Стр. 3
Страницы: | Стр.1 | Стр.2 | Стр.3
Передачу произвели: Прием произвели:
Наименование должностных лиц, Наименование должностных лиц,
производивших передачу производивших прием
Подпись Расшифровка подписи Подпись Расшифровка подписи
Дата Дата
М.П.
Форма акта приема-передачи документов на
государственное хранение
Приложение 8
к п. 2.4
ДОГОВОР <*>
О ПЕРЕДАЧЕ ДОКУМЕНТОВ НЕГОСУДАРСТВЕННОЙ ЧАСТИ
НАЦИОНАЛЬНОГО АРХИВНОГО ФОНДА РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
НА ХРАНЕНИЕ В ГОСУДАРСТВЕННОЕ АРХИВНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
Дата N _______
Исходя из необходимости сохранения для истории электронных (машиночитаемых) документов <**>, образующихся в процессе деятельности Собственника (название), и руководствуясь Законом Республики Беларусь "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь", "Положением о Национальном архивном фонде Республики Беларусь", а также законодательством о собственности и смежных с ним законах, Собственник (название) в лице (должность, фамилия, имя, отчество), именуемый в дальнейшем "Собственник", с одной стороны, и государственное архивное учреждение (название) в лице (должность, фамилия, имя, отчество), именуемый в дальнейшем "Госархив", с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем.
--------------------------------
<*> Настоящий договор применяется в отношении негосударственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь, находящейся в собственности негосударственных организаций, общественных объединений, религиозных организаций, а также физических лиц.
<**> Далее - "документ".
1. Предмет договора и принципы взаимоотношений сторон
1.1. Настоящий договор регламентирует отношения сторон в процессе отбора и передачи Собственником Госархиву на хранение документов, отнесенных к составу негосударственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь, а также их последующего использования в научных, практических и иных целях.
1.2. Документы, в зависимости от договоренности, могут передаваться Госархиву:
на постоянное хранение с одновременной передачей права собственности государству;
на временное хранение до года (на ___ лет после передачи) с последующим переходом права собственности к государству.
Примечания:
1. При передаче Собственником права собственности на документы государству должно быть указано в договоре законное основание передачи этих прав: безвозмездная передача-дарение или купля-продажа.
2. На временное хранение документы передаются за плату, вносимую Собственником.
1.3. Документы передаются Собственником на постоянное хранение Госархиву, как правило, безвозмездно (в дар).
1.4. Все действия по отбору, передаче, использованию документов производятся с соблюдением оговоренных в договоре прав собственности сторон на передаваемые документы и авторского права, которое учитывается при публикации, экспонировании, копировании, выдаче документов.
1.5. Стороны договариваются не передавать своих прав и обязательств, предусмотренных настоящим договором, третьей стороне без письменного согласия сторон.
1.6. В случае реорганизации, перерегистрации, изменения названия Собственника при условии его сохранения за ним сохраняются его права и обязанности по договору, а при смене Собственника они переходят к правопреемнику, если он не заявит о расторжении договора.
1.7. В случае ликвидации Собственника права собственности, при отсутствии наследника переходят к Госархиву.
2. Порядок реализации договора
2.1. Состав ЭД, которые должны передаваться в Госархив, определяется предварительным перечнем тем, проектов или номенклатурой дел, согласованным сторонами и приложенным к договору. Перечень проектов должен быть уточнен и утвержден экспертно-методической комиссией (ЭМК) Госархива. Состав документов должен быть окончательно определен при проведении экспертизы ценности документов.
2.2. Отбор документов для экспертизы их ценности проводится, как правило, ежегодно представителем Госархива, сроки отбора согласуются с Собственником.
2.3. Документы, отобранные в результате экспертизы, обрабатываются и описываются, на них составляется сопроводительная документация не позже чем через 3 месяца после окончания экспертизы. Опись документов представляется на одобрение экспертной комиссии (ЭК), назначенной распорядительным актом руководителя организации Собственника, либо Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) органа управления, которому подчинен Собственник.
Примечания:
1. Составляется отдельный договор на обработку, описание документов и подготовку сопроводительных документов.
2. Срок обработки устанавливается конкретно для каждой организации, исходя из объема документов и возможностей Госархива.
2.4. Передача документов Собственником Госархиву производится по описи, утвержденной ЭМК Госархива, с сопроводительными документами, согласно срокам ведомственного хранения или по истечении срока, указанного в договоре, и оформляется актом приема-передачи.
Примечание. Документы, переданные на временное хранение, учитываются в Госархиве отдельно.
3. Обязанности сторон
3.1. Собственник обязуется:
3.1.1. ежегодно в согласованные сроки предоставлять Госархиву для экспертизы ценности и отбора полный комплекс документов, образовавшихся в деятельности Собственника (за исключением составляющих коммерческую тайну), в дальнейшем передавать на хранение все отобранные документы по описи в подлинниках или копиях в соответствии с пунктом 2.4 настоящего договора;
3.1.2. организовать работу экспертной комиссии для консультирования представителя Госархива при проведении им экспертизы ценности документов;
3.1.3. оплатить работу Госархива по отбору, обработке, описанию документов и составлению сопроводительных документов в соответствии с действующими тарифами, расценками и поправочными коэффициентами к ним, если это оговорено договором;
3.1.4. в случае реорганизации или новой регистрации Собственника при его переименовании преемственно продолжать передачу документов в соответствии с договором;
3.1.5. в случае самоликвидации или ликвидации Собственника обеспечить концентрацию и передачу Госархиву всех оставшихся документов.
3.2. Госархив обязуется:
3.2.1. создать на базе полученных документов самостоятельный фонд, включить информацию о нем в научно-справочный аппарат своих архивных фондов (в случае передачи документов на постоянное хранение) и обеспечивать сохранность принятых документов;
3.2.2. проводить обработку, описание документов и составление сопроводительных документов в соответствии с действующими инструкциями по работе с электронными документами и правилами работы государственных архивов;
3.2.3. возвращать Собственнику машинные носители, на которых записаны документы;
3.2.4. принять меры для организации использования переданных документов в научных, информационных и иных общественно значимых целях в соответствии с требованиями п. 4.1.2;
3.2.5. предоставлять Собственнику по его просьбе копии переданных документов с учетом технических и финансовых возможностей Госархива;
3.2.6. оказывать Собственнику консультативные и методические услуги по вопросам организации учета документов в деятельности Собственника, организации хранения документов оперативного назначения и по личному составу, отбора к уничтожению документов оперативного назначения, утративших практическую надобность;
Примечание. Работы, предусмотренные пп. 3.2.2, 3.2.5, 3.2.6, могут выполняться на платных началах, в т.ч. по отдельным договорам.
3.2.7. обеспечивать соблюдение банковских, коммерческих, налоговых, профессиональных (медицинских и др.) тайн, а также тайны личной жизни граждан, содержащихся в документах и ставших ему известными ввиду служебного знакомства с документами. Обеспечить доступ к фонду и документам Собственника в соответствии с п. 4.1.2.
4. Права сторон
4.1. Собственник имеет право:
4.1.1. участвовать в согласовании вопросов формирования структуры фонда сданных им документов и его научно-справочного аппарата;
4.1.2. требовать согласования с ним вопросов режима и условий хранения, пользования и публикации документов. Установить вид доступа к фонду Собственника и вид доступа к документам фонда всоответствии с требованиями защиты;
4.1.3. приоритетно пользоваться переданными на хранение документами, включая право на их первую публикацию.
4.2. Госархив имеет право в случае передачи документов на временное хранение:
4.2.1. по согласованию с Собственником организовывать использование переданных документов в информационно-справочной работе через читальный зал;
4.2.2. публиковать и экспонировать переданные документы на условиях, согласованных с Собственником.
5. Ответственность сторон
5.1. Невыполнение одной из сторон обязательств или условий настоящего договора может служить основанием для расторжения договора, о чем инициативная сторона должна не менее чем за 2 месяца уведомить другую сторону. При этом документы, принятые Госархивом на постоянное хранение до момента расторжения договора, возврату Собственнику не подлежат.
5.2. За утерю (утрату) документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, включенных в опись, утвержденную ЭМК Госархива, Собственник несет ответственность в соответствии с действующим законодательством Республики Беларусь.
5.3. За утерю (утрату) или нанесение физического ущерба переданным документам, нарушение установленных договором условий использования документов Госархив несет ответственность в соответствии с действующим законодательством Республики Беларусь.
6. Срок действия договора
6.1. Договор действует со дня его подписания и до тех пор, пока одна из сторон не заявит о расторжении договора, письменно предупредив другую сторону за 2 месяца до этого.
7. Адреса и расчетные счета сторон
Собственник: Госархив:
Адрес и расчетный счет Адрес и расчетный счет
Руководитель организации-Собственника Руководитель Госархива
Подпись Подпись
Расшифровка подписи Расшифровка подписи
Дата Дата
ИСПОЛЬЗОВАННАЯ ЛИТЕРАТУРА
Примерная инструкция по работе с машиночитаемыми документами в организациях, на предприятиях и в ведомственных архивах Республики Беларусь. Минск, 1996.
Руководство по организации электронных документов с точки зрения архивной перспективы. Консультационный проект. Июнь 1996 года. Международный совет по архивам. Комитет по электронным документам. Канада, Оттава, 1996.
Инструкция о режиме доступа к документам, содержащим информацию о тайне личной жизни граждан. Минск, 1996.
Закон Республики Беларусь "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь". Минск, 1996.
Положение о Национальном архивном фонде Республики Беларусь. Минск, 1996.
Страницы: | Стр.1 | Стр.2 | Стр.3
| 
