Методические рекомендации Высшего Хозяйственного Суда Республики Беларусь от 17.11.2005 N 61 "По подготовке и проведению Высшим Хозяйственным Судом совещаний (мероприятий) с участием представителей органов государственной власти и управления, иных учреждений и организаций"

                                                УТВЕРЖДЕНО

                                                Приказ

                                                Председателя Высшего

                                                Хозяйственного Суда

                                                Республики Беларусь

                                                17.11.2005 N 61

1. Общие положения

1.1. Целью Методических рекомендаций является совершенствование работы по подготовке и проведению совещаний (мероприятий) с участием представителей органов государственной власти и управления, иных учреждений и организаций (далее - совещаний).

1.2. Совещания проводятся в следующих формах:

научно-практических конференций;

семинаров;

круглых столов;

пресс-конференций;

иных формах.

1.3. По уровню представительства совещания подразделяются на совещания с узким кругом участников (до 5 приглашенных государственных органов) и совещания с широким кругом участников (свыше 5 приглашенных государственных органов).

1.4. Ответственным руководителем работы по подготовке и проведению совещания является один из заместителей Председателя Высшего Хозяйственного Суда, курирующий вопросы взаимодействия с конкретными государственными органами, учреждениями и организациями либо вопросы повестки дня.

1.5. Ответственным исполнителем работы по подготовке и проведению совещания является управление Высшего Хозяйственного Суда, в компетенцию которого входит взаимодействие с государственными органами по вопросам повестки дня совещания.

1.6. Подготовка и проведение совещания с узким кругом участников осуществляется управлением, которое является ответственным исполнителем мероприятия. По указанию ответственного руководителя к подготовке и проведению такого совещания в оперативном порядке могут привлекаться работники других структурных подразделений по вопросам, входящим в их компетенцию.

1.7. К подготовке и проведению совещания с широким кругом участников привлекается несколько структурных подразделений Высшего Хозяйственного Суда. Соисполнителями работы по подготовке и проведению такого совещания являются в соответствии со своей компетенцией управление организационной и кадровой работы, управление финансово-экономического и хозяйственно-технического обеспечения, секретариат Председателя, отдел информации.

1.8. Совещания с участием широкого круга лиц, не связанные с основной деятельностью Высшего Хозяйственного Суда, проводятся в рабочие дни в период до 9:00 и после 17:00.

1.9. Время проведения совещаний с участием иногородних участников не регламентируется.

1.10. Настоящие Методические рекомендации не распространяются на заседания Президиума и Пленума Высшего Хозяйственного Суда, Научно-консультативного совета при Высшем Хозяйственном Суде, Совета председателей хозяйственных судов Республики Беларусь, международные научно-практические конференции, судебные заседания, оперативные совещания работников, совещания рабочих и аналитических групп Высшего Хозяйственного Суда и другие совещания, связанные с основной деятельностью хозяйственных судов.

1.11. Пропуск в здание Высшего Хозяйственного Суда представителей государственных органов осуществляется по списку участников, утвержденному ответственным руководителем совещания.

2. Распределение обязанностей в Высшем Хозяйственном

Суде по подготовке и проведению совещаний

с широким кругом участников

2.1. Управление Высшего Хозяйственного Суда, являющееся ответственным исполнителем работы по подготовке и проведению совещания:

2.1.1. составляет:

программу проведения совещания;

текст приглашения участникам совещания;

проект итогового документа по результатам работы совещания;

2.1.2. вносит предложения:

по составу участников совещания;

по выступающим на совещании и темам выступлений;

2.1.3. осуществляет:

сбор и обобщение материалов по итогам совещания;

контроль за исполнением протокольных поручений;

иные функции по указанию ответственного руководителя работы по подготовке и проведению совещания;

2.1.4. определяет пакет документов для формирования папок с рабочими документами для участников совещания;

2.1.5. обеспечивает ведение и изготовление протокола совещания;

2.1.6. готовит материалы и информацию о результатах работы совещания для размещения в журнале "Вестник Высшего Хозяйственного Суда Республики Беларусь" и на Интернет-сайте Высшего Хозяйственного Суда (совместно с отделом информации, советником Председателя по информационно-правовым вопросам);

2.1.7. несет ответственность за проведение совещания в целом, координирует работу соисполнителей, оперативно информирует их об изменениях в программе, составе участников и др.

2.2. Управление организационно-кадровой работы:

2.2.1. составляет:

план подготовки и проведения совещания с указанием ответственных исполнителей мероприятий и сроков исполнения;

регламент проведения совещания;

сводный список участников совещания;

список работников Высшего Хозяйственного Суда, ответственных за встречу и сопровождение конкретных участников совещания;

план размещения участников совещания в зале заседания;

2.2.2. осуществляет контроль за сроками исполнения мероприятий плана подготовки и проведения совещания;

2.2.3. обеспечивает:

подготовку и рассылку приглашений участникам совещания;

встречу и размещение участников совещания в зале заседания (совместно с управлением, которое является ответственным исполнителем работы по подготовке и проведению совещания, а также лицами, ответственными за встречу и сопровождение конкретных участников совещания);

регистрацию участников совещания;

изготовление и расстановку в зале заседания табличек с фамилиями участников совещания (совместно с секретариатом Председателя);

расшифровку аудиозаписи совещания;

2.2.4. принимает участие в подготовке зала заседания для проведения совещания.

2.3. Управление финансово-экономического и хозяйственно-технического обеспечения:

2.3.1. составляет смету расходов на организацию и проведение совещания;

2.3.2. осуществляет:

материально-техническое обеспечение совещания;

подготовку зала заседания для проведения совещания (совместно с секретариатом Председателя, управлением организационно-кадровой работы);

2.3.3. обеспечивает:

бронирование мест и размещение участников совещания в гостинице;

подключение и настройку оргтехники, техники для звукозаписи, а также звукозапись совещания;

размещение столов в фойе здания для регистрации участников совещания;

2.3.4. организует:

приобретение обратных билетов для участников совещания;

обед (кофе-паузу) для участников совещания (совместно с управлением, которое является ответственным исполнителем работы по подготовке и проведению совещания, секретариатом Председателя);

приобретение сувениров (при необходимости) для участников совещания;

2.3.5. формирует папки с рабочими документами для участников совещания (совместно с управлением, которое является ответственным исполнителем работы по подготовке и проведению совещания, управлением организационной и кадровой работы).

2.4. Секретариат Председателя Высшего Хозяйственного Суда:

2.4.1. обеспечивает:

транспортное обслуживание участников совещания;

2.4.2. принимает участие:

во встрече и сопровождении участников совещания;

в подготовке зала заседания для проведения совещания;

2.4.3. осуществляет иную оперативную работу по подготовке и проведению совещания.

2.5. Советник Председателя по информационно-правовым вопросам:

2.5.1. направляет информацию в республиканские СМИ о дате, времени, месте проведения совещания, повестке дня;

2.5.2. обеспечивает освещение работы совещания в СМИ;

2.5.3. производит фотосъемку совещания (совместно с отделом информации);

2.5.4. размещает оперативную информацию о результатах работы совещания в журнале "Вестник Высшего Хозяйственного Суда Республики Беларусь" и на Интернет-сайте Высшего Хозяйственного Суда (совместно с управлением, которое является ответственным исполнителем работы по подготовке и проведению совещания, отделом информации);

2.5.5. организует проведение пресс-конференций, брифингов, интервью;

2.5.6. выполняет иные функции, связанные с информационным обеспечением совещания.

2.6. Отдел информации:

2.6.1. публикует сообщение о предстоящем совещании в журнале "Вестник Высшего Хозяйственного Суда Республики Беларусь";

2.6.2. изготавливает черно-белую и цветную печатную продукцию для проведения совещания (приглашения, программу, бэджи и др.);

2.6.3. производит фото- и видеосъемку совещания;

2.6.4. организует:

изготовление памятных фотографий для участников совещания;

реализацию журналов "Вестник Высшего Хозяйственного Суда Республики Беларусь" и "Судебная практика" участникам совещания;

2.6.5. редактирует и публикует материалы совещания;

2.6.6. принимает участие в освещении работы совещания в СМИ.