ПОИСК ДОКУМЕНТОВ

Правила Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 30.04.1997 № 5 "Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь"

Текст документа с изменениями и дополнениями по состоянию на ноябрь 2013 года

< Главная страница

Зарегистрировано в НРПА РБ 24 августа 2001 г. N 8/6918

                                УТВЕРЖДЕНО:
                                решение Коллегии
                                Государственного комитета по архивам
                                и делопроизводству
                                Республики Беларусь
                                30.04.1997 N 5

"Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь" являются нормативным документом, регламентирующим деятельность ведомственных архивов и архивов негосударственных учреждений, организаций и предприятий республики. В них изложены правовые основы деятельности, задачи и функции архивов; требования, предъявляемые к номенклатурам дел; методика проведения экспертизы ценности документов; порядок формирования и оформления дел, уничтожения документов временного хранения, составления научно-справочного аппарата к документам архива, учета, обеспечения сохранности и использования документов, а также другие вопросы, связанные с работой указанных архивов. В случаях, не предусмотренных настоящими правилами (при проведении работы по выявлению и учету особо ценных дел, созданию и учету страхового фонда, фонда пользования и др.), архивы центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь обязаны руководствоваться действующими правилами работы государственных архивов.

В целях обеспечения преемственности работы архивов, учета особенностей формирования и структуры Национального архивного фонда Республики Беларусь в настоящих правилах сохранен ряд положений, формулировок и форм ранее действовавших "Основных правил работы ведомственных архивов СССР" (М., 1987).

Пункты и отдельные формулировки (предложения) правил, не являющиеся обязательной нормой для архивов негосударственных учреждений, организаций и предприятий, которые не имеют договорных отношений с учреждениями государственной архивной службы, помечены звездочкой <*>.

-------------------------------

<*> Звездочки (*) располагаются в начале пункта или в конце соответствующих предложений и реквизитов форм документов.

Правила не распространяются на архивы, хранящие научно-техническую, машиночитаемую, кино-, фото-, фоно-, видеодокументацию, а также другие виды специальной документации.

1. ПРАВОВЫЕ ОСНОВЫ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АРХИВОВ ЦЕНТРАЛЬНЫХ И МЕСТНЫХ ОРГАНОВ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ И УПРАВЛЕНИЯ, УЧРЕЖДЕНИЙ, ОРГАНИЗАЦИЙ И ПРЕДПРИЯТИЙ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

1.1. Деятельность архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь регулируется и регламентируется Законом Республики Беларусь "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь", Законом Республики Беларусь "Об охране историко-культурного наследия", настоящими правилами, нормативно-методическими документами государственной архивной службы <*>, положениями об архивах.

-------------------------------

<*> См. Список нормативно-методической литературы.

1.2. Документы органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий (далее - организаций) независимо от формы собственности и характера деятельности входят в состав Национального архивного фонда Республики Беларусь и хранятся в вышеназванных архивах. Национальный архивный фонд включает в себя государственную и негосударственную части.

1.2.1. Государственную часть Национального архивного фонда составляют архивные фонды и документы:

государственных органов, органов местного самоуправления, государственных предприятий, организаций, учреждений, штабов, объединений, мобильных сил, соединений и воинских частей Вооруженных Сил, штабов соединений и воинских частей пограничных войск, внутренних войск МВД, войск КГБ и железнодорожных войск, военно-учебных заведений, находящихся на территории Республики Беларусь;

государственных предприятий, организаций, учреждений, воинских частей Республики Беларусь, находившихся или находящихся за пределами республики;

объединений, предприятий, организаций, учреждений смешанных форм собственности, в уставных фондах которых преобладает доля государственной собственности;

общественных объединений и их предприятий, образовавшихся до момента регистрации этих объединений и предприятий в установленном законом порядке и принятые на государственное хранение;

юридических и физических лиц, поступившие в собственность государства, в том числе и из-за рубежа, на основаниях, предусмотренных законодательством Республики Беларусь;

художественные, мультипликационные, документальные, научно-популярные фильмы, кино-, фото-, фоно- и видеодокументы, статистическая, научная, технологическая, нормативно-техническая, проектная, конструкторская, патентная, картографическая, геологическая, телеметрическая, коммерческая и машиночитаемая документация, научные, литературные, живописные, музыкальные и др. рукописи, рисунки, дневники, мемуары и иные виды документов, изготовленные или разработанные на предприятиях, в организациях, учреждениях, редакциях газет и журналов за счет государственных средств <*>.

-------------------------------

<*> В п.1.2.1 не перечислены виды архивных фондов, входящих в состав Национального архивного фонда, но не имеющих непосредственного отношения к деятельности архивов органов государственной власти и управления, организаций, учреждений и предприятий Республики Беларусь - фонды дореволюционных организаций и др.

1.2.2. Негосударственную часть Национального архивного фонда составляют архивные фонды и документы, находящиеся в собственности:

общественных объединений с момента их регистрации в установленном законом порядке;

религиозных организаций;

иных негосударственных объединений, предприятий, организаций, учреждений;

физических лиц (документы личного происхождения, семейные архивы, коллекции документов и др.).

1.3. Государственное управление Национальным архивным фондом и архивами в Республике Беларусь возлагается на Государственный комитет по архивам и делопроизводству Республики Беларусь (далее - Госкомархив), отделы по архивам и делопроизводству исполнительных комитетов областных и Минского городского Советов депутатов.

Органы государственной архивной службы Республики Беларусь осуществляют контроль за безусловным соблюдением на территории республики всеми юридическими лицами независимо от форм собственности, их ведомственной подчиненности, а также гражданами законодательства Республики Беларусь по вопросам ведения делопроизводства и архивного дела. Решения и указания органов управления архивным делом по вопросам работы архивов и организации делопроизводства являются обязательными для всех юридических и физических лиц.

1.4. Государственный контроль за обеспечением сохранности, учета и использования документов осуществляется Советами депутатов, исполнительными и распорядительными органами. Государственный надзор за соблюдением законодательства по делопроизводству и архивному делу в Республике Беларусь, соблюдением норм и принципов работы с документами, установленных стандартами специальными правилами и инструкциями, возлагается на Государственную инспекцию архивов и делопроизводства.

1.5. Организации обязаны обеспечивать накопление, учет, хранение и использование документов Национального архивного фонда Республики Беларусь в соответствии с требованиями, изложенными в законах и других нормативных актах Республики Беларусь.

Руководители организаций обеспечивают контроль за соблюдением установленного порядка накопления, обеспечения сохранности, учета, использования документов до их передачи на государственное хранение и несут ответственность за полноту и сохранность документальных материалов.

1.6. Согласно Закону "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь" архивы центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий (далее - архивы) разделяются на ведомственные архивы и архивы негосударственных организаций, учреждений и предприятий.

1.6.1. Под ведомственным архивом понимается архивное учреждение государственной организации (организаций) или структурное подразделение государственной организации, хранящее документы на протяжении определенного срока в своей организации. Под архивом негосударственной организации, учреждения или предприятия понимается негосударственное архивное учреждение или структурное подразделение негосударственной организации, осуществляющее прием и постоянное хранение архивных документов, зарегистрированное в установленном законом порядке.

1.6.2. Ведомственные архивы до передачи документов в государственные архивы на постоянное хранение имеют право на владение, пользование и распоряжение архивными документами. Документы ведомственных архивов являются собственностью государства, не могут быть объектом купли-продажи и иных сделок по их отчуждению и должны по истечении сроков ведомственного хранения бесплатно передаваться в государственные архивы в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями.

1.6.3. Архивные документы, являющиеся собственностью негосударственных организаций, находятся в их владении, пользовании и распоряжении. Собственники названных документов имеют право передать на добровольных началах бесплатно или за определенную плату в собственность государства принадлежащие им архивные документы либо поместить их на временное хранение в государственные архивы с заключением соответствующего договора. При передаче документов на хранение в государственные архивы за собственником архивных документов сохраняется право собственности на них, если иное не оговорено в договоре.

Собственник документов, отнесенных к негосударственной части Национального архивного фонда, обязан предоставлять в соответствующие государственные архивы сведения о своих фондах и документах с целью их учета, а также сообщать этим органам о смене владельца названных документов и об изменении места их хранения. Уничтожение документов их собственником может быть произведено только с письменного разрешения государственного архива, обслуживающего соответствующую зону.

1.7. При реорганизации либо ликвидации государственных организаций образовавшиеся в процессе их деятельности документы передаются правопреемникам. В случае отсутствия правопреемника документы, относящиеся к Национальному архивному фонду, передаются в соответствующий государственный архив, а архивные документы, подлежащие временному хранению, и документы по личному составу - в архив вышестоящей организации.

При преобразовании государственных организаций в организации иных форм собственности их архивные документы передаются на хранение в государственные архивы. По просьбе вновь созданных фондообразователей органы государственной архивной службы имеют право передать им эти документы на временное хранение на основании лицензий.

В состав комиссий, создаваемых для передачи документов и имущества, включаются представители государственной архивной службы. При ликвидации негосударственных организаций, не имеющих правопреемника, органы, зарегистрировавшие их, обязаны принять по описям на хранение документы этих юридических лиц.

1.8. Финансирование и материально-техническое обеспечение ведомственных архивов осуществляется за счет средств государственного бюджета. Архивные учреждения негосударственных форм собственности содержатся за счет средств создавших их организаций, граждан и иных источников.

1.9. Юридические и физические лица, виновные в нарушении нормативных актов Республики Беларусь по вопросам делопроизводства и архивного дела, несут ответственность в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Имущественный вред, нанесенный в результате повреждения либо уничтожения архивных документов, подлежит взысканию с виновных физических либо юридических лиц в размере, определенном судом с учетом заключения органов государственного управления архивным делом.

Согласно Кодексу Республики Беларусь об административных правонарушениях нарушение установленного порядка и требований законодательства в ведении делопроизводства, которое проявилось:

в невыполнении требований государственных стандартов, нарушении дисциплины в оформлении документов;

в отсутствии номенклатуры дел, нарушении порядка ее согласования и утверждения;

в отсутствии нормативно-методических документов, определяющих функции, права и обязанности делопроизводственных служб и их работников, регламентирующих организацию делопроизводства, влечет наложение штрафа на должностных лиц в размере от пятнадцати до двадцати минимальных заработных плат.

Утрата или незаконное уничтожение дел постоянного или временного хранения, причинение им непоправимых повреждений в результате необеспечения их сохранности, оставление документов бесхозными или неучтенными влечет наложение штрафа на граждан в размере от трех до пяти минимальных заработных плат и на должностных лиц - от пятнадцати до двадцати минимальных заработных плат.

Нарушение администрацией предприятий, учреждений, организаций независимо от форм собственности законодательства об архивах, невыполнение законных требований и указаний архивных органов о выделении приспособленных площадей для размещения документов, изъятие у архивов помещений и использование их не по назначению (в том числе сдача в аренду) или неиспользование их вообще, уклонение от передачи в установленных законом случаях документов на государственное хранение, а также необоснованный отказ предприятий, учреждений, организаций, архивов независимо от форм собственности в выдаче гражданам справок социально-правового характера влечет наложение штрафа на должностных лиц в размере от пятнадцати до двадцати минимальных заработных плат.

Рассматривать дела об административных правонарушениях и налагать административные наказания от имени государственного управления архивами и делопроизводством Республики Беларусь имеют право:

председатель Госкомархива;

заместитель председателя Госкомархива;

руководители областных и г.Минска органов государственного управления архивами и делопроизводством Республики Беларусь.

1.10. Прочие правовые нормы, связанные с деятельностью архивов, изложены в соответствующих разделах настоящих правил.

2. ВИДЫ, ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ АРХИВОВ

2.1. В зависимости от состава документов, которыми комплектуется архив, обязанностей по осуществлению учета, хранения и использования документов Национального архивного фонда Республики Беларусь могут создаваться архивы следующих видов:

архив организации, хранящий документы только данной организации <*>;

центральный архив, хранящий документы центрального аппарата организации (центрального органа управления, центрального органа общественного объединения), а также документы организаций непосредственного подчинения и, при необходимости, других источников комплектования, список которых утверждается руководителем соответствующей отрасли (системы, объединения); центральный отраслевой архив центрального органа управления (центральный архив общественного объединения), хранящий документы организаций отрасли (системы, объединения) всех уровней подчиненности независимо от их территориального расположения в соответствии со списком источников комплектования архива, утвержденным руководителем отрасли (системы, объединения);

объединенный ведомственный архив, хранящий документы нескольких организаций министерства или другого центрального органа управления, связанных определенной системой соподчиненности или однотипных по профилю деятельности;

объединенный межведомственный архив, хранящий документы организаций нескольких отраслей (систем), связанных территориально;

объединенный архив, созданный несколькими организациями негосударственной формы собственности и хранящий их документы.

-------------------------------

<*> В организациях, создающих технологическую, нормативно-техническую, проектную, конструкторскую, картографическую, геологическую, гидрометеорологическую, телеметрическую, машиночитаемую, кино-, фото-, фоно-, видеодокументацию, могут создаваться специальные архивы для хранения документов вышеназванных видов.

2.2. Задачами архива являются:

комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;

обеспечение сохранности и ведение учета документов;

обеспечение использования документов;

подготовка и передача документов Национального архивного фонда Республики Беларусь на государственное хранение в соответствии с требованиями, установленными Госкомархивом <*>;

осуществление методического руководства и проверок состояния организации документов в делопроизводстве организации, а также архивного дела и организации документов в делопроизводстве в подведомственных организациях.

2.3. Для решения стоящих перед ними задач архив выполняет ряд функций. Основные функции архива соответствуют основным направлениям его работы (см. пп.2.3.1-2.3.14).

2.3.1. Архив составляет и ежегодно уточняет список организаций - источников комплектования <**>. (Приложение 1).

-------------------------------

<*> Для архивов негосударственных организаций, не имеющих договора с госархивом, данная норма действует при ликвидации организации и отсутствии правопреемника.

<**> Исключение - архив организации.

2.3.2. Принимает на хранение документы структурных подразделений организации, а также других организаций, являющихся источниками комплектования архива.

2.3.3. Проводит экспертизу ценности хранящихся в архиве документов и оказывает методическую помощь по проведению экспертизы ценности документов, находящихся в структурных подразделениях; участвует в работе Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) или экспертной комиссии (ЭК) организации.

2.3.4. Проверяет соответствие формирования и оформления дел в делопроизводстве организации и подведомственных организаций установленным требованиям. Проверяет работу архивов подведомственных организаций.

2.3.5. Осуществляет фондирование документов и дел.

2.3.6. Ведет комплекс учетных документов.

2.3.7. Составляет научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве документам.

2.3.8. Создает страховой фонд копий документов архива (на фотоматериалах, лазерных дисках или др. специальных носителях).

2.3.9. Контролирует условия хранения документов, проверяет наличие и сохранность документов и дел.

2.3.10. Представляет в соответствующее учреждение государственной архивной службы сведения о составе и объеме фондов, хранящихся в архиве.

2.3.11. Выполняет запросы организаций и частных лиц, выдает копии документов, архивные справки (выписки) и дела во временное пользование, обеспечивает работу исследователей.

2.3.12. Подготавливает и передает на госхранение документы Национального архивного фонда Республики Беларусь <*>.

-------------------------------

<*> См. сноску к п.2.2.

2.3.13. Участвует в разработке нормативно-методических документов (инструкций, рекомендаций, положений, номенклатуры дел и др.) по документационному обеспечению управления.

2.4. Архиву для выполнения его задач и функций предоставляется право:

давать в установленном порядке указания структурным подразделениям и архивам подведомственных организаций по вопросам, входящим в компетенцию архива;

запрашивать от структурных подразделений организации и архивов подведомственных организаций сведения, необходимые для работы архива;

вносить руководству организации предложения по совершенствованию делопроизводства и архивного дела (приложение 40).

3. НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ

Номенклатура дел - это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел предназначена для обеспечения порядка группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, индексации дел и определения срока их хранения.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. В архиве она используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

3.1. Виды номенклатур дел

3.1.2. Номенклатуры дел подразделяются на типовые, примерные и конкретные.

3.1.3. Типовые и примерные номенклатуры дел составляются для определенной категории организаций, отличающихся однородным характером деятельности и составом документов <*>.

-------------------------------

<*> К указанным организациям относятся, в частности, областные Советы депутатов и их исполкомы, средние школы и т.д.

3.1.4. Типовая номенклатура дел устанавливает единую индексацию, типовой состав и унифицированные заголовки дел для однородных по характеру деятельности и структуре организаций всей отрасли (системы, объединения). Она является нормативным документом и носит обязательный характер.

3.1.5. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав и индексы дел для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер.

3.1.6. Типовые и примерные номенклатуры дел составляются службами ДОУ министерств, Госкомитетов и др. центральных органов управления, подведомственная сеть которых включает ряд однородных организаций и утверждается руководством отрасли (системы, объединения) после согласования с ЦЭК организации и Госкомархивом.

3.1.7. Конкретная номенклатура дел составляется (уточняется) ежегодно в каждой организации и включает систематизированные заголовки всех дел, которые будут заведены или продолжены делопроизводством в данной организации в текущем календарном году. Конкретная номенклатура дел составляется для всей организации (сводная) и для каждого структурного подразделения. (Приложения 2, 3).

3.2. Порядок составления, согласования и утверждения номенклатуры дел организации

3.2.1. Номенклатура дел организации составляется службой ДОУ (управлением делами, канцелярией, общим или административно-хозяйственным отделом) при участии архива или учреждением государственной архивной службы (на договорных началах).

3.2.2. Государственные архивы оказывают методическую (консультативную) помощь в разработке номенклатур дел организациям, являющимся источниками комплектования указанных архивов.

3.2.3. Нормативно-методическим основанием при разработке номенклатуры дел организации служат государственные стандарты, типовые и ведомственные перечни документов со сроками хранения, инструкции по делопроизводству, типовые и примерные номенклатуры дел, решения ЦЭК (ЭК) организации, решения Центральной экспертно-методической комиссии (ЦЭМК) Госкомархива об изменении сроков хранения отдельных категорий документов и дел.

3.2.4. При составлении номенклатуры дел используются устав или положение об организации, штатные расписания, отчеты о работе, положения о структурных подразделениях организации, должностные инструкции, номенклатуры дел за предыдущие годы, описи дел, регистрационные журналы, справочные картотеки. Изучается состав, количество и содержание документов и дел, образующихся в процессе деятельности организации.

3.2.5. Основой для составления сводной номенклатуры дел являются номенклатуры дел структурных подразделений (управлений, отделов, лабораторий и т.д.) и профкома. Они разрабатываются при участии специалистов, знающих функции, задачи и документацию этих подразделений. Служба ДОУ контролирует работу по разработке номенклатур дел структурных подразделений и оказывает методическую помощь составителям. Номенклатура дел структурного подразделения визируется заведующим архивом, согласовывается ЭК структурного подразделения (при его наличии) и подписывается руководителем структурного подразделения.

3.2.6. Номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале предшествующего года. Она визируется заведующим архивом, подписывается руководителем службы ДОУ, согласовывается ЭК (ЦЭК) организации, согласовывается экспертно-методической комиссией (ЭМК) или экспертно-проверочной комиссией (ЭМК) государственного архивного учреждения и до 1 января следующего года утверждается руководителем организации <*>.

-------------------------------

<*> Номенклатуры дел негосударственных организаций, не имеющих договорных отношений с учреждениями государственной архивной службы, не согласовываются ЭМК (ЭПК) государственного архивного учреждения.

3.2.7. Номенклатура дел согласовывается с государственным архивом 1 раз в 5 лет или после значительных изменений в структуре организации независимо от срока предыдущего согласования. Ежегодно она уточняется. После внесения необходимых изменений номенклатура дел утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего года приказом (распоряжением).

3.2.8. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения получают выписки из нее, включающие текст соответствующих разделов.

3.2.9. Номенклатура дела составляется в четырех экземплярах. Первый экземпляр хранится в службе ДОУ, второй используется службой ДОУ в качестве рабочего экземпляра, третий находится в качестве учетного документа в архиве, четвертый - в государственном архиве. Первый экземпляр является документом постоянного хранения. Он регистрируется (в порядке, установленном для регистрации внутренних документов) и включается в раздел номенклатуры дел общего отдела, канцелярии или других структур, которые осуществляют документационное обеспечение управления. Номенклатуры структурных подразделений хранятся 5 лет после передачи дел в архив. Номенклатуры дел организаций, в делопроизводстве которых не образуются документы постоянного хранения, хранятся не менее 10 лет.

3.3. Схема построения номенклатуры дел организации

3.3.1. Схема построения номенклатуры дел соответствует структуре организации. Названиями разделов и подразделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений организации, расположенные в соответствии со штатным расписанием.

3.3.2. Структурное подразделение, в котором откладываются организационно-распорядительные документы руководства организации (управление делами, канцелярия, общий отдел и т.п.), всегда располагается в начале номенклатуры дел независимо от места, занимаемого данным подразделением в штатном расписании. После основных структурных подразделений в порядке значимости следуют общественные организации и временно действующие органы.

3.3.3. В организациях, имеющих устойчивую структуру, номенклатура дел строится по структурному принципу. В организациях, не имеющих устойчивой структуры и бесструктурных, схема номенклатуры дел строится по структурно-функциональному принципу или функциональному принципу (по направлениям деятельности без деления на структурные части).

Пример схемы номенклатуры, построенной по структурному принципу:

01. Общий отдел

02. Отдел экономического прогнозирования

03. Производственно-технологический отдел

04. Технический отдел

05. Отдел капитального строительства

06. Отдел техники безопасности

07. Отдел главного механика и энергетика

08. Отдел технического контроля

09. Финансовый отдел

10. Бухгалтерия

11. Отдел труда и заработной платы

12. Отдел кадров

13. Отдел материально-технического снабжения и сбыта продукции

14. Юрисконсульт

15-20. Цеха

21-25. Лаборатории

26. Профсоюзный комитет

Пример схемы номенклатуры, построенной по структурно-функциональному принципу:

01. Руководство

02. Организационно-методическая работа

03. Спортивно-массовая работа

04. Тренерский совет

05. Бухгалтерия

06. Отдел кадров

07. Профсоюзный комитет

Пример схемы номенклатуры, построенной по функциональному принципу:

01. Руководство

02. Планирование

03. Организация производственной деятельности

04. Финансирование

05. Учет и отчетность

06. Кадры

3.4. Состав и оформление номенклатуры дел организации

3.4.1. Номенклатура дел оформляется на общем бланке организации с обязательными реквизитами (приложения 2, 3).

3.4.2. Форма номенклатуры дел включает 5 граф - индекс дела (1), заголовок дела (2), количество дел (3), срок хранения дела и номер статьи по перечню (4), примечание (5).

3.4.3. В графе 1 номенклатуры дел указываются индексы дел, обозначаемые арабскими цифрами и состоящие из двух элементов - номера структурного подразделения или соответствующего раздела номенклатуры дел и порядкового номера дела в пределах подразделения (раздела). Цифры индекса разделяются дефисом.

Пример. 01-01, 01-02, 01-03 и т.д.

В номенклатуре дел однородным делам, ведущимся в различных структурных подразделениях, присваиваются одинаковые порядковые номера и типовые заголовки. Дела по переходящим вопросам (не разрешенным в течение календарного года) вносятся в номенклатуру дел следующего года под тем же индексом.

3.4.4. В конце разделов помещаются резервные индексы для дополнительно заведенных дел, которые по тем или иным причинам не могли быть учтены при составлении номенклатуры.

3.4.5. В графе 2 номенклатуры дел указываются наименования разделов и подразделов номенклатуры и все заголовки дел постоянного и временного хранения, заводимых в организации в календарном году, включая дела с грифом ограничения доступа к документации, незаконченные делопроизводством дела за предыдущий год (переходящие дела), справочные картотеки к документам, документы, образующиеся в деятельности вычислительного центра данной организации, а также заголовки не завершенных делопроизводством дел ликвидированных организаций, правопреемником которых является организация. В номенклатуру дел не должны включаться печатные издания (брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, экспресс-информация и др.) <*>, алфавиты, указатели и другие вспомогательные документы.

-------------------------------

<*> В отдельных случаях малотиражные печатные издания, не поступающие в государственные библиотеки Республики Беларусь, могут включаться в номенклатуру дел и в опись дел постоянного хранения.

3.4.6. Заголовок дела должен соответствовать содержанию и составу документов дела, быть кратким, доступным для восприятия, четким и конкретным.

3.4.7. Заголовок включает:

название рода дела (документы, переписка, дело) или разновидности документов (приказы, протоколы, планы, отчеты, докладные записки, акты, справки и т.д.);

указание автора документа (краткое название организации, ее структурного подразделения или должностного лица);

Пример. Приказы министра... Отчет комитета...

указание адресата или корреспондента документа;

Пример. Переписка с Советом Министров Республики Беларусь...

краткое содержание документов дела (название темы дела);

Пример. Отчет комитета о финансово-хозяйственной деятельности...

географическое название населенного пункта или территории, с которой связано содержание документов дела <*>;

Пример. Отчеты средних школ Борисовского, Березинского, Вилейского, Воложинского и Дзержинского районов Минской области об учебно-воспитательной работе...

указание хронологических рамок документов дела, датировку действий или событий, отраженных в документах, но выходящих за пределы делопроизводственного года <**>;

Пример. Перспективный план работы фабрики на 1996-2010 гг.

указание на копийность документов дела.

-------------------------------

<*> Названия населенных пунктов и территорий приводятся в следующем порядке: деревня (колхоз, совхоз), сельсовет, город, район, область.

<**> В заголовках, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается месяц, квартал, год на (за) который составлены данные документы.

3.4.8. В заголовках нельзя использовать неконкретные формулировки (типа "разная переписка", "отчеты по вагонам", "натуроплата" и пр.), определения, в которых вид документа заменен неким действием ("исследование", "рассмотрение" и т.д.).

3.4.9. В заголовках термин "дело" используется при заведении личных, судебных, арбитражных дел, а также при объединении различных документов, связанных последовательностью решения какого-либо вопроса.

Пример. Дело о рассмотрении жалобы Иванова И.И. ...

3.4.10. Термин "документы" используется:

при группировке в дело документов по одному вопросу, не связанных последовательностью делопроизводства (в конце подобного заголовка указывается не более трех основных разновидностей документов данного дела);

Пример. Документы о проведении Республиканской спартакиады школьников (положение, протоколы, отчеты и др.).

в делах, содержащих приложения к основному документу или группе документов.

Пример. Документы к протоколам NN... заседаний Ученого совета (доклады, информации, справки и др.).

3.4.11. В заголовках дел, содержащих переписку с несколькими разнородными корреспондентами (более трех), названия (фамилии) указанных корреспондентов, как правило, не перечисляются.

Пример. Переписка о поставке продукции на экспорт.

В заголовках дел, содержащих переписку с несколькими однородными корреспондентами (более трех), названия (фамилии) корреспондентов указываются обобщенно.

Пример. Переписка с банками по вопросам финансирования и кредитования...

Переписка с гражданами о выплате пенсий и пособий.

3.4.12. Систематизация заголовков в разделах номенклатуры дел обусловлена степенью их значимости и взаимосвязи. Заголовки систематизируются в следующем порядке: законы Республики Беларусь, постановления Национального собрания Республики Беларусь, указы, декреты, распоряжения Президента Республики Беларусь, распоряжения Администрации Президента Республики Беларусь, постановления и распоряжения Совета Министров Республики Беларусь, уставы (положения об организации), протоколы, приказы, штатные расписания, планы (годовые и текущие), отчеты (годовые, квартальные, месячные), информации, справки, сведения, акты, переписка. Порядок систематизации прочих категорий дел определяется составителем номенклатуры в соответствии с их значимостью.

3.4.13. Систематизация однородных дел осуществляется по алфавиту корреспондентов или географических названий.

3.4.14. Графа 3 заполняется в конце календарного (делопроизводственного) года. В ней указывается количество дел (томов, частей) определенной категории, заведенных в организации в течение года. В эту же цифру включается количество томов или частей дела.

3.4.15. В графе 4 номенклатуры дел указываются сроки хранения дел и номера статей по типовому или ведомственному перечням документов (типовой, примерной номенклатурам дел). Если перечень не содержит сведений о каких-либо разновидностях документов, решение о сроках их хранения принимается ЭМК (ЭПК) государственного архивного учреждения по представлению ЭК организации или ЦЭМК Госкомархива.

3.4.16. Графа 5 номенклатуры дел служит для различных отметок службы ДОУ - о передаче дел в другие организации или структурные подразделения, незаведении дел, утрате дел, переходящих делах, включении дел в акт на уничтожение и т.д. В ней указывается название перечня (перечней), которыми пользовались составители номенклатуры дел.

3.4.17. На последнем листе номенклатуры дел помещаются подписи лиц, указанных в п.3.2.6 настоящих правил, гриф согласования номенклатуры дел ЦЭК (ЭК) организации, гриф согласования с ЭМК (ЭПК) государственного архивного учреждения, а также итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел, которая заполняется в конце календарного года и подписывается руководителем службы ДОУ.

3.5. Формирование дел

3.5.1. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Документы формируются в дела лицами, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях, под контролем и методическим руководством службы ДОУ и архива. В бесструктурных организациях формированием дел занимается непосредственно служба ДОУ или работники, ответственные за документационное обеспечение отдельных направлений деятельности организации.

3.5.2. Документы группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. При этом проверяется правильность оформления документов, их соответствие государственным, отраслевым стандартам и другим нормативным актам. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку.

3.5.3. Документы постоянного и временного срока хранения группируются в отдельные дела. Например, следует раздельно формировать оригиналы и копии документов, годовые, квартальные и месячные планы и отчеты, приказы вышестоящей и подчиненной организации, поскольку они имеют различные сроки хранения. Допускается временная группировка в одном деле документов с различными сроками хранения, связанных решением одного вопроса. По окончании делопроизводственного года такие документы в зависимости от срока их хранения следует формировать в самостоятельные дела. Машинограммы помещаются в дела на общих основаниях.

3.5.4. В дела включается только один экземпляр каждого документа. Не подшиваются документы, подлежащие возврату, черновые и дублетные экземпляры, проекты документов, размноженные копии.

3.5.5. В дела формируются документы за один календарный год (исключения - переходящие, личные и судебные дела; дела с жалобами и документами об их рассмотрении; дела выборных органов, формирующиеся за период осуществления ими своих полномочий; дела учебных заведений, формирующиеся в течение учебного года; истории болезней, рукописи и т.д.).

3.5.6. Приложения к документам при их значительном объеме группируются в отдельные тома, небольшие приложения - вместе с документами, к которым они относятся.

3.5.7. Документы в деле систематизируются в хронологическом порядке, в соответствии с ходом решения излагаемого в нем вопроса, по алфавиту, нумерации, а также на основании других принципов, которые могут варьироваться в зависимости от особенностей документов.

3.5.8. Распорядительные документы (приказы, распоряжения и решения и др.) группируются в дела по видам в хронологическом порядке. Уставы, положения, инструкции образуют самостоятельные дела, если они не являются приложениями к утвердившим их распорядительным документам.

3.5.9. Приказы по основной деятельности и приказы по личному составу формируются в отдельные дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Приказы по личному составу делятся на две группы:

приказы о приеме, переводе, увольнении, поощрении и премировании сотрудников;

приказы о предоставлении отпусков, наложении взысканий, назначении дежурных, командировках.

3.5.10. Протоколы собраний (конференций и т.д.), заседаний коллегиальных органов располагаются в деле в хронологическом порядке вместе с приложениями (доклады, проекты решений и т.д.).

3.5.11. Утвержденные планы, отчеты, сметы, нормативы, титульные списки и другие документы, подготовка которых требует предварительных расчетов, группируются отдельно от расчетов к ним.

3.5.12. Планы (прогнозы) и отчеты независимо от времени их составления группируются в дела того года, к которому они относятся по содержанию. Например, план на 1997 год, составленный в 1996 году, и отчет за 1997 год, составленный в 1998 году, должны быть отнесены к 1997 году.

3.5.13. При формировании дел с перепиской за документом-запросом помещается документ-ответ.

3.5.14. Документы в личных делах располагаются в следующей последовательности: внутренняя опись документов, имеющихся в деле; заявление о приеме на работу; направление или представление; анкета; листок по учету кадров; автобиография; документы об образовании; выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении; дополнение к личному листку по учету кадров, справки и другие документы, имеющие отношение к делу (кроме справок о местожительстве, медицинских справок, других документов второстепенного значения, которые группируются отдельно от личных дел и хранятся временно). Копии приказов о наложении взысканий, поощрениях, изменении фамилии в личное дело не подшиваются в связи с внесением этих записей в дополнение к личному листку по учету кадров.

Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются по алфавиту фамилий (внутри структурных подразделений).

3.5.15. Предложения, заявления, жалобы граждан по вопросам работы организаций и все документы по их рассмотрению и исполнению хранятся постоянно и группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам (хранятся 5 лет).

3.5.16. Объем дела не должен превышать 250 листов при толщине не более 4 см <*>.

-------------------------------

<*> В исключительных случаях допускается объем дел до 300 листов.

3.5.17. Правильность формирования дел проверяется при поступлении дел в архив и при передаче их на государственное хранение.

4. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

4.1. Принципы и критерии ценности документов

4.1.1. Экспертиза ценности документов - это определение научно-исторической, социально-культурной ценности и практической значимости документов с целью установления сроков их хранения и отбора на хранение.

4.1.2. Экспертиза ценности документов проводится на основе принципов историзма, комплексности и всесторонности оценки документов и в соответствии с критериями происхождения, содержания, внешних особенностей документов.

4.1.2.1. К критериям происхождения относятся:

роль и место организации в системе государственного (негосударственного) управления и (или) функционирования конкретной отрасли (системы, объединения), значимость выполняемых ею функций;

время и место образования документов.

4.1.2.2. К критериям содержания относятся:

значимость события (явления, предмета), отраженного в документе;

значение содержащейся в документе информации, степень ее повторяемости в других документах;

целевое назначение, вид и разновидность документа.

4.1.2.3. К критериям внешних особенностей документа относятся:

юридическая достоверность документа (наличие подписей, дат, печатей);

наличие резолюций, помет;

особенности передачи текста;

особенности материальной основы документа и его физического состояния.

4.2. Организация экспертизы ценности документов

4.2.1. Экспертиза ценности документов проводится в соответствии с нормативно-методическими документами, утвержденными Госкомархивом и настоящими правилами.

4.2.2. Состав документов Национального архивного фонда Республики Беларусь и сроки хранения документов определяются типовым и ведомственными (отраслевыми) перечнями документов с указанием сроков их хранения.

Типовой перечень (перечень типовых документов) включает документы, образующиеся при документировании однотипных управленческих функций, а также в результате научно-технической и производственной деятельности организации. Он составляется государственной архивной службой и утверждается Госкомархивом. С использованием этого перечня центральные органы управления Республики Беларусь разрабатывают ведомственные (отраслевые) перечни документов с указанием сроков хранения.

Ведомственные перечни включают документы, отражающие специфические функции организаций, присущие определенной ведомственной системе. Ведомственные перечни утверждаются Госкомархивом.

При отсутствии в действующих перечнях вида или разновидности какого-либо документа срок его хранения устанавливается ЦЭМК Госкомархива.

4.2.3. Экспертиза ценности документов в организации проводится:

в делопроизводстве при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и их подготовке к последующему хранению;

в архиве в процессе приема дел на постоянное или временное хранение, при подготовке передачи дел в государственный архив.

4.2.4. В центральных органах государственной власти, управления и общественных объединений для проведения экспертизы ценности документов, осуществления контроля и оказания методической помощи в проведении экспертизы ценности документов в организациях отрасли (системы, объединения) создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК). Для проведения экспертизы ценности документов в организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК).

4.2.5. ЦЭК (ЭК) является совещательным органом, работающим в контакте с экспертно-методической комиссией (ЭМК) или экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного архивного учреждения, соответствующим отделом госархива и (или) ЦЭМК Госкомархива.

Государственный архив осуществляет методическое руководство и оказывает консультативную помощь ЦЭК (ЭК), службе ДОУ и архиву в проведении экспертизы ценности документов.

4.2.6. ЦЭК (ЭК) осуществляет свою деятельность на основании положения о ЦЭК (ЭК), которое утверждается руководителем организации по согласованию с соответствующим учреждением государственной архивной службы Республики Беларусь. Нормативно-методической основой для разработки положения о ЦЭК (ЭК) служит типовое положение о ЦЭК (ЭК), утвержденное Госкомархивом.

4.2.7. ЦЭК (ЭК) создается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных сотрудников в составе 4-5 человек. Членами экспертной комиссии в обязательном порядке являются руководитель службы ДОУ, заведующий архивом и главный бухгалтер, работник государственной архивной службы (если организация является источником комплектования государственного архива) <*>. Председателем ЦЭК (ЭК) назначается один из руководящих работников организации (как правило, заместитель руководителя). Каждое заседание ЦЭК (ЭК) оформляется протоколом.

-------------------------------

<*> Норма о включении работника государственной архивной службы в состав ЭК носит рекомендательный характер для архивов негосударственных организаций, не имеющих договора с госархивом.

4.2.9. ЦЭК (ЭК) организации осуществляет следующие функции:

участие в подготовке и рассмотрение проектов номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, проектов перечней документов;

определение порядка ежегодного отбора документов на хранение и уничтожение (совместно со службой ДОУ и архивом);

рассмотрение описей дел постоянного хранения и дел по личному составу, принятие решения о предоставлении описей на утверждение ЭМК (ЭПК) государственного архивного учреждения;

рассмотрение актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению, принятие решения о предоставлении их на утверждение ЭМК (ЭПК, ЦЭМК) государственного архивного учреждения;

подготовка и внесение на рассмотрение ЭМК (ЭПК, ЦЭМК) предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, определенных действующими перечнями, или установлении сроков хранения документов, отсутствующих в перечнях;

осуществление методического руководства и контроля за работой ЭК структурных подразделений и подведомственных организаций;

принятие решений по совершенствованию делопроизводства и работы архива организации (организаций) в рамках своей компетенции.

4.3. Проведение экспертизы ценности документов в делопроизводстве организации

4.3.1. Экспертиза ценности документов в организации проводится ежегодно работниками службы ДОУ совместно с членами ЦЭК (ЭК) под методическим руководством архива. При этом определяется ценность документов в процессе их образования, устанавливаются сроки хранения различных категорий дел на основании действующих перечней документов и изучения документирования управленческих функций организации. В ходе экспертизы составляется и уточняется номенклатура дел; определяется правильность оформления документов, формирования и оформления дел; даются директивные указания и рекомендации структурным подразделениям по совершенствованию делопроизводства.

4.3.2. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях организации в ходе формирования и оформления дел осуществляется отбор документов:

постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) для передачи в архив;

временного (до 10 лет включительно) хранения для дальнейшего хранения в структурных подразделениях;

временного хранения, сроки хранения которых истекли для выделения к уничтожению.

4.3.2.1. Экспертиза ценности документов осуществляется в обязательном порядке путем полистного просмотра дел. При этом изымаются дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов, документы с временными сроками хранения.

4.3.2.2. Из дел с отметкой ЭПК <*>, срок хранения которых истек, выделяются документы постоянного хранения. Они формируются в отдельные дела и включаются в опись дел постоянного хранения соответствующего структурного подразделения. Остальные документы в делах с отметкой ЭПК выделяются к уничтожению.

-------------------------------

<*> ЭПК - (экспертно-проверочная комиссия) постоянно действующий совещательный орган в государственных архивных учреждениях по вопросам экспертизы ценности документов и комплектования ими госархивов. В большинстве учреждений государственной архивной службы объединена с методической комиссией и носит название ЭМК (экспертно-методическая комиссия). В перечне документов со сроками хранения отметка ЭПК означает, что среди документов временного хранения данного вида могут находиться документы, которые нужно хранить постоянно. Дела с отметкой ЭПК подлежат полистному просмотру после истечения срока хранения.

4.3.3. По итогам экспертизы ценности документов в делопроизводстве организации составляются годовые разделы описей дел постоянного хранения структурных подразделений, временного (свыше 10 лет) хранения, а также дел по личному составу (приложение 8).

4.4. Проведение экспертизы ценности документов в архиве

4.4.1. При передаче документов на хранение в архив проводится контроль за качеством экспертизы ценности документов, проведенной в структурных подразделениях.

4.4.2. Поступившие в архив документы временного (свыше 10 лет) хранения по мере истечения сроков их практического использования выделяются к уничтожению. Осуществляется отбор документов и дел для передачи в государственный архив, а в негосударственных организациях, не передающих свои документальные фонды в госархивы, для их постоянного хранения в архиве.

4.4.3. Экспертиза ценности проводится постоянно по мере поступления дел от структурных подразделений, а также при необходимости упорядочения документов и дел, диктуемой их физическим состоянием.

4.4.4. При экспертизе ценности документов в архиве осуществляется комплексный анализ состава документов организации, начиная с ее руководящих структур. В результате изучения распорядительной и планово-отчетной документации выявляются документы с повторяющейся информацией для того, чтобы выделить их к уничтожению или обосновать хранение.

Экспертиза ценности документов в архиве предполагает полистный просмотр дел. Дела с отметкой ЭПК подлежат обязательному полистному просмотру после истечения срока их хранения.

4.4.5. <*> Проведение экспертизы ценности документов при отборе и передаче их на государственное хранение, выявление документов с повторяющейся информацией осуществляется под методическим руководством государственного архива.

4.4.6. Если в процессе проведения экспертизы ценности обнаруживается недостача документов, то должны быть приняты меры по их розыску.

4.4.7. С учетом экспертизы ценности документов составляются сводные описи дел временного (свыше 10 лет) и постоянного хранения, а также опись дел по личному составу.

4.5. Порядок уничтожения документов и дел временного хранения

4.5.1. После проведения экспертизы ценности документов, на дела с истекшими сроками хранения составляется акт о выделении их к уничтожению (приложение 4). Акт может составляться как на дела всей организации, так и на дела отдельного структурного подразделения. Акты о выделении документов к уничтожению рассматриваются ЦЭК (ЭК) организации одновременно с описями дел, а затем утверждаются руководителем организации. На документы с отметкой ЭПК составляется отдельный акт, который представляется вместе с описями дел на согласование ЭМК (ЭПК) государственного архивного учреждения и после этого утверждается руководителем организации.

4.5.2. В организациях, не создающих в своей деятельности документов, которые подлежат передаче на государственное хранение <*>, а также в негосударственных организациях, не передающих документы в госархивы, акты о выделении дел к уничтожению рассматриваются ЦЭК (ЭК) вместе с описями дел и затем утверждаются руководителем организации.

4.5.3. В акте указываются:

заголовки отдельных дел или групповые заголовки на однородные дела (т.е. заголовки на несколько дел одного вида);

Пример. Переписка с гражданами о разъяснении жилищного законодательства и разборе конфликтов по жилищным вопросам.

дата или крайние даты дел;

Пример. 1985-1993 гг.

номера описей дел временного хранения, в которые были включены выделяемые к уничтожению дела (для дел со сроком хранения более 10 лет), или номера номенклатур, в которых были зафиксированы данные дела; номера описей дел постоянного хранения, из которых в ходе их усовершенствования (переработки) отдельные дела или документы выделены к уничтожению <**>;

индекс дел по номенклатуре или номера дел по описи (указываются для дел, срок хранения которых свыше 10 лет, а также дел, выделенных к уничтожению в ходе усовершенствования описей дел постоянного хранения);

количество дел;

сроки хранения дел и номера статей по перечню.

Пример. 3 г., ст.335.

-------------------------------

<*> Перечень организаций, документы которых передаются на государственное хранение, определяется государственной архивной службой.

<**> Проведение усовершенствования описей дел постоянного хранения проводится только с разрешения и под контролем учреждения государственной архивной службы <*>. Старые описи при этом не уничтожаются, а помещаются в дела фонда.

4.5.4. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 1996 году, могут быть включены в акт не ранее 1 января 2000 г.

4.5.5. Организациям всех форм собственности запрещается уничтожение документов, сроки хранения которых не истекли. Организациям, сдающим документы в госархивы, запрещается уничтожать дела с истекшими сроками хранения до согласования с ЭМК госархива описей дел <*>. Например, документы, срок хранения которых истек в 1996 году, уничтожаются только после согласования с ЭМК госархива описей дел постоянного хранения организации за 1996 год.

4.5.6. Отобранные к уничтожению и включенные в акт документы передаются организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено. Сдача документов оформляется приемо-сдаточными накладными. Дата сдачи и номер накладной указываются в акте, который подшивается в соответствующее дело только после внесения изменений в учетные документы архива.

5. ПОДГОТОВКА ДЕЛ К ПЕРЕДАЧЕ В АРХИВ И ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ

Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях, а затем сдаются в архив. Архив принимает от структурных подразделений только правильно оформленные дела.

5.1. Оформление дел

5.1.1. Дела организации подлежат оформлению при их заведении и по завершении календарного (делопроизводственного) года. Оформление включает комплекс работ по технической обработке дел и проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи архива и под контролем службы ДОУ и архива.

5.1.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

5.1.3. Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает:

подшивку или переплет дела;

нумерацию листов в деле;

составление заверительной надписи;

составление внутренней описи документов дела (в необходимых случаях);

оформление реквизитов обложки дела.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению. При этом документы дел хранятся в скоросшивателях, листы не нумеруются, пересистематизация дел не проводится, не составляются внутренние описи и заверительные надписи.

5.1.4. Документы, включенные в дело постоянного хранения, подшиваются в четыре прокола в твердую обложку (при объеме дела до 50 листов) или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические предметы (булавки, скрепки) из документов удаляются.

5.1.5. Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов (чертежи, рукописи и т.п.), хранятся в папках с тремя клапанами и завязками или в картонных футлярах (коробках).

5.1.6. При наличии в деле невостребованных личных документов (трудовых книжек, паспортов и т.п.) они вкладываются в конверт, который подшивается в это дело или подклеивается с обратной стороны обложки дела.

5.1.7. В конце каждого дела подшиваются бланки форм или чистые листы для заверительной надписи, а в начале дела (в необходимых случаях) - бланки форм для внутренней описи документов дела.

5.1.8. Все листы в деле, кроме заверительной надписи и листов внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графитным карандашом или нумератором. Использование чернил и цветных карандашей для нумерации листов не допускается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

5.1.9. Если дело имеет несколько томов, то листы каждого тома нумеруются самостоятельно.

5.1.10. Чертежи, диаграммы, фотографии и другие специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

5.1.11. Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист. Лист, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа.

5.1.12. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если документы подклеены одним краем, то каждый из них нумеруется отдельно.

5.1.13. Имеющиеся в деле конверты с надписями или вложениями нумеруются самостоятельно: вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

5.1.14. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) нумеруются в общем порядке. Собственная нумерация сохраняется, если имеющий ее документ составляет отдельное дело.

5.1.15. При наличии большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, а старая зачеркивается, но сохраняется в деле. Если обнаруженные ошибки в нумерации незначительны, то используются литерные номера листов.

Пример. 15а, 15б и т.п.

5.1.16. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется заверительная надпись на листе-заверителе дела, который помещается в конце дела (в книге - на оборотной стороне последнего чистого листа).

5.1.17. Заверительная надпись заполняется по установленной форме (приложение 5). В листе-заверителе дела по личному составу допускается исключение из указанной формы граф 1-2, если дело не имеет конверта с вложениями. Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа заверителя или чистого листа формата А4 (для дел по личному составу, не имеющих конвертов с вложениями, допускается формат А5), то они подклеиваются или подшиваются в конце дела.

5.1.18. В заверительной надписи указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела; количество листов внутренней описи (при ее наличии); наличие литерных листов и пропущенных номеров; номера листов с наклеенными фотографиями и документами (исключение - личные дела); номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов; фиксируются результаты проверок нумерации и физического состояния дела.

5.1.19. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровкой подписи и обозначением даты составления.

5.1.20. В делах постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой документации (особо ценные, личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, дела на авторские свидетельства и патентные изобретения и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела (приложение 6).

Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется инструкцией по ведению делопроизводства в организации или специальными инструкциями и положениями.

5.1.21. Во внутренней описи указываются порядковые номера документов в деле, индексы (при наличии), даты, заголовки документов, а также номера листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Данные листы имеют отдельную нумерацию и их количество указывается в заверительной надписи после общего количества листов. При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и т.д.) эти изменения отражаются в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.

Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и обозначением даты составления описи.

Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

5.1.22. Обложки дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения оформляются по установленной форме (приложение 7). Обязательными реквизитами обложки являются:

наименование вышестоящей организации, организации и структурного подразделения;

индекс дела по номенклатуре дел;

заголовок дела;

дата дела или крайние даты документов, входящих в дело;

количество листов в деле;

срок хранения дела;

архивный шифр дела.

5.1.23. При оформлении обложки дел наименование вышестоящей организации, организации и структурного подразделения указывается полностью в именительном падеже. Если организация или вышестоящая организация имеет официально принятое сокращенное наименование, то оно указывается после полного наименования.

Пример. Министерство юстиции Республики Беларусь (Минюст).

Если в период формирования дела название организации или структурного подразделения изменялось, на обложке указывается последнее название, а старое заключается в скобки.

5.1.24. Индексы и заголовки дел на обложках указываются в соответствии с номенклатурой дел организации. В заголовки дел с распорядительными документами, протоколами вносятся их номера.

В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность.

Пример. Приказы NN 1-30 директора института по основной деятельности. Копии.

Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.

5.1.25. На обложке дела обязательно указывается дата дела - год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.

Если в деле имеются документы - приложения за более ранний период, чем год образования дела, то на обложке под датой делается помета: "Имеются документы за ... год(ы)".

Даты планов, отчетов, штатных расписаний, дел, содержащих один документ, отражаются в заголовках дел.

5.1.26. На обложке дел, содержащих ряд разновременных документов (приказы, протоколы, справки, информации, переписка и т.д.), указываются крайние даты документов, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления, утверждения) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

5.1.27. Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое заведено дело.

5.1.28. В делах постоянного и временного хранения дата обозначается на обложке арабскими цифрами.

Пример. 21.09.1997.

Если число или месяц выражаются однозначными числами, то перед ними следует ставить нули.

Пример. 01.05.1997.

5.1.29. Количество листов в деле выносится на обложку на основании заверительной надписи дела.

5.1.30. Срок хранения переносится на обложку дела из номенклатуры дел организации после уточнения его по соответствующему перечню документов. На делах постоянного хранения помещается надпись: "Хранить постоянно", а на делах временного хранения - "Хранить ... лет".

5.1.31. При внесении дела в опись на обложке проставляется архивный шифр дела, включающий номер фонда (Ф.), номер описи (Оп.) и номер дела (Д.).

Пример. Ф.4. Оп.1. Д.320.

5.1.32. Надписи на обложках делаются четко светостойкими чернилами, тушью или шариковой ручкой. Допускается предварительное заполнение формы обложки на пишущей машинке или компьютере с последующей наклейкой ее на обложку дела.

5.2. Составление и оформление описей дел структурных подразделений организации

5.2.1. На все завершенные в делопроизводстве организации дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, сформированные и оформленные в соответствии с действующими правилами, ежегодно составляются описи дел.

5.2.2. Опись дел - это информационно-поисковый архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел (единиц хранения) и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел.

Опись дел является важнейшим справочным и учетным документом, обеспечивающим оперативный поиск информации.

5.2.3. Описи составляются на дела:

постоянного хранения;

временного (свыше 10 лет) хранения;

по личному составу;

со специальной документацией (судебные и следственные дела, научные отчеты по темам, нормативно-технические документы и т.п.).

5.2.4. В структурных подразделениях описи дел составляются по установленной форме (приложение 8) под методическим руководством архива. Указанные описи представляются в архив через год после завершения дел в делопроизводстве. Например, годовой раздел описи, включающий дела, законченные делопроизводством в 1997 году, должен быть представлен в архив не позднее 31 декабря 1999 г. Ответственность за своевременное и качественное составление описей дел структурных подразделений несут руководители этих подразделений.

5.2.5. Описи дел структурных подразделений имеют порядковые номера.

5.2.6. Перед внесением заголовков дел в описи проверяется соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел организации. Производится просмотр дел, при котором проверяется:

соответствие заголовка дела содержанию документов в деле;

правильность оформления и группировки документов, включенных в дело;

качество подшивки или переплета;

нумерация листов дела;

наличие внутренней описи дела в случаях, оговоренных настоящими правилами, и правильность ее оформления;

наличие заверительной надписи и правильность ее оформления.

Все обнаруженные нарушения установленных правил формирования и оформления дел устраняются в структурных подразделениях.

При отсутствии дел, числящихся по номенклатуре дел, структурным подразделением принимаются меры по их розыску. Обнаруженные дела включаются в опись. Если поиски оказались безрезультатными, то на искомые дела составляется справка о причинах их отсутствия. Справка подписывается руководителем структурного подразделения и передается вместе с описью дел структурного подразделения в архив.

5.2.7. При составлении описи дел структурного подразделения необходимо соблюдать следующие требования:

каждое дело (том, часть) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

графы описи (порядковый номер, индекс, заголовок, дата дела, количество листов в деле, срок хранения дела) заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

если дело состоит из нескольких томов, каждый том вносится в опись под самостоятельным номером;

при внесении в годовой раздел описи подряд нескольких дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

     Пример. Переписка с фирмой "Спектр" о поставке оборудования.
             То же с фирмой "Технология".

графа описи "Примечание" используется для отметок об особенностях физического состояния дел, о передаче дел другим структурным подразделениям организации, наличии копий и т.п.

5.2.8. В конце описи на отдельном листе составляется итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество дел, включенных в опись, первый и последний номера дел по описи, оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).

5.2.9. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается руководителем службы ДОУ организации, ЭК структурного подразделения (при ее наличии) и утверждается руководителем структурного подразделения организации.

5.2.10. Опись дел структурного подразделения организации составляется в двух, а при наличии ЭК - в трех экземплярах. Один экземпляр остается в структурном подразделении, второй передается в архив вместе с делами, третий подшивается к протоколу ЭК.

5.2.11. По согласованию с архивом на обложках дел, внесенных в опись структурного подразделения, мягким черным графитным карандашом производится временная шифровка дел в соответствии с описью дел структурного подразделения.

5.2.12. Описи структурных подразделений служат основой для составления годового раздела сводной описи дел организации, подготовка которого возлагается на архив.

5.2.13. После передачи дел в архив описи дел структурных подразделений хранятся в архиве постоянно или до передачи дел в госархив в деле фонда. Экземпляры, не включенные в дело фонда, хранятся в структурных подразделениях.

5.3. Передача дел в архив

5.3.1. В архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям.

5.3.2. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив не подлежат. Они хранятся централизованно службой ДОУ или в структурных подразделениях, а по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. Указанные дела могут передаваться в архив только в исключительных случаях по решению руководителя организации. Передача их осуществляется по номенклатуре дел.

5.3.3. Дела в архив передаются по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений (организаций - источников комплектования) и утвержденному руководителем организации.

5.3.4. Сотрудником архива предварительно проверяется правильность формирования и оформления дел, соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки устраняются работниками структурных подразделений. В случае отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел организации, составляется справка (см. п.5.2.6).

5.3.5. Дела передаются по описи заведующему архивом или лицу, ответственному за архив, в присутствии сотрудника структурного подразделения. В обоих экземплярах описи против каждого заголовка дела делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи сотрудника архива и лица, передавшего дела.

5.3.6. Сверенные с описью дела подбираются и увязываются в архивные связки толщиной до 20 см. Дела укладываются по возрастанию номеров корешками на обе стороны. Дела доставляются в архив сотрудниками структурных подразделений.

6. ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА

Организации, являющиеся собственниками (создателями) архивных документов, обязаны обеспечить их сохранность, содержать в должном порядке здания и помещения архивов, организовать их охрану, поддерживать необходимый технологический режим для хранения архивных документов, создавать страховые копии документов и фонды пользования.

Юридические и физические лица, являющиеся источниками формирования Национального архивного фонда Республики Беларусь, не имеют права уничтожать архивные документы без разрешения органов государственной архивной службы Республики Беларусь.

Для обеспечения сохранности документов в архиве необходимо:

создание оптимальных условий для хранения документов;

размещение дел в хранилище и их топографирование;

учет дел и документов, проверка их наличия и состояния;

соблюдение порядка выдачи дел из архива;

обеспечение физико-химической сохранности документов.

6.1. Требования к помещению архива

6.1.1. Архиву предоставляется специально построенное здание или часть здания, приспособленная для хранения документов организации.

6.1.2. Архив состоит из комплекса помещений, в который входят:

хранилища для документов;

рабочие кабинеты для сотрудников;

читальный зал (кабинет) для работы исследователей, сотрудников организации и прочих пользователей.

Документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения желательно размещать в разных хранилищах.

Хранилища должны быть изолированы. Посторонние лица допускаются в них только с разрешения заведующего архивом и в присутствии сотрудника архива.

6.1.3. Хранилища архива должны быть безопасны в пожарном отношении, гарантированы от затопления и иметь запасный выход. В помещениях архива не должно быть газовых, водопроводных, канализационных и других магистральных трубопроводов. Проводка труб немагистрального характера допустима при их изоляции в специальных приспособлениях. Запрещено размещать хранилища рядом с пищеблоком. Нежелательно размещение архива в чердачных помещениях и в подвалах.

6.1.4. Наружные двери хранилищ должны быть обиты металлическим листом и иметь надежные замки. В нерабочее время они опечатываются или пломбируются. Печать, пломбир и ключ хранятся у дежурного по организации или в месте, установленном правилами внутреннего трудового распорядка.

Помещения архива оборудуются охранной сигнализацией, окна защищаются распашными решетками.

6.1.5. Помещения архива до размещения документов принимаются комиссией, которая проверяет соответствие его требованиям и составляет акт, который утверждается руководителем организации. В дальнейшем осмотр проводится один раз в 5 лет или, при необходимости, по требованию заведующего архивом.

6.2. Электро- и противопожарное оборудование архива

6.2.1. В помещениях хранилищ архива прокладывается скрытая электропроводка. Применяется полугерметическая осветительная арматура. Светильники, электрощиты и распределительные устройства должны быть закрытого исполнения. Хранилища оборудуются отключающими рубильниками. Распределительные электрощиты, предохранительные устройства и рубильники устанавливаются только вне хранилищ. Все электрооборудование обеспечивается заземлением.

6.2.2. По пожарной безопасности помещения архива относятся к категории "В", размещаются в зданиях не ниже 2 степени огнестойкости.

6.2.3. Основным противопожарным оборудованием архивов являются углекислотные огнетушители новейших конструкций, не оказывающие побочного действия. Они устанавливаются из расчета один на 50 кв.м площади, но не менее двух на каждое помещение.

Помещение архива оборудуется противопожарным водоснабжением. Пожарные краны устанавливаются на лестничных площадках. Протяженность прорезиненного рукава достигает крайней точки хранилища.

6.2.4. Архивохранилища и помещения для работы с документами должны быть оборудованы пожарной сигнализацией.

6.2.5. В архиве должны быть: инструкция о мерах пожарной безопасности, список пожарного расчета, план эвакуации документов и имущества. Занятия по мерам пожарной безопасности и практическим действиям во время пожара проводятся один раз в год или при смене сотрудников архива.

В хранилищах запрещается:

курение;

применение электронагревательных приборов;

хранение легковоспламеняющихся веществ, взрывоопасных предметов, продуктов питания.

6.3. Температурно-влажностный и световой режим в архиве

6.3.1. Температурно-влажностный режим хранения документов на бумажной основе должен соответствовать следующим данным:

---------------------------------+-----------------------------
¦   Помещения с регулируемым     ¦   Помещения с нерегулируемым    ¦
¦           климатом             ¦           климатом              ¦
+---------------+----------------+----------------+----------------+
¦температура,   ¦  влажность, %  ¦ температура,   ¦  влажность, %  ¦
¦  град. С      ¦                ¦    град. С     ¦                ¦
+---------------+----------------+----------------+----------------+
¦   +17 - +19   ¦      50-55     ¦    +14 - +20   ¦     45-60      ¦
¦---------------+----------------+----------------+-----------------

Режим хранения кино-, фото-, фонодокументов, а также машиночитаемых документов регулируется специальными правилами.

6.3.2. Температурно-влажностный режим хранения документов контролируется путем измерения климатических параметров воздуха не реже двух раз в неделю в одно и то же время <*>. Показания измерительных приборов (термометр, психрометр) фиксируются в регистрационном журнале (приложение 9).

-------------------------------

<*> При нарушениях режима хранения - ежедневно.

6.3.3. Приборы устанавливаются в главных проходах на стеллажах на одном щитке на расстоянии 1,4+-0,1 метра от пола вдали от отопительных и вентиляционных систем.

6.3.4. Не допускается освещение документов прямым солнечным светом. Рекомендуется хранилища располагать в здании окнами на северную сторону.

Защита дел от действия света обеспечивается:

хранением документов в коробках, папках, переплетах, а также в шкафах и на стеллажах закрытого типа;

применением на окнах светозащитного оборудования.

6.3.5. В качестве источников искусственного света применяются лампы накаливания и люминесцентные лампы в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью.

6.4. Санитарно-гигиенический режим в архиве

6.4.1. Условия содержания и хранения документов должны исключать возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли более 0,15 мг/кв.м.

6.4.2. Для защиты документов от пыли необходимо:

обеспечить максимально возможную герметичность хранилищ;

не реже одного раза в год проводить обеспыливание коробок с документами, стеллажей и помещений электропылесосом;

проводить систематическую влажную уборку хранилищ;

периодически проветривать хранилища (целесообразность проветривания решается с учетом влажности наружного и внутреннего воздуха).

6.4.3. При обнаружении в хранилищах насекомых и грызунов немедленно принимаются меры к их уничтожению. Уничтожение проводит служба санитарно-эпидемиологического надзора. Пораженные документы изолируются и подвергаются дезинсекции. При поражении значительного количества документов необходима дезинсекция всего хранилища.

6.4.4. При обнаружении в хранилищах документов и коробок, пораженных плесенью, они изолируются и подвергаются дезинфекции. Стеллажи, коробки, шкафы протираются водным раствором формалина (3-5%) и просушиваются. При плесневении стен, потолков, полов производится поверхностная обработка пораженных мест раствором формалина (3-5%).

6.5. Оборудование архива

6.5.1. Хранилища должны быть оборудованы стационарными стеллажами с соблюдением установленного порядка их размещения:

Страницы документа:

Стр. 1, Стр. 2, Стр. 3, Стр. 4

dokumenty archiwalne Папярэдні | Наступны