Стр. 3
Страницы: | Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4 |
135. Архив осуществляет инициативный поиск документов, выявление источников комплектования архива документами личного происхождения и их учет. Все сведения о личных архивах вносятся в учетную карточку личного архива согласно приложению 73.
136. По месту хранения документов личного происхождения производится их предварительный просмотр, в результате которого экспертом составляется заключение о ценности документов. Работник архива или собственник документов составляет сдаточную опись. Документы личного происхождения поступают в архив от граждан по их заявлению. Работник архива, ведущий переговоры с собственником документов, обязан проверить правильность составления заявления.
При заключении договора купли-продажи составляется проект расценочной описи с указанием стоимости документов.
Прием документов личного происхождения в архив осуществляется на основании решения ЭМК по результатам рассмотрения сдаточной или расценочной описи и заключения эксперта и оформляется актом приема-передачи на государственное хранение документов личного происхождения, договором дарения или купли-продажи.
137. При отрицательном решении вопроса о приеме или приобретении архивом документов, а также в случае возврата части документов после проведения экспертизы ценности составляется акт в двух экземплярах о возвращении документов собственнику архива. Один экземпляр акта остается в архиве, другой вместе с документами передается собственнику.
Глава 30
РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ МЕЖДУ АРХИВАМИ
138. Распределение документов между архивами, определение профиля архива, передача архивных фондов, их частей и отдельных дел из одного архива в другой осуществляются на основании решения республиканского органа государственного управления по архивам и делопроизводству.
139. При передаче документов из одного архива в другой составляется акт приема-передачи документов на хранение в двух экземплярах. При передаче всего фонда передаются три экземпляра описей и дело фонда.
Раздел VII
ОРГАНИЗАЦИОННО-МЕТОДИЧЕСКОЕ РУКОВОДСТВО И КОНТРОЛЬ
ЗА РАБОТОЙ АРХИВОВ ОРГАНИЗАЦИЙ И ОРГАНИЗАЦИЕЙ
ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
Глава 31
МЕТОДИЧЕСКАЯ ПОМОЩЬ И КОНТРОЛЬ ЗА ОРГАНИЗАЦИЕЙ
ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
140. Организационно-методическое руководство и контроль за работой архивов организаций и организацией документов в делопроизводстве осуществляются в целях формирования и обеспечения сохранности документов НАФ, находящихся на ведомственном хранении, по следующим направлениям:
методическая помощь и контроль за организацией документов в делопроизводстве <*>;
контроль за отбором документов, подлежащих передаче на постоянное хранение, и обеспечением их сохранности в архивах организаций;
методическая и практическая помощь организациям в разработке и внедрении нормативных и методических документов по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве;
взаимодействие с центральными экспертными (экспертными) комиссиями (далее - ЦЭК (ЭК) организаций;
учет документов НАФ, находящихся на ведомственном хранении;
проведение паспортизации архивов организаций;
повышение квалификации работников архивных и делопроизводственных служб.
--------------------------------
<*> Организациям, не являющимся источниками комплектования, оказывается методическая помощь и осуществляется контроль за сохранностью документов по личному составу.
141. Архив может оказывать организациям платные услуги по отбору и подготовке документов к передаче на постоянное хранение, разработке нормативных и методических документов по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве, консультированию работников архивных и делопроизводственных служб.
142. Сведения о ликвидации организации и исключении ее из списка N 1 или N 2 вносятся в картотеку ликвидированных организаций, которую ведет архив, осуществляющий прием документов на постоянное хранение.
143. Архив оказывает методическую и практическую помощь организациям в подготовке и внедрении нормативных и методических документов по работе архива и организации документов в делопроизводстве.
Архив совместно с организациями:
рассматривает и готовит к согласованию вышестоящими органами управления по архивам и делопроизводству или согласовывает в соответствии с предоставленными ему полномочиями инструкции по ведению делопроизводства, типовые, примерные и конкретные номенклатуры дел, положения об архивах организаций и другие нормативные и методические документы;
проводит совещания, семинары и консультации по обмену опытом, внедрению государственных стандартов и другим вопросам деятельности архивов организаций и ведения делопроизводства.
При согласовании инструкций по ведению делопроизводства, номенклатур дел, положений об архивах организаций проверяется соответствие их требованиям государственных стандартов, типовых инструкций по ведению делопроизводства, правил работы архивов организаций, перечней типовых документов и отраслевых перечней документов с указанием сроков хранения.
Номенклатуры дел представляются на согласование по мере необходимости (в случае существенного изменения функций, задач и структуры организации), но не реже чем один раз в пять лет.
144. Архив осуществляет контроль за организацией работы с документами в делопроизводстве организаций - источников комплектования в ходе проведения комплексных, тематических и контрольных проверок.
Комплексная проверка осуществляется по следующим основным направлениям:
соблюдение требований нормативных и методических документов по вопросам архивного дела и делопроизводства;
наличие инструкции по ведению делопроизводства, номенклатуры дел, положений об архиве организации и ее ЦЭК (ЭК);
численность работников архива организации и службы документационного обеспечения управления (далее - ДОУ);
соблюдение сроков и правил хранения и уничтожения документов, передачи их на постоянное хранение;
состояние сохранности, учета документов и наличие научно-справочного аппарата к документам архива организации;
состояние работы по отбору документов и подготовке их к передаче на государственное хранение;
организация работы ЦЭК (ЭК) по отбору документов, подлежащих передаче на постоянное хранение, и выделению документов к уничтожению;
организация работы по использованию документов.
Комплексная проверка проводится не реже одного раза в пять лет.
Тематическая проверка проводится по отдельным направлениям деятельности архива организации и состоянию делопроизводства. Тематическая проверка проводится по мере надобности, но не чаще одного раза в год.
Контрольная проверка проводится в целях контроля выполнения замечаний и предложений, высказанных в ходе комплексной или тематической проверки. Контрольная проверка проводится по мере необходимости, после проведения комплексной или тематической проверки.
Результаты проверки оформляются справкой. В ней указывается: кем осуществлена проверка, время проведения и задачи проверки, излагаются результаты проверки состояния архивного дела и организации документов в делопроизводстве, отмечаются выявленные недостатки, формулируются общие выводы о состоянии архивного дела и организации документов в делопроизводстве в проверяемой организации и предложения по устранению имеющихся недостатков, устанавливаются сроки устранения замечаний.
Результаты проверки доводятся до сведения руководителя организации.
Глава 32
КОНТРОЛЬ ЗА ОТБОРОМ ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ ПЕРЕДАЧЕ НА
ПОСТОЯННОЕ ХРАНЕНИЕ, УПОРЯДОЧЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ ПО ЛИЧНОМУ
СОСТАВУ И ОБЕСПЕЧЕНИЕМ ИХ СОХРАННОСТИ
145. В целях осуществления контроля за отбором документов, подлежащих передаче на постоянное хранение, упорядочением документов по личному составу и обеспечением их сохранности архив:
участвует в подготовке нормативных и методических документов по организации работы архивов организаций, отбору документов на постоянное хранение и обеспечению их сохранности, предложений по совершенствованию работы архивов организаций;
рассматривает и согласовывает положения об архивах организаций и их ЦЭК (ЭК);
рассматривает, утверждает на ЭМК архива или готовит к утверждению ЭПК вышестоящего органа управления по архивам и делопроизводству годовые разделы описей дел постоянного хранения, согласовывает или готовит к согласованию ЭПК вышестоящего органа управления по архивам и делопроизводству годовые разделы описей дел по личному составу;
оказывает организационную и практическую помощь в подготовке и передаче документов на постоянное хранение и по другим направлениям деятельности архивов организаций;
разрабатывает и организует внедрение методических пособий по вопросам работы архивов организаций;
контролирует совместимость и преемственность создаваемого архивами организаций научно-справочного аппарата к документам НАФ, в том числе совместимость программного обеспечения баз данных.
146. В работе с ЦЭК (ЭК) организаций архив:
оказывает помощь в разработке положений о ЦЭК (ЭК);
участвует в работе ЦЭК (ЭК) организаций - источников комплектования;
заслушивает отчеты ЦЭК (ЭК) организаций - источников комплектования об отборе документов на постоянное хранение, проведении экспертизы ценности документов, обеспечении их сохранности и по другим вопросам.
147. Архив ведет учет документов, хранящихся в архивах организаций - источников комплектования, по следующим формам:
описи дел постоянного хранения и по личному составу;
паспорт архива организации по состоянию на 1 декабря отчетного года, представляемый в архив к 10 декабря отчетного года.
Паспортизация архивов организаций проводится один раз в два года и предусматривает рассылку бланков паспортов архивов организаций в двух экземплярах, оказание практической помощи в составлении паспортов, проверку правильности заполнения, обобщение и анализ результатов паспортизации.
148. Архив совместно с вышестоящими органами управления по архивам и делопроизводству, другими организациями или самостоятельно проводит совещания (семинары) по повышению квалификации работников архивных и делопроизводственных служб организаций, председателей и членов ЦЭК (ЭК).
149. Архив взаимодействует с негосударственными организациями на основании договора. В соответствии с условиями договора архив:
оказывает негосударственным организациям на платной основе необходимую методическую и практическую помощь в постановке делопроизводства и организации работы архива;
проводит проверки соблюдения требований работы с документами НАФ, обеспечения их сохранности и учета;
привлекает работников архивных и делопроизводственных служб негосударственных организаций к участию в семинарах (совещаниях) по повышению квалификации.
150. На основании договора с негосударственной организацией ее документы могут поступать на государственное хранение. В этом случае организация включается в список источников комплектования архива.
В соответствии с законодательством Республики Беларусь архив принимает меры для сохранения архивов негосударственных организаций в случае возникновения угрозы их сохранности.
Договор с негосударственной организацией может заключаться на комплексное выполнение работ и услуг в области архивного дела и делопроизводства или на отдельные их виды.
Глава 33
УЧЕТ РАБОТЫ С ОРГАНИЗАЦИЯМИ
151. На каждую организацию - источник комплектования архива заводятся карточка учета работы государственного архива с организацией по форме согласно приложению 74 и наблюдательное дело. Карточки и наблюдательные дела имеют единую индексацию. Новые организации - источники комплектования включаются в картотеку под литерными номерами. Перенумерация карточек и наблюдательных дел осуществляется один раз в пять лет после пересоставления списка N 1.
В наблюдательное дело организации - источника комплектования архива включаются документы, характеризующие работу архива организации и состояние делопроизводства: положение об архиве организации, положение о ЦЭК (ЭК) организации, инструкция по ведению делопроизводства, контрольные экземпляры описей дел постоянного хранения и по личному составу, акты о выделении дел к уничтожению, материалы о проведении проверок и другие документы.
152. В целях учета работы архива с организациями могут создаваться учетно-справочные картотеки и базы данных.
В установленные сроки в архиве проводятся проверка наличия документов в наблюдательном деле, экспертиза их ценности и выделение к уничтожению документов, утративших практическое значение.
Раздел VIII
НАУЧНО-СПРАВОЧНЫЙ АППАРАТ К ДОКУМЕНТАМ АРХИВА
Глава 34
СИСТЕМА НАУЧНО-СПРАВОЧНОГО АППАРАТА
153. Система научно-справочного аппарата (далее - СНСА) - комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников и автоматизированных информационно-поисковых систем (далее - АИПС) о составе и содержании архивных документов, создаваемых на единой научно-методической основе и обеспечивающих поиск документов и документной информации в целях их эффективного использования.
Основными элементами СНСА являются описи дел, списки фондов, каталоги, путеводители по фондам архива, АИПС, выполняющие функции этих справочников. Дополнительными элементами СНСА являются указатели, обзоры документов.
154. К научно-справочному аппарату бывших архивов КПБ относятся перечни вопросов, рассмотренных на пленумах, заседаниях бюро и секретариата партийных и комсомольских органов, на собраниях активов, которые сдавались в архивы одновременно с документами фондообразователей и предназначались для раскрытия содержания дел и повышения информативности описи.
Перечни хранятся в архиве в таком виде, в каком формировались в прежних структурах.
155. Архивные справочники и АИПС в зависимости от уровня, структуры и объема представленной в них информации подразделяются на межархивные, общеархивные, межфондовые, пофондовые.
Межархивные справочники и АИПС обеспечивают поиск документов по материалам группы архивов; общеархивные справочники и АИПС - поиск документов по материалам архива в целом; межфондовые справочники и АИПС - поиск документов по нескольким фондам одного архива; пофондовые справочники - поиск документов по материалам фонда.
156. В СНСА реализуется преемственность учетно-справочного аппарата, создаваемого в делопроизводстве организаций, научно-справочного аппарата (далее - НСА) архивов организаций, территориальных (районных и городских) архивов местных исполнительных и распорядительных органов и СНСА архивов.
При создании и развитии СНСА применяется дифференцированный подход, заключающийся в выборе оптимального состава архивных справочников и АИПС, определенной методики составления и усовершенствования справочников, в определении структуры и наполнения справочного аппарата к ним, в установлении очередности работ в зависимости от категорий фондов, категорий их обособленных частей, характера документов, состояния и состава имеющегося справочного аппарата к каждому фонду.
157. К фондам первой категории относятся фонды, содержащие ценную в научном отношении, полную, многоаспектную документную информацию, освещающую важнейшие стороны деятельности общества.
К этой группе фондов составляется НСА, обеспечивающий разностороннее использование документов в сочетании с быстротой, полнотой и точностью поиска. Описи таких фондов должны иметь наиболее полный справочный аппарат, в том числе различные указатели. Материалы фондов подлежат первоочередной каталогизации, при этом основной способ описания - подокументный. В путеводителе на них составляются индивидуальные характеристики.
К наиболее информативным и используемым фондам первой категории могут создаваться другие архивные справочники, раскрывающие содержание документов, - обзоры фондов, указатели к делам и документам.
158. К фондам второй категории относятся фонды, содержащие ценную в научном отношении информацию, ограниченную рамками одного направления деятельности или отдельной отраслью этого направления. К описям фондов этой категории кроме историко-архивной справки, как правило, составляется глухой указатель (предметный и его разновидности), история фондообразователя дается кратко. Основной способ описания при каталогизации - поединичный в сочетании с подокументным. В путеводителе информация о фондах может быть включена в групповую характеристику.
159. К третьей категории относятся фонды, содержащие информацию, ограниченную рамками одного вопроса или темы. К этой категории фондов составляется минимальный справочный аппарат. Описи могут не содержать указателей, при каталогизации допускается составление одной отсылочной карточки на фонд, группу фондов. В путеводителе информация о фондах может включаться в список неаннотируемых фондов.
При создании и совершенствовании НСА отдельные части фонда, имеющие самостоятельные описи, в зависимости от информационной значимости их документов могут быть отнесены к разным категориям (внутрифондовое категорирование). В ОАФ также применяется дифференцированный подход к созданию справочного аппарата в зависимости от уровня информативности входящих в него фондов.
160. Для определения путей совершенствования СНСА архива в журнале или картотеке ведутся анализ и учет состояния НСА. Журнал (карточка) включает сведения о номере каждого фонда, его названии; номере описи; категории, объеме, крайних датах документов; составе и состоянии НСА; использовании документов; мерах по созданию и совершенствованию НСА (перечисляются виды работ, их объем, фиксируются данные об их исполнении). Сведения об изменениях в НСА фондов вносятся в журнал (картотеку) анализа и учета состояния НСА ежегодно.
Все архивные справочники, созданные в плановом порядке, являются собственностью государства и находятся в распоряжении архива. На опубликованные (депонированные) архивные справочники распространяется действие законодательства Республики Беларусь по охране авторских прав.
161. Автоматизированный НСА (далее - АНСА) архива представляет собой совокупность описаний документов, помещенных в базы данных (далее - БД) автоматизированных средств поиска информации и представления результатов поиска.
АНСА реализуется в рамках интегрированной информационной системы архива. Информационное наполнение АНСА составляют описания документов на уровне фонда, дела, документа, содержащиеся в информационной системе; файлы ключевых слов; рубрикаторы.
АНСА строится на принципах традиционной системы научно-справочного аппарата архива и реализует все его функции, предоставляя широкие возможности для более оперативного и многоаспектного поиска архивных документов. Информационной основой для создания АНСА являются те же элементы описания различных уровней, что и для традиционной СНСА.
Глава 35
АРХИВНЫЕ ОПИСИ
162. Архивная опись (далее - опись) - архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел.
Опись состоит из описательных статей, итоговой записи, заверительной надписи и справочного аппарата к описи.
В архиве описи составляются на неописанные документы и в процессе усовершенствования или переработки некачественных описей.
Описи на документы организаций постоянного хранения утверждаются, а по личному составу - согласовываются с ЭМК архива, ЭПК вышестоящего органа управления по архивам и делопроизводству.
Архив должен иметь три экземпляра описей: один контрольный и два рабочих. Контрольный экземпляр находится в подразделении архива, ведущем централизованный учет; рабочие - в соответствующем хранилище и в читальном зале.
163. Составление описи включает описание каждого дела на карточках, систематизацию карточек в соответствии со схемой систематизации фонда, их редактирование, оформление описи.
Описание дел включает установление названия структурной части фондообразователя, делопроизводственного номера (индекса), составление заголовка дела, определение крайних дат документов дела, количества листов в деле. Все эти сведения заносятся на карточку. Каждая карточка получает порядковый номер, который проставляется карандашом на обложке дела и становится его временным рабочим номером. После составления описи и утверждения ее ЭПК вышестоящего органа управления по архивам и делопроизводству, ЭМК республиканского архива за делом закрепляется его постоянный номер, который становится одним из элементов архивного шифра.
При описании дел употребляются официальные и общепринятые сокращения слов, а также сокращения, применявшиеся в практической деятельности организации. В архиве составляется список сокращений, используемых при описании документов.
Описательная статья описи представляет собой совокупность сведений о деле: порядковый номер дела; делопроизводственный индекс или старый инвентарный номер; заголовок дела и указание на подлинность, способ воспроизведения, степень полноты документов и внешние особенности дела; крайние даты документов.
Систематизация карточек с описанием дел осуществляется на основании схемы систематизации фонда, в соответствии с которой в описи выделяются разделы и подразделы. В зависимости от схемы систематизации, объема и завершенности комплектования фонда на дела одного фонда составляется одна или несколько описей, которые оформляются в соответствующем порядке.
164. Заголовок дела должен кратко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Заголовок должен быть написан современным языком, без вводных слов и сложных синтаксических оборотов, с сохранением стилистических особенностей и терминологии, характерных для литературного языка и лексики соответствующего исторического периода. Не допускается употребление неконкретных формулировок и перечисление названий отдельных документов. Дореволюционные титулы, чины, звания, должности указываются словами, определяющими эти понятия (генерал-губернатор, полицмейстер), с исключением слов, являющихся выражением особого почитания (высочество, превосходительство).
165. В состав заголовка дела входят:
название вида дела или вида документов;
наименование организации, должность и (или) фамилия и инициалы лица, составившего документы (автора);
наименование организации, должность и (или) фамилия и инициалы лица, которому адресованы и (или) от которого получены документы (адресат, корреспондент);
вопрос (предмет, событие, факт), к которому относится содержание документов дела;
название местности (территории), с которой связаны содержание документов дела, автор, адресат или корреспондент;
даты, к которым относятся документы дела или изложенные в них события.
В начале заголовка указывается вид дела (дело, документы, переписка, журнал) или вид документов (протоколы, циркуляры, приказы, декреты, распоряжения). Если дело состоит из различных по виду документов, связанных единством содержания и последовательностью делопроизводства по одному вопросу, при составлении заголовка употребляется понятие "дело". Наиболее часто оно используется при описании судебных, личных (персональных) дел.
Пример.
Дело о забастовке наборщиков типолитографии в г.Витебске.
Если дело состоит из документов нескольких видов по одному вопросу, не связанных последовательностью делопроизводства, заголовок начинается с термина "документы", а в скобках указываются основные их виды.
Пример.
Документы об оказании материальной помощи семьям мобилизованных в армию в годы Первой мировой войны 1914 - 1918 гг. (отчеты, акты обследований, прошения, ведомости, переписка).
166. После обозначения вида дела или вида документов указываются их автор и корреспондент (наименование организации, должность и (или) фамилия отдельного лица).
Пример.
Донесения витебского гражданского губернатора в Министерство внутренних дел о крестьянских волнениях в Полоцком уезде.
Если автором документа является организация-фондообразователь, при первом упоминании дается ее полное наименование, а в дальнейшем указывается только общее видовое наименование (министерство, комитет).
Пример.
Приказы директора Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела. Приказы директора института.
Если дело состоит из переписки, в заголовке указывается только название корреспондента, а наименование организации-фондообразователя не приводится. В случае переписки с однородными корреспондентами указывается их общее видовое название.
Пример.
Переписка с республиканскими и областными государственными архивами об участии в подготовке серии книг "Память".
167. Изложение вопроса (предмета), отражающего содержание документов, является основной частью заголовка и дается после указания вида дела (документа), автора, корреспондента (адресата).
В заголовках дел (документов) фондов всех категорий при изложении вопроса (предмета), отражающего содержание документов, следует:
приводить полные или официально принятые сокращения наименований организаций или фамилии и инициалы лиц с указанием их должностей, званий, профессий в случаях, если содержание документов касается каких-либо организаций или лиц; если упоминается несколько организаций или лиц, давать их видовое понятие;
если дело состоит из документов нескольких видов, содержание которых касается ряда вопросов, являющихся частью одного общего вопроса, в заголовке дается формулировка, охватывающая все вопросы частного характера.
Пример.
Документы о состоянии и развитии мануфактурной и фабричной промышленности в имениях Радзивиллов в XVIII - XIX вв.
(Дело состоит из отчетов, докладов, ведомостей о работе предприятий и стоимости их продукции; книг учета сырья и выхода готовой продукции; инвентарных описаний оборудования суконных фабрик в имениях Кореличи, Несвиж и Погорелое.)
В случаях, когда в деле собраны документы не по одному, а по многим вопросам, в заголовке перечисляются основные вопросы в порядке их значимости с учетом их связи между собой.
Пример.
Переписка с Минским губвоенревкомом о борьбе с бандитизмом, национализации промышленности, проведении хлебозаготовок, ремонте зданий учебных заведений и по другим вопросам.
168. При описании управленческой документации вопрос (предмет), отражающий содержание документов, чаще всего в заголовок не выносится, обозначается лишь вид документов.
Пример.
Протоколы N 1 - 15 заседаний коллегии Госкомархива.
В случае, когда описывается отдельный управленческий документ, в заголовке раскрывается его содержание.
Пример.
Декрет Президента Республики Беларусь от 28 сентября 2000 г. N 20 "О совершенствовании регулирования страховой деятельности в Республике Беларусь".
169. Название местности (населенных пунктов, географических объектов, административно-территориальных единиц) вносится в заголовок дела, если необходимо указать место событий и местонахождение авторов (адресатов, корреспондентов). Названия населенных пунктов и административно-территориальных единиц приводятся в возрастающем порядке: деревня (село), город, уезд (район), губерния (область).
Пример.
Дело об открытии публичной библиотеки в г.Могилеве.
Внесенные в заголовок данные (наименование организации, название местности, должность, фамилия, имя, отчество), установленные составителем описи методом исследования, заключаются в квадратные скобки.
Пример.
Рапорт Люцинского уездного исправника Витебскому губернатору о найденной в г.Люцине прокламации [Двинского комитета РСДРП] "Ко всем рабочим России".
170. При составлении заголовков для повышения их информационного уровня применяется аннотирование документов. Аннотация к заголовку дела является краткой характеристикой отдельных документов, группы документов дела. Аннотируются представляющие интерес для пользователей особо ценные и иные документы, наличие которых в деле не может быть определено по его заголовку. Аннотация пишется после заголовка с новой строки с указанием номеров листов аннотируемых документов.
Пример.
Сведения укомов, угоркомов и окружкомов КП(б)Б о численности и составе членов и кандидатов в члены КП(б)Б, секретарей и членов укомов, бюро райкомов и ячеек КП(б)Б по округам БССР и их списки.
Сравнительные таблицы штатов ЦК и окружкомов КП(б)Б со штатами по проекту ЦК ВКП(б) на 1928/29 г. лл. 273 - 283.
Смета расходов ЦК КП(б)Б на 1928/29 г. лл. 284 - 287.
В заголовок дела могут быть вынесены сведения о подлинности или копийности, степени полноты, способах воспроизведения, внешних и других особенностях документов. Они приводятся после заголовка и аннотации с новой строки.
При описании дела обозначается наименование организации-фондообразователя и ее структурной части. Если наименование организации менялось в течение периода, когда дело находилось в делопроизводстве, то указывается ее последнее наименование. Делопроизводственный номер дела обозначается под названием фонда (структурной части).
171. Описание дел включает установление крайних дат документов дела. Степень полноты датировки зависит от характера документов. Полная дата (число, месяц, год) указывается при описании управленческой, творческой документации, дел по одному вопросу, документов, для которых датировка имеет важное значение (доклады, листовки, стенограммы, письма).
Начальной датой дела считается дата составления (регистрации) самого раннего документа, конечной - дата составления (регистрации) самого позднего документа.
Пример.
Дело о ремонте Борисовской Воскресенской церкви. 1878 - 1880 гг.
Даты, к которым относятся изложенные в документах события, вносятся в заголовок, если точная датировка необходима для понимания содержания документов.
Пример.
Дело о праздновании 100-летнего юбилея Отечественной войны 1812 г. в учебных заведениях г.Минска.
При описании дел, состоящих из планов и отчетов, в заголовке указывается год (период), на который составлен план, или год (период), за который подготовлен отчет.
Пример.
План развития керамической промышленности БССР на 1934 г.
При обозначении даты сначала указывается число, затем месяц и год.
При наличии в делах документов дореволюционного и советского периодов в крайние даты включаются, как правило, даты документов обоих периодов.
Даты следует указывать по тому стилю, по какому датированы сами документы (без перевода на другой стиль), за исключением:
дел, содержащих документы, относящиеся ко времени перехода в Советской России со старого стиля на новый, то есть с 14 февраля по 1 июля 1918 г., которым дается двойная датировка: сначала приводится дата по новому стилю, а за ней в скобках - по старому.
Пример.
8 мая (25 апреля) 1918 г.;
дел, содержащих документы, образовавшиеся до перехода со старого стиля на новый и относящиеся к событиям, имеющим международное значение, которым дается дата по старому стилю, а за ней в скобках - по новому.
Все даты переводятся на современное летоисчисление: даты, указанные в документах, приводятся в круглых скобках.
Если полные даты дела или отдельные их элементы определяются приблизительно на основании анализа содержания документов, то даты или отдельные их элементы заключаются в квадратные скобки.
Пример.
[Не ранее 1919 г.]; [Не ранее апреля - не позднее мая] 1920 г.; [Не ранее 25] апреля 1939 г.; 15 [января] 1954 г.; 15 января [1954 г.]; [15 января 1954 г.].
В случае невозможности определения более или менее полной даты необходимо исходя из содержания, формы, стиля и палеографических особенностей документов указывать, к какому столетию (или части столетия) следует отнести данное дело.
172. В целях закрепления порядка расположения документов и обеспечения их сохранности все листы дела, имеющие записи, должны быть пронумерованы. К делу на отдельном листе составляется лист-заверитель. Листы-заверители так же, как и чистые листы, не нумеруются.
Количество листов на карточке и на обложке дела проставляется на основании листа-заверителя вслед за годом образования дела или крайними датами его документов с новой строки.
В листе-заверителе оговариваются особенности нумерации и физического состояния документов дела.
Если дело имеет общую нумерацию листов, но одна часть дела пронумерована римскими цифрами, а другая - арабскими, в листе-заверителе указывается общее количество листов. Если одна часть дела пронумерована по листам, а другая - по страницам и если такую нумерацию необходимо сохранить, в листе-заверителе проставляется смешанная нумерация.
Пример.
42 листа + 5 страниц.
Количество листов внутренней описи документов дела обозначается через знак "плюс" после указания количества листов дела.
Лист-заверитель составляется и подписывается составителем описи.
173. На обложке дела штампом проставляется архивный шифр. Он состоит из наименования архива, номера фонда, номера описи и порядкового номера дела по описи.
При горизонтальном способе хранения документов шифр проставляется на лицевой стороне обложки в нижнем левом и в верхнем правом углах, при этом верхняя часть обоих изображений шифра должна быть обращена к середине обложки; при вертикальном способе хранения шифр дела проставляется на корешке обложки, если корешок достаточно широк, и в нижнем левом углу лицевой стороны обложки; на ценных или художественных переплетах дел шифр проставляется на обороте переплета; на темных переплетах для проставления шифра делаются наклейки из светлой бумаги.
Архивный шифр на обложке дела проставляется после утверждения описи.
174. В графе "Примечание" описи приводятся сведения о выбытии дел, наличии особо ценных документов, их репрографировании, наличии фонда пользования.
В конце описи дается итоговая запись. В ней указывается цифрами и прописью количество дел, внесенных в опись, фиксируются наличие литерных и пропущенных номеров, дата, должность, фамилия составителя и заведующего архивохранилищем (отделом).
175. К описям составляется справочный аппарат, в который входят: титульный лист; оглавление (содержание), если опись имеет разделы; историко-архивная справка; список сокращений; переводные таблицы шифров (в случае переработки описи); указатели.
Титульный лист оформляется к каждой описи. На нем помещаются:
полное наименование архива;
название фонда;
номер фонда;
номер описи;
название описи;
крайние даты документов, внесенных в опись.
Название фонда дается в виде официально принятого наименования организации-фондообразователя со всеми ее переименованиями, изменениями подчиненности и сокращенными наименованиями (в круглых скобках), относящимися к периоду, за который документы включены в опись, в хронологической последовательности.
Пример.
Белорусский государственный архив (БГА) Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь, с 22.09.1994 - Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь, г.Минск
01.08.1993 - 12.06.1995
Национальный архив Республики Беларусь (НАРБ) Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь, с 11.01.1997 - Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь, с 24.09.2001 - государственного учреждения "Национальный центр по архивам и делопроизводству", с 03.06.2002 - Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь, г.Минск
12.06.1995 -
Для действующих организаций на титульном листе вместо конечной даты ставится прочерк; если дела включены за несколько лет с перерывами, то на титульном листе указываются только те годы, за которые имеются документы.
Обязательным является проставление на титульном листе описи ее порядкового номера по реестру описей при взятии описи на учет, а также отметок об утверждении описи ЭПК вышестоящего органа управления по архивам и делопроизводству или ЭМК республиканского архива.
176. После титульного листа в описи помещается оглавление (содержание). В оглавлении к описи перечисляются: названия разделов и подразделов, элементы справочного аппарата с указанием соответствующих листов описи. При построении описи по структурно-хронологическому принципу ее разделами являются названия структурных частей и годы в пределах каждой структурной части. При хронологически-структурном принципе построения описи в оглавлении вначале дается год, затем названия структурных частей в пределах каждого года. В описях, построенных по хронологическому принципу, в оглавлении указываются только годы.
К небольшим по объему описям оглавление не составляется.
177. Историко-архивная справка составляется на каждую организацию, документы которой передаются на государственное хранение, и состоит из истории организации-фондообразователя и ее фонда, характеристики описей (фонда), информации о составе и полноте документов, особенностях их группировки, состоянии дел, составе справочного аппарата к описи и порядке пользования им.
История организации-фондообразователя представляет собой краткое изложение сведений об исторических условиях, в которых возникла и действовала организация-фондообразователь, о дате создания (со ссылкой на соответствующие нормативные документы) и подчиненности организации-фондообразователя, ее структуре, функциях и направлениях деятельности, о дате ликвидации или реорганизации фондообразователя (со ссылкой на соответствующие нормативные документы) с указанием наименования организации, унаследовавшей его функции.
История фонда и характеристика его состояния включают в себя сведения о времени поступления дел в архив, полноте документов в описи; о наличии дел, выходящих за хронологические границы фонда или относящихся к профилю данного фонда в составе других фондов, с указанием их названий и номеров; о проведенных в архиве описании документов, переработке или усовершенствовании описей с указанием причин, вызвавших необходимость этих работ.
В краткой аннотации состава и содержания дел в описи указываются наиболее типичные группы дел по их содержанию, видам и разновидностям документов.
В историко-архивной справке должны быть отмечены приемы раскрытия содержания документов, принципы формирования дел и построения описи, особенности описания и оформления дел.
Историко-архивная справка к фонду подписывается составителем и помещается в начале описи после оглавления (содержания). В случае выявления дополнительных данных по истории организации-фондообразователя или по истории фонда в историко-архивную справку вносятся дополнения (изменения) или она пересоставляется. На каждое последующее поступление документов фонда составляется продолжение к историко-архивной справке.
178. Список сокращений представляет собой перечень сокращенных понятий и названий, применяемых в тексте описи, и предназначен для уменьшения объема и унификации приемов описания текста описи. В список не включаются общепринятые сокращения слов, хорошо известные сокращенные наименования организаций.
Слова в списке располагаются в алфавитном порядке. Слева помещаются сокращения, затем через тире следует их полное написание.
Пример.
гр. - граф(иня).
БРК - Белорусский республиканский комитет.
Список сокращений помещается в описи после историко-архивной справки.
179. Переводные таблицы шифров дел составляются в архиве при переработке описей, включающей пересистематизацию и перешифровку дел. Они представляют собой вертикальные колонки цифр, где слева помещаются старые порядковые номера дел, справа - соответствующие им новые. Если новая опись включает в себя дела нескольких переработанных описей, то в переводную таблицу включаются не только номера дел, но и номера описей.
Единая переводная таблица ко всем описям фонда переплетается в один том и помещается вслед за последней описью фонда. Переводные таблицы, составленные к каждой описи, прилагаются (или подшиваются) к этим описям.
180. К наиболее информативным и используемым фондам (первой, второй категории) составляются указатели.
Указатель - архивный справочник, представляющий собой алфавитный, систематический или составленный по какому-либо другому признаку перечень предметных понятий, упоминаемых в архивных документах, с указанием поисковых данных этих документов.
Указатели могут быть элементами справочного аппарата не только к описи, но и к другим архивным справочникам (путеводителю, каталогу, обзору); являться самостоятельными архивными справочниками (пофондовые, межфондовые, межархивные указатели).
Указатель как элемент справочного аппарата к архивному справочнику составляется для ускорения поиска информации по аспектам, не совпадающим с группировкой основного текста справочника. Ссылочные данные указателя к описи даются на номера дел, к путеводителю и обзору - на страницу справочника, к каталогу - на индекс каталожной карточки.
Основными видами указателей являются: предметный (его разновидности - тематический, именной, географический), хронологический. По группировке понятий внутри указателя различаются алфавитные, систематические и хронологические указатели.
Указатели могут составляться к заголовкам дел или к документам, быть межархивными, межфондовыми, внутрифондовыми, по форме - листовыми, карточными, электронными, по структуре рубрик - глухими (предметные понятия и их поисковые данные) и аннотированными (предметные понятия сопровождаются пояснениями). Указатели к документам могут составляться на документы одной описи, нескольких описей фонда, всего фонда, нескольких фондов одного или нескольких архивов.
Поисковые данные указателя к делам одной описи содержат номера дел; для указателя к делам нескольких фондов одного архива эти данные дополняются номерами описей, фондов; для указателя к делам фондов нескольких архивов - наименованиями архивов.
Поисковые данные указателя к документам одного фонда включают номера описей, дел, листов дел; поисковые данные указателя к документам нескольких фондов дополняются номерами фондов; поисковые данные указателя к документам нескольких архивов - наименованиями архивов.
181. В предметном указателе предметные понятия расположены в алфавитном порядке. Названия его рубрик и подрубрик указываются в именительном падеже.
Предметный указатель может быть общим, включающим предметные понятия различного характера, и специальным, состоящим из однородных предметных понятий. Общий предметный указатель составляется только глухим. Специальные предметные указатели могут быть глухими и аннотированными. Связь между близкими понятиями в предметном указателе осуществляется путем применения общих ("см.") и частных ("см. также") ссылок (отсылок).
182. Географический указатель включает названия государств, административно-территориальных единиц, морей, рек и других географических объектов.
Если географический объект был переименован и в тексте указан под старым и новым названием, за основное принимается название, являющееся по хронологии последним. При этом старое название указывается рядом с новым в скобках, а также вносится в указатель в соответствующей алфавитной последовательности со ссылкой на новое название.
Пример.
Дзержинск (Койданово).
Койданово см. Дзержинск.
Географические названия, состоящие из двух или нескольких слов (например, Брест-Литовск, Новый Быхов), вносятся в указатель по первому слову.
Наименования обобщающих географических или административно-территориальных единиц включаются в указатель без конкретизации, в том виде, в каком они названы в тексте.
Пример.
Кавказ.
Дальний Восток.
183. В именном указателе предметными понятиями служат фамилии, имена, клички, прозвища лиц, встречающиеся в тексте справочника. Именной указатель может быть глухим или аннотированным.
Пример.
Карамзин Н.М. 110.
Хмельницкий Б. 256.
Сапега, канцлер 307.
Скарга Петр, церковный и политический деятель Речи Посполитой 196, 200.
Если одно и то же лицо упоминается под несколькими именами (фамилия, псевдоним, прозвище), первым указывается основное, а остальные даются за ним в скобках. В соответствующих местах указателя делаются ссылки на основное предметное понятие.
Пример.
Колас (Мицкевич К.М.).
Мицкевич К.М. см. Колас.
Двойные фамилии вносятся в именной указатель по первому слову (без инверсии).
Пример.
Плятер-Зиберги - включены в раздел на букву "П".
Мусин-Пушкин А.А. - включен в раздел на букву "М".
Иностранные фамилии передаются в русской транскрипции, а частицы фон, дер, ле, де и другие приводятся после фамилии и инициалов:
Пример.
Ришелье А.Ж., де, герцог, кардинал.
Рейхели, фон, барон.
184. В хронологическом указателе даты событий или документов располагаются в хронологическом порядке. Указатель составляется глухим.
Пример.
1917 г. - оп. 1, дд. 2 - 8.
оп. 2, дд. 1 - 7.
1918 г. - оп. 1, дд. 1 - 5.
оп. 4, дд. 4 - 7.
185. Переработка описи представляет собой составление новой описи взамен старой, не отвечающей необходимым требованиям в качестве поискового и учетного документа.
Переработка описей включает в себя: изучение дел в ходе проведения экспертизы их ценности; уточнение фондовой принадлежности дел; составление или редактирование заголовков дел; определение или уточнение датировки дел; систематизацию дел по вновь разработанной схеме.
При переработке допускается объединение нескольких описей в одну новую опись, что целесообразно при наличии ряда небольших по объему описей за близкие хронологические периоды или для однородных по содержанию описей, каждая из которых нуждается в переработке.
При переработке описей бывших архивов КПБ, содержащих документы по личному составу (персональные дела, дела по приему в члены партии, личные дела партийных, комсомольских, номенклатурных работников), новая опись составляется на каждую разновидность дел по личному составу в пределах каждого года по алфавиту. При этом сохраняется особенность датировки персональных дел - на их обложках так же, как и в описях, не указывается время заведения дел, проставляется только год их рассмотрения в конечной инстанции. Отметка о времени заведения каждого персонального дела делается в графе "Примечание" вновь составленной описи.
При переработке описей составляется переводная таблица шифров дел. Старые описи после их пересоставления сохраняются и учитываются по новым описям на правах дел и помещаются в конце описи за последним номером под своим заголовком с отметкой: "Опись пересоставлена. См. оп. N ___".
186. Усовершенствование описей представляет собой комплекс работ, направленных на повышение их информационно-поискового уровня.
Усовершенствование описей включает проверку правильности фондирования, пересоставление и редактирование заголовков, составление необходимого справочного аппарата к описи, оформление и перепечатку описей.
Категория фонда обусловливает очередность работы с описями, определяет степень необходимого повышения информационно-поискового уровня описи, состав справочного аппарата к ней.
Пересоставление и редактирование заголовков проводится с просмотром дел (полным или выборочным). Необходимость просмотра определяется при предварительном анализе качества заголовков. При редактировании заголовков проводится установление корреспондента, места события, уточнение содержания дел, датировки, фондовой и структурной принадлежности дел.
В целях повышения информативности описей проводится составление указателей. Выбор необходимых указателей и методика их составления те же, что и при составлении описи. Для вошедших в научный оборот фондов, включающих материалы других фондообразователей, с целью обеспечения поиска документов определенного фондообразователя допускается составление указателей фондовых включений. В них указываются номера и названия фондов и перечисляются номера дел, относящихся к этим фондам. Соответствующие указания делаются и в историко-архивных справках к описям фонда, в котором находятся эти дела, и фонда, к которому они относятся.
По завершении описания неописанных документов или переработки описей составляется акт, утверждаемый директором архива и служащий основанием для внесения необходимых изменений в учетную документацию. Составленные в результате описания документов или переработанные описи рассматриваются на ЭМК архива или ЭПК вышестоящего органа управления по архивам и делопроизводству.
Глава 36
АРХИВНЫЕ КАТАЛОГИ
187. Архивный каталог (далее - каталог) - межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по темам (предметам, отраслям), расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации.
В зависимости от схемы построения каталоги подразделяются на систематические, тематические и их разновидности (по истории учреждений, по истории административно-территориального деления), предметные и их разновидности (именной, географический, объектный).
Совокупность различных каталогов составляет систему каталогов архива.
При определении системы каталогов архива учитываются профиль архива, статус архива, структура, состав и содержание документов, степень разработанности фондов, интенсивность и задачи использования документов, наличие и качественный уровень других типов архивных справочников, кадровые и материально-технические возможности. Основу системы каталогов архива составляют систематический и именной каталоги.
Каталоги могут быть внутриархивными и (или) межархивными. Объектом описания в каталоге может выступать документ (часть документа, группа документов), опись, фонд (группа фондов), содержащие информацию по определенной теме (вопросу).
188. В систематическом каталоге документная информация классифицирована по отраслям знаний и направлениям деятельности общества, содержатся сведения по конкретным вопросам, отражаются связи между событиями и явлениями.
Систематические каталоги организуются на основании схемы единой классификации документной информации в систематических каталогах архивов.
К систематическому каталогу или его подразделам могут быть составлены предметный, географический и именной указатели.
189. В тематическом каталоге документная информация по теме группируется по подтемам, рубрикам и подрубрикам в логической последовательности.
Самостоятельный тематический каталог создается в архиве в том случае, когда группировка информации в нем ведется по признаку, отсутствующему в систематическом каталоге.
В каталоге по истории учреждений (разновидность тематического) документная информация классифицируется по отраслям, затем по подведомственности, а далее по типам организаций в алфавитном порядке.
В каталоге по истории административно-территориального деления (разновидность тематического) документная информация классифицируется по видам административно-территориальных единиц в алфавитном порядке.
190. В предметном каталоге документная информация классифицируется в алфавитном порядке предметных понятий (фактов, событий, географических названий) и лиц. Дальнейшая систематизация проводится в логической или хронологической последовательности.
В именном каталоге (разновидность предметного) документная информация классифицируется по алфавиту фамилий лиц, упоминаемых в документах или являющихся их авторами.
Дальнейшая систематизация внутри разделов и подразделов осуществляется по алфавитному, хронологическому или жанровому признакам.
В географическом каталоге (разновидность предметного) документная информация классифицируется по алфавиту географических и топографических названий. Основой классификации может являться административно-территориальное деление. Дальнейшая систематизация осуществляется по хронологическому или тематическому признаку.
191. Каталогизация архивных документов - совокупность работ по созданию и ведению каталогов. Каталогизация может проводиться как самостоятельный вид работы (тематическая разработка, целевая каталогизация) и при проведении других работ, связанных с выявлением и описанием документов (попутная каталогизация).
192. При каталогизации применяется дифференцированный подход, заключающийся в определении очередности выбора архивных фондов, их структурных частей; отборе дел, документов и сведений из них; применении соответствующих приемов описания документной информации (подокументный, поединичный, групповой).
В первую очередь каталогизируются фонды первой и второй категории.
Подокументно описываются дела, содержащие многоаспектную информацию по нескольким вопросам. Каждый документ или его часть описывается на отдельной карточке.
Поединичный прием описания применяется при каталогизации дел, сформированных по одному вопросу. Заголовок дела вносится на одну карточку.
Групповым способом описываются однотипные дела или группа документов одного дела по одному вопросу (предмету). На них составляется одна карточка.
193. В каталог включаются сведения, содержащие информацию о сущности событий и фактов, отраженных в документах, раскрывающие закономерности их развития, показывающие характерные особенности их проявления. Отобранные сведения описываются на каталожных карточках (для автоматизированных каталогов - в описательных статьях) согласно приложениям 75, 76.
194. При составлении каталожной карточки не допускается пересказывать содержание документа. Карточка должна содержать основные сведения, дающие представление о первичной информации. Нецелесообразно применять сложные синтаксические конструкции, затрудняющие понимание смысла. Текст не должен сокращать или увеличивать объем информации, содержащейся в документе.
Для систематического и предметного каталогов основой при описании является вопрос или тема, предмет (графа "Содержание" каталожной карточки). В графе "Содержание" кратко излагается суть вопроса, затем с новой строки приводятся вид документа, автор, адресат, дата, указывается подлинность или копийность документа.
Пример.
О выступлении крестьян против реформы 1861 г.
Рапорт пружанского земского исправника от 22 марта 1861 г.
Подлинник.
В тех случаях, когда такой способ описания нельзя применить, информация о содержании дела или документа дается по форме его заголовка.
Если вид документа является составной частью содержания, то описание начинается с указания этого вида.
Пример.
Положение о губернских и уездных землеустроительных комиссиях, принятое Советом Министров Российской империи 4 марта 1906 г.
В графе "Место события" каталожной карточки дается название местности или пункта, в которых происходили описываемые в документах события, в соответствии с административно-территориальным делением того времени, от мелкого к крупному.
В графе "Дата события" каталожной карточки даты приводятся полностью в цифровом обозначении.
Пример.
10.09.1772.
17.05.1999.
Графа "Язык документа" каталожной карточки заполняется, если документ написан на языке, не являющемся государственным.
Графа "Способ воспроизведения" каталожной карточки заполняется, если способ воспроизведения является необычным для документов данного периода или имеет значение для их характеристики.
Заполненные каталожные карточки систематизируются по индексам и рубрикам и размещаются в каталоге.
Для связи с другими разделами каталога или с другими архивными справочниками применяется система отсылок, которая включает: полную отсылку (от понятия без индекса к понятию с индексом), частичную отсылку (дополняющую) для связи двух или нескольких родственных понятий. В отсылочных карточках графы "Рубрика" и "Подрубрика" заполняются в обычном порядке, а в графе "Содержание" указывается "см. также ___", даются индексы названий соответствующих подразделов каталога или других архивных справочников, к которым дается отсылка.
195. Ведение каталога представляет собой комплекс работ, обеспечивающий его функционирование и включающий научно-методическое обеспечение работы, индексирование, систематизацию каталожных карточек по индексам и рубрикам, распределение карточек в каталоге, составление отсылочного аппарата к каталогу, усовершенствование каталога, ведение учетных форм работ по каталогизации документов и использованию каталогов, оформление каталога.
Научно-методическое обеспечение предполагает разработку методических пособий по каталогизации отдельных фондов (или их групп), рабочих схем классификации каталогов, которые периодически уточняются и дополняются.
Индексирование представляет собой процесс выбора или составления индекса (индексов) в соответствии со схемой классификации и отнесение его к информации каталожной карточки. Индексирование осуществляется на основе анализа содержания каталожной карточки и отнесения ее к определенному структурному подразделению схемы классификации.
Периодически проводится усовершенствование каталога, включающее в себя совершенствование схемы классификации, принятой для данного каталога, проверку содержания и оформления каталога, проверку описаний (редактирование, объединение описаний с однородной информацией по одному фонду или описи, уточнение их систематизации).
196. В целях учета работы по каталогизации документов в листе-заверителе дела ставится штамп "каталог" или отмечается: "лл. ___ описаны для каталога". Отметки о завершении каталогизации документов по отдельным описям делаются в заверительных надписях описей и в журнале (картотеке) учета и анализа НСА.
В архиве ведется журнал учета работ по каталогизации документов согласно приложениям 77, 78.
Завершение каталогизации документов архивного фонда оформляется справкой, которая включается в дело фонда. В справке указываются номер и название фонда, кто и когда проводил каталогизацию, количество составленных карточек, делается отметка о включении карточек в каталог архива, проставляются дата, должность лица, составившего справку, и его подпись.
Если проводилась каталогизация части архивного фонда, в справке вслед за номером и названием фонда указываются номера и названия описей, по которым осуществлялась разработка. В журнале учета работ по каталогизации документов или картотеке архива ведется централизованный пофондовый (по каждой описи) учет дел, подвергнутых каталогизации (с указанием номеров дел).
В предметном каталоге и его разновидностях карточки не индексируются, а располагаются в алфавитном порядке.
Учет поступлений карточек в каталог следует вести по каждому каталогу отдельно в специальных журналах, в которые включаются дата поступления карточек в каталог, название и номер фонда, фамилия составителя, отметка о включении массива карточек в каталог.
В архиве ведется журнал учета использования каталога согласно приложениям 79, 80.
Глава 37
ПУТЕВОДИТЕЛИ
197. Путеводитель - архивный справочник, содержащий сведения об архивных фондах (архивных коллекциях, архивных комплексах) в систематизированном виде и предназначенный для общего ознакомления с составом и содержанием фондов архива (архивов).
В зависимости от наличия информации о фондах одного или нескольких архивов путеводители подразделяются на архивные (внутриархивные) и межархивные.
Различают следующие виды путеводителей: путеводитель по архиву (архивам); путеводитель по фондам архива (архивов); тематический путеводитель по фондам архива (архивов); краткий справочник по фондам архива (архивов).
Путеводитель состоит из описательных статей (характеристик фондов и документов), составляющих его основную часть, и справочного аппарата. Содержание характеристик зависит от объекта описания.
Схема построения путеводителя определяется составом и содержанием архивных фондов и закрепляет структуру справочника в целом и место каждой описательной статьи в нем. В большинстве случаев наиболее оптимальной для архивных путеводителей является производственно-отраслевая схема, согласно которой характеристики фондов группируются в разделы и подразделы с учетом тех сфер государственной деятельности, экономики, культуры и науки, с которыми были связаны фондообразователи. Внутри разделов фонды группируются в подразделы по отраслям или характеру деятельности фондообразователя. В пределах подразделов характеристики объединяются по признаку ведомственного подчинения или однотипности организаций. Внутри этих групп характеристики располагаются по хронологии, значимости фондов, алфавиту наименований организаций.
198. Основной частью путеводителя являются характеристики фондов. Характеристика фонда состоит из названия фонда, справочных данных о нем (номер фонда, количество дел, крайние даты документов), краткой исторической справки о фондообразователе, аннотации состава и содержания документов.
Пример.
Белорусское бюро Всесоюзного совета синдикатов.
Ф.490, 34 ед. хр., 1925 - 1930 гг.
Образовано в 1926 г. для объединения и руководства деятельностью отделений Всесоюзных синдикатов и трестов, действовавших в Белоруссии. Ликвидировано в марте 1930 г.
В путеводителе дается аннотация состава и содержания документов. В ней приводятся обобщенное описание документов (по видам) и их краткое содержание (по темам, вопросам, отражающим направление деятельности фондообразователя). Виды документов в аннотациях указываются в единообразной последовательности, в порядке их значимости: постановления, решения, приказы, циркуляры, распоряжения, положения, уставы, протоколы, планы, отчеты.
Пример.
Постановления СНК БССР и совета съезда государственной промышленности и торговли БССР, протоколы заседаний Всесоюзного совета синдикатов и его Белорусского бюро, положение о местных бюро Всесоюзного совета синдикатов.
199. В конце путеводителя помещается список неаннотированных фондов, в котором указываются: название фонда (группы фондов), номер (номера или количество) фонда (фондов), объем и крайние даты документов. Однотипные фонды могут быть приведены под общим названием с указанием общего количества фондов, дел и общих крайних дат. Фонды в списке располагаются в соответствии с общей схемой построения путеводителя.
200. Путеводитель по архиву предназначается для общего ознакомления с историей архива, составом и содержанием его документов. Объектом описания путеводителя по архиву является архив в целом. Основная часть путеводителя состоит из характеристик состава и содержания фондов и сведений о научно-справочном аппарате к документам архива. Сведения по истории архива помещаются в предисловии.
Путеводитель по архивам содержит систематизированный перечень характеристик архивов. Объектом описания в путеводителе по архивам является архив или другое хранилище документов НАФ. Характеристика архива в путеводителе по архивам состоит из наименования архива (полного и сокращенного), адресных данных архива, справочных сведений по видам документации, исторической справки и аннотации. Характеристика может дополняться информацией об условиях доступа и использования документов, библиографией.
Путеводитель по фондам архива (архивов) содержит систематизированный перечень характеристик архивных фондов, состоящих из названия и номера фонда, объема фонда в единицах хранения по видам документации, крайних дат документов по каждому виду документации, исторической справки, аннотации, библиографии по фонду. Перечень характеристик может быть дополнен списком неаннотируемых фондов, состоящим из названий фондов и справочных данных о них. Объектом описания в путеводителе по фондам архива (архивов) является фонд.
Характеристика фонда может быть дополнена информацией об объемах дел по личному составу, об условиях доступа и использования документов.
201. Тематический путеводитель по фондам архива (архивов) состоит из систематизированного перечня характеристик фондов (частей фондов), содержащих документы по определенной теме (темам). Характеристика документов тематического путеводителя по фондам архива (архивов) состоит из номера и названия фонда; крайних дат документов фонда; номера описи (описей); аннотации документов фонда (фондов) и библиографии по теме; указания на наличие внутриархивного НСА к фонду. Характеристика может быть дополнена сведениями по истории фондообразователя, об условиях доступа и использования документов, наименованиями архивов для межархивного путеводителя.
202. Краткий справочник по фондам архива (архивов) содержит систематизированный перечень характеристик архивных фондов, включающих названия архивных фондов и справочные данные о них. В краткий справочник могут входить сведения обо всех хранящихся фондах или об определенной группе фондов.
Краткие справочники подразделяются на аннотированные и неаннотированные.
Характеристика фонда в аннотированном кратком справочнике по фондам архива (архивов) состоит из названия фонда со всеми переименованиями фондообразователя, справочных данных и краткой аннотации.
Характеристика фонда в неаннотированном кратком справочнике состоит из названия фонда и справочных данных.
Характеристика фонда может быть дополнена сведениями об объеме дел по личному составу, об условиях доступа и использования документов, библиографией и наименованиями архивов для межархивного справочника.
Глава 38
ОБЗОРЫ ДОКУМЕНТОВ
203. Обзор документов - архивный справочник, содержащий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов с элементами источниковедческого анализа. Обзор состоит из совокупности аннотаций (характеристик) групп дел, документов и справочного аппарата.
Видами обзора являются: обзор фонда и тематический обзор.
Обзор фонда включает систематизированные сведения о составе и содержании документов одного фонда.
Тематический обзор включает систематизированные сведения о составе и содержании документов одного или нескольких фондов по определенной теме. Тематический обзор может быть архивным (внутриархивным) и межархивным.
204. Обзоры строятся по следующим основным схемам: структурной, отраслевой, тематической, хронологической. Для обзоров фондов личного происхождения используется схема систематизации документов фондов.
В аннотациях обзора (индивидуальных и групповых) излагается содержание группы дел, документов с элементами источниковедческого анализа, указываются основные разновидности документов, их авторы, хронологические рамки, подлинность, поисковые данные. В обзоре фонда поисковые данные состоят из номеров описей, дел, листов дел; в межархивном и архивном (внутриархивном) тематических обзорах поисковые данные дополняются сокращенными наименованиями архивов, номерами фондов.
В состав справочного аппарата обзора входят титульный лист, оглавление, предисловие, список сокращений, указатели. К тематическому обзору должны быть составлены список фондов, информация о которых содержится в обзоре, и библиография по теме.
В предисловии к обзору излагаются сведения по истории фондообразователя (фондообразователей) и истории фонда (фондов), структуре обзора, составу справочного аппарата. Предисловие к тематическому обзору по документам одного архива может быть дополнено сведениями о наличии документов по данной теме в других архивах.
При составлении обзоров применяется дифференцированный подход, заключающийся в выборе фонда и темы, принципа группировки информации в основной части обзора, применении различной методики представления информации о документах (индивидуальные или групповые аннотации) и описания отдельных видов документов, выявлении оптимального состава и степени полноты справочного аппарата к обзору.
Глава 39
ПОДГОТОВКА АРХИВНЫХ СПРАВОЧНИКОВ К ИЗДАНИЮ
205. Основной задачей издания архивных справочников является научное информирование о документах архивов в целях расширения их использования.
Страницы: | Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4 |
| 
