ПОИСК ДОКУМЕНТОВ

Правила Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 30.04.1997 № 5 "Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь"

< Главная страница

Стр. 2

Страницы: | Стр. 1 | Стр. 2 | Стр. 3 | Стр. 4 |

ширина главных проходов между рядами стеллажей - 120 см;

ширина проходов между стеллажами - 75 см;

расстояние между стеной и стеллажом, параллельным стене - 75 см;

расстояние между полками по высоте - 40 см;

расстояние между стеной и торцом стеллажа - 45 см;

расстояние от пола до нижней полки стеллажа - не менее 15 см, в цокольных этажах - не менее 30 см.

Конструкция и размеры стеллажей и шкафов для документов особого формата определяются размерами этих документов.

При оборудовании хранилищ деревянными стеллажами необходима обработка их огнезащитным составом.

6.5.2. Стеллажи устанавливаются перпендикулярно к стенам, имеющим оконные проемы и элементы отопительной системы. Расстояние до окна или источника тепла не менее 60 см. В помещении без окон стеллажи устанавливаются с учетом особенностей помещения.

6.5.3. Для работы у стеллажей используются лестницы-стремянки, перемещаются документы на библиотечных тележках (ТБ-1 и др.).

6.5.4. При возникновении чрезвычайных происшествий (пожар, затопление, злоумышленное проникновение) принимаются меры по спасению документов. Специальной комиссией составляется акт о происшествии. Случаи утраты, порчи, гибели документов, а также возникновение ситуаций, которые могут к ним привести, рассматриваются как чрезвычайные происшествия, и о них немедленно ставится в известность руководство организации.

6.6. Размещение дел в хранилище. Топографирование

6.6.1. Размещение дел в хранилищах должно проводиться с учетом создания оптимальных условий хранения, ежегодного движения дел, оперативного использования документов.

6.6.2. Все поступающие в архив документы размещаются так, чтобы документы каждого структурного подразделения хранились в одном месте и были расположены в порядке ежегодных поступлений.

6.6.3. Документы постоянного хранения размещаются отдельно от документов временного хранения и по личному составу.

6.6.4. Дела постоянного хранения размещаются в коробках или папках, дела временного хранения формируются в связки. Зазор между верхней крышкой коробки и стеллажом, обеспечивающий циркуляцию воздуха, - 5 см, между коробками в ряду - около 2 см. Толщина связки - не более 20 см.

К коробкам приклеиваются, а к связкам прикрепляются ярлыки. На них указываются порядковый номер, номер фонда и описи, год, крайние номера дел, включенных в данную коробку (связку).

6.6.5. Не допускается хранение документов на полу, на подоконниках, в неразобранных кипах, транспортировочной таре.

6.6.6. Все помещения архива, стеллажи, шкафы, полки нумеруются. Стеллажи и шкафы нумеруются самостоятельно слева направо от входа, а полки на стеллажах - по шкафам сверху вниз, слева направо.

6.6.7. В целях закрепления места хранения и наиболее быстрого нахождения документов в архиве составляются топографические постеллажные указатели (приложение 10).

Карточки указателя составляются на каждый стеллаж и располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах каждого отдельного помещения. Изменения, происходящие в размещении документов, должны своевременно отражаться в топографическом указателе.

При большом количестве фондов желательно создание пофондового топографического указателя (приложение 11).

6.7. Порядок выдачи дел из хранилищ. Транспортировка и упаковка дел

6.7.1. Дела выдаются из хранилищ для использования (сотрудникам, исследователям, организациям) и для проведения архивных работ с документами (дезинфекции, составления научно-справочного аппарата и т.д.).

6.7.2. Пользователи документной информации (исследователи) работают в читальном зале. Допускается передача дел во временное пользование вне архива структурным подразделениям организации, организациям данного ведомства, а также судебным, следственным, налоговым и контрольным органам.

6.7.3. Выдача дел исследователям и работникам других организаций производится на основании письма соответствующей организации и разрешающей резолюции руководителя.

6.7.4. Дела во временное пользование выдаются на срок, не превышающий 30 дней.

6.7.5. Выдача дел во временное пользование другой организации оформляется актом о выдаче дел во временное пользование (приложение 12) и фиксируется в книге выдачи дел из хранилища (приложение 13) и книге выдачи дел во временное пользование (приложение 27) <*>. Выдача дел в читальный зал исследователям регистрируется в соответствующем порядке в книге выдачи дел из хранилища.

-------------------------------

<*> Если в архиве одно хранилище, то выдача дел во временное пользование может фиксироваться только в книге выдачи дел из хранилища.

6.7.6. Акт выдачи дел во временное пользование составляется в 2 экземплярах на общем бланке организации. Один экземпляр остается в архиве и хранится в деле фонда, другой вместе с делами передается получателю. Акты подписывают оба руководителя и их подписи скрепляются гербовыми печатями организаций. После возвращения дел в акте делается соответствующая отметка.

6.7.7. Состояние дел, возвращаемых в архив, должно быть проверено. При обнаружении недостачи отдельных документов или повреждения листов составляется акт в 2 экземплярах. Один экземпляр предъявляется руководителю организации, использовавшей документы, или направляется в соответствующие органы для привлечения виновных к ответственности.

6.7.8. При выдаче дел для использования взамен подкладывается карта-заместитель дела (приложение 14). В ней указывается шифр дела, дата выдачи, фамилия пользователя (название организации, которой выдано дело во временное пользование), дата возврата дела. При возвращении дела в хранилище карта-заместитель изымается и хранится до минования надобности.

6.7.9. При любом перемещении документов соблюдают меры предосторожности.

6.7.10. За пределы здания документы вывозят только в упакованном виде и в закрытом транспорте. При многодневных перевозках на большие расстояния документы упаковывают в водозащитный материал и помещают в ящики.

6.8. Проверка наличия и состояния дел

6.8.1. Проверки наличия и состояния дел проводятся с целью установления фактического наличия дел, числящихся по описям, и выявления дел, требующих консервационно-профилактической обработки и реставрации.

6.8.2. Проверка дел постоянного хранения проводится раз в 5 лет и перед передачей их на хранение в государственный архив. Проверка дел по личному составу и дел временного хранения проводится раз в 10 лет.

Единовременные проверки наличия дел проводятся:

после перемещения дел в другое хранилище;

после чрезвычайных происшествий;

при смене заведующего архивом;

при ликвидации организации.

6.8.3. Проверка проводится комиссией в составе 3-5 человек, назначенной руководителями организации. В ходе проверки изучаются документы предыдущих проверок, проверяется правильность нумерации дел в описях, соответствие ее итоговым записям и учетным документам. Проводится сверка описательных статей описей с содержанием реквизитов на обложках дел (шифра, названия фондообразователя и его структурных подразделений, делопроизводственных индексов, заголовков, дат, количества листов).

6.8.4. Физическое состояние дел оценивается визуально с учетом степени их сохранности и наличия характерных признаков разрушения основы и текста. В ходе проверки физического состояния подлежат выявлению:

документы, пораженные плесенью, насекомыми;

документы с повреждением основы;

документы с повреждением текста;

влажные документы.

В ходе проверки запрещается делать какие-либо пометы в описях дел.

6.8.5. Дела, выданные в структурные подразделения, читальный зал и во временное пользование, проверяются по книге выдачи дел из хранилища и актам выдачи дел и считаются имеющимися в наличии.

6.8.6. Состояние дел фиксируется в листе проверки (приложение 15), затем в акте проверки наличия и состояния дел (приложение 16). В этих документах помещается информация об общем количестве дел, числящихся по описям, количестве дел, оказавшихся в наличии, о делах необнаруженных, выданных во временное пользование, неисправных, поврежденных, требующих дезинфекции, дезинсекции, реставрации, переплета или подшивки, восстановления затухающих текстов.

6.8.7. Лист проверки составляется непосредственно в ходе проверки наличия дел в фонде. После окончания работы листы проверки нумеруются. В дело фонда они включаются только при обнаружении недостатков.

6.8.8. При проверке наличия и состояния дел необходимо:

сохранять порядок расположения дел на стеллажах, в коробках, папках;

подкладывать на соответствующие места обнаруженные неправильно подложенные дела;

изымать не внесенные в опись дела;

изымать и изолировать поврежденные биологическими вредителями дела.

Внесение в ходе проверки неучтенных дел в опись запрещается. Они передаются заведующему архивом вместе с листом и актом проверки наличия. После этого дело(а) описывается, а в учетных документах фиксируются соответствующие изменения.

6.8.9. В ходе проверки дела, имеющие внутреннюю опись, сверяются подокументно с данными внутренней описи.

6.8.10. После окончания проверки наличия и состояния дел в конце описи делается запись "Проверено" и указывается дата проверки. Запись заверяется лицом, ответственным за ведение учетных документов в архиве.

6.8.11. При обнаружении не отмеченных в итоговой записи описи литерных, свободных, повторных и пропущенных номеров итоговая запись пересоставляется.

6.8.12. Акт проверки наличия и состояния дел (приложение 16) составляется и подписывается работником, проводившим проверку наличия, утверждается руководителем организации, согласовывается ЦЭК (ЭК) организации. В соответствии с актами проводится работа по устранению выявленных недостатков. Акты нумеруются по очередности проверок наличия и хранятся в деле фонда.

6.8.13. Если в ходе проверки обнаружены дела с неисправимыми повреждениями, об этом составляется акт о неисправимых повреждениях дел (приложение 17), на основании которого указанные дела выделяются к уничтожению.

6.9. Организация и оформление результатов розыска дел

6.9.1. Если проверкой обнаружена недостача дел, то организуется их розыск. Для этого необходимо:

изучить документы, на основании которых выдавались дела из хранилища;

изучить описи, по которым из структурного подразделения дела передавались в архив;

организовать розыск в структурном подразделении, в деятельности которого образовались необнаруженные дела;

изучить в деле фонда акты о выделении дел к уничтожению;

просмотреть правильность подкладки дел, номер которых похож на номер утраченного дела.

Розыск рекомендуется проводить в течение года после проверки наличия дел. Итоги розыска фиксируются в графе "Примечание" листа проверки наличия и состояния дел.

6.9.2. Найденные в итоге розыска дела возвращаются на место хранения. Если искомые дела не обнаружены, составляется акт о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны (приложение 18).

Дела, причина утраты которых подтверждена документами (актами о выделении дел к уничтожению, о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны, о неисправимых повреждениях дел, передачи дел в другие архивы и организации), исключаются из описей и учетных документов.

6.9.3. Проверка наличия считается завершенной после внесения изменений в учетные документы.

7. КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА

7.1. Классификация документов в пределах архива

7.1.1. Весь комплекс документов (независимо от их ценности и местонахождения), возникший в процессе деятельности организации, составляет документальный фонд. Из материалов документального фонда формируется архивный фонд - совокупность документов организации, имеющих политическое, народно-хозяйственное, научное, социально-культурное или историческое значение и подлежащих постоянному хранению. Организация, документы которой составляют архивный фонд, называется фондообразователем. Архивный фонд хранится в архиве фондообразователя и (или) в госархиве. Наряду с архивным фондом (фондами) в архиве может храниться архивная коллекция (коллекции) - совокупность отдельных документов, образовавшихся в процессе деятельности различных фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, авторскому и др.).

7.1.2. Классификация документов архива предполагает их группировку по фондам на основании определенных признаков, имеющих существенное значение для учета, хранения и использования документной информации.

7.1.3. При осуществлении делопроизводства, проведении экспертизы ценности документов (при формировании дел и отборе их для передачи в архив, госархив), определяется фондовая принадлежность документов, т.е. осуществляется отнесение их к архивному фонду организации-фондообразователя с учетом хронологических границ ее деятельности. Данный вид работы называется фондированием.

7.1.4. При фондировании по содержанию документов, подписям, делопроизводственным пометам, оттискам регистрационных штампов и др. признакам определяется принадлежность документов данной организации фондообразователю.

7.1.5. Фонд представляет собой основную классификационную и учетную единицу документов архива и дроблению не подлежит.

7.1.6. Хронологическими границами фонда являются официальные даты создания и ликвидации организации-фондообразователя. Хронологические границы фонда не зависят от изменений административно-территориального деления, если образование, деятельность и ликвидация фондообразователя не связаны с этими изменениями.

7.1.7. Каждый фонд имеет свой номер и название, соответствующее официальному названию фондообразователя. Если архив организации-фондообразователя передает дела на госхранение, номер фонда в архиве устанавливается соответствующим госархивом.

7.1.8. Все входящие документы относятся к фонду адресата.

7.1.9. Исходящие документы и документы внутреннего обращения относятся к фонду создавшей их организации.

7.1.10. Не является основанием для создания новых фондов временное прекращение организацией своей деятельности, изменение ее названия, ведомственного или территориального подчинения, структуры, объема, компетенции, а также реорганизация, не повлекшая коренного изменения функций.

7.1.11. При ликвидации организации документы ее правопреемников или исполнителей ее прежних функций составляют отдельные фонды. Законченные делопроизводством дела ликвидированной организации включаются в ее фонд, а незаконченные дела и дела по личному составу - в фонд правопреемника.

7.1.12. В архиве могут создаваться объединенные архивные фонды, которые включают документы двух или более организаций, имеющих между собой исторические и (или) логические связи. Объединенные фонды формируются из документов:

однородных и одноименных организаций;

Пример. Автотранспортные парки, сельские советы.

руководящей и подчиненных организаций;

Пример. Банк и его отделения.

организаций, связанных между собой объектом деятельности;

Пример. Белорусская железная дорога (управление, дистанции и др.).

органов государственной власти и управления;

Пример. Облисполком и его отделы.

7.1.13. Архивная коллекция создается в том случае, если составляющие ее материалы нельзя без ущерба для использования объединить с документами того или иного фонда (фондов). Возможно создание коллекций документов по личному составу, организаций-предшественников, подведомственной сети и др.

7.1.14.<*> Создание, пополнение, расформирование фондов и коллекций осуществляется по согласованию с государственным архивом.

7.2. Классификация документов в пределах фонда

7.2.1. Структурной и классификационной основой архивного фонда является дело (единица хранения) - физически обособленный отдельный документ или совокупность документов, объединенных по каким-либо общим признакам. Дела в пределах фонда систематизируются, т.е. группируются в определенной последовательности.

7.2.2. Систематизация документов архивного фонда осуществляется на основании согласованной с государственным архивом схемы, в основе которой лежат следующие признаки:

структурный (систематизация в соответствии со структурой фондообразователя, зафиксированной в штатном расписании);

хронологический (систематизация на основании учета датировки документов);

предметно-вопросный (систематизация на основании содержания документов);

номинальный (систематизация по делопроизводственной форме - видам единиц хранения, разновидностям и значимости документов);

функциональный (на основании классификации функций, выполняемых фондообразователем);

географический (систематизация по административно-территориальным единицам);

корреспондентский (систематизация по названиям адресатов, в результате переписки с которыми образовались документы);

авторский (систематизация по названиям учреждений или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).

7.2.3. Дела систематизируются по нескольким признакам, использование которых наиболее рационально для сохранения в фонде логических и исторических связей между документами.

7.2.3.1. Структурно-хронологический тип схемы обычно применяется для систематизации дел организаций, имевших устойчивую структуру и уже прекративших свою деятельность. При этом дела группируются по структурным подразделениям, а в пределах данных подразделений - по годам.

     Пример. Канцелярия
             1990 г.
             1991 г. и т.д.
             Отдел кадров
             1990 г.
             1991 г. и т.д.

7.2.3.2. Хронологически-структурный тип схемы используется для систематизации дел фондообразователей, структура которых часто изменялась. В этом случае дела фонда группируются по годам, а в пределах каждого года - по структурным подразделениям.

     Пример. 1990 г.
             Канцелярия (управление делами) <*>
             Плановый отдел
             Производственный отдел
             Отдел труда и зарплаты
             Статистический отдел
             Финансовый отдел
             Бухгалтерия
             Отдел кадров <**>
             Административно-хозяйственный отдел

-------------------------------

<*> Здесь рационально ввести термин "Руководство".

<**> При наличии только инспектора по кадрам - "Кадры".

7.2.3.3. Функционально-хронологическая и хронологически-функциональная схемы систематизации применяются обычно при классификации документов бесструктурных учреждений.

Пример функционально-хронологической схемы.

Руководство

1990 г.

1991 г.

1992 г.

Учебно-воспитательная работа

1990 г.

1991 г.

1992 г. и т.д.

Пример хронологически-функциональной схемы.

1990 г.

Руководство

Планирование

Финансирование

Капитальное строительство

и т.д.

7.2.3.4. При небольшом объеме фонда возможно использование номинально-хронологической или хронологически-номинальной схемы.

Пример номинально-хронологической схемы.

Приказы

1990 г.

1991 г.

Планы

1990 г.

1991 г. и т.д.

Пример хронологически-номинальной схемы.

1990 г.

Приказы

Планы

Отчеты и т.д.

7.2.4. Документы по личному составу систематизируются отдельно и включаются в отдельные описи.

7.2.5. Систематизация документов в коллекции определяется тематикой и составом документов.

7.2.6. При систематизации дел необходимо учитывать следующее:

при определении структуры фондообразователя используются директивные документы (приказы, постановления и др.), а при отсутствии таковых - штатные расписания, отчеты о финансово-хозяйственной деятельности и др.;

принадлежность документов и дел к структурным подразделениям устанавливается на основании информации, содержащейся на обложке дела, по адресату, регистрационному штампу, отпускам исходящих документов, резолюциям, делопроизводственным пометам, содержанию;

планы, отчеты, сметы относятся к тому году, на который и за который они составлены; планы, рассчитанные на несколько лет, относятся к начальному периоду их действия, а отчеты - к последнему году отчетного периода;

дела относятся к тому году, в котором они начаты делопроизводством или поступили в данное учреждение для продолжения делопроизводства;

дела, начатые делопроизводством в одном структурном подразделении, а затем продолженные в другом, относятся к тому подразделению, в котором они были закончены.

Особенности формирования дел и систематизации в них документов см. в разделе 3 настоящих правил.

8. СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ СВОДНЫХ И ЗАКОНЧЕННЫХ ОПИСЕЙ ДЕЛ

8.1. Составление и оформление годового раздела сводной описи дел постоянного хранения

8.1.1. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения составляется на основе описей дел постоянного хранения структурных подразделений. В годовой раздел включаются заголовки дел постоянного хранения, отложившихся в течение года в структурных подразделениях, а также заголовки дел, сформированных из документов, которые были выделены из дел с отметкой "ЭПК".

8.1.2. Заголовки дел в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются только после сверки их со сводной номенклатурой дел за тот же год и проверки правильности формирования, оформления и описания дел в структурных подразделениях.

8.1.3. В случае обнаружения утраты дел, не включенных в справки структурных подразделений об утрате дел или при отсутствии указанных справок (см. пп.5.2.6, 5.3.4), архивом совместно со службой ДОУ и подразделением, к которому эти дела относятся, организуется розыск. Если розыск не даст результатов, лица, виновные в утрате документов, привлекаются к ответственности в установленном законом порядке. Архив составляет акт о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны (приложение 18), и указанные дела исключаются из учетных документов.

В организациях, передающих документы на государственное хранение, акт о необнаружении дел составляется в 2 экземплярах, из которых один хранится в архиве, другой предоставляется в ЭМК (ЭПК) соответствующего архивного учреждения вместе с экземплярами годового раздела сводной описи дел.

8.1.4. Порядок внесения заголовков дел в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения аналогичен порядку, предусмотренному настоящими правилами для описей дел структурных подразделений (см. пп.5.2.5 - 5.2.7). Заголовки дел, содержащих документы за несколько лет, включаются в годовой раздел сводной описи дел по дате заведения дела.

8.1.5. Заголовки дел включаются в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения в соответствии со схемой систематизации фонда (см. подраздел 7.2).

8.1.6. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения составляется по установленной форме (приложение 19). Элементы описательной статьи сводной описи дел постоянного хранения аналогичны элементам описательной статьи описи дел постоянного хранения структурного подразделения. Графы описи заполняются в точном соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела.

8.1.7. Заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, нумеруются в валовом порядке до тех пор, пока их число не достигнет любого четырехзначного числа (1000, 3000 и т.д. до 9999) или до передачи документов, включенных в опись, в государственный архив.

8.1.8. В конце каждого годового раздела сводной описи дел постоянного хранения за последней описательной статьей составляется итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается фактическое количество дел, включенных в раздел, первый и последний номера дел, отражаются особенности нумерации (наличие литерных и пропущенных номеров). Итоговая запись подписывается составителем раздела с указанием должности составителя и даты составления описи.

Заголовки дополнительно обнаруженных дел вносятся в годовой раздел описи под литерными номерами в соответствии с принятой систематизацией.

Внесение изменений в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения после его утверждения ЭМК (ЭПК) архивного учреждения допускается только по согласованию с данным архивным учреждением <*>.

8.1.9. Одновременно с работой над сводной описью составляется историко-архивная справка к фонду (см. подраздел 10.5). При необходимости к сводной описи дел постоянного хранения составляются указатели (см. подраздел 10.3), оглавление, список сокращенных слов.

Оглавление описи составляется, если в годовом разделе сводной описи дел имеются подразделы, выделены другие, более мелкие группы дел, имеется справочный аппарат к разделу.

Список сокращенных слов составляется в тех случаях, если в годовом разделе употребляются сокращения, характерные для деятельности организации или ведомственной системы, к которой она относится. Сокращения располагаются в алфавитном порядке. Через тире указывается их расшифровка.

8.1.10. Листы годового раздела сводной описи дел и справочного аппарата к нему нумеруются в валовом порядке, в конце помещается лист-заверитель описи (приложение 20). В нем указывается общее количество листов раздела и справочного аппарата, а также литерных и пропущенных номеров. Лист-заверитель описи составляется и подписывается составителем раздела.

8.1.11. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения составляется в 4 экземплярах.

Годовые разделы не подшиваются, не переплетаются (если они не являются законченной описью), хранятся в папках с тремя клапанами и завязками.

8.1.12. <*> После согласования ЦЭК (ЭК) организации на рассмотрение ЭМК (ЭПК) архивного учреждения архивом организации, передающей документы на госхранение, представляются 4 экземпляра годового раздела сводной описи. После утверждения годового раздела описи руководителем организации, он утверждается ЭМК (ЭПК) архивного учреждения. Затем первый экземпляр годового раздела сводной описи в качестве контрольного передается в государственный архив, остальные - остаются в организации.

8.1.13. Дела, внесенные в годовые разделы сводных описей, после утверждения годового раздела сводной описи руководителем организации шифруются чернилами или шариковой ручкой и хранятся в архиве до передачи на государственное хранение в соответствии с проставленным шифром (по номерам фондов, описей, дел).

8.1.14. Если по какой-либо причине научно-техническая обработка документов проводится единовременно за несколько лет, то по правилам, изложенным в подразделе 8.1, составляется сводная опись дел постоянного хранения за соответствующий период времени с единым листом-заверителем описи.

8.2. Составление и оформление законченной описи дел постоянного хранения

8.2.1. Несколько годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения или один годовой раздел считаются законченной описью, если число заголовков дел в них достигло любой четырехзначной цифры (см. п.8.1.7) или организация-фондообразователь ликвидирована.

8.2.2. Законченной описи присваивается порядковый номер по листу фонда. Если документы фонда уже поступали на государственное хранение, то данный номер согласовывается с госархивом. При выбытии всех дел законченной описи ее номер другим описям не присваивается.

8.2.3. Систематизация заголовков дел в законченной описи при необходимости может уточняться.

8.2.4. Законченная опись печатается в четырех экземплярах.

8.2.5. Законченная опись имеет самостоятельную нумерацию заголовков дел. Итоговая запись и заверительная надпись к законченной описи составляются также, как к годовому разделу сводной описи дел (см. пп.8.1.8, 8.1.10). В заверительной надписи фиксируется поступление, выбытие, объединение и расформирование дел со ссылкой на соответствующие документы.

Пример. Дела NN 326, 518, 611 исключены из описи. Основание: акт о неисправимом повреждении дел от 08.10.1996, N 6. Подпись работника архива, вносящего запись.

В описи на уровне строки утраченного дела в графе "Примечание" делается пометка "утрачено" (при передаче дел в другой архив - "выбыло"). Затем составляется новая итоговая запись.

Если опись состоит из нескольких томов (частей), итоговая запись составляется к каждому из них, а в последнем томе (части) помещается итоговая запись ко всей описи.

Заверительные надписи, составленные к годовым разделам сводных описей дел, при составлении законченной описи изымаются.

8.2.6. Законченная опись дел имеет титульный лист (приложение 21) <*>. На нем указывается:

название госархива, источником комплектования которого является организация <*>;

название фонда;

номер фонда;

номер описи;

категория документов, содержащихся в делах (постоянного, временного хранения, по личному составу и т.д.);

крайние даты дел, включенных в опись.

-------------------------------

<*> Титульный лист может составляться и на опись дел постоянного хранения, включающую дела за несколько лет.

8.2.7. Название фонда организации на титульном листе включает:

полные и сокращенные названия фондообразователя со всеми переименованиями и изменениями подчиненности, относящимися к периоду, за который документы включены в опись;

указание хронологических рамок, в которых организация носила то или иное название;

Пример.

Центральный государственный архив Октябрьской революции и социалистического строительства БССР (ЦГАОР БССР)

июль 1944 г. - 19 сентября 1991 г.

Центральный государственный архив Октябрьской революции и социалистического строительства Республики Беларусь (ЦГАОР Республики Беларусь)

19 сентября 1991 г. - 1 августа 1993 г.

Белорусский государственный архив (БГА)

1 августа 1993 г. - 12 июня 1995 г.

Национальный архив Республики Беларусь (НАРБ)

12 июня 1995 г.

8.2.8. К законченной описи постоянного хранения составляются оглавление, указатели (см. подраздел 10.3) и список сокращенных слов (при наличии таковых в описи).

8.2.9. В оглавлении к законченной описи с указанием соответствующих листов перечисляются:

историко-архивная справка к фонду (общая);

названия разделов и подразделов описи в соответствии со схемой ее построения;

список сокращенных слов (при наличии).

Оглавление помещается в начале законченной описи. Оглавления к годовым разделам описи из нее изымаются.

8.2.10. Законченная опись вместе с титульным листом, историко-архивной справкой к фонду (см. подраздел 10.5), справочным аппаратом к описи заключается в твердую обложку и переплетается.

8.3. Составление и оформление годового раздела сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения

8.3.1. В годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения включаются заголовки дел, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений и имеющих срок хранения от 10 до 25 лет.

8.3.2. Сводная опись дел временного (свыше 10 лет) хранения составляется и оформляется так же, как и опись дел постоянного хранения, но в отличие от последней не подлежит утверждению ЭМК (ЭПК) архивного учреждения.

8.3.3. Справочный аппарат к указанным описям (оглавление, список сокращенных слов и др.), как правило, не составляется. В описи дел временного (свыше 10 лет) хранения к порядковому номеру описи, определенному по листу фонда, прибавляется индекс "в".

8.3.4. Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения печатается в двух экземплярах, согласовывается ЦЭК (ЭК) организации и утверждается ее руководителем (приложение 22).

8.4. Оформление описи дел по личному составу

8.4.1. Документы по личному составу постоянного хранения (личные дела уволенных работников, имеющих ученое звание или ученую степень, руководителей организаций и др.) включаются в соответствующий годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения <*>.

-------------------------------

<*> По согласованию с ЦЭК (ЭК) допускается прием на постоянное хранение личных дел работников, внесших крупный вклад в развитие отрасли (системы) или организации, руководителей ключевых структурных подразделений организации.

8.4.2. В годовой раздел описи дел по личному составу включаются заголовки дел со сроками хранения 75 лет, отложившихся в течение года в деятельности отдела кадров организации или структуры, ответственной за работу с кадрами.

8.4.3. Годовой раздел описи дел по личному составу составляется по установленной форме (приложение 23).

8.4.4. Заголовки дел в годовом разделе описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку в следующей последовательности:

приказы по личному составу (о приеме, перемещении, увольнении сотрудников);

карточки по учету личного состава (личные карточки);

лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);

личные дела уволенных (при отсутствии отдельной описи личных дел);

невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи);

акты о несчастных случаях и документы к ним.

Пример.

1997

1. Приказы NN 1-56 директора Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела по личному составу

2. Личные карточки А-К

3. Личные карточки Л-Я

4. Лицевые счета сотрудников института

Личные дела уволенных

5. Александров Анатолий Кириллович и т.д.

Невостребованные трудовые книжки

89. Петров Василий Васильевич

8.4.5. На личные дела, образующиеся в организации в больших объемах, могут составляться самостоятельные годовые разделы описи (личные дела, трудовые книжки и т.п.). Личные дела (личные карточки) вносятся в годовой раздел описи по году увольнения лица, на которое заведено личное дело, и систематизируются по алфавиту. Фамилия, имя и отчество уволенного указывается в именительном падеже. Личные дела уволенных выделяются в отдельный подраздел годового раздела описи.

8.4.6. При необходимости к годовому разделу описи дел и к законченной описи дел по личному составу составляются оглавления.

8.4.7. Годовой раздел описи дел по личному составу организации, передающей документы на государственное хранение, печатается в трех экземплярах, подписывается составителем, начальником отдела кадров (инспектором по кадрам), представляется на рассмотрение ЦЭК (ЭК) организации, с последующим согласованием с ЭМК (ЭПК) соответствующего архивного учреждения и утверждается руководителем организации.

8.4.8. Годовые разделы описей дел по личному составу организаций, не передающих документы на государственное хранение, печатаются в двух экземплярах, согласуются ЦЭК (ЭК) и утверждаются руководителем организации.

8.4.9. Порядок составления и оформления законченной описи дел по личному составу аналогичен порядку, указанному в пп.8.2.1 - 8.2.7. Форма титульного листа к законченной описи дел по личному составу идентична форме титульного листа к законченной описи дел постоянного хранения (приложение 21). К номеру данной описи дел приставляется индекс "лс".

8.4.10. В организациях, не передающих документы в госархив и не имеющих документов постоянного хранения, к описи дел по личному составу составляется предисловие. В нем указываются дата составления и номер описи, количество дел в описи, особенности формирования, оформления и систематизации дел, полнота состава и причины отсутствия документов и дел, место (места) хранения дел. Предисловие подписывается составителем описи с указанием его должности и даты составления.

9. УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ

В архиве учету подлежат фонды, объединенные фонды, коллекции, описанные и неописанные дела, страховые копии документов, описи, номенклатуры дел и другие единицы хранения.

Учетные документы должны быть сосредоточены у заведующего архивом или лица, отвечающего за учет документов в архиве, и хранятся в сейфе или металлическом шкафу.

В архиве в обязательном порядке используются (ведутся) следующие основные учетные документы:

книга поступления и выбытия документов;

список фондов;

листы фондов;

описи дел;

номенклатура дел;

книга выдачи дел во временное пользование;

формы статистических отчетов (сведений) о составе, объеме фондов и т.д., предоставляемые в учреждения государственной архивной службы в порядке, установленном Госкомархивом.

Все основные учетные документы хранятся постоянно.

Допускается использование вспомогательных учетных документов (реестров описей, книг учета документов, передаваемых в другие архивы и др.), необходимость которых определяется архивом.

9.1. Книга поступления и выбытия документов

9.1.1. В книге поступления и выбытия документов (приложение 24) ведется учет описанных и неописанных дел постоянного, временного хранения и дел по личному составу, принятых архивом от структурных подразделений организации, выделенных к уничтожению, переданных в государственный архив и полученных от других архивов. Каждое поступление и выбытие обозначается самостоятельным номером. Количество поступивших и выбывших дел (документов) ежегодно подсчитывается и оформляется в итоговой записи.

9.2. Список фондов

9.2.1. Список фондов (приложение 25) ведется в архиве, хранящем документы двух и более фондов. Каждому поступающему на хранение фонду присваивается порядковый номер. Если фонд подлежит передаче на государственное хранение, то через косую черту указывается номер данного фонда в госархиве (в случае, если документы фонда ранее передавались в госархив). В списке фондов фиксируется название фондообразователя на момент поступления фонда в хранилище. Номер выбывшего фонда не присваивается поступившему на хранение фонду. При поступлении на хранение фонда ликвидированной организации, фонду присваивается ее последнее название. Объединенный фонд вносится под обобщенным названием. В конце каждой записи в графе 3-4 списка фондов ставится разборчивая подпись лица, сделавшего данную запись. Если количество поступающих и убывающих фондов значительно, в примечании указывается количество фондов, находящихся на хранении по состоянию на 1 января каждого года.

9.3. Лист фонда

9.3.1. Лист фонда (приложение 26) заводится при первом поступлении фонда в архив.

9.3.2. В листе фонда указывается наименование организации, в которой хранится фонд; дата его первого поступления в архив; все названия и подведомственные организации-фондообразователя с момента ее возникновения (в листе объединенного фонда - его обобщенное название и названия всех организаций-фондообразователей, документы которых включены в фонд); крайние даты названий фондообразователя.

9.3.3. В листе фонда ведется учет поступления, наличия, выбытия описанных и неописанных документов (дел). В нем фиксируются все изменения в составе и объеме фонда на основании описей и номенклатур дел, а также актов приема-передачи дел, актов о выделении дел к уничтожению, актов о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны, актов о неисправимом повреждении дел, актов проверки наличия и состояния дел. Изменения, связанные с техническими ошибками, вносятся в опись и лист фонда только после утверждения акта проверки наличия и состояния дел фонда или справки о технических ошибках в учете.

9.3.4. Лист фонда пересоставляется только в том случае, если он неисправимо поврежден. При этом старый лист помещается в дело фонда, а на новом листе в правом верхнем углу делается пометка "Лист пересоставлен" с указанием даты пересоставления.

9.3.5. Если лист фонда заполнен, то записи ведутся на продолжающем его листе (листе-продолжении) с указанием в правом верхнем углу номера фонда и номера листа фонда.

Пример. Продолжение. Ф.326. Л.2.

На предыдущем листе делается ссылка "см. продолжение л.2 (3, 4 и т.д.)".

9.3.6. Листы фонда не подшиваются и хранятся в папке с клапанами с заверительной надписью, в которой указываются номер соответствующего фонда (номера фондов) и общее количество листов, включая листы-продолжения.

9.4. Описи и номенклатуры дел как учетный документ

9.4.1. Первичным учетным документом дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу является опись дел (см. раздел 8). Учет - основная функция описи. Поединичный учет осуществляется путем закрепления за каждым делом номера, а суммарный учет - составлением итоговой записи к описи, сведения которой являются основанием для ведения прочих учетных документов.

9.4.2. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) учитываются по номенклатуре дел (см. раздел 3).

9.5. Дело фонда

9.5.1. Дело фонда ведется на каждый фонд архива. Оно содержит документы, в которых зафиксированы изменения в составе фонда, его история и т.д.: историко-архивные справки (исторические справки, предисловия к описям), методические пособия по обработке документов фонда, акты проверок наличия и состояния дел, передачи фонда на государственное хранение, выделения документов к уничтожению и т.д.

9.5.2. Акты, описи, номенклатуры дел, старые листы фонда включаются в дело только с отметкой о внесении изменений во все учетные документы архива. Документы в деле располагаются в хронологической последовательности.

Страницы дела фонда нумеруются. Составляются внутренняя опись и заверительная надпись. В них вносятся изменения по мере пополнения дела новыми документами.

9.6. Книга выдачи дел во временное пользование

9.6.1. В книге выдачи дел во временное пользование (приложение 27) фиксируется передача дел пользователям документной информации в структурных подразделениях организации и в других организациях. Оформление выдачи дел из организации за ее пределы осуществляется с разрешения руководства и оформляется актом (см. пп.6.7.2 - 6.7.7).

10. НАУЧНО-СПРАВОЧНЫЙ АППАРАТ (НСА) К ДОКУМЕНТАМ АРХИВА

В целях обеспечения сохранности и оперативного поиска документов, наиболее полного и эффективного использования содержащейся в них информации в архиве создается научно-справочный аппарат к документам (НСА).

Основной частью НСА являются архивные справочники по составу и содержанию документов: описи дел, номенклатуры дел, каталоги, картотеки, историко-архивные справки. Кроме них в архивах могут составляться указатели, тематические и фондовые обзоры, тематические перечни документов, информационные письма, справки о составе и содержании документов (необходимость их создания определяется потребностями организации в информации о составе и содержании документов архива).

10.1. Описи дел как часть НСА архива

10.1.1. Описи дел являются базовым документом для создания прочих видов НСА. Все виды НСА связаны между собой поисковыми данными документов, закрепленными описью дел. В состав поисковых данных входят номера фонда, описи, дела, листов дела.

10.2. Каталоги (картотеки)

10.2.1. Каталог (картотека) в архиве представляет собой архивный справочник (перечень), в котором сведения о наиболее значительных или часто используемых документах, их поисковых данных, документной информации отражены на учетных карточках, объединенных общим содержанием и расположенных в систематизированном порядке в соответствии с номенклатурой дел или специально разработанной схемой.

Каталоги могут полностью создаваться в архиве или их основой могут служить учетно-регистрационные и справочные картотеки, создаваемые в делопроизводстве организации и поступившие в архив.

10.2.2. В каталогах карточки группируются по разделам (классам), подразделам (подклассам), темам (подтемам), рубрикам (подрубрикам) и т.д. Группы карточек отделяются друг от друга разделителями. На карточках фиксируются сведения о документах, объединенных в группы, соотносимые с названием отрасли (системы, объединения), проблемы, темы, вопроса, предмета, фамилии, даты и др.

10.2.3. В архиве могут создаваться систематические, предметно-тематические, алфавитные, нумерационные и прочие каталоги.

10.2.3.1. В систематическом каталоге документная информация классифицирована по отраслям знаний и различным сферам деятельности общества на основании функционального (направления деятельности) или структурного признака. Данный каталог формируется по действующей схеме единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов (СЕК).

10.2.3.2. В предметно-тематическом каталоге документная информация классифицируется внутри темы по предметно-вопросному, хронологическому, географическому и др. признакам.

     Пример.
     Информация по    теме    "Возведение    объектов   капитального
строительства" может быть классифицирована следующим образом:
     рубрики:
      Планирование
      Работы нулевого цикла
      Монтаж вспомогательных сооружений и т.д.
     рубрики:
      Организационно-распорядительная документация
      Технико-экономические обоснования
      Проектная документация и т.д.
     рубрики:
      1994 г.
      1995 г.
      1996 г. и т.д.
     рубрика: Минский район
     подрубрики:
      Александрово
      Боровляны
      Заславль и т.д.

10.2.3.3. Каталог (картотека) по личному составу создается для поиска сведений о трудовом стаже, зарплате и других данных социально-правового характера. Карточки в каталоге по личному составу классифицируются по алфавиту.

10.2.3.4. В нумерационных каталогах отражаются документы, характер, содержание и учет которых предполагают наличие внутренней нумерации (стандарты, патенты, авторские свидетельства и др.).

10.2.4. Тематические карточки каталога содержат:

индекс по УДК (Универсальной десятичной классификации);

рубрику;

подрубрику;

содержание документа;

название фонда;

номер фонда, описи, дела, листов;

указание на язык и способ воспроизведения документа;

подпись, расшифровку подписи составителя карточки и дату ее составления (приложение 28).

10.2.5. Карточки личного состава содержат: фамилию, имя, отчество работника, ссылку на номер фонда, описи, дела и листов, в которых имеются сведения о нем. Карточки систематизируются по фамилиям в порядке алфавита, в пределах одинаковых фамилий - по алфавиту имен и отчеств. При перемене работником фамилии составляется вторая карточка.

10.2.6. Допускается создание каталогов в виде компьютерных банков данных.

10.3. Указатели

10.3.1. Указатели в архиве составляются, как правило, к описям фондов для облегчения поиска информации о содержании документов.

Указатель представляет собой перечень предметных понятий (фамилий, имен лиц, названий предметов, событий, явлений, географических названий), встречающихся в описи, с необходимыми пояснениями (аннотациями) и поисковыми данными.

10.3.2. Указатели составляются, если фонд имеет сложную структуру, описи содержат большое количество дел, а документы многостороннюю информацию.

10.3.3. Указатели могут быть следующих видов:

предметные;

Пример.

Бухгалтерский учет и отчетность

Кредитование - поисковые данные на документы (номер фонда, описи, дела, листов)

Оперативный учет...

Операции с ценными бумагами...

Статистический учет...

Финансирование...

и т.д.

географические;

Пример 1.

Борисов, г. ...

Боровая, дер. ...

Логойск, г. ...

Орша, г. ...

Острошицкий городок, п.г.т. (поселок городского типа) или н.п. (населенный пункт)...

Пример 2.

Борисов, г. Минской обл. ...

Боровая, дер., Минского р-на Минской обл. ... и т.д.

именные;

Пример 1.

Иванов А.М. - ...

Иванченко Г.И. - ... и т.д.

Пример 2.

Иванов Александр Михайлович - ...

Иванченко Геннадий Иванович - ...

Пример 3.

Иванов Александр Михайлович, первый заместитель Министра стройматериалов Республики Беларусь - ...

Иванченко Геннадий Иванович, начальник планово-экономического управления Министерства стройматериалов Республики Беларусь - ...

и т.д.

10.4. Обзоры документов

10.4.1. Обзор архивных документов - это справочник, включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов документов, связанных между собой фондовой принадлежностью (обзор фонда) либо тематикой (тематический обзор).

10.4.2. Обзор составляется только к документам, имеющим актуальное значение, хранящимся, как правило, в крупных, но малоизученных фондах.

10.4.3. Обзор состоит из характеристики организации-фондообразователя (в обзоре фонда), характеристики документов и поисковых данных. Характеристика документов представляет собой комплекс аннотаций (сведений о составе и содержании документов). Аннотации размещены в обзоре в соответствии с определенной классификационной схемой (структурной, отраслевой, хронологической и др.). Аннотации могут составляться как на группу однородных по содержанию документов, так и на отдельные документы. При характеристике документов информация излагается кратко и точно в форме свободного повествования. Поисковые данные на аннотированные документы включают номера фондов, описей, дел и листов.

10.4.4. В состав справочного аппарата обзора входят титульный лист, оглавление, список сокращений, указатели и, для тематических обзоров, список фондов, информация о которых включена в обзор.

10.5. Историко-архивная справка к фонду

10.5.1. Историко-архивная справка - документ, содержащий обобщенные и схематические сведения по истории фондообразователя и его фонда, характеристику описей, информацию о составе, полноте, особенностях группировки документов, особенностях формирования, описания и состояния дел.

10.5.2. Историко-архивная справка к фонду составляется одновременно с описями дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу в ходе научно-технической обработки дел фонда и вместе с указанными описями представляется на рассмотрение ЦЭК (ЭК) организации.

10.5.3. В заголовке историко-архивной справки указывается полное название фондообразователя в родительном падеже, хронологические рамки исторической справки, номер фонда.

     Пример.
                     ИСТОРИКО-АРХИВНАЯ СПРАВКА
    к фонду Министерства финансов Республики Беларусь за 1996 г.
                                                          Фонд N 326

Если историко-архивная справка к фонду составляется в очередной раз, в заголовке после ее названия в скобках помещается слово "продолжение".

Историко-архивная справка состоит из двух частей.

10.5.3.1. В первой части в хронологической последовательности помещаются следующие сведения:

основание к созданию организации (издание правительственного или ведомственного распорядительного акта);

дата создания организации (дата принятия документа о ее создании, если в указанном документе не оговаривается более поздняя дата создания организации);

подчиненность, компетенция, задачи и функции организации (заимствуются из устава или положения об организации), их изменения;

структура организации и ее подведомственной сети на момент создания, на год (годы), в течение которого в организации произошли существенные структурные изменения; на момент составления историко-архивной справки; на момент ликвидации организации;

изменения в структуре организации и ее подведомственной сети (реорганизация, создание и переименование структурных подразделений и т.д.);

причина, основание и дата ликвидации (реорганизации) организации; указание нового места хранения дел постоянного хранения и по личному составу.

Если организация имеет сложную структуру, дается общая характеристика ее функций с последующей детализацией по структурным частям. Сведения о структуре организации (подведомственной сети) могут оформляться как приложения к историко-архивной справке в виде списка структурных подразделений или подведомственных организаций на определенный год (годы).

Основные документы по истории фондообразователя - законодательные материалы, постановления и распоряжения высших органов государственной власти и управления, положение (устав) об организации, положение о ее структурных подразделениях, приказы по основной деятельности, штатные расписания, учетные, финансовые и прочие документы, справочная литература. В историко-архивной справке обязательны ссылки на документальные источники и литературу как в основном тексте, так и в отсылочных данных, которые помещаются в нижней части соответствующего листа под основным текстом.

Вопросы по истории организации и ее фонда, изложенные в предшествовавших историко-архивных справках, в последующих справках излагаются только при наличии соответствующих изменений (подчиненности, задач, функций организации и т.д.).

10.5.3.2. Во второй части историко-архивной справки указывается:

время поступления фонда и место его прежнего хранения;

когда и кем проведена обработка документов, составлена опись дел постоянного хранения и какие еще описи составлены (указать их хронологические рамки, количество дел, наличие НСА);

принципы построения описи дел постоянного хранения (хронологически-структурный, функциональный и т.п.);

перечень структурных подразделений, документы которых включены и не включены в опись дел постоянного хранения, с указанием причин включения или невключения их документов в опись;

состав документов, включенных в опись дел постоянного хранения (перечисление по значимости разновидностей документов с кратким анализом особенностей их содержания, полноты состава, аннотация дел с собирательными заголовками и приложениями, характеристика типичных групп дел как по разновидностям документов, так и по их содержанию);

причины отсутствия тех или иных документов и дел;

порядок систематизации дел в описи дел постоянного хранения (признаки систематизации), особенности формирования и систематизации нетипичных дел (сведения о наличии документов, выходящих за хронологические границы фонда, делах, сформированных за два года или несколько лет и т.д.);

особенности формирования, систематизации и хранения дел временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, полнота состава указанных дел и включенных в них документов;

сведения о выделении документов временного хранения с отметкой ЭПК к уничтожению;

особенности физического состояния документов и дел (удовлетворительное, неудовлетворительное).

10.5.4. Историко-архивная справка к фонду подписывается составителем с указанием его должности и даты составления.

10.5.5. При составлении историко-архивной справки к законченной описи в единый документ сводятся сведения, содержащиеся в историко-архивных справках, составленных к годовым разделам описи.

10.5.6. Историко-архивная справка печатается в четырех экземплярах и хранится вместе с описями дел постоянного хранения в организациях, передающих документы на государственное хранение. Три экземпляра вместе с описями передаются в государственный архив, а один хранится в архиве.

Если историко-архивные справки составлялись ежегодно, то сведения, включенные в них, обобщаются в едином документе - историко-архивной справке к фонду за период времени, крайние даты которого соответствуют крайним датам законченной описи дел постоянного хранения. Указанная историко-архивная справка подшивается (переплетается) вместе с законченной описью дел постоянного хранения.

11. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА

Порядок использования документов определяется министерствами и другими органами центрального управления, руководящими структурами негосударственных организаций на основании правил, утвержденных Госкомархивом. Использование документов архива проводится только с разрешения руководителя организации.

Основными формами использования документов архива являются исполнение запросов организаций и граждан; предоставление документов для изучения в читальном зале (кабинете) исследователям (пользователям); выдача дел во временное пользование. При использовании документов обязательны ссылки на место их хранения.

Архив обеспечивает использование документов с учетом конституционного права граждан на тайну личной жизни. Не допускается использование информации о личной жизни граждан без их согласия. К информации, потенциально содержащей тайну личной жизни гражданина, относятся сведения о здоровье, семейных и интимных отношениях; об обстоятельствах рождения, усыновления, развода; о личных привычках и наклонностях; личная переписка и корреспонденция, дневниковые, телефонные, телеграфные, видео, аудио и другие виды сохранения информации; об имущественном положении, источниках доходов; о деятельности, содержащей коммерческую тайну; об интеллектуальной собственности; участии граждан в действиях судебно-следственных органов в качестве обвиняемых, подсудимых, свидетелей и т.п.; сведения, разглашение которых создает угрозу личной безопасности граждан, членов их семей и имущества; сведения из учетно-фильтрационных материалов органов внутренних дел и спецслужб <*>.

-------------------------------

<*> Документы о тайне личной жизни в полном объеме выдаются должностным лицам, исполняющим служебные обязанности, на основании Законов Республики Беларусь "О Национальном архивном фонде и архивах Республики Беларусь", "Об оперативно-розыскной деятельности", "О прокуратуре", "О милиции", "Об адвокатуре" и Временного положения о Комитете государственной безопасности Республики Беларусь, а также отделам социальной защиты. При изъятии документов для служебных целей составляется соответствующий акт, в котором указывается срок возврата документов.

11.1. Исполнение запросов организаций и граждан

11.1.1. Исполняя запросы организаций и граждан, архив составляет и выдает архивные справки, архивные копии, архивные выписки, а также дела во временное пользование.

11.1.2. Архивная справка (приложение 29) - официально заверенный документ, имеющий юридическую силу и содержащий сообщение или подтверждение об имеющихся в архиве сведениях по предмету запроса.

11.1.3. Архивные справки выдаются (высылаются):

организациям по их запросам, если запрос соответствует профилю деятельности данных юридических лиц;

гражданам Республики Беларусь и других стран на основании персональных заявлений по вопросам, связанным с обеспечением их прав и законных интересов.

11.1.4. Архивные справки составляются на основании документов (подлинников и заверенных копий), хранящихся в архиве и относящихся к вопросу заявления. Использование незаверенных копий документов оговаривается в тексте справки ("незаверенная копия").

11.1.5. Архивные справки составляются по установленной форме на общем бланке организации, в состав которой входит архив, или бланке письма с обозначением наименования вида документа - "Архивная справка".

В справке приводятся названия документов, их даты и излагаются сведения, имеющиеся в этих документах и интересующие автора запроса. Содержание справки излагается в соответствии с хронологической последовательностью событий.

Допускается цитирование с обязательным заключением цитат в кавычки и ссылками на источник. Название организации в тексте справки при первом упоминании приводится полностью, при повторных упоминаниях допускается применение официально принятых сокращенных названий.

После текста справки помещаются архивные шифры документов, послуживших основанием для составления архивной справки (номера фондов, описей, дел и листов дел).

11.1.6. Архивная справка подписывается руководителем организации, в состав которой входит архив, и заведующим архивом (или лицом, ответственным за архив). Справка заверяется гербовой печатью организации.

11.1.7. Для подтверждения сведений, приведенных в архивной справке, к ней могут прилагаться копии документов и выписки из них.

11.1.8. При отсутствии в архиве документов, необходимых для подтверждения запрашиваемых сведений, автору запроса сообщается об этом в письме (без надписи "Архивная справка"). При этом даются рекомендации, куда следует обратиться за справкой.

11.1.9. Частным лицам по их заявлениям выдаются архивные справки: о трудовом стаже и заработной плате, о службе в Вооруженных Силах, об участии в партизанском движении, наградах, нахождении на излечении, об образовании, о гражданском состоянии, трудовых имущественных правах и по другим вопросам социально-правового характера. Указанные справки могут содержать информацию как о самих заявителях, так и о лицах, находящихся на их иждивении или под их опекой, а также об умершем(ей) супруге или близком родственнике. В заявлении должно быть точно указано, в какую организацию и для какой цели требуется архивная справка.

Если запрос или заявление содержит не все данные, необходимые для наведения справки, заявителю направляется письмо с просьбой сообщить дополнительные сведения. Запросы, не отвечающие профилю архива, направляются в другие архивы или организации по принадлежности с одновременным уведомлением об этом заявителя.

Если при наведении справок обнаружатся сведения, из-за которых справку нельзя выдать на руки заявителю, то она высылается в адрес заинтересованной организации, заявителю сообщается причина, по которой справка не выдана ему лично, а также адрес, по которому она выслана.

11.1.10. Допускается изъятие из дел и выдача владельцам по их письменным заявлениям с разрешения руководителя организации подлинных личных документов о гражданском состоянии, образовании, трудовых книжек и других личных документов, не полученных в свое время владельцами. На место изъятого личного документа вкладывается лист с отметкой об изъятии или ксерокопия подлинника.

11.1.11. Для наведения архивных справок о трудовом стаже используются: постановления, распоряжения, приказы по личному составу; протоколы общих собраний, заседаний, конференций; лицевые счета и ведомости на получение зарплаты; регистрационные и алфавитные картотеки по учету кадров, алфавитные, именные, послужные и трудовые списки, оформленные и заверенные табели; документы организации, подписанные заявителем, с указанием занимаемой им должности; документы других организаций, адресованные заявителю как должностному лицу.

Имеющиеся в личных делах листки по учету кадров, анкеты, автобиографии не могут служить основанием для выдачи архивных справок. При необходимости имеющиеся в них сведения письменно сообщаются заявителю.

11.1.12. В справке о подтверждении трудового стажа указываются данные только за период, официально зафиксированный в документах, приводится точное название должности, в которой работал заявитель.

11.1.13. При подтверждении архивной справкой биографических данных используются формулировки и названия, зафиксированные в документах архива. Расхождения, несовпадения и неточные названия оговариваются в тексте справки словами "так в документе". Оговариваются также отсутствие имени и отчества, невозможность расшифровки инициалов или наличие одного из них.

11.1.14. Справки о размере заработной платы составляются на основании лицевых счетов рабочих и служащих. При отсутствии счетов допустимы ссылки на ведомости и машинограммы на выдачу зарплаты, расчетные книжки. В справке о заработке колхозника приводятся сведения о денежной и натуральной оплате его труда.

11.1.15. Для составления архивных справок об образовании основными документами являются приказы о зачислении, отчислении и окончании учебного заведения, протоколы заседаний педагогических советов, государственных экзаменационных комиссий или выписки из них, книги регистрации выданных аттестатов, дипломов. При отсутствии в документах сведений об окончании заявителем учебного заведения указывается, в каком классе или на каком курсе он учился.

11.1.16. Для составления архивных справок об имущественных правах основными документами являются нотариально удостоверенные договоры, договоры на право застройки при индивидуальном строительстве, решения народных судов по имущественным претензиям, нотариальные реестры, дела о выдаче свидетельств на право наследования и др.

11.1.17. В случаях, когда сведения, включаемые в архивную справку, не вмещаются на одном листе справки, включая его оборотную сторону, справка продолжается на втором и последующих листах. При этом каждый лист справки заверяется гербовой печатью организации.

11.1.18. Архивные справки и подлинные личные документы выдаются заявителям или их доверенным лицам на руки по предъявлении паспорта или удостоверения личности. Доверенные лица, кроме того, при получении ими подлинного документа предъявляют в архив доверенность, заверенную нотариусом или организацией.

Если заявитель или его доверенное лицо не могут явиться для получения архивной справки или подлинного личного документа, то справка или документ направляется в адрес заявителя по почте.

11.1.19. Кроме архивных справок архив выдает архивные копии и выписки из документов, содержащие сведения социально-правового характера.

Архивная копия - дословное воспроизведение машинописным или иным способом всего текста документа, относящегося к определенному вопросу, факту или лицу, и официально заверенное архивом. Архивная выписка - дословное воспроизведение части документа.

Порядок выдачи архивных копий и архивных выписок аналогичен порядку выдачи архивных справок.

11.1.20. Архивные копии (выписки) составляются на общем бланке организации с обозначением наименования вида документа: "Архивная копия", "Архивная выписка". Название документа, его номер и дата воспроизводятся полностью.

В архивной выписке не должны нарушаться связность содержания и точный смысл каждого извлечения из текста документов. В начале и в конце каждого извлечения из документа, а также в местах пропуска отдельных слов ставится многоточие.

Отдельные слова и выражения подлинного документа, вызывающие сомнения в их достоверности, должны оговариваться словами "так в документе".

После текста архивной копии (выписки) указывается архивный шифр документа.

11.1.21. Архивные копии (выписки) заверяются подписью руководителя организации, заведующего архивом и гербовой печатью (печатью) организации.

На архивных копиях поисковые данные проставляются на обороте каждого листа, заверительная надпись и печать - на обороте последнего листа документа.

11.1.22. Учет выданных архивных справок, копий и выписок документов ведется в специальном регистрационном журнале (приложение 30) <*>.

-------------------------------

<*> Допускается регистрация в журнале исходящих документов.

11.1.23. Социально-правовые запросы граждан исполняются бесплатно. Исполнение тематических запросов организаций и граждан, генеалогических запросов, запросов об установлении (подтверждении) родственных связей, наследовании имущества, по истории населенных пунктов, организаций, копирование документов может осуществляться на платной основе по договорным ценам. При расчете цены учитываются материальные затраты, расходы на оплату труда, трудоемкость и срочность работы, отчисления на социальные нужды, амортизация основных средств и другие затраты.

11.2. Выдача документов во временное пользование

Документы архива выдаются во временное пользование структурным подразделениям организации и другим организациям.

Порядок выдачи документов во временное пользование изложен в пп.6.7.3 - 6.7.8 настоящих правил.

11.3. Культурно-просветительная работа архива

11.3.1. В связи со знаменательными событиями и юбилейными датами, а также в целях информирования потенциальных пользователей о документах архива организуются выставки документов, ведется составление тематических подборок, осуществляется подготовка документальных публикаций, материалов для средств массовой информации.

11.3.2. Выставки документов могут организовываться архивом как самостоятельно, так и совместно с другими организациями. Архив может предоставлять также документы на выставки, подготавливаемые другими организациями. Документы на выставках, как правило, экспонируются в виде копий.

11.3.3. В архивах могут подготавливаться тематические подборки копий документов (комплекты, альбомы, плакаты, диапозитивы), которые предназначаются для оформления стендов, выставок и для использования в качестве наглядных пособий.

11.3.4. Архив готовит материалы для печати, радио- и телепередач самостоятельно или совместно с органами массовой информации, с которыми предварительно согласовывается тематика статей (передач), их объем и сроки подготовки.

11.3.5. По предварительной договоренности архива с заинтересованными организациями возможна организация и проведение встреч, экскурсий, лекций.

11.4. Работа архива с исследователями

11.4.1. В целях создания условий для работы исследователей с документами в архивах действуют читальные залы (кабинеты). При отсутствии читального зала и невозможности его создания в помещении архива (вне хранилищ) организуется одно или несколько рабочих мест для исследователей. Выдавать документы для работы исследователям вне помещения архива запрещается. Обслуживание исследователей в архиве осуществляется бесплатно <*>.

11.4.2. Для оказания помощи в подборе документов и в работе над ними исследователям предоставляется научно-справочный аппарат архива и организуются консультации. Для работы с микрокопиями и документами, текст которых воспроизводится при помощи технических средств, архив предоставляет исследователю соответствующую аппаратуру.

11.4.3. Допуск исследователей из других организаций к работе с документами архива осуществляется на основании письма организации, направляющей исследователя, или заявления гражданина, в которых указываются фамилия, имя, отчество исследователя, его должность и звание, тема, хронологические рамки и цели исследования. Письмо оформляется на бланке организации, направляющей исследователя, и подписывается ее руководителем. Если лицам, занимающимся исследовательской деятельностью в соответствии с планами научно-исследовательских работ учреждений Академии наук Беларуси, ведомственных учебных заведений и учреждений культуры Республики Беларусь, организация отказывает в доступе к документам архива, исследователь вправе потребовать мотивированное объяснение отказа в письменной форме <*>.

11.4.4. Исследователям дела выдаются только при наличии на письме (заявлении) разрешающей резолюции руководителя организации, в которую входит архив. Письма подшиваются в отдельные дела, постоянно хранящиеся в архиве. Разрешение выдается на срок, определенный объемом работы. При продлении срока исследования, изменении хронологических границ, перемене темы работы исследователь представляет новое письмо.

11.4.5. Исследователь, допущенный к работе над документами архива, должен ознакомиться с правилами работы исследователей в читальном зале архива, предъявить паспорт.

11.4.6. Исследователю выдаются дела, относящиеся только к теме исследования. За каждое полученное дело исследователь расписывается в книге выдачи дел из хранилища (приложение 13) и несет ответственность за их сохранность. Одновременно за исследователем может числиться не более 20 дел.

11.4.7. Ежедневно по окончании работы исследователи сдают дела заведующему архивом или сотруднику читального зала. Перед возвращением дел в хранилища, проверяется соответствие нумерации листов заверительной надписи и состояние документов. Если в возвращенных делах будет обнаружена недостача или повреждение документов, об этом составляется акт. Если повреждение произошло по вине исследователя, он лишается права занятий в читальном зале архива на срок, определяемый руководителем организации.

В случае умышленного повреждения или хищения документов, или внесения изменений в их текст, виновные привлекаются к ответственности в установленном законом порядке.

11.4.8. Исследователи, работающие в архиве, могут делать выписки из документов и заказывать копии документов только по теме исследования. Копирование по запросам организаций и граждан производится за счет заказчика.

11.4.9. Копии документов пересылаются в адрес той организации, по запросу которой они изготовлены, или выдаются исследователю под расписку в журнале регистрации выданных архивных справок, копий и выписок (приложение 30).

Копии документов могут быть использованы только по теме и для целей, указанных в запросе, и не подлежат передаче другим лицам и организациям.

11.4.10. Учет количества исследователей и числа посещений ими читального зала архива ведется по делам, в которых находятся письма организаций и заявления граждан с просьбой о допуске исследователей к работе с документами архива, и по журналу регистрации посещений исследователями читального зала (приложение 31).

12. РАБОТА С ДОКУМЕНТАМИ ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ

Документы, образовавшиеся в процессе жизни и деятельности лица, семьи, рода, собранные либо приобретенные путем наследования, купли или дарения, включающие видеозаписи, научные, литературные, художественные, музыкальные и другие рукописи, переписку, рисунки, дневники, мемуары, документы по личному составу и иные категории документов, если они не переданы в собственность государства, составляют документальные фонды (коллекции) граждан. Название фонда состоит из фамилии, имени, отчества фондообразователя или фамилии семьи. Хронологические границы фонда - даты рождения и смерти фондообразователя.

В соответствии с Законом Республики Беларусь "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь" документы, находящиеся в собственности физического лица и зарегистрированные в установленном порядке государственной архивной службой, являются частным архивом.

Частные архивы являются составной частью Национального архивного фонда Республики Беларусь.

12.1. Порядок приема-передачи частных архивов

12.1.1. Архив может принимать на хранение документы личного происхождения (частные архивы) по заявлению их владельца и (или) согласно договору между владельцем и архивом. В договоре оговариваются обязательства сторон, и к нему прилагается сдаточная опись документов личного происхождения (приложение 32).

12.1.2. Договор составляется в 2 экземплярах, и сдаточная опись - в 3 экземплярах. Один экземпляр договора и описи передается владельцу документов, остальные экземпляры остаются в архиве <*>. Владелец может ограничить доступ к документам частного архива на срок, не превышающий 75 лет с момента передачи.

-------------------------------

<*> Один экземпляр акта и один экземпляр сдаточной описи передается в государственный архив <*>.

12.1.3. При передаче документов личного происхождения (частных архивов) в архив владелец документов по возможности составляет краткую историческую справку, которая содержит:

основные биографические сведения о лице (или семье);

сведения об истории частного архива (полноте переданных документов, местонахождении не поступивших документов и т.д.).

Документы личного происхождения подлежат систематизации по следующим основным разделам:

документы к биографии;

документы творческой деятельности (рукописи, рисунки, чертежи и т.д.);

документы служебной и общественной деятельности;

документы, собранные фондообразователем;

личная переписка;

документы о лице (статьи, воспоминания, отзывы и др.);

изобразительные документы (фотографии, художественные портреты и др.).

12.1.4. Документы в делах не подшиваются и хранятся вместе с заверительными подписями в папках с клапанами.

12.1.5. Документы частных архивов, хранящиеся в архиве, используются с соблюдением норм авторского права и условий, на которых они переданы владельцами. До истечения срока ограничения доступа, если таковой оговорен в договоре, документы личного происхождения выдаются исследователям только с разрешения лица, передавшего их в архив.

12.2. <*> Порядок передачи документов частных архивов на государственное хранение

12.2.1. Передача документов частных архивов на государственное хранение осуществляется по сдаточной описи в сроки, согласованные с государственным архивом, и оформляется актом приема-передачи документов на государственное хранение (приложение 33).

12.2.2. Акт составляется в трех экземплярах. Один экземпляр акта приема-передачи вместе с экземпляром сдаточной описи и делом фонда передается в государственный архив вместе с документами. Второй экземпляр акта приема-передачи остается в архиве. На основании его вносятся изменения в соответствующие учетные документы.

13. РАБОТА С ЭЛЕКТРОННЫМИ (МАШИНОЧИТАЕМЫМИ) ДОКУМЕНТАМИ (ЭД)

13.1. Работа с электронными (машиночитаемыми) документами (ЭД), относящимися к научно-технической, производственной и коммерческой деятельности организаций, а также организаций, имеющих специализированные архивы машиночитаемой документации и(или) передающими ЭД на постоянное хранение в государственный архив электронной документации, регулируется "Примерной инструкцией по работе с машиночитаемыми документами в организациях, на предприятиях и ведомственных архивах Республики Беларусь", "Правилами учета и передачи электронных (машиночитаемых) документов на государственное хранение" и инструкциями организаций.

13.2. Архивы организаций, в деятельности которых формируются ЭД, относящиеся к управленческой деятельности, совместно со службами ДОУ обеспечивают учет и экспертизу ценности ЭД на основе действующих перечней документов со сроками хранения.

13.3. В номенклатуре дел организации указываются виды документов, ведущихся на машинных носителях. Их названия систематизируются и индексируются вместе с заголовками дел, но количество ЭД в конце года не фиксируется в графе "Примечание" и в итоговой записи номенклатуры дел. В графе "Примечание" делается пометка "ЭД".

13.4. Структурные подразделения, в деятельности которых образовалась электронная документация, под контролем службы ДОУ при участии архива заполняют ведомость учета ЭД по состоянию на 1 декабря текущего года. (Приложение 34). При этом работники службы ДОУ и архива проверяют соответствие видов документов на машинных носителях, включенных в номенклатуру дел, видам ЭД, образовавшихся в течение года, и вносят соответствующие коррективы в проект номенклатуры дел на будущий год.

13.4.1. В графе 1 ведомости учета ЭД указывается порядковый номер ЭД.

В графе 2 указывается наименование ЭД или группы ЭД, т.е. конкретное или обобщенное название документа или группы документов.

В графе 3 указывается информационная технология, создающая ЭД, т.е. система методов и способов сбора, накопления, хранения, поиска, обработки и выдачи информации (автоматизированные системы, банки и базы данных, системы управления базами данных, информационные системы, локальные файлы с наборами данных, созданные текстовыми редакторами и текстовыми процессорами, программы, программные средства).

В графе 4 указываются имена файлов пользователей, входящих в состав ЭД.

В графе 5 указываются программные средства (ПС) и технические средства (ТС) для воспроизводства ЭД.

В графе 6 указывается срок хранения ЭД и номер статьи по перечню.

Ведомость учета электронных документов структурного подразделения подписывается его руководителем, визируется руководителем службы ДОУ и заведующим архивом (лицом, ответственным за архив); согласовывается ЭК структурного подразделения (при его наличии).

ЭД по оперативному учету (со сроком хранения до 3 мес.) фиксируются в номенклатуре дел, но не вносятся в ведомость учета ЭД и могут уничтожаться без оформления акта о выделении ЭД к уничтожению.

13.4.2. На основании ведомостей структурных подразделений составляется сводная ведомость учета ЭД (приложение 35), которая подписывается руководителем службы ДОУ, визируется заведующим архивом (лицом, ответственным за архив), согласовывается ЦЭК (ЭК) организации и утверждается руководителем организации. Учреждения государственной архивной службы при плановых проверках проверяют наличие и правильность составления ведомостей учета ЭД организации <*>.

13.4.3. Документы постоянного хранения, созданные с помощью информационных технологий, переводятся на бумажный носитель, формируются в дела, включаются в соответствующие описи и передаются в архив в порядке, установленном для организационно-распорядительных документов.

13.4.4. При наличии соответствующих условий хранения и использования допускается постоянное хранение ЭД в машиночитаемом виде в структурных подразделениях под контролем архива.

13.4.5. Допускается создание страховых копий организационно-распорядительных документов на машинных носителях.

Страницы: | Стр. 1 | Стр. 2 | Стр. 3 | Стр. 4 |

Архів документів Папярэдні | Наступны