|
|
|
|
Навигация
Новые документы
Реклама
Ресурсы в тему
|
Постановление Государственного военно-промышленного комитета Республики Беларусь от 05.12.2007 № 13 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Государственном военно-промышленном комитете Республики Беларусь и подведомственных организациях"Документ утратил силу
< Главная страницаСтр. 2Страницы: | Стр. 1 | Стр. 2 | Стр. 3 | Стр. 4 | В состав резолюции должны входить следующие элементы: инициалы и фамилия исполнителя (исполнителей), задание, сроки его исполнения (при необходимости), подпись, дата. При оформлении резолюции на отдельном листе дополнительно указываются полное наименование подразделения, расшифровка подписи и регистрационный индекс документа, к которому относится данная резолюция. Резолюция переносится в зависимости от формы регистрации документов соответственно в регистрационно-контрольную карточку, журнал регистрации входящих документов или электронную базу данных. Далее документ направляется в соответствующее структурное подразделение, а при наличии нескольких исполнителей - ответственному исполнителю. Если ответственный за исполнение документа в резолюции не указан, то им является должностное лицо, указанное в резолюции первым. 105. Ко всем зарегистрированным документам при карточной форме регистрации прикладывается экземпляр регистрационно-контрольной карточки. Второй экземпляр с росписью о получении документа помещается в раздел "Неисполненные документы" справочной картотеки, находящейся в службе делопроизводства, или, если документ требует контроля исполнения, в контрольную картотеку. 106. При необходимости срочного исполнения или ознакомления с документом нескольких структурных подразделений или должностных лиц в службе ДОУ делается и направляется на исполнение необходимое количество копий (по числу исполнителей). Подлинник документа передается ответственному исполнителю с пометкой о том, кому разосланы копии. 107. Если размножение документа не разрешено особыми правилами или в силу большого количества листов затруднено, его передают исполнителям поочередно. Ответственный исполнитель должен быть ознакомлен первым. 108. Ответственному исполнителю предоставляется право координировать дальнейший порядок и сроки исполнения документа указанными в резолюции соисполнителями путем служебных записей в их адрес на документе или отдельном листе ознакомления (при его наличии). 109. Соисполнители в равной степени несут ответственность за своевременное и качественное исполнение документа. Они представляют информацию ответственному исполнителю для обобщения не позднее трех дней до истечения сроков исполнения, если не оговорено другое. 110. Движение документа в процессе его исполнения (ознакомления) фиксируется в зависимости от формы регистрации документа соответственно в регистрационно-контрольной карточке, находящейся в службе ДОУ, журнале регистрации входящих документов или электронной базе данных. 111. От момента поступления к исполнителю до исполнения документ находится в рабочей папке исполнителя и в дело не помещается. На исполненном документе исполнитель проставляет отметку об исполнении документа и направлении его в дело. Содержание этой отметки переносится в зависимости от формы регистрации документов соответственно в регистрационно-контрольную карточку, находящуюся в службе ДОУ (которая затем помещается в раздел "Исполненные документы" справочной картотеки), электронную базу данных или журнал учета входящих документов. Глава 5 РЕГИСТРАЦИЯ И ОТПРАВКА ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ112. Исходящие документы регистрируются в службе ДОУ в журнале регистрации исходящих документов согласно приложению 35 или в регистрационно-контрольных карточках (форма регистрационно-контрольной карточки - единая для исходящих и входящих документов), или с помощью ПЭВМ после их подписания руководителем. 113. Исходящему документу присваивается регистрационный индекс. Индекс состоит из индекса дела по номенклатуре, в которое будет подшиваться данный документ, и порядкового номера по журналу регистрации исходящих документов, регистрационно-контрольной карточке или электронной базе данных. Например: В журнале регистрации исходящий индекс 02-11/1067, где 02-11 - индекс дела по номенклатуре, 1067 - порядковый номер по журналу регистрации исходящих документов. 114. На исходящем документе, являющемся ответом на запрос, в обязательном порядке делается ссылка на номер и дату документа-запроса. 115. После регистрации документы подлежат отправке. Ответственный исполнитель изготавливает необходимое количество копий документа и передает их с документом-подлинником и списком рассылки, оформленным в соответствии с приложением 7, в службу ДОУ. Работник службы ДОУ проверяет правильность оформления документов: наличие необходимых реквизитов, наличие приложений, необходимого количества экземпляров. Неправильно оформленные документы к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям. 116. Инициативные исходящие документы, требующие ответа, ставятся на контроль исполнителями. При задержке поступления ответа в установленные сроки исполнитель направляет адресату письмо-напоминание или сообщает по телефону. 117. Регистрация документов, их последующая обработка осуществляются, как правило, в день подписания документов. Исходящие телеграммы и телефонограммы подлежат отправке в первую очередь. 118. Экземпляры исходящих документов, остающиеся в организации, подшиваются в дела согласно номенклатуре дел. 119. На корреспонденцию составляются списки почтовых отправлений (раздельно на простую и заказную) по форме согласно приложениям 36 и 37, в которых отправитель проставляет свою фамилию и дату отправки. Списки почтовых отправлений вместе с актами сдачи-приемки в почтовое отделение письменной корреспонденции со штемпелем отделения связи подшиваются в дело. 120. Отправка машиночитаемых документов (дискет, дисков и других) производится в упаковке, соответствующей техническим требованиям и обеспечивающей сохранность носителей и записанной на них информации. Отправка машиночитаемых документов производится при наличии сопроводительного письма, копия которого подшивается в дело на общих основаниях. При доставке корреспонденции местному адресату непосредственно лицо, осуществляющее доставку, получает ее в службе ДОУ под роспись в журнале доставки документов согласно приложению 38. Глава 6 РЕГИСТРАЦИЯ И РАССЫЛКА РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ121. Все распорядительные документы сдаются в службу ДОУ в день их подписания для регистрации. Регистрация ведется в зависимости от выбранной формы на регистрационно-контрольных карточках, в журнале регистрации издаваемых распорядительных документов по форме согласно приложению 39 или в автоматизированной базе данных. Постановления, приказы и распоряжения регистрируются раздельно. Приказы по основной деятельности регистрируются отдельно от приказов по личному составу. В зависимости от формы регистрации на регистрационно-контрольных карточках, в журнале регистрации издаваемых распорядительных документов или в электронной базе данных должны быть отметки о рассылке копий документов с указанием экземпляров, а также номера и даты реестра. Регистрация каждого вида распорядительных документов должна ежегодно начинаться с первого номера. Регистрационным индексом распорядительного документа является его порядковый регистрационный номер в пределах данного вида документа, возрастающий в пределах года. Индексация документов цифровая. Совместный распорядительный документ имеет одну дату принятия и регистрационный номер, состоящий из регистрационных номеров, присвоенных в каждом из республиканских органов государственного управления. 122. Приказы по личному составу имеют смешанный индекс (цифровой и буквенный). Содержание буквенного индекса зависит от содержания приказа. Как правило: к номерам приказов о приеме на работу, переводе, перемещении, увольнении, поощрении, премировании, присвоении классов государственным служащим, командировании работников в длительные и зарубежные командировки добавляется буква "к"; к номерам приказов о предоставлении отпусков и наложении взысканий добавляется буква "л"; к номерам приказов о командировании работников в пределах Республики Беларусь добавляются буквы "км". 123. Протоколы регистрируются отдельно по видам, например протоколы заседаний коллегии Госкомвоенпрома, заседаний центральной экспертной комиссии Госкомвоенпрома, оперативных совещаний, проводимых Председателем Государственного военно-промышленного комитета и его заместителями, общих собраний работников организации и др. 124. Протоколы совместных совещаний (заседаний) должны иметь номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в работе совещания (заседания). 125. Зарегистрированные распорядительные документы при необходимости их тиражирования передаются лицу, которому по должностным обязанностям поручено размножение документов. 126. Распорядительные документы рассылаются без сопроводительных писем. Дополнительные экземпляры распорядительных документов могут быть высланы по мотивированному запросу руководителя организации. 127. Поступающие в Госкомвоенпром (организацию) распорядительные документы вышестоящих организаций при необходимости их доведения до нижестоящих подразделений (организаций) размножаются службой ДОУ в необходимом количестве. На поступившем экземпляре документа делаются отметки о рассылке копий. 128. При отмене или внесении изменений в распорядительные документы службой ДОУ или работником, которому это поручено, делаются отметки (с указанием вида, даты и номера распорядительных документов, отменяющих их или которыми вносятся изменения) на контрольном экземпляре - для издаваемых распорядительных документов, на копиях - для поступивших распорядительных документов, а также в журналах регистрации, регистрационно-контрольных карточках или электронных базах данных, в которых зарегистрированы эти документы. 129. При изменении или дополнении отдельного пункта распорядительного документа делается отметка: "Изменен (дополнен) пункт _____________________________________
(наименование
__________________________________________________________ N _____".
распорядительного документа)
130. При изложении распорядительного документа в новой редакции делается отметка: "Изменен ____________________________________________ N _____".
(наименование распорядительного документа)
131. При изложении пункта распорядительного документа в новой редакции старый текст этого пункта перечеркивается и делается отметка: "Новая редакция пункта ________________________________________
(наименование
__________________________________________________________ N _____".
распорядительного документа)
132. При признании пункта (подпункта, части, абзаца) распорядительного документа утратившим силу текст этого пункта (подпункта, части, абзаца) перечеркивается и делается отметка: "Утратил силу _____________________________________ N _______".
(наименование распорядительного документа)
133. При признании распорядительного документа утратившим силу его текст и текст всех приложений к нему перечеркиваются и делается отметка: "Утратил силу ______________________________________ N ______".
(наименование распорядительного документа)
134. На распорядительных документах могут делаться также отметки, когда необходимо показать взаимную связь норм. В этом случае делается отметка со ссылкой на новый распорядительный документ: "См. ____________________________________________ N ____".
(наименование распорядительного документа)
135. Все копии поступивших в Госкомвоенпром (организацию) из вышестоящих органов распорядительных документов, утративших силу, уничтожаются через год после отмены с составлением акта об уничтожении. 136. Ознакомление начальников структурных подразделений (или конкретных работников), которых касаются нормы распорядительных документов, производится под роспись на листе ознакомления или оборотной стороне последнего листа документа с указанием фамилии и даты. Листы ознакомления для издаваемых распорядительных документов хранятся вместе с подлинниками этих документов. 137. Порядок прохождения и ознакомления с поступающими распорядительными документами аналогичен порядку работы с входящими документами. Экземпляры распорядительных документов выдаются работникам для работы под роспись в журнале передачи документов исполнителям. 138. Контроль за своевременным ознакомлением с распорядительными документами работников и возвратом этих документов возлагается на службы ДОУ. Глава 7 ОСОБЕННОСТИ ВЕДЕНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ПО ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН И ЮРИДИЧЕСКИХ ЛИЦ139. Делопроизводство по обращениям граждан и юридических лиц (далее - обращения) ведется в соответствии с Законом Республики Беларусь от 6 июня 1996 года "Об обращениях граждан" в редакции Закона Республики Беларусь от 1 ноября 2004 года (Ведамасцi Вярхоўнага Савета Рэспублiкi Беларусь, 1996 г., N 21, ст. 376; Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2004 г., N 189, 2/1089), постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 26 мая 2005 г. N 544 "Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях и о мерах по совершенствованию работы с обращениями граждан" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2005 г., N 87, 5/16014), другими нормативными правовыми и иными правовыми актами. 140. Делопроизводство по обращениям в Госкомвоенпроме и организациях ведется отдельно от других видов делопроизводства. Ведение указанного делопроизводства возлагается на ответственных лиц, назначенных приказом Государственного военно-промышленного комитета Республики Беларусь, руководителя организации. Назначенное Председателем Государственного военно-промышленного комитета Республики Беларусь должностное лицо, руководители организаций несут персональную ответственность за состояние делопроизводства по обращениям и обязаны систематически проверять порядок ведения указанного делопроизводства и принимать меры по совершенствованию этой работы. 141. Все поступающие в Госкомвоенпром, организации обращения должны быть зарегистрированы в день их поступления в журнале регистрации обращений, оформленном согласно приложению 40. 142. После регистрации обращения передаются на рассмотрение в день их поступления. 143. Срок рассмотрения обращения исчисляется с момента получения его Госкомвоенпромом, организацией, дающей ответ заявителю. 144. Обращение считается исполненным в срок, если ответ на него зарегистрирован не позднее дня, когда истекает срок рассмотрения обращения, установленный законодательством Республики Беларусь. 145. Конверты от поступивших обращений сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля служит подтверждением времени отправления и получения письма, а также в других необходимых случаях. 146. Повторными следует считать обращения, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу. Обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в Госкомвоенпром или в одну и ту же организацию, повторными не считаются и учитываются как первичные. На повторных обращениях в правом верхнем углу первого листа делается отметка: "Повторно". Повторные обращения, в которых не приводятся новые факты или вновь открывшиеся обстоятельства, проверке не подлежат, если по ним имеются исчерпывающие материалы проверок и гражданину дан ответ в установленном порядке. При этом заявителю сообщается, что повторное обращение безосновательно и переписка с ним прекращается. Решение о прекращении производства по обращению принимают должностное лицо Госкомвоенпрома, руководители организаций на основании обоснованного заключения. 147. Обращения, направленные в Госкомвоенпром, организации различными адресатами, требующими сообщить результаты рассмотрения обращения, берутся на особый контроль. В этом случае на обращениях в правом верхнем углу первого листа проставляется штамп "Контроль" или знак контроля "К". Обращения, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается только после вынесения решения и принятия исчерпывающих мер по разрешению обращения. Решение о снятии с контроля обращений принимают должностные лица Госкомвоенпрома, руководители организаций и другие должностные лица, ответственные за своевременное и правильное рассмотрение обращений. 148. Обращения считаются разрешенными, если все поставленные в них вопросы рассмотрены, по ним приняты необходимые меры и даны ответы в соответствии с законодательством Республики Беларусь. 149. Ответы на обращения дают должностные лица Госкомвоенпрома, руководители и другие уполномоченные ими должностные лица организаций в письменной форме. В ответах, направленных в порядке контроля в вышестоящие органы, необходимо указывать, что заявителю дан ответ, а также фамилию исполнителя и номер его телефона. 150. Обращения должны быть возвращены после их рассмотрения должностному лицу, ведущему делопроизводство по обращениям, со всеми относящимися к ним материалами. Формирование и хранение дел у исполнителей запрещаются. 151. На каждом обращении после окончательного решения и его исполнения должны быть надпись: "В дело", дата и личная подпись должностного лица, принявшего это решение. 152. Обращения и документы, связанные с их рассмотрением и разрешением, в том числе по личному приему граждан, формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел в Госкомвоенпроме, организациях. Документы в этих делах располагаются в хронологическом порядке их поступления и исполнения или в алфавитном порядке. Каждое обращение и все документы по его рассмотрению и разрешению составляют в деле самостоятельную группу. Документы в группе подшиваются в последовательности решения вопроса, причем в переписке документ-ответ должен быть подшит за документом-запросом. При формировании дел проверяются правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность). Неразрешенные обращения, а также неправильно оформленные документы подшивать в дела запрещается. 153. Председатель Государственного военно-промышленного комитета Республики Беларусь, руководители организаций ежемесячно проверяют по журналу регистрации обращений своевременность и правильность разрешения обращений, о чем делают в ней соответствующую запись. Глава 8 ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ, СОДЕРЖАЩИМИ ИНФОРМАЦИЮ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ154. Служебная информация ограниченного распространения - сведения, распространение которых в соответствии с действующим законодательством Республики Беларусь организации считают нежелательным в интересах обеспечения своей деятельности. 155. На документах (изданиях), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется ограничительный гриф "Для служебного пользования". Указанный гриф и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам. Ограничительный гриф "Для служебного пользования" на документах, разработанных для внутреннего пользования, как правило, не проставляется. 156. Прием и регистрация документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляются службой ДОУ. 157. Документы с ограничительным грифом "Для служебного пользования" регистрируются по журналам регистрации входящих и исходящих документов, а издания - по журналу регистрации изданий, как правило, отдельно от несекретной документации. При незначительном объеме таких документов разрешается вести их регистрацию совместно с другими несекретными документами. При этом к регистрационному номеру документа добавляется отметка "ДСП". 158. Документы с ограничительным грифом "Для служебного пользования" печатаются (размножаются) в машинописном бюро или составителями (исполнителями) этих документов. Регистрация размноженных документов осуществляется поэкземплярно. Информация о размножении с указанием количества отпечатанных экземпляров, фамилии исполнителя, фамилии лица, отпечатавшего документ, даты печатания заносится на оборотную сторону экземпляра документа, помещаемого в дело по номенклатуре. Например: Отп. - 2 экз. 1 экз. - НИИ СА 2 экз. - в дело 04-12 Исп. Петров Отп. Хрунова 8.10.2006 В случае, если документ направляется более чем в четыре адреса, то номера рассылаемых экземпляров не указываются, а прилагается подписанный исполнителем (составителем) и утвержденный руководителем структурного подразделения, подготовившего документ (издание), список рассылки. Например: Отп. - 15 экз. Согласно списку рассылки Исп. Петров Отп. Хрунова 8.10.2006 Отпечатанные и подписанные документы передаются работнику, осуществляющему их регистрацию, вместе с черновиками и вариантами. Черновики и варианты уничтожаются этим работником с отражением факта уничтожения в соответствующем журнале. 159. Документы с ограничительным грифом "Для служебного пользования": передаются только тем исполнителям, которые имеют к ним непосредственное отношение, и только под расписку; пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями; размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения соответствующего руководителя; хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах). 160. Исполненные документы с ограничительным грифом "Для служебного пользования" группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется ограничительный гриф "Для служебного пользования". 161. Уничтожение дел, документов с ограничительным грифом "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих ценности, производится по акту. В журналах регистрации об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт. 162. Передача документов и дел с ограничительным грифом "Для служебного пользования" от одного исполнителя другому осуществляется с разрешения их непосредственного начальника через ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении (службу ДОУ). 163. При смене работника службы ДОУ, ответственного за регистрацию документов с ограничительным грифом "Для служебного пользования", составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается начальником службы ДОУ. 164. Проверка наличия документов, дел и изданий с ограничительным грифом "Для служебного пользования" проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми приказом руководителя организации. В состав таких комиссий обязательно включаются лица, ответственные за учет и хранение этих документов, дел и изданий. В библиотеках и архивах, где сосредоточено большое количество изданий, дел и других материалов с ограничительным грифом "Для служебного пользования", проверка их наличия может проводиться не реже одного раза в пять лет. Результаты проверки оформляются актом. 165. О фактах утраты документов, дел и изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации лицо, ответственное за сохранность информации, докладывает руководителю организации, который назначает комиссию для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются в письменном виде руководителю, назначившему комиссию. 166. На утраченные документы, дела и издания с ограничительным грифом "Для служебного пользования" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки о списании в журналах регистрации. 167. Снятие ограничительного грифа "Для служебного пользования" производится на основании приказов руководителей организаций, подписавших (утвердивших) эти документы. На самих документах ограничительный гриф "Для служебного пользования" затушевывается. О снятии ограничительного грифа "Для служебного пользования" на документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие пометки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись. Имеющиеся на документах, делах или изданиях ограничительные грифы "Для служебного пользования" затушевываются одной чертой, чернилами или пастой с указанием даты и номера приказа (решения) о снятии ограничительного грифа, должности, подписи и фамилии лица, внесшего исправления. Например: "Ограничительный гриф "Для служебного пользования" снят приказом
директора ... от "__" ______ 20__ г. N ____
Заведующая канцелярией __________________ П.Р.Стринкевич".
(подпись)
168. Снятие копий с документов с ограничительным грифом "Для служебного пользования", поступивших из сторонних или вышестоящих организаций, и изготовление выписок из них допускаются только с письменного разрешения руководителей этих организаций. 169. При необходимости рассылки копий поступившего организационно-распорядительного документа с ограничительным грифом "Для служебного пользования" на копиях указывается номер поступившего экземпляра документа, дополненный в скобках порядковым номером экземпляра-копии (например, экз. N 15 (1), экз. N 15 (2) и т.д.). На оборотной стороне последнего листа подлинника документа, помещаемого в дело, делается отметка: "Дополнительно изготовлено ___ копий. Разосланы в ___ адресов согласно списку рассылки" или "Дополнительно изготовлена одна копия. Направлена в УП "НИИ СА". Копии документов других видов рассылаются с сопроводительными письмами. Глава 9 УЧЕТ ОБЪЕМА ДОКУМЕНТООБОРОТА170. Результаты учета документов обобщаются службами ДОУ за квартал по форме согласно приложению 41 и представляются руководителям для разработки мер по совершенствованию работы с документами, сокращению переписки, выбору технологии процесса обработки документов, регулированию нагрузки на работников службы ДОУ. 171. Подсчет количества входящих, исходящих и внутренних документов производится по регистрационным формам. За единицу учета принимается документ без учета копий. Подсчет объема документооборота может производиться полный и выборочный (по структурным подразделениям, по группам документов). 172. Итоговые данные по объему документооборота структурные подразделения, осуществляющие регистрацию документов, представляют один раз в квартал в службу ДОУ организации. Обобщенные данные представляются в службу ДОУ вышестоящей организации. При необходимости готовится пояснительная записка. Раздел IV КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВГлава 10 ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ173. Система контроля исполнения включает: учет контролируемых правовых актов вышестоящих органов, служебных документов и их своевременное доведение до исполнителей; контроль за сроками исполнения документов и поручений; проверку и регулирование хода исполнения; отчетность о результатах исполнения; снятие документов с контроля; оценку состояния исполнительской дисциплины. 174. Контроль за своевременностью, полнотой и качеством исполнения указов, декретов, директив, распоряжений Президента Республики Беларусь, распоряжений Администрации Президента Республики Беларусь, постановлений Совета Министров Республики Беларусь, протоколов заседаний Президиума Совета Министров Республики Беларусь, распоряжений Премьер-министра Республики Беларусь, постановлений, приказов и распоряжений Государственного военно-промышленного комитета Республики Беларусь (далее - правовые акты), протоколов поручений Президента Республики Беларусь, Премьер-министра Республики Беларусь и заместителей Премьер-министра Республики Беларусь, поручений Председателя Государственного военно-промышленного комитета Республики Беларусь и его заместителей (далее - служебные документы) осуществляют заместители Председателя, начальники структурных подразделений Госкомвоенпрома, руководители организаций. 175. Учет поступающих в Госкомвоенпром, оперативный контроль, систематические проверки исполнения правовых актов и служебных документов осуществляет служба ДОУ. 176. Учет поступающих в структурные подразделения (организации) правовых актов и служебных документов, контроль за соблюдением сроков их исполнения осуществляются: в структурных подразделениях Госкомвоенпрома - лицами, ответственными за ведение делопроизводства в структурном подразделении; в организациях - в порядке, определенном приказом (распоряжением) руководителя организации. 177. Ответственность за своевременное исполнение правовых актов и служебных документов, поступивших в структурное подразделение (организацию), несет руководитель структурного подразделения (организации). 178. Контролю подлежат все зарегистрированные служебные документы: входящие, исходящие и внутренние, которые по своему характеру требуют решения (ответа). На контроль могут быть поставлены также устные поручения Председателя Государственного военно-промышленного комитета Республики Беларусь и его заместителей (руководителя организации). Контроль по устным поручениям осуществляют помощник Председателя Государственного военно-промышленного комитета Республики Беларусь, секретари заместителей Председателя (руководителя организации). Сведения о постановке документа на контроль исполнения заносятся в соответствующие учетные формы (регистрационно-контрольные карточки, журналы, электронные базы). 179. Документ (пункт документа) считается исполненным и снимается с контроля после исполнения поручения, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. 180. На документе проставляется отметка об исполнении (пункт 41 настоящей Инструкции), подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата. 181. Служебный документ, требующий представления информации в вышестоящие государственные органы, снимается с контроля после направления информации в государственный орган. 182. Служба ДОУ сведения об исполнительской дисциплине структурных подразделений и организаций ежеквартально (до 15-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом) представляет руководителю. Глава 11 СРОКИ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ183. Если в тексте документа или в резолюции руководителя срок исполнения не указан, то он не должен превышать 15 календарных дней со дня поступления документа в организацию. Срок рассмотрения проектов правовых актов не должен превышать сроки, указанные в сопроводительных письмах. 184. На документах, срок исполнения которых 10 и менее дней или срочность исполнения оговорена в резолюции руководителя (его заместителей), ставится штамп "СРОЧНО" красного цвета. 185. Документы вышестоящих государственных органов со сроками исполнения менее 10 дней рассматриваются руководителем и (или) его заместителями не более одного дня и сразу же доводятся до каждого исполнителя. 186. Если на контроль ставятся отдельные пункты документов, а общий срок контроля не указан, то сроком исполнения всего документа считается дата исполнения последнего по срокам пункта или дата представления последней итоговой информации по исполнению документа в целом. Если дата исполнения приходится на нерабочий день, то сроком исполнения считается предыдущий рабочий день. 187. Если Госкомвоенпром является ответственным за выполнение поручения Президента Республики Беларусь, то доклад о ходе выполнения поручения направляется в Администрацию Президента Республики Беларусь в сроки, установленные Президентом Республики Беларусь, при этом: не позднее одного рабочего дня, предшествующего дате выполнения поручения, если иное не установлено Президентом Республики Беларусь; до 25-го числа месяца, следующего за отчетным периодом, - по поручению со сроком выполнения по итогам квартала, полугодия или года, если иное не установлено Президентом Республики Беларусь; ежегодно до 25 февраля (по итогам статистической отчетности за предыдущий год) - по поручению со сроком выполнения более одного года либо подлежащему длительному контролю. Указанный доклад должен содержать вывод о выполнении поручения Президента Республики Беларусь, предложение о снятии с контроля либо об изменении срока или порядка его дальнейшего выполнения. По поручению Президента Республики Беларусь, контроль за выполнением которого возложен на другой государственный орган, доклад до внесения в Администрацию Президента Республики Беларусь подлежит согласованию с этим государственным органом. Доклад направляется в указанный орган до истечения срока выполнения поручения Президента Республики Беларусь не позднее: двух дней, если срок выполнения поручения составляет более семи дней; трех дней, если срок выполнения поручения составляет от семи дней до одного месяца; пяти дней, если срок выполнения поручения составляет более одного месяца. Если Госкомвоенпром является соисполнителем поручения Президента Республики Беларусь, то информация о ходе его выполнения и соответствующие предложения вносятся в Совет Министров Республики Беларусь в установленном порядке: за 8 дней до окончания установленного Главой государства срока выполнения поручения, если он составляет 14 дней; за 17 дней до окончания установленного Главой государства срока выполнения поручения, если он составляет 1 месяц; за 25 дней до окончания установленного Главой государства срока выполнения поручения, если он составляет 2 месяца; за 40 дней до окончания установленного Главой государства срока выполнения поручения, если он составляет 3 и более месяца. 188. Служба ДОУ направляет исполнителям напоминания за 10 и менее дней до истечения срока исполнения. Если срок исполнения поставленного на контроль документа (пункта) превышает месяц, то первые напоминания направляются исполнителю за 30 дней до истечения срока исполнения. При отсутствии информации об исполнении пункта или документа в целом к плановому сроку исполнителю направляется уведомление о неисполнении документа в срок. Информация о приближении или нарушении сроков исполнения правовых актов и служебных документов обобщается и еженедельно передается помощнику Председателя Госкомвоенпрома для принятия мер. 189. Изменение срока исполнения документов Госкомвоенпрома в целом производится только по указанию Председателя Госкомвоенпрома. Аргументированная просьба исполнителя о переносе срока исполнения, согласованная с лицом, которому в документе поручен контроль за исполнением, направляется письменно в форме докладной записки на имя Председателя Госкомвоенпрома не менее чем за 5 дней до истечения срока исполнения документа. Изменение срока исполнения отдельных пунктов документа Госкомвоенпрома, если это не приводит к срыву исполнения документа в целом, производится по указанию заместителя Председателя Госкомвоенпрома, ответственного за контроль исполнения документа, на основании аргументированной докладной записки исполнителя. 190. Доклады в вышестоящие государственные органы, переданные на подпись руководителю, должны рассматриваться не более одного дня. За своевременность доклада по таким документам отвечает помощник (секретарь) руководителя. Раздел V ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВГлава 12 ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ, СОГЛАСОВАНИЯ И УТВЕРЖДЕНИЯ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ191. Номенклатура дел предназначена для обеспечения порядка группировки исполненных документов в дела, систематизации, учета и индексации дел, а также определения сроков их хранения. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) срока хранения. 192. Номенклатуры дел Госкомвоенпрома и организаций на предстоящий календарный год составляются службами ДОУ ежегодно не позднее декабря текущего года. 193. Номенклатуры дел подписываются начальниками служб ДОУ, согласовываются для Госкомвоенпрома Центральной экспертной комиссией (далее - ЦЭК), для организаций - экспертными комиссиями (далее - ЭК), а также 1 раз в 5 лет экспертно-методической (проверочной) комиссией государственного архивного учреждения, источником комплектования которого является организация (далее - ЭМК (ЭПК) государственного архивного учреждения), утверждаются руководителем и вводятся в действие с 1 января следующего года. Для организаций, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, номенклатуры дел представляются на рассмотрение ЭК вышестоящей организации. 194. Основой для составления номенклатур дел организации являются номенклатуры дел структурных подразделений. Ответственность за своевременную подготовку и составление номенклатур дел структурных подразделений возлагается на начальников этих подразделений. Составление номенклатуры дел структурного подразделения следует начинать с определения состава включаемых в нее документов, при этом необходимо пользоваться положением о структурном подразделении, планами и отчетами о работе подразделения, номенклатурами дел подразделения за прошлые годы, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, справочными картотеками к документам, ведомственным и типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения. 195. Ежегодно номенклатура дел уточняется, в нее вносятся необходимые изменения. В случае изменения структуры Госкомвоенпрома или организаций номенклатуры дел составляются и согласовываются заново с государственным архивом, в который поступают документы на хранение, независимо от срока предыдущего согласования. 196. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения получают выписки из нее. 197. Номенклатура дел составляется в четырех экземплярах. Первый экземпляр номенклатуры хранится в службе ДОУ, второй - используется службой ДОУ в качестве рабочего экземпляра, третий - находится в качестве учетного документа в ведомственном архиве, четвертый - в государственном архиве, источником комплектования которого является данная организация. Номенклатура дел организации является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры дел службы ДОУ. Номенклатуры дел структурных подразделений хранятся 5 лет после передачи дел в архив. Номенклатуры дел организаций, в делопроизводстве которых не образуются документы постоянного хранения, хранятся не менее 10 лет. Глава 13 СХЕМА ПОСТРОЕНИЯ И СОСТАВ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ198. Схема номенклатуры дел организации строится в соответствии с утвержденной структурой организации. Названиями разделов и подразделов являются названия структурных подразделений в соответствии со штатами. В качестве первого раздела указывается служба ДОУ или подразделение, ведущее учет и хранение распорядительных документов, издаваемых в организации, вне зависимости от места, занимаемого им в штатах. После основных структурных подразделений указываются подразделения, не имеющие самостоятельных служб делопроизводства. 199. В номенклатуру дел включаются дела (документы) с постоянным, временным (свыше 10 лет) и временным (до 10 лет включительно) сроками хранения. Не включаются в номенклатуру дел печатные издания (брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы, экспресс-информации и другие), алфавиты, указатели и другие вспомогательные документы, не отражающие основную деятельность организации. 200. Номенклатура дел оформляется на бумаге формата А4 по установленной форме согласно приложению 42. 201. В графе 1 номенклатуры дел указываются индексы дел. Индекс дела состоит из условного обозначения (индекса) структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах подразделения. Например: 02-01, 02-02, 02-03. Дела, в которых формируются документы по проблемам, разрешаемым в течение двух и более лет (переходящие дела), включаются в ежегодный экземпляр номенклатуры дел под одним и тем же индексом. В номенклатуре дел каждого структурного подразделения следует оставлять несколько резервных номеров для дополнительно заведенных дел, которые по тем или иным причинам не могли быть учтены при составлении номенклатуры. 202. В графе 2 номенклатуры дел указываются наименования разделов номенклатуры, соответствующие наименованиям структурных подразделений, и наименования (заголовки) дел, включая переходящие дела, справочные картотеки к документам или журналы учета. Заголовок дела должен соответствовать содержанию и составу документов дела, быть кратким, доступным для восприятия, четким и конкретным. Заголовок включает: название рода дела (документы, переписка, дело) или разновидности документов (приказы, протоколы, планы, отчеты, докладные записки, акты, справки и т.д.); указание автора документа (краткое название организации, ее структурного подразделения или должностного лица); Например: Приказы председателя... Отчет комитета... указание адресата или корреспондента документа; Например: Переписка с Советом Министров Республики Беларусь... краткое содержание документов дела (название темы дела); Например: Отчеты Госкомвоенпрома о работе с обращениями граждан... географическое название населенного пункта или территории, с которой связано содержание документов дела; Например: Переписка с предприятиями Российской Федерации... указание хронологических рамок документов дела, датировку действий или событий, отраженных в документах, но выходящих за пределы делопроизводственного года (в заголовках, содержащих плановую или отчетную документацию, указываются месяц, квартал, год, на (за) который составлены данные документы); Например: Комплексная программа развития предприятия на 2007 - 2010 гг. указание на копийность документов дела. При формировании заголовков дел не следует использовать термины "Материалы", "Документальные материалы", "Общая переписка" и так далее. Термин "Документы" применяется при объединении в дело различных видов документов по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства. В конце заголовка перечисляются основные виды документов. Например: Документы инспекторских проверок подведомственных Госкомвоенпрому организаций (служебные задания, докладные записки). При переписке с несколькими разнородными корреспондентами их названия в заголовке, как правило, не перечисляются, а указываются обобщенно. Например: Переписка с республиканскими органами государственного управления по вопросам предоставления оперативной информации. Систематизация заголовков дел в номенклатуре дел зависит от их значимости и взаимосвязи. Первыми размещаются заголовки дел с распорядительными документами вышестоящих органов, затем располагаются группы организационных документов (уставы, положения), далее - распорядительные документы организации, планы, отчеты, переписка. Внутри групп документов заголовки дел также располагаются по степени их важности. Так, в группе плановых документов первыми идут полугодовые планы, затем квартальные и месячные, то же относится и к отчетам: годовой отчет, квартальный и месячный. В группе дел с перепиской вначале располагается переписка с вышестоящими органами, затем - со сторонними организациями. 203. Графа 3 номенклатуры дел "Количество дел (томов)" заполняется в конце делопроизводственного года. 204. В графе 4 указываются сроки хранения дел, определяемые согласно действующим перечням типовых документов, ведомственному перечню Госкомвоенпрома с указанием сроков хранения, и делаются ссылки на соответствующие статьи перечней. Сроки хранения документов, не отраженных в перечнях, определяются ЦЭК (ЭК) по согласованию с ЭМК (ЭПК) государственного архивного учреждения. 205. В графе 5 "Примечание" проставляются отметки о незаведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию и другое. Названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, указываются в конце номенклатуры дел после подписи начальника службы ДОУ. 206. По окончании календарного года в конце номенклатуры дел заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел согласно приложению 43, подписываемая начальником службы ДОУ. Глава 14 ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ, ХРАНЕНИЕ ДЕЛ В СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ207. Формированием дел в структурных подразделениях занимаются лица, ответственные за делопроизводство. Контроль за правильным формированием дел осуществляется архивом. 208. Группировка документов в дела производится в строгом соответствии с номенклатурой дел. При этом проверяются правильность оформления документов, наличие подписей, даты, отметки об исполнении и других необходимых реквизитов документов. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку. Каждому делу присваивается индекс в соответствии с номенклатурой дел. 209. В дела подшиваются документы одного делопроизводственного года (за исключением переходящих дел). Документы подшиваются в дело только в одном экземпляре. В дело подшивается также резолюция на документ. Не допускается включать в дела документы, подлежащие возврату, черновики, рабочие варианты (проекты) документов, размноженные копии. Приложения к документам при их значительном объеме группируются в отдельные тома, небольшие по объему приложения - вместе с документами, к которым они относятся. 210. Документы в делах располагаются в логической последовательности в порядке разрешения вопросов и хронологическом порядке. Распорядительные документы (постановления, приказы, распоряжения) группируются в дела по видам и хронологии вместе с относящимися к ним приложениями. Приказы по основной деятельности, приказы по личному составу с разными сроками хранения группируются и формируются в дела раздельно. Проекты законов Республики Беларусь, указов и декретов Президента Республики Беларусь, постановлений Совета Министров Республики Беларусь, подготовленные структурными подразделениями Госкомвоенпрома, и вся переписка по этим вопросам формируются в отдельные дела. Переписка по каждому проекту располагается в хронологической последовательности. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам и группируются, как правило, вместе с документами, на основании которых готовятся (повестка дня, доклады, проекты решений и другое). При значительном объеме таких документов их формируют в отдельное дело по номерам протоколов (в последовательности решения вопросов). Переписка группируется в дела за период календарного года в порядке разрешения вопросов в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. Планы, отчеты, сметы группируются отдельно от проектов этих документов. Планы и отчеты к ним хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления. Например, план на 2006 год, составленный в 2005 году, и отчет за 2005 год, составленный в 2006 году, должны быть отнесены к 2005 году. Планы, рассчитанные на несколько лет, относятся к начальному году их действия, а отчеты о выполнении этих планов - к последнему году действия плана. 211. Дело с документами не должно превышать 250 листов (30 - 40 мм толщины). При большом объеме документов дело делят на самостоятельные тома; документы каждого нового тома являются продолжением следующего. 212. Законченные делопроизводством дела хранения хранятся в структурных подразделениях в течение года до передачи их в ведомственный архив. 213. Начальники структурных подразделений и работники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность находящихся у них документов и дел. 214. В структурных подразделениях дела хранятся в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. 215. Выдача документов и дел другим подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения руководства. На выданное дело заводится карта - заместитель дела по форме согласно приложению 44, а на место изъятого из дела документа помещается листок-заместитель по форме согласно приложению 45. Сторонним организациям дела выдаются по письменному запросу с оформлением акта о выдаче дела во временное пользование в соответствии с приложением 46. Глава 15 ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ216. Ежегодно работниками структурных подразделений проводится экспертиза ценности документов с целью их отбора для передачи в архив, а также выделения к уничтожению дел с истекшими сроками хранения. Особое внимание уделяется делам с отметкой "ЭПК". В перечне документов со сроками хранения отметка "ЭПК" означает, что среди документов временного хранения данного вида могут находиться документы, которые нужно хранить постоянно. Дела с отметкой "ЭПК" подлежат полистному просмотру после истечения срока хранения. Работник архива оказывает методическую помощь и осуществляет контроль за этой работой. 217. Экспертиза ценности документов проводится на основе номенклатуры дел и перечней документов с указанием сроков хранения путем полистного просмотра дел. По результатам экспертизы ценности документов структурными подразделениями составляются отдельно описи документов и дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, по которым дела передаются в архив, а также акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению (далее - акты на уничтожение). Глава 16 ОФОРМЛЕНИЕ И ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ218. Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с начальниками структурных подразделений и утвержденному первым заместителем Председателя Госкомвоенпрома. 219. Из структурных подразделений дела передаются в архив по описям, составляемым лицами, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях, при методической помощи работника архива. Описи являются одновременно учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел. Они составляются ежегодно в двух экземплярах по форме согласно приложению 47 отдельно на завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения, прошедшие экспертизу ценности. При передаче дел в архив на обоих экземплярах описей указываются дата и количество принятых дел. Описи подписываются лицом, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении. Один экземпляр описи возвращается в структурное подразделение, второй - остается в архиве. 220. На основании описей дел структурных подразделений архив составляет годовые разделы сводных описей всей организации. Сводная опись дел постоянного срока хранения является документом постоянного срока хранения, составляется в четырех экземплярах по форме согласно приложению 48, согласовывается с ЦЭК (ЭК) и утверждается ЭМК (ЭПК) государственного архивного учреждения. После этого сводная опись дел постоянного хранения утверждается в Госкомвоенпроме Председателем, в организациях - руководителями этих организаций. 221. Сводная опись дел по личному составу составляется работником архива в трех экземплярах по форме согласно приложению 49, согласовывается с ЦЭК (ЭК) и ЭМК (ЭПК) государственного архивного учреждения, после чего утверждается в Госкомвоенпроме Председателем, в организациях - руководителями этих организаций. 222. Сводная опись дел временного (свыше 10 лет) срока хранения составляется в двух экземплярах по форме согласно приложению 50, согласовывается экспертной комиссией и утверждается руководителем. 223. При составлении всех видов описей дел соблюдаются следующие требования: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел; каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносится в опись под самостоятельным номером); нумерация дел в сводной описи ведется сквозная за несколько лет, пока их число не достигнет любого четырехзначного числа (1000, 2000; 9999) или до передачи документов, включенных в опись, в государственный архив; порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с ведомственным архивом; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью). 224. Дела в архив передаются полностью оформленными. Оформление дел включает комплекс работ по их научно-технической обработке и проводится работниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем архива. Полное оформление дела предусматривает подшивку или переплет дела, нумерацию листов в деле; составление заверительной надписи дела, составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение наименования организации, индекса и заголовка дела, даты дела). При этом при подшивке (переплете) дел удаляются все металлические предметы (скрепки). Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения, которые не передаются в ведомственный архив, могут быть частично оформлены. При этом документы хранятся на скоросшивателях, листы не нумеруются, не составляются внутренние описи и заверительные надписи. 225. Документы подшиваются (переплетаются) в дела с твердой обложкой. Обложка дел оформляется согласно приложению 51. Обязательными реквизитами обложки дела являются наименование организации, структурного подразделения, индекс дела по номенклатуре дел и номер тома, заголовок дела, срок хранения, дата (год) или крайние даты начала и окончания дела, количество листов в деле, номер фонда, описи и дела по описи. В начале года реквизиты обложки дел оформляются в соответствии с номенклатурой дел. По окончании делопроизводственного года надписи на обложках подлежат уточнению. Если в период формирования дела название организации или структурного подразделения изменялось, на обложке дела указывается его последнее наименование, а старое - заключается в скобки. В заголовки дел с распорядительными документами, протоколами вносятся их номера, а также указывается их подлинность или копийность. На обложке дела с перепиской проставляются крайние даты документов. Если в деле имеются документы-приложения за более ранний период, чем год образования дела, на обложке под датой делается пометка: "Имеются документы за _____ годы". Надписи на обложках делаются четко, светостойкими чернилами или тушью. 226. На дела с распорядительными документами, протоколами, уставами, актами приема-сдачи (передачи) имущества при смене руководителя или реорганизации организации и другими особо ценными документами постоянного хранения составляется внутренняя опись документов, находящихся в деле, по форме согласно приложению 52. Внутренняя опись помещается в начале дела и подписывается составителем описи. 227. Листы в деле нумеруются черным графитным карандашом в правом верхнем углу листа, при этом каждый том дела нумеруется самостоятельно. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов дела. 228. В конце дела (тома) на отдельном листе оформляется заверительная надпись (лист - заверитель дела) согласно приложению 53, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов (отдельно - листов в деле и внутренней описи), отражаются исправления в нумерации, оговариваются особенности физического состояния документов и проставляется подпись лица, ответственного за делопроизводство, с указанием должности, а также дата. 229. Количество листов в деле (без учета количества листов внутренней описи) выносится из заверительной надписи на обложку дела. 230. Законченная опись дел имеет титульный лист согласно приложению 54. К законченной описи постоянного хранения составляются оглавление, указатели и список сокращения слов. В оглавлении к законченной описи с указанием соответствующих листов перечисляются: историко-архивная справка к фонду; названия разделов и подразделов описи в соответствии со схемой ее построения; список сокращенных слов. Законченная опись вместе с титульным листом, историко-архивной справкой к фонду, справочным аппаратом к описи заключается в твердую обложку и переплетается. Глава 17 ПОРЯДОК УНИЧТОЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ231. После проведения экспертизы ценности документов на дела с истекшими сроками хранения составляется акт о выделении их к уничтожению по форме согласно приложению 55. На документы с отметкой "ЭПК" составляется отдельный акт на уничтожение. Отбор дел к уничтожению производится только после подготовки описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения за этот же период. 232. Непосредственный отбор документов к уничтожению в структурных подразделениях осуществляют ответственные за делопроизводство лица. Ответственность за организацию уничтожения документов несут служба делопроизводства и архив. 233. Акт на уничтожение подписывается лицом, проводившим экспертизу ценности документов, и рассматривается на заседании ЦЭК (ЭК) одновременно с описями дел. После согласования ЦЭК (ЭК) акты на уничтожение представляются на рассмотрение ЭМК (ЭПК) государственного архивного учреждения и утверждаются руководителями организаций только после утверждения ЭМК (ЭПК) сводной описи дел постоянного срока хранения. После этого разрешается уничтожать дела, включенные в данный акт. Для организаций, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, акты на уничтожение представляются на рассмотрение ЭК вышестоящей организации. 234. Дела, подлежащие уничтожению, после утверждения акта на уничтожение сдаются на переработку. Сдача документов на переработку оформляется подтверждающим документом, который прикладывается к акту на уничтожение документов. Глава 18 ПОРЯДОК ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ ПРИ СМЕНЕ РУКОВОДИТЕЛЯ ОРГАНИЗАЦИИ, НАЧАЛЬНИКА СЛУЖБЫ ДОУ ИЛИ ЗАВЕДУЮЩЕГО АРХИВОМ (ЛИЦА, ОТВЕТСТВЕННОГО ЗА АРХИВ), ПРОВЕРКИ НАЛИЧИЯ ДОКУМЕНТОВ235. При смене руководителя организации документы, находящиеся в делопроизводстве и в архиве, и научно-справочный аппарат к ним передаются по акту. В акте раздельно указывается количество документов (дел), находящихся в делопроизводстве; количество дел хранящихся в архиве, с выделением сведений о количестве дел, относящихся к составу Национального архивного фонда Республики Беларусь (дел постоянного хранения). 236. При смене начальника службы ДОУ прием-передача документов, печатей и штампов, помещений службы ДОУ, оборудования и инвентаря осуществляется по акту приема-передачи. Приказом руководителя организации назначается комиссия в составе не менее трех человек с обязательным включением работника архива. При приеме-передаче проверяются: наличие документов в службе ДОУ; правильность организации учета входящих, внутренних и исходящих документов и их движения; своевременность и полнота внесения изменений в распорядительные документы; наличие печатей и штампов, учтенных в службе ДОУ; условия хранения документов; состояние сохранности документов на момент приема-передачи; противопожарное и охранное оборудование; наличие и состояние оборудования и инвентаря. 237. При смене заведующего архивом (лица, ответственного за архив) прием-передача документов, учетно-справочного аппарата к ним, помещений архива, инвентаря и оборудования проводится по акту приема-передачи. Приказом руководителя организации назначается комиссия в составе не менее трех человек с обязательным включением представителя службы ДОУ. При приеме-передаче документов и дел проверяются: наличие документов и страховых копий в архиве; соответствие количества единиц хранения архива сведениям, содержащимся в учетных документах; научно-справочный аппарат; печати и штампы архива; условия хранения документов; состояние сохранности документов на момент приема-передачи; противопожарное и охранное оборудование. 238. В случае обнаружения при приеме-передаче недостачи документов об этом немедленно информируется руководитель организации и принимаются меры к их розыску. Виновные в утрате документов или несоблюдении условий их хранения привлекаются к ответственности. Акт приема-передачи документов подписывается лицом, сдающим и принимающим документы, членами комиссии и утверждается руководителем организации. 239. Правильность организации учета документов, печатей и штампов в службе ДОУ, их наличие, состояние и условия хранения, кроме того, регулярно проверяются в ходе проверок, проводимых комиссией, назначенной приказом руководителя организации. Приложение 1 ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ БЛАНКА ДЛЯ ПИСЕМ Государственный герб
Республики Беларусь
(эмблема)
Найменне вышэйстаячай арганiзацыi Название вышестоящей организации
Найменне арганiзацыi Наименование организации
Паштовы адрас Почтовый адрес
Камунiкацыйныя даныя Коммуникационные данные
Камерцыйныя даныя Коммерческие данные
_____________ N ____________
На N ____________ от __________
Приложение 2 ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ОБЩЕГО БЛАНКА ДЛЯ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ Государственный герб
Республики Беларусь
Найменне вышэйстаячай арганiзацыi Название вышестоящей организации
Найменне арганiзацыi Наименование организации
Назва вiду дакумента Название вида документа
_________________ N ___________
Месца складання обо выдання Место составления или издания
Приложение 3 ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ СПЕЦИАЛЬНОГО БЛАНКА ДЛЯ ПОСТАНОВЛЕНИЙ Государственный герб
Республики Беларусь
ДЗЯРЖАЎНЫ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ
ВАЕННА-ПРАМЫСЛОВЫ КАМIТЭТ ВОЕННО-ПРОМЫШЛЕННЫЙ КОМИТЕТ
РЭСПУБЛIКI БЕЛАРУСЬ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
(ДЗЯРЖКАМВАЕНПРАМ) (ГОСКОМВОЕНПРОМ)
ПАСТАНОВА ПОСТАНОВЛЕНИЕ
________________ N _________
г.Мiнск г.Минск
Приложение 4 ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ СПЕЦИАЛЬНОГО БЛАНКА ДЛЯ ПРИКАЗОВ Государственный герб
Республики Беларусь
ДЗЯРЖАЎНЫ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ
ВАЕННА-ПРАМЫСЛОВЫ КАМIТЭТ ВОЕННО-ПРОМЫШЛЕННЫЙ КОМИТЕТ
РЭСПУБЛIКI БЕЛАРУСЬ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
(ДЗЯРЖКАМВАЕНПРАМ) (ГОСКОМВОЕНПРОМ)
ЗАГАД ПРИКАЗ
________________ N _________
г.Мiнск г.Минск
Приложение 5 ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ СПЕЦИАЛЬНОГО БЛАНКА ДЛЯ РАСПОРЯЖЕНИЙ Государственный герб
Республики Беларусь
ДЗЯРЖАЎНЫ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ
ВАЕННА-ПРАМЫСЛОВЫ КАМIТЭТ ВОЕННО-ПРОМЫШЛЕННЫЙ КОМИТЕТ
РЭСПУБЛIКI БЕЛАРУСЬ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
(ДЗЯРЖКАМВАЕНПРАМ) (ГОСКОМВОЕНПРОМ)
РАСПАРАДЖЭННЕ РАСПОРЯЖЕНИЕ
________________ N _________
г.Мiнск г.Минск
Приложение 6 ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ БЛАНКА ДЛЯ ПИСЕМ Государственный герб
Республики Беларусь
ДЗЯРЖАЎНЫ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ
ВАЕННА-ПРАМЫСЛОВЫ КАМIТЭТ ВОЕННО-ПРОМЫШЛЕННЫЙ КОМИТЕТ
РЭСПУБЛIКI БЕЛАРУСЬ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
(ДЗЯРЖКАМВАЕНПРАМ) (ГОСКОМВОЕНПРОМ)
220114, г. Мiнcк, 220114, г.Минск,
пр. Незалежнасцi, 115 пр. Независимости, 115
тэл. (8-10-375-17) 280 91 00 тел. (8-10-375-17) 280 91 00
факс (8-10-375-17) 280 90 81 факс (8-10-375-17) 280 90 81
E-mail: gvpk@vpk.gov.by E-mail: gvpk@vpk.gov.by
___________________ N _________
на N ______________ ад _________
Приложение 7 СПИСОК
рассылки
_______________________________________________________
(наименование вида, индекс и дата документа)
----+---------------------------------------+------------------
¦ N ¦ Организация-адресат ¦Количество экземпляров¦
¦п/п¦ ¦ ¦
+---+---------------------------------------+----------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
¦---+---------------------------------------+-----------------------
Всего __________________ экз.
_________________________________________
(подпись, инициалы, фамилия исполнителя)
Приложение 8 ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ УТВЕРЖДЕНИЮ1. Акты (проверок и ревизий, приема законченных строительством объектов, оборудования; списания; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.). 2. Договоры (о производстве работ, материально-технического снабжения, аренде помещений; о поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, материальной ответственности и т.д.). 3. Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.). 4. Заявки (на оборудование, изобретения и т.д.). 5. Инструкции (правила) (должностные; по делопроизводству; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.). 6. Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т.д.). 7. Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.). 8. Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности комитета и других организаций, с указанием сроков хранения материалов и т.д.). 9. Планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; работы коллегии и т.д.). 10. Положения (уставы) (о комитете; структурном подразделении; премировании; уставы предприятий и т.д.). 11. Программы (проведения работ и мероприятий; командировок и т.д.). 12. Расценки на производство работ. 13. Сметы (расходов на содержание аппарата управления; на капитальное строительство и т.д.). 14. Стандарты. 15. Структура и штатная численность. 16. Тарифные ставки. 17. Формы унифицированных документов. 18. Штатные расписания и изменения к ним. Приложение 9 ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРИКАЗА О НАЗНАЧЕНИИ НА ДОЛЖНОСТЬ ПОСТУПИВШЕГО НА ГОСУДАРСТВЕННУЮ СЛУЖБУ Государственный герб
Республики Беларусь
ДЗЯРЖАЎНЫ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ
ВАЕННА-ПРАМЫСЛОВЫ КАМIТЭТ ВОЕННО-ПРОМЫШЛЕННЫЙ КОМИТЕТ
РЭСПУБЛIКI БЕЛАРУСЬ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
(ДЗЯРЖКАМВАЕНПРАМ) (ГОСКОМВОЕНПРОМ)
ЗАГАД ПРИКАЗ
________________ N _________
г.Мiнск г.Минск
О назначении на должность
Ваулина П.И.
НАЗНАЧИТЬ:
ВАУЛИНА Петра Ивановича на должность директора республиканского
унитарного предприятия "Полет" с 10.11.2007 по контракту сроком на
три года с оплатой труда на условиях, предусмотренных контрактом.
Основания: 1. Заявление Ваулина П.И. от 05.11.2007.
2. Контракт с Ваулиным П.И. от 10.11.2007.
Председатель
Государственного
военно-промышленного комитета
Республики Беларусь Н.И.Азаматов
Приложение 10 ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРИКАЗА О ПРИЕМЕ НА РАБОТУ Государственный герб
Республики Беларусь
ДЗЯРЖАЎНЫ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ
ВАЕННА-ПРАМЫСЛОВЫ КАМIТЭТ ВОЕННО-ПРОМЫШЛЕННЫЙ КОМИТЕТ
РЭСПУБЛIКI БЕЛАРУСЬ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
(ДЗЯРЖКАМВАЕНПРАМ) (ГОСКОМВОЕНПРОМ)
ЗАГАД ПРИКАЗ
________________ N _________
г.Мiнск г.Минск
О приеме на работу
Тумановой П.И.
ПРИНЯТЬ:
ТУМАНОВУ Прасковью Ивановну на должность заведующего хозяйством
управления организационной и правовой работы с 10.11.2006 по
контракту сроком на один год с трехмесячным предварительным
испытанием с окладом согласно штатному расписанию.
Основания: 1. Заявление Тумановой П.И. от 08.11.2006.
2. Контракт с Тумановой П.И. от 10.11.2006.
Председатель
Государственного
военно-промышленного комитета
Республики Беларусь Н.И.Азаматов
Приложение 11 ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРИКАЗА О ПРЕДОСТАВЛЕНИИ ОТПУСКА Государственный герб
Республики Беларусь
ДЗЯРЖАЎНЫ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ
ВАЕННА-ПРАМЫСЛОВЫ КАМIТЭТ ВОЕННО-ПРОМЫШЛЕННЫЙ КОМИТЕТ
РЭСПУБЛIКI БЕЛАРУСЬ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
(ДЗЯРЖКАМВАЕНПРАМ) (ГОСКОМВОЕНПРОМ)
ЗАГАД ПРИКАЗ
________________ N _________
г.Мiнск г.Минск
О предоставлении отпуска
Петушковой В.П.
ПРЕДОСТАВИТЬ:
ПЕТУШКОВОЙ Валентине Петровне, ведущему специалисту управления
организационной и правовой работы, трудовой отпуск на 30 календарных
дней с 20.11.2006 по 19.12.2006 за период с 21.01.2006 по
20.01.2007.
Основания: 1. Заявление Петушковой В.П. от 10.11.2006.
2. График отпусков.
Председатель
Государственного
военно-промышленного комитета
Республики Беларусь Н.И.Азаматов
Приложение 12 ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРИКАЗА ОБ УВОЛЬНЕНИИ Государственный герб
Республики Беларусь
ДЗЯРЖАЎНЫ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ
ВАЕННА-ПРАМЫСЛОВЫ КАМIТЭТ ВОЕННО-ПРОМЫШЛЕННЫЙ КОМИТЕТ
РЭСПУБЛIКI БЕЛАРУСЬ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
(ДЗЯРЖКАМВАЕНПРАМ) (ГОСКОМВОЕНПРОМ)
ЗАГАД ПРИКАЗ
________________ N _________
г.Мiнск г.Минск
Об увольнении Ершова А.К.
УВОЛИТЬ:
ЕРШОВА Александра Константиновича, консультанта отдела
народнохозяйственных проектов управления промышленности, 20.11.2006
по соглашению сторон в соответствии со ст. 37 Трудового кодекса
Республики Беларусь и выплатить компенсацию за неиспользованную
часть трудового отпуска в количестве 11 календарных дней.
Основание: заявление Ершова А.К. от 11.11.2006.
Председатель
Государственного
военно-промышленного комитета
Республики Беларусь Н.И.Азаматов
Приложение 13 МАКЕТ ПРЕДСТАВЛЕНИЯ О ПЕРЕВОДЕ НА ДРУГУЮ РАБОТУ Руководителю организации
Наименование структурного
подразделения
ПРЕДСТАВЛЕНИЕ
___________ N ________
Место составления
О переводе на другую работу
____________________________________________________________________
(фамилия, имя, отчество)
____________________________________________________________________
(наименование должности, профессии, разряд по ЕТС)
____________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения)
____________________________________________________________________
(стаж работы в данной организации)
____________________________________________________________________
(оценка производственной деятельности)
____________________________________________________________________
(повышение профессионального уровня)
____________________________________________________________________
(основание для перевода)
____________________________________________________________________
(вид перевода)
____________________________________________________________________
(наименование должности, профессии, разряда по ЕТС)
____________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения)
Руководитель
структурного подразделения _____________ ______________________
Подпись Расшифровка подписи
Визы
Приложение 14 ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРИКАЗА О ПЕРЕВОДЕ НА ДРУГУЮ РАБОТУ Государственный герб
Республики Беларусь
ДЗЯРЖАЎНЫ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ
ВАЕННА-ПРАМЫСЛОВЫ КАМIТЭТ ВОЕННО-ПРОМЫШЛЕННЫЙ КОМИТЕТ
РЭСПУБЛIКI БЕЛАРУСЬ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
(ДЗЯРЖКАМВАЕНПРАМ) (ГОСКОМВОЕНПРОМ)
ЗАГАД ПРИКАЗ
________________ N _________
г.Мiнск г.Минск
О переводе на другую работу
ПЕРЕВЕСТИ:
МУХИНУ Инну Васильевну, главного специалиста отдела мощностей и
энергосбережения управления промышленности, на должность
консультанта отдела финансов, расчетов, фондов и кредитов управления
экономики и финансов с 10.11.2006 по контракту сроком на два года с
окладом согласно штатному расписанию.
Основания: 1. Заявление Мухиной И.В. от 08.11.2006.
2. Контракт с Мухиной И.В. от 10.11.2006.
3. Представление начальника управления экономики и
финансов.
Председатель
Государственного
военно-промышленного комитета
Республики Беларусь Н.И.Азаматов
Приложение 15 МАКЕТ ПРЕДСТАВЛЕНИЯ О ПООЩРЕНИИ Руководителю организации
Наименование структурного
подразделения
ПРЕДСТАВЛЕНИЕ
___________ N ________
Место составления
О поощрении
____________________________________________________________________
(фамилия, имя, отчество)
____________________________________________________________________
(наименование должности, профессии, разряд по ЕТС)
____________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения)
____________________________________________________________________
(стаж работы в данной организации)
____________________________________________________________________
(оценка производственной деятельности)
____________________________________________________________________
(мотив поощрения)
____________________________________________________________________
(основание)
____________________________________________________________________
(вид поощрения)
Руководитель
структурного подразделения ______________ _____________________
Подпись Расшифровка подписи
Визы
Приложение 16 ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРИКАЗА О ПООЩРЕНИИ Государственный герб
Республики Беларусь
Страницы: | Стр. 1 | Стр. 2 | Стр. 3 | Стр. 4 | |
Новости законодательства
Новости Спецпроекта "Тюрьма"
Новости сайта
Новости Беларуси
Полезные ресурсы
Счетчики
|
