Постановление Государственного военно-промышленного комитета Республики Беларусь от 05.12.2007 № 13 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Государственном военно-промышленном комитете Республики Беларусь и подведомственных организациях"

Документ утратил силу

Текст документа с изменениями и дополнениями по состоянию на ноябрь 2013 года

< Главная страница

Зарегистрировано в НРПА РБ 11 декабря 2007 г. N 8/17645

На основании Положения о Государственном военно-промышленном комитете Республики Беларусь, утвержденного Указом Президента Республики Беларусь от 30 декабря 2003 г. N 597 "О некоторых вопросах Государственного военно-промышленного комитета Республики Беларусь", Государственный военно-промышленный комитет Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Государственном военно-промышленном комитете Республики Беларусь и подведомственных организациях.

2. Настоящее постановление вступает в силу с 1 января 2008 г.

Председатель Н.И.АЗАМАТОВ

СОГЛАСОВАНО

Министр юстиции

Республики Беларусь

В.Г.Голованов

04.12.2007

                                                УТВЕРЖДЕНО
                                                Постановление
                                                Государственного
                                                военно-промышленного
                                                комитета
                                                Республики Беларусь
                                                05.12.2007 N 13

Раздел I ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Инструкция по делопроизводству в Государственном военно-промышленном комитете Республики Беларусь и подведомственных организациях (далее - Инструкция) разработана в соответствии с Примерной инструкцией по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. N 13 (Бюллетень нормативно-правовой информации, 1995 г., N 11), с целью совершенствования на единой основе документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, а также технологии работы с ними.

2. Настоящая Инструкция определяет единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с организационно-распорядительными документами (далее - документы) в структурных подразделениях центрального аппарата Государственного военно-промышленного комитета Республики Беларусь (далее - Госкомвоенпром) и подведомственных организациях (далее - организации) и устанавливает единый порядок приема, учета, прохождения, подготовки, оформления, контроля за исполнением, размножения (тиражирования), отправки и хранения несекретных документов.

Организации ведут делопроизводство на основе локальных нормативных правовых актов, не противоречащих настоящей Инструкции.

3. Секретное делопроизводство в Госкомвоенпроме (организациях) регламентируется настоящей Инструкцией в части, касающейся общего порядка работы с документами и подготовки их к сдаче в архив.

Особенности организации и осуществления секретного делопроизводства регламентируются законодательством о государственных секретах.

4. Документационное обеспечение управления, контроль за соблюдением требований, установленных настоящей Инструкцией, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства возлагаются на службу документационного обеспечения управления (далее - служба ДОУ).

Наименование, структура службы ДОУ (отдел, сектор, канцелярия, бюро и др.) устанавливаются в соответствии с положением о ней и в зависимости от объема документооборота, наличия вычислительной и организационной техники и других выполняемых функций.

5. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях центрального аппарата Госкомвоенпрома возлагается на начальников этих подразделений.

6. Руководитель структурного подразделения определяет работника, ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководителя структурного подразделения о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление работников подразделения с нормативными правовыми и методическими документами по делопроизводству.

7. Задачи, функции, порядок работы служб ДОУ регламентируются положениями о них.

Права, обязанности и ответственность работников, участвующих в делопроизводственном обслуживании, определяются должностными инструкциями.

8. Правила ведения делопроизводства, установленные настоящей Инструкцией, обязательны для исполнения всеми работниками Госкомвоенпрома и организаций (далее - работники).

Работники несут персональную ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов и обязаны бережно обращаться с ними, обеспечивать систематизированный порядок хранения документов на своих рабочих местах.

Работники не имеют права делать какие-либо исправления в тексте поступивших в Госкомвоенпром (организацию) документов.

9. Об утрате документа работник обязан немедленно доложить непосредственному начальнику и сообщить в службу ДОУ.

Руководителем структурного подразделения, в котором утерян документ, назначается служебное расследование, о его результатах информируется руководство Госкомвоенпрома (организации) и служба ДОУ.

При увольнении или перемещении работника на другую должность, уходе в отпуск или при отъезде в длительную командировку (более 10 дней) работник обязан все имеющиеся у него на исполнении документы по указанию начальника структурного подразделения передать через ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении (службу ДОУ) другому работнику.

10. Ознакомление с документами, передача их или их копий работникам других (в том числе подведомственных) организаций допускаются с разрешения заместителей Председателя Госкомвоенпрома, начальников структурных подразделений, руководителей организаций, издавших и (или) утвердивших эти документы.

11. Выдача и заверение копий документов, касающихся прав и законных интересов граждан, осуществляются в соответствии с постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 7 февраля 2001 г. N 173 "О порядке выдачи и свидетельствования юридическими лицами копий документов, касающихся прав и законных интересов граждан" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2001 г., N 19, 5/5234).

12. Передача для опубликования в средствах массовой информации сведений о деятельности Госкомвоенпрома и организаций, использование таких сведений в выступлениях на открытых совещаниях и конференциях, размещение на сайте Госкомвоенпрома производятся по решению Председателя Госкомвоенпрома или его первого заместителя на основании заключения о возможности опубликования, выдаваемого экспертной комиссией, уполномоченной на проведение таких экспертиз.

13. Работникам запрещается:

брать домой служебные документы или их проекты и выполнять на дому какую-либо работу служебного характера;

копировать и размножать документы без разрешения руководителей структурных подразделений;

передавать (принимать) служебные документы с использованием технических средств без соответствующей регистрации этих документов в службе ДОУ (у ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении);

вести переписку между структурными подразделениями;

разглашать или использовать в частных разговорах и беседах служебную информацию, полученную из документов, в том числе на стадии их подготовки.

14. Служба ДОУ центрального аппарата Госкомвоенпрома является ведущей службой ДОУ в системе Госкомвоенпрома и осуществляет контроль за состоянием делопроизводства в структурных подразделениях центрального аппарата Госкомвоенпрома и в подведомственных организациях.

Раздел II ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Глава 1 ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

15. Подготовка документов включает составление и оформление проекта документа, его подписание, при необходимости согласование (визирование), утверждение, размножение (тиражирование).

Проект документа представляется ответственным исполнителем на подпись руководителю полностью оформленным, проверенным, согласованным со всеми заинтересованными, вместе с приложениями и материалами, на основании которых он подготовлен.

Ответственность за качество подготовки, правильность оформления документов, а также достоверность приведенных в них данных возлагается на составителей документов, а также лиц, завизировавших документы в пределах своей компетенции.

Проверка соответствия документов действующему законодательству Республики Беларусь возлагается на юридические службы организаций, а в части предотвращения разглашения в них сведений, составляющих государственные секреты Республики Беларусь, - на режимно-секретные органы.

16. Документы оформляются на бланках и должны иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения, установленный государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Отдельные документы допускается оформлять не на бланках (например, внутренние документы структурных подразделений), но с обязательным заполнением реквизитов соответствующей бланочной продукции.

17. Бланки документов изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов формата А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм). Изготовление и использование последних осуществляются в целях экономии бумаги при подготовке большого количества небольших по объему документов, например сопроводительных писем.

Бланк должен иметь поля: левое - 30 мм, правое - не менее 8 мм. При этом нанесение полей или их ограничительных отметок на бланке (в виде уголков и линий) не обязательно.

18. Устанавливаются два вида бланков организационно-распорядительных документов:

бланк для письма согласно приложению 1;

общий бланк согласно приложению 2.

Бланк для письма используется при оформлении писем независимо от их вида (писем-запросов, писем-ответов, гарантийных, сопроводительных писем и др.).

На общих бланках оформляются распорядительные документы (приказы, постановления, распоряжения и др.), а также в отдельных случаях организационные документы (положения, инструкции и др.) и справочно-информационные документы (акты, протоколы, справки и др.).

На основе общего бланка допускается исполнение специальных бланков для распорядительных документов: постановлений согласно приложению 3, приказов согласно приложению 4, распоряжений согласно приложению 5.

Изготовление специальных бланков целесообразно, если таких документов в организации издается более 200 в год.

19. Бланки оформляются на двух языках (белорусском и русском), допускается изготовление бланков писем для переписки с иностранными организациями на русском и одном из иностранных языков.

20. Обязательным реквизитом бланков организаций государственной формы собственности является Государственный герб Республики Беларусь.

Организации негосударственной формы собственности помещают на бланках эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированные в установленном законодательством Республики Беларусь порядке.

21. Наименование вышестоящей организации (при наличии) и полное наименование организации указывают в точном соответствии с положением (уставом) о ней. Сокращенное наименование помещается на бланке вслед за полным наименованием и применяется только в том случае, если оно официально зафиксировано в положении (уставе) об организации.

22. На бланке для писем согласно приложению 6 ниже реквизита "Наименование организации" помещают почтовый адрес организации-автора (оформляется в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи, действующими на территории Республики Беларусь), коммуникационные данные (телеграфный адрес, номер телефона, телефакса с включением кода автоматической междугородней (международной) телефонной сети, адрес электронной почты и т.д.), а также могут помещаться коммерческие данные (номер счета, наименование банка и т.д.).

23. На общем бланке на месте размещения почтового адреса располагают реквизит "название вида документа" (постановление, приказ, распоряжение и т.д.). Название вида документа должно соответствовать его содержанию и пишется прописными буквами.

24. Дата подписания (утверждения) документа лицом, уполномоченным подписывать или утверждать документ, указывается в реквизите "дата".

Реквизит "дата" на общих бланках располагается слева ниже реквизита "название вида документа", на бланках для писем слева ниже реквизита "коммуникационные и коммерческие данные".

Для документов коллегиальных органов датой является дата принятия тех или иных решений (дата проведения совещания).

На документах, составленных совместно несколькими организациями, датой документа является дата подписания его последней организацией (должностным лицом).

Даты подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляются цифровым способом. Элементы даты записываются арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца - двумя цифрами от 01 до 31, месяц от 01 до 12, год - четырьмя цифрами.

Например: 31.11.2007.

В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, а также в текстах и датах принятия нормативных правовых актов применяется словесно-цифровой способ оформления.

Например: 30 марта 2007 г.

При ссылках в тексте документа на даты принятия законов Республики Беларусь, международных договоров Республики Беларусь, постановлений палат Национального собрания Республики Беларусь пишется полное слово "год".

25. Реквизит "регистрационный индекс" документа проставляется рядом на одной строке с реквизитом "дата".

Регистрационные индексы на документах, составленных совместно несколькими организациями, проставляются через косую черту в порядке указания организаций-авторов на документах (слева направо).

Например: 100/50.

26. Реквизит "место составления или издания" располагается под реквизитами "дата" и "регистрационный индекс".

На письмах этот реквизит отсутствует.

27. На месте реквизита "место составления или издания" под реквизитами "дата" и "регистрационный индекс" на письмах размещается реквизит "ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа", который включает регистрационный индекс и дату документа, на который дается ответ.

28. В состав реквизита "адресат" включаются наименование организации, наименование структурного подразделения, должность, фамилия и инициалы лица, которому адресуется документ, и его адрес. Адрес не проставляется на документах, направляемых в государственные органы, постоянным корреспондентам или в подчиненные организации. Каждая составная часть реквизита "адресат" должна начинаться с новой строки. В конце смысловых строк (составных частей адресата) знаки препинания не ставятся, а в середине строк - сохраняются.

При адресовании документа в организацию без указания должностного лица ее наименование пишут в именительном падеже.

Например:

                                            РУП "КБ "Радар"
                                            ул. Коммунистическая, 11
                                            220029, г.Минск

При направлении документа должностному лицу наименование организации пишется в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном.

Например:

                                         Министерство промышленности
                                         Республики Беларусь
                                         Управляющему делами
                                         Фамилия, инициалы

При направлении документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата. Все элементы реквизита пишутся в дательном падеже.

Например:

                                           Министру
                                           по чрезвычайным ситуациям
                                           Республики Беларусь
                                           Фамилия, инициалы

При адресовании документа нескольким однородным организациям их названия следует указывать обобщенно:

Например:

                                               Начальникам областных
                                               и Минского городского
                                               управлений статистики

При адресовании документа частному лицу вначале указывают фамилию и инициалы получателя, затем его почтовый адрес в соответствии с почтовыми правилами, действующими на территории Республики Беларусь.

Например:

                                          Свиридович Н.П.
                                          ул. Садовая, д. 15, кв. 26
                                          223120, п/о Логоза
                                          Логойского р-на
                                          Минской области

Реквизит "Адресат" не должен содержать более четырех адресов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывают. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки по форме согласно приложению 7 и на каждом документе указывается только один адресат.

Если документ является ответом, первым адресатом следует указывать автора инициативного письма вне зависимости от значимости остальных адресатов.

При направлении документа в вышестоящий орган одновременное его адресование другим адресатам не допускается.

29. Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа. Слова "УТВЕРЖДАЮ" и "УТВЕРЖДЕНО" печатаются прописными буквами без кавычек и выделений жирным шрифтом или подчеркиванием.

Типовой перечень документов, подлежащих утверждению, определен согласно приложению 8.

Если документ утверждается одним должностным лицом, в компетенцию которого входит круг вопросов, излагаемых в документе, то гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ", наименования должности, личной подписи, ее расшифровки и даты. Дата утверждения в грифе утверждения проставляется должностным лицом, утвердившим документ, месяц и год могут быть отпечатаны.

Например:

                                       УТВЕРЖДАЮ
                                       Председатель Государственного
                                       военно-промышленного комитета
                                       Республики Беларусь
                                       Инициалы, фамилия
                                       26.12.2007

Если документ утверждается несколькими должностными лицами, то грифы утверждения располагаются на одном уровне.

Например:

УТВЕРЖДАЮ                                      УТВЕРЖДАЮ
Председатель Государственного                  Председатель
военно-промышленного комитета                  Государственного
Республики Беларусь                            пограничного комитета
Инициалы, фамилия                              Республики Беларусь
26.12.2007                                     Инициалы, фамилия
                                               25.12.2007

Если документ утверждается постановлением, приказом, протоколом, то гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕНО", названия вида документа в именительном падеже, его даты и номера.

Например:

                                        УТВЕРЖДЕНО
                                        Приказ Государственного
                                        военно-промышленного
                                        комитета Республики Беларусь
                                        17.01.2007 N 12

В указанном грифе отражаются также сведения об изложении утвержденного распорядительного документа в новой редакции.

Например:

                                        УТВЕРЖДЕНО
                                        Приказ Государственного
                                        военно-промышленного
                                        комитета Республики Беларусь
                                        11.07.2000 N 104

30. Реквизит "заголовок к тексту документа" является обязательным для документов формата А4 и располагается от границы левого поля после реквизитов бланка. Он пишется строчными буквами (кроме заглавной буквы "О"). Использовать перенос в заголовке не допускается. В конце заголовка точка не ставится. В заголовке разрешается употреблять сокращения слов, используемые в стандартах и классификаторах.

Заголовок формулируется исполнителем и должен быть кратким и емким, точно передавать смысл текста и грамматически согласовываться с названием документа: приказ (о чем?) "Об утверждении Инструкции...", протокол (чего?) "заседания коллегии", письмо (о чем?) "О предоставлении сведений...", инструкция (кому?) "главному специалисту".

Допускается не указывать заголовок к тексту, если текст содержит менее пяти строк и на документах формата А5.

31. Реквизит "отметка о контроле" содержит букву "К" или слово "Контроль" и выполняется от руки или штемпелем, как правило, цветным (красным) карандашом или чернилами. Отметка располагается на левом поле лицевой стороны первого листа документа на уровне реквизита "заголовок к тексту".

32. Текст документа должен быть кратким, не допускающим различных толкований. Содержание документа должно касаться, как правило, одного вопроса (темы), формулируемого в заголовке.

Тексты документов и их реквизиты печатаются единообразно, без выделения жирным шрифтом, подчеркиванием или курсивом. При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы (первая страница не нумеруется). Тексты сложных по содержанию распорядительных документов разбиваются на разделы, главы, пункты и подпункты.

В тексте названия видов нормативных правовых актов указываются следующим образом:

декретов и указов Президента Республики Беларусь, законов Республики Беларусь, актов Верховного Совета Республики Беларусь (его Президиума), постановлений палат Национального собрания Республики Беларусь, утверждаемых актов, международных договоров Республики Беларусь и приложений к ним, заключений Конституционного Суда - с прописной буквы;

распоряжений Президента Республики Беларусь, актов Правительства Республики Беларусь, министерств, иных республиканских органов государственного управления, Национального банка, Национальной академии наук Беларуси, решений местных Советов депутатов, исполнительных и распорядительных органов, постановлений Пленума Верховного Суда, Пленума Высшего Хозяйственного Суда, приложений к актам законодательства - со строчной буквы.

Перечисляемые в тексте фамилии, географические названия или административно-территориальные единицы располагаются в алфавитном порядке.

В тексте применяются только общепринятые сокращения, все термины употребляются в одном значении; следует избегать употребления антонимов, иностранных, устаревших или просторечных слов и выражений, нечетких словосочетаний, обобщенных рассуждений, восклицаний и призывов.

33. Реквизит "отметка о наличии приложения" помещается после текста документа.

Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметку о наличии приложений оформляют по форме:

Приложение: на 5 л. в 1 экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров.

Например:

     Приложение: 1. Докладная записка на 6 л. в 1 экз.
            2. Акт проверки на 10 л. в 1 экз.

Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложения, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

     Приложение: письмо начальника Минского областного управления
            статистики от 14.11.2005 N 5/2949 и приложение к
            нему, всего на 3 л. в 1 экз.

При направлении приложения не во все указанные в документе адреса отметку о наличии приложения оформляют по форме:

Приложение: на 4 л. в 1 экз., в первый адрес.

При направлении приложения в нескольких экземплярах в отметке о наличии приложения указывается общее количество листов:

Приложение: акт проверки на 10 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.

В случаях, если письмо является основным документом (например, методического или нормативного характера), а приложение является его составной частью, в правом верхнем углу первой страницы приложения размещается гриф приложения по форме:

Приложение
к письму Государственного
военно-промышленного комитета
Республики Беларусь
10.12.2006 N 02-06/115

Если приложение является основным документом, который пересылается с сопроводительным письмом, то на нем гриф приложения не ставится.

В распорядительном документе отметка о наличии приложения не проставляется. Указание о наличии приложения делается в тексте документа.

Например: ... согласно приложению 1...

На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу первой страницы размещается гриф приложения с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера.

Например:

Приложение 1
к постановлению
Государственного
военно-промышленного комитета
Республики Беларусь
25.01.2007 N 2

В грифе приложения отражаются также сведения об изложении приложения в новой редакции.

На документах, утверждаемых распорядительными документами, гриф приложения не ставится, а проставляется гриф утверждения.

Если приложение одно, оно не нумеруется.

34. Реквизит "подпись" располагается после текста и отметки о наличии приложения. Он состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия).

При оформлении документа не на бланке в наименование должности включают наименование организации.

Расшифровку подписи печатают на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.

Документы, составленные от имени Госкомвоенпрома, подписывают Председатель Государственного военно-промышленного комитета Республики Беларусь или его заместители, от имени организаций - руководители этих организаций.

Внутренние документы (доклады, докладные записки, справки, рапорты) могут подписываться начальником структурного подразделения или исполнителем при условии, что разрешаемые вопросы не выходят за пределы его полномочий.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Если документ подписывается несколькими лицами равных должностей, их подписи располагаются на одном уровне:

Председатель                                     Министр труда
Государственного                                 и социальной защиты
военно-промышленного                             Республики Беларусь
комитета Республики Беларусь                     Инициалы, фамилия
Инициалы, фамилия

При подготовке совместных документов в реквизит "подпись" в наименование должности включают полное наименование организации.

При подписании документов, подготовленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших его, а распределение обязанностей в составе комиссии. При этом фамилии членов комиссии пишут в алфавитном порядке.

Например:

Председатель комиссии _________________   __________________________
                       (личная подпись)      (инициалы, фамилия)
Члены комиссии: _______________________   __________________________
                    (личная подпись)         (инициалы, фамилия)
                _______________________   __________________________

35. В реквизитах "подпись", "гриф утверждения" и "гриф согласования" указываются фактическая должность лица, подписавшего, утвердившего или согласовавшего документ, его инициалы и фамилия.

Не допускается ставить предлог "за" или косую черту перед наименованием должности.

36. На документах, связанных с расходованием денежных средств и материальных ценностей, на других документах, определенных нормативными правовыми актами Республики Беларусь, подпись должностного лица заверяется печатью с изображением Государственного герба Республики Беларусь.

Оттиск печати на документах должен захватывать часть наименования должности и личной подписи лица, подписавшего (утвердившего) документ.

37. Реквизит "отметка о заверении копии" размещается ниже реквизита "подпись" и состоит из надписи "Верно", наименования должности лица, заверившего копию, его личной подписи, инициалов, фамилии и даты заверения.

Например:

     Верно.
Начальник ______________ ________________ __________________________
          (наименование     (подпись)        (инициалы, фамилия)
          подразделения)
________________
    (дата)

Этот реквизит используется при свидетельствовании верности копий или выписок из документа, не содержащих воспроизведения личной подписи лица, подписавшего подлинник.

Копия должна воспроизводить все реквизиты документа, ее следует оформлять на бланке или обычной бумаге с воспроизведением всех реквизитов бланка подлинника. На копиях исходящих документов, остающихся в деле, реквизиты бланка, должность лица, заверившего копию, и дату заверения допускается не указывать.

Выписка отличается от копий документов тем, что в ней воспроизводится не весь текст, а его часть. Констатирующая часть в выписке обычно воспроизводится полностью.

Если выписка оформляется на общем бланке организационно-распорядительных документов (для протоколов, приказов, распоряжений и других распорядительных документов), то слово "выписка" включается в название вида документа.

Например: ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА

Дата, регистрационный индекс, место составления, указанные в копии (выписке), должны соответствовать подлиннику независимо от того, где, когда и кем готовилась копия (выписка).

Автоматические (факсимильные) копии определяются как факсимильные подлинники в том случае, когда при размножении документа его воспроизводят целиком, включая изображение подписи. Такие копии не нуждаются в дополнительном удостоверении, если это не оговорено отдельно.

38. Реквизит "Гриф согласования" располагают ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу документа.

При оформлении согласования документа на титульном листе гриф согласования располагается на лицевой стороне ниже реквизита "заголовок к тексту документа".

Гриф согласования состоит из слова "СОГЛАСОВАНО", наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты. Слово "СОГЛАСОВАНО" печатается прописными буквами без кавычек и не выделяется жирным шрифтом, курсивом или подчеркиванием.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Министр иностранных дел

Республики Беларусь

Инициалы, фамилия

20.10.2006

Если согласование документа производится коллегиальным органом или на основании письма, гриф согласования оформляется по следующей форме:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания коллегии

Государственного

военно-промышленного комитета

Республики Беларусь

20.03.2005 N 3

или

СОГЛАСОВАНО

Письмо

Государственного таможенного

комитета Республики Беларусь

08.02.2007 N 02-12/63

Если грифов согласования несколько, они могут быть оформлены на документе или листе согласования двумя вертикальными рядами. При наличии отдельного листа согласования на документе делается пометка:

Лист согласования прилагается.
__________________
    (подпись)
__________________
     (дата)

Лист согласования оформляется следующим образом:

    ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
________________________________
   (наименование документа)

грифы согласования            грифы согласования

Грифы согласования на листе согласования оформляются в соответствии с указанными выше правилами.

39. Внутреннее согласование документа проводится путем визирования.

Реквизит "виза" проставляется на экземплярах документа, остающихся в делопроизводстве организации, ниже реквизита "подпись" слева на лицевой стороне последнего листа документа и приложений к нему.

Проекты постановлений, приказов, распоряжений Госкомвоенпрома визируются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра документа и при размножении визы на копиях не воспроизводятся.

При невозможности размещения визы на документе необходимо составлять отдельный лист согласования.

В реквизит "виза" входят наименование должности визирующего, его личная подпись, ее расшифровка и дата.

Например:

Начальник управления кадров и
защиты государственных секретов
_________ ___________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
_______________
   (дата)

Сроки внутреннего согласования проектов больших по объему и сложных по содержанию документов не должны превышать двух - трех дней (для каждой согласующей инстанции). Остальные документы визируются в день их поступления на согласование.

Отказываться от визирования, а также делать какие-либо исправления в документе не допускается. Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка "Замечания прилагаются".

40. Реквизит "отметка об исполнителе" размещается на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу и пишется без знаков препинания.

Перед фамилией печатается индекс подразделения, в котором готовился документ. Ниже проставляется дата создания документа, имя файла.

Например:

02 Иванов 280 90 74

11.10.2005 Мои документы/письмо.doc

На распорядительных документах отметка об исполнителе проставляется на оборотной стороне последнего листа документа.

Например: 02 Иванов 280 90 74

41. Реквизит "отметка об исполнении документа и направлении его в дело" проставляется на нижнем поле первого листа документа слева и содержит слова "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ, дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении, дату, личную подпись исполнителя или руководителя подразделения-исполнителя.

Например:

В дело 07-01
Направлен ответ
N 07-01/260 от 10.01.2006
________ ______________
 (дата)    (подпись)

Если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, приводятся краткие сведения об исполнении.

Например:

В дело 01-14
Документ завизирован Председателем
Государственного военно-промышленного
комитета без замечаний 21.11.2006
и передан в Минпром
________ ______________
 (дата)    (подпись)

Глава 2 ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ, ИЗГОТОВЛЯЕМЫХ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ КОМПЬЮТЕРНЫХ ТЕХНОЛОГИЙ

42. Печатание и оформление документов с использованием компьютерных технологий осуществляются по установленным в компьютерах шаблонам со следующими параметрами настройки в редакторе Microsoft Word:

формат: А4 (210 x 297 мм) - для протоколов, докладных записок, справок, телеграмм и других документов, для писем - формат А4 и формат А5 (148 x 210 мм);

поля страницы: верхнее и нижнее - не менее 20 мм, левое - 30 мм, правое - 10 мм. В таблицах допускается уменьшение левого поля до 20 мм, правого - до 8 мм (когда текст не вмещается);

шрифт: Times New Roman (Times New Roman Cyr), обычный, размер 15 пунктов (далее - пт). В таблицах допускается уменьшение до 13 пт (когда текст не вмещается);

межстрочный интервал: для формата А4 - одинарный; в адресах, заголовках и подписях, а также для формата А5 - точно 14 пт, в таблицах допускается уменьшение до 11 пт (когда текст не вмещается);

первая строка в абзаце с отступом 12,5 мм;

выравнивание по ширине и, как правило, без переносов слов (в таблицах выравнивание по необходимости, с переносом слов);

номера страниц в центре верхнего колонтитула с расстоянием 10 - 15 мм от верхнего края, размер шрифта 14 пт (первая страница не нумеруется).

43. При печатании и оформлении тезисов выступлений применяются следующие параметры настройки:

формат А4 (210 x 297 мм);

поля страницы: верхнее и нижнее - не менее 20 мм, левое - 30 мм, правое - 10 мм;

шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), обычный, размер 16 пт (в заголовках - полужирный курсив подчеркнутый и полужирный курсив, размер 14 пт);

межстрочный интервал полуторный (в заголовках - точно 12 пт);

первая строка в абзаце с отступом 12,5 мм;

выравнивание по ширине, без разрыва абзацев на следующую страницу и без переносов слов;

44. Реквизиты документа (за исключением текста), состоящие из нескольких строк, печатают с интервалом точно 14 пт. Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения", "Гриф согласования", "Отметка о наличии приложения" отделяют друг от друга одним интервалом. Реквизиты документа отделяют друг от друга полуторным интервалом.

При наличии в документах нескольких подписей, располагаемых одна под другой, наименования должностей и расшифровку подписей разделяют полуторным или двойным межстрочным интервалом.

Максимальная длина строки многострочных реквизитов, в том числе заголовка к тексту, - 28 знаков (70 мм).

Например:

СОГЛАСОВАНО                                              Одинарный
Председатель
Государственного                                         Точно 14 пт
военно-промышленного комитета
Республики Беларусь                                      Одинарный
Подпись    Инициалы, фамилия                             Одинарный
Дата                                                     Полуторный

СОГЛАСОВАНО                                              Одинарный
Министр финансов                                         Точно 14 пт
Республики Беларусь                                      Одинарный
Подпись   Инициалы, фамилия                              Одинарный
Дата

45. От границы левого поля (без отступа первой строки) печатают следующие реквизиты: "Заголовок к тексту", "Текст" (без абзацев), "Отметка о наличии приложения", "Фамилия исполнителя и номер его телефона", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", наименование должности в реквизитах "Подпись" и "Гриф согласования", заверительной надписи "Верно", а также слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "ПРИКАЗЫВАЮ", "ПРЕДЛАГАЮ", "ОБЯЗЫВАЮ".

46. Если заголовок к тексту превышает 5 строк, его допускается продлевать на 120 мм от левого поля документа.

47. Начало абзацев в тексте печатают с отступом первой строки 12,5 мм.

48. Реквизит "Адресат" оформляется с отступом от левого поля 80 мм.

49. Реквизиты "Гриф утверждения" и "Гриф ограничения доступа к документу" оформляются с отступом от левого поля 100 мм.

50. Отметка о приложении к правовому акту оформляется в правом верхнем углу колонтитула с отступом от левого поля 140 мм.

51. Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" оформляется с отступом от левого поля 120 мм на уровне последней строки наименования должности.

52. При наличии нескольких грифов согласования и утверждения их располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная от левого поля без отступа и с отступом от левого поля на 100 мм.

53. Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова "Примечание" и "Основание" оформляют от левого поля без отступа первой строки, а относящийся к ним текст - через межстрочный интервал точно 14 пт.

54. В случае оформления резолюций на отдельных листах соблюдаются следующие правила печатания их текста:

54.1. для рефератки малого размера - формат А6 (105 x 148 мм):

поля страницы: верхнее - не менее 10 мм, нижнее - не менее 10 мм, левое - не менее 12 мм, правое - не менее 8 мм;

шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), размер 14 пт, полужирный, полужирный курсив;

межстрочный интервал одинарный. Допускается уменьшение межстрочного интервала (когда текст не вмещается);

первая строка в абзаце с отступом 10 мм;

выравнивание по ширине, с переносом слов;

54.2. для рефератки среднего размера - формат А5 (148 x 210 мм):

поля страницы: верхнее - не менее 15 мм, нижнее - не менее 10 мм, левое - 20 мм, правое - не менее 8 мм;

шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), размер 14 пт, полужирный, полужирный курсив;

межстрочный интервал одинарный. Допускается уменьшение межстрочного интервала (когда текст не вмещается);

первая строка в абзаце с отступом 12,5 мм;

выравнивание по ширине, с переносом слов;

54.3. для рефератки большого размера - формат А4 (210 x 297 мм):

поля страницы: верхнее - не менее 20 мм, нижнее - не менее 20 мм, левое - 30 мм, правое - 10 мм;

шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), размер 14 - 15 пт, полужирный, полужирный курсив;

межстрочный интервал одинарный. Допускается уменьшение межстрочного интервала (когда текст не вмещается);

первая строка в абзаце с отступом 12,5 мм;

выравнивание по ширине, с переносом слов.

55. При оформлении таблиц на листах формата А3 (594 x 210 мм) используются следующие параметры настройки:

поля страницы: верхнее и нижнее - 20 мм, левое - 30 мм, правое - 10 мм. Допускается уменьшение левого поля до 20 мм, правого - до 8 мм (когда текст не вмещается);

шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), обычный, размер 15 пт. Допускается уменьшение до 13 пт (когда текст не вмещается);

межстрочный интервал одинарный. Допускается уменьшение до 11 пт (когда текст не вмещается);

номер страницы в центре верхнего колонтитула с расстоянием 10 - 15 мм от верхнего края, размер шрифта 14 пт.

56. В нижнем левом углу лицевой стороны последней страницы документа (за исключением рефераток) печатаются индекс структурного подразделения, в котором готовился документ, фамилия исполнителя, номер его служебного телефона (на первой строке) и инициалы (для машинисток), дата создания документа, имя файла (на второй строке). При этом используются:

шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), обычный, размер 9 пт;

межстрочный интервал - точно 9 пт.

Например:

З.Иванова 280 88 31                                       Точно 9 пт
тн 15.05.2006 отчет Ф-2

Глава 3 ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ

57. Распорядительные документы (постановление, приказ, распоряжение) оформляются на общих бланках. Если распорядительный документ включает в себя несколько страниц текста, то на бланке печатается только первая страница, остальные оформляются на обычных листах бумаги.

58. Совместные распорядительные документы Госкомвоенпрома и других республиканских органов государственного управления издаются, как правило, в форме постановлений.

Наименования органов, издавших распорядительный документ, пишутся в соответствии с их полными официальными наименованиями и располагаются в верхней части первого листа по центру, вертикально.

Подписи руководителей, принявших совместный распорядительный документ, располагаются на одном уровне в одну или несколько строк.

59. Распорядительные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты: наименование организации (организаций), издающей документ, название вида документа, дату и регистрационный номер, место издания, заголовок, текст, визы, подпись.

60. Заголовок распорядительного документа должен быть кратким, точным, раскрывать его содержание.

61. Текст распорядительного документа состоит из констатирующей (может отсутствовать) и распорядительной частей. В констатирующей части излагаются факты, послужившие основанием для издания распорядительного документа.

62. Если распорядительный документ создается на основании другого распорядительного документа, вносит изменения или дополнения в действующий распорядительный документ или отдельные его положения, приостанавливает действие, отменяет либо признает утратившим силу какой-либо распорядительный документ, он должен содержать ссылку на эти документы.

Ссылка состоит из указания точной (до абзаца) нормы, на которую делается ссылка (при применении ссылки на отдельный структурный элемент распорядительного документа), вида и названия документа, даты принятия, регистрационного номера (кроме законов Республики Беларусь и постановлений Палаты представителей Национального собрания Республики Беларусь), источника официального опубликования (обязателен для нормативных правовых актов, не указывается при ссылке в преамбуле).

Например:

Во исполнение Указа Президента Республики Беларусь от 19 мая 1999 г. N 285 "О некоторых мерах по стабилизации цен (тарифов) в Республике Беларусь"...

1. Внести в Положение об условиях оплаты труда работников центрального аппарата Государственного военно-промышленного комитета Республики Беларусь, утвержденное приказом Председателя Государственного военно-промышленного комитета Республики Беларусь от 20 декабря 2004 г. N 173, следующие изменения и дополнения:

"..........".

При ссылке на утвержденный документ добавляется вид, дата принятия, регистрационный номер документа, которым утвержден данный документ.

Например:

В соответствии с Положением о Государственном военно-промышленном комитете Республики Беларусь, утвержденным Указом Президента Республики Беларусь от 30 декабря 2003 г. N 597 "О некоторых вопросах Государственного военно-промышленного комитета Республики Беларусь"...

При неоднократном применении (кроме первого) ссылок на закон Республики Беларусь указывается только его название.

При неоднократном применении ссылок на иной распорядительный документ указываются его вид, дата принятия (издания) и регистрационный номер.

При неоднократном применении ссылок на утвержденный документ указываются его вид и название.

Ссылка на распорядительный документ или структурный элемент этого документа в этом же документе делается только с использованием слова "настоящий".

Например:

"...в соответствии с пунктом 2 настоящего приказа..."

63. Распорядительная часть постановления начинается словом "ПОСТАНОВЛЯЕТ", приказа - "ПРИКАЗЫВАЮ", распоряжения - "ОБЯЗЫВАЮ", "ПРЕДЛАГАЮ", а заканчивается указанием должностного лица, ответственного за контроль исполнения документа или его конкретных пунктов, и до кого его довести.

В некоторых случаях в распоряжениях распорядительное слово "ОБЯЗЫВАЮ" или "ПРЕДЛАГАЮ" может отсутствовать.

64. Текст распорядительного документа подразделяется на пункты.

Текст документа, утверждаемого распорядительным документом, подразделяется на пункты, которые могут объединяться в главы и разделы. В значительных по объему документах может содержаться оглавление.

Разделы обозначаются римскими цифрами и должны иметь название, которое пишется прописными буквами и размещается в центре строки.

Разделы должны включать не менее двух глав, кроме разделов, именуемых "Общие положения", "Общие вопросы", "Основные положения", "Заключительные положения".

Главы обозначаются арабскими цифрами и должны иметь название, которое пишется прописными буквами и размещается в центре строки. Главы должны включать не менее двух пунктов, кроме глав, именуемых "Общие положения", "Общие вопросы", "Основные положения", "Заключительные положения".

Пункты обозначаются арабскими цифрами с точкой после них и названия не имеют.

Абзацы, как правило, заканчиваются точкой с запятой, кроме первого абзаца соответствующего структурного элемента, который заканчивается двоеточием, и последнего абзаца, который заканчивается точкой.

Подпункты обозначаются несколькими арабскими цифрами с точками после каждой из них, первая из которых обозначает номер пункта.

Часть текста начинается с прописной буквы и заканчивается точкой, кроме последней части подпункта, которая может заканчиваться точкой с запятой. В случае, если часть состоит из нескольких абзацев, абзацы начинаются со строчной буквы, кроме первого абзаца части, который начинается с прописной буквы. При этом первый абзац части заканчивается двоеточием, все последующие - точкой с запятой, кроме последнего абзаца, который заканчивается точкой.

Если часть является структурным элементом пункта или подпункта, то первая часть пункта, подпункта, как правило, начинается с арабской цифры с точкой, после которой следует прописная буква, или с нескольких арабских цифр с точками после каждой из них, после которых следует строчная буква.

Нумерация разделов, глав, пунктов должна быть сквозной для всего распорядительного документа, подпунктов - сквозной для каждого пункта.

В тексте номера разделов, глав, пунктов, подпунктов обозначаются цифрами, номера частей и абзацев при ссылках на них пишутся словами.

Определения наиболее важных терминов, используемых в документе и являющихся общими для всего документа, указываются в одном пункте, обычно помещаемом в начале текста документа.

В тех случаях, когда пояснения или сокращенные наименования не могут быть помещены в текст пункта, используются подстрочные примечания. Подстрочные примечания, обозначаемые цифрой или звездочкой, выносятся вниз страницы (за текст документа) и отмечаются знаком, идентичным знаку, стоящему у поясняемой части основного текста. Подстрочные примечания, обозначаемые словом "Примечание." или "Примечания:", выносятся за текст проекта акта либо приложения к нему. Текст подстрочного примечания, кроме обозначаемого словом "Примечание." или "Примечания:", отделяется от основного текста проекта прямой линией. Текст подстрочного примечания начинается с абзаца с прописной буквы, набирается более мелким шрифтом и заканчивается точкой. Нумерация (обозначение) подстрочных примечаний цифрой или звездочкой является сквозной для каждой страницы проекта акта.

65. В виде приложений оформляются приводимые таблицы, графики, карты, схемы, перечни, иллюстрации и тому подобное, а соответствующие пункты документа должны иметь ссылки на эти приложения.

66. Если распорядительный документ отменяет или приостанавливает действие ранее изданного документа, эта норма записывается в последнем пункте документа.

При отмене распорядительных документов, издаваемых Госкомвоенпромом, употребляется словосочетание "Признать утратившим силу...", при отмене действия распорядительных документов других организаций - "Не применять в Госкомвоенпроме и подведомственных организациях...".

Например:

3. Признать утратившим силу приказ Государственного военно-промышленного комитета Республики Беларусь от 23 октября 2004 г. N 158 "О создании экспертной комиссии Государственного военно-промышленного комитета Республики Беларусь".

Признанию утратившими силу (отмене) подлежат распорядительные документы в целом, их структурные элементы, если они не содержат норм, сохраняющих свое значение, а также иные структурные элементы при включении их в перечень документов, подлежащих признанию утратившими силу в связи с принятием (изданием) нового распорядительного документа (далее - перечень), исключению - отдельные слова, цифры, предложения, а также структурные элементы документа, не включаемого в перечень.

В перечне распорядительные документы располагаются по их видам и в хронологическом порядке. Перечень, состоящий из десяти и более документов, должен содержать порядковую нумерацию.

В перечень включается основной распорядительный документ (его структурные элементы), а также распорядительные документы, которыми в его текст (текст структурных элементов) были внесены изменения и (или) дополнения (дано толкование или приостановлено действие документа (его структурных элементов), признаны утратившими силу или отменены структурные элементы документа).

67. Изменять, дополнять, признавать утратившим силу распорядительный документ (его структурные элементы), имеющие ограничительный гриф, могут только распорядительные документы, содержащие аналогичный ограничительный гриф, кроме документов (его структурных элементов), предусматривающих отмену ограничительного грифа.

Не допускается изменение и (или) дополнение, признание утратившим силу распорядительного документа (его структурных элементов), не имеющего ограничительного грифа, распорядительным документом (его структурными элементами), содержащим ограничительный гриф.

Отменять и вносить изменения в распорядительные документы могут только органы (должностные лица), их издавшие, или вышестоящие органы (должностные лица).

68. Термины, применяемые в распорядительных документах, должны соответствовать терминологии, принятой в законодательстве Республики Беларусь, и употребляться в одном и том же значении во всем тексте проекта.

69. Наименования структурных подразделений центрального аппарата Госкомвоенпрома, а также должности работников пишутся в строгом соответствии со штатами (штатным расписанием).

70. Наименования подведомственных организаций пишутся в соответствии с их уставами.

71. Принимаемые в Госкомвоенпроме распорядительные документы перед подписанием визируются заместителями Председателя, работниками юридической службы, начальниками кадрового и режимно-секретного органов, службой ДОУ.

Если в документе затрагиваются вопросы финансирования, документ визируется, кроме того, начальником управления экономики и финансов и начальником управления бухгалтерского учета, ревизий и контроля - главным бухгалтером, при необходимости и другими заинтересованными.

Если в процессе визирования документа возникают разногласия, документ может визироваться с замечаниями. В этом случае проставляется отметка о наличии замечаний, которые прикладываются к документу.

72. Запрещается включать в распорядительный документ исполнителем структурное подразделение или работника подразделения без согласования с его непосредственным начальником.

73. Перечень лиц, визирующих распорядительные документы в организации, определяется руководителем этой организации.

74. Отдельным видом распорядительных документов являются приказы по личному составу.

Приказами по личному составу оформляются прием на работу, перемещения, переводы, увольнение с работы, предоставление отпусков, командирование, наложение взысканий, объявление поощрений, присвоение классов государственным служащим.

75. Заголовок к тексту приказа по личному составу в зависимости от его содержания может быть: "О поощрении", "О приеме на работу", "О командировании", "Об увольнении", "О предоставлении отпуска" и так далее.

Если приказ касается одного работника, то в заголовке приказа указываются фамилия и инициалы этого работника.

Например: О предоставлении трудового отпуска Иванову И.И.

76. Констатирующая часть в приказах по личному составу, как правило, отсутствует, однако в некоторых случаях допускаются исключения.

77. Распорядительная часть приказа начинается словами, точно обозначающими предписывающие действия, при этом используются глаголы неопределенной формы: "НАЗНАЧИТЬ", "ПРИНЯТЬ", "УВОЛИТЬ", "ПЕРЕВЕСТИ", "ПРЕМИРОВАТЬ", "КОМАНДИРОВАТЬ" и так далее. Эти слова печатаются прописными буквами без пробелов между буквами и кавычек от левого поля документа, в конце слова ставится двоеточие.

78. После распорядительного слова с новой строки с абзаца прописными буквами пишется фамилия работника, на которого распространяется действие приказа. Имя, отчество работника и остальной текст печатаются строчными буквами.

79. В приказе о назначении на должность (приеме на работу), оформляемом по форме в соответствии с приложениями 9, 10, после имени и отчества указываются точное наименование трудовой функции в соответствии с квалификационным справочником, дата начала работы (должна совпадать с датой начала работы, отраженной в трудовом договоре (контракте), условие об оплате труда (возможна ссылка к трудовому договору (контракту) или штатному расписанию нанимателя), другие условия (например, срок испытания, указание о совместительстве).

В приказах о предоставлении отпуска, оформляемых по форме в соответствии с приложением 11, указываются вид отпуска, количество предоставляемых календарных дней, дата начала и окончания отпуска, период, за который предоставляется отпуск.

В приказах об увольнении, оформляемых по форме в соответствии с приложением 12, указывается статья Трудового кодекса Республики Беларусь, на основании которой производится увольнение, а также сведения об использовании отпуска.

В приказе по личному составу указывается основание его издания.

Например, основанием для издания приказа о приеме на работу является заявление работника и заключенный с ним контракт или трудовой договор, приказа об увольнении - заявление работника.

Основанием приказов по личному составу могут являться и другие документы - докладные записки, графики отпусков, распорядительные документы вышестоящей организации (например, о сокращении численности штата), документы аттестационной комиссии.

При переводе работника на другую работу или его поощрении основанием могут являться представления, оформляемые по форме в соответствии с приложениями 13, 14, 15, 16.

Каждый пункт приказа может иметь одно или более оснований. Все они нумеруются арабскими цифрами.

Слово "Основание" пишется от границы левого поля приказа. После него ставится двоеточие. Слово "Основание" остается открытым, а при переносе текста основания на новую строку его печатают с позиции первой буквы (цифры) текста основания.

Например:

НАЗНАЧИТЬ:
     СИДОРОВА  Ивана  Ивановича  на  должность  главного специалиста
отдела  кадров  и  защиты  государственных  секретов  с 19.12.2006 с
испытательным сроком 3 месяца.

Основания: 1. Заявление Сидорова И.И. от 16.01.2007.
           2. Контракт от 18.01.2007.

или

КОМАНДИРОВАТЬ:
     ПЕТРОВА Петра Ивановича, главного специалиста сектора финансов,
расчетов,  фондов  и  кредитов  управления  экономики  и финансов, в
г.Москву   (Российская  Федерация)  с  24.12.2006  по 28.12.2006 для
участия в Международной научно-практической конференции.
     Расходы по проезду осуществляются за счет принимающей стороны.

Основание: приглашение Федерального агентства по военно-техническому
           сотрудничеству Российской Федерации от 1 ноября 2006 г.
           N 1/999-562/02.

Одним приказом допускается оформление приема на работу (перевода, увольнения, предоставления отпуска, командирования и т.д.) одного, двух и более работников. Текст распорядительной части приказа в таком случае делится на пункты, как показано в приложении 17.

Если несколько пунктов приказа издаются по одному основанию, его допускается указывать в конце текста после этих пунктов в соответствии с приложением 18.

Допускается издавать приказы по личному составу, содержащие несколько предписываемых действий. Такой приказ является сводным. Заголовок такого приказа указывается обобщенно: "По личному составу". Текст распорядительной части в таком случае делится на пункты и подпункты, как показано в приложении 19.

В сводный приказ нельзя включать пункты, содержащие предписывающие действия, по которым установлены различные сроки хранения приказов. Например, о приеме на работу и предоставлении отпуска.

80. Кроме общих реквизитов приказы по личному составу о приеме на работу, перемещении, увольнении, откомандировании, наложении и снятии взысканий, в том числе о лишении премии, должны содержать на обороте последнего листа приказа визу ознакомления, состоящую из слов "С приказом ознакомлен", личной подписи работника, расшифровки подписи и даты ознакомления.

Например:

     С приказом ознакомлен __________________   ____________________
                                (подпись)        (инициалы, фамилия)
                                                          27.11.2005

При необходимости ознакомления нескольких работников виза ознакомления записывается следующим образом:

     С приказом ознакомлены: _________________  ____________________
                                 (подпись)       (инициалы, фамилия)
                                                ____________________
                                                      (дата)
                             __________________  ____________________
                                 (подпись)       (инициалы, фамилия)
                                                ____________________
                                                      (дата)

81. Положение, инструкция, правила и устав утверждаются постановлением или приказом.

Реквизитами этих документов являются гриф утверждения, название вида документа, заголовок, текст, подписи (для положений о подразделениях).

Требования к оформлению текста этих документов соответствуют требованиям, предъявляемым к оформлению документов, их утверждающих.

82. Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Протокол составляется секретарем собрания (совещания, конференции, постоянно действующего коллегиального органа и т.п.) на основании рукописных, стенографических или магнитофонных записей хода собрания, а также документов, подготавливаемых к собранию: повестки дня, текстов или тезисов докладов, проектов решений и других. Секретарь наряду с председательствующим на собрании несет ответственность за достоверность содержащейся в протоколе информации.

Реализация принятых решений коллегиальных органов осуществляется постановлениями (приказами).

При оформлении собраний могут составляться протоколы полной, краткой и сокращенной формы.

83. В протоколе полной формы, оформляемом в соответствии с приложениями 20, 21, должны быть зафиксированы выступления докладчиков, тексты выступлений в прениях, принятые решения.

Краткие и сокращенные протоколы применяются в том случае, если к протоколу прилагаются стенограммы (полные тексты докладов, выступлений). В протоколах краткой и сокращенной форм, оформляемых по форме согласно приложениям 22, 23, указываются перечень рассматриваемых вопросов с указанием должности, инициалов и фамилии докладчиков и выступавших (без текстов выступлений), а также принятые решения. Стенограммы должны подписываться председателем и секретарем собрания.

Кратко могут протоколироваться и оперативные совещания.

При выборе формы протокола учитываются значение для деятельности организации протоколируемого заседания, юридические последствия принимаемых решений и другие факторы, позволяющие оценить правильность принятого решения.

84. Реквизитами протокола являются наименование органа, от имени которого составляется документ, название вида документа (ПРОТОКОЛ), дата и регистрационный индекс, место составления, заголовок, текст, подписи.

Для некоторых видов протоколов дополнительным реквизитом является гриф утверждения (оформляется в том случае, если это предусмотрено положением о конкретном органе (например, положением о центральной экспертной комиссии Госкомвоенпрома и др.), оформляемый по форме согласно приложению 24.

Дата протокола должна соответствовать дате проведения собрания и проставляется председателем или секретарем собрания.

Регистрационным номером протокола является порядковый номер, присвоенный ему в пределах делопроизводственного года (N 1, N 2, и т.д.).

Заголовок к тексту протокола включает название коллегиального органа или конкретного собрания (совещания, конференции). Он согласуется с названием вида документа и отвечает на вопрос "чего?", например "заседания коллегии", "общего собрания работников", "совещания у первого заместителя Председателя Госкомвоенпрома" и т.д.

Заголовок к протоколу располагается в левой стороне листа и пишется строчными буквами, точка в конце заголовка не ставится.

Тексты протоколов делятся на вводную и основную части.

Во вводной части краткого протокола указываются фамилии председателя и секретаря коллегиального или совещательного органа, а также всех присутствующих на собрании (совещании, конференции, заседании коллегиального органа). В списке присутствующих сначала перечисляются члены коллегиального органа, затем - приглашенные с указанием должностей и наименования организаций, которые они представляют. Фамилии присутствующих располагаются в алфавитном порядке.

Основная часть протокола краткой формы изложения строится по схеме: слушали - решили (постановили) - без текста выступлений.

В протоколе полной формы изложения после раздела "присутствовали" следует повестка дня собрания (совещания, конференции, заседания коллегиального органа) (в протоколе краткой формы повестка дня отсутствует).

Основная часть протокола полной формы изложения строится по схеме: слушали - выступили - решили (постановили) - отдельно по каждому рассматриваемому вопросу согласно повестке дня.

Повестка дня включает перечень вопросов, обсуждаемых на собрании (совещании, конференции, заседании коллегиального органа), название докладов (отчетов, сообщений, информации), указание должности докладчика, его инициалы и фамилию (в именительном падеже).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; постановление (решение) печатается полностью.

В случае возникновения принципиальных разногласий в протоколах краткой формы допускается фиксировать отдельные выступления участников.

Постановляющая часть протокола заканчивается указанием должностного лица, контролирующего исполнение решений (постановлений) или отдельных пунктов решений. Документ, утверждаемый коллегиальным органом, прилагается к протоколу.

Протокол подписывается председательствующим на собрании (совещании, конференции, заседании коллегиального органа) и секретарем.

Порядок подготовки и принятия (издания) протоколов и решений коллегиальных органов организации определяется в положениях об этих органах или регламентах их работы.

85. Акты оформляются на общих или специальных бланках формата А4. Они составляются временными или постоянными комиссиями, специально уполномоченными лицами или должностным лицом с указанием документов, определяющих их полномочия. Основанием для составления акта может быть распорядительный документ вышестоящего органа, руководителя, плановое задание и другое. Акты могут содержать выводы, рекомендации, предложения составителей (акты ревизий финансово-хозяйственной деятельности организаций, акты проверки, акты приема объектов в эксплуатацию и другие).

Акт оформляется по форме согласно приложению 25 и содержит следующие реквизиты: наименование организации (подразделения), составившей акт, название вида документа, дату и регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, текст, подписи, при необходимости - гриф утверждения и визы. Реквизиты располагаются в установленном порядке.

Дата акта должна соответствовать дате актируемого события и проставляться должностным лицом (как правило, председателем комиссии), подписавшим документ.

Заголовком к тексту акта является содержание актируемого события: "О выделении к уничтожению документов и дел", "О списании имущества" или другое.

Акт подписывается всеми лицами (членами комиссии), принимавшими участие в его составлении, без указания должностей. Акты ревизий и обследований подлежат согласованию с должностными лицами, деятельность которых обследуется.

Лица, имеющие замечание по содержанию акта, подписывают (визируют) его с отметкой: "Замечания прилагаются". Текст замечаний излагается на отдельном листе, небольшие по объему замечания фиксируются на самом акте.

Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей. Во вводной части указывается основание для составления акта и перечисляются лица, составившие акт и присутствующие при этом. Фамилии указываются в алфавитном порядке с наименованием должностей. Если акт составлен комиссией, указываются фамилии председателя и членов комиссии. В констатирующей части акта дается краткое описание проделанной работы (ее сущность, характер, методы, сроки) и фиксируются установленные факты, излагаются выводы, предложения и заключения. Если в акте отражается ряд фактов, текст акта делится на пункты. Выводы и предложения составителей акта излагаются в распорядительной форме с указанием сроков исполнения предписываемых действий. При наличии к акту приложений отметка о приложениях указывается после текста.

Акты регистрируются отдельно по видам, например акты проверки финансово-хозяйственной деятельности, списания материальных ценностей, приема результатов выполнения научно-исследовательских работ и др. Регистрационным индексом акта является его порядковый номер в пределах данного вида актов, возрастающий в пределах года.

86. Письма, как правило, оформляются согласно приложению 26 на бланках для писем. В зависимости от содержания различают следующие разновидности служебных писем: письма-запросы, письма-ответы, письма сопроводительные, рекламационные, гарантийные, напоминания, извещения, приглашения и другие.

Реквизитами письма являются: наименование организации - автора документа, почтовый и телеграфный адрес организации, номер телефона приемной руководителя, дата и регистрационный индекс, адресат, ссылка на индекс и дату входящего документа, заголовок к тексту, текст, подпись, фамилия составителя документа и номер его служебного телефона.

Текст (содержание) письма должен касаться, как правило, одного вопроса. Основное требование к тексту - его краткость.

Подготовленные проекты писем передаются ответственными исполнителями на подпись руководителю. К каждому письму должны быть приложены: копия с визами исполнителя и соисполнителей (если не оформляются отдельные листы согласования), документы, на основании которых оно подготовлено.

87. Докладная записка может быть составлена как по инициативе ее автора (инициативные - о внесении предложений, изложение просьбы, фактов), так и по указанию соответствующего руководителя (отчетные - о ходе, состоянии, завершении каких-либо работ, поручений, планов и другие).

Реквизиты докладной записки: наименование организации (структурного подразделения), название вида документа, дата и регистрационный индекс, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись оформляются согласно приложению 27.

Текст докладной записки состоит из двух частей. В первой (вводной) части излагаются состояние вопроса, факты, послужившие причиной для составления докладной записки, приводится их анализ. Во второй части докладной записки излагаются выводы и предложения.

Внешние докладные записки (адресуемые руководителям вышестоящих государственных органов) подписывает руководитель, внутренние (на имя руководителя) - их составители.

Докладные записки регистрируются в регистрационно-контрольной карточке, электронной базе данных, журнале регистрации исходящих документов, при необходимости их исполнение контролируется согласно резолюции руководителя. Регистрационный индекс докладной записки формируется из индекса структурного подразделения и порядкового номера.

88. Справки делятся на служебные (например, о выполнении планов, о штатной численности) и личные, выдаваемые работникам или организациям для представления в другие учреждения (например, о месте работы, о заработной плате).

Служебные справки делятся на внешние, составленные по запросу государственных органов (организаций), и внутренние, которые адресуются на имя руководства Госкомвоенпрома (организации).

Справки подписываются: внешние - Председателем Государственного военно-промышленного комитета Республики Беларусь (его заместителями, руководителем организации), внутренние - составителем. Внешние справки оформляются на общих бланках и регистрируются как исходящие документы, внутренние - на бумаге формата А4 и регистрируются так же, как внутренние докладные записки. Реквизиты служебной справки аналогичны реквизитам докладной записки.

Личная справка оформляется согласно приложению 28 и содержит следующие реквизиты: наименование организации, выдавшей справку, наименование вида документа, адресата, дату и регистрационный индекс, место составления, текст, подпись, печать.

В тексте служебной справки вначале излагаются факты, события, послужившие причиной ее составления, и может даваться ссылка на соответствующий документ, во исполнение которого она составлена. В справках, составляемых по итогам проверок, даются общая информация о проверяемом объекте, причины, цели обследования. Далее указываются установленные факты, описываются события по существу, нарушения либо отмечаются положительные стороны работы.

Текст служебной справки может оформляться с использованием таблицы, делиться на разделы, пункты, подпункты, иметь пояснения и ссылки. Дата (период времени), к которой относятся приводимые в справке сведения, включается в заголовок к тексту либо помещается в начале текста, например: "По состоянию на 11.05.2007" или "За период с 01.01.2004 по 01.03.2007".

Текст личной справки начинается с указания (в именительном падеже) фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются сведения. В тексте не следует использовать обороты типа "выдана настоящая" или "действительно работает". Личные справки могут подписываться двумя должностными лицами (справки финансового характера подписываются руководителем и финансовым работником). Личные справки могут выдаваться работникам на руки или высылаться по почте.

Разновидностью служебных справок являются сводки: сводка об исполнении документов, сводка предложений и другие.

Сводки оформляются в виде таблиц, графиков.

Раздел III ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

Глава 4 ПОРЯДОК ПРОХОЖДЕНИЯ И РЕГИСТРАЦИИ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

89. Вся поступающая корреспонденция принимается службами ДОУ.

90. Поступающая корреспонденция принимается и обрабатывается, как правило, в день поступления, а поступившая в нерабочее время - на следующий рабочий день.

91. До вскрытия почтовой корреспонденции проверяются правильность ее доставки (по адресу на конверте (пакете) и целостность упаковки.

Неправильно доставленная корреспонденция направляется по назначению, при невозможности установления адресата - возвращается отправителю или почтовому отделению с пометкой на конверте (пакете): "Ошибочно доставлено".

В случае повреждения корреспонденции и невозможности ее использования составляется акт по форме согласно приложению 29, один экземпляр которого с поврежденной корреспонденцией направляется отправителю, второй - остается в службе ДОУ.

92. Поступившие конверты (пакеты) вскрываются, за исключением присланных с пометкой "Лично". Такие конверты (пакеты) после регистрации по данным на конверте (пакете) без вскрытия передаются адресату.

Документы на магнитных носителях передаются без вскрытия упаковки, обрабатывается только сопроводительное письмо.

93. Конверты (пакеты), как правило, уничтожаются, за исключением следующих случаев:

если дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты отправки или получения документа;

если дата документа существенно отличается от даты его получения;

если в полученном документе нет обратного адреса отправителя или отсутствует реквизит "дата документа".

В указанных случаях конверт (пакет) приобщается к документу и после исполнения документа подшивается вместе с ним в дело.

Адресные ярлыки конвертов (пакетов), присланных наложенным платежом, следует сохранять для представления с отчетом финансовым службам в качестве оправдательного документа.

94. В случае отсутствия в конвертах (пакетах) приложений, о которых указано в документе, или отдельных листов текста отправителю направляется письменный запрос или сообщается об этом по телефону, а на документе делается отметка: "Приложения затребованы" с указанием даты запроса.

95. На всех документах в правом нижнем углу первого листа ставится регистрационный штамп.

Штамп изготавливается по форме согласно приложению 30 и содержит наименование организации, зарегистрировавшей документ, дату поступления и регистрационный номер документа.

Если корреспонденция не вскрывается, штамп проставляется на конвертах (пакетах).

На документах, подлежащих хранению в службе ДОУ, проставляется отметка или штамп:

     "Подлежит возврату в ________________________________________".
                               (наименование службы ДОУ)

96. Нерегистрируемые документы направляются по назначению в структурные подразделения.

Перечень документов, не подлежащих регистрации в службе ДОУ центрального аппарата Госкомвоенпрома, определен согласно приложению 31.

На основании данного перечня организации составляют свои перечни документов, не подлежащих регистрации в службах ДОУ.

97. Регистрация документов осуществляется службами ДОУ.

Регистрационным индексом входящего документа является его порядковый номер по форме регистрации, возрастающий в пределах года. Он может быть дополнен индексом корреспондента. Регистрационный индекс переносится в регистрационный штамп.

98. В регистрационном штампе на документах, включенных в перечень документов, не подлежащих регистрации, проставляется только дата их поступления.

99. Форма регистрации документов может быть карточной или журнальной, а также автоматизированной с использованием электронной базы данных. Выбор формы регистрации зависит от наличия технических средств и объема документооборота.

100. При карточной форме регистрации заполняется регистрационно-контрольная карточка по форме согласно приложению 32, которая используется для учета, контроля исполнения и поиска документов. Карточка заполняется в соответствии с правилами, приведенными в приложении 33, при помощи персональных компьютеров (далее - ПК), машинописным или рукописным способом. Из регистрационно-контрольных карточек формируются справочные и контрольные картотеки. Картотеки могут формироваться по алфавитному, географическому, корреспондентскому, номинальному, предметно-вопросному или тематическому, структурному или хронологическому принципам. Карточки в разделе исполненных документов в справочных картотеках группируются по номенклатуре дел.

101. Журнальная форма применяется при незначительном объеме документооборота (до 1000 документов в год).

Форма журнала регистрации входящих документов определена согласно приложению 34.

102. При автоматизированной регистрации документов запись в электронную базу данных производится по форме регистрационно-контрольной карточки непосредственно с документа с использованием установленного набора обязательных реквизитов.

Машинограмма регистрационно-контрольной карточки крепится к входящему документу.

Электронная база данных используется при учете, поиске документов, контроле исполнения и для других целей и обеспечивает работников информацией о документах и месте их нахождения при помощи вывода на дисплей или изготовления карточек. Поиск информации производится централизованно на автоматизированных рабочих местах.

103. После регистрации документы в день их поступления передаются на рассмотрение Председателю Государственного военно-промышленного комитета Республики Беларусь (далее - Председатель), его заместителям, руководителям организаций (далее - руководители).

Срочные документы передаются по мере получения.

104. Руководители рассматривают документы в день их поступления.

Результаты рассмотрения документов отражаются в форме резолюции, которая должна содержать ясное и исчерпывающее указание о порядке и характере исполнения документов и исполнителях.

На документе должно быть не более одной резолюции. Последующие резолюции руководителей необходимы, когда в них детализируется порядок исполнения документов.

Резолюция размещается в правом верхнем углу первого листа документа (на письмах - под реквизитом "Адресат") или на отдельном листе прилагается к документу и является его составной частью.

Страницы документа:

Стр. 1, Стр. 2, Стр. 3, Стр. 4

Архів документів Папярэдні | Наступны


	Под общей редакцией Валерия Левоневского