Стр. 2
Страницы: | Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4 |
Текст личной справки начинается с указания (в именительном падеже) фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются сведения. В тексте не следует использовать обороты типа: "выдана настоящая" или "действительно работает". Заканчивается текст указанием организации, куда представляется справка.
Разновидностью служебных справок являются сводки: сводка об исполнении документов, сводка предложений и др. Сводки оформляются в виде таблиц, графиков.
2.5. Порядок внесения вопросов на рассмотрение коллегии Минсельхозпрода.
Коллегия Минсельхозпрода рассматривает важнейшие вопросы развития агропромышленного производства Республики.
На рассмотрение коллегии вопросы вносятся заместителями Министра, начальниками главных управлений и других самостоятельных структурных подразделений.
Повестка заседания коллегии утверждается Министром или по его поручению первым заместителем Министра.
Подготовка вопросов для рассмотрения на заседании коллегии осуществляется главными управлениями и другими самостоятельными структурными подразделениями Минсельхозпрода.
По каждому вопросу, вносимому на заседание коллегии, не позднее чем за 5 дней до заседания секретарю коллегии представляются в 2 экземплярах проект решения коллегии, приказа Минсельхозпрода и справка с приложением соответствующих материалов. Проект решения коллегии, приказа Минсельхозпрода не должен превышать, как правило, четырех печатных страниц, а справки - шести печатных страниц. Одновременно представляется список должностных лиц, приглашаемых на заседание.
Проекты решений коллегии и приказов Минсельхозпрода должны быть завизированы заинтересованными начальниками главных управлений, а в их отсутствие - их заместителями и Юридическим управлением.
В проектах решений коллегии, приказов Минсельхозпрода, предусматривающих изменение ранее принятых решений, должно быть указано, в какое решение (приказ) и в какой части предлагается внести изменение, либо какие из них признаются утратившими силу или предусмотрено поручение о подготовке предложений по изменению либо признанию утратившими силу соответствующих решений.
Проекты решений коллегии и приказов Минсельхозпрода, внесенные на рассмотрение коллегии без соблюдения указанных в настоящем разделе требований, возвращаются секретарем коллегии внесшим их должностным лицам для надлежащего оформления.
Заседания коллегии проводятся по мере необходимости, но не реже одного раза в месяц.
Заседание коллегии считается правомочным при условии присутствия на нем не менее половины членов коллегии. Решения принимаются большинством голосов членов коллегии, присутствующих на заседании. В случае равенства голосов считается принятым решение, за которое проголосовал председательствующий.
В заседаниях коллегии принимают участие члены коллегии, начальники главных управлений и других самостоятельных структурных подразделений Минсельхозпрода. На заседаниях коллегии присутствуют и другие ответственные работники Минсельхозпрода при рассмотрении вопросов, в подготовке которых они принимали участие.
На заседаниях коллегии вопросы докладываются заместителями Министра, начальниками главных управлений и других самостоятельных структурных подразделений Минсельхозпрода, председателями облсельхозпродов, начальниками райсельхозпродов и другими приглашенными на заседание коллегии должностными лицами предприятий, объединений, организаций и учреждений республиканской собственности.
Для докладов устанавливается время до 10 - 15 минут, для содокладов и выступлений - 5 минут, для справок - 3 минуты, в отдельных случаях председательствующим на заседании устанавливается иное время.
Протокол заседания подписывается председательствующим и секретарем коллегии и рассылается общим отделом по списку.
Решения коллегии проводятся в жизнь, как правило, приказами Министра.
Проекты постановлений коллегии или приказов Минсельхозпрода, рассмотренные на заседаниях коллегии, в случае необходимости дорабатываются в соответствии с решением, принятым на заседании коллегии, не позднее 3 дней.
2.6. Внесение и оформление проектов постановлений Верховного Совета Республики Беларусь и его Президиума, указов и распоряжений Президента Республики Беларусь, постановлений и распоряжений Кабинета Министров Республики Беларусь.
Минсельхозпрод вносит на рассмотрение Верховного Совета Республики Беларусь, Президента Республики Беларусь, Кабинета Министров Республики Беларусь вопросы, которые отнесены к их компетенции и не могут быть разрешены Минсельхозпродом.
Вопросы вносятся Министром, а во время его отсутствия - первым заместителем Министра.
Предложения по вопросам, относящимся к компетенции Президента Республики Беларусь или требующим решения Верховного Совета Республики Беларусь, а также проекты законодательных актов, указов и распоряжений Президента Республики Беларусь вносятся исключительно через Кабинет Министров Республики Беларусь.
По каждому вопросу, вносимому на рассмотрение Верховного Совета Республики Беларусь, Президента Республики Беларусь, Кабинета Министров Республики Беларусь, представляется проект решения и докладная записка с обоснованием необходимости его принятия; финансово-экономическое обоснование расходов, что потребуются для его реализации; список специалистов, которые участвовали в подготовке проекта; замечания и предложения, которые поступили при согласовании проекта акта, но не включенные в него; другие материалы, которые относятся к представляемому проекту.
Подготовка проектов актов осуществляется главными управлениями или другими структурными подразделениями Минсельхозпрода, в компетенцию которых входит рассматриваемый вопрос.
Проекты постановлений, распоряжений, докладных записок должны быть согласованы с заинтересованными начальниками главных управлений, начальником отдела спецработы и других структурных подразделений Минсельхозпрода. Проекты постановлений и распоряжений, кроме того, должны быть согласованы с Юридическим управлением. Визы должны проставляться на втором экземпляре документа. Па первом экземпляре проекта постановления и распоряжения проставляется виза Министра, а в его отсутствие - первого заместителя Министра.
В докладных записках, подготовленных в соответствии с поручением Верховного Совета или Кабинета Министров Республики Беларусь, в начале текста делается ссылка на это поручение.
В проектах постановлений (распоряжений), предусматривающих изменение ранее принятых постановлений (распоряжений), должно быть указано, в какие постановления (распоряжения) и в какой части предлагается внести изменения либо какие постановления (распоряжения) признаются утратившими силу.
Проекты постановлений и распоряжений, в которых затрагиваются интересы других министерств, государственных комитетов, ведомств, а также облисполкомов, Минского горисполкома, должны быть согласованы с ними, а при наличии разногласий представляется справка о согласовании, в которой отражается мнение заинтересованных министерств, ведомств и мнение Минсельхозпрода.
Все проекты постановлений, направляемые в Кабинет Министров Республики Беларусь, должны быть согласованы с Министерством юстиции. Проекты решений Кабинета Министров Республики Беларусь по вопросам финансов и бюджета должны быть согласованы с Министерством финансов.
Проекты постановлений, вносимые в Кабинет Министров Республики Беларусь, должны быть предварительно рассмотрены на заседании коллегии Минсельхозпрода.
При внесении на рассмотрение Кабинета Министров Республики Беларусь вопроса, по которому требуется решение Президента Республики Беларусь, вместе с проектом постановления Кабинета Министров Республики Беларусь представляется также проект Указа Президента Республики Беларусь.
По вносимым министерствами, государственными комитетами и ведомствами Республики Беларусь на согласование проектам постановления (распоряжения), затрагивающим интересы Минсельхозпрода, по поручению Министра или первого заместителя Министра структурные подразделения обязаны подготовить отзыв и представить его на подпись не позднее чем в 5-дневный срок с обоснованием возражений и приложением, в необходимых случаях - уточненной редакции.
За качество и своевременность подготовки документов в Верховный Совет Республики Беларусь, Президенту Республики Беларусь, Кабинет Министров Республики Беларусь лично несут ответственность заместители Министра и руководители структурных подразделений Минсельхозпрода, которые визируют документы и представляют их руководству Минсельхозпрода.
2.7. Правила оформления машиночитаемых документов и машинограмм.
Машиночитаемые документы - это документы, пригодные для автоматического считывания содержащейся в них информации.
Основными видами носителей, применяемых при создании машиночитаемых документов, являются магнитные носители записи (магнитные ленты, магнитные диски, магнитные дискеты).
Под машинограммой понимается документ на бумажном носителе, созданный средствами вычислительной техники в письменной форме и оформленный в установленном порядке.
Для машиночитаемых документов и машинограмм ГОСТом 6.10.4-84 "Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемых средствами вычислительной техники. Основные положения" установлен комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения. В состав обязательных реквизитов входят: код и наименование организации-создателя документа; местонахождение организации-создателя документа или почтовый адрес; дата изготовления документа; код лица, ответственного за правильность изготовления документа.
Код и наименование организации - создателя машиночитаемого документа или машинограммы записываются по Общегосударственному классификатору предприятий и организаций Республики Беларусь (ОКПО).
Код и название формы документа записывается по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь "Унифицированные документы" (ОКУД).
Дата изготовления документа записывается с указанием времени записи документа.
Реквизит "Код лица, ответственного за правильность изготовления машиночитаемого документа или машинограммы" записывается в следующем виде: код, должность, фамилия лица, ответственного за правильность изготовления документа, или лица, утвердившего документ. Принадлежность кода конкретному лицу должна быть зарегистрирована в организации-создателе документа.
При создании дубликатов и копий машиночитаемых документов и машинограмм в состав реквизитов включается отметка о подлинности документа (подлинник, дубликат, копия).
Передача (пересылка) машиночитаемых документов осуществляется только с сопроводительным письмом.
2.8. Требования к рукописному и машинописному оформлению документов.
Рукопись документа пишется четко и разборчиво на стандартных листах бумаги; не допускается писать карандашом, красными и зелеными чернилами, очень мелким почерком и делать многочисленные вставки, ссылки, исправления.
Рукописный документ должен содержать все необходимые реквизиты, оформленные в соответствии с установленными требованиями.
При передаче рукописи в печать составитель указывает в журнале необходимое количество экземпляров документа (тираж), требуемый срок исполнения, дату сдачи в печать и подпись; могут быть указаны дополнительные требования к машинописному оформлению документа.
Документы следует печатать на бланках или на обычной бумаге стандартного формата А4 или А5. Формат А5 используется при оформлении документов (писем, докладных записок, справок и др.), объем которых не превышает 7 - 10 строк машинописного текста. Приказы, указания, решения, протоколы, акты печатаются только на бланках (бумаге) формата А4, независимо от объема текста. Если документ состоит из нескольких страниц, на бланке печатается первая страница документа, последующие - на обычной бумаге одинакового с бланком формата и качества.
Документы печатаются на одной стороне листа; на двух сторонах допускается печатать только документы со сроком хранения до трех лет.
Бланки документов должны иметь поля: левое, правое, верхнее и нижнее. Левое поле должно составлять 20 мм, правое и нижнее - не менее 8 мм, верхнее - не менее 10 мм.
Длина печатной строки должна соответствовать 64 печатным знакам; максимальное количество печатных строк для формата А4 - 41.
Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 печатных знаков.
Если заголовок к тексту превышает 150 печатных знаков (5 строк), его допускается продлевать до границы правого поля.
Страницы документа нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами без сокращения "стр." и без знаков типа "30.", -28-. Расстояние от номера страницы до обреза листа не должно превышать 15 мм.
Нумерация документа, состоящего из нескольких страниц, начинается со второй страницы; первая страница не нумеруется. При оформлении документа на двух сторонах листа вторая страница нумеруется при наличии третьей.
Каждому реквизиту документа отводится определенное положение в соответствии со стандартными положениями табулятора пишущей машинки - устройства, позволяющего останавливать каретку машинки в заданных положениях.
От 0-го положения табулятора (граница левого поля) располагаются следующие реквизиты: наименование организации - автора документа; почтовый и телеграфный адрес организации; название вида документа; дата документа (два печатных знака оставляются для числа, печатается месяц и год: "03.93"); ссылка на индекс и дату входящего документа; место составления; заголовок к тексту; текст (без абзацев); слова "Приложение", "Примечание", "Основание"; наименование должности в реквизите "Подпись"; первый ряд грифов (виз) согласования, если их несколько; заверительная отметка (слово "Верно" и дата заверения копии или выписки из документа); фамилия составителя документа и номер его телефона, а также слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "ПРИКАЗЫВАЮ", "ПРЕДЛАГАЮ".
От 1-ю положения табулятора (после 5 печатных знаков от границы левого поля) начинаются абзацы и номера пунктов текста.
От 2-го положения табулятора (после 16 печатных знаков от границы левого поля) печатается переменная информация вводной части протоколов и актов, расшифровка подписи в грифах согласования (первый ряд), печатаются таблицы и трафаретные тексты.
От 3-го положения табулятора (после 24 печатных знаков от границы левого поля) печатаются таблицы и трафаретные тексты.
От 4-го положения табулятора (после 32 печатных знаков от границы левого поля) располагается адресат.
От 5-го положения табулятора (после 40 печатных знаков от границы левого поля) следует печатать: гриф утверждения, второй ряд подписей, грифов (виз) согласования (если их несколько); грифы ограничения доступа к документу ("Совершенно секретно", "Секретно" - без кавычек); отметку на документе-приложении, связывающую его с основным документом.
От 6-го положения табулятора (после 48 печатных знаков от границы левого поля) печатается: расшифровка подписи в реквизите "Подпись", в заверительной надписи на копии (выписке) документа и в грифе утверждения.
От 7-го положения табулятора (после 56 печатных знаков от границы левого поля) печатаются слова "Копия", "Выписка", "Таблица" (без кавычек).
2-е, 3-е (после 24 печатных знаков от границы левого поля) и 7-е положения табулятора используются при оформлении таблиц и конструировании бланков с трафаретными текстами.
Реквизиты документов (кроме текста), состоящие из нескольких строк, следует печатать через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов ("Адресат", "Гриф утверждения", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования") отделяются друг от друга 1,5 - 2 межстрочными интервалами.
Один реквизит отделяется от другого 2 - 3 межстрочными интервалами: первая строка текста от последней строки заголовка к тексту, подпись от последней строки текста, одна подпись от другой или один адресат от другого и т.д.
Текст документа печатается через полтора межстрочных интервала. Между абзацами (пунктами) дополнительные интервалы делать не следует.
Текст документа, оформляемого на бланке (бумаге) формата А5, допускается печатать через один межстрочный интервал с абзацными отступами в полтора-два интервала.
Документы, предназначенные для типографского издания или устного прочтения, тексты телеграмм и телефонограмм следует печатать через два интервала.
Примечания, приложения и ссылки в тексте следует печатать через один межстрочный интервал столбцом, оставляя открытыми слова: "Примечание", "Приложение", "Основание".
В реквизите "Подпись" инициалы и фамилию должностного лица, подписавшего документ (расшифровку подписи), следует печатать на уровне последней строки наименования должности (без скобок).
В конце реквизитов (кроме текста) точки не ставят; в середине строк реквизитов знаки препинания сохраняются.
В документах не рекомендуются различные текстовые выделения: подчеркивания, печатание вразрядку, печатание на регистре (прописными буквами), кроме перечисленных исключений.
На регистре следует печатать: название вида документа; слова УТВЕРЖДАЮ, УТВЕРЖДЕНО, СОГЛАСОВАНО (без кавычек) - в грифах утверждения и согласования, ПРИКАЗЫВАЮ - в приказах, ОБЯЗЫВАЮ или ПРЕДЛАГАЮ - в указаниях, РЕШИЛИ - в протоколах; заголовки разделов в инструкциях; фамилии в тексте приказов по личному составу (в тексте других документов, в реквизитах "Подпись", "Адресат" выделять фамилии прописными буквами не следует).
При переносе слов в тексте не допускается разделять сокращенные слова от слов, к которым они относятся, единицы измерения от цифр, инициалы от фамилий, знак тире (дефис) следует указывать один раз, оставляя его в конце строки.
В реквизитах типа "Адресат", "Заголовок к тексту" переносы слов не рекомендуются.
Новую страницу документа не начинают последней неполной строкой абзаца.
2.9. Выполнение копировально-множительных работ.
В множительном бюро размножают материалы только служебного характера. На размножение передаются, как правило, подлинные документы, отпечатанные на стандартных листах писчей бумаги.
К размножаемому документу должен быть приложен бланк заказа установленной формы. Заказы на размножение документов подписывают руководители структурных подразделений.
Разрешение на размножение документом подписывают Управляющий делами и его заместитель или начальник общего отдела.
На обороте последнего листа подлинного документа, с которого производилось копирование, работники множительного бюро проставляют количество размноженных экземпляров и дату.
Документы, ранее размноженные в Минсельхозпроде на копировально-множительных аппаратах, вторично размножаются в исключительных случаях с разрешения Управляющего делами.
Сотрудники копировально-множительного бюро ведут учет размножаемых служебных документов.
3. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ
3.1. Организация документооборота.
Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело, образует документооборот Минсельхозпрода. Работа с документами включает организацию рационального документооборота, совершенствование работы аппарата управления, создание поисковых систем по документам, контроль исполнения документов, подготовку документов к передаче в архив.
3.2. Прием, регистрация и исполнение входящих документов.
3.2.1. Поступающая в Минсельхозпрод корреспонденция принимается и обрабатывается централизованно общим отделом Управления делами.
3.2.2. Обработка входящей корреспонденции осуществляется, как правило, в день поступления; поступившие телеграммы подлежит обработке в первую очередь.
До вскрытия почтовой корреспонденции проверяется правильность ее доставки (по адресу на конверте) и целостность упаковки. Неправильно доставленная корреспонденция направляется по назначению, при невозможности установления адресата возвращается отправителю с пометкой на конверте "Ошибочно доставлено". В случае повреждения корреспонденции и невозможности ее использования составляется акт, один экземпляр которого с поврежденной корреспонденцией направляется отправителю, второй остается в общем отделе.
Конверты (пакеты) вскрываются, за исключением присланных в адрес общественных организаций и с пометкой "лично".
Документы на машинных носителях передаются без вскрытия упаковки, обрабатывается только сопроводительное письмо.
Конверты, как правило, уничтожаются, кроме следующих случаев:
если дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты отправки или получения документа;
если на документе отсутствует реквизит "дата документа";
если дата документа существенно отличается от даты его получения;
если в полученном документе нет обратного адреса отправителя. В указанных случаях конверт присоединяется к документу и после использования документа подшивается вместе с ним в дело.
Следует сохранять адресные ярлыки конвертов и пакетов, присланных наложенным платежом, для представления с отчетом в бухгалтерию в качестве оправдательного документа.
В случае отсутствия в конвертах приложений, листов и др. отправителю посылается запрос или сообщение по телефону, а на документе ставится отметка "Приложения затребованы" с указанием даты запроса.
3.2.3. На всех без исключения документах ставится регистрационный штамп с датой поступления в правом нижнем углу первого листа документа. Если корреспонденция не вскрывается, штамп следует ставить на конвертах (пакетах).
На стадии первоначальной обработки входящих документов необходимо выделять документы, не подлежащие регистрации, согласно перечню нерегистрируемых документов (приложение 7).
Нерегистрируемые документы направляются по назначению в структурные подразделения, предварительно на них проставляется регистрационный штамп с отметкой даты поступления.
3.2.4. Регистрация производится на регистрационно-контрольных карточках, пригодных для обработки средствами ВТ. Карточка используется для учета, контроля исполнения и поиска документов.
Предложения, заявления и жалобы граждан регистрируются также на регистрационно-контрольных карточках отдельно от другой корреспонденции (приложение 8).
3.2.5. Из регистрационно-контрольных карточек формируются справочные и контрольные картотеки, с помощью которых осуществляется справочная работа по документам и контроль за сроками исполнения. Количество экземпляров карточки, заполняемой на документ, определяется числом справочных и контрольных картотек.
3.2.6. После регистрации документы из общего отдела должны передаваться руководству на рассмотрение или непосредственным исполнителям в день поступления с двумя экземплярами регистрационно-контрольной карточки. Руководитель рассматривает документы, как правило, в день их поступления.
Телеграммы и другие срочные документы следует передавать по назначению по мере их поступления.
После рассмотрения руководством документы возвращаются в общий отдел для переноса резолюции в регистрационно-контрольную карточку.
Документ с одним экземпляром карточки направляется исполнителю, при наличии нескольких исполнителей - общий отдел размножает документ по числу исполнителей и подлинник передается ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым. Один экземпляр карточки остается в общем отделе. Если документ согласно резолюции требует контроля исполнения, один экземпляр карточки передается в контрольную службу.
Если размножение документа не разрешается особыми правилами, его передают исполнителям поочередно. Движение документа в процессе его исполнения (ознакомления) в обязательном порядке фиксируется в справочном экземпляре регистрационно-контрольной карточки общего отдела.
Документы, поступающие в структурные подразделения, принимаются и обрабатываются лицом, ответственным за делопроизводство, назначаемым руководителем подразделения.
Документы, зарегистрированные в общем отделе (поступившие с регистрационно-контрольными карточками), вторичной регистрации в подразделениях не подлежат.
3.2.7. Документы передаются на рассмотрение руководителю структурного подразделения или его заместителю согласно установленному распределению обязанностей. Документы, не требующие решения руководства, передаются непосредственно исполнителям согласно их компетенции.
От момента поступления к исполнителю до завершения исполнения документ находится в рабочей папке исполнителя и в дело не помещается.
На исполненном документе исполнитель проставляет отметку об исполнении документа и направлении его в дело с указанием индекса.
Ответственный за делопроизводство переносит отметку об исполнении в регистрационно-контрольную карточку. Карточка помещается в справочную картотеку, документ подшивается в дело.
Документы, подлежащие хранению в общем отделе, направляются по назначению; такие документы должны иметь отметку или штамп "Подлежит возврату в общий отдел".
3.3. Регистрация и отправка исходящих документов.
3.3.1. Все исходящие документы регистрируются в общем отделе на регистрационно-контрольных карточках или в журнале после их подписания Министром, его заместителями или руководителями структурных подразделений в соответствии с их полномочиями.
3.3.2. Исходящему документу присваивается регистрационный индекс.
Индекс исходящего документа содержит индекс дела, где будет храниться копия отправляемого документа (проставляется в подразделении, составившем документ) (приложение 5), и через дробь - порядковый номер регистрации, возрастающий в пределах года (проставляется в момент регистрации документа), например, 13-1-2/1220. На исходящем документе-ответе делается ссылка на исходящий номер документа-запроса.
3.3.3. Регистрация документов, их последующая обработка и отправка осуществляется, как правило, в день подписания документов; исходящие телеграммы и телефонограммы подлежат отправке в первую очередь.
Отправка исходящих документов, в том числе созданных с помощью средств ВТ, осуществляется общим отделом в соответствии с действующими Почтовыми правилами Министерства связи и информатики Республики Беларусь.
Отправляемые документы передаются в общий отдел в незаконвертированном виде полностью оформленные, с отметкой составителя о виде почтового отправления (заказное, бандероль) - при необходимости.
В общем отделе проверяется правильность оформления документов: наличие необходимых реквизитов, приложений, соответствие даты отправки дате подписания и регистрации и др. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям.
3.3.4. Документы, отправляемые разными подразделениями, но в один адрес, могут быть вложены в один конверт.
3.3.5. На отправку принимаются, в основном, документы, имеющие дату текущего дня (за исключением копийных экземпляров документов) либо дату предыдущего дня. Документы с датой давности двух или более дней к отправке не принимаются.
3.3.6. Доставка корреспонденции внутри аппарата Минсельхозпрода осуществляется через лиц, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях в течение дня.
3.3.7. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, в которой отправитель проставляет свою фамилию и дату отправки. Опись со штемпелем отделения связи подшивается в дело общего отдела.
Копии исходящих документов подшиваются в дела согласно номенклатуре дел.
Отправка машиночитаемых документов производится в упаковке, соответствующей техническим требованиям и сохранности носителей и записанной на них информации.
Отправка машиночитаемых документов производится при наличии сопроводительного письма. Копия сопроводительного письма подшивается в дело на общих основаниях.
3.4. Учет объема документооборота.
Под объемом документооборота понимается количество документов, полученных (входящих) и созданных (внутренних, исходящих) Минсельхозпродом за выбранный отрезок времени (год, месяц).
Результаты учета документов обобщаются общим отделом и представляются руководству Минсельхозпрода для выработки мер по совершенствованию работы с документами.
4. ПОРЯДОК РАБОТЫ ИСПОЛНИТЕЛЯ С ДОКУМЕНТАМИ
Исполнитель получает документы в день регистрации (или на следующий день) в соответствии с указанием руководителя структурного подразделения, с учетом функциональных обязанностей, квалификации и равномерной загрузки всех исполнителей. Не рекомендуется передавать документы исполнителям без ведома руководителя структурного подразделения.
В случае командировки, ухода в отпуск, болезни, увольнения исполнителя неисполненный документ по указанию руководителя структурного подразделения передается другому исполнителю с обязательным указанием его фамилии в регистрационно-контрольной карточке.
Исполнитель знакомится с документами в день их получения. Для документов с длительными сроками исполнения (не менее 6 месяцев) исполнитель намечает этапы исполнения, даты промежуточного контроля (если они не являются типовыми) и сообщает их службе контроля.
При решении оперативных вопросов по телефону или лично на исполненном документе и в регистрационно-контрольной карточке исполнитель делает отметку, содержащую справку об исполнении, например:
Вопрос решен по телефону 29-03-94 с нач. отдела N 4 Васильевым Н.С. На совещании будет присутствовать ведущий специалист Антонов Н.П. (Дата. Личная подпись исполнителя).
Если исполнение документируется, исполнитель готовит проект документа. При подготовке проекта документа исполнитель должен учитывать содержание ранее изданных по данному вопросу документов и действующих нормативных актов.
Проект документа, напечатанный и оформленный в соответствии с действующими государственными стандартами, исполнитель согласовывает с руководителем, заинтересованными структурными подразделениями и организациями.
После согласования проект документа передается на подписание (утверждение). Подписанный документ исполнитель передает на регистрацию и отправку. По номенклатуре дел исполнитель определяет номер дела, в которое должен быть направлен документ, и проставляет отметку о направлении в дело на экземпляре документа, содержащего отметки о согласовании. Если документ является ответом, то документ - запрос направляется в дело вместе с ответным документом.
На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список на рассылку, определяет тираж документа и после регистрации передает документ на размножение.
Если исполнение документа поручено нескольким лицам, ответственный исполнитель, указанный первым в пункте распорядительного документа или резолюции, имеет право созыва остальных исполнителей.
Все исполнители в равной степени ответственны за своевременное и качественное исполнение документа и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений).
Если исполняемый документ не может быть одновременно предоставлен в распоряжение всех исполнителей, им направляются экземпляры регистрационно-контрольной карточки документа для предварительного извещения о задании или поручении.
В ходе исполнения документа исполнитель имеет право предлагать изменение срока исполнения, если отсутствуют реальные условия выполнения задания, делать пометки на документе о времени его поступления к исполнителю, о датах промежуточного исполнения (телефонных и письменных запросах), о дате и результате окончательного исполнения.
Исполнитель заводит для документов папки с надписями "срочно", "на исполнение", "на доклад" (подпись), "на отправку" с указанием своей фамилии, инициалов, номера телефона. При необходимости в папке "на исполнение" делают прокладки с обозначением сроков исполнения и наименований групп документов.
Документы, адресованные в Администрацию Президента Республики Беларусь, Кабинет Министров Республики Беларусь, Президиум Верховного Совета Республики Беларусь, подписывает Министр, а в его отсутствие - первый заместитель Министра.
В министерства, ведомства и другие организации документы подписывают заместители Министра, начальники главных управлений и управлений в пределах своей компетенции.
5. КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ
5.1. Объектами контроля являются качество и сроки исполнения документов.
Начальники главных управлений, других самостоятельных структурных подразделений Минсельхозпрода несут личную ответственность за организацию систематического и действенного контроля за исполнением постановлений Верховного Совета Республики Беларусь, указов и распоряжений Президента Республики Беларусь, решений Кабинета Министров Республики Беларусь, постановлений коллегии, приказов и поручений руководства, указаний Минсельхозпрода, касающихся деятельности их подразделений.
Непосредственный контроль в центральном аппарате Минсельхозпрода осуществляют:
заместитель начальника общего отдела, лица, ответственные за делопроизводство в главных управлениях и самостоятельных структурных подразделениях;
Управление делами, помощники Министра и его первого заместителя - за своевременным и качественным исполнением структурными подразделениями Минсельхозпрода постановлений Верховного Совета Республики Беларусь, указов и распоряжений Президента Республики Беларусь, решений Кабинета Министров Республики Беларусь, постановлений коллегии, приказов и указаний Минсельхозпрода, поручений Министра и его заместителей;
заместители Министра - за постановлениями коллегии, приказами и указаниями Минсельхозпрода, содержащими им поручение и документами, поступающими в их адрес;
руководители структурных подразделений - за поручения, адресованные им в постановлениях коллегии, приказах и указаниях Минсельхозпрода, а также за документами, поступающими непосредственно в структурное подразделение.
5.2. Срок исполнения документа исчисляется с момента его получения Минсельхозпродом.
Сроки исполнения могут быть типовыми или индивидуальными (приложение 6).
Типовые сроки устанавливаются для наиболее распространенных категорий и видов документов: переписка с вышестоящими органами государственной власти, хозяйственными, плановыми, финансовыми и административными органами; переписка с подведомственными учреждениями, организациями, обращения граждан; телеграммы, телетайпограммы и др. Сроки их исполнения не должны, как правило, превышать 10 рабочих дней. Сроки исполнения предложений, заявлений и жалоб граждан не должны превышать одного месяца, а телеграмм - от двух до пяти дней. Срочные телеграммы исполняются в течение суток.
Если индивидуальный срок отличается от типового данной категории документов, то временем исполнения считается индивидуальный срок. Индивидуальный срок исполнения определяется в самом документе или резолюции руководства.
Необходимость постановки документа на контроль, сроки исполнения, исполнители и должностные лица, ответственные за контроль, устанавливаются в резолюции руководства или в тексте документа.
Если по каким-либо объективным причинам документ не может быть исполнен в срок, нужно заранее, до истечения срока исполнения, согласовать вопрос с руководителем об установлении нового, реального срока. Уход в отпуск или отъезд в командировку сотрудника не могут быть уважительными причинами неисполнения документа в срок.
Для документов, требующих более длительного исполнения, срок может быть увеличен, но не более чем в два раза первоначально установленного срока. Продлевает этот срок лицо, которое его установило. Срок может быть продлен сразу, по получении документа исполнителем, или за два-три дня до истечения срока исполнения. Иначе документ считается неисполненным в срок.
5.3. Исполнение документа (поручения) может быть поручено нескольким исполнителям. Исполнитель, указанный первым, является ответственным исполнителем и отвечает за своевременное и качественное исполнение задания и целом. Ответственному исполнителю предоставляется право координировать и контролировать действия исполнителей: созывать совещания, требовать необходимые материалы, давать поручения и др.
Система контроля исполнения включает:
учет контролируемых документов (поручений) и их своевременное доведение до исполнителей;
контроль за сроками исполнения;
проверку и регулирование хода исполнения, снятие документа с контроля;
учет и отчетность о результатах исполнения;
оценку состояния исполнительской дисциплины.
Учет контролируемых документов и контроль исполнения строятся на базе регистрационных данных: регистрационных карточек и автоматизированном банке регистрационных данных.
Контрольная (сроковая) картотека формируется из дополнительных экземпляров регистрационных карточек. Карточки в контрольных картотеках, как правило, располагаются по срокам исполнения. Такая картотека имеет разделы: дни текущего месяца, месяца текущего года, для карточек на просроченные документы.
Контроль за сроками исполнения, учет и отчетность о результатах исполнения осуществляется общим отделом.
На один контролируемый документ может быть заполнено несколько контрольных карточек в соответствии с числом исполнителей, заданий или различными сроками исполнения.
При нескольких исполнителях, один из которых назначается ответственным, карточка заполняется только на ответственного исполнителя.
Устное поручение руководства, поставленное на контроль, также фиксируется на регистрационно-контрольной карточке, заполняемой в необходимом количестве экземпляров контрольной службой Минсельхозпрода.
Первый экземпляр контрольной карточки остается в контрольной службе, а второй экземпляр карточки (карточка с устным поручением) передается исполнителю вместе с документом.
При контроле исполнения приказов, указаний Министра на каждый пункт приказа заводится отдельная карточка и помещается в контрольную картотеку в разделы по дням, соответствующим их исполнению.
На контролируемых документах в обязательном порядке должна стоять отметка о контроле (отметка проставляется на левом поле первого листа документа параллельно заголовку документа).
5.4. Контрольная служба может признать исполненными и снять с контроля только те документы, которые имеют типовые сроки. Документы с индивидуальными сроками исполнения снимаются с контроля по указанию должностных лиц, которые поставили их на контроль. Карточки на исполненные документы целесообразно перемещать в картотеку исполненных документов и систематизировать их по исполнителям или по вопросам. Это позволит проследить фактический ход исполнения документа, обнаружить повторяющиеся трудности, носящие организационный характер, определить загрузку и исполнительность отдельных сотрудников, установить средние сроки исполнения однотипных документов.
Направление писем-запросов в другие организации для выяснения каких-либо обстоятельств, сбор дополнительных данных, необходимых для исполнения, не является основанием для снятия документа с контроля.
Картотеку следует ежедневно просматривать и о приближении (истечении) сроков исполнения информировать исполнителей (руководителей). Предупреждение исполнителей осуществляется, как правило, за 2 - 3 дня до истечения установленных сроков. При автоматизированном контроле исполнителям направляются машинограммы-предупреждения.
Исполнитель, подготовив ответ, согласовывает его с заинтересованными должностными лицами и передает на подпись Министру, его заместителям или руководителю структурного подразделения. Дата подписи ответного документа является датой исполнения входящего документа. На лицевой стороне первого листа документа исполнитель делает пометки, указывающие, когда и каким образом исполнен документ, и заверяет их своей подписью. Если ответный документ не составляется, то исполнитель излагает на входящем документе существо выполненных действий и их результат. Без этих отметок документ не должен приниматься для снятия с контроля. Снимает с контроля документ только то должностное лицо, которое поставило его на контроль, при наличии на документе отметки об исполнении. В структурном подразделении снятие документа с контроля производит руководитель при подписании ответного документа.
Данные об исполнении документа и снятии его с контроля вносятся в контрольную карточку: дата исполнения, пометка о снятии с контроля, индекс документа, фамилия подписавшего документ, фамилия исполнителя.
Исполненные документы с пометкой "В дело..." должны своевременно группироваться в дела, а изъятые из контрольной картотеки карточки помещаются в массив карточек на исполненные документы и систематизируются по исполнителям.
Информация о результатах исполнения документов (поручений) обобщается общим отделом по состоянию на первое число каждого месяца и доводится до сведения руководства в форме сводки об исполнении документов и поручений (приложение 9).
Автоматизированный контроль исполнения строится на базе данных автоматизированной регистрации и обеспечивает оперативное информирование исполнителей и контрольной службы о состоянии исполнения всех видов документов, поручений и заданий, а также предварительный контроль сроков подготовки и исполнения документов, анализ исполнительской дисциплины.
6. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ
6.1. Номенклатура дел - это систематизированный перечень наименований дел, образующихся в процессе деятельности Минсельхозпрода с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, индексации дел и определения сроков их хранения. Номенклатура дел является схемой построения справочной картотеки на исполненные документы и основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения; в ведомственном архиве используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Номенклатура дел Минсельхозпрода составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений.
Сводная номенклатура дел Минсельхозпрода составляется архивом Минсельхозпрода, подписывается руководством, согласовывается экспертной комиссией (ЦЭК) Минсельхозпрода и экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) Национального архива, в который поступают документы на хранение, а затем утверждается руководством не позднее ноября-декабря текущего года.
Первый экземпляр сводной номенклатуры хранится в общем отделе Минсельхозпрода, второй используется архивом Минсельхозпрода в качестве рабочего экземпляра, третий находится в государственном архиве.
Ежегодный экземпляр сводной номенклатуры дел является документом постоянного хранения, он регистрируется (в порядке, установленном для регистрации внутренних документов) и включается в раздел номенклатуры дел архива общего отдела.
6.2. Ежегодно номенклатура дел уточняется, в нее вносятся необходимые изменения, утверждается руководством Минсельхозпрода и вводится в действие с 1 января следующего года.
6.3. Составление номенклатуры дел структурного подразделения следует начинать с определения состава включаемых в нее документов; при этом необходимо пользоваться положением о подразделении, планами и отчетами о работе подразделения, номенклатурами дел за прошлые годы, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, справочными картотеками к документам, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения.
В номенклатуру дел включаются дела (документы) с постоянным, временным (свыше 10 лет) и временным (до 10 лет включительно) сроком хранения, кроме того, в нее должны входить документы, образующиеся в деятельности вычислительного центра и справочные картотеки к документам.
В номенклатуру дел не должны включаться печатные издания (брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы, экспресс-информации и др.), алфавиты, указатели и другие вспомогательные документы, не отражающие основную деятельность структурного подразделения.
В сводную номенклатуру дел, кроме документов постоянных структурных подразделений, следует включать также документы, образующиеся в деятельности временно действующих органов и общественных организаций (профсоюзного комитета).
6.4. Графы номенклатуры дел заполняются в соответствии с установленной формой (приложение 10).
В графе 1 номенклатуры дел указываются индексы дел. Индекс дела состоит из условного обозначения (индекса) структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах подразделения (например: 02-1, 02-2, 02-3 и т.д.).
В сводной номенклатуре дел однородным делам в пределах различных структурных подразделений присваиваются одинаковые порядковые номера и типовые названия. Например, дело "Приказы Минсельхозпрода по основной деятельности. Копии" в номенклатурах дел структурных подразделений будет иметь единый номер: 02-2, 03-2, 04-2 и т.д.
Дела, в которых откладываются документы по проблемам, разрешаемым в течение двух и более лет, включаются в ежегодный экземпляр номенклатуры дел под одним и тем же индексом.
В номенклатуре дел каждого структурного подразделения следует оставлять несколько резервных номеров для незапланированных дел в течение года.
В графе 2 номенклатуры дел указываются наименования разделов номенклатуры, соответствующие наименованиям структурных подразделений и наименования (заголовки) дел.
Заголовок дела должен быть кратким, четким и соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в деле. В состав заголовка входит название темы (содержание) дела с указанием рода заводимого дела (документы, переписка, дело) или разновидности документов (приказы, планы, протоколы, отчеты, акты и др.).
Термин "Документы" применяется при объединении в деле различных видов документов по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства. В конце заголовка (в скобках) перечисляются основные виды документов. Например: "Документы о строительстве механического завода (приказы, финансовый отчет, сметы, акты приема работ, переписка)". Термин "Документы" используют также при объединении в одном деле документов-приложений к какому-либо другому документу, например: "Документы к протоколам заседаний коллегии министерства за 1996 год".
Термин "Дело" применяется при объединении в деле различных видов документов по одному вопросу, связанных последовательностью делопроизводства, например: "Выездные дела специалистов, командированных за границу".
При формулировании заголовков дел не следует использовать термины "Материалы", "Документальные материалы", "Общая переписка" и т.д.
В заголовках дел с перепиской необходимо указывать название корреспондента (если она ведется с одним корреспондентом) и о чем переписка. Например: "Переписка с Министерством внешних экономических связей о составлении отчетов по загранкомандировкам".
При переписке с несколькими разнородными корреспондентами, их названия в заголовке, как правило, не перечисляются, например: "Переписка о внедрении новой техники". Несколько однородных корреспондентов могут быть названы обобщенно, например: "Переписка с предприятиями о поставке оборудования".
Последовательность расположения заголовков дел в номенклатуре дел зависит от их значимости и взаимосвязи. Первыми размещаются заголовки дел с распорядительными документами вышестоящих органов, затем располагаются группы организационных документов (уставы, положения); распорядительные документы Минсельхозпрода, планы, отчеты, переписка и другие группы документов. Внутри групп документов заголовки дел также располагаются по степени их важности. Так, в группе плановых документов первыми идут годовые планы, затем квартальные и месячные; то же относится и к отчетам: годовой отчет, квартальный и месячный. В группе дел с перепиской вначале располагается переписка с вышестоящими органами, затем со сторонними организациями.
Разделы сводной номенклатуры дел (наименования структурных подразделений) располагаются в графе в соответствии с утвержденной структурой Минсельхозпрода. После основных структурных подразделений в порядке значимости следуют общественные организации и временно действующие органы.
Графа 3 номенклатуры дел "Количество дел (томов)" заполняется в конце делопроизводственного года.
В графе 4 указываются сроки хранения дел, определяемые согласно действующим ведомственным и типовому перечням с указанием сроков хранения и даются ссылки на соответствующие статьи перечней.
Сроки хранения документов, не отражаемых в перечнях, определяются экспертной комиссией Минсельхозпрода.
В графе 5 "Примечание" проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др. Названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, указываются в конце номенклатуры дел.
6.5. По окончании календарного года архивом Минсельхозпрода в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел (приложение 11).
7. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ
7.1. Формирование дел - это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
Формированием дел в структурных подразделениях занимаются лица, ответственные за делопроизводство.
Контроль за правильным формированием дел в Минсельхозпроде осуществляется архивом Минсельхозпрода.
7.2. Группировка документов в дела производится согласно отметкам исполнителей на исполненных документах "В дело N ..." и в строгом соответствии с номенклатурой дел. При этом проверяется правильность оформления документов: наличие подписей, даты, отметок об исполнении и других необходимых реквизитов документов.
Недооформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку.
Документы постоянного и временного сроков хранения группируются в отдельные дела. Например, следует раздельно формировать оригиналы и копии документов, годовые, квартальные и месячные планы и отчеты, приказы вышестоящей и подчиненной организации, поскольку они имеют различные сроки хранения.
Допускается временная группировка в одном деле документов с различными сроками хранения, связанных решением одного вопроса. По окончании делопроизводственного года такие документы следует расформировывать в самостоятельные дела в зависимости от сроков их хранения.
Машинограммы помещаются в дела на общих основаниях.
Не допускается включать в дела документы, подлежащие возврату, черновики, рабочие варианты (проекты) документов, размноженные копии.
Приложения к документам при их значительном объеме группируются в отдельные тома, небольшие приложения - вместе с документами, к которым они относятся.
В дела формируются документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих и личных дел.
Дело с документами не должно превышать 250 листов (30 - 40 мм толщины). При большем объеме документов дело делят на самостоятельные тома; документы каждого тома являются продолжением следующего.
7.3. Документы в деле могут располагаться в порядке разрешения вопросов, хронологии, алфавита, нумерации и др. Принципы группировки документов могут комбинироваться и варьироваться.
Преимущественное значение имеет вопросно-логический принцип, предусматривающий расположение документов в логической последовательности решения вопроса: первым помещается инициативный документ (документ-запрос), за ним - документ-ответ. Такая систематизация совпадает, как правило, с хронологическим расположением документов (по датам их поступления, исполнения, подписания, утверждения). В делах постоянного хранения документы формируются в прямом хронологическом порядке (с января по декабрь).
При алфавитной систематизации документы группируются, исходя из их содержания по алфавиту фамилий, названию корреспондентов, административно-территориальных единиц, объектов и др.
Распорядительные документы (приказы, указания, решения) группируются в дела по видам к хронологии вместе с относящимися к ним приложениями.
Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.
Приказы по основной деятельности и приказы по личному составу группируются и формируются в дела раздельно. Приказы по личному составу, в свою очередь, делятся на две группы:
приказы о приеме, переводе, увольнении, поощрении;
приказы о предоставлении отпусков, премировании, назначении дежурных, взысканиях.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам и группируются, как правило, вместе с документами, на основании которых протокол готовится (повестка дня, доклады, проекты решений и др.). При значительном объеме таких документов их формируют в отдельное дело по номерам протоколов (в последовательности решения вопросов).
Планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки группируются отдельно от проектов этих документов и расчетов к ним.
Планы и отчеты к ним хранят в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления. Например, отчет за 1992 год, составленный в 1993 году, или план на 1992 год, составленный в 1991 году, должны быть отнесены к 1992 году. Планы, рассчитанные на несколько лет, относятся к начальному году их действия; отчеты о выполнении таких планов относятся к последнему году действия плана.
Документы в личных делах располагаются в следующей последовательности: внутренняя опись документов, имеющихся в деле; заявление о приеме на работу; направление или представление; анкета, листок по учету кадров; автобиография; документы об образовании; выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении; дополнение к личному листку по учету кадров, справки и другие документы, имеющие отношение к делу (кроме справок о местожительстве, медицинских справок о состоянии здоровья, других документов второстепенного значения, которые группируются отдельно от личных дел и хранятся временно). Копии приказов о наложении взысканий, поощрениях, изменениях фамилий в личное дело не подшиваются в связи с внесением этих записей в дополнение к личному листку по учету кадров.
Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются по алфавиту фамилий (внутри структурных подразделений).
Предложения и заявления (жалобы) граждан формируются раздельно: предложения и заявления по улучшению работы организации (постоянного срока хранения) и заявления по личным вопросам (срок хранения - 5 лет).
Каждое заявление (жалоба) и документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу. В случае поступления повторного заявления, оно подшивается в данную группу документов. Документы располагаются в хронологическом или алфавитном порядке.
Переписка группируется в дела за период календарного года в порядке разрешения вопросов в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом.
8. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ
8.1. Экспертиза ценности документов - это определение народнохозяйственного, социально-культурного, исторического и иного значения документов в целях их отбора на государственное хранение и установления сроков хранения.
8.2. Экспертиза ценности документов осуществляется постоянно действующей экспертной комиссией (ЭК). В Минсельхозпроде создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия (ЦЭК).
ЦЭК назначается приказом Министра в составе не менее 3 - 5 человек под председательством одного из руководящих работников. ЦЭК работает на основе положения, которое согласовывается с Национальным архивом и утверждается руководством Минсельхозпрода.
ЦЭК Минсельхозпрода осуществляет следующие функции:
рассматривает проекты номенклатур дел Министерства и его структурных подразделений;
проводит ежегодным отбор документов на хранение и уничтожение;
рассматривает описи дел постоянного хранения и по личному составу и выносит решение о представлении их на утверждение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) Национального архива;
рассматривает акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих дальнейшему хранению, и представляет их одновременно с описями дел постоянного хранения на рассмотрение ЭПК Национального архива;
рассматривает предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных действующими перечнями, и выносит решения о представлении этих предложений на рассмотрение ЭПК Национального архива;
участвует в подготовке методических пособий по делопроизводству, проектов перечней документов, типовых и примерных номенклатур дел;
осуществляет методическое руководство и контроль за деятельностью подведомственных организаций, не состоящих на учете архивных учреждений.
ЦЭК является совещательным органом. Ее решения утверждаются руководством Минсельхозпрода. Заседания комиссии проводятся не реже двух раз в год и оформляются протоколами.
8.3. Непосредственный отбор документов на постоянное и временное (свыше 10 лет) хранение и выделение к уничтожению производится сотрудниками структурных подразделений Минсельхозпрода. Методическую помощь и контроль осуществляет архив общего отдела.
Экспертиза ценности документов проводится на основе номенклатур дел и перечней (типового, ведомственных) документов с указанием сроков хранения, путем полистного просмотра дел.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
9. ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ
9.1. Дела Минсельхозпрода подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по технической обработке и проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем ведомственного архива.
9.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: подшивку или переплет дел; нумерацию листов в деле; составление заверительной надписи дела, составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение наименования организации, индекса и заголовка дела, даты дела и др.).
Документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения следует подшивать (переплетать) в дела с твердой обложкой. Листы в деле нумеруются черным графическим карандашом или нумератором; каждый том дела нумеруется самостоятельно. В конце дела (тома) на отдельном листе делается заверительная надпись (приложение 12), в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов, отражаются исправления в нумерации, оговариваются особенности физического состояния документов и проставляется подпись лица, ответственного за делопроизводство с указанием должности, а также дата.
На дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой документации (особо ценные, личные дела, дела, сформированные по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов и т.д.) составляется внутренняя опись документов, находящихся в деле (приложение 13). Внутренняя опись помещается в начале дела и подписывается составителем описи. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов документов, их количество указывается в заверительной надписи после общего количества листов дела (со знаком плюс). Например: В настоящем деле ... 150 ... + 20 листов внутренней описи.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи и внутренние описи документов не составлять.
9.3. Обложки дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения оформляются по установленной форме (приложение 14).
Обязательными реквизитами обложки являются: наименование организации и структурного подразделения, индекс дела по номенклатуре дел и номер тома, заголовок дела, срок хранения, дата (год) или крайние даты начала и окончания дела для определенных категорий документов (постановлений коллегии, приказов, протоколов, переписки и др.) - количество листов, номер фонда, описи и дела по описи.
В начале года реквизиты обложки оформляются в соответствии с номенклатурой дел. По окончании делопроизводственного года надписи на обложках подлежат уточнению:
если в период формирования дела название Минсельхозпрода или структурного подразделения изменилось, на обложке указывается его последнее наименование;
в заголовки дел с распорядительными документами, протоколами вносятся их номера, а также указывается их подлинность или копийность;
на обложке дела с перепиской проставляются крайние даты документов;
если в деле имеются документы-приложения за более ранний период, чем год образования дела, то на обложке под датой делается пометка: "Имеются документы за ... годы";
из заверительной надписи на обложку дела выносится количество листов в деле;
при внесении дела в опись на обложке дела проставляется номер фонда, описи и дела по описи.
Надписи на обложках постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения делаются четко, светостойкими чернилами или тушью.
10. СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСЕЙ ДЕЛ
10.1. Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел. Одновременно опись дел является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел.
10.2. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, ежегодно составляются описи (приложения 15, 16, 17). На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; на дела по личному составу: личные дела, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела со специальной документацией (научные отчеты по темам, рационализаторские предложения и т.п.).
10.3. В структурных подразделениях описи дел (приложение 18) составляются ежегодно под непосредственным руководством архива Минсельхозпрода. По этим описям дела сдаются в архив Минсельхозпрода.
Описи дел структурных подразделений составляются в двух экземплярах. При передаче дел в архив Минсельхозпрода на обоих экземплярах описи указывается дата и количество принятых дел. Описи подписываются заведующим архива Минсельхозпрода и сотрудником структурного подразделения, передающим дела. Один экземпляр описи возвращается в структурное подразделение, второй остается в архиве.
10.4. На основе описей дел структурных подразделений в архиве составляются годовые разделы сводных описей Минсельхозпрода (приложение 15).
Сводная опись дел постоянного хранения, составленная в четырех экземплярах, согласовывается экспертной комиссией Минсельхозпрода и утверждается экспертно-проверочной комиссией Национального архива. После этого сводная опись дел постоянного хранения передается на утверждение руководству Минсельхозпрода. Законченная опись дел постоянного хранения должна иметь титульный лист (приложение 19), оглавление, список сокращенных слов, предисловие, указатель.
Сводная опись дел временного (свыше 10 лет) хранения составляется в двух экземплярах, согласовывается экспертной комиссией Минсельхозпрода и утверждается руководством.
Сводная опись дел по личному составу Минсельхозпрода составляется в трех экземплярах, согласовывается экспертной комиссией министерства и экспертно-проверочной комиссией Национального архива и утверждается заместителем Министра, курирующим Управление делами.
При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел; каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи - валовый за несколько лет; порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом Минсельхозпрода; графы заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); для дел, содержащих документы за несколько лет, в конце описи каждого следующего года, за который имеются документы в данном деле, делаются ссылки на номера дел, содержащих материалы за каждый год (после интервала за последней описательной статьей каждого последующего года); графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
11. ОПЕРАТИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
11.1. С момента заведения и до передачи в архив Минсельхозпрода документы хранятся в структурных подразделениях.
Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел.
Дела находятся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в запирающихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.
Машинограммы, присланные из вычислительного центра в структурные подразделения, формируются в дела и хранятся на общих основаниях.
Магнитные ленты с фонограммами заседаний коллегии хранятся у ответственного секретаря. На ленте и коробке делаются отметки о дате заседания и времени записи. Секретарь коллегии несет ответственность за их сохранность.
11.2. Выдача документов и дел другим структурным подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения руководства. На место изъятого из дела документа следует помещать листок-заместитель (приложение 20), по которому контролируется возврат документа. На выданное дело заводится карта-заместитель дела (приложение 21). Сторонним организациям дела выдаются по актам.
Изъятие и выдача документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях с разрешения соответствующего руководителя с обязательным включением в дело заверенной копии изъятого документа и акта о причинах выдачи подлинника.
12. ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ МИНСЕЛЬХОЗПРОДА
И НА ГОСУДАРСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ
12.1. Документы Минсельхозпрода до передачи на государственное хранение находятся на хранении и архиве Минсельхозпрода для использования в служебных, научных и других целях, а также обеспечения прав и законных интересов граждан.
12.2. В своей практической деятельности архив Минсельхозпрода руководствуется законодательством Республики Беларусь, распорядительными актами министерства, нормативно-методическими документами Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь, положением об архиве Минсельхозпрода.
12.3. В архив Минсельхозпрода передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям. Описи дел составляются лицами, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях, при методической помощи сотрудника архива Минсельхозпрода.
Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях для справочной работы, а затем передаются в архив Минсельхозпрода.
12.4. Дела временного (до 10 лет) хранения передаче в архив Минсельхозпрода, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. Они могут передаваться в архив Минсельхозпрода только в исключительных случаях по решению руководителя. Передача их может осуществляться по усмотрению архива, по описи или номенклатуре дел.
Отбор дел к уничтожению и составлении на них акта (приложение 22) производится после подготовки дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения за этот же период.
Непосредственный отбор документов к уничтожению в структурных подразделениях осуществляют ответственные за делопроизводство лица. Проверку правильности производственного отбора осуществляет экспертная комиссия. Ответственность за организацию уничтожения документов несет заведующая архивом Минсельхозпрода.
Акт подписывается лицом, проводившим экспертизу ценности документов, и рассматривается на заседании ЦЭК Минсельхозпрода одновременно с описями дел. После согласования ЦЭК Минсельхозпрода акт представляется на рассмотрение ЭПК Национального архива и утверждается руководством министерства только после утверждения ЭПК Национального архива описи дел постоянного хранения. После этого Минсельхозпрод имеет право уничтожать дела, включенные в данный акт.
Подлежащие уничтожению документы после утверждения акта сдаются на переработку.
Сдача документов на переработку оформляется приемо-сдаточной накладной, которая прикладывается к акту о выделении к уничтожению документов.
12.5. Передача дел в архив Минсельхозпрода осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному Управляющим делами.
Вместе с делами в архив Минсельхозпрода передаются регистрационные карточки на документы.
12.6. При передаче документов на государственное хранение передается два экземпляра описи, помимо контрольного экземпляра, передаваемого в государственный архив после утверждения описи экспертно-проверочной комиссией.
Прием документов на государственное хранение оформляется актом приема-передачи, составляемым в двух экземплярах.
Передача дел осуществляется поединично по описям, особо ценные дела передаются с проверкой количества листов в них. На всех экземплярах описи делаются отметки о приеме документов в государственный архив. Четвертый экземпляр описи вместе с экземпляром акта приема-передачи остается в Минсельхозпроде.
При передаче документов на государственное хранение Минсельхозпрод обеспечивает картонирование дел и доставку их на собственном транспорте.
12.7. При первой передаче на государственное хранение описи дел постоянного хранения к ней прилагается историческая справка о Минсельхозпроде, в которой излагается история организации-фондообразователя (первая часть) и история фонда (вторая часть).
При последующем утверждении экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения годовых разделов описи дел составляется дополнение к исторической справке о происшедших изменениях в названии, функциях, структуре, подчиненности организации и составе переданных на госхранение документов.
13. УЧЕТ, ХРАНЕНИЕ ПЕЧАТЕЙ, ШТАМПОВ
И УДОСТОВЕРЕНИЙ МИНСЕЛЬХОЗПРОДА
13.1. Учет имеющихся, заказ и изготовление новых печатей и штампов производится общим отделом Управления делами. Выдача их лицам, ответственным за хранение и использование, производится под расписку в журнале.
Печати, штампы должны храниться в сейфах или закрывающихся металлических шкафах.
При утрате печатей, штампов ответственный за их хранение обязан немедленно сообщить об этом руководству структурного подразделения и в Управление делами.
13.2. Удостоверения личности выдаются Управлением кадров под расписку в регистрационном журнале.
13.3. Командировочные удостоверения учитываются в общем отделе в регистрационных журналах.
Управляющий делами В.С.СИНКЕВИЧ
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭМК
Национального архива
Республики Беларусь
29.05.1996 N 5
Председатель ЭМК
Л.И.Мурмыло
Приложение 1
ПЕРЕЧЕНЬ
ОСНОВНЫХ НОРМАТИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ГОСУДАРСТВЕННЫХ
СТАНДАРТОВ, КОТОРЫЕ НЕОБХОДИМО ИСПОЛЬЗОВАТЬ ПРИ ВЕДЕНИИ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
1. Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь. Утверждена приказом Комитета по архивам и делопроизводству от 23 мая 1995 г. N 13.
2. Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления. М.1991.
3. ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
4. ГОСТ 6.38-90. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации.
5. ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствам вычислительной техники. Основные положения.
6. ГОСТ 6.10.5-87 "Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца".
7. ГОСТ 6.10.1-88 "Унифицированные системы документации. Основные положения".
8. ГОСТ 17914-72. Обложка дел длительных сроков хранения. Технические условия.
Приложение 2
Мiнiстэрства Изображение Министерство
сельскай гаспадаркi Государственного сельского хозяйства
i харчавання герба и продовольствия
Республiкi Беларусь Республики Беларусь Республики Беларусь
ПРИКАЗ
_______________________ г.Минск N _____________________
Приложение 3
Рэспублiка Беларусь Изображение Республика Беларусь
_______ Государственного _______
Мiнiстэрства герба Министерство
сельскай гаспадаркi Республики сельского хозяйства
i харчавання Беларусь и продовольствия
(МIНСЕЛЬГАСХАРЧ) (МИНСЕЛЬХОЗПРОД)
220050, г.Мiнск, 220050, г.Минск,
вул. Кiрава, 15, ул. Кирова, 15,
телетайп 252586 "Луг", телетайп 252586 "Луг"
тэлекс 252102 "LUG" телекс 252102 "LUG"
телефакс 27-42-96 телефакс 27-42-96
Тел.27-81-04
________________________________________________________________________
_______________ N ____________
На N _________________________
Приложение 4
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ
ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ УТВЕРЖДЕНИЮ
1. Акты (проверок и ревизий, приема законченных строительством объектов, оборудования, списания, экспертизы, передачи дел, ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.).
2. Договоры (о производстве работ, материально-технического снабжения, аренде помещений, о поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, материальной ответственности и т.д.).
3. Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство, на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ, технические и т.д.).
4. Заявки (на оборудование, изобретения и т.д.).
5. Инструкции (правила) (должностные, по делопроизводству, технике безопасности, внутреннего трудового распорядка и т.д.).
Страницы: | Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4 |
| 
