Стр. 2
Страницы: | Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4 |
При командировании - дата и продолжительность командировок, место направления, наименование организации, учреждения.
При поощрениях и наказаниях - причина и вид поощрения или взыскания.
Каждый пункт постановления, распоряжения по личному составу должен заканчиваться ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия.
Постановления, распоряжения по личному составу, согласно Трудовому кодексу Республики Беларусь, доводятся до сведения работников под расписку. Визы ознакомления работников располагаются после текста какого-то пункта приказа или после подписи Председателя Правления Белкоопсоюза.
Информация, содержащаяся в постановлениях, распоряжениях по личному составу (сведения о работе и поощрения) фиксируется в трудовых книжках работников.
3.4.2. Решения - правовой акт, принимаемый коллегиальными органами. Решение должно содержать следующие обязательные реквизиты: наименование организации, издающей документ, код организации, автора документа, название вида документа, дату, регистрационный номер, место издания, заголовок, текст, визы, подпись.
Текст решения состоит из констатирующей и распорядительной части.
Протокол - организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях Правления Белкоопсоюза.
Протокол ведется во время заседания секретарем или специально назначенным лицом.
Протоколы оформляются на общем или специальном бланке Белкоопсоюза формата А4 и содержат следующие реквизиты: наименование органа, издающего документ, наименование вида документа (протокол), дату заседания и регистрационный индекс (номер), место заседания, гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению), заголовок к тексту, текст, подписи.
Для некоторых разновидностей протоколов вводятся дополнительно такие реквизиты, как гриф утверждения, согласования.
Утверждению подлежат решения совещаний по вопросам, выходящим за пределы компетенции участников заседания.
Заголовок - это название протоколируемого мероприятия (совещание, заседание, собрание) и наименование коллегиального органа в родительном падеже. Например, "заседания комиссии...", "собрания трудового коллектива..." Если на заседании рассматривается один вопрос (тема), он может быть вынесен в заголовок протокола. Например, "собрания трудового коллектива о подведении итогов работы за год".
На протоколе проставляется дата заседания, а не окончательного оформления или подписания протокола. В том случае, если заседание продолжается несколько дней, указывается дата начала заседания и через тире - окончания. Например, 12 - 14.02.2002.
Индексом протокола является порядковый номер заседаний Правления Белкоопсоюза в течение года.
В реквизите "место заседания" указывается город, где состоялось заседание.
Протоколы в зависимости от полноты освещения хода заседания делятся на краткие и полные.
Протокол краткой формы составляется при наличии стенограммы или когда прилагаются принятые постановления, а также тексты докладов и выступлений. Кратко протоколируются оперативные совещания.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
В вводной части указываются фамилии председательствующего и присутствующих. При необходимости указываются должности присутствующих, а также инициалы, фамилии и должности лиц, приглашенных на заседание. При большом количестве участников заседания составляется список присутствующих, который прилагается к протоколу. Текст постановляющей части протокола должен быть лаконичным, не допускающим двоякого толкования. Он излагается в неопределенной форме глагола (возложить, поручить, организовать и т.д.) и строится по схеме: действие - исполнитель - срок. Если постановление по какому-либо вопросу повестки дня содержит различные по характеру вопросы, оно делится на пункты (первой цифрой обозначается вопрос повестки дня, второй - порядковый номер пункта постановляющей части).
Отредактированный протокол подписывает Председатель Правления или его заместитель.
3.5. Информационно-справочные документы (акт, докладные,
объяснительные записки, справка, служебные письма,
телеграммы, телефонограммы)
3.5.1. Акт - документ, составленный комиссией или специально выделенными должностными лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие. В зависимости от назначения бывают различного рода содержания - акты инвентаризации, несчастных случаев, приема-передачи материальных ценностей, акты приема объектов в эксплуатацию, проверок, ревизии финансово-хозяйственной деятельности и другие.
Основанием для составления акта может быть распорядительный документ вышестоящих органов, Председателя Правления Белкоопсоюза, его плановое задание и другое.
Независимо от разновидности акты составляются по единой схеме.
Акт содержит следующие реквизиты: наименование организации (подразделения), составившего акт, название вида документа, место составления, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту, подписи, при необходимости - гриф утверждения и согласующие визы. Реквизиты располагаются в установленном порядке.
Акт оформляется на общем бланке.
Дата и место составления, проставляемые в акте, должны соответствовать дате и месту актируемого события.
Заголовок акта представляет собой краткое содержание событий или факты, сформулированное отглагольным существительным. Например: "О списании малоценного инвентаря", "О выделении к уничтожению документов и дел" и т.д.
Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.
В вводной части акта указывается основание для составления акта (распорядительный или нормативный документ, устное указание руководителя): состав комиссии - указывается наименование должности, инициалы и фамилия председателя комиссии в именительном падеже, наименования должностей, инициалы и фамилии членов комиссии и приглашенных в алфавитном порядке. При написании должностей лиц, участвовавших в составлении акта, необходимо указывать название организации.
Слова "ОСНОВАНИЕ", "СОСТАВЛЕН", "ПРЕДСЕДАТЕЛЬ", "ЧЛЕНЫ КОМИССИИ", "ПРИСУТСТВОВАЛИ" пишутся с прописной буквы от нулевого положения табулятора.
Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели и задачи актирования, описание и характер проведенной работы, установленные факты (если отражается несколько фактов, то содержание акта делится на подпункты), а также выводы и заключения.
Выводы и предложения составителей акта могут быть изложены в распорядительной форме с указанием сроков исполнения предписываемых действий.
При наличии в акте приложений ссылка на них дается в конце текста перед подписями.
Акт подписывают председатель и все составители без указания должностей. Первой проставляется подпись председателя комиссии, ниже - подписи членов комиссии в алфавитном порядке.
Акты ревизий и обследований подлежат согласованию с должностными лицами, деятельность которых обследуется.
Лица, имеющие замечания по содержанию акта, подписывают (визируют) его с отметкой: "Замечания прилагаются". Текст замечаний излагается на отдельном листе. Небольшие по объему замечания допускается фиксировать на самом акте.
3.5.2. Докладная записка - документ, адресованный конкретному должностному лицу, информирующий о сложившейся ситуации, о выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя. Она готовится как по инициативе автора, так и по указанию Председателя Правления и его заместителей.
Внешние докладные записки (адресуемые руководителям вышестоящего органа) оформляются на бланках и подписываются Председателем Правления Белкоопсоюза, внутренние оформляются на бумаге формата А4 и подписываются составителем.
В зависимости от содержания и целевого назначения докладные записки бывают инициативные (внесение предложений) или отчетные (о результатах проверки, о командировке и т.д.).
Инициативные докладные записки, требующие исполнения, регистрируются, при необходимости их исполнение контролируется согласно резолюции.
Реквизиты докладной записки: наименование организации (структурного подразделения), название вида документа, дата, регистрационный индекс, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.
Текст докладной записки состоит из двух частей. В первой (вводной) части излагается состояние вопроса, факты, послужившие причиной для составления докладной записки, проводится их анализ. Во второй части докладной записки излагаются выводы и предложения.
3.5.3. Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т.д.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Объяснительные записки по содержанию можно разделить на две группы.
К первой группе относятся документы, сопровождающие основной документ (план, отчет) и поясняющие содержание отдельных положений основного документа. Они оформляются на общем бланке.
Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Составляются на чистом листе бумаги, подписываются составителем.
3.5.4. Справка - документ информационного характера, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий, но без мнения автора о существе излагаемых вопросов.
Справки делят на две группы - с информацией о фактах и событиях служебного характера и выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт.
Реквизиты справки: наименование организации (структурного подразделения), название вида документа, дата и регистрационный индекс, адресат, заголовок к тексту (для формата А4), текст, подпись.
Справки информационного характера отражают индивидуальные ситуации. Они составляются по запросу и представляются в установленные сроки. В них могут быть приведены таблицы, к ним могут прилагаться приложения. Подписывают справку лица, ее составлявшие и несущие ответственность за представленные данные.
Справки, выдаваемые заинтересованным гражданам о подтверждении места работы, занимаемой должности, заработной плате, месте проживания, наличии иждивенцев и т.п., оформляются на трафаретных бланках. На таких бланках кроме названия учреждения, вида документа, даты и номера, имеется отпечатанный типовой текст. Текст обычно начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества, о котором сообщаются сведения. В конце справки дается название учреждения, куда она представляется. Текст справки заверяется подписью и печатью.
3.5.5. Служебные письма - обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами.
Служебные письма применяются для решения оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности, отсюда вытекает разнообразие содержания писем: запросы, уведомления, приглашения, претензии, изменения, уточнения, задания, сообщения, разъяснения, напоминания, рекомендации, гарантийные, сопроводительные и т.п.
Письма оформляются на специальных бланках для писем формата А4 или А5 в зависимости от объема текста.
Реквизитами письма являются: наименование организации - автора документа, почтовый и телеграфный адрес организации, номер телефона приемной Председателя Правления Белкоопсоюза, номер счета в банке, дата и регистрационный индекс, адресат, ссылка на индекс и дату входящего документа, заголовок к тексту, текст, подпись, фамилия составителя документа и номер его служебного телефона.
Текст служебного письма освещает, как правило, один вопрос. Несколько вопросов излагаются в одном письме только в случае их взаимосвязанности.
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются мотивы, побудившие составить документ, здесь же делаются ссылки на решения вышестоящих органов, явившиеся основанием составления письма. Основной является вторая часть документа, в котором излагаются выводы, просьбы, предложения, замечания и т.п.
Письма бывают инициативные и ответные. Инициативные письма - это письма, требующие ответа. Большая часть таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) в решении каких-либо вопросов. Тематика этих писем не ограничена.
В ответном письме указывается дата и номер инициативного письма, на который дается ответ. Эти письма по своему содержанию носят зависимый от инициативных характер, т.к. тема их текста уже задана и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ предложения, выполнения просьбы. Ответ всегда должен быть изложен в конкретной и четкой форме: все ли просьбы могут быть удовлетворены, в какой мере, в какие сроки.
Письма, адресуемые вышестоящим органам, подписывает Председатель Правления Белкоопсоюза или его заместители.
Письмо может быть подписано двумя или более должностными лицами.
3.5.6. Телеграммы - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с передачей информации по каналам телеграфной связи.
Телеграммы составляются в случаях, когда отправление документов не обеспечивает своевременного решения вопросов. Телеграммы делятся на категории: "Внеочередные", "Правительственные", "Срочные", "Обыкновенные".
Телеграмма оформляется в двух экземплярах на телеграфном бланке или на обычной бумаге формата А5, один экземпляр передается на телеграф, другой подшивается в дело.
Основные реквизиты телеграммы: место, дата, время (часы и минуты) передачи телеграммы (проставляются телеграфистом), регистрационный номер, отметка об особом виде (серия) телеграммы, адресат, ссылка на индекс и дату входящего (инициативного) документа, текст, подпись.
В телеграмме дается точный адрес без индекса: город, номер отделения связи, улица, дом, наименование организации или фамилия получателя.
Текст телеграммы печатают на одной стороне листа прописными буквами (кроме сокращенных обозначений знаков препинания) через два интервала. Текст печатается начиная с абзаца, далее красные строки и абзацы не допускаются. Адрес и текст печатаются без переноса слов. Текст телеграммы излагается предельно сжато, не должен превышать 50 слов. Знаки препинания пишутся словами полностью или сокращенно: точка - тчк, запятая - зпт, двоеточие - двтч, кавычки - квч, скобки - скб, вопросительный и восклицательный знаки, плюс, минус, деление, проценты, параграф, номер. Даты обозначаются арабскими цифрами, между цифрами разделительные знаки не ставятся.
После текста перед подписью ставят регистрационный индекс телеграммы.
Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой. В ней указывается фамилия автора телеграммы и наименование организации, должность автора указывать необязательно.
Ниже подписи проводится черта, под которой указывается телеграфный адрес отправителя телеграммы, должность лица, подписавшего телеграмму, печать.
3.5.7. Для оперативного решения вопросов с организациями, расположенными в пределах одного населенного пункта, когда сообщения требуют документального оформления, используются телефонограммы.
Телефонограммы оформляются на бланках или на стандартном листе.
Реквизиты телефонограммы: адресат, название вида документа, дата и регистрационный индекс, часы и минуты ее приема-передачи, текст, подпись, фамилии передающего и принимающего телефонограмму с указанием должностей.
В адресате указывается наименование организации, фамилия адресата и телефон, по которому передается текст телефонограммы. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список рассылки с названиями организаций и номерами телефонов.
Текст телефонограммы должен быть кратким, без труднопроизносимых слов, сокращений и сложных оборотов.
Телефонограмма подписывается Председателем Правления Белкоопсоюза или его заместителями.
3.6. Правила машинописного оформления документов
3.6.1. Документы должны печататься аккуратно, без ошибок, пропусков, помарок.
В зависимости от объема машинописного текста выбирают формат бумаги. На листах формата А4 (210 x 297 мм) изготовляют документы большого объема, на листе формата А5 (148 x 210 мм) - документы, объем которых не превышает 7 - 10 строк. Независимо от объема текста на бумаге формата А4 оформляются постановления, распоряжения, протоколы, акты.
3.6.2. При машинописном оформлении документов необходимо соблюдать следующие размеры полей:
левое - 30 мм (13 печатных знаков);
правое - не менее 8 мм (3 - 4 печатных знака);
верхнее и нижнее - не менее 20 мм (4,5 - 5 межстрочных интервалов).
3.6.3. Длина печатной строки должна соответствовать 64 печатным знакам, максимальное количество печатных строк для формата А4 - 41.
Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 печатных знаков.
Если заголовок к тексту превышает 150 печатных знаков (5 строк), его допускается продлевать до границы правого поля. Точка в конце заголовка не ставится.
3.6.4. Документы печатаются на одной стороне листа. На двух сторонах листа допускается печатать только документы со сроком хранения до трех лет.
3.6.5. Страницы документа нумеруются по середине верхнего поля на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа арабскими цифрами без сокращения "стр.", без кавычек и тире. Нумерация документа, состоящего из нескольких страниц, начинается со второй страницы, первая - не нумеруется. При оформлении документа на двух сторонах листа вторая нумеруется при наличии следующего листа.
Новую страницу документа не начинают последней неполной строкой абзаца.
3.6.6. Тексты документов печатаются через полтора межстрочных интервала. Для документов формата А5 допускается печатание текста через один межстрочный интервал. Через два межстрочных интервала печатаются тексты документов, предназначенных для воспроизведения на множительных аппаратах, подготовленных к изданию типографским способом, а также доклады и телеграммы.
3.6.7. Один реквизит от другого отделяется двумя-тремя межстрочными интервалами: первая строка текста от последней строки заголовка к тексту, реквизит "приложение" от последней строки текста, подпись от последней строки текста, одна подпись от другой или один адресат от другого и т.д.
3.6.8. В реквизите "Подпись" инициалы и фамилию должностного лица, подписавшего документ (расшифровку подписи), следует печатать на уровне последней строки наименования должности, без скобок и пробелов между инициалами и фамилией.
3.6.9. Тексты документов могут делиться на составные части: разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами и печатаются от нулевого положения табулятора.
3.6.10. Примечания, приложения и ссылки в тексте следует печатать через один межстрочный интервал столбцом, оставляя открытыми слова: "Примечание", "Приложение", "Основание".
3.6.11. В документах не рекомендуются такие текстовые выделения, как подчеркивание, печатание вразрядку, а также печатание прописными буквами, за исключением названия вида документа и слов: "УТВЕРЖДАЮ", "УТВЕРЖДЕНО", "СОГЛАСОВАНО" (в грифах утверждения и согласования), "ПОСТАНОВЛЯЕТ" (в постановлениях).
3.6.12. При переносе слов в тексте не допускается отделение сокращенных слов от слов, к которым они относятся, единиц измерения от цифр, инициалов от фамилий, а знак тире (дефис) следует указывать один раз, оставляя его в конце строки.
В реквизитах "адресат", "заголовок к тексту" перенос слов не рекомендуется.
3.6.13. Все материалы, поступающие в машинописное бюро для копирования, регистрируются в журнале учета.
3.6.14. В целях рационального использования памяти компьютера работники управлений (отделов) аппарата Белкоопсоюза обязаны периодически сообщать в машинописное бюро сведения о подлежащих удалению из компьютера документах по миновании надобности в них.
4. Номенклатура дел. Формирование и оформление дел
4.1. Номенклатура дел - это систематизированный перечень наименований дел, образующихся в процессе деятельности аппарата Белкоопсоюза с указанием сроков их хранения, оформленных в установленном порядке.
4.1.1. Номенклатура дел составляется в целях классификации документов и формирования дел, обеспечения сохранности, поиска документов и учета дел. На основе номенклатуры дел управлений (отделов) аппарата Белкоопсоюза, общественных организаций и комиссий управлением делами составляется сводная номенклатура дел (Приложение 7).
4.1.2. Сводная номенклатура дел пересоставляется в случае изменения функций и структуры аппарата Белкоопсоюза, ежегодно перепечатывается с соответствующими поправками, передается вначале на согласование центральной экспертной комиссии (ЦЭК) Белкоопсоюза, затем экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) Национального архива, в который поступают документы на хранение, после этого - на утверждение Председателю Правления Белкоопсоюза.
Заседания ЦЭК оформляются протоколом.
4.1.3. Номенклатура дел составляется на календарный год и вводится в действие с первого января.
4.1.4. Номенклатура дел составляется в четырех экземплярах. Первый экземпляр хранится в управлении делами, второй - в Национальном архиве, с которым согласовывалась номенклатура, третий - в архиве Белкоопсоюза в качестве учетного документа, четвертый используется в качестве рабочего.
Ежегодный экземпляр сводной номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения, он регистрируется (в порядке, установленном для регистрации внутренних документов) и включается в раздел номенклатуры дел управления делами.
4.1.5. Составление номенклатуры дел управления (отдела) аппарата Белкоопсоюза начинается с определения состава включаемых в нее документов, на основании Положения об управлении (отделе), планов и отчетов о работе, номенклатуры дел за прошлые годы, описями дел временного (свыше 10 лет) и постоянного срока хранения.
В номенклатуру дел включаются дела (документы) с временным (до 10 лет включительно, свыше 10 лет) и постоянным сроками хранения, кроме того, в нее входят справочные материалы.
4.1.6. В номенклатуру дел не включаются печатные издания (брошюры, справочники, бюллетени, информационные листки, экспресс-информации и др.), алфавиты, указатели и другие вспомогательные документы, не отражающие основную деятельность структурного подразделения.
4.1.7. Графы номенклатуры дел заполняются в соответствии с установленной формой (Приложение 7).
Каждому делу присваивается индекс, состоящий из индекса управления (отдела) аппарата Белкоопсоюза и порядкового номера по номенклатуре дел, например: 02-1, 02-2 и т.д.
В номенклатуре дел каждого управления (отдела) аппарата Белкоопсоюза оставляется несколько резервных номеров для незапланированных дел в течение года. При этом начальники управлений (отделов) обязаны согласовывать вопрос о заведении нового дела с управлением делами Белкоопсоюза.
4.1.8. По окончании календарного года в конце номенклатуры дел ответственным за делопроизводство в управлении делами заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел (Приложение 8).
4.2. Формирование дел - это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
4.2.1. Формированием дел в управлениях (отделах) аппарата Белкоопсоюза занимаются ответственные за делопроизводство.
Контроль за правильным формированием дел осуществляет управление делами.
4.2.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:
- помещать в дело только исполненные документы;
- помещать в дело документы, которые по своему содержанию соответствуют наименованию дела по номенклатуре;
- помещать приложения вместе с основными документами;
- раздельно группировать в дела документы постоянного и временного хранения;
- группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
- в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;
- дело должно содержать не более 250 листов.
При большем количестве листов заводятся второй и последующие тома дела.
4.2.3. Документы внутри дела располагаются в хронологической или вопросно-логической последовательности и в их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Распоряжения по личному составу группируются в самостоятельные дела в зависимости от сроков их хранения.
4.2.4. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с ними. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.
4.2.5. Протоколы совещаний, заседаний располагаются в хронологическом порядке, по номерам.
4.2.6. Планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки группируются отдельно от проектов этих документов и расчетов к ним.
Планы и отчеты к ним хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления. Планы, рассчитанные на несколько лет, относятся к начальному году их действия, отчеты о выполнении таких планов относятся к последнему году действия плана.
4.2.7. Лицевые счета по заработной плате работников аппарата Белкоопсоюза группируются в самостоятельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилии.
4.2.8. Предложения, заявления, жалобы граждан и все документы по их рассмотрению и разрешению группируются в самостоятельные дела. Документы в этих делах располагаются в хронологическом порядке. В случае получения повторного предложения, заявления, жалобы или появления дополнительных документов они подшиваются к данной (первоначальной) группе документов.
4.2.9. Документы в личных делах располагаются в следующей последовательности:
- внутренняя опись документов, находящихся в деле;
- личный листок по учету кадров;
- дополнение к личному листку по учету кадров;
- автобиография, заполненная собственноручно лицом, принимаемым на работу;
- копия документа об окончании среднего или высшего учебного заведения;
- заявление о приеме на работу, переводе;
- копии представлений, копии постановлений, распоряжений, назначении, утверждении, избрании, переводе;
- характеристики, отзывы, документы о награждениях, поощрениях, документы об аттестации, справки по результатам проверки работы, прохождении стажирования, производственной практики, переподготовки и другие документы, характеризующие работника;
- заявление, копия представления, копия постановления, распоряжения об освобождении от занимаемой должности.
4.2.10. Переписка группируется в дела за период календарного года в порядке разрешения вопросов в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом.
4.2.11. Машинограммы помещаются в дела на общих основаниях.
4.2.12. Группировка документов в дела производится по отметкам исполнителей на исполненных документах "В дело N" и в строгом соответствии с номенклатурой дел. При этом проверяется правильность оформления документов, наличие подписей, даты, отметки об исполнении и др. необходимых реквизитов документов.
Недооформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку.
4.3. Дела подлежат оформлению при их заведении и окончательно оформляются по завершении года.
4.3.1. Оформление дел включает комплекс работ по технической обработке ответственными за делопроизводство управлений (отделов) при методической помощи и под контролем специалиста по архивному делу управления делами.
4.3.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу.
Полное оформление дела предусматривает: подшивку или переплет дел, нумерацию листов в деле, составление заверительной надписи дела, составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение наименования организации, индекса и заголовка дела, даты дела и др.).
Документы постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения по личному составу следует подшивать (переплетать) в дела на четыре прокола в твердую обложку из картона с учетом возможности свободного чтения текста всех документов. Металлические скрепки из дела удаляются. Листы в деле нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу черным графическим карандашом, не задевая текста, каждый том дела нумеруется самостоятельно. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Лист с наглухо наклеенными фотографиями и документами нумеруется как один лист. В заверительной надписи к делу указывается общее количество фотографий с указанием номеров листов, на которых они расположены.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, при этом каждое вложение в конверте нумеруется очередным номером вслед за конвертом. Если вложения пронумеровать нельзя, наличие их оговаривается в заверительной надписи.
В конце дела (тома) на отдельном листе делается заверительная надпись (Приложение 9), в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов, отражаются исправления в нумерации, оговариваются особенности физического состояния документов и проставляется подпись ответственного за делопроизводство с указанием должности и дата.
На дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, учет которых вызывается спецификой документа (особо ценные, личные дела, сформированные по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов и т.д.) составляется внутренняя опись документов, находящихся в деле (Приложение 10).
Внутренняя опись помещается в начале дела и подписывается составителем. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов документов, их количество указывается в заверительной надписи после общего количества листов дела (со знаком плюс). Например: в настоящем деле 150 листов + 12 листов внутренней описи.
4.3.3. Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи и внутренние описи документов не составлять.
4.3.4. Обложки дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения оформляются по установленной форме (Приложение 11).
Обязательными реквизитами обложки являются: наименование организации, управления (отдела), индекс дела по номенклатуре дел и номер тома, заголовок дела, срок хранения, дата (год) или крайние даты начала и окончания дела для определенных категорий документов (постановлений, распоряжений, протоколов, переписки и др.), количество листов, номер фонда, описи и дела по описи.
В начале года реквизиты обложки оформляются в соответствии с номенклатурой дел. По окончании делопроизводственного года надписи на обложках подлежат уточнению:
- если в период формирования дела менялось название организации или ее структурного подразделения, то на обложке указывается его последнее наименование;
- в заголовки дел с распорядительными документами, протоколами вносятся их номера, а также указывается их подлинность или копийность;
- на обложке дела с перепиской проставляются крайние даты документов;
- если в деле имеются документы-приложения за более ранний период, чем год образования дела, то на обложке под датой делается пометка: "Имеются документы за ... годы";
- из заверительной надписи на обложку дела выносится количество листов в деле;
- при внесении дела в опись на обложке дела проставляется номер фонда, описи и дела по описи.
Надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения делаются четко, светостойкими чернилами или тушью.
5. Экспертиза ценности документов
5.1. Завершающим этапом процесса делопроизводства является работа по подготовке исполненных документов к последующему хранению для использования их не только при оперативно-справочной работе, но и для пополнения Национального архивного фонда.
5.1.1. Экспертиза ценности документов - это определение научно-исторической, социально-культурной ценности и практической значимости документов в целях их отбора на государственное хранение и установление сроков хранения.
5.1.2. Экспертиза ценности документов осуществляется постоянно действующей центральной экспертной комиссией (ЦЭК) Белкоопсоюза.
ЦЭК назначается распоряжением Председателя Правления Белкоопсоюза в составе 3 - 5 или более наиболее квалифицированных работников под председательством одного из заместителей Председателя Правления. ЦЭК работает на основе положения, согласованного с Национальным архивом и утвержденного Председателем Правления Белкоопсоюза.
5.1.3. ЦЭК Белкоопсоюза осуществляет следующие функции:
- рассматривает проекты номенклатур дел управлений (отделов) и сводную - по аппарату Белкоопсоюза;
- принимает участие в отборе документов на хранение и уничтожение;
- рассматривает описи дел постоянного срока хранения, временного (свыше 10 лет), по личному составу и выносит решение о представлении их на утверждение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) Национального архива;
- рассматривает акты к уничтожению документов, не подлежащих дальнейшему хранению и представляет их одновременно с описями дел постоянного срока хранения на рассмотрение ЭПК Национального архива;
- рассматривает предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных действующими перечнями и выносит решения о представлении этих предложений на рассмотрение ЭПК Национального архива;
- участвует в подготовке методических пособий по делопроизводству, проектов перечней документов, типовых и примерных номенклатур дел;
- осуществляет методическое руководство и контроль за деятельностью облпотребсоюзов, райпо, унитарных предприятий Белкоопсоюза, не состоящих на учете в архиве Белкоопсоюза.
5.1.4. ЦЭК является совещательным органом. Ее решения утверждаются Председателем Правления Белкоопсоюза. Заседания проводятся не реже двух раз в год и оформляются протоколами.
5.1.5. Экспертиза ценности должна начинаться непосредственно в делопроизводстве при формировании дел, так как этот процесс связан с классификацией и группировкой документов в зависимости от их содержания, значения и сроков хранения. Основная работа по экспертизе ценности проводится в сфере организации документов. Непосредственный отбор документов на постоянное и временное (свыше 10 лет) хранение и выделение к уничтожению производится работниками управлений (отделов) Белкоопсоюза. Методическую помощь и контроль осуществляет специалист по архивному делу управления делами Белкоопсоюза.
5.1.6. Экспертиза ценности документов проводится на основе номенклатур дел и перечней (типового и ведомственного) документов с указанием сроков хранения, путем полистного просмотра дел.
5.1.7. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи документов и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
6. Составление описей дел
6.1. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с настоящими требованиями, составляются описи. На дела временного (до 10 лет) срока хранения описи не составляются.
Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел. Одновременно опись дел является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел.
6.1.1. В управлениях (отделах) аппарата Белкоопсоюза составляются описи дел постоянного срока хранения (Приложение 12) под непосредственным методическим руководством специалиста по архивному делу управления делами. По этим описям дела сдаются в архив Белкоопсоюза.
Описи дел постоянного срока хранения управлений (отделов) аппарата Белкоопсоюза составляются в двух экземплярах и утверждаются начальником управления (отдела). При передаче дел в ведомственный архив на обоих экземплярах описи указывается дата и количество принятых дел. Описи подписываются специалистом по архивному делу управления делами и работником, передающим дела. Один экземпляр описи хранится в управлении (отделе), другой - в архиве Белкоопсоюза.
6.1.2. На основе описей дел управлений (отделов) в архиве составляются годовые разделы сводных описей Белкоопсоюза.
Сводная опись дел постоянного срока хранения (Приложение 13) составляется в четырех экземплярах, согласовывается центральной экспертной комиссией аппарата Белкоопсоюза, утверждается экспертно-проверочной комиссией Национального архива. После этого опись дел передается на утверждение Председателю Правления Белкоопсоюза. Законченная опись дел постоянного срока хранения должна иметь титульный лист (Приложение 14), оглавление, список сокращенных слов, предисловие, указатель.
6.1.3. Сводная опись дел по личному составу (Приложение 14) составляется в трех экземплярах, согласовывается с центральной экспертной комиссией аппарата Белкоопсоюза и экспертно-проверочной комиссией Национального архива и утверждается Председателем Правления Белкоопсоюза.
Опись на дела по личному составу составляется за несколько лет с валовой нумерацией дел. Личные дела систематизируются в описи по алфавиту. Заголовки дел в сводной описи дел по личному составу систематизируются в следующей последовательности: постановления, распоряжения по личному составу; списки личного состава; карточки по учету личного состава; личные дела уволенных (включаются в опись по году увольнения); лицевые счета работников по заработной плате; невостребованные трудовые книжки.
6.1.4. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел; каждое дело вносится под самостоятельным порядковым номером; если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером; порядок нумерации дел в описи - валовой за несколько лет; порядок присвоения номеров описям управлений (отделов) устанавливается по согласованию с архивом Белкоопсоюза; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); для дел, содержащих документы за несколько лет, в конце описи каждого следующего года, за который имеются документы в данном деле, делаются ссылки на номера дел, содержащих материалы за данный год (после интервала за последней описательной статьей дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим управлениям (отделам) со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п. Ответственность за своевременное и качественное составление описей дел управлений (отделов) несут их начальники.
В конце описи делается итоговая запись, в которой указывается количество дел, числящихся на описи, а также поясняются все особенности нумерации дел (пропущенные, литерные).
6.1.5. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (Приложение 15) производятся после составления годовых разделов сводных описей дел постоянного срока хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК аппарата Белкоопсоюза одновременно. Одобренные ЦЭК акты утверждаются Председателем Правления Белкоопсоюза после утверждения ЭПК Национального архива описей дел постоянного срока хранения и только после этого можно уничтожать дела, включенные в данные акты.
6.1.6. Национальный архив проверяет правильность отбора документов на государственное хранение и при необходимости имеет право потребовать включить в опись дел постоянного срока хранения дела, отобранные на временное хранение или к уничтожению.
6.1.7. Дела, предназначенные для уничтожения, после утверждения актов о выделении их к уничтожению хранятся в специально отведенном для них месте. Перед сдачей документы должны быть упакованы. Сдача документов оформляется приемо-сдаточными накладными, в которых указывается вес бумаг. Дата сдачи документов, их вес и номер накладной указываются на акте, который подшивается в соответствующее дело после внесения изменений в учетные документы архива Белкоопсоюза.
7. Оперативное хранение документов
7.1. С момента заведения и до передачи в архив Белкоопсоюза документы хранятся в управлениях (отделах) по месту их формирования.
7.2. Начальники управлений (отделов) и работники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел.
7.3. Дела находятся в рабочих кабинетах и располагаются в шкафах, обеспечивающих им полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек указываются индексы по номенклатуре.
Машинограммы, дискеты хранятся на общих основаниях.
7.4. Выдача документов и дел другим подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения начальника. На место изъятого из дела документа следует помещать листок-заместитель (Приложение 16), по которому контролируется возврат документа. На выданное дело заводится карта - заместитель дела (Приложение 17). Сторонним организациям дела выдаются по актам.
Изъятие и выдача документов из дел постоянного срока хранения допускается в исключительных случаях с разрешения Председателя Правления Белкоопсоюза или его заместителей с обязательным включением в дело заверенной копии изъятого документа и акта о причинах выдачи подлинника.
8. Передача дел в ведомственный архив и на
государственное хранение
8.1. Документы аппарата Белкоопсоюза до передачи на государственное хранение находятся на хранении в архиве Белкоопсоюза для использования в служебных, научных и других целях, а также обеспечения прав и законных интересов работников.
8.2. В своей практической деятельности архив Белкоопсоюза руководствуется законодательством Республики Беларусь, нормативно-методическими документами государственного учреждения "Национальный центр по архивам и делопроизводству" Республики Беларусь, положением об архиве Белкоопсоюза.
8.3. В архив Белкоопсоюза передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям.
8.4. Описи дел составляются ответственными за делопроизводство в управлениях (отделах) при методической помощи специалиста по архивному делу управления делами Белкоопсоюза.
8.5. Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения в течение двух лет остаются в управлениях (отделах) аппарата для справочной работы, а потом передаются в архив Белкоопсоюза.
Дела временного (до 10 лет) срока хранения в архив Белкоопсоюза не передаются. Они хранятся в управлениях (отделах) и по истечении сроков хранения уничтожаются в установленном порядке.
Отбор дел к уничтожению и составлению на них акта (Приложение 15) производится после подготовки описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения за этот же период.
Непосредственный отбор документов к уничтожению в управлениях (отделах) аппарата Белкоопсоюза осуществляют ответственные за делопроизводство управлений (отделов).
8.6. Проверку правильности произведенного отбора документов к уничтожению осуществляет ЦЭК Белкоопсоюза.
После согласования ЦЭК Белкоопсоюза акт представляется на рассмотрение ЭПК Национального архива вместе с описями дел постоянного срока хранения. После этого можно уничтожать дела, включенные в данный акт.
8.7. Подлежащие уничтожению документы после утверждения акта сдаются на переработку.
Сдача документов на переработку оформляется приемо-сдаточной накладной, которая прикладывается к акту о выделении к уничтожению документов.
8.8. Передача дел в архив Белкоопсоюза осуществляется по графику, составленному специалистом по архивному делу, согласованному с начальниками управлений (отделов) и утвержденному начальником управления делами.
Вместе с делами в архив передаются банк регистрационных данных и регистрационные карточки на документы.
8.9. При передаче документов на государственное хранение передается два экземпляра описи помимо контрольного экземпляра, передаваемого в Национальный архив после утверждения описи ЭПК Национального архива.
Прием документов на государственное хранение оформляется актом приема-передачи, составляемым в двух экземплярах.
Передача дел осуществляется поединично по описям, особо ценные дела передаются с проверкой количества листов в них. На всех экземплярах описи делаются отметки о приеме документов в Национальный архив. Четвертый экземпляр описи вместе с экземпляром акта приема-передачи остается в Белкоопсоюзе.
8.10. При передаче документов на государственное хранение управление делами Белкоопсоюза обеспечивает картонирование дел и доставку их в Национальный архив.
8.11. При первой передаче на государственное хранение описи дел постоянного срока хранения к ней прилагается историческая справка о Белкоопсоюзе.
8.12. При последующем утверждении экспертно-проверочной комиссией Национального архива годовых разделов описи дел составляется дополнение к исторической справке о происшедших изменениях в названии, функциях, структуре, подчиненности Белкоопсоюза и составе переданных на государственное хранение документов.
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭМК
Национального архива РБ
от _____________2002 г.
N 5
Председатель ЭМК
Национального архива РБ
Л.И.Мурмыло
Приложение 1
к п. 2.2.6
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ
ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ РЕГИСТРАЦИИ
1. Письма, присланные в копии для сведения.
2. Телеграммы и письма о разрешении командировок и отпусков.
3. Сообщения о заседаниях, совещаниях, повестках дня.
4. Графики, наряды, заявки, разнарядки.
5. Учебные планы, программы. Копии.
6. Сводки и информация, присланные для сведения.
7. Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций и т.п.
8. Поздравительные письма и пригласительные билеты.
9. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени, газеты).
10. Формы статистической отчетности.
Приложение 2
к п. 3.2
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
*****НА БУМАЖНОМ НОСИТЕЛЕ
Приложение 3
к п. 3.2
РАСПОРЯЖЕНИЕ
*****НА БУМАЖНОМ НОСИТЕЛЕ
Приложение 4
к п. 3.2
ПРОТОКОЛ СОВЕЩАНИЯ
*****НА БУМАЖНОМ НОСИТЕЛЕ
Приложение 5
к п. 3.2
*****НА БУМАЖНОМ НОСИТЕЛЕ
Приложение 6
к п. 3.3.12
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ
ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ УТВЕРЖДЕНИЮ
Уставы (унитарных предприятий, организаций).
Положения (о структурном подразделении, об оплате труда работников аппарата Белкоопсоюза, премировании и т.д.).
Акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования, списания, экспертизы, передачи дел и т.д.).
Договоры (кредитный, залога, поручительства, аренды помещений; о поставках, подрядах, материальной ответственности и т.д.).
Балансы (бухгалтерские).
Задания (на проектирование объектов, технических сооружений; технические и т.д.).
Инструкции (правила) - должностные; по технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.
Нормативы (расхода материалов, электроэнергии и т.д.).
Отчеты (о производственной деятельности, командировках и т.д.).
Перечни (должностей работников; типовых документальных материалов, сертификатов, лицензий и т.д.).
Программы (проведения работ и мероприятий; командировок и т.д.).
Сметы (расходов на содержание аппарата управления; использования средств фонда, на строительство и т.д.).
Структура и штатная численность.
Тарифные ставки.
Штатные расписания и изменения к ним.
Приложение 7
к п. 4.1.1
Белкоопсоюз УТВЕРЖДАЮ
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Председатель Правления
Белкоопсоюза
______________ N _____ Подпись Расшифровка подписи
______________________ Дата
(место составления)
на _______________ год
-------------------------------------------------------------------¬
¦ Название раздела ¦
+--------+-----------+---------------+------------------+----------+
¦ Индекс ¦ Заголовок ¦ Кол-во дел ¦ Срок хранения ¦Примечание¦
¦ дела ¦дела (тома,¦(томов, частей)¦дела (тома, части)¦ ¦
¦ ¦ части) ¦ ¦ и N статей по ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ перечню ¦ ¦
+--------+-----------+---------------+------------------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+--------+-----------+---------------+------------------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦--------+-----------+---------------+------------------+-----------
Начальник управления Подпись Расшифровка подписи
делами
Дата
Виза специалиста по
архивному делу
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК Протокол ЭПК Национального архива
Белкоопсоюза
_______________N____ _________________N _______
Форма номенклатуры дел
Приложение 8
к п. 4.1.8
Итоговая запись о категориях и количестве дел,
заведенных в ______ году в Белкоопсоюзе
-----------------------+---------+--------------------------------¬
¦ По срокам хранения ¦ Всего ¦ В том числе ¦
¦ ¦ +-------------+------------------+
¦ ¦ ¦ Переходящих ¦ С отметкой "ЭПК" ¦
+----------------------+---------+-------------+------------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
+----------------------+---------+-------------+------------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦----------------------+---------+-------------+-------------------
постоянного
____________________________________________________________________
временного (свыше 10 лет)
____________________________________________________________________
временного (до 10 лет
включительно)
____________________________________________________________________
Итого
____________________________________________________________________
Подпись Расшифровка подписи
Дата
Итоговые сведения переданы в ведомственный архив
Наименование должности лица,
передавшего сведения Подпись Расшифровка подписи
Дата
Форма итоговой записи к номенклатуре дел
Страницы: | Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4 |
| 
