Правила Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 30.04.1997 № 5 "Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь"

Документ утратил силу

Стр. 4

Страницы: | Стр. 1 | Стр. 2 | Стр. 3 | Стр. 4

        подписи                                      подписи
Дата    Печать                               Дата    Гербовая печать
        организации                                  организации

АКТ N
приема-передачи дел на
государственное хранение

Основание: Закон Республики Беларусь "О Национальном архивном  фонде
и архивах в Республике Беларусь"

В связи с __________________________________________________________
             (истечением срока хранения документов в организации,
____________________________________________________________________
                     ликвидацией, банкротством
____________________________________________________________________
                            организации)
____________________________________________________________________
                     (наименование организации)
передает, а ________________________________________________________
                    (наименование государственного архива)
принимает на государственное хранение документы и страховые копии за
________________ годы и научно-справочный аппарат к ним

----+------------+-----------+------+---------+-------+------
¦ N ¦ Название и ¦   Кол-во  ¦Кол-во¦ Кол-во  ¦Крайние¦Примечание¦
¦п/п¦  N описи   ¦экземпляров¦ дел  ¦страховых¦ даты  ¦          ¦
¦   ¦            ¦   описи   ¦      ¦  копий  ¦       ¦          ¦
+---+------------+-----------+------+---------+-------+----------+
¦ 1 ¦     2      ¦     3     ¦  4   ¦    5    ¦   6   ¦    7     ¦
¦---+------------+-----------+------+---------+-------+-----------

Итого принято ______________________________________________________
                             (цифрами и прописью)
дел и страховых копий
В государственном архиве фонд N ______________

Передачу произвели:                     Прием произвели:

Наименование должности лица,            Наименование должности лица,
производившего передачу                 производившего прием
Подпись      Расшифровка                Подпись      Расшифровка
             подписи                                 подписи
Дата                                    Дата

                                              Формат А4 (210х297 мм)

     Форма акта приема-передачи дел на государственное хранение

Приложение 34
к п.13.4

ВЕДОМОСТЬ
учета электронных документов (ЭД) __________________________________
                                        (место составления)
N ___________ на ____________год
____________________________________________________________________
       (наименование структурного подразделения организации)

----+------------+--------------+------------+---------------+------
¦ N ¦Наименование¦Информационная¦ Имя файла  ¦  Программные  ¦   Срок   ¦
¦п/п¦ЭД  (файла, ¦  технология  ¦пользователя¦ средства (ПС) ¦хранения и¦
¦   ¦ комплекса  ¦              ¦            ¦ и технические ¦ номер по ¦
¦   ¦файлов) или ¦              ¦            ¦ средства (ТС) ¦ перечню  ¦
¦   ¦ группы ЭД  ¦              ¦            ¦     для       ¦          ¦
¦   ¦            ¦              ¦            ¦воспроизводства¦          ¦
¦   ¦            ¦              ¦            ¦     ЭД        ¦          ¦
+---+------------+--------------+------------+---------------+----------+
¦ 1 ¦     2      ¦       3      ¦      4     ¦       5       ¦     6    ¦
¦---+------------+--------------+------------+---------------+-----------

Наименование должности                 Подпись           Расшифровка
руководителя подразделения                               подписи
Дата

Виза руководителя службы ДОУ

Виза зав.архивом (лица,
ответственного за архив)

СОГЛАСОВАНО <*>
Протокол ЭК структурного
подразделения
__________ N ___________
Председатель ЭК                        Подпись           Расшифровка
                                                         подписи
     -------------------------------
     <*> При наличии ЭК структурного подразделения.

                                              Формат А4 (210х297 мм)

            Форма ведомости учета электронных документов
                     структурного подразделения

Приложение 35
к п.13.4.2

__________________________              УТВЕРЖДАЮ
(наименование организации)              Наименование должности
                                        руководителя организации
Ведомость учета                         Подпись Расшифровка
электронных                                     подписи
документов (ЭД)                         Дата
____________ N _____________
____________________________
    (место составления)
на _____________________ год

----+------------+--------------+------------+---------------+------
¦ N ¦Наименование¦Информационная¦ Имя файла  ¦  Программные  ¦   Срок   ¦
¦п/п¦ЭД  (файла, ¦  технология  ¦пользователя¦ средства (ПС) ¦хранения и¦
¦   ¦ комплекса  ¦              ¦            ¦ и технические ¦ номер по ¦
¦   ¦файлов) или ¦              ¦            ¦ средства (ТС) ¦ перечню  ¦
¦   ¦ группы ЭД  ¦              ¦            ¦     для       ¦          ¦
¦   ¦            ¦              ¦            ¦воспроизводства¦          ¦
¦   ¦            ¦              ¦            ¦     ЭД        ¦          ¦
+---+------------+--------------+------------+---------------+----------+
¦ 1 ¦     2      ¦       3      ¦      4     ¦       5       ¦     6    ¦
¦---+------------+--------------+------------+---------------+-----------

Руководитель службы ДОУ                Подпись           Расшифровка
                                                         подписи
Дата

Виза зав.архивом

СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК)
__________________________
(наименование организации)
__________ N _____________
Председатель ЦЭК (ЭК)                  Подпись           Расшифровка
                                                         подписи

                                              Формат А4 (210х297 мм)

      Форма ведомости учета электронных документов организации

Приложение 36
к п.13.4.6

___________________________                 УТВЕРЖДАЮ
(наименование организации)                  Наименование должности
                                            руководителя организации
                                            Подпись      Расшифровка
                                                         подписи
                                            Дата
АКТ
_____________ N ____________
____________________________
    (место составления)
о выделении к уничтожению электронных
документов, не подлежащих хранению

Основание __________________________________________________________
                 (название и выходные данные перечня документов
____________________________________________________________________
                  с указанием сроков их хранения)

----+--------------+------------------+-------------+----------
¦ N ¦  Заголовок и ¦      Дата        ¦Количество ЭД¦Сроки хранения¦
¦п/п¦обозначение ЭД¦(крайние даты) ЭД ¦             ¦ ЭД и номера  ¦
¦   ¦ (файлов или  ¦                  ¦             ¦  статей по   ¦
¦   ¦группы файлов)¦                  ¦             ¦   перечню    ¦
+---+--------------+------------------+-------------+--------------+
¦ 1 ¦      2       ¦         3        ¦      4      ¦      5       ¦
¦---+--------------+------------------+-------------+---------------

Всего отобрано  к  уничтожению  как  не  имеющие научно-исторической
ценности и утратившие практическое значение ________________________
_______________________ ЭД за _________________________ годы
 (цифрами и прописью)

Наименование должности                 Подпись           Расшифровка
лица, проводившего                                       подписи
экспертизу ценностей ЭД
Дата

Виза руководителя службы ДОУ

Виза зав.архивом (лица, ответственного за архив)

СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК)
__________________________
(наименование организации)
__________ N _____________
Председатель ЦЭК (ЭК)                  Подпись           Расшифровка
                                                         подписи

                                              Формат А4 (210х297 мм)

          Форма акта о выделении к уничтожению электронных
                 документов, не подлежащих хранению

Приложение 37
к п.14.3

                                        УТВЕРЖДАЮ
                                        Наименование должности
                                        руководителя организации <*>
                                        Подпись       Расшифровка
                                                      подписи
                                         Дата

                                ПЛАН
       работы ______________________________ на ________ год
                   (название архива)

----+------------+---------+-------+--------+----------+-------
¦ N ¦  Название  ¦ Единица ¦ Объем ¦ Бюджет ¦   Срок   ¦Исполнитель¦
¦п/п¦ раздела и  ¦измерения¦ работы¦рабочего¦исполнения¦           ¦
¦   ¦наименование¦         ¦       ¦ времени¦          ¦           ¦
¦   ¦вида работы ¦         ¦       ¦        ¦          ¦           ¦
+---+------------+---------+-------+--------+----------+-----------+
¦ 1 ¦     2      ¦    3    ¦   4   ¦   5    ¦     6    ¦     7     ¦
¦---+------------+---------+-------+--------+----------+------------

Заведующий архивом               Подпись                 Расшифровка
                                                         подписи
Дата
     -------------------------------
     <*> Или директора архива, если архив  является  самостоятельной
организацией.

                                              Формат А4 (210х297 мм)

     Форма годового плана работы архива

Приложение 38
к п.14.4

                    Карточка учета работы архива
                  с подведомственной организацией <*>

     -------------------------------
     <*> Пп.1-3 заполняются карандашом.

     1. Общие сведения о подведомственной организации
Наименование организации и ее непосредственная подчиненность
____________________________________________________________________
Адрес организации __________________________________________________
____________________________________________________________________
Название архива ____________________________________________________
____________________________________________________________________
Адрес архива _______________________________________________________
____________________________________________________________________

                    Название, дата и N документа

Об образовании организации _________________________________________
О реорганизации организации ________________________________________
____________________________________________________________________
О ликвидации организации ___________________________________________
____________________________________________________________________

                 Фамилия, имя, отчество, N телефона

Руководителя организации ___________________________________________
Начальника канцелярии ______________________________________________
Председателя ЦЭК (ЭК) ______________________________________________
Заведующего архивом или лица, ответственного за архив ______________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________

     2. Дата  согласования  и  утверждения   нормативно-методических
документов
Положения об архиве ________________________________________________
____________________________________________________________________
Положения о ЦЭК (ЭК) организации ___________________________________
____________________________________________________________________
Инструкции по ведению делопроизводства _____________________________
____________________________________________________________________
Номенклатуры организации ___________________________________________
____________________________________________________________________

                                              Формат А4 (210х297 мм)

       Форма карточки учета работы архива с подведомственной
                   организацией (лицевая сторона)

     3. Сведения    о    наличии    и  упорядочении  дел  в   архиве
подведомственной организации

---------------------------+--------------------------+----------+----
¦ Количество описанных дел ¦Крайние даты описанных дел¦Количество¦Крайние ¦
+--------+-------+---------+--------+-------+---------+неописан- ¦даты    ¦
¦постоян-¦по     ¦временно-¦постоян-¦по     ¦временно-¦ных дел   ¦неопи-  ¦
¦ного    ¦личному¦го       ¦ного    ¦личному¦го       ¦          ¦санных  ¦
¦хранения¦составу¦(свыше 10¦хранения¦составу¦(свыше 10¦          ¦дел     ¦
¦        ¦       ¦лет)     ¦        ¦       ¦лет)     ¦          ¦        ¦
¦        ¦       ¦хранения ¦        ¦       ¦хранения ¦          ¦        ¦
+--------+-------+---------+--------+-------+---------+----------+--------+
¦   1    ¦   2   ¦    3    ¦    4   ¦   5   ¦    6    ¦    7     ¦   8    ¦
¦--------+-------+---------+--------+-------+---------+----------+---------

     4. Сведения о проверках

------------+--------------------------+-----------------------
¦   Дата    ¦ Основные предложения по  ¦   Результаты реализации   ¦
¦ проверки  ¦     итогам проверки      ¦       предложений         ¦
+-----------+--------------------------+---------------------------+
¦     1     ¦             2            ¦             3             ¦
¦-----------+--------------------------+----------------------------

                                              Формат А4 (210х297 мм)

       Форма карточки учета работы архива с подведомственной
                  организацией (оборотная сторона)

Приложение 39
к п.16.2.1

Наименование организации
АКТ                                         УТВЕРЖДАЮ
___________ N __________                    Наименование должности
________________________                    руководителя организации
  (место составления)                       Подпись      Расшифровка
приема-передачи при смене                                подписи
заведующего архивом                         Дата
(лица, ответственного за архив)

Основание: Приказ __________________________________________________
                       (должность автора, дата, N и название)
Составлен комиссией (третьим лицом):
Председатель _______________________________________________________
                       (должность, фамилия, инициалы)
Члены комиссии: 1. _________________________________________________
                             (должность, фамилия, инициалы)
                2. _________________________________________________
                             (должность, фамилия, инициалы)
                3. _________________________________________________
                             (должность, фамилия, инициалы)
Присутствовали: 1. _________________________________________________
                      (должность передающего, фамилия, инициалы)
                2. _________________________________________________
                      (должность принимающего, фамилия, инициалы)
__________________________ сдал, а __________________________ принял
   (фамилия, инициалы)                (фамилия, инициалы)
документы архива,  страховые копии  документов  и  учетно-справочный
аппарат к ним за __________________ годы

-------+----------+------------+----------+-------------+------
¦  N   ¦ Название ¦ Количество ¦Количество¦  Количество ¦Примечание¦
¦ п/п  ¦  и номер ¦экземпляров ¦   дел    ¦    единиц   ¦          ¦
¦      ¦  описи   ¦   описи    ¦          ¦   хранения  ¦          ¦
¦      ¦          ¦            ¦          ¦  страхового ¦          ¦
¦      ¦          ¦            ¦          ¦    фонда    ¦          ¦
+------+----------+------------+----------+-------------+----------+
¦  1   ¦     2    ¦     3      ¦    4     ¦      5      ¦    6     ¦
¦------+----------+------------+----------+-------------+-----------

Итого принято __________________________________________________ дел
                        (цифрами и прописью)
___________________________________________ ед. хр. страхового фонда
       (цифрами и прописью)
___________________________________________________________ описей в
                 (цифрами и прописью)
_________________________________________ экземплярах
         (цифрами и прописью)

Состояние документов,  страхового   фонда   и   описей,   помещения,
оборудования и инвентаря ___________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
                  (общая характеристика состояния)
Одновременно передаются ____________________________________________
                             (виды НСА, их объем и состояние)

Передал:                               Подпись           Расшифровка
                                                         подписи

Принял:                                Подпись           Расшифровка
                                                         подписи

Председатель                           Подпись           Расшифровка
комиссии (третье лицо):                                  подписи

Члены комиссии:                        Подписи           Расшифровка
                                                         подписей

                                              Формат А4 (210х297 мм)

  Форма акта приема-передачи архива при смене заведующего архивом
                  (лица, ответственного за архив)

Приложение 40
к подразделам 2.2-2.3

                                       УТВЕРЖДЕНО
                                       Председатель
                                       Государственного комитета
                                       по архивам и делопроизводству
                                       Республики Беларусь
                                       А.Н.Михальченко
                                       30.06.1997

1. Общие положения

1.1. Документы учреждений, организаций, предприятий независимо от форм собственности, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют Национальный архивный фонд Республики Беларусь.

1.2. Учреждения, организации и предприятия обеспечивают (накопление) прием, учет, хранение и использование документов Национального архивного фонда Республики Беларусь. С этой целью в учреждениях, организациях и предприятиях создаются архивы.

1.3. Ведомственный архив - это государственное архивное учреждение или структурное подразделение, хранящее документы на своем предприятии, в учреждении, организации на протяжении определенного срока, установленного Законом о Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь.

Архив негосударственного предприятия, организации и учреждения осуществляет прием и постоянное хранение архивных документов своего предприятия, организации, учреждения.

1.4. Архив учреждения, организации и предприятия создается как самостоятельное подразделение, возглавляемое заведующим архивом, либо его функции распорядительным документом возлагаются на лицо, ответственное за ведение архива.

1.5. В своей работе архив учреждения, организации, предприятия руководствуется законодательством Республики Беларусь, законодательными актами по архивному делу, приказами, указаниями вышестоящих организаций, руководства учреждения, организации, предприятия, правилами и другими нормативно-методическими документами Государственного комитета по архивам и делопроизводству и настоящим положением.

1.6. Положение об архиве учреждения, организации, предприятия разрабатывается на основе Примерного положения и утверждается руководством учреждения, организации, предприятия по согласованию с соответствующим государственным архивом.

1.7. Архив учреждения, организации, предприятия работает по планам, утверждаемым руководством учреждения, организации, предприятия и отчитывается перед ним в своей работе.

1.8. Контроль за деятельностью архива осуществляет руководство учреждения, организации, предприятия.

1.9. Организационно-методическое руководство деятельностью архива учреждения, организации, предприятия осуществляет соответствующий государственный архив.

2. Состав документов архива

В архив поступают:

2.1. законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений учреждения, организации, предприятия, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу;

2.2. документы постоянного хранения и по личному составу учреждений-предшественников;

2.3. документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных учреждений, непосредственно подчиненных данной организации;

2.4. личные фонды ведущих работников учреждения, поступившие в архив;

2.5. научно-технические, кино-, фото-, фоно- и машиночитаемые документы, видеофонограммы и другие виды специальных документов <*>;

-------------------------------

<*> Для хранения этих документов создаются, как правило, специальные архивы.

2.6. служебные и ведомственные издания;

2.7. научно-справочный аппарат к документам архива.

3. Задачи и функции архива

3.1. Основными задачами архива являются:

3.1.1. комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Примерного положения;

3.1.2. учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве;

3.1.3. осуществление контроля за формированием дел в делопроизводстве учреждения, организации, предприятия;

3.1.4. подготовка и своевременная передача документов, входящих в состав Национального архивного фонда Республики Беларусь, на государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Государственным комитетом по архивам и делопроизводству Республики Беларусь <*>.

-------------------------------

<*> Архивные документы организаций негосударственных форм собственности принимаются на государственное хранение при оформлении соответствующего договора с государственным архивом.

3.2. Функции архива.

Выполняя свои функции архив:

3.2.1. Составляет и ежегодно уточняет список структурных подразделений и других организаций, документы которых передаются в архив.

3.2.2. Принимает (не позднее чем через 2 года после завершения в делопроизводстве) на хранение документы структурных подразделений, а также других организаций, являющихся источниками комплектования архива.

3.2.3. Составляет и представляет (не позднее чем через 1 год после завершения в делопроизводстве) годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия и экспертно-проверочной (экспертно-методической) комиссии государственного архива.

3.2.4. Проводит экспертизу ценности хранящихся в архиве документов и оказывает методическую помощь в проведении экспертизы ценности документов, находящихся в структурных подразделениях; участвует в работе экспертной комиссии.

3.2.5. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность документов в соответствии с действующими правилами.

3.2.6. Осуществляет фондирование документов и дел.

3.2.7. Создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом соответствующего государственного архива.

3.2.8. Проверяет соответствие формирования и оформления дел в делопроизводстве установленным требованиям. Оказывает методическую помощь службе делопроизводства в составлении номенклатуры дел.

3.2.9. Организует использование документов:

информирует руководство и работников учреждения, организации, предприятия о составе и содержании документов архива;

выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования, для работы в помещении архива;

исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и по другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов, выписки из документов и архивные справки;

ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.

3.2.10. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы делопроизводства учреждения, организации, предприятия.

3.2.11. Представляет в соответствующий государственный архив сведения о составе и объеме документов по установленной форме.

3.2.12. Подготавливает и в установленном порядке передает на государственное хранение в соответствующий государственный архив документы Национального архивного фонда Республики Беларусь.

4. Права архива

Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

4.1. контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях учреждения, организации, предприятия;

4.2. запрашивать от структурных подразделений учреждения, организации, предприятия сведения, необходимые для работы архива с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций;

4.3. вносить руководству учреждения, организации, предприятия предложения по совершенствованию делопроизводства и архивного дела.

5. Ответственность заведующего архивом (лица, ответственного за ведение архива)

5.1. Заведующий архивом (лицо, ответственное за ведение архива) несет ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций в соответствии с действующим законодательством Республики Беларусь.

Права и обязанности заведующего архивом (лица, ответственного за архив) определяются соответствующей должностной инструкцией.

Приложение 41
к подразделу 4.2

                                       УТВЕРЖДЕНО
                                       Председатель
                                       Государственного комитета
                                       по архивам и делопроизводству
                                       Республики Беларусь
                                       А.Н.Михальченко
                                       30.06.1997

ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ О ЦЕНТРАЛЬНОЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ (ЦЭК) МИНИСТЕРСТВА, ГОСКОМИТЕТА, ЦЕНТРАЛЬНОГО ОРГАНА УПРАВЛЕНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

1. Общие положения

1.1. Постоянно действующая Центральная экспертная комиссия (ЦЭК) создается для:

организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности и подготовки к передаче на государственное хранение документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, включая управленческую, научно-техническую, кино-, фото-, видео-, машиночитаемую и другую специальную документацию, находящуюся на ведомственном хранении в министерстве, госкомитете, центральном органе управления, их структурных подразделениях <*>, в подведомственных им учреждениях, организациях, предприятиях;

осуществления методического руководства и координации деятельности экспертных комиссий (ЭК) подведомственных организаций и учреждений.

-------------------------------

<*> В структурных подразделениях центрального аппарата министерства, госкомитета, центрального органа управления могут быть созданы экспертные комиссии, работающие под методическим руководством ЦЭК.

1.2. Постоянно действующая ЦЭК является совещательным органом. Решения ЦЭК вступают в силу после их утверждения руководством министерства, госкомитета, центрального органа управления. В необходимых случаях (пп.2.9, 2.10 положения) решения ЦЭК вступают в силу только после их согласования или утверждения соответствующим архивным учреждением системы Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь.

1.3. Персональный состав ЦЭК назначается приказом руководителя министерства, госкомитета, центрального органа управления из числа наиболее квалифицированных специалистов основных структурных подразделений под председательством одного из заместителей руководителя. В состав ЦЭК в обязательном порядке включаются: заведующий ведомственным архивом (секретарь комиссии), руководитель делопроизводственной службы министерства, госкомитета, центрального органа управления, представитель соответствующего государственного архива, на учете которого состоит данное министерство. В состав ЦЭК могут быть включены представители подведомственных организаций. К работе ЦЭК в качестве экспертов и консультантов могут привлекаться специалисты научных, общественных и других сторонних организаций.

1.4. В своей работе ЦЭК руководствуется законодательством Республики Беларусь, Законом о Национальном архивном фонде и архивах Республики Беларусь, Положением о Национальном архивном фонде Республики Беларусь, распорядительными документами министерства, госкомитета, центрального органа управления, нормативно-методическими документами Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь, положением о ЦЭК министерства, госкомитета, центрального органа управления.

1.5. В соответствии с настоящим Примерным положением министерство, госкомитет, центральный орган управления разрабатывают конкретное положение о ЦЭК, которое после согласования с соответствующим государственным архивом утверждается приказом руководителя министерства, госкомитета, центрального органа управления.

2. Функции Центральной экспертной комиссии

ЦЭК осуществляет следующие функции:

2.1. Разрабатывает предложения и рекомендации по оптимизации состава документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в деятельности министерства, госкомитета, центрального органа управления и подведомственных им организаций.

2.2. Рассматривает и представляет на рассмотрение и утверждение соответствующего государственного архивного учреждения списки видов отраслевых подведомственных организаций, являющихся и не являющихся источниками комплектования Национального архивного фонда Республики Беларусь, проекты ведомственных перечней документов с указанием сроков хранения, классификаторов, примерных инструкций по делопроизводству и номенклатуре дел, а также положений об ЭК структурных подразделений министерства, госкомитета, центрального органа управления и подведомственных организаций, других нормативно-методических пособий по вопросам организации документов в делопроизводстве, экспертизы ценности документов и их подготовки к архивному хранению.

2.3. Рассматривает предложения и в установленном порядке представляет свои решения об изменении или уточнении сроков хранения документов, предусмотренных действующими перечнями, а также предложения об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями.

2.4. Осуществляет методическое руководство работой ЭК структурных подразделений и ЭК подведомственных организаций своей отраслевой системы.

2.5. Рассматривает предложения и выносит рекомендации по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов.

2.6. Организует и координирует работу по подготовке нормативно-методических пособий по экспертизе ценности документов и отбору их в состав Национального архивного фонда Республики Беларусь (в том числе НТД и спецдокументации) в министерстве, госкомитете, центральном органе управления и подведомственных им организациях.

2.7. Оказывает содействие и методическую помощь работе специалистов отрасли:

по выявлению владельцев личных архивов в организациях отрасли, по возможной передаче ими документов личного происхождения (дневников, записей воспоминаний, переписки и др.) в состав Национального архивного фонда Республики Беларусь;

по инициативному документированию (записи воспоминаний старейших работников отрасли) с целью создания истории своей отрасли.

2.8. Рассматривает и выносит решение о согласовании:

сводных описей дел (годовых разделов) документов постоянного хранения (в том числе на спецдокументацию) и описей временного (свыше 10 лет) хранения;

описей дел по личному составу;

перечней проектов, проблем (тем) научно-технической документации постоянного срока хранения;

актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;

актов об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного срока хранения и по личному составу;

графиков подготовки и передачи документов на государственное хранение;

номенклатуры дел министерства, госкомитета, центрального органа управления;

нормативно-методических пособий по работе с документами (перечни документов со сроками хранения, классификаторы, инструкции по делопроизводству, примерные номенклатуры дел подведомственных организаций, памятки и правила по работе с документами и др.);

отраслевых списков учреждений, организаций и предприятий, являющихся и не являющихся источниками комплектования Национального архивного фонда Республики Беларусь.

2.9. Обязательному утверждению архивными учреждениями системы Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь подлежат:

описи дел на документы постоянного хранения управленческой и специальной документации;

перечни проблем (тем) научно-технической документации постоянного срока хранения;

предложения и решения ЦЭК об установлении, уточнении или изменении сроков хранения документов;

ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения;

отраслевые списки подведомственных учреждений, организаций и предприятий, являющихся и не являющихся источниками комплектования Национального архивного фонда Республики Беларусь.

2.10. Согласованию (перед утверждением руководством министерства, госкомитета, центрального органа управления) с архивными учреждениями системы Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь подлежат:

положения о ЦЭК;

примерные и индивидуальные номенклатуры дел;

описи на документы по личному составу.

2.11. Организует совместно со службами делопроизводства и кадров консультации для сотрудников центрального аппарата и подведомственных организаций по вопросам работы с документами и архивному делу, участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.

2.12. Оказывает методическую и практическую помощь подведомственным организациям, не состоящим на учете архивных учреждений, по вопросам разработки, рассмотрения и согласования номенклатур дел, составлению методических пособий по организации, хранению и учету документов.

3. Права Центральной экспертной комиссии

ЦЭК имеет право:

3.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям министерства, госкомитета, центрального органа управления и подведомственным организациям по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного хранения и по личному составу, порядка упорядочения и оформления документов и др.

3.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений министерства, госкомитета, центрального органа управления подведомственных организаций:

письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе документов по личному составу;

документы, необходимые для определения сроков хранения документов.

3.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений министерства, госкомитета, центрального органа управления, руководителей подведомственных организаций о качестве и сроках подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, о причинах утраты документов.

3.4. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов специалистов структурных подразделений, подведомственных организаций, а также представителей архивных учреждений системы Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь.

3.5. Информировать руководство министерства, госкомитета, центрального органа управления и подведомственных организаций по вопросам своей компетенции.

4. Организация работы Центральной экспертной комиссии

4.1. ЦЭК министерства, госкомитета, центрального органа управления работает в контакте с экспертно-методической (экспертно-проверочной) комиссией соответствующего государственного архива и получает от нее необходимые организационно-методические указания.

4.2. ЦЭК работает по плану, утвержденному руководством министерства, госкомитета, центрального органа управления.

4.3. Вопросы, относящиеся к компетенции ЦЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз в год. Все заседания комиссии протоколируются.

4.4. Заседание ЦЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины членов ЦЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЦЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса и в голосовании не участвуют.

Решение принимается простым большинством голосов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЦЭК.

4.5. ЦЭК в лице ее председателя, его заместителя и секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.

4.6. Ведение делопроизводства ЦЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность возлагаются на секретаря комиссии.

Приложение 42
к подразделу 4.2

                                       УТВЕРЖДЕНО
                                       Председатель
                                       Государственного комитета
                                       по архивам и делопроизводству
                                       Республики Беларусь
                                       А.Н.Михальченко
                                       30.06.1997

ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ (ЭК) УЧРЕЖДЕНИЯ, ОРГАНИЗАЦИИ, ПРЕДПРИЯТИЯ

1. Общие положения

1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) в учреждении, организации, предприятии <*> (независимо от форм собственности) создается для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, включая управленческую, научно-техническую, кино-, фото-, фоно-, видео-, машиночитаемую и другую специальную документацию учреждения и подготовки их к передаче на архивное хранение.

-------------------------------

<*> В дальнейшем вместо слов "учреждение, организация, предприятие" употребляется слово "учреждение".

1.2. ЭК является совещательным органом. Ее решения вступают в силу после утверждения их руководителем учреждения, а в необходимых случаях и соответствующего государственного архива.

1.3. ЭК назначается приказом руководителя учреждения в составе не менее 3-5 человек из наиболее квалифицированных специалистов под председательством заместителя руководителя (одного из руководящих работников). В состав комиссии в обязательном порядке включается работник делопроизводственной службы и заведующий архивом учреждения (ответственное за архив лицо), главный бухгалтер, а там, где это необходимо, также представитель соответствующего государственного архива. Секретарем комиссии, как правило, назначается работник делопроизводственной службы или заведующий архивом учреждения (лицо, ответственное за архив).

1.4. В своей работе ЭК руководствуется законодательством Республики Беларусь, Законом о Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь, Положением о Национальном архивном фонде Республики Беларусь, нормативно-методическими документами Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь, типовыми и ведомственными перечнями документов, положением об ЭК учреждения.

1.5. В соответствии с настоящим Примерным положением учреждение разрабатывает конкретное положение о своей ЭК, которое в необходимых случаях согласовывается с государственным архивом и утверждается приказом руководителя.

2. Функции экспертной комиссии

ЭК учреждения осуществляет следующие функции:

2.1. Организует и проводит совместно с делопроизводственной службой и архивом ежегодный отбор документов учреждения для дальнейшего хранения и к уничтожению, осуществляет контроль за организацией документов в делопроизводстве учреждения.

2.2. Рассматривает и выносит решения о согласовании и представлении на утверждение в установленном порядке:

номенклатуры дел учреждения;

сводных описей дел (годовых разделов) постоянного и описей дел временного (свыше 10 лет) хранения, в т.ч. по личному составу;

актов о выделении к уничтожению документов учреждения, сроки хранения которых истекли;

перечней проектов, проблем (тем) научно-технической документации постоянного хранения;

графиков по подготовке и передаче документов в архив учреждения и на государственное хранение.

2.3. Принимает участие в подготовке и рассмотрении инструкций по делопроизводству, номенклатуры дел учреждения, методических пособий по организации документов в делопроизводстве, экспертизы их ценности и подготовке документов для последующего хранения.

2.4. Рассматривает предложения об изменении сроков хранения отдельных документов, установленных действующими перечнями, и определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями, и выносит решения на утверждение соответствующего государственного архива.

2.5. Обеспечивает проведение инструктажа и консультаций работников учреждения по вопросам организации документов в делопроизводстве, экспертизы их ценности и подготовки к передаче на дальнейшее хранение.

3. Права экспертной комиссии

ЭК учреждения представляется право:

3.1. В соответствии с установленными требованиями давать указания структурным подразделениям учреждения и соответствующим работникам, отвечающим за ведение дел, по вопросам организации документов в делопроизводстве, экспертизы их ценности и подготовки к передаче на архивное хранение.

3.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений:

письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе документов по личному составу;

документы, сведения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.

3.3. Заслушивать на своих заседаниях информации руководителей делопроизводственной службы и архива учреждения о качестве оформления документов и формировании дел в делопроизводстве, состоянии учета и сохранности дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

3.4. Приглашать на заседания ЭК в качестве консультантов и экспертов специалистов соответствующих организаций, а в случае необходимости - работников государственных архивов.

3.5. Информировать руководство учреждения по вопросам, входящим в компетенцию ЭК.

4. Организация работы экспертной комиссии

4.1. Экспертная комиссия осуществляет свою деятельность в непосредственном контакте с ЭПК (ЭМК) архивного учреждения и получает от нее необходимые организационно-методические указания.

4.2. ЭК работает по плану, утвержденному руководителем учреждения, и отчитывается перед ним о своей работе.

4.3. Вопросы, относящиеся к деятельности и компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере надобности, но не реже двух раз в год.

4.4. Решения ЭК принимаются большинством голосов. Заседания ЭК протоколируются.

4.5. Обязательному утверждению соответствующим государственным архивом подлежат предложения об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями и примерными номенклатурами дел.

4.6. Ведение делопроизводства ЭК и хранение ее документов возлагается на секретаря комиссии.

Приложение 43
к п.14.3

НОРМЫ ВРЕМЕНИ И ВЫРАБОТКИ НА ОСНОВНЫЕ ВИДЫ РАБОТ, ВЫПОЛНЯЕМЫЕ В АРХИВАХ <*>

-------------------------------

<*> Нормы, отсутствующие в данном приложении, см. в "Нормах времени и выработки на основные виды работ, проводимые в госархивах", Минск, 1989 г.

Научно-методическая и контрольно-инспекционная работа архива

1. Подготовка ведомственного перечня документов со сроками хранения (или подлежащих государственному приему) - 33 статьи перечня в день.

2. Разработка рабочих инструкций, методических указаний, памяток, обзоров и т.п. - 1 печ.л. в 10-15 дней.

3. Методические консультации по вопросам работы архива - 8 консультаций в день.

4. Проверка работы архивов подведомственных организаций - 1-7 дней.

Научно-техническая обработка документов

5. Проведение экспертизы ценности:

управленческой документации - 100-120 дел в день;

документов по личному составу - 300 дел в день.

6. Составление акта на уничтожение дел, не подлежащих хранению - 40 наименований заголовков (группы заголовков) дел в день.

7. Формирование дел из россыпи - 800 листов в день.

8. Составление заголовков на дела:

с управленческой документацией - 25-30 заголовков в день (учреждений районного и сельского звена - 30-40 документов в день);

по личному составу - 160 заголовков в день.

9. Редактирование заголовков дел:

с управленческой документацией - 100 заголовков в день;

с частичным просмотром дел - 70 заголовков в день;

без просмотра дел - 250 заголовков в день.

10. Систематизация карточек на дела - 500 карточек в день.

11. Систематизация дел внутри фонда (подборка дел по карточкам или описям, сверка заголовков на делах и карточках) - 350-400 дел в день.

12. Нумерация листов в делах с составлением заверительной надписи - 1500 листов в день.

13. Подшивка дел:

с управленческой документацией - 30 дел в день;

по личному составу - 60 дел в день.

14. Оформление обложек дел:

от руки - 65 обложек в день;

машинописным способом - 68 обложек в день.

15. Картонирование дел (при укладке в коробку не более 5 дел) - 500 дел в день.

16. Написание ярлыков на связки - 100 ярлыков в день.

17. Наклейка ярлыков на коробки - 200 ярлыков в день.

18. Формирование связок дел (с прикреплением ярлыка) - 68 связок в день.

19. Составление историко-архивной справки - 1 печ.л. в 8-10 дней.

20. Переработка описей управленческой документации - 30 дел в день.

21. Написание текста описи по установленной форме - 70 статей в день.

Каталогизация документов

22. Просмотр описей с целью отбора дел для каталогизации - 1600 заголовков в день.

23. Выявление документов, подлежащих каталогизации, по делам - 12 дел в день.

24. Составление тематических карточек на выявленные документы - 30 карточек в день.

25. Составление именных карточек:

на личные дела - 100 карточек в день;

по поименному списку работников - 150 карточек в день.

26. Систематизация карточек:

систематических каталогов - 410 карточек в день;

алфавитных каталогов - 700 карточек в день.

Учет документов

27. Проверка наличия и состояния дел с оформлением результатов - 250 дел в день.

28. Оформление результатов проверки - 1 акт в 5 часов.

29. Проверка нумерации листов в делах - 5000-6000 листов в день.

Комплектование архива

30. Прием-передача дел на хранение - 300 дел в день.

31. Шифровка дел - 300 дел в день.

Режим хранения дел

32. Контроль за температурно-влажностным режимом хранения документов - 40 наблюдений (с фиксацией результатов в регистрационном журнале) приравнено к одному дню.

33. Перемещение дел внутри хранилища - 105 коробок (связок) в день.

Использование документов

34. Исполнение тематических запросов - одна справка в три дня.

35. Исполнение запросов социально-правового характера:

по документам - 3 запроса в день;

по справочным карточкам и каталогам - 9-10 запросов в день.

36. Составление ответов на запросы и заявления об отсутствии документов в архиве - 13-15 писем в день.

37. Выдача дел для использования - 100 дел в день.

СПИСОК НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Закон Республики Беларусь "Об охране историко-культурного наследия"// Ведомости Верховного Совета Республики Беларусь, 1992, Ноябрь, N 30 (505).

2. Закон Республики Беларусь "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь"// Ведомости Верховного Совета Республики Беларусь, 1994, Октябрь, N 29 (507).

3. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ 16487-83.

4. Документы на бумажных носителях. Правила Государственного хранения. Технические требования. СТ 56.6-85.

5. Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. СТБ 6.38-95.

6. Методические указания по практическому применению СТБ 6.38-95 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", Мн., 1996.

7. Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, Мн., 1995.

8. Примерная инструкция по работе с машиночитаемыми документами в организациях, на предприятиях и в ведомственных архивах Республики Беларусь, Мн., 1996.

9. Правила учета и передачи электронных (машиночитаемых) документов на государственное хранение, Мн., 1997.

10. Основные правила работы государственных архивов СССР, М., 1984.

11. Основные правила работы государственных архивов с кино-, фото-, фонодокументами, М., 1980.

12. Основные правила работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях, М., 1991.

13. Перечень документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения, М., 1989.

14. Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР, М., 1973.

15. Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы СССР, и методические рекомендации по экспертизе ценности научно-технической документации, М., 1987.

16. Нормы времени и выработки на основные виды работ, проводимые в госархивах, Мн., 1989.

17. Положение о создании и организации страхового фонда копий особо ценных документов, М., 1980.

18. Инструкция о выявлении, учете, описании и хранении особо ценных документов, М., 1980.

19. Методические рекомендации по научно-технической обработке документов личного происхождения, М., 1971.

Страницы: | Стр. 1 | Стр. 2 | Стр. 3 | Стр. 4

Архіў дакументаў Папярэдні | Наступны


	Под общей редакцией Валерия Левоневского