Решение Коллегии Евразийской экономической комиссии № 58 "О Правилах внутреннего документооборота в Евразийской экономической комиссии"

Текст документа с изменениями и дополнениями по состоянию на ноябрь 2013 года

< Главная страница

Стр. 2

Страницы: | Стр. 1 | Стр. 2 | Стр. 3 | Стр. 4 |

3) копии международных договоров, заверенные депозитарием международных договоров;

4) предложения государств-членов, сторон заключенных международных договоров (подписанных международных актов) о внесении технических правок в международные договоры (международные акты);

5) копии решений Высшего Евразийского экономического совета, заверенные депозитарием.

181. Посредством направления вербальной ноты ставятся вопросы перед министерствами иностранных дел, посольствами иностранных государств. Вербальная нота также составляется в ответ на вербальную ноту.

Вербальной нотой могут оформляться вопросы протокольного характера (организация культурных, торжественных и иных мероприятий), запросы о предоставлении виз и т.п.

182. Для напоминания сторонам международного акта о принятых обязательствах, достигнутых (в том числе в ходе переговоров) договоренностях, не имеющих документального выражения, составляются памятные записки.

В памятной записке одна сторона может разъяснять другой стороне позицию, касающуюся выполнения (невыполнения) взятых на себя обязательств по различным вопросам сотрудничества.

Памятная записка может содержать напоминание об ожидаемом ответе на какую-либо вербальную ноту (ряд вербальных нот).

4. Подготовка и оформление приказов Председателя Коллегии

183. Решение оперативных, кадровых и других вопросов организации деятельности Комиссии оформляется приказами Председателя Коллегии (далее в настоящем подразделе - приказ).

184. Приказы оформляются с соблюдением требований к бланку и оформлению реквизитов приказа согласно приложению N 11.

185. Проекты приказов подготавливаются в 1 экземпляре и вносятся структурными подразделениями Комиссии на основании поручений Председателя Коллегии, членов Коллегии либо в инициативном порядке.

Проекты приказов по кадровым вопросам (за исключением проектов приказов о командировании, о единовременных выплатах за выполнение особо важных и сложных заданий) готовит отдел кадровой политики Департамента управления делами на основании соответствующих заявлений (представлений).

Руководители структурных подразделений Комиссии несут ответственность за подготовку проектов приказов и их согласование в Комиссии.

186. Проекты приказов по оперативным вопросам и приложения к ним визируются на оборотной стороне последнего листа приказа и каждого приложения исполнителем и руководителем (заместителем руководителя) структурного подразделения Комиссии, внесшего проект, руководителями (заместителями руководителей) структурных подразделений Комиссии, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, директором (заместителем директора) Правового департамента.

Проекты приказов по финансовым вопросам визируются директором (заместителем директора) Департамента финансов.

Направляемые на согласование в Правовой департамент проекты приказов о размещении заказов и заключении договоров на поставку товаров, выполнение работ и оказание услуг для нужд Комиссии, проекты приказов об организации и проведении открытых конкурсов на право заключения договоров на выполнение научно-исследовательских работ для нужд Комиссии визируются исполнителем, начальником отдела и руководителем (заместителем руководителя) структурного подразделения Комиссии, подготовившего проект такого приказа.

Проекты приказов об организации и проведении открытых конкурсов на право заключения договоров на выполнение научно-исследовательских работ для нужд Комиссии также визируются директором (заместителем директора) Департамента протокола и организационного обеспечения, директором (заместителем директора) Департамента финансов и членом Коллегии, курирующим структурное подразделение Комиссии, подготовившее проект такого приказа.

Визированию подлежат проект приказа, приложения к нему, а также проект договора, входящий в состав извещения о закупке, проект договора на выполнение научно-исследовательской работы.

187. Приказы по кадровым вопросам содержат сведения о приеме на работу, перемещении по работе, увольнении с работы, установлении должностных окладов, отпусках, командировании, изменении персональных данных, поощрении и др.

Проекты приказов по кадровым вопросам визируются директором (заместителем директора) Департамента управления делами, а также:

курирующим членом Коллегии - проекты приказов в отношении руководителей (заместителей руководителей) курируемых структурных подразделений Комиссии (за исключением проектов приказов о назначении на должность, переводах, отпусках, изменении персональных данных, увольнении);

руководителем структурного подразделения Комиссии - проекты приказов в отношении сотрудников данного структурного подразделения (за исключением проектов приказов о назначении на должность, переводах, отпусках, изменении персональных данных, увольнении);

директором (заместителем директора) Правового департамента - проекты приказов об увольнении сотрудников Комиссии по инициативе работодателя;

директором (заместителем директора) Департамента финансов - проекты приказов о материальном стимулировании сотрудников Комиссии.

Приказы по кадровым вопросам являются основанием для внесения соответствующих записей в трудовые книжки, личные карточки, другие учетные документы.

188. Приказами могут утверждаться локальные нормативные акты Комиссии (правила, положения, инструкции, должностные регламенты (должностные инструкции) и др.).

189. До подписания приказа Председателем Коллегии членам Коллегии направляются проекты приказов об утверждении локальных нормативных актов Комиссии, регламентирующих права и обязанности сотрудников Комиссии, а также проекты приказов по вопросам, курируемым членами Коллегии согласно распределению обязанностей.

В случае если по истечении 2 рабочих дней со дня направления членам Коллегии проекта приказа от них не поступили письменные замечания и предложения, приказ подписывается в установленном порядке.

Поступившие от членов Коллегии замечания и предложения по проекту приказа в течение 2 рабочих дней рассматриваются департаментом Комиссии, ответственным за подготовку проекта приказа, и докладываются Председателю Коллегии вместе с проектом приказа. С целью урегулирования разногласий указанный департамент Комиссии до доклада Председателю Коллегии организует проведение согласительных совещаний.

190. Замечания и предложения по проекту приказа, возникающие при его согласовании, излагаются в служебной записке, которая прилагается к проекту приказа.

В случае если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, он подлежит повторному согласованию в установленном для соответствующего вида приказа порядке.

191. Приказы подписываются Председателем Коллегии, а в случае его отсутствия - временно исполняющим обязанности Председателя Коллегии.

192. Контроль за правильностью оформления проектов приказов в соответствии с требованиями, установленными настоящими Правилами, осуществляется Департаментом протокола и организационного обеспечения, а также Правовым департаментом - в отношении приказов, визируемых в соответствии с настоящими Правилами в Правовом департаменте, либо Департаментом управления делами - в отношении приказов, визируемых в соответствии с настоящими Правилами в Департаменте управления делами.

193. Приказы по оперативным вопросам, приказы о приеме (увольнении), командировании и отпуске формируются отдельно в пределах календарного года и имеют отдельную нумерацию.

194. Приказы по оперативным вопросам после регистрации и сканирования направляются в структурные подразделения Комиссии в электронном виде согласно рассылке.

195. Оригиналы приказов по оперативным вопросам хранятся в Департаменте протокола и организационного обеспечения.

Оригиналы приказов по кадровым вопросам хранятся в Департаменте управления делами.

196. Внесение изменений в подписанный приказ осуществляется путем издания нового приказа, оформляемого в порядке, установленном настоящими Правилами.

5. Подготовка и оформление протоколов заседаний Коллегии, протоколов заседаний и совещаний

197. Для фиксации хода рассмотрения вопросов, обсуждения и принятия решений на заседании Коллегии и итогов голосования ведется протокол заседания Коллегии, который оформляется на бланке с соблюдением установленных настоящими Правилами требований.

198. Для фиксации хода рассмотрения вопросов на заседаниях и совещаниях коллегиальных (совещательных, координационных, консультативных, экспертных, других) органов, совещаниях в структурных подразделениях Комиссии, итогов таких заседаний и совещаний протоколы ведутся по форме, определяемой указанными органами, структурными подразделениями с учетом общих требований к оформлению документов.

199. Протоколы заседаний Коллегии оформляются с соблюдением требований к бланку и оформлению реквизитов протокола заседания Коллегии согласно приложению N 12.

200. Протокол составляется на основании аудио- и (или) видеозаписей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений, стенограмм и других материалов.

201. В протоколе заседания Коллегии фиксируются решения о принятии к сведению информационных сообщений о ходе разработки проектов документов, планов работы структурных подразделений Комиссии и консультативных органов и их выполнении, об одобрении проектов поручений Совета, о проведенных совещаниях, консультациях, иных мероприятиях организационного характера, о социально-бытовом, медицинском, транспортном и ином обеспечении членов Коллегии и сотрудников Комиссии, по иным административно-организационным вопросам.

В протоколе заседания Коллегии даются поручения членам Коллегии, руководителям структурных подразделений Комиссии.

202. Протокол заседания Коллегии визируется сотрудниками Департамента протокола и организационного обеспечения, ответственными за его подготовку, директором (заместителем директора) Департамента протокола и организационного обеспечения, директором (заместителем директора) Правового департамента.

203. В случае необходимости департаменты прилагают проект протокольной записи к комплекту документов и материалов, представляемому к заседанию Коллегии, или направляют в Департамент протокола и организационного обеспечения проект протокольной записи по итогам заседания Коллегии в течение 1 рабочего дня, следующего за днем проведения заседания Коллегии.

204. Протокол заседания Коллегии подписывается Председателем Коллегии.

Протокол заседания (совещания) коллегиального органа, структурного подразделения Комиссии подписывается председательствующим на заседании и секретарем.

205. Протокол заседания Коллегии подлежит регистрации в Департаменте протокола и организационного обеспечения.

Протокол заседания (совещания) коллегиального органа, структурного подразделения Комиссии регистрируется коллегиальным органом, структурным подразделением, ответственным за проведение заседания (совещания).

206. Принятые на заседании Коллегии решения в случае необходимости доводятся до исполнителей в виде выписок из протокола в течение 2 рабочих дней со дня обращения.

Копии подписанного протокола в течение 3 рабочих дней со дня его подписания направляются членам Коллегии и в Правовой департамент.

207. Копии протоколов заседаний (совещаний) коллегиальных органов, структурных подразделений Комиссии могут рассылаться органам, организациям (с сопроводительным письмом) и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки. Указатель составляется и подписывается ответственным исполнителем структурного подразделения Комиссии, подготовившего рассмотрение вопроса.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов или в форме соответствующих резолюций, оформляемых членами Коллегии, руководителями структурных подразделений Коллегии.

6. Подготовка и оформление писем, служебных записок, телеграмм, иных документов служебной переписки

Служебные письма и служебные записки

208. Служебные письма готовятся как ответы на запросы различных органов, организаций, частных лиц и как инициативные письма.

По содержанию и назначению служебные письма могут быть инструктивными, гарантийными, информационными, письмами-запросами, письмами-извещениями, письмами-приглашениями, письмами-ответами и др.

209. Сроки подготовки писем определяются в соответствии с пунктом 39 настоящих Правил.

210. Письма, подписываемые Председателем Коллегии, членами Коллегии, руководителями структурных подразделений Комиссии, оформляются с соблюдением требований к бланкам писем Комиссии и оформлению реквизитов согласно приложению N 13.

211. Служебное письмо адресуется должностному лицу в случае, если именно это должностное лицо будет принимать решение по вопросам, поставленным в направляемом письме.

212. Письма печатаются в 3 экземплярах. Оригинал направляется адресату, второй экземпляр письма с визами членов Коллегии и сотрудников Комиссии сдается на хранение в Департамент протокола и организационного обеспечения, третий экземпляр письма, заверенный сотрудником отдела делопроизводства и контроля Департамента протокола и организационного обеспечения, передается исполнителю письма.

213. Копии с визовых экземпляров писем, находящихся в архивном фонде, по общему правилу не снимаются. С информацией о сотрудниках, визировавших документ, можно ознакомиться в электронной регистрационной карточке.

В исключительных случаях на основании поручения члена Коллегии с визового экземпляра письма, находящегося в архивном фонде, может быть снята копия в порядке, установленном правилами работы архива.

214. Переписка между структурными подразделениями оформляется в виде служебных записок на листах формата А4 без использования бланка Комиссии.

К внутренней переписке относятся:

служебные записки на имя Председателя Коллегии и членов Коллегии;

служебные записки на имя руководителей секретариатов членов Коллегии;

служебные записки на имя директоров (заместителей директоров) департаментов Комиссии.

Регистрация служебных записок производится с использованием системы электронного документооборота. Присвоенный номер и дата проставляются в левом нижнем углу лицевой стороны последней страницы через 2 междустрочных интервала ниже подписи.

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последней страницы. Отметка включает инициалы и фамилию исполнителя, номер служебного телефона и печатается шрифтом размера N 8.

Передача служебных записок между структурными подразделениями осуществляется через отдел делопроизводства и контроля Департамента протокола и организационного обеспечения.

Ответ на служебную записку (за исключением записок, направленных в порядке информации), поступившую в структурное подразделение, должен быть направлен не позднее 10 рабочих дней со дня ее регистрации.

Письма иностранным адресатам

215. Переписка с иностранными адресатами (органами власти государств, не являющихся членами Таможенного союза и Единого экономического пространства, посольствами указанных государств, юридическими лицами (их представительствами) и физическими лицами указанных государств, международными организациями и их представительствами) ведется в форме писем в соответствии с общепринятыми нормами протокольной практики.

216. Служебные письма иностранным адресатам оформляются на бланках Комиссии, предназначенных для переписки с иностранными адресатами, по форме 2, предусмотренной приложением N 13 к настоящим Правилам, либо на стандартных листах формата А4.

В переписке с иностранными адресатами оформление служебных и частных писем имеет одинаковый характер, за исключением особенностей оформления отдельных реквизитов.

217. Письма иностранным адресатам могут составляться на английском языке или на языке адресата (при нахождении адресата за пределами государства пребывания Комиссии).

Телеграммы

218. Телеграфная переписка допускается только с иногородними адресатами в исключительных случаях и по срочным вопросам.

219. Телеграммы оформляются с соблюдением требований, предусмотренных приложением N 13 к настоящим Правилам.

Электронные сообщения

220. Для обмена электронными сообщениями между структурными подразделениями Комиссии, организации исходящей переписки абоненту (сотруднику Комиссии) присваивается уникальный электронный адрес электронной почты и выделяется индивидуальный электронный почтовый ящик.

Электронные сообщения для внутренней переписки в Комиссии оформляются с учетом требований и рекомендаций, предусмотренных приложением N 13 к настоящим Правилам.

221. Документы, поступающие в Комиссию от сторонних адресатов в электронном виде, проходят регистрацию, предварительное рассмотрение в Департаменте протокола и организационного обеспечения, рассмотрение руководителями структурных подразделений Комиссии. По завершении указанных процедур электронные сообщения доставляются исполнителям.

Регистрация документов в электронном виде, поступивших на электронный адрес Комиссии, осуществляется отделом делопроизводства и контроля Департамента протокола и организационного обеспечения.

Поступившее в адрес Комиссии электронное письмо распечатывается и регистрируется в установленном порядке.

7. Подготовка и оформление гражданско-правовых договоров (контрактов, соглашений) и трудовых договоров, дополнительных соглашений к трудовым договорам

222. Проекты гражданско-правовых договоров (контрактов, соглашений) (далее в настоящем пункте - договоры), заключаемых от имени Комиссии, оформляются в структурных подразделениях Комиссии, визируются сотрудниками заинтересованных структурных подразделений Комиссии и Правового департамента.

Договоры от имени Комиссии подписывает Председатель Коллегии. Члены Коллегии, сотрудники Комиссии вправе подписывать договоры на основании доверенности, оформленной в установленном порядке.

Проекты договоров, предусматривающих финансовые обязательства со стороны Комиссии, визируются директором (заместителем директора) Департамента финансов.

Проекты договоров, подготовленные контрагентами Комиссии, передаются на согласование в заинтересованные структурные подразделения Комиссии, оформляются, визируются и подписываются с соблюдением общих требований к оформлению документов, предусмотренных приложением N 4 к настоящим Правилам.

После подписания подлинные экземпляры договоров передаются в Департамент финансов для регистрации и заверения подписи печатью.

Подписанные и заверенные печатью Комиссии и печатями контрагентов (печатью Комиссии - если договор заключается с физическим лицом) экземпляры договоров Комиссии хранятся в Департаменте финансов, а их копии - в структурном подразделении Комиссии, обеспечивавшем заключение и (или) исполнение договора.

Подписанные и заверенные печатями (печатью) экземпляры договоров, предназначенные для контрагентов, направляются (передаются) сторонам, заключившим договор с Комиссией.

Проекты договоров, протоколов разногласий к проектам договоров хранятся в структурных подразделениях Комиссии, обеспечивавших заключение договоров.

223. Проекты трудовых договоров (контрактов), дополнительных соглашений к трудовым договорам (контрактам), заключаемых от имени Комиссии с сотрудниками Комиссии, оформляются отделом кадровой политики Департамента управления делами.

Трудовые договоры (контракты) с сотрудниками Комиссии, дополнительные соглашения к таким трудовым договорам (контрактам) от имени Комиссии подписывает Председатель Коллегии.

Подписанные Комиссией и сотрудниками Комиссии экземпляры трудовых договоров (контрактов) Комиссии хранятся в отделе кадровой политики Департамента управления делами.

224. Внесение в гражданско-правовые договоры и трудовые договоры (контракты) изменений осуществляется в порядке, предусмотренном для их заключения.

225. Гражданско-правовые договоры и трудовые договоры (контракты) оформляются с соблюдением общих требований к оформлению документов и с учетом стандартов договорной практики.

При составлении и оформлении трудовых договоров (контрактов) с сотрудниками Комиссии должны соблюдаться требования трудового законодательства государства пребывания Комиссии.

IV. Организация работы с документами в делопроизводстве

226. Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел и передачу их на хранение в отдел делопроизводства и контроля Департамента протокола и организационного обеспечения.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию делопроизводства, являются составление номенклатур дел и формирование дел.

1. Составление номенклатуры дел

227. Номенклатура дел представляет собой оформленный в установленном порядке систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Комиссии, с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

228. В Комиссии составляются номенклатуры дел структурных подразделений по форме согласно приложению N 14.

Структурные подразделения Комиссии обязаны ежегодно, не позднее 15 ноября, разрабатывать номенклатуру дел на следующий год с учетом произошедших изменений в структуре и функциях структурного подразделения Комиссии и представлять ее в Департамент протокола и организационного обеспечения.

Вновь созданное структурное подразделение Комиссии обязано разработать номенклатуру дел и представить ее в Департамент протокола и организационного обеспечения в течение 30 дней со дня создания.

229. Номенклатура дел структурного подразделения Комиссии составляется сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства в этом структурном подразделении, визируется начальниками отделов, подписывается составителем и утверждается руководителем структурного подразделения Комиссии.

Ответственность за организацию своевременного составления номенклатуры дел и представление ее на согласование в Департамент протокола и организационного обеспечения возлагается на руководителей структурных подразделений Комиссии.

230. Графы номенклатур дел структурных подразделений Комиссии заполняются следующим образом.

В графе 1 проставляются индексы дел, включенных в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного цифрового обозначения структурного подразделения Комиссии и входящего в его состав отдела, порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах отдела. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 01-07-03, где 01 - обозначение структурного подразделения, 07 - отдела, 03 - порядкового номера заголовка дела.

В номенклатуре дел структурного подразделения Комиссии рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений (отделов), для переходящих дел индекс сохраняется. Например: 07-01-03; 14-01-03; 31-01-03 - приказы Евразийской экономической комиссии по основной деятельности, копии.

В графе 2 указываются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен в обобщенной форме четко отражать основное содержание и состав документов дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

В начале номенклатуры дел располагаются заголовки дел, содержащих нормативно-правовую и организационно-распорядительную документацию. Далее - заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, переписку и т.д.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные документы", "справочные материалы", "общая переписка", "оперативная переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (приказы, протоколы и т.д.);

название структурного подразделения Комиссии (автор документа);

название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

краткое содержание документов дела;

название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

дата или период времени, к которым относятся документы дела;

слово "копии", если дело содержит копии документов (подлинность документов не оговаривается).

При составлении заголовков дел используются формулировки статей Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558 (далее - перечень типовых документов).

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.). Например:

Документы об участии сотрудников Департамента в конгрессах, конференциях и иных мероприятиях по развитию ... (программы, отчеты, переписка)

В заголовках дел, содержащих переписку, указываются корреспонденты и содержание вопроса, по которому ведется переписка.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название. Например:

Переписка с некоммерческими организациями (союзами, ассоциациями), представляющими интересы бизнес-сообщества государств - членов Таможенного союза и Единого экономического пространства ...

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не указываются. Например:

Переписка по участию Департамента ... в программных мероприятиях по развитию экономической интеграции в рамках Таможенного союза и Единого экономического пространства

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним. Например:

Переписка с правительством Москвы о предоставлении жилья сотрудникам Евразийской экономической комиссии

В случае если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, при обозначении административно-территориальных единиц в заголовках дел конкретные названия не перечисляются, а указывается их общее видовое название.

В случае если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее название указывается в заголовке дела.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты). Например:

Годовой отчет об исполнении бюджета

В случае если дело будет состоять из нескольких томов или частей, составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

В номенклатуру дел структурного подразделения Комиссии включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы структурного подразделения, дела и справочные материалы с пометкой "Для служебного пользования", картотеки и журналы.

В номенклатуру дел структурного подразделения Комиссии не включаются периодические издания.

В случае если в течение года организуются новые документированные участки работы или возникают новые дела, они дополнительно включаются в номенклатуру дел структурного подразделения Комиссии.

В графе 3 указывается количество дел или томов (частей). Данная графа заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню типовых документов.

В графе 5 указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например: "переходящее с 2011 года"), о выделении дел, подлежащих уничтожению, о сотрудниках, ответственных за формирование дел, о передаче дел в соответствующую организацию для продолжения делопроизводства и др.

По окончании календарного года в конце номенклатуры дел структурного подразделения Комиссии делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов). Сотрудник, ответственный за делопроизводство в структурном подразделении Комиссии, сообщает эти данные в отдел делопроизводства и контроля Департамента протокола и организационного обеспечения до 1 февраля следующего календарного года.

231. Номенклатура дел структурного подразделения Комиссии в 2 экземплярах представляется на согласование в Департамент протокола и организационного обеспечения.

Один экземпляр согласованной номенклатуры дел хранится в Департаменте протокола и организационного обеспечения, второй - возвращается в структурное подразделение Комиссии и хранится у сотрудника, ответственного за делопроизводство, который направляет выписки из соответствующих разделов номенклатуры дел в отделы структурного подразделения для работы.

232. Номенклатуры дел структурных подразделений Комиссии вводятся в действие с 1 января следующего календарного года.

2. Формирование дел в текущем делопроизводстве и их оперативное хранение

233. Для организации хранения дел в текущем делопроизводстве в структурных подразделениях Комиссии исполненные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизируются внутри дела.

234. Формирование дел в структурных подразделениях Комиссии осуществляют сотрудники, ответственные за делопроизводство.

Исполненные документы в течение 10 рабочих дней сдаются исполнителями сотрудникам, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях Комиссии, для формирования документов в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяется руководителем структурного подразделения Комиссии или исполнителем в соответствии с номенклатурой дел.

235. Контроль за правильностью формирования дел осуществляется отделом делопроизводства и контроля Департамента протокола и организационного обеспечения, который проводит проверки правильности формирования дел.

Требования отдела делопроизводства и контроля Департамента протокола и организационного обеспечения, касающиеся порядка формирования дел, являются обязательными для исполнения всеми сотрудниками структурных подразделений Комиссии.

236. При формировании дела необходимо соблюдать следующие общие правила:

помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел согласно номенклатуре дел;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

раздельно группировать в дело документы постоянного и временного хранения;

помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись и другие реквизиты);

помещать в дела факсограммы, телеграммы, телефонограммы на общих основаниях;

не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики.

По объему дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см (толщина дел со сроком хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При большем количестве листов дело должно быть разделено на тома.

При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.

Подлинники документов отделяются от копий, годовые отчеты - от квартальных, утвержденные правила, положения, инструкции, другие документы - от их проектов и переписки по утверждению и т.д.

В дело включается по 1 экземпляру каждого документа. Все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса, подшиваются вместе.

237. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или в их сочетании.

В делах постоянного хранения наиболее ранние документы располагаются в начале дела. Не допускается обратный хронологический порядок расположения документов.

Распорядительные документы с относящимися к ним приложениями группируются в дела по видам и хронологии.

Приказы по оперативным вопросам группируются отдельно от приказов по кадровым вопросам.

Приказы по командированию сотрудников Комиссии формируются в самостоятельные дела.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы подшиваются отдельно от проектов и должны храниться в делах того года, на (за) который они составлены.

238. В Департаменте управления делами на каждого сотрудника Комиссии заводится отдельная папка (личное дело).

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Медицинские справки о состоянии здоровья и другие документы второстепенного значения группируются отдельно от личных дел.

239. В Департаменте финансов карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов сотрудников Комиссии группируются в самостоятельные дела в пределах года и систематизируются в деле в порядке русского алфавита по фамилиям, именам и отчествам.

240. Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, при этом документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Документ, зарегистрированный в конце года и исполненный в новом году, подшивается вместе с ответом в дело предыдущего года.

241. С момента заведения и до передачи на хранение в отдел делопроизводства и контроля Департамента протокола и организационного обеспечения дела хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений Комиссии и сотрудники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях Комиссии, обязаны контролировать правильное использование документов и дел, а также обеспечивать их сохранность.

Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность и предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы согласно номенклатуре дел.

Завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу хранятся по месту их формирования (в структурных подразделениях Комиссии) в течение 3 лет, а затем сдаются в отдел делопроизводства и контроля Департамента протокола и организационного обеспечения.

242. Выдача дел (документов) другим структурным подразделениям Комиссии допускается с разрешения руководителя структурного подразделения Комиссии, в котором хранятся дела (документы), под расписку. Дела (документы) выдаются сотрудникам структурных подразделений Комиссии на срок не более 1 месяца. По истечении указанного срока дело (документ) должно быть возвращено в место его хранения.

243. Выносить служебные дела из здания Комиссии категорически запрещается.

Сторонним организациям дела и документы, в том числе в электронном виде, выдаются с разрешения руководителя структурного подразделения Комиссии, в котором хранятся дела (документы), по актам на основании письменных запросов.

Изъятие документов постоянного хранения из дел допускается в исключительных случаях и производится на основании решения руководства Комиссии с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причине выдачи подлинника.

244. Лица, виновные в утрате, порче или самовольном уничтожении служебных документов, несут ответственность в установленном порядке.

3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение

245. Подготовка документов к передаче на хранение в отдел делопроизводства и контроля Департамента протокола и организационного обеспечения включает в себя работу сотрудников, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях Комиссии, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.

246. Экспертиза ценности документов в Комиссии на стадии делопроизводства проводится:

при составлении номенклатуры дел;

в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам;

при подготовке дел к передаче в отдел делопроизводства и контроля Департамента протокола и организационного обеспечения.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Комиссии создаются постоянно действующая центральная экспертная комиссия и экспертные комиссии структурных подразделений.

Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно в структурных подразделениях Комиссии сотрудниками, ответственными за делопроизводство, под непосредственным методическим руководством отдела делопроизводства и контроля Департамента протокола и организационного обеспечения.

247. При проведении экспертизы ценности документов проводятся:

1) отбор документов постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу для передачи в отдел делопроизводства и контроля Департамента протокола и организационного обеспечения;

2) отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях Комиссии;

3) выделение к уничтожению документов и дел, сроки хранения которых истекли.

248. Отбор документов для постоянного хранения осуществляется на основании перечня типовых документов и номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные документы, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу по форме согласно приложению N 15, а также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, по форме согласно приложению N 16.

249. Опись дела является архивным справочником, содержащим систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенным для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

250. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

В каждом структурном подразделении Комиссии описи дел постоянного хранения составляются ежегодно по установленной форме под непосредственным методическим руководством отдела делопроизводства и контроля Департамента протокола и организационного обеспечения.

Дела передаются в отдел делопроизводства и контроля Департамента протокола и организационного обеспечения по описям.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для формирования сводной описи дел Комиссии, которую готовит отдел делопроизводства и контроля Департамента протокола и организационного обеспечения.

251. Описательная статья описи дел структурного подразделения Комиссии имеет следующие элементы:

1) порядковый номер дела (тома, части) по описи;

2) индекс дела (тома, части);

3) заголовок дела (тома, части);

4) дата дела (тома, части);

5) количество листов в деле (томе, части);

6) срок хранения дела;

7) примечание.

252. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

1) каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером);

2) в описи применяется валовый порядок нумерации дел;

3) графы описи заполняются в точном соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела;

4) при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок каждого дела;

5) при внесении в опись последнего тома многотомного дела после номера тома добавляется слово "Последний";

6) графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям Комиссии со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

253. В случае если при составлении описи обнаружено отсутствие дел, числящихся по номенклатуре дел структурного подразделения Комиссии, принимаются меры по их розыску. Если принятые меры не дали результатов, на необнаруженные дела составляется справка о причинах отсутствия дел, которая подписывается руководителем структурного подразделения Комиссии и передается вместе с описью дел в отдел делопроизводства и контроля Департамента протокола и организационного обеспечения.

254. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

255. Опись дел структурного подразделения Комиссии подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с начальником отдела делопроизводства и контроля Департамента протокола и организационного обеспечения и утверждается руководителем структурного подразделения Комиссии.

256. Опись дел структурного подразделения Комиссии составляется в 2 экземплярах, оба экземпляра описи вместе с делами, включенными в опись, передаются в отдел делопроизводства и контроля Департамента протокола и организационного обеспечения. Один экземпляр описи с отметками о приеме дел возвращается для хранения в структурном подразделении Комиссии.

257. По завершении года сотрудники структурных подразделений Комиссии при методической помощи и под контролем отдела делопроизводства и контроля Департамента протокола и организационного обеспечения проводят работу по технической обработке и оформлению дел.

Требования отдела делопроизводства и контроля Департамента протокола и организационного обеспечения, касающиеся порядка технической обработки и оформления дел, являются обязательными для исполнения всеми сотрудниками структурных подразделений Комиссии.

258. Руководители структурных подразделений Комиссии обязаны организовать работу по подготовке, оформлению и описанию дел для последующего архивного хранения в Комиссии.

Сотрудники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях Комиссии, обеспечивают проведение всех видов работ, связанных с подготовкой к передаче в установленном порядке дел на архивное хранение.

259. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:

нумерацию листов в деле;

составление в случае необходимости внутренней описи документов дела по форме согласно приложению N 17;

составление листа-заверителя дела по форме согласно приложению N 18;

подшивку или переплет дела;

пересистематизацию документов;

оформление реквизитов обложки дела по форме согласно приложению N 19;

внесение уточнений в реквизиты обложки дела.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается хранить дела в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать и заверительные надписи не составлять.

260. Документы, составляющие дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, подшиваются на 4 прокола прочными нитками в твердые обложки или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Листы документов дела не должны выступать за края обложки.

Личные дела подшиваются на 3 или 4 прокола в твердые обложки.

При подготовке дел к подшивке металлические скрепления (скобки, булавки, скрепки) из документов удаляются.

261. В начале дела подшивается внутренняя опись документов дела, которую необходимо составлять для дел, сгруппированных по видам документов, заголовки которых не полностью раскрывают их содержание (приказы по оперативным вопросам, протоколы, уставы, положения и др.). Внутренняя опись составляется также на документы, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.).

Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме и содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается верхним краем к внутренней стороне лицевой обложки дела.

При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и др.) эти изменения отражаются во внутренней описи в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты и при необходимости составляется новая итоговая запись.

262. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листов внутренней описи и заверительной надписи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом, не задевая текста документов. Применение чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается.

Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются в левом верхнем углу оборотной стороны.

Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. Лист любого формата, подшитый за 1 край, нумеруется как 1 лист.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются следующим образом: сначала конверт, затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах допускается применение литерной нумерации листов. Например: "1", "1а", "1б".

263. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе - заверителе дела. В заверительной надписи указываются цифрами и прописью количество листов в данном деле и особенности отдельных документов, например: "чертежи", "фотографии", "рисунки".

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

В случае если обнаружено большое количество ошибок в нумерации листов дела, проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, а рядом ставится новый номер листа. Кроме того, составляется новая заверительная надпись и подшивается в конце дела.

Количество листов внутренней описи проставляется в заверительной надписи после общего количества листов дела через знак "плюс" (+).

Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждение дела, присоединение новых документов и т.д.) также отмечаются в заверительной надписи.

264. Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

наименование Комиссии приводится полностью (в именительном падеже) с указанием в скобках официально принятого сокращенного наименования;

наименование структурного подразделения Комиссии записывается в соответствии с утвержденной структурой;

индекс дела проставляется согласно номенклатуре дел;

заголовок дела переносится из номенклатуры дел;

дата дела включает год (годы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датами дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего из документов, включенных в дело. При этом для оформления дат используется словесно-цифровой способ.

Датой личного дела являются даты подписания приказов о назначении на должность и об увольнении лица, на которое заведено дело.

Количество листов указывается согласно заверительной надписи в деле.

Реквизит "срок хранения дела" указывается в соответствии с номенклатурой дел.

На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) проставляется на обложке дела отделом делопроизводства и контроля Департамента протокола и организационного обеспечения.

Обложка дела заполняется черными чернилами или тушью.

При несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов по окончании года в заголовки дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся изменения.

4. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения

265. Отбор документов и дел за соответствующий период, срок хранения которых истек и которые подлежат уничтожению, и составление акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (далее - акт о выделении к уничтожению документов), производятся структурным подразделением Комиссии после передачи на хранение в отдел делопроизводства и контроля Департамента протокола и организационного обеспечения документов постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу за этот же период.

266. Акт о выделении к уничтожению документов составляется в 2 экземплярах, подписывается составителем, председателем и членами экспертной комиссии структурного подразделения Комиссии и направляется на согласование в Департамент протокола и организационного обеспечения.

Один экземпляр согласованного акта о выделении к уничтожению документов возвращается в структурное подразделение Комиссии.

Структурное подразделение Комиссии имеет право уничтожить дела, включенные в акт о выделении к уничтожению документов, только после согласования такого акта с Департаментом протокола и организационного обеспечения.

267. Дела и документы передаются на переработку (утилизацию) по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры, или измельчаются до размеров, исключающих прочтение текста.

После уничтожения дел в номенклатуре дел проставляется отметка "Уничтожено. См. акт от ... N ..." (с указанием должности, фамилии, подписи сотрудника, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты).

Уничтожение документов в структурных подразделениях Комиссии без оформления соответствующих актов не допускается.

268. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2011 году дела с 5-летним сроком хранения могут быть включены в акт о выделении к уничтожению документов, составленный не ранее 1 января 2017 г.).

Заголовки дел, включаемых в акт о выделении к уничтожению документов, должны полно и точно отражать содержание документов. Дела с однородными документами вносятся в акт под одним заголовком, в акте указываются индексы по номенклатуре дел, количество дел за каждый год отдельно и общее количество дел. При уничтожении части документов из дела в заголовке указываются содержание документов, затем индекс дела, из которого они изъяты, и общее количество листов.

5. Передача документов на хранение

269. В отдел делопроизводства и контроля Департамента протокола и организационного обеспечения передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел не позднее чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве.

270. Дела временного (до 10 лет) хранения не подлежат передаче в отдел делопроизводства и контроля Департамента протокола и организационного обеспечения. Они хранятся в структурных подразделениях Комиссии и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

271. Дела передаются в отдел делопроизводства и контроля Департамента протокола и организационного обеспечения полностью оформленными в соответствии с настоящими Правилами.

272. Передача дел в отдел делопроизводства и контроля Департамента протокола и организационного обеспечения осуществляется по графику, составленному отделом делопроизводства и контроля и утвержденному директором Департамента протокола и организационного обеспечения.

В период подготовки структурным подразделением Комиссии дел к передаче в отдел делопроизводства и контроля Департамента протокола и организационного обеспечения сотрудником отдела делопроизводства и контроля предварительно проверяются правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел.

Выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел устраняются сотрудниками структурного подразделения Комиссии.

Дела в отдел делопроизводства и контроля Департамента протокола и организационного обеспечения доставляются сотрудниками структурных подразделений Комиссии по установленным правилам.

273. Прием каждого дела производится сотрудником отдела делопроизводства и контроля Департамента протокола и организационного обеспечения в присутствии сотрудника структурного подразделения Комиссии. При этом на обоих экземплярах описи напротив каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, проставляются подписи сотрудника и начальника отдела делопроизводства и контроля Департамента протокола и организационного обеспечения, принявших дела, и подпись сотрудника, передавшего дела.

Вместе с делами в отдел делопроизводства и контроля Департамента протокола и организационного обеспечения передаются регистрационные картотеки на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов.

В случае если отдельные дела необходимо оставить в структурном подразделении Комиссии для текущей работы, отдел делопроизводства и контроля Департамента протокола и организационного обеспечения по акту оформляет выдачу дел во временное пользование не более чем на 6 месяцев.

В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Комиссии сотрудник, ответственный за делопроизводство в данном структурном подразделении, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в структурное подразделение Комиссии - правопреемник или в отдел делопроизводства и контроля Департамента протокола и организационного обеспечения независимо от сроков хранения.

ПРИЛОЖЕНИЕ N 1
к Правилам внутреннего документооборота
в Евразийской экономической комиссии

ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ РЕГИСТРАЦИИ

1. Пригласительные, поздравительные и благодарственные письма, телеграммы, билеты, открытки, пригласительные билеты.

2. Планы, программы семинаров, конференций, симпозиумов и других подобных мероприятий.

3. Документы по бухгалтерскому учету, материально-техническому обеспечению, плановые, финансовые документы, поступившие без сопроводительного письма.

4. Рекламные документы (буклеты, листовки и др.).

5. Коммерческие предложения.

6. Печатные издания (книги, периодические издания, вырезки из газет и журналов).

7. Унифицированные формы и бланки документов.

8. Статистические сборники и информационные справочники.

9. Бухгалтерские документы по внутренним расчетам (счета на оплату товаров и услуг, платежные поручения, накладные, кассовые чеки и др.).

10. Документы (заявки, наряды, списки) по хозяйственному, культурно-бытовому и медицинскому обслуживанию.

ПРИЛОЖЕНИЕ N 2
к Правилам внутреннего документооборота
в Евразийской экономической комиссии

СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТА, РЕГИСТРИРУЕМЫХ В ЭЛЕКТРОННОЙ РЕГИСТРАЦИОННОЙ КАРТОЧКЕ

1. Вид документа.

2. Гриф (отметка) ограничения доступа к документу.

3. Корреспондент - организация, из которой поступил документ.

4. Номер документа - исходящий номер документа, присвоенный ему корреспондентом.

5. Дата документа - дата, указанная корреспондентом.

6. Подпись лица, подписавшего документ.

7. Адресат - наименование Комиссии или фамилия соответствующего должностного лица.

8. Краткое содержание документа.

9. Тип доставки - фельдъегерская связь, почта, факс и др.

10. Состав - количество листов документа и при наличии приложения (через знак "плюс" (+)) количество листов (брошюр) приложения.

ПРИЛОЖЕНИЕ N 3
к Правилам внутреннего документооборота
в Евразийской экономической комиссии

ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

I. Общие положения

1. Документы, создаваемые в Комиссии, составляются на русском языке.

Документ излагается на русском литературном языке с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения.

2. Документы создаются при помощи средств электронно-вычислительной техники с использованием текстового редактора Microsoft Word for Windows версии 6.0 и выше шрифтом Times New Roman размера N 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14 или 15 через 1 - 2 междустрочных интервала.

3. Для документов, оформляемых на бланках, установленных Правилами внутреннего документооборота в Евразийской экономической комиссии форм, размеры полей определены в составе требований к изготовлению бланков.

Для иных документов размеры полей должны быть не менее: левое - 20 мм, правое - 10 мм, верхнее - 20 мм, нижнее - 20 мм.

Поля используются для размещения некоторых реквизитов, для подшивки документов, для зажима листа при копировании и размножении, для удобства прочтения текстов в сброшюрованном виде.

При подготовке документа на нескольких страницах все страницы должны иметь одинаковые размеры полей.

4. При оформлении документа на 2 и более страницах они должны быть пронумерованы.

Номер страницы печатается по центру верхнего поля листа арабскими цифрами без заголовка и знаков препинания шрифтом того же размера, что и текст документа.

На первой странице документа номер страницы по общему правилу не печатается.

II. Требования к бланкам документов

5. Бланки документов по общему правилу изготавливаются на листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм).

Помимо основного формата А4 могут использоваться листы форматов:

А5 (148 x 210 мм) - для справок, записок и др.;

А6 (105 x 148 мм) - для резолюций руководителей, квитанций, пропусков и др.

6. Бланки для документов, для которых Правилами внутреннего документооборота в Евразийской экономической комиссии установлены формы, изготавливаются типографским способом на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) с учетом требований, установленных для соответствующего вида документа.

7. Бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета или, в исключительных случаях, слабо окрашена в светлые тона.

Бланки каждого вида документа изготавливаются на основе углового или продольного расположения реквизитов.

III. Требования к оформлению и расположению отдельных реквизитов

8. Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.

При подготовке и оформлении документов в Комиссии используются следующие реквизиты:

01 - эмблема Комиссии;

02 - наименование Комиссии;

03 - справочные данные;

04 - наименование вида документа;

05 - дата документа;

06 - регистрационный номер документа;

07 - ссылка на документ;

08 - место составления или издания документа;

09 - адресат;

10 - гриф утверждения;

11 - резолюция;

12 - заголовок к тексту документа;

13 - текст документа;

14 - отметка о наличии приложений;

15 - подпись;

16 - оттиск печати;

17 - гриф согласования;

18 - виза согласования;

19 - отметка о заверении копии;

20 - отметка об исполнителе;

21 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

9. На документах, для оформления которых в Комиссии утверждены бланки, реквизиты располагаются с учетом общих и специальных требований, установленных Правилами внутреннего документооборота в Евразийской экономической комиссии.

На проектах решений Комиссии, Высшего Евразийского экономического совета, рекомендаций Комиссии, поручений Совета и др. (за исключением проектов международных актов) отметка "Проект" в правом верхнем поле первой страницы документа не проставляется.

На документах, оформляемых на стандартных листах, реквизиты документа располагаются с учетом примерных схем расположения реквизитов (схемы N 1 и 2).

При угловом варианте расположения реквизитов основные реквизиты располагаются в верхнем углу листа (схема N 1). При продольном варианте основные реквизиты располагаются посередине листа вдоль верхнего поля (схема N 2).

Каждая зона, обозначенная на схемах N 1 и 2 пунктирами, определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

10. Форматирование текста и реквизитов документов осуществляется без переносов.

Эмблема Комиссии (01)

11. До утверждения официального графического изображения средства индивидуализации Комиссии в качестве эмблемы Комиссии используются изображения государственных флагов государств - членов Таможенного союза и Единого экономического пространства.

12. Эмблема (изображения государственных флагов) приводится только на документах, для оформления которых установлены бланки, в соответствии с требованиями к изготовлению бланков.

Наименование Комиссии (02)

13. Наименование Комиссии указывается в точном соответствии с Договором о Евразийской экономической комиссии от 18 ноября 2011 года.

Справочные данные (03)

14. В составе справочных данных о Комиссии приводятся сведения, необходимые при информационных контактах.

Справочные данные о Комиссии, размещаемые на бланке исходящего документа (письма, др.), включают в себя почтовый адрес Комиссии (указывается в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи), номера телефонов и факса (приводятся с указанием кода междугородней телефонной связи города (при необходимости - страны)), адрес электронной почты.

Наименование вида документа (04)

15. Наименование вида издаваемого документа (решение, рекомендация, приказ, протокол, др.) является элементом бланка соответствующего вида документа или указывается составителем при подготовке документа (при оформлении документа на стандартных листах).

Дата документа (05)

16. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события.

17. На документах, оформляемых на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланках.

На документах, оформляемых на стандартных листах бумаги, дата проставляется в соответствии с примерными схемами расположения реквизитов (схемы N 1 и 2).

18. В документах служебной переписки дата документа проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ, от левой границы текстового поля на расстоянии 2 - 3 междустрочных интервалов после предыдущего реквизита.

19. При подготовке проекта документа указываются только месяц и год.

20. Дата документа указывается в следующей последовательности: день месяца, месяц, год.

По общему правилу дата указывается словесно-цифровым способом. Например: "04 марта 2013 г.".

В служебной переписке, в письмах, при визировании, написании указаний, проставлении отметок о прохождении, исполнении документа и в иных случаях допускается оформлять дату документа арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются 2 парами арабских цифр, разделенными точкой, год - 4 арабскими цифрами. Например: "04.03.2013".

При оформлении даты указанным способом сокращенное обозначение года - "г." - не приводится.

21. Все служебные отметки на документе, связанные с его исполнением, должны датироваться и подписываться.

Регистрационный номер документа (06)

22. На документах, оформляемых на бланках, регистрационный номер проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланках.

23. На документах, оформляемых на стандартных листах бумаги, номер проставляется по общим правилам делопроизводства в соответствии с примерными схемами расположения реквизитов (схемы N 1 и 2).

24. Регистрационный номер является обязательным реквизитом каждого документа и присваивается в установленном для регистрации документов порядке.

Ссылка на документ (07)

25. Ссылка на документ, на который должен быть дан ответ, содержит его регистрационный номер и дату.

26. На документах, оформляемых на бланках, ссылка проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланках.

На документах, оформляемых на стандартных листах бумаги, ссылка на документ проставляется в соответствии с примерными схемами расположения реквизитов (схемы N 1 и 2). Если документу присваивается заголовок, ссылка на документ проставляется после заголовка к тексту документа. При этом ссылка на дату и регистрационный номер отделяется от заголовка сплошной чертой относительно самой длинной строки заголовка.

Например:

О запросе информации

Письмо Счетной палаты

Российской Федерации от 20.07.2012

N ЗИ 05-99/05-04

Место составления или издания документа (08)

27. Место составления или издания документа указывается в случае, если затруднено его определение по справочным данным о Комиссии.

28. Место составления или издания документа указывается в соответствии с административно-территориальным делением и содержит только общепринятые сокращения с учетом специальных требований, предусмотренных в отношении отдельных видов документов.

29. На документах, оформляемых на бланках, место составления или издания документа проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланках и с учетом требований, установленных для оформления соответствующих видов документов.

На документах, оформляемых на стандартных листах бумаги, место составления или издания документа проставляется в соответствии с примерными схемами расположения реквизитов (схемы N 1 и 2).

Адресат (09)

30. Реквизит "адресат" оформляется на документах, отправляемых в органы государственной власти, организации, должностным или физическим лицам.

31. В состав реквизита "адресат" входят наименование органа государственной власти, организации (структурного подразделения), наименование должности, инициалы и фамилия адресата.

Данные об адресате должны содержать точную и полную информацию, на основе которой документ может быть доставлен адресату.

32. Все строки реквизита центрируются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правым полем. Каждый самостоятельный элемент реквизита печатается через 1 междустрочный интервал, последующий элемент - через 1,5 междустрочного интервала.

33. В случае если документ направляется органу государственной власти, организации или их структурному подразделению без указания должностного лица, их наименования пишутся в именительном падеже.

Наименование органа государственной власти, организации следует писать перед наименованием структурного подразделения. Например:

                                            Министерство ...
                                         Республики Беларусь

                                      Главное управление промышленности ...

34. При направлении документа должностному лицу наименования органа государственной власти, организации указываются в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном. Инициалы и фамилия печатаются после наименования должности на расстоянии 1,5 междустрочного интервала. Например:

                                                 Министерство ...
                                              Республики Казахстан

                                     Заместителю директора Департамента ...

                                               Н.У. Жанболатову

При направлении документа руководителю органа государственной власти, организации их наименование включается в состав наименования должности адресата. Например:

                                                      Председателю
                                              Государственного комитета ...

                                                     О.В. Ивашкевичу

35. В состав реквизита "адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При направлении письма в организацию указывается ее наименование, затем - почтовый адрес. Например:

                                              Открытое акционерное общество
                                               "Российские железные дороги"

                                                Новая Басманная ул., д. 2,
                                                      Москва, 107174

36. При направлении документа физическому лицу указываются фамилия и инициалы получателя в дательном падеже, затем - почтовый адрес. Например:

                                                   Иванову И.И.

                                      Новоясеневский просп., д. 12, кв. 32,
                                                  Москва, 117574

37. При направлении документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при направлении физическому лицу - после нее.

38. Адрес не проставляется на документах, направляемых постоянным корреспондентам.

39. При направлении документа более чем в 4 адреса исполнителем документа составляется указатель рассылки для визового экземпляра и необходимое количество копий с указанием на каждой копии письма конкретного адресата.

40. В случае если адресату необходима информация о других получателях, на оборотной стороне последней страницы документа или на отдельной странице печатается полный указатель рассылки.

Гриф утверждения (10)

41. Многострочный реквизит "гриф утверждения" с ссылкой на номер и дату акта Комиссии (приказа, протокола и т.п.), которым утвержден документ, располагается в правом верхнем углу первого листа документа и печатается от границы верхнего поля без кавычек прописными буквами.

42. Слово "УТВЕРЖДЕНО" отделяется от последующих строк реквизита 1,5 междустрочного интервала.

Остальные строки реквизита печатаются через 1 междустрочный интервал.

Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки. Длина строки не должна превышать 9 - 10 см и ограничивается правым полем документа. Например:

                                                     УТВЕРЖДЕНО

                                           приказом Председателя Коллегии
                                         Евразийской экономической комиссии
                                              от 17 мая 2012 г. N 260

Слово "УТВЕРЖДЕН" согласуется в роде и числе с наименованием утвержденного документа (положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ).

43. В случае если документ утверждается должностным лицом, гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ" (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Например:

                                                        УТВЕРЖДАЮ

                                             Директор Департамента ...
                               [Личная подпись]                  Ы.Н. Абаев
                               00.00.0000

44. В случае если документ утверждается несколькими должностными лицами, грифы утверждения располагаются на одном уровне, под ними на расстоянии 2 - 3 интервалов располагаются подписи этих лиц также на одном уровне.

Резолюция (11)

45. Резолюция проставляется на документе, требующем исполнения, и представляет собой реквизит, содержащий поручение (поручения) исполнителю (исполнителям) по исполнению документа.

46. На внутренних документах резолюция может приводиться на подлиннике документа в свободном от текста месте (пишется руководителем от руки). Резолюции по входящим документам оформляются в виде самостоятельных документов, составляемых с учетом рекомендаций, предусмотренных Правилами внутреннего документооборота в Евразийской экономической комиссии.

47. В приводимой на документе резолюции указываются фамилия и инициалы исполнителя (фамилии и инициалы исполнителей), содержание основных поручений, срок исполнения, подпись и дата. Например:

                                                      Янович Т.И.
                                                      Обеспечить подписание
                                                      протокола разногласий
                                                      до 00.00.0000
                                                      [Личная подпись]
                                                      00.00.0000

48. На документах, порядок исполнения которых определен в положениях о структурных подразделениях Комиссии, должностных регламентах (должностных инструкциях) сотрудников Комиссии, содержание поручаемого действия не указывается.

49. При наличии нескольких исполнителей ответственным исполнителем считается исполнитель, указанный в резолюции первым. Ему предоставляется право созыва исполнителей и координации их работы.

Заголовок к тексту документа (12)

50. Заголовок к тексту документа составляется исполнителем.

51. Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа и быть согласованным с наименованием вида документа.

52. Заголовок к тексту документа должен отвечать на вопросы:

1) "о чем?" ("о ком?"), например:

ПРИКАЗ

00.00.0000                                                             N 00

г. Москва

Об изменении штатного расписания

2) "чего?" ("кого?"), например:

ДОЛЖНОСТНОЙ РЕГЛАМЕНТ заместителя директора Департамента управления делами

53. Заголовок составляется ко всем документам, за исключением служебных писем небольшого объема (до 4 - 5 строк), ответов на обращения граждан, телеграмм, телефонограмм, заявлений сотрудников.

Допускается не указывать заголовок к тексту документов, оформляемых на бланках формата А5 или меньшего формата.

54. На документах, оформляемых на бланках, заголовок к тексту располагается под основными реквизитами бланка.

На документах, оформляемых на стандартных листах бумаги, заголовок располагается в соответствии с примерными схемами расположения реквизитов (схемы N 1 и 2).