Стр. 1
Страницы: Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 |
Зарегистрировано в НРПА РБ 24 августа 2001 г. N 8/6917
В целях проведения в 1997 году опытной эксплуатации автоматизированной информационной системы архива машиночитаемых (электронных) документов приказываю:
1. Утвердить в качестве временных нормативных актов на период проведения опытной эксплуатации АИС архива нижеследующие документы:
1.1. Примерную инструкцию по работе с МЧД в государственном архиве;
1.2. Правила учета и передачи электронных документов на государственное хранение;
1.3. Перечень электронных документов с постоянным сроком хранения и организаций, создающих такие документы.
2. Одобрить план-проспект стандарта "Электронные документы. Порядок выполнения и обращения".
3. Рассмотреть в течение первого полугодия 1997 года на Центральной экспертно-методической комиссии документы, указанные в пунктах 1.1 и 1.2, с целью их рекомендации для утверждения в качестве постоянных нормативных актов.
4. Отделам геральдики и генеалогии (В.Л.Носевич) и делопроизводства и формирования национального архивного фонда (Э.Н.Давыдова) продолжить работу по созданию постоянного перечня электронных документов и списка организаций - источников комплектования архива электронных документов.
Председатель А.П.МИХАЛЬЧЕНКО
УТВЕРЖДЕНО
Приказ председателя
Государственного комитета
по архивам и делопроизводству
Республики Беларусь
03.04.1997 N 8
ПРАВИЛА
УЧЕТА И ПЕРЕДАЧИ ЭЛЕКТРОННЫХ (МАШИНОЧИТАЕМЫХ)
ДОКУМЕНТОВ НА ГОСУДАРСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ
ВВЕДЕНИЕ
В эпоху широкого применения информационных технологий во всех областях деятельности общества, на предприятиях <*>, в ведомствах, учреждениях и организациях во все больших масштабах накапливаются массивы электронных (машиночитаемых) документов (ЭД), которые содержат научно-техническую, производственную и управленческую информацию постоянного хранения. Без надлежащего учета и хранения данная информация может быть уничтожена.
--------------------------------
<*> Далее - "организация".
Исходя из этих обстоятельств, возникла необходимость создания специализированного государственного архивного учреждения <*> для хранения ЭД. Задачами создаваемого архива являются комплектование, учет, сохранность ЭД и предоставление пользователям машиночитаемой информации.
--------------------------------
<*> Далее - "госархив".
ЭД являются частью Национального архивного фонда Республики Беларусь. ЭД, отобранные экспертной комиссией (ЭК) организации, передаются в госархив. До передачи на государственное хранение ЭД находятся на хранении в ведомственном архиве организации, который осуществляет учет, обеспечивает сохранность и использование ЭД, осуществляет методическое руководство работой с документами и передачу на государственное хранение. В случае отсутствия в организации ведомственного архива функции учета и сохранности ЭД возлагаются на руководителей структурных подразделений, создающих и использующих ЭД. Руководитель структурного подразделения назначает ответственного за учет ЭД. Учет ЭД в организации ведется на основе инструкции, разработанной с использованием настоящих "Правил учета и передачи электронных (машиночитаемых) документов на государственное хранение" <*> и "Примерной инструкции по работе с машиночитаемыми документами в организациях, на предприятиях и в ведомственных архивах Республики Беларусь" <**> [1].
--------------------------------
<*> Далее - "Правила".
<**> Далее - "Инструкция".
Для обеспечения оформления, учета, хранения, использования и передачи ЭД на государственное хранение необходимо создание специальных технологий. Новые требования предъявляются и к экспертизе ценности документов. Специфическая форма ЭД предъявляет особые требования к защите информации и обеспечению прав собственности на информационные ресурсы.
При разработке настоящих "Правил" использованы проектные решения НИИ "Агат" по созданию автоматизированной информационной системы архива электронных документов.
1. УЧЕТ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ ПЕРЕДАЧЕ
НА ГОСУДАРСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ
1.1. Особенности учета электронных документов
Специфические характеристики ЭД отличают его от традиционного документа на бумажном носителе и требуют внедрения новых методов и средств их эффективной организации и долгосрочной сохранности. Эти характеристики важны не только для того, чтобы распознать ЭД, но и для того, чтобы правильно их обработать. Существует ряд характеристик, отличающих ЭД от документов в традиционной форме [2].
Запись и использование символов. Содержание традиционного документа записывается на носителе (бумага и т.д.) посредством символов (алфавит, цифры и т.д.), которые являются непосредственно доступными (могут быть прочитаны) человеку. Содержание ЭД записывается на машинном носителе, т.е. к нему нельзя получить прямой доступ (прочитать). Кроме того, содержание ЭД представлено такими символами (двоичными единицами), которые должны быть расшифрованы (декодированы). Как правило, когда ЭД создается или запоминается, он преобразуется из вида, пригодного для чтения человеком, в формат, пригодный для чтения компьютером.
Преобразование в человекочитаемый формат. Для работы с ЭД необходимо их обратное преобразование в человекочитаемый формат. Важно, чтобы оно проводилось по тем же правилам, которые использовались в первом случае. Для этого необходимо иметь доступ к программным и техническим средствам, которые позволили бы не только выполнять правильные преобразования, но и обеспечили контроль достоверности информации.
Связь между содержанием и носителем. Содержание традиционного документа записывается на соответствующий носитель (например, лист бумаги) и не может быть отделено от этого носителя. Содержание ЭД записывается на машинный носитель, но оно может быть перемещено на другой машинный носитель в тех случаях, когда происходит поиск документа или это вызвано необходимостью технологического обновления. В отличие от традиционных документов, ЭД не являются постоянно связанными с конкретным машинным носителем. По этой причине возрастает вероятность искажения информации и возникают проблемы при обеспечении подлинности и достоверности информации ЭД.
Характеристики физической и логической структуры. Структура традиционного документа очевидна пользователю, при этом она является одним из основных критериев установления его подлинности. Физическая структура ЭД не является столь очевидной: обычно она не известна пользователю и зависит от примененных программных и технических средств, от имеющегося пространства на устройстве хранения (например, на жестком или гибком диске). Всякий раз, когда документ переносится на другое устройство, его физическая структура может меняться. Поэтому пользователю необходима такая информационная технология, которая может прочитать содержание ЭД. Поэтому физическая структура ЭД не имеет никакой ценности для пользователя.
Поскольку физическая структура ЭД является переменной и неочевидной, она не может играть ту же роль, как в традиционных документах. Поэтому наиболее важной для ЭД является логическая структура, которая дает возможность распознать (разграничить) каждый отдельный документ и представить его внутренние структурные элементы (например, ячейки в схеме или таблице, поля, параграфы и т.д.). Логическая структура ЭД должна сохраняться для того, чтобы ЭД мог считаться полным и подлинным и восстанавливаться при преобразовании ЭД в человекочитаемый формат.
Распознавание документов. ЭД представляет собой логическую структуру, которая является результатом и свидетельством определенной деятельности. В некоторых случаях ЭД имеют копии на бумажных носителях (например, письма, контракты и т.д.). Но в большинстве случаев в виде ЭД хранятся базы данных, таблицы, системы "мультимедиа" и т.д. Здесь возникают серьезные сложности с распознанием документов (а иногда и их источников).
Сохранение ЭД во времени. Сохранение традиционных документов представляет собой хранение физических единиц (листов бумаги, папок и т.д.) и создание для их хранения условий, позволяющих избежать повреждения, устранять дефекты. Сохранение ЭД - процесс несколько другой. Физические единицы (машинные носители) должны храниться в наилучших условиях, и тем не менее срок хранения электронной информации ограничен: от 5 до 30 лет в зависимости от типа машинного носителя. Более того, ЭД могут устареть за еще более короткий срок и стать недоступными в связи с появлением новых информационных и компьютерных технологий. Поэтому для того, чтобы сохранять ЭД, их необходимо периодически копировать на новые устройства хранения и в особых случаях конвертировать в форматы, подходящие к новым компьютерным системам.
В настоящее время создана технология учета ЭД, которая включает следующие особенности работы с ЭД:
единицей хранения является машинный носитель (том);
за единицу учета в пределах архивного фонда принимается ЭД на машинном носителе (носителях);
на одной единице хранения может быть записано несколько единиц учета;
одна единица учета может быть записана на нескольких единицах хранения;
ЭД может состоять из одного или нескольких файлов, логически и информационно связанных между собой;
передача ЭД в госархив осуществляется на машинных носителях с сопроводительной документацией;
госархив обеспечивает хранение подлинников, дубликатов и копий ЭД;
в госархиве на одной единице хранения записываются ЭД только одного фонда;
хранение машинных носителей и ЭД осуществляется в специализированных хранилищах;
архивный шифр ЭД состоит из номера фонда, номера описи, порядкового номера ЭД по описи;
учет документов внутри архивного фонда осуществляется согласно порядковому номеру ЭД по описи.
В технологическом процессе учета и передачи ЭД на государственное хранение участвует персонал с различным уровнем подготовки в области информатики и архивисты: со стороны организации - специалисты-разработчики информационных технологий, со стороны госархива - архивисты со знаниями основ информатики на уровне пользователя. Поэтому для удобства учета используются три уровня идентификации ЭД:
первый уровень идентификации для разработчика - по обозначению ЭД (коду темы, номеру заказа), которое присваивается организацией;
второй уровень идентификации для архивиста - по номеру ЭД в описи;
третий уровень идентификации для работника госархива, отвечающего за хранение ЭД, - по архивному обозначению машинного носителя с записью (МНЗ) для поиска ЭД в хранилище архива.
Для первого уровня идентификации разрабатываются сопроводительные документы, которые описывают физические и логические характеристики ЭД и придают ему юридическую силу:
удостоверяющий лист (УД);
ведомость машинных носителей с записью (ведомость МНЗ) для составления списка машинных носителей и файлов, входящих в состав ЭД;
информационно-поисковая характеристика (ИПХ) ЭД для описания логической структуры документа;
сопроводительное письмо для придания юридического статуса ЭД.
Для второго уровня идентификации осуществляется переход от учета по обозначению документа, принятому в организации, к порядковому номеру по описи.
Третий уровень идентификации предназначен для хранения ЭД в хранилище госархива с указанием имен томов, файлов и адресов их размещения в хранилище.
1.2. Экспертиза ценности электронных документов
1.2.1. Порядок проведения экспертизы ценности ЭД
в организации
В процессе экспертизы производится оценка ценности ЭД и определяются сроки их хранения, т.е. экспертиза выделяет те документы, которые должны сохраняться после того, как они перестали удовлетворять деловым потребностям создателей или выходят из оперативного обращения.
Экспертиза ценности научно-технической и производственной документации должна проходить на протяжении "жизненного цикла" ЭД, включая процессы проектирования (техническое задание, эскизный или технический проект на информационную технологию), создания рабочей документации, использования (ввод в действие информационной технологии) и эксплуатации информационной технологии, создающей ЭД.
Экспертиза ценности ЭД на этапе проектирования включает:
определение функций и видов деятельности, в результате которых будут создаваться ЭД;
определение того, какие информационные системы будут обеспечивать эти функции и виды деятельности;
выявление тех ЭД, которые будут циркулировать в системах;
проектирование таких систем с учетом наилучших возможностей для сохранности, хранения и доступности ЭД.
Определяется предварительный состав ЭД постоянного или временного хранения, подлежащих передаче на государственное хранение. В результате должен быть составлен предварительный "Перечень тем, проектов, МЧД которых подлежат передаче на государственное хранение" (форма "Перечня тем, проектов, МЧД которых подлежат передаче на государственное хранение" приведена в приложении 2). Правила составления "Перечня" приведены в "Инструкции".
Экспертиза ценности ЭД на этапе создания рабочей документации дает возможность внести предложения по модернизации системы с целью создания лучших возможностей для распознавания, хранения и доступа к ЭД. На этом этапе уточняется предварительный "Перечень".
Целью экспертизы ценности ЭД на этапе использования является обеспечение того, чтобы сохранялись и передавались на хранение подлинные, достоверные, пригодные для хранения ЭД. Уточняется состав ЭД, и на них проставляется признак "ЭК". Результатом этого этапа является создание окончательного "Перечня тем, проектов, МЧД которых подлежат передаче на государственное хранение".
В процессе эксплуатации информационной технологии согласно "Перечню тем, проектов, МЧД которых подлежат передаче на государственное хранение" отбираются ЭД, предназначенные для постоянного или временного хранения в госархиве. Отобранные документы описывают согласно "Инструкции", и к ним составляются сопроводительные документы.
Экспертиза ценности управленческих (организационно-распорядительных) документов осуществляется с целью создания страховых копий документов постоянного или временного хранения на машинных носителях. Экспертиза ценности управленческих документов осуществляется согласно действующим нормативно-методическим документам по делопроизводству. По результатам экспертизы создаются описи ЭД постоянного или временного хранения, и к ним составляются сопроводительные документы.
1.2.2. Критерии экспертизы ценности
Экспертиза ценности ЭД основывается на системе критериев, определяющих народнохозяйственное, научное, политическое, социально-культурное и историческое значение документов и учитывающих особенности ЭД, отличающие их от документов в традиционной форме.
При проведении экспертизы ценности учитывается в комплексе система общих и специфических критериев.
К системе общих критериев относятся:
степень завершения проекта (жизненный цикл ЭД);
коммерческая ценность;
возможность использования ЭД при изменении (модернизации) технических и программных средств;
патентно-лицензионная ценность;
значимость для дальнейшего развития науки, техники и производства, народного хозяйства в целом;
степень новизны предложенных решений;
социальная значимость.
При этом данные критерии следует применять как к проекту в целом, так и к его основным подсистемам, задачам, функциям и видам обеспечения.
К системе специфических критериев относятся критерии, специфичные для научно-технической и производственной документации.
Например, при выборе системы автоматизированного проектирования (САПР) обращается внимание на разновидность и функции САПР (САПР-конструкторская, САПР-технологическая, САПР-проектная).
В каждом отдельном случае специальные критерии выбора САПР будут вытекать из сущности объекта проектирования. Для САПР-конструирования - критерии степени модификации изделия, унификации, конструктивного подобия, технологичности и т.д. Для САПР-технологической - критерии степени автоматизации технологических процессов.
При выборе АС (АСУ, ИАСУ, АСУТП, АСОИ, АСОД) существенными являются: степень новизны предложенных решений, коммерческая ценность, техническая и программная совместимость, возможность использования при замене (модернизации) технических и программных средств.
При выборе баз данных и систем управления базами данных определяющим является: степень новизны, коммерческая ценность, программная совместимость, информационная полнота, актуальность, социальная значимость.
Экспертиза ценности ЭД по выбранным АС базируется на комплексе критериев оценки состава, содержания документов и степени их сохранности.
С позиций имеющихся критериев в качестве объектов госхранения может рассматриваться широкий круг проектов. В перечень проектов, которые будут представлять интерес для архивных учреждений, подлежат включению все проекты, отвечающие вышеперечисленным критериям. В том числе проекты, которые по реализованным в них решениям превосходят мировой уровень или соответствуют ему, либо созданы впервые в Республике Беларусь; проекты, характеризующиеся высокой степенью применения типовых решений, реализованных на новейших средствах вычислительной техники.
На основании критерия коммерческой ценности в "Перечень тем, проектов, МЧД которых подлежат передаче на государственное хранение" включаются проекты, которые получили распространение в масштабах Республики Беларусь, региона или конкретной отрасли народного хозяйства.
Для управленческой документации, с целью создания страховых копий документов постоянного или временного хранения на машинных носителях, в качестве критериев применяют критерии, определенные действующими нормативно-методическими документами по делопроизводству.
1.2.3. Организация работы экспертной комиссии организации
Для проведения методической и практической работы по экспертизе ценности ЭД, образующихся в процессе деятельности организации, отбору и подготовке их к передаче на государственное хранение создается постоянно действующая экспертная комиссия организации.
ЭК является совещательным органом при руководителе организации.
В своей работе ЭК руководствуется Законом Республики Беларусь "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь", "Положением о Национальном архивном фонде Республики Беларусь", распорядительными, нормативно-методическими документами и приказами председателя Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь, типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения, положением об ЭК организации.
Персональный состав ЭК определяется приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных сотрудников ведущих структурных подразделений, представителя делопроизводственной службы, представителя учреждения системы Госкомархива. В качестве экспертов к работе комиссии могут привлекаться представители любых сторонних организаций.
ЭК работает в тесном контакте с госархивом, т.к. только он располагает научно-методическими материалами и данными по организации и технологии отбора, учета и хранения ЭД.
Каждая организация разрабатывает положение о своей ЭК, на основании которого ЭК и работает. В положении об ЭК излагаются ее права, основные функции и обязанности, регламент работы, состав комиссии.
ЭК организации работает в тесном контакте с экспертно-методической комиссией (ЭМК) госархива и Центральной экспертно-методической комиссией (ЦЭМК) Госкомархива.
Основными задачами ЭК являются:
организация и проведение экспертизы ценности ЭД на стадии подготовки их к архивному хранению;
организация и проведение отбора и подготовки ЭД к передаче на государственное хранение.
ЭК для проведения методической и практической работы по оценке ЭД, созданных для научно-технических и производственных целей, осуществляет свою деятельность на протяжении "жизненного цикла" ЭД согласно п. 1.2.1.
ЭК для проведения работы по оценке управленческой документации, с целью создания страховых копий документов на машинных носителях руководствуется нормативно-методическими документами по делопроизводству.
1.3. Порядок оформления и учета электронных документов
На ЭД, отобранные экспертной комиссией для постоянного или временного хранения, составляются описи ЭД и сопроводительные документы согласно "Инструкции".
Оформление ЭД в организации, методическое руководство работой с этими документами возлагается на ведомственный архив или структурные подразделения, в которых они хранятся.
1.3.1. Составление описей электронных документов
На основании "Перечня тем, проектов, МЧД которых подлежат передаче на государственное хранение" или номенклатуры дел, отобранных для создания страховых копий на машинных носителях, специалистами организации и представителями госархива составляются описи ЭД постоянного хранения или временного хранения и комплект сопроводительных документов.
Опись ЭД одновременно является основным учетным документом и основным документом научно-справочного аппарата (НСА). Описи подписываются составителем описи, заведующим ведомственного архива, специалистом, ответственным за составление "Перечня", и председателем ЭК организации. Опись утверждается ЭМК государственного архива. 1-й экземпляр описи передается в госархив в качестве контрольного экземпляра, 3 - остаются в организации. Описи ЭД до передачи на государственное хранение находятся в ведомственном архиве или в организации в течение срока, определенного Законом Республики Беларусь "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь".
Правила составления описей ЭД, их комплектность приведены в "Инструкции". Форма описи приведена в приложении 3.
1.3.2. Составление сопроводительных документов
В организации наряду с описями для ЭД составляется комплект сопроводительной документации, который состоит из:
ИПХ в виде текстового файла или на бумаге, форма приведена в приложении 4;
УД, форма приведена в приложении 5;
ведомость МНЗ на бумажном носителе, форма приведена в приложении 6.
Каждый машинный носитель с записанными документами должен иметь этикетку по ГОСТ 27781.
Правила оформления документов подробно описаны в "Инструкции". При передаче на государственное хранение оформляется акт приема-передачи. Форма акта приведена в приложении 7.
2. ПЕРЕДАЧА ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ
НА ГОСУДАРСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ
2.1. Порядок передачи электронных документов
на государственное хранение
По истечении сроков ведомственного хранения, определенных в Законе Республики Беларусь "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь", ЭД передаются на государственное хранение.
Передача ЭД на государственное хранение осуществляется специалистами госархива совместно с представителями ведомственного архива или подразделения организации на основании графика, разработанного госархивом.
ЭД передаются на государственное хранение вместе с описью документов и сопроводительными документами. Прием документов на государственное хранение оформляется актом приема-передачи, составленным в 2 экземплярах. ЭД могут передаваться в госархив на машинных носителях. В госархиве производится перезапись ЭД на машинные носители архива. Носители организации возвращаются.
ЭД могут передаваться в госархив и по коммутируемым каналам связи с помощью электронной почты (ЭП).
2.2. Передача электронных документов на машинных носителях
ЭД на машинных носителях передаются на государственное хранение в комплекте с описью и сопроводительными документами:
ЭД на машинных носителях;
УД на бумажном носителе;
опись на бумажном носителе;
ведомость МНЗ на бумажном носителе;
ИПХ на бумаге или в виде текстового файла.
Кроме ЭД могут передаваться документы на бумажных носителях, если они логически связаны между собой одной темой или проектом. Документы на бумажных носителях в госархиве записываются на машинные носители. Документы на бумажных носителях возвращаются в организацию для решения вопроса об их дальнейшем хранении.
Передача ЭД, описи ЭД с сопроводительными документами осуществляется с сопроводительным письмом. В сопроводительном письме могут перечисляться:
номера и наименования описей;
ИПХ и количество листов в них;
заводские (инвентарные) номера МНЗ;
номера ведомостей МНЗ и количество листов в них;
ссылки на УД и количество листов в нем.
Если в опись включены документы на бумажных носителях, то перечисляются названия документов и количество листов в них.
После передачи ЭД в госархив по указанной описи оформляется акт приема-передачи, составляемый в 2 экземплярах.
2.3. Передача электронных документов по каналам связи
Сообщения, которыми обменивается организация (абонент) с госархивом с помощью ЭП, имеют стандартный формат, согласно которому сообщение состоит из заголовка, текста сообщения (последовательности ASCII-символов) и дополнительной информации.
В заголовок сообщения включаются поля, формируемые оператором:
почтовый электронный адрес "от кого";
почтовый электронный адрес "кому";
тема сообщения.
Для обмена информацией с госархивом вводятся сообщения следующих типов:
информационные;
посылка с ЭД.
Информационные - предназначены для обмена согласующей информацией между организацией и госархивом с целью организации пересылки ЭД.
Сообщения - "посылка с документами" - предназначены для передачи ЭД в госархив.
Для идентификации сообщений в поле заголовка "тема сообщения" 3 первых символа отводятся для кодирования типа сообщений. Код типа сообщения может принимать следующие значения:
inf - информационное сообщение;
fmd - посылка с ЭД.
Качество существующих каналов связи вводит ограничение на размер сообщений ЭП. Для устойчивого обмена информацией по ЭП целесообразно, чтобы размер сообщения не превышал определенного (максимального) объема, поэтому пересылка ЭД по ЭП может выполняться за несколько сеансов передачи.
Файлы ИПХ для ЭД, передаваемые по ЭП, должны иметь следующие имена:
Innnnnnn.ISC,
где I - символ "I";
nnnnnnn - номер ЭД в описи.
Для передачи ЭД по линиям связи организация направляет традиционным способом сопроводительное письмо, опись передаваемых ЭД (в 3 экземплярах) и УД. В сопроводительном письме указывается, что передача ЭД осуществляется по ЭП, и сообщается почтовый адрес организации.
Госархив посылает организации с помощью средств ЭП информационное сообщение, которое содержит:
дату и время сеанса приема;
максимальный объем посылки;
имя файла архиватора.
Вместе с сообщением передается файл, содержащий архиватор архива.
Все пересылаемые файлы ЭД и ИПХ архивируются с разбивкой на блоки, не превышающие максимального объема посылки, в результате чего создаются архивные файлы с расширениями arj, а01, а02... Архиватор имеет ограничение на количество создаваемых архивных файлов - максимум 100. Общий объем одновременно архивируемой информации (файлов ЭД и ИПХ) не должен превышать 100 x V х K, где V - максимальный объем посылки, K - коэффициент сжатия.
Если объем всех файлов ЭД и ИПХ превышает это число, то архивируемые файлы произвольным образом разбиваются на части и каждая часть архивируется отдельно. Каждому архивному файлу присваивается имя:
ОООРР, где ООО - номер описи;
PP - номер части.
Каждый заархивированный файл пересылается за один сеанс передачи. Фондообразователь формирует сообщения типа "посылка с ЭД".
В поле темы задается:
fmdFfOoNnPpКkSs или
fmdFfOoNnPpКkSs*,
где fmd - признак посылки с ЭД;
F - символ F;
f - номер фонда (1-99999);
O - символ O;
o - номер описи (1-999);
N - символ N;
n - номер первого документа в описи (1-9999999);
P - символ P;
p - номер части (1-99);
K - символ K;
k - количество сеансов для одной части (1-999);
S - символ S;
s - номер сеанса (1-999);
* - последний сеанс последней части.
После передачи ЭД в госархив по указанной описи оформляется акт приема-передачи, составляемый в 2 экземплярах, согласно приложению 7.
2.4. Особенности учета электронных документов
негосударственных организаций и физических лиц
Порядок государственного хранения ЭД, образующихся в результате деятельности негосударственных организаций и частных лиц, регламентируется: Законом Республики Беларусь "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь", "Положением о Национальном архивном фонде Республики Беларусь", законодательством о собственности и смежных с ним законах.
ЭД могут передаваться в госархив:
на постоянное хранение с одновременной передачей права собственности государству;
на временное хранение до года (на обусловленный срок) с последующим переходом права собственности к государству.
ЭД передаются на постоянное хранение госархиву, как правило, безвозмездно (в дар), в исключительных случаях ценные документы могут быть куплены. При передаче права собственности государству указывается законное основание передачи этих прав: 1) безвозмездная передача-дарение; 2) купля-продажа.
На временное хранение ЭД могут передаваться за плату, вносимую организацией или физическим лицом.
Все действия по отбору, передаче, использованию ЭД производятся с соблюдением прав собственности на передаваемые документы и авторского права, которое учитывается при публикации, экспонировании, копировании, выдаче документов.
Отбор ЭД для экспертизы их ценности проводится, как правило, ежегодно, сроки отбора согласуются с организацией (физическим лицом). ЭД, отобранные в результате экспертизы, обрабатываются и описываются в соответствии с "Инструкцией". Опись ЭД представляется на одобрение ЭК организации, после чего утверждается ЭМК госархива. ЭД ставятся на государственный учет.
Передача ЭД организацией (частным лицом) государственному архиву производится по описи и оформляется актом передачи.
ЭД, переданные на временное хранение, учитываются в госархиве отдельно.
ЭД, необходимые для практического использования в организации, могут передаваться в виде копий, изготовленных организацией.
В случае реорганизации или новой регистрации организации, при ее переименовании можно продолжать передачу ЭД в госархив, если это оговорено договором.
Отношения между госархивом и организацией (физическим лицом) в процессе отбора и передачи на государственное хранение ЭД документов, отнесенных к составу негосударственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь, а также их последующее использование в научных, практических и иных целях регламентируются договором. В договоре отражаются все вышеперечисленные положения, а также права и обязанности сторон. Примерная форма договора приведена в приложении 8.
3. КОНТРОЛЬ ПРИ ПЕРЕДАЧЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ
НА ГОСУДАРСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ
3.1. Проверка комплектности электронных документов
и сопроводительной документации
Прием ЭД осуществляется согласно контрольному экземпляру описи ЭД, находящемуся в госархиве. Передача ЭД проводится поединично по описям.
При приеме документов в госархив осуществляется контроль наличия ЭД и их комплектности согласно сопроводительной документации:
соответствие фактического количества ЭД итоговой записи описи;
соответствие видов машинных носителей указанным в ведомости МНЗ;
соответствие номера тома каждого машинного носителя ЭД ведомости МНЗ;
соответствие наличия имен файлов пользователей каждого машинного носителя ведомости МНЗ.
Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых ЭД, в описи делается новая итоговая запись, в которой указывается фактическое наличие ЭД.
При выявлении несоответствия номера тома машинного носителя или имен файлов пользователей ведомости МНЗ считается, что ЭД не прошел контроль. В этом случае составляется новая итоговая запись в описи.
При приеме ЭД в госархив передаются 2 экземпляра описи. Фактическое количество принятых ЭД отражается в акте приема-передачи документов в госархив. ЭД, не прошедшие контроль, возвращаются организации.
3.2. Контроль достоверности информации
на машинных носителях
Перед передачей документов на государственное хранение представитель госархива проводит проверку физического состояния документов. При обнаружении дефектов составляется акт. Дефектные ЭД бракуются. Устранение дефектов проводится силами организации.
В соответствии с сопроводительным письмом в архиве проверяется комплектность поступления и составляется расписка в 2 экземплярах.
Контроль достоверности информации включает:
проверку наличия и полноты ИПХ;
контроль достоверности ЭД путем сравнения фактической и расчетной контрольных характеристик файлов, приведенных в ИПХ;
копирование информации ЭД на носители архива;
перевод бумажных документов в машиночитаемую форму путем сканирования;
регистрацию необходимой информации в учетных базах данных архива ЭД.
Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых ЭД, в описи делается новая итоговая запись, в которой указывается фактическое наличие и отсутствующие ЭД. Это отражается и в акте приема-передачи документов на государственное хранение.
Машинные носители возвращаются организации. Расписка аннулируется.
4. ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДОСТУПА К ИНФОРМАЦИИ И ЗАЩИТА ПРАВ
СОБСТВЕННОСТИ НА ИНФОРМАЦИОННЫЕ РЕСУРСЫ
С целью обеспечения доступа к фондам архива пользователям предоставляются услуги:
работа пользователей с НСА и фондами архива в читальном зале;
выполнение заказов пользователей на использование ЭД (копирование, печать, просмотр ЭД);
обслуживание запросов внешних абонентов на поиск ЭД и пересылку файлов по электронной почте;
обслуживание социально-правовых и тематических запросов по заявкам и письмам организаций и граждан.
Для обеспечения доступа к фондам архива ЭД пользователь представляет запрос: письмо, заявление, электронное письмо, факс на имя директора госархива. В запросе должны быть указаны:
фамилия, имя, отчество;
должность;
название организации;
название тематического запроса или наименование (обозначение) ЭД;
цель запроса: просмотр, печать или копирование ЭД (информации о ЭД) на носитель пользователя.
Исполнение запроса производится в отделе использования в соответствии с резолюцией директора госархива.
Для организации работ отдела использования госархив предоставляет автоматизированные рабочие места (АРМ) использования и читального зала.
Организацию работы пользователя в читальном зале осуществляет работник читального зала с помощью АРМ использования. На АРМ использования производится первичная регистрация пользователя и регистрация сеансов работ пользователя.
При первичной регистрации пользователю присваивается регистрационный номер, который является паролем для работы на АРМ читального зала. Каждый раз при регистрации сеанса работы пользователю указывается номер АРМ для работы в читальном зале.
Работа пользователя на АРМ читального зала начинается с ввода регистрационного номера и фамилии.
В процессе работы на АРМ читального зала пользователю предоставляются услуги:
поиск ЭД с помощью НСА архива (по электронному каталогу и описям ЭД);
оформление заказов на использование ЭД (просмотр, копирование, печать ЭД);
просмотр состояния выполнения заказов;
просмотр ЭД, если документ воспроизводится средствами архива.
В архиве определены следующие категории фондов:
фонды государственных предприятий и организаций;
фонды негосударственных предприятий и организаций;
фонды, содержащие информацию о личной жизни граждан.
Доступ к учетной информации фонда архива может быть:
разрешен всем;
по разрешению фондообразователя;
только фондообразователю;
по разрешению специальной организации.
Доступ к фондам негосударственных предприятий и организаций определяется условиями договора между госархивом и организацией (фондообразователем).
Доступ к фондам, содержащим информацию о личной жизни граждан, определяется "Инструкцией о режиме доступа к документам, содержащим информацию о тайне личной жизни граждан" [3].
Доступ к ЭД фонда осуществляется в соответствии с требованиями к защите ЭД, определенными в описании реквизита "классификация защиты" ИПХ согласно "Инструкции". Реквизит "классификация защиты" может принимать значения:
разрешены все виды работ с ЭД;
разрешен только просмотр ЭД;
разрешен просмотр и печать ЭД;
пофайловая защита ЭД.
В реквизите "право доступа к документу" может быть указан один из вариантов: доступ к ЭД разрешен всем, доступ к ЭД по разрешению фондообразователя. Доступ к ЭД по разрешению осуществляется в пределах значений, установленных полем "классификация защиты", если пользователь хочет работать без учета "классификации защиты", он должен получить разрешение. Разрешение может быть 2 видов: разрешен доступ к ЭД в пределах классификации защиты, разрешен доступ к ЭД без ограничений по классификации защиты.
В случае "пофайловой защиты" для каждого файла ЭД установлены следующие виды доступа:
разрешены все виды работ с файлом;
разрешен только просмотр файла;
разрешен просмотр и печать файла.
Контроль за выполнением заказов пользователей на печать и копирование, вывод файлов на печать, прием и выдача заказов на копирование, обслуживание социально-правовых и тематических запросов производятся на АРМ использования госархива.
Приложение 1
ОСНОВНЫЕ ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ <*>
--------------------------------
<*> Термины и определения, используемые в документе, установлены ГОСТ 34.0063-90 "Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Термины и определения", ГОСТ 19.004-80 "Единая система программной документации. Термины и определения" и приведены в кн. В.И.Першикова, В.М.Савинкова "Толковый словарь по информатике", М., 1991.
Электронный (машиночитаемый) документ предназначен для создания, передачи или обработки с помощью компьютера. В виде ЭД обычно хранятся программы, документация на информационные технологии и данные, полученные в результате функционирования программ.
Определение ЭД тесно связано с такими понятиями, как бит, байт, файл, том, программа, данные, которые используются в информационных технологиях.
Бит - минимальная единица количества информации в ЭВМ, равная одному двоичному разряду. Определенное количество бит составляет размер других единиц, используемых в ЭВМ: байта, килобайта (Кбайт) и др.
Байт - наименьшая адресуемая единица данных или памяти ЭВМ, равная 8 битам.
Файл - идентифицированная совокупность экземпляров описанного в программе типа данных, находящихся на машинном носителе и доступных программе посредством специальных операций. Файлы могут размещаться на одном или нескольких носителях данных, связанных логически и информационно между собой, которые называются томами. Файлы могут содержать наборы данных и программы.
Программа - упорядоченная последовательность команд, подлежащая обработке, последовательность предложений языка программирования, описывающих алгоритм решения задачи.
Том - съемный носитель данных; стандартный перемещаемый блок внешней памяти, доступ к которому осуществляется с помощью одного механизма записи-чтения.
Многофайловый том - том, содержащий более одного файла.
Данные, используемые при функционировании информационных технологий, разделяют на входные и выходные. Эти данные могут быть записаны в виде ЭД или на традиционные носители (бумага, фотопленка и т.д.).
К входным могут быть отнесены данные на таких носителях информации, с которых информация считывается специальным читающим устройством, например, сканером, с распознаванием знаков алфавита или в графическом виде. Однако эти виды носителей информации являются промежуточными, а введенная и обработанная информация хранится в виде ЭД.
К выходным данным относятся машинограммы. Под машинограммой понимается документ на бумажном носителе, созданный средствами вычислительной техники в машинописной форме или графическом виде и оформленный в установленном порядке. В случае необходимости машинограмма может храниться на машинном носителе в текстовом или графическом виде.
Информационные процессы - процессы сбора, обработки, накопления, хранения, актуализации и предоставления документированной информации пользователю.
Информационный ресурс - организованная совокупность документированной информации, включающая базы данных и знаний, другие массивы информации в информационных системах.
Информационная технология - совокупность методов и способов сбора, накопления, хранения, поиска, обработки и выдачи информации.
Основными видами информационных технологий, создающих и использующих ЭД, являются:
автоматизированная система (АС) - комплекс программных и технических средств, предназначенных для автоматизации различных процессов, связанных с деятельностью человека. При этом человек является звеном этой системы (в отличие от автоматической системы, функционирующей без участия человека);
автоматизированная система управления (АСУ) - комплекс программных и технических средств, предназначенных для автоматизации управления различными объектами;
автоматизированная система организационного управления (АСОУ) - предназначенная для автоматизации управления предприятиями, учреждениями, коллективами людей в процессе их трудовой деятельности. Управление осуществляется на основе документов;
интегрированная автоматизированная система управления (ИАСУ) - совокупность взаимодействующих автоматизированных систем управления. Объектами управления таких АСУ являются министерство, отрасль, республика и т.п.;
автоматизированная система управления предприятием (АСУП) - система управления производственно-хозяйственной деятельностью предприятия, основанная на использовании средств вычислительной техники и современных экономико-математических методов управления;
автоматизированная система обработки данных (информации) (АСОД, АСОИ) - комплекс программных и технических средств, предназначенных для решения широкого круга вычислительных задач. Обеспечивает ввод данных, обработку их по заданным алгоритмам (программам) и вывод результатов решения в требуемой форме;
автоматизированная обучающая система (АОС) - комплекс программных и технических средств, предназначенных для автоматизированного диалогового обучения, а также для повышения эффективности труда преподавателя. Как правило, включает набор обучающих курсов по одной или нескольким близким учебным дисциплинам;
система автоматизированного проектирования (САПР) - комплекс программных и технических средств, предназначенных для автоматизации процесса проектирования деталей устройств (механизмов, объектов), программ и систем с участием человека;
автоматизированная система управления технологическими процессами (АСУТП) - предназначенная для автоматизации управления техническими системами и технологическими процессами. Управление, в отличие от АСОУ, осуществляется на основе вырабатываемых системой сигналов;
информационно-вычислительная (информационно-расчетная) система (ИВС, ИРС) - автоматизированная система, предназначенная для решения как информационных, так и вычислительных (расчетных) задач;
информационно-поисковая система (ИПС) - информационная система, обеспечивающая отбор и вывод информации по заданному в запросе условию;
информационно-справочная система (ИСС) - автоматизированная информационная система, работающая в интерактивном режиме и обеспечивающая пользователей сведениями справочного характера;
информационно-управляющая система (ИУС) - автоматизированная система, которая на основании информации о состоянии объекта вырабатывает и принимает решение на управление им;
информационные сети (ИС) - совокупность АИС, объединенных в единую сеть с помощью средств передачи данных. Пользователь имеет доступ к информации любой АИС, входящей в сеть;
информационно-измерительные системы - автоматизированная система, сочетающая функции системы измерения (например, системы траекторных измерений) и информационной системы;
телеметрические системы (ТМС) - система пересылки аналоговых и цифровых измерений с помощью средств связи.
База данных (БД) - совокупность данных, организованных по определенным правилам, предусматривающим общие принципы описания, хранения и манипулирования данными, независимая от прикладных программ. Является информационной моделью предметной области.
Система управления базами данных (СУБД) - комплекс программ и языковых средств, предназначенных для создания и использования баз данных.
Банк данных (БнД) - автоматизированная информационная система централизованного хранения и коллективного использования данных. В состав БнД входят одна или несколько баз данных, справочник баз данных, система управления базами данных, а также библиотеки запросов и прикладных программ.
Гибкий магнитный диск (ГМД) - носитель информации, представляющий собой круглую пластину, покрытую слоем материала, способного запоминать и воспроизводить информацию. Местом размещения информации являются концентрические дорожки.
Магнитооптический диск (МОД) - диск, в котором для хранения и поиска информации используется магнитооптический эффект: запись данных выполняется лазерным лучом и магнитным полем, считывание данных - лазерным лучом, стирание данных - лазерным лучом, размагничивающим соответствующие участки поверхности путем разогрева их до определенной температуры.
Оптический диск (ОД) - диск, предназначенный для записи и считывания информации посредством лазерного луча. Стирание и изменение информации не предусмотрено.
Приложение 2
к п. 1.2.1
УТВЕРЖДЕНО
Протокол ЭМК
___________________________________
(наименование архивного учреждения)
_______________ N _________________
__________________________________________________________________
(наименование ведомства)
__________________________________________________________________
(полное и сокращенное наименование организации)
Перечень
тем, проектов, машиночитаемые документы которых
подлежат передаче на государственное хранение
за __________ год
----+----T-------+------+-----T-------+-------+-------+---------+------¬
¦N ¦Код ¦Наиме- ¦Стадия¦Год ¦Органи-¦Органи-¦Количе-¦Обоснова-¦Приме-¦
¦п/п¦темы¦нование¦(этап)¦окон-¦зации, ¦зация- ¦ство ¦ние отбо-¦чание ¦
¦ ¦ ¦научно-¦работы¦чания¦прини- ¦держа- ¦учетных¦ра проек-¦ ¦
¦ ¦ ¦техни- ¦ ¦раз- ¦мавшие ¦тель ¦единиц ¦та, проб-¦ ¦
¦ ¦ ¦ческих ¦ ¦ра- ¦участие¦подлин-¦(МЧД) ¦лемы (те-¦ ¦
¦ ¦ ¦разра- ¦ ¦ботки¦в раз- ¦ника ¦ ¦мы) на ¦ ¦
¦ ¦ ¦боток ¦ ¦ ¦работке¦ ¦ ¦госхра- ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦нение ¦ ¦
+---+----+-------+------+-----+-------+-------+-------+---------+------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦
+---+----+-------+------+-----+-------+-------+-------+---------+------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦---+----+-------+------+-----+-------+-------+-------+---------+-------
В перечень включено ____________________ (проектов, комплексов,
(цифрами и прописью)
тем) с N _____ по N ______
Председатель экспертной комиссии ___________________________________
(должность, подпись,
___________________________________
расшифровка подписи)
Члены экспертной комиссии __________________________________________
(должность, подпись, расшифровка подписи)
СОГЛАСОВАНО
_______________________________________________________
(подпись руководителя организации, расшифровка подписи)
Страницы: Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 |
| 
