Стр. 1
Страницы: Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4 |
Зарегистрировано в НРПА РБ 11 февраля 2000 г. N 8/2901
В целях установления единых требований к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в центральном аппарате Минсельхозпрода ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в центральном аппарате Минсельхозпрода.
2. Руководителям структурных подразделений центрального аппарата Минсельхозпрода организовать изучение сотрудниками указанной Инструкции и обеспечить ее выполнение.
3. Считать утратившим силу приказ Госагропрома БССР от 21 октября 1986 г. N 494 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Госагропроме БССР".
4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на Управление делами Минсельхозпрода.
Министр В.С.ЛЕОНОВ
Приложение
к приказу
Минсельхозпрода
31 мая 1996 г. N 142
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ
МИНСЕЛЬХОЗПРОДА РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая Инструкция устанавливает единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в центральном аппарате Минсельхозпрода, соответствующие основным положениям Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, ГОСТам и другим действующим нормативным документам (приложение 1).
1.2. Основные положения Инструкции распространяются на организационно-распорядительную документацию.
На организационно-распорядительные документы с грифами "Особой важности", "Совершенно секретно", "Секретно", письма, заявления и жалобы граждан, а также на документы, не относящиеся к системе организационно-распорядительной документации (плановая, отчетно-статистическая, расчетно-денежная и др. системы документации), действие Инструкции распространяется в части, касающейся общего порядка работы с документам и подготовки их к сдаче в архив. Особенности оформления и обработки указанных документов регламентируются специальными инструкциями.
1.3. Соблюдение требований Инструкции обязательно для каждого работника Минсельхозпрода.
1.4. Ответственность за соблюдение порядка работы с документами в структурных подразделениях аппарата Минсельхозпрода, установленного настоящей Инструкцией, несут их руководители.
1.5. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях возлагается на сотрудников, назначенных ответственными за эту работу, в соответствии с их должностными инструкциями.
1.6. Контроль за соблюдением требований Инструкции и методическое руководство по вопросам документирования управленческой деятельности в аппарате Минсельхозпрода осуществляет общий отдел Управления делами.
Контроль за соблюдением основных положений Примерной инструкции по делопроизводству подведомственными организациями и предприятиями, методическое руководство по вопросам документационного обеспечения управления осуществляет общий отдел Управления делами Минсельхозпрода, не ограничивая их прав, предоставленных действующим законодательством.
1.7. Работники центрального аппарата Минсельхозпрода должны быть ознакомлены с установленным порядком работы с документами и Инструкцией по делопроизводству.
Работники структурных подразделений Минсельхозпрода несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов. Об их утрате немедленно докладывается руководителю структурного подразделения и сообщается в общий отдел.
Передача документов и их копий работникам сторонних организаций допускается с разрешения руководителей структурных подразделений.
При увольнении или перемещении работника имеющиеся у него документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются другому работнику по акту передачи.
1.8. Содержание служебных документов не подлежит разглашению. Использование их в печати, докладах и выступлениях допускается только с разрешения руководства Минсельхозпрода.
2. ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
2.1. Документирование управленческой деятельности.
В соответствии с действующим законодательством и компетенцией Минсельхозпрод издает следующие распорядительные документы: постановления коллегии, приказы, указания, инструкции.
Решения коллегии Минсельхозпрода вводятся в действие постановлениями коллегии, приказами и другими распорядительными документами.
Подготовка документа включает составление и оформление проекта документа, его подписание, при необходимости - согласование (визирование) проекта, утверждение, размножение (тиражирование).
Составитель документа отвечает за правильность его содержания, оформление, своевременность подготовки.
На общий отдел возлагается проверка правильности оформления документов.
Проверка соответствия документов действующему законодательству возлагается на Юридическое управление.
2.2. Бланки документов.
Документы должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения, установленный ГОСТом 6.38-90 "УСД. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
Отдельные документы допускается оформлять не на бланках (например, внутренние документы структурных подразделений), но с обязательным заполнением реквизитов соответствующей бланочной продукции.
В Минсельхозпроде применяются следующие бланки:
бланк приказа (приложение 2);
бланк письма (приложение 3).
Рукописное оформление документов должно соответствовать его машинописному оформлению: состав и расположение реквизитов, нумерация страниц.
Документы, создаваемые Минсельхозпродом совместно с другими министерствами, ведомствами, оформляются на чистых листах формата А4 - (210 x 297) и издаются в соответствующей форме (постановление коллегии, приказ и др.). В заглавной части этих документов указывается полное наименование всех организаций, участвующих в составлении документа, например:
Министерство сельского Министерство финансов
хозяйства и продовольствия Республики Беларусь
Республики Беларусь
ПРИКАЗ
20.03.96 78/36
Подписи в таких документах располагаются на одном уровне. В
наименование должностей лиц, подписавших документ, включается
наименование организаций, участвующих в составлении документа,
например:
Министр сельского Министр финансов
хозяйства и продовольствия Республики Беларусь
Республики Беларусь
(личная подпись) (личная подпись)
В.С.Леонов П.В.Дик
2.3. Оформление реквизитов документов.
2.3.1. Обязательными реквизитами документов являются: наименование организации - автора документа, код организации, название вида документа или унифицированной формы документа, заголовок к тексту, код формы документа, дата документа, индекс, текст, визы, подпись, отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
2.3.2. Изображение государственного герба помещается на верхнем поле распорядительных документов и письма.
2.3.3. Наименование министерства и его код указываются в соответствии с Положением о Минсельхозпроде и Общегосударственным классификатором предприятий и организаций Республики Беларусь (ОКПО).
2.3.4. Название документа должно соответствовать содержанию документируемого управленческого действия. На письмах название документа не указывается.
Код унифицированной формы документа должен быть, как правило, напечатан на бланке при его изготовлении и соответствовать коду Общегосударственного классификатора Республики Беларусь "Унифицированные документы" (ОКУД).
Распорядительные документы вышестоящих органов доводятся до подведомственных организаций, структурных подразделений в форме, установленной автором документа; если эта форма не указана, то исполнитель решает этот вопрос самостоятельно.
Ход обсуждения вопросов на заседаниях коллегии, советах, на собраниях, совещаниях фиксируется в протоколах.
Минсельхозпрод в целях выполнения поставленных перед ним задач ведет переписку с вышестоящими, подведомственными, сторонними организациями, гражданами. В зависимости от способа передачи информации (по почте, телеграфу, телефону, телефаксу) различают служебные письма, телеграммы, телефонограммы, телетайпрограммы, факсограммы.
Переписка между структурными подразделениями Минсельхозпрода запрещается.
2.3.5. Датой документа является дата его подписания: для документа, принимаемого коллегиальным органом, - дата его принятия; для утверждаемого документа - дата утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.
Для документов, составленных совместно несколькими организациями, датой документа является дата подписания его последней организацией.
Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также дата, содержащаяся в тексте, должна оформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строку в последовательности: число, месяц, год. Например, дату 29 января 1996 г. следует оформлять 29.01.96.
В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, допускается применять словесно-цифровой способ оформления дат: 29 января 1996 г.
2.3.6. Место составления или издания документа указывается на общем бланке. На бланках для служебных писем этот реквизит отсутствует.
2.3.7. Документы формата А4 должны иметь заголовок к тексту. Допускается не указывать заголовок к тексту на документах формата А5.
Заголовок документа должен формулироваться исполнителем.
Текст заголовка должен быть максимально кратким и точно отражать содержание документа. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа, например: приказ (о чем?) "О создании предприятия", протокол (чего?) "Заседания секции научно-технического совета"
В конце заголовка точка не ставится.
2.3.8. Текст документа должен быть кратким, не допускающим различных толкований. Содержание документа, как правило, должно касаться одного вопроса (темы), формулируемого в заголовке к тексту.
Текст принято начинать с указания причины (основания) для составления документа (вводная часть), затем излагается просьба, предложение, выводы, решения, распоряжения; иногда вводная часть может отсутствовать.
Текст сложных по содержанию документов (инструкции, приказы, протоколы к др.) допускается делить на разделы, подразделы, пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Например, в инструкции номер подраздела будет включать номера раздела и подраздела, разделенные точкой (1.1, 1.2, 2.1, 2.2), номер пункта - номера раздела, подраздела и пункта (1.1.1, 1.1.2, 2.1.1, 2.1.2).
2.3.9. Приложения к документу.
При наличии приложений к документу после текста (отдельным реквизитом) помещается отметка о приложении.
Если наименование документа-приложения указывается в тексте документа, отметка о приложении оформляется по следующей форме: Приложение на 3 л. в 1 экз.
Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого.
Приложение: 1. Справка о подготовке животноводческих помещений
Витебской области к зимовке скота на 10 л. в
1 экз.
2. Список проверенных хозяйств Витебской области
на 2 л. в 1 экз.
Если к документу прилагается документ, имеющий приложения, отметка о приложении оформляется по следующей форме:
Приложение. Протокол согласования от 05.03.96 г. N 75/115 и
приложение к нему, всего на 7 л. в 1 экз.
Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.
В распорядительных документах (приказах, указаниях, решениях) выделение отметки о приложении после текста не допускается; указание о наличии приложения дается в тексте документа: "согласно приложению", "приложение", "приложение 1", "... представить перечень документов по прилагаемой форме" и др.
На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу следует делать отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера. Если приложений несколько, они нумеруются арабскими цифрами, например:
Приложение 1
к приказу Минсельхозпрода
07.03.96 N 70
На документах, утверждаемых распорядительными актами, отметка о приложении не ставится; в правом верхнем углу первой страницы утверждаемого документа проставляется гриф утверждения.
Документы-приложения оформляются с указанием всех необходимых реквизитов документа (наименования вида документа, заголовка к тексту, подписи и др.).
2.3.10. Отметка об исполнителе (составителе) документа.
Отметка об исполнителе (составителе) исходящего документа содержит фамилию и номер служебного телефона исполнителя (составителя); отметка позволяет получателю документа (адресату) выяснить по телефону интересующие его вопросы или дать ответ, если решение вопроса не требует документального закрепления.
Под отметкой об исполнителе (составителе) допускается указывать индекс машинистки, отпечатавшей документ (например, первые буквы ее имени и фамилии), количество отпечатанных экземпляров и дату печатания, например:
Сивенкова 27 56 33
СИ 7 20.03.96
Примечание: номера телефонов указываются без черточек.
Отметка располагается в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа, от границы левого ноля.
2.3.11. Подпись документа.
Проект документа представляется на подпись соответствующему должностному лицу (исходя из его компетенции) полностью оформленным, проверенным, согласованным (при необходимости) вместе с приложениями и материалами, на основании которых он составлен.
В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка - инициалы и фамилия, например:
Заместитель министра Личная подпись Ф.Ф.Минько
При оформлении документа не на бланке в наименование должности включается наименование организации, например:
Начальник Главного управления
экономики Минсельхозпрода Личная подпись Т.В.Дегтярева
В документах, подготовленных комиссией, указывают не должности лиц, составивших его, а распределение обязанностей в составе комиссии:
Председатель комиссии Личная подпись И.О.Фамилия
Члены комиссии Личные подписи И.О.Фамилия
И.О.Фамилия
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
Управляющий делами Личная подпись В.С.Синкевич
Главный бухгалтер Личная подпись В.К.Косова
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне. Например:
Заместитель Министра Заместитель Министра
Личная подпись Ф.Ф.Минько Личная подпись И.П.Шаколо
При временном замещении должностных лиц, отсутствующих в связи с болезнью, отпуском, командировкой или по другим причинам, подпись оформляется по образцу:
"И.о." или "Зам." начальника
Главного управления Личная подпись И.О.Фамилия
Замена аббревиатуры "И.о.", "Зам." знаком "/" или предлогом "за" не допускается. Расшифровка подписи должна соответствовать фамилии должностного лица, подписавшего документ, и его фактической должности.
2.3.12. Согласование документа.
Согласование может проводиться как внутри Минсельхозпрода (структурными подразделениями и должностными лицами), так и вне его (с подчиненными и неподчиненными организациями).
Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом. Виза документа включает в себя указание должности визирующего, личную подпись, ее расшифровку и дату визирования.
Отказываться от визирования, а также делать какие-либо исправления в документе, не допускается. Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка: "Замечания прилагаются", например:
Нач. управления финансов
личная подпись А.П.Бут
06.03.96 Замечания прилагаются
Визы проставляются на экземплярах документов, остающихся в министерстве, ниже подписи слева на лицевой стороне последнего листа документа. Проекты приказов, указаний, постановлений коллегии визируются на первом экземпляре на оборотной стороне последнего листа документа и при размножении документа на копиях не воспроизводятся. Письма и другие исходящие документы визируются на копиях, остающихся в деле.
При необходимости оформления нескольких виз и отсутствии на документе свободного места допускается прилагать к нему отдельный лист согласования.
Перечень согласующих инстанций определяет составитель документа, исходя из его содержания.
Сроки согласования больших по объему и сложных по содержанию документов не должны, как правило, превышать двух-трех дней (для каждой согласующей инстанции); остальные документы следует рассматривать в день их поступления на согласование. Для ускорения процесса согласования документ может быть размножен и разослан в копиях.
Внешнее согласование оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования располагается ниже подписи на лицевой стороне документа и включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО", наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Заместитель Министра сельского
хозяйства и продовольствия
Республики Беларусь
Личная подпись И.П.Шаколо
05.03.96
Если согласование производится с общественной организацией или посредством письма, то гриф согласования оформляется следующим образом:
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания Письмо Главка кадров и
профсоюзною комитета аграрного образования
20.03.96 N 5 15.03.96 N 05-1/139
При оформлении согласования документа на титульном листе гриф согласования располагается на его лицевой стороне ниже реквизита "заголовок к тексту документа".
Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласований", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".
Грифы согласования с организациями, подпадающими под действие специальных положений, следует располагать в предусмотренном этими положениями месте.
При наличии одного грифа согласования его следует располагать от края левого поля документа; два грифа согласования - на одном уровне; несколько грифов согласования размещаются на документе или листе согласования двумя вертикальными рядами.
Внешнее согласование в зависимости от содержания документа осуществляется в следующей очередности:
с подведомственными, однородными и сторонними организациями, когда они выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания документа, или когда издание документа затрагивает их интересы;
с общественными организациями - в случае необходимости или в случаях, предусмотренных актами законодательства;
с органами, осуществляющими государственный межведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.);
с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих органов.
2.3.13. Утверждение документа.
Утверждение - один из способов удостоверения документа после его подписания. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения.
Утверждаются уставы организаций, положения о структурных подразделениях, Положение о коллегии, отчеты и балансы, структуры и штатные расписания, инструкции, графики и другие документы (приложение 4).
Устанавливаются два способа утверждения документов: утверждение должностным лицом, в компетенцию которого входит круг вопросов, излагаемых в документе, или утверждение распорядительным актом (приказом, указанием); оба способа имеют одинаковую юридическую силу. Распорядительный акт издается, как правило, в случае, когда введение утверждаемого документа требует дополнительных предписаний и разъяснений или название утверждаемого документа не предусмотрено действующим законодательством.
Утверждение документа оформляется грифом утверждения, который располагается в правом верхнем углу документа. В зависимости от способа утверждения гриф может иметь следующие формы:
УТВЕРЖДАЮ
Министр сельского хозяйства
и продовольствия
Республики Беларусь
02.03.96 В.С.Леонов
УТВЕРЖДЕНО
приказ Министерства сельского
хозяйства и продовольствия
Республики Беларусь
19.02.96 N 54
Документ может быть утвержден несколькими должностными лицами (совместные документы организаций). В этом случае документ оформляется не на бланке, и грифы утверждения располагаются на одном уровне в пределах площади, отводимой для реквизита "наименование организации - автора документа". Наименование организации включается в наименования должностных лиц, утверждающих документ.
Дата (число) утверждения в грифе "УТВЕРЖДАЮ" проставляется должностным лицом, утвердившим документ; месяц и год допускается печатать на машинке.
2.3.14. Печать на документе.
На документах, требующих удостоверения их юридической силы, ставится гербовая печать. Проставление печати необходимо во всех случаях удостоверения прав, свобод и обязанностей физических и юридических лиц, при санкционировании расходования денежных средств и материальных ценностей.
Оттиск печати на документах должен захватывать часть наименования должности и личной подписи лица, подписавшего (утвердившего) документ.
2.3.15. Адресование документа.
Документы адресуют в организации, их структурные подразделения или конкретному должностному лицу.
При адресовании документа в организацию или ее структурное подразделение без указания должностного лица их наименования пишут в именительном падеже. Например:
Министерство образования и науки
Республики Беларусь
Управление делами
При направлении документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном. Например:
Министерство образования и науки
Республики Беларусь
Начальнику отдела кадров
Ефремову И.И.
При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата. Например:
Генеральному директору Брестского
областного объединения
"Брестоблагроснаб"
Тимошенко А.Т.
При адресовании документа в несколько однородных организаций их названия следует указывать обобщенно:
Облсельхозпродам
Райсельхозпродам
Организациям Минсельхозпрода
Республики Беларусь
Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам в соответствии с Почтовыми правилами. Например:
Федерация профсоюзов
Республики Беларусь
220126, ГСП, Минск,
пр. Машерова, 21
При адресовании документа частному лицу первым указывается почтовый адрес, затем - фамилия и инициалы получателя:
220086, г.Минск
пр. Ф.Скорииы, 32, кв. 40
Свиридович Е.В.
Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения, постоянным корреспондентам или организациям своей системы; в этих случаях целесообразно применять конверты с заранее напечатанными адресами. Документ не должен содержать больше четырех адресов: каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку и на каждом экземпляре указывается только один адресат или обобщенное наименование адресатов.
При направлении документа нескольким адресатам (не более четырех адресатов) на документе, как правило, указываются все адресаты (без слова копия перед 2-м, 3-м, 4-м адресатами); все экземпляры печатаются на бланках. Если документ является ответом, первым адресатом следует указывать автора инициативного письма вне зависимости от значимости остальных адресатов; основному адресату направляется первый экземпляр документа.
При направлении документа в вышестоящий орган одновременное его адресование другим адресатам не допускается, кроме случаев, когда это определено соответствующим поручением вышестоящего органа (в тексте документа дается ссылка на дату и номер поручения).
Каждая составная часть адресата (наименование организации, структурного подразделения, должность, фамилия и инициалы получателя, почтовый адрес) должна начинаться с новой строки. В конце смысловых строк (составных частей) адресата знаки препинания не ставятся, в середине строк - сохраняются. При написании адресата допускаются сокращения: п.я. (почтовый ящик), в.ч. (воинская часть), обл., г. (город), с. (село), р-н, ул., пер., пр., корп., кв. В обозначениях номеров домов, корпусов, квартир знак "N" не ставится, при литерном написании номера буква пишется слитно с цифрой (25а).
2.3.16. Регистрационный индекс документа.
Регистрационный индекс присваивается документу при его регистрации. Индекс входящего, исходящего и внутреннего документа, как правило, состоит из индекса дела по номенклатуре и порядкового номера документа (N 03-3-1/127) (приложение 5).
Индексами распорядительных документов (постановлений коллегии, приказов и др.) и протоколов являются их порядковые номера (N 1, 2, 3 ...), которые присваиваются самостоятельно в пределах каждого вида документа в течение одного года. Таким же способом регистрируются предложения, заявления, жалобы граждан, их индексы дополняются первой буквой фамилии автора документа (К-127).
На документах, составленных совместно несколькими организациями, указывается единая дата (самая поздняя дата подписания документа) и проставляются порядковые регистрационные номера, присвоенные документу каждой организацией-составителем. Номера пишутся через косую черту. Например: 124/75/81.
Ссылка на индекс и дату входящего документа включает индекс и дату, указанные на документе, на который дается ответ.
2.3.17. Оформление копий документа.
Минсельхозпрод может засвидетельствовать копии (выписки) только тех документов, которые создаются в самом министерстве. Снятие копий с документов сторонних организаций допускается с разрешения этих организаций. Как исключение разрешается изготавливать копии (выписки) документов, выданных другими организациями, при решении вопросов приема граждан на работу, удостоверения их трудовых, жилищных и других прав, при формировании личных дел работников (копии дипломов, свидетельств об образовании, трудовых книжек и др.).
Копия (выписка), снятая с документа, должна воспроизводить все реквизиты этого документа, ее следует оформлять на бланке или обычной бумаге с воспроизведением полного текста бланка подлинника. На первом листе копии (выписки), в правом верхнем углу, указывается слово "Копия" или "Выписка" (без кавычек).
При оформлении копий (выписок) документов, касающихся прав граждан, на документе, с которого снята копия, проставляется отметка, кому и когда она выдана, и на самой копии - отметка о местонахождении подлинника (название организации, выдавшей копию).
Копии документов (выписки) должны иметь заверительную отметку, проставляемую под реквизитом "подпись"; отметка оформляется по образцу:
Верно
Главный специалист Управления кадров Личная подпись З.Б.Жилинская
30.04.96
При пересылке копии документа в другие организации или передаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют гербовой печатью.
На копиях исходящих документов, оставляемых в деле Минсельхозпрода, текст бланков не воспроизводится, проставляется дата подписания, регистрационный индекс и заверительная отметка.
Размноженные экземпляры документа, не воспроизводящие факсимильную подпись подлинника, удостоверяются печатью общего отдела Управления делами; на экземплярах указывается номер заказа на размножение, тираж и дата размножения. На размноженных экземплярах документа, воспроизводящих факсимильную подпись подлинника, печать не ставится.
2.3.18. Регистрационный штамп документа.
Регистрационный штамп проставляется на нижнем поле первого листа поступившего документа справа.
2.3.19. Резолюция.
Резолюция - письменное указание руководителя о порядке исполнения или использования документа.
В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей), задание, сроки его исполнения (при необходимости), подпись, дата.
Задание, содержащееся в резолюции, должно быть конкретно. Например: "Иванову Г.В. Прошу подготовить заключение к 10.04.96 Подпись. Дата".
Не допускаются так называемые предварительные резолюции: "Прошу переговорить", "Прошу зайти ко мне" и т.д.
В резолюции не следует повторять содержание документа.
При нескольких резолюциях на документе их содержание не должно дублироваться; каждая последующая резолюция необходима только для конкретизации предыдущей.
Если в резолюции определяется несколько исполнителей, должностное лицо, указанное первым, как правило, является ответственным за своевременное и качественное исполнение задания в целом.
Срок исполнения устанавливается руководителем, исходя из содержания документа, либо используются действующие типовые сроки исполнения определенных категорий документов (приложение 6).
На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
Срок исполнения документа и дата резолюции оформляются цифровым способом: 19.04.96.
Если документ ставится на контроль, в резолюции может быть указано должностное лицо, осуществляющее контроль исполнения (ответственный за контроль).
Если на контроль ставится не весь документ, а его отдельные пункты, следует указывать номера контролируемых пунктов. Документ, поставленный на контроль, должен иметь отметку о контроле.
Резолюция размещается в правом верхнем углу первого листа документа, на письмах - под реквизитом "адресат".
При необходимости оформления сложной по содержанию резолюции, а также нескольких резолюций и невозможности их размещения в отведенном для резолюции месте, допускается написание резолюций на любой свободной площади лицевой стороны первого листа документа, не затрагивая текста (но не на полях документа). При отсутствии на документе места допускается прилагать к документу отдельный лист резолюций с отметкой на документе о наличии такого листа.
2.3.20. Отметка о контроле.
Отметка о контроле содержит букву "К" или слово "Контроль" и выполняется от руки или штемпелем, как правило, цветным (красным) карандашом или краской. Отметка располагается на левом поле лицевой стороны первого листа документа, на уровне реквизита "заголовок к тексту" (на бланках документов площадь проставления отметки ограничена прямоугольником).
2.3.21. Отметка об исполнении документа.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется исполнителем на нижнем поле последнего листа документа слева. Отметка включает: номер дела, в которое подшивается документ (определяется исполнителем), личная подпись исполнителя или руководителя подразделения-исполнителя и дата направления документа в дело. При наличии документа, свидетельствующего об исполнении, в состав отметки включаются данные о документе (вид, дата, номер); при отсутствии документа фиксируется краткая справка об исполнении (подробные справки составляются отдельно и прилагаются к документу). Например:
В дело 05-4
Протокол согласования от 03.09.93 N 74
30.04.96 Личная подпись
или
В дело N 12-17
17.08.95 передано по телефону
30.05.96 Личная подпись
2.3.22. Отметка о переносе данных на машинный носитель.
Отметка о переносе данных документа (информации, содержащейся в документе) на машинный носитель проставляется на нижнем поле последнего листа документа, подлежащего машинной обработке (например, при постановке документа на автоматизированный контроль). Отметка включает запись "Информация перенесена на машинный носитель", подпись лица, ответственного за перенос данных, и дату переноса.
2.4. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов.
2.4.1. Приказ, указание, постановление.
Приказ - правовой акт, издаваемый Министром для разрешения основных задач, стоящих перед Минсельхозпродом.
Отдельно от приказов по основной деятельности Минсельхозпрода издаются приказы по личному составу: о приеме на работу, перемещениях по службе, увольнении с работы, предоставлении отпусков, наложении взысканий, поощрениях, о командировках и др.
Составление вместо приказов записок о приеме на работу, увольнении, переводах не допускается.
Указание - правовой акт, издаваемый единолично Министром или его заместителем для решения оперативных вопросов основной деятельности.
Постановление - правовой акт, принимаемый коллегией Минсельхозпрода.
Приказ (указание, постановление коллегии) должен содержать следующие обязательные реквизиты: наименование организации, издающей документ; код организации - автора документа; название вида документа; дату и регистрационный номер; место издания; заголовок; текст; визы; подпись.
Текст приказа (указания, постановления коллегии) состоит из констатирующей и распорядительной части.
В констатирующей части излагаются факты, послужившие основанием для издания распорядительного документа. Если документ издается на основании (в развитие) распорядительного документа вышестоящего органа, констатирующая часть должна содержать ссылку на этот документ с указанием его наименования, даты, номера и заголовка.
Если распорядительная часть приказа (указания, постановления коллегии) не нуждается в обосновании, констатирующая часть отсутствует.
Распорядительная часть приказа начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ (прописными буквами без кавычек), указания - ОБЯЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, постановления коллегии - ПОСТАНОВЛЯЕТ и разбивается на пункты и подпункты.
Распорядительная часть приказа (указания, постановления коллегии) заканчивается, как правило, указанием должностного лица, отягощенного за контроль исполнения документа или конкретных пунктов документа.
Отсутствие указания об ответственном за контроль лице может означать, что контроль за исполнением документа будет осуществлять руководитель, от имени которого он издается.
Если приказ (указание, постановление коллегии) отменяет, изменяет или дополняет ранее изданный распорядительный документ или какие-то его положения, последний пункт приказа (указания, постановления коллегии) должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункты документа) с указанием его даты, номера и заголовка. При этом применяется устойчивый оборот: "Считать утратившим силу приказ Минсельхозпрода от ... N ... .
В распорядительный документ не следует включать пункт: "Приказ довести до сведения...". Структурные подразделения, должностные лица, до сведения которых доводится документ, перечисляются в списке рассылки, прилагаемом к документу.
Это положение не действует при необходимости ознакомления с содержанием документа всех работников Минсельхозпрода. В этом случае пункт: "Приказ довести до сведения всех работников" обязателен.
Документы, издаваемые в развитие распорядительных актов вышестоящих органов, не должны воспроизводить их содержание.
Структурное подразделение центрального аппарата, которому поручено составление проекта приказа, осуществляет его комплексную подготовку, включающую:
проработку порученных вопросов, обеспечивающую установление конкретных заданий и исполнителей с минимальными, но реальными сроками их выполнения;
редактирование приказов, исключение расплывчатых формулировок;
выверку наименований предприятий, организаций, учреждений; должностей, фамилий, географических названий, научных терминов, единиц измерения, цифровых данных, ссылок на другие решения и т.д.;
разграничение поручений между непосредственными исполнителями;
согласование проекта приказа с заинтересованными структурными подразделениями Минсельхозпрода, а в необходимых случаях - с заинтересованными министерствами и ведомствами.
В Юридическое управление проекты приказов Минсельхозпрода представляются лично ответственным исполнителем после согласования со всеми заинтересованными структурными подразделениями центрального аппарата для проверки их соответствия действующему законодательству и визирования.
Проекты приказов должны быть завизированы на обратной стороне последнего листа первого экземпляра заместителем Министра, курирующим соответствующую отрасль, заинтересованными начальниками главных управлений и других самостоятельных структурных подразделений, а в их отсутствие - заместителями и Юридическим управлением.
При несоответствии проекта приказа действующему законодательству работники Юридического управления не визируют проект, а дают к нему заключение о законном порядке разрешения рассматриваемых вопросов.
При наличии замечаний к проекту составитель его корректирует.
Приложение к проекту приказа Минсельхозпрода подписывается начальником соответствующего структурного подразделения.
Согласованный проект приказа (указания, постановления коллегии) с замечаниями визирующих лиц и заключением составителя на замечания представляется на подпись Министру, и в его отсутствие - первому заместителю Министра.
Помощники Министра и первого заместителя Министра при приеме проекта на рассмотрение руководства проверяют наличие необходимых согласований (виз), приложений.
Подписанный руководством приказ, указание передается исполнителем в общий отдел вместе с указателем рассылки. В общем отделе приказы, указания регистрируются, размножаются и рассылаются по указателю. Подлинники приказов и указаний Минсельхозпрода формируются и хранятся в делах общего отдела, кроме приказов по личному составу.
При оформлении приказов по личному составу в тексте приказа отсутствует констатирующая часть. Пункты распорядительной части приказа располагаются в определенной последовательности: прием на работу, перевод, увольнение и т.д.
В конце каждого пункта приказа дается, как правило, основание для его составления.
В заголовке к тексту приказа указывается "По личному составу".
Приказы по личному составу регистрируются в Управлении кадров, имеют самостоятельную нумерацию, к их номерам через дефис добавляется буква "К".
Проекты приказов, указаний оформляются на бланках формата А4; не на бланках допускается оформлять постановление коллегии.
Изменения и дополнения к приказам, указаниям и приложениям к ним оформляются приказом, указанием Минсельхозпрода в порядке, аналогичном изданию приказов, указаний.
2.4.2. Протокол.
Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегии.
Решения совещания (заседания) проводятся в жизнь, как правило, приказами (указаниями) Министра либо путем рассылки размноженных экземпляров протокола совещания или выписок из протокола.
Протокол составляется секретарем совещания (секретарем коллегии) на основании рукописных, стенографических и магнитофонных записей хода совещания (заседания), а также документов, подготавливаемых к совещанию (заседанию): повестки дня, текстов или тезисов докладов, проектов решений и др.
Реквизитами протокола являются: наименование органа, издающего документ, название вида документа, дата и регистрационный номер, место издания, заголовок, текст, подписи. Отдельные протоколы имеют гриф утверждения; утверждению подлежат решения совещаний по вопросам, выходящим за пределы компетенции участников совещания.
Дата протокола должна соответствовать дате проведения совещания (заседания) и проставляется председателем или секретарем совещания.
Протоколы с точки зрения полноты освещения хода совещания (заседания) делятся на краткие и полные. Протокол краткой формы составляется при наличии стенограммы или когда тексты докладов и выступлений прилагаются к протоколу. Кратко протоколируются также оперативные совещания.
Текст протоколов делится на вводную и основную часть.
В вводной части краткого протокола указываются фамилии председателя и секретаря, а также всех присутствующих на заседании (совещании). В списке присутствующих сначала перечисляются члены совещательного органа, затем - приглашенные с указанием должностей и организаций, которые они представляют. Фамилии присутствующих располагаются в алфавитном порядке.
В протоколе полной формы изложения после раздела "присутствовали" следует повестка дня совещания (заседания); в протоколе краткой формы повестка дня отсутствует.
Повестка дня включает перечень вопросов, обсуждаемых на совещании (заседании), название докладов (отчетов, сообщений, информации), название должности докладчика, его инициалы (в именительном падеже).
Основная часть протокола краткой формы изложения строится по схеме: "СЛУШАЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)" - без текста выступлений.
Основная часть протокола полной формы изложения строится по схеме: "СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)" - отдельно по каждому рассматриваемому вопросу согласно повестке дня.
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; постановление (решение) печатается полностью.
В случае возникновения принципиальных разногласий в протоколах краткой формы допускается фиксировать отдельные выступления участников.
Постановляющая часть протокола заканчивается указанием должностного лица, ответственного за контроль исполнения решений (постановлений) или отдельных пунктов решений.
Документ, утверждаемый совещательным органом, прилагается к протоколу.
Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем.
Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года. Протоколы совместных совещаний (заседаний) должны иметь составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в работе совещания.
2.4.3. Акт.
Акт - документ, составляемый группой лиц, подтверждающий установленные ими факты (акты инвентаризации, несчастных случаев, приема-передачи материальных ценностей и др.). Акты могут содержать выводы, рекомендации, предложения составителей (акты ревизий финансово-хозяйственной деятельности организаций, акты проверки, акты приема объектов в эксплуатацию и др.). Такие акты составляются временными или постоянными комиссиями, специально уполномоченными лицами или одним должностным лицом с указанием документов, определяющих их полномочия.
Акт содержит следующие реквизиты: наименование организации (подразделения), составившего акт, название вида документа, место составления, дату и регистрационный номер, заголовок к тексту, подписи, при необходимости - гриф утверждения и согласующие визы. Реквизиты располагаются в установленном порядке.
Дата акта должна соответствовать дате актируемого события и проставляться должностным лицом (как правило, председателем комиссии), подписавшим документ.
Заголовком к тексту акта является содержание актируемого события: "О выделении к уничтожению документов и дел", "О списании имущества" и др.
Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей.
В вводной части указывается основание для составления акта и перечисляются лица, составившие акт и присутствующие при этом. Фамилии указываются в алфавитном порядке с наименованием должностей. Если акт составлен комиссией, указываются фамилии председателя и членов комиссии.
В констатирующей части акта дается краткое описание проделанной работы (ее сущность, характер, методы, сроки) и фиксируются установленные факты, излагаются выводы, предложения и заключения. Если в акте отражается ряд фактов, текст акта делится на пункты.
Выводы и предложения составителей акта могут быть изложены в распорядительной форме с указанием сроков исполнения предписываемых действий. При наличии к акту приложений отметка о приложениях указывается после текста.
Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении, без указания должностей. Акты ревизии и обследований подлежат согласованию с должностными лицами, деятельность которых обследуется.
Лица, имеющие замечание по содержанию акта, подписывают (визируют) его с отметкой: "Замечания прилагаются"; текст замечаний излагается на отдельном листе, небольшие по объему замечания допускается фиксировать на самом акте.
Утверждению подлежат акты, предписывающие выполнение определенных действий. Акт утверждается соответствующим руководителем.
2.4.4. Письма, телеграммы, телефонограммы.
Минсельхозпрод в пределах своей компетенции ведет переписку со сторонними организациями, гражданами. В зависимости от способа передачи информации (по почте, телеграфу, телефону) различают служебные письма, телеграммы, телефонограммы.
Документы составляются в структурных подразделениях, деятельности которых они касаются.
Исходящие документы подписываются руководителями Минсельхозпрода и его структурных подразделений, а также отдельными должностными лицами исходя из их компетенции.
Документы, адресуемые вышестоящим органам, подписывают только Министр или его первый заместитель.
Документ может быть подписан двумя или более должностными лицами.
Письма следует оформлять на бланках формата А4 или А5 в зависимости от объема текста.
Реквизитами письма являются: наименование организации - автора документа, почтовый и телеграфный адрес, номер телефона приемной Министра, номер счета в банке, дата и регистрационный индекс, адресат, ссылка на индекс и дату входящего документа, заголовок к тексту, текст, подпись, фамилия составителя документа и номер его служебного телефона.
Текст (содержание) письма должен касаться, как правило, одного вопроса. Основное требование к тексту - его краткость.
Для однотипных писем рекомендуется разрабатывать бланки с трафаретными текстами писем.
В зависимости от содержания различают следующие разновидности служебных писем: письма-запросы, письма-ответы, письма сопроводительные, рекламационные, гарантийные, напоминания, извещения, приглашения и др.
Телеграмма оформляется в двух экземплярах на обычной бумаге формата А5, один экземпляр передается на абонентский телеграф (телетайп), второй подшивается в дело.
Основные реквизиты телеграммы: место, дата, время (часы и минуты) передачи телеграммы (проставляются телеграфом в установленном месте), регистрационный номер, адресат, ссылка на индекс и дату входящего (инициативного) документа, текст, подпись.
После текста телеграммы под чертой указывается телеграфный адрес отправителя телеграммы, номер телетайпа, наименование должностного лица, подписавшего телеграмму, его личная подпись и расшифровка подписи, фамилия исполнителя и номер его служебного телефона.
Текст телеграммы излагается предельно кратко, без союзов, предлогов и местоимений (если их отсутствие не искажает смысл), без переносов и исправлений. Знаки препинания пишутся словами полностью или сокращенно: точка (тчк), запятая (зпт), двоеточие (двтч), точка с запятой (тчкзпт), кавычки (квч), скобки (скб), тире, вопросительный знак, восклицательный знак; также словами пишутся знаки плюс, минус, деление, проценты, параграф, номер (нр).
Верхнюю часть телеграммы (над чертой) следует печатать прописными буквами (кроме знаков препинания) через два интервала без абзацев, под чертой - обычным шрифтом.
Работники телетайпа после передачи телеграмм подлинные экземпляры подшивают в дело, а на копиях проставляют регистрационный номер, дату и время отправки и передают их исполнителям.
Телефонограммы оформляются на бланках либо на обычной бумаге формата А5.
Реквизиты телефонограммы: адресат, название вида документа, дата и регистрационный индекс, часы и минуты ее передачи (приема), текст, подпись, фамилии передающего и принимающего телефонограмму с указанием должностей.
В адресате указывается наименование организации, фамилия адресата и телефон, по которому передается текст телефонограммы. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список рассылки.
Текст телефонограммы должен быть кратким без труднопроизносимых слов, сокращений и сложных оборотов.
2.4.5. Докладные записки, справки, сводки.
Докладная записка - документ информационного характера, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Докладная записка может быть составлена как по инициативе ее автора (внесение предложений, изложение просьбы, фактов, явлений), так и по указанию соответствующего руководителя (отчетные докладные записки о ходе, состоянии, завершении каких-либо работ, поручений, планов и др.).
Внешние докладные записки (адресуемые руководителям вышестоящего органа) оформляются на бланках, внутренние (на имя руководителя организации) - на обычной бумаге формата А4 или А5.
Реквизиты докладной записки: наименование организации (структурного подразделения), название вида документа, дата и регистрационный индекс, адресат, заголовок к тексту (для формата А4), текст, подпись.
Внешние докладные записки подписывают Министр или его заместители, внутренние - их составители.
Инициативные докладные записки, требующие исполнения (решения), регистрируются; при необходимости их исполнение контролируется согласно резолюции соответствующего руководителя.
Справка близка по содержанию к отчетной докладной записке; это документ информационного характера, содержащий констатацию каких-либо фактов, но без мнения автора (в отличие от докладной записки) о существе излагаемых вопросов.
Различают справки служебные (о выполнении планов, о штатной численности и др.) и справки, выдаваемые частным лицам для представления в другие учреждения (справка о месте работы, о заработной плате и др.).
Внешние справки оформляются на бланках, внутренние - на обычной бумаге формата А4 или А5. Для оформления личных справок целесообразно применять трафаретные бланки, в которые впечатываются только отдельные части реквизитов.
Реквизиты служебной справки аналогичны реквизитам докладной записки; при необходимости текст служебной справки может заверяться печатью.
Личная справка содержит следующие реквизиты: наименование организации, выдавшей справку, наименование вида документа, дату и регистрационный индекс, место составления, текст, подпись, печать.
Текст служебной справки может оформляться в виде таблицы, делиться на разделы, подразделы, иметь пояснения и ссылки. Дата (период времени), к которой относятся приводимые в справке сведения, включается в заголовок к тексту либо помещается перед текстом: "По состоянию на 11.05.96"" или "За период с 01.01.95 по 01.01.96".
Справка, составленная по запросу или указанию вышестоящего органа, подписывается Министром (его заместителем), внутренняя - составителем.
Страницы: Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4 |
| 
