Стр. 2
Страницы: | Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4 | Стр.5 | Стр.6 | Стр.7 | Стр.8 | Стр.9 | Стр.10 | Стр.11 |
114. Прием поступающей служебной корреспонденции производится экспедицией или делопроизводством воинской части.
115. В нерабочее время служебная корреспонденция принимается дежурным по штабу воинской части, который записывает ее в книгу учета входящей корреспонденции по форме 2 согласно приложению 1, а с прибытием лица, ответственного за делопроизводство, передает всю полученную корреспонденцию в делопроизводство под расписку в этой книге, не вскрывая пакеты, бандероли и посылки. О получении срочных пакетов дежурный докладывает командиру (начальнику) воинской части или начальнику штаба воинской части.
Порядок приема служебной корреспонденции в нерабочее время определяется в инструкции дежурному по штабу воинской части.
116. Принимаемые и передаваемые телефонограммы записываются дежурным по штабу воинской части в ведущуюся у него книгу учета телефонограмм. Принятые телефонограммы дежурный докладывает должностным лицам, которым они адресованы. Об ознакомлении с телефонограммами должностные лица расписываются в указанной книге. В конце текста телефонограммы указываются время приема (передачи) и фамилии принявшего и передавшего телефонограмму. Порядковая нумерация передаваемых телефонограмм ведется с начала года.
117. Если дежурный по штабу воинской части не назначается, то служебная корреспонденция в нерабочее время принимается дежурным по воинской части в порядке, предусмотренном настоящей Инструкцией <*>.
-------------------------------
<*> Пункты 115 - 116 настоящей Инструкции.
118. Лицо, принимающее служебную корреспонденцию, обязано проверить правильность адресования пакетов, сверить номера на пакетах с номерами, указанными в реестре (расписке), разборчиво расписаться в приеме пакетов, указав прописью их количество, дату и время получения. Расписка заверяется мастичной печатью "Для пакетов".
119. Лицо, ведущее делопроизводство, вскрывает полученные пакеты, разрезая их с трех сторон так, чтобы не повредить вложенные документы, изымает все вложения и проверяет их наличие. Если при вскрытии пакета будет обнаружено повреждение, отсутствие документа или приложения к нему, а также несоответствие номера, указанного на пакете, номеру вложенного документа, то об этом составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю.
120. Конверты от поступившей корреспонденции после проверки уничтожаются за исключением случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля имеет значение в качестве доказательства времени отправки и получения служебного документа.
121. Ошибочно засланные пакеты и служебные документы передаются или пересылаются по принадлежности за их же номерами, а излишние возвращаются отправителю или по его просьбе высылаются в другую воинскую часть.
122. Поступившие в воинскую часть служебные документы (в том числе постановления, приказы, директивы, приказания и указания), а также документы, подготовленные в воинской части - регистрируются в журнале учета служебных документов по форме 3 согласно приложению 1. В штабах объединений и выше, а также в областных военных комиссариатах приказы (директивы, постановления, приказания и указания), полученные из вышестоящих инстанций для рассылки подчиненным воинским частям, регистрируются, кроме того, в книге учета приказов и директив по форме 4 согласно приложению 1.
В книге учитываются приказы (директивы), издаваемые воинской частью и полученные для рассылки подчиненным воинским частям.
Приказы (директивы) разных инстанций в книге учитываются раздельно, для чего книга подразделяется на несколько разделов в зависимости от количества инстанций. Например: приказы Министра обороны Республики Беларусь, приказы начальника Генерального штаба Вооруженных Сил - первого заместителя Министра обороны Республики Беларусь, приказы командующего Сухопутными войсками Вооруженных Сил Республики Беларусь. Для учета приказов, издаваемых воинской частью, могут заводиться отдельные книги учета.
Запись приказов (директив) производится в порядке последовательности их издания.
Записи в книге производятся чернилами или пастой фиолетового, синего или черного цвета.
Книга ведется до полного использования, после чего сдается на архивное хранение воинской части.
123. Служебные документы регистрируются в воинской части один раз: поступившие - в день поступления, подготовленные в воинской части - в день утверждения или подписания.
124. Именные пакеты с надписью: "Лично" регистрируются в журнале учета служебных документов без вскрытия путем записи номеров документов и наименования отправителя, имеющихся на пакете. При наличии в пакете нескольких номеров каждый номер регистрируется отдельно. Запись о содержании этих документов может не производиться или же производится по возвращении их в делопроизводство. Если запись о содержании такого документа не производится, то в графе "Наименование или краткое содержание документа" делается пометка: "Вручен лично". В отдельных случаях именные пакеты с надписью: "Лично" могут быть вскрыты с разрешения адресата уполномоченным им лицом.
125. Служебные документы, поступающие в воинские части, секретариаты и канцелярии для временного пользования и не подлежащие постоянному хранению, регистрируются в журнале учета переходящих служебных документов по форме 5 согласно приложению 1 и передаются по принадлежности под расписку в этом журнале или по реестру по форме 6 согласно приложению 1 c последующей отметкой об этом в журнале учета переходящих служебных документов.
126. При регистрации служебных документов на оборотной стороне последнего листа поступившего документа в левом нижнем углу ставится штамп по образцу 5 согласно приложению 1. При наличии приложений к документу на оборотной стороне последнего листа каждого приложения ставится штамп по образцу 6 согласно приложению 1. На служебных документах, которые получены с сопроводительными письмами и подлежат учету в других книгах, журналах, штамп не ставится, а на сопроводительных письмах к этим документам делается отметка, в каких книгах, журналах (с указанием их номеров по номенклатуре дел, книг и журналов) и за какими порядковыми номерами они учтены.
127. До регистрации служебные документы для доклада и исполнения передавать запрещается.
128. Рабочие тетради, служебные издания и другие подобные документы, пересылаемые без сопроводительных писем, регистрируются в соответствующих книгах и журналах учета (без регистрации в журнале учета служебных документов).
129. Служебные документы, подготовленные для пользования внутри воинской части и подлежащие хранению в делах, после подписи (утверждения) учитываются в журнале учета служебных документов.
130. Не подлежат регистрации в журнале учета служебных документов и уничтожаются в делопроизводстве по минованию надобности:
письма, присланные в копии для сведения;
телеграммы и письма о разрешении командировок и отпусков;
сообщения о заседаниях, совещаниях, повестках дня;
графики, наряды, заявки, разнарядки;
сводки и информация, присланные для сведения;
учебные планы и программы;
рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций и тому подобные;
прейскуранты;
поздравительные письма и пригласительные билеты;
печатные издания (книги, журналы, бюллетени, газеты);
формы статистической отчетности.
131. Командир (начальник) воинской части в зависимости от объема переписки и количества исполнителей устанавливает, каким должностным лицам служебные документы докладываются непосредственно лицами, ответственными за делопроизводство. Остальной личный состав документы на исполнение получает в несекретном делопроизводстве или через уполномоченных несекретных делопроизводств в управлениях, отделах и службах воинской части.
132. Служебные документы могут регистрироваться при помощи средств вычислительной техники или машинописного заполнения форм в зависимости от наличия технических средств. При этом в обязательном порядке производится документальный учет служебных документов.
Глава 11
РАССМОТРЕНИЕ И ОРГАНИЗАЦИЯ ИСПОЛНЕНИЯ СЛУЖЕБНЫХ
ДОКУМЕНТОВ
133. Поступившие служебные документы докладываются командиру (начальнику) воинской части и рассматриваются им, как правило, в день поступления, а документы с отметкой "Срочно" и телеграммы - немедленно.
134. Служебные документы из делопроизводства передаются исполнителям под расписку в журнале учета служебных документов. Передача служебных документов из одного управления, отдела (службы) в другой производится через лицо, ведущее делопроизводство, под расписку в журналах учета. Допускается передача документов для временного пользования другим исполнителям воинской части под расписку в реестре. В этом случае исполнитель обязан получить документы обратно под расписку в том же реестре.
135. Доклады, предложения, заключения и проекты служебных документов, представляемые во исполнение поручений, адресованных нескольким должностным лицам, должны быть согласованы с ними, а также с другими заинтересованными должностными лицами и ими завизированы.
136. К докладам, предложениям, заключениям и проектам служебных документов, представляемым во исполнение поручений, прилагается материал с оригиналом поручения, во исполнение которого подготовлен служебный документ.
137. В тех случаях, когда в поступившем документе запрашивается о разъяснении того или иного вопроса или испрашивается разрешение на проведение какого-либо мероприятия, а также по другим аналогичным запросам и ходатайствам, командир (начальник), которому адресован такой документ, ответ на него может дать на этом же документе в виде краткой резолюции. Такой служебный документ считается исполненным и подлежит возвращению отправителю за входящим номером без сопроводительного письма.
138. Если командир (начальник), которому адресован служебный документ, не имеет прав на решение поставленного вопроса, он направляет документ по команде или должностному лицу, в компетенцию которого входит решение этого вопроса.
Если в служебном документе наряду с вопросами, относящимися к компетенции должностного лица, которому адресован служебный документ, затрагиваются вопросы, подлежащие разрешению в другом учреждении, то из него делается выписка (снимается копия), которая направляется по принадлежности, о чем уведомляется должностное лицо, представившее служебный документ.
139. Решения и поручения (в дальнейшем - поручения) по исполнению служебных документов пишутся на свободных от текста полях этих документов. Писать поручения на тексте служебных документов запрещается. Поручение по исполнению служебного документа дается в форме резолюции командира (начальника).
В состав резолюции должны входить следующие элементы: воинское звание, фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись автора резолюции, дата. При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель, а если он не указан, то ответственным исполнителем становится лицо, названное в резолюции первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.
140. Резолюция также может быть написана на бланке или на отдельном листе по образцам 7 - 8 согласно приложению 1, приложенном к служебному документу. На нижнем поле этого листа (бланка) указываются дата и номер документа, к которому относится резолюция.
141. Служебные документы передаются исполнителю в день их рассмотрения командиром (начальником), но не позднее следующего дня, через несекретное делопроизводство.
142. Ответственный исполнитель обязан организовать исполнение служебного документа в установленный срок. Соисполнители должны представить ответственному исполнителю все необходимые материалы по вопросам, входящим в их компетенцию.
143. Все служебные документы должны исполняться в установленный срок, который указывается в самом служебном документе либо в поручении (в резолюции) о его исполнении. Срок исполнения служебного документа определяется должностным лицом, подписывающим служебный документ (поручение), исходя из срока, установленного органом, направившим служебный документ, или срока, установленного законодательством. При установлении срока исполнения служебного документа командир (начальник) должен учитывать время, необходимое на доставку и исполнение служебного документа.
144. Если срок исполнения служебного документа не указан ни в самом служебном документе, ни в поручении, то служебный документ должен быть исполнен не более чем в 10-дневный срок, а служебный документ с пометкой "Срочно" - в трехдневный срок.
145. Изменение срока исполнения служебного документа производится должностным лицом, установившим срок. При необходимости продления срока исполнения служебного документа должностному лицу, давшему поручение, не позднее, чем за три дня (по срочному документу - за один день) до истечения срока исполнения представляется доклад с указанием причин задержки, принимаемых мерах и срока, необходимого для исполнения (доработки) служебного документа. Доклад с ходатайством о продлении срока исполнения служебного документа допускается представлять без согласования с должностными лицами, указанными в поручении в качестве соисполнителей.
146. Об изменении срока исполнения служебного документа делаются соответствующие отметки в документах, в которых был указан первоначальный срок исполнения.
Глава 12
ОТПРАВКА СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ
147. Служебные документы после их подписи командиром (начальником) регистрируются в журнале учета служебных документов и отправляются по назначению делопроизводством, как правило, в день их приема от исполнителей.
Телеграммы и срочные документы отправляются немедленно. Отправка служебных документов без регистрации их в журнале учета запрещается.
148. При приеме служебных документов для отправки лицо, ведущее делопроизводство, обязано в присутствии исполнителя проверить правильность оформления и адресования служебного документа, наличие всех экземпляров и приложений к ним с пересчетом листов, а также наличие на экземпляре, остающемся в деле, расчета рассылки и отметки, в какое дело служебный документ следует подшить.
Расчет рассылки подписывается начальником управления, отдела (службы), которым подготовлен служебный документ.
149. Присвоенный воинской части цифровой индекс проставляется впереди исходящего номера и отделяется от него дробной чертой. Например: 20/236.
Если служебный документ составлен на бланке с угловым штампом, то исходящий номер проставляется в угловом штампе.
Если служебный документ составлен на листке без углового штампа, то исходящий номер проставляется под датой подписанного служебного документа.
150. Каждый исходящий служебный документ, как правило, должен иметь копию, которая заверяется исполнителем с указанием его должности, воинского звания, фамилии и инициалов. Копия подшивается в дело вместе с исполненным документом.
Если копия исходящего служебного документа требуется для работы, она выдается исполнителю под расписку в журнале учета служебных документов.
151. Отчеты, доклады, акты, списки и тому подобные служебные документы, если к ним не требуется пояснений и указаний, направляются адресатам без сопроводительных писем. Дата и исходящий номер на этих служебных документах, если они составлены не на бланках с угловым штампом (без углового штампа), проставляются ниже подписей должностных лиц, в левом нижнем углу.
152. В тех случаях, когда к исходящему служебному документу прилагается служебный документ, имеющий входящий, инвентарный или другой номер, в соответствующем журнале учета указываются наименование адресата, которому отправляется этот документ, а также номер и дата исходящего служебного документа, при котором он отправлен.
153. При необходимости отправки входящих (инвентарных) служебных документов в другие воинские части они могут пересылаться за присвоенными им входящими (инвентарными) номерами. В журнале учета служебных документов указываются, кому отправляется служебный конверт, порядковый номер по книге реестров (разносной книге) и дата отправки.
154. Разрешается давать ответы непосредственно на поступивших служебных документах с последующим возвращением их за входящими номерами. В этих случаях в журнале учета служебных документов производится отметка об отправке: "Возвращен отправителю" и указываются порядковый номер по реестру и дата возвращения. Краткое содержание ответов и поручений, данных на возвращаемом служебном документе, записывается в журнале учета служебных документов.
155. Рабочие тетради и служебные издания разрешается отправлять за их учетными номерами без сопроводительных писем.
156. Наряды, накладные и другие приходно-расходные служебные документы на вооружение, военную технику и другие материальные средства в журнале учета служебных документов не регистрируются и пересылаются за присвоенными им номерами по соответствующим книгам учета.
Глава 13
КОНВЕРТОВАНИЕ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ
157. Служебные документы, подлежащие пересылке, обязательно конвертуются. Отправляемые одновременно несколько служебных документов одному и тому же адресату вкладываются в один пакет.
В тех случаях, когда приложения посылаются в нескольких пакетах, в первый вкладывается сопроводительное письмо и на пакете ставится номер этого письма, а на последующих пакетах ставится этот же номер с добавлением перед номером буквы "к", например: к N 3/615. На основном служебном документе или в сопроводительном письме указывается количество отправляемых пакетов.
158. Служебные документы, посылаемые постоянным адресатам, могут отправляться в пакетах с адресами получателя и отправителя, напечатанными типографским способом.
159. На лицевой стороне пакета (почтового конверта, оболочки почтового отправления) указываются:
почтовый адрес получателя;
номера всех служебных документов, вложенных в пакет. На пакетах, подлежащих вскрытию лично адресатом, делается надпись: "Лично".
160. Почтовые адреса на пакетах (почтовых конвертах, оболочках почтовых отправлений) отправителей и получателей пишутся в следующей последовательности:
для воинских частей, расположенных на территории Республики Беларусь, - наименование получателя (фамилия, имя, отчество для физических лиц); название улицы, номер дома, номер квартиры; название населенного пункта (города, поселка, и тому подобное); название района, области; почтовый индекс. В таком же порядке производится написание адреса отправителя. Адрес получателя пишется в правой нижней части пакета, а адрес отправителя - в левом верхнем углу. В наименовании адресата пишется: "Командиру (начальнику) войсковой части:" (указывается условное наименование воинской части, а если оно не установлено, то действительное);
в военное время для всех воинских частей - "Командиру войсковой части - полевая почта:". При этом указываются номер полевой почты и почтовый индекс без указания пункта дислокации;
для военных представительств Министерства обороны в адресе получателя и отправителя вместо слов командиру (командир) войсковой части пишется: "Представительство заказчика N ___", затем действительное наименование предприятия промышленности (например, Минский автомобильный завод); название населенного пункта (город, поселок и тому подобное); название района, области; почтовый индекс.
161. Если отправителю служебного документа известно действительное наименование воинской части, но неизвестно ее условное наименование или известно условное наименование, но неизвестно наименование населенного пункта или пункта приписки к предприятию связи, то документ может быть адресован: в случае, если действительное наименование воинской части подлежит засекречиванию в соответствии с Перечнем охраняемых сведений в Вооруженных Силах Республики Беларусь, утвержденной приказом Министра обороны Республики Беларусь от 7 марта 2001 г. N 04, - в порядке, установленном для документов, имеющих гриф секретности, в остальных случаях - по условному наименованию в порядке, установленном для несекретных служебных документов.
162. Отправка таких документов производится в двойной упаковке с предупредительной надписью: "Двойной пакет". На внутреннем конверте указывается, кому адресован документ (действительное или условное наименование воинской части - получателя), а на внешнем конверте пишется адрес узла фельдъегерско-почтовой связи, на территории которого находится отправитель.
163. Адреса получателей и отправителей служебных документов следует писать (печатать) четко, полно, без сокращений и помарок. Пятизначные номера условных наименований на пакетах проставляются под словами "Войсковая часть" или "Полевая почта".
164. Работник делопроизводства, ответственный за конвертование и отправку служебных документов, обязан перед отправкой пакетов сверить адреса и номера, указанные на пакетах, с адресами и номерами, указанными на служебных документах, в книге реестров (реестрах) и журналах учета, в которых эти документы зарегистрированы.
165. В воинских частях, где имеются экспедиции, пакеты с документами для отправки сдаются в эти экспедиции по реестру (форма 7 согласно приложению 1).
166. Пакеты, подлежащие пересылке через предприятия связи, оплачиваются в установленном порядке по тарифам Министерства связи Республики Беларусь, а затем сдаются экспедицией в почтовое отделение, к которому приписана воинская часть.
167. Вид почтового отправления (простое, заказное или ценное) при пересылке документов через предприятия Министерства связи Республики Беларусь определяется воинской частью (организацией), отправляющей служебный документ.
168. В воинских частях, где нет экспедиций, пакеты с наклеенными на них марками сдаются в почтовое отделение работниками делопроизводства.
169. Служебные документы местным адресатам могут сдаваться по принадлежности под расписку в реестре через экспедиторов (посыльных) воинских частей.
Глава 14
ХРАНЕНИЕ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ОФОРМЛЕНИЕ И ВЕДЕНИЕ ДЕЛ,
КНИГ, ЖУРНАЛОВ
170. Все исполненные служебные документы подшиваются в дела, которые заводятся по предметному (тематическому) и другим признакам в зависимости от содержания и разновидности документов с учетом установленных сроков хранения. Дела, как правило, заводятся на один год.
171. В каждой воинской части на все заводимые дела, книги и журналы к началу года составляется номенклатура дел, книг и журналов по форме 8 согласно приложению 1. Номенклатура составляется с учетом важности, унификации поступающих в дела документов и сроков их хранения. Она является основным учетным документом на текущий год. Нумерация формируемых дел, книг и журналов (в том числе переходящих) по возможности должна сохраняться из года в год. В номенклатуру вносятся все вновь заводимые дела, книги и журналы учета несекретного делопроизводства воинской части, делопроизводств управлений, отделов и служб, а также дела, книги и журналы, не законченные ведением в прошлом году.
При составлении номенклатуры следует руководствоваться Примерным перечнем дел, книг и журналов, включаемых в номенклатуру (приложение 3).
172. Номенклатура дел, книг и журналов подписывается лицом, ответственным за ведение делопроизводства, утверждается начальником штаба воинской части, а где эта должность штатом не предусмотрена - командиром (начальником) воинской части или одним из его заместителей. Номенклатура дел, книг и журналов учитывается в журнале учета служебных документов, а после годовой проверки наличия служебных документов и перерегистрации переходящих дел, книг и журналов подшивается в дело. В номенклатуре производятся все необходимые отметки в графах и итоговая запись о количестве дел, книг и журналов, заведенных в течение года. Например: "По настоящей номенклатуре за 2000 год заведено 105 дел, книг и журналов в 120 томах".
173. Выдача дел, книг и журналов в управления, отделы, службы и другие подразделения воинской части производится под расписку в карточках выдачи по форме 9 согласно приложению 1.
174. Изменения в номенклатуру вносятся с письменного разрешения должностного лица, утвердившего ее. Внесенные в номенклатуру изменения заверяются подписью лица, ответственного за ведение делопроизводства.
Вторые и последующие тома дел, книг и журналов вносятся в номенклатуру по мере их заведения за теми же номерами с указанием "том 2", "том 3" и так далее, для чего в номенклатуре после соответствующих номеров дел, книг и журналов оставляется место для записи последующих томов.
175. Учетные карточки на вооружение, военную технику и другие материальные средства оформляются в картотеках, размещаемых в картонных коробках или деревянных ящиках длиною 38 см. Высота и ширина ящиков должны соответствовать размерам карточек.
На лицевую сторону каждого картотечного ящика наклеивается титульный лист, на котором указываются данные применительно к форме 9.
Заверительные надписи в картотеках оформляются на листе формата карточки, помещаемом за последней карточкой.
Коробки и ящики с карточками, если они не убираются в шкафы, должны запираться и опечатываться.
Учетные карточки (картотека) на вооружение, военную технику и другие материальные средства подлежат учету по номенклатуре дел, книг и журналов.
176. При реорганизации воинской части, влекущей за собой изменение рода войск, действительного или условного наименования, ведение дел, книг и журналов прекращается и в порядке, установленном настоящей Инструкцией, составляется новая номенклатура, в которую вносятся вновь заводимые дела, книги и журналы.
Если воинская часть будет только переименована (присвоено почетное наименование, награждена орденом), ведение дел продолжается. В этом случае на обложках дел под старым наименованием указывается новое наименование воинской части.
177. Журналы, рабочие тетради и книги учета делопроизводства, которые ведутся в течение нескольких лет, а также несекретные машинные носители информации могут учитываться по книге учета рабочих тетрадей по форме 10 согласно приложению 1. Эта книга вносится в номенклатуру и переучитывается из года в год.
178. По окончании года все дела, книги и журналы учета, имеющие архивные сроки хранения, учитываются в инвентарном журнале по форме 11 согласно приложению 1.
В том случае, если некоторые дела или журналы необходимо продолжать в следующем году, они переносятся в номенклатуру следующего года с отметкой, за каким номером они учтены в следующем году.
179. При небольшом объеме служебной переписки журнал учета служебных документов может вестись на протяжении нескольких лет. В этом случае регистрация документов должна ежегодно начинаться с первого номера.
180. Вся переписка по одному и тому же вопросу подшивается вместе, в одно дело, в порядке поступления и исполнения служебных документов. Приказы и директивы подшиваются (брошюруются) в порядке их номеров в отдельные папки по годам издания. При этом приказы подшиваются (брошюруются) отдельно от директив.
Как исключение некоторые служебные документы по одному и тому же вопросу, исполненные в новом году, могут подшиваться в дела прошлого года (и наоборот, служебные документы прошлого года - в дела нового года) без их перерегистрации. В этих случаях в книгах и журналах учета указывается, в дело какого года подшиты эти документы.
181. Дата начала дела, проставляемая в номенклатуре дел, должна соответствовать дате первого подшитого в это дело служебного документа. Дата окончания дела должна соответствовать дате последнего подшитого в дело служебного документа. Эти даты проставляются на обложке дела после его окончания.
182. Подшивка служебных документов в дело производится так, чтобы сохранилась полная возможность чтения текста, который не должен подходить к линии подшивки ближе двух сантиметров, а листы не выступали за края обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к этому листу при подшивке его в дело подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается в дело.
Подшивка должна производиться периодически, по мере поступления исполненных документов. Не допускается накапливание и длительное хранение не подшитых служебных документов.
183. При формировании дел необходимо соблюдать состав служебных документов, которые должны подшиваться в данное дело. Включение в дело документов, не относящихся к нему, а также черновиков, вариантов, лишних экземпляров размноженных копий не допускается. Не разрешается подшивать в дела неисполненные служебные документы.
184. Все подшитые в дело служебные документы нумеруются в правом верхнем углу нумератором или графитным карандашом. Нумерация листов в каждом томе дела начинается с первого номера. Чистые листы не нумеруются. Лист, сложенный вдвое и пришитый за середину, нумеруется как два отдельных листа. Лист, сложенный в несколько раз и пришитый за один край, нумеруется как один лист, фотографии и другие иллюстративные материалы нумеруются очередным порядковым номером на оборотной стороне в левом верхнем углу.
185. Если к служебному документу подклеены одним краем другие служебные документы (переводы, вставки текста, справки и тому подобное), то на каждом листе подклеенного служебного документа проставляется очередной порядковый номер.
Если на листе служебного документа наклеены фотоснимки, таблицы, схемы и тому подобное, то этот лист нумеруется как один. На оборотной стороне такого листа делается опись наклеенных на него документов, которая удостоверяется подписью исполнителя. Во внутренней описи и заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: "На листе пять наклеено три фотоснимка согласно описи на обороте листа".
186. Карты, схемы, планы, чертежи, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких картах, схемах, планах и чертежах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Заверительная надпись подписывается лицом, ответственным за ведение делопроизводства. Во внутренней описи и заверительной надписи в конце дела о таких склейках делается оговорка. Например: "Лист пять - карта-склейка из 10 листов".
Карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки, магнитные носители информации и другие материалы, которые невозможно или нецелесообразно подшивать в дела, могут храниться в деле в отдельных папках (конвертах) или могут быть сброшюрованы в альбом и взяты на инвентарный учет.
187. При подшивке служебных документов металлические скрепления удаляются. Использование при подклейке мучного и крахмального клейстеров не разрешается.
188. В каждом деле ведется внутренняя опись подшитых в него служебных документов по форме 12 согласно приложению 1.
По окончании дела (тома) в конце внутренней описи указывается (цифрами и прописью) количество внесенных в нее документов, должность и фамилия делопроизводителя. Внутренняя опись подшивается в начале дела. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов документов. Количество листов внутренней описи указывается в заверительной надписи после общего количества листов дела. Например: в настоящее дело подшито и пронумеровано 150 (сто пятьдесят) листов, в том числе пропущенные листы 46, 47, плюс 3 (три) листа внутренней описи.
189. В журналах учета служебных документов (входящих и исходящих) делаются отметки, в какое дело подшит служебный документ, и указываются номера листов подшитого служебного документа.
190. Подлинные личные документы военнослужащих и лиц гражданского персонала (свидетельства о рождении, о браке, документы об образовании и тому подобное) в дела не подшиваются. При необходимости в дела подшиваются только заверенные в воинской части копии этих документов.
191. Обложки дел должны быть стандартного размера (229 x 324 мм) и изготовлены из твердого картона.
На обложке дела проставляются: номер и наименование дела согласно номенклатуре дел, условное наименование воинской части, а если таковое не присвоено, то действительное наименование; дата начала и окончания, количество листов в деле, количество приложений к нему и срок хранения дела в архиве по форме 13 согласно приложению 1. Если дело состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается количество томов этого дела, на последующих томах - номер очередного тома, на последнем томе после номера тома в скобках - "последний".
Наименование дела должно быть кратким, ясным и в то же время полно отражать содержание подшитых в него документов. Присваивать делам наименования "Разная переписка", "По общим вопросам" и тому подобное запрещается.
Если делу нельзя дать одно общее название, то заголовок составляется путем обобщения сходных служебных документов. На обложках книг и журналов указываются те же данные, что и на обложках дел. Все заводимые книги и журналы должны быть пронумерованы.
192. Записи в книгах и журналах учета производятся чернилами или пастой фиолетового, синего, черного цветов. Всякое исправление должно быть оговорено и заверено подписью исправлявшего. Подчистки не допускаются.
Надписи на обложках дел, книг и журналов производятся чернилами, разборчиво, без сокращений. Если на обложку наклеивается титульный лист, изготовленный типографским способом, то надписи на нем разрешается печатать на машинке.
В конце каждого дела подшивается чистый лист для заверительной надписи. В этой надписи указывается цифрами и прописью количество пронумерованных в деле листов. В книгах и журналах эта запись делается на последней странице. Здесь же указываются все неустранимые дефекты (поврежденные, залитые чернилами листы и тому подобное), а также количество и наименование имеющихся в деле приложений.
Заверительная надпись составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства, и скрепляется мастичной печатью "Для пакетов".
193. Дела, книги и журналы учета, а также служебные документы, не подшитые в дела, подлежат хранению в запирающихся на замок сейфах, шкафах или ящиках, которые опечатываются личной печатью работника делопроизводства, ответственного за их хранение. Место и порядок хранения ключей устанавливает начальник штаба воинской части, а где эта должность штатом не предусмотрена, - командир (начальник) воинской части или один из его заместителей.
194. Изъятие из дела служебного документа производится с разрешения начальника штаба воинской части, а где эта должность штатом не предусмотрена, - командира (начальника) воинской части или одного из его заместителей. При изъятии служебного документа на его место подшивается справка-заместитель по форме 14 согласно приложению 1. Справка-заместитель подписывается начальником делопроизводства или лицом, ответственным за ведение делопроизводства, и заверяется мастичной печатью "Для пакетов". Исправление общего количества листов в этом случае не производится, а на последнем листе дела указывается количество листов, изъятых из дела.
Об изъятых служебных документах делается отметка во внутренней описи.
Временное изъятие служебных документов из текущих дел производится лицом, ответственным за ведение делопроизводства. По возвращении служебного документа в дело справка-заместитель уничтожается.
195. После закрытия дел, книг и журналов текущего года делаются соответствующие отметки в номенклатуре дел.
Законченные ведением дела, книги и журналы хранятся в делопроизводстве и составляют архивный фонд воинской части.
О сданных на хранение в архив и уничтоженных делах, книгах и журналах делается отметка в номенклатуре дел с проставлением даты и номеров сдаточных описей или актов.
196. Порядок оформления дел, книг и журналов, подлежащих сдаче в архив, их хранения, подготовки и сдачи в Центральный архив Министерства обороны, а также правила фондирования документов определены Инструкцией по архивному делу в Вооруженных Силах Республики Беларусь, утвержденной приказом Министерства обороны Республики Беларусь от 15 февраля 2002 г. N 3 "Об утверждении Инструкции по архивному делу в Вооруженных Силах Республики Беларусь (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2002 г., N 8/7891).
Глава 15
ПОСТОЯННАЯ ГОТОВНОСТЬ НЕСЕКРЕТНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
197. Несекретное делопроизводство должно находиться в постоянной готовности для работы в условиях перехода войск с мирного на военное положение.
Основные задачи несекретного делопроизводства в этих условиях: обеспечение вывоза и сохранности служебных документов, бесперебойная работа с ними, своевременная сдача в архив и уничтожение ненужных служебных документов.
В делопроизводстве должна быть инструкция личному составу делопроизводства по действиям при переводе Вооруженных Сил с мирного на военное время, которая утверждается командиром (начальником) воинской части. К инструкции должны прилагаться описи служебных документов, вывозимых по боевой тревоге, и описи служебных документов, сдаваемых в архив.
198. Для хранения несекретных документов, вывозимых по боевой тревоге, делопроизводства должны иметь запираемые ящики, а для доставки архивных материалов к месту сдачи - мешки и бирки с приспособлениями для опечатывания.
199. По боевой тревоге вывозится минимально необходимое количество несекретных служебных документов, изданий, дел, книг и журналов. Перечень их определяет начальник штаба воинской части, а где эта должность штатом не предусмотрена, - командир (начальник) воинской части или один из его заместителей.
Глава 16
КОНТРОЛЬ ЗА СОСТОЯНИЕМ НЕСЕКРЕТНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
200. Командиры (начальники) воинских частей систематически контролируют состояние несекретного делопроизводства и порядок работы со служебными документами.
201. Ежегодно (в январе-феврале) состояние делопроизводства в воинской части проверяется комиссией, назначаемой приказом командира (начальника) воинской части. Члены комиссии перед проверкой инструктируются начальником штаба воинской части, а где эта должность штатом не предусмотрена, - командиром (начальником) воинской части или одним из его заместителей. Комиссия проверяет выполнение требований настоящей Инструкции, наличие текущих и архивных дел, документов и изданий с пометкой "Для служебного пользования", бланков строгой отчетности, печатей и штампов (где нет секретных отделов), наличие служебных документов, не подшитых в дела, и выборочно проверяет наличие несекретных служебных документов из числа наиболее важных. Проверка наличия производится путем сверки книг и журналов учета с фактическим наличием служебных документов, а также отметок в этих книгах и журналах об уничтожении или отправке документов с актами и реестрами.
202. К началу работы комиссии все учтенные служебные документы должны быть сданы в делопроизводство, подшиты в дела или перерегистрированы в книгах и журналах учета нового года. В книгах и журналах прошлого года делается отметка с указанием новых учетных номеров.
О результатах проверки командиру (начальнику) воинской части представляется акт, в котором указываются, какие документы проверялись, за какой период, с какого и по какой номер, обнаруженные недостатки и предложения. К акту прилагается перечень не подшитых в дела служебных документов.
Глава 17
КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ
203. В воинских частях должен быть установлен контроль за исполнением служебных документов. Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в служебных документах. Осуществление контроля является одной из основных обязанностей всех должностных лиц.
204. Обязательному контролю подлежат все служебные документы, в которых определены сроки исполнения или имеются поручения о представлении докладов, предложений, заключений и выполнении (проведении) других конкретных мероприятий.
Контроль осуществляется за исполнением служебных документов, как поступающих из вышестоящих органов управления, так и направляемых в подчиненные воинские части.
На контроль могут быть поставлены также устные поручения.
205. Служебные документы, подлежащие контролю, учитываются по журналу (карточке) контроля за исполнением служебных документов по формам 15 - 16 согласно приложению 1 или заносятся в память электронно-вычислительной машины, предназначенной для этой цели, с указанием даты, регистрационного номера, вида и краткого содержания служебного документа, поручения должностных лиц, срока исполнения, фамилии исполнителя, отметки об исполнении и других необходимых данных.
На лицевой стороне первого листа таких служебных документов в правом верхнем углу ставится штамп по образцу 9 согласно приложению 1.
206. Служебный документ считается исполненным и снимается с контроля, когда рассмотрены все поставленные в нем вопросы, по ним приняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы.
На исполненном служебном документе должна быть отметка исполнителя с указанием, каким номером (входящим, исходящим или инвентарным) исполнен служебный документ, дата исполнения и номер дела, в которое служебный документ должен быть подшит. Эта отметка делается на оборотной стороне последнего листа служебного документа и свидетельствуется подписью исполнителя.
На служебных документах, по которым поставленные вопросы решены в оперативном порядке, исполнитель на оборотной стороне последнего листа делает отметку, когда и как решен вопрос, заверяемую своей подписью.
О снятии служебного документа с контроля делается отметка в журнале (карточке) контроля.
207. Персональная ответственность за своевременное и качественное исполнение поручений возлагается на командиров (начальников), которым были даны поручения, и непосредственных исполнителей.
Непосредственное ведение работы по контролю за исполнением служебных документов возлагается на лиц, назначенных приказами соответствующих командиров (начальников).
208. Для ведения контроля за исполнением служебных документов в каждой воинской части отрабатывается система контроля, которая должна включать:
средства контроля: система автоматизированного контроля или журналы (карточки) контроля за исполнением служебных документов;
органы контроля: соответствующие командиры и начальники, штабы, делопроизводства и лица, специально назначенные для контроля;
методы контроля: личный контроль соответствующих командиров и начальников; заслушивание должностных лиц, назначенных для ведения контроля; периодические проверки; анализ исполнения служебных документов.
209. Лица, на которых возложено осуществление непосредственного контроля за исполнением служебных документов, обязаны:
постоянно контролировать исполнение служебных документов и иметь необходимые сведения о ходе их выполнения;
упреждать возможность невыполнения поручений в установленные сроки, докладывать о всех случаях задержки исполнения соответствующим командирам (начальникам);
ежемесячно (к 7 числу) анализировать состояние исполнения документов, в том числе и в подчиненных воинских частях, разрабатывать мероприятия по усилению контроля исполнения и вносить командирам (начальникам) предложения об улучшении этой работы.
210. Состояние контроля за исполнением служебных документов проверяется два раза в году (по состоянию на 1 января и 1 июля) комиссиями, специально назначаемыми приказами командира (начальника) воинской части. Результаты проверок оформляются актами и докладываются соответствующим командирам (начальникам).
В актах проверки отражаются следующие вопросы: общее количество служебных документов, поставленных на контроль; сколько из них исполнено в установленные сроки; какие поручения не исполнены в срок; причины неисполнения; виновные лица; предложения по совершенствованию контроля.
Глава 18
УЧЕТ И РАССЫЛКА ПРИКАЗОВ И ДИРЕКТИВ
211. Издаваемые командиром (начальником) воинской части приказы и директивы регистрируются в книге учета приказов и директив. Приказы нумеруются отдельно от директив. Порядковые номера приказов и директив ежегодно начинаются с первого номера. Если приказы и директивы ведутся в специальных книгах, то в книге учета приказов и директив они не учитываются.
212. Приказы и директивы должны издаваться в строго ограниченном количестве и высылаться только в те воинские части, которым они необходимы. Высылка приказов для сведения не разрешается.
Ответственность за определение тиражей и правильность рассылки приказов и директив возлагается на начальника штаба воинской части, а где эта должность штатом не предусмотрена, - на командира (начальника) воинской части или одного из его заместителей.
213. Приказы и директивы рассылаются по расчетам рассылки, которые составляются на каждый приказ (директиву) в отдельности.
Расчеты рассылки приказов и директив составляются на обороте последнего листа подлинного экземпляра приказа (директивы) или на отдельном листе, подписываются начальником управления (отдела, службы), подготовившего проект приказа (директивы), и утверждаются начальником штаба воинской части, а где эта должность штатом не предусмотрена, - командиром (начальником) воинской части или одним из его заместителей.
В необходимых случаях расчеты рассылки могут составляться в специально заведенной книге расчетов рассылки или специально отпечатанных типовых расчетах. Типовые расчеты периодически уточняются.
214. Приказы и директивы, высылаемые воинским частям, могут направляться за присвоенными им номерами без сопроводительных писем с указанием на пакете номера приказа (директивы) и количества экземпляров (если направляется более одного экземпляра). Например: " N 311 - 2 экз.".
При высылке нескольких экземпляров приказа (директивы) одному и тому же адресату они могут высылаться и при сопроводительных письмах, в которых указывается количество экземпляров и для кого они предназначены.
215. Главные штабы видов Вооруженных Сил, штабы оперативных командований, а также областные военные комиссариаты рассылку своих приказов, а также приказов и директив, полученных из вышестоящих инстанций для подчиненных воинских частей, производят по книге учета приказов или по типовым расчетам, утверждаемым соответствующими начальниками.
216. Воинским частям, которым приказы и директивы в полном объеме не требуются, высылаются выписки из них. На пакетах и реестрах проставляются: номер и год издания документа. Например: "вып. N 170-01 г.". О произведенных выписках на приказах и директивах делаются отметки с указанием объемов выписок, кому высланы.
217. Объявление в своих приказах приказов и директив вышестоящих командиров (начальников) запрещается, за исключением приказов по личному составу.
Командиры (начальники) воинских частей в своих приказах и директивах могут довести в изложении до подчиненных воинских частей отдельные требования приказов и директив вышестоящих командиров (начальников) с обязательной ссылкой на них.
Нормативные и правовые акты Республики Беларусь объявляются только приказами Министра обороны Республики Беларусь об организации их выполнения.
218. Подлинные приказы и директивы командиров (начальников) воинских частей брошюруются в отдельные дела, за исключением случаев, когда они ведутся в специальных книгах.
Подшивать приказы и директивы в дела с другими служебными документами запрещается.
Дела с подлинными приказами и директивами на руки исполнителям не выдаются.
219. Порядок ознакомления с приказами и директивами устанавливается командиром (начальником) воинской части.
В каждой воинской части ведется журнал учета объявления приказов, директив и других служебных документов личному составу и должностным лицам по форме 17 согласно приложению 1.
220. Утверждаемые приказами положения, инструкции и другие правовые акты, предназначенные для постоянного пользования, разрешается учитывать по журналу учета служебных изданий по форме 18 согласно приложению 1.
221. Документы, послужившие основанием для издания приказа (директивы), листы согласования, доклады подшиваются отдельно в соответствующие дела с отметкой на них даты и номера приказа (директивы).
222. При расформировании воинской части все приказы (директивы) вышестоящих командиров (начальников) по указанию Генерального штаба Вооруженных Сил передаются в другие воинские части или уничтожаются на месте в установленном порядке. Подлинные приказы и директивы расформированной воинской части подлежат сдаче в архив.
223. Справочная работа по приказам и директивам командиров (начальников) проводится применительно к требованиям Инструкции по ведению справочной работы по правовым актам, издаваемым в Вооруженных Силах Республики Беларусь, утвержденной приказом Министра обороны Республики Беларусь от 15 мая 2001 г. N 4 "Об утверждении Инструкции о порядке ведения справочной работы по правовым актам Министерства обороны Республики Беларусь".
Глава 19
ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ СО СЛУЖЕБНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ,
СОДЕРЖАЩИМИ ИНФОРМАЦИЮ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ
224. К информации ограниченного распространения в Вооруженных Силах относятся сведения, включенные в республиканский Перечень сведений ограниченного распространения, утвержденный постановлением Совета Министров РБ от 15 февраля 1999 г. N 237.
225. Не могут быть отнесены к служебной информации ограниченного распространения:
акты законодательства, устанавливающие правовой статус государственных органов, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;
сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан и населения в целом, а также производственных объектов;
сведения о нарушении законности, неправомерности действий или бездействии государственных органов и должностных лиц, криминогенной ситуации, правонарушениях, результатах социологических исследований;
описание структуры местного распорядительного органа, его функций, направлений и форм деятельности, а также его адрес;
порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц;
решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке;
сведения об исполнении бюджета и использовании других государственных ресурсов, о состоянии экономики и потребностях населения;
документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах организаций, необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.
226. На служебных документах (изданиях), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется ограничительный гриф "Для служебного пользования". Указанный гриф и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы служебного документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.
Ограничительный гриф "Для служебного пользования" на служебных документах при переписке между воинскими частями, а также на документах, разработанных воинскими частями для внутреннего пользования, не проставляется.
227. Прием и учет служебных документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляются структурными подразделениями, которым поручен прием и учет несекретной документации.
228. Служебные документы с ограничительным грифом "Для служебного пользования" учитываются по журналу учета служебных документов, а служебные издания - по журналу учета служебных изданий, как правило, отдельно от несекретной документации. При незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами. К регистрационному номеру служебного документа добавляется отметка "ДСП".
229. Служебные документы с ограничительным грифом "Для служебного пользования" печатаются (размножаются) в машинописном бюро. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно. На обороте последнего листа каждого экземпляра документа указываются количество отпечатанных экземпляров, фамилия исполнителя, фамилия лица, отпечатавшего документ, дата печатания документа. Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками и вариантами передаются для регистрации работнику, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим работником с отражением факта уничтожения в учетных формах.
230. Служебные документы с ограничительным грифом "Для служебного пользования":
передаются только тем исполнителям, которые имеют к ним непосредственное отношение и только под расписку;
пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями;
размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения соответствующего командира (начальника);
хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах);
разрешается брать для занятий (работы) в поле, на полигонах, в подразделениях, парках и тому подобное. Они выдаются под расписку руководителям занятий (работ) и должны переноситься и храниться в чемоданах (портфелях).
231. При направлении служебного документа с ограничительным грифом "Для служебного пользования" в несколько адресов составляется расчет рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Расчет рассылки подписывается исполнителем и утверждается начальником штаба воинской части, а где эта должность штатом не предусмотрена, - командиром (начальником) воинской части или одним из его заместителей.
232. Исполненные служебные документы с ограничительным грифом "Для служебного пользования" группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие служебные документы, также проставляется ограничительный гриф "Для служебного пользования".
233. Уничтожение дел, документов с ограничительным грифом "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих ценности, производится по акту. В учетных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.
234. Передача служебных документов и дел с ограничительным грифом "Для служебного пользования" от одного исполнителя другому осуществляется с разрешения их непосредственного командира (начальника).
235. При смене лица, ответственного за учет служебных документов с ограничительным грифом "Для служебного пользования", составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается соответствующим командиром (начальником).
236. Проверка наличия служебных документов, дел и изданий с ограничительным грифом "Для служебного пользования" проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми приказом командира (начальника) воинской части. В состав таких комиссий обязательно включаются лица, ответственные за учет и хранение этих документов, дел и изданий.
В библиотеках и архивах, где сосредоточено большое количество изданий, дел и других материалов с ограничительным грифом "Для служебного пользования", проверка наличия может проводиться не реже одного раза в пять лет.
Результаты проверки оформляются актом.
237. О фактах утраты служебных документов, дел и изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации лицо, ответственное за сохранность информации, докладывает соответствующему командиру (начальнику), который назначает комиссию для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются в письменном виде командиру (начальнику), назначившему комиссию.
238. На утраченные документы, дела и издания с ограничительным грифом "Для служебного пользования" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.
239. Снятие ограничительного грифа "Для служебного пользования" производится по согласованию с режимными органами на основании приказов командиров (начальников), подписавших (утвердивших) эти служебные документы. На самих документах ограничительный гриф "Для служебного пользования" затушевывается.
О снятии ограничительного грифа "Для служебного пользования" на служебных документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие пометки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись. Имеющиеся на служебных документах, делах или изданиях ограничительные грифы "Для служебного пользования" затушевываются одной чертой чернилами или пастой с указанием даты и номера приказа (решения) о снятии пометки, воинского звания, должности и фамилии лица, снявшего пометку.
Например: "Ограничительный гриф "Для служебного пользования" снят приказом командира войсковой части 38769 от 13 мая 2001 г. N 140 полковника Петровича М.И."
240. Дела с несекретными служебными документами, в которых по мере накопления материалов сосредотачиваются обобщенные сведения, касающиеся деятельности воинских частей, предприятий оборонной промышленности, материально-технического обеспечения и других аналогичных сведений, хранятся и выдаются для работы применительно к служебным документам с ограничительным грифом "Для служебного пользования".
241. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, военнослужащий (работник) может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством Республики Беларусь ответственности.
242. Снятие копий со служебных документов с ограничительным грифом "Для служебного пользования", поступивших из вышестоящей воинской части, и изготовление выписок из них допускаются только с письменного разрешения командира (начальника), подписавшего служебный документ.
Раздел III
ДРУГИЕ ВОПРОСЫ НЕСЕКРЕТНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Глава 20
БЛАНКИ СТРОГОЙ ОТЧЕТНОСТИ
243. Бланки строгой отчетности учитываются и хранятся в порядке, установленном для документов с ограничительным грифом "Для служебного пользования".
244. Учет бланков строгой отчетности ведется в управлениях (отделах, службах) воинских частей по журналу по форме 19 согласно приложению 1 или по формам, установленным соответствующими наставлениями, руководствами, инструкциями, правилами. По состоянию на 1 января каждого года в журнале учета бланков строгой отчетности выводится итоговая запись об остатке наличия бланков.
245. Для издания бланков строгой отчетности определяется их тираж. При издании бланки строгой отчетности нумеруются.
Глава 21
ОСОБЕННОСТИ УЧЕТА И РАССЫЛКИ СЛУЖЕБНЫХ ИЗДАНИЙ
246. Все полученные из других воинских частей, а также изготовленные в типографиях несекретные служебные издания учитываются по журналу учета служебных изданий. На сопроводительных письмах, при которых они получены, указывается, за какими номерами учтены эти издания по журналу учета, а должностное лицо, получившее служебные издания на хранение, расписывается в этом.
На служебных изданиях, остающихся для пользования внутри воинской части, на обложке и титульном листе проставляется учетный номер по образцу 10 согласно приложению 1. Дополнительно полученные экземпляры служебных изданий учитываются за новыми номерами.
247. Тиражи и расчеты рассылки служебных изданий утверждаются начальниками Главных штабов видов Вооруженных Сил, штабов оперативных командований, начальниками главных управлений (управлений, отделов, служб) Министерства обороны и Генерального штаба Вооруженных Сил.
Служебные издания с учетом их содержания направляются по подчиненности и только в те воинские части, для которых они необходимы.
248. Служебные издания, поступающие для рассылки, рассылаются за инвентарными номерами, за исходящими номерами (если они присвоены изданию) или при сопроводительных письмах, в которых указываются наименование и количество экземпляров изданий. Сопроводительные письма, при которых получены или отправлены издания, подшиваются в отдельное дело. Расчеты рассылки в этом случае подписываются исполнителем и утверждаются начальником штаба воинской части, а где эта должность штатом не предусмотрена, - командиром (начальником) воинской части или одним из его заместителей.
249. Для временного пользования служебные издания высылаются в другие воинские части с сопроводительным письмом. Отметка об отправке служебного издания в журнале учета не производится, и по возвращении служебные издания хранятся за прежними инвентарными номерами. Отметки о возвращении изданий производятся на сопроводительных письмах. Контроль за возвращением этих служебных изданий осуществляют лица, ведущие делопроизводство.
250. Служебные издания пересылаются через предприятия Министерства связи Республики Беларусь и узел фельдъегерско-почтовой связи Министерства обороны Республики Беларусь.
251. В случае износа журнала учета служебных изданий, а также в тех случаях, когда большинство служебных изданий разослано или уничтожено, с разрешения начальника штаба воинской части, а где эта должность штатом не предусмотрена, - командира (начальника) воинской части или одного из его заместителей может быть произведен переучет служебных изданий и заведен новый журнал.
Переучет производится лицом, ответственным за хранение и учет служебных изданий. Для проверки правильности переучета по приказу командира (начальника) воинской части назначается комиссия. Комиссия обязана проверить наличие всех имеющихся служебных изданий, сверить записи в старых и новых журналах, оправдательные документы, подтверждающие отправку или уничтожение служебных изданий, и удостоверить актом правильность перерегистрации. В новый журнал учета переносятся только те служебные издания, которые к моменту переучета имеются в воинской части.
После переучета служебных изданий старый журнал учета уничтожается по истечении установленного срока хранения.
252. При наличии в воинской части большого количества служебных изданий (более 5 тысяч наименований), перерегистрация которых связана с большими трудностями, разрешается заводить новые журналы учета. При этом для отличия от старых инвентарных номеров на служебных изданиях перед номерами проставляется индекс (например: инв. N 1/1, 1/2, 1/3 и так далее). Журналы старого учета по мере их закрытия и перерегистрации оставшихся изданий в новые проверяются комиссией с составлением акта.
253. Служебные издания хранятся в том же порядке, что и служебные документы. Выдача служебных изданий производится под расписку в карточке выдачи или в читательском абонементе.
Служебные библиотеки могут вести картотеки на служебные издания. На каждой карточке проставляется инвентарный номер, за которым учтено служебное издание.
254. Передача служебного издания Министерства обороны в организации Республики Беларусь, не подчиненные Министерству обороны, производится с разрешения должностного лица, принявшего решение о его издании.
Передача служебных изданий организациям иностранных государств или международным организациям производится на основании международного договора.
Глава 22
ИЗГОТОВЛЕНИЕ И РАЗМНОЖЕНИЕ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ
255. Служебные документы могут изготавливаться и размножаться на пишущих машинках, электронно-вычислительных машинах, копировальных аппаратах и с помощью других технических средств, рукописным способом, а также издаваться в типографии.
Рукопись для печатания служебного документа на пишущих машинках и других технических средствах должна быть написана четко, разборчиво и только чернилами фиолетового, синего или черного цветов. В левом верхнем углу первого листа рукописи исполнитель указывает количество экземпляров, которое необходимо напечатать. На титульной стороне последнего листа рукописи печатается фамилия исполнителя и его служебный телефон.
256. Помещения, в которых расположены технические средства для изготовления и размножения служебных документов, по окончании рабочего времени запираются, опечатываются и сдаются под наблюдение дежурному по воинской части.
257. Служебные документы должны размножаться в строго ограниченном количестве экземпляров и рассылаться только тем воинским частям, которым они необходимы.
Снятие копий со служебных документов, поступивших из вышестоящих воинских частей, и изготовление выписок из них (кроме документов с ограничительным грифом "Для служебного пользования") допускаются с разрешения начальника штаба воинской части, издавшей служебные документы, а где эта должность штатом не предусмотрена, - командира (начальника) воинской части или одного из его заместителей.
Если разрешение дано устно, то на служебном документе отмечается, когда и каким должностным лицом дано разрешение. Эта отметка заверяется подписью исполнителя.
Снятие копий со служебных документов, разработанных в воинской части, и изготовление выписок из них допускаются с разрешения начальника управления (отдела, службы) этой воинской части.
258. Учет служебных документов, размноженных на копировальных аппаратах и других аналогичных технических средствах, производится в журнале учета размножения служебных документов по форме 20 согласно приложению 1.
259. Операторам, машинисткам и другим лицам, работающим на множительных аппаратах, персональных электронно-вычислительных машинах, запрещается размножать какие-либо посторонние документы, хранить в столах и выносить из воинской части какие бы то ни было служебные материалы. Не оконченные печатанием служебные документы, бланки, журналы учета, машинные носители информации и другие материалы по окончании работы сдаются на хранение в делопроизводство или заведующей машинописным бюро.
Глава 23
УНИЧТОЖЕНИЕ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ, КНИГ И ЖУРНАЛОВ
260. Служебные документы, дела, книги и журналы учета, издания и литература, утратившие практическое значение и не имеющие исторической и научной ценности, а также с истекшими сроками хранения должны уничтожаться.
261. Отбор и уничтожение указанных документов производятся комиссией. Состав комиссии назначается приказом командира (начальника) воинской части из числа наиболее квалифицированных лиц, способных правильно определить историческую, научную ценность и практическую надобность служебных документов, дел, книг и журналов. В состав комиссии включаются не менее трех человек, в том числе лицо, ведущее делопроизводство.
262. Отмененные и утратившие практическое значение приказы и директивы вышестоящих командиров (начальников), дела, служебные издания, техническая документация, книги и журналы учета, документы с ограничительным грифом "Для служебного пользования", бланки строгого учета, носители информации, используемые на объектах электронно-вычислительной техники, рабочие тетради и другие материалы инвентарного учета уничтожаются по акту по форме 21 согласно приложению 1 комиссией.
Акт составляется в одном экземпляре. Последний лист акта подписывается всеми членами комиссии, а второй и последующие листы заверяются подписью председателя комиссии.
263. Несекретные служебные документы, кроме вышеуказанных, уничтожаются без составления акта <*>. Отметки об уничтожении в журналах учета заверяются подписями лица, ведущего делопроизводство, и исполнителя. После сверки учетного номера и количества листов документ уничтожается.
-------------------------------
<*> Пункт 262 настоящей Инструкции.
264. Если из дел, подлежащих уничтожению, изымаются отдельные служебные документы, необходимые для дальнейшей работы и хранения, на них составляется перечень, в котором указывается, какие документы и из каких дел изъяты (учетные номера и наименование документов, номера дел и листов), а также - в какие дела подшиты изъятые документы и номера листов. Перечень подписывается всеми членами комиссии и прилагается к акту, а в акте указывается фактическое количество листов в деле, подлежащих уничтожению.
265. Акты на уничтожение служебных документов могут составляться на отдельных листах или в специально заведенных для этих целей книгах. В этих случаях номер акта должен состоять из номера книги (согласно номенклатуре) и через дробную черту порядкового номера акта в данной книге (например: 15/1, 15/2, 15/3 и так далее).
266. Перед уничтожением служебных документов по акту комиссия сверяет номера и наименования служебных документов, количество экземпляров и листов с записями в акте, а также с книгами и журналами учета, где были учтены эти документы.
267. При уничтожении служебных документов обязаны присутствовать все члены комиссии. Они несут персональную ответственность за правильность и полноту указанных в акте на уничтожение служебных документов.
268. В актах на уничтожение служебных документов не должно быть никаких исправлений. В исключительных случаях в акт могут быть внесены исправления, но они должны быть оговорены и заверены подписями всех членов комиссии.
269. Служебные документы, составленные для временного пользования внутри воинской части, не состоящие на учете в несекретном делопроизводстве и не подлежащие хранению в делах, а также черновые материалы и проекты документов по минование надобности сдаются в делопроизводство для уничтожения.
270. Уничтожение служебных документов, конвертов, писем, военных газет, журналов, конспектов, еженедельников, боевых листков производится путем механической переработки на бумагоперерабатывающих машинах, а там, где их нет, - путем сожжения. При сожжении фотокинопленки пепел собирается и сдается на переработку для извлечения серебра. Печи для сожжения документов должны иметь на дымоходах металлические сетки. Порядок пользования бумагоперерабатывающими машинами и печами устанавливается начальником штаба воинской части, а где эта должность штатом не предусмотрена, - командиром (начальником) воинской части или одним из его заместителей.
Сожжение или механическая переработка служебных документов должны производиться до полного их уничтожения.
Уничтожать служебные документы каким-либо иным способом, а также использовать их для других целей запрещается.
271. В гарнизонах, где имеются бумагоперерабатывающие (картонажные) фабрики, разрешается уничтожать служебные документы путем переработки на этих фабриках.
272. Об уничтожении документов лицо, ведущее делопроизводство, производит отметки в соответствующих книгах и журналах учета. На актах указывается о списании в журналах учета уничтоженных документов.
273. Информация в виде бюллетеней и вестников, реферативные информационные издания уничтожаются без акта, но с отметкой в журнале учета, заверяемой подписями двух сотрудников, ведущих делопроизводство.
Глава 24
ВЕДЕНИЕ ИСТОРИЧЕСКОГО ФОРМУЛЯРА
274. В воинских частях (от отдельного батальона), соединениях Вооруженных Сил и военно-учебных заведениях Министерства обороны с момента их сформирования ведется исторический формуляр в одном экземпляре по форме 22 согласно приложению 1.
275. В воинских частях (ниже отдельного батальона), в организациях и военных представительствах, департаментах, главных управлениях, управлениях, отделах и службах Министерства обороны, Генерального штаба Вооруженных Сил и Вооруженных Сил, управлениях командующих видами Вооруженных Сил, в оперативных командованиях ведется историческая справка по форме I и VII разделов исторического формуляра.
276. Исторический формуляр воинской части (далее - исторический формуляр) является документом, в котором отражаются организационное развитие и боевая деятельность воинской части, важнейшие события, боевая подготовка, состояние воинской дисциплины и другие сведения.
277. Исторический формуляр ведется в мирное время. В военное время при убытии воинской части для ведения боевых действий исторический формуляр сдается на временное хранение в Генеральный штаб Вооруженных Сил или Главные штабы видов Вооруженных Сил по месту дислокации, а вместо исторического формуляра ведется журнал боевых действий, выписки из которого после окончания военного времени заносятся в исторический формуляр. Воинские части, не ведущие боевых действий, продолжают ведение исторического формуляра и в военное время.
278. Соединения, воинские части войск противовоздушной обороны, выполняющие боевые задачи за пределами тыловой границы боевых действий, ведут журнал боевых действий, выписки из которого по наиболее важным событиям вносят ежемесячно в исторический формуляр, ведение которого не прекращают.
279. Исторический формуляр является секретным или совершенно секретным документом. Степень секретности сведений, содержащихся в историческом формуляре, определяется в соответствии с Перечнем охраняемых сведений в Вооруженных Силах Республики Беларусь. Ответственность за ведение формуляра возлагается на начальника штаба воинской части.
Записи в исторический формуляр производятся на пишущей машинке или других технических средствах, или от руки чернилами (пастой) разборчивым почерком, без помарок и подчисток. Сокращение слов и наименований не разрешается.
Все разделы в историческом формуляре после заполнения подписываются командиром и начальником штаба воинской части и скрепляются гербовой мастичной печатью.
По мере заполнения того или иного раздела в него вшиваются дополнительные листы, которые учитываются в описи количества листов, находящихся в историческом формуляре. Отметка о количестве дополнительно вложенных листов заверяется начальником штаба воинской части.
280. Командир или начальник штаба воинской части при сдаче дел и должности обязан сдавать исторический формуляр, указывая это в акте о сдаче дел и должности.
281. При расформировании воинской части исторический формуляр передается в Центральный архив Министерства обороны Республики Беларусь.
283. О сдаче исторического формуляра в архив или передаче его командир воинской части докладывает по команде.
284. Основанием для записи в исторический формуляр являются официальные документы (приказы, директивы, акты инспекторских проверок, журналы боевых действий и тому подобные). Запись событий, подлежащих внесению в исторический формуляр, производится сразу же после того, как они произошли.
286. Исторический формуляр состоит из следующих разделов:
I. История организационного строительства и развития воинской части.
II. Участие в походах, боях, операциях.
III. Боевая подготовка и состояние воинской дисциплины.
IV. Воспитательная работа.
V. Награды и отличия.
VI. Награды личного состава.
VII. Командование воинской части.
VIII. Боевое знамя (знамена), годовые праздники и юбилеи, зачисление в списки навечно или почетными солдатами, посещение воинской части.
IX. Изменения дислокации и подчиненности.
В разделе I проводятся в хронологическом порядке, с указанием дат, приказов и распоряжений высших инстанций следующие сведения, касающиеся формирования, реорганизации воинской части:
на основании какой директивы (приказа) сформирована воинская часть;
когда, где и кем сформирована воинская часть;
какие воинские части (подразделения) или кадры явились основой формирования;
по каким штатам формировалась воинская часть;
перевод на новые штаты (дата и номер новых штатов);
переформирование, переименование, переводы в другие воинские части;
расформирование, слияние с другой воинской частью, куда переданы личный состав, материальная часть, ордена и Боевое Знамя;
другие данные, связанные с вопросами этого раздела, имеющие характерное значение для истории воинской части.
В разделе II указываются сведения о боевых действиях воинской части и их результатах (трофеи, потери и другие) в следующей последовательности:
в каком составе, где, когда, под чьим командованием и на основании каких приказов и распоряжений воинская часть выполняла боевые задачи. Результаты выполнения поставленной задачи и выводы по операции (при неудачном выполнении поставленной задачи указываются причины);
какие важные пункты, плацдармы были заняты, какие водные преграды форсированы и так далее;
какой ущерб противнику был нанесен при выполнении боевых задач (убито, ранено, захвачено в плен, сбито самолетов, крылатых ракет, трофеи и так далее);
какие потери понесла воинская часть в живой силе и технике;
когда, куда и в каком составе воинская часть вернулась с фронта и в составе какого соединения (к этому разделу прилагаются схемы наиболее характерных боевых действий, пройденного боевого пути и другие данные);
выдающиеся события мирного времени, характеризующие отвагу, мужество и геройство личного состава, а также выполнение особых заданий правительства и командования.
В разделе III указываются сведения (с указанием дат, приказов, распоряжений, актов и других документов), характеризующие состояние боевой подготовки и дисциплины воинской части;
о посещении воинской части в порядке инспектирования Министром обороны Республики Беларусь, начальником Генерального штаба Вооруженных Сил Республики Беларусь, командующим видом Вооруженных Сил Республики Беларусь, начальником рода войск, об оценках состояния воинской части, а также о замечаниях и указаниях, сделанных ими в результате посещения;
об инспекторских смотрах и проверках командованием, комиссиями, назначенными Министром обороны Республики Беларусь, начальником Генерального штаба Вооруженных Сил Республики Беларусь, командующим видом Вооруженных Сил Республики Беларусь, начальником рода войск, и о результатах этих проверок;
об итоговой оценке боевой подготовки и воинской дисциплины за год;
об отличных подразделениях, количестве отличников боевой подготовки.
Отличные роты и им равные подразделения заносятся в исторический формуляр воинской части, а отличные батальоны и им равные подразделения - в исторический формуляр воинской части и соединения;
об участии в учениях и маневрах (в ВВС - в перелетах).
В разделе IV указываются данные о воспитательной работе (с указанием дат, приказов, распоряжений, актов и других документов);
морально-психологическое состояние личного состава воинской части;
важнейшие решения собраний личного состава воинской части;
успехи личного состава в художественной самодеятельности и массовой физкультурной работе, отмеченные приказом Министра обороны;
избрание лиц из состава воинской части в Палату представителей Национального собрания Республики Беларусь и местные исполнительные и распорядительные органы управления с краткой автобиографической справкой на каждого;
помощь органам местного самоуправления в проведении мероприятий государственного значения и борьбе со стихийными бедствиями.
В разделе V указываются сведения о награждениях (знаменем, орденами, призами, грамотами), объявленных приказами Главнокомандующего Вооруженными Силами Республики Беларусь, Министра обороны Республики Беларусь, командующего видом Вооруженных Сил Республики Беларусь, благодарностях, получении почетного наименования, преобразовании воинской части в гвардейскую за выполнение боевых операций, за выдающиеся успехи в боевой подготовке (с кратким описанием подвигов, успехов, с указанием дат, приказов и других документов).
В раздел VI заносятся:
по отдельному списку Герои Советского Союза и Герои Беларуси с кратким описанием их подвигов;
число военнослужащих, награжденных орденами, медалями, именным холодным и огнестрельным оружием, грамотами Республики Беларусь, а также иностранными орденами и медалями за период существования воинской части;
число награжденных, находящихся в воинской части ко дню составления формуляра и на конец каждого календарного года.
Награды личного состава за выслугу лет в раздел не заносятся.
В разделе VII указываются: занимаемая должность, воинское звание, фамилия, имя, отчество, государственные награды (с указанием даты и названия документа), за что награжден, присвоение очередных воинских званий, дата и номер приказа о назначении и переводе командира воинской части, начальника штаба, заместителей командира воинской части.
В разделе VIII указываются:
дата вручения знамени и грамоты;
когда и каким приказом, в честь какого события установлен годовой праздник, юбилей воинской части;
звание, фамилия, имя и отчество, занимаемая должность, год и место рождения зачисленного в списки воинской части навечно или почетным солдатом, краткое описание его подвига и как этот подвиг содействовал выполнению боевой задачи (в этом разделе приклеивается фотокарточка зачисленного в списки навечно или почетным солдатом);
дата посещения воинской части Президентом Республики Беларусь, Премьер-министром Республики Беларусь, Министром обороны Республики Беларусь.
В разделе IX указываются сведения об изменении дислокации и подчиненности воинской части, дата и номер приказа (директивы).
Глава 25
КАРТОЧКА УЧЕТА БОЕВОГО ЗНАМЕНИ ВОИНСКОЙ ЧАСТИ
285. Во всех воинских частях, которым вручено Боевое Знамя воинской части, ведется карточка учета Боевого Знамени воинской части (форма 23 согласно приложению 1).
286. Карточка учета Боевого Знамени воинской части составляется в двух экземплярах по вручении Боевого Знамени. Один экземпляр карточки представляется в Генеральный штаб Вооруженных Сил, второй - хранится в разделе VIII исторического формуляра.
287. Карточка учета Боевого Знамени воинской части подписывается командиром и начальником штаба воинской части, заверяется печатью с изображением Государственного Герба Республики Беларусь, хранится и пересылается как секретный служебный документ. Если должность начальника штаба в штате воинской части не предусмотрена, то карточку учета Боевого Знамени воинской части подписывает командир (начальник) воинской части единолично.
Глава 26
ПРИЕМ И ПЕРЕДАЧА ТЕКСТОВ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ
С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ СРЕДСТВ ФАКСИМИЛЬНОЙ СВЯЗИ
288. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов несекретных служебных документов. Передача с использованием средств факсимильной связи текстов служебных документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометками "Для служебного пользования" и "Не для печати", не разрешается.
289. С использованием средств факсимильной связи могут быть переданы материалы текстового, табличного или графического характера, исполненные типографским, машинописным или рукописным способом в черном или темно-синем цвете с четким и контрастным изображением (первые экземпляры или их ксерокопии) на белой бумаге с минимальной высотой букв и цифр 2 мм.
Объем передаваемого в течение одного сеанса связи документа, выполненного на бумаге формата А4 (210 x 297), не должен превышать 5 листов.
290. Подготовленный для передачи оригинал факсограммы визируется исполнителем и подписывается командиром (начальником) воинской части в пределах его полномочий.
291. Непосредственно передачу и прием факсограмм, а также их учет осуществляет лицо, назначенное ответственным за использование факсимильных аппаратов.
На оригинале переданной или принятой факсограммы проставляются дата и время передачи (приема) факсограммы, наименование корреспондента (куда направлена или откуда получена факсограмма) и номер его факса. Эти записи закрепляются подписью ответственного лица.
Оригинал принятой факсограммы докладывается лицу, которому она адресована, и с его резолюцией передается исполнителю.
В местах дежурств, где установлены средства факсимильной связи, указанные функции ответственного лица могут быть возложены командиром (начальником) воинской части на лиц, привлекаемых к дежурству.
292. Оригиналы переданных и принятых факсограмм учитываются в журналах по форме 24 согласно приложению 1. Законченные делопроизводством факсограммы сдаются исполнителем для подшивки в дела переданных (принятых) факсограмм, имеющие срок хранения один год.
293. Персональная ответственность за правильность передачи (приема), учет и подшивку в дела факсограмм возлагается на лиц, ответственных за использование факсимильных аппаратов.
Ответственность за содержание информации, передаваемой по средствам факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего факсограмму для передачи, и командира (начальника) воинской части.
Глава 27
СПРАВКИ, ВЫДАВАЕМЫЕ ВОИНСКОЙ ЧАСТЬЮ
294. Военнослужащим, гражданам, уволенным с военной службы, лицам гражданского персонала, а также членам их семей воинскими частями выдаются следующие справки личного характера, когда они необходимы для представления в соответствующие государственные органы и иные организации:
справка о нахождении в рядах Вооруженных Сил Республики Беларусь военнослужащих, являющихся детьми многодетных матерей по форме 25 согласно приложению 1, для назначения и выплаты установленным порядком пособий женщинам, многодетным и одиноким матерям. Выдается один раз в год;
справка на право получения военнослужащими и их семьями льгот, предусмотренных законодательством по форме 26 согласно приложению 1. Выдается по запросу.
В случае досрочного увольнения в запас военнослужащего, которому выдана справка на право получения льгот, командир воинской части высылает об этом извещение районному (городскому) военному комиссару по месту жительства военнослужащего или его семьи;
справка-разрешение по форме 27 согласно приложению 1 военнослужащим, получившим в установленном порядке разрешение обучаться в заочных и вечерних гражданских высших и средних специальных заведениях. Выдается для представления в соответствующее учебное заведение.
295. Военнослужащим, членам их семей, лицам гражданского персонала Вооруженных Сил могут выдаваться справки по формам 28 - 39 согласно приложению 1, предназначенные для различных целей, а также другие справки, предусмотренные законодательством Республики Беларусь и правовыми актами Министерства обороны Республики Беларусь.
296. В справке обязательно указывается, для какой цели она выдана. Выдаваемые справки подписываются командиром воинской части или другими должностными лицами, которым предоставлено право подписи служебных документов, и скрепляются в воинских частях и организациях, имеющих условные наименования, гербовой мастичной печатью с условным наименованием, а в воинских частях и организациях, не имеющих условных наименований, - гербовой мастичной печатью с действительным наименованием.
297. При выдаче справок воинское звание подписывающего лица не указывается, а при выдаче справок для представления их в гражданские организации не указывается, кроме того, место дислокации воинской части в угловом штампе.
298. При выдаче офицерам справок-разрешений на обучение в заочных и вечерних гражданских высших специальных учебных заведениях, подпись должностного лица заверяется печатью соответствующего кадрового органа.
299. В структурных подразделениях Министерства обороны справки военнослужащим, лицам гражданского персонала для представления в различные организации выдаются на бланках с угловым штампом: "Министерство обороны Республики Беларусь" или "Генеральный штаб Вооруженных Сил Республики Беларусь"
В графе о постоянном месте работы для лиц гражданского персонала центрального аппарата указывается - "Министерство обороны". Вместо действительного наименования должностей, занимаемых лицами гражданского персонала, указываются: "рабочий", "инженер", "служащий".
Страницы: | Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4 | Стр.5 | Стр.6 | Стр.7 | Стр.8 | Стр.9 | Стр.10 | Стр.11 |
| 
