подпись лица, согласовавшего документ
(группу документов), и дату подписания;
в графе "Утвердил" - фамилию и подпись лица, утвердившего
документ (группу документов), и дату подписания.
Основная надпись удостоверяющего листа может оформляться по
ГОСТ 2.104 "Единая система конструкторской документации. Основные
надписи" или ГОСТ 3.1103 "Единая система технологической
документации. Основные надписи", или ГОСТ 2.004 "Правила выполнения
конструкторских документов на печатающих и графических устройствах
вывода ЭВМ", или ГОСТ 19.106 "Единая система программной
документации. Требования к программным документам, выполненным
печатным способом", или по другой системе документации, в которой
выпускают МЧД.
Образец заполнения УД приведен в приложении 11.
4.2.3. Ведомость машинного носителя с записью.
Ведомость машинного носителя с записью (приложение 12) содержит
сведения о машинном носителе и составе файлов МЧД, записанных на
машинном носителе. Ведомость МНЗ также содержит сведения о файлах
ИПХ машиночитаемых документов.
Ведомость МНЗ должна быть представлена на бумаге.
В ведомости МНЗ содержатся следующие реквизиты:
- наименование и адрес организации, которая представляет
машинный носитель;
- владелец МНЗ - лицо, подразделение, организация;
- номер фонда (проставляется после присвоения архивного шифра);
- заводской (инвентарный) номер машинного носителя;
- идентификатор машинного носителя с записью;
- вид носителя - МЛ, ГМД, МОД, ОД;
- тип носителя - размер носителя;
- устройство управления - тип адаптера;
- наименование системы - наименование операционной системы;
- номер тома (количество томов) - номер тома (количество томов)
для многотомных файлов;
- архиватор - название архиватора (идентификатор), версия;
- дата формирования МНЗ;
- заголовок машиночитаемого документа;
- имя файла пользователя;
- имя архивного файла.
Ведомость МНЗ выполняют на листах формата А4.
Образец заполнения ведомости МНЗ приведен в приложении 13.
4.2.4. Информационно-поисковая характеристика.
Каждый МЧД, передаваемый в государственный архив,
сопровождается информационно-поисковой характеристикой (приложение
14). ИПХ - это совокупность атрибутов, позволяющих идентифицировать,
учитывать и обрабатывать МЧД в процессе его обращения.
ИПХ может быть представлена на машинном носителе в виде
текстового файла или бумажной копии. Наименование файла ИПХ на
каждый МЧД записывается в ведомость МНЗ. ИПХ состоит из двух частей
- "общие требования" и "характеристики файлов". В первой части
указывают:
- архивный шифр документа - номер фонда, номер описи, номер
документа в описи присваивается после составления описи МЧД;
- обозначение документа - обозначение (код), присвоенное
организацией-разработчиком;
- заголовок документа - полное наименование документа;
- наименование проблемы - наименование проблемы,
рассматриваемой в документе;
- наименование темы, проекта - тематика документа;
- код темы - код темы, присвоенный финансово-экономическим
подразделением организации-разработчика;
- класс документа - принадлежность документа к конкретной
системе документации (ЕСКД, ЕСТД, ЕСПД, КС АС и т.п.);
- стадия создания - наименование этапа, на котором
разрабатывался документ;
- вид документа - оригинал, подлинник, дубликат, копия;
- аннотация - краткое изложение или ссылка на краткое изложение
или эквивалентную информацию в документе;
- дата начала разработки документа - дата, указанная в
договоре, техническом задании и т.п.;
- дата конца разработки документа - дата завершения разработки;
- дата копирования документа - текущая дата получения копии
документа (заполняется, если вид документа - копия);
- дата окончания срока действия документа - дата, после которой
документ считается недействительным;
- дата снятия ограничений - дата, после которой с документа
снимаются любые ограничения, указанные в реквизите "классификация
защиты";
- технические и программные средства для воспроизведения
документа - технические и программные средства, необходимые для
воспроизведения (чтения) документа;
- фамилия, имя, отчество и должность автора документа - лицо
(лица), являющееся создателем документа и ответственное за его
содержание;
- название, краткое название организации-разработчика и ее
адрес - полное и краткое наименование и адрес организации, создающей
документ от своего имени, т.е. являющейся автором документа;
- название, краткое название организации-распространителя
документа и ее адрес - полное и краткое наименование и адрес
организации, имеющей права на распространение документа;
- название и адрес организации, обладающей авторскими правами,
- организация, к которой переходят авторские права;
- дата авторского права - дата, связанная с авторским правом;
- ссылки на другие документы - перечень документов, на которые
в данном документе имеются ссылки, в том числе инструкция по
применению;
- название, краткое название организации, разрешающей доступ к
документу, и ее адрес;
- классификация защиты - классификация защиты, назначаемая
владельцем документа относительно таких аспектов, как его
воспроизведение, хранение, требования к уничтожению и т.д. В этом
поле может быть указано следующее:
- разрешены все виды работ с МЧД;
- разрешен только просмотр МЧД;
- разрешены просмотр и печать МЧД;
- пофайловая защита.
В поле "право доступа к документу" может быть указан один из
следующих вариантов: доступ к МЧД разрешен всем, доступ к МЧД по
разрешению. Доступ к МЧД по разрешению осуществляется в пределах
значений, установленных полем "классификация защиты". Если
пользователь хочет работать без учета "классификации защиты", он
должен получить разрешение. Разрешение организации может быть двух
видов: разрешен доступ к МЧД в пределах классификации защиты,
разрешен доступ к МЧД без ограничений по классификации защиты.
В поле "признак кодирования" указывается: кодируется весь
документ или его часть.
Поле "программа подсчета контрольной характеристики"
заполняется для МЧД с "пофайловой защитой".
Вторая часть ИПХ "характеристики файлов" заполняется в случае
пофайловой защиты МЧД. В ней указывают:
- наименование файла, имя файла пользователя - полное имя и
идентификатор файла;
- объем файла в байтах;
- контрольная характеристика для данного файла или имя
программы ее подсчета (если в качестве контрольной характеристики
используется объем файла, то данная колонка в таблице может
отсутствовать);
- средства для воспроизведения документа - технические и
программные средства, необходимые для воспроизведения (чтения)
документа;
- тип отображения - тип отображения информации документа
(графический, текстовый и др.).
Если в поле "классификация защиты" указано "пофайловая защита",
то для каждого файла указывается "классификация защиты файла":
разрешены все виды работ с файлом, разрешен только просмотр файла,
разрешены просмотр и печать файла.
Образец заполнения ИПХ приведен в приложении 15.
5. Учет машиночитаемых документов в ведомственном архиве
5.1. Передача машиночитаемых документов в ведомственный архив.
Передача МЧД в ведомственный архив осуществляется по графику,
составленному ведомственным архивом, согласованному с руководителями
структурных подразделений и утвержденному экспертной комиссией.
МЧД постоянного хранения передаются в ведомственный архив по
описи с сопроводительной документацией. Для прочих МЧД опись и
сопроводительные документы не оформляются. Для МЧД постоянного
хранения, передаваемых в архив на машинных носителях, предусмотрена
следующая комплектность документов:
- опись документов на бумажном носителе (приложения 4, 6);
- информационно-поисковая характеристика в виде текстового
файла или на бумаге (приложение 14);
- удостоверяющий лист (приложение 10);
- ведомость машинного носителя с записью (приложение 12) на
бумажном носителе.
МЧД в зависимости от его объема и емкости машинного носителя
может быть записан на одном или нескольких носителях (томах).
Несколько документов могут быть записаны на одном томе. При записи
одного МЧД на нескольких томах используют один и тот же вид
машинного носителя. При необходимости допускается выполнять документ
на носителях данных разного вида.
Учетной единицей в ведомственном архиве является МЧД, единицей
хранения является том.
5.2. Журнал учета машинных носителей.
При поступлении чистого машинного носителя в ведомственный
архив производится проверка физического состояния носителя и его
упаковки.
Каждому машинному носителю присваивается инвентарный номер.
Инвентарный номер пишется на упаковке машинного носителя. Сведения о
поступивших машинных носителях заносятся в журнал учета машинных
носителей. В журнале должны содержаться следующие сведения:
заводской (инвентарный) номер носителя, вид машинного носителя (МЛ,
ГМД, ОД, МОД), тип носителя и его емкость, дата поступления, фамилия
и подпись принявшего, обнаруженные дефекты оговариваются в
примечаниях. При выдаче носителя для использования в журнале
записывается дата выдачи, куда выдан, фамилия и подпись получившего.
Форма журнала учета машинных носителей может быть произвольной.
5.3. Учетная карточка машиночитаемых документов.
При приеме МЧД в ведомственный архив проводится проверка
физического состояния их носителей и наличия сопроводительной
документации для документов постоянного хранения.
На каждый МЧД заводится учетная карточка, в которую вносятся
следующие реквизиты:
- наименование организации-держателя подлинника;
- наименование и обозначение документа;
- дата создания документа;
- срок хранения;
- дата и номер акта об уничтожении документа;
- вид носителя, на котором записан документ: МЛ, ГМД, ОД, МОД;
- количество носителей;
- заводские (инвентарные) номера носителей;
- наличие копий документа;
- вид носителя, на который производится копирование;
- количество копий;
- инвентарный номер копии;
- фамилия и подпись лица, ответственного за запись.
В учетной карточке МЧД делается отметка о его подлинности:
подлинник, дубликат, копия - для документов на машинных носителях.
Ведомственный архив может вносить изменения в МЧД с временным
сроком хранения. Изменение подлинника МЧД осуществляет
организация-держатель подлинника путем его замены. Изменение
дубликатов и копий производится на основании извещений об
изменениях, рассылаемых организацией-держателем подлинника.
Извещение об изменениях может содержать следующие реквизиты:
- наименование организации, создавшей подлинник МЧД;
- содержание изменений;
- указание на основания изменений;
- время внесения изменений;
- подпись должностного лица;
- штамп или печать организации, создавшей подлинник МЧД.
Форма карточки может быть произвольной.
5.4. Учетная карточка машинного носителя с записью.
На каждый машинный носитель с записью (МНЗ) заводится учетная
карточка, в которой должна быть полностью отражена связь между МНЗ,
МЧД и описью, в которую включен МЧД. В карточку вносятся следующие
сведения:
- наименование организации-держателя подлинника;
- вид машинного носителя: МЛ, ГМД, ОД, МОД;
- тип носителя;
- емкость машинного носителя в килобайтах;
- заводской (инвентарный) номер носителя;
- срок хранения машинного носителя;
- отметка о подлинности: подлинник, дубликат, копия,
контрольная копия;
- дата и номер акта списания носителя;
- дата начала эксплуатации МНЗ;
- идентификатор МНЗ;
- номер тома/количество томов;
- устройство управления;
- наименование системы;
- архиватор;
- архивное обозначение;
- полное имя файла;
- контрольная характеристика файла;
- заголовок МЧД, к которому относится файл;
- сведения о проведении профилактических работ.
Изменения на машинный носитель с записью и в его карточку
вносятся только в случае внесения изменений в МЧД.
Форма карточки может быть произвольной.
5.5. Порядок уничтожения машиночитаемых документов.
Уничтожение МЧД оформляется актом (приложение 16). Акты
утверждаются руководителем организации. При уничтожении МЧД в его
учетную карточку должна быть занесена запись "уничтожен" с указанием
основания (даты и номера акта об уничтожении). Уничтожать МЧД можно
только после научно-технической обработки за определенный период
времени и после выделения документов постоянного хранения. МЧД,
которые не подлежат передаче на государственное хранение, могут быть
уничтожены в соответствии с разработанным перечнем, без согласования
с государственным архивом. Акты прочих МЧД, подлежащих уничтожению,
должны быть согласованы с государственным архивом.
Об уничтожении подлинника документа извещаются пользователи,
держатели копий данного документа.
Машинные носители, пригодные к повторной эксплуатации, после
стирания записанной на них информации хранятся в ведомственном
архиве.
Машинные носители, непригодные к работе, списываются и
уничтожаются в соответствии с правилами списания и уничтожения
материальных ценностей.
5.6. Использование машиночитаемых документов в ведомственном
архиве.
МЧД выдаются структурным подразделениям и принимаются от них с
записью в журнале приема-выдачи МЧД. Журнал может иметь произвольную
форму и должен содержать следующие сведения:
- регистрационный номер МЧД;
- заголовок и обозначение МЧД;
- вид носителя;
- тип носителя;
- инвентарный и заводской номера носителей;
- количество;
- сведения о поступлении и выдаче МЧД.
МЧД постоянного хранения выдаются в комплекте с ИПХ. Документы
ограниченного доступа выдаются на основании заявок, подписанных
руководителями структурных подразделений. К заявке прилагается
список лиц, допущенных к документам.
Учетные документы (журналы и карточки учета документов, описи
МЧД, ИПХ) составляют научно-справочный аппарат ведомственного
архива.
МЧД в ведомственном архиве в процессе хранения могут
копироваться на другие машинные носители (например, в случае
технической модернизации архива, физического износа носителей или по
другим техническим причинам). В этом случае ведомости МНЗ и ИПХ на
МЧД постоянного хранения должны переоформляться в соответствии с
выбранными носителями. Машинные носители, непригодные для работы,
списываются по акту.
6. Требования к хранению машиночитаемых документов
и машинных носителей
6.1. Общие требования.
Комплекс помещений для хранения МЧД должен включать: хранилище,
помещения для специальных работ с документами (приема документов,
специальной обработки и т.д.). Структура, количество и площади
помещений определяются общим количеством документов, характером и
объемом работ и перспективами комплектования фонда.
Хранение МЧД осуществляется в хранилище. Хранилище представляет
собой комплекс помещений, предназначенных для длительного хранения
информации, записанной на машинном носителе. Машинные носители без
записей также могут храниться в хранилище. Рекомендуется хранить МЧД
раздельно по видам носителей данных. Хранить информацию желательно в
нескольких экземплярах, один из которых является неприкосновенным
(эталон), а другие - рабочей копией для целей использования. Их
хранение желательно осуществлять раздельно. Этим достигается
гарантия сохранности данных и их восстановление в случае частичной
или полной "потери" данных на одном из носителей.
Учет и хранение МЧД осуществляются в соответствии с
требованиями, установленными в ГОСТ 2.501 "Единая система
конструкторской документации. Правила учета и хранения", ГОСТ 19.601
"Единая система программной документации. Общие правила
дублирования, учета и хранения" и другими нормативными документами
на условия хранения машинных носителей.
6.2. Условия хранения.
Во всех помещениях должны соблюдаться требования пожарной
безопасности, предусмотренные ГОСТ 12.1.004 "ССБТ. Пожарная
безопасность. Общие требования" и "Типовыми правилами пожарной
безопасности для промышленных предприятий".
Пожарная безопасность помещений для хранения документов должна
обеспечиваться системой предотвращения пожара и системой пожарной
защиты по ГОСТ 12.1.004.
Материалы, используемые для внутренней отделки помещений
хранилищ, для изготовления оборудования хранилищ и упаковки
документов, не должны собирать пыль и быть источником пыли или
агрессивных химических веществ.
Стеллажи и шкафы в хранилищах следует устанавливать
перпендикулярно стенам, имеющим оконные проемы, с соблюдением
следующих расстояний (в м):
- между стеной без окон и стеллажом (шкафом) - 0,75;
- между стеной и торцом стеллажа (шкафа) - 0,45;
- между рядами стеллажей или шкафов (главный проход) - 1,2;
- между стеллажами (проход между стеллажами) - 0,75;
- между шкафами (проход между шкафами) - 1,5;
- между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) - 0,3;
- между стеллажами (шкафами) и отопительными приборами - не
менее 1,0;
- высота стеллажей не должна превышать 2,2.
Одной из важных проблем долговременного и надежного хранения
информации на машинных носителях является обеспечение условий их
хранения в соответствии с нормативными требованиями. На надежность
хранения влияют:
- загрязненность среды;
- температурные условия хранения;
- относительная влажность среды;
- воздействие электромагнитных полей.
Основной причиной появления сбоев при считывании информации
является наличие пыли, частиц магнитного лака лент и абразивных
частиц износа магнитных головок лентопротяжного механизма. В этой
связи очень жесткие требования предъявляются к чистоте воздуха в
архиве МЧС (в первую очередь в хранилищах). Так, по нормативным
данным, предельно допустимая концентрация пыли в воздухе хранилищ и
рабочих помещений должна быть не более 0,3 мг/куб.м при величине
частиц не более 0,5 мкм. Для предупреждения попадания пыли извне в
помещениях рекомендуется поддерживать избыточное давление воздуха
(0,05-0,1 атм.).
Содержание вредных газов и примесей в воздухе в помещениях
хранилищ не должно превышать (в мг/куб.м):
- аммиак - 0,04;
- сернистый газ - 0,005;
- сероводород - 0,008;
- окислы азота - 0,04;
- пары ртути - 0,0003.
Напряженность магнитных полей не должна превышать 400 а/м.
Документы на машинных носителях должны храниться на всех участках
работы с ними в помещениях с температурой 18+-2°С и относительной
влажностью 60+-5%.
В тех случаях, когда невозможно обеспечить требуемую
температуру, влажность и чистоту воздуха, следует оборудовать
помещения кондиционерами и специальными установками для очистки
воздуха, вентиляторами.
Кроме стабилизации климатических параметров среды, большое
значение имеет защита машинных носителей от магнитных полей.
Величина искажений информации определяется не только уровнем
электромагнитного поля, но и временем его воздействия. Следует
учесть, что хранение МЧД в заводской упаковке также предохраняет их
от воздействия магнитных полей и солнечной радиации.
Максимально допустимый срок хранения МЧД определяется
физико-химическими свойствами носителей, в результате длительного
хранения которых происходят необратимые процессы. Старение носителей
происходит под влиянием резких изменений температуры и влажности
окружающей среды, под воздействием ультрафиолетовой части светового
спектра и ионизирующих излучений. Так как воздействие этих факторов
на различные виды основы неодинаково, то и срок хранения различных
типов машинных носителей различен.
6.3. Профилактический контроль.
Согласно ГОСТ 28388 "Документы на магнитных носителях данных.
Порядок выполнения и обращения" хранилище должно обеспечивать:
- проведение профилактического контроля сохранности информации
на машинном носителе с записью;
- контроль за соблюдением срока хранения машинных носителей и
организацию необходимых работ по сохранению МЧД.
Проведение указанных работ фиксируется в учетной карточке МЧД и
учетной карточке МНЗ.
По результату профилактического контроля устанавливают
очередной срок его проведения.
Профилактический контроль МЧД рекомендуется проводить со дня
поступления МЧД в хранилище.
6.4. Меры по обеспечению сохранности машиночитаемых
документов.
В целях обеспечения наибольшей сохранности МЧД вход в помещения
для их хранения разрешается только сотрудникам архива и лицам,
имеющим на это письменное разрешение руководства организации.
Помещения для хранения МЧД должны быть изолированы как от
рабочих комнат архива, так и от других служебных и производственных
помещений. Эти помещения должны иметь капитальные стены и
гарантировать от проникновения влаги, паров, содержащих вредные
компоненты, и надежно защищать МЧД от возможных стихийных бедствий
(наводнений, пожаров и т.п.).
Окна и двери помещений для хранения МЧД должны быть снабжены
надежными запорами. В нерабочее время двери помещений для хранения
МЧД должны быть закрыты на замок и опечатаны или опломбированы.
Помещения может открыть только лицо, ответственное за хранение
документации, или лицо, его заменяющее.
Ключи от входной (наружной) двери помещения для хранения МЧД
после окончания работы сдаются охране организации.
Помещения для хранения МЧД должны быть рассчитаны на ожидаемое
ежегодное пополнение объема поступающих на хранение машинных
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5 |
Стр.6
|
