Стр. 3
Страницы: | Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4 | Стр.5 | Стр.6 | Стр.7 | Стр.8 | Стр.9 | Стр.10 | Стр.11 |
98.9. Все исполнительные документы, по которым должно быть произведено взыскание судебным исполнителем данного суда, регистрируются по форме 48 согласно приложению 49.
Секретарем суда в книге учета исполнительных документов, переданных судебному исполнителю, регистрируются все исполнительные документы, перечисленные в статье 462 Гражданского процессуального кодекса Республики Беларусь, переданные для исполнения непосредственно данным судом, предъявленные лично взыскателем, полученные по почте, возвращенные юридическими лицами и администрацией мест лишения свободы для дальнейшего исполнения.
Если в суде имеется несколько судебных исполнителей, то дополнительно книга учета исполнительных документов может быть заведена для каждого из них.
На каждом исполнительном производстве, на учетно-статистической карточке и в книге кроме порядкового номера должен проставляться соответствующий индекс, установленный для каждого судебного исполнителя.
Книга хранится у заведующего канцелярией (судебного секретаря) районного (городского) суда. Книга должна быть прошнурована, пронумерована, заверена подписью председателя суда и скреплена печатью суда.
Секретарь суда регистрирует исполнительные документы по книге учета и передает судебным исполнителям под расписку в книге не позднее следующего дня с момента их поступления.
98.10. На каждый переданный судебному исполнителю исполнительный документ секретарь суда заводит исполнительное производство. Все исполнительные документы записываются в алфавитную книгу по форме 49 согласно приложению 50, которая хранится в канцелярии суда.
98.11. Исполнительные документы для отправки передаются судебным исполнителем секретарю суда под расписку в исполнительном производстве с обязательной отметкой о передаче в книге учета исполнительных документов.
98.12. Секретарь суда, получивший от судебного исполнителя исполнительный документ для отправки адресату, отмечает в книге учета исполнительных документов дату получения документа от судебного исполнителя и местонахождение адресата, куда он направляется.
По исполнении решения исполнительный лист, выданный судом, при котором состоит судебный исполнитель, приобщается к соответствующему делу или возвращается суду, выдавшему его, о чем делается отметка в исполнительном производстве и книге учета исполнительных документов с указанием номера дела, к которому приобщен исполнительный лист. В исполнительном листе делается отметка с указанием номеров квитанций о сдаче взысканных денег в банк, которая заверяется судьей. Исполнительное производство на взыскание сумм временных пособий, выплаченных на несовершеннолетних детей в период розыска их родителей, уклонявшихся от уплаты алиментов, находится на особом контроле в суде, который выдал исполнительный лист, до полного погашения задолженности, после чего на основании соответствующей резолюции судьи приобщается к материалу о взыскании сумм пособий и сдается в архив.
98.13. На каждом оконченном исполнительном производстве, переданном на хранение в архив, должна быть виза судьи, разрешающего после тщательной проверки всех документов в исполнительном производстве передачу дела в архив. Без такой визы секретарь (архивариус) не может принять исполнительное производство от судебного исполнителя.
Оконченные исполнительные производства хранятся в архиве в порядке номеров в пачках по сотням, при этом обязательно должна быть сделана опись сданных производств.
98.14. Гражданское дело, разрешенное с удовлетворением иска, считается законченным и подлежит сдаче в архив после вручения исполнительных листов истцам или передачи их судебному исполнителю.
Гражданское дело, по которому в иске было отказано, считается законченным тотчас по вступлении решения в законную силу.
98.15. Если суд вынес решение, постановление или определение о взыскании в доход государства штрафа, государственной пошлины или иных сумм, то дело считается законченным после приобщения к нему документа, подтверждающего поступление в доход государства взысканной суммы (отметка судебного исполнителя, заверенная подписью судьи и печатью на исполнительном документе, или отметка бухгалтерии, подписанная руководителем и бухгалтером с приложением печати предприятия, учреждения, организации).
99. Постановления о наложении административных взысканий обращаются к исполнению:
при объявлении предупреждения - немедленно по окончании рассмотрения дела. Исполнение состоит во вручении под расписку лицу, подвергнутому административному взысканию, или направлении ему копии постановления, если оно вынесено в отсутствие этого лица, в течение трех дней со дня его вынесения;
постановление об административном аресте - немедленно после вынесения такого постановления. Исполнение указанного постановления возложено на органы внутренних дел, они же определяют место содержания под стражей административно арестованных;
постановление о депортации - немедленно после вынесения постановления. Порядок депортации определяется Советом Министров Республики Беларусь.
Постановления о наложении административных взысканий, за исключением постановлений об административном аресте и депортации, обращаются к исполнению по истечении срока на обжалование и опротестование, если они не были обжалованы (опротестованы), в следующем порядке:
копия постановления о лишении права заниматься определенной деятельностью направляется для исполнения органу, выдавшему специальное разрешение (лицензию);
постановление о лишении права управления транспортными средствами обращается к исполнению путем направления копии постановления для исполнения уполномоченными лицами органов внутренних дел;
о лишении права управления судами - уполномоченным лицам соответствующих инспекций по безопасности судоходства;
о лишении права охоты - уполномоченным лицам Государственной инспекции охраны животного и растительного мира при Президенте Республики Беларусь;
об исправительных работах - путем направления копии постановления не позднее трехдневного срока со дня вступления в силу в органы внутренних дел для приведения в исполнение;
копия постановления о конфискации огнестрельного газового оружия и боеприпасов направляется для исполнения в органы внутренних дел. По делам об административных правонарушениях, связанных с огнестрельным оружием и боеприпасами, в отношении лица, которому они вверены в связи с выполнением служебных полномочий или переданы во временное пользование юридическим лицом, копия постановления направляется соответствующему юридическому лицу для сведения и органу внутренних дел для рассмотрения вопроса о запрещении этому лицу пользоваться огнестрельным оружием;
в случае неисполнения постановления по делу об административном правонарушении в части возмещения имущественного ущерба в течение пятнадцати суток со дня получения постановления ущерб взыскивается в порядке, определенном гражданским и хозяйственным процессуальным законодательством;
копии постановлений об отсрочке, рассрочке исполнения административного взыскания объявляются лицу, подвергнутому административному взысканию, и направляются органу, исполняющему постановление о наложении административного взыскания.
99.1. Постановление о наложении административного взыскания в виде штрафа подлежит принудительному исполнению по решению суда по истечении одного месяца со дня вступления в законную силу указанного постановления, а в случае обжалования (опротестования) такого постановления - не позднее одного месяца со дня уведомления об оставлении жалобы (протеста) без удовлетворения.
Представление о принудительном взыскании штрафа, постановление о наложении административного взыскания и другие документы, необходимые для осуществления исполнения, направляются в суд по месту жительства либо месту нахождения лица, подвергнутого административному взысканию.
Постановления о конфискации, взыскании стоимости предмета административного правонарушения исполняются судебными исполнителями, за исключением постановления о конфискации огнестрельного, газового оружия и боеприпасов, которое исполняется уполномоченными лицами органов внутренних дел.
Копия постановления о конфискации, взыскании стоимости предмета административного правонарушения направляется уполномоченному органу для организации исполнения. Второй экземпляр передается судебному исполнителю для возбуждения исполнительного производства и осуществления контроля за поступлением денежных средств.
Судебный исполнитель возбуждает исполнительное производство и осуществляет контроль за исполнением постановления суда посредством направления запросов:
при конфискации денежных средств - уполномоченному органу о перечислении денежных средств в доход государства;
при конфискации имущества:
уполномоченному органу - о направлении материалов для учета, оценки и принятия решения о реализации или ином использовании конфискованного имущества в комиссию по работе с имуществом, обращенным в доход государства (далее - комиссия), и передаче в реализацию или иное использование обращенного в доход государства имущества;
комиссии - о принятом решении, оценке и переоценке обращенного в доход государства имущества;
налоговым органам - о перечислении денежных средств от реализации обращенного в доход государства имущества в республиканский бюджет.
Исполнительное производство считается оконченным:
при конфискации денежных средств - после получения ответа уполномоченного органа о перечислении денежных средств в доход государства;
при конфискации имущества - после получения подтверждения налогового органа о перечислении денежных средств от реализации обращенного в доход государства имущества в республиканский бюджет.
Копии ответов приобщаются к административным материалам.
Исполнительный лист по этим материалам не выписывается.
В случае принятия решения о возврате конфискованного предмета (за исключением орудий административного правонарушения) со взысканием с лица, подвергнутого административному взысканию, его стоимости лицо обязано в течение пяти суток в установленном порядке уплатить денежную сумму, составляющую стоимость этого имущества, после чего ему возвращается конфискованное имущество. При неуплате в установленный срок денежной суммы, составляющей стоимость конфискованного имущества, постановление о его возврате отменяется судьей путем вынесения соответствующего постановления.
99.2. По рассмотрении материалов по жалобам на применение меры пресечения в виде заключения под стражу, а равно на продление срока содержания под стражей копия постановления судьи направляется прокурору, заявителю, а в случае освобождения лица из-под стражи - также администрации места содержания лица для немедленного исполнения.
99.3. По делам приказного производства при непоступлении от должника возражений в десятидневный срок со дня получения копии определение о судебном приказе, заверенное печатью суда, выдается взыскателю для предъявления его к исполнению. По просьбе взыскателя определение о судебном приказе может быть направлено для исполнения непосредственно судом.
100. После вступления в законную силу решения суда о расторжении брака заведующий канцелярией (консультант суда) выдает супругам либо их представителям, действующим на основании доверенности, предоставляющей полномочия на оформление расторжения брака и удостоверенной в порядке, предусмотренном законодательством (далее - представитель) под роспись копии решения о расторжении брака при наличии квитанции об уплате государственной пошлины, определенной в решении суда. Квитанция об уплате государственной пошлины приобщается к делу о расторжении брака.
100.1. При выдаче копии решения суда о расторжении брака в документах, удостоверяющих личность супругов, заведующим канцелярией (консультантом суда) производится отметка в виде штампа о расторжении брака по форме 50 согласно приложению 51. Отметка о расторжении брака удостоверяется подписью председателя суда и скрепляется гербовой печатью соответствующего суда.
Текст в штампе заполняется шариковой, гелевой или перьевой ручкой с фиолетовыми или черными чернилами (пастой).
В таком же порядке отметка о расторжении брака может быть произведена судом по месту жительства одного из супругов на основании копии решения суда о расторжении брака, полученной им по запросу или представленной одним из супругов либо представителем одного из супругов из суда, вынесшего решение.
Для оформления расторжения брака по решению суда иностранного государства гражданин представляет в суд копию решения суда иностранного государства с указанием даты вступления его в законную силу и квитанцию об оплате. Квитанция приобщается к заявлению о производстве отметки о расторжении брака.
Копия решения должна быть легализована в установленном порядке, если иное не вытекает из международных договоров Республики Беларусь.
100.2. После вступления решения суда о расторжении брака в законную силу заведующий канцелярией (консультант суда) в десятидневный срок направляет копию решения суда в отдел записи актов гражданского состояния соответствующего местного исполнительного и распорядительного органа по месту регистрации брака по форме 51 согласно приложению 52. Ответ органа записи актов гражданского состояния о получении копии решения суда приобщается к делу.
После вступления в законную силу решения суда о расторжении брака граждан Республики Беларусь с иностранными гражданами или лицами без гражданства заведующий канцелярией (консультант суда) в десятидневный срок направляет копию решения суда в подразделение по гражданству и миграции территориальных органов внутренних дел для сведения.
100.3. В канцелярии суда ведется учет вступивших в законную силу решений суда о расторжении брака, выдачи их копий супругам и производства соответствующих отметок в паспортах или других документах, удостоверяющих личность супругов, по форме 52 согласно приложению 53. Запись в книге производится на следующий день после вступления решения суда в законную силу.
Книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, скреплены печатью и подписью председателя суда.
100.4. Внесение изменений, исправлений в отметки, вносимые в документы, удостоверяющие личность, не допускается.
В случае обнаружения неточностей в отметке о расторжении брака, данная отметка, внесенная судом в документы, удостоверяющие личность, аннулируется.
Аннулирование отметки, внесенной в документы, удостоверяющие личность, производится заведующим канцелярией (консультантом суда) путем проставления на ней отметки: "АННУЛИРОВАНО".
Глава 11. ПРИЕМ ПОСЕТИТЕЛЕЙ. ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ПО ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН
101. Прием граждан в суде производится председателем суда, его заместителем, судьями, судебными исполнителями в установленные дни и часы. Расписание приема граждан должно быть вывешено на видном месте.
Прием граждан должен осуществляться в рабочее время суда.
Судьями ведется книга учета приема граждан по форме 53 согласно приложению 54.
Выдача справок и документов должна производиться канцелярией суда согласно расписанию приемных часов, установленному председателем районного (городского) суда.
102. В данном разделе определен порядок рассмотрения, регистрации и учета поступающих в суд от граждан и организаций предложений, заявлений и жалоб, не подлежащих рассмотрению в порядке, установленном уголовно-процессуальным и гражданским процессуальным законодательством Республики Беларусь.
103. Делопроизводство по обращениям граждан в судах ведется отдельно от других видов делопроизводства и возлагается на специально назначенных для этого должностных лиц (заведующего канцелярией, секретаря суда).
Председатели судов несут персональную ответственность за состояние делопроизводства по обращениям граждан. Они систематически проверяют порядок ведения делопроизводства и принимают меры по совершенствованию этой работы.
104. Поступающие в суды обращения граждан должны быть зарегистрированы в регистрационно-контрольных карточках по форме 54 согласно приложению 55 в день их поступления. В случае использования средств вычислительной техники при организации делопроизводства по обращениям граждан могут применяться регистрационно-контрольные карточки, содержащие реквизиты, расположенные в последовательности, удобной для применения этих средств.
Зарегистрированные предложения, заявления, жалобы в тот же день передаются на рассмотрение председателю суда, который определяет срок разрешения и дает конкретные указания исполнителю.
В соответствии с резолюцией председателя суда секретарь суда (заведующий канцелярией) передает предложения, заявления и жалобы соответствующему исполнителю под расписку в регистрационно-контрольной карточке не позднее следующего дня. Карточки с отметкой "Контроль" помещаются в контрольную картотеку.
Срок рассмотрения обращения исчисляется с момента получения его судом.
Обращение должно быть рассмотрено не позднее 15 дней со дня его поступления, а не требующее дополнительного изучения и проверки - не позднее 7 дней, если иной срок не предусмотрен законодательством.
Конверты от поступивших обращений сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля служит подтверждением времени отправления и получения обращения, а также в других необходимых случаях.
Именные пакеты с надписью "Лично" регистрируются в закрытом виде с указанием сведений, имеющихся на конверте. Если после вскрытия адресатом пакета в нем окажутся обращения граждан, они передаются для регистрации в общем порядке.
Письменное обращение должно содержать подпись гражданина с указанием фамилии, имени и отчества, данные о месте жительства или работы (учебы), изложение существа предложения, заявления или жалобы. Обращения, не содержащие таких сведений, признаются анонимными и рассмотрению не подлежат, за исключением тех, в которых содержатся сведения о преступлении.
При личном приеме граждан их устные и письменные обращения также подлежат регистрации в установленном порядке.
Регистрационный индекс и дата регистрации обращения указываются в регистрационном штампе, расположенном в правом нижнем углу или на другом свободном от текста месте первой страницы. Регистрационный индекс состоит из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего обращения. Например, Д-401. Регистрационный индекс может быть дополнен другими обозначениями, обеспечивающими систематизацию, поиск, анализ и сохранность обращений граждан. Составные части регистрационного индекса отделяются друг от друга косой чертой и дефисом.
105. Регистрационно-контрольные карточки по обращениям граждан имеют следующий состав реквизитов:
номер карточки - регистрационный индекс, состоящий из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего обращения;
фамилия, имя, отчество автора обращения;
адрес - место жительства или работы, номер телефона (для писем без подписи делается запись "без подписи");
дата поступления - дата поступления обращения по почте, на личном приеме или переданного для регистрации каким-либо другим способом;
количество листов - общее количество листов обращения и приложенных к нему документов;
даты повторных обращений - даты поступлений предыдущих обращений;
вид обращения - предложение, заявление или жалоба;
социальная группа - принадлежность к соответствующей социальной группе населения;
тематика - отнесение обращений к определенной теме;
корреспондент, дата и индекс сопроводительного письма - наименование органа, учреждения, организации или предприятия, переславших обращения;
содержание - краткое содержание поступившего обращения (формулируется, как правило, с помощью отглагольного существительного в предложном падеже, начинается предлогом "о" и должно отвечать на вопрос "о чем?");
резолюция - решение председателя суда об исполнении или разрешении вопроса, содержащегося в обращении;
документ направлен на исполнение - фамилия должностного лица, отвечающего за разрешение обращения;
дата отправления - дата направления обращения на рассмотрение и исполнение;
срок исполнения - дата исполнения, указанная в резолюции или установленная законодательством Республики Беларусь;
дата исполнения - дата документа, содержащего окончательное решение (запись о последующих резолюциях, их содержании и сроках исполнения производится в соответствующих графах строк с указанием нового срока и фамилии руководителя или другого должностного лица, подписавшего резолюцию);
контрольная отметка в форме буквы "К" - отметка о постановке на контроль, которая проставляется на верхнем поле карточки в ее правой стороне (графы "Документ направлен на исполнение", "Дата отправления", "Срок исполнения", "Дата исполнения" и "Контрольная пометка" заполняются при каждом перемещении документа);
ход рассмотрения - записи о промежуточных решениях по обращениям граждан, запросах и полученных ответах;
результат решения - дата, регистрационный индекс и заголовок ответного документа с указанием принятого решения (удовлетворено, отказано, разъяснено);
отметка о снятии с контроля - должность, фамилия и инициалы должностного лица, принявшего решение о снятии с контроля;
документ подшит в наряд N___ л.___ - индекс наряда по номенклатуре, номера тома и листов; заполняется после подшивки документов в наряд.
106. Повторным обращениям граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный индекс, а в соответствующей графе регистрационно-контрольной карточки указываются регистрационные индексы предыдущих обращений. В правом верхнем углу повторного обращения и на регистрационно-контрольных карточках делается отметка "Повторно" и подбираются предшествующие документы за период не более 2 лет со времени поступления первого обращения.
Повторными следует считать обращения, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен данным ему ответом.
Обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в один и тот же орган, учреждение, организацию, предприятие, учитываются под регистрационным индексом первого обращения с добавлением дополнительного порядкового номера, проставляемого через дефис. Например: Д-401-1, Д-401-2, Д-401-3.
107. Регистрационно-контрольные карточки заполняются не менее чем в двух экземплярах. Один экземпляр карточки вместе с обращением передается исполнителю, второй - помещается в контрольную картотеку. По мере исполнения обращения граждан первые экземпляры регистрационно-контрольных карточек из контрольной картотеки перемещаются в справочную картотеку. Картотеки могут формироваться по алфавитному принципу или по административно-территориальному принципу, а также по тематике вопросов, затронутых в обращениях.
В необходимых случаях может вестись алфавитный указатель фамилий граждан, от которых поступили обращения.
108. Обращения граждан, направленные в органы, учреждения, организации и на предприятия различными адресатами, требующими сообщить результаты рассмотрения обращения, берутся на особый контроль. В этом случае на всех экземплярах регистрационно-контрольных карточек и на обращениях в правом верхнем углу проставляется штамп "Контроль" или знак контроля "К".
Обращения граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается только после вынесения решения и принятия исчерпывающих мер по разрешению обращения. Решение о снятии с контроля обращений граждан принимает председатель суда.
109. Обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, по ним приняты необходимые меры и даны ответы в соответствии с законодательством.
110. Ответы на обращения граждан даются за подписью председателя суда с указанием фамилии исполнителя. Ответ может быть дан в письменной или устной форме. В случае устного ответа делается соответствующая запись в регистрационно-контрольной карточке.
В ответах, направленных в порядке контроля в вышестоящие органы, необходимо указывать, что заявителю дан ответ, а также фамилию исполнителя и его номер телефона.
Индекс ответа состоит из регистрационного индекса и номера дела по номенклатуре, в которое подшивается переписка по данному вопросу. Например: 1-5-Д-401, где 1-5 - номер дела по номенклатуре, Д-401 - регистрационный индекс ответа.
111. В регистрационно-контрольные карточки обращений граждан вносятся записи о сделанных по ним запросах, поручениях и полученных ответах.
Все записи в регистрационно-контрольных карточках должны производиться своевременно и точно отражать ход решения вопросов.
По законченным вопросам в регистрационно-контрольных карточках делается отметка о принятых решениях.
112. Обращения граждан должны быть возвращены после их разрешения должностным лицам, ведущим делопроизводство по обращениям граждан, со всеми относящимися к ним материалами.
На каждом обращении после окончательного решения и его исполнения должны быть надпись "В наряд", дата и личная подпись должностного лица, принявшего это решение.
112-1. Исключен.
113. Обращения граждан и документы, связанные с их рассмотрением и разрешением, в том числе по личному приему граждан, формируются в наряды в соответствии с утвержденной номенклатурой.
Документы в этих нарядах располагаются в хронологическом порядке их поступления и исполнения или в алфавитном порядке. Каждое обращение и все документы по их рассмотрению и разрешению составляют в деле самостоятельную группу. Документы в группе подшиваются в последовательности решения вопроса, причем в переписке документ-ответ должен быть подшит за документом-запросом.
При формировании нарядов проверяются правильность направления документов, их полнота (комплектность). Неразрешенные обращения граждан, а также неправильно оформленные документы подшивать в наряды запрещается.
Формирование и хранение нарядов у исполнителей запрещаются.
114. Срок хранения обращений граждан, регистрационно-контрольных карточек, документов по рассмотрению и разрешению обращений - 5 лет (в случае неоднократного обращения - 5 лет после последнего рассмотрения). Наряды передаются в архив суда через год после завершения делопроизводства по ним.
115. По истечении установленных сроков хранения документы по обращениям граждан подлежат уничтожению. Для этого составляется акт на уничтожение, который рассматривается постоянно действующей экспертной комиссией, подписывается ее председателем, членами комиссии и утверждается председателем суда.
116. Председатели районных (городских) судов или по их поручению судьи должны обобщать по полугодиям работу суда с письменными и устными обращениями граждан, глубоко анализировать причины и условия, порождающие жалобы, применять реальные меры по их устранению. Справки о результатах обобщения направлять в управление юстиции не позднее 10-го числа месяца, следующего за полугодием.
Глава 12. УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ ВЕЩЕСТВЕННЫХ ДОКАЗАТЕЛЬСТВ И
ЛИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ ОСУЖДЕННЫХ
117. Вещественные доказательства по уголовным делам, поступившие в суд от органов уголовного преследования или приобщенные к делам данным судом, учитываются и хранятся с соблюдением правил, предусмотренных Инструкцией о порядке изъятия, учета, хранения и передачи вещественных доказательств, денежных средств, ценностей, наград, документов и иного имущества по уголовным делам, утвержденной постановлением Прокуратуры Республики Беларусь, Министерства внутренних дел Республики Беларусь, Министерства по чрезвычайным ситуациям Республики Беларусь, Комитета государственного контроля Республики Беларусь, Комитета государственной безопасности Республики Беларусь, Государственного таможенного комитета Республики Беларусь и Государственного комитета пограничных войск Республики Беларусь от 10 мая 2007 г. N 20/118/43/3/4/39-1/12 (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2007 г., N 136, 8/16561).
118. При поступлении таких предметов по уголовным делам наличие их сверяется по справке о вещественных доказательствах, составленной органами расследования. При отсутствии справки о вещественных доказательствах составляется акт, который подписывается председателем суда (судьей) и заведующим канцелярией (секретарем суда). При поступлении таких предметов, истребованных судом по гражданским делам от юридических лиц, наличие их сверяется по сопроводительному письму. При поступлении вещественных доказательств по делам об административных правонарушениях наличие их сверяется по протоколу об административном правонарушении.
Вещественные доказательства регистрируются в журнале учета вещественных доказательств по форме 55 согласно приложению 56.
118-1. Председатель суда обязан не реже двух раз в год (в том числе обязательно по состоянию на 1 января) назначить комиссию из числа сотрудников суда в составе не менее трех человек для проверки порядка учета и состояния хранения изъятых вещественных доказательств и имущества, на которое наложен арест.
Комиссия обязана:
проверить, обеспечена ли полностью сохранность вещественных доказательств и имущества, на которое наложен арест, в соответствии с указанной выше Инструкцией;
проверить своевременность и правильность передачи (пересылки) вещественных доказательств и имущества, на которое наложен арест, или их возврата владельцам;
произвести сверку наличия хранящихся вещественных доказательств и имущества, на которое наложен арест, а также пакетов с вещественными доказательствами и иным имуществом с данными книг учета, а в необходимых случаях произвести вскрытие отдельных пакетов и сверить их содержимое с данными описей имущества;
составить акт о результатах проверки с отражением в нем выявленных недостатков и нарушений, который представить председателю суда для принятия мер к их устранению.
119. После вынесения судом решения о дальнейшей судьбе вещественных доказательств в журнале отмечается, когда решение было вынесено, вступило в законную силу и исполнено, со ссылкой на соответствующий документ (акт об уничтожении вещественных доказательств, квитанции органа, принявшего предметы, подлежащие конфискации и реализации, и так далее). Если в соответствии с приговором суда вещественные доказательства подлежат конфискации или реализации, секретарь суда передает их судебному исполнителю под расписку в журнале учета вещественных доказательств. Акт об уничтожении вещественных доказательств или квитанция о сдаче вещественных доказательств приобщается к делу.
Если предметы, являющиеся вещественным доказательством, подлежат по решению суда возврату владельцам, они выдаются им под расписку, которая подшивается в дело.
120. Документы, удостоверяющие личность, а также военные билеты, профсоюзные билеты, трудовые книжки и другие личные документы, временно изъятые по основаниям, указанным в пункте 14 Положения о документах, удостоверяющих личность, утвержденного Указом Президента Республики Беларусь от 3 июня 2008 г. N 294 "О документировании населения Республики Беларусь" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2008 г., N 135, 1/9740), у лиц, подвергнутых административному взысканию в виде ареста, обвиняемых, осужденных, должны приобщаться к делу и храниться в отдельно опечатанном пакете, подшитом к делу и пронумерованном очередным номером листа дела.
В трехдневный срок после вступления приговора суда, постановления по делу об административном правонарушении в законную силу документы, удостоверяющие личность, временно изъятые у осужденных к наказанию в виде лишения свободы и лиц, подвергнутых административному взысканию в виде ареста, секретарь суда направляет в учреждения, в которых эти лица содержатся (следственные изоляторы, исправительные учреждения, арестные дома);
документы, удостоверяющие личность, временно изъятые у осужденных к наказанию, не связанному с лишением свободы, и лиц, подвергнутых административному взысканию, но не присутствующих при объявлении постановления об административном правонарушении, секретарь суда направляет в орган внутренних дел по месту жительства этих лиц;
военный билет военнослужащего и удостоверение призывника направляются в районный (городской) военный комиссариат по месту учета;
трудовые книжки, профсоюзные билеты и другие личные документы подлежат возврату владельцам или с их согласия родственникам. Они выдаются им под расписку, которая подшивается в дело.
Если вышеперечисленные документы являются вещественными доказательствами по уголовному делу, делу об административном правонарушении, то их дальнейшая судьба разрешается в соответствии с принятым в отношении них решением суда.
В случае вынесения оправдательного приговора либо определения о прекращении производства по уголовному делу, делу об административном правонарушении изъятые документы, удостоверяющие личность, военные билеты и другие личные документы должным быть также возвращены владельцам.
При отсутствии документов, удостоверяющих личность в уголовном деле, суд сообщает об этом следственному изолятору либо соответственно органу внутренних дел.
121. Исключен.
Глава 13. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ. ФОРМИРОВАНИЕ
И ОФОРМЛЕНИЕ НАРЯДОВ
122. Номенклатура - это систематизированный перечень наименований нарядов, журналов и книг учета, образующихся в процессе деятельности суда, с указанием сроков их хранения и оформленный в установленном порядке.
122.1. Номенклатура нарядов (дел) составляется в целях классификации документов и формирования нарядов, обеспечения сохранности, поиска документов и учета. Она согласовывается с экспертной комиссией суда, затем экспертно-методической комиссией (далее - ЭМК) или экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) архивного учреждения, после этого утверждается председателем суда. Номенклатура дел вводится с 1 января. При составлении номенклатуры дел на следующий год учитываются вносимые поправки. Согласование с ЭМК (ЭПК) архивного учреждения производится не реже одного раза в пять лет.
122.2. Номенклатура нарядов (дел) составляется в четырех экземплярах. Первый экземпляр хранится в делопроизводстве, второй - в архиве, с которым согласовывалась номенклатура, третий - в архиве суда в качестве учетного документа, четвертый - используется в качестве рабочего.
Экземпляр номенклатуры нарядов (дел), согласованный с ЭМК (ЭПК) архива, является документом постоянного срока хранения, регистрируется в порядке, установленном для регистрации внутренних документов, и включается в раздел номенклатуры заводимых нарядов и книг учета.
122.3. Составление номенклатуры нарядов (дел) следует начинать с определения состава включаемых в нее документов. Необходимо учитывать номенклатуры дел за прошлые годы, описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, справочные картотеки к документам, ведомственные и типовые перечни документов с указанием сроков хранения.
В номенклатуру нарядов (дел) включаются наряды с постоянным, временным (свыше 10 лет) и временным (до 10 лет) включительно сроками хранения. Кроме того, в нее должны входить справочные картотеки (учетно-статистические карточки по уголовным и гражданским делам, регистрационно-контрольные карточки обращений граждан и прочие).
122.4. Графы номенклатуры нарядов (дел) заполняются в соответствии с установленной формой 56 согласно приложению 57.
В графе 1 номенклатуры нарядов (дел) указываются индексы дел.
В номенклатуре нарядов (дел) следует оставлять несколько резервных номеров для незапланированных нарядов и книг учета в течение года.
В графе 2 номенклатуры нарядов (дел) указываются наименования (заголовки) нарядов. Состав заголовка образуют следующие элементы:
название вида (переписка, журнал и тому подобное) или разновидности документа (приказы, указания, протоколы, постановления и так далее);
название учреждения;
адресат или корреспондент документа;
краткое содержание документов наряда;
даты (период), к которым относятся документы наряда;
указание на копийность документов наряда.
Заголовки нарядов в процессе формирования нарядов могут уточняться.
Графа 3 номенклатуры нарядов (дел) "Количество нарядов (томов)" заполняется в конце делопроизводственного года.
В графе 4 указываются сроки хранения нарядов, определяемые согласно действующим ведомственным и типовому перечням сроков хранения, и даются ссылки на соответствующие статьи перечней.
В графе 5 "Примечание" проставляются отметки о заведении нарядов, о переходящих нарядах, об отборе нарядов к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование нарядов, и прочем.
122.5. По окончании календарного года в конце номенклатуры нарядов (дел) ответственным за делопроизводство заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных нарядов по форме 57 согласно приложению 58.
В итоговой записи указывается количество заведенных нарядов с постоянным, временным (свыше 10 лет) и временным (до 10 лет) сроками хранения и переходящие наряды.
123. Формирование нарядов - это группировка исполненных документов в наряды в соответствии с номенклатурой дел.
123.1. При формировании нарядов следует соблюдать следующие правила:
помещать в наряды только исполненные документы;
помещать в наряды документы, которые по своему содержанию соответствуют наименованию наряда по номенклатуре дел;
помещать приложения вместе с основными документами;
раздельно группировать в наряды документы постоянного и временного сроков хранения;
группировать в наряд документы одного календарного года, за исключением переходящих нарядов;
в наряд не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;
наряд должен содержать не более 250 листов;
допускается временная группировка в одном наряде документов с различными сроками хранения, связанных с решением одного вопроса. По окончании года такие документы следует расформировать в самостоятельные наряды в зависимости от сроков их хранения.
123.2. Документы внутри наряда располагаются в хронологической или вопросно-логической последовательности и в их сочетании.
123.3. Предложения граждан и все документы по их рассмотрению группируются в самостоятельные наряды в хронологическом порядке. В случае получения повторного предложения они подшиваются к первоначальному предложению.
123.4. Группировка документов в наряды производится по отметкам исполнителей на исполненных документах и в строгом соответствии с номенклатурой дел. При этом проверяются правильность оформления документов, наличие подписей, даты, отметки об исполнении и других необходимых реквизитов на документе.
Документы, оформленные ненадлежащим образом, возвращаются исполнителям на доработку.
123.5. Наряды подлежат оформлению при их заведении и окончательно оформляются по завершении года.
123.6. Примерный перечень нарядов, журналов и книг учета, заводимых в районном (городском) суде, содержится в приложении 59.
Глава 14. ОРГАНИЗАЦИЯ АРХИВА СУДА
124. Ежегодно, по окончании года, в суде должна проводиться экспертиза научной и практической ценности документов, целью которой является отбор документов для последующего хранения.
125. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов в суде создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК), которая назначается приказом председателя суда.
В комиссию включается не менее трех-пяти человек. Председателем экспертной комиссии в районном (городском) суде назначается заместитель председателя суда или один из судей. В состав ЭК должны входить архивариус или работник, ответственный за архив, а также заведующий канцелярией.
По согласованию с заинтересованным архивным учреждением в состав комиссии может быть включен представитель государственного архива, в который будут сдаваться документы данного суда.
126. ЭК суда осуществляет следующие функции:
рассматривает проект номенклатуры заводимых нарядов и книг учета;
организует работу по отбору судебных дел, нарядов и других документов для хранения и уничтожения;
рассматривает сроки хранения и описи уголовных и гражданских дел, нарядов и других документов постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения по личному составу и выносит решение о представлении их на утверждение ЭМК (ЭПК) архивного учреждения;
рассматривает акты об отборе к уничтожению судебных дел, нарядов и других документов, не подлежащих дальнейшему хранению, и представляет их на рассмотрение ЭМК (ЭПК) архивного учреждения.
127. ЭК работает по плану, утвержденному председателем суда.
Заседания ЭК проводятся по мере надобности, но не реже 2 раз в год и оформляются протоколом, который подписывается председателем и секретарем ЭК.
Решения ЭК принимаются большинством голосов. При разделении голосов поровну спорные вопросы разрешаются председателем суда, а в необходимых случаях выносятся на рассмотрение ЭМК (ЭПК) соответствующего архивного учреждения.
128. До передачи в архив суда все законченные в делопроизводстве судебные дела, наряды и другие документы должны быть соответствующим образом оформлены и подготовлены к сдаче.
128.1. В уголовных и гражданских делах, подлежащих сдаче в архив, секретарь суда должен подшить и пронумеровать все приобщенные к делу документы, составить внутреннюю опись находящихся в деле документов, в конце дела на отдельном листе составить заверительную надпись по форме 58 согласно приложению 60.
128.2. Разрешение на передачу уголовного или гражданского дела, дела об административном правонарушении в архив должен давать судья, под председательством которого дело было рассмотрено, или председатель суда.
Судья обязан тщательно просмотреть все производство по делу, обращая особое внимание на исполнение вступившего в законную силу решения, приговора, определения, постановления.
При этом необходимо руководствоваться следующими правилами:
уголовное дело, по которому согласно приговору или определению суда осужденный подлежит заключению под стражу, считается законченным после получения от соответствующего органа внутренних дел подтверждения о том, что осужденный, находящийся на свободе, заключен под стражу;
уголовное дело, по которому осужденный, находящийся на свободе, приговорен к ограничению свободы, считается законченным после получения от соответствующего органа внутренних дел сообщения о том, что осужденный прибыл к месту отбытия наказания;
уголовное дело, по которому лицо осуждено с условным неприменением наказания, считается законченным, когда осужденный взят на учет для осуществления контроля за его поведением;
в тех случаях, когда в отношении несовершеннолетнего осужденного применена отсрочка исполнения приговора, дело считается законченным после решения вопроса об освобождении несовершеннолетнего от наказания, а при направлении его в места лишения свободы для отбытия наказания - после получения из соответствующего органа внутренних дел подтверждения о том, что осужденный заключен под стражу;
уголовное дело, по которому объявлен розыск лица, скрывающегося от суда после вынесения приговора, считается законченным по получении извещения о задержании лица и исполнении вынесенного в отношении его приговора;
уголовное дело, по которому осужденный приговорен к исправительным работам, считается законченным после поступления уведомления из органов, исполняющих этот вид наказания, о получении копии приговора;
уголовное дело, по которому осужденный приговорен к штрафу, конфискации имущества или с него взысканы денежные суммы в доход государства, подлежит сдаче в архив по возвращении исполнительного листа с отметкой судебного исполнителя об исполнении;
уголовное дело, по которому лицо осуждено к общественным работам, считается законченным и подлежит сдаче в архив по поступлении в суд из уголовно-исполнительной инспекции по месту жительства осужденного сообщения о взятии осужденного на учет и его трудоустройстве;
уголовное дело, по которому вынесен оправдательный приговор, считается законченным после вступления приговора в законную силу;
уголовное дело, по которому лицо освобождено от уголовной ответственности и в отношении его применена принудительная мера безопасности и лечения, считается законченным после получения сообщения о помещении такого лица в лечебное учреждение;
уголовное дело, прекращенное судом по основаниям, предусмотренным статьей 29 Уголовно-процессуального кодекса Республики Беларусь, подлежит сдаче в архив после вступления в законную силу определения суда о прекращении дела;
уголовное дело, прекращенное судом в связи с привлечением лица к административной ответственности, считается законченным после получения судом документа об уплате штрафа, исполнения определения суда об аресте или поступления сообщения из органов, ведающих исправительными работами, о получении ими копии определения суда;
материалы о направлении лица для принудительного лечения от наркомании или алкоголизма считаются законченными после получения сообщения о направлении лица на принудительное амбулаторное наблюдение и лечение;
уголовное дело, по которому с осужденных взысканы суммы в возмещение материального ущерба, причиненного преступлением, считается законченным после направления исполнительных листов для производства взыскания, извещения об этом взыскателя и оформления при солидарном или долевом взыскании сводного или контрольного исполнительного производства;
гражданское дело, разрешенное с удовлетворением иска, считается законченным после выдачи взыскателю исполнительного листа либо направления его по просьбе взыскателя или по инициативе суда для исполнения;
гражданское дело, по которому в иске отказано, считается законченным по вступлении решения в законную силу;
дело об административном правонарушении, рассмотренное с вынесением постановления о наложении административного взыскания, считается законченным после получения извещения о принятии постановления к исполнению;
дело об административном правонарушении, рассмотренное с вынесением постановления о наложении административного взыскания в виде штрафа, считается законченным после приобщения к нему документа, подтверждающего внесение суммы штрафа;
дело об административном правонарушении, рассмотренное с вынесением постановления о прекращении дела об административном правонарушении, - по вступлении постановления в законную силу;
дело об административном правонарушении, рассмотренное с вынесением постановления о передаче материалов дела об административном правонарушении по месту работы (службы) физического лица, привлекаемого к административной ответственности, для привлечения его к дисциплинарной ответственности, - после поступления извещения с места работы (службы) о поступлении постановления.
Если суд вынес решение, постановление или определение о наложении штрафа, о взыскании государственной пошлины или иных сумм в доход государства, дело считается законченным после приобщения к нему документа, подтверждающего внесение взысканной суммы.
128.3. Проверив производство по делу, судья дает разрешение на сдачу его в архив и в левом верхнем углу обложки дела после проставления штампа "архив" ставит свою подпись и дату. Здесь же, на обложке, судья, руководствуясь перечнем документов Министерства юстиции Республики Беларусь, организаций системы Министерства юстиции Республики Беларусь, судов и адвокатуры с указанием сроков хранения, утвержденным постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 13 декабря 2006 г. N 79 (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2007 г., N 19, 8/15497), обязан указать дату (год), до которой включительно дело должно храниться в архиве суда, или сделать надпись: "постоянно", если дело согласно перечню подлежит постоянному хранению.
128.4. На обложках уголовных дел, подлежащих постоянному хранению, должны быть уточнены заголовки и, в частности, указаны: фамилия, имя, отчество осужденного и полное наименование статьи Уголовного кодекса Республики Беларусь, по которой лицо осуждено.
Пример. Дело N ______ по обвинению Ситина Василия Кузьмича в умышленном убийстве при отягчающих обстоятельствах - ст. 139 ч. 2 п. 5 Уголовного кодекса Республики Беларусь.
129. Оформление нарядов включает комплекс работ по их технической обработке и проводится ответственными за делопроизводство в судах лицами.
129.1. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление нарядов.
Полному оформлению подлежат наряды постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.
Полное оформление наряда предусматривает: подшивку или переплет нарядов, нумерацию листов в них, составление заверительной надписи, составление (в случаях необходимости) внутренней описи документов, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки наряда.
Документы постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу следует подшивать (переплетать) в наряды на четыре прокола в твердую обложку из картона с учетом возможности свободного чтения текста всех документов. Металлические скрепки из нарядов удаляются. Листы нарядов нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу черным графическим карандашом, не задевая текста, причем каждый том наряда нумеруется самостоятельно. Фотокарточки, чертежи, диаграммы и другие специфические документы, представляющие самостоятельный лист в наряде, нумеруются на обратной стороне в левом верхнем углу. Лист с наклеенной на нем фотокарточкой либо документом нумеруется как один лист. В заверительной надписи к наряду указывается общее количество фотокарточек с указанием номеров листов, на которых они расположены.
Подшитые в наряд конверты с вложениями нумеруются как два номера - конверт, а затем вложение.
В конце наряда (тома) на отдельном листе делается заверительная надпись по форме 58 согласно приложению 60, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов, отражаются исправления в нумерации, оговариваются особенности физического состояния документов и проставляются подпись ответственного лица за ведение делопроизводства с указанием должности и дата.
На наряды постоянного или временного (свыше 10 лет) срока хранения, учет которых вызывается спецификой документации (ценные, личные дела, наряды, сформированные по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов), составляется внутренняя опись документов по форме 59 согласно приложению 61.
Внутренняя опись нумеруется в начале наряда и подписывается составителем. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов документов, их количество указывается в заверительной надписи после общего количества листов (со знаком плюс). Например: в настоящем наряде 150 листов + 12 листов внутренней описи.
Аналогичным образом оформляются уголовные и гражданские дела.
129.2. Наряды временного (до 10 лет) срока хранения подлежат частичному оформлению. Допускается хранить их в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию, листы не нумеровать, заверительные надписи и внутренние описи не составлять.
129.3. Обложки нарядов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения оформляются по установленной форме 60 согласно приложению 62.
Обязательными реквизитами обложки являются: наименование суда, индекс наряда по номенклатуре дел и номер тома, заголовок, срок хранения, дата (год) или крайние даты начала и окончания наряда, количество листов, номер фонда, описи и наряда (дела) по описи.
Надписи на обложках нарядов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения делаются светостойкими чернилами или тушью.
129.4. Исполнительные производства готовятся к сдаче в архив судебными исполнителями. В оконченных исполнительных производствах все документы должны быть пронумерованы. На обложке исполнительного производства проставляется срок хранения. Оформленное производство передается судье, который проверяет исполнение, после чего дает разрешение на сдачу производства в архив и ставит на обложке рядом со штампом "архив" дату и подпись.
129.5. Законченные регистрационные журналы, книги, картотеки готовятся к сдаче в архив секретарем суда, который нумерует листы, а на оборотной стороне последнего чистого листа делает заверительную надпись. На обложке журнала или книги проставляется срок хранения согласно Перечню и указывается количество листов в журнале.
Перед сдачей в архив картотек секретарь суда проверяет наличие карточек и заполнение в них всех необходимых реквизитов. На отдельной чистой карточке делается заверительная надпись. Картотеки передаются в архив, как правило, в ящиках. Если картотеку подшивают в обложки, то для удобства пользования не следует формировать слишком толстые тома с карточками, то есть не более 100 - 150 карточек в один том. Картотека должна сдаваться в архив вместе с алфавитным указателем к ней.
130. Сроки хранения дел, нарядов, исполнительных производств и других документов устанавливаются в соответствии с Перечнем.
Сроки хранения дел и нарядов, содержащих документы различной значимости, определяются по документам, имеющим наибольший срок хранения.
Сроки хранения документов, которые не предусмотрены Перечнем, устанавливаются ЭК исходя из их научной и практической ценности.
Срок хранения для гражданских дел, указанный в Перечне, исчисляется:
со дня вступления решения в законную силу;
со дня вынесения определения о прекращении дела или оставления иска без рассмотрения;
для уголовных дел:
со дня окончания срока отбытия наказания, определенного приговором, вступившим в законную силу;
со дня вступления в законную силу оправдательного приговора, а также определения или постановления о прекращении дела;
со дня освобождения осужденного от наказания при условно-досрочном освобождении;
со дня истечения испытательного срока при условном осуждении; со дня истечения отсрочки исполнения приговора. В случае отмены отсрочки исполнения приговора и направления осужденного для отбывания наказания - со дня окончания отбытия срока наказания;
с момента вынесения судом определения о прекращении применения принудительных мер безопасности и лечения к лицам, совершившим общественно опасные деяния в состоянии невменяемости.
Для уголовных дел, по которым заявлен и удовлетворен гражданский иск, учитывается срок исполнения приговора в части гражданского иска.
Для исполнения производств срок хранения исчисляется со дня исполнения решения, а по делам о взыскании алиментов, взыскании расходов, затраченных государством на содержание детей, находящихся на государственном обеспечении, - со дня исполнения решения в данном суде.
По всем остальным документам (нарядам, книгам, картотекам, контрольным производствам и т.п.) срок исчисляется с 1-го января, следующего за годом окончания их делопроизводством.
131. На завершенные наряды (дела) постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности и оформленные в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, составляются описи. На наряды (дела) временного (до 10 лет) срока хранения описи не составляются.
131.1. Опись дел (нарядов) постоянного срока хранения по форме 61 согласно приложению 63 составляется в четырех экземплярах, согласовывается с ЭК суда и утверждается ЭМК (ЭПК) архива, куда сдаются дела. После этого опись дел (нарядов) передается на утверждение председателю суда. Законченная опись дел (нарядов) постоянного срока хранения должна иметь титульный лист по форме 62 согласно приложению 64, оглавление, список сокращенных слов, предисловие, указатель.
131.2. Опись дел по личному составу составляется в трех экземплярах, согласовывается с ЭК суда и ЭМК (ЭПК) архива и утверждается председателем суда по форме 63 согласно приложению 65.
Опись на дела по личному составу составляется за несколько лет с валовой нумерацией дел. Личные дела систематизируются в описи по алфавиту. Заголовки дел систематизируются в следующей последовательности: приказы по личному составу, списки личного состава, карточки по учету личного состава, личные дела уволенных (включаются в опись по году увольнения), лицевые счета работников по заработной плате, невостребованные трудовые книжки.
131.3. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
каждое дело (наряд) вносится под самостоятельным порядковым номером, а если из нескольких томов, то каждому тому присваивается самостоятельный порядковый номер;
порядок нумерации дел в описи валовый за несколько лет; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела (наряда);
при внесении в опись нарядов (дел) с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
для дел, содержащих документы за несколько лет, в конце описи каждого следующего года, за который имеются документы в данном деле, делаются ссылки на номера дел, содержащих материалы за данный год (после интервала за последней описательной статьей каждого последующего года);
графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, об особенностях их физического состояния, о наличии копий и прочем.
В конце описи делается итоговая запись, в которой указывается количество дел, числящихся по описи, а также поясняются все особенности нумерации дел (пропущенные и так далее).
131.4. При первичном представлении описей на утверждение к ним прилагается историко-архивная справка к фонду, которая состоит из двух разделов.
В первом разделе должны быть отражены следующие данные:
когда был создан суд, его организационная структура, на какую территорию распространяется действие суда, его функции согласно Закону Республики Беларусь от 13 января 1995 г. "О судоустройстве и статусе судей в Республике Беларусь" (Ведамасцi Вярхоўнага Савета Рэспублiкi Беларусь, 1995 г., N 11, ст. 120);
изменения названия, структуры и подведомственности суда с указанием соответствующих нормативных актов;
система делопроизводства суда и ее изменения;
дата и причины ликвидации или реорганизации суда с указанием соответствующего нормативного акта, а также наименование суда, которому переданы его функции.
Во втором разделе приводятся сведения об истории документального фонда и его составе:
за какие годы в архиве суда хранятся документы;
сведения о передаче дел из других судов в случае реорганизации суда;
проводились ли ранее научно-техническая обработка дел и экспертиза ценности документов;
передавались ли дела в государственный архив и за какие годы.
Если в суде не сохранились все документы, подлежащие хранению, то указать, по какой причине, а также перечислить основные категории несохранившихся дел.
Историческая справка подписывается председателем суда.
131.5. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению по форме 64 согласно приложению 66 производятся после составления годовых разделов описей дел постоянного срока хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно.
Одобренные ЭК акты утверждаются председателем суда после утверждения ЭМК (ЭПК) архива описей дел постоянного срока хранения, только после этого можно уничтожить дела, включенные в данные акты.
131.6. Дела, предназначенные для уничтожения, после утверждения актов хранятся в специально отведенном для них месте. Перед сдачей документы должны быть упакованы. Сдача документов оформляется приемо-сдаточными накладными, в которых указывается вес бумаг. Дата сдачи документов, их вес и номер накладной указываются на акте, который подшивается в соответствующий наряд после внесения изменений в учетные документы.
132. Для хранения документов, дел, книг и журналов учета в суде должно быть достаточное количество сейфов. Хранение документов в шкафах допускается в исключительных случаях. При таком хранении должна обеспечиваться полная сохранность дел, нарядов, журналов и книг учета. Комнаты для хранения указанных документов должны быть оборудованы сигнализацией.
Учетно-статистические карточки помещаются в картотечные ящики, которые хранятся в сейфах или в шкафах.
Документы на электронных и машинных носителях хранятся на общих основаниях.
132.1. Оконченные производством дела и другие документы по завершении года передаются в архив суда по графику, утвержденному председателем суда.
Результаты передачи оформляются актом. В акте указываются индексы нарядов, журналов, книг учета по номенклатуре, номера уголовных и гражданских дел, административных и других материалов и количество листов в них, дата передачи, фамилии передающего и принимающего дела и их росписи. Учетно-статистические карточки передаются по количеству.
Если по делу исполнение не окончено, оно в архив суда не сдается, а на учетно-статистической карточке делается отметка о том, у кого оно находится на исполнении. По окончании исполнения дело сдается в архив суда по отдельному акту.
132.2. Поступившие в архив суда уголовные и гражданские дела, наряды и другие документы хранятся по годам в порядке номеров.
132.3. Из архива суда дело может быть выдано или выслано в случае служебной необходимости для временного пользования. Разрешение на выдачу или высылку дела дает председатель суда или его заместитель. Отметка о выдаче дела производится в специальном журнале, где указываются: номер дела, дата выдачи, кому выдано, с какой целью или основание высылки, роспись в получении дела или номер почтового отправления и дата возвращения дела.
Требование о высылке дела и копия сопроводительного письма хранятся в контрольной папке до возвращения дела в суд.
133. Находящиеся в архиве суда документы, по которым истек установленный Перечнем срок хранения, отбираются к уничтожению.
133.1. Работу по отбору нарядов и дел к уничтожению в районных (городских) судах осуществляет экспертная комиссия с участием работников канцелярии и других работников суда.
133.2. Отбор дел и других документов к уничтожению оформляется актом, который составляется по определенной форме 64 согласно приложению 66. Акт подписывается председателем и членами комиссии, рассматривается ЭК суда и согласовывается с ЭМК (ЭПК) соответствующего архива, после чего утверждается председателем суда.
133.3. Отбор уголовных и гражданских дел к уничтожению первоначально производится по учетно-статистическим карточкам (в правом верхнем углу каждой карточки должен быть поставлен конечный год хранения дела), а затем подбираются дела, по которым истек срок хранения.
133.4. Из отобранных к уничтожению дел оставляют на постоянное хранение подлинники приговоров, решений и последующих определений и постановлений вышестоящих судов, из прекращенных дел оставляют определения о прекращении дела.
На подлинниках приговоров, решений и последующих определений и постановлений вышестоящих судов проставляются регистрационные номера дел, из которых они изъяты. Приговоры и последующие определения и постановления по уголовным делам хранятся отдельно от решений и последующих определений и постановлений по гражданским делам.
По истечении срока хранения последних дел, рассмотренных в определенном году, наличие подлинников приговоров и решений сверяется с учетно-статистическими карточками. Затем приговоры и решения подшиваются в порядке номеров дел, нумеруются, помещаются в твердую обложку.
В районных (городских) судах в каждый том наряда следует помещать документы, изъятые не более чем по 25 уголовным или 50 гражданским делам.
На обложке каждого тома пишется заголовок: "Подлинные приговоры (решения) по уголовным (гражданским) делам, рассмотренным в ... году. Том N ..., дела с N ... по N ...".
133.5. При составлении акта на отобранные к уничтожению уголовные и гражданские дела должны соблюдаться следующие правила:
дела располагаются в акте по годам их рассмотрения и в порядке регистрационных номеров;
в графе "Заголовки дел" указываются номер дела, фамилия и инициалы осужденного, статья Уголовного кодекса Республики Беларусь, фамилия и инициалы истца и ответчика и существо спора;
в графе "Годы дел и документов" проставляется год рассмотрения дела;
в конце акта делается запись о том, что из дел изъяты подлинные приговоры и решения с последующими определениями и постановлениями вышестоящих судов.
133.6. В учетно-статистических карточках делается отметка об уничтожении дела с указанием даты составления акта.
133.7. Одновременно с уголовными и гражданскими делами, рассмотренными в определенном году, к уничтожению отбираются наряды с управленческой документацией, а также дела, связанные с исполнением приговора, о снятии судимости и др., материалы об административных правонарушениях, о направлении лиц на принудительное амбулаторное наблюдение и лечение, производства по делам, рассмотренным кассационной и надзорной инстанциями судов, исполнительные производства, регистрационные книги и журналы, картотеки, по которым истекли сроки хранения, установленные Перечнем.
Отбор к уничтожению вышеуказанных документов оформляется отдельным актом. Каждая группа документов включается в акт обобщенно под одним заголовком согласно статье Перечня с указанием номеров (индексов) уничтожаемых нарядов, дел, производств.
В графе акта "Годы дел и документов" должен быть проставлен для нарядов, регистрационных книг и журналов, исполнительных и других производств год заведения их в делопроизводстве; для дел и материалов - год их рассмотрения.
Акты об отборе к уничтожению нарядов и дел подшиваются в отдельный наряд в хронологическом порядке.
В регистрационных журналах или карточках делается отметка об уничтожении дела, материала или производства с указанием даты составления акта.
133.8. Из дел, подлежащих уничтожению, оставляются на хранение личные документы, которые помещаются в отдельную папку, содержащую внутреннюю опись документов. В опись вносятся: фамилия, имя, отчество владельца документа, наименование документа и номер дела, из которого он изъят, год рассмотрения дела, номер и дата акта об уничтожении дела. Невостребованные личные документы хранятся в архиве суда 50 лет.
133.9. Судебные дела и другие документы, подлежащие уничтожению, сдаются на бумагоперерабатывающие фабрики или сжигаются.
Перед сдачей они должны быть упакованы, а в необходимых случаях опечатаны.
Сдача оформляется приемо-сдаточными накладными, в которых указываются количество включенных в акт дел и вес принятой партии документов.
Использование отобранных к уничтожению дел и документов для хозяйственных нужд, а равно для сдачи в макулатуру запрещается.
Глава 15. ПОРЯДОК ВЫДАЧИ СУДЕБНЫХ ДЕЛ
И СУДЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ
134. Судебные дела выдаются для ознакомления с ними в помещении суда только с разрешения председателя суда, его заместителя, заведующего канцелярией или судьи по предъявлении следующих документов:
подсудимым и потерпевшим по уголовным делам, сторонам, третьим лицам и законным представителям по гражданским делам - по предъявлении документа, удостоверяющего личность;
адвокатам, выступающим по делам в суде первой и кассационной инстанций, а также адвокатам, знакомящимся с делами, законченными производством, - по предъявлении ордера юридической консультации и удостоверения личности;
другим лицам, выступающим по гражданским делам, гражданским истцам, ответчикам и их представителям, выступающим по уголовным делам, - по предъявлении доверенности на ведение дела и документа, удостоверяющего личность;
судьям и другим ответственным работникам вышестоящих судов, прокурорам, работникам управлений и Министерства юстиции Республики Беларусь - по предъявлении удостоверения личности.
Дела об усыновлении выдаются для ознакомления с ними в помещении суда с разрешения председателя суда, его заместителя или судьи:
усыновителям - по предъявлении документа, удостоверяющего личность;
представителю органов опеки и попечительства, прокурору - по предъявлении удостоверения личности;
адвокату, участвующему в деле в качестве представителя усыновителя, - по предъявлении ордера юридической консультации и удостоверения личности.
Судебные дела высылаются почтой или с рассыльными только по письменным требованиям вышестоящих судов и органов, которым законом предоставлено право истребовать дела, и на основании распоряжения председателя суда или его заместителя.
До возвращения дела в суд требование о его высылке, копия приговора или решения и копия сопроводительного письма, при котором дело было направлено, хранятся в контрольной папке.
В учетно-статистической карточке отмечается, кому, когда и по какому запросу направлено дело и когда оно возвращено в суд.
135. Засвидетельствованные копии судебных документов и письменные справки по делам выдаются канцелярией суда и архивариусом обвиняемым, осужденным, оправданным, потерпевшим, сторонам по гражданскому делу и их представителям по письменному заявлению с разрешения председателя суда или судьи с оплатой в надлежащих случаях государственной пошлины в день обращения в суд. Эти заявления (а в случаях, предусматривающих оплату государственной пошлины, и документ, подтверждающий ее оплату) приобщаются к делу.
136. Выдаваемые судом копии приговоров, решений и определений по уголовным и гражданским делам, в том числе определений и постановлений, вынесенных вышестоящим судом, должны быть засвидетельствованы с обязательным приложением гербовой печати. В случаях, когда приговор, решение, определение были изменены вышестоящим судом, об этом следует указать на выдаваемой копии.
137. Лицо, получившее копию, должно расписаться в получении в справочном листе. В случае высылки копии документа по почте в справочном листе делается об этом отметка.
Лицо, получившее подлинный документ из дела, должно расписаться в получении этого документа на копии, оставленной в деле.
Глава 16. УЧЕТ, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ И ХРАНЕНИЕ СЛУЖЕБНЫХ
ИЗДАНИЙ И ОРГТЕХНИКИ
138. К служебным изданиям относятся все поступившие в суд для общего пользования кодексы, официальные издания и иные сборники текущего законодательства, бюллетени вышестоящих судов, инструкции, положения и другие своды правил, регламентирующих служебную деятельность и структуру судов, учебники, справочники и иные подобные издания.
139. Все служебные издания учитываются заведующим канцелярией (консультантом, секретарем суда) в книге учета служебных изданий по форме 65 согласно приложению 67. На изданиях проставляется инвентарный номер. Дополнительно полученные экземпляры изданий учитываются за новыми инвентарными номерами.
140. В случае износа книги учета изданий, а также в тех случаях, когда большинство занесенных в книгу изданий уничтожено, с разрешения председателя суда может быть произведен переучет изданий и заведена новая книга учета.
Переучет проводится с составлением акта комиссией, назначенной председателем суда. В новую книгу учета переносятся, как правило, только те издания, которые к моменту переучета имеются в наличии и нужны для работы.
После переучета изданий и оформления новой книги старые книги учета по истечении двух лет уничтожаются по акту.
Председатель суда ежегодно назначает специальную комиссию, которая проверяет всю имеющуюся литературу, выявляет излишнюю, ненужную и потерявшую практическую ценность, решает вопрос о ее последующем уничтожении или направлении в вышестоящую инстанцию. Уничтожение такой литературы должно быть произведено без ущерба для служебной деятельности суда.
141. Выдача изданий для пользования производится под расписку в карточке выдачи по форме 66 согласно приложению 68.
142. При поступлении в суд оргтехники лицу, назначенному приказом председателя материально ответственным за нее, необходимо проверить ее техническое состояние, наличие документации, правильность и полноту заполнения технических паспортов. Всю оргтехнику это лицо обязано зарегистрировать в журнале по форме 67 согласно приложению 69.
Вся документация, относящаяся к оргтехнике, хранится у материально ответственного лица.
143. Приказом (распоряжением) председателя суда оргтехника закрепляется под расписку за соответствующими работниками, которые несут ответственность за ее сохранность и техническое состояние.
При использовании в судебном заседании средств оргтехники магнитофонные ленты и киноленты приобщаются к делу, упаковываются и опечатываются с описью содержания на упаковке и указанием номера дела. Опись удостоверяется секретарем судебного заседания.
Глава 17. ПРИЕМ И ПЕРЕДАЧА ДЕЛ
144. Прием и передача дел при смене председателя районного (городского) суда производится с участием представителя управления юстиции областного исполнительного комитета, Минского городского исполнительного комитета.
Прием и передача дел при смене заведующего канцелярией (секретаря суда) производятся в присутствии председателя данного суда.
145. Прием и сдача дел оформляются приемо-сдаточным актом. В приемо-сдаточном акте должны быть отражены:
общая характеристика делопроизводства, состояние учета, отчетности и архива данного суда;
наименование карточек, журналов, книг, нарядов, которые ведутся в суде;
количество пронумерованных листов в каждой картотеке, журнале, книге, наряде;
неисполненные документы и нерассмотренные дела;
все документы архива суда, количество уголовных и гражданских дел, находящихся в архиве;
соответствие записей в журнале учета вещественных доказательств их фактическому наличию.
Приемо-сдаточный акт составляется в двух экземплярах, подписывается лицами, участвующими в передаче.
Один экземпляр акта остается в суде, второй - направляется в управление юстиции областного исполнительного комитета, Минского городского исполнительного комитета.
146. При освобождении или переводе на другую работу судей, других сотрудников суда они обязаны в присутствии председателя суда, судьи и заведующего канцелярией и с участием материально ответственного лица передать все имеющиеся у них дела и неисполненные документы, а также справочные материалы и материальные ценности другому работнику, на которого возложено исполнение обязанностей переводимого (освобождаемого) работника, либо материально ответственному лицу. При обнаружении недостачи имущества, утраты дел, служебных изданий или документов председатель суда назначает служебное расследование.
147. Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.
147.1. Контролю подлежат все зарегистрированные в суде документы: входящие, исходящие и внутренние документы, которые по своему характеру требуют решения (ответа).
Контроль за своевременным рассмотрением дел в судах осуществляет председатель суда.
147.2. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания документа, а для поступивших - с даты поступления.
Сроки исполнения могут быть типовыми или индивидуальными.
Типовые сроки исполнения документов устанавливаются нормативными актами органов государственной власти, а также центральных органов управления.
Индивидуальные сроки устанавливаются председателем суда. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции председателя суда.
Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя, установившего срок исполнения.
147.3. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам.
На документе проставляются отметка об исполнении, подпись исполнителя и дата.
148. Учет контролируемых документов строится на базе регистрационных данных: регистрационных карточек либо журналов контроля.
На контролируемых документах в обязательном порядке должна проставляться отметка о контроле (отметка проставляется на левом поле первого листа документа параллельно заголовку документа).
148.1. Информация о результатах исполнения документов обобщается по состоянию на первое число каждого месяца и доводится до сведения руководства.
148.2. Контроль за соблюдением сроков рассмотрения дел в суде осуществляет помощник председателя суда или судьи, которые еженедельно их анализируют и данные докладывают председателю суда.
Сведения об отложенных и приостановленных делах, нарушенных сроках рассмотрения дел с объяснением причин их нарушения представляются ежеквартально в управления юстиции.
148.3. Председатель суда или по его поручению судьи:
не реже одного раза в квартал проверяют состояние учета движения исполнительных документов и принимают меры по исправлению вскрытых ошибок и устранению недостатков;
не позднее 5-го числа первого месяца следующего квартала проводят проверки работы каждого судебного исполнителя с составлением актов проверки. Копии актов представляют управлениям юстиции не позднее 10-го числа этого же месяца.
Одновременно проверяются учет, хранение и реализация вещественных доказательств с составлением отдельного акта.
148.4. Не исполненные к началу года исполнительные производства возвращаются судебным исполнителем в канцелярию суда не позднее 3 января следующего года для перерегистрации.
Перерегистрация осуществляется канцелярией суда. На каждом таком исполнительном производстве указывается два порядковых номера - прошлого и нового года, например:
856
-----.
1
Нумерация исполнительных производств, поступивших в новом году, начинается с номера, который является очередным после перерегистрации исполнительных производств прошлого года.
Перерегистрированные исполнительные производства передаются судебному исполнителю для исполнения в том же порядке, как и вновь поступившие.
148.5. Управление юстиции ежеквартально анализирует акты проверки работы судебных исполнителей по исполнению судебных решений и принимает меры по совершенствованию ее организации.
Приложение 1
к Инструкции
по делопроизводству
в районном (городском)
суде Республики Беларусь
Форма 1а
Образец
БЛАНК
ДЛЯ ВСЕХ ВИДОВ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ
ДОКУМЕНТОВ НА БЕЛОРУССКОМ И РУССКОМ ЯЗЫКАХ С ПРОДОЛЬНЫМ
РАСПОЛОЖЕНИЕМ РЕКВИЗИТОВ
-------------------------------------------------------------------¬
¦ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГЕРБ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ ¦
¦ ¦
¦Найменне Наименование ¦
¦вышэйстаячай арганiзацыi вышестоящей организации ¦
¦Найменне арганiзацыi Наименование организации¦
¦Назва вiду дакумента Название вида документа ¦
¦___________ N ________ ¦
¦Месца складання або Место составления или ¦
¦выдання издания ¦
¦-------------------------------------------------------------------
Страницы: | Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4 | Стр.5 | Стр.6 | Стр.7 | Стр.8 | Стр.9 | Стр.10 | Стр.11 |
| 
