Стр. 1
Страницы: Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4 |
Правление Белкоопсоюза ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в аппарате Белкоопсоюза (прилагается).
2. Начальникам управлений (отделов) аппарата Белкоопсоюза ознакомить работников и строго руководствоваться ею в практической работе.
3. Считать утратившей силу Инструкцию по ведению делопроизводства в аппарате Белкоопсоюза, утвержденную постановлением Правления Белкоопсоюза от 6 апреля 1983 г. (протокол заседания N 11).
4. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на управление делами Белкоопсоюза (Комса В.А.).
Председатель Правления В.КУЛЕШОВ
УТВЕРЖДЕНО
Постановление
Правления Белкоопсоюза
от 2 апреля 2002 г. N 160
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АППАРАТЕ БЕЛКООПСОЮЗА
1. Общие положения
1.1. Настоящая инструкция устанавливает общие требования к организации работы с документами в аппарате Белкоопсоюза.
Порядок ведения секретного делопроизводства определяется специальной инструкцией.
Делопроизводство по предложениям, заявлениям и жалобам граждан ведется отдельно от общего делопроизводства.
Порядок внесения вопросов и подготовки материалов к заседаниям Правления Белкоопсоюза определяется Регламентом Правления Белкоопсоюза.
1.2. Работа с документами в аппарате Белкоопсоюза регулируется действующим законодательством Республики Беларусь в сфере делопроизводства и архивного дела, нормативными и методическими документами Государственного учреждения "Национальный центр по архивам и делопроизводству" Республики Беларусь, постановлениями и распоряжениями Правления Белкоопсоюза.
1.3. Инструкция устанавливает порядок приема, учета, подготовки, оформления, размножения (тиражирования), контроля исполнения, хранения и использования документов.
Положения инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами персональных ЭВМ (ПЭВМ).
Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки документной информации должны отвечать требованиям Инструкции по делопроизводству.
1.4. Документационное обеспечение управления, контроль за соблюдением в управлениях (отделах) аппарата Белкоопсоюза единой системы делопроизводства, методическое руководство работой с документами и обучением работников основам делопроизводства возлагается на управление делами.
Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в управлениях (отделах) возлагается на их руководителей.
Начальники управлений (отделов) определяют ответственных за ведение делопроизводства, которые назначаются распоряжением Правления Белкоопсоюза. Ответственный за ведение делопроизводства обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, осуществляет ознакомление работников управления (отдела) с нормативными и методическими документами по делопроизводству.
1.5. Работники аппарата Белкоопсоюза несут ответственность за сохранность находящихся у них служебных документов и обязаны бережно обращаться с ними.
Запрещается делать какие-либо пометки, надписи, исправления в тексте поступивших в Белкоопсоюз документов.
1.6. Работникам аппарата Белкоопсоюза запрещается:
брать домой служебные документы или их проекты и выполнять дома какую-либо работу служебного характера;
копировать и размножать служебные документы без разрешения начальников управлений (отделов) и начальника управления делами или его заместителя;
разглашать или использовать в частных разговорах информацию, содержащуюся в служебных документах, в том числе полученную на стадии их подготовки, а также на заседаниях и совещаниях Правления Белкоопсоюза.
1.7. При уходе в отпуск, отъезде в длительную командировку, увольнении или перемещении работник обязан передать имеющиеся у него документы по указанию начальника управления (отдела) другому работнику, который будет замещать его.
1.8. Все вновь принятые на работу в аппарат Белкоопсоюза работники должны быть ознакомлены с настоящей Инструкцией.
1.9. Управление делами Белкоопсоюза осуществляет контроль за состоянием делопроизводства в облпотребсоюзах, райпо, унитарных предприятиях Белкоопсоюза.
2. Организация работы с документами в Белкоопсоюзе
2.1. Организация документооборота
Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело образуют документооборот Белкоопсоюза.
2.2.1. Порядок обработки поступающих документов.
Документы, поступившие в Белкоопсоюз, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
Вся поступающая в Белкоопсоюз служебная корреспонденция принимается работником управления делами, а в выходные и праздничные дни - дежурными работниками по аппарату Белкоопсоюза, которые обязаны после дежурства сдать ее в управление делами.
2.2.2. Документы, поступившие в Белкоопсоюз из Администрации Президента Республики Беларусь, Совета Министров Республики Беларусь, других государственных органов, а также организаций, учреждений и от граждан в рабочее время, регистрируются в день их получения, а поступившие в нерабочее время - на следующий день. В первую очередь обрабатываются телеграммы.
2.2.3. Работником управления делами вскрываются все поступившие конверты, кроме именных с надписью "Лично" и адресованные общественным организациям.
После вскрытия конверта работник управления делами обязан проверить наличие в нем корреспонденции (включая приложения), сверить ее индексы с индексами, указанными на конверте.
При обнаружении недостачи или повреждения корреспонденции и невозможности ее использования составляется акт в двух экземплярах, один экземпляр которого с поврежденными документами направляется отправителю конверта, второй остается в управлении делами.
Ошибочно направленные в Белкоопсоюз конверты пересылаются по назначению в новом конверте или возвращаются отправителю с пометкой на конверте "Ошибочно доставлено".
2.2.4. Конверты от поступающих документов уничтожаются, за исключением тех случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля на конверте имеет значение в качестве доказательства времени отправки и дату получения документов.
2.2.5. Поступившие телеграммы, телетайпограммы, факсограммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, а затем передаются на рассмотрение руководству Белкоопсоюза и исполнение. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем в журнале и оперативно передается Председателю Правления Белкоопсоюза или должностному лицу, которому она адресована.
Поступающие документы (сообщения) по электронной почте, системе Интернет, другим телекоммуникациям юридической силы не имеют и должны присылаться с сопроводительным письмом к магнитному носителю. Текст копии на магнитном носителе должен соответствовать тексту документа.
2.2.6. Поступившие документы сортируются на требующие обязательного рассмотрения Председателем Правления Белкоопсоюза и не требующие решения руководства, передаваемые непосредственно исполнителям.
После предварительного рассмотрения документы регистрируются, кроме документов согласно приложению 1.
На рассмотрение Председателю Правления Белкоопсоюза передаются (после предварительного рассмотрения) документы, полученные из Администрации Президента Республики Беларусь, Совета Министров Республики Беларусь, Национального банка Республики Беларусь, Комитета государственного контроля, министерств и ведомств Республики Беларусь, облпотребсоюзов, потребительских обществ, унитарных предприятий, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности Белкоопсоюза, исполнение которых требует решения Правления.
Документы передаются Председателю Правления или его заместителям согласно установленному распределению обязанностей.
2.2.7. Регистрация документов.
Регистрация документов - фиксация факта создания или поступления в Белкоопсоюз документа путем проставления на нем регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных журналах и регистрационно-контрольных карточках.
На всех без исключения документах ставится регистрационный штамп с датой поступления в правом нижнем углу первого листа документа. Если корреспонденция не вскрывается, штамп проставляется на конвертах (пакетах).
Регистрация документов, полученных с помощью факсовых аппаратов, электронных документов, производится на основании тех же принципов, которые применяются при регистрации документов, полученных по почте. Если факсограмма, электронный документ подкреплены документами, полученными по почте, то при их получении они повторно не регистрируются.
Документы, зарегистрированные в управлении делами и переданные с регистрационно-контрольными карточками в управления (отделы) аппарата Белкоопсоюза, не подлежат вторичной регистрации в управлениях (отделах).
2.2.8. После регистрации документы передаются на рассмотрение Председателю Правления Белкоопсоюза, а в его отсутствие - первому заместителю Председателя Правления Белкоопсоюза в день их поступления.
Результаты рассмотрения документов отражаются в форме резолюции.
Резолюция переносится в регистрационно-контрольную карточку с последующей доставкой на рассмотрение заместителям Председателя Правления, а также ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым. Последний несет ответственность за ознакомление с данным документом всех остальных лиц, указанных в резолюции. Второй экземпляр карточки остается в управлении делами в справочной картотеке.
При этом, если подготовка документа осуществляется несколькими структурными подразделениями, то свод предложений, подготовленных этими подразделениями осуществляет подразделение, определенное первым исполнителем. Материалы для подготовки окончательного ответа передаются основному исполнителю, как правило, за два дня до истечения срока, указанного в резолюции.
2.2.9. Исходящие и внутренние документы регистрируются в день подписания или утверждения.
Исходящие документы проходят регистрацию, сортировку, адресование, упаковку, оформление отправления и сдачу в отделение связи.
Обработка и отправка документов осуществляется централизованно оператором связи управления делами.
Перед упаковкой проверяется правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов, наличия, при необходимости, списка на рассылку документов. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки. Опись со штемпелем отделения связи передается в бухгалтерию.
Неоформленные или неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку.
2.2.10. Регистрация и прохождение внутренних документов.
Внутренние документы: постановления, распоряжения и протоколы после их подписания Председателем Правления и его заместителями регистрируются в управлении делами, а докладные записки Правления - помощником Председателя Правления.
Регистрационным индексом распорядительного документа (постановления, распоряжения, протоколы, докладные записки) является его порядковый регистрационный номер в пределах данного вида документа, возрастающий в пределах года.
Состав реквизитов для регистрации документов:
- название документа;
- дата документа;
- индекс документа;
- дата поступления документа (для входящих документов);
- индекс документа (для входящих документов);
- заголовок документа или его краткое содержание;
- резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
- срок исполнения;
- исполнители;
- номер дела.
Документы, передаваемые в управления (отделы), принимаются начальником управления (отдела) или ответственным за делопроизводство, назначенным распоряжением Председателя Правления Белкоопсоюза, под роспись.
3. Правила подготовки и оформления документов
3.1. Документирование управленческой деятельности
Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях управленческих действий, т.е. в создании управленческих документов по установленным правилам.
Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, факсограммы, машинограммы), а также на искусственных языках с использованием электронных носителей.
Деятельность Белкоопсоюза обеспечивается системой взаимосвязанных управленческих документов, составляющих его документационную базу, которая состоит из:
- Законов Республики Беларусь;
- организационной документации (Уставы, положения, должностные инструкции, правила, штатные расписания и др.);
- распорядительной документации (постановления, распоряжения, инструкции и др.);
- учредительной документации (протоколы, выписки, справки, списки и др.);
- договорной документации (договоры, перечни, соглашения и др.).
Юридическим основанием возникновения распорядительных документов в аппарате Белкоопсоюза являются:
- Декреты, Указы и распоряжения Президента Республики Беларусь;
- Постановления, распоряжения Совета Министров Республики Беларусь;
- осуществление исполнительной и распорядительной деятельности в целях выполнения Белкоопсоюзом возложенных на него задач в соответствии с его компетенцией.
3.2. Бланки управленческих документов
Документы оформляются на бланках, соответствующих стандарту СТБ 6.38-95 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" и в соответствии с "Примерной инструкцией по делопроизводству".
Документы печатаются на бланках двух форматов: А4 (210 x 297 мм) и А5 (210 x 148 мм).
Бланки документов должны иметь поля не менее:
- левое - 30 мм;
- правое - не менее 8 мм;
- верхнее и нижнее - не менее 20 мм.
Выбор формата бланка документа зависит от вида и объема текста документа. Устанавливается два вида бланков: бланк для писем и общий бланк для других видов организационно-распорядительной документации (ОРД).
Бланки каждого вида проектируются на основе углового или продольного расположения реквизитов. Реквизиты бывают постоянные и переменные.
Постоянный реквизит документа - реквизит, нанесенный при изготовлении бланка документа.
Переменный реквизит документа - реквизит, фиксируемый на бланке в процессе его заполнения.
Угловой вариант расположения реквизитов является наиболее рациональным, так как большая часть организационно-распорядительных документов является адресуемыми (письма, справки, докладные записки). Не адресуемые документы (протокол, акт) часто содержат "гриф утверждения", который располагается в той же части листа, что и реквизит "адресат".
Продольный вариант расположения реквизитов удобен для оформления документов на двух языках.
На общих бланках указываются реквизиты: наименование организации, название вида документа, дата, индекс, место составления или издания.
На основании общего бланка изготавливаются бланки для конкретных видов документов (постановлений, распоряжений, протоколов и др.) либо наименование видов документов впечатывается в общий бланк машинописным способом (Приложения 2 - 4).
На бланках для писем указываются реквизиты: наименование организации, индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, номер факса, номер счета в банке, дата, индекс, ссылка на индекс и дату входящего документа (Приложение 5).
При создании документа на нескольких языках реквизиты бланка должны быть продублированы на этих языках.
Отдельные документы допускается оформлять не на бланках (например, внутренние документы структурных подразделений), но с обязательным заполнением реквизитов соответствующей бланочной продукции.
Документы, создаваемые от имени двух и более организаций, оформляются без бланка.
Рукописное оформление документов должно соответствовать его машинописному оформлению: состав и расположение реквизитов, нумерация страниц.
3.3. Оформление реквизита управленческих документов
При оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск; возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники.
3.3.1. При оформлении управленческих документов в аппарате Белкоопсоюза применяются следующие реквизиты:
1. Товарный знак (эмблему) Белкоопсоюза;
2. Код Белкоопсоюза по общегосударственному классификатору предприятий и организации Республики Беларусь (ОКПО);
3. Код формы документа по общегосударственному классификатору унифицированных документов Республики Беларусь (ОКУД);
4. Наименование организации;
5. Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер телефона, номер счета в банке;
6. Наименование вида документа;
7. Дата документа;
8. Регистрационный номер (индекс) документа;
9. Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа;
10. Место составления или издания документа;
11. Гриф ограничения доступа к документу;
12. Адресат;
13. Гриф утверждения документа;
14. Резолюция;
15. Заголовок к тексту;
16. Отметка о контроле;
17. Текст документа;
18. Отметка о наличии приложений;
19. Подпись;
20. Гриф согласования документа;
21. Визы согласования документа;
22. Печать;
23. Отметка о заверении копии;
24. Фамилия исполнителя и номер его телефона;
25. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
26. Отметка о переносе данных на машинный носитель;
27. Отметка о поступлении документа;
28. Предупредительный знак;
29. Идентификатор электронной копии документа.
3.3.2. В качестве эмблемы Белкоопсоюза используется товарный знак (эмблема), зарегистрированный в установленном законом порядке.
Изображение товарного знака (эмблемы) Белкоопсоюза располагается на левом поле бланка документа на уровне реквизита "Наименование организации" или в центре при наименовании организации на нескольких языках.
3.3.3. Код Белкоопсоюза проставляется на верхнем поле первого листа бланка документа справа по общегосударственному классификатору предприятий и организаций Республики Беларусь (ОКПО) и общегосударственному классификатору "Система обозначений органов управлений и общественных объединений" (СООУ).
3.3.4. Наименование организации (полное, сокращенное или аббревиатура) Белкоопсоюза указывается в соответствии с Уставом Белкоопсоюза.
3.3.5. Наименование вида документа должно соответствовать компетенции Белкоопсоюза. На письмах наименование документа не указывается.
Совместные распорядительные документы (постановления), издаваемые одинаковые по форме документы (постановления и др.), издаются в соответствующей форме (приказы, постановления и др.).
Ход обсуждения вопросов на заседаниях Правления Белкоопсоюза фиксируется в протоколах.
3.3.6. Белкоопсоюз, в целях выполнения поставленных перед ним задач, ведет переписку с вышестоящими, подведомственными, сторонними организациями, гражданами. В зависимости от способа передачи информации (по почте, телеграфу, телефону, телетайпу, телефаксу) различают служебные письма, телеграммы, телефонограммы, телетайпограммы, факсограммы, электронные документы.
3.3.7. Дата документа.
Датой документа является дата его подписания, принятия, утверждения или дата события, которое зафиксировано в документе (для протоколов, актов и других документов).
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.
Для документов, составленных совместно с несколькими организациями, датой документа является дата подписания его последней организацией.
Даты подписания, утверждения, согласования документа оформляются цифровым способом. Элементы даты печатаются арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Например, дату 2 марта 2002 года следует оформлять 02.03.2002.
В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, допускается применять словесно-цифровой способ оформления дат: 12 марта 2002 года.
3.3.8. Регистрационный номер (индекс) документа.
Индекс присваивается документу при его регистрации. Индекс входящего, исходящего и внутреннего документа состоит из индекса структурного подразделения, номера дела по номенклатуре дел и порядкового регистрационного номера документа. Например: 01-3/98.
Индексами распорядительных документов (постановлений, распоряжений и протоколов) являются их порядковые номера, которые присваиваются самостоятельно в пределах каждого вида документа в течение одного года.
На документах, составленных совместно несколькими организациями, указывается единая дата (самая поздняя дата подписания документа) и проставляются порядковые регистрационные номера, присвоенные документу каждой организацией-составителем через косую черту.
Ссылка на индекс и дату входящего документа бывает только в письмах и включает индекс и дату, указанные на документе, на который дается ответ. Она располагается под реквизитами "дата" и "индекс" с документа.
3.3.9. Место составления или издания документа.
Реквизит "место составления или издания документа" указывается на общем бланке, располагается под реквизитами "дата" и "индекс документа" и включает только общепринятые сокращения. На бланках для писем этот реквизит не проставляется.
3.3.10. Гриф ограничения доступа к документу ("Секретно", "Для служебного пользования" и др.) размещается в заголовочной части документа, выше реквизита "адресат". Проставляется без кавычек на первом листе документа и его можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне.
3.3.11. Адресат.
Документы адресуются организациям, структурным подразделениям, конкретным должностным и частным лицам.
В реквизит получателя документа "адресат" входит наименование организации и почтовый адрес.
При адресовании документа в организацию или ее структурное подразделение без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже. Например:
Министерство экономики
Республики Беларусь
или
Министерство торговли
Республики Беларусь
Управление общественного питания
При адресовании документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном. Например:
Министерство образования
Республики Беларусь
Начальнику управления кадров
___________________________
(Фамилия, инициалы)
При адресовании документа непосредственно руководителю организации наименование организации следует указывать в составе наименования должности адресата. Например:
Заместителю Министра финансов
Республики Беларусь
_____________________________
(Фамилия, инициалы)
При адресовании документа в несколько однородных организаций их следует указывать обобщенно. Например:
Председателям правлений облпотребсоюзов,
райпо
Документ не должен содержать более четырех адресатов.
При направлении документа более чем в четыре адреса составляется указатель рассылки.
Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. Каждый экземпляр должен быть подписан.
Если документ является ответом первому адресату, указывается автор инициативного письма вне зависимости от значимости остальных адресатов.
При направлении документа в вышестоящий орган одновременное его адресование другим адресатам не допускается, кроме случаев, когда это определено соответствующим поручением вышестоящего органа.
Адресование документа частному лицу осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи. Вначале указывается фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес. Например:
Сидоровой Е.В.
пр-т Ф.Скорины,
д. 32, кв. 4
220086 г.Минск
Каждая составная часть адресата (наименование организации, структурного подразделения, должность, фамилия и инициалы получателя, почтовый адрес) должны начинаться с новой строки. При написании адресата допускаются сокращения: п.я. - почтовый ящик, в.ч. - воинская часть, обл. - область, г. - город, с. - село, р-он - район, ул. - улица, пер. - переулок, пр-т - проспект, корп. - корпус, кв. - квартира. В обозначениях номеров домов, корпусов, квартир знак "N" не ставится, при литерном написании номера буква пишется слитно с цифрой (25а).
3.3.12. Утверждение документа.
Утверждение - один из способов удостоверения документа после его подписания. Документ, подлежащий утверждению, имеет юридическую силу только с момента его утверждения.
Утверждение документа оформляется грифом утверждения. Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа, состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты. Например:
УТВЕРЖДАЮ
Председатель Правления
Белкоопсоюза
Подпись И.О.Фамилия
02.01.2002
Документ может быть утвержден несколькими должностными лицами (совместные документы организаций), в этом случае документ оформляется не на бланке, и грифы утверждения располагаются на одном уровне в пределах площади, отводимой для реквизита "наименование организации - автора документа". Наименование организации включается в наименование должностных лиц, утверждающих документ.
Дата утверждения в грифе УТВЕРЖДАЮ проставляется должностным лицом, утверждающим документ, месяц и год допускается печатать на машинке.
При утверждении документа постановлением, приказом или протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, названия документа в именительном падеже, его даты и номера. Например:
УТВЕРЖДЕНО
Постановление Правления
Белкоопсоюза
10.01.2002 N 4
или
УТВЕРЖДЕНО
Протокол заседания Правления
Белкоопсоюза N 5 от
12.03.2002
Слово "УТВЕРЖДАЮ" и "УТВЕРЖДЕНО" печатается прописными буквами без кавычек.
Документы утверждаются Председателем Правления Белкоопсоюза, в компетенцию которого входит решение вопросов, отраженных в утверждаемых документах (Приложение 6).
3.3.13. Резолюция.
Резолюция - письменное указание руководителя о порядке исполнения или использования документа.
Резолюция размещается в левом верхнем углу первого листа документа между реквизитами "адресат" и "текст", включает фамилию исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция должна быть подписана и датирована. Например:
Иванову А.А.
Прошу подготовить заключение к
12.03.2002
06.03.2002 Подпись
При необходимости оформления сложной по содержанию резолюции, а также нескольких резолюций и невозможности их размещения в отведенном для резолюции месте допускается написание резолюций на специальном бланке для резолюций.
При нескольких резолюциях на документе их содержание не должно дублироваться, каждая последующая резолюция необходима только для конкретизации предыдущей.
Если исполнителей документа несколько, они все указываются в резолюции. При этом один из исполнителей назначается ответственным и указывается в списке первым (без пометки "ответственный").
Срок исполнения устанавливается Председателем Правления или его заместителями исходя из содержания документа или используются действующие типовые сроки исполнения определенных категорий документов. Срок исполнения документа и дата резолюции оформляются цифровым способом. Если документ ставится на контроль, в резолюции может быть указано должностное лицо, осуществляющее контроль. Если на контроль ставится не весь документ, а его отдельные пункты, следует указывать номера контролируемых пунктов. Документ, поставленный на контроль, должен иметь отметку о контроле.
3.3.14. Заголовок к тексту.
Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Формировать заголовок рекомендуется с помощью отглагольного существительного, в предложном падеже, начинается предлогом "О" и должен отвечать на вопрос "О чем?" Например: "Об утверждении", "Об изменении...", "Об отмене...", "О мерах...", "О ходе...", Протокол (чего?) "Заседания Правления".
Точка в конце заголовка не ставится.
Заголовок формулируется исполнителем документа.
3.3.15. Отметка о контроле.
Отметка о контроле за исполнением документа обозначается буквой "К" или словом "Контроль" от руки или штемпелем проставляется на левом поле первого листа документа параллельно заголовку документа.
3.3.16. Составление текстов управленческих документов.
Текст документов рекомендуется составлять на белорусском или русском языке в соответствии с Законодательством Республики Беларусь о государственных языках.
Текст организационно-распорядительных документов оформляется в виде связного текста, анкеты, таблицы, а также в виде соединения этих форм.
Текст документа должен быть кратким, не допускающим различных толкований. Содержание документа, как правило, должно касаться одного вопроса (темы).
Текст принято начинать с указания причины (основания) для составления документа (вводная часть), затем излагается просьба, предложение, выводы, решения, распоряжения; иногда вводная часть может отсутствовать.
Текст документов в соответствии с содержанием допускается разделять на разделы, подразделы, пункты и подпункты.
Каждый раздел может быть разделен на любое число подразделов, которые в свою очередь могут иметь пункты, подпункты и так далее.
Для нумерации используются только арабские цифры, разделенные точками. Например:
1. Общие положения.
2. Документирование управленческой деятельности.
2.1. Правила подготовки и оформления документов.
2.2. Оформление реквизитов на документе.
2.2.1. Наименование организации - автора документа.
Документы-приложения оформляются с указанием всех необходимых реквизитов документа (наименование вида документа, заголовка к тексту, подписи и др.).
3.3.17. Отметка о наличии приложения.
Реквизит "отметка о наличии приложения" располагается после текста документа перед реквизитом "подпись".
Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка о наличии приложения оформляется по форме:
Приложение: на 7 л. в 1 экз.
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, рекомендуется перечислять с указанием их наименования, количества листов в каждом приложении и количества экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеровать. Например:
Приложения:
1. Акт приема-передачи дел на 3 л. в 2 экз.
2. Перечень объектов для внедрения системы на 5 л. в 3 экз.
Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложения, отметка о наличии приложений оформляется по форме:
Приложение: Протокол согласования от 05.03.2002 N 75/115 и приложение к нему, всего на 7 л. в 1 экз.
Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о его наличии оформляется по форме:
Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.
В распорядительных документах (постановлениях, распоряжениях, решениях) выделение отметки о приложении после текста не допускается; указание о наличии приложения дается в тексте документа.
На приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу делается отметка "Приложение" с указанием названия распорядительного документа, его даты и регистрационного номера. Например:
Приложение 1
к постановлению Правления
Белкоопсоюза N
04.03.2002
3.3.18. Подпись.
Проект документа представляется на подпись Председателю Правления, заместителям Председателя Правления, начальникам управлений (отделов) полностью оформленным, проверенным, согласованным (при необходимости) вместе с приложениями и материалами, на основании которых он составлен.
В состав реквизита "подпись" входят: наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка - инициалы, фамилия. Например:
Председатель Правления личная подпись И.О.Фамилия
При оформлении документа не на бланке в наименование должности включается наименование организации. Например:
Председатель Правления
Белкоопсоюза личная подпись И.О.Фамилия
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например:
Председатель Правления личная подпись И.О.Фамилия
Главный бухгалтер личная подпись И.О.Фамилия
Если документ подписывается несколькими равными по должности лицами, их подписи располагаются на одном уровне. Например:
Председатель Правления Председатель БРК профсоюза
Белкоопсоюза работников потребительской кооперации
Личная подпись И.О.Фамилия личная подпись И.О.Фамилия
В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих его, а их распределение обязанностей в составе комиссии. Например:
Председатель комиссии личная подпись И.О.Фамилия
Члены комиссии личная подпись И.О.Фамилия
личная подпись И.О.Фамилия
Если должностное лицо, подпись которого была предусмотрена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ ("Зам", "И.О."), и его фамилия. Не допускается ставить предлог "за" или косую черту перед наименованием должности.
3.3.19. Гриф согласования документа.
Согласование документа может проводиться как внутри организации (структурными подразделениями и должностными лицами), так и вне ее (с подчиненными и неподчиненными организациями).
Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу документа или на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, о чем на документе делается отметка "Лист согласования" прилагается.
Внешнее согласование оформляется соответствующим грифом.
Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты. Например:
СОГЛАСОВАНО
Начальник планового отдела
Минфина Республики Беларусь
Личная подпись И.О.Фамилия
13.02.2002
При согласовании документа с коллегиальным органом в графе согласования указывается название документа в именительном падеже, его дата и номер. Например:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания комиссии
13.02.2002 N 2
3.3.20. Визы согласования документа.
Визы проставляются в нижней части лицевой стороны последнего листа подлинника документа.
Реквизит "Виза" включает в себя подпись и должность лица, визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания. Например:
Начальник управления кадров
Личная подпись И.О.Фамилия
21.01.2002
Не допускается при визировании делать какие-либо исправления в документе. Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка: "Замечания прилагаются". Например:
Начальник управления кадров
Личная подпись И.О.Фамилия
21.01.2002 Замечания прилагаются
Допускается по усмотрению Правления Белкоопсоюза полистное визирование документа и его приложений.
3.3.21. Печать.
На документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, проставляется печать. Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности и личной подписи лица, подписавшего документ.
Место хранения печати и должностное лицо, ответственное за ее хранение, определяется Председателем Правления.
Печать Правления Белкоопсоюза круглая, с изображением в центре эмблемы Белкоопсоюза.
Печати и штампы структурных подразделений воспроизводят наименования управлений (кадров, делами и др.), и их ставят на копиях документов, направляемых в другие организации, размноженных экземплярах распорядительных документов при рассылке.
3.3.22. Отметка о заверении копии.
Белкоопсоюз может засвидетельствовать копии (выписки) только тех документов, которые создаются в аппарате Белкоопсоюза.
Копия (выписка), снятая с документа, должна воспроизводить все реквизиты документа. Ее следует оформлять на бланке или обычной бумаге с воспроизведением полного текста бланка подлинника.
При оформлении копий (выписок) документов, касающихся прав граждан, на документе, с которого снята копия, проставляется отметка о том, кому и когда она выдана, а на самой копии - отметка о местонахождении подлинника. На первом листе копии, в правом верхнем углу, указывается слово Копия (без кавычек). Ниже реквизита "подпись" проставляется заверительная надпись, которая состоит из слова "Верно", наименования должности лица, заверившего копию, его личной подписи, инициалов, фамилии и даты заверения. Например:
Верно
Начальник управления кадров Личная подпись И.О.Фамилия
12.02.2002
При пересылке копии документа в другие организации или передаче ее на руки заверительная подпись удостоверяется печатью.
Копийный экземпляр исходящего документа, оставляемый в деле, допускается оформлять не на бланке, проставляя дату подписания, регистрационный индекс и заверительную отметку.
3.3.23. Отметка об исполнителе.
Отметка об исполнителе документа состоит из фамилии исполнителя и номера его служебного телефона. Отметка об исполнителе располагается от границы левого поля в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа.
Иванов 223 20 40
Примечание: номера телефонов указываются без черточек.
3.3.24. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, при наличии такого документа - ссылку на его дату и номер документа, слова "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка должна быть подписана и датирована исполнителем документа или начальником структурного подразделения, в котором исполнен документ. Например:
В дело N 02-4
Протокол согласования от 03.09.95 N 74
Личная подпись
15.01.2002
или
В дело N 12-17
17.01.02 передано по телефону
об отгрузке продукции
Личная подпись
20.03.2002
Отметка о переносе данных на машинный носитель проставляется на нижнем поле последнего листа документа, подлежащего машинной обработке. Этот реквизит состоит из записи "Информация перенесена на машинный носитель", подписи лица, ответственного за перенос, и даты переноса.
3.3.25. Отметка о поступлении документа.
Отметка о поступлении проставляется на всех входящих документах в виде регистрационного штампа, фиксируя факт поступления документа. Отметка о поступлении включает порядковый номер и дату поступления документа и располагается справа в нижней части первого листа документа.
3.3.26. Идентификатор электронной копии документа.
Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в аппарате Белкоопсоюза.
3.4. Особенности подготовки и оформления отдельных видов
документов
3.4.1. Постановление, распоряжение, решение - разновидности распорядительных документов.
В констатирующей части излагаются факты, события, оценка, послужившие основанием для издания распорядительного документа. Если постановление, распоряжение издается на основании распорядительного документа вышестоящего органа, констатирующая часть должна содержать ссылку на этот документ с указанием его наименования, даты, номера и заголовка.
Если распорядительная часть постановления, распоряжения не нуждается в обосновании, констатирующая часть отсутствует.
Распорядительная часть постановления, распоряжения излагается в повелительной форме, начинается словом "Установить", "Назначить", "Уволить", "Выделить" и т.д., печатается прописными буквами без кавычек, с отдельной строки от нулевого положения табулятора, отделяя констатирующую часть от распорядительной.
Формулировка постановляющей части должна быть конкретной, не противоречить по смыслу ранее изданным распорядительным документам, четкой, ясной, не допускающей различных толкований.
Если распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, она делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.
В каждом пункте указываются исполнитель (организация, структурное подразделение, конкретное должностное лицо), предписываемое действие и срок исполнения. Исполнитель указывается в дательном падеже, можно указывать обобщенно, например: председателям правлений облпотребсоюзов, райпо. Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме - "подготовить", "обеспечить", "разработать" и т.д. Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему предполагаемых работ, при этом следует учитывать время доведения информации до конкретных исполнителей.
В конце текста постановления, распоряжения помещается перечень документов, утративших силу или подлежащих изменению и дополнению, с изданием данного постановления, распоряжения.
В ссылке на эти документы указываются дата, номер и заголовок этих документов. При этом применяется устойчивый оборот: "Считать утратившим силу постановление, распоряжение, ... от ... N ...".
Последним пунктом в постановлении, распоряжении указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением.
Отсутствие указания об ответственном за контроль может означать, что контроль за исполнением документа будет осуществлять Председатель Правления Белкоопсоюза.
Постановления, распоряжения могут иметь приложения, на которые даются ссылки в соответствующих пунктах текста. Реквизит "Приложение" после текста постановления самостоятельно не оформляется.
Текст постановления, распоряжения должен иметь заголовок. Заголовок начинается с предлога "о" ("об") и формируется при помощи отглагольных существительных, например "О назначении...", "Об утверждении...", "О создании..." или существительных, указывающих на предмет, например: "Об итогах...", "О мерах...".
Подготовленный проект постановления, распоряжения до подписания подлежит согласованию с заинтересованными структурными подразделениями или должностными лицами, которых он касается и обязательно с юридическим управлением. Согласование осуществляется путем визирования или проставления грифа согласования.
Проект постановления, распоряжения, выполнение которого требует финансового обеспечения, обязательно согласовывается с финансовым управлением и управлением бухгалтерского учета и отчетности.
Согласование проводит управление (отдел) аппарата Белкоопсоюза или лицо, готовившее проект. В случае несогласия с проектом пишется мотивированное заключение.
Перед подписанием проект дополнительно тщательно выверяется. При этом особое внимание следует обратить на проверку цифровых данных, фамилий, имен и отчеств.
Полностью подготовленный проект представляется на подпись. Постановления, распоряжения подписываются Председателем Правления Белкоопсоюза, в его отсутствие - заместителями. Подписывается первый экземпляр постановления, распоряжения, который вступает в силу с момента подписания или доведения до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в силу и срок действия постановления, распоряжения указываются в тексте.
Отдельно от распоряжений по основной деятельности оформляются и ведутся распоряжения по личному составу и командированию работников.
Постановлениями, распоряжениями оформляются: прием, перевод и увольнение работников, предоставление им отпусков и командирование; изменение условий и оплаты труда, установление надбавок, поощрения и наложения взысканий и другое.
Для оформления постановлений, распоряжений по личному составу необходимо письменное обоснование, в качестве которого могут выступать: личное заявление работника, трудовой договор, контракт, докладная записка руководителя структурного подразделения (о переводе работника, о нарушении трудовой дисциплины, о персональных надбавках), служебное письмо другой организации с запросом на перевод работника, свидетельство о браке, отражающее факт изменения фамилии работника, и другое.
Тексты большинства постановлений, распоряжений по личному составу не имеют констатирующей части и начинаются с распорядительного действия: ПРИНЯТЬ, НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, УВОЛИТЬ, ИЗМЕНИТЬ ФАМИЛИЮ, ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК, КОМАНДИРОВАТЬ и т.д.
Различают простые (индивидуальные) и сложные (сводные) постановления, распоряжения по личному составу.
В индивидуальных содержится информация только об одном работнике, в сводных - о нескольких работниках независимо от того, под какие управленческие действия они подпадают (прием, перевод, увольнение и др.).
При составлении сводных постановлений, распоряжений необходимо учитывать, что в одном документе не должно содержаться информации с разными сроками хранения.
Каждый пункт постановления, распоряжения по личному составу должен быть сформулирован в строгом соответствии с требованиями Трудового кодекса Республики Беларусь.
Постоянной информацией для любого кадрового постановления, распоряжения является указание распорядительного действия (уволить, премировать, перевести), фамилии и инициалов работника (имени и отчества полностью - при приеме на работу), должности и управления (отдела), даты вступления в силу данного постановления, распоряжения.
При приеме на работу обязательно указывается установленный размер оплаты труда (оклад, надбавка, индексация) и, при необходимости, условия приема: временно (с... по ...), с испытательным сроком (его продолжительность) и т.п.
При переводе на другую работу - новая должность и подразделение, вид перевода (для временных переводов - с указанием продолжительности), причина перевода (в полном соответствии с требованиями Трудового кодекса Республики Беларусь), изменение оплаты труда (если оно возникает).
При увольнении указывается причина увольнения, согласно статьям Трудового кодекса Республики Беларусь.
При предоставлении отпуска - его вид, продолжительность, даты начала и окончания.
Страницы: Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4 |
| 
