Стр. 2
Страницы: | Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4 | Стр.5 |
ВИДЫ НАУЧНО-СПРАВОЧНОГО АППАРАТА
К НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКИМ ДОКУМЕНТАМ
77. Основными видами НСА по составу и содержанию документов являются:
инвентарные книги;
перечни разработок;
описи единиц хранения (дел);
каталоги;
картотеки;
историко-архивные справки;
указатели и иные виды, выполняющие функции справочников базы данных.
78. Инвентарная книга - справочник, ведущийся в процессе учета НТД, в котором регистрируются все документы архива, их движение и поисковые данные.
79. Перечни разработок составляются на первом этапе экспертизы ценности научно-технической документации и отбора ее на государственное хранение. Перечни содержат информацию о реально существующих комплексах документов, обеспечивают их поиск, учет и сохранность.
80. Описи - справочники, которые создаются в результате описания и научно-технической обработки документов, включенных в перечни НТД.
Описи в краткой форме раскрывают состав и содержание единиц хранения, закрепляют их систематизацию внутри фонда и выполняют учетные функции.
Описи как один из самых сложных видов системы НСА имеют свой справочный аппарат, состоящий из титульного листа, оглавления, списка сокращений, указателей, предисловия.
81. Историко-архивная справка - самостоятельный вид научно-справочного аппарата; составляется при первой передаче документов на государственное хранение.
При последующих передачах документов на государственное хранение историко-архивная справка только дополняется необходимыми сведениями.
Историко-архивная справка состоит из двух разделов: истории организации (первый раздел) и описания особенностей и значимости научно-технической документации, подлежащей передаче на государственное хранение (второй раздел);
81.1. первый раздел справки в хронологическом порядке содержит следующие сведения:
основания к созданию, преобразованию и ликвидации организации;
крайние даты деятельности организации;
изменения названий, функций, структуры и подведомственности с указанием основных причин, вызвавших их;
наименования организаций-соразработчиков (если таковые имеются);
перечень наиболее важных научно-исследовательских, конструкторских, технологических, проектных разработок и их авторов;
81.2. во втором разделе указываются:
время разработки;
состав и содержание НТД, ее новизна и значение для истории науки и техники, степень сохранности документов;
особенности экспертизы ценности и категории выделенных к уничтожению документов;
наличие в фонде различных групп документов, их количество и крайние даты;
факты передачи подлинников документов в другие организации;
наличие уникальных и особо ценных документов;
факты утраты отдельных категорий документов и их причины;
81.3. историко-архивная справка печатается в двух экземплярах на бланке организации, подписывается руководителем организации с указанием исполнителя.
Один экземпляр поступает в госархив, другой хранится в СНТД. При последующей передаче документов на государственное хранение представляются дополнительные сведения об изменениях в истории организации и составе документов.
82. Каталог - справочник, в котором информация о содержании документов СНТД представлена в детализированном виде и расположена в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации.
Совокупность различных каталогов составляет систему каталогов СНТД.
Система каталогов, в свою очередь, определяется составом и содержанием научно-технической документации, характером ее использования, материально-техническими возможностями СНТД.
Каталоги НТД в зависимости от схемы построения подразделяются на систематические, тематические, предметные и их разновидности (именной, географический, объектный, инвентарный, номерной).
Каталоги могут создаваться по видам НТД (каталоги научно-исследовательской, проектной, конструкторской, технологической документации, каталоги карт);
82.1. в систематическом каталоге документная информация группируется по отраслям деятельности, с которыми связано содержание документов, внутри - по темам, комплексам или группам. В карточке систематического каталога отражается содержание документа, техническая характеристика, основные технические показатели, степень внедрения в производство, а также то новое, что было применено при разработке данного проекта или научной темы;
82.2. в предметно-тематическом каталоге документная информация группируется по видам объектов, темам научных работ.
Предметно-тематические каталоги на конструкторскую и проектную документацию должны строиться по объектам проектирования и видам изделий и далее - по их техническим характеристикам, на научно-исследовательскую - по наименованиям тем, внутри - по наименованиям вопросов;
82.3. объектный каталог рекомендуется составлять на объекты капитального строительства и объекты конструирования.
Аннотация - основа описания карточки объектного каталога.
Карточки объектного каталога систематизируются по номерам объектов, по алфавиту, по наименованиям географических пунктов;
82.4. в алфавитном или именном каталоге документная информация группируется по фамилиям авторов или наименованиям работ.
Такой каталог необходимо иметь при интенсивном использовании документов по признаку принадлежности определенным лицам - авторам научных тем, архитектурных разработок;
82.5. в географическом каталоге документная информация группируется по алфавиту географических пунктов, которые в свою очередь являются основными рубриками этого каталога.
Внутри основной рубрики карточки систематизируются по номерам или названиям объектов.
Каталоги (картотеки) могут создаваться и на другие виды документов (фотографии, карты, микрофильмы, серийные изделия, типовые проекты).
Каталоги создаются как в традиционном карточном варианте, так и в автоматизированном.
Примерная каталожная (учетная) карточка для системы каталогов СНТД ведется согласно приложению 9.
Раздел VIII
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ
Глава 16
ЦЕЛИ И ОРГАНИЗАЦИЯ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ
83. Научно-техническая документация используется при выполнении научно-исследовательских, проектно-конструкторских, испытательных работ, при исследовании проблем науки и техники, при реставрации памятников архитектуры, реконструкции, ремонте, эксплуатации объектов, при повторном проектировании, при разработке новых стандартов, для наведения справок, изготовления копий и выписок и в других случаях.
84. Организация процесса использования документов предполагает создание для этого оптимальных условий: выделения помещений для СНТД, оснащение их специальным оборудованием, множительной техникой, освещением и иным оборудованием и средствами.
Глава 17
ПОРЯДОК ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ
85. Порядок использования НТД, хранящейся в СНТД, устанавливается организацией в соответствии с техническими нормативными правовыми актами.
86. Все пользователи НТД несут ответственность за ее сохранность и правильность использования содержащейся в ней информации.
87. Подлинники НТД, хранящейся в СНТД, выдаются:
для государственной регистрации;
для изготовления копий, дубликатов, микрофильмов документов;
для восстановления документов при их износе;
для внесения изменений при наличии оформленных извещений об изменениях;
при передаче документов на государственное хранение и при других исключительных обстоятельствах и только с разрешения руководства организации.
В остальных случаях выдаются копии НТД.
88. Для информационного обслуживания пользователей в СНТД оборудуются специально отведенные для этого помещения (читальные залы).
89. СНТД предоставляет пользователям научно-справочный аппарат и документы по тематике, обеспечивая при этом консультирование по всем возникающим вопросам.
90. Допуск пользователей из других организаций к работе с документами осуществляется на основании письма направившей их организации с указанием темы исследования, ее цели, должности, фамилии, имени и отчества пользователя информации.
Отдельные граждане могут допускаться к работе с НТД по их заявлениям и с разрешения руководителя организации.
91. На каждого пользователя архивной информацией заводится абонентская карточка.
При этом учет пользователей может вестись как в обычном, так и в автоматизированном режиме.
Всем пользователям выдаются дела, относящиеся только к теме исследования.
Пользователь обязан ежедневно возвращать выданные ему для работы документы.
92. При обнаружении в сдаваемых делах недостачи или повреждений составляется акт.
В случае хищения или умышленной порчи документов виновные привлекаются к ответственности в установленном законом порядке.
93. Копирование документов СНТД по заказам пользователей производится по разрешению руководителя организации на основании письма заинтересованной организации, отдельных граждан и только по теме исследования.
94. Негативы фотокопий и микрофильмов, подготовленных с документов организации-разработчика, безвозмездно поступают в распоряжение СНТД и выдаются лишь в исключительных случаях по разрешению руководителя организации.
Глава 18
ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ НТД
95. СНТД по заданию руководства организации принимает участие в информационном обеспечении пользователей путем составления и направления им информационных документов (информационных писем, тематических обзоров), издания информационных бюллетеней, перечней поступлений документов, выдачи копий, предоставления дел во временное пользование.
96. Информационное письмо - это информация, которая содержит сведения о документах по определенной теме, готовится она СНТД по инициативе организации или в ответ на запрос пользователя.
97. Тематический обзор - развернутое описание отдельных тематически взаимосвязанных групп документов, их научно-исторического, технико-экономического и практического значения, возможностей их использования различными пользователями.
Обзор подписывается исполнителем.
98. Для информирования пользователей о составе и содержании своих документов используются такие формы работы, как:
организация и проведение выставок документов;
подготовка подборок документов и сообщений для средств массовой информации.
Выставка документов - это художественно оформленная подборка документов на определенную тему. Выставки организуются СНТД совместно с другими службами организации.
На выставках документы экспонируются, как правило, в виде копий. Макеты и планы выставок утверждаются руководителем организации.
99. Использование документов СНТД в средствах массовой информации представляет собой подготовку информационных материалов (статей, подборок документов, корреспонденций, сценариев, интервью, репортажей) для периодической печати, радио и телепередач, кинофильмов.
100. На основе документов СНТД сторонними организациями могут готовиться рекламные издания: плакаты, буклеты, проспекты, карты, схемы.
Один экземпляр подготовленных материалов в обязательном порядке предоставляется СНТД организации - держателю документов.
101. Тематика всех материалов, подготовленных по научно-техническим документам, утверждается руководством организации или структурных подразделений, в состав которых входит СНТД.
Глава 19
УЧЕТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ
102. Учету подлежат все формы использования документов в установленном настоящими Правилами порядке.
103. Прием, выдача и использование документов ведутся на карточках учета движения НТД.
104. Учет применяемости и использования проектной, конструкторской, технологической и программной документации ведется в соответствии с техническими нормативными правовыми актами.
Раздел IX
ЭКСПЕРТИЗА НАУЧНОЙ И ПРАКТИЧЕСКОЙ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ
Глава 20
ПОНЯТИЕ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ
105. Одним из важнейших направлений работы государственных и ведомственных архивов является обеспечение передачи в государственные архивы научно-технических документов, представляющих научно-историческую ценность, в объеме, достаточном для получения реального представления о существе и характере исследований и разработок.
Экспертиза ценности документов - это всесторонний и комплексный анализ научно-технической документации с целью определения научной, народнохозяйственной, исторической и практической ценности документов.
106. Целями экспертизы ценности научно-технической документации являются: выявление документов, имеющих научно-историческую ценность и подлежащих передаче на государственное хранение; выявление документов, имеющих практическое значение, с целью использования их в деятельности организации; выявление научно-технической документации, не имеющей научно-исторической ценности и утратившей практическое значение и не подлежащей дальнейшему хранению.
107. Методологическими принципами экспертизы ценности документов являются историзм и всесторонняя комплексная оценка документов.
Исторический метод позволяет дать оценку разработкам на момент их осуществления с учетом реальной исторической обстановки, уровня организации научно-технических работ и развития науки и техники, исходя из характера научно-технических разработок и исторических особенностей их документирования.
Всесторонняя комплексная оценка предполагает анализ документации не по единичному объекту экспертизы, а по целому комплексу родственных или аналогичных объектов исследования.
108. При комплексном подходе в процессе экспертизы ценности научно-технических разработок наряду с общими критериями применяются специфические критерии и критерии общественного признания:
108.1. к общим критериям экспертизы ценности относятся: подлинность, физическое состояние документов, полнота комплекта документов;
108.2. специфическими критериями являются: значимость научно-технических разработок для развития народного хозяйства, степень новизны, уникальности и оригинальности решения проблемы в конкретной отрасли науки, техники, строительства, производства; экономическая эффективность внедрения результатов исследования или технической идеи; социальная эффективность исследования или разработки; степень механизации и автоматизации технологических процессов в строительстве и при изготовлении изделий промышленного производства; фундаментальность научно-исследовательских работ; степень отражения уровня развития науки и техники в исследовании, проекте, объекте капитального строительства или изделия промышленного производства, а также технологии его изготовления; количество типовых решений, внедряемых в строительство и промышленное производство; модификация, максимальная унификация изделий промышленного производства, их техническая эстетичность, надежность; массовость или серийность производства, степень реконструкции объекта строительства, национальные особенности архитектуры, специфика геологических и гидрологических условий;
108.3. критерии общественного признания: присуждение разработкам международных, государственных или именных премий; выдвижение исследований и разработок на соискание премий; демонстрация их на международных ярмарках; патентно-коммерческая ценность (патентование разработок, покупка лицензий зарубежными фирмами);
108.4. таким образом, для определения практической и исторической ценности научно-технической документации существует целый ряд критериев, основными из которых являются:
принципиальная новизна, уникальность, оригинальность решения проблемы, конструкции, технологии, проекта;
степень отражения уровня науки и техники, производства в определенный период развития общества. Государственному хранению подлежит научно-техническая документация на разработки и исследования, которые превосходят мировой уровень, осуществлены впервые в мире, Республике Беларусь, отрасли;
значимость проблемы, проекта, модели конструкции, технологии на момент внедрения для развития конкретных отраслей и народного хозяйства в целом;
экономическая эффективность внедрения результатов исследования или технической идеи;
социальная эффективность исследования или разработки.
109. Научно-техническая документация передается на государственное хранение в подлинниках, если подлинник утерян или имеет повреждения, которые невозможно устранить, то на государственное хранение передаются копии документов на бумажных носителях.
110. Экспертиза ценности инновационных проектов (проектов, которые финансируются инвестором) состоит в оценке научного и технического уровней проекта возможностей его выполнения и эффективности. На основании экспертизы ценности принимается решение о целесообразности и объеме финансирования.
Оценка научно-технического уровня и конкурентоспособности проектов направлена на информационное обеспечение принимаемых решений по важнейшим проблемам научно-технического, производственно-технического и социально-экономического развития государства.
Приоритетность проекта определяется следующими критериями: экономичностью, эргономичностью, эстетичностью, уровнем механизации и автоматизации, надежностью, производительностью, материалоемкостью, металлоемкостью, энергоемкостью, трудоемкостью технологического процесса, уровнем токсичности, степенью загрязнения окружающей среды, прогрессивностью конструктивной базы.
Данные критерии необходимо учитывать при отборе научно-технической документации на государственное хранение.
В результате всестороннего анализа вариантов решений, связанных с выбором приоритетов, делается объективная оценка научной и производственной значимости проектов, что обеспечивает передачу на государственное хранение научно-технической документации, представляющей научно-историческую ценность.
Глава 21
ОРГАНИЗАЦИЯ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ
111. Для проведения экспертизы ценности научно-технической документации в учреждениях, организациях и на предприятиях приказом руководителя создается постоянно действующая экспертная комиссия. В состав ЭК входят ведущие специалисты и представитель государственного архива. Председателем назначается, как правило, один из заместителей руководителя или главный инженер, главный конструктор. Членами комиссии планируется время для работы в составе комиссии.
Члены экспертной комиссии принимают также участие в оценке научно-технического уровня и конкурентоспособности инновационных проектов.
112. В своей работе члены экспертной комиссии руководствуются Законом Республики Беларусь "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь", типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков хранения, положением об ЭК организации. Работа экспертной комиссии организации регламентируется положением о постоянно действующей экспертной комиссии, которое разрабатывается каждой организацией, согласовывается с государственным архивом и утверждается руководителем организации. К работе по экспертизе ценности привлекаются специалисты структурных подразделений, а в необходимых случаях и госархива.
ЭК организации рассматривает и выносит решения о представлении на согласование и утверждение в государственный архив перечней, описей, актов о выделении к уничтожению документов.
Заседания экспертной комиссии проводятся по мере надобности, но не реже двух раз в год. Решения принимаются большинством голосов. Заседания ЭК протоколируются.
Глава 22
ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ПРОЕКТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
113. Проектная документация создается в процессе проектирования во всех отраслях народного хозяйства. Проектная документация разрабатывается преимущественно на конкурсной основе, в том числе через торги подряда (тендер). На основании экспертной оценки принимаются решения о целесообразности инвестирования проектов. При экспертизе проектов учитывается потенциальное воздействие результатов проектирования на социальную, экономическую и экологическую среду. Значимость определения эффекта от реализации инноваций возрастает в условиях рыночной экономики. При отборе проектов на государственное хранение необходимо учитывать значимость объекта для народного хозяйства определенной отрасли, а также роль объекта в комплексе сооружений.
114. По жилищно-гражданскому строительству на государственное хранение поступают индивидуальные проекты зданий, сооружений, в которых отражены оригинальные архитектурно-планировочные, конструктивные и архитектурно-художественные особенности.
Из серий типовых проектов рекомендуется оставлять на государственное хранение типовые проекты, наиболее часто применяемые в практике с учетом прогрессивных методов строительного проектирования.
Для строительства жилых и общественных зданий и сооружений широкое применение получили проекты привязок. На государственное хранение поступают проекты-привязки, разработанные для зон сложного геологического строения, в которых оригинально решены инженерные вопросы, внесены значительные изменения, улучшающие качество проекта.
Из экспериментальных проектов на государственное хранение передаются проекты планировки и застройки экспериментально-показательных поселков сельских населенных мест, проекты жилых и общественных зданий.
115. При выборе объектов промышленного строительства необходимо учитывать специфику промышленного проектирования, которое является в основном индивидуальным, а также характеризуется большим объемом объектов реконструкции. При выборе индивидуальных проектов наибольший интерес представляют крупные объекты и комплексы, являющиеся знаменательными вехами в истории народного хозяйства. В отдельных случаях отбору подлежат небольшие объекты, имеющие оригинальные объемно-планировочные решения, в которых учтены новейшие отечественные и зарубежные научно-технические достижения, новые методы проектирования, в которых применены новые строительные материалы, новые виды оборудования и прогрессивные технологические процессы.
116. Водохозяйственное строительство характеризуется зависимостью проектных решений от топографических, геологических и гидрологических условий, большими объемами земельных работ. Поэтому основным видом проектирования крупных объектов водохозяйственного строительства является индивидуальное проектирование. При отборе объектов на государственное хранение необходимо исходить из масштаба сооружения. На государственное хранение отбираются объекты крупных водохранилищ, магистральных каналов, насосных станций.
117. Из проектной документации по реконструкции исторической части городов и реставрации памятников архитектуры и садово-паркового искусства на государственное хранение поступают: проекты планировки и застройки городов с памятниками истории и культуры; проекты охраняемых территорий памятников истории, архитектуры и природного ландшафта; проекты планировок центральных (исторических) районов городов; проекты реставрации и восстановления архитектурных памятников и памятников садово-паркового искусства.
118. Состав проектной документации, отбираемой на государственное хранение, зависит от практики разработки проектов в разные хронологические периоды.
На государственное хранение, как правило, поступает рабочая документация.
При проведении экспертизы ценности документов необходимо руководствоваться техническими нормативными правовыми актами, которые определяют состав, порядок разработки проектной документации на момент проведения экспертизы ценности.
Глава 23
ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ КОНСТРУКТОРСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
119. Отбор на государственное хранение конструкторской документации осуществляется на основе общих и специфических критериев оценки, позволяющих отобрать изделия, которые характеризуют общий технический уровень развития техники, принципиальную новизну и своеобразие конструкторских решений, отражают связь науки с производством и их взаимное влияние.
При отборе конструкторской документации основное внимание уделяется базовым моделям, уникальным изделиям, головным образцам серийного производства, гаммам машин и механизмов. Из модификаций отбираются лишь те, которые представляют собой практически новую модель.
120. При проведении экспертизы ценности необходимо руководствоваться нормативно-техническими документами, которые определяют состав, порядок разработки конструкторских документов.
121. На стадии "техническое предложение" на государственное хранение поступает пояснительная записка и ведомость технического предложения.
На стадии "эскизный проект" - пояснительная записка и ведомость эскизного проекта.
Передача документов на государственное хранение на этих стадиях допускается при разработке особо сложных изделий.
На стадии "технический проект" на государственное хранение поступают следующие виды документов: пояснительная записка, ведомость технического проекта, чертеж общего вида, технические условия на изготовление образцов изделий.
Особое внимание уделяется документам на стадии "рабочая документация". На стадии "рабочая документация" на государственное хранение передаются: чертежи общего вида унифицированных узлов, групповой конструкторский документ, схемы изделий.
Чертежи деталей поступают на государственное хранение только в случае новизны и оригинальности конструкции.
Глава 24
ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ТЕХНОЛОГИЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
122. Экспертиза ценности технологической документации аналогична методике экспертизы ценности конструкторской документации.
При отборе объектов на государственное хранение необходимо учитывать такие специфические критерии, которые присущи только технологическим разработкам: степень автоматизации, механизации и типизации технологических процессов, оригинальность и уникальность индивидуальных технологических процессов, масштабность применения каждого из этих процессов и их экономическую эффективность. Особое внимание уделять типовым технологическим процессам, так как именно типизация технологических процессов позволяет автоматизировать и механизировать производство, сделать его более рентабельным.
123. На государственное хранение отбирается технологическая документация, относящаяся к конструкции и технологическим процессам ее изготовления, включая комплекты документов на типовые и групповые технологические процессы (операции), комплекты документов на единичные технологические процессы, применяемые в среднесерийном, крупносерийном и массовом типах производств.
124. При экспертизе ценности технологической документации важное значение имеет документация на стадии "рабочая документация", а также на стадиях "опытный образец", "установочная серия", если на этих стадиях содержатся оригинальные технические решения.
125. Основными технологическими документами, подлежащими передаче на государственное хранение, являются: маршрутная карта, комплектовочная карта, ведомость технологических документов, ведомость технологических маршрутов, ведомость сборочных единиц к типовому (групповому) технологическому процессу (операции); ведомость сборки изделия; ведомость оборудования, карта технологического процесса, карта типового (группового) технологического процесса; постоянный технологический регламент веществ, продуктов, лекарств и микроорганизмов, лабораторный технологический регламент, технологические инструкции по экспериментальному производству опытных партий продуктов и лекарств; технологические рекомендации по изготовлению новых видов продуктов, лекарств; технологические карты и описания технологии получения веществ, продуктов, лекарств и микроорганизмов, сводные технологические (производственно-технологические) схемы, рецептура, регламенты, рекомендации по технологическим процессам; нормы допусков отклонений от технологических режимов производства, технологический паспорт, карта уровня качества аттестуемой продукции; сводные отчеты о соответствии новых продуктов и лекарств требованиям международных и отечественных стандартов; технологические (технические) характеристики и расчетные данные по обработке и сборке изделий; сводные расчеты поверхностей, площадей и других геометрических характеристик, изготовляемых изделий, технико-экономическая характеристика оборудования, альбомы технологических процессов, комплекты специального технологического оборудования (приспособления, инструменты, штампы), комплект переналаживаемой универсальной оснастки.
Глава 25
ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКОЙ
(НАУЧНОЙ) ДОКУМЕНТАЦИИ
126. На государственное хранение отбирают научно-исследовательскую документацию по проблемам, относящимся к фундаментальным и прикладным исследованиям, позволяющим судить об уровне развития науки в данной области, о назначении их для развития народного хозяйства.
127. Порядок выполнения научно-исследовательских работ включает следующие этапы:
выбор направления исследования;
теоретические и экспериментальные исследования;
обобщение и оценка результатов исследований.
Этап "выбор направления исследования" включает выполнение комплекса подготовительных работ, связанных с предстоящими исследованиями, сбор и детальный анализ имеющейся научно-технической информации.
Этап "теоретические и экспериментальные исследования" - это выполнение теоретических исследований, проведение комплекса экспериментальных работ, проработка вопросов методологического характера.
Этап "обобщение и оценка результатов исследований" включает составление и оформление отчета по НИР в целом, а также разработку технического задания (далее - ТЗ) на научно-конструкторскую работу (ОКР) при условии продолжения работы на стадии ОКР.
Этап содержит: окончательную отработку, анализ всех выявленных факторов; обобщение результатов НИР; оценку полноты решения задач, разработку рекомендаций и предложений по использованию результатов выполнения НИР, а также разработку ТЗ на ОКР, если это вытекает из результатов НИР.
128. На государственное хранение поступают: технические и тактико-технические задания; технические требования и тактико-технические требования на выполненные НИР и ОКР, если они включены в государственные, международные, межотраслевые программы; этапные и промежуточные отчеты, имеющие самостоятельное значение, содержащие информацию, имеющую научно-историческую ценность и не повторяющуюся в других документах, а также составленные видными деятелями науки и техники или имеющие их автографы; отчеты по законченным темам НИР, ОКР, ОТР; сводные годовые отчеты о НИР, содержащие итоговую, обобщенную информацию.
Глава 26
ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ПАТЕНТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
129. На государственное хранение отбираются рассмотренные заявки на изобретения (открытия), по которым приняты решения о выдаче авторского свидетельства (патента).
При экспертизе ценности заявок данной категории необходимо обращать внимание на важность научно-технических решений, содержащихся в них, на предполагаемую степень эффективности при использовании конкретных изобретений (открытий) в различных сферах деятельности общества. Кроме того, в документах заявки могут содержаться научно-технические решения, выдвинутые на присуждение государственных или именных премий, а также награжденные дипломами, медалями и удостоенные премий на международных и республиканских выставках и конкурсах. На такую документацию, а также на заявки, содержащие в числе авторов (заявителей) выдающихся деятелей науки и техники, целесообразно обращать особое внимание при их отборе на государственное хранение.
130. На государственное хранение отбираются рассмотренные заявки на предполагаемые изобретения (открытия), по которым приняты решения об отказе в выдаче авторского свидетельства (патента), если в упомянутых заявках содержатся рациональные научно-технические решения.
131. На государственное хранение отбираются законченные рассмотрением заявки на промышленные образцы, по которым приняты решения о выдаче свидетельства или патента. Промышленный образец представляет собой художественное или художественно-конструкторское решение, определяющее внешний вид изделия. На государственное хранение передаются также законченные рассмотрением заявки на промышленные образцы, по которым приняты решения об отказе в выдаче свидетельства или патента, поданные иностранными гражданами и гражданами Республики Беларусь, при наличии в числе авторов выдающихся деятелей науки и техники, поданные ведущими организациями в области художественного конструирования, содержащие художественно-конструкторские решения, выдвинутые на присуждение государственной или именной премии, содержащие оригинальные художественно-конструкторские решения, награжденные дипломами, медалями и премиями на выставках.
132. На государственное хранение поступают аннулированные свидетельства (патенты), документы на изобретения, по которым даны лицензии (лицензионные паспорта, рекламно-технические описания о технической готовности, технико-экономические расчеты).
Глава 27
СОСТАВЛЕНИЕ ПЕРЕЧНЕЙ НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ,
ПОДЛЕЖАЩЕЙ ПЕРЕДАЧЕ НА ГОСУДАРСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ
133. Экспертиза ценности научно-технической документации осуществляется экспертными комиссиями учреждений, организаций, предприятий в два этапа.
На первом этапе проводится выбор проблематики исследований, проектов изделий промышленного производства и технологических процессов, объектов планировки и капитального строительства, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на государственное хранение. Конечным результатом работы является составление перечня научно-технической документации согласно приложению 10, подлежащей передаче на государственное хранение, который включает графы: "N п/п"; "Обозначение (индекс) разработки"; "Наименование научно-технической разработки"; "Этап (стадия)"; "Год окончания разработки"; "Организации, принимавшие участие в разработке"; "Количество учетных единиц"; "Обоснование отбора документов на государственное хранение"; "Примечание (срок передачи в госархив)".
В графе "Обоснование отбора документов на государственное хранение" определяется степень важности конкретного объекта, разработки согласно действующим критериям экспертизы ценности научно-технической документации.
134. Перечень научно-технической документации, подлежащей передаче на государственное хранение, составляется экспертной комиссией организации-разработчика за определенный период времени, начиная с начала деятельности организации.
В перечень научно-технической документации, подлежащей передаче на государственное хранение, включается также документация организаций-предшественников, хранящаяся в данной организации. Перечень НТД составляется не реже одного раза в пять лет.
135. Систематизация проектов, изделий, включенных в перечень научно-технической документации, подлежащей передаче на государственное хранение, осуществляется по хронологическому, тематическому, тематико-хронологическому признаку.
136. Перечень НТД подписывается членами экспертной комиссии организации, утверждается руководителем организации и представляется на утверждение в государственный архив. К нему прилагается протокол заседания ЭК организации или выписка из протокола заседания экспертной комиссии.
После утверждения ЭМК государственного архива один экземпляр перечня возвращается организации, а другой остается в государственном архиве.
Глава 28
ОФОРМЛЕНИЕ РЕЗУЛЬТАТОВ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ И
ПОРЯДОК УНИЧТОЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
137. В результате экспертизы ценности научно-технической документации одновременно с отбором документов на государственное хранение осуществляется выявление документов, не имеющих научно-исторической ценности и утративших практическое значение.
Документы, имеющие практическое значение, хранятся в организации в течение сроков, предусмотренных типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения.
На дела с истекшими сроками хранения и утратившие практическое значение составляется акт о выделении их к уничтожению согласно приложению 11.
138. Акты о выделении документов к уничтожению рассматриваются экспертной комиссией организации, утверждаются руководителем организации, после чего представляются на согласование в государственный архив.
Запрещается уничтожать документы с истекшими сроками хранения до утверждения перечней и описей на дела постоянного хранения ЭМК госархива.
139. Научно-техническая документация, отобранная к уничтожению, сдается организациям по заготовке вторичного сырья.
Сдача документов оформляется приемо-сдаточной накладной.
Дата сдачи документов и номер накладной указываются в акте.
Номера уничтоженных документов другим документам не присваиваются. Они исключаются из учетных документов и в графе "Примечание" делается запись: "Уничтожено по акту о выделении к уничтожению документов от _________ N ________".
Раздел X
ПОДГОТОВКА И ПЕРЕДАЧА НТД НА ГОСУДАРСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ
Глава 29
ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ПО ПОДГОТОВКЕ НТД К ПЕРЕДАЧЕ НА
ГОСУДАРСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ
140. Работа СНТД организации по подготовке научно-технической документации на государственное хранение ведется на основании плана-графика передачи НТД на государственное хранение, согласованного с государственным архивом и утвержденного руководителем организации, согласно приложению 12.
141. План-график составляется в соответствии с перечнями научно-технической документации, подлежащей передаче на государственное хранение, утвержденными ЭМК государственного архива и руководителем организации.
142. Подготовка НТД к передаче на государственное хранение проводится сотрудниками СНТД организации или специалистами государственного архива по договору, заключенному между государственным архивом и организацией.
143. Научно-техническая обработка документов производится по истечении ведомственного хранения документов или решения экспертных комиссий организации и государственного архива о передаче НТД на государственное хранение.
144. Научно-техническая обработка НТД - технологический процесс приведения документации в определенный порядок, обеспечивающий быстрый поиск, сохранность и возможность использования ее в научно-исторических и практических целях. В процессе обработки и описания проводится экспертиза ценности НТД, формирование, оформление и описание единиц хранения, их систематизация, составление и оформление описи, историко-архивной справки.
Глава 30
СИСТЕМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
145. Систематизация документов - это научная группировка и последовательное их расположение в пределах фонда с целью облегчения поиска и использования документной информации в различных целях.
146. НТД систематизируется по видам:
проектная;
конструкторская;
технологическая;
научно-исследовательская;
патентная документация:
146.1. проектная документация систематизируется по предметно-тематическому, хронологическому или географическому признакам.
ПД подразделяется:
по жилищно-гражданскому строительству (объекты жилищного строительства, народного образования, здравоохранения, культуры и спорта, общественных зданий и сооружений специального назначения);
по промышленному строительству (заводы, фабрики, комбинаты);
по сельскохозяйственному строительству (элеваторы, фермы, животноводческие комплексы);
по энергетическому и водохозяйственному строительству;
по транспортному строительству (железные и шоссейные дороги, трубопроводы, мосты).
Каждая группа может систематизироваться на более мелкие. Например: объекты здравоохранения - на больницы, поликлиники, которые в свою очередь систематизируются по номерам объектов в хронологическом порядке, а внутри объектов - по составу проекта и по маркам основных комплектов.
Документы проектных стадий располагаются в принятой последовательности проектирования: при двухстадийном проектировании - архитектурный проект "А" (проект) и строительный проект "С" (рабочая документация), при одностадийном - строительный проект "С" (рабочий проект) с выделенной утверждаемой архитектурной частью "АС" (утверждаемая часть рабочего проекта), а внутри стадий - по основным комплектам согласно составу проекта.
Типовые проекты систематизируются по номерам серий;
146.2. конструкторская документация систематизируется по видам разработок, по хронологии или номерам конкретных разработок, внутри разработки - по узлам согласно спецификации.
Конструкторская документация на модифицированное изделие располагается после документации на все базовое изделие либо после той части изделия, на которую имеется модификация.
Документы по испытаниям изделий систематизируются по хронологии, а в пределах года - по назначению техники, регистрационным номерам;
146.3. технологическая документация систематизируется согласно технологическому процессу;
146.4. научно-исследовательская документация систематизируется по хронологическому принципу, а в пределах года - по номерам тем, инвентарным номерам, номерам, присвоенным при государственной регистрации, по тематике научных работ, по алфавиту их наименований или фамилий авторов-разработчиков (ответственных исполнителей), по структурному признаку.
Отчеты, выполненные по заказам других организаций, систематизируются отдельно;
146.5. патентная документация систематизируется по видам объектов промышленной собственности (изобретения, полезные модели, промышленные образцы, сорта растений, товарные знаки, знаки обслуживания); по видам охранного документа (патенты, свидетельства), в пределах каждого вида по номерам патентов или свидетельств; по номерам заявок, по которым приняты решения на выдачу охранного документа, и по номерам заявок, по которым приняты решения об отказе в выдаче охранного документа.
147. Одновременно с систематизацией проводится экспертиза ценности документов проекта, конструкторской разработки. К уничтожению выделяются дубликаты документов; документы, не имеющие практической и исторической ценности; чертежи, которые невозможно отнести к какому-либо проекту, разработке.
Глава 31
ФОРМИРОВАНИЕ И ТЕХНИЧЕСКОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ЕДИНИЦ ХРАНЕНИЯ
148. Единица хранения НТД - отдельный документ, имеющий самостоятельное значение.
Она формируется из документов, относящихся к одной стадии, одному основному комплекту (сборочной единице). Документы одной стадии, одного основного комплекта (сборочной единицы), значительной по объему, могут составлять несколько единиц хранения.
Единицы хранения на НИР и ПатД формируются в соответствии с техническими нормативными правовыми актами.
149. При научно-технической обработке документов рекомендуется применять карточный способ их описания и систематизации. На карточке пишутся: рабочий номер единицы хранения, который записан карандашом на обложке описываемой единицы хранения; название организации-разработчика и ее подчиненность в тот период, за который описываются документы; название проекта (разработки, темы НИР), номер объекта (производственный шифр, обозначение, номера темы, охранного документа); название основного комплекта (сборочной единицы), его марки, фамилия руководителя темы, проекта; год окончания разработки, количество листов. Карточки систематизируются в соответствии с принятой схемой систематизации.
Одновременно с описанием документов на карточках составляется список сокращенных слов.
150. Техническое оформление единиц хранения должно быть проведено в соответствии с требованиями технических нормативных правовых актов. НТД, передаваемая на государственное хранение, подлежит полному оформлению: фальцовке чертежей, подшивке (переплету) текстовых документов, нумерации листов, составлению внутренних описей и заверительных листов, оформлению обложек единиц хранения.
151. Графические документы помещаются в папки с тремя клапанами и завязками. В каждой единице хранения должно быть не более 50 листов чертежей, условно приведенных к формату А4 (297 x 210 мм), при толщине дела не более 3 - 4 см. Допускается помещать в одну папку несколько единиц хранения, незначительных по объему.
Текстовые документы помещаются в твердую обложку, прошиваются прочными нитками в четыре прокола или переплетаются. При подготовке единиц хранения к переплету (подшивке) все металлические предметы из документов удаляются.
Применение при переплете металлических сшивателей, липкой ленты при реставрации чертежей категорически запрещается.
Фотографии вложения, входящие в состав единицы хранения, помещают в конверты. Комплект фотографий может быть включен в данную единицу в виде приложения. Наклеенные на листах бумаги фотографии остаются в том же виде.
152. Все листы, кроме чистого, нумеруются в валовом порядке, начиная с титульного листа, простым карандашом в правом верхнем углу, не задевая текста документа. Также нумеруются листы с наклеенными фотографиями.
Сложенный и подшитый за один край лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу как один лист.
Лист, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа.
Имеющиеся в единице хранения конверты с вложениями нумеруются отдельно: вначале нумеруется конверт, а затем каждое вложение.
Фотографии, карты, диаграммы и другие специальные документы, подшитые в единице хранения, нумеруются в левом верхнем углу оборотной стороны.
Подшитые в единице хранения документы с собственной нумерацией нумеруются в общем порядке.
Если в единице хранения имеется несколько томов, то в каждом томе листы нумеруются отдельно.
При большом количестве ошибок в нумерации листов необходимо их перенумеровать. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются, а новые проставляются рядом. Если ошибки незначительны, то можно использовать литерные номера листов.
Сложенные чертежи нумеруются простым карандашом в правом нижнем углу над угловым штампом или около него, если над угловым штампом имеются другие надписи.
При соответствии собственной машинописной или чертежной нумерации листы или чертежи простым карандашом не нумеруются.
Запрещается нумеровать листы цветным карандашом и чернилами.
153. На единицу хранения, сформированную из чертежей или фотографий, составляется внутренняя опись документов согласно приложению 13. В ней указываются для проектной документации:
1-я графа - порядковый номер документа в единице хранения;
2-я - индекс документа;
3-я - заголовок документа;
4-я - дата;
5-я - номер листа документа, полученный при валовой нумерации;
6-я - примечание.
Для конструкторской документации:
1-я - номер листа документа, полученный при валовой нумерации;
2-я - обозначение документа по угловому штампу;
3-я - заголовок документа;
4-я - дата;
5-я - номер листа по угловому штампу;
6-я - примечание.
Если единица хранения состоит из текстовых и графических документов, то сначала записывается заголовок текстового документа, затем чертежа.
Если внутренняя опись состоит из нескольких листов, листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов, включенных в единицу хранения.
В конце внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество листов внутренней описи и количество чертежей, находящихся в единице хранения, наименование должности, подпись, расшифровка подписи составителя и дата составления описи.
При соответствии ведомости рабочих чертежей основного комплекта или спецификации наличию и наименованию рабочих чертежей внутреннюю опись можно не составлять.
Если единица хранения состоит только из текстовой документации (спецификации, ведомости покупных изделий, таблицы, расчеты, паспорта), то внутренняя опись на ее не составляется.
154. В конце единицы хранения помещается лист-заверитель согласно приложению 14, в котором цифрами и прописью указываются количество пронумерованных листов единицы хранения, наименование должности, подпись, расшифровка подписи составителя, дата составления. Отдельно в заверительной надписи оговариваются все особенности нумерации (литерные, пропущенные, графические, текстовые, фото) и физического состояния (поврежденные, трудночитаемые) листов.
При перенумерации листов составляется новая заверительная надпись, а старая зачеркивается. Заверительная надпись должна быть составлена аккуратно и разборчиво. Исправления и зачеркивания не допускаются.
Лист с заверительной надписью подшивается или подклеивается за левый край к внутренней стороне обложки, если единица хранения подшита без листа-заверителя. Запрещается выносить заверительную надпись на обложку или на оборотную сторону чистого листа.
155. Обложки должны быть светлыми. Надписи на обложках выполняются четко, разборчиво, светлостойкими чернилами, тушью или шариковой ручкой. Если обложка темная, то на нее наклеивается белый лист бумаги со всеми реквизитами, предварительно отпечатанными на пишущей машинке, компьютере или написанными, при этом рекомендуется применять качественный клей.
Данные на обложку единицы хранения переносятся с карточки: полное и сокращенное название вышестоящей организации и организации-разработчика в тот период, к которому относятся документы, находящиеся в единице хранения; ее местонахождение; заголовок единицы хранения, состоящий из наименования проекта, марки основного комплекта (сборочной единицы), стадии проектирования; номера тома; фамилии автора; номера объекта (производственного индекса); даты окончания разработки; количества листов; архивного шифра дела (проставляется в госархиве в установленных местах).
Обложки оформляются согласно приложению 15.
Глава 32
СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ОПИСЕЙ
156. Сформированные, оформленные и отсистематизированные единицы хранения включаются поединично в опись.
Описи составляются на каждую группу НТД (проектная, конструкторская, технологическая, научно-исследовательская (научная), патентная) и имеют самостоятельный номер, к которому добавляется буквенный индекс, определяющий вид документов, например: опись N 1-ПД, опись N 2-КД.
157. Опись содержит титульный лист, оглавление, предисловие, список сокращенных слов, указатели, описательные статьи, итоговую запись, лист-заверитель:
157.1. в составление описи входит составление описательных статей.
Описательные статьи описи - это совокупность сведений о единице хранения. Описательные статьи состоят из 9 граф. Единицы хранения вносятся в опись согласно их систематизации за своим порядковым номером, присвоенным в процессе обработки (графа 1). В графе 2 проставляется шифр объекта (производственный индекс, номера темы НИР, охранного документа, заявки). В графу 3 с карточки без изменений переносится заголовок единицы хранения. В этой же графе указывается номер тома, если единицы хранения состоят из нескольких томов. В этом случае в опись вносится полностью заголовок первого тома единицы хранения, а все последующие обозначаются словами "То же" с добавлением всех особенностей каждого заголовка. На каждый новый лист описи заголовок переносится полностью. Для НИР в графе 3 указывается фамилия автора или руководителя темы до названия темы или после в зависимости от систематизации. В графе 4 указывается название организации-разработчика. Если организация-сдатчик является одновременно и организацией-разработчиком, о чем указывается в предисловии, то графу 4 можно не заполнять. В графе 5 указывается год окончания разработки проекта, отчета по теме, получения охранного документа, подачи заявки и др. В графах 6, 7 проставляется количество текстовых и графических листов, в графе 8 - количество фотографий. Графа 9 предназначена для примечаний. В ней указываются все особенности единицы хранения;
157.2. на первом листе описи слева указываются название организации и подчиненность на момент передачи документов в госархив, номера фонда и описи, справа - гриф "УТВЕРЖДАЮ", наименование должности, подпись, расшифровка подписи руководителя организации согласно приложению 16.
158. В оформление описи входит составление научно-справочного аппарата к описи, итоговой записи, листа-заверителя и нумерация листов в описи:
158.1. в конце описи помещается итоговая запись, в которой цифрами и прописью указываются количество единиц хранения и чертежей, включенных в опись, первый и последний номер единиц хранения по описи, оговариваются литерные и пропущенные номера единиц хранения. Если опись состоит из нескольких разделов, итоговая запись составляется к каждому разделу. В каждом последующем разделе делается сводная итоговая запись по всем предыдущим разделам описи. Итоговая запись подписывается составителем описи с указанием должности и даты составления. Опись утверждается руководителем организации после утверждения на ЭМК государственного архива, подпись руководителя заверяется печатью.
Затем делается запись о передаче НТД в государственный архив, указываются наименования должностей, подписи, расшифровки подписей сотрудников, передавших и принявших документы на государственное хранение, согласно приложению 17;
158.2. опись и научно-справочный аппарат к ней нумеруются в валовом порядке.
В конце описи на отдельном листе составляется лист-заверитель описи. В нем цифрами и прописью указывается количество листов описи. Заверительная надпись составляется и подписывается составителем описи согласно приложению 18.
159. Законченная опись переплетается в твердую обложку.
Опись НТД постоянного хранения печатается на пишущей машинке или на компьютере в 4 экземплярах. Лента пишущей машинки, копировальная и писчая бумага должны быть высокого качества. Опись постоянного хранения представляется на утверждение экспертно-методической комиссии государственного архива. После утверждения описи и передачи НТД на государственное хранение один экземпляр описи остается в организации, а три - в государственном архиве.
Глава 33
СОСТАВЛЕНИЕ НАУЧНО-СПРАВОЧНОГО АППАРАТА К ОПИСЯМ
160. К описям постоянного хранения составляется научно-справочный аппарат: титульный лист, оглавление, список сокращенных слов, предисловие и указатели:
160.1. на титульном листе описи указываются: полное название государственного архива, полное и сокращенное названия организации-фондообразователя и ее подчиненность со всеми переименованиями и изменениями подчиненности, относящимися к периоду времени, за который документы включены в опись, хронологические рамки того или иного названия организации, ее местонахождение, номер фонда и номер описи (присваиваются в госархиве), название описи, крайние даты единиц хранения, внесенных в опись.
Если в опись внесены документы за несколько лет с перерывами, то на титульном листе указываются только годы, за которые имеются документы, согласно приложению 19;
160.2. в оглавлении с указанием соответствующих листов перечисляются все составные части описи: список сокращенных слов, предисловие, название всех разделов, подразделов и других документов, включенных в опись в соответствии со схемой систематизации единиц хранения, указатели.
Оглавление помещается за титульным листом;
160.3. в список сокращенных слов вносятся в алфавитном порядке все сокращения, применяемые в тексте описи. Сокращения в списке помещаются слева, а через тире делается расшифровка.
В список не включаются общепринятые сокращения слов;
160.4. к описи составляется предисловие, в котором излагаются краткая история организации, история проектирования объектов строительства, изделий промышленного производства, разработки научной проблемы и их техническая характеристика, указываются автор, даты начала и окончания разработки, состав и содержание документов, особенности формирования, оформления, описания и систематизации единиц хранения, отмечается полнота состава, физическое состояние. В предисловии дается список организаций-соразработчиков.
Если опись состоит из нескольких разделов, то предисловие может составляться как общее ко всей описи, так и к каждому разделу. Общее предисловие помещается в первом разделе описи. При составлении отдельных предисловий к каждому разделу описи все общие данные об истории организации излагаются в предисловии к первому разделу описи. История организации составляется на основании историко-архивной справки.
Предисловие подписывается составителем, указывается дата составления, и помещается оно в начале описи после оглавления и списка сокращенных слов;
160.5. при необходимости для облегчения пользования описями рекомендуется составлять указатели: предметный, именной, географический, тематический, хронологический.
Указатели помещаются в конце описи.
Глава 34
ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ НА ГОСУДАРСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ
161. В соответствии с Законом Республики Беларусь "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь" научно-техническая документация передается на государственное хранение по миновании практической надобности, но не позднее 25-летнего срока ведомственного хранения в установленном комплекте, в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом.
Проектная документация передается через 25 лет после окончания разработки, конструкторская и технологическая - через 5 лет после снятия изделия с производства, научно-исследовательская - через 10 лет, патентная - после окончания срока действия охранного документа.
Конкретные сроки и передача документов согласовываются с госархивом и включаются в план работы СНТД.
162. При реорганизации или ликвидации организаций государственной формы собственности научно-техническая документация передается правопреемнику, а при отсутствии правопреемника - в государственный архив. В состав ликвидационной комиссии в обязательном порядке включается представитель госархива.
При преобразовании организаций государственной формы собственности в негосударственную их документы передаются на постоянное хранение в государственный архив или же хранятся в организации до истечения установленных сроков хранения.
163. Список организаций, научно-техническая документация которых должна передаваться на постоянное хранение в государственный архив, определяется Государственной архивной службой.
164. Научно-техническая документация передается на постоянное хранение в виде подлинников по описям, утвержденным ЭМК государственного архива: переплетенная, отреставрированная, при необходимости прошедшая дезинфекцию, дезинсекцию.
165. Прием документов проводится поединично или полистно по описям с проверкой физического состояния, качества научно-технической обработки, количества листов, со сверкой заголовков внутренней описи и чертежей, заголовков единицы хранения в описи и на обложке.
На всех экземплярах описи делаются отметки о приеме документов в государственный архив. Все экземпляры описи подписывают сотрудник организации, сдавший документы, и сотрудник государственного архива, принявший документы.
Три экземпляра описи передаются в государственный архив, четвертый - в организацию.
166. При обнаружении документов в неудовлетворительном состоянии составляется акт согласно приложению 20.
Устранение дефектов проводит организация-сдатчик за счет собственных средств или по договору с Центральной лабораторией микрофотокопирования и реставрации документов Национального архивного фонда Республики Беларусь.
167. На неисправимо поврежденные документы, обнаруженные в процессе подготовки к передаче на государственное хранение и не подлежащие восстановлению, составляется акт о неисправимых повреждениях документов согласно приложению 4.
168. Научно-техническая документация, отобранная для передачи в государственный архив, исключается из соответствующих инвентарных книг. В графе "Примечание" делается соответствующая запись: "Передано в госархив. Акт приема-передачи от ______ N __ опись N __ дело N __".
169. Научно-техническая документация, включенная в перечень, до передачи в государственный архив хранится в техническом архиве организации отдельно от других документов. К ней создается фонд пользования, а в необходимых случаях - и страховой фонд.
170. Все расходы, связанные с подготовкой документов и передачей их на государственное хранение, устранением недостатков при научно-технической обработке, транспортировкой, осуществляются за счет организаций, сдающих документы.
171. Виновные в утрате, незаконном уничтожении документов постоянного срока хранения или несоблюдении условий хранения несут ответственность в соответствии с актами законодательства Республики Беларусь.
Глава 35
ОФОРМЛЕНИЕ РЕЗУЛЬТАТОВ ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА
ГОСУДАРСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ
172. Прием документов на государственное хранение оформляется актом приема-передачи, составленным в 2 экземплярах, согласно приложению 21. Первый экземпляр находится в государственном архиве, второй - в организации, сдавшей документы.
Акт подписывается представителями государственного архива и организации-сдатчика, утверждается их руководителями и заверяется печатью.
173. При первом приеме документов в государственный архив организация представляет историко-архивную справку об этой организации, при последующем - дополнение к историко-архивной справке о произошедших изменениях в названии, функциях, структуре, подчиненности. Историко-архивная справка и дополнение к ней составляются на бланке организации и подписываются руководителем с указанием исполнителя.
Приложение 1
к Правилам работы
с научно-технической
документацией в учреждениях,
организациях и на предприятиях
Республики Беларусь
ФОРМА АКТА О ВЫДАЧЕ ДОКУМЕНТОВ ВО ВРЕМЕННОЕ ПОЛЬЗОВАНИЕ
__________________________ УТВЕРЖДАЮ
(наименование вышестоящей ______________________________
__________________________ (наименование должности
организации) ______________________________
__________________________ руководителя организации)
(наименование организации) ___________ _____________
__________________________ (подпись) (И.О.Фамилия)
(почтовый индекс, адрес) _________
(дата)
АКТ
_______________ N ________
__________________________
(место составления)
о выдаче документов во временное пользование
_____________________________________
(наименование организации)
_____________________________________
(почтовый индекс, адрес)
Основание: _________________________________________________________
Для какой цели выдаются документы __________________________________
Выдаются следующие документы: ______________________________________
(название и номер объекта)
-------------+-------------+------------+------------+-------------¬
¦ N ¦ Индекс ¦ Заголовок ¦ Количество ¦ Примечание ¦
¦ п/п ¦ документа ¦ документа ¦ листов ¦ ¦
+------------+-------------+------------+------------+-------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+------------+-------------+------------+------------+-------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦------------+-------------+------------+------------+--------------
Всего выдано __________________________ документов на ______________
(срок)
Страницы: | Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4 | Стр.5 |
| 
