Стр. 1
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4
Постановление МИНИСТЕРСТВА ИНОСТРАННЫХ ДЕЛ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
26 марта 2007 г. № 45
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ О ПОРЯДКЕ ОРГАНИЗАЦИИ И
ПРОВЕДЕНИЯ ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ ПРИ РОТАЦИИ РАБОТНИКОВ В
ДИПЛОМАТИЧЕСКИХ ПРЕДСТАВИТЕЛЬСТВАХ И КОНСУЛЬСКИХ
УЧРЕЖДЕНИЯХ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ ЗА ГРАНИЦЕЙ
На основании Положения о Министерстве иностранных дел
Республики Беларусь, утвержденного постановлением Совета Министров
Республики Беларусь от 31 июля 2006 г. № 978 «Вопросы Министерства
иностранных дел Республики Беларусь», в целях упорядочения процедуры
приема и передачи дел при ротации работников в дипломатических
представительствах и консульских учреждениях Республики Беларусь за
границей Министерство иностранных дел Республики Беларусь
ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке организации и
проведения передачи дел при ротации работников в дипломатических
представительствах и консульских учреждениях Республики Беларусь за
границей.
2. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить
на руководителей дипломатических представительств и консульских
учреждений Республики Беларусь.
3. Настоящее постановление вступает в силу со дня его
официального опубликования.
Министр С.Н.Мартынов
УТВЕРЖДЕНО
Постановление
Министерства
иностранных дел
Республики Беларусь
26.03.2007 № 45
ИНСТРУКЦИЯ
о порядке организации и проведения передачи дел при ротации
работников в дипломатических представительствах и консульских
учреждениях Республики Беларусь за границей
1. Инструкция о порядке организации и проведения передачи дел
при ротации работников в дипломатических представительствах и
консульских учреждениях Республики Беларусь за границей (далее -
Инструкция) определяет порядок приема и передачи дел работником
дипломатического представительства или консульского учреждения
Республики Беларусь за границей (далее - загранучреждение)
работнику, назначаемому на данную должность при ротации, либо при
невозможности сделать это другому работнику этого загранучреждения.
2. Настоящая Инструкция не распространяется на порядок приема и
передачи документов, содержащих секретную информацию, который
определяется специальными инструкциями.
3. Устанавливаются следующие сроки приема и передачи дел:
для поверенных в делах, советников-посланников, заместителей
представителей Республики Беларусь при международных организациях,
генеральных консулов и советников - не более 10 календарных дней;
для консулов, вице-консулов, первых, вторых и третьих
секретарей, атташе, а также ведущих специалистов, старших референтов
и заведующих канцелярией - не более 7 календарных дней;
для главных бухгалтеров, заместителей главных бухгалтеров,
бухгалтеров, бухгалтеров - заведующих канцелярией, заведующих
хозяйством, заведующих хозяйством - комендантов, заведующих
хозяйством - водителей - не более 10 календарных дней;
для других сотрудников административно-технического персонала,
не указанных в абзаце четвертом настоящего пункта, направленных из
Республики Беларусь, - не более 5 календарных дней.
Продление установленных в части первой настоящего пункта сроков
приема и передачи дел допускается с согласия Министра иностранных
дел или его заместителя.
4. Передача дел осуществляется на основании плана-графика
приема-передачи дел, который готовится работником загранучреждения,
подлежащим ротации, до прибытия назначаемого на эту должность
работника и утверждается руководителем загранучреждения.
5. Приему-передаче подлежат:
5.1. документы на бумажных носителях;
5.2. электронный архив документов;
5.3. пароли доступа к компьютерным базам данных;
5.4. информация о деловых контактах, что предполагает:
проведение совместно с вновь назначенным работником встреч с
представителями государственных и негосударственных структур страны
пребывания, международных организаций и дипломатического корпуса
других иностранных государств, аккредитованных в стране пребывания;
передачу вновь прибывшему сотруднику списка основных контактных
лиц (с краткой устной характеристикой его полезных для
загранучреждения возможностей, информацией о знании им языков и
другими пояснениями), телефонов, адресов белорусской стороны и
стороны страны пребывания по направлениям и аспектам сотрудничества;
направление наиболее важным контактным лицам писем с
информацией о предстоящем убытии с выражением признательности за
совместную работу и рекомендации вновь прибывшего лица;
5.5. информация о существующих правилах проживания в стране
пребывания (медицинское обслуживание, заказ и покупка проездных
билетов, бронирование гостиницы, обслуживание автомобилей и другие
социально-бытовые вопросы).
6. По результатам приема-передачи дел составляется акт о приеме-
передаче дел, который в зависимости от функциональных обязанностей
работника, завершающего работу в загранучреждении, оформляется
согласно приложениям 1-11.
7. При приеме-передаче документов и дел при ротации
сотрудников, в функциональные обязанности которых входят вопросы
делопроизводства и ведения архива, проверяется:
наличие сформированных в дела документов и документов текущего
делопроизводства (в том числе путем полистного просмотра документов
с грифом ДСП);
соответствие количества единиц хранения количеству, указанному
в учетных документах;
наличие печатей и штампов, ответственность за хранение и
использование которых возложена на работника, в функциональные
обязанности которых входят вопросы делопроизводство и ведение
архива;
сохранность документов на момент приема-передачи;
наличие и сохранность библиотечного фонда.
Если документы за период работы сотрудника, подлежащего
ротации, не подготовлены к сдаче в архив, это отражается в акте.
Передача дел при ротации сотрудников, в функциональные
обязанности которых входят вопросы делопроизводства и ведения
архива, осуществляется с оформлением соответствующего акта по форме
согласно приложению 7.
8. Передача дел при ротации бухгалтера регламентируется пунктом
21 Инструкции по бухгалтерскому учету в дипломатических
представительствах и консульских учреждениях Республики Беларусь за
границей, утвержденной приказом Министерства иностранных дел
Республики Беларусь от 20 декабря 2004 г. № 125 (Национальный реестр
правовых актов Республики Беларусь, 2005 г., № 10, 8/11964) (далее -
Инструкция по бухгалтерскому учету), с оформлением соответствующего
акта по форме согласно приложению 8.
При передаче дел при ротации бухгалтера производится также
сверка дел и документов с сотрудником, ответственным за
делопроизводство и ведение архива, с отражением ее результатов в
акте, оформленном по форме согласно приложению 9.
9. При ротации материально ответственного лица (заведующего
хозяйством) передача дел регламентируется пунктом 45 Инструкции по
бухгалтерскому учету с оформлением инвентаризационных описей с
записью о приеме-передаче дел по форме согласно приложению 10, а
также составляется акт приема-передачи дел при смене сотрудника,
ответственного за материально-хозяйственные вопросы, по форме
согласно приложению 11.
10. Передача документов, находящихся на исполнении у работника
загранучреждения, подлежащего ротации, осуществляется путем
проставления передаточной подписи на самом документе передающего и
принимающего дела работников с указанием даты передачи.
11. В случае обнаружения при приеме-передаче недостачи
(повреждения) документов, дел, печатей, штампов об этом
информируется руководитель загранучреждения и принимаются
соответствующие меры к их поиску (восстановлению). Виновные в утрате
(повреждении) документов, дел, печатей и штампов привлекаются к
ответственности в установленном порядке.
12. Акт приема-передачи дел составляется в одном экземпляре (за
исключением акта приема-передачи при смене работника, ответственного
за делопроизводство и ведение архива).
Акт приема-передачи при смене работника, ответственного за
делопроизводство и ведение архива, составляется в двух экземплярах,
один из которых остается в загранучреждении, а второй передается в
управление документации и контроля главного организационно-
контрольного управления Министерства иностранных дел Республики
Беларусь.
13. Акт приема-передачи дел утверждается руководителем
загранучреждения и хранится в загранучреждении в соответствии с
установленными сроками.
Приложение 1
к Инструкции о порядке
организации и проведения передачи
дел при ротации работников
в дипломатических представительствах
и консульских учреждениях
Республики Беларусь за границей
_______________________________ УТВЕРЖДАЮ
(наименование загранучреждения) ____________________________________
(наименование должности
руководителя загранучреждения)
_____________ ____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
00.00.0000
АКТ
00.00.0000 № ________
приема-передачи дел при смене сотрудника,
ответственного за политические вопросы
г. _______________
(место составления)
Основание: приказ___________________________________________________
(наименование загранучреждения, дата, номер и название)
Мы, нижеподписавшиеся__________________________________________
(фамилия,имя, отчество и должность сотрудника,
____________________________________________________________________
передающего документы и материалы)
и __________________________________________________________________
(фамилия, имя, отчество сотрудника, вновь назначенного на должность)
____________________________________________________________________
составили настоящий акт о том, что первый передал, а второй принял
следующее:
1. Деловые контакты путем:
проведения встреч с_________________________________________________
(фамилия, имя, отчество и должность)
передачи списка основных контактных лиц, телефонов, адресов
белорусской стороны и стороны страны пребывания по направлениям и
аспектам сотрудничества:____________________________________________
(фамилия, имя, отчество и должность)
направления наиболее важным контактным лицам писем с информацией о
предстоящем убытии с выражением признательности за совместную работу
и рекомендации вновь прибывшего лица________________________________
(фамилия, имя, отчество и должность)
2. Электронный архив документов (деловая переписка, справочно-
аналитические материалы и т.п.).
3. Информационные материалы (досье) в соответствии с примерным
перечнем:
-------T---------------------------------------------------------¬
¦ 1 ¦Информация о подготовке и проведении межгосударственных¦
¦ ¦визитов на высшем и высоком уровнях, визитов официальных¦
¦ ¦делегаций ¦
+------+---------------------------------------------------------+
¦ 2 ¦Материалы об аспектах двусторонних отношений Республики¦
¦ ¦Беларусь со страной пребывания ¦
+------+---------------------------------------------------------+
¦ 3 ¦Материалы об аспектах двусторонних отношений страны пре-¦
¦ ¦бывания с другими иностранными государствами (в том числе¦
¦ ¦в региональном аспекте) ¦
+------+---------------------------------------------------------+
¦ 4 ¦Материалы о взаимодействии с общественно-политическими¦
¦ ¦организациями, партиями страны пребывания ¦
+------+---------------------------------------------------------+
¦ 5 ¦Информация по вопросам сотрудничества страны пребывания с¦
¦ ¦международными организациями, фондами ¦
+------+---------------------------------------------------------+
¦ 6 ¦Аналитико-прогнозные документы о факторах и тенденциях¦
¦ ¦внутри- и внешнеполитического развития страны пребывания,¦
¦ ¦региона ответственности ¦
+------+---------------------------------------------------------+
¦ 7 ¦Сведения по протокольным вопросам ¦
+------+---------------------------------------------------------+
¦ 8 ¦Материалы по вопросам двустороннего гуманитарного сотруд-¦
¦ ¦ничества, культуры, образования, науки, туризма ¦
+------+---------------------------------------------------------+
¦ 9 ¦Материалы об особенностях работы с соотечественниками за¦
¦ ¦рубежом ¦
L------+----------------------------------------------------------
4. Перечень информационных интернет-ресурсов страны пребывания, с
которыми сотрудник, подлежащий ротации, работал на постоянной
основе: ____________________________________________________________
____________________________________________________________________
5-1. Дела, находящиеся в пользовании, за _______ годы:
----------T--------------T------------------T---------------------------¬
¦ № п/п ¦Название и но-¦ Количество томов ¦ Примечание ¦
¦ ¦ мер дела ¦ ¦ ¦
+---------+--------------+------------------+---------------------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
+---------+--------------+------------------+---------------------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Итого принято__________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
6. Документы с грифом ДСП текущего делопроизводства:
-----T--------T------T---------------T-------T--------------T-----------¬
¦ № ¦Номер и ¦ Дата ¦ Наименование ¦Количе-¦Ограничитель- ¦Примечание ¦
¦п/п ¦ дата ¦ по- ¦документа (ука-¦ ство ¦ный гриф и но-¦ ¦
¦ ¦докумен-¦ступ- ¦ зывать, если ¦экзем- ¦мер экземпляра¦ ¦
¦ ¦ та ¦ления ¦ документ не ¦пляров ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦имеет номера и ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ даты) ¦ ¦ ¦ ¦
+----+--------+------+---------------+-------+--------------+-----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
+----+--------+------+---------------+-------+--------------+-----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Итого принято__________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
7. Наличие документов текущего делопроизводства (в том числе
контрольные поручения):
----T-----------T-----------T---------------------------T---------------¬
¦ № ¦ Номер ¦Дата доку- ¦Количество листов документа¦ Примечание ¦
¦п/п¦ документа ¦ мента ¦+ количество листов прило- ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ жений ¦ ¦
+---+-----------+-----------+---------------------------+---------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+---+-----------+-----------+---------------------------+---------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
8-2. В ходе приема-передачи выявлено отсутствие (дел, документов,
документов с грифом ДСП):
-----T---------T-----------T-----------------------------T--------------¬
¦ № ¦Номер до-¦Дата доку- ¦ Количество листов докумен- ¦ Примечание ¦
¦п/п ¦ кумен- ¦мента/дела ¦ та/дела + количество листов ¦ ¦
¦ ¦ та/дела ¦ ¦ приложений ¦ ¦
+----+---------+-----------+-----------------------------+--------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+----+---------+-----------+-----------------------------+--------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Состояние документов, дел___________________________________________
(удовлетворительное, неудовлетворительное)
Примечание._________________________________________________________
____________________________________________________________________
Передал ________________ ________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Принял _________________ ________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Присутствовал при передаче
и сверке дел, документов
________________________________ _________________________
(подпись лица, ответственного за (расшифровка подписи)
делопроизводство и ведение архива)
В дело.
_________________
(подпись)
_________________
(дата)
______________________________
струкция п-1
>1
По пунктам 5-8 акта информация сверяется с сотрудником,
ответственным за делопроизводство и ведение архива.
струкция п-2
>2
Пункт 8 заполняется в случае выявления недостачи дел,
документов, документов с грифом ДСП.
Приложение 2
к Инструкции о порядке
организации и проведения передачи
дел при ротации работников
в дипломатических представительствах
и консульских учреждениях
Республики Беларусь за границей
_______________________________ УТВЕРЖДАЮ
(наименование загранучреждения) ___________________________________
(наименование должности руководителя
загранучреждения)
___________ ______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
00.00.0000
АКТ
00.00.0000 № ________
приема-передачи дел при смене сотрудника,
ответственного за торгово-экономические вопросы
г. __________________
(место составления)
Основание: приказ___________________________________________________
(наименование загранучреждения, дата, номер и название)
Мы, нижеподписавшиеся__________________________________________
(фамилия, имя,отчество и должность сотрудника,
____________________________________________________________________
передающего документы и материалы)
и___________________________________________________________________
(фамилия, имя, отчество сотрудника, вновь назначенного на должность)
____________________________________________________________________
составили настоящий акт о том, что первый передал, а второй принял
следующее:
1. Деловые контакты путем:
проведения встреч с_________________________________________________
(фамилия, имя, отчество и должность)
передачи списка основных контактных лиц, телефонов, адресов
белорусской стороны и стороны страны пребывания по направлениям и
аспектам сотрудничества:____________________________________________
(фамилия, имя, отчество и должность)
направления наиболее важным контактным лицам писем с информацией о
предстоящем убытии с выражением признательности за совместную работу
и рекомендации вновь прибывшего лица________________________________
(фамилия, имя, отчество и должность)
2. Электронный архив документов (деловая переписка, справочно-
аналитические материалы и т.п.).
3. Информационные материалы (досье) в соответствии с примерным
перечнем:
---------T--------------------------------------------------------------¬
¦ 1 ¦Материалы о подготовке и проведении визитов официальных деле-¦
¦ ¦гаций, деловых кругов ¦
+--------+--------------------------------------------------------------+
¦ 2 ¦Материалы об аспектах торгово-экономического сотрудничества¦
¦ ¦Республики Беларусь со страной пребывания ¦
+--------+--------------------------------------------------------------+
¦ 3 ¦Материалы об аспектах торгово-экономического сотрудничества¦
¦ ¦страны пребывания с другими иностранными государствами (в том¦
¦ ¦числе в региональном аспекте) ¦
+--------+--------------------------------------------------------------+
¦ 4 ¦Материалы о деятельности совместной межправительственной ко-¦
¦ ¦миссии по вопросам торгово-экономического сотрудничества ¦
+--------+--------------------------------------------------------------+
¦ 5 ¦Материалы о сотрудничестве с компаниями, банками, фондами ¦
+--------+--------------------------------------------------------------+
¦ 6 ¦Материалы об организации, проведении и участии в международных¦
¦ ¦выставках, ярмарках, других мероприятиях страны пребывания ¦
L--------+---------------------------------------------------------------
4. Перечень информационных интернет-ресурсов страны пребывания, с
которыми сотрудник, подлежащий ротации, работал на постоянной
основе: ____________________________________________________________
____________________________________________________________________
5-1. Дела, находящиеся в пользовании, за _______ годы:
----------T----------------T----------------T---------------------------¬
¦ № п/п ¦Название и номер¦Количество томов¦ Примечание ¦
¦ ¦ дела ¦ ¦ ¦
+---------+----------------+----------------+---------------------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
+---------+----------------+----------------+---------------------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Итого принято__________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
6. Документы с грифом ДСП текущего делопроизводства:
-----T------T------T----------------T--------T--------------T----------¬
¦ № ¦Номер ¦ Дата ¦Наименование до-¦Количес-¦Ограничитель- ¦Примечание¦
¦п/п ¦и дата¦ по- ¦кумента (указы- ¦тво эк- ¦ный гриф и но-¦ ¦
¦ ¦доку- ¦ступ- ¦вать, если доку-¦земпля- ¦мер экземпляра¦ ¦
¦ ¦мента ¦ления ¦ мент не имеет ¦ ров ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ номера и даты) ¦ ¦ ¦ ¦
+----+------+------+----------------+--------+--------------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
+----+------+------+----------------+--------+--------------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Итого принято__________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
7. Наличие документов текущего делопроизводства (в том числе
контрольные поручения):
----T----------T----------T-----------------------------T--------------¬
¦ № ¦Номер до- ¦Дата доку-¦Количество листов документа +¦ Примечание ¦
¦п/п¦ кумента ¦ мента ¦количество листов приложений ¦ ¦
+---+----------+----------+-----------------------------+--------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+---+----------+----------+-----------------------------+--------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
8-2. В ходе приема-передачи выявлено отсутствие (дел, документов,
документов с грифом ДСП):
----T----------T----------T-----------------------------T--------------¬
¦ № ¦Номер до- ¦Дата доку-¦Количество листов документа ¦ Примечание ¦
¦п/п¦кумента/ ¦мента/ ¦дела/ + ¦ ¦
¦ ¦дела ¦дела ¦количество листов приложений ¦ ¦
+---+----------+----------+-----------------------------+--------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+---+----------+----------+-----------------------------+--------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Состояние документов, дел__________________________________________
(удовлетворительное, неудовлетворительное)
Примечание. ________________________________________________________
____________________________________________________________________
Передал ________________ ______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Принял _________________ ______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Присутствовал при передаче
и сверке дел, документов
__________________________________ ______________________
(подпись лица, ответственного за (расшифровка подписи)
делопроизводство и ведение архива)
В дело.
_________________
(подпись)
_________________
(дата)
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4
|
