Стр. 2
Страницы: | Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 |
Дата
Форма перечня тем, проектов, машиночитаемые документы которых
подлежат передаче на государственное хранение
Приложение 3
к п. 1.3.1
__________________________________________________________________
(название государственного архива)
__________________________________________________________________
(наименование ведомства)
__________________________________________________________________
(наименование организации)
Фонд N ________
Опись N ________
__________________________________________________________________
(название описи)
__________________________________________________________________
(тип описи)
______________________________________
(крайние даты)
УТВЕРЖДЕНО
Протокол ЭМК ______________
(название
___________________________
государственного архива)
______________ N __________
Фонд N
Опись N
За ____________ год
------+--------+-----------+---------+------+-------+-------+------¬
¦N ¦Название¦Обозначение¦Заголовок¦Ед. ¦Объем ¦Крайние¦Приме-¦
¦доку-¦рубрики ¦документа ¦документа¦изм. ¦инфор- ¦даты ¦чание ¦
¦мента¦ ¦(индекс ¦ ¦(байт,¦мации ¦доку- ¦ ¦
¦ ¦ ¦дела) ¦ ¦лист) ¦ ¦мента ¦ ¦
+-----+--------+-----------+---------+------+-------+-------+------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦
+-----+--------+-----------+---------+------+-------+-------+------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦-----+--------+-----------+---------+------+-------+-------+-------
В данный раздел описи включено ________ документов с N ____ по N ___
Всего в опись включено _______________ документе в с N ____ по N ___
_____________________________________________________
(должность, подпись, расшифровка подписи составителя)
Дата
Заведующий ведомственным архивом __________________________________
(подпись, расшифровка подписи)
Дата
ОДОБРЕНО
Протокол ЭК (ЦЭК) организации N _____
Председатель ЭК (ЦЭК) организации __________________________________
(должность, подпись, расшифровка
подписи)
Машиночитаемые документы переданы на государственное хранение в
____________________________________________________________________
(название государственного архива)
Сдал _______________________________________________________________
(наименование организации)
____________________________________________________________________
(должность, подпись, расшифровка подписи)
Принял _____________________________________________________________
(название государственного архива)
____________________________________________________________________
(должность, подпись, расшифровка подписи)
М.П.
Дата
Форма описи машиночитаемых документов
Приложение 4
к п. 1.3.2
-------------------------------------------------------------------¬
¦XX.XX.XXXX г. ¦
¦ ИНФОРМАЦИОННО-ПОИСКОВАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА МАШИНОЧИТАЕМОГО ДОКУМЕНТА ¦
¦__________________________________________________________________¦
¦ (организация-составитель) ¦
¦ --------+------------+
¦ I. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ ¦Лист 1 ¦ Листов 4 ¦
+--------------------------+------------------+-------+------------+
¦ Наименование ¦Значение реквизита¦ Пояснение ¦
+----------+---------------+ ¦ ¦
¦ группы ¦ реквизита ¦ ¦ ¦
¦реквизитов¦ ¦ ¦ ¦
+----------+---------------+------------------+--------------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
+----------+---------------+------------------+--------------------+
¦1. Описа- ¦Архивный шифр ¦ ¦Номер фонда + номер ¦
¦ние ¦документа ¦ ¦ ¦
+----------+---------------+------------------+--------------------+
¦документа ¦Обозначение ¦ ¦описи + номер ¦
¦ ¦документа ¦ ¦документа в описи ¦
+----------+---------------+------------------+--------------------+
¦ ¦Заголовок ¦ ¦ ¦
¦ ¦документа ¦ ¦ ¦
+----------+---------------+------------------+--------------------+
¦ ¦Наименование ¦ ¦ ¦
¦ ¦проблемы ¦ ¦ ¦
+----------+---------------+------------------+--------------------+
¦ ¦Наименование ¦ ¦ ¦
¦ ¦темы, проекта ¦ ¦ ¦
+----------+---------------+------------------+--------------------+
¦ ¦Код темы ¦ ¦ ¦
+----------+---------------+------------------+--------------------+
¦ ¦Класс документа¦ ¦Принадлежность МЧД: ¦
¦ ¦ ¦ ¦к ЕСКД, ЕСТД, ЕСПД, ¦
¦ ¦ ¦ ¦КС АС и т.д. ¦
+----------+---------------+------------------+--------------------+
¦ ¦Стадия создания¦ ¦ ¦
+----------+---------------+------------------+--------------------+
¦ ¦Вид документа ¦ ¦Вид документа: ¦
¦ ¦ ¦ ¦оригинал, подлинник,¦
¦ ¦ ¦ ¦дубликат, копия ¦
+----------+---------------+------------------+--------------------+
¦ ¦Аннотация ¦ ¦Краткое изложение ¦
¦ ¦ ¦ ¦или ссылка на ¦
¦ ¦ ¦ ¦краткое изложение ¦
¦ ¦ ¦ ¦информации в ¦
¦ ¦ ¦ ¦документе ¦
¦----------+---------------+------------------+---------------------
-------------------------------------------------------------------¬
¦XX.XX.XXXX г. ¦
¦ ИНФОРМАЦИОННО-ПОИСКОВАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА МАШИНОЧИТАЕМОГО ДОКУМЕНТА ¦
¦ --------+------------+
¦ ¦Лист 2 ¦ Листов 4 ¦
+----------+---------------+------------------+-------+------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
+----------+---------------+------------------+--------------------+
¦2. Даты и ¦Дата начала ¦ ¦ ¦
¦время ¦разработки ¦ ¦ ¦
¦ ¦документа ¦ ¦ ¦
+----------+---------------+------------------+--------------------+
¦ ¦Дата конца ¦ ¦ ¦
¦ ¦разработки ¦ ¦ ¦
¦ ¦документа ¦ ¦ ¦
+----------+---------------+------------------+--------------------+
¦ ¦Дата ¦ ¦ ¦
¦ ¦копирования ¦ ¦ ¦
¦ ¦документа ¦ ¦ ¦
+----------+---------------+------------------+--------------------+
¦ ¦Дата окончания ¦ ¦ ¦
¦ ¦срока действия ¦ ¦ ¦
¦ ¦документа ¦ ¦ ¦
+----------+---------------+------------------+--------------------+
¦ ¦Дата снятия ¦ ¦Дата, после которой ¦
¦ ¦ограничений ¦ ¦снимаются ¦
¦ ¦ ¦ ¦ограничения, ¦
¦ ¦ ¦ ¦указанные в ¦
¦ ¦ ¦ ¦реквизите ¦
¦ ¦ ¦ ¦"Классификация ¦
¦ ¦ ¦ ¦защиты" ¦
+----------+---------------+------------------+--------------------+
¦ ¦ТС и ПС для ¦ ¦ ¦
¦ ¦воспроизведения¦ ¦ ¦
¦ ¦МЧД ¦ ¦ ¦
+----------+---------------+------------------+--------------------+
¦3. Созда- ¦Фамилия, имя, ¦ ¦Лицо (лица), ¦
¦тели ¦отчество автора¦ ¦являющееся ¦
¦ ¦документа ¦ ¦создателем МЧД ¦
+----------+---------------+------------------+--------------------+
¦ ¦Должность ¦ ¦ ¦
¦ ¦автора ¦ ¦ ¦
¦ ¦документа ¦ ¦ ¦
+----------+---------------+------------------+--------------------+
¦ ¦Название ¦ ¦Организация, ¦
¦ ¦оргазации- ¦ ¦создающая МЧД от ¦
¦ ¦разработчика ¦ ¦своего имени, т.е. ¦
¦ ¦ ¦ ¦являющаяся автором ¦
¦ ¦ ¦ ¦документа: ¦
+----------+---------------+------------------+--------------------+
¦ ¦Краткое ¦ ¦ ¦
¦ ¦название ¦ ¦ ¦
¦ ¦организации- ¦ ¦ ¦
¦ ¦разработчика ¦ ¦ ¦
¦----------+---------------+------------------+---------------------
-------------------------------------------------------------------¬
¦XX.XX.XXXX г. ¦
¦ ИНФОРМАЦИОННО-ПОИСКОВАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА МАШИНОЧИТАЕМОГО ДОКУМЕНТА ¦
¦ --------+------------+
¦ ¦Лист 3 ¦ Листов 4 ¦
+----------+---------------+------------------+-------+------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
+----------+---------------+------------------+--------------------+
¦ ¦Адрес ¦ ¦ ¦
¦ ¦организации- ¦ ¦ ¦
¦ ¦разработчика ¦ ¦ ¦
+----------+---------------+------------------+--------------------+
¦ ¦Организация- ¦ ¦Текущий держатель ¦
¦ ¦распространи- ¦ ¦подлинника МЧД ¦
¦ ¦тель документа ¦ ¦ ¦
+----------+---------------+------------------+--------------------+
¦ ¦Адрес ¦ ¦ ¦
¦ ¦организации- ¦ ¦ ¦
¦ ¦распространи- ¦ ¦ ¦
¦ ¦теля документа ¦ ¦ ¦
+----------+---------------+------------------+--------------------+
¦4. Инфор- ¦Название ¦ ¦ ¦
¦ мация ¦организации, ¦ ¦ ¦
¦ пользо-¦обладающей ¦ ¦ ¦
¦ вателя ¦авторскими ¦ ¦ ¦
¦ ¦правами ¦ ¦ ¦
+----------+---------------+------------------+--------------------+
¦ ¦Адрес ¦ ¦ ¦
¦ ¦организации, ¦ ¦ ¦
¦ ¦обладающей ¦ ¦ ¦
¦ ¦авторскими ¦ ¦ ¦
¦ ¦правами ¦ ¦ ¦
+----------+---------------+------------------+--------------------+
¦ ¦Даты авторского¦ ¦ ¦
¦ ¦права ¦ ¦ ¦
+----------+---------------+------------------+--------------------+
¦5. Внешние¦Ссылки на ¦ ¦Перечень документов,¦
¦ ссылки ¦другие ¦ ¦на которые в МЧД: ¦
¦ ¦документы ¦ ¦имеются ссылки: ¦
+----------+---------------+------------------+--------------------+
¦6. Защита ¦Название ¦ ¦ ¦
¦ ¦организации, ¦ ¦ ¦
¦ ¦разрешающей ¦ ¦ ¦
¦ ¦доступ к ¦ ¦ ¦
¦ ¦документу ¦ ¦ ¦
+----------+---------------+------------------+--------------------+
¦ ¦Краткое ¦ ¦ ¦
¦ ¦название ¦ ¦ ¦
¦ ¦организации, ¦ ¦ ¦
¦ ¦разрешающей ¦ ¦ ¦
¦ ¦доступ к ¦ ¦ ¦
¦ ¦документу ¦ ¦ ¦
+----------+---------------+------------------+--------------------+
¦ ¦Адрес ¦ ¦ ¦
¦ ¦организации, ¦ ¦ ¦
¦ ¦разрешающей ¦ ¦ ¦
¦ ¦доступ к ¦ ¦ ¦
¦ ¦документу ¦ ¦ ¦
¦----------+---------------+------------------+---------------------
-------------------------------------------------------------------¬
¦XX.XX.XXXX г. ¦
¦ ИНФОРМАЦИОННО-ПОИСКОВАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА МАШИНОЧИТАЕМОГО ДОКУМЕНТА ¦
¦ --------+------------+
¦ ¦Лист 4 ¦ Листов 4 ¦
+----------+---------------+------------------+-------+------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
+----------+---------------+------------------+--------------------+
¦ ¦ Классификация ¦ ¦Классификация ¦
¦ ¦ защиты ¦ ¦защиты, назначаемая ¦
¦ ¦ ¦ ¦владельцем МЧД, ¦
¦ ¦ ¦ ¦относительно видов ¦
¦ ¦ ¦ ¦работ, допустимых с ¦
¦ ¦ ¦ ¦МЧД: ¦
+----------+---------------+------------------+--------------------+
¦ ¦Право ¦ ¦ ¦
¦ ¦доступа к ¦ ¦ ¦
¦ ¦документу ¦ ¦ ¦
+----------+---------------+------------------+--------------------+
¦ ¦Признак ¦ ¦ ¦
¦ ¦кодирования ¦ ¦ ¦
+----------+---------------+------------------+--------------------+
¦ ¦Программа ¦ ¦ ¦
¦ ¦подсчета ¦ ¦ ¦
¦ ¦контрольной ¦ ¦ ¦
¦ ¦характеристики ¦ ¦ ¦
¦ ¦(КХ) ¦ ¦ ¦
+----------+---------------+------------------+--------------------+
¦ II. ХАРАКТЕРИСТИКИ ФАЙЛОВ: ¦
+----------+---------+-------------+-------+-----------+-----------+
¦Наименова-¦Имя файла¦Классификация¦Объем ¦Контрольная¦ПС и ТС ¦
¦ние файла ¦пользова-¦защиты файла ¦файла ¦характерис-¦для воспро-¦
¦ ¦теля ¦ ¦(Кбайт)¦тика ¦изведения ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦файла, тип ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦отображения¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦файла ¦
¦----------+---------+-------------+-------+-----------+------------
Подпись ____________________________________________________________
(должность, подпись, расшифровка подписи представителя
____________________________________________________________________
ведомственного архива)
Подпись ____________________________________________________________
(должность, подпись, расшифровка подписи составителя)
Форма информационно-поисковой характеристики
машиночитаемого документа
Приложение 5
к п. 1.3.2
Удостоверяющий лист
------------------------+----------+---------+-----------+---------¬
¦ Обозначение ¦Разработал¦Изготовил¦Согласовано¦Утвердил ¦
+-----------------------+----------+---------+-----------+---------+
¦ (Обозначение одного ¦ (Фамилия)¦(Фамилия)¦ (Фамилия) ¦(Фамилия)¦
¦ документа) ¦ (Подпись)¦(Подпись)¦ (Подпись) ¦(Подпись)¦
¦ ¦ (Дата) ¦ (Дата) ¦ (Дата) ¦ (Дата) ¦
+-----------------------+----------+---------+-----------+---------+
¦ (Обозначение одного ¦ (Фамилия)¦(Фамилия)¦ (Фамилия) ¦(Фамилия)¦
¦ документа) ¦ (Подпись)¦(Подпись)¦ (Подпись) ¦(Подпись)¦
¦ ¦ (Дата) ¦ (Дата) ¦ (Дата) ¦ (Дата) ¦
¦ +----------+---------+-----------+---------+
¦ ¦ - ¦ - ¦ - ¦ - ¦
¦ ¦ - ¦ - ¦ - ¦ - ¦
¦ ¦ - ¦ - ¦ - ¦ - ¦
+-----------------------+----------+---------+-----------+---------+
¦ ¦
+-----------------------+----------+---------+-----------+---------+
¦(Обозначение нескольких¦ (Фамилия)¦(Фамилия)¦(Фамилия) ¦(Фамилия)¦
¦ документов) ¦ (Подпись)¦(Подпись)¦(Подпись) ¦(Подпись)¦
¦ ¦ (Дата) ¦ (Дата) ¦ (Дата) ¦ (Дата) ¦
+-----------------------+----------+---------+-----------+---------+
¦ Основная надпись: ¦
¦-------------------------------------------------------------------
Форма удостоверяющего листа
Приложение 6
к п. 1.3.2
-------------------------------------------------------------------¬
¦XX.XX.XXXX г. ¦
¦ ВЕДОМОСТЬ ¦
¦ МАШИННОГО НОСИТЕЛЯ С ЗАПИСЬЮ N __________ ¦
¦ ¦
¦КЕМ ПРЕДСТАВЛЯЕТСЯ _______________________________________________¦
¦ (наименование и адрес организации) ¦
¦ ¦
¦ 1. Владелец _____________________________________________________¦
¦ 2. Номер фонда ___________________ 3. Номер описи ______________¦
¦ 4. Заводской номер (инв. номер) __ 5. Идентификатор МНЗ ________¦
¦ 6. Вид носителя __________________ 7. Тип носителя _____________¦
¦ 8. Устройство управления _________ 9. Наименование системы _____¦
¦10. Номер тома (кол-во томов) _____ 11. Архиватор (идентификатор, ¦
¦12. Дата формирования МНЗ _________ версия) __________________¦
¦ -------+---------+
¦ ¦ Лист ¦ Листов ¦
+-----+--------------------------+----------------+------+---------+
¦N п/п¦ Заголовок и обозначение ¦ Имя архивного ¦ Имя файла ¦
¦ ¦ машиночитаемого документа¦ файла ¦ пользователя ¦
+-----+--------------------------+----------------+----------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
+-----+--------------------------+----------------+----------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦-----+--------------------------+----------------+-----------------
Подпись _____________________________________________________
(должность, подпись, расшифровка подписи
_____________________________________________________
представителя ведомственного архива)
Подпись _____________________________________________________
(должность, подпись, расшифровка подписи составителя)
Форма ведомости машинного носителя с записью
Приложение 7
к п. 2.3
Наименование организации
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя организации
Подпись Расшифровка
Дата
АКТ
_________ N _______
___________________
(место составления)
приема-передачи документов
на государственное хранение
Основание: Закон Республики Беларусь "О Национальном архивном
фонде и архивах в Республике Беларусь", договор с организацией.
В связи с __________________________________________________________
(истечением срока хранения документов
____________________________________________________________________
(название фонда) в организации, ликвидацией организации и т.д.)
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
(наименование организации)
передает, а ________________________________________________________
(наименование государственного архива)
принимает на государственное хранение документы за _________________
(годы)
и справочный аппарат к ним:
----+-----------------+------------------+--------------+----------¬
¦N ¦ Название, номер ¦Кол-во экземпляров¦Кол-во единиц ¦Примечание¦
¦п/п¦ описи ¦ описи ¦ учета ¦ ¦
+---+-----------------+------------------+--------------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+---+-----------------+------------------+--------------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦---+-----------------+------------------+--------------+-----------
Итого принято ____________________________________________ ед. учета
(цифрами и прописью)
Отсутствующие ______________________________________________________
(номера описей и единиц учета)
Всего отсутствующих ______________________________________ ед. учета
(цифрами и прописью)
Искаженные _________________________________________________________
(номера описей и единиц учета)
Всего искаженных _________________________________________ ед. учета
(цифрами и прописью)
В государственном архиве фонд N ______
Страницы: | Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 |
| 
