Стр. 4
Страницы: | Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4
Архивными учреждениями могут готовиться к изданию:
справочники, дающие общее представление об архивах Республики Беларусь (путеводители, краткие справочники, очерки, обзоры);
справочники, содержащие информацию об архивных фондах (путеводители, краткие справочники о фондах одного или нескольких архивов);
справочники, раскрывающие состав и содержание дел архивных фондов (описи, указатели, обзоры);
справочники, информирующие о содержании отдельных документов, групп документов (каталоги, указатели, обзоры).
Обязательным справочно-информационным изданием для архива любого уровня, постоянно хранящего документы НАФ, является справочник, дающий общее представление о составе и содержании документов архива на уровне фондов (путеводитель).
206. При подготовке архивных справочников к изданию соблюдается следующая схема расположения структурных элементов справочника: титульный лист, оглавление, предисловие, список сокращений, основная часть, приложения, указатели. Состав элементов справочника может быть различным в зависимости от его вида и целевого назначения.
На титульном листе размещаются следующие информационные сведения:
надзаголовочные данные (наименование организации, от имени которой выпускается издание, и ее вышестоящей организации);
заглавие издания;
подзаголовочные данные (сведения о виде повторности или периодичности издания);
выходные данные (сведения об издательстве, месте и годе издания).
На обороте титульного листа указываются состав редакционной коллегии, составители, совещательный орган, рекомендовавший справочник к изданию, знак охраны авторского права, дается аннотация издания.
207. Предисловие содержит следующие сведения: цель и назначение издания; обоснование важности и актуальности тематики; краткие исторические сведения об объекте (объектах) описания; тематические и хронологические границы; общая характеристика структуры издания и распределения информации между отдельными разделами; критерии отбора и способы описания первоисточников в издании; состав и особенности справочного аппарата; методические указания о пользовании изданием; взаимосвязь с другими изданными архивными справочниками.
208. Приложения размещаются перед указателями. Приложениями могут являться материалы, дополняющие информацию об архивных фондах, терминологический словарь, переводная таблица архивных шифров, библиографический список, материалы рекламно-справочного характера. Каждое приложение должно иметь правильно оформленный заголовок и порядковый номер.
Издаваемые архивные справочники могут снабжаться иллюстрациями, в качестве которых используются текстовые и изобразительные документы. Каждая иллюстрация должна сопровождаться подписью (аннотацией), в которой указываются вид и содержание иллюстрации.
209. К справочнику могут составляться предметные указатели, в том числе именные и географические. К небольшому по объему справочнику может составляться один общий указатель, в который включаются понятия всех перечисленных выше указателей.
210. Для подготовки издания определяются коллектив исполнителей, состав редакционной коллегии и научный редактор. Подготовка межархивных изданий координируется вышестоящим органом управления по архивам и делопроизводству.
Для правильного определения объема работ, контроля за сроком исполнения для каждого издания составляется план-график, в котором последовательно фиксируются все этапы работы: подготовка плана-проспекта; составление рабочей инструкции; подготовка, отбор и систематизация сведений, включаемых в основную часть; составление справочного аппарата; редактирование и рецензирование рукописи; подготовка рукописи к сдаче в издательство. Кроме того, в плане-графике указываются исполнители отдельных видов работ и сроки исполнения.
211. В плане-проспекте отражаются целевое назначение издания, его название, объем, структура.
В рабочей инструкции излагается методика отбора, анализа и обобщения информации при подготовке описательных статей, их систематизации, подготовке разделов основной части, справочного аппарата издания.
Подготовленная и отредактированная рукопись проходит внутреннее и внешнее рецензирование и обсуждается научно-совещательным органом, обладающим правом рекомендовать ее к изданию. Рукопись, подготовленная к передаче в издательство, должна быть оформлена в соответствии с действующими нормативными документами.
Раздел IX
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА
Глава 40
ФОРМЫ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ
212. Использование документов - применение пользователями и архивом архивных документов и (или) информации, в них содержащейся, в целях удовлетворения информационных потребностей граждан, общества, государства.
213. Основными формами использования документов в архиве являются:
информационное обеспечение пользователей (государственных органов, иных организаций и граждан) в соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке;
предоставление документов пользователям для исследований в читальном зале;
организация выставок документов;
использование документов в средствах массовой информации;
проведение информационных мероприятий (экскурсий, встреч с общественностью, презентаций, дней открытых дверей, лекций, докладов, уроков для студентов и школьников, читательских конференций) с использованием архивных документов;
выдача документов во временное пользование;
публикация документов в различных формах.
214. Основными принципами использования архивных документов являются общедоступность и открытость документной информации, законность ее поиска, получения и использования.
Глава 41
ВИДЫ ИНФОРМАЦИОННЫХ ДОКУМЕНТОВ И ЗАПРОСОВ
215. Информационными документами архива являются:
информационное письмо - письмо, составленное архивом по своей инициативе или по запросу пользователя, содержащее краткое сообщение об архивных документах по определенной теме, проблеме;
архивная справка согласно приложению 81 - документ, содержащий (подтверждающий) имеющуюся в документах архива информацию по предмету запроса с указанием поисковых данных документов, на основании которых он составлен;
архивная копия - документ, дословно воспроизводящий машинописным, электрографическим, фотографическим или иным способом текст документа с указанием его поисковых данных;
архивная выписка - заверенное архивом дословное воспроизведение части текста документа, относящейся к определенному факту, событию, лицу, с указанием поисковых данных документа;
тематический перечень документов согласно приложению 82 - систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков документов, дел, единиц учета по определенной теме (вопросу) с указанием их дат и поисковых данных, составленный по инициативе архива или по запросу пользователя;
тематическая подборка копий документов - систематизированный комплект копий документов или их частей по определенной теме (вопросу) с указанием поисковых данных, составленный архивом по запросу пользователя или в инициативном порядке. Тематическая подборка должна иметь титульный лист, перечень документов и при необходимости историческую справку по теме запроса.
216. Запросы, поступающие в архив, подразделяются на тематические, генеалогические и запросы социально-правового характера.
Тематический запрос - запрос о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию или факту. Разновидностью тематического запроса является биографический запрос, по которому устанавливаются сведения, необходимые для изучения жизни конкретного лица, уточнения фактов его биографии.
Генеалогический запрос - запрос об архивной информации, с помощью которой можно установить родственные связи двух или более лиц, историю семьи, рода.
Запрос социально-правового характера - запрос конкретного лица или организации, связанный с обеспечением прав и законных интересов граждан.
Глава 42
ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ
217. Информационное обеспечение пользователей предусматривает выявление архивом запрашиваемых организациями сведений и предоставление им соответствующих информационных документов. Информационное обеспечение организаций осуществляется в плановом или оперативном порядке.
218. Архив организует прием и рассмотрение запросов организаций. В запросе указываются полное наименование организации, почтовый адрес, тема (вопрос), хронологические и географические рамки запрашиваемых сведений.
219. При поступлении непрофильного запроса архив направляет его по месту хранения документов, содержащих запрашиваемую информацию, или дает заявителю соответствующие рекомендации.
220. При отсутствии в архиве необходимых для наведения справки документов архив запрашивает организацию, в которой хранятся документы, содержащие сведения, интересующие заявителя. После получения необходимой информации архив в установленном порядке извещает об этом заявителя.
221. При отсутствии в архиве документов, содержащих сведения по запрашиваемой теме (вопросу), запросы исполняются на основании имеющихся в архиве печатных изданий, относящихся к предмету запроса.
222. Архив проводит работу по исполнению тематических запросов пользователей в порядке оказания платных услуг (в том числе и на основе договора). Пользователи могут провести самостоятельное исследование в читальном зале архива.
Тематические запросы государственных органов, органов местного управления и самоуправления, связанные с исполнением ими своих функций, архив рассматривает в первоочередном порядке в установленные законодательством Республики Беларусь сроки или в сроки, обозначенные в запросе. Исполнение таких запросов осуществляется на безвозмездной основе.
При необходимости проведения поиска по значительному количеству документов и организации их копирования архив информирует заявителя о промежуточных результатах работы.
По итогам проведенной работы архив направляет пользователям информационные письма, тематические перечни и подборки копий документов, архивные справки, копии и выписки. К тематическим перечням и подборкам копий документов прилагаются сопроводительные письма.
223. Генеалогические запросы, поступающие от юридических лиц, исполняются в порядке выполнения платных услуг или в соответствии с заключенными с ними договорами.
Информация по генеалогическому запросу может предоставляться в виде родословного древа, генеалогической схемы, архивных справок, выписок или копий документов, устанавливающих родственные связи.
224. К запросам социально-правового характера относятся запросы, касающиеся подтверждения трудового стажа и размера заработной платы, прохождения воинской службы, участия в Великой Отечественной войне, партизанском и подпольном движении, проживания на оккупированной территории, пребывания в эвакуации, нахождения в созданных нацистами местах принудительного содержания, насильственного вывоза в Германию и другие страны Европы в период Второй мировой войны, состояния здоровья и нахождения на излечении, награждения и присвоения ученых степеней и званий, творческой деятельности и охраны авторских прав, образования и учебы, избрания на выборные должности, применения репрессий, реабилитации, гражданского состояния, имущественных и наследственных прав граждан, и иные, касающиеся защиты прав и законных интересов граждан.
225. В архивную справку о подтверждении трудового стажа включаются данные только за то время, за которое имеются сведения в документах архива.
Имеющиеся в личных делах собственноручно составленные заявителем листки по учету кадров, анкеты, автобиографии, на которых отсутствуют отметки о проверке имеющихся в них сведений на основании представленных подлинных документов или справок, не могут служить основанием для выдачи архивных справок о трудовом стаже. При необходимости содержащиеся в них сведения письменно сообщаются заявителю. В качестве документов, подтверждающих трудовой стаж, для составления справки при отсутствии приказов по личному составу используются приказы по основной деятельности, лицевые счета, расчетные книжки, членские профсоюзные билеты, учетные карточки членов КПСС и ВЛКСМ (при наличии отметок об уплате членских взносов с заработной платы или стипендии).
226. В справку о заработной плате включаются сведения не только о размере заработной платы, но и обо всех видах доплат, полученных заявителем, в том числе об оплате за сверхурочную работу, работу в выходные дни, за совместительство, а также сведения о выплатах единовременного характера, не относящихся к заработной плате, если такие сведения есть в документах архива.
Сведения о заработной плате включаются в справку так, как они изложены в документах архива. Данные приводятся раздельно за каждый год без суммирования в пределах года. Расчет среднемесячного и среднегодового заработка архивом не производится.
В справке о размере заработной платы колхозников приводятся сведения о денежной и натуральной оплате труда.
В справку о заработной плате при наличии месяцев, в течение которых работник фактически не работал или проработал неполное количество рабочих дней (независимо от причины), включаются данные о зарплате за другие непосредственно предшествующие месяцы.
При отсутствии документов о заработной плате должностной оклад может быть установлен на основании штатного расписания организации за соответствующие годы; другие выплаты - на основании приказов по личному составу или по основной деятельности.
Размер заработной платы указывается в справке в соответствии с масштабами цен, действовавших в период, за который запрашиваются сведения.
227. В справке об образовании при отсутствии в документах сведений об окончании заявителем учебного заведения указывается, на каком курсе или в каком классе он учился.
228. В справку о награждении в соответствии с решением местных исполнительных и распорядительных органов включаются сведения, содержащиеся в списках награжденных, подписанных руководством организации и официально утвержденных местным исполнительным и распорядительным органом, а также сведения о соответствующем приказе вышестоящей организации.
229. В справку о подтверждении фактов получения травмы, несчастном случае на производстве, нахождении на излечении включаются сведения, содержащиеся в актах о несчастных случаях, книгах учета и регистрации аварий, катастроф и несчастных случаев, делах по расследованию причин аварий и катастроф на этих предприятиях, а также в документах областных комитетов, городских комитетов профсоюзов и профсоюзных комитетов соответствующих организаций.
230. При исполнении повторных запросов или составлении по просьбе заявителя справки, аналогичной ранее выданной, архив проверяет соответствие сведений, имеющихся в документах, тем, которые изложены в ранее выданной справке, и в случае обнаружения дополнительных данных включает их в повторно выдаваемую архивную справку.
231. Архивные справки, архивные выписки и машинописные архивные копии составляются на бланке архива с указанием названия документа: "Архивная справка", "Архивная выписка" и "Архивная копия".
Текст справки излагается в хронологической последовательности событий с указанием видов документов и их дат. В справке допускается цитирование документов. Наименование организации, в которой работал или учился заявитель, при первом упоминании приводится полностью, при повторных упоминаниях допускается применение официальных сокращений.
Несовпадение отдельных данных документов архива со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не оставляет сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в документах. В справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в документах архива, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества и инициалов, невозможность расшифровки инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").
Сведения о работе в нескольких организациях или об учебе в разных учебных заведениях включаются в одну справку. В случае, если сведения, включаемые в архивную справку, не умещаются на одном листе, включая его оборотную сторону, справка продолжается на втором и последующих листах. При этом каждый лист справки заверяется печатью архива.
В тексте архивной справки не допускаются комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию документов, на основании которых составлена справка.
232. В конце справки приводятся поисковые данные документов, послуживших основанием для ее составления (номера фондов, описей, дел и листов документов). Допускается включение поисковых данных документа в текст справки после изложения каждого факта или события.
В случае необходимости дополнительные сведения и рекомендации приводятся в архивной справке после указания поисковых данных или в сопроводительном письме.
233. Архивная справка подписывается руководителем архива и заведующим отделом (или исполнителем), заверяется печатью архива. Копия архивной справки остается в деле и заверяется исполнителем.
К архивной справке могут прилагаться копии документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в справке.
234. При отсутствии в архиве документов, необходимых для исполнения запроса, на бланке архива (без указания названия документа "Архивная справка") составляется ответ с изложением причин отсутствия документов и даются соответствующие рекомендации.
235. В архивной выписке название документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текста должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу, причем связность содержания и точный смысл каждого извлечения не должны нарушаться. Начало и конец каждого извлечения из документа, а также пропуски в тексте документа отдельных слов обозначаются многоточием.
В примечаниях к тексту архивной выписки или машинописной копии неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения документа части текста оригинала могут быть оговорены словами "Так в тексте оригинала" или "В тексте неразборчиво". При необходимости указываются внешние особенности оригинала: писчий материал, формат бумаги, наличие миниатюр, печатей, водяных знаков.
Идентичность выданных по запросам архивных выписок и машинописных копий документов удостоверяется подписью исполнителя и печатью архива.
При изготовлении ксеро- и фотокопий документов бланк архива не используется.
На обороте каждого листа копии документа проставляются поисковые данные документа, на обороте последнего листа копии документа - заверительная надпись и печать архива.
236. Подлинные личные документы могут изыматься из дел с разрешения руководства архива. С изымаемых документов изготавливаются копии, которые помещаются на место изъятых документов. Изъятие подлинных личных документов, а также замена их на копии отражаются в листах-заверителях, описях.
Не подлежат изъятию из архивных дел находящиеся в них паспорта, военные билеты, служебные удостоверения.
237. Инициативное информирование государственных органов, иных организаций осуществляется путем направления им информационных документов. Формы и тематика инициативных информационных документов архива должны быть направлены на обеспечение приоритетных направлений деятельности государственных органов, иных организаций и соответствовать профилю деятельности возможного пользователя (заказчика) архивной информации.
Планирование работы архива по инициативному информированию осуществляется на основе изучения перспективных программ развития, планов работы возможных пользователей информации, полученных в пресс-службах и соответствующих структурах этих организаций, календарей знаменательных и памятных дат.
238. Рассмотрение запросов граждан осуществляется в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь.
Глава 43
РАБОТА ЧИТАЛЬНОГО ЗАЛА АРХИВА
239. Для информационного обслуживания пользователей в архиве действует читальный зал, располагающий техническим оборудованием, необходимым для работы с документами и их копиями.
240. Порядок работы пользователей с документами в читальном зале, их права, обязанности и ответственность определяются Правилами работы пользователей в читальных залах государственных архивов Республики Беларусь, утвержденными приказом Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 25 ноября 1999 г. N 52 (далее - Правила работы пользователей в читальных залах).
Архив обязан ознакомить пользователей с Правилами работы пользователей в читальных залах или документом, разработанным архивом на их основе.
241. На каждого пользователя в читальном зале заводится личное дело, в которое включаются следующие документы: официальное письмо организации, направившей пользователя в архив, или личное заявление пользователя с резолюцией руководства архива о разрешении на работу в читальном зале, анкета пользователя, заказы на выдачу документов, заказы на копирование документов согласно приложению 83.
Каждое личное дело учитывается в журнале регистрации пользователей и их личных дел согласно приложениям 84, 85. Личные дела хранятся в читальном зале и через год после завершения работы пользователей передаются на архивное хранение.
Для регистрации посещений пользователями читального зала архива ведется журнал согласно приложениям 86, 87.
Глава 44
ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДОСТУПА ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ К АРХИВНЫМ ДОКУМЕНТАМ
242. Доступ пользователей к архивным документам и заменяющим их копиям, базам данных, научно-справочному аппарату осуществляется в соответствии с законодательством Республики Беларусь.
243. Архив предоставляет для пользования всем юридическим и физическим лицам документы НАФ, находящиеся на открытом хранении, и научно-справочный аппарат к ним.
244. Архив обеспечивает в установленном порядке доступ пользователей к секретным, частично секретным документам, базам данных с учетом ограничений, определенных законодательством Республики Беларусь.
Ознакомление с секретными документами осуществляется в установленном порядке в специально выделенном помещении под контролем работника архива, допущенного к работе с секретными документами.
Частично рассекреченные дела выдаются пользователям в порядке, установленном для выдачи секретных дел.
Копии рассекреченных документов из состава частично рассекреченных дел, включенные в фонд пользования, выдаются в порядке, установленном для документов, находящихся на открытом хранении.
Сведения, содержащие государственные секреты, ставшие известными работнику архива в силу его должностных обязанностей, не подлежат огласке либо незаконному использованию. Руководители, работники архива, осуществляющие использование документов, содержащих сведения ограниченного доступа, обязаны обеспечить исполнение законодательства Республики Беларусь в области защиты государственных секретов, а также режим доступа к документам, установленный фондообразователем.
245. Архив обеспечивает доступ пользователей к документам, содержащим информацию, относящуюся к тайне личной жизни, в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь.
246. По запросам правоохранительных, судебных органов, органов прокуратуры, государственного контроля по делам, находящимся в их производстве, архив предоставляет для пользования документы, содержащие коммерческую тайну, которые хранятся в фондах организаций независимо от их организационно-правовой формы. Документы, содержащие коммерческую тайну, могут быть выданы также иным пользователям на основании письменного разрешения фондообразователя или его правопреемника.
247. Доступ и использование документов, подпадающих под действие законодательства Республики Беларусь об авторском праве и смежных правах, на которые срок действия авторского и смежных прав не истек, осуществляются с разрешения автора или его наследников (правопреемников).
Выдача пользователям документов, перешедших по истечении установленных законодательством Республики Беларусь сроков в общественное достояние, не ограничивается.
248. Архив по требованию гражданина обязан предоставить ему для ознакомления все документы, касающиеся его лично, а также изготовить их копии. Ограничения на доступ гражданина к информации о нем возможны только в случаях, предусмотренных законодательством Республики Беларусь.
Архив обеспечивает реабилитированным лицам, а в случае их смерти - родственникам и наследникам в установленном порядке право на ознакомление в полном объеме с материалами прекращенных уголовных, фильтрационно-проверочных и административных дел, а также получение копий документов, за исключением сведений, касающихся третьих лиц без их согласия.
Не допускается внесение изменений в документы в случае обнаружения заинтересованным лицом недостоверных сведений о нем. В таких случаях по его инициативе или инициативе правоохранительных органов к делу в установленном порядке могут быть приобщены документы, уточняющие информацию об этом лице.
Глава 45
ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ АРХИВА ПО ПОДГОТОВКЕ ВЫСТАВОК ДОКУМЕНТОВ
249. Выставка архивных документов представляет собой предназначенную для публичной демонстрации художественно оформленную подборку документов и (или) их копий на определенную тему.
Выставка документов организуется архивом самостоятельно или совместно с другими архивами и организациями.
Подготовка или участие в международной выставке осуществляется на основании договора с зарубежной организацией по согласованию с республиканским органом государственного управления по архивам и делопроизводству.
Выставка документов может быть стационарной и передвижной, размещаться в архиве, в других специально оборудованных или приспособленных помещениях. По времени функционирования она может быть постоянно действующей (с использованием копий документов) или временной.
Выставки проводятся как на некоммерческой, так и на коммерческой основе.
При организации межархивной или межотраслевой выставки создается организационный комитет из представителей архивных учреждений, других организаций - устроителей и участников выставки.
На базе выставки документов могут проводиться экскурсии, научно-практические конференции, семинары, круглые столы.
250. При организации выставки документов разрабатывается ее тематический план (концепция), тематико-экспозиционный план, составляется смета расходов.
Тематический план (концепция) определяет структуру выставки, состав и содержание ее разделов. На основании тематического плана проводятся выявление и отбор документов, иллюстративного и другого вспомогательного материала. Тематический план при необходимости согласовывается с заинтересованными организациями, рассматривается на заседаниях ЭМК архива и утверждается руководством архива.
Тематико-экспозиционный план включает аннотированный перечень отобранных для экспонирования документов с указанием их размеров и композиционного размещения на стендах или витринах, поисковых данных, иллюстративных и вспомогательных материалов, систематизированных в соответствии с разделами выставки.
При подготовке выставки, как правило, разрабатываются дизайнерские и эскизные проекты. Дизайнерский проект представляет собой план (графическое изображение) экспозиции, размещения стендов, витрин, экспонатов в них. В эскизном проекте определяются конкретные формы художественного оформления выставки.
Наряду с документами на выставке могут быть представлены музейные предметы, художественные произведения, печатные издания. Все отобранные для экспозиции документы аннотируются. К иноязычным документам при необходимости дается перевод или развернутая аннотация.
251. Подготовка документов и других материалов к экспонированию включает: реставрацию подлинных документов и материалов; изготовление копий фонда пользования и муляжей, а также страховых копий. Несоответствие размеров экспонируемых копий документов их оригиналам при необходимости оговаривается в аннотации.
При экспонировании оригиналов документов их помещают в застекленные, запираемые и опечатываемые витрины, которые размещаются в отдалении от отопительной системы, оборудуются специальными шторками из плотного материала для защиты документов от воздействия солнечных лучей. В экспозиционном помещении поддерживается температурно-влажностный режим, обеспечивающий хорошую сохранность документов.
Страхование документов и оформление их временного вывоза за пределы страны осуществляются в соответствии с законодательством Республики Беларусь.
Глава 46
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА В СРЕДСТВАХ
МАССОВОЙ ИНФОРМАЦИИ
252. Использование документов архива в средствах массовой информации представляет собой подготовку информационных материалов для периодической печати, радио- и телевизионных передач, кинофильмов.
Для периодической печати архив готовит тематические, научные, научно-популярные статьи, статьи о составе и содержании документов, документальные очерки, тематические газетные полосы, подборки документов, сообщения об архивных находках.
Радио- и телепередачи предполагают использование архивной информации в виде бесед, интервью, информаций, рекламы, репортажей, хроник.
Объемы, сроки подготовки, тематика информационных материалов для средств массовой информации согласовываются с редакциями газет, журналов, радио- и телепрограмм.
253. Архив может в установленном порядке предоставлять кино-, теле-, видеостудиям, информационным и рекламным агентствам, редакциям газет и журналов, издательствам документы для подготовки различного рода сценариев, создания художественных, художественно-публицистических, документальных, научно-популярных и учебных фильмов и программ, издания печатной продукции.
Глава 47
ПРОВЕДЕНИЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ МЕРОПРИЯТИЙ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ
ДОКУМЕНТОВ АРХИВА
254. Информационные мероприятия с использованием архивных документов, представляющих общественный интерес, проводятся архивом на основании предварительной договоренности с заинтересованными организациями. Подобные мероприятия сопровождаются выступлениями работников архива, показом кинофильмов, видеофильмов, слайд-фильмов, кинопрограмм, тематических подборок документов, прослушиванием фонодокументов, экскурсиями по архиву, выставками документов.
255. Встречи с общественностью могут быть тематическими (предполагающими выступления работников архива и других участников на определенную тему с характеристикой документов) и информационными. Участники таких встреч информируются о составе документов одного или нескольких архивов, фонда или группы фондов, о новых поступлениях в архивы, рассекреченных документах. Для организации встречи составляется программа, в которой определяются тематика выступлений, состав документов, предназначенных для демонстрации, продолжительность встречи и порядок ее проведения.
256. Экскурсии в архив могут быть обзорными (о составе и содержании документов, основных направлениях деятельности архива) и тематическими (о документах по определенным темам).
257. Презентации, дни открытых дверей проводятся для популяризации работы архива, состава и содержания его фондов. В программу мероприятия включаются обзорные экскурсии, методические консультации по актуальным вопросам работы архива.
258. Лекции, доклады готовятся по определенной тематике на основании информации, содержащейся в документах.
259. Устные журналы имеют, как правило, определенное название и постоянные тематические рубрики. При их проведении аудитории сообщаются сведения о документах, архивных поисках и находках.
260. Читательские конференции организуются для пользователей в целях информации о составе и содержании архивных фондов и научно-справочного аппарата к ним, о новых поступлениях, рассекреченных документах, информационной деятельности архива, а также в целях улучшения качества обслуживания пользователей в читальном зале. Во время этих конференций изучаются потребности пользователей, их отзывы о работе архива.
261. Уроки для студентов и школьников носят тематический характер, проводятся в форме лекций, семинаров, практических и факультативных занятий и организуются на основании договоров архива с учреждениями образования по согласованным планам.
Глава 48
УЧЕТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА
262. Учету подлежат все формы использования документов. Учет возлагается на отдел использования документов или другое структурное подразделение архива, выполняющее его функции.
Архив ведет учет поступающих и исполненных тематических и генеалогических запросов на карточках согласно приложению 88, пользователей и их личных дел - по журналу регистрации пользователей и их личных дел, пользователей и тематики исследований в читальном зале - на карточках согласно приложению 89, числа посещений пользователями читального зала - по журналу регистрации посещений пользователями читального зала. Учет и регистрация запросов социально-правового характера осуществляются в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь.
Учет подготовленных архивом выставок, встреч с общественностью, экскурсий, презентаций, лекций, статей, тематических подборок, уроков для студентов и школьников, печатных изданий, радио- и телепередач, инициативных информаций ведется на карточках учета форм использования документов согласно приложению 90.
Заказы на копирование документов учитываются в журнале согласно приложениям 91, 92.
Архив ведет учет количественных показателей использования документов (количество использованных фондов, количество выданных для использования дел, снятых копий).
263. Учет и регистрация запросов социально-правового характера, поступающих от белорусских и иностранных юридических и физических лиц, ведутся раздельно.
Глава 49
ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ПО РАССЕКРЕЧИВАНИЮ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА
264. Под рассекречиванием сведений и их носителей понимается снятие ранее введенных ограничений на распространение сведений, составляющих государственные секреты, и на доступ к их носителям.
Архив проводит рассекречивание сведений, составляющих государственные секреты, в соответствии с законодательством Республики Беларусь.
Рассекречивание документа может быть полным или частичным. Под полным рассекречиванием документа понимается рассекречивание, при котором документ становится несекретным в полном объеме. Под частичным рассекречиванием документа понимается рассекречивание, при котором несекретной становится только его часть.
265. Для проведения работы по рассекречиванию сведений, составляющих государственные секреты, в архиве создается комиссия по рассекречиванию архивных документов (далее - комиссия). Комиссия осуществляет работу в плановом порядке, а также по запросам пользователей и в связи с осуществлением архивом публикационных проектов.
266. Архив предоставляет для изучения членам комиссии подлинники документов или заменяющие их копии, а также необходимую дополнительную информацию (справки, обзоры, перечни дел и документов).
267. Оформление результатов рассекречивания архивных документов осуществляется в установленном порядке. Результаты работы по рассекречиванию документов доводятся до сведения руководителя организации-фондообразователя и вышестоящих органов управления по архивам и делопроизводству.
268. Архив информирует общественность о рассекреченных документах.
Глава 50
ПУБЛИКАЦИОННАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ АРХИВА
269. Публикационная деятельность архива - совокупность работ по подготовке к изданию документов, включающая выбор темы, определение типа, вида и формы публикации, формирование коллектива составителей, редакционной коллегии, составление организационно-методических документов, заключение договоров с заинтересованными организациями и издательствами. При публикации документов необходимо руководствоваться действующими правилами издания исторических документов.
Работа по подготовке межархивных изданий, а также изданий, осуществляемых в соответствии с поручениями Президента Республики Беларусь и Правительства Республики Беларусь, международными договорами Республики Беларусь и договорами с архивными службами зарубежных стран, координируется республиканским органом государственного управления по архивам и делопроизводству.
Подготовка документальных публикаций осуществляется в плановом порядке.
270. Типы документальных публикаций определяются их целевым назначением. Различают научный, научно-популярный и учебный типы изданий.
271. Публикации научного типа предназначены для научного исследования, в большинстве случаев заменяют непосредственное обращение к документам, освещают историю создания текста, внешние особенности публикуемого документа, определяют место публикуемого документа среди других источников. Научные публикации являются результатом научного исследования; их научно-справочный аппарат отражает все стороны этого исследования.
272. Публикации научно-популярного типа предназначены для распространения исторических знаний и популяризации архивных документов.
273. Публикации учебного типа предназначены для более глубокого усвоения учебной программы, обучения самостоятельной работе с архивными документами. При подготовке учебных публикаций учитываются возрастные особенности учащихся, степень их подготовки.
274. По видам документальные публикации делятся на пофондовые, тематические, публикации документов одной разновидности или одного лица.
Пофондовые публикации создаются в научных целях. Остальные виды публикаций могут относиться к любому их типу.
Пофондовые публикации состоят из документов одного фонда (коллекции) или его структурной части, но могут иметь в своем составе документы фондообразователя из других фондов и архивов в случае плохой сохранности или разрозненного хранения фонда.
Тематические публикации состоят из разнообразных архивных документов по определенной теме независимо от их фондовой принадлежности.
Публикации документов одной разновидности состоят из исторических источников одного вида (протоколы, акты, письма) независимо от их фондовой принадлежности.
Публикации документов одного лица состоят из документов, созданных этим лицом в процессе его деятельности, независимо от их фондовой принадлежности.
275. Формами публикаций документов являются:
печатная (корпус, серия, сборник, альбом, буклет, плакат, публикация в периодических и многотомных изданиях);
публикация на пленочных носителях (микрофильм, микрофиша);
электронная.
276. Для подготовки документальной публикации создается коллектив участников работы (редакционная коллегия, составители), численность и состав которого определяются характером публикации и количеством организаций-участников. Распределение обязанностей между участниками работы оформляется соглашением и фиксируется в нем или в рабочем плане, который утверждается руководителем головной организации по согласованию с руководителями организаций-участников. Научное руководство и организацию работы по подготовке публикации осуществляет редакционная коллегия или назначаемый редактор. В состав редакционной коллегии входят представители всех организаций - участников подготовки издания. В составе редакционной коллегии может быть выделен ответственный (главный) редактор. При подготовке многотомного издания на каждый том выделяется свой редактор.
Редакционная коллегия определяет тип и форму публикации, утверждает план-проспект, формирует коллектив составителей, поручает участникам документальной публикации подготовку необходимых организационно-методических документов, определяет сроки их представления и график работы, рассматривает вместе с составителями состав и содержание документов, отобранных к публикации, принципы их отбора, систематизации, а также научно-справочный аппарат публикации, рекомендует рукопись к печати. Редакционная коллегия контролирует выполнение принятых решений и работу коллектива составителей, заслушивает отчеты ответственных составителей, редактора тома о проделанной работе.
Коллектив составителей определяет источники выявления документов, проводит первичный отбор документов, непосредственную археографическую работу с ними (передача текста, археографическое оформление, составление примечаний по тексту и содержанию), подготовку других частей научно-справочного аппарата и приложений. К обязанностям составителей относится также сверка копий документов, в том числе текстов, введенных в компьютер, с оригиналами.
При наличии нескольких составителей выделяется ответственный составитель, который входит в состав редакционной коллегии. Он руководит коллективом составителей, организует его работу, оказывает остальным составителям методическую и практическую помощь, контролирует выполнение работы составителями, проводит унификацию всех частей документальной публикации, готовит археографическое предисловие к ней.
277. План-проспект документальной публикации составляется специалистами по данной проблеме (теме), входящими в состав редакционной коллегии, или ответственным составителем с последующим рецензированием, рассматривается и утверждается редакционной коллегией публикации или научным советом архива. В плане-проспекте дается обоснование целесообразности подготовки данной документальной публикации, ее актуальности, новизны и оригинальности, излагаются цели и задачи издания. План-проспект содержит определение хронологических и географических рамок, объема публикации, обоснование выбора типа, вида и формы публикации, его примерной структуры и способа систематизации документов, состава научно-справочного аппарата. К плану-проспекту прилагаются библиография по данной проблеме, перечень архивов, других хранилищ и частных собраний с указанием названий и номеров архивных фондов, в которых следует проводить выявление документов.
В процессе работы над изданием план-проспект может быть дополнен.
278. Выявление документов должно быть максимально полным и всесторонним в соответствии с задачами, типом и видом публикации, кругом возможных источников, определенных для нее. На каждый выявленный документ составляется карточка.
Отбор выявленных документов для всех типов изданий проводится на основе принципов историзма, научной объективности, комплексности методов источниковедческого анализа документов и в соответствии с теми критериями отбора, которые были определены при решении вопроса о целях и задачах издания. Отбор документов следует проводить поэтапно: предварительно в процессе выявления (по карточкам, перечням) и окончательно - после выявления всего комплекса и уточнения структуры издания (по копиям документов).
279. Для документальной публикации отбирается основной текст документа, определяемый на основе текстологического анализа всех выявленных и имеющих самостоятельное значение текстов данного документа независимо от способа их воспроизведения, как хранящихся в архивах, так и опубликованных. Во всех типах и видах документальных публикаций текст документов должен передаваться с точным сохранением стилистических и языковых особенностей.
280. Текст каждого документа в документальной публикации сопровождается редакционным заголовком и археографической легендой.
В редакционном заголовке указывается порядковый номер документа в данной публикации, название (разновидность) документа, автор, адресат, краткое содержание, дата и место создания, делопроизводственный номер, если он указан в документе, грифы (срочности, секретности).
В археографической легенде обозначаются контрольно-справочные сведения о документе: поисковые данные, подлинность, язык (для иноязычных текстов), способ воспроизведения, особенности внешнего вида, указываются предыдущие публикации документа.
281. Документальная публикация состоит из предисловия, включающего историческую и археографическую части, текстов публикуемых документов, примечаний по тексту и содержанию, указателей, списка сокращений, содержания (оглавления) с перечнем опубликованных документов. По усмотрению составителей в документальную публикацию могут быть также включены хроника событий, библиография по теме публикуемых документов, другие приложения и иллюстрации.
Систематизация документов зависит от типа публикации и характера отобранных для публикации документов. Могут применяться следующие признаки систематизации: хронологический, тематический, географический, авторский, номинальный (по видам документов) или их сочетание. Систематизация документов закрепляется их общей порядковой нумерацией.
282. Состав научно-справочного аппарата документальной публикации определяется ее типом, видом и формой. В него входят: примечания по содержанию, указатели, хроника, список сокращений, терминологический словарь, библиография, перечень публикуемых и непубликуемых документов по теме, содержание (оглавление), возможны и другие приложения, иллюстрации, таблицы.
Научно-справочный аппарат к публикации документов в периодических и многотомных изданиях состоит из вступительной статьи и примечаний.
В изданиях, содержащих документы на разных языках, научно-справочный аппарат или его отдельные части могут быть составлены на одном или нескольких языках.
283. Одобренная редакционной коллегией рукопись документальной публикации должна иметь одну-две рецензии. Доработанная по замечаниям рецензентов рукопись вместе со справкой о доработке выносится на обсуждение ученого совета архива (редакционно-издательского совета научно-исследовательского учреждения), который рекомендует рукопись к изданию.
284. Рукопись документальной публикации сдается в издательство после подписания ее ответственным (главным) редактором и директором архива.
285. На издание документальной публикации с издательством заключается договор, в котором предусматриваются права и обязанности издательства и заказчика, оговариваются срок, на который передается рукопись, требования, предъявляемые к ее оформлению, сроки передачи рукописи в издательство, рассмотрения ее издательством, доработки по замечаниям издательского редактора, случаи прекращения действия договора и другие особые условия.
Раздел Х
НАУЧНО-МЕТОДИЧЕСКАЯ РАБОТА И ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ
ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АРХИВА
Глава 51
НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКАЯ И МЕТОДИЧЕСКАЯ РАБОТА АРХИВА
286. Архив является научным учреждением и ведет научно-исследовательскую и методическую работу в области архивоведения, документоведения, археографии, источниковедения, других смежных с ними научных дисциплин.
Научно-исследовательскую и методическую работу в архиве организует директор или его заместитель через соответствующие структурные подразделения с привлечением квалифицированных специалистов архива.
287. Основными формами научно-исследовательской и методической работы архива являются:
проведение научных исследований и подготовка научных отчетов, докладов, статей, аналитических обзоров, сборников документов, справочников, баз данных, других научных работ;
составление методических пособий;
рецензирование научных и методических разработок других архивов, иных организаций;
организация и участие в научных, научно-практических конференциях и симпозиумах;
обсуждение теоретических и прикладных проблем развития архивного дела на заседаниях ученого совета архива;
решение методических вопросов на заседаниях ЭМК архива, методических совещаниях;
обобщение и распространение передового опыта;
методические консультации работников архива.
288. Архив проводит научные исследования самостоятельно и (или) совместно с другими архивами, научными организациями в рамках отраслевого плана научно-исследовательской работы (далее - НИР), государственных программ, плана работы архива на год.
Заявки на разработку тем, предлагаемых для включения в отраслевой план НИР, оформляются в соответствии с установленным порядком подготовки отраслевого плана НИР.
289. Работу по теме возглавляет научный руководитель. Руководитель темы организует выполнение исследования и несет ответственность за сроки и качество работы в целом.
290. Архив, являющийся головной организацией при совместном исследовании научной темы, отвечает за разработку темы в целом, подготавливает по согласованию с соисполнителями организационно-методические документы, определяющие порядок работы над темой, координирует работу и оказывает методическую помощь соисполнителям, обобщает представленные соисполнителями материалы и готовит итоговый документ по теме, при необходимости составляет научный отчет.
Архив, являющийся соисполнителем темы, выполняет задания в соответствии с организационно-методическими документами по теме: готовит исходные аналитические материалы, ведет разработку части темы, имеющей самостоятельное научное значение, участвует в рецензировании и экспериментальном внедрении результатов исследования. Архив-соисполнитель по теме назначает ответственного исполнителя, на которого возлагается ответственность за выполнение плановых заданий и осуществление контактов с головной организацией.
291. Разработка научной темы подразделяется на следующие основные этапы:
предпроектное обследование (ознакомление с состоянием вопроса, формирование исходной источниковой базы и библиографии, составление предложений по организации исследования);
составление и утверждение организационно-методических документов по теме (программа исследования, техническое задание, план-проспект, координационный план исследования);
сбор, анализ и обобщение материалов, подготовка, обсуждение, экспериментальное внедрение и оформление итоговых документов по теме.
Программа исследования разрабатывается на все темы прикладного характера, кроме тем, по которым предусмотрено составление технического задания. Программа исследования (техническое задание) должна отражать весь круг вопросов, необходимых для организации исследования: обоснование разработки темы, сроки выполнения и этапы, цели, задачи, границы исследования, исходные данные и требования к разработке и результатам, основные параметры итогового документа (состав, содержание, ожидаемый эффект), порядок рассмотрения, сдачи и приемки, требования к обеспечению конфиденциальности, организация работы с соисполнителями. Программы исследований (технические задания) на темы, разрабатываемые по договорам, подлежат утверждению организацией-заказчиком, а разрабатываемые архивом в инициативном порядке - руководством архива.
План-проспект составляется при осуществлении исследования, результатом которого являются научный отчет, научный доклад, справочник, аналитический обзор, сборник документов. В плане-проспекте намечаются основная концепция и структура будущей работы в целом, кратко раскрывается основное содержание каждого раздела (главы) или этапа работы. План-проспект подписывается руководителем темы и (или) ответственным исполнителем и утверждается руководством архива.
Координационный план составляется в случае совместного исследования научной темы несколькими организациями, содержит виды и результаты работы по каждому этапу исследования, ответственных исполнителей и сроки выполнения каждого этапа и вида работы. Координационный план исследования согласовывается с соисполнителями, подписывается руководителем темы (ответственным исполнителем) и утверждается руководством архива - головной организации.
По завершенным научным темам составляются отчеты в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь.
Разработка темы считается законченной, если итоговые документы рассмотрены и утверждены в установленном порядке. Головная организация информирует соисполнителей о результатах завершения темы.
292. Научные исследования, осуществляемые архивом за счет республиканского бюджета в рамках отраслевого плана НИР, государственных программ, в том числе подготовка справочников и документальных публикаций, подлежат государственной регистрации в установленном законодательством Республики Беларусь порядке.
293. Методические пособия по направлениям и видам выполняемых работ архив готовит на основе нормативных и методических документов вышестоящего органа управления по архивам и делопроизводству, отраслевых научных разработок.
В методическом пособии вне зависимости от его вида конкретизируются общие методические положения применительно к условиям деятельности архива, определяются основные задачи, методы и порядок проведения работы, подкрепляемые конкретными примерами, а также в необходимых случаях способы внедрения и ожидаемый результат.
К основным видам методических пособий относятся: методические рекомендации, рабочие инструкции, памятки, схемы классификации.
Методические рекомендации содержат рекомендуемые к применению порядок и методы проведения работ в архиве.
Рабочая инструкция разрабатывается для выполнения отдельных видов работ (редактирование описей, тематическое выявление документов, научно-техническая обработка документов фонда, подготовка сборника документов к изданию, подготовка выставки). В рабочей инструкции излагаются цели, задачи и организационные основы выполнения работы (в том числе последовательность осуществления отдельных ее этапов), методические указания по выполнению каждого вида работ (с примерами, основанными на документах архива, фонда). К рабочей инструкции могут составляться расчетная часть с указанием сроков проведения и объема каждого вида работ, норм времени и выработки, схема расстановки работников архива на различных участках работы.
Памятка является кратким методическим пособием, в которое включены уже установленные методические нормы по каким-либо конкретным вопросам (составление историко-архивных справок, оформление описей и дел, подготовка документов к сканированию, микрофотокопированию). Памятки составляются с целью обеспечения единых требований при выполнении работ работниками архива, имеющими различный уровень профессиональной подготовки.
Схема классификации представляет собой методическое пособие по классификации документов или сведений из них в виде перечня классификационных делений, расположенных в определенной последовательности.
Подготовка методического пособия включает следующие этапы: разработку плана, составление проекта пособия, рецензирование и обсуждение проекта пособия ЭМК архива, доработку и утверждение пособия руководством архива.
Архив в соответствии с решением ЭМК может использовать в работе методические пособия, подготовленные другими архивами.
294. Внедрение результатов научно-исследовательской и методической работы подразделяется на экспериментальное (в рамках разработки научной темы) и практическое.
Экспериментальное внедрение является первоначальной стадией внедрения, обеспечивающей проверку и подтверждение основных положений разрабатываемой темы до ее завершения. Экспериментальное внедрение может предусматриваться в планах работ как один из этапов разработки темы.
Практическим внедрением является полное или частичное применение положений и выводов научных и методических разработок в практической деятельности архива.
При необходимости для разъяснения основных положений внедряемых документов и разработок и сферы их применения проводятся методические совещания, занятия по повышению квалификации, семинары, практические занятия.
Глава 52
СПРАВОЧНО-ИНФОРМАЦИОННЫЙ ФОНД АРХИВА
295. СИФ архива - совокупность опубликованных и неопубликованных научно-методических и других документов по проблемам архивоведения, документоведения, археографии, других смежных с ними научных дисциплин, справочно-поискового аппарата к ним.
СИФ архива функционирует на основании утверждаемого директором архива положения о нем в составе одного из структурных подразделений архива.
296. Основными направлениями работы СИФ архива являются комплектование фонда, учет, научная обработка и систематизация материалов фонда, создание справочно-поискового аппарата, организация использования материалов фонда, создание оптимальных условий хранения и обеспечение сохранности материалов фонда.
СИФ архива комплектуется нормативными документами, научными и методическими разработками архива.
Для обеспечения поиска информации по материалам СИФ разрабатывается и ведется справочно-поисковый аппарат, включающий картотеки, справочно-информационные издания. Основу справочно-поискового аппарата составляет главная справочная картотека.
Основными формами использования материалов СИФ архива являются выдача в установленном порядке материалов СИФ пользователям, подбор материалов по тематике работ, проводимых в архиве, регулярное информирование работников архива о новых поступлениях.
Раздел XI
АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА АРХИВА
Глава 53
СОЗДАНИЕ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ АРХИВА
297. Автоматизированная информационная система (далее - АИС) архива представляет собой централизованную базу данных и набор взаимосвязанных типовых и специализированных программных модулей (структурных единиц АИС, выполняющих заданный набор автоматизированных функций), каждый из которых автоматизирует один или несколько процессов (технологий) в деятельности архива.
298. АИС архива создается с целью более эффективного и качественного осуществления процессов, связанных с комплектованием, государственным учетом, обеспечением сохранности, созданием научно-справочного аппарата и использованием документов, а также интегрирования документальных потоков в единое информационное пространство. Автоматизация архивных технологий осуществляется на основе отраслевой концепции, утверждаемой республиканским органом государственного управления по архивам и делопроизводству.
299. Архивное учреждение, осуществляющее автоматизацию архивных технологий и изучение возможностей применения новых информационных технологий в архивной отрасли, определяется приказом руководителя республиканского органа государственного управления по архивам и делопроизводству. Указанное учреждение осуществляет разработку и сопровождение программного обеспечения (далее - ПО), предназначенного для автоматизации архивной отрасли, собственными силами или с привлечением специализированных организаций.
Разработка и внедрение АИС проводится в соответствии с действующими нормативными документами с участием специалистов Государственной архивной службы.
300. Архив может осуществлять собственные программные разработки с учетом принципов создания АИС архива. Указанные разработки подлежат обязательному согласованию с республиканским органом государственного управления по архивам и делопроизводству и должны предусматривать:
включение в структуру информационных массивов обязательного перечня полей БД с их спецификациями;
обязательные процедуры обработки данных и представления результатов обработки (выходных форм) по основным направлениям деятельности архива в традиционной или электронной форме.
Собственная программная разработка архива должна состоять из собственно ПО; исходного комментированного текста программы; комплекта документации, в который входят инструкция по инсталляции, руководство пользователя, инструкция по вводу данных. Архив хранит постоянно копии дистрибутивов используемого ПО и сопутствующую документацию.
Сопровождение ПО, созданного архивом, включает в себя:
усовершенствование ПО в соответствии с дополнительными обстоятельствами, возникшими в ходе эксплуатации;
адаптацию (приспособление) ПО к изменяющимся условиям работы, установление связей с другими программами;
коррекцию (исправление) ошибок в программах, выявленных на стадии эксплуатации.
Глава 54
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ АРХИВНЫХ ТЕХНОЛОГИЙ
301. Архив при выполнении своих задач и функций использует АИС, организация применения которой включает в себя:
планирование применения АИС, а также других информационных технологий (в том числе представление сведений об архиве и его документах в сети Интернет) в деятельности архива;
организацию получения (приобретения, создания) ПО и компьютерной техники;
сопровождение ПО;
организацию санкционированного доступа работников и пользователей к централизованной БД;
обеспечение безопасности баз данных и ПО;
организацию обучения и повышения квалификации работников в области применения информационных технологий в архивном деле.
302. Использование АИС в архиве организует директор или его заместитель. В работе по применению модулей АИС участвуют работники основных структурных подразделений архива.
303. Структурное подразделение (работник) архива, ответственное за решение вопросов, связанных с организацией работы по использованию информационных технологий в работе архива, определяется приказом директора архива.
304. В архиве разрабатывается инструкция по работе с компьютерной техникой и ПО, которая утверждается приказом директора архива. Инструкция должна содержать основные требования к режиму работы работников (в том числе санитарному), комплекс мер по поддержанию работоспособности компьютерной техники и ПО и обеспечению информационной безопасности архива.
305. Для эффективного использования АИС в архиве создается локальная компьютерная сеть.
В архиве организуется работа по своевременному профилактическому и ремонтному обслуживанию компьютерного парка, учету компьютерной техники.
306. Доступ работников архива к централизованной БД АИС обеспечивается в соответствии с их функциональными обязанностями и полномочиями с помощью специальных программных средств разграничения доступа. Доступ пользователей к централизованной БД АИС осуществляется в установленном порядке.
Страницы: | Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4
| 
