Стр. 1
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5 |
Стр.6
ПРИМЕРНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ПО РАБОТЕ С МАШИНОЧИТАЕМЫМИ
ДОКУМЕНТАМИ В ОРГАНИЗАЦИЯХ, НА ПРЕДПРИЯТИЯХ И В
ВЕДОМСТВЕННЫХ АРХИВАХ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
Утверждено: Председатель Комитета по архивам и делопроизводству
Республики Беларусь А.Н.Михальченко 26.07.1996
Содержание
1. Общие положения
2. Классификация машиночитаемых документов
2.1. Основные задачи классификации
2.2. Классификация машиночитаемых документов по видам машинных
носителей
2.3. Классификация машиночитаемых документов по видам
информационных технологий
2.4. Классификация машиночитаемых документов по видам комплектности
документов
2.5. Классификация машиночитаемых документов по видам деятельности
организаций
3. Экспертиза ценности машиночитаемых документов
4. Подготовка машиночитаемых документов для передачи на
государственное хранение
4.1. Составление описей машиночитаемых документов
4.2. Составление сопроводительных документов
4.2.1. Этикетка машинных носителей
4.2.2. Удостоверяющий лист
4.2.3. Ведомость машинного носителя с записью
4.2.4. Информационно-поисковая характеристика
5. Учет машиночитаемых документов в ведомственном архиве
5.1. Передача машиночитаемых документов в ведомственный архив
5.2. Журнал учета машинных носителей
5.3. Учетная карточка машиночитаемых документов
5.4. Учетная карточка машинного носителя с записью
5.5. Порядок уничтожения машиночитаемых документов
5.6. Использование машиночитаемых документов в ведомственном архиве
6. Требования к хранению машиночитаемых документов и машинных
носителей
6.1. Общие требования
6.2. Условия хранения
6.3. Профилактический контроль
6.4. Меры по обеспечению сохранности машиночитаемых документов
7. Передача машиночитаемых документов на государственное хранение
Приложения
1. Основные термины и определения
2. Форма перечня тем, проектов, машиночитаемые документы которых
подлежат передаче на государственное хранение
3. Форма перечня тем, проектов, машиночитаемые документы которых
подлежат передаче на государственное хранение (образец
заполнения)
4. Форма титульного листа описи машиночитаемых документов
5. Форма титульного листа описи машиночитаемых документов (образец
заполнения)
6. Форма описи машиночитаемых документов
7. Форма описи машиночитаемых документов (образец заполнения)
8. Форма этикетки на машинный носитель
9. Форма этикетки на машинный носитель (образец заполнения)
10. Форма удостоверяющего листа
11. Форма удостоверяющего листа (образец заполнения)
12. Форма ведомости машинного носителя с записью
13. Форма ведомости машинного носителя с записью (образец
заполнения)
14. Форма информационно-поисковой характеристики машиночитаемого
документа
15. Форма информационно-поисковой характеристики машиночитаемого
документа (образец заполнения)
16. Форма акта об уничтожении машиночитаемых документов
17. Форма акта приема-передачи документов на государственное
хранение
1. Общие положения
1.1. Машиночитаемый документ (МЧД) - документ, пригодный для
автоматического считывания содержащейся в нем информации. МЧД
создаются средствами вычислительной техники (ВТ) с использованием
машинных носителей: гибких магнитных дисков, магнитных лент,
магнитооптических дисков и т.д. В виде МЧД обычно хранятся программы
для информационных технологий (ИТ), документация и данные,
полученные в результате функционирования программ.
МЧД может состоять из одного или нескольких файлов логически и
информационно связанных между собой. МЧД может быть записан на один
или несколько машинных носителей. На одном машинном носителе может
храниться несколько документов. Основные термины и определения
приведены в приложении 1.
1.2. Примерная инструкция по работе с МЧД в организациях, на
предприятиях и в ведомственных архивах Республики Беларусь*
подготовлена с целью унификации технологии подготовки, оформления,
хранения и учета МЧД, а также порядка передачи их на государственное
хранение.
_____________________________
*Далее - "Примерная инструкция".
Примерная инструкция устанавливает общие требования к учету,
оформлению, обеспечению сохранности и использованию МЧД для
центральных и местных органов власти, организаций, учреждений и
предприятий Республики Беларусь*, независимо от форм собственности и
ведомственной принадлежности.
_____________________________
*Далее - "организация".
1.3. Вопросы работы с МЧД организаций регулируются Законом
Республики Беларусь "О Национальном архивном фонде и архивах в
Республике Беларусь", нормативно-методическими документами Комитета
по архивам и делопроизводству Республики Беларусь, государственными
стандартами Республики Беларусь.
1.4. На МЧД с грифами "Особой важности", "Совершенно секретно",
"Секретно" действие Примерной инструкции распространяется в части,
касающейся общего порядка работы с документами и подготовки их к
сдаче в архив. Особенности оформления и обработки указанных
документов регламентируются специальными инструкциями.
1.5. Примерная инструкция устанавливает порядок приема, учета,
подготовки, оформления, хранения и использования документов.
Организации ведут учет МЧД на основе самостоятельно
разрабатываемых индивидуальных инструкций и других
нормативно-методических документов, согласующихся с положениями
Примерной инструкции.
1.6. Инструкции по работе с МЧД организаций, передающих
документы на государственное хранение, утверждаются их
руководителями по согласованию с архивным учреждением
Государственной архивной службы Республики Беларусь. Согласование
проводится с целью соблюдения действующего законодательства и
нормативных документов, регулирующих вопросы единого учета,
оформления, обеспечения сохранности и использования МЧД организаций
как составной части Национального архивного фонда Республики
Беларусь.
1.7. Учет, обеспечение сохранности и использование МЧД в
организации, методическое руководство работой с документами и
передача их на государственное хранение возлагаются на ведомственный
архив.
Структура, штаты ведомственного архива устанавливаются в
соответствии с положением о нем, в зависимости от объема документов
и наличия средств вычислительной и организационной техники.
В случае отсутствия в организации ведомственного архива функции
учета и сохранности МЧД возлагаются на руководителей структурных
подразделений, создающих и использующих МЧД.
Руководитель структурного подразделения определяет
ответственного за учет МЧД, который также знакомит работников с
нормативными и методическими документами.
1.8. Работники организаций должны быть ознакомлены с
установленным порядком работ с документами и инструкцией по работе с
МЧД.
Работники структурных подразделений организации несут
персональную ответственность за выполнение требований инструкции,
сохранность находящихся у них МЧД. Об их утрате немедленно
докладывается руководителю подразделения.
Передача документов или их копий работникам сторонних
организаций допускается с разрешения руководителя организации или
структурного подразделения.
При увольнении или перемещении работника имеющиеся у него
документы по указанию руководителя структурного подразделения
передаются другому работнику по акту передачи.
1.9. Центральные и местные органы управления осуществляют
контроль за состоянием учета и сохранности МЧД в подведомственных им
учреждениях, организациях, предприятиях.
2. Классификация машиночитаемых документов
2.1. Основные задачи классификации.
Классификация МЧД предназначена для выявления характерных
отличий и определенных свойств МЧД, образующихся в процессе
деятельности организаций и поступающих на хранение в государственный
архив.
Существуют следующие виды классификации МЧД:
по видам носителей информации;
по видам информационных технологий;
по видам комплектности документов, передаваемых в ведомственный
архив;
по видам деятельности организаций.
2.2. Классификация машиночитаемых документов по видам машинных
носителей.
Классификация МЧД по видам машинных носителей представлена на
рис.1.
2.3. Классификация машиночитаемых документов по видам
информационных технологий.
Абсолютное большинство МЧД образуется и используется в сфере
создания, документирования и эксплуатации информационных
технологий.
Классификация МЧД по видам информационных технологий приведена
на рис.2.
К первой группе следует отнести документы следующих видов
автоматизированных систем (АС):
- автоматизированные системы управления (АСУ);
- интегрированные автоматизированные системы управления (ИАСУ);
- автоматизированные системы управления предприятием (АСУП);
- автоматизированные системы обработки данных (информации)
(АСОД, АСОИ);
- автоматизированные обучающие системы (АОС);
- автоматизированные системы управления технологическими
процессами (АСУТП);
- системы автоматизированного проектирования (САПР).
Ко второй группе следует отнести документы следующих видов
систем:
- базы данных;
- системы управления базами данных;
- банки данных.
К третьей группе следует отнести следующие информационные
системы:
- информационно-вычислительные системы (ИВС);
- информационно-поисковые системы (ИПС);
- информационно-справочные системы (ИСС);
- информационно-управляющие системы (ИУС);
- информационные сети (ИС);
- информационно-измерительные системы, в т.ч. телеметрические
системы (ТМС).
К четвертой группе относятся файлы с информацией, созданные
текстовыми редакторами и текстовыми процессорами. В комплекте с
локальными файлами обычно поставляются эксплуатационные документы,
содержащие сведения о программном средстве обработки данных, или
делаются ссылки на эти документы.
К пятой группе следует отнести программные средства, которые
включают:
- общесистемные программные средства, в т.ч. операционные
системы и программное обеспечение вычислительных сетей;
- прикладные программные средства;
- библиотеки программ.
2.4. Классификация машиночитаемых документов по видам
комплектности документов.
Комплектность МЧД определяется системой документации, к которой
они отнесены: на программы и программные документы - Единой системой
программной документации (ЕСПД); на автоматизированные системы -
Комплексом стандартов на автоматизированные системы (КС АС);
конструкторские документы - Единой системой конструкторской
документации (ЕСКД); технологические документы - Единой системой
технологической документации (ЕСТД).
В процессе проектирования и эксплуатации информационных
технологий обычно создаются: программы, эксплуатационная,
организационно-распорядительная и рабочая документация, наборы
данных. Программы и наборы данных представляются в машиночитаемом
виде. Документация может быть записана как на машинный, так и на
бумажный носитель, поэтому информационные технологии могут быть
классифицированы в зависимости от комплектности документов и видов
носителей информации.
Классификация информационных технологий представлена на рис.3.
2.5. Классификация машиночитаемых документов по видам
деятельности организаций.
МЧД, образующиеся в процессе деятельности организаций, могут
быть классифицированы по видам их деятельности (профилю работы):
- проектная;
- производственная;
- коммерческая;
- финансовая;
- бухгалтерская;
- управленческая и т.д.
------------------¬
¦Машинные носители¦
L-------T----------
¦
-------------------T--+---------------T--------------¬
¦ ¦ ¦ ¦
--------+--------¬ -------+----------¬ -----+-----¬ ------+---¬
¦Гибкие магнитные¦ ¦Магнитооптические¦ ¦Оптические¦ ¦Магнитные¦
¦диски (дискеты) ¦ ¦ диски ¦ ¦ диски ¦ ¦ ленты ¦
L----------------- L------------------ L----------- L----------
Рис.1. Классификация машиночитаемых документов
по видам машинных носителей
--------------------------¬
¦Информационные технологии¦
L----------T---------------
¦
------------T---------T--+------------T---------------¬
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
------+-----¬-----+---¬-----+-------¬-------+----------¬----+------¬
¦ ¦¦Банки и ¦¦ ¦¦Локальные файлы с¦¦ ¦
¦ ¦¦базы ¦¦ ¦¦наборами данных, ¦¦Программы,¦
¦Автоматизи-¦¦данных, ¦¦Информацион-¦¦созданные ¦¦програм- ¦
¦рованные ¦¦системы ¦¦ные системы ¦¦текстовыми ¦¦мные ¦
¦системы ¦¦управле-¦¦ ¦¦редакторами и ¦¦средства ¦
¦ ¦¦ния ¦¦ ¦¦текстовыми ¦¦ ¦
¦ ¦¦базами ¦¦ ¦¦процессорами ¦¦ ¦
L------------L---------L-------------L------------------L-----------
Рис.2. Классификация машиночитаемых документов по видам
информационных технологий
--------------------------¬
¦Информационные технологии¦
L----------T---------------
¦
--------------------+----------------------¬
¦ ¦
-----------+-------------¬ --------------+------------¬
¦Программы, документация,¦ ¦Программы, наборы данных в¦
¦наборы данных в виде МЧД¦ ¦виде МЧД, документация на ¦
¦ ¦ ¦традиционных носителях ¦
L----------T-------------- L----T-------------T--------
¦ ¦ ¦
-----+---¬ ----+----¬ -----+-------¬
¦Файлы на¦ ¦Файлы на¦ ¦Печатные, ¦
¦машинном¦ ¦машинном¦ + ¦машинописные¦
¦носителе¦ ¦носителе¦ ¦документы ¦
L--------- L--------- L-------------
Рис.3. Классификация информационных технологий в зависимости
от комплектности документов и видов носителей информации
3. Экспертиза ценности машиночитаемых документов
С целью определения научно-исторического и практического
значения проводится экспертиза ценности МЧД.
Экспертиза ценности МЧД осуществляется в подразделениях
организации экспертной комиссией организации под методическим
руководством ведомственного архива.
Под экспертизой ценности МЧД понимается всесторонняя
комплексная оценка информационных технологий на основе принципов и
критериев, определяющих народнохозяйственное, научное, политическое,
социально-культурное и историческое значение.
Экспертиза ценности МЧД проводится с целью обеспечения
сохранности документов, имеющих научно-историческую и практическую
ценность, отбора их на государственное хранение в оптимальном
объеме, а также выявления документов, не имеющих научно-исторической
ценности, утративших практическое значение, и в связи с этим, не
подлежащих дальнейшему хранению.
МЧД, образующиеся в результате деятельности организаций,
передаются на государственное хранение в случае, если содержащаяся в
них информация имеет научно-историческое значение и не повторяется в
документах на традиционных носителях.
Комплектность МЧД определяется согласно ведомости технического
(эскизного) проекта, ведомости технологических документов,
спецификации, ведомости эксплуатационных документов, а также
отдельных документов. В ведомость технического (эскизного) проекта
записывают документы технического (эскизного) проекта; в ведомость
технологических документов - технологические документы; в
спецификацию - конструкторские и программные документы; в ведомость
эксплуатационных документов - эксплуатационные документы на
информационные технологии.
В комплект документов, отбираемых на ведомственное хранение,
могут входить документы на машинных носителях, а также документы на
традиционных носителях (бумажных носителях), которые являются
неотъемлемой частью проекта и записаны в ведомость или
спецификацию.
Состав и содержание МЧД на автоматизированные системы
определяются комплексом стандартов и руководящих документов: ГОСТ
34.201 "Информационная технология. Комплекс стандартов на
автоматизированные системы. Виды, комплектность и обозначение
документов при создании автоматизированных систем"; ГОСТ 34.601
"Информационная технология. Комплекс стандартов на
автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Стадии
создания"; РД50-34.698-90 "Методические указания. Информационная
технология. Комплекс стандартов и руководящих документов на
автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Требования к
содержанию документов" и техническим заданием на создание
информационной технологии.
Состав и содержание МЧД на программы и программные документы
определяются комплексом стандартов: ГОСТ 19.101 "Единая система
программной документации. Виды программ и программных документов";
ГОСТ 19.102 "Единая система программной документации. Стадии
разработки"; ГОСТ 19.103 "Единая система программной документации.
Обозначение программ и программных документов"; ГОСТ 19.105 "Единая
система программной документации. Общие требования к программным
документам"; ГОСТ 19.202 "Единая система программной документации.
Спецификация. Требования к содержанию и оформлению" и техническим
заданием на создание программы.
Экспертиза состава и содержания МЧД информационных технологий
осуществляется согласно перечисленным нормативным документам.
Передача МЧД на государственное хранение осуществляется при
завершении стадий и этапов проектных работ. Передача МЧД на
государственное хранение осуществляется также, если документы
выходят из оперативного использования. Это характерно для наборов
данных, создаваемых в процессе деятельности подразделений.
Экспертиза ценности проводится в два этапа.
На первом этапе в организации выбираются проекты, МЧД которых
подлежат передаче на государственное хранение. Результатом этой
работы является составление "Перечня тем, проектов, МЧД которых
подлежат передаче на государственное хранение"* (приложение 2). При
составлении Перечня используют "Перечень типовых документов,
образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и
других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков
хранения" (М., 1989). Экспертизе подвергаются проекты, хранящиеся в
ведомственном архиве или в подразделениях организации. В случае
отсутствия ведомственного архива руководителем организации
назначается лицо, ответственное за составление Перечня. Перечень
является основным документом, на основании которого проводится
второй этап экспертизы ценности.
_____________________________
*Далее - "Перечень".
Выбор проектов для включения в Перечень для передачи на
ведомственное хранение осуществляется на основе системы критериев:
- степень завершения проектных работ;
- значимость для дальнейшего развития науки, техники,
производства, народного хозяйства в целом;
- степень новизны предложенных решений;
- коммерческая ценность;
- социальная значимость;
- историческое значение;
- присуждение исследованиям и разработкам международных,
государственных и именных премий;
- выдвижение исследований и разработок на соискание премий;
- демонстрация на международных, государственных выставках;
- патентно-лицензионная ценность;
- являются ли осуществляемые проекты основополагающими,
фундаментальными исследованиями для конкретных отраслей экономики,
науки и техники;
- осуществляются ли они в области смежных наук и приоритетных
направлений.
Перечень составляется за весь период деятельности организации
или за определенный хронологический период и осуществляется силами
специалистов - членов экспертной комиссии организации, в состав
которой входят представители организации и государственного архива.
Документы в Перечне расположены по степени значимости, и их
состав индивидуален для каждой организации.
В графах Перечня указывают:
в графе "№ п/п" - номер по порядку;
в графе "Код темы" - код темы (номер заказа), присвоенный в
организации финансово-экономическим отделом;
в графе "Наименование научно-технической разработки" - полное
наименование темы, проекта, документации;
в графе "Стадия, этап работы" - стадия (техническое задание,
технический (эскизный) проект и т.д.), этап создания проекта;
в графе "Год окончания разработки" - год завершения проекта;
в графе "Организации, принимающие участие в разработке" -
полное наименование организаций, принимающих участие в разработке;
в графе "Организация-держатель подлинника" - полное
наименование организации-держателя подлинника;
в графе "Количество учетных единиц (МЧД)" - количество МЧД,
входящих в проект;
в графе "Обоснование отбора проекта, проблемы (темы) на
госхранение" - номер статьи согласно "Перечню типовых документов,
образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и
других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков
хранения".
В графе "Примечание", как правило, указываются сроки хранения
документов с учетом содержания, авторства, времени и места хранения.
Например: "Постоянно" - документ подлежит передаче на
государственное хранение; "ЭМК" - документ может быть передан на
государственное хранение по усмотрению экспертной комиссии; "До
минования надобности" - документ имеет ограниченное практическое
значение, и его срок хранения определяется самой организацией; "На
государственное хранение не передается. Хранится в организации" -
уточняет место хранения документов, имеющих, как правило, справочный
характер.
Образец заполнения Перечня приведен в приложении З.
На втором этапе экспертизы ценности составляют описи МЧД
постоянного хранения, подлежащие приему на государственное хранение,
и акт о выделении к уничтожению МЧД, утративших историческое и
практическое значение.
4. Подготовка машиночитаемых документов для передачи на
государственное хранение
4.1. Составление описей машиночитаемых документов.
Опись МЧД - это архивный справочник, представляющий собой
перечень заголовков документов и предназначенный для раскрытия
состава и содержания МЧД. Одновременно опись является учетным
документом и основным видом научно-справочного аппарата к МЧД. Описи
МЧД (приложения 4, 6) составляются на МЧД постоянного хранения
специалистами организации совместно с представителем ведомственного
архива.
При отсутствии ведомственного архива в организации описи МЧД
составляются специалистами организации совместно с работниками
государственного архива.
Описи МЧД составляются на основании Перечня в четырех
экземплярах и утверждаются экспертной комиссией. При передаче в
ведомственный архив на всех экземплярах описи указывается количество
включенных в опись документов. Описи подписываются составителем
описи, заведующим ведомственного архива, специалистом, ответственным
за составление Перечня, и председателем экспертной комиссии
организации. Опись утверждается экспертной комиссией
государственного архива. Один экземпляр описи передается в
государственный архив в качестве контрольного документа, три -
остаются в организации.
Опись МЧД постоянного хранения должна иметь титульный лист
(приложение 4), описательную статью описи (приложение 6), итоговую
запись. К описи составляются историческая справка и предисловие. В
опись могут входить: оглавление, список сокращенных слов, указатели
к описи. На титульном листе описи указывается тип описи МЧД,
например, бухгалтерская, финансовая, проектная, управленческая;
название описи для завершенной описи. Если опись поступает в архив
разделами, то название описи может отсутствовать. В описательной
статье описи в графе "Название рубрики" указываются: название
подразделения, название номинала, название комплекса и т.п. в
зависимости от схемы систематизации МЧД внутри описи.
При составлении описи МЧД соблюдаются следующие требования:
заголовки документов вносятся в опись в соответствии с принятой
схемой систематизации на основе Перечня документов; каждый документ
вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Порядок
нумерации документов в описи - валовой за несколько лет; графы описи
заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые
содержатся в документе; при внесении в опись подряд документов с
одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого
документа, а все остальные однородные документы обозначаются словами
"то же", при этом другие сведения о документах вносятся в опись
полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится
полностью); графа описи "Примечание" используется для отметок о
приеме МЧД, о передаче МЧД другим архивам со ссылкой на необходимый
акт, о наличии копий и т.п. До передачи на государственное хранение
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5 |
Стр.6
|
